Использование быстрых частей и автотекста в Word

Вы можете изменить быструю деталь, заменив строительный блок. Вы вставляете строительный блок, вносите необходимые изменения, а затем сохраняете строительный блок с тем же именем.

Важно: Чтобы заменить исходную запись в галерее, имя, категория и галерея должны быть такими же, как у оригинала.

1. Щелкните в том месте, где вы хотите вставить строительный блок.

2. На вкладке Insert в группе Text щелкните Quick Parts , а затем щелкните Building Blocks Organizer . Если вы знаете имя строительного блока, щелкните Имя для сортировки по имени.

3. Щелкните Вставить .

4. Внесите изменения в строительный блок

5. Выберите измененный текст.

   Чтобы сохранить форматирование абзаца — включая отступ, выравнивание, межстрочный интервал и разбиение на страницы — с записью, включите знак абзаца (¶) в выделенный фрагмент.

   Примечание: Чтобы просмотреть знаки абзаца, на вкладке Домашняя страница в группе Абзац щелкните Показать / скрыть .

6. На вкладке Insert в группе Text щелкните Quick Parts , а затем щелкните Save Selection to Quick Part Gallery .

7. В диалоговом окне Create New Building Block введите исходное имя, категорию и галерею для записи Building Block, а затем нажмите OK .

8. Когда вас спросят, хотите ли вы переопределить запись стандартного блока, нажмите Да .

Как создавать и использовать записи автотекста в Microsoft Word

Вы устали многократно печатать одни и те же блоки текста в Word? Сэкономьте время с помощью записей автотекста в Word.Сохраняйте общие блоки текста, которые вы набираете несколько раз.

Вы устали многократно печатать одни и те же блоки текста в Word? Если вы часто набираете такие вещи, как название и адрес вашей компании или абзацы текста, общие для многих типов документов, которые вы создаете, автотекст в Word — ваш друг.

Вы можете хранить блоки текста в записях автотекста и вставлять их в любой документ Word несколькими простыми способами. Сегодня мы покажем вам, как создавать, редактировать и удалять записи автотекста, а также несколько способов легко вставить их в любой документ Word.

Показать метки абзацев в документе

Если вы хотите, чтобы форматирование для всех абзацев, включая последний, сохранялось вместе с текстом в записи автотекста, выберите последний знак абзаца. Знак абзаца в конце каждого абзаца сохраняет форматирование этого абзаца. Если вы применили какое-либо форматирование символов, например полужирный или курсив, оно автоматически сохраняется в записи автотекста.

Если вы не видите в документе знаки абзаца, перейдите на вкладку Home .В разделе Абзац щелкните символ абзаца. Теперь вы можете увидеть последний знак абзаца и выделить его.

Создание новой записи автотекста

Чтобы создать новую запись автотекста, выберите текст, который вы хотите добавить в свою коллекцию записей автотекста. Или, если у вас нет текста, введите текст в документ и затем выберите его.

На вкладке Insert щелкните Quick Parts в разделе Text . Затем наведите указатель мыши на автотекст и выберите в подменю Сохранить выделение в галерее автотекста .

Вы можете увидеть другие элементы в галерее автотекста, например, элементы, которые вы скопировали в Spike.

Примечание: Вы также можете заметить опцию Сохранить выделение в галерее быстрых деталей , доступную в нижней части меню Быстрые детали . Этот параметр добавляет выделенный текст как запись быстрых частей, а не как запись автотекста. Быстрые части и записи автотекста являются строительными блоками и хранят текст для последующего использования. Вы можете сохранить запись как быструю часть, но в этой статье мы будем работать с записями автотекста.

Поскольку записи автотекста являются стандартными блоками, отображается диалоговое окно Create New Building Block .

Введите уникальное имя для записи автотекста. Позже в этой статье мы покажем вам, как ввести автотекст в документ, просто набрав несколько символов. Для этого необходимо сделать начало имени записи автотекста отличным от других записей автотекста. Если это похоже на названия других записей, вам нужно будет ввести больше символов, чтобы Word знал, какую запись вы хотите вставить.

Убедитесь, что автотекст выбран в раскрывающемся списке Галерея. Это должно быть по умолчанию.

Общие выбирается по умолчанию в раскрывающемся списке Категория . Изначально это единственный выбор, и мы собираемся выбрать категорию General для нашего примера. Но вы можете создать настраиваемую категорию, выбрав Создать новую категорию из раскрывающегося списка Категория . Введите имя для своей настраиваемой категории в диалоговом окне Create New Category и нажмите OK . Новая категория добавляется и выбирается автоматически в раскрывающемся списке Категория .

Вы можете ввести Описание для записи автотекста, если это помогает уточнить, для чего эта запись. Если запись не требует пояснений, вам не нужно вводить описание.

Записи автотекста сохраняются в шаблонах, а не в документах. Таким образом, они будут доступны в любом документе на основе шаблона, в котором они сохранены. Шаблон Normal является выбором по умолчанию в раскрывающемся списке Сохранить в .Вы можете сохранять записи автотекста в пользовательских шаблонах, но мы собираемся принять значение по умолчанию, чтобы сохранить нашу новую запись в шаблоне «Normal.dotm».

Примечание: Чтобы сохранить запись автотекста в настраиваемом шаблоне, этот шаблон должен быть открыт, чтобы он был доступен в раскрывающемся списке Сохранить в .

Наконец, есть несколько вариантов на выбор:

• Чтобы вставить запись автотекста на отдельную страницу документа, выберите Вставить содержимое на свою страницу . Это отключит текст из записи автотекста от остальной части документа с разрывами страниц.
• Чтобы вставить запись автотекста в отдельный абзац, даже если курсор находится в середине абзаца, выберите Вставить содержимое в отдельный абзац .
• Для всего остального содержимого выберите Вставить только содержимое .

Щелкните ОК .

Когда вы закрываете последний открытый документ Word, следующий документ может отображаться, если у вас включена опция, предлагающая вам сохранить шаблон Normal.

Щелкните Сохранить , чтобы сохранить шаблон «Normal.dotm» с добавленной записью автотекста.

Примечание. Если Word не предлагает вам сохранить шаблон Normal при его изменении, см. Ниже, чтобы включить этот параметр.

Если вы не видите диалоговое окно выше и хотите, чтобы вас попросили сохранить шаблон Normal при его изменении, перейдите в Файл> Параметры> Дополнительно . В разделе « Сохранить » справа установите флажок «Запрос перед сохранением стандартного шаблона ».Нажмите ОК .

Вставка записи автотекста из вкладки «Вставка»

Есть несколько простых способов вставить запись автотекста в документ Word. Один из способов — использовать кнопку Quick Parts .

В разделе Текст на вкладке Вставить щелкните Быстрые детали .

Наведите указатель мыши на автотекст в меню и щелкните запись автотекста, которую вы хотите вставить, из подменю.

Вставка записи автотекста с помощью автозаполнения

Другой способ вставить запись автотекста — начать вводить имя записи автотекста.Появится небольшое всплывающее окно, показывающее часть соответствующей записи автотекста и предлагающее нажать Введите для вставки. Нажмите Введите , чтобы вставить запись в документ под курсором. Вы также можете нажать F3 , чтобы вставить соответствующую запись.

В документ вставляется содержимое записи автотекста, включая исходное форматирование и разрывы строк.

Если вы не видите предложение автозаполнения, когда начинаете вводить имя записи автотекста, опция Показать предложения автозаполнения не включена.

Чтобы включить эту опцию, перейдите в Файл> Параметры> Дополнительно .

В разделе «Параметры редактирования » установите флажок « Показывать варианты автозаполнения ».

Щелкните ОК .

Теперь вы должны увидеть, что ваша запись автотекста всплывает, когда вы начинаете вводить ее имя. Нажмите Введите , чтобы вставить его.

Добавление автотекста на панель быстрого доступа

Вы можете ускорить и упростить вставку записей автотекста, добавив кнопку автотекста на панель быстрого доступа.

Щелкните стрелку вниз на панели быстрого доступа и выберите Дополнительные команды .

Экран панели быстрого доступа отображается в диалоговом окне Параметры Word .

Выберите Все команды из раскрывающегося списка Выберите команды из .

Затем выберите Автотекст в списке слева и нажмите Добавить , чтобы добавить кнопку Автотекст в список справа.

Щелкните ОК .

Чтобы вставить запись автотекста, нажмите кнопку автотекста на панели быстрого доступа и щелкните запись в меню.

Создание ярлыка для записи автотекста

Если вы предпочитаете использовать клавиатуру, вы можете добавить сочетание клавиш для созданной записи автотекста.

Щелкните ленту правой кнопкой мыши и выберите Настроить ленту .

Откроется экран Настроить ленту в диалоговом окне Параметры Word .

Внизу списка команд слева щелкните Настроить рядом с Сочетания клавиш .

В поле Категории диалогового окна Настроить клавиатуру выберите Строительные блоки .

Затем выберите запись автотекста в поле Building Blocks справа. Например, мы выбираем нашу запись автотекста MyAddress .

Поместите курсор в поле Нажмите новую комбинацию клавиш и нажмите сочетание клавиш, которое хотите использовать.

Щелкните Назначить .

Ваш ярлык будет добавлен в поле Текущие ключи .

Щелкните Закрыть .

Нажмите ОК в диалоговом окне Параметры Word , чтобы закрыть его.

Теперь вы можете использовать новое сочетание клавиш для вставки записи автотекста.

Изменение содержимого записи автотекста

Что делать, если вам нужно изменить созданную вами запись автотекста? Возможно, вы переехали, и вам нужно изменить адрес Автотекста.

Сначала введите всю измененную запись в новом или существующем документе Word. Затем выберите его с последним знаком абзаца, если вы хотите сохранить форматирование.

На вкладке Insert щелкните Quick Parts в разделе Text . Затем наведите указатель мыши на автотекст и выберите Сохранить выделение в галерее автотекста в нижней части подменю.

В диалоговом окне Create New Building Block введите то же имя в поле Name , что и существующий автотекст, который вы хотите изменить.

Щелкните ОК .

Нажмите Да , когда вас спросят, хотите ли вы переопределить запись стандартного блока.

Теперь вы можете вставить обновленную запись автотекста в любой новый или существующий документ Word.

Примечание: Изменение записи автотекста НЕ изменяет содержимое той записи, в которую вы уже вставили его. Измененная запись автотекста используется только каждый раз, когда вы вставляете ее после изменения.

Редактировать свойства существующей записи автотекста

Помимо изменения содержимого записи автотекста, вы также можете изменить свойства записи автотекста, например категорию и описание, а также шаблон, в котором она сохранена.

Чтобы изменить свойства записи автотекста, щелкните Quick Parts в разделе Text на вкладке Insert и выберите Building Blocks Organizer .

В диалоговом окне Building Blocks Organizer вы увидите полный список всех доступных строительных блоков с именем каждого, а также галереей , Категория и шаблоном каждый. дюйм. Они перечислены в алфавитном порядке по номеру Gallery , который определяет тип каждого строительного блока.

Вверху списка находятся записи автотекста. Выберите тот, свойства которого вы хотите изменить, а затем нажмите Изменить свойства .

В диалоговом окне « Изменить стандартный блок » отображаются те же параметры, что и в диалоговом окне « Создать новый стандартный блок », которое вы использовали для создания записи автотекста.

Внесите любые изменения в галерею , Категория , Описание , Сохранить в полях и Параметры .Дополнительные сведения об этих полях см. В разделе «Создание новой записи автотекста» в начале этой статьи.

Щелкните ОК .

Щелкните Да в диалоговом окне подтверждения, чтобы сохранить изменения и переопределить запись автотекста.

Удаление записи автотекста

Если вы решите, что запись автотекста вам больше не нужна, вы можете удалить ее.

Чтобы удалить запись автотекста из списка стандартных блоков, щелкните Quick Parts в разделе Text на вкладке Insert , а затем выберите Building Blocks Organizer .

Выберите запись автотекста, которую вы хотите удалить, в списке Building Block .

Затем нажмите Удалить .

Щелкните Да в диалоговом окне подтверждения, чтобы удалить запись и удалить ее из списка Building Block .

Щелкните Закройте в диалоговом окне Building Blocks Organizer , чтобы вернуться к документу.

Сэкономьте время и уменьшите количество ошибок с помощью автотекста

Записи автотекста — отличный способ сэкономить время и уменьшить количество ошибок при вводе текста в Word.Вы также можете автоматизировать задачи в Word с помощью макросов, чтобы сэкономить время и повысить производительность.

Использование автотекста для вставки шаблонного текста в документ

Предоставлено Молли Пелл, старшим системным аналитиком

Часто для документов требуется шаблонный текст и / или изображения, например заявления об отказе от ответственности, условия лицензии, строки подписи и т. д. В течение многих лет я был виновен в одно из худших нарушений Word: я нашел последний документ, над которым работал, скопируйте нужный мне текст и вставьте его в новый документ.Мало того, что это неэффективно, но это также совершенно опасно, так как спешащие люди могут забудьте заменить текст документа (например, имя получателя), когда копирование в новый документ.

Лучше создать записи автотекста для такого стандартного шаблонного текста.

Word поставляется со списком стандартных записей автотекста (справочные строки, приветствия и т. д.). Кроме того, вы можете добавлять свои собственные записи, следуя эти шаги:

1. Выделите текст, который вы хотите добавить как запись, включая знаки абзаца.Убедитесь, что текст не содержит текст для конкретного документа. Однако он может содержать изображения и ссылки на поля.
2. В меню Word выберите Вставить> Автотекст> Создать (или используйте Alt + F3 как ярлык).
3. Когда появится форма создания автотекста, введите имя, которое вы хотите использовать для записи автотекста, и нажмите OK. Убедитесь, что имя состоит более чем из четырех символов, если вы хотите, чтобы Word отображал автозаполнение предложения (см. ниже).

Есть несколько вариантов вставки автотекста. Ниже приведены три методы, которые я считаю самыми простыми:

• Предложения автозаполнения: Просто начните вводить имя записей автотекста. После четыре символа, Word всплывает с предложением нажмите Enter или F3, чтобы вставить автотекст:
  Если предложения автозаполнения не отображаются, выберите «Вставить»> «Автотекст»> «Автотекст» и сделайте убедитесь, что установлен флажок Показать предложения автозаполнения.
• Вставить автотекст: В меню Word выберите «Вставить»> «Автотекст»> «Автотекст». Найдите свою запись в списке и нажмите Вставить:

  .

• Панель инструментов автотекста: Отобразите панель инструментов автотекста, открыв Инструменты> Настроить и включение панели инструментов Автотекст. Если вы хотите добавить запись, отпустите вниз Все записи и найдите нужный элемент. Ваши записи классифицируется по стилю первого абзаца в автотексте (в основном нормальный).

При создании и использовании автотекста следует учитывать следующее:

• После создания вы не можете редактировать записи автотекста. Вместо этого замените существующую запись следующей шаги, описанные в разделе «Создание записей автотекста» выше. Присвойте новой записи то же имя, что и исходное, а старое перезаписывается.
• Для переименования автотекста записи, откройте Инструменты> Шаблоны и надстройки.Щелкните Организатор и используйте параметр «Переименовать» на вкладке «Автотекст».
• записей автотекста сохранены с вашим шаблоном документа. Вы можете копировать записи в другой шаблон, используя Инструменты> Шаблоны и надстройки. Щелкните Организатор и используйте параметры на вкладке Автотекст для копирования записей.
• Автотекст не является замена шаблонов документов. Если в нескольких документах используется один и тот же структуры, стиля или макета, создавать и использовать шаблоны документов.
• Эта статья содержит дополнительная полезная информация и советы по функции автозамены: Что такое автотекст и как его использовать?

Вернуться на страницу советов и приемов

(Архивы) Microsoft Word 2003: Работа с Автотекстом

Эта статья основана на устаревшем программном обеспечении.

Автотекст полезен для сохранения нажатий клавиш при наборе текста в документе. Автотекст состоит из аббревиатуры и связанной фразы.Это отличный способ уменьшить количество нажатий клавиш для часто используемых фраз, таких как название вашего факультета, адрес университета и блок подписи на письме. Автотекст записи могут включать как текст, так и графику. Автотекст позволяет сохранить форматирование (например, шрифт, размер, выравнивание), использованное при создании записи, или сопоставить запись с форматированием текущего документа. После создания записи ее можно использовать в текущем документе и других документах, связанных с тем же шаблоном.

Чтобы упростить ввод текста, Word предлагает панель инструментов AutoText . Помимо записей, которые вы создаете, записи Word AutoText включают некоторые стандартные записи, которые можно использовать в том виде, в каком они есть, или переформатировать в соответствии с вашими требованиями.

Отображение панели инструментов автотекста

Панель инструментов Автотекст важна для навигации по функции Автотекст . Использование панели инструментов AutoText также является более простым способом создания AutoText .

1. В меню View выберите Панели инструментов »AutoText
   Появится панель инструментов Автотекст .
   Окна:
   
   Macintosh:
   

Создание записи автотекста

Word позволяет создавать запись AutoText с помощью панели инструментов или диалогового окна. Хотя параметр панели инструментов работает быстрее, параметр диалогового окна позволяет редактировать или изменять запись параметра AutoText .

Создание записи автотекста: параметр панели инструментов

1. В документе Word введите желаемую фразу и / или вставьте изображение

2. Выберите фразу и / или графику

3. На панели инструментов Автотекст щелкните НОВЫЙ …
   Появится диалоговое окно Create AutoText .
   

4. В поле , пожалуйста, назовите свою запись автотекста , введите имя записи

5. Нажмите ОК

Создание записи автотекста: параметр диалогового окна

1. В документе Word введите желаемую фразу и / или вставьте изображение

2. Выберите фразу и / или графику

3. В меню Вставить выберите Автотекст »Автотекст. ..
   Откроется диалоговое окно «Автозамена » .

4. Выберите вкладку Автотекст
   ПРИМЕЧАНИЕ. Первая строка или первые 30 символов вашей записи отображаются в текстовом поле Введите здесь автотекст .
   

5. В текстовом поле Введите здесь автотекст введите имя записи

6. Нажмите ДОБАВИТЬ

Вставка записи автотекста

Вы можете вставить свой AutoText с помощью панели инструментов AutoText или диалогового окна.

Вставка записи автотекста: параметр панели инструментов

Кнопка ВСЕ ЗАПИСИ на панели инструментов Автотекст содержит все доступные записи Автотекст . Записи организованы по категориям. Создаваемые вами записи находятся в категории Normal , если вы не изменили одну из предустановленных в Word записей AutoText .

1. Поместите курсор в то место, где должна отображаться запись

2. На панели инструментов Автотекст щелкните ВСЕ ЗАПИСИ » выберите категорию» выберите нужную запись Автотекст

Вставка записи автотекста: параметр диалогового окна

1. Поместите курсор в то место, где должна отображаться запись

2. В меню Вставить выберите Автотекст »Автотекст…
   ИЛИ
   На панели инструментов Автотекст щелкните АВТОТЕКСТ или
   Откроется диалоговое окно «Автозамена » .

3. Выберите вкладку Автотекст

4. В разделе Введите записи автотекста здесь выберите из прокручиваемого списка нужную запись автотекста

5. Нажмите ВСТАВИТЬ
   ИЛИ
   Дважды щелкните запись

Удаление записи автотекста

Если вы хотите удалить некоторые или все записи AutoText , выполните следующие действия:

1. В меню Вставить выберите Автотекст »Автотекст. ..
   ИЛИ
   На панели инструментов Автотекст щелкните АВТОТЕКСТ или
   Откроется диалоговое окно «Автозамена » .

2. Выберите вкладку Автотекст

3. В прокручиваемом списке Введите элементы автотекста выберите имя записи

4. Нажмите УДАЛИТЬ

5. Нажмите ОК

Как сделать записи автотекста, созданные в Microsoft Word 2016, доступными в Microsoft Outlook 2016?

Функция автотекста в Word 2016 (и более ранних версиях) может значительно упростить набор длинных или сложных слов.Например, допустим, вы пишете статью о психологическом воздействии войны на солдат. Представьте себе, что вы снова и снова набираете слово «психологический». Это одно из тех слов, о которых нужно подумать, чтобы правильно написать.

Вместо этого давайте перейдем к функции автотекста в Word и создадим ярлык для слова «психологический».

Ниже приведены пошаговые инструкции. Прежде чем научиться переносить эти записи автотекста в Microsoft Outlook 2016, важно понять, как это использовать.

1. Выделите в документе слово «психологический».
2. Нажмите кнопку «Вставить» на ленте.
3. Перейдите к «Quick Parts», расположенному в крайнем правом углу, и щелкните по нему.
4. Откроется раскрывающийся список. Автотекст — это первый вариант. Наведите указатель мыши на автотекст, и откроются три новых параметра.
5. Щелкните по первому варианту «Сохранить выделение в галерее автотекста».
6. Откроется новое окно под названием «Создать новый стандартный блок». В этом поле вы даете этой конкретной записи имя, которое вы можете запомнить.
7. Строка 2 ^и в этом поле спрашивает, в какую галерею вы хотите сохранить. «Автотекст» — это значение по умолчанию, так что оставьте это.
8. В следующей строке спрашивается о категории. Используйте категорию «Общие».
9. Добавление описания необязательно. Вы можете оставить это поле пустым.
10. В следующей строке написано «Сохранить в», и этот вопрос относится к тому, где вы хотите сохранить сокращение. Есть два варианта: Normal.dotm и Building Blocks.docx. В более старых версиях Word эти сокращения автотекста сохранялись в обычном режиме.dotm, так что щелкните по нему.
11. Последняя строка называется «Опции». Это дает вам возможность вставлять контент в разные места. «Вставить только содержимое» просто вставит запись в любое место документа. Второй вариант вставляет слово в новый абзац, а третий — слово на новой странице. В большинстве случаев вам нужно выбрать первый вариант.

Теперь, каждый раз, когда вы хотите ввести слово «психологический», все, что вам нужно сделать, это начать вводить слово, и автотекст заполнит остальную часть слова за вас.Слово автоматически появляется в документе. Вы можете добавлять неограниченное количество записей автотекста. Вы можете создать его для слов или даже фраз, которые вы обычно используете, например «Спасибо».

Чем автотекст отличается от автозамены?

Даже более старые версии Microsoft Word имеют удобную функцию под названием «Автозамена». В этом списке уже много слов. По умолчанию там присутствуют все часто встречающиеся с ошибками слова, такие как «получено». Если вы наберете слово «получено» и опечатаете его, автозамена автоматически исправит это за вас.Вы можете проверить это, написав с ошибками такие слова, как:

• Орфографическая ошибка
• Автоматически
• Получить
• Теннесси

Иногда вы можете встретить слово, которого нет в списке. Или вы можете большую часть времени набирать такое слово, как «иногда», неправильно. Многие пользователи так делают. В слове есть две буквы «с» и одна «с». Автозамена может исправить это за вас, но список по умолчанию содержит только слово «повод». Так что давайте добавим в список «иногда», чтобы он всегда корректировался.

В Word 2010 и более поздних версиях «Параметры Word» можно найти, выбрав «Файл»> «Параметры»>. Теперь нажмите «Проверка» в левой части экрана. Если вы используете Word 2007 и более ранние версии, щелкните значок Word в верхнем левом углу, затем прокрутите вниз до «Параметры Word», который находится рядом с «Выход из Word».

Когда вы попадете на экран проверки, нажмите «Параметры автозамены». Теперь вы увидите список слов с наиболее часто встречающимися ошибками слева и их правильное написание справа.По умолчанию в Word добавлено много разных слов и символов, но в список легко добавить свои собственные слова.

В строке «Заменить» введите версию слова с ошибкой. В этом упражнении мы добавляем запись автозамены для слова «иногда». В строке «Заменить» вы хотите ввести неправильную версию слова: «иногда». Теперь введите правильное написание слова в поле «С»: «иногда». Теперь каждый раз, когда вы неправильно набираете слово, оно автоматически исправляется.Это реальная экономия времени для тех, кто много печатает и иногда неправильно пишет одни и те же слова.

Функция автотекста работает очень похоже на автозамену. Одна из лучших особенностей автозамены — то, что она работает во всех программах Microsoft Office. Это означает, что если вы добавляете или удаляете слово в Word, это слово добавляется или удаляется в других офисных программах, таких как Excel или PowerPoint.

Как использовать автотекст в Microsoft Outlook 2016

Microsoft Outlook 2016 позволяет создавать заранее определенный контент, который можно добавлять в электронные письма, которые вы часто отправляете.Это значительно экономит время и предотвращает ошибки. Итак, давайте создадим запись автотекста для слов: «Приветствую всех моих верных поклонников».

Самый простой способ (а их несколько) — открыть новое электронное письмо в Outlook и ввести слова вверху страницы. Затем выделите их и нажмите Alt + F3. Откроется окно под названием «Создать новый стандартный блок». Записи по умолчанию в этом поле обычно можно использовать. Единственное, что нужно заполнить, — это первая строка, которая представляет собой имя новой записи. Вы можете использовать название «Приветствия» или что-нибудь, что говорит вам, о чем идет речь в тексте.

Итак, введите имя «Приветствия» в первой строке, затем нажмите «ОК», чтобы закрыть окно. Теперь, когда вы вернетесь к электронному письму, начните вводить слово «Приветствие», и появится содержимое автотекста. Нажмите «Enter», чтобы вставить текст (после того, как убедитесь, что это правильный автотекст, который вы хотите использовать). Эта строка текста заполняется автоматически. Вы можете нажать клавишу ВВОД, чтобы перейти к тексту электронного письма и продолжить его создание.

Совет: Если вы использовали старую версию Word и хотели бы обновить файлы Normal.dotm, просто откройте последнюю версию Word. Затем откройте файлы Normal.dotm и затем «Сохранить как» в новом формате Word.

Как найти свои шаблоны Normal.dotm

Наиболее распространенный путь к этим файлам:

C: Пользователи Ваше имя пользователяAppDataRoamingMicrosoftTemplates

Вы также можете ввести это в меню «Пуск»:% appdata% MicrosoftTemplates

Откроется папка «Шаблоны» в проводнике Windows. Если бы вы полностью удалили файл Normal.dotm, то исходная версия файла была бы автоматически воссоздана при следующем открытии Word. Это будет версия по умолчанию, которая не будет содержать всех ваших дополнений и изменений. Вы также можете переименовать настроенную версию в Normal.dotm, и Word будет использовать эту версию в качестве шаблона по умолчанию при следующем открытии Word.

Если вы не можете найти файлы, следуйте этим инструкциям:

Откройте Word, затем перейдите в меню «Файл»> «Параметры»> «Дополнительно»> «Расположение файлов»> «Пользовательские шаблоны».Вы должны увидеть файлы Normal.dotm, расположенные там. Нажмите на один из них, чтобы выделить путь к нему в строке браузера и запишите путь. Теперь закройте Word и перезапустите его. Щелкните «Открыть», как если бы вы открывали документ. Следуйте по пути к шаблонам Normal.dotm.

Работа с файлами Normal.dotm

Большинство пользователей Word имеют записи автотекста в более старых версиях Word, которые они хотели бы перенести в свою текущую версию Word 2016. В более старых версиях Word использовалось значение Normal.dotm, что упрощает их перенос в новую версию Word. Обратите внимание, что файлы Normal.dotm нельзя обновлять или изменять во время работы Word.

Сначала найдите файлы шаблонов, как описано выше. Word обычно хранит копии старых файлов Normal. Для Word эти файлы называются NormalPre. В Microsoft Outlook эти файлы называются NormalEmailPre.

Затем сделайте резервную копию файла шаблонов Word Normal.dotm. Теперь откройте Microsoft Outlook. Перейдите в каталог шаблонов.Вставьте файл Normal.dotm в этот каталог. Закройте Outlook, а затем, когда вы его снова откроете, в файлах должен появиться файл шаблонов Normal.dotm.

Записи автотекста, созданные в Word 2016, теперь должны быть доступны в Microsoft Outlook 2016.

Как создавать и использовать записи автотекста в Microsoft Word

Автотекст позволяет пользователям вставлять в документ слова, фразы и целые абзацы без необходимости вводить их снова и снова. Это важная функция MS Word для пользователей, которые много печатают.Например, если вы часто используете свою подпись в своих документах, вы можете создать текстовый ярлык (называемый «Автотекст» в MS Word). Каждый раз, когда вы вводите ярлык, например «подписать», вся подпись автоматически вводится в документ, над которым вы работаете. В этом посте мы увидим, как создавать и использовать записи автотекста в Word .

Как создать автотекст в Word

Вы можете использовать два метода для создания и использования повторяющихся слов или фраз. Один метод — это метод Autotext , а другой — метод AutoCorrect .Сначала я объясню метод автозамены, а затем метод автотекста.

Создание записей автозамены для использования в качестве автотекста

Чтобы создать запись автозамены для использования в качестве автотекста, выполните следующие действия.

1. В документе MS Word выделите текст (до 255 символов), который вы хотите использовать повторно;
2. Щелкните File
3. В меню File щелкните или коснитесь Options
4. Щелкните Proofing на левой панели окна
5. На правой панели окна выберите вкладку с надписью Параметры автозамены
6. Вы увидите два текстовых поля
7. Второе текстовое поле с надписью « с» содержит фразу, которую вы выбрали в своем документе
8. В первом поле с надписью « Заменить » введите текстовый ярлык который можно использовать для вставки текста, отображаемого в текстовом поле « с ».
9. Щелкните Добавить , а затем ОК

Теперь у вас есть запись автотекста для выбора. Всякий раз, когда вы хотите вставить выделенный фрагмент, просто начните вводить текст, который вы использовали для создания записи автозамены. Word покажет вам маленькую пузырчатую рамку, содержащую весь автотекст. Если вы хотите, чтобы текст отображался там, где находится курсор, просто нажмите клавишу Enter. В качестве альтернативы вы также можете использовать текстовый ярлык, созданный на шаге 8. Просто введите текстовый ярлык и нажмите клавишу пробела, чтобы автоматически заполнить сохраненную фразу.

Проблема с методом автозамены заключается в том, что вы не можете использовать большие фрагменты текста. Максимальное количество символов — 255, включая пробелы. Яркая сторона заключается в том, что Word покажет вам полный целевой текст, чтобы вы могли использовать клавишу Enter для его заполнения.

В этом случае вы не можете использовать клавишу Enter для создания нескольких строк, поэтому развернутая фраза представляет собой просто строку или Несколько слов.

Убедитесь, что установлен флажок Заменять при вводе . Этот параметр находится в том же диалоговом окне, чуть выше списка записей автозамены.

Создание записей автотекста для использования с MS Word

В отличие от записей автозамены, длина которых не может превышать 255 символов, автотекст может добавлять огромные фрагменты текста. Например, вы можете создать два-три абзаца, которые вы будете использовать ежедневно в своем электронном письме в качестве отказа от ответственности. Создав автотекст в Word, вы можете использовать его в приложениях MS Office.

Метод создания записей автотекста прост.

1. Введите весь текст, который вы хотите сохранить как автотекст
2. Выберите текст, который вы ввели для автотекста
3. Нажмите ALT + F3
4. . Появится диалоговое окно, в котором вас спросят, хотите ли вы сохранить текст как запись автотекста. .
5. Вверху будет текстовое поле с надписью Имя , где вы можете ввести текстовый ярлык.
6. Сохраните галерею на автотекста и категорию на Общие , чтобы вы могли видеть все записи автотекста
7. Нажмите ОК

Это тоже работает как автозамена. Вы можете начать вводить текстовый ярлык, и когда автотекст появится в пузыре, нажмите клавишу Enter, чтобы вставить текст. Кроме того, вы можете ввести текстовый ярлык и нажать клавишу пробела, чтобы заполнить соответствующий автотекст.

При сохранении автотекста с помощью ALT + F3 убедитесь, что вы сохранили его в шаблоне normal.dot. Автотексты хранятся в шаблоне normal.dot. По умолчанию он выбран в раскрывающемся меню Сохранить в .

Выше объясняется, как создавать и использовать записи автотекста в Word.

Совместное использование записей автотекста в сети (Microsoft Word)

Одной из замечательных функций Word является возможность определять записи автотекста для общих фраз, имен и других небольших фрагментов «шаблонного» текста. Нередко разрабатывать множество различных записей автотекста, которые могут быть применимы ко всей организации. Если вы используете сеть в своей организации, следующим логическим шагом будет задаться вопросом, как вы можете поделиться этими записями автотекста между всеми пользователями в вашей сети.

записей автотекста хранятся в шаблонах. По умолчанию записи автотекста, созданные при редактировании документов, сохраняются в шаблоне Normal.Dot. Однако на самом деле они могут быть сохранены в любом шаблоне (вы можете указать местоположение при определении записи автотекста).Создание или открытие документа, основанного на каком-либо шаблоне, отличном от Normal.Dot, делает доступными все записи автотекста, хранящиеся в базовом шаблоне этого документа, но только для использования в этом документе; к ним нельзя было получить доступ из других документов, основанных на других шаблонах.

Однако здесь есть нюанс. Любой шаблон, загруженный как глобальный шаблон (или глобальное дополнение), например Normal. Dot, делает любые записи автотекста, хранящиеся в этом шаблоне, доступными для любого документа. Чтобы загрузить документ как глобальную надстройку, файл шаблона (например,грамм. «MyTemplate.Dot») следует поместить либо в папку автозагрузки Office по умолчанию (обычно \ Microsoft Office \ Office \ Startup \), либо в определяемую пользователем папку автозагрузки. Чтобы установить определяемую пользователем папку автозагрузки, вы можете использовать вкладку «Расположение файлов» в диалоговом окне «Параметры» в Word. Просто установите элемент «Автозагрузка» в диалоговом окне.

Короче говоря, все общие записи автотекста могут храниться в главном шаблоне, и этот шаблон может использоваться пользователями, загружая его как глобальный шаблон.Раздать его можно, возможно, поместив его в папку автозагрузки Office на каждом компьютере или, возможно, указав все параметры запуска (в диалоговом окне «Параметры») в одной общей папке на сетевом сервере.

Вы должны знать, что существуют проблемы редактирования и управления, которые следует учитывать при обоих подходах к совместному использованию. Например, если пользователь добавляет новую запись автотекста в копию ShareAutotext.Dot на своем собственном компьютере, как она распространяется среди всех других пользователей? Если пользователь добавляет новую запись автотекста к одному основному файлу ShareAutotext.Если точка находится на сервере, то другие пользователи, пытающиеся добавить новые записи автотекста, столкнутся с проблемами совместного использования документов при попытке сохранить свои изменения. Ясно, что необходимо разработать осторожную политику, но это скорее вопрос управления, чем технологический.

WordTips — ваш источник экономичного обучения работе с Microsoft Word. (Microsoft Word — самая популярная программа для обработки текстов в мире.) Этот совет (1392) применим к Microsoft Word 97, 2000, 2002 и 2003.

Автор Биография

Аллен Вятт

Аллен Вятт — всемирно признанный автор, автор более чем 50 научно-популярных книг и многочисленных журнальных статей. Он является президентом Sharon Parq Associates, компании, предоставляющей компьютерные и издательские услуги. Узнать больше о Allen …

Переход на английский (Великобритания)

Общие сведения о том, как Word использует языковые настройки.