Как в электронном виде отправить документы: Подача документов в налоговую в электронном виде: как отправить документы

Содержание

Подача документов в налоговую в электронном виде: как отправить документы

08 января 2021

08.01

7 минут

7 мин.

8 282

276

1

Автор статьи

Специалист по налогообложению  •  Стаж 15 лет

В этой статье мы разберемся, как подавать документы и заявление на налоговый вычет в налоговую инспекцию в электронном виде, и что для этого вам нужно сделать.

Статьи

Содержание статьи

Как отправить налоговую декларацию 3-НДФЛ через личный кабинет? Когда подавать документы и декларацию в ИФНС в электронном виде?

Как отправить налоговую декларацию 3-НДФЛ через личный кабинет?

Подача документов в налоговую в электронном виде включает в себя отправку не только декларации 3-НДФЛ, но и других документов, например, заявления на налоговый вычет, пояснений, справок и др. документов.

Напомним, что прежде, чем отправлять декларацию и документы в электронном виде через интернет, вам нужно проверить, зарегистрированы ли вы в налоговой инспекции.

По общему правилу вы должны состоять на учете в инспекции по месту постоянной регистрации.

После регистрации в инспекции вы можете подавать документы любым удобным способом:

  • принести распечатанную декларацию и документы и подать лично
  • отправить заказным письмом по почте
  • отправить в электронном виде через личный кабинет на сайте ФНС России
  • использовать наш сервис “Налогия”

Самый удобный способ для физлиц — это отправлять документы в электронном виде через личный кабинет.

Личный кабинет позволяет заполнять и сдавать различные документы (заявления, уведомления, обращения и др) в инспекцию, направлять их в электронном виде, составлять и подавать 3-НДФЛ, следить за камеральной проверкой и статусом оформления налогового вычета, следить за задолженностью по налогам.

Заявление на налоговый вычет вы можете отправить в налоговую так же как и декларацию. Для этого зайдите в личный кабинет используя:

  • логин и пароль от портала Госуслуг
  • данные аккаунта от личного кабинета на сайте налоговой (если у вас нет, можно получить в любой инспекции)
  • электронную цифровую подпись (нужна для непосредственной отправки документов)

Отправлять документы в электронном виде вы можете также через мобильное приложение.

Скачайте его в Google Play и App Store.

Когда подавать документы и декларацию в ИФНС в электронном виде?

Напомним, что декларация о доходах физлица по форме 3-НДФЛ — это специальный вид отчетности, в котором содержится информация о доходах физического лица, облагаемых подоходным налогом, указаны персональные данные плательщика налога, рассчитана налоговая база и сумма НДФЛ к уплате или возврату.

Если вы получили доход (кроме зарплаты), с которого вам нужно заплатить налог, то декларацию вы обязаны подать в налоговую инспекцию (в том числе в электронном виде) до 30 апреля года, следующего за годом получения дохода.

Датой получения декларации в инспекции считается дата ее фактической отправки. Также имейте в виду, что для отправки 3-НДФЛ вам понадобится электронно цифровая подпись. Без электронной подписи в личном кабинете вы можете только заполнить отчетность и скачать ее. А вот отправить не сможете.

Если вы подаете документы в электронном виде для оформления налогового вычета, то срок подачи для вас неограничен. Вы можете сделать это в любой день года, но только после окончания года, в котором у вас были расходы.

Помимо срока сдачи 3-НДФЛ, не забывайте про срок уплаты налога. Он отличается от срока подачи. Оплатить рассчитанный налог по декларации нужно до 15 июля следующего за годом получения дохода.

Так, например, если вы сдавали свою квартиру в аренду в 2020 году, то вы можете подать 3-НДФЛ в электронном виде, но сделать это вы должны до 30 апреля 2021 года, а оплатить налог до 15 июля 2021 года.

Приведем примеры других доходов, при получении которых вы должны подать 3-НДФЛ в налоговую:

  • если вы продали свое имущество (например, квартиру, находившуюся у вас в собственности менее минимального срока владения)
  • если вам подарили имущество (квартиру, машину и др. имущество)
  • если вы выиграли денежный или имущественный приз в лотерею (при этом организатор лотереи не удержал НДФЛ с вашего дохода)
  • если вы получали доход из-за рубежа
  • и другие виды доходов.

Надеемся, что теперь вам стало понятно, как подавать документы в налоговую в электронном виде и когда это надо делать.

Публикуем только проверенную информацию стаж: 15 лет консультаций:

Составляет налоговые декларации 3-НДФЛ для физлиц, сопровождает клиентов на камеральных проверках, формирует документы для налоговых вычетов, решает спорные вопросы с ИФНС, консультирует по вопросам налогообложения доходов физических лиц

Как представить документы в ФНС в электронном виде?

Согласно порядку, утвержденному в апреле 2011 года Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/[email protected], электронные документы, составленные в установленных форматах, могут быть представлены по требованию налогового органа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС).
На данный момент такие форматы существуют для счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж, товарной накладной по форме ТОРГ-12, акта приемки-сдачи работ (услуг),.

После вступления в силу Приказа ФНС России от 18.01.2017 № ММВ-7-6/[email protected], утвердившего новый формат xml-файла описи документов, появилась возможность представить по ТКС и xml-файлы, и бумажные документы в виде скан-образов (в форматах jpg, tif, pdf).  Новая опись действует с 01.06.17.
Подробнее мы писали в соответствующей статье. Таким образом, по ТКС можно направлять не только электронные документы, но и документы, изначально составленные на бумаге.

Если бухгалтер получил электронное требование о представлении документов, ему достаточно: 

  • сформировать и отправить через спецоператора связи квитанцию о приеме, которая служит уведомлением о доставке требования;

  • составить электронную опись в xml-формате и прикрепить к ней документы. Электронные документы в xml-формате можно прикрепить к описи сразу. Бумажные нужно отсканировать (или выгрузить из электронного архива) и перевести в форматы tif, pdf или jpeg;

  • сформированный пакет документов подписать сертификатом электронной подписи и направить в инспекцию по ТКС.

Представить как электронные, так и бумажные документы через интернет сегодня можно в любую налоговую инспекцию РФ.

Как отправить в ИФНС опись документов в ответ на требование подробнее писали в этой статье. 

Отправка электронных документов — Диадок

Расскажем об электронном документообороте и настроим безопасный обмен электронными документами

Отправить заявку

Что такое электронный документ

Электронный документ — это файл, изначально созданный в цифровом виде для обмена с контрагентами или подачи в госорганы по телекоммуникационным сетям (интернету). Реквизиты документа позволяют установить его подлинность, а электронная подпись (ЭП) дает данным юридическую силу.

В законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи» описаны три вида ЭП: простые, неквалифицированные, квалифицированные. Их подлинность и принадлежность владельцу подтверждают сертификаты — ключи для проверки подписей. Они выдаются, например, Удостоверяющим центром Контура.

Документ можно подписать любой ЭП, однако только при использовании квалифицированных сертификатов она сразу будет обладать полной юридической значимостью. Такая подпись гарантирует, что информация неизменна с момента подписания, и только ей можно подписать счет-фактуру. При визировании другими ЭП документы равнозначны бумажным после заключения сторонами отдельного соглашения.

Чаще всего электронными бывают:

  • счета-фактуры,
  • акты приемки-сдачи работ или услуг,
  • универсальные передаточные и корректировочные документы,
  • товарные накладные.

Это связано с тем, что из них формируется отчетность в налоговый орган, а ФНС разработала и утвердила для них форматы. Однако в Диадоке доступен обмен всеми электронными документами, в том числе неформализованными или имеющими собственный формат.

С электронным документооборотом (ЭДО):

  • снизятся расходы на канцелярию, печать, доставку, содержание архива,
  • поиск нужных файлов станет проще и быстрее,
  • рутинные действия с документацией будут автоматизированы,
  • сотрудники освободятся для других задач,
  • уменьшится риск ошибок и повысится производительность работников.

ЭДО регламентируют федеральные законы и нормативные акты. В их числе:

  • ФЗ № 63 «Об электронной подписи»,
  • ФЗ № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,
  • ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете».

Также электронный документооборот регулируется Гражданским и Налоговым кодексами РФ, приказами и письмами ФНС, нормативно-правовыми актами Правительства, министерств и ведомств РФ.

Благодаря этому через ЭДО разрешено заключать договоры, проводить сделки, вести бухгалтерский учет, участвовать в госзакупках.

Что нужно знать про обмен электронными документами

Для работы с электронными документами нужно приобрести электронную подпись и установить корневой сертификат. В этом файле указаны данные выдавшего сертификат Удостоверяющего центра, например УЦ Контура, к которым обращается криптопровайдер при проверке действительности подписи. Этот файл входит в «цепочку доверия» — связь сертификатов, позволяющих проверить, можно ли доверять ЭП. Без корневого сертификата подпись не будет работать.

В остальном работа с электронными документами выстраивается по тем же принципам, что и с бумажными. Однако следует учитывать, что:

  • Закон разрешает юридическому лицу передавать электронные счета-фактуры только через оператора ЭДО. Это и другие условия операции определяет ст. 169 Налогового кодекса РФ и приказ Минфина России от 05. 02.2021 № 14н.
  • Для счетов-фактур ФНС разработала обязательный формат. Его необходимо исполнять, иначе документ не будет принят налоговой. Для УПД, УКД, акта о расхождении по форме ТОРГ-2, товарной накладной по форме ТОРГ-12 и акта выполненных работ или оказанных услуг утверждены рекомендованные форматы. Остальные документы разрешено составлять и передавать в произвольных форматах.

Переход на ЭДО требует некоторой подготовки. Так, нужно договориться с партнерами и клиентами об обмене электронными документами. В Диадоке этот процесс упрощен: найдите контрагента в поиске по названию или ИНН и отправьте приглашение. После принятия запроса второй стороной можно начинать электронный документооборот. Команда Диадока описала самые эффективные инструменты для приглашения контрагентов на странице. Один из них — отправка приглашений по электронной почте.

Диадок позволяет не только отправлять и получать документы. Сервис предлагает пользователям множество опций, которые делают ЭДО простым и эффективным:

  • поиск документов по словам, тегам, контрагентам, подразделению или дате,
  • выстраивание маршрутов для ускорения согласований и подписаний,
  • бессрочное хранение на нескольких серверах, открытый доступ даже после завершения оплаченного периода,
  • сверка взаиморасчетов,
  • подключение неограниченного числа пользователей к ящику организации,
  • высокий уровень защиты и конфиденциальности данных,
  • возможность подключения роуминга, наличие автоматического роуминга,
  • круглосуточная техподдержка.

Диадок имеет полнофункциональную веб-версию. Но можно интегрировать сервис и с учетной системой — с помощью модуля для 1С, Диадок.Коннектора, API или решения для SAP. Также разработано более десяти партнерских решений.

Эксперты Диадока помогут с внедрением ЭДО и переходом на электронные документы. Это решение позволяет оптимизировать бизнес-процессы в компании, избавить сотрудников от рутинных задач и ускорить прохождение сделок и оплат.

Пользователи Диадока отправили более 700 млн документов за 10 лет. Попробуйте и вы возможности ЭДО

Оставить заявку

Судебная практика применения электронных документов


Электронный документооборот настолько прочно вошел в нашу жизнь, что представить себе взаимоотношения с контрагентами, кредитными учреждениями, органами власти без применения тех технических средств, к которым мы так привыкли, уже просто невозможно.

Новые технологии приходят и в нашу систему судопроизводства. Теперь на официальных сайтах арбитражных судов можно быстро получить информацию о движении дел, дате, времени и месте судебного рассмотрения, в режиме реального времени узнать о принятом решении, а в банке данных можно ознакомиться с текстами практически всех решений арбитражных судов.

В качестве примеров реализации электронного правосудия можно привести возможность подачи в электронном виде исков, регистрации заявлений, представления отзывов на иски посредством заполнения специальной формы, размещенной на официальном сайте арбитражного суда в Интернете. В настоящее время также проводятся заседания с помощью видеоконференций, производится отправка дополнительных уведомлений участникам судебного процесса через Интернет или посредством смс-сообщений.

Другие необходимые для судопроизводства документы, в том числе письменные доказательства, также могут представляться в арбитражный суд в электронном виде. В настоящее время электронное делопроизводство в суде пока остается альтернативой традиционному бумажному делопроизводству. Следовательно, за сторонами сохраняется право выбора способа подачи того или иного документа. 

Порядок подачи документов в арбитражные суды РФ в электронном виде

В соответствии с п. 1 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее — АПК РФ) письменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для дела, договоры, акты, справки, деловая корреспонденция, иные документы, выполненные в форме цифровой, графической записи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием сети Интернет, а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором, либо определены в пределах своих полномочий Верховным Судом Российской Федерации (п. 3 ст. 75 АПК РФ).

Согласно Временному порядку подачи документов в электронном виде в Верховный Суд РФ (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 05.11.2014) все документы должны быть отсканированы в формате Adobe PDF в черно-белом либо сером цвете (качество — не менее 200 точек на дюйм), обеспечивающем сохранение всех аутентичных признаков подлинности, а именно: графической подписи лица, печати, углового штампа бланка (если приемлемо), а также исходящего номера и даты заявления. Размер файла не должен превышать 10 Мб. Аналогичные требования содержатся и в Постановлении Президиума ВАС РФ №80 от 08.11.2013. «Об утверждении Порядка подачи документов в арбитражные суды Российской Федерации в электронном виде».

Документы, полученные посредством электронной или иной связи, могут заверяться электронной подписью, а могут и не быть заверены. В любом случае указанные документы будут признаны письменными доказательствами, если они составлены и использованы в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ. Документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий, должны соответствовать требованиям, установленным для данного вида документов.

Широкая трактовка способов, устанавливающих достоверность документа, позволяет включать в состав письменных доказательств обширный перечень различных документов, в том числе в электронной форме. Во всем многообразии электронных документов необходимо различать два типа отличных друг от друга письменных доказательств:
— электронные копии бумажных документов (сканированные образы), переписка с контрагентами по электронной почте и другие документы без электронной подписи;
— электронные документы, подписанные электронной подписью, которые являются оригиналами этих документов.

На последнем типе электронных документов остановимся подробнее.

Электронные документы с электронной подписью, представляющиеся в качестве письменных доказательств в суд, имеют ряд своих отличительных особенностей:
— Оригиналом такого документа является именно его электронный формат, тогда как распечатка электронного документа на бумаге в данной ситуации будет признаваться уже его копией, ведь изначально документ создавался и подписывался электронным способом. В Постановлении Президиума ВАС РФ от 20 сентября 2011 года №5365/11 указано, что в соответствии с действующим законодательством и условиями договора между контрагентами не предусмотрено представление электронных документов на бумажном носителе с проставлением каких-либо штемпелей, поскольку сама сущность такого документа заключается в его электронной форме.
— Вопрос о том какая именно копия электронного документа (только первая, либо и все последующие) является его подлинником, на настоящий момент не урегулирован.

Логично предположить, что подлинниками электронного документа будут признаваться все его экземпляры при условии идентичности их содержания. Вопрос о подлинности копий электронного документа может стать действительно актуален в том случае, когда различные его копии будут содержать отличные друг от друга сведения. В таком случае отличные документы будут исследоваться с учетом времени их создания и внесения в них изменений.

В настоящее время законом не предусмотрено более надежного средства идентификации и аутентификации документа, как его составление в электронной форме с подписанием электронной подписью. И в тех многочисленных случаях, когда стороны надлежащим образом предусмотрели использование электронных документов в их взаимоотношениях, суды, в том числе и высшие судебные органы, признают доказательственное значение за электронными документами, подписанными в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи».

На что стоит обратить внимание, чтобы Ваш электронный документ стал неоспоримым доказательством в суде

1. С контрагентом необходимо заключить соглашение об использовании электронного документооборота

Законодательством не предусмотрен способ заключения между сторонами соглашения на обмен электронными документами. Поэтому такое согласие может быть оформлено с учетом сложившихся обычаев делового оборота, в том числе посредством подписания соответствующего соглашения в письменной форме, либо выполнения определенных действий, свидетельствующих о согласии сторон на электронное взаимодействие.

Соглашение об электронном сотрудничестве необходимо заключить еще до начала самого обмена документами. Кроме того, в самом соглашении нужно предусмотреть, какие документы и какие действия разрешены при обмене в электронном формате. Более того в соглашении необходимо не только предусмотреть порядок обмена конкретными документами, а придать такому обмену юридическую значимость. В результате проведения подобных действий ваша переписка с контрагентом будет восприниматься судом как надлежащее доказательство ведения работ (услуг), а не просто как обмен информацией в электронном виде.

Аналогичное мнение высказано в Определении ВАС РФ от 22.07.2014 №ВАС-8833/14 по делу №А60-24911/2013, согласно которому было признано правомерным перечисление банком денежных средств на основании платежных поручений клиента, подписанных электронной подписью в порядке, установленном соглашением сторон об обмене электронными документами, когда открытый ключ аналога собственноручной подписи (АСП), относящийся к электронной подписи клиента, не утратил силу и действовал на момент проверки; средствами проверки АСП была подтверждена подлинность АСП в электронном документе. АСП использовалась в соответствии со сведениями, указанными в Регистрационной карточке открытого ключа АСП, средствами в автоматическом режиме с фиксацией результата проверки электронным способом.

2. При подписании документа лучше использовать усиленную квалифицированную подпись

Усиленную квалифицированную электронную подпись отличает от обычной электронной подписи использование сертификата ключей проверки, созданных аккредитованным удостоверяющим центром. Согласно ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи» информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

При обмене электронными документами одна сторона сделки не может присутствовать при подписании документа другой стороной, соответственно не может и отвечать, более того, знать, кто в действительности поставил электронную подпись со стороны контрагента. Даже если в дальнейшем будет установлена подмена лица, подписавшего документ, получатель такого документа не должен за это отвечать.

Такое мнение было высказано в Постановлении Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 6 марта 2013 года №17АП-1366/2013-ГК, согласно которому использование ключей электронной подписи связано с действиями только того лица, кто является владельцем сертификата этих ключей подписи.

3. Установить уполномоченных представителей сторон сделки, наделенных правами электронной подписи соответствующих документов

Особенное внимание при электронном взаимодействии с контрагентами следует уделять полномочиям лиц, ставивших свою электронную подпись на электронном документе.

Подписывать электронный документ своей электронной подписью от имени организации может либо руководитель этой организации, либо иное лицо, обладающее своей электронной подписью и уполномоченное подписывать соответствующие электронные документы в соответствии с приказом и/или доверенностью.

При получении электронного документа от своего контрагента необходимо проверить подлинность усиленной квалифицированной электронной подписи, поставленной на этом документе. А это значит, необходимо сопоставить электронную подпись подписанта электронного документа с фамилией и инициалами владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

Дополнительные подтверждения правомерности электронного документооборота

В дополнение ко всему вышесказанному хочу отметить, что наличие электронного документа от контрагента также обеспечивает Вам возможность получить дополнительные доказательства правомерности Ваших действий. Так, чтобы повысить достоверность электронного документа как доказательства, можно представить в суд следующие подтверждающие документы:

— Пояснение свидетеля, в том числе в письменном виде, являющегося сотрудником организации, от имени которой подготовлен электронный документ, либо сотрудником организации, получившим такой документ (Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 2 июля 2013 года №Ф07-3872/13 по делу №А56-2804/2012).

В соответствии с п. 2 ст. 88 АПК РФ арбитражный суд по своей инициативе может вызвать в качестве свидетеля лицо, участвовавшее в составлении документа, исследуемого судом как письменное доказательство. В рамках данной нормы может быть вызвано также и лицо, получившее электронный документ, ведь, как правило, законодательство требует от нас двухстороннего подписания документа.

Кроме того, инициатива вызова такого свидетеля может исходить не только от суда, но и от любой стороны судебного разбирательства. Ведь согласно п. 1 ст. 56 АПК РФ свидетелем является лицо, располагающее сведениями о фактических обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения дела, а право заявлять ходатайство о вызове свидетелей предоставлено всем лицам, участвующим в деле (п. 1 ст. 88 АПК РФ).

— Подтверждение, полученное от оператора электронного документооборота об отправке соответствующего файла электронного документа.

Подтверждение оператора электронного документооборота будет подписано усиленной квалифицированной электронной подписью представителя оператора. В таком подтверждении указываются дата и время поступления файла электронного документа в адрес оператора электронного документооборота. Такое подтверждение будет важным доказательством достоверности электронного документа при судебных разбирательствах. Кроме того, в соглашении об осуществлении электронного документооборота с контрагентом можно предусмотреть для получающей стороны обязанность по отправке извещения о получении ею электронного документа. В извещении будут указываться дата и время получения такого документа.

В таком случае после возникновения спорной ситуации наличие у Вас извещения от самого контрагента о получении им копии электронного документа, не позволит ему недобросовестно ссылаться на недостоверность такого доказательства.

Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью и направленные через оператора электронного документооборота — компанию Такском, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором, либо определены в пределах своих полномочий Верховным Судом Российской Федерации (п. 3 ст. 75 АПК РФ).

Отправить

Запинить

Твитнуть

Поделиться

Прием документов на регистрацию права собственности в электронном виде

Электронные услуги Росреестра в помощь населению

C июня 2015 года подать заявление о государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним можно в электронном виде. Причем местонахождение самого объекта недвижимости не имеет значения.

Сегодня в электронном виде предоставляются все основные услуги Росреестра:

— постановка на государственный кадастровый учет;

— предоставление сведений из ЕГРП;

— предоставление сведений из ГКН;

— регистрация прав на недвижимое имущество и сделок с ним.

Кроме того, заявители теперь могут просматривать, получать и копировать сведения из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (ЕГРП) и государственного кадастра недвижимости в виде электронного документа. Услуга оказывается в режиме реального времени посредством доступа к информационным ресурсам, содержащим сведения ЕГРП и ГКН.

Чтобы зарегистрировать право на недвижимое имущество и сделки с ним с помощью электронного сервиса, следует заполнить заявление на портале Росреестра. Для этого в разделе «Электронные услуги и сервисы» -> нужно выбрать пункт «Подать заявление на государственную регистрацияю прав» и прикрепить необходимые документы.

Правильно сформировать пакет документов поможет сервис портала Росреестра – «Жизненные ситуации». В соответствующем меню нужно выбрать тип объекта, с которым планируется совершить сделку и тип операции (например, купля-продажа). Система представит полный перечень документов, которые необходимо приложить к заявлению в электронном виде. Для защиты интересов граждан и юридических лиц от мошенничества, все отправляемые через электронный сервис документы заверяются электронной цифровой подписью (ЭЦП). Получить такую подпись можно в одном из удостоверяющих центров. Их перечень можно найти также на портале Росреестра.

Несмотря на нововведения, порядок государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделки с ним остается прежним. Результаты направляются заявителю по электронной почте в виде выписки из ЕГРП в электронном виде.

Игорь Васильев, руководитель Росреестра: «Предоставление возможности подачи документов на регистрацию прав на недвижимое имущество в электронном виде — один из ключевых этапов в реализации программы по совершенствованию и развитию российской учетно-регистрационной системы. Благодаря современным информационным технологиям у граждан и бизнеса появилась возможность напрямую обратиться в Росреестр за получением еще одной из наиболее популярных и сложных услуг. При этом исключено влияние человеческого фактора: заявитель самостоятельно подает документы и не зависит от действий чиновника, а также не теряет времени на визит в офис».

К 2019 году Росреестр планирует предоставлять в электронном виде не менее 70% государственных услуг. Увеличение доли таких услуг предусмотрено планом мероприятий («дорожная карта») «Повышение качества государственных услуг в сфере государственного кадастрового учета недвижимого имущества и государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним (2013-2018 годы)», утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации.

Получение государственных услуг в электронном виде — Государственное учреждение

Получить государственные  услуги  Фонда социального страхования РФ не выходя из дома или офиса – это возможно!

Уважаемые граждане и представители страхователей!

Услуги, предоставляемые Фондом социального страхования Российской Федерации можно получить в электронном виде.

Различные  услуги можно получить через следующие сервисы:

 

 

1. С использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.

     

 

Чтобы получить государственные услуги в электронном виде через Единый портал государственных и муниципальных услуг Вам необходимо:

1.  Зайти на портал по адресу http://www.gosuslugi.ru

2. Зарегистрироваться в личном кабинете.

— Регистрация физического лица: (Скачать пошаговую инструкцию)

-Регистрация юридического лица: (Скачать пошаговую инструкцию)

3. Получить логин и пароль.

4. Зайти в раздел  «Государственные услуги» затем пошагово в следующие разделы: Все услуги (по ведомствам) / Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации / Фонд социального страхования Российской Федерации.

5. Из открывшегося перечня государственных услуг выбрать нужную.

6. Нажав на кнопку «Получить услугу», заполнить специальные интерактивные формы электронных документов.      

При представлении заявления на получение государственной услуги и прилагаемых к нему в электронной форме документов заявителю направляется электронное сообщение, подтверждающее их прием.

ПЕРЕЧЕНЬ ГОСУСЛУГ

 

 

2. Через сайт Фонда                                                                                                                  

    

 

Чтобы получить государственные услуги в электронном виде через официальный сайт Фонда социального страхования Вам необходимо:

1. зайти на сайт по адресу http://fss.ru/

2.  в списке разделов сайта выбрать  «Обращение в Фонд» / Задать вопрос   

3. заполнить поля в появившейся карточке для обращения и нажать кнопку «отправить»

При подаче обращения в форме электронного документа заявителям обеспечивается возможность получения электронного сообщения, подтверждающего прием данного обращения. (Обязательно прочитайте «ОБРАЩАЕМ ВНИМАНИЕ! » внизу страницы!)

ПЕРЕЧЕНЬ УСЛУГ

 

  

 

3. Используя портал Фонда (шлюз)  

 

 

 

Прием расчетов по Форме 4-ФСС производится по адресу: http://f4.fss.ru/

Для сдачи в электронном виде расчета по Форме 4-ФСС обязательна квалифицированная электронная подпись.

Рекомендации по сдаче расчетных ведомостей по Форме 4-ФСС в электронном виде с использованием электронно-цифровой подписи.

 

ПЕРЕЧЕНЬ ГОСУСЛУГ

 

 

 

4. Иным способом (по электронной почте)

 

 

Чтобы получить государственные услуги по электронной почте Вам необходимо:

1. Создать письмо.  

2. Прикрепить к письму соответствующее обращение (документ).

Представители организаций могут направлять свои обращения вложенным файлом на официальном бланке организации за подписью соответствующего должностного лица.

3. Отправить письмо в региональное отделение со своего служебного или личного электронного адреса.

Электронный адрес Рязанского  регионального отделения Фонда: [email protected]

(Обязательно прочитайте «ОБРАЩАЕМ ВНИМАНИЕ! » внизу страницы!)

ПЕРЕЧЕНЬ ГОСУСЛУГ

 

ОБРАЩАЕМ ВНИМАНИЕ!

При направлении заявления о предоставлении государственной услуги в форме электронного документа через сайт Фонда  или по электронной почте должностное лицо территориального органа Фонда, ответственное за прием и регистрацию документов, не позднее одного рабочего дня, следующего за днем заполнения заявителем соответствующей электронной формы, направляет заявителю электронное сообщение, подтверждающее прием ЗАЯВЛЕНИЕ, а также информацию об адресе и графике работы территориального органа Фонда, в который необходимо представить (или направить по почте) подлинники документов, необходимых для  получения выбранной государственной услуги, указанных в соответствующем Административном регламенте, или их копии, заверенные в установленном порядке.

Рассмотрение заявления, поданного в форме электронного документа, будет осуществляться только при представлении документов (их заверенных копий), необходимых для предоставления государственной услуги на бумажном носителе.

          

Государственные услуги, предоставляемые в электронном виде, НЕ ТРЕБУЮЩИЕ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ (кроме заявления):

— Рассмотрение жалоб, поданных плательщиками страховых взносов в вышестоящий орган контроля за уплатой страховых взносов или вышестоящему должностному лицу

— Бесплатное информирование плательщиков страховых взносов о законодательстве Российской Федерации о страховых взносах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты страховых взносов, правах и обязанностях плательщиков страховых взносов, полномочиях Фонда социального страхования Российской Федерации, территориальных органов Фонда социального страхования Российской Федерации и их должностных лиц, а также предоставлению форм расчетов по начисленным и уплаченным страховым взносам и разъяснения порядка их заполнения.

 

 Напоминаем, все страхователи могут работать в «Личном кабинете» (http://cabinets.fss.ru ). Авторизация осуществляется через Единый портал госуслуг (ЕСИА). Работать в Личном кабинете могут разные пользователи (сотрудники организации).
Вам необходимо пройти по ссылке https://esia.gosuslugi.ru и в разделе «Доступы к системам» включить нужного пользователя в одну из следующих групп:
— Руководитель
— Бухгалтер
— Специалист группы поддержки
— Специалист по страховым случаям
С 8 декабря 2018 г. ограничен доступ в Личный кабинет пользователей, не включенных ни в одну из групп!
Определение ролей (включение в группу) осуществляет то лицо организации, которое является администратором учетной записи юридического лица в ЕСИА.

Инструкция по назначению прав доступа (Скачать).

Электронный документ и электронная подпись на сайте

11 февраля 2021

Новые требования к официальному сайту предусматривают размещение не только копий, но и электронных документов, в том числе электронных документов, подписанных простой электронной подписью. Это вызвало шквал вопросов. Ответим на наиболее популярные.
1. Теперь нужен другой сайт, который может поддерживать публикацию электронного документа с электронной подписью?
Ответ. Нет. Электронный документ подписывается электронной подписью с помощью специальных информационных систем, которые в большом разнообразии представлены на рынке подобных услуг. Например, компания «ЭОС», предлагающая сервис «Карма», компания «Контур» и многие другие. Электронная подпись проставляется в документе с помощью приобретаемых отдельно программ и после этого загружается в соответствующий раздел сайта. Другими словами речь идет о том, что теперь необходимо публиковать те файлы, которые были подписаны с помощью специальных программ. Поэтому с точки зрения конструктора сайта изменений не произошло. Только загружается не скан копия документа с печатью, а документ подписанный через специальную программу с помощью электронной подписи. И этими программами, и изготовлением электронных подписей занимаются специализированные организации, чьи контакты Вы можете найти в поисковых системах по запросам «изготовить электронную подпись» и т.п.
2. Мы отсканируем документ с печатью, и он будет электронным документом с электронной подписью.
Ответ. Нет. Отсканированный документ с синей печатью не является электронным документом подписанным электронной подписью. Проще всего проверить является ли документ электронным или нет, это попытаться выделить текст мышкой или с помощью комбинаций клавиш. Если получается выделить — значит документ электронный, если нет — значит это просто его графический образ.
В ФЗ-149 электронный документ определяется так: «электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
3. Мы отсканируем синию печать, подпись руководителя и вставим ее в документ Word. Сохраним в формате pdf и это будет электронная подпись.
Ответ. Нет. В ФЗ-63 дается такое определение электронной подписи: «электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию». То есть любое графическое изображение не является «информацией в электронной форме…» Говоря простыми словами — это набор знаков, который распознается компьютером, имеет владельца и привязывается с помощью программы к файлу. Существует три типа электронных подписей: простая, неквалифицированная и квалифицированная. Практически у каждой образовательной организации есть квалифицированная ЭП, которая используется с такими государственными информационными системами как ФИС ФРДО, bus.gov.ru и другие. Такая подпись подойдет для подписания и электронных документов, указанных в Приказе № 831.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» устанавливает определенный вид электронной подписи.

Четвертый и самый важный вопрос. Что же делать администратору сайта, чтобы не нарушить закон?
Необходимо с помощью техподдержки организации, которая выпустила Вам электронную подпись, научиться подписанный электронной подписью документ преобразовывать в формат pdf и получившийся электронный документ проверить на соответствие ГОСТ 7.0.97-2016. После этого выложить на сайт в соответствующий раздел. Задача не очень простая, но решаемая.
Есть и другой вариант. В программах Word и Acrobat есть возможность создавать простую электронную подпись самому пользователю бесплатно. Вы без труда найдете в Интернете соответствующие инструкции. Однако дальнейшее использование этой ПЭП, ее проверка и т.д. требует платных дополнений, которые устанавливаются отдельно. Скорее всего у обычного пользователя разобраться с этим не получится и придется прибегнуть к помощи квалифицированного специалиста.
Еще раз обращаем Ваше внимание, что с помощью конструктора сайта Вы можете выкладывать любые форматы файлов, в том числе и электронные документы, подписанные простой электронной подписью. Портал ОШКОЛЕ.РУ полностью соответствует требованиям Приказа № 831.


Подписывать и отправлять документы в электронном виде

Вплоть до 31 октября 2023 г. вы и ваши уполномоченные представители можете подписывать документы электронным способом и отправлять их нам по электронной почте во время аудита или взаимодействия по сбору платежей. Это исключение из нашей обычной политики, изложенной в меморандуме PDF, опубликованном 18 ноября 2021 г.

На этой странице

Документы, которые мы принимаем

Мы принимаем эти документы:

  • Продление срока давности оценки или сбора
  • Отказ от обязательного уведомления о дефиците и согласие на оценку
  • Закрытие соглашений
  • Другие заявления или формы, собранные вне стандартных процедур регистрации

Электронные подписи, которые мы принимаем

Мы принимаем два типа электронных подписей во время аудита или сбора данных:

  • Цифровые подписи: Если у вас есть цифровой сертификат, позволяющий подписывать документы в цифровом виде, вы можете использовать цифровую подпись, которая более надежна, чем подпись с изображением.Цифровые подписи:
    • Приведите веские доказательства того, что владелец цифрового сертификата подписал документ или запись
    • Распознавать фальсификацию и аннулировать подпись, если документ каким-либо образом изменяется  
  • Подписи с изображениями: Если у вас нет цифрового сертификата, вы можете подписать документ от руки, затем отсканировать или сфотографировать документ и сохранить его в стандартном формате изображения, таком как JPEG, TIFF или PDF.

Защита вашей информации

Стандартная электронная почта не является безопасной формой связи.Чтобы сохранить вашу личность и информацию в безопасности: 

  • Никогда не включайте личную информацию (PII) в строку темы или тело сообщения электронной почты
  • Используйте защищенные паролем зашифрованные форматы для любых вложений электронной почты 

PII — это любая информация, которая может идентифицировать вас, например:

  • Имя
  • Номер социального страхования
  • Дата и место рождения
  • Девичья фамилия матери
  • Медицинские, образовательные, финансовые или трудовые записи

Зашифруйте документ

Вы должны зашифровать документы с электронной подписью, прежде чем отправлять их по электронной почте назначенному сотруднику IRS.Мы принимаем зашифрованные файлы в распространенных форматах, таких как Microsoft Office и Adobe Acrobat. У каждого провайдера свои инструкции по шифрованию файлов:

В процессе шифрования вы создадите пароль для доступа к зашифрованному файлу. Используйте надежные пароли длиной не менее двенадцати символов, включающие сочетание букв, цифр и символов.

Обратите внимание, что восстановить утерянный пароль невозможно, поэтому, если вы не хотите шифровать исходный документ, сохраните зашифрованную копию под новым именем.

PDF-документы: Для шифрования PDF-файлов необходимо иметь Acrobat Pro или DC. Acrobat Reader не может шифровать PDF-файлы. PDF-документы с цифровой подписью не могут быть зашифрованы.

Теперь вы можете безопасно отправить нам свой документ по электронной почте.

Отправить документ

Вы можете использовать существующую учетную запись электронной почты для отправки зашифрованных документов назначенному сотруднику IRS на адрес электронной почты, который они вам предоставили. Если вам неудобно отправлять документы по электронной почте, вы можете отправить их назначенному сотруднику IRS с помощью eFax, установленных систем безопасного обмена сообщениями или почты.

Чтобы отправить документы по электронной почте назначенному сотруднику IRS, вам необходимо:

  1. Сообщите сотруднику IRS свой адрес электронной почты по телефону, если вы еще этого не сделали. Это позволит им связать ваше сообщение с правильным случаем без дополнительной PII. Никогда не включайте конфиденциальную или идентифицирующую информацию в строку темы или текст вашего электронного письма.
  2. Подтвердите адрес электронной почты сотрудника IRS, особенно если вы отвечаете на предыдущее сообщение. Официальные адреса электронной почты IRS выглядят следующим образом: employee.имя@irs.gov.
  3. При необходимости подпишите свои документы в электронном виде.
  4. Шифруйте все отправляемые вложения и защищайте их надежными паролями.
  5. Позвоните своему сотруднику IRS и сообщите ему пароль к зашифрованному файлу. Никогда не отправлять пароль по электронной почте.

Прежде чем мы отправим вам электронное письмо

Мы никогда не будем связываться с вами по электронной почте или требовать, чтобы вы связывались с нами по электронной почте. Как всегда, вы сами решаете, отправлять или получать документы в электронном виде.

Прежде чем отправить вам электронное письмо, сотрудник IRS свяжется с вами по телефону, чтобы подтвердить вашу личность и получить ваше согласие. Сотрудник IRS устно подтвердит ваш адрес электронной почты , а попросит вас отправить электронное письмо для подтверждения вашего адреса. Включите следующее заявление в тело вашего электронного письма:

Я даю согласие на получение зашифрованных документов по электронной почте от [имя сотрудника] и связанного с ним персонала IRS на время этого [анализа / сбора / и т. д.].

Вы можете отозвать это согласие в любое время.  

Как мы отправляем документы

Мы будем отправлять только зашифрованные документы, защищенные паролем. После получения вашего согласия сотрудник IRS свяжется с вами по телефону, чтобы сообщить вам, что вы ожидаете электронное письмо, и даст вам надежный пароль для открытия файла.

Всегда подтверждайте адрес электронной почты, прежде чем открывать письмо от нас.

Мы прикрепим зашифрованный файл к электронному письму в формате Microsoft, Adobe или заархивированном файле. Чтобы открыть файл, введите пароль, который сотрудник IRS дал вам при появлении запроса.

Создание и отправка электронных документов

Загружайте, редактируйте и отправляйте PDF-документы сотрудникам, студентам и руководителям с помощью нашей функции электронных документов!

п

Написано Procare Training
Обновлено больше недели назад

Загружайте и отправляйте необходимые документы в электронном виде родителям и персоналу с помощью нашей функции электронных документов! Загружайте новые или экономьте время, создавая шаблоны для часто отправляемых PDF-файлов.

Обратите внимание, : PDF — это единственный тип файла, совместимый с этой функцией, и максимальный размер файла составляет 6 МБ.

Начните создавать и отправлять документы

На экране «Документы» просто нажмите «Создать документ», затем выберите из шаблона или загрузите новый PDF-файл.

ДОБАВИТЬ : Нажмите «Выбрать файл» или перетащите PDF-файл в предоставленное место.

РЕДАКТИРОВАТЬ : После загрузки документа отредактируйте его, используя встроенные параметры, такие как выделение важных деталей, добавление стрелок или полей или добавление подписи.

ОТПРАВИТЬ : На этом экране представлены дополнительные параметры отправки:

  • Имя документа — введите имя для вашего документа. Это имя будет отображаться в уведомлении по электронной почте, отправляемом родителям и персоналу.

  • Отправить по номеру — сначала выберите группу людей (студенты, сотрудники или руководители), затем нажмите «Добавить получателя», чтобы выбрать имя из списка.

  • Документ — нажмите кнопку «Редактировать документ», чтобы вернуться и продолжить редактирование PDF-файла.

  • Срок действия — выберите дату истечения срока действия документа или выберите «Без срока действия». При выборе даты получатель не может получить доступ к документу после истечения срока его действия.

  • Отправить напоминание на — если документ не будет завершен к выбранной дате, будет отправлено электронное письмо с напоминанием.

  • Сообщение — введите сообщение, которое будет включено в уведомление по электронной почте.

После завершения дополнительных опций выберите следующий вариант для продолжения:

Как безопасно отправлять документы через Интернет

Отправка документов через Интернет — это удобный способ быстрой передачи договоров, соглашений, инструкций и Дополнительная информация.Но с другой стороны, данные должны оставаться конфиденциальными, а передача по сети не всегда гарантирует достаточное шифрование. Вы можете использовать несколько простых способов защитить свои документы от утечки информации.

Отправка документов с помощью DigiSigner

DigiSigner — онлайн-сервис для подписания и передачи документов. Вы можете поставить электронную подпись в свой документ или скачать и отправить его своему партнеру или клиенту. Сервис гарантирует шифрование по последним стандартам, обеспечивает защиту и конфиденциальность ваших данных.

Как отправить документы через Интернет с помощью DigiSigner:

  1. Войти с помощью электронной почты;
  2. В личном кабинете выберите «Загрузить документ» или загрузите из облачного хранилища Dropbox или Google Drive с помощью кнопки «Получить из облака»;
  3. Когда документ загружен и появится в списке в личном кабинете, нажмите «Отправить на подпись»;
  4. Введите адрес электронной почты получателя и прокомментируйте свое письмо;
  5. Нажмите «Отправить документ».

Документ будет сохранен в вашей учетной записи.Присланные вам бумаги можно найти в папке «Жду меня» и скачать.

Защита паролем для Windows и Mac

Другой вариант — установить пароль на документ. Для этого откройте его и нажмите вкладку «Файл» в левом верхнем углу экрана, для Mac — в строке «Меню». Затем нажмите «Информация» — «Защитить документ». Под выпадающим списком появится строка «Зашифровать с помощью пароля».

Создайте и подтвердите пароль. Внимательно следуйте инструкциям на экране.Сохраните файл. После этого вы можете отправить его по электронной почте или загрузить на облачный диск, перейдя по ссылке.

Шифрование документов Outlook

Если вы используете Outlook, откройте программу и нажмите «Новый адрес электронной почты» — значок конверта в левом верхнем углу. Теперь нажмите «Файл». В версии 2010 года вам нужно зайти в меню «Параметры» и выбрать «Дополнительные параметры».

Нажмите «Свойства» — «Настройки безопасности». Установите флажок в поле «Шифровать содержимое и вложения сообщения» и нажмите «ОК».Теперь сообщение будет зашифровано. Выполнив этот набор, отправьте документ через Outlook по стандартному алгоритму, прикрепив его в качестве вложения.

Вы можете воспользоваться любым из удобных способов или скачать дополнительные программы и дополнения, которые позволят зашифровать все данные на вашем устройстве.

Использование онлайн-сервисов в этом плане удобно еще и тем, что вы можете получить доступ с любого устройства, зная свои регистрационные данные. Используйте DigiSigner для повышения безопасности и скорости передачи конфиденциальной информации через Интернет.

Безопасная отправка документов

Ваши документы содержат крайне важную и иногда конфиденциальную личную информацию. При использовании приложения электронной подписи вы должны быть уверены, что ваши документы будут в безопасности и защищены. С такими угрозами, как кража личных данных и мошенничество, которые ежедневно преследуют предприятия, использование проверенного и надежного приложения электронной подписи, такого как DocuSign eSignature, является логичным выбором.

Docusign eSignature защищает вашу строго конфиденциальную информацию, шифруя и делая каждый документ защищенным от подделки.Варианты аутентификации помогают доказать, что подписывающие лица являются теми, за кого они себя выдают в момент подписания, помогая гарантировать, что ваши документы не будут отклонены в суде. С DocuSign eSignature безопасность ваших документов, проверка подлинности электронной подписи и безопасность системы являются главными приоритетами. Узнайте больше, посетив наш Центр управления безопасностью и прочитав наш блог «Безопасны ли электронные подписи».

 

DocuSign eSignature — это способ №1 надежно и надежно подписывать и отправлять документы

Наш комплексный подход обеспечивает безопасность, конфиденциальность, соответствие требованиям и возможность принудительного исполнения всех ваших транзакций.Используйте DocuSign eSignature для безопасной отправки документов любого типа, в том числе:

  • Контракты

  • Приложения

  • Письма-предложения

  • Договоры купли-продажи

  • Договоры с недвижимостью

  • Бланки разрешений

  • Договоры аренды/лизинга

  • Отказ от ответственности

  • Финансовые документы

 

«Это юридические документы.Существуют соглашения о ценах, условия и конфиденциальная информация, поэтому для нас очень важна надежная, но гибкая система безопасности. Нам нравится, что DocuSign имеет несколько уровней безопасности, которые мы можем выбирать в зависимости от потребностей бизнес-процесса».

– Брайан, старший вице-президент

Наиболее надежные и широко используемые

У DocuSign eSignature сотни миллионов подписантов в 180 странах. DocuSign eSignature признана и пользуется доверием миллионов людей по всему миру.

 

Три способа безопасного электронного обмена документами

Вы отправляете и получаете документы с клиентами в электронном виде.Много документов. Вы обдумали, что содержится в документе, например важную, привилегированную и конфиденциальную информацию, и как ее защитить. Какие рабочие процессы для безопасной отправки/получения документов сочетают простоту использования для вас и вашего клиента с адекватной безопасностью? Вам не обязательно нужны какие-либо новые технологии, просто эффективно используйте то, что у вас есть.

Что ты защищаешь?

При отправке, получении или совместном использовании документов с клиентами и другими сторонами учитывайте, какая информация содержится в документе.Конфиденциальность имеет первостепенное значение. Содержит ли документ конфиденциальные данные, защищенные законами или правилами, такими как PII, здоровье, финансы или операции с недвижимостью? Как вы обеспечите защиту данных, их отправку нужному лицу и доступ только для указанных сторон?

Конфиденциальность

Правила профессионального поведения NC были обновлены, чтобы отразить изменения, внесенные в типовые правила ABA для правила 1.6 (конфиденциальность). В комментарии 19 Правила проиллюстрирован перечень факторов для оценки необходимых усилий по защите информации.Эти факторы помогают определить, что влекут за собой разумные усилия по защите конфиденциальной информации. Они включают (но не ограничиваются):

  • секретность информации;
  • вероятность раскрытия информации, если не используются дополнительные меры безопасности;
  • стоимость использования дополнительных мер безопасности;
  • трудности реализации мер безопасности;
  • и степень, в которой гарантии неблагоприятно влияют на способность адвоката представлять интересы клиентов (например,g., делая устройство или важную часть программного обеспечения чрезмерно сложными в использовании).

В комментарии к Правилу далее говорится: «Клиент может потребовать от адвоката принятия специальных мер безопасности, не требуемых настоящим Правилом, или может дать информированное согласие на отказ от мер безопасности, которые в противном случае требовались бы настоящим Правилом».

Комментарий 20 к NC RPC 1.6 фокусируется на передаче сообщений клиентам с упором на принятие разумных мер предосторожности для предотвращения попадания информации в руки непреднамеренных получателей.Хотя вы не обязаны использовать специальные методы безопасности, «если метод связи позволяет разумно ожидать конфиденциальности», в Комментарии отмечается, что «особые обстоятельства, однако, могут требовать особых мер предосторожности».

Дополнительные соображения с точки зрения этики изложены в официальном заключении ABA 477R «Обеспечение передачи защищенной информации о клиентах». Мнение Техасской коллегии адвокатов 648 о шифровании электронной почты содержит конкретные сценарии, которые следует учитывать при определении разумных шагов для защиты конфиденциальной и конфиденциальной информации при электронной передаче документов и информации.

Отправка документов по электронной почте

Маловероятно и нецелесообразно отправлять строго конфиденциальную или конфиденциальную информацию в теле сообщения электронной почты. Если вы это сделаете, само электронное письмо должно быть зашифровано. Однако более вероятно, что вложения к электронному письму содержат информацию, требующую дополнительной защиты. Будь то документ WordPerfect, документ Word или PDF-файл, созданный с помощью такого продукта, как Adobe Acrobat, вы можете добавить пароль, который требуется перед открытием документа.Хотя это не идеальная защита, в большинстве случаев она не позволит получить доступ к содержимому документа без пароля. Вы не должны отправлять пароль к документу по электронной почте, будь то в теле письма с вложением или в отдельном электронном письме. Вместо этого рассмотрите возможность установки уникального, длинного и надежного пароля для документов с клиентом в начале представления. Вы можете хранить пароли в безопасном хранилище приложения для управления паролями для безопасного хранения или хранить их в электронной таблице, защищенной паролем.

Онлайн-хранилище документов

Независимо от того, использует ли ваша компания Dropbox для бизнеса, OneDrive для бизнеса, Google Workspace (например, G-Suite), Box, ShareFile или одну из многих других, большинство онлайн-систем хранения позволяют обмениваться файлами и папками с внешними пользователями. стороны. Отправка электронного письма с несколькими вложениями неуклюжа и может создать проблемы с контролем версий, а также усложнить для клиента добавление дополнительной защиты, если у него нет платных инструментов, которые включают защиту паролем для документов.Отправка ссылки на файл или папку для доступа клиента через созданный им логин также избавляет вас от необходимости управлять паролями. Большинство онлайн-хранилищ для бизнеса имеют различные средства защиты, которые вы можете настроить при обмене файлами: только чтение, пароль, срок действия, аутентификация и многое другое. В некоторых случаях наиболее строгие меры безопасности потребуют от клиента бесплатного создания учетной записи на платформе для доступа к файлам.

Клиентские порталы

Если вы используете приложение для управления практикой SaaS (программное обеспечение как услуга или облачное хранилище) или систему управления документами, у вас может быть возможность создать клиентский портал.Клиент создает имя пользователя и пароль (бесплатно) для доступа не только к файлам, которые вы разместили для них на портале, но и может загружать файлы. Кроме того, в зависимости от продукта, который вы используете, вы можете добавлять счета, которые они могут оплачивать онлайн, делиться сроками и календарями, задачами и сообщениями. Если у вас есть эта возможность в приложении для управления практикой, ее стоит изучить не только как преимущество обслуживания клиентов, но и для безопасного обмена информацией и переписки.

Заключение

Безопасный обмен документами с клиентами, когда вы сталкиваетесь со всеми правилами, нормами и законами, касающимися защиты конфиденциальности и определенной информации, может быть пугающим.Однако у вас, вероятно, есть все инструменты, необходимые для добавления уровня защиты при обмене документами с вашими клиентами.

Как подписать документ электронной подписью

Электронные подписи — это быстро и просто с DocuSign eSignature

Электронные подписи, такие как наше решение DocuSign eSignature, — это законный способ цифровой защиты утверждения документа, контракта или набора документов. Электронные подписи могут заменить вашу собственноручную подпись и ускорить практически любые бумажные процессы ручной подписи.

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись, аналогичная подписи, созданной DocuSign eSignature, представляет собой символ или другие данные в цифровом формате, которые присоединяются к электронному документу и принимаются «подписавшимся» или получателем запроса на подпись. Чаще всего электронные подписи представляют собой изображение физической подписи. Электронные подписи создаются онлайн и применяются к онлайн-документам. Вместо физической подписи ручкой вы получаете запрос по электронной почте на вашу подпись.Все «подписание» происходит онлайн.

Зачем использовать электронные подписи?

Электронная подпись документов экономит время, снижает потребность в бумажных процессах и дает вам возможность подписывать документы практически из любого места на большинстве устройств. DocuSign eSignature может вам помочь:

  • Ускорение рабочих процессов
  • Выполнение транзакций с доверием
  • Устранение ручных подписей 

Экологичность DocuSign eSignature экономит вам в среднем 36 долларов США за каждое соглашение за счет сокращения основных расходов, включая бумагу, почтовые расходы и печать.

Для чего можно использовать электронную подпись DocuSign?

Используйте лучшее в мире решение для электронной подписи, чтобы подписать:

  • Договоры купли-продажи
  • Новая документация по найму
  • Обработка счета
  • Заказы на поставку
  • Отчет о расходах
  • Соглашения с поставщиками
  • Внутреннее соответствие
  • NDA Письма о намерениях

Попробуйте подписаться онлайн бесплатно.

Являются ли цифровые подписи и электронные подписи одинаковыми?

Термины «цифровая подпись» и «электронная подпись» часто используются взаимозаменяемо, но на самом деле это разные вещи. Цифровые подписи — это тип электронной подписи, обеспечивающий дополнительный уровень безопасности. Как электронные подписи, такие как DocuSign eSignature, так и цифровые подписи имеют юридическую силу.

Законны ли электронные подписи?

Да. Электронные подписи имеют юридическую силу в большинстве деловых и личных транзакций почти во всех странах мира.Узнайте больше в этом блоге.

Электронные подписи можно использовать для подписи документов любых форм и размеров, в том числе:

  • Письма-предложения
  • Договоры купли-продажи 
  • Бланки разрешений 
  • Договоры аренды/аренды 
  • Отказ от ответственности
  • Финансовые документы

Как вы используете DocuSign eSignature для электронной подписи документа или PDF-файла?

  1. Подпишитесь на бесплатную пробную версию DocuSign eSignature и войдите в систему.
  2. Выберите «Создать» > «Подписать документ», затем загрузите электронный документ или PDF-файл.
  3. Выберите «Подписать» и следуйте инструкциям по электронной подписи вашего документа или PDF-файла.

Как создать и отправить документ или PDF-файл, чтобы кто-то еще мог подписать его электронной подписью?

  1. Откройте письмо с запросом на цифровую подпись вашего документа.
  2. Щелкните ссылку. Ваш документ должен открыться в инструменте электронной подписи, таком как наше приложение DocuSign eSignature.
  3. Согласие на электронную подпись. Вас могут попросить согласиться подписать. После подтверждения согласия и если документ был отправлен через DocuSign eSignature, вы должны увидеть теги с инструкциями по запуску или подписанию.
  4. Щелкните каждую метку подписи и следуйте инструкциям, чтобы добавить свою электронную подпись там, где это необходимо для подписи или инициализации.
  5. Принять подпись, чтобы сохранить информацию о подписи.
  6. Подтвердите свою подпись, нажав FINISH. Появится сообщение о том, что вы закончили, и отправитель автоматически получит ваш подписанный документ.

Безопасно ли подписывать документы в электронном виде?

DocuSign защищает вашу строго конфиденциальную информацию, шифруя и делая каждый документ защищенным от подделки. Варианты аутентификации помогают доказать, что подписывающие лица являются теми, за кого они себя выдают в момент подписания, помогая гарантировать, что ваши документы не будут отклонены в суде. С DocuSign безопасность ваших документов, проверка подлинности электронной подписи и безопасность системы являются главными приоритетами. Узнайте больше в этом блоге.

Теперь, когда вы лучше разбираетесь в электронных подписях, подпишитесь на нашу бесплатную пробную версию DocuSign eSignature и попробуйте самостоятельно подписывать электронные документы.

Как отправить электронные академические записи в WES

Все большее число учебных заведений по всему миру делают свои академические записи доступными в цифровом или электронном формате. World Education Services (WES) теперь сотрудничает с учреждениями, чтобы принимать электронные документы из официальных, проверенных и безопасных источников.

Отправка документов в электронном виде может ускорить завершение вашего отчета об оценке. Это самый безопасный и эффективный способ поделиться своими академическими записями с WES. В этой статье вы можете узнать о доступных методах обмена цифровыми документами с помощью WES.

Во-первых, узнайте в отправляющем учреждении, есть ли у них возможность электронной передачи. Даже если они в настоящее время не поддерживают эту опцию, мы все равно сможем принимать от них электронные документы.Мы рекомендуем учреждениям связаться с нами, чтобы узнать об отправке цифровых документов в WES.

Обратите внимание: Чтобы настроить электронную подачу документов, у вас должен быть корпоративный адрес электронной почты, который можно легко проверить.

Общий доступ к вашим документам с помощью WES

Перед отправкой электронных документов в WES важно ознакомиться с веб-сайтом вашего учебного заведения и нашими необходимыми документами.

Существует три основных способа обмена электронными документами с помощью WES:

  • Онлайн-платформа
  • Каналы прямой передачи
  • Электронная почта

Прочитайте о каждом из этих вариантов ниже.

Онлайн-платформа

Онлайн-платформа является наиболее распространенным способом обмена электронными документами с WES. Учебное заведение, выдающее ваши документы, может иметь собственную онлайн-платформу или использовать стороннего поставщика. Электронные документы выпускаются в виде сертифицированных PDF-файлов с цифровой подписью.

Чтобы поделиться документами с онлайн-платформ, выполните следующие действия:

  1. Войдите в свою учетную запись, связанную с онлайн-платформой.
  2. Выберите WES в качестве получателя ваших электронных документов.
  3. Если вы не можете выбрать нас в качестве получателя, вы можете отправить документы на адрес электронной почты, указанный на нашей странице «Необходимые документы». Отправка документов на любой другой адрес электронной почты вызовет задержки в обработке ваших документов.

Обратите внимание: Мы используем эти адреса электронной почты только для получения документов. Если у вас есть другие вопросы, обратитесь в службу поддержки клиентов.

Как только мы получим ссылку, которая позволяет нам получить доступ к документам, мы получим их и приступим к вашей оценке.Мы считаем электронные документы официальными только в том случае, если они отправлены напрямую через официальную онлайн-платформу вашего учебного заведения или стороннего поставщика.

Вот некоторые из онлайн-платформ, с которыми мы работаем:

Это не полный список. Многие университеты имеют собственные платформы для электронных транскриптов и сертификатов. Лучший способ узнать, есть ли он в вашем учреждении, — проверить его веб-сайт.

Каналы прямой передачи

WES сотрудничает с сотнями международных организаций и сторонних поставщиков для получения электронных документов по проверенным каналам.Эти закрытые безопасные каналы позволяют учреждениям напрямую передавать документы в WES.

WES предлагает два варианта быстрой и безопасной доставки документов: защищенный протокол передачи файлов (SFTP) и интерфейс прикладного программирования (API). Если учреждение, выдавшее ваши документы, уже имеет соглашение с WES, попросите их использовать проверенный канал для передачи ваших документов в WES.

В настоящее время некоторые из учреждений, которые сотрудничают с нами, включают:

Это не полный список. Свяжитесь со своим учреждением, чтобы узнать, существует ли такая договоренность с WES.

Электронная почта

WES рекомендует каналы прямой передачи (SFTP и API) для отправки документов в электронном виде. Но мы понимаем, что не все учреждения могут использовать эти возможности. Если другие варианты недоступны, ваше учреждение может отправлять свои электронные документы в виде вложений электронной почты. Если это так, их нужно будет отправить с официальной учетной записи электронной почты учреждения.

Вот несколько правил отправки документов по электронной почте:

  • WES должен иметь возможность проверить адрес электронной почты отправителя на веб-сайте учреждения.
  • Отправитель должен быть авторизован для отправки академических записей. Как правило, за отправку документов отвечают отделы ЗАГС; Контролер экзаменов; отдел экзаменов, наград и выпускных экзаменов; Департамент студенческих услуг; или Управление академических записей.
  • Вложенные документы должны предоставляться в безопасном неизменном формате (например, в формате PDF).
  • Электронные письма должны пройти строгие проверки подлинности и безопасности для защиты от спуфинга.

Некоторые учреждения, которые в настоящее время отправляют нам документы по электронной почте, включают:

Это не полный список. Свяжитесь со своим учреждением, чтобы узнать, существует ли такая договоренность с WES.

Обратите внимание: Электронная почта используется только для передачи документов, если другие варианты (цифровая платформа или прямые каналы передачи) невозможны.

6 Что нужно и что нельзя делать при отправке электронных документов в WES
  • Сделайте: Начните с проверки нашей страницы «Необходимые документы», чтобы узнать, есть ли у вашего учреждения возможность электронной передачи ваших документов в WES.
  • Делать: Следуйте инструкциям на нашем веб-сайте и веб-сайте вашего учебного заведения, чтобы узнать, как правильно отправлять документы в WES.
  • Делать: По возможности указывайте свой регистрационный номер WES при отправке электронных документов. Некоторые онлайн-платформы предоставляют поле для заметок или комментариев; это хорошее место для добавления вашего ссылочного номера WES. Другие платформы позволяют отправлять дополнительные документы с академической справкой или сертификатом степени; вы можете написать свой регистрационный номер WES в этом дополнительном документе.
  • Делать: Отправляйте электронные документы только на адрес электронной почты, предназначенный для этой цели. Будут задержки, если ваши документы будут отправлены на неверный адрес электронной почты, даже если они все еще отправлены в WES.
  • Не делать: Назначать PIN-код или срок действия документам. Это заблокирует наш доступ к вашим документам.
  • Не делать: Поделитесь своими личными учетными данными для входа в WES. Из соображений конфиденциальности мы не можем использовать их для получения ваших документов.
  • Не делать: Отправляли нам электронные стенограммы или таблицы с отметками в виде вложений из вашей личной учетной записи электронной почты. Это не удовлетворит нашим требованиям к документам. WES принимает электронные академические записи только из нашего списка проверенных и утвержденных источников.

Похожие материалы

Как загрузить свои дипломы и переводы в WES

Как отправить документы в WES в запечатанном конверте

Понимание необходимых документов WES

Драгана Боренович Дилас — специалист по оценочной документации в World Education Services.

Leave a comment