Как отправить документы почтой электронной: 404 — Содержимое не найдено

Содержание

Как отправить документы по электронной почте ▷ ➡️ Creative Stop ▷ ➡️

Друг только что связался с вами и попросил прислать ему по электронной почте те документы, о которых вы рассказали ему несколько дней назад, но вы, немного специалист в Интернет и новые технологии, разве вы не знаете, как это сделать? Не волнуйся, я тебе помогу. Найдите несколько минут свободного времени, устройтесь поудобнее и сразу же начните читать это руководство на как отправить документы по электронной почте.

Фактически, ниже вы найдете указанное, шаг за шагом, все, что необходимо сделать, чтобы иметь возможность отправлять простые документы в виде вложений электронной почты, используя службу веб-почты, клиент или приложение, которое вы обычно используете (идеально для небольших файлов) чем прибегать к использованию некоторых специальных онлайн-инструментов, которые используются именно для этой цели (лучшее решение, если вам нужно отправлять файлы большего размера).

В любом случае не волнуйтесь, это очень простая операция.

С учетом сказанного, если вы действительно заинтересованы в том, чтобы узнать, как отправлять документы по электронной почте, я предлагаю вам не тратить больше драгоценного времени, банить и болтать, и сразу заняться делом. Уверен, что в итоге вы сможете сказать себе более чем довольны и очень довольны сделанным «открытием». Что скажешь, держим пари?

Вложения электронной почты

Если вам интересно узнать, что вам нужно сделать, чтобы иметь возможность отправлять документы по электронной почте в виде вложений, затем через службу веб-почты, через почтовый клиент или через соответствующее приложение, которое вы обычно используете, прежде чем давать вам все объяснения. соответствующий. Кажется правильным сделать предположение о максимально допустимом размере файла.

Независимо от типа документов, которые вы собираетесь прикреплять к своим электронным письмам, и от того, используется ли почтовая служба напрямую из браузера, клиента или конкретного приложения, все почтовые службы устанавливают максимальный предел веса файлов, которые ru Вы можете добавить к любому отдельному сообщению, которое хотите отправить. Прежде чем продолжить, я предлагаю вам выяснить максимальный вес, разрешенный для отправки вложений для используемой вами службы электронной почты, и размер файла, который вы хотите отправить. Понять?

Уточнив это, если вы хотите понять, как отправлять документы по электронной почте, первый шаг, который вы должны сделать, — это получить доступ к почтовому клиенту, приложению или службе веб-почты, которые вы обычно используете, и нажать кнопку, чтобы запись новый. электронная почта, которая обычно имеет форму карандаш и / или помечены текстом Новое сообщение электронная почта o запись.

В открывшемся окне введите адрес электронной почты получателя (например, [электронная почта защищена] ) сообщения в поле A:, тему письма (то есть краткое описание письма) в поле омонима и напишите текст сообщения в большом белом текстовом поле.

Затем продолжайте добавлять документ, который хотите отправить в качестве вложения. Для этого нажмите кнопку со значком укорачивать в офисе выберите файл на ПК или устройстве, которое вы используете, и дождитесь начала и завершения загрузки (в зависимости от веса файла операция может занять больше или меньше времени).

Когда операция будет завершена, отправьте электронное письмо с прикрепленным документом, просто нажав кнопку, чтобы отправить сообщение, которое обычно находится вверху слева. Легко, правда?

Google Drive

У вас есть электронный адрес GmailВы хотите знать, как отправлять документы по электронной почте, и вышеуказанное решение не могло удовлетворить ваши потребности, потому что оно должно вмешиваться в очень большие файлы? Если да, то я рад сообщить вам, что вы можете легко удовлетворить свои потребности, воспользовавшись преимуществами Google Drive, (если вы правильно помните, я говорил об этом в своем уроке о том, как делиться файлами con Google Drive) отличный сервис облачного хранения G был автоматически активирован в вашей учетной записи, что позволяет вам бесплатно делиться до 15 ГБ данных, а для загрузки файлов требуется вход в систему с учетной записью Google.

Отправить большие файлы по электронной почте через Google Drive, запустите веб-браузер которые вы регулярно используете для просмотра веб-страниц, подключения к почтовому ящику Gmail и начала написания нового сообщения.

Затем нажмите на

логотип Google Drive который находится в правом нижнем углу. В появившемся окне выберите карту нагрузканажмите на кнопку Выберите файлы с вашего ПК, выберите файлы для обмена и нажмите кнопку. нагрузка. Очень просто!

Microsoft OneDrive

У вас нет адреса электронной почты Gmail, но вы используете Outlook.com ? Нет проблем! Даже в этом случае вы можете рассчитывать на облачное хранилище, благодаря которому вы можете отправлять документы по электронной почте, обмениваясь большими файлами и папками в Интернете: Microsoft OneDrive. Благодаря последнему у вас будет до 5 ГБ свободного места, которое можно расширить за определенную плату, подписавшись на подписку по цене от 2 евро в месяц.

Чтобы использовать его, подключив его к почтовому ящику через браузер, начните писать новое сообщение, нажав соответствующую кнопку, расположенную вверху. (+) Новое сообщение а затем нажмите кнопку, представляющую укорачивать ниже.

Теперь щелкните элемент Искать на этом ПК на боковой панели внизу и выберите на своем ПК файл, который вы хотите отправить по электронной почте, в новом окне, отображаемом на экране.

Затем нажмите на опцию Загрузите и поделитесь ссылкой на OneDriv es, подождите несколько секунд, пока выбранный файл начнется и завершит загрузку, а затем отправьте электронное письмо как обычно. Размер отправленных файлов должен превышать 33 МБ, чтобы ими можно было поделиться через OneDrive. Получатель может свободно загружать данные из OneDrive без регистрации или аутентификации.

Filemail

В качестве альтернативы вышеуказанным решениям вы можете отправить документы по электронной почте, а также связавшись с конкретными онлайн-службами, как в случае Filemail

. Это удобное бесплатное решение, которое позволяет вам легко обмениваться «полными» файлами общим размером 2 ГБ, отправив получателю электронное письмо, содержащее ссылку для загрузки данных с их серверов. Короче говоря, это, безусловно, идеально, если вам нужно отправлять по электронной почте не совсем легкие документы.

Чтобы использовать его, сначала подключитесь к веб-сайту Filemail, щелкнув ссылку, которую я только что предоставил, и введите свой адрес электронной почты в поле Из электронной почты), что адрес человека, которому вы хотите отправить документы по электронной почте, в поле

На электронную почту). Затем введите тему вашего сообщения в поле Объект и напишите сообщение для сопровождения данных в поле Сообщение.

Затем продолжите загрузку файлов для отправки в виде вложения, сначала нажав кнопку Добавить файлы, чтобы вы могли выбрать файл и затем щелкнуть послать, чтобы начать отправку. Вы также можете выбрать всю папку с файлами, нажав кнопку Добавить папку.

На этом этапе начнется процедура загрузки документа, после чего откроется страница с подтверждением отправки и ссылкой, которая будет автоматически отправлена ​​вашему другу из Filemail и позволит им загрузить файл, которым вы поделились, одним щелчком мыши. в.

Обратите внимание, что представленный документ можно загрузить не более десяти раз в течение трех дней, после чего он будет удален с серверов службы.

WeTransfer

В качестве альтернативы только что предложенным мною услугам вы можете отправить документы по электронной почте, используя WeTransfer. Это онлайн-сервис, который в своей базовой версии позволяет загружать до 2 ГБ данных онлайн бесплатно и без необходимости регистрации. Единственным недостатком является то, что созданные ссылки доступны только в течение 7 дней, после чего они удаляются.

Чтобы использовать его, щелкните ссылку, которую я недавно предоставил, чтобы вы могли сразу подключиться к домашней странице WeTransfer, а затем щелкните сначала Возьми меня на свободу а затем в Я принимаю, Итак, нажмите кнопку Добавить файлы и выберите файлы, которыми хотите поделиться, заполните поля Отправить письмо на es Ваш адрес электронной почты указав адреса электронной почты получателей файла и вашего и начните загрузку данных, нажав кнопку Передача.

При желании вы также можете написать сообщение в соответствующем текстовом поле и отправить его (вместе со ссылкой для загрузки файлов) людям, указанным в поле. Электронная почта друга. Готово! Теперь оставьте вкладку WeTransfer открытой, и в конце процедуры загрузки сервис автоматически отправит ссылку для скачивания всем получателям.

Те, кому вы отправили документы по электронной почте через WeTransfer, смогут скачать все, просто нажав кнопку скачать содержание в служебном письме и выберите вариант скачать на открывшейся веб-странице. Регистрироваться не нужно.

Files2U

Неужели онлайн-сервисы для отправки документов по электронной почте, которые я предлагал в предыдущих строках, не привлекли вашего внимания? Тогда попробуйте взглянуть на Files2U! Это бесплатное решение, которое позволяет отправить максимум 35 файлов размером 3,3 ГБ пяти разным пользователям. Для использования он не требует регистрации, а также позволяет получать уведомления, когда получатель получает и загружает отправленный нами файл. Однако имейте в виду, что программное обеспечение должно быть установлено, чтобы использовать его на вашем ПК. Java (если вы правильно помните, я объяснил, как это сделать, в моем руководстве о том, как установить Java).

Чтобы начать пользоваться сервисом, подключитесь к главной веб-странице Files2U по ссылке, которую я вам недавно предоставил, и заполните предложенную форму, введя свое имя в поле. Ваше имя es Твоя фамилия, ваш адрес электронной почты в поле Ваш адрес электронной почты, адреса электронной почты людей, которым вы хотите отправить большой файл в поле Получатель электронной почты (максимум 5 адресов, разделенных запятыми) и сообщение, которое вы хотите связать с вложенным документом в соответствии с полем Сообщение.

Затем установите si o Нет в выпадающем меню Уведомлять, когда происходит загрузка? в зависимости от того, хотите ли вы получать уведомления по электронной почте, когда получатели получат и загрузят отправленный им файл, выберите элемент Да, я согласен в выпадающем меню Вы принимаете условия? примите условия использования сервиса и нажмите кнопку Загрузить файлы продолжить процедуру.

В открывшемся окне нажмите на кнопку работать разрешить Files2U работать компоненты на Java и дождитесь загрузки файлового менеджера службы. Затем используйте поле, расположенное в левой части страницы, чтобы выбрать документ, который вы хотите отправить по электронной почте, и раскрывающееся меню в левом верхнем углу, чтобы перемещаться по папкам на вашем ПК, а затем нажмите сначала на синяя стрелка который идет вправо, а затем на кнопку Начать загрузку начать отправку.

После завершения загрузки получатели файла получат электронное письмо со ссылкой и PIN-кодом. Чтобы загрузить отправленные вами документы, им потребуется подключиться к ссылке и ввести PIN-код, который отображается в сообщении, чтобы начать загрузку файла.

Обратите внимание, что файлы, загруженные в Files2U, хранятся на серверах сайта в течение 48 часов. Поэтому скачивание необходимо производить своевременно.

Письма из электронных документов | СБИС Помощь

Письма из электронных документов

Документы, сформированные в СБИС, можно отправлять на электронную почту прямо из интерфейса online. sbis.ru. Это пригодится, если контрагенты не подключены к СБИС или не используют ЭДО. Для этого есть два способа.

  • Отправить контрагенту письмо по документу на email. В него будут добавлены документы в виде вложений или ссылки на файл.
  • С помощью сервиса SignedOnPage на электронную почту отправить ссылку на электронный документ. Контрагент сможет его подписать и отправить вам ответ.

Письмо по документу

Этот способ позволяет:

  • работать в одном окне, не переключаясь на электронную почту;
  • обмениваться документами с партнерами, которые не подключены к ЭДО или не работают в СБИС.

Информацию по отправленным письмам можно будет посмотреть в истории изменеий.

Как это работает

  1. Менеджер создает документ и из личного кабинета СБИС отправляет его на email контрагента.
  2. Контрагент получает письмо на электронную почту.
  3. Контрагент подписывает документы и отправляет сканы электронным письмом.
  4. Менеджер загружает сканы в СБИС.

С чего начать

Создайте шаблон письма, подходящий требованиям компании.

Лицензия

Тариф «Обмен с контрагентами» сервиса «Документооборот и EDI».

Как это работает

  1. С помощью СБИС Коннекта вы отправляете комплект документов в СБИС. Для каждого комплекта создается уникальная ссылка.
  2. СБИС Коннект формирует тело письма. В него добавляется ссылка на электронный документ, доступная только для контрагента.
  3. СБИС Коннект отправляет получателю на email письмо.
  4. Контрагент переходит по ссылке в письме и открывает документ с помощью своей ЭП — в этот момент происходит регистрация в СБИС. Подписывает документы и отправляет ответ.
  5. Когда получатель подпишет документы, СБИС уведомит вас об этом.

С чего начать

SignedOnPage работает только со СБИС Коннектом. Это означает, что если вы используете другой метод интеграции, например API ЭДО, отправить документы таким образом не получится.

Установите и настройте СБИС Коннект.

После загрузки документов в СБИС проверьте их реквизиты: в конверте должен быть указан email получателя.

Лицензия

Тарифы «SignedOnPage (ЭДО без оператора)» сервиса «Электронный документооборот».

Для настройки формы письма с использованием бренда организации требуется «Внедрение ЭДО».

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Как надёжно отправить документы контрагенту

Надёжная отправка документов — это когда они доходят до адресата. Доходят в срок. А если придётся судиться — будут доказательства, что было сделано всё возможное, чтобы контрагент документы получил. Рассмотрим выбор надёжного способа отправки корреспонденции в конкретных ситуациях.

Порядок обмена документами прописан в договоре

Если вы договорились о конкретном способе обмена документами — нужно ему следовать:

1.      Использовать согласованный способ отправки документа.

2.       Соблюдать указанные в договоре сроки отправки документов.

3.      Направлять документы на адрес (в том числе адрес электронной почты), указанный в договоре.

Однако ничто не мешает для подстраховки продублировать отправку документов другими способами: одним или несколькими. Например, отправку почтой или курьером дополнить отправкой документов на электронный адрес или факс. При этом не помешает сопроводительным письмом попросить контрагента подтвердить получение документов.

Контрагент находится далеко: в другом городе, регионе

В этом случае надёжный способ отправки документов — Почтой России. Отправляйте документы заказным или ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении:

1.      Опись вложения — подтверждение содержимого письма.

2.      Уведомление о вручение вернётся вам и подтвердит, что документы доставлены и получены.

3.      Ценное письмо обойдётся дороже заказного, но обяжет почту компенсировать потери, если письмо потеряется, будет повреждено или доставлено с нарушением срока. Сумма компенсации равна сумме объявленной ценности, которую указывает отправитель.

Обязательно отправляйте документы на адрес, указанный в договоре. Если он не известен — на адрес контрагента, указанный в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если этот адрес не совпадает с адресом в договоре, для надёжности отправьте документы на каждый адрес.

Документы нужно доставить в пределах одного города

Оптимальный вариант — курьерская доставка.

Для надёжности и подстраховки:

1.      Выбирайте фирму, которая давно работает на рынке и имеет хорошую репутацию.

2.      Составляйте опись вложений — чтобы подтвердить содержимое пакета.

3.      Запечатывайте корреспонденцию в конверт — чтобы сохранить содержимое от посторонних глаз.

4.      Предусмотрите отправку вам письменного подтверждения о доставке, чтобы доказательство осталось у вас на руках. 

Вы работаете с контрагентом в одном здании или в соседних

В этом случае проще, быстрее и дешевле отнести документы лично или направить своего сотрудника.

Для надёжности:

1.      Составьте документы в двух экземплярах: один — для контрагента, второй — для себя.

2.      Получите от представителя контрагента на своём экземпляре отметку о получении документов. Она должна содержать дату поступления документа, должность сотрудника, который его получил, подпись этого сотрудника с расшифровкой (ФИО) и печать организации (ИП). Многие используют систему регистрации входящей корреспонденции, тогда дополнительно в отметке должен стоять входящий номер.

Электронный документооборот

Если ваша компания и контрагент согласовали и используют электронный документооборот (ЭДО), любой документ можно отправить в электронном виде, подписав его электронной подписью.

При использовании ЭДО документы отправляются и доставляются мгновенно. За надёжность и качество доставки отвечает оператор ЭДО. При необходимости у него можно запросить подтверждение доставки, и эту информацию суд примет в качестве доказательства.

Электронная почта и мессенджеры

Это самые ненадежные варианты, даже если такой способ стороны закрепили в договоре и весь порядок подробно расписали.

Основная проблема — крайне сложно доказать, кто именно (какое физическое лицо) получил документ, в какой день и время. Хорошо, если стороны используют корпоративную почту и все сведения заносятся в систему. Но с мессенджерами так не получится. Суд, скорее всего, примет заверенные нотариусом скрины переписки. Но это — доказательства отправки, а не получения.

Чтобы избежать проблем, закрепите в договоре или попросите при отправке документов прислать ответным письмом подтверждение получения документов, где должны быть указаны:

И всё равно желательно продублировать отправку документов Почтой РФ или курьерской службой.

🎁

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Попробовать бесплатно

Что делать, если контрагент «вставляет палки в колёса»

Так бывает, когда уже назрел спор. Контрагент старается всячески избежать получения документов, скрывается, отрицает их получение. Его задача — навредить или создать видимость нарушения другой стороной обязательств, чтобы использовать это в суде.

Лет 10 назад проблема доказать отправку и получение контрагентом документов была проблемой отправителя. Сегодня многое изменилось:

1.      Задача отправителя — доказать доставку корреспонденции. То, что письмо не получено, должен доказывать контрагент. Иные условия применяются, если они согласованы сторонами в договоре.

2.      Любой способ доставки может быть надёжен, если письмо отправлено и доставлено с соблюдением требований закона и условий договора с контрагентом.

3.      Если в договоре или допсоглашении не указан адрес доставки, то письма направляются на адрес из ЕГРЮЛ/ЕГРИП — судебная практика считает это добросовестным исполнением обязанности.  

Если, очевидно, назревают проблемы, старайтесь дублировать отправку документов, используя разные способы. Не обязательно все. Достаточно отправить документы так, как указано в договоре, и, например, Почтой России.

Есть и ещё один вариант отправки документов, который точно снимет все вопросы о добросовестности действий отправителя, — обратиться к нотариусу. Немногие знают, но нотариусы вправе передавать документы граждан и организаций другим гражданам и организациям. Перечень документов, условия их отправки и другие сведения фиксируются в протоколе. Документы будут считаться доставленными, даже если контрагент не отреагирует на сообщение о необходимости их получить или откажется их забрать. Этот способ применяется редко — просто в нём обычно нет необходимости. Но если документы представляют особую ценность (по характеру, по содержанию), нельзя допустить их утраты или нужно напрочь лишить оппонента возможности доказать неполучение документов, то он идеально подойдёт.

Статья актуальна на 

Отправка документов он-лайн

Порядок действий

  1. Нужно зарегистрироваться в сервисе (ввести адрес электронной почты, на которую будет создан личный кабинет) и выбрать из списка подходящее регистрационное действие.
  2. После заполнения запрашиваемых сервисом данных, будет сформирован комплект документов, необходимых для государственной регистрации, который станет полностью доступным после оплаты. Также после оплаты станет доступна услуга проверки юристом, который проверит данные, введенные Вами в сервисе, что позволит избежать отказов в налоговой из-за банальных ошибок, как пример, в указании паспортных данных директора или участников.
  3. Необходимо будет внимательно прочитать инструкцию и совершить описанные в ней действия: заверить заявление о выходе, внести вклад в уставной капитал и т.д. Также нужно будет распечатать некоторые документы, созданные сервисом и подписать их (в списке будет указано какие именно).
  4. Все подписанные страницы необходимо отсканировать и загрузить их в формате изображений (jpg, jpeg) в специальное окошко в личном кабинете. Кроме обязательных документов, Вы можете загрузить сюда и другие файлы, например, сопроводительное письмо для инспектора налоговой.

Подготовка контейнера

Наши специалисты в течение рабочего дня подготовят для Вас специальный транспортный контейнер. При этом они не забудут проверить качество отправленных Вами файлов, количество необходимых документов, а также их содержание (а вдруг, Вы вместо решения ООО «Ромашка-Юг» нечаянно загрузили решение для ООО «Ромашка-Север»). Специалисты нашего сервис проверяют каждый файл, стараются учесть каждую мелочь, делают все возможное, чтобы минимизировать любые риски отказов налогового органа.

Онлайн-подача

После получения в личном кабинете транспортного контейнера, останется его подписать и отправить в налоговую. Для этого контейнер необходимо открыть именно на том компьютере, где установлен сертификат КЭП, вставить токен (флешку с подписью), и нажать поочередно кнопки «Подписать» и «Отправить».

Документы из ФНС

Не позднее рабочего дня, следующего за днем получения электронного контейнера налоговым органом, на адрес электронной почты придёт расписка с электронной подписью налогового органа. По завершению процедуры регистрации в налоговом органе, готовые документы, сформированные в электронном виде и подписанные электронной подписью налогового органа, также поступят по адресу электронной почты в транспортном контейнере.

Равенство ручной подписи

Хотим отметить, что документы о государственной регистрации, которые приходят на электронную почту заявителя, подписаны КЭП налогового органа и в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» равнозначны бумагам с проставленной синей печатью. С такими документами можно открывать расчетный счет, заключать договоры и вести обычную деятельность предпринимателя. Но при желании Вы можете получить результат на бумажном носителе способом доставки, указанном в заявлении (лично либо почтой). Запрос на выдачу ответа на бумажном носителе, формируется нашим сервисом и отправляется вместе с другими документами в контейнере.

Без пошлины

Возможность онлайн-отправки документов (т.е. их направления с использованием информационно-телекоммуникационных сетей) на государственную регистрацию в налоговую предусмотрена законом уже довольно давно.

Но популярность среди предпринимателей электронная подача только набирает. Чтобы сделать отправку документов в налоговую онлайн более привлекательной был принят Федеральный закон «О внесении изменения в статью 333.35 части второй Налогового кодекса РФ» от 29.07.2018 № 234-ФЗ, который освободил граждан от уплаты государственной пошлины в случаях направления в регистрирующий орган документовв электронной форме.

То есть с 1 января 2019 года, в случаях отправки документов в налоговую онлайн, предприниматели освобождаются от уплаты государственной пошлины:

  • в размере 4000 ₽ при регистрации юридического лица;
  • в размере 800 ₽ при регистрации изменений, вносимых в учредительные документы юридического лица, а также при регистрации ликвидации юридического лица;
  • в размере 800 ₽ за регистрацию ИП;
  • в размере 160 ₽ за регистрацию ликвидации ИП.

Получение электронной подписи

Чтобы воспользоваться возможностью отправки документов в налоговую онлайн, заявителю необходимо оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Согласно ФЗ №63 от 6 апреля 2011 года «Об электронной подписи» оформить цифровой сертификат можно в удостоверяющем центре.

Зарегистрированные организации и ИП в большинстве случаев уже имеют КЭП, с помощью которой можно отправлять документы на государственную регистрацию действий в налоговой. Ведь наличие электронной подписи значительно упрощает жизнь компании, т.к. с ее помощью можно не только отправить документы на регистрацию в налоговую, но и сдавать налоговую и другую отчетность через интернет, подписывать электронные документы, взаимодействовать с государственными системами (Госуслуги, Росреестр и другие), участвовать в госзакупках на электронных торговых площадках, и т.д.

Как Отправить PDF по Электронной Почте

Офисы по всему миру используют услуги различных почтовых доменов в качестве официального и эффективного источника отправки документов и другой информации. Если вы являетесь сотрудником в офисе, у вас может возникнуть необходимость отправить готовый документ руководителю или начальнику отдела, прежде чем размещать его на определенной платформе. В таких случаях вам может потребоваться отправить эти документы эффективно и быстро, чтобы не тратить свое время попусту. Для этого вы можете использовать различные платформы, такие как PDFelement, благодаря которым вы поймете как отправить PDF на электронную почту легко и быстро.

БЕСПЛАТНО СКАЧАТЬ

Как Отправить PDF на Электронную Почту в PDFelement

PDFelement- это платформа, которая быстро займет место вашей основной программы среди всех платформ для редактирования PDF. Это программное обеспечение предлагает уникальные и интуитивно понятные услуги по управлению вашими PDF-файлами. Так все работает, если надо отправить PDF-файлы по электронной почте, оставаясь внутри платформы. Чтобы понять процесс, как прикрепить PDF-файл к электронной почте с помощью PDFelement, вам необходимо выполнить следующие действия.

Шаг 1. Откройте Ваш PDF Файл

Загрузите и установите PDFelement на свой компьютер и запустите его. После его запуска вам нужно нажать на опцию “Открыть файлы” в главном окне и найти файл, который находится на вашем компьютере, чтобы открыть его в данной программе.

Шаг 2. Отредактируйте PDF (При необходимости)

Вы можете редактировать текст, изображения и ссылки, которые есть в вашем PDF-файле, если вам будет это необходимо. Чтобы успешно выполнить это действие, нажмите на вкладку «Редактировать» на панели инструментов наверху. Это откроет подменю, отображающее различные дополнительные опции, которые позволят вам редактировать ваш PDF-файл.

Шаг 3. Отправьте PDF по Email

Открыв PDFelement, вы можете легко перейти к отправке отредактированного файла по электронной почте. Для этого вам нужно перейти в верхнее меню программного обеспечения и найти значок “Отправить электронное письмо”. Затем нажмите, чтобы продолжить отправку PDF-файла на нужный адрес электронной почты.


Лучшая Программа для Работы с PDF

Как уже было сказано, PDFelement обеспечивает идеальный вариант в управлении и редактировании PDF-файлов, есть несколько факторов и причин, которые делают эту платформу лучшим выбором в редактировании PDF. PDFelement- это платформа, которая предлагает своим пользователям лучшие услуги, которые есть на рынке. С помощью ярких функций редактирования вы можете легко изменять свои PDF-файлы, изменив текст, изображения и ссылки, присутствующие в файле, подобно тому, что предоставила бы программа обработки текстов. Кроме того, PDFelement предлагает обширный инструментарий конвертиции для эффективного изменения PDF файлов в различные форматы без ущерба для первоначальной формы документа. Это делает PDFelement идеальным выбором при редактировании PDF-файлов.

БЕСПЛАТНО СКАЧАТЬ

Кроме того, платформа предлагает пользователю очень много функций для работы с PDF файлами. При детальном рассмотрении платформы обнаруживается, что она предлагает вам разрабатывать заполняемые формы в один клик мыши. Затем этими формами можно легко управлять и настраивать с помощью платформы. Кроме того, PDFelement предлагает общирный набор инструментов для создания примечаний, которые позволяют вам легко комментировать и просматривать PDF-файлы.

Наконец, он также включает в себя возможности защиты паролем и установления прав на редактирование информации, который защищает документ от всех видов краж данных. Последнее обновление, которое вышло в PDFelement 8, имееет очень большой набор встроенных функций. Предлагая пользователям лучшее решение для управления своими PDF-файлами с помощью своего удобного интерфейса, платформа предлагает лучшую скорость обработки и добавления различных электронных подписей в ваш PDF-файл.


Другие Способы Отправки PDF

Хотя вы уже понимаете способ, как отправить PDF-файлы по электронной почте с помощью PDFelement, есть и много других методов, которые могут пригодиться при осуществлении отправки файлов вашему начальнику или любому другому лицу. PDFelement не только позволяет отправлять PDF-файл по электронной почте, но и предоставляет различные возможности для профессиональной работы с документами.

БЕСПЛАТНО СКАЧАТЬ

Если вы хотите отправить свой файл через PDFelement, вам нужно открыть вкладку “Файл”, расположенную в верхней части панели инструментов, чтобы выбрать опцию «Поделиться» из выпадающего меню. Эта опция также отображает три различных и отличительных варианта совместного использования файла через “Dropbox”, “Google Drive” или выделенное облачное хранилище Wondershare — Wondershare Cloud. Облачный сервис упрощает отправку PDF-файла и его сохранение.

Эти параметры также доступны с самом верхнем меню, на которой отображается значок “Поделиться”. Однако, помимо понимания процесса отправки PDF-файла по электронной почте, вы также можете воспользоваться этими методами.

БЕСПЛАТНО СКАЧАТЬ

В этой статье показаны способы отправки PDF файлов по электронной почте через PDFelement, а также полное руководство по отправке PDF-файлов по email, что упрощает вашу работу с PDF файлами.

Скачать бесплатно or Купить PDFelement right now!

Скачать бесплатно or Купить PDFelement right now!

Купить PDFelement right now!

Купить PDFelement right now!


Россиянам придет e-mail от государства

Премьер-министр Дмитрий Медведев поручил придать юридический статус электронной почте, заявил в среду вице-премьер Аркадий Дворкович. Его слова передает ТАСС. «Он дал указание внести изменения, скорее всего, в Гражданский кодекс, не только в налоговое законодательство», – рассказал Дворкович (здесь и далее цитата по ТАСС). Также Дворкович отметил необходимость формирования реестра электронных адресов. «Адресное пространство в интернете должно стать юридически значимым», – пояснил Дворкович.

Дворкович отвечал на жалобу предпринимателя, посетовавшего на то, что он вынужден отправлять «Почтой России» документы в Федеральную налоговую службу (ФНС). Служба также отвечает по почте: электронные письма не имеют юридического статуса.

В некоторых случаях «Почта России» уже с 2015 г. отказалась от бумажных писем и доставляет уведомления и заказные письма госорганов в электронном виде, замечает представитель предприятия. Это ускоряет процесс и снижает нагрузку на почтовые отделения. Правда, для этого граждане сами должны дать согласие на получение таких писем по электронной почте в личном кабинете на сайте zakaznoe. pochta.ru или на сайте госуслуг. Таких пользователей уже 1,5 млн человек, говорит представитель «Почты России».

Но это распространяется только на сообщения тех госорганов, которые подключились к сервису «Почты России»: Федеральной службы судебных приставов Москвы, ГИБДД, Росаккредитации и мировых судов Москвы, перечисляет представитель предприятия. Сейчас в электронном виде приходят постановления о нарушениях правил дорожного движения в Москве, Московской и Ростовской областях, постановления о возбуждении исполнительного производства против не платящих эти штрафы должников, а также повестки мировых судей Москвы. Для защиты персональных данных пользователей все данные передаются в зашифрованном виде, подчеркивает представитель «Почты России».

Представитель ФНС парирует, что служба переписывается с налогоплательщиками в соответствии с законом. Если налогоплательщик указывает в обращении, что хочет получить ответ на электронный адрес, то туда и придет ответ, заверяет он.

Придание электронной почте юридического статуса позволяет экономить время и деньги, рассуждает консультант по безопасности Cisco Алексей Лукацкий. Но есть и вопросы. Во-первых, непонятно, что считать официальным почтовым ящиком гражданина, когда у каждого их по нескольку штук. Важной задачей в таком случае станет повышение культуры кибербезопасности граждан, указывает Лукацкий. Люди должны знать о рисках, устанавливать антивирус и следить за своей компьютерной гигиеной, замечает эксперт.

В договорных отношениях с государством электронная переписка весьма часто имеет юридическую силу, объясняет старший юрист Beiten Burkhardt Анна Климова. Если правительство решит перевести оповещения из различных органов и ведомств в электронный формат, то придется вносить правки в огромное число законов и актов, подчеркивает Климова.

Технически и организационно электронная почта может использоваться для общения государства и граждан, рассуждает руководитель экспертного центра электронного государства Павел Хилов. Такая система работает в Дании, где все граждане старше 15 лет обязаны иметь электронную почту для коммуникации с государством. Правда, доступ к ней можно получить лишь через специальный портал, а не через популярные почтовые сервисы, рассказывает Хилов. Поэтому в России он предлагает использовать личный кабинет портала госуслуг, где уже можно получать сообщения госорганов.

Пресс-секретарь Медведева Наталья Тимакова не ответила «Ведомостям». Представитель Минкомсвязи отказался от комментариев.

Как безопасно отправлять документы по электронной почте (и спать спокойно по ночам)

Одной из самых больших проблем в нашем современном цифровом мире является безопасность: насколько безопасны ваши цифровые активы? Компании должны обеспечить безопасность своих данных и защитить их от кибератак и утечек данных.

В этой статье мы расскажем, как безопасно отправлять документы по электронной почте. Мы наметили четыре стратегии, которые вы можете использовать. К ним относятся:

  • Защита паролем
  • Программное обеспечение для электронной подписи
  • Шифрование электронной почты
  • Шифрование вложений электронной почты

Готовы? Давайте углубимся.

Метод 1: защита файлов паролем перед их вложением

Один из самых простых способов обеспечить безопасность ваших документов — защитить их паролем. Для этого вы назначаете уникальный пароль одному цифровому файлу или нескольким файлам. Файл или файлы не могут быть прочитаны, отредактированы или удалены без пароля.

Когда дело доходит до отправки документов по электронной почте, использование пароля для защиты ваших файлов — отличная стратегия для обеспечения их безопасности.

Как защитить файлы паролем

Не существует простого и универсального способа защитить ваши файлы паролем.Различные типы файлов будут иметь свои уникальные пошаговые процессы. Операционная система, которую вы используете, также может влиять на это.

Ниже мы расскажем, как защитить паролем каждый тип файла и операционную систему:

PDF-файл

Процесс защиты паролем файла PDF зависит от используемой операционной системы. Подробные инструкции для Windows и Mac приведены ниже: 

.
Windows

Существует три способа защиты паролем PDF-файла в операционной системе Windows:

  • Используйте Microsoft Office для создания нового защищенного паролем PDF-файла
  • Используйте Adobe Acrobat для защиты паролем существующего PDF-файла
  • Используйте бесплатный инструмент, такой как PDFEncrypt или PDF24 Creator
Microsoft Office

Если у вас есть доступ к приложениям Microsoft Office, таким как PowerPoint, Word или Excel, вы можете сохранять документы в формате PDF.Вы также можете легко защитить паролем файлы.

Чтобы преобразовать любой документ в защищенный паролем PDF-файл с помощью приложения Microsoft Office, следуйте этим инструкциям:

  1. Откройте файл в соответствующем приложении Microsoft Office.
  2. Выберите «Файл».
  3. Выберите «Сохранить как».
  4. Измените тип файла на «PDF».
  5. Выберите «Дополнительные параметры…»
  6. Выберите «Параметры…»
  7. Выберите «Зашифровать документ с помощью пароля».
  8. Введите пароль и подтвердите его.

В качестве альтернативы, если файл уже находится в формате PDF, просто следуйте этим инструкциям:

  1. Откройте документ PDF в соответствующем приложении Microsoft Office.
  2. Выберите «Файл».
  3. Выберите «Информация».
  4. Выберите «Защитить документ».
  5. Выберите «Зашифровать с помощью пароля».
  6. Введите пароль и подтвердите его.
Adobe Acrobat

Другой способ — использовать Adobe Acrobat Reader. Вам понадобится платная версия, так как бесплатная не позволяет редактировать PDF-файлы.

Вот как использовать его для защиты паролем файла PDF:

  1. Откройте PDF-файл в Adobe Acrobat Reader.
  2. Выберите «Файл».
  3. Выберите «Защитить паролем».
  4. Выберите, хотите ли вы, чтобы документ был доступен для редактирования или только для просмотра.
  5. Введите пароль и подтвердите его.
Бесплатные инструменты

Последний вариант — использовать бесплатный инструмент. Вот некоторые доступные варианты:

  • Средство Adobe «Защитить PDF паролем»
  • PDFEncrypt

Adobe предлагает бесплатный веб-инструмент, позволяющий защитить паролем любой файл PDF.Просто перетащите файл, затем добавьте пароль по вашему выбору.

PDFEncrypt — это бесплатный инструмент с открытым исходным кодом, который упрощает защиту паролем PDF-файла. Просто выберите файл, создайте пароль и зашифруйте его.

Mac

Этот процесс намного проще на устройствах Mac. Все, что вам нужно сделать, это использовать приложение «Предварительный просмотр» по умолчанию.

Выполните следующие простые шаги:

  1. Откройте PDF-файл в приложении Preview
  2. Выберите «Файл.
  3. Выберите «Экспорт».
  4. Введите имя файла.
  5. Выберите «Шифровать».
  6. Введите пароль и подтвердите его.
Документ Word

Когда дело доходит до документов Microsoft Word, защита паролем отличается для Windows и Mac. Учитывая это ниже рассмотрим обе операционные системы:

Windows

Самый простой способ защитить паролем документ Word — использовать приложение Microsoft Word. Процесс такой же, как описано ранее с файлом PDF:

  1. Откройте или создайте документ в Microsoft Word.
  2. Выберите «Файл».
  3. Выберите «Информация».
  4. Выберите «Защитить документ».
  5. Выберите «Зашифровать с помощью пароля».
  6. Введите пароль и подтвердите его.
Mac

В операционной системе Mac все, что связано с Microsoft, будет немного сложнее. Но по-прежнему можно защитить документ Word паролем.

macOS может запускать Microsoft Word. Если у вас есть доступ, вы можете просто защитить свой файл паролем.Вот как это сделать:

  1. Откройте или создайте документ Word с помощью Microsoft Word.
  2. Выберите «Обзор».
  3. Выберите «Защитить».
  4. Выберите «Защитить документ».
  5. Введите пароль и подтвердите его.
Документы Google

Защита паролем документа Google немного сложнее, чем защита паролем других типов файлов. Пакет Google Docs в настоящее время не позволяет вам делать это напрямую, как во встроенной функции. Однако есть способ обойти это.Мы рассмотрим метод ниже:

Windows

Обходной путь требует загрузки надстройки Secure File Encryption. Это позволяет вам добавить пароль к документу, который вы загружаете на свой Google Диск. Всякий раз, когда кто-то хочет получить к нему доступ, ему нужно будет ввести пароль.

Пошаговый процесс выглядит следующим образом:

  1. Установите безопасное шифрование файлов из Google Workspace Marketplace.
  2. Перейдите на свой Google Диск.
  3. Выберите «Новый.
  4. Выберите «Дополнительно».
  5. Выберите «Безопасное шифрование файлов».
  6. Загрузите файл, который хотите защитить паролем, и подтвердите.
Mac

Процесс защиты паролем Документа Google в macOS такой же, как и в Windows. Вам понадобится учетная запись Google, и вам нужно будет загрузить Google Chrome. Затем просто следуйте шагам, описанным выше.

Электронная таблица Excel
Электронные таблицы Excel

— это популярный тип файлов, который используется практически в каждом бизнесе.Обычно они содержат важные данные, такие как финансовая информация или информация о клиентах. Крайне важно обеспечить безопасность этих файлов. Ниже мы расскажем, как защитить паролем электронную таблицу Excel для Windows и Mac:

.
Windows

Процесс защиты паролем электронной таблицы Excel очень похож на метод, используемый для документа Word. В конце концов, Excel — это тоже программа Microsoft. Вот как добавить пароль к вашему файлу:

  1. Откройте или создайте документ с помощью Microsoft Excel.
  2. Выберите «Файл».
  3. Выберите «Информация».
  4. Выберите «Защитить книгу».
  5. Выберите «Зашифровать с помощью пароля».
  6. Введите пароль и подтвердите его.
Mac

Даже если вы используете macOS, вы все равно можете использовать программу Microsoft Excel. С его помощью вы можете защитить паролем свои электронные таблицы Excel, как в Windows. Вот пошаговый процесс:

  1. Откройте или создайте документ с помощью Microsoft Excel.
  2. Выберите «Обзор.
  3. Выберите «Защитить лист».
  4. Выберите, какие разрешения вы предоставите тем, у кого есть доступ к документу.
  5. Введите пароль и подтвердите его.
Таблицы Google

Некоторые люди предпочитают таблицы Google таблицам Excel. Между ними нет большой разницы, но процесс защиты файлов паролем отличается. Мы опишем шаги для защиты паролем обеих операционных систем ниже:

Windows

К сожалению, в Google Sheets нет встроенной функции защиты паролем.Как и в случае с Google Docs, вам нужно обойти эту проблему.

Вы можете использовать стратегию безопасного шифрования файлов, которую мы рассмотрели в разделе Google Docs. Это работает для любого файла, загруженного на Google Диск.

Mac

Этот процесс в macOS такой же, как и в Windows. Если у вас установлен Google Chrome и учетная запись Google, вы можете защитить документ Google Sheets паролем. Просто следуйте инструкциям, описанным в разделе Windows.

Метод 2: использование программного обеспечения для электронной подписи

Первый метод был очень сложным и мог сбивать с толку.Гораздо более простым решением является использование программного обеспечения для электронной подписи. Это приложения, которые позволяют вам ставить цифровую подпись, отправлять и получать документы, контракты и соглашения в Интернете.

Эти инструменты не только упрощают добавление подписей, но и обеспечивают безопасность документов. Вместо того, чтобы тратить бесчисленное количество минут на защиту каждого файла по отдельности, вы можете сэкономить время с помощью программного обеспечения для электронной подписи. Документы защищены автоматически.

Существует множество вариантов программного обеспечения для электронной подписи.Signaturely — один из лучших.

Как использовать Signaturely для безопасной отправки документов по электронной почте

Signaturely — это решение для электронной подписи, которое позволяет вам подписывать электронные документы онлайн. Вы можете создать свою цифровую подпись — напечатанную или нарисованную — и добавлять ее в легко загружаемые документы. Затем вы можете отправить эти документы другим сторонам договора.

С Signaturely ваши данные в безопасности. Приложение имеет надежные брандмауэры, чтобы гарантировать отсутствие нарушений.Ваша ценная информация хранится в центрах обработки данных, управляемых Amazon. Платформа также использует 256-битное шифрование в качестве еще одной дополнительной меры безопасности.

С Signaturely процесс подписания и отправки документа по электронной почте очень прост. Вот как это работает, шаг за шагом:

  1. Перейдите на Signaturely. com и зарегистрируйте бесплатную учетную запись.
  2. Выберите «Подписать».
  3. Выберите «Только я», «Я и другие» или «Только другие».
  4. Дайте вашему документу заголовок и необязательное сообщение.
  5. Загрузить файл.
  6. Добавить получателей электронной почты.
  7. Выберите «Заполнить и подписать».
  8. Используйте редактор, чтобы добавить свою подпись и любую дополнительную информацию.
  9. Выберите «Отправить».

Метод 3: зашифровать вашу электронную почту

Шифрование электронной почты — это еще один метод, который можно использовать для обеспечения безопасности документов электронной почты. Когда дело доходит до безопасности, шифрование — это шаг вперед по сравнению с защитой паролем. Это более продвинутая защита от утечек данных.Мы рассмотрим детали ниже:

Как отправлять и открывать конфиденциальные электронные письма

Итак, как вы отправляете зашифрованные электронные письма? Ну, это полностью зависит от поставщика услуг электронной почты, которого вы используете. В Gmail этот процесс отличается от процесса в Outlook или Yahoo. Ниже мы подробно опишем конкретные шаги для каждого из них:

Gmail

Преимущество Gmail в том, что в нем есть встроенная функция шифрования. Однако, чтобы отправить зашифрованное электронное письмо, эта функция должна быть включена как у вас, так и у получателя электронной почты.Если человек, которому вы отправляете электронное письмо, не включает функцию шифрования, отправленное вами электронное письмо не будет зашифровано.

Учитывая это, вы должны убедиться, что на их стороне включено шифрование.

Включение шифрования в Gmail — довольно длительный процесс, состоящий из четырех шагов. У Google есть полезное руководство, которое охватывает это.

После того, как вы и получатель электронной почты включили шифрование, вы можете отправить зашифрованное электронное письмо следующим образом:

  1. Выберите «Создать.”
  2. Выберите значок замка справа от получателя.
  3. Выберите «Подробнее».
  4. Выберите соответствующий уровень шифрования.
Outlook

Как и Gmail, Outlook требует, чтобы вы прошли длительный процесс, чтобы включить шифрование. Вот официальное руководство Microsoft, как это сделать.

Если это не так, вот как вы можете зашифровать одно электронное письмо:

  1. Напишите электронное письмо.
  2. Выберите «Файл».
  3. Выберите «Свойства.»
  4. Выберите «Настройки безопасности».
  5. Выберите «Шифровать содержимое сообщения и вложения».
  6. Выберите «Отправить».
Yahoo

К сожалению, когда речь идет о службе электронной почты Yahoo, в ней нет специальной встроенной функции шифрования. Единственный способ зашифровать электронную почту на этой платформе — использовать сторонние плагины. Один плагин, который вы можете использовать, — The GNU Privacy Guard.

Даже с этим плагином процесс шифрования электронной почты является техническим, долгим и сложным. Мы рекомендуем вам использовать один из других методов, описанных в этом посте, чтобы сэкономить время и силы.

Горячая почта

Учитывая, что Hotmail теперь называется Outlook, процесс шифрования электронной почты рассматривается в этом подзаголовке.

Метод 4: шифрование вложений электронной почты

Даже если вы можете зашифровать свою электронную почту, не гарантируется, что ваше вложение будет зашифровано. Обычно с точки зрения безопасности больше всего беспокоят файлы, прикрепленные к нашим электронным письмам.

Как отправить защищенное вложение электронной почты

Существует несколько способов шифрования вложений электронной почты. Это зависит от того, какого поставщика услуг электронной почты вы используете. Ниже будут рассмотрены все популярные платформы:

Gmail

Как и в случае с методом 3, вам необходимо активировать встроенную функцию шифрования Gmail. Для этого следуйте инструкциям, изложенным в руководстве Google.

После этого выполните следующие действия:

  1. Выберите «Создать.”
  2. Выберите значок замка справа от получателя.
  3. Выберите «Подробнее».
  4. Выберите соответствующий уровень шифрования
Outlook

Чтобы зашифровать вложения электронной почты в Outlook, необходимо включить шифрование. Вы можете следить за этим сложным процессом, используя официальное руководство Microsoft.

Как только вы это сделаете, вот пошаговый процесс шифрования вложения электронной почты:

  1. Напишите электронное письмо.
  2. Выберите «Файл».
  3. Выберите «Свойства».
  4. Выберите «Настройки безопасности».
  5. Выберите «Шифровать содержимое сообщения и вложения».
  6. Выберите «Отправить».
Yahoo

Yahoo не позволяет шифровать электронные письма, не говоря уже о вложениях; в настоящее время нет встроенной функции. Единственный способ выборочно зашифровать вложения электронной почты — использовать сторонний инструмент или функцию.

Горячая почта

Как было сказано ранее, Hotmail теперь называется Outlook.Обратитесь к предыдущему подзаголовку для получения дополнительной информации.

Часто задаваемые вопросы

Насколько важна безопасная отправка документов по электронной почте?

Безопасная отправка документов по электронной почте важна из-за потенциальных киберугроз, таких как хакеры. Безопасность данных является серьезной проблемой; предприятия должны обеспечить безопасность своих контрактов, платежных ведомостей и информации о клиентах.

Какой самый безопасный способ отправить документ по электронной почте?

Самый безопасный способ отправить документ по электронной почте — использовать шифрование.Это можно сделать путем шифрования отдельных электронных писем, а также вложений электронной почты. Однако более простой способ — использовать программное обеспечение для электронной подписи, такое как Signaturely.

Как проще всего отправить защищенный документ по электронной почте?

Самый простой способ отправить защищенный документ — использовать программное обеспечение для электронной подписи, такое как Signaturely. Эти приложения упрощают подписание и отправку контрактов и соглашений; они также обеспечивают их безопасность.

Защита паролем также является отличным вариантом.Вы можете сделать это с помощью приложений Microsoft Office, таких как Microsoft Word и Microsoft Excel. Если у вас есть Adobe Acrobat, вы также можете сделать это с ним. Есть также несколько бесплатных инструментов защиты паролем.

Могу ли я отправить защищенный документ по электронной почте бесплатно?

Да, вы можете отправить защищенный документ по электронной почте бесплатно. Многие стратегии, описанные в этом посте, можно использовать бесплатно, например бесплатные инструменты PDF.

Заключение

Предприятия должны обеспечить защиту своих данных от кибератак и утечек данных.Такие документы, как информация о клиентах, платежная ведомость и контракты, должны храниться подальше от посторонних глаз.

В этой статье мы рассмотрели четыре метода, которые можно использовать для обеспечения безопасности документов, отправляемых по электронной почте. Эти стратегии будут держать жизненно важные данные вашей компании под замком.

Вы ищете простой, безопасный и надежный способ отправки документов по электронной почте? Попробуйте Signaturely бесплатно уже сегодня.

Как безопасно отправлять документы по электронной почте

Данные Radicati показывают, что ожидается, что к 2023 г. корпоративная и потребительская электронная почта превысит 347 миллиардов.Имея в виду эту обширную поверхность атаки, давайте рассмотрим, как вы можете безопасно отправлять документы по электронной почте

.

Каждый раз, когда нам нужно отправить кому-то документ, содержащий личную информацию, фотографии или номер нашего банковского счета и данные, мы обычно делаем это по электронной почте, не задумываясь. Это просто: пишем сообщение, прикрепляем файл и отправляем — все в несколько кликов.

Что делать, если вы по ошибке отправили электронное письмо на неправильный адрес электронной почты? Отчет Verizon DBIR за 2021 год показывает, что ошибочная доставка (т. e., отправка электронных писем не тем получателям) является второй по значимости ошибкой в ​​утечке данных, связанных с государственным управлением. Или, что еще хуже, что, если хакер перехватит электронное письмо во время передачи и украдет конфиденциальную информацию в прикрепленном документе? Мы ответим на животрепещущий вопрос, на который, как мы знаем, вы хотите получить ответ: «Как я могу безопасно отправлять документы по электронной почте?»

В этой статье мы ответим на все эти вопросы и рассмотрим различные способы безопасной отправки документов по электронной почте.Прежде чем мы начнем, давайте взглянем на риски, связанные с отправкой важной информации без ее защиты.

Использование надежных паролей и соблюдение основных правил защиты недостаточно

Ежедневно отправляются миллиарды электронных писем, но не каждое отправленное электронное письмо является безопасным или защищенным. Многие люди думают, что электронная почта защищена просто потому, что она защищена паролем или потому, что они используют двухфакторную аутентификацию (2FA) или TLS (безопасность транспортного уровня). Однако их самих по себе недостаточно.Как только электронное письмо покинуло ваш почтовый ящик, вы практически потеряли над ним контроль.

Все электронные письма отправляются через простой протокол передачи почты (SMTP), который не использует аутентификацию на транспортном уровне и по своей сути небезопасен, согласно RFC 5321 IETF. Во время передачи электронное письмо отправляется в виде открытого текста. . Это означает, что без надлежащей защиты отправка электронного письма подобна отправке открытки: любой может прочитать ее в любое время! Это означает, что пока сообщение находится на сервере вашего получателя, оно может быть уязвимо для атаки.

Что вы можете сделать тогда? Вот четыре способа безопасной отправки документов по электронной почте:

4 метода: как безопасно отправлять документы по электронной почте

Существует множество различных способов безопасной отправки электронной почты и личной информации по электронной почте. Мы рассмотрим самые важные из них.

1. Защитите свои документы и файлы с помощью надежного пароля

Первый вариант — защитить документ, который вы хотите отправить, паролем, прежде чем вы прикрепите его к своему электронному письму.Чтобы сделать это в Microsoft Office, выполните следующие действия:

  • Откройте файл.
  • Щелкните Файл > Информация > Защитить документ (или Защитить рабочую книгу в Microsoft Excel и Защитить презентацию в PowerPoint).
  • Выберите Зашифровать с помощью пароля .
  • Введите пароль.
  • Повторно введите пароль еще раз для его подтверждения.
  • Сохраните файл.

После этого вы можете прикрепить свой документ к электронному письму и отправить его предполагаемому получателю.Не забудьте отправить зашифрованный пароль к файлу отдельным письмом !

Снимок экрана, показывающий, где найти параметр шифрования с помощью пароля в меню навигации по файлам Microsoft Word.

Если вы хотите защитить файл PDF, вы можете использовать Adobe Acrobat (функция доступна только в платной версии) или бесплатный инструмент, такой как PDFEncrypt или PDF24 Creator.

2. Используйте сквозное шифрование почты

Базовая концептуальная иллюстрация, показывающая разницу между зашифрованными и расшифрованными сообщениями.

Сквозное шифрование электронной почты немного сложнее. Идея здесь заключается в том, что вы защищаете содержимое своих сообщений (текст, вложения и т. д.) как во время их передачи, так и в состоянии покоя на вашем сервере. Таким образом, это делает ваше общение более безопасным. В некоторых случаях могут потребоваться дополнительные настройки и установки. Существует два основных протокола сквозного шифрования, оба из которых шифруют ваше сообщение электронной почты и вложения, чтобы их мог прочитать только предполагаемый получатель на своем устройстве:

.
  • S/MIME (защищенные/многоцелевые расширения почты Интернета) : S/MIME зависит от централизованного управления и основано на асимметричном шифровании. Большинство известных поставщиков электронной почты в Интернете, таких как Gmail, Outlook и устройства iOS, уже поддерживают этот безопасный протокол. С помощью S/MIME вы можете не только безопасно отправлять документы по электронной почте; с помощью сертификата подписи электронной почты вы также можете подписать их цифровой подписью, чтобы подтвердить, что вы являетесь законным отправителем сообщения. Это добавит еще один уровень безопасности вашей электронной почты.
  • PGP/MIME (довольно хорошая конфиденциальность/многоцелевые расширения электронной почты в Интернете) : PGP опирается на децентрализованный орган.Для его реализации требуется сторонний инструмент. Даже если это звучит немного раздражающе, с другой стороны, PGP/MIME предоставляет вам больше гибкости, поскольку вы можете создать свой собственный код ключа. Он поддерживается устройствами Yahoo, AOL и Android.
S / MIME PGP / MIME
Централизованная власть Децентрализованная власть Децентрализованная власть
Требуется сертификат SSL / TLS в большинстве случаев сторонний инструмент, необходимый для реализации.
Код ключа, созданный для вас Вы можете создать свой собственный код ключа
Поддерживается большинством основных почтовых клиентов, включая устройства Gmail, Outlook и iOS Поддерживается: устройствами Yahoo, AOL и Android
5 5 5 5 5 5
Как использовать S/MIME для защиты ваших документов в электронных письмах

Прощай, незащищенная электронная почта! Здравствуйте, безопасная связь.Включение шифрования с использованием S/MIME обычно включает использование сертификата подписи электронной почты или так называемого цифрового сертификата S/MIME и криптографических ключей. Один ключ (открытый ключ получателя) шифрует сообщение, а другой (соответствующий закрытый ключ получателя) его расшифровывает.

Поскольку шифрование электронной почты S/MIME включает использование шифрования на основе PKI, это один из наиболее эффективных способов безопасной отправки документов по электронной почте. Использование сертификата подписи еще больше повысит безопасность вашей личной или деловой электронной переписки в целом.

Базовая иллюстрация, демонстрирующая, как работает шифрование электронной почты на основе PKI.

При использовании сертификата подписи вы сможете:

  • Подтвердите свою личность как отправителя через доверенный сторонний центр (центр сертификации или ЦС).
  • Шифруйте свою электронную почту и вложения, защищая ваши данные от атак «человек посередине».
  • Убедитесь, что электронная почта не была подделана или изменена.
  • Предотвращение спуфинга электронной почты.
Как работает шифрование электронной почты S/MIME
Gmail

Если вы являетесь пользователем Gmail, для безопасной отправки документов по электронной почте с использованием протокола S/MIME вам необходимо активировать его, включив размещенный S/MIME.После этого выполните следующие действия:

Примечание : эта функция доступна только для Gmail Enterprise; Пользователи Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade и Plus.

  • Пишите как обычно.
  • Щелкните значок замка, расположенный справа от параметров, связанных с получателем.
  • Выберите просмотреть сведения , чтобы изменить настройку S/MIME или выбрать предпочитаемый уровень шифрования:
    • Зеленый: Электронная почта зашифрована с помощью S/MIME и может быть прочитана только после предварительной расшифровки с помощью закрытого ключа.
    • Серый: Электронная почта защищена TLS (Transport Layer Security). Примечание. Это будет работать только в том случае, если и отправитель, и получатель используют TLS для защиты сообщений электронной почты и их вложений во время передачи.
    • Красный: Электронная почта не защищена, так как не включено шифрование.
Outlook Web App или настольное приложение

Прежде чем включить шифрование S/MIME в веб-приложении Outlook или настольном приложении для безопасной отправки документов по электронной почте, вам потребуется цифровой сертификат (также известный как цифровой идентификатор), выданный общедоступным центром сертификации.Вам также необходимо будет установить сертификат S/MIME в почтовом клиенте. После этого вы готовы к работе!

Давайте рассмотрим, как безопасно отправлять документы через веб-приложение Outlook, шаг за шагом:

  • Пишите как обычно.
  • В верхней части сообщения щелкните значок с тремя точками (дополнительные параметры) рядом со значком «Удалить корзину».
  • Выберите Показать параметры сообщения .
  • В раскрывающемся списке выберите уровень конфиденциальности (обычный, личный, частный или конфиденциальный) и выберите Зашифровать это сообщение (S/MIME) .
  • Нажмите OK , чтобы сделать выбор и закрыть окно параметров сообщения.
  • Безопасно отправляйте сообщения и документы.
Пример шифрования электронной почты с помощью сертификата S/MIME в веб-приложении Outlook. На следующем экране выберите параметр Зашифровать это сообщение (S/MIME) .

Точно так же мы выполним аналогичные действия в настольном клиенте Outlook. Но вместо выбора многоточия (три точки) мы перейдем на вкладку Параметры в верхнем меню навигации и выберем инструмент Зашифровать :

Пример того, как зашифровать электронную почту с помощью сертификата S/MIME в настольном приложении Outlook.

Совет: В Outlook также есть другой метод шифрования или цифровой подписи всех исходящих сообщений. Подробнее об этих интересных функциях мы поговорим позже в этой статье.

iOS-устройства Пользователи

iOS могут использовать шифрование S/MIME, выполнив следующие простые действия:

  • Щелкните Расширенные настройки и включите S/MIME .
  • Измените Шифровать по умолчанию на да.
  • Напишите свой адрес электронной почты.
  • Щелкните значок замка рядом с получателем.
  • При желании прикрепите один или несколько документов.
  • Безопасная отправка электронной почты.

Совет: Если замок красный, получатель должен включить шифрование S/MIME.

Как шифровать электронную почту с помощью PGP/MIME

Другие поставщики услуг электронной почты, такие как Yahoo, используют протокол PGP/MIME. Чтобы иметь возможность использовать его, требуется установка стороннего программного обеспечения. То же самое для Android и AOL: вы можете использовать PGP/MIME для шифрования электронной почты, но для этого вам придется настроить его и установить стороннее приложение, например OpenKeychain.

После настройки приложение позволит вам управлять своими ключами и шифровать, отправлять или расшифровывать документы и электронные письма.

Готовые службы электронной почты со сквозным шифрованием

Если вы хотите безопасно отправлять документы по электронной почте без выполнения длительных процедур настройки или установки дополнительного программного обеспечения, вы можете попробовать одного из провайдеров веб-почты, перечисленных ниже:

  • ProtonMail: эта служба электронной почты с открытым исходным кодом также обеспечивает сквозное шифрование при общении с другими пользователями Protonmail.Он позволяет использовать защиту паролем для отправки зашифрованных сообщений пользователям на других почтовых платформах (таких как AOL, Gmail и Outlook). Он поддерживает PGP/MIME и может использоваться на любом устройстве. Никакой настройки, никакой дополнительной установки — просто напишите письмо, прикрепите документ и отправьте. Ваше сообщение будет автоматически зашифровано!
Скриншот, показывающий, как выглядит подготовка письма в почтовом клиенте ProtonMail. В левом нижнем углу черновика электронной почты вы можете увидеть значок защищенного замка.Снимок экрана всплывающего меню в ProtonMail, которое вы можете использовать для установки пароля сообщения при отправке защищенных паролем сообщений получателям электронной почты, не использующим ProtonMail.

Шифрование Proton для сообщений, отправляемых получателям, не использующим ProtonMail

  • Tutanota: Эта платформа похожа на ProtonMail тем, что предлагает более или менее те же функции, за исключением облачного хранилища и обмена файлами. Для регистрации учетной записи не требуется никакой личной информации и номеров телефонов.
  • StartMail: Эта зашифрованная платформа электронной почты была разработана создателями Startpage.Он поддерживает PGP/MIME, а также может быть настроен с помощью почтового клиента. Он совместим с Gmail и Outlook.

3. Шифрование сообщений Microsoft Office 365 (управление правами на доступ к информации)

Подписчики Microsoft 365 с лицензиями E3 могут безопасно отправлять документы по электронной почте с помощью средства шифрования сообщений Microsoft 365. Чтобы зашифровать одно сообщение с помощью настольной версии Outlook:

  • Напишите свой адрес электронной почты и прикрепите файлы.
  • Как и в настольной версии Outlook, вы будете обращаться к верхнему меню навигации.
  • Нажмите меню Encrypt , чтобы открыть раскрывающееся меню.
  • Установите флажок Шифровать только и нажмите OK . (Примечание. Для дополнительных параметров безопасности вы можете выбрать один из других методов, таких как Не пересылать или Конфиденциально/Всем сотрудникам , если вам доступны эти параметры . )
  • Отправьте электронное письмо.

4. Используйте зашифрованные службы обмена файлами для связи с защищенными файлами

Такие инструменты, как Dropbox, OneDrive, SendAnywhere, WeTransfer или iCloud, являются альтернативой отправке документов в виде вложений по электронной почте.Эти инструменты позволяют:

  • Загрузите документ на сторонний облачный сервер,
  • Укажите уровни разрешений для файла и
  • Отправьте ссылку по электронной почте или в текстовом сообщении тому, с кем вы хотите поделиться файлом.

Однако не всем удобно загружать конфиденциальную информацию на сервер. Таким образом, используйте свой здравый смысл, чтобы решить, какой метод лучше всего соответствует вашим потребностям или потребностям вашего бизнеса.

Как безопасно отправлять документы по электронной почте: рекомендации и дополнительные советы

  • Перед отправкой электронной почты всегда проверяйте адрес электронной почты получателя на наличие опечаток.
  • Используйте надежный пароль или, в идеале, длинную надежную парольную фразу.
  • Используйте двухфакторную аутентификацию для защиты своих учетных записей.
  • Периодически проверяйте настройки конфиденциальности и безопасности.
  • Не отправляйте документы, содержащие конфиденциальную информацию, при подключении к общедоступной сети.
  • Отправляйте конфиденциальные данные только в защищенных, зашифрованных сообщениях.
  • Используйте специальную почтовую платформу для своей деловой электронной почты.
  • Безопасные вложения, содержащие конфиденциальную информацию.

Понимание рисков: почему важна защита электронной почты

В 2014 году подрядчик Goldman Sachs случайно отправил электронное письмо со строго конфиденциальным отчетом, содержащим конфиденциальную информацию о клиенте, не тому пользователю. Они ввели адрес электронной почты, оканчивающийся на .gmail.com , вместо того, чтобы отправить его на адрес с .gs.com (что означает адрес электронной почты Goldman Saschs Group). Вы можете себе представить последствия такой ошибки? Это закончилось судебным иском и, как следствие, У.Банк С. потерял целое состояние. Все только из-за одного письма, отправленного по ошибке на неправильный адрес электронной почты!

Это происходит не только в США. Статистические данные, размещенные на веб-сайте Управления Комиссара по информации Великобритании, подтверждают, что большинство зарегистрированных инцидентов с безопасностью данных связаны с отправкой личных данных по электронной почте не тому получателю.

И это еще не все. Согласно отчету IBM о стоимости утечки данных за 2021 год, средняя общая стоимость утечки данных в этом году составила 4 доллара США.24 миллиона, самый высокий показатель за последние 17 лет и рост на 10% по сравнению с прошлым годом.

В своем отчете за 2021 год Verizon расследовала 29 207 инцидентов и насчитала 5 258 подтвержденных утечек данных. И, как мы упоминали в начале этой статьи, одной из наиболее распространенных категорий причин этих нарушений являются ошибки, включающие отправку конфиденциальной информации не тем получателям.

Источник: Отчет Verizon о расследованиях утечек данных за 2021 год.

Высокие штрафы, увеличение финансовых потерь и ущерб репутации

Конечно, отправка данных не тем людям — не единственная проблема.Правила безопасности и конфиденциальности данных также вызывают серьезную озабоченность.

Мы не должны забывать, что отправка незащищенных файлов, содержащих конфиденциальную информацию, по электронной почте также нарушает многие региональные и отраслевые правила защиты данных, в том числе:

Такие нарушения могут привести к крупным штрафам и судебным искам. И эти штрафы вряд ли можно игнорировать — например, штраф за нарушение GDPR может стоить компании до 20 миллионов евро или 4% от ее годового оборота.

Однако влияние будет не только финансовым.Компания также может потерять доверие своих клиентов, акционеров и партнеров из-за негативных отзывов в прессе. Вы бы купили план медицинского страхования у компании, которая пострадала от утечки данных? Конечно, нет!

После всего этого легко понять, почему важна защита ваших сообщений и почему так важна безопасная отправка документов по электронной почте: влияние утечки может быстро привести к потере доходов, репутационному ущербу, судебным искам и штрафам — и это лишь некоторые из проблем. .

Заключительные мысли о безопасной отправке документов по электронной почте

В заключение мы надеемся, что эта статья ответила на ваши вопросы, такие как «как я могу безопасно отправлять документы по электронной почте?» Другие наши цели заключались в том, чтобы помочь вам понять, почему это так важно и как вы можете безопасно отправлять документы, используя различные методы.

Электронная почта сама по себе небезопасна. Однако теперь вы знаете, что есть способы защитить вашу конфиденциальную информацию. Некоторые из них легко реализовать, другие немного сложнее (но более безопасны).Вам решать, какой из них вам удобнее.

Какой метод электронной почты является самым безопасным? Без сомнения, защита вашей электронной почты через S/MIME с использованием сертификата подписи электронной почты является одним из лучших вариантов. Благодаря мощному сквозному шифрованию и возможностям цифровой подписи использование подписи электронной почты и сертификата шифрования обеспечит вам большую безопасность и спокойствие.

Электронная почта не может быть отправлена ​​| База знаний документов

Для отправки файлов по электронной почте приложение «Документы» использует стандартный почтовый клиент iOS; при отправке файла через Подробнее… кнопка >   Электронная почта , все операции выполняются с помощью инструментов приложения Почта. Если файлы не могут быть отправлены из Документов, это, скорее всего, связано с тем, что почтовое приложение не установлено, неправильно настроено в системных настройках вашего устройства или просто застряло в папке «Исходящие» (папка, которая отображается в главном представлении почтового приложения). когда какой-то файл зависает при отправке).

Таким образом, прежде чем отправлять файлы по электронной почте в приложении «Документы», убедитесь, что выполнены следующие требования:

  1. На вашем устройстве установлено приложение «Почта».Если нет, то вы можете найти его и скачать в App Store.
  2. Запустите приложение Почта после его установки и проверьте, добавлена ​​ли в приложение хотя бы одна учетная запись электронной почты.
  3. Перейдите в Настройки iOS > прокрутите вниз > нажмите кнопку Почта   > Аккаунты .
  4. Проверьте, добавлена ​​ли здесь нужная учетная запись, если нет, выберите Добавить учетную запись и следуйте инструкциям на экране.

Если вы используете наш почтовый клиент Spark, вы можете установить его в качестве предпочтительного почтового клиента в настройках документов > Управление файлами r > Предпочтительный почтовый клиент .

Если электронное письмо с документом не было отправлено, вы можете отправить файл вручную из приложения Почта:

  1. Запустить приложение Почта .
  2. Коснитесь Исходящие .
  3. Найдите неотправленное письмо.
  4. Коснитесь для повторной отправки.

Чтобы использовать любое другое почтовое приложение (например, почтовое приложение Outlook) для отправки файлов из Документов, откройте файл в Документах > нажмите Кнопка «Дополнительно»… в правом верхнем углу > Поделиться > Выберите формат файла > Выберите приложение, которое хотите использовать.

Другими причинами, которые могут помешать вам успешно отправить электронное письмо, могут быть: 

  • Ваше подключение к Интернету нестабильно. В этом случае попробуйте сменить сеть или использовать мобильные данные.
  • Размер отправляемого файла слишком велик для почтового сервера — обычно каждый почтовый сервер имеет ограничение в 10–15 МБ. В этом случае вы можете загрузить файл в облачное хранилище и поделиться ссылкой на него или сжать файл.

Если письмо отсутствует в папке «Исходящие», свяжитесь с нами по адресу [email protected] — мы будем рады помочь вам лично.

Если вы хотите получить индивидуальную помощь от нашей службы поддержки клиентов, следуйте инструкциям на странице «Свяжитесь с нами».

Мы будем признательны за ваши отзывы, которые помогут нам улучшить статью:

Спасибо! Расскажите нам больше о своем опыте работы с документами. Справочный центр:

.

Узнайте, как зашифровать электронную почту для защиты ваших документов

Иногда вам нужно защитить свою электронную почту.Если вы отправляете конфиденциальную финансовую или личную информацию или даже фотографии своих близких, важно убедиться, что ваши вещи не попадут в чужие руки. Или входящие.

Шифрование — популярное модное слово. Его часто используют в фильмах и телешоу, а также в крупных службах безопасности, таких как АНБ. Однако в наши дни шифрование доступно почти каждому. На самом деле, согласно исследованию Ponemon Institute по безопасности корпоративного бизнеса, «45% [компаний] последовательно применяют стратегию шифрования на своем предприятии.

Итак, если они могут, почему не можете вы?

Как зашифровать электронную почту

S/MIME TLS или PGP/MIME (OpenPGP)?

То есть шифрование доступно любому, кто понимает очень сложные термины и может манипулировать серверной частью своего любимого почтового провайдера. S/MIME или TLS и PGP/MIME (OpenPGP) — это два основных типа шифрования электронной почты, доступные обычному пользователю Outlook или Gmail. Прежде чем вы сможете зашифровать электронное письмо, вам нужно выбрать, какой из этих методов использовать, и реализовать его соответствующим образом.

S/MIME или TLS

Для непосвященных S/MIME на самом деле означает «Безопасные/многоцелевые расширения Интернет-почты». Его псевдоним, TLS, расшифровывается как «безопасность транспортного уровня», который является наиболее часто используемым термином — вероятно, потому, что люди не любят печатать косые черты.

Волнующий. По сути, протоколы безопасности TLS уже встроены в большинство поставщиков электронной почты, таких как Outlook, Gmail и устройства iOS. Будучи «встроенным», TLS полагается на централизованную власть и не дает пользователю большой гибкости в выборе степени безопасности своей электронной почты.Вы получаете то, что они вам дают.

Лучшая часть TLS заключается в том, что он встроен. Пользователям не нужно искать другого поставщика, которого они могут не знать или которому они не доверяют, чтобы позаботиться о своей информации. Большинство поставщиков, поддерживающих S/MIME, предоставляют документацию, которая поможет вам зашифровать электронную почту.

PGP/MIME (OpenPGP)

Эта форма шифрования немного сложнее. Но, прежде всего, PGP/MIME означает еще и нечто: «Довольно хорошая конфиденциальность/многоцелевые расширения почты Интернета.«Теперь, когда кто-то хочет зашифровать электронную почту, «довольно хорошая конфиденциальность» не совсем звучит так, как будто она его урежет. Может быть, что-то вроде «Невероятно хорошая конфиденциальность» или «Фантастическая конфиденциальность», выберите прилагательное.

В любом случае, вопреки тому, что вы можете подумать из-за этого термина, PGP/MIME на самом деле может быть более безопасным из двух вариантов, когда вы хотите зашифровать электронную почту. В отличие от TLS, PGP/MIME использует децентрализованный центр для защиты сообщений электронной почты. Хотя децентрализованная безопасность может показаться в конечном счете менее безопасной, многие эксперты в отрасли считают, что это в сочетании с «консенсусным ведением записей» — это будущее онлайн-безопасности.

Это может насторожить тех, кто знаком с блокчейном, децентрализованной бухгалтерской книгой, обеспечивающей безопасность финансовых транзакций и других операций по передаче активов за счет распределения записей между тысячами компьютеров и серверов, требующей «консенсуса» более 51% для внесения любых изменений в данные. .

Помимо имени, основным недостатком шифрования электронной почты PGP/MIME является то, что пользователям приходится выполнять шифрование с помощью стороннего приложения или службы. Он не встроен в провайдера электронной почты. Кроме того, поставщики электронной почты, совместимые с шифрованием PGP/MIME, не так популярны, как два, совместимых с S/MIME: устройства AOL, Yahoo и Android.

Теперь, когда вы выбрали свою стратегию шифрования по ее невероятно простому термину , как вам зашифровать электронную почту с помощью вашего любимого сервиса? Для целей этого руководства мы сосредоточимся на трех основных поставщиках электронной почты: Gmail (TLS), Outlook (TLS) и сторонних приложениях (PGP/MIME).

Шифрование Gmail

К счастью, шифрование Gmail встроено в его платформу. Но, забавный факт, и отправитель, и получатель должны иметь включенное шифрование, чтобы оно работало .Таким образом, если вы отправите зашифрованное электронное письмо в незашифрованный почтовый ящик, ваше сообщение будет таким же небезопасным, как и раньше. Поэтому перед отправкой убедитесь, что у получателя вашего письма включено то же шифрование, что и у вас. Кажется, что это противоречит цели, но это уже другой разговор.

Google предоставляет удобный справочный документ, который можно использовать для настройки шифрования. По сути, шаги включают «включение шифрования S/MIME», загрузку сертификатов и перезагрузку Gmail.

После того, как вы включили шифрование Gmail, вот что вы делаете:

  1. Напишите письмо.
  2. Щелкните значок замка справа от получателя.
  3. Нажмите «Просмотреть подробности» и выберите уровень шифрования.

Опять же, это звучит довольно просто. Всего три шага, верно? Теперь давайте посмотрим, так ли прост Outlook.

Шифрование Outlook

Outlook и Microsoft также предоставляют справочный документ. Это хорошее начало.Прежде чем приступить к работе, вам нужно будет загрузить сертификат в связку ключей на вашем компьютере.

Если вы не знаете, что такое брелок, это система управления паролями, которую используют iOS и Windows. Эти системы хранят сохраненные пароли, поэтому проще и быстрее входить в ваши наиболее часто используемые платформы или инструменты.

После того, как вы это сделали, осталось пройти шесть шагов:

  1. В меню «Файл» выберите «Параметры» > «Центр управления безопасностью» > «Настройки центра управления безопасностью».
  2. На левой панели выберите Безопасность электронной почты.
  3. В разделе «Зашифрованная электронная почта» выберите «Настройки».
  4. В разделе «Сертификаты и алгоритмы» нажмите «Выбрать» и выберите сертификат S/MIME.
  5. Нажмите «ОК».
  6. Закончите писать письмо и нажмите «Отправить».

Вот и все. Теперь мы намеренно начали с более простых вариантов. Если вы не используете ни одну из этих платформ или электронную почту iOS, процесс будет намного сложнее. Как много.

Шифрование на любой другой платформе электронной почты (AOL, Yahoo и т. д.)

Мы не будем рассматривать каждого провайдера по отдельности, потому что история та же: вам нужно использовать сторонний инструмент для шифрования ваших электронных писем.Вы можете подумать, конечно, хорошо, я использовал сторонние инструменты для чего-то, насколько это сложно?

Самым популярным из этих инструментов является GNUPG или Gnu Privacy Guard. GNUPG бесплатен и позволяет вам шифровать ваши онлайн-данные и сообщения, такие как электронная почта. Вот следующие шаги:

1. Создайте свою собственную пару открытых или закрытых ключей с помощью программного обеспечения GNUPG.

Давайте остановимся на секунду, потому что в этом предложении много всего. «Пара ключей» — это система шифрования, при которой одна сторона владеет одним «ключом» или строкой кода, а другая сторона владеет другим.Когда сообщение отправлено и оба ключа идентифицированы, зашифрованное сообщение расшифровывается. Только имея ключ, вы можете получить доступ к зашифрованным данным.

Чтобы создать свой ключ, вам нужно найти двоичные файлы и исходный код для любой платформы, на которой вы хотите шифровать свои электронные письма. Их также могут предоставлять GNUPG и другие сторонние инструменты.

2. Отправьте получателю созданный вами ключ.

Теперь вам нужно отправить «ключ» или список длинных номеров, чтобы они могли делать то же самое, что и вы, и читать ваши зашифрованные сообщения или отправлять вам свои собственные зашифрованные сообщения.Оттуда мы также можем перейти к созданию общедоступных закрытых ключей или , что в основном означает, что публичный доступ может выполнять поиск и доступ к вашему ключу или нет.

Но на данный момент мы зашли довольно далеко. В случае, если это не дошло до вас, шифровать ваши электронные письма сложно, сложно и утомительно. Если вы не отправляете конфиденциальную информацию, такую ​​как коды запуска или доказательства присутствия инопланетян, нет причин проходить через все эти проблемы.

Безопасность данных важна для всех, но она не так доступна, как может показаться некоторым.Для этого люди и компании по всему миру используют DocSend.

Защитите свои документы в 3 простых шага с помощью DocSend

DocSend — это платформа безопасного обмена документами, которую может использовать каждый . DocSend позволяет пользователям просто и безопасно отправлять конфиденциальные документы и совместно работать над ними — от презентаций для инвесторов до финансовой информации.

Всего три шага:

  1. Загрузите файлы в DocSend.
  2. Создать ссылку DocSend.
  3. Безопасно делитесь информацией, отправляя ссылку по электронной почте или используя наши лучшие в своем классе почтовые плагины для Gmail или Outlook.

Вы также можете отслеживать, как пользователи взаимодействуют с вашими документами. Правильно: DocSend даже позволяет вам отслеживать время, проведенное читателем на странице, где он пропустил, остановился или где задержался, чтобы вы в реальном времени получали действенные отзывы о вашей документации.

Откажитесь от традиционного шифрования электронной почты. Начните безопасный обмен с DocSend.

Отправка по электронной почте или Отправка по электронной почте и получение документов

Вы можете отправлять документы по электронной почте из системы управления документами.При отправке файлов из системы управления документами важно отправлять файл таким образом, чтобы другие пользователи могли получить доступ к информации, сохраняя конфиденциальные данные в безопасности. Документы могут быть отправлены в виде вложений или ссылок.

  • Отправить как вложение — вложения являются наиболее распространенным способом обмена файлами по электронной почте; однако они наименее безопасны, поскольку любой, кто получит вложение, может открыть документ.

  • Отправить как ссылку — ссылки не так распространены, как вложения при совместном использовании документов; однако они являются наиболее безопасными.Те, у кого нет разрешения в системе управления документами на доступ к файлу, не могут открыть документ по ссылке. Другими словами, чтобы получить доступ к файлу по ссылке, получатель также должен иметь доступ к документу в системе. URL-адрес веб-клиента и ссылка FDA добавляются к тексту сообщения электронной почты.

Администраторы могут настроить способ отправки электронных писем из системы управления документами — ссылки или вложения.

Электронные письма можно отправлять либо через Microsoft Outlook, либо через встроенный почтовый клиент в веб-клиенте.При отправке электронной почты из Microsoft Outlook электронные письма сохраняют свойства сообщений, включая блоки подписи и другие добавленные элементы, такие как юридические заявления об отказе от ответственности.

При отправке электронной почты с помощью встроенного веб-клиента электронной почты он может использовать адрес электронной почты вошедшего в систему пользователя или адрес электронной почты, указанный в настройках исходящей электронной почты, в качестве адреса «От». Ключ «Email.FromGlobalUser» можно настроить в файле веб-конфигурации диспетчера библиотек. Для новых установок значение по умолчанию равно true. Для обновлений до 16.2 значение по умолчанию — false. Установка этого ключа на настоящие электронные письма с использованием исходящего адреса электронной почты в качестве адреса отправителя. Хотя может быть желательным отправлять электронную почту, используя истинный адрес отправителя, некоторые настройки почтового сервера могут препятствовать этому. В этих случаях по-прежнему можно отправлять электронную почту, но все сообщения имеют один адрес отправителя из основных настроек электронной почты FileHold. Клиенты, которым нужна индивидуальная адресованная электронная почта, если их сервер электронной почты не позволяет это сделать, могут приобрести подписку FileHold на специальную службу электронной почты.У вас должно быть собственное доменное имя в Интернете и возможность поддерживать записи службы доменных имен (DNS). Это не заменяет вашу обычную службу электронной почты; он работает рядом с ним. Эта функция не влияет на пользователей с собственным почтовым клиентом за пределами FileHold.

Пользователи также могут отправить ссылку, используя команду «Копировать URL-адрес» или «Копировать ссылку FDA» на панели «Метаданные». Затем ссылку можно вставить в электронное письмо. Дополнительную информацию см. в разделе «Панель метаданных».

Отправка документов по электронной почте из FileHold

В зависимости от того, как администратор настроил отправку файлов по электронной почте из системы управления документами, файлы могут быть отправлены как вложения или ссылки на документ.Вы можете отправить электронное письмо непосредственно из настольного приложения FileHold (FDA), веб-клиента или Microsoft Outlook.

При отправке документов по электронной почте можно либо отправить документ по электронной почте, либо отправить по электронной почте и одновременно извлечь документ.

Чтобы отправить файл из FDA по электронной почте с установленным Outlook
  1. Выберите файлы для отправки по электронной почте и выполните одно из следующих действий:
  • Нажмите Электронная почта на панели инструментов.
  • Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Отправить > Электронная почта .
  1. В окне настроек вложений электронной почты выберите один из следующих вариантов и нажмите OK :
  • Вложения в сообщение электронной почты — документ отправляется в виде вложения в сообщение электронной почты.
  • Ссылки в конце тела сообщения электронной почты — Добавляет URL-адреса в тело сообщения электронной почты. Когда пользователь нажимает на ссылку, ему необходимо войти в FileHold, чтобы получить доступ к документу. Если у пользователя нет необходимых разрешений, он не сможет получить доступ к документу.Администратор вашей библиотеки определяет типы ссылок, которые добавляются к сообщению электронной почты.

Администратор библиотеки может настроить систему на отправку файлов либо в виде вложений, либо в виде ссылок, либо разрешить пользователю решать. Если функция настроена так, чтобы разрешить пользователю решать, ему будет предложено выбрать вариант. Если нет, файл автоматически вставляется в сообщение электронной почты в формате, выбранном администратором библиотеки.

  1. Если Microsoft Outlook установлен, сообщение электронной почты создается в Outlook с вложением или ссылками, добавляемыми к телу сообщения электронной почты.Имя, фамилия, должность, название компании, номер мобильного телефона и адрес электронной почты пользователя добавляются в конец сообщения электронной почты Outlook.

Чтобы отправить файл по электронной почте из веб-клиента или FDA без установленного Outlook

Размещенные клиенты на FileHoldCloud.com не могут использовать этот метод, если у них есть конфигурация электронной почты по умолчанию. Свяжитесь с [email protected], чтобы обновить размещенную электронную почту, чтобы разрешить прямую отправку электронной почты.

Веб-клиент использует собственный почтовый клиент для отправки документов по электронной почте.Документы отправляются по электронной почте с адреса электронной почты, с которым пользователь вошел в веб-клиент.

  1. В веб-клиенте выберите документы, которые вы хотите отправить, установив флажок рядом с именем документа.

  2. Выберите Отправить > Электронная почта или Электронная почта и извлечение на панели инструментов FileHold.

  3. Откроется страница почтового клиента FileHold. Имя, фамилия, должность, название компании, номер мобильного телефона и адрес электронной почты пользователя добавляются в конец сообщения электронной почты Outlook.

  4. Если настроено, вы можете изменить тип отправки электронной почты: в виде вложений или ссылок.

  1. Нажмите Отправить .
Для отправки документов по электронной почте из Microsoft Outlook
  1. Создайте новое сообщение в Microsoft Outlook.
  2. На панели инструментов интеграции FileHold нажмите Прикрепить .
  3. Откроется окно клиента FileHold Office (FOC). Выберите файлы, которые вы хотите прикрепить.
  4. Щелкните Прикрепить .
  5. Файлы прикреплены к сообщению как вложения.
Чтобы получить и отправить документ по электронной почте
  1. Выберите файлы из библиотеки.
  2. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите Отправить > Извлечь и отправить по электронной почте .
  3. В окне «Настройки вложения электронной почты» выберите, хотите ли вы отправить документ в виде вложения или ссылки, и нажмите OK . Подробности смотрите в предыдущем разделе.
  4. Сообщение электронной почты создается либо с вложением, либо со ссылками, добавленными к телу сообщения электронной почты. Документ также выдается из системы, и его статус меняется на «выдан».

Отправить по электронной почте — Документация LogicalDOC

Чтобы отправить документ в виде почтового вложения, сначала выберите документ. Следующим шагом является выбор пункта Отправить по электронной почте из контекстного меню. Он будет отображаться как составитель электронной почты, в который вы можете вставить получателей, которые получат ваше сообщение.

Вот поля, которые вы можете заполнить:

  • Получатели: список адресов электронной почты, на которые будет отправлен документ (получатели не обязательно должны быть системными пользователями)
  • От: одного из ваших адресов отправителя, указанных в вашем профиле
  • Тема: Краткое описание содержания
  • Шаблон: При желании выберите один из доступных шаблонов
  • Сообщение: Тело сообщения

Нажмите Отправить , чтобы отправить скомпилированное электронное письмо с документом в качестве вложения.Если вы выберете более одного документа, все они будут добавлены в электронное письмо в виде вложений.

Вы также можете установить флажок  Отправить как заявку на скачивание . Если вы выберете эту опцию, вместо того, чтобы отправлять документ в виде вложения, LogicalDOC создаст новый билет загрузки и добавит интернет-ссылку к телу сообщения. Срок действия билета загрузки устанавливается администратором. Если получатель нажмет на эту ссылку, документ будет загружен непосредственно из репозитория.Опция загрузки билета будет недоступна, если выбрано более одного документа.

Текстовая автоматизация

В теме и в теле вы можете использовать автоматизацию для динамической компоновки содержимого, пожалуйста, прочитайте Руководство по синтаксису автоматизации. В вашей автоматизации вы можете ссылаться на следующие переменные:

.
Имя Методы Описание
отправитель   пользователь, который отправляет сообщение
документы   список прилагаемых документов
документ   уникальный прикрепленный документ или первый из списка
  getValue (имя строки) получает значение расширенного атрибута
DateTool Формат

(дата, логическое время)

форматирует дату для текущей локали, необязательно включая время
И18Н Формат

(строковый ключ, строковое значение)

печатает перевод ключа и расширяет одно необязательное значение
формат (строковый ключ, строковое значение1, строковое значение2) печатает перевод ключа и расширяет 2 дополнительных значения
формат (ключ строки, значение строки 1, значение строки 2, значение строки 3) печатает перевод ключа и расширяет 3 дополнительных значения
формат (ключ строки, значение строки 1, значение строки 2, значение строки 3, значение строки 4) печатает перевод ключа и расширяет 4 дополнительных значения
формат (ключ строки, значение строки 1, значение строки 2, значение строки 3, значение строки 4, значение строки 5) печатает перевод ключа и расширяет 5 дополнительных значений
формат (ключ String, значения String[]) печатает перевод ключа и расширяет массив необязательных значений
DocTool URL-адрес загрузки (длинный docId) печатает URL-адрес загрузки для данного документа с идентификатором
URL-адрес загрузки (документ doc) печатает URL-адрес загрузки для данного документа
URL загрузки(история истории) печатает URL загрузки для данного события
DownloadTicket (длинный docId, логическое значение pdfConversion, Integer expireHours, Date expireDate) создает и печатает билет загрузки для данного документа или его преобразования в PDF
displayUrl (длинный tenantId, длинный docId) печатает URL-адрес дисплея для данного идентификатора документа
displayUrl (Документ) печатает отображаемый URL для данного документа
displayUtl (история истории) печатает URL-адрес дисплея для данного события
Преобразование документа (документ, формат строки, имя пользователя Sring) преобразует документ в другой формат от имени данного пользователя.Возвращает созданный документ

Управление контактами

В LogicalDOC вы можете управлять собственной адресной книгой контактов, введя в меню Аккаунт > Контакты .

Позволяет импортировать и экспортировать контакты в формате CSV или напрямую создавать/изменять/удалять контакты через веб-интерфейс. Эти контакты будут доступны во время составления электронного письма.

Правильно настройте SMTP-соединение

Чтобы разрешить LogicalDOC отправлять электронные письма, вы должны настроить подключение к SMTP-серверу в администрировании.

Файлы и папки по электронной почте из инструмента документов уровня проекта

Цель

Для отправки по электронной почте файлов и папок в инструменте «Документы уровня проекта» другим пользователям.

Что следует учитывать

  • Требуемые права пользователя:
    • «Стандартные» или «Администраторские» разрешения для инструмента «Документы».
  • Дополнительная информация:
    • Файлы и папки, отправленные по электронной почте с помощью инструмента «Документы» Procore, отправляются получателям с использованием указанного адреса электронной почты компании.Однако имя человека, отправляющего электронное письмо, будет отображаться как имя отправителя.
    • Электронные письма по умолчанию помечены как «частные», что означает, что только пользователи с правами администратора, назначенные получатели электронной почты и отправитель смогут просматривать запись электронной почты в отчете журнала электронной почты файла или папки.
    • «Личные» электронные письма идеально подходят для документирования и сохранения конфиденциальной электронной переписки в Procore с сохранением настроек конфиденциальности, чтобы гарантировать, что запись об отправленных файлах/папках остается скрытой от других пользователей проекта.
    • Вы можете отправлять файлы или папки по электронной почте только тем контактам или группам рассылки, которые существуют в инструменте «Каталог». На уровне проекта вы ограничены пользователями и группами, которые находятся в вашем каталоге проектов. Файлы и папки можно отправлять по электронной почте любому пользователю в Каталоге, даже если у него нет доступа к инструменту «Документы» вашего проекта.
    • Получатели электронной почты могут отвечать на электронные письма прямо из своего почтового ящика. Любые вложения к ответному письму будут включены вместе с телом сообщения электронной почты.Ответы по электронной почте будут создавать новые записи в журнале электронной почты.

Шаги

Отправка документов по электронной почте

При отправке файлов или папок по электронной почте из инструмента «Документы» система использует определенный поток связи, который автоматически связывает всю исходящую корреспонденцию и входящие ответы с файлом или папкой. Если вы являетесь получателем электронного письма, вы можете использовать функцию «Ответить» в своем электронном письме, чтобы отправить ответ на сообщение. Когда вы отвечаете на электронное письмо, копия сообщения сохраняется в разделе «Электронные письма» файла или папки в инструменте «Документы».

  1. Перейдите к инструменту Документы .
  2. Найдите файл или папку, которую вы хотите отправить по электронной почте.
  3. Щелкните файл или папку правой кнопкой мыши и выберите     Электронная почта .
    Примечание . Вы также можете получить доступ к действиям, наведя указатель мыши на файл или папку или выбрав их.
  4. При необходимости заполните следующие поля:


    • Кому : выберите одного или нескольких пользователей или групп, которым нужно отправить документ по электронной почте.
    • CC : Используйте поле CC, чтобы включить других пользователей и держать их в курсе. Вы (отправитель) автоматически получите копию сообщения электронной почты, чтобы убедиться, что вы также получите электронное письмо, если пользователи ответят на него.
    • Личное . Установите флажок , если вы хотите, чтобы вашу электронную почту могли просматривать только пользователи с правами администратора и указанные получатели электронной почты.
    • Тема : Это поле будет автоматически заполнено «FW: [Папка или файл]: [Имя папки или файла]».Однако вы можете вручную изменить строку «Тема» соответствующим образом.
    • Вложения : Вы можете прикрепить дополнительные файлы из проекта или файлы с вашего компьютера. Файлы в папке или файл, который вы выбрали, будут автоматически связаны в электронном письме. Миниатюры предварительного просмотра вложенных файлов не будут отображаться.
    • Сообщение : Введите сообщение в теле сообщения электронной почты.
  5. Нажмите Отправить .

​​ Примечание

  • Если вы получили копию сообщения электронной почты, вы должны были получить электронное письмо со ссылкой для загрузки файла.Получатели могут либо загрузить файлы, используя гиперссылку в электронном письме, либо щелкнуть текстовую ссылку «Просмотр в Интернете», чтобы просмотреть документ в веб-приложении Procore.
  • После того, как файл был отправлен по электронной почте из Procore, запись электронной почты сохраняется в разделе «Электронная почта» для этого файла. Раздел «Электронные письма» автоматически скрывает записи электронной корреспонденции от пользователей, которые не были в списке рассылки электронной почты для передачи «личных» документов. Однако пользователи с правами администратора могут видеть это письмо, даже если они не были включены в список рассылки.
Просмотр и экспорт сообщений электронной почты, связанных с документом

Для каждого файла и папки, которые вы загружаете в инструмент «Документы», система хранит исторические записи о том, когда актив был отправлен другим пользователям в вашем каталоге компании. Он также отслеживает любые ответы, отправленные в поток связи файла или папки. Если отправитель пометил переписку по электронной почте как личную, журнал электронных писем виден только получателям и пользователям с правами администратора в инструменте «Документы».

Чтобы экспортировать электронное письмо из журнала электронной почты в файл или папку:

  1. Перейдите к инструменту Документы .
  2. Выберите файл или папку.
  3. Нажмите значок Информация  , чтобы открыть панель информации.
  4. Прокрутите вниз и нажмите  Emails .
    Примечание . Все отправленные электронные письма отображаются в окне «Электронная почта».
  5. Нажмите значок  Экспорт     на электронном письме, которое вы хотите экспортировать.
.

Leave a comment