Как сделать автозаполнение в Word — Ввод повторяющихся фрагментов текста в Word 2007

Александр задал вопрос:

Хочу сделать шаблон в 2007-м, с использованием элементов управления, при этом один элемент должен повторяться в нескольких местах документа. То есть, поменял дату в начале и она поменялась по всему документу. Аналогично сделано в стандартном шаблоне «Современный отчет». Например, там есть «подзаголовок» и еще эти элементы выделены оранжевыми «тегами». Но у меня ничего не получается, и в хелпе ничего нормального на эту тему нет.

В стандартных шаблонах редактора Word 2007 используются именно элементы управления содержимым, а не закладки с полями REF в версии редактора Word 2003 (читайте в заметке ).

Самый простой способ добавить в свой шаблон (используйте шаблоны, а не документы!) блок с повторяющейся информацией, это воспользоваться стандартными блоками (экспресс-блоки). На вкладке ленты Вставка в группе команд Текст нажмите кнопку Экспресс-блоки.

Из списка команд выберите команду Свойства. Откроется дополнительное меню из 15 встроенных свойств документа:

Для наших целей вполне подойдут два свойства: Аннотация и Примечание.

Вставьте в документ какой-нибудь один блок из вышеназванных, например, Примечание и, при необходимости, задайте его свойства. Чтобы задать свойства для блока, выделите блок, перейдите на вкладку Разработчик и в группе команд Элементы управления нажмите кнопку Свойства. Откроется диалоговое окно Свойства элемента управления содержимым:

В этом окне можно изменить данные в полях

Название, Тег, задать стиль для блока и др.

Теперь скопируйте этот элемент в буфер обмена и вставьте его в любом месте документа, где вы планируете разместить повторяющийся фрагмент текста. После изменения текста в первом блоке и выхода из него (курсор ввода поместить на любом месте документа), автоматически изменится текст во втором блоке. При этом неважно, в каком именно блоке вы измените текст — во втором, или в третьем (если таких одинаковых блоков у вас несколько). Изменяя текст в любом блоке — изменится текст во всех ваших блоках.

Но существует один недостаток в этом решении. В вашем шаблоне может быть не один текстовый блок (с определенным текстом), который нужно повторять в нескольких местах документа. Если вы вставите еще одно Примечание, то его текст будет аналогичным тексту в уже имеющихся в документе блоках. Но, что если нужно будет добавить другой блок с другим текстом? Какой же выход?

Один из разработчиков дополнений к радактору Word — Грегори Макси — создал специальный шаблон-надстройку для Word 2007, с помощью которого можно создавать различные текстовые элементы в шаблонах для реализации повторяющихся данных в тексте. Вот ссылка на статью Грега (в конце статьи есть ссылка на архивированный файл шаблона): . Распакуйте архив в папку STARTUP (C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\STARTUP\) и перезагрузите редактор.

На ленте редактора появится вкладка Надстройки, где будут размещены три кнопки:

Работа с этой надстройкой очевидна и не представляет трудностей (достаточно начальных знаний английского языка). На странице автора в картинках все объснено.

Перед тем, как создавать ваши блоки, нужно сохранить документ с одним из расширений Word 2007. Впрочем, программа сама предупредит вас об этом.

Какие навыки помогут быстрее работать в Word и Excel?

MS Office подходит как для пользователей, работающих в офисе, так и для дома. 

Поэтому почти каждому, регулярно пользующемуся данным продуктом компании Microsoft, независимо от его специальности, не мешало бы знать основной набор навыков работы в нем. Вот некоторые из них.

Работа в Microsoft Excel

Excel является одним из самых универсальных продуктов Microsoft Office из всех. Умение работать в нем пригодится почти для любой профессии. Что же как минимум необходимо в нем уметь?

Использование автозаполнения

Вы можете сэкономить огромное количество времени с помощью двух вариантов заполнения данных в Excel. Первый — автозаполнение — заполнение данных в в строках и столбцах. Для использования автозаполнения наведите курсор на нижний правый угол выделенной ячейки и протяните вниз на нужное число строк/столбцов. Вы заметите, что номер автоматически увеличивается на одну единицу для каждой следующей ячейки.

Использование автозаполнения для формул

Второй вариант использование автозаполнения — автозаполнение формул. Если вы пишете функцию в нижней части каждого столбца — например, среднее значение в этом столбце — можно использовать эту же функцию автозаполнения, чтобы сделать то же самое вычисление для других колонок.

Для этого нажмите и удерживайте правый нижний угол ячейки, где вы только что ввели формулу, а затем протяните его по другим колонках справа.

Когда вы отпустите кнопку мыши, все  расчеты в столбцах будут выполнены автоматически. 

Управление данными с помощью сводной таблицы

Третий навык, знание которого пригодится в Excel и поможет сэкономить огромное количество времени на анализе данных, — сводная таблица. 

Сводная таблица находится в меню Вставка>Таблицы. 

Сводная таблица — инструмент, который позволяет выбрать столбцы данных, которые нужно проанализировать, а затем можно указать, что вы хотите сделать с данными: найти сумму, количество, максимум и т.д. (для этого щелкните два раза мышкой по ячейке, указанной стрелкой — см. скриншот снизу).

Использование сводной таблицы экономит огромное количество времени. Для достижения этих же вещи в стандартном листе Excel потребует всевозможные функции и данные повторного форматирования. Сводные таблицы автоматически делают эту работу.

Работа в Microsoft Word

Один из наиболее часто используемых продуктов Microsoft Office — Microsoft Word. Что же здесь нужно знать?

Формат и использование колонтитулов

Колонтитулы важны потому, что в некоторых случаях требуется повторение одного и того же текста на всех страницах. Колонтитулы вы найдете в меню Вставка, где выбираете нужный вариант колонтитула.

Меню работы с колонтитула очень удобное и полезное. Можно чередовать колонтитулы между четными и нечетными страницами, применять особый колонтитул для первой страницы (в этом случае на титульном листе не будет стоять номер страницы) и т.д..

Еще одним преимуществом использования колонтитулов является возможность изменить какую-либо часть текста в колонтитулах сразу во всем документе, внеся изменения только в одном колонтитуле — изменения автоматически пройдут во всем в документе.

Управление разметкой страницы

Следующий навык работы Microsoft Word, который должен знать каждый офисный работник — как настроить и просмотреть формат страницы любого документа.  

Некоторые из инструментов, которые позволяют форматировать макет страницы, находятся в меню Вставка. Это, к примеру, Номер страницы, инструмент, с помощью которого можно автоматизировать и управлять нумерацией страниц.

Основная часть параметров форматирования страницы, которые очень бывают необходимы, находятся в меню Разметка страницы. Удобно разбивать текст на столбцы.

Порой пользователи не могут разобраться с границами страниц, например, если их требуется убрать. Тут нужно просто открыть меню Разметка страницы>Абзац>щелкнуть по стрелочке в нижнем правом углу>вкладка Источник бумаги>Границы.

Далее вы задаете нужные вам параметры границ страницы или вообще их убираете.

Вот несколько моментов, которые не мешало бы знать каждому, кто работает в каком-либо учреждении или же часто пользуется данными приложениями.

Поделиться:

 

 

Оставьте свой комментарий!

Добавить комментарий

< Предыдущая		Следующая >

Как сделать оглавление в Word за несколько секунд

Помимо простоты и скорости, у этого способа есть ещё несколько весомых преимуществ перед ручным вводом. Если вы решите изменить структуру документа, оглавление можно будет легко перестроить под неё. Кроме того, подзаголовки станут ссылками, которые быстро открывают соответствующие разделы текста.

Эта инструкция подходит для всех вариантов Word, кроме Word Online: веб-версия не умеет создавать автоматическое оглавление. Расположение и названия некоторых элементов интерфейса в старых выпусках программы могут отличаться, но общий порядок действий в них сохраняется.

1. Выберите стили для заголовков

Расставьте заголовки в тексте и примените к ним стили форматирования с названиями в формате Заголовок N. Соблюдайте иерархию. Например, если для заголовков самого верхнего уровня вы выбрали стиль «Заголовок 1», для следующего уровня заголовков выбирайте стиль «Заголовок 2» и так далее.

Чтобы применить стиль к заголовку, выделите последний и кликните по соответствующему стилю на панели инструментов. Если на панели отсутствуют нужные стили, откройте их с помощью комбинации клавиш Alt + Ctrl + Shift + S. В правой части экрана должна появиться дополнительная панель со всеми стилями.

2. Добавьте оглавление в документ

Чтобы программа добавила оглавление на основе отформатированных вами заголовков, переместите курсор в начало текста и кликните на панели инструментов «Ссылки» → «Оглавление» → «Автособираемое оглавление 1».

Если хотите, чтобы оглавление располагалось на отдельной странице, добавьте до и после него разрывы. Для этого поставьте курсор перед оглавлением и кликните «Вставка» → «Разрыв страницы». Затем переместите курсор в конец оглавления и сделайте то же самое.

Если в будущем вы отредактируете документ и оглавление устареет, обновите его: щёлкните по нему левой кнопкой мыши, затем нажмите «Обновить таблицу» и выберите обновление только номеров страниц или всего оглавления.

Вы можете быстро перемещаться к разделам текста, кликая левой кнопкой по соответствующим пунктам оглавления. Но чтобы ссылки работали, удерживайте клавишу Ctrl.

3. При желании настройте вид оглавления

Если внешний вид стандартного оглавления вас не устроит или оно не отобразит все заголовки, вы можете удалить его и настроить новое оглавление под свои нужды. В таком случае кликните «Ссылки» → «Оглавление» → «Настраиваемое оглавление».

Когда откроется окно с настройками, укажите параметры оглавления, которые вам нужны. Здесь можно убрать заполнитель (точки возле пунктов), скрыть или переместить номера страниц, выбрать количество отображаемых уровней и отредактировать их иерархию.

Читайте также

Как настроить автозаполнение на Office Word?

Автозаполнение в ворде позволяет текстовому редактору автоматически исправлять ошибки. Например, вместо написания слова «вермя«, проставляется автоматически «время» после нажатия кнопки пробела. Чтобы вернуть первоначальное написание после исправления, можно воспользоваться сочетанием клавиш «

Ctrl + Z«.

Если вы хотите изменить исправление, нужно поместить курсор мыши на слово, под словом появится знак подчеркивания. Переместите мышь поверх поддеркивания, чтобы открыть меню автозамены. Щелкните сначала по этой кнопке, затем по строке Отменить автозамену (например, Отменить автоматический ввод прописных букв).

Обратите внимание что вы можете прекратить исправления в документе Word, выбрав команду Отменить автоматическое исправление.

Настроить функцию автозамены можно в Сервис — Параметны автозамены.

Автоматический ввод текста шаблона.

Если у вас есть фраза, предложение, которое вы постоянно используете, то вы можете самостоятельно настроить автозамену (или автотекст) так, чтобы эта фраза вставлялась в текст сама вместо другой фразы.

Чтобы сохранить и использовать шаблон текста с помощью автозамены:

1. Выделите образец текста для шаблона.
2. Выберите пункт меню Сервис->Параметры автозамены, чтобы открыть окно автозамены.
3. Выберите вкладку автозамена. Ваш текст шаблона появится в окне Заменить на.
4. Если шаблон включает форматирование и вы хотите, чтобы оно выполнялось каждый раз, когдавставляете шаблон, активизируйте опцию Форматированный текст; в противном случае оставьте активизированной опцию Обычный текст.
5. В текстовом поле Заменить наберите короткое сокращение или код. Например, можно добавить код адр, как показано на рисунке.
6. Нажмите кнопку Добавить.
7. Нажмите кнопку ОК.

Для использования автотекста введите сокращение, которое вы ввели на шаге 5, и затем наберите пробел или знак препинания либо нажмите клавишу Enter или Tab.

Также для пользования шаблоном можно применять Автотекст.

В этом случае ввести шаблон можно, напечатав первоначальные символы шаблона.

Тогда Word покажет область автоматического завершения, демонстрируя вам остальную часть текста, и вы нажмете клавишу Enter, чтобы завершить текст. Этот путь позволяет не запоминать сокращения, на которых основана техника автозамены.

Чтобы сохранить и использовать текст шаблона с функцией автотекста Word:

1. Выберите текст шаблона.
2. Выберите пункт меню Сервис->Параметры автозамены, чтобы открыть диалоговое окно автозамены.
3. Перейдите на вкладку автотекст. Ваш шаблон текста появится в текстовом поле Имя элемента, как показано на рисунке.
4. Удостоверьтесь, что установлен флажок Показать предложения заершения.
5. Нажмите кнопку Добавить.
6. Нажмите кнопку ОК.

Для использования шаблона наберите первы несколько букв текста и затем нажмите клавишу Enter.

Еще один способ — выбрать «Автотекст» на панели инструментов.

Печать списка элементов автотекста.

Чтобы получить распечатку всех элементов автотекста Word, выберите пункт меню Файл -> Печать, в поле со списком Напечатать укажите вариант Элементы автотекста.

Если необходимо повторить какой-то заданный участьк текста, то используется Автотекст.

Чтобы выполнить автозаполнение в Office Word, используется Автотекст. Повторяющийся участок текста можно сделать автотекстом и каждый раз пользоваться готовым.

Автотекст. Текстовые или графические элементы можно многократно использовать в документах, например стандартные пункты договора или список отпускаемых товаров. Каждый выделенный фрагмент текста или графический объект сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.

Для этого пользуемся меню «вставка» — «автотекст» — «автотекст» и присваиваем данному участку текста комбинацию клавиш. Такая функция предусмотрена в Word-2007, а в Word-10 ее нет. Поэтому следует добавить соответствующую кнопку, настроив панель быстрого доступа. Панель быстрого доступа — контекстное меню «другие команды» — настройки — «команды не на ленте» — «Автотекст». Далее добавляем ее справа при помощи кнопки «добавить» и она появляется на панели быстрого запуска в Word.

Посмотрим видео, как пользоваться данной функцией.

Тонкости функции Автозаполнения в MS Excel

Автозаполнение ячеек в Excel – это автоматическое продолжение ряда данных. Примитивными возможностями автозаполнения пользователь начинает пользоваться буквально сразу после начального освоения табличного процессора Excel. Автоматическое заполнение данных в ячейках, наряду с пониманием типов ссылок, является той основой, на которой и строится работа в Excel.

Смотрите также видеоверсию статьи «Тонкости функции Автозаполнения в MS Excel».

Как пользоваться автозаполнением или маркер автозаполнения

Для того, чтобы автоматически заполнить пустые ячейки данными, необходимо протянуть мышкой за правый нижний угол активной ячейки, он представлен небольшим квадратиком, называется «маркером автозаполнения», и растянуть данные на необходимое количество ячеек.

Посмотрите это: Новая функция ПОСЛЕД (SEQUENCE) — замена автозаполнению?.

По умолчанию Excel продолжит заполнение данными ячейки в зависимости от имеющихся в выделенных ячейках/ячейке данных, например, если просто растянуть число «1», то остальные ячейки заполнятся единицами, если выделить две ячейки с числами «1» и «2», то Excel продолжит ряд данных: «3», «4», «5» и т.д.

Можно ли как-то повлиять на виды автозаполнения?

Да, если выполнить автозаполнение не с помощью левой клавиши мыши, а с помощью правой, которая отвечает за контекстное меню, то MS Excel предложит варианты заполнения ячеек.

Аналогичного результата (имеется ввиду изменения режима автозаполнения) можно добиться, если воспользоваться командой «Заполнить» из вкладки «Главная», группа «Редактирование», но, в это случае, сначала надо выделить область на листе, которая будет изменяться, а потом воспользоваться соответствующей командой.

А что, если необходимо продолжить текстовый перечень или даты?

Автозаполнение отлично работает с датами, при использовании простого растягивания с помощью маркера заполнения, изменение идет аналогично числам.

А если воспользоваться правой клавишей мышки, или командой «Заполнить», то появляются дополнительные возможности для заполнения.

Примечание: вид отображения дат в Excel зависит от региональных настроек на пользовательском компьютере.

Автозаполнение текста в Excel

Автозаполнение прекрасно работает и с текстом, но здесь есть свои нюансы, если для чисел и дат можно настроить шаг, то, если мы говорим, например, о фруктах, автомобилях, именах Excel не может предугадать что подставлять следующим, поэтому, по умолчанию, автозаполнение работает в режиме копирования.

Однако, пользователю доступна возможность задавать такие списки, а также просматривать существующие. Настройка списков находится по адресу: Файл / Параметры Excel / Дополнительно / Группа Общие / Изменить списки…

По умолчанию, в списках присутствуют перечни дней, месяцев в зависимости от региональных настроек системы пользователя. Можно задать свой произвольный список, или несколько, и пользоваться им при автозаполнении.

Пример своего списка для автозаполнения в Excel

Результат работы пользовательского списка автозаполнения

Хитрые приемы, о которых мало кто знает.

Вот так работает автозаполнение в Excel, в завершение, пару хитростей работы с автозаполнением.

Хитрость номер один. Если мы имеем один столбец с данными заполненным, а рядом нужно растянуть с помощью маркера автозаполнения, то, в случае большого числя строк, легче просто дважды кликнуть по маркеру и данный автоматически заполняться на такое количество строк, которое присутствует в столбце слева.

Хитрость номер два. По умолчанию, если в ячейке поставить число и протянуть маркером на другие ячейки, то ячейка будет копироваться, однако, если зажать клавишу Ctrl, тогда будет происходить заполнение с инкрементом, т.е. числа будут увеличиваться.

Автоматическая нумерация строк в таблицах Word

Вот сидите вы на работе, создали таблицу, заполнили, задали все выравнивания, сделали нумерацию строк, сохранили наконец-то. Красоту навели… И тут БАААЦ! Приносят еще данные для добавления в ваше детище. И вроде бы легло все в красиво, а нумерация-то сместилась!

Вот в этом месте очень хочется укусить кого-нибудь за ногу. Чтобы сами переделывали. 🙂

Но не так страшен черт, как его малютка. Вернее, совсем не страшен. Сейчас все сделаем.

Итак, есть у нас таблица, в которой следует пронумеровать работников в столбце № п/п:

 

Таблица word для нумерации

Для того, чтобы нумерация строк в таблице выполнялась автоматически, следует выполнить несколько простых действий:
1. Выделяем ячейки, в которых нам необходима нумерация, в блок.

Выделение столбца для нумерации

2. Переходим на ленту меню Главная, в область Абзац.
3. Выбираем создание нумерованного списка (1. 2. 3. …) при помощи кнопки Нумерация 

4. Получаем таблицу со столбцом, в котором нумерация строк будет выполняться автоматически при удалении или добавлении строк в таблицу.

Можно сказать, что мы превратили столбец № п/п в обыкновенный нумерованый список, который будет автоматически расширяться или уменьшаться по количеству строк в таблице. При этом нумерация строк будет выполняться автоматически.

Таблица Word с нумерованным столбцом

В комментариях задали вопрос по поводу знаков табуляции справа от нумерации. Отвечаю — редактор добавляет табуляцию самостоятельно, как и в обычный нумерованный список. Так уж он устроен. 🙂

Для понимания приведу иллюстрацию:

Как видно, в каждой ячейке таблицы как бы содержится отдельная строка нумерованного списка. Поэтому расположением цифр нумерации можно управлять при помощи флажков на линейке над столбцом таблицы. Я пометил оси флажков, которые отвечают за элементы строки в ячейке таблицы.

Facebook

Twitter

Вконтакте

Google+

[Пример] Автоматическое заполнение реквизитов в документах – Блог Neaktor

Почти любой процесс в компании связан с генерацией документов. Они создаются при проведении финансовых операций, учете средств, выпуске распоряжений. Многочисленные листы учета, обходные листы, заявления на отпуска, больничные, отчеты — документы ведутся на всех уровнях и во всех отделах.

На заполнение бумажной документации уходит много рабочего времени. Как правило, об этом не задумываются, ведь заполнить один документ и правда недолго, но давайте посчитаем. Если в компании ежедневно оформляется 50 документов, то за 250 рабочих дней в сумме их наберется 12 500. Даже если оптимистично предположить, что на заполнение одного экземпляра сотрудник тратит всего 1 минуту, то за год набегает более 200 часов. В реальности же на заполнение уходит больше минуты. Добавьте сюда исправление ошибок, переписывания испорченных документов, и давайте отдельно отметим походы по кабинетам за подписями, которые могут и вовсе длиться днями и неделями.

Существуют разные инструменты цифровизации и автоматизации документооборота, которые отличаются по масштабам, целям, способам реализации. Но стоит отметить, что все компании, так или иначе автоматизирующие эту сторону деятельности, говорят об улучшениях. Например, в Газпроме после внедрения специального софта просрочки поручений снизились на 30%, а компания Nokian (производитель шин) в 5 раз уменьшила время согласований. Многие компании удивляются тому, что становится возможным издать и согласовать документ в течение всего одного дня. И все это за счет того, что не нужно ходить по кабинетам, переписывать, исправлять и переделывать.

Практически все процессы в компании так или иначе связаны с созданием документов. Поэтому эффективная автоматизация процессов, как мы считаем, включает в себя и автоматизацию создания документов. Исполнители, работающие над задачей не должны терять время на ручное заполнение бумаг. Наша система управления процессами может создавать документы по шаблонам автоматически, чем экономит время сотрудников.

Как настроить автоматическое заполнение документов в Neaktor

Задача в Неактор имеет поля, в которые вписывается нужная для работы над задачей информация. Полей может быть сколько угодно с любыми данными — у нас это очень гибко настраивается.

У каждого поля есть ссылка, которую нужно скопировать и вставить в шаблон документа.

После этого занесенная в поле информация будет также дублироваться и в шаблон.

То есть, например, работая над задачей «выставление счета на оплату» не нужно заносить данные два раза — в систему, а потом в документы. Занесенные в систему данные автоматически подставляются в нужный документ, который останется только в несколько кликов распечатать прямо из задачи.

Шаблоном может быть любой типовой формуляр в формате Word или Excel, предварительно созданный и загруженный в Неактор. Ссылки на поля расставляются в нужных местах, эти ссылки программа будет заменять информацией, которая вносится в соответствующее поле.

При этом Неактор умеет вставлять слова в разных падежах и вносить цифры прописью (тоже в разных падежах).

Если документ заполняется несколькими людьми, то есть один вносит номер счета, второй наименование товара и т.д., то это что ни на есть бизнес процесс. В Neaktor создатель бизнес-процесса может раздавать исполнителям права доступа избирательно. Например, когда задача перейдет бухгалтеру, то только он сможет работать с полем «номер счета», на всех других этапах для других исполнителей это поле можно закрыть для изменений. Эта механика позволяет проводить многоступенчатые согласования без походов по кабинетам.

Таким образом Неактор экономит время, создавая при выполнении задач нужные документы автоматически.

Автор статьи

Общается со многими клиентами лично, пишет про релизы, публикует мнения и расписывает бизнес-кейсы. Всегда рад обратной связи!

Создание многоразовых фрагментов текста

Создание и использование записи автотекста

1. В документе выделите текст, который нужно преобразовать в фрагмент многократного использования.

2. Нажмите Alt + F3.

3. Заполните информацию в диалоговом окне Create New Building Block .Большинство значений по умолчанию подходят, но включение уникального имени и описания упрощает поиск и использование автотекста.

Для использования автотекста

Чтобы использовать текст, перейдите к Insert > Quick Parts ,> AutoText и выберите нужную запись.

Настроить и использовать запись автозамены

1. В документе выберите до 255 символов, которые вы хотите превратить в фрагмент многократного использования.

2. Перейдите в Файл > Параметры > Проверка и выберите Параметры автозамены .

3. На вкладке Автозамена установите флажок Заменять текст при вводе , если он еще не установлен.

4. В разделе Заменить введите символы, которые должны запускать автоматический текст.Текст, который вы выбрали в своем документе, должен отображаться под с .

5. Выберите Добавить и ОК и снова ОК .

Чтобы использовать текст, введите символы, которые вы ввели в поле Заменить . Нажмите клавишу «Пробел» или «Ввод», чтобы заменить введенные символы фрагментом, который можно использовать повторно.

Автотекст

недоступен в веб-приложении, и эта функция автозамены не поддерживает записи с заменой текста.

Для этого выберите Открыть в Word и отредактируйте там.

Автотекст

слов; Экономьте время с многоразовым текстом в Microsoft Word

Вы устали многократно печатать одни и те же блоки текста в Word? Как можно легко добавить в документы Word часто используемый текст или графику? В этом посте и видео мы рассмотрим, как сэкономить время, создавая повторяющиеся записи в Microsoft Word с помощью автотекста.

В Word вы можете использовать Quick Part Gallery для создания, хранения и повторного использования частей контента, включая автотекст, свойства документа (такие как заголовок и автор) и поля. Эти повторно используемые блоки контента также называются строительными блоками. Примеры включают адрес или логотип вашей организации, стандартные параграфы для контрактов и блоки подписей для юридических документов. В этом обучении мы сосредоточимся на автотексте, который является распространенным типом строительных блоков, в которых хранятся текст и графика.

Создание записей автотекста Word

Чтобы создать запись автотекста Word:

1. Откройте документ, содержащий текст или графику, которые вы хотите использовать в других документах Word. В моем примере я хочу сохранить адрес и логотип вымышленного города Колумбайн-Хиллз.
2. Выберите фразу, предложение или другую часть, которую вы хотите сохранить как многоразовые быстрые части. Ваша запись может включать форматирование, текст и изображения.
3. Перейдите на вкладку Insert и в группе Text выберите Quick Parts .
4. Выбрать Автотекст . Или, что еще проще, нажмите [Alt] + F3 . Поскольку записи автотекста являются строительными блоками, отображается диалоговое окно Create New Building Block .
5. Введите уникальное имя для записи автотекста. Это может быть обычное слово или фраза или специальный ярлык.
   Если вы хотите использовать ярлыки для воспроизведения этой записи, выберите короткое имя из одного слова. Хотя вы можете использовать даже одну букву или цифру для своего имени записи, имя, состоящее из 4 или более символов, вызовет функцию автозаполнения, которая введет запись автотекста в ваш документ, просто набрав несколько символов. В дальнейшем я покажу вам, как это сделать.
   Для оптимальной работы автозаполнения сделайте начало имени записи автотекста отличным от других записей автотекста. Если какие-либо имена похожи, вам нужно будет ввести больше символов.
6. В моем примере я использовал CHAddress для адреса Columbine Hills. Более короткое имя, такое как CHAdd , также подойдет. Он будет добавлен в галерею автотекста. Галерея Quick Parts также будет работать.
7. При желании добавьте эту запись в новую или другую категорию.Мы сохраним этот раздел в целом, хотя вы можете создавать категории для организации, например, «Контракты», «Клиенты» или «Маркетинг».
8. Добавьте краткое описание, которое будет подсказкой на экране при наведении курсора на доступные записи автотекста. В моем примере я буду использовать логотип Columbine Hills и адрес .
9. Выберите Сохранить в . Вы можете сохранить в обычном шаблоне или в файле Normal. dotm, в котором хранятся ваши настройки, такие как изменения макета, макросы и другие настройки, специфичные для вас, или стандартные блоки.dotx файл.
   Совет: Выберите Normal.dotm, если вы хотите повторно воспроизвести записи автотекста, введя ярлык или сокращение (см. Ниже). Если вы создаете записи автотекста, которыми хотите поделиться с другими людьми в вашей организации, выберите вместо него файл Building Blocks, который можно скопировать на другой компьютер без предоставления доступа к другим пользовательским настройкам.
10. Нажмите OK для завершения.

Использование записей автотекста

Теперь давайте посмотрим, как легко добавить записи автотекста в документ Word.

Как использовать запись автотекста:

1. Переместитесь в то место, куда вы хотите добавить содержимое автотекста.
2. Используйте один из четырех способов добавления записи:
   • Вставка> Быстрые части> Автотекст . Выберите свою запись из списка.
   • Введите созданную вами сокращенную запись, например CHAddress. Не вводите пробелы и знаки препинания. Если длина вашей записи автотекста составляет не менее 4 символов и включено автозаполнение (см. Ниже), Word отображает предложение автозаполнения, из которого вы можете выбрать, чтобы вставить запись автотекста.
   • Введите сокращение и нажмите функциональную клавишу F3 независимо от того, отображается ли запрос автозаполнения.
   • Добавьте автотекст на панель быстрого доступа. ( Конкретные шаги по работе с панелью быстрого доступа описаны во временном коде 5:53 в приведенном выше видео ).

Существует метод 5 ^th , доступный при настройке ленты, но более сложный, чем вам может понадобиться.

Если функция автозаполнения не работает, ваша запись содержит менее 4 символов, и она не была сохранена в обычном режиме.dotm или функция автозаполнения не включена.

Для подтверждения включения автозаполнения:

1. Выберите Файл> Параметры> Дополнительно .
2. Перейти в раздел Опции редактирования .
3. Нажмите / включите Показать предложения автозаполнения.

Редактирование записей автотекста Word

Что делать, если вам нужно изменить созданную вами запись автотекста?

Чтобы изменить содержимое записи автотекста:

1. Выберите новый или измененный текст или графику.
2. Повторите шаги, которые вы использовали ранее для создания записи автотекста, и используйте то же имя .
3. Word предложит вам переопределить запись стандартного блока. При этом не изменяются никакие документы, содержащие содержимое предыдущей записи автотекста.

Как можно изменить свойства существующей записи автотекста, такие как имя или описание?

Чтобы переименовать, обновить или удалить запись автотекста Word:

1. На вкладке Insert в группе Text щелкните Quick Parts , а затем щелкните Building Blocks Organizer .
2. Щелкните имя строительного блока, который нужно переименовать, а затем щелкните Изменить свойства .
3. В диалоговом окне Modify Building Block введите новое имя для записи и нажмите OK .
4. Когда вас спросят, хотите ли вы переопределить запись стандартного блока, нажмите Да .

Вы также можете удалить запись автотекста из этого места.

Сохранение работы

Когда вы закроете Word, вы, вероятно, увидите включенный параметр, предлагающий вам сохранить шаблон Normal или шаблон Building Blocks.Если вы это видите, просто выберите «Сохранить».

записей автотекста в Microsoft Word — отличный способ сэкономить время и уменьшить количество ошибок при добавлении текста и содержимого в ваши документы. Как вы будете использовать функцию Word AutoText? Узнайте больше о способах сэкономить время на редактировании и форматировании документов Word по адресу: TheSoftwarePro. com/Word.

Доун Бьорк, MCT, MOSM, CVP, The Software Pro®
, сертифицированный инструктор Microsoft, спикер по продуктивности, сертифицированный виртуальный докладчик

Дон Бьорк https://www.youtube.com/watch?v=ruTheSoftwarePro.com

Дон Бьорк — это Software Pro® и сертифицированный инструктор Microsoft (MCT), а также сертифицированный мастер-инструктор Microsoft Office Specialist (MOS), сертифицированный виртуальный докладчик (CVP) и сертифицированный эксперт Microsoft Office. Доун делится умными и простыми способами эффективного использования программного обеспечения, работая в качестве спикера, инструктора по программному обеспечению, виртуального ведущего и автора сотен учебных курсов и видео.

Использование автотекста для вставки стандартного текста в документ

Предоставлено Молли Пелл, старшим системным аналитиком

Часто для документов требуется шаблонный текст и / или изображения, например заявления об отказе от ответственности, условия лицензии, строки для подписи и т. д.В течение многих лет я был виновен в одно из худших нарушений Word: я нашел последний документ, над которым работал, скопируйте нужный мне текст и вставьте его в новый документ. Мало того, что это неэффективно, но это также совершенно опасно, так как спешащие люди могут забудьте заменить текст для конкретного документа (например, имя получателя), когда копирование в новый документ.

Лучше создать записи автотекста для такого стандартного шаблонного текста.

---

Word поставляется со списком стандартных записей автотекста (справочные строки, приветствия и т. д.). Кроме того, вы можете добавлять свои собственные записи, следуя эти шаги:

1. Выделите текст, который вы хотите добавить как запись, включая знаки абзаца. Убедитесь, что текст не содержит текст для конкретного документа. Однако он может содержать изображения и ссылки на поля.
2. В меню Word выберите Вставить> Автотекст> Создать (или используйте Alt + F3 как ярлык).
3. Когда появится форма создания автотекста, введите имя, которое вы хотите использовать для записи автотекста, и нажмите OK.Убедитесь, что имя состоит более чем из четырех символов, если вы хотите, чтобы Word отображал автозаполнение предложения (см. ниже).

Есть несколько вариантов вставки автотекста. Ниже приведены три методы, которые я считаю самыми простыми:

• Предложения автозаполнения: Просто начните вводить имя записей автотекста. После четыре символа, Word всплывает с предложением нажмите Enter или F3, чтобы вставить автотекст:
  Если предложения автозаполнения не отображаются, выберите Вставить> Автотекст> Автотекст и сделайте убедитесь, что установлен флажок Показать предложения автозаполнения.
• Вставить автотекст: В меню Word выберите «Вставка»> «Автотекст»> «Автотекст». Найдите свою запись в списке и нажмите Вставить:

  .

• Панель инструментов автотекста: Отобразите панель инструментов автотекста, открыв Инструменты> Настроить и включение панели инструментов Автотекст. Если вы хотите добавить запись, отпустите вниз Все записи и найдите нужный элемент. Ваши записи классифицируется по стилю первого абзаца в автотексте (в основном нормальный).

При создании и использовании автотекста следует учитывать следующее:

• После создания вы не можете редактировать записи автотекста. Вместо этого замените существующую запись следующей шаги, описанные в разделе «Создание записей автотекста» выше. Присвойте новой записи то же имя, что и исходное, а старое перезаписывается.
• Для переименования автотекста записи, откройте Инструменты> Шаблоны и надстройки.Щелкните Организатор и используйте параметр «Переименовать» на вкладке «Автотекст».
• записей автотекста сохранены с вашим шаблоном документа. Вы можете копировать записи в другой шаблон, используя Инструменты> Шаблоны и надстройки. Щелкните Организатор и используйте параметры на вкладке Автотекст для копирования записей.
• Автотекст не является замена шаблонов документов. Если в нескольких документах используется один и тот же структура, стиль или макет, создавать и использовать шаблоны документов.
• Эта статья содержит дополнительная полезная информация и советы по функции автозамены: Что такое автотекст и как его использовать?

Вернуться на страницу советов и приемов

Создание записей автотекста или автозамены в Word

Если у вас есть слова или более длинные фрагменты текста, которые вы часто печатаете и не хотите, чтобы их вводили каждый раз полностью, Word позволяет вам установить собственные сочетания клавиш для автоматического ввода этого текста несколькими нажатиями клавиш: Автозамена или Автотекст.

Это можно сделать двумя способами. Для более коротких фрагментов текста вы можете использовать функцию автозамены Word. Подобно тому, как Word по умолчанию автоматически исправляет некоторые опечатки в словах, вы можете воспользоваться этой функцией и указать ему, чтобы он рассматривал ваш ярлык как опечатку и исправлял его до полного текста, который вы хотите. Эта опция ограничена 255 символами. Для более длинных блоков текста вы можете использовать функцию AutoText Word, которая разработана специально для этой цели.

Автозамена

Чтобы быть актуальным, допустим, мы устали печатать COVID-19 и хотим настроить ярлык, чтобы мы могли набирать его быстрее.Мы хотим, чтобы можно было просто ввести «cvd», и Word изменил его на «COVID-19».

Сначала мы набираем полный текст, для которого хотим настроить ярлык, и выделяем его. Если у вас есть какое-либо форматирование, такое как полужирный шрифт, курсив или разные цвета текста, которое вы всегда хотите применять к этому тексту, также включите его.

ПРИМЕЧАНИЕ. Желательно, чтобы текст был включен в предложение, когда вы его выделяете, или, по крайней мере, после него что-то есть. Если вы только что набрали текст самостоятельно, Word может вставить после него возврат при создании ярлыка.

Затем перейдите в Файл | Опции | Проверка и нажмите кнопку Параметры автозамены.

Только что выделенный текст должен появиться в разделе «На» в разделе «Заменить текст при вводе». Убедитесь, что установлен флажок Заменять текст при вводе.

В разделе «Заменить» введите текст ярлыка и нажмите «Добавить», затем «ОК».

Теперь каждый раз, когда вы вводите «cvd» с последующим пробелом, вводом или любым знаком препинания, Word автоматически меняет его на «COVID-19».

Обычный текст и форматированный текст

Если ваш текст включает форматирование, которое вы всегда хотите применять к этому тексту, выберите «Форматированный текст» или выберите «Обычный текст», если вы не хотите применять какое-либо специальное форматирование. (То есть с использованием стиля в точке вставки).

Для нескольких документов вам, вероятно, понадобится параметр «Обычный текст», чтобы вставки автозамены сливались с форматированием документа.

Сокращения и полное имя

Довольно часто существует общее сокращение для организации, а также полное, длинное название.

HHS — Министерство здравоохранения и социальных служб США

MSFT — Корпорация Microsoft

Вам нужно будет ввести и то, и другое, чтобы при автокоррекции «HHS» на полное имя не появлялись любые аббревиатуры.

Питер Диган давно советует добавить тильду или другой специальный символ к аббревиатуре триггера автозамены. Введите HHS ~, и он может преобразовать в полное имя, введите просто HHS, и ничего не произойдет.

Изменение или удаление записи автозамены

Чтобы внести изменения или удалить запись автозамены, вернитесь в меню Файл | Опции | Корректная автозамена.Найдите запись, введя ярлык в поле «Заменить» или прокрутите список вниз. Чтобы удалить запись, нажмите «Удалить» или, чтобы изменить создаваемый текст, введите новый текст в поле «На» и нажмите «Заменить».

Обратите внимание, что Replace работает только для изменения текста, создаваемого вашим ярлыком, т.е. если вы хотите, чтобы ярлык «cvd» вводил что-то другое. Если, например, вы решите, что вместо этого ярлык для COVID-19 должен быть «cv», вам нужно будет удалить существующий ярлык и создать новый.

Автотекст

Метод автозамены позволяет вставить не более 255 символов с помощью ярлыка. Если у вас есть более длинные блоки текста, которые вы хотите вставить, вы можете использовать функцию автотекста.

В качестве примера предположим, что мы хотим иметь возможность быстро и легко ввести адрес Геттисберга. Опять же, нам нужно начать с того, что текст уже есть в нашем документе. На этот раз мы выделяем текст и нажимаем Alt + F3.

Откроется диалоговое окно «Создать новый стандартный блок».Дайте легко узнаваемое имя новому «строительному блоку», который вы создаете. Это имя должно состоять не менее чем из четырех символов. Мы просто будем использовать сокращение «GettAdd».

Для параметра Gallery уже должно быть установлено значение Автотекст.

В большинстве случаев вы можете просто оставить Категория как Общие, но если вы действительно создаете много записей автотекста, вы можете создать для них разные категории, чтобы упростить управление.

В большинстве случаев вы оставите Сохранить в установленным на Нормальный.dotm — шаблон по умолчанию, применяемый при запуске нового документа. Вам нужно будет изменить это только в том случае, если вы работаете над настраиваемым шаблоном для использования в определенных документах. (Чтобы выбрать его здесь, вам потребуется создать этот новый шаблон.)

Параметры Параметр позволяет выбрать, вставлять ли содержимое как есть, или выбрать параметры, чтобы всегда вставлять его в отдельный абзац или на отдельную страницу.

Вставка записи автотекста

Когда приходит время вставить запись автотекста в документ, есть два способа сделать это.

Вставка

Перейти к вставке | Текст | Быстрые детали.

Появится раскрывающийся список записей автотекста. Просто нажмите на правую, и она будет добавлена ​​в ваш документ.

Автозаполнение

Другой способ вставить фрагмент автотекста — просто начать вводить имя фрагмента. Как только вы дойдете до четвертой буквы имени, появится предварительный просмотр текста. Просто нажмите Enter, чтобы вставить текст.(Если вы не хотите вставлять его и просто набираете что-то другое, совпадающее с именем, просто продолжайте вводить, и всплывающее окно исчезнет.)

ПРИМЕЧАНИЕ. Если этот метод не работает, возможно, в ваших настройках отключено автозаполнение. Перейти к файлу | Опции | Продвинутый | Параметры редактирования и убедитесь, что установлен флажок Показывать предложения автозаполнения.

Редактирование или удаление записи автотекста

Чтобы внести изменения в любые существующие записи автотекста, перейдите в то же место, куда вы пошли, чтобы вставить одну — Вставить | Текст | Quick Parts, и на этот раз выберите Building Blocks Organizer.

Найдите запись, которую вы хотите изменить, выберите ее и нажмите «Изменить свойства» или «Удалить».

Обратите внимание, что редактирование записи автотекста позволяет изменять только настройки в диалоговом окне Building Block, но не сам текст, который вставляется. Если вы хотите изменить содержимое фрагмента текста, вам нужно будет создать новую запись автотекста и либо дать ей новое имя, либо сначала удалить существующую запись.

Разделение личности Word с помощью AutoText

Автотекст и поле AutoTextList

Автозамена делает вас скучным или глупым?

Автозамена подсказок по градусам

Как включить или отключить автозаполнение в MS Word?

Функция автозамены MS Word сделает вашу работу простой и удобной, поскольку она автоматически исправляет орфографические ошибки при вводе текста.В этой статье вы узнаете, как включить или отключить автозаполнение в MS Word. Если пользователю нужна информация о Word, нажмите office.com/setup .

Как включить и выключить функцию автозамены Word?

Эта функция по умолчанию включена в Word, но вы можете включить или отключить эту функцию. Если вы хотите включать и выключать автозаполнение, вам следует перейти на вкладку «Файл» и затем выбрать «Параметры». Теперь в диалоговом окне «Параметры Word» вам нужно выбрать «Правописание».Затем в разделе «Параметры автозамены» следует нажать кнопку «Параметры автозамены». Здесь, в диалоговом окне «Автозамена», вам нужно выбрать вкладку «Автозамена». На этом этапе вы должны снять флажок для функции, которую вы хотите отключить:

Правильные ДВА НАЧАЛЬНЫХ КАПИТАЛА

Делать первые буквы предложений заглавными

Делать первые буквы ячеек таблицы заглавными (не в Excel или OneNote)

Названия дней с заглавной буквы

Правильное случайное использование клавиши cAPS LOCK

Теперь вы должны снять флажок Заменять текст при вводе, чтобы отключить автозаполнение, или вы можете установить флажок Заменять текст при вводе, чтобы включить автозаполнение. office.com/myaccount

Как можно добавить, изменить или удалить запись из списка автозамены?

В Microsoft Word есть список слов с ошибками. Здесь вы можете добавлять собственные слова, изменять существующие записи или удалять записи из списка автозамены. Если вы хотите добавить слова на вкладку Автозаполнение , Word предложит вам слова, которые вы начнете вводить. Для этого вам следует перейти на вкладку «Файл» и затем выбрать «Параметры».Теперь в диалоговом окне «Параметры Word» вам нужно выбрать «Правописание». Затем в разделе «Параметры автозамены» следует нажать кнопку «Параметры автозамены». После этого в диалоговом окне «Автозамена» перейдите на вкладку Автозамена . В текстовом поле «Заменить» вы должны ввести слово или фразу, в которой вы ошиблись при вводе или написании. На этом этапе в текстовом поле С вы должны ввести правильное написание слова. Здесь вам нужно выбрать Добавить. Затем Word автоматически исправит орфографическую ошибку, которую вы опечатали или опечатали.Теперь вам нужно выбрать запись, которую вы хотите изменить, в списке, а затем просто ввести новую запись в поле С. После этого вы должны выбрать опцию «Заменить», чтобы внести изменения. Здесь вам нужно выбрать опцию Да, чтобы подтвердить, какую запись вы хотите изменить. Затем вам нужно выбрать запись, которую вы хотите удалить в списке, затем вы должны выбрать опцию Удалить, чтобы удалить запись. Затем вы должны нажать кнопку ОК, если вы хотите закрыть диалоговое окно Автозамена .Наконец, вы должны нажать кнопку «ОК», чтобы закрыть диалоговое окно «Параметры Word».

Таким образом, вы можете включить или отключить автозаполнение в MS Word. Если пользователю нужна помощь, вам следует посетить MS Office по адресу www.office.com/setup .

, прочтите эту ссылку: Как решить проблему, если приложение Xbox не загружается и не устанавливается в Windows 10?

Справка по Microsoft Office Word 2003

Справка по Microsoft Office Word 2003 — Документация по Microsoft Office Word 2003

Microsoft Office Word 2003

Содержание

• Запуск и настройки
  • Что нового в Microsoft Office Word 2003
  • Что нового в Microsoft Office 2003
  • Об активации продукта в продуктах Microsoft Office System
  • Заявление об ограничении ответственности: использование вымышленных имен
  • Условия эксплуатации
  • Получать помощь
  • Доступность
  • Установка и настройка
    • Установить или удалить отдельные компоненты в Office
    • Показать или скрыть всплывающие подсказки
    • Получите информацию о вашей программе и компьютере
    • Показать или скрыть список недавно использованных документов в меню «Файл»
    • Изменить внешний вид офиса
    • Откройте файл подшивки Office
    • Настройте запуск Word
    • Панели инструментов и команды
      • О меню и панелях инструментов
      • Добавить кнопку, меню или команду
      • Назначьте гиперссылку кнопке панели инструментов или команде меню
      • Удалить кнопку или команду меню
      • Элементы, которые отображаются в строке состояния
      • Перемещение или копирование кнопки, меню или команды меню
      • Назначьте или измените ускоритель клавиатуры
      • Создать настраиваемую панель инструментов
      • Группируйте связанные кнопки и меню на панели инструментов
      • Переместить подменю в любое место на экране
      • Настроить контекстное меню
      • Переименовать кнопку, команду меню или меню
      • Удалить панель инструментов или меню
      • Показать или скрыть панель инструментов
      • Переместить панель инструментов
      • Показать все кнопки или команды
      • Анимировать меню
      • Изменить размер панели инструментов
      • Добавление, изменение или удаление звуков, используемых с кнопками и командами меню
      • Изменить картинку на кнопке
      • Изменение размера кнопки панели инструментов или раскрывающегося списка
      • Отображение значка, текста или того и другого на команде или кнопке меню
      • Переименовать настраиваемую панель инструментов
      • Восстановить исходные настройки для кнопок, команд или панелей инструментов
      • Показать или скрыть всплывающие подсказки на панели инструментов
      • Отображение или скрытие сочетаний клавиш в всплывающих подсказках
      • Устранение неполадок с панелями инструментов и меню
    • Устранение неполадок при установке Office
    • Глобальные шаблоны и надстройки
  • Использование Microsoft Office
  • Управление файлами
  • Почерк и речь
• Создание документов
• Просмотр и навигация по документам
• Форматирование документов
• Работа с текстом
• Работа с графикой и диаграммами
  • О графике в Word
  • Выбрать текст и графику
  • Размещение графики и текста
  • Изменить расположение графики по умолчанию
  • Добавление текста к объекту рисунка или рисунку
  • Изменение стиля обтекания текстом для рисунка или графического объекта
  • Изменить ориентацию текста
  • Определите, является ли изображение растровым или нарисованным
  • Изменение размера или обрезка графики
  • О группировке и разгруппировке объектов
  • О переносимой сетевой графике (.png) формат
  • О наложении объектов
  • Группировать, разгруппировать или перегруппировать объекты
  • Переместить объект вперед или назад
  • Сохранить графику в формате .png
  • Установить значения по умолчанию для нового стиля изображения или формы
  • Устранение неполадок с графикой
  • Включение или выключение холста для рисования
  • Управление и просмотр графики
  • Фигуры и объекты чертежа
  • Границы, заливка и графические заливки
    • О границах, затенении и графической заливке
    • Добавить границу
    • Добавить заливку, заливку цветом или графикой
    • Изменить границу
    • Изменение затенения, цвета или графической заливки
    • Удалить границу
    • Удаление затенения, цвета или графической заливки
    • Устранение неполадок с границами, затенением и графическими эффектами
  • Фоны и водяные знаки
  • Картинки и картинки
  • 3-D и тени
  • Текстовые поля
  • Линии и соединители
  • Графики и диаграммы
• Печать
• Безопасность и конфиденциальность
• Массовые рассылки
• Word и Интернет
• Обмена информацией
• Автоматизация задач и возможность программирования
• Особенности языка

Отключение двух наиболее раздражающих функций Microsoft Word — Redmondmag.com

Советы и хитрости Поузи

Отключение двух наиболее раздражающих функций Microsoft Word

Интеллектуальный ввод текста и «дружественное» форматирование URL-адресов могут быть полезны для некоторых пользователей Word, но больше отвлекают других. Если вы находитесь во второй группе, вот как их отключить.

Не секрет, что Microsoft регулярно добавляет функции в свои продукты. Копия Microsoft Word, которую я использую для написания этой колонки, едва ли напоминает версию Word, которую я использовал в начале 1990-х годов.

Иногда новые функции, добавляемые Microsoft, оказываются очень полезными. Например, мне нравится, как Word и другие приложения Office подчеркивают слова с ошибками. Несмотря на то, что я профессионально пишу с 1995 года, я до сих пор остаюсь ужасным правописателем. Автоматическая проверка орфографии в Word помогает исправить мои недостатки. И наоборот, в Word есть бесчисленное множество функций, которыми я никогда не пользовался. Я уверен, что эти функции кому-то будут полезны; Мне просто никогда не приходилось использовать их самому.

Однако время от времени появляется очень раздражающая функция. Microsoft недавно внесла несколько изменений, которые попадают в эту категорию (по крайней мере, для меня). Я хотел поговорить о двух из этих новых функций и о том, как их отключить.

Предсказания текста
Одной из новых функций, которые Microsoft добавила в Word за последние несколько месяцев, является предиктивный ввод текста. Если вы еще не видели эту функцию, основная идея заключается в том, что по мере ввода Word пытается угадать, что вы собираетесь написать дальше.Word автоматически добавляет в документ предсказанный текст. Вы можете либо принять прогноз, нажав правую клавишу курсора, либо отклонить его, введя то, что вы намеревались. Если вы продолжите вводить текст, предсказанный текст просто исчезнет, ​​и вам не придется ничего делать.

По общему признанию, есть люди, которым нравится функция интеллектуального ввода текста в Word. В моем случае, однако, предсказание оказывается неверным так же часто, как и верным.Хотя это не обязательно проблема, я склонен считать, что неверные прогнозы отвлекают меня, и эти отвлечения иногда замедляют меня.

Если вы предпочитаете, чтобы Word не генерировал интеллектуальный текст, его легко отключить. Для этого нажмите «Файл», а затем «Параметры». Когда появится экран «Параметры», выберите вкладку «Дополнительно». Теперь снимите флажок «Показывать прогнозы при вводе», показанный на рис. 1 , и нажмите «ОК».

[Щелкните изображение, чтобы увеличить его.] Рисунок 1. Снимите флажок «Показать подсказки для текста при вводе» и нажмите «ОК».

Между прочим, в Windows 10 также есть собственная функция предсказания текста, которая полностью отделена от Word. По умолчанию эта функция отключена, но если она включена, ее легко отключить. Просто нажмите «Настройки», затем нажмите «Устройства», а затем «Ввод». Затем найдите раздел «Аппаратная клавиатура», показанный на рис. 2 , затем отключите параметр, предлагающий текст при вводе.

[Щелкните изображение, чтобы увеличить его.] Рис. 2. Отключите параметр «Показывать предложения текста при вводе текста».

Форматирование URL-адреса
Обычно, когда вы вводите или вставляете URL-адрес в Word, этот URL-адрес автоматически становится гиперссылкой. Однако вы можете обнаружить, что гиперссылка вставлена ​​в непригодном для использования формате (подробнее об этом чуть позже), или вы можете вообще не хотеть, чтобы URL-адрес был гиперссылкой.

Отключение автоматической гиперссылки — это двухэтапный процесс. Сначала нажмите «Файл», а затем «Параметры». Когда появится диалоговое окно «Параметры», щелкните вкладку «Правописание», затем нажмите кнопку «Параметры автозамены».Это заставит Word отобразить диалоговое окно «Автозамена». Выберите вкладку «Автоформат по мере ввода» и снимите флажок «Интернет и сетевые пути с гиперссылками», как показано на рис. 3 .

Рисунок 3. Снимите флажок «Интернет и сетевые пути с гиперссылками».

Второй шаг — выбрать вкладку «Автоформат», затем снять флажок «Интернет» и «Сетевые пути с гиперссылками», как показано на рис. 4 .

Рисунок 4. Снимите флажок «Интернет и сетевые пути с гиперссылками».

Ранее я упоминал, что когда вы вставляете URL-адрес в документ Word, полученный URL-адрес может быть полностью непригодным для использования. Это относительно недавняя проблема, и она связана с новой любовью Microsoft к дружественным URL-адресам.

Приведу пример. URL-адрес моей колонки «Советы и уловки Пози»: https://redmondmag.com/articles/list/poseys-tips-and-tricks-for-windows-admins.aspx. Однако, если я скопирую URL-адрес из своего браузера и вставлю его в Word, он отобразится как: «Советы и приемы Пози для администраторов Windows — Брайен Поузи — Redmondmag.com. «Хотя ссылка интерактивна, формат может быть проблематичным по ряду причин.

Изначально я думал, что переход к дружественным URL-адресам был связан с изменением, которое Microsoft внесла в Word. Как оказалось, использование дружественных URL-адресов на самом деле связано с браузером Edge. Если вы вырежете и вставите URL-адрес из другого браузера (например, Chrome) в Word, URL-адрес не будет преобразован в удобный формат.

Чтобы отключить использование удобных URL-адресов, откройте браузер Edge и нажмите «Настройки».Затем выберите вкладку «Поделиться», «Копировать» и «Вставить». Наконец, выберите вариант «Обычный текст», показанный на рис. 5 . Теперь, когда вы копируете URL-адрес из Edge и вставляете его в Word, URL-адрес будет отображаться в исходном формате.

[Щелкните изображение, чтобы увеличить.] Рисунок 5: Выберите параметр «Обычный текст».

Об авторе

Брайен Поузи — 20-кратный MVP Майкрософт с многолетним опытом работы в ИТ.В качестве внештатного писателя Поузи написал тысячи статей и написал несколько десятков книг по широкому кругу тем в области информационных технологий. До того, как стать фрилансером, Поузи был ИТ-директором национальной сети больниц и медицинских учреждений. Он также работал сетевым администратором в некоторых из крупнейших страховых компаний страны и в Министерстве обороны Форт-Нокса. В дополнение к своей постоянной работе в сфере информационных технологий, Пози последние несколько лет активно тренировался в качестве кандидата в коммерческие ученые и астронавты, готовясь к полету в миссии по изучению полярных мезосферных облаков из космоса.Вы можете следить за его обучением космическим полетам на его веб-сайте.

.

Leave a comment Cancel reply