Что такое Автотекст в Word и как с ним работать

При работе в Word в редактируемые текстовые документы нередко приходится вставлять «дежурные» фразы, адреса, наборы терминов, имена и тому подобные блоки текста. Вводить их каждый раз вручную — значит терять драгоценное время, вставлять из заранее подготовленного файла стандартными методом копировать/вставить — это уже лучше, но опять же нужно этот файл открыть, найти в нём нужный элемент, скопировать его, вернуться в Word и только потом вставить.

В общем, опять всё сводится к потере времени.

К счастью, в Word есть функция, позволяющая вставлять в документ блоки текста быстро и без лишних хлопот. Называется она Автотекст. Суть её работы заключается в следующем. Выделенные в Word фрагменты текста сохраняются в специальный файл Normal.dotm, служащий шаблоном, к которому в случае необходимости вставки текста обращается пользователь нажатием всего лишь одной кнопки. А теперь представим, что у вас есть некий текст и его нужно добавить в шаблон

Автотекста.

Выделите в документе нужный участок текста, переключитесь на вкладку «Вставка» и в блоке «Текст» кликните по верхней средней иконке «Экспресс блоки». В открывшемся меню выберите «Автотекст» -> «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста».

В появившемся диалоговом окошке «Создание нового текстового блока» присвойте ему (если хотите) подходящее имя и сохраните его нажатием «ok». Прочие параметры менять не нужно.

Теперь вы можете вставлять сохранённый текст из «Автотекста» в документы в каком угодно месте, при этом исходное форматирование шаблона будет сохранено. А чтобы избавить себя от необходимости каждый раз переключаться на вкладку «Вид» и вызывать «Автотекст», добавьте его на панель быстрого доступа Word для чего кликните по элементу меню «Автотекст» правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню соответствующую опцию.

Вполне вероятно, что со временем у вас накопится много текстовых заготовок и вы захотите удалить ненужные. Делается это также очень просто. Вызовите шаблон из «Автотекста», кликните по ненужной более записи правой кнопкой мыши и выберите в меню пункт «Упорядочение и удалить…».

При этом откроется окно организатора стандартных блоков.

Нажмите в нём кнопку «Удалить» и запись будет удалена из файла-шаблона Normal.dotm.

Как создавать и вставлять автотекст в MS Word

Функция Автотекст это очень удобный способ экономии времени при работе в программе Microsoft Word. Одним нажатием кнопки Вы можете вставить часто используемые фразы или имена в ваши документы. Например, Вы можете использовать автотекст, чтобы вставить приветствие, адрес или подпись в письмах. Узнайте, как начать работу с автотекстом в Word сейчас! Это очень просто!

Для использования Автотекста в Word 2007 и выше, нужно добавить его на панель быстрого доступа. Затем Вы легко сможете создавать и вставлять свои собственные элементы автотекста.

Добавление Автотекста на панель быстрого доступа

Для добавления функции автотекста на панель быстрого доступа следуйте инструкции ниже:

1. В меню Файл выберите «Параметры».

 

2. В открывшемся окне Параметры Word нажмите по вкладке «Панель быстрого доступа».

3. В поле «Выберите команды из» поставьте «Все команды», а в списке ниже кликните по «Автотекст» и нажмите кнопку «Добавить».

4. Нажмите «ОК». Теперь кнопка Автотекст появится на панели быстрого доступа:

Добавление текста в Автотекст

1. Выделите текст, который Вы хотите добавить. Это может быть несколько слов, абзацев, поля, графики, таблицы или другие объекты.

2. Нажмите кнопку Автотекст, а затем щелкните «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста» или нажмите ALT+F3.

 

3. В открывшемся окне «Создание нового стандартного блока» в поле «Имя» введите имя для автотекста. Вы сможете использовать это имя для идентификации данного автотекста в списке или для ручного ввода автотекста, введя его имя (об этом Вы узнаете чуть позже).

4. Коллекция должна оставаться «Автотекст».

5. С помощью поля Категория можно поделить Ваши блоки автотекста по своим категориям.

6. Поле Описание служит только напоминанием для Вас о содержании автотекста. Его можно не вводить.

7. Поле «Сохранить в:» показывает в какой файл будет сохранен Ваш автотекст. Оставляем как есть.

8. В поле Параметры можно выбрать, как будет вставляться блок автотекста: вставлять только содержимое (так как оно было создано), вставлять в новый абзац и вставлять на новую страницу.

9. Нажмите «ОК» чтобы сохранить.

Вставка автотекста в документ

Установите курсор там, где должен быть вставлен автотекст. Есть два способа его вставки:

1. Вручную: Введите имя автотекста и нажмите F3. Также Word может Вам предложить нажать клавишу Ввод (Enter) для вставки.

2. Мышью: Нажмите кнопку Автотекст, кликните по нужной записи, чтобы ее вставить, или нажмите по записи правой кнопкой мыши и выберите, куда вы хотите ее вставить.

 

Редактирование и удаление записей автотекста

1. Редактирование. Для редактирования свойств автотекста, таких как имя, категория, описание, нажмите правой кнопкой мыши по записи автотекста выберите «Изменить свойства…». Чтобы изменить или переделать сам автотекст его нужно вставить, изменить, а затем сохранить его, так же как новую запись, но с таким же именем. И программа перезапишет старый автотекст на новый.

2. Удаление. Чтобы удалить запись автотекста, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите «Упорядочить и удалить…». У Вас откроется окно «Организатор стандартных блоков», в нем выделите нужную запись автотекста и нажмите кнопку «Удалить». Подтвердите удаление, затем нажмите «Закрыть», чтобы закончить.

Добавление и удаление элементов автозамены в Word

Удаление элементов из списка автозамены

1. Откройте вкладку Автозамена.

2. В поле заменить введите слово, которое нужно удалить из списка.

3. Выберите запись из списка.

4. Нажмите кнопку Удалить.

Добавление записи в список автозамены

1. Откройте вкладку Автозамена.

2. В поле заменять введите слово или фразу, которые часто являются опечатками.

3. В поле на введите правильное написание слова.

4. Нажмите кнопку

   Добавить.

Дополнительные сведения на вкладке Автозамена можно найти в разделе Параметры автозамены.

Примечание: Вы можете добавить несколько записей, которые будут приводить к замене на один и тот же текст в разделе «на». Просто добавьте отдельный элемент для каждого изменения.

Список автозамены является общим для всех приложений Microsoft Office, поддерживающих эту функцию. Это означает, что добавление или удаление слова в списке одного приложения Office отражается и на всех остальных приложениях набора.

Удаление элемента из списка автозамены

1. Щелкните или коснитесь списка и введите первые несколько букв слова или фразы, которые нужно удалить.

2. Прокрутите список, чтобы найти и выбрать элемент.

3. Выберите знак » — «.

Добавление записи в список автозамены

1. Откройте вкладку Автозамена.

2. Щелкните знак + (+ ) в левом нижнем углу диалогового окна и введите слово или фразу, которая часто является недействительной в столбце » заменить «.

3. В столбце with введите правильное написание слова.

4. Нажмите клавишу ВВОД.

Примечание: Вы можете добавить несколько записей, которые будут приводить к замене на один и тот же текст в разделе «на». Просто добавьте отдельный элемент для каждого изменения.

Список автозамены является общим для всех приложений Microsoft Office, поддерживающих эту функцию. Это означает, что добавление или удаление слова в списке одного приложения Office отражается и на всех остальных приложениях набора.

Word для Интернета поддерживает автозамену, но вы не можете добавлять и удалять слова из списка автозамены. Если у вас есть приложение Word для настольного компьютера, перейдите в раздел редактирование > Открыть в классическом приложении и следуйте инструкциям на вкладках Windows или macOS.

Использование экспресс-блоков и автотекста в Word

Внести изменения в экспресс-блок можно, изменив стандартный блок. Вставьте стандартный блок, внесите нужные изменения и затем сохраните стандартный блок с прежним названием.

Важно: Чтобы изменить исходный элемент в коллекции, имя, категория и коллекция измененного и исходного элементов должны быть одинаковыми.

1. Щелкните там, где нужно вставить стандартный блок.

2. На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите пункт Организатор стандартных блоков. Если вы знаете название стандартного блока, нажмите Имя, чтобы упорядочить названия по алфавиту.

3. Нажмите кнопку Вставить.

4. Внесите изменения в содержимое стандартного блока.

5. Выделите измененный текст.

   Чтобы сохранить параметры форматирования абзаца, включая отступ, выравнивание, междустрочный интервал и разбиение на страницы, включите знак абзаца ( ¶ ) в выделенный фрагмент.

   Примечание:  Чтобы отобразить знаки абзацев, на вкладке Главная в группе Абзац нажмите кнопку Отобразить все знаки.

6. На вкладке Вставка в группе Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки и выберите пункт Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков.

7. В диалоговом окне Создание нового стандартного блока введите исходное имя, категорию и коллекцию для стандартного блока и нажмите кнопку ОК.

8. В ответ на вопрос, нужно ли вам переопределить стандартный блок нажмите Да.

Автозамена в Ворде

Функция автозамены в Microsoft Word — это то, благодаря чему можно легко и удобно исправлять опечатки в тексте, ошибки в словах, добавлять и вставлять символы и другие элементы.

Для своей работы функция автозамены использует специальный список, в котором содержатся типичные ошибки и символы. При необходимости, этот список всегда можно изменить.

Примечание: Автозамена позволяет исправлять ошибки написания, содержащиеся в основном словаре проверки правописания.
Текст, представленный в виде гиперссылки, не подлежит автозамене.

Добавляем записи в список автозамены

1. В текстовом документе Ворд перейдите в меню “Файл” или нажмите кнопку “MS Word”, если используете более старую версию программы.

2. Откройте раздел “Параметры”.

3. В появившемся окне найдите пункт “Правописание” и выберите его.

4. Нажмите на кнопку “Параметры автозамены”.

5. Во вкладке “Автозамена” установите галочку напротив пункта “Заменять при вводе”, расположенного внизу списка.

6. Введите в поле “Заменить” слово или фразу, в написании которого вы часто ошибаетесь. К примеру, это может быть слово “чуства”.

7. В поле “На” введите это же слово, но уже правильно. В случае с нашим примером это будет слово “чувства”.

8. Нажмите “Добавить”.

9. Нажмите “ОК”.

Изменяем записи в списке автозамены

1. Откройте раздел “Параметры”, расположенный в меню “Файл”.

2. Откройте пункт “Правописание” и нажмите в нем кнопку “Параметры автозамены”.

3. Во вкладке “Автозамена” установите галочку напротив “Заменять при вводе”.

4. Кликните по записи в списке, чтобы она отобразилась в поле “Заменить”.

5. В поле “На” введите слово, символ или фразу, на которую вы хотите заменять запись при вводе.

6. Нажмите “Заменить”.

Переименовываем записи в списке автозамены

1. Выполните действия 1 — 4, описанные в предыдущем разделе статьи.

2. Нажмите на кнопку “Удалить”.

3. В поле “Заменить” введите новое имя.

4. Нажмите на кнопку “Добавить”.

Возможности функции автозамены

Выше мы рассказали о том, как сделать автозамену в Ворде 2007 — 2016, но и для более ранних версий программы эта инструкция тоже применима. Однако, возможности функции автозамены куда более широкие, поэтому давайте рассмотрим их детально.

Автоматический поиск и исправление ошибок и опечаток

К примеру, если вы введете слово “коотрый” и поставите после него пробел, это слово автоматически будет заменено на правильное — “который”. Если же вы случайно напишите “которыйб удет” после чего поставите пробел, ошибочная фраза будет заменена на правильную — “который будет”.

Быстрая вставка символов

Функция автозамены очень полезна в случае, когда в текст необходимо добавить символ, которого нет на клавиатуре. Вместо того, чтобы долго искать его во встроенном разделе “Символы”, можно ввести необходимое обозначение с клавиатуры.

Например, если вам нужно вставить в тексте символ ©, в английской раскладке введите (c) и нажмите пробел. Бывает и так, что необходимые символы отсутствуют в списке автозамены, но их всегда можно ввести вручную. о том, как это сделать, написано выше.

Быстрая вставка фраз

Данная функция наверняка заинтересует тех, кому часто приходится вводить в тексте одинаковые фразы. Чтобы сэкономить время, эту самую фразу всегда можно копировать и вставлять, но есть куда более эффективный метод.

Достаточно просто ввести необходимое сокращение в окне настроек автозамены (пункт “Заменить”), а в пункте “На” указать его полное значение.

Так, к примеру, вместо того, чтобы постоянно вводить полную фразу “налог на добавленную стоимость” можно установить автозамену на нее с сокращения “ндс”. О том, как это сделать, мы уже написали выше.

Совет: Чтобы убрать автоматическую замену букв, слов и фраз в Ворде, просто нажмите BackSpace — это отменит программное действие. Чтобы полностью отключить функцию автозамены, уберите галочку с “Заменять при вводе” в “Параметрах правописания” — “Параметры автозамены”.

Все описанные выше варианты автозамены базируются на использовании двух списков слов (фраз). Содержимое первой колонки — это слово или сокращение, которое вводит с клавиатуры пользователь, второе — это слово или фраза, на которую программа автоматически заменяет то, что ввел пользователь.

На этом все, теперь вы знаете намного больше о том, что представляет собой автозамена в Word 2010 — 2016, как и в более ранних версиях этой программы. Отдельно стоит отметить, что для всех программ, входящих в пакет Microsoft Office, список автозамены является общим. Желаем вам продуктивной работы с текстовыми документами, а благодаря функции автозамены она станет еще более качественной и оперативной.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

[Инструкция] Автозамена и Автотекст в Microsoft Word

Чтобы сэкономить время при создании документов в Ворде, используйте автотекст или автозамену. С их помощью можно быстро заменять слова и символы, а также вставлять целые текстовые фрагменты, чтобы не набирать их каждый раз заново.

На скриншотах инструкции — работа с Microsoft Word, но при работе с другими версиями действия будут аналогичными.

Содержание:

Автозамена

Эта функция позволяет заменять буквы или символы в процессе ввода текста. С её помощью можно существенно ускорить время работы с документами Ворд:

• заменять слово, введённое на одном языке, его вариантом на другом, чтобы не переключать раскладку клавиатуры — например, Ворд на Microsoft Word
• менять сокращение или аббревиатуру на полное слово или словосочетание — например, MSO на Microsoft Office Word
• автоматически изменять слова, при написании которых вы часто делаете ошибки, на правильные — например, если Ворд их не исправляет или заедают кнопки клавиатуры
• быстро вводить символы, которые поддерживаются вордовскими документами, но отсутствуют на клавиатуре — например, чтобы при вводе (с) подставлялся значок ©

back to menu ↑ back to menu ↑

Как активировать

Чтобы настроить функцию автозамены:

1

Нажмите Файл (или значок MS Office) в левом верхнем углу.

2

Затем кликните Параметры.

3

Откройте вкладку Правописание, кликните Параметры автозамены.

4

В открывшемся окне убедитесь, что стоит галочка Заменять при вводе. Затем перейдите к полю заменить — там введите слово, которое вы хотите заменять. В поле на, соответственно, введите то, которое хотите подставлять вместо него. Затем нажмите Добавить — функция активируется.

Введенное слово или фраза будут заменяться на указанное после нажатия пробела или клавиши Enter.

Обратите внимание, что функция чувствительна к регистру. Если при настройке ввести заменяемое слово с прописной (большой) буквы — при вводе его со строчной буквы автозамена не сработает. Но если ввести его со строчной (маленькой) буквы — то автозамена сработает вне зависимости от того, с какой буквы вы его напишете.

Помните, что функция будет активна для всех ваших вордовских документов, а не только для текущего.

back to menu ↑ back to menu ↑

Как отключить

Для удаления автозамены:

1

Через указанные выше шаги перейдите к окну настройки.

2

Введите в поле «заменить» слово, замену которого вы хотите отключить, чтобы найти его среди всех сохраненных в памяти Ворда автозамен.

3

Выделите нужную строку, нажмите Удалить.

back to menu ↑ back to menu ↑

Альтернатива: найти и заменить

Автозамена активируется только когда вы вводите текст сами, на уже набранном тексте она не сработает. Поэтому если нужно, например, внести исправления в текст, который был скопирован из другого источника, воспользуйтесь альтернативой — функцией Заменить (для ранних версий MS Office Word — Найти и заменить).

Узнать, как ей пользоваться, можно из видео ниже.

back to menu ↑

ВИДЕО: Функция «Замена» в Word

back to menu ↑ back to menu ↑

Автотекст

Функция пригодится, когда при работе с документом часто нужно вставлять типовые, повторяющиеся фрагменты. Например, при составлении договоров, заявлений, инструкций, писем и других документов, где используются текстовые шаблоны.

Она работает как буфер обмена и связанная с ним функция Копировать-Вставить. Но содержимое буфера сбрасывается, когда вы выходите из приложения или перезагружаете компьютер. А сохраненные фрагменты автотекста будут доступны в памяти пакета Microsoft Office, пока вы их не удалите.

Вам нужно один раз создать шаблон, а потом сохранить его как экспресс-блок. После чего можно вставлять сохраненные фрагменты в любой вордовский документ.

Шаблон может включать в себя не только текстовые, но и графические элементы.

Управлять элементами автотекста можно с помощью кнопки Экспресс-блоки. Она находится на панели инструментов, вкладка Вставка, поле меню Текст.

back to menu ↑ back to menu ↑

Как добавить

1

Наберите фрагмент текста, который хотите сохранить как экспресс-блок. Отформатируйте его, вставьте дополнительные элементы — рисунки, значки, графические символы. Выделите готовый блок указателем мыши. Откройте меню управления автотекстом, выберите Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию автотекста.

2

Введите параметры сохраняемого фрагмента. Для простоты можно оставить по умолчанию все, кроме поля Имя. Имя каждого блока должно быть уникальным и запоминающимся — это позволит не запутаться, а также быстро вставлять сохраненные фрагменты при вводе.

3

Чтобы вставить нужный фрагмент, можно также воспользоваться меню управления автотекстом на панели инструментов. При клике по значку открывается список всех созданных вами фрагментов.

4

Также вы можете начать вводить название блока, которое вы указали ранее в поле Имя — отобразится примечание, где Ворд предложит вставить его автоматически по нажатию Enter.

Управлять блоком можно, кликнув по нему правой клавишей мыши, а потом выбрав нужный пункт из контекстного меню.

Чтобы открыть список всех фрагментов, которые вы сохранили — кликните Организатор стандартных блоков. Откроется полный список — там будут как доступные по умолчанию вордовские блоки автотекста, так и созданные вами.

back to menu ↑ back to menu ↑

Как удалить

1

Откройте Организатор стандартных блоков. Сделать это можно не только с помощью соответствующей кнопки. Можно также кликнуть правой клавишей мыши по любому элементу автотекста, который вы сохранили ранее, и выбрать из контекстного меню Упорядочить и удалить.

2

Откроется окошко организатора. Найдите нужный текстовый фрагмент в списке, выделите его указателем мыши и нажмите Удалить.

back to menu ↑ back to menu ↑

Альтернатива: специальное ПО

Если стандартных встроенных инструментов Microsoft Office недостаточно — используйте сторонние программы. Они вставляют в текст сохраненные элементы с помощью команд, введенных с клавиатуры. Сами команды и параметры вставки гибко настраиваются, что позволяет полностью адаптировать программу под пользователя.

Как правило, они содержат также дополнительные функции. Например, быстрое переключение языка ввода или раскладки, изменение регистра символов и т.д.

Существенный плюс таких программ — то, что они работают не только с текстовыми редакторами, но и с другими приложениями, в том числе — браузерами.

Для ОС Windows можно использовать:

back to menu ↑ back to menu ↑

ЧАВО

1. У меня старая версия MS Office, где искать указанные инструменты?

MSO Word 2003:

• Автозамена: Сервис — Параметры автозамены
• Найти и заменить: Правка — Заменить
• Автотекст: Вставка — Автотекст

MSO Word 2007:

• Автозамена: Значок MS Office (в левом верхнем углу) —  Параметры Word — Правописание — Параметры автозамены
• Найти и заменить: Вкладка Главная — Редактирование — Заменить
• Автотекст: Вставка — Экспресс-блоки

MSO Word 2010:

• Автозамена: Файл — Параметры — Правописание — Параметры автозамены
• Найти и заменить: Вкладка Главная — Редактирование — Заменить
• Автотекст: Вставка — Экспресс-блоки

9.5 Total Score

Для нас очень важна обратная связь с нашими читателями. Оставьте свой рейтинг в комментариях с аргументацией Вашего выбора. Ваше мнение будет полезно другим пользователям.

Помогла ли Вам наша статья? 👍

9.5

Добавить свой отзыв

Объект AutoTextEntries (Word) | Microsoft Docs

• 06/08/2017
• Время чтения: 2 мин

В этой статье

Коллекция объектов AutoCorrectEntry , представляющих элементы автотекста в шаблоне.A collection of AutoCorrectEntry objects that represent the AutoText entries in a template. Коллекция AutoTextEntries включает все записи, перечисленные на вкладке Автотекст в диалоговом окне Автозамена. ****The AutoTextEntries collection includes all the entries listed on the AutoText tab in the AutoCorrect dialog box.

ПримечанияRemarks

Используйте свойство AutoTextEntries , чтобы возвратить коллекцию AutoTextEntries .Use the AutoTextEntries property to return the AutoTextEntries collection. В приведенном ниже примере показано, как определить, находится ли объект AutoTextEntry с именем «Test» в коллекции AutoTextEntries .The following example determines whether an AutoTextEntry object named «test» is in the AutoTextEntries collection.

For Each i In NormalTemplate.AutoTextEntries 
 If LCase(i.Name) = "test" Then MsgBox "AutoText entry exists" 
Next i

Используйте метод Add , чтобы добавить запись автотекста в коллекцию AutoTextEntries .Use the Add method to add an AutoText entry to the AutoTextEntries collection. В примере ниже показано, как добавить запись автотекста с именем «Blue» на основе текста выделенного фрагмента.The following example adds an AutoText entry named «Blue» based on the text of the selection.

NormalTemplate.AutoTextEntries.Add Name:="Blue", _ 
 Range:=Selection.Range

Используйте AutoTextEntries (index), где index — это имя элемента автотекста или номер индекса, чтобы вернуть один объект AutoTextEntry .Use AutoTextEntries (index), where index is the AutoText entry name or index number, to return a single AutoTextEntry object. Необходимо точно соответствовать орфографии (но не обязательно) имени, так как она отображается на вкладке Автотекст диалогового окна автозамены. ****You must exactly match the spelling (but not necessarily the capitalization) of the name, as it is shown on the AutoText tab in the AutoCorrect dialog box. В приведенном ниже примере задается значение существующего элемента автотекста с именем cName.The following example sets the value of an existing AutoText entry named «cName.»

NormalTemplate.AutoTextEntries("cName").Value = _ 
 "The Johnson Company"

В приведенном ниже примере отображается имя и значение первой записи автотекста в шаблоне, присоединенном к активному документу.The following example displays the name and value of the first AutoText entry in the template attached to the active document.

Set myTemplate = ActiveDocument.AttachedTemplate 
MsgBox "Name = " & myTemplate.AutoTextEntries(1).Name & vbCr _ 
 & "Value " & myTemplate.AutoTextEntries(1).Value

МетодыMethods

СвойстваProperties

См. такжеSee also

Поддержка и обратная связьSupport and feedback

Есть вопросы или отзывы, касающиеся Office VBA или этой статьи?Have questions or feedback about Office VBA or this documentation? Руководство по другим способам получения поддержки и отправки отзывов см. в статье Поддержка Office VBA и обратная связь.Please see Office VBA support and feedback for guidance about the ways you can receive support and provide feedback.