Деловой этикет переписки по электронной почте: Деловая переписка по электронной почте

Содержание

Деловой этикет. Сетикет – Этикет электронной почты или правила написания электронного письма. |/, Бизнес-консультант, имиджмейкер, коуч Игнатьева Елена Сергеевна

(впервые статья была опубликована на сайте http://www.klerk.ru в мае 2008 года)

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь и здесь существуют определенные правила этикета, которые регламентируются «Сетикетом» (Netiquette).[1]

Главное правило «Сетикета», такое же, как и в любом другом этикете: ведите себя так, чтобы вас было легко понять, не создавайте проблемы другим и не мешайте нормальному диалогу, даже если он ведется посредством электронной почты. Всегда ведите себя так, чтобы не обидеть человека, с которым вы ведете переписку по Интернету.

В своей статье «50 практических правил Бизнес-сетикета (Сетевого Этикета)» Чак Мартин, Президент американской консалтинговой компании «The Digital Estate Group», пишет: «Сетикет (сетевой этикет) означает совокупность правил поведения и обхождения, принятых при использовании компьютерных сетей. Соблюдение этих правил особенно важно: по причине электронности среды, невозможно разделить положение бизнеса и клиента. «Правила бизнес-сетикета» появились как руководство для установления и поддержки здоровых и счастливых взаимоотношений между коммерческой деятельностью и ее клиентами».

В данном разделе мы не будем рассматривать правила поведения на форумах, блогах и чатах, а лишь расскажем как вести деловую переписку посредством электронной почты, чтобы сделать общение с партнерами, коллегами и друзьями более удобным и эффективным.

Стиль общения.

При переписке через электронную почту можно опускать обращения и приветствия и сразу переходить  к делу.   Но, если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо носило более официальных характер, автор рекомендует использовать следующую формулу обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя отчество адреса». И только после этого следует переходить к цели вашего обращения.

При всей неформальности  общения, необходимо помнить и выполнять одно из самых главных правил составления электронных писем

соблюдение принципов грамотности и логичности. Тот факт, что электронная почта – быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Обязательно начинайте предложение с прописной буквы и ставьте точки. Имена и названия должны начинаться с прописных букв. Текст, написанный одними строчными без точек и других знаков препинания, трудно читать. Текст же, написанный одними прописными, вообще воспринимается при чтении как НЕПРЕРЫВНЫЙ КРИК.

Необходимо использовать пропуски (пустые строки) или многоточие для отделения одной мысли от другой, так как в электронном письме они, как правило, играют роль абзаца.

Оформление электронного письма.

Во многих компаниях существует единый корпоративный стандарт оформления электронных писем, включающих в себя структуру самого письма, правила обращения к клиенту, реквизиты подписи (ФИО, должность, рабочие телефоны, адрес электронной почти и ссылку на сайт компании). Кроме того, в этом стандарте может быть прописан запрет на использование смайлов[2], не относящихся к деловой сфере.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. «Шапка» в корпоративном стиле.

2. Приветствие

3. Содержание, цель обращения

4. Прощание

5. Личная подпись с указанием контактов.

6.Ссылка на сайт компании.

7. Логотип, если это необходимо.

При оформлении электронного письма в обязательном порядке должны быть заполнены поля:

—  «Тема» («Subjekt»).

—  «Кому» («To»)

—  «Важность письма», при необходимости.

При отправке электронных сообщений в поле «Кому» вводится  e–mail адрес получателя.  Иногда есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям, тогда их адреса можно ввести через запятые. Обязательно заполните поле  «Тема», иначе ваше письмо может быть удаленно, как спам. Здесь следует вписать несколько слов, характеризующих тему сообщения.

В некоторых почтовых программах можно указать степень важности сообщения. Это просто необходимо, если  адресат получает ежедневно большое количество писем. С пометкой  «Важное» письмо получает приоритет при проверке почты.   Но злоупотреблять этой  функцией не стоит. Важное постепенно потеряет это качество.

Размер электронного письма.

Правилами сетикета размер определяется точно: электронное письмо должно быть в два раза короче, чем написанное на бумаге. Если вам необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, то лучше  составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию  оформить в виде вложения.

Готовя пересылку большого вложения,  превышающую 200-500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента. Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-сервера или через веб-интерфейс.

Адресная книга.

При традиционной переписке приходилось либо хранить конверты с адресами, либо записывать их. Помнить электронные адреса всех ваших друзей и партнеров тоже не возможно, да и не нужно. Для этого в любой почтовой программе есть функция «Адресная книга», в которой можно хранить e — mail своих корреспондентов и другую контактную информацию.  При использовании этой функции отправить  электронное письмо намного проще «бумажного», достаточно выделить  нужное имя  в адресной книге и нажать кнопку «отправить почту».

Когда электронное письмо придет от респондента, занесенного в вашу «Адресную книгу», вы всегда   будете знать от кого именно получили электронное сообщение, так как зафиксированный контакт отразиться в поле «От» (« From»).

Ответ на электронное сообщение.

Для ответа на полученное письмо достаточно нажать на кнопку «Ответить»(«Reply») в  почтовой программе. При этом появляется форма для нового сообщения, в которой в поле «Кому» («To») автоматически уже вписан адрес получателя, а в поле «Тема»: будет приведена тема первоначального письма с пометкой «Re:» в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме. Таким образом, получатель  сможет легко восстановить в памяти смысл переписки.

Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо соответствовало правилам Сетикета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

Цитирование – приведение в сообщении фрагментов исходного текста (в данном случае, письма) с целью восстановления  сути содержания. Обратите внимание:  в большинстве почтовых программ цитируемый фрагмент выделяется знаком «больше» (>).

Смайлики ( Smileys ).

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но всё  же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые «смайлики» (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты.  Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства.

Вот наиболее распространенные смайлики:

  🙂 улыбающийся

  :-))) смеющийся

  😀 радостно смеющийся

  😐 задумчивый, нейтральный

  🙁 грустный

  :-/ недовольный или озадаченный

  :-0 удивлённый (рот открыт)

Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто 🙂 или :(. В последнее время часто двоеточие заменяется знаком равно, например, =) вместо :). «Нос» обычно в таких случаях не ставится. Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например, )))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Но не стоит увлекаться смайлами при составлении делового письма, в противном случае, вы можете приобрести репутацию несерьезного человека.

Электронная подпись.

Электронная подпись – это специально созданный файл ( signature ), который представляет собой текстовую подпись. Наличие электронной подписи в сообщениях является правилом хорошего тона для деловой переписки. Электронная подпись к тому же является  ненавязчивой рекламой бизнеса. Прямая реклама в письмах от незнакомых и малознакомых людей, как правило, воспринимается  негативно,  а несколько строк подписи будут приняты лояльно.

Всегда используйте подпись – она поможет вашему респонденту однозначно идентифицировать вас. И обязательно включайте в нее несколько возможных способов связи с вами. Обычно это номера телефона, адрес электронной почты, факс, ICQ[3]

Основные правила составления электронной подписи:

?  Электронная подпись не должна превышать 5-6 строк.

?  Количество символов в строке должно быть не более 70-ти.

Особенности Сетикета при отправке и получение электронных писем.

Итак, вы отправили электронное письмо и очень волнуетесь, дошло ли оно до адресата. И в следующий раз ради собственного спокойствия вы уже отправляете письмо с уведомлением о получении.  Но по правилам Сетикета  такая отметка является признаком неуважения и недоверия к своему партнеру. Лучше после отправки своего сообщения по электронной почте, позвонить адресату и уточнить дошло ваше письмо или нет. Довольно часто для подтверждения используется следующая формулировка: после текста основного письма, перед вашей электронной подписью пишется фраза: «Получение письма просим подтвердить ответным письмом или по указанным ниже телефонам»

По правилам  Сетикета на электронные письма обязательно нужно отвечать. А время ответа на e-mail не должно превышать двух суток. Если вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. Необходимо отвечать на письма с испорченной кодировкой. В этом случае лучше присоединить вложение с пояснениями, чтобы ваш корреспондент его обязательно сумел прочесть. И обязательно нужно отвечать и на письма, содержащие вложение: вы должны подтвердить, что вложение дошло и нормально открылось.

Сеанс электронного диалога заканчивается по правилам телефонного этикета: кто первый начал переписку, тот первый ее и заканчивает.

Имейте ввиду, что, если вам не отвечают на электронное письмо в течение 7 дней – это явный отказ от общения. Поэтому при желании сохранить деловые отношения вам нужно обязательно через 2-3 дня после отправки электронного письма позвонить или направить повторное письмо своему деловому партнеру для уточнения: дошла до него информация или нет.

Помните, что в деловом мире следует всегда отвечать на письма, в независимости от того бумажные они или электронные. Иначе вам могут посчитать безответственным и легкомысленным человеком, что конечно не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.



[1] Netiquette – (англ.Net — сеть + Etiquette — этикет) — нравственные правила поведения в компьютерных сетях. Правила поведения в Сети, рассчитанные на то, чтобы не осложнять жизнь другим. Прим. автора

Пиши пропало. 10 правил этикета для переписки в 2021 году — Секрет фирмы

6. Оставьте правильную подпись в конце

В самом конце письма обязательно должна быть подпись, содержащая информацию о том, кто вы, и ваши контактные данные (включая ссылку на сайт вашей компании). Идеальная в данном случае подпись — короткая (4-5 строк вполне достаточно) и информативная.

Структура такая:

  • Формула вежливости: «Спасибо», «Хорошего дня».
  • ФИО автора письма.
  • Должность и место работы.
  • Электронный адрес и номер телефона.

Если вы проигнорируете этот пункт, письмо как минимум выйдет оборванным.

  1. Правильно напомните о себе

Бывает, что письма остаются без ответа. В этом случае, согласно этикету, можно напомнить человеку об ответе три раза: за день до окончания обозначенного срока для ответа, на следующий день после окончания и через неделю. Далее рекомендуем позвонить, уточнить причину молчания. Если ответа также не будет, попробуйте просто дождаться ответа или решить вопрос другим способом.

Про напоминания есть два золотых правила:

  • Не писать письмом ничего срочного. Считаем, что если написано письмо, то задача в нём смело подождёт 1-2 дня. Если нужен срочный ответ, то лучше позвонить. О звонке сначала предупреждаем в мессенджере.
  • Если человек не отвечает, не стоит писать ему на следующий день «Пишу вам повторно» или упрекать «Я вам уже писал, а вы не ответили». Можно вежливо уточнить, не затерялось ли письмо и получил ли его адресат.

Важно. Если человеку отправили документ на согласование два дня назад, не стоит заставлять его искать это письмо. Лучше приложите этот файл снова, чтобы не доставлять человеку неудобства.

8. Отвечайте оперативно

Один-два дня — крайний срок. Телефонный звонок — это тоже ответ, тем более если переписка заходит в тупик и коллега или партнёр начинает неверно трактовать то, что вы написали: звонок поможет исправить ситуацию.

9. Контролируйте, кому вы отвечаете

​​Отвечая на электронные письма, спросите себя, нужно ли отправлять информацию всем участникам цепочки или вы можете выделить избранных, которым она понадобится.

Поверьте, люди будут счастливы, что вы избавили их от лишней информации. При необходимости вы всегда можете воспользоваться функцией BCC (скрытая копия).

10. Используйте автоматические ответы во время отпуска

Если вы планируете отправиться в путешествие и не сможете ответить на письмо в течение нескольких часов, обязательно установите автоматический ответ с альтернативным вариантом связи. Помните, что ваши электронные письма — это отражение вас самих.

В зависимости от культуры вашей компании или потенциальной аудитории, вы можете составить профессиональное сообщение или использовать забавный, творческий подход. Как правило, сообщения вне офиса относятся к следующим категориям: деловое или смешное.

Пример делового сообщения:

«Здравствуйте,

Спасибо за ваше письмо. К сожалению, меня не будет в офисе до 3 января 2022 года. Пожалуйста, направляйте все срочные сообщения руководителю проекта Пете Иванову по адресу [email protected] Я ценю ваше терпение и постараюсь ответить на ваше письмо не позднее 10 января 2022 года.

Спасибо,

Катя Шпет»

Пример смешного сообщения:

Дизайнер из Лос-Анджелеса Пол Вудс, автор книги «Как прекрасно выполнять свою работу, не будучи при этом засранцем» (How to Do Great Work Without Being An Asshole), предлагает свой вариант автоматического ответа:

«Уважаемый автор письма,

Как вы уже знаете, я в отпуске. Тем не менее вы, судя по всему, вопиющим образом игнорировали многочисленные имейлы, разговоры с глазу на глаз и месседжи, в которых я на протяжении прошлой недели сообщал об этом. Поэтому ниже вы найдёте подробный перечень того, что я не собираюсь делать, пока не вернусь…»

«Мир и так слишком серьёзен — людям нужна определенная доля легкомыслия, часто им это даже нравится», — говорит Вудс.

Коллаж: «Секрет фирмы», pngwing.com, www.freepik.com, Pexels, Pexels License

Электронная деловая переписка — презентация онлайн

1. Электронная деловая переписка

2. Использование адресов

• Если это возможно, ваш адрес
электронной почты должен содержать
первые буквы ФИО или ИМЯ или
ФАМИЛИЯ и ИМЯ, разделенные
символом подчеркивания или точкой.

3. Получение писем

• Проверяйте почту хотя
бы 2 раза в день – с
утра и после обеда.
• Если вы долго
отсутствуете на месте,
используйте клиент
автоматического ответа,
чтобы люди знали и не
ждали от Вас
немедленного ответа.

4. Получение писем

• Полученные письма надо читать.
Разумеется, спам здесь не
рассматривается;

5. Получение писем

• Настройте автоматическую
доставку/получение почты хотя бы каждые 10
(а лучше 2 – 3) минуты.
• Они будут сопровождаться открытием
отдельного окна, а также звуковым сигналом.

6. Получение писем

• Если Вы очень заняты и Вам пришло
письмо, оцените от кого оно, тему и
пробегите его глазами – это поможет
быстро понять, требует ли письмо
срочного ответа или может немного
подождать

7. Получение писем

• Самый простой и эффективный способ
двигать дела и не собирать завалы
почты – сразу отвечать на письма.

8. Поле «Кому»

• Если в полученном письме в
поле «Кому» более двух
адресатов, это значит, что
ответить должны оба эти
корреспондента или любой
из них.
• Будьте осторожны с
отсылкой писем,
содержащих в поле «Кому»
более двух адресатов: на
письмо отправленное всем,
Вы рискуете не получить
ответа ни от кого.

9. Поле «Копия»

• Получатели, стоящие в этом поле, получают
письмо для информации или являются
«приглашенными в свидетели».
• Получатель в копиях не должен в общем
случае отвечать на письмо.
• Более того, вежливым считается при наличии
такой необходимости начать с фразы
«извините, что вмешиваюсь».

10. Поле «Скрытая копия»

• О факте отправки письма человеку, указанному в
поле «Скрытая копия» не узнают основной
получатель или стоящие в копиях.
• Также это поле используется для массовой рассылки,
чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели.

11. Функция «Ответить всем»

• При ответах не забывайте о кнопке
«Ответить всем» – это сохранит в
копиях получателей начального письма
и Ваш ответ не пройдет мимо них.

12. Поле «Тема»

Не стоит оставлять это поле пустым.
Тема письма должна кратко отражать
тему письма.
Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или
пустые заголовки выдают в Вас или
новичка, или отсутствие элементарных
навыков владения деловой перепиской.

13. Написание ответа

• Начните с
приветствия, это
вежливо.
• Говорите с
человеком на одном
языке.

14. Написание ответа

• Не используйте транслит, кроме случаев
отправления писем с мобильных устройств.
• Если ваш почтовый клиент не поддерживает
русский язык или портит кодировки,
прилагайте текст ответа в приложении.

15. Написание ответа

• Деловое письмо должно быть точным,
конкретным и лаконичным.
• Если письмо содержит несколько вопросов,
тем или задач, структурируйте их и
отделяйте.

16. Написание ответа

• ОБЯЗАТЕЛЬНО ПЕРЕЧИТАЙТЕ письмо,
прежде чем нажать кнопку отправить.
• Проблемы в орфографии, грамматике,
ошибки и упущения, использование
неправильных слов являются очень
распространенным явлением.
• Ваши друзья могут не обратить внимание, но
ваши деловые партнеры заметят.

17. Написание ответа

• Цитируйте текст оригинального письма.
• При полном цитировании пишите текст ответа
в НАЧАЛЕ письма, а не в конце!
• Если Ваши ответы по пунктам, отделите
цитату пустыми строками сверху и снизу.
• Обратите внимание: в большинстве
почтовых программ цитируемый фрагмент
выделяется знаком «больше» (>).

18. Написание ответа

• Заказчики и другие деловые партнеры ценят
личный контакт. Если Вы обрабатываете
большой объём почты, то советую включить
функцию «Автоподпись»

19. Электронная подпись

• Включайте в нее несколько возможных
способов связи с вами. Обычно это номера
телефона, адрес электронной почты, факс,
ICQ
Основные правила составления электронной
подписи:
• Электронная подпись не должна превышать
5-6 строк.
• Количество символов в строке должно быть
не более 70-ти.

20. Вложения

• Не вкладывайте в письма файлы форматов
EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR – многие
почтовые клиенты или сервера намертво
блокируют такие вложения, и адресат их
никогда не прочтет.
• Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в
оболочку и уже в таком виде вкладывайте.

21. Вложения

• Нормальным считается
высылать без
предупреждения вложения
до 2-3 мегабайт.
• Если Вы хотите выслать
вложение большего
размера, уточните у
адресанта, пройдет ли
такой файл через его
сервер.
Существует много
других способов
передать большие
тексты, фото или звук,
минуя электронную
почту. Например, через
ftp-сервер или через
веб-интерфейс.

22. Вложения

• Воздержитесь от вложений сомнительного
содержания: во-первых, Ваш корреспондент может
не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете
доставить неприятности человеку, работающему в
организации, где применяется перлюстрация почты.

23. Вложения

• Не открывайте вложения от того, кого вы не
знаете, если Вас не уведомили о каких либо
вложениях.
• При отправке вложений сообщите, что
вложение содержит.
• Если вы отправляете что-то в Adobe Acrobat
формате, не надейтесь, что получатель
имеет программное обеспечение для
просмотра вложений.

24. Ссылки на ресурс


Если в письме
упоминаете какие-то
ресурсы, то ссылки на
них лучше указать не в
теме письма, а
непосредственно в
тексте.
• В этом случае можно
перейти по ссылке в
браузере, клацнув по
ней.
• К ссылкам тоже можно
добавить описание (что
это за ресурс и что там
интересного).

25. Emoticons

• Речь идет об использовании схематического
изображения человеческого лица для
передачи эмоций в электронных текстах.
• Они призваны оживить сухой и краткий язык
E-mail.
• Сюда входят Smileys (улыбки, смешинки) и
Acronyms (слова, сформированные из первых
букв словосочетания).

26. Smileys (смайлики)


🙂 улыбающийся
:-))) смеющийся
😀 радостно
смеющийся
😐 задумчивый,
нейтральный
🙁 грустный
:-/ недовольный или
озадаченный
:-0 удивлённый (рот
открыт)

27. Акронимы (Acronyms)


• ASAP (As soon as possible) – как можно скорее;
• MSG (Message) – послание;
• JIC (Just in case) – при случае;
• CUL (See you later) – встретимся позднее;
• FAQ (Frequently asked question) – часто задаваемый вопрос;
• IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;
• BTW (By the way) – между прочим;
• (Grin) – усмешка. Ухмылка;
• BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;
• GTG (Got to go) – готов идти;
• LOL (Laugh out loud) – заслуживает громкого смеха;
• WTG (Way to go) – куда идти, направление;
• OIC (Oh, l see) – мне все понятно;
• TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.

28. Особенности сленга электронных сообщений


Аккаунт – Это ваша страничка или ваш пользователь (на форуме).
Бан, забанен (от англ. ban – запрет) – Ограничение вас в действиях.
Гостевая книга, гостевуха, гостьбука – раздел сайта, где его
посетители могут оставлять различные сообщения на любую тематику
для админа ресурса.
IMHO (англ. In My Humble Opinion), ИМХО, имхо – употребляется для
подчёркивания того, что высказанное – это личная точка зрения на
предмет разговора.
Камент, коммент (англ. comment) – комментарий.
Тролль, троллинг – пользователь, который любит провоцировать
других пользователей на спор или ругань.

29. Этикет электронной переписки

• Никогда не используйте в
электронном письме
ПРОПИСНЫХ БУКВ.
• Никогда не выделяйте в письме
какую-то мысль другим цветом,
в особенности красным
жирным шрифтом.
• Если вы отвечаете на письмо, в
котором был вложенный файл,
адресованный вам ранее,
удалите этот файл.

30. Этикет электронной переписки

• Время ответа на e-mail
не должно превышать
двух суток.
• Сеанс электронного
диалога заканчивается
по правилам
телефонного этикета:
кто первый начал
переписку, тот первый
ее и заканчивает.

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

Сегодня практически все в своей практике коммуникаций используют электронную почту, ICQ, факс или мобильную связь. Но мало кто понимает, что электронная почта – это показатель вашего профессионализма.

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения.

Вычитывая адреса и темы пришедших сообщений, абонент электронной почты решает, какие письма читать, а какие удалить не раскрывая. К сожалению, мало кто имеет представление о правилах этикета электронной почты. Их нужно знать и соблюдать, иначе мы можем невольно причинить неудобство, вызвать смущение или случайно обидеть того, кому пишем.

Познакомимся с 19 правилами, созданными, основанными на опыте многочисленных пользователей электронной почты.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.

Структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

  1. Адрес и имя отправителя.
  2. Адрес получателя.
  3. Тема письма.
  4. Приложение.
  5. Письмо, состоящее из приветствия, основного текста, заключения и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.

Для деловой переписки желательно иметь адрес электронной почты, в котором содержатся Ваше настоящее имя и фамилия или аббревиатура вашей организации, например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий ваше настоящее имя и имя вашей организации в названии домена, например, Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма».

Указанная тема письма значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя вам ничего не говорят. Тема письма должна привлечь внимание получателя, быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще, прямее или заманчивее будет звучать Тема вашего письма, тем больше вероятности, что ваше письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над темой, когда вы в первый раз пишете кому-либо. Помните: тема письма – это красная нить смысла всего сообщения. Если изменяется основная мысль диалога, изменяйте, соответственно, и Тему; а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма, чтобы избежать путаницы при виртуальном общении.

Правило 4. Используйте («Re:»)только для ответа.

При этом открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма. Следует иметь в виду, что функция «ответить» означает «Мой ответ на:». Если при ответе меняется тема обсуждения, то лучше создать НОВОЕ письмо с НОВОЙ темой, чтобы не вводить в заблуждение собеседника.

Правило 5. Адрес получателя вставляйте в письмо в последнюю очередь.

Во избежание преждевременной отправки, когда письмо еще не дописано, не проверено и вложения не добавлены, внимательно обращайтесь с кнопкой «Отправить»( ): убедитесь, что вы посылаете выверенное письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма.

В качестве приветствия можно использовать следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте» и только после этого переходите к цели вашего сообщения.

Обратите внимание, что в русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: в деловой, частной, официальной.

P.S. Не следует впадать в крайность и ставить три (или более) восклицательных знака, так как в конце приветствия они будут восприниматься как неуместный крик и могут нанести обиду вашему адресату.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо.

Читать c экрана монитора труднее, чем с бумажных носителей, поэтому разбивайте текст письма на логические абзацы. Предложения должны содержать не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу.

Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Начинайте письмо с цели обращения, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Правильная формулировка первого предложения – гарантия того, что получатель вашего письма прочтёт его до конца. Постарайтесь не отправлять длинные электронные сообщения. Для пересылки важной информации большого объема составьте краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформите в виде вложения.

Правило 9. Если Вы собираетесь послать вложение, то присоедините его в самом начале.

Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Иногда случалось и вам получать письма, которые пересылались исключительно для передачи некоторой информации, но эту информацию не содержали!?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на вашей деловой репутации.

Правило 10. Не пересылайте ненужные файлы.

Не прикрепляйте никаких вложений без согласования с получателем, в противном случае он может подумать, что данное вложение – это прицепившийся вирус. Данное письмо будет уничтожено без прочтения. Подобные вирусы чаще приходят со спамом.

P.S. Обращайте внимание на размер пересылаемого файла. Он не должен быть очень большим, чтобы адресат не тратил много времени на его скачивание

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные вам вопросы.

Отвечая на письмо, постарайтесь ответить на все вопросы, которые заданы в письме. Замалчивание вопроса очень неэтично, т.к. адресат нуждается в вашем ответе и ждёт его. Если не знаете, как ответить, лучше об этом сообщить. При ответах на вопрос можно процитировать в своем письме оригинальное сообщение в объеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа, а под каждой такой цитатой написать ответ на вопрос. Не забывайте отделять текст ответов от текста цитируемых писем, тогда ответ будет легче читаться.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию.

Это важно, потому что очень трудно читать текст без запятых и точек. Для грамотного написания используйте возможности проверки, которые сегодня представлены у всех почтовых служб

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать.

В соответствии с правилами этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, и время ответа не должно превышать трех суток. Если адресат не получил ответ на свое электронное письмо в течение указанного времени, следовательно, с ним не желают общаться. Причины задержки ответа необходимо объяснять тем, с кем хотели бы продолжить диалог. При получении письма с вложением, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. Если вы получили незатребованное письмо от неизвестных людей, можно на него не отвечать. Незатребованное письмо может оказаться спамом. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая, т.к. это может быть компьютерным вирусом.

Правило 14. Не пишите ПРОПИСНЫМ ШРИФТОМ.

Весь текст, написанный прописным шрифтом, воспринимается как КРИК. Это может вызвать нежелательную реакцию у читателя. Если хотите выделить некую интересную мысль в пересылаемом сообщении, напишите таким шрифтом несколько слов. Выделенные таким способом, они лучше подчеркнут важность данного фрагмента текста.

Правило 15. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты.

Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Помните, что электронная почта может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Не забывайте и о том, что посланное вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 16. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением.

В деловой электронной почте старайтесь не использовать аббревиатуры BTW (by the way) или LOL (laugh out loud) и смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке.

Правило 17. В конце письма обязательно ставьте свою подпись.

Подпись – это небольшой блок текста, добавляемого в конец сообщений, который идентифицирует вас и содержит вашу контактную информацию. Подпись делайте краткой: не более четырех-семи строк. Включайте в нее несколько возможных способов связи с вами (обычно это номера телефонов и факса).

Правило 18. Если сомневаетесь, не отправляйте письмо.

Мы стали безличными и прячемся за электронной почтой, которая начинает контролировать нашу жизнь. Поэтому, прежде чем отправить следующее электронное письмо, подумайте, может быть лучше позвонить или лично встретиться с адресатом?

Материал составлен методистом Шутилиной Л. А, в статье были использованы материалы следующих авторов:

  1. Тер-Минасова С.Г. Язык и межкультурная коммуникация. М., 2000.
  2. Emailetiquette. http://www.emailreplies.com/ .
  3. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm.
  4. Этикет электронной почты или правила написания электронного письма. http://www.koryazhma.ru/articles/etiket/netiquette_mail.asp .

Семинар «Этикет делового письма»

Письма играют большую роль в деловом общении. Многие из нас каждый день общаются по электронной почте со своими коллегами и партнерами, часто мы знакомимся и заключаем контракт исключительно по переписке.

 

Простая отправка резюме или коммерческого предложения может быть шагом к успешной карьере или прибыли в лице нового клиента. Семинар даст вам новые интересные знания, научит посредством простой переписки производить впечатление надежного, ответственного и успешного человека.

 

Что узнает участник семинара:

  • особенности деловой переписки с официальными учреждениями, зарубежными партнерами;
  • как писать поздравления, благодарности, просьбы, соболезнований, приглашения;
  • принципы составления деловых писем: структура письма, стиль, правильное оформление документов, фразы и выражения, принятые в деловой переписке
  • чем отличается личная и деловая переписка;
  • виды деловых писем и сообщений: протокол, эссе, письмо-отчет, рекламация, уведомление;
  • американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке и многое другое.

 

Подробная программа семинара:

Тема: «Деловое письмо: стилистика, стандарты, принципы».

  • Особенности деловой переписки с Посольствами, Министерствами, зарубежными партнерами. Структура официального письма.
  • Комплиментарные формы письма, вводные фразы, обороты.
  • Использование бумаги, бланков.
  • Правила написания поздравительных текстов, благодарственных писем, просьб, соболезнований, приглашений.
  • Правильное оформление документов. Правила оформления реквизитов документа. Стилевые особенности языка деловых бумаг. Принципы составления деловых писем. Структура делового письма. Стандарты фраз и выражений, принятых в деловой переписке.

 

Тема: «Деловой этикет в переписке».

  • Понятие делового этикета в переписке. Личная и деловая переписка.
  • Благодарственные письма, поздравления, приглашения, соболезнования.
  • Американские и европейские сокращения, принятые в международной деловой переписке. •Письма, которые всегда пишут или подписывают от руки.
  • Процедура ответа на письма.
  • Понятие «эмоциональной подстройки» под адресата.
  • Обращение. Заключительная формула вежливости. Принципы завершения делового письма. Универсальные формулы.
  • Особенности составления писем негативного содержания (отказы, претензии).

 

Тема: «Технология составления различных видов деловых писем и сообщений (структура, задачи, особенности)».

  • Протокол.
  • Пресс – релиз и пост-релиз.
  • Эссе.
  • Письмо-отчет.
  • Рекламация. Ответ на рекламацию.
  • Письмо-благодарность. Письмо-подтверждение. Письмо-приглашение. Письмо-поздравление.
  • Уведомление, предупреждение и другие.

Тема: «Работа над составлением текста».

  • Расположение основной идеи, темы, проблемы. Правила логических ударений. Связь предложений в тексте. Использование универсальных речевых конструкций.

Информационная роль порядка слов в предложении. Взаимосвязь между планируемым содержанием текста и передачей реальной информации.

 

Программу читает Давтян Олег Саркисович — главный редактор журнала «Консул», советник дипломатической службы 1-го класса, лауреат премии Правительства Санкт-Петербурга в области журналистики, член Союза художников России.

 

5. Переписка деловых людей по электронной почте. Деловая переписка: учебное пособие

5. Переписка деловых людей по электронной почте

Стиль делового письма, отправляемого по электронной почте, не отличается от обычного письма. Переписка лишена эмоций. Соответственно стиль должен быть сугубо рабочим и сжатым. При почтовой переписке знаки внимания, элементы вежливости передаются с помощью внешних атрибутов. Например, используя специально подготовленный бланк, соответствующую бумагу, оформление, размещение реквизитов и т. п. при электронной почте эти возможности исключены. Поэтому этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета.

Электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Это почта экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «On-line». Требуется умение вести письменный диалог, как отмечают некоторые западные документоведы, «со скоростью мысли». Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером.

Язык при электронной переписке отличается конкретностью, краткостью. Рекомендуется избегать длинных фраз и набивших оскомину стандартных при традиционной переписке выражений типа «please, be informed» (мы информируем Вас…), «as per your request» (согласно Вашему запросу) и т.п. Приведем один из возможных вариантов переписки по электронной почте в связи с покупкой оргтехники для офиса (перевод на русский язык).

От кого: John Smith

Кому: RBM Manufacturing Company, Inc

Дата: 13 октября 2005 г.

Тема: покупка

Уважаемые господа!

Мы намереваемся до конца этого финансового года приобрести новую копировальную машину для офиса. Мы хотели бы изучить возможность покупки копировальной машины RBM, и нас интересует, имеется ли у вас подходящая модель.

Наш офис небольшой и новой копировальной машиной будут пользоваться только три секретарских работника. Мы изготавливаем примерно 3000 копий в месяц и хотели бы иметь машину, которая работает на стандартной бумаге. Нам необходима также сортировочно-подборочная (раскладочная) машина, но мы редко обрабатываем более 25 экземпляров одновременно.

Мы хотели бы также получить информацию о гарантии и услугах по ремонту.

Учитывая, что финансовый год у нас заканчивается 15 декабря 2005 года, просим ускорить ответ.

С уважением.

John Smith

Office Manager

При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого лица для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык E-mail.

Сюда входят Smileys (улыбки, смешинки) и Acronyms (слова, сформированные из первых букв словосочетания).

Разумеется Smileys это касается только личностной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы.

Акронимы (Acronyms) встречаются намного чаще при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных Акронимов:

 ASAP (As soon as possible) – как можно скорее;

 MSG (Message) – послание;

 JIC (Just in case) – при случае;

 CUL (See you later) – встретимся позднее;

 FAQ (Frequently asked question) – часто задаваемый вопрос;

 IMHO (In my humble opinion) – по моему скромному мнению;

 BTW (By the way) – между прочим;

 <g> (Grin) – усмешка. Ухмылка;

 BRB (Be right back) – немедленно возвращайся;

 GTG (Got to go) – готов идти;

 LOL (Laugh out loud) – заслуживает громкого смеха;

 WTG (Way to go) – куда идти, направление;

 OIC (Oh, l see) – мне все понятно;

 TTUL (Talk to you later) – поговорю с тобой позднее.

Эти взятые из западной литературы по деловой корреспонденции рекомендации наглядно свидетельствуют, насколько серьезно современные документоведы относятся к переписке по электронной почте. Они рассматривают ее как наиболее перспективную из принятых сегодня на вооружение способов коммуникации и прогнозируют нуклонный ее рост в будущем. Это обусловлено скоростью при передаче информации и простотой операции при ее использовании. Однако многие деловые письма не «укладываются» в рамки электронной почты, иихпуть к адресату лежит через традиционную почтовую связь либо по факсу. Например, претензионное письмо, когда требуется обстоятельно и подробно изложить суть жалобы, лучше отправить в «старом» классическом формате. В данном случае (а их в деловой практике бывает немало) требует не скорость, а убедительная аргументация, подробное изложение фактов. Кроме того, нередко при подготовке корреспонденции (например, первичной, информационной) на переднем плане стоит форма, ритуал. Письмо играет роль визитной карточки, и его требуется изложить на официальном бланке компании с привлечением всех предусмотренных реквизитов. Западные документоведы предупреждают о том, что электронная почта весьма прозрачна, и при желании с содержанием ваших писем может ознакомиться любой, чей компьютер подсоединен к Сети.

Поэтому они предлагают воздерживаться от передачи документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию по E-mail. Для пересылки и согласования контактов, коммерческих сделок лучше использовать проверенные надежные каналы связи.

Среди ошибок, которые допускаются при использовании электронной почты, одна заключается в неверном суждении о том, что канал связи якобы менее формален, располагает на «простоту общения». При письменном контакте, даже если это переписка по E-mail, необходимо не забывать про язык, стиль. Это во многом касается наших предпринимателей, которые считают, что после первичной встречи или полученного ответа можно переходить на «ты» и пренебречь «излишним» протоколом. На Западе не спешат переводи т. д.ловые отношения в разряд дружеских и личных. Там всегда стараются сохрани т. д.станцию. Поэтому при электронной переписке, как и при обычной, необходимо оставаться на уровне бизнеса, деловых отношений. Будьте точным, аккуратным в формулировках, выражениях и т. д. При всей простоте E-mail для бизнесмена остается средством официальной переписки. Надо следить за грамотностью, грамматикой, орфографией. При всей скорости переписки надо избегать ошибок. Они могут не только отрицательно повлиять на формирование имиджа фирмы, но и навредить отношениям с партнером или клиентом.

Западные документоведы рекомендуют не заменять телефонные разговоры электронной перепиской. Учитывая скорости E-mail, такое желание появляется постоянно, т. к. телефонные переговоры и электронная почта не могут замени т. д.уг друга, а при умелом использовании дополняют и помогают друг другу. И еще один подводный риф, встречающийся при переписке по E-mail. Поступающая от адресата информация не всегда приятна, а порой, вызывая отрицательные эмоции, толкает на резкость, желание ответить «как надо». Лучше оставить не понравившееся послание без ответа, чем отреагировать на него возмущенным и невежливым письмом.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Правила этикета электронной почты, которые должен знать каждый профессионал

  • Для многих профессионалов ответы на электронные письма отнимают значительную часть рабочего времени.
  • Поскольку во время пандемии коронавируса миллионы сотрудников входят в систему из дома и переписываются по электронной почте, знание того, как быть профессионалом в Интернете, становится как никогда важным.
  • Хотя написание электронного письма кажется достаточно простым, многие сотрудники допускают ошибки при отправке или получении рабочих сообщений.
  • Вот 15 советов по этикету электронной почты, которые должен знать каждый профессионал: от того, чтобы избежать кнопки «ответить всем» до двойной проверки на наличие ошибок.
  • Посетите домашнюю страницу Business Insider, чтобы узнать больше.

Нравится нам это или нет, но ответы на электронные письма отнимают у нас много времени на работе. А в условиях пандемии коронавируса, когда миллионы сотрудников работают из дома и переписываются по электронной почте, это, вероятно, занимает даже больше времени, чем обычно.

Поскольку все больше американцев начали работать из дома в условиях пандемии коронавируса, рабочие стали больше рассылать электронные письма и проводить больше времени на работе, согласно Национальному бюро экономических исследований.

Несмотря на то, что мы отправляем так много электронных писем, карьерный тренер Барбара Пахтер сказала, что многие профессионалы все еще не знают, как их правильно писать.

Из-за огромного количества сообщений, которые мы читаем и пишем, мы можем быть более склонными к досадным ошибкам, и эти ошибки могут иметь серьезные последствия.

Пахтер излагает основы современного этикета электронной почты в своей книге «Основы делового этикета». Мы выделили самые важные правила, которые вам нужно знать.

Жаклин Смит, Кэролайн Хрончич, Вивиан Джианг и Рэйчел Шугар внесли свой вклад в более ранние версии этой статьи.

Правила этикета электронной почты

Мнения, высказанные предпринимателем, авторами являются их собственными.

Когда в начале 90-х использование электронной почты стало обычным явлением, деловой мир изменился. Электронная почта теперь занимает значительную часть нашего рабочего дня. Согласно исследованию, проведенному Международной корпорацией данных (IDC), работники тратят 28 процентов своей рабочей недели на чтение и ответы на электронную почту.

Shutterstock

Хотя мы стараемся работать быстрее и эффективнее, мы не должны забывать социальные правила, которые сопровождают любую форму общения.Вот некоторые из правил этикета электронной почты.

У должна быть четкая тема.

Большинству из нас приходится конкурировать с сотнями электронных писем, забивающими наш почтовый ящик каждый день, поэтому чем четче ваша тема, тем больше вероятность, что ваше сообщение будет прочитано. Например, если вы отправляете кому-то предложение, будьте конкретны и напишите: «Предложение Fitch прилагается».

Не забудьте, свою подпись.

Каждое электронное письмо должно включать подпись, сообщающую получателю, кто вы и как с вами связаться.Настройте автоматическое отображение в конце каждого письма. Включите все свои контактные данные, чтобы получателю не приходилось искать ваш адрес, электронную почту или номер телефона.

Используйте ли профессиональное приветствие.

Использование «Привет», «Йо» или «Хия» непрофессионально, независимо от того, насколько хорошо вы знаете получателя. Вместо этого используйте «Привет» или «Привет». Чтобы быть более формальным, используйте «Уважаемый (укажите имя)». Использование имени человека в приветствии — «Привет, Роберт» — вполне уместно, но помните, что нельзя сокращать имя человека, если у вас нет разрешения на это.

Не используйте юмор.

Юмор плохо передается по электронной почте. То, что вы считаете смешным, может быть неверно истолковано собеседником или воспринято как сарказм без сопутствующего тона голоса и мимики. В случае сомнений исключите юмор из делового общения.

Вычитайте свое сообщение.

Не удивляйтесь, если о вас будут судить по тому, как вы составляете электронное письмо. Например, если в вашем электронном письме много слов с орфографическими ошибками и грамматических ошибок, вас могут посчитать неряшливым, небрежным или даже необразованным.Прежде чем нажать «отправить», проверьте правописание, грамматику и сообщение.

Не следует, , предполагать, что получатель знает, о чем вы говорите.

Создайте свое сообщение как отдельную заметку, даже если оно является ответом на цепочку электронных писем. Это означает отсутствие «однострочников». Включите тему и любые ссылки на предыдущие электронные письма, исследования или разговоры. Оглянуться на цепочку, чтобы освежить в памяти контекст, может быть неприятно и отнимать много времени. Ваш получатель может получать сотни писем каждый день и, скорее всего, не запомнит цепочку событий, приведших к вашему письму.

По теме: функция Google «Умный ответ» появилась на настольных компьютерах сегодня

Ответьте на все электронные письма.

Своевременно и вежливо отвечайте на каждое законное письмо, адресованное вам. Даже если у вас нет ответа в данный момент, найдите секунду, чтобы написать ответ, чтобы отправитель знал, что вы получили его электронное письмо. Сообщите отправителю, если его электронное письмо было отправлено не тому получателю.

Связано: когда-либо получал «Пожалуйста, сделайте это, как можно скорее!» Заповедь по электронной почте на 4:50 стр.м.? Не круто.

Не стреляйте с губ.

Никогда не отправляйте гневное письмо и не давайте быстрых ответов. Перед отправкой внимательно обдумайте свое сообщение. Если вы злитесь, поместите свое сообщение в папку «черновики» и просмотрите его позже, когда вы успокоитесь и у вас будет время сформулировать соответствующий ответ.

Соблюдайте ли конфиденциальность личных материалов.

Слишком просто поделиться электронной почтой, даже непреднамеренно.Если вам нужно поделиться сугубо личной или конфиденциальной информацией, сделайте это лично или по телефону. Спросите разрешения, прежде чем публиковать конфиденциальные материалы либо в теле письма, либо во вложениях.

Связано: электронная почта требует бесконечного управления. Следуйте этим 4 простым правилам, чтобы повысить свою производительность.

Не надо! чрезмерного использования восклицательных знаков.

Восклицательные знаки и другие признаки возбуждения, такие как смайлики, сокращения, такие как LOL, и заглавные буквы, плохо переводятся в деловом общении.Оставьте их, если вы не очень хорошо знаете получателя. Также непрофессионально использовать строку восклицательных знаков !!!!!

Может потребоваться некоторая практика, чтобы ваши электронные письма были профессиональными и точными, но в конечном итоге вы будете выглядеть более безупречно и организованно.

10 советов по электронной переписке

Помните эти глупые письма из девяностых? Отправьте это 10 людям, или случится что-то * ужасное *! С тех пор мы, безусловно, прошли долгий путь.Электронная почта стала играть огромную роль в нашей жизни, поэтому соблюдение базового этикета электронной почты делает общение в Интернете лучше для всех нас!

1. Пишите осторожно

Хороший этикет в электронной почте начинается с содержания. Правописание, грамматика и выбор слов имеют значение. Относитесь к электронной почте как к деловому письму и ошибайтесь в сторону формальности. Если вы хорошо не знаете получателя, желательно оставлять смайлы и сокращенную запись для более привычных и знакомых текстовых сообщений.

Всегда, всегда, всегда проверяйте более длинное сообщение.Такие приложения, как Grammarly, могут быть очень полезны для поиска ошибок. Кроме того, некоторые поставщики услуг электронной почты, такие как Gmail, позволяют выбрать функцию отложенной отправки, что означает, что вы можете отозвать электронное письмо в течение определенного периода времени (до 30 секунд). Это может быть здорово, если вы совершите ошибку, например, если поймете, что забыли привязанность.

2. Используйте тему сообщения

Кратко сообщите получателю, о чем идет речь. Это вежливо и намного аккуратнее, чем получение электронного письма «без темы», которое значительно усложняет поиск и обращение к нему в будущем.Если вам требуется немедленный ответ или вопрос срочный, укажите это в строке темы.

3. Знай свою аудиторию

Чем больше вы знакомитесь с кем-то, тем более непринужденной становится ваша переписка. Однако в начале отношений важно писать официально. Следуйте за другим человеком по мере развития отношений.

4. Не используйте заглавные буквы для подчеркивания

Написание заглавными буквами в цифровой речи считается «криком», поэтому по возможности избегайте этого.Повышать голос на кого-то неэлегантно лично, и то же самое касается онлайн-общения. Если вам нужно что-то подчеркнуть, используйте курсив или подчеркивание. Убедитесь, что вы подчеркиваете внимательно, чтобы не показаться снисходительным.

5. Если эмоции накаляются, дождитесь ответа

Мы всегда должны стремиться к тому, чтобы отвечал , а не реагировал. Поэтому, если вы расстроены или сердиты, лучше подождать, прежде чем писать или отвечать. Позже вы будете благодарны за период «остывания».

6. Отформатируйте электронную почту для удобства чтения

Хороший этикет показывает, что вы уважаете чужое время, и этикет электронной почты ничем не отличается. Это вежливо, чтобы ваше сообщение было легче читателю. Если возможно, пишите краткое, но не резкое письмо. Придерживайтесь одной основной темы и разбивайте длинные предложения или абзацы. Маркеры также могут облегчить чтение и понимание вашего сообщения.

Если тема сложная или требуется длительное обсуждение, желательно запланировать телефонный звонок.

7. Использовать «Ответить всем правильно»

Если нужно, чтобы скопировали несколько человек, всегда обязательно «отвечать всем». Точно так же не копируйте и не держите людей в длинных цепочках электронной почты, если в этом нет необходимости. Нет необходимости наполнять чей-то почтовый ящик без надобности.

8. Следите за временем отклика

Несмотря на текущие разговоры о балансе работы и личной жизни, общее практическое правило — отвечать в течение 24 часов в будние дни.Даже если вы просто подтвердите, что получили сообщение и скоро ответите, держать получателя в курсе — это очень вежливо. Если вы не проверяете свою электронную почту ежедневно, подумайте о создании автоматического ответа, который объясняет ваши системы, чтобы люди не остались в неведении.

Точно так же не забудьте использовать автоответчик, если вы отсутствуете на несколько дней. Включите информацию о том, с кем связаться во время вашего отсутствия, если им нужно с кем-то поговорить.

9.Помните, электронная почта не является частной

Любое электронное письмо можно скопировать или переслать без вашего согласия. Это верно для любой письменной корреспонденции, постарайтесь писать соответственно.

10. Не используйте электронную почту для сложных тем

Помните, когда Кэрри рассталась с почтой? Электронная почта попадает в эту категорию, когда дело касается сложных тем. Сложные разговоры заслуживают человеческого общения. По возможности устраивайте их лицом к лицу, даже если это необходимо виртуально с помощью Zoom или подобного.

Основы этикета деловой электронной почты — Этикет деловой почты

Профессионалы общаются профессионально независимо от способа общения. Если вы непревзойденный профессионал, вы знаете, что делать все возможное для каждого прикосновения — это именно то, что вы делаете.

Когда дело доходит до вашей деловой переписки по электронной почте, вам необходимо произвести впечатление, которое может доказать, что вы являетесь надежным профессиональным предприятием. Кроме того, вы хотите, чтобы вас считали партнером, который сделает общение простым и приятным для ведения бизнеса.

У вас есть только один шанс произвести первое впечатление, бесценное для укрепления доверия и уверенности. Так как ты это делаешь? Читать дальше.

Основы этикета деловой электронной почты, которые необходимо знать

Вот важные вопросы этикета деловой электронной почты, которые должны относиться к каждому отправляемому коммерческому электронному письму. Это проблемы, о которых владельцы бизнеса, их сотрудники и сетевые предприниматели должны знать в своей повседневной онлайн-коммуникации, чтобы обеспечить наилучшие возможные результаты.

Профессиональное поведение на работе

Использование вашей электронной почты, адреса электронной почты компании или технологий работодателя — серьезная проблема, которую многие недооценивают. Однако часть ваших служебных обязанностей — не тратить драгоценное рабочее время на отвлекающие факторы.

Например, отправка электронных писем, не связанных с бизнесом, шуток, пересылки или комментариев о времени компании. Это свидетельствует о непрофессионализме.

Или посещение веб-сайтов, которые не являются необходимыми для выполнения ваших должностных обязанностей, будет отражать неуважение к вашему работодателю.Находясь в рабочее время, не предполагайте, что у вас есть конфиденциальность при использовании ресурсов и оборудования компании.

Предметное поле

Поле «Тема» — это окно в вашем электронном письме. То, что вы вводите в это поле, может определить, откроет ли получатель ваше письмо. Например, на основании запроса через ваш сайт или иным образом вы хотите, чтобы новые контакты распознали вас как отвечающие на их запросы.

Визуальные суждения принимаются при сканировании наших почтовых ящиков.Бьюсь об заклад, ты тоже это делаешь. Чтобы избежать ошибочной идентификации как спам, создайте соответствующее поле Тема :. Короткая тема, в которой четко указано, что ваше электронное письмо является ответом на их запрос.

Опечатки, заглавные буквы или маленькие буквы могут произвести непрофессиональное впечатление. Или что вы можете быть спамером.

Уровень формальности

Избегайте преобладающего предположения, что электронная почта по самой своей природе позволяет вам вести деловую переписку по электронной почте в неформальной обстановке.Только время и усилия по налаживанию отношений определят, когда вы сможете предложить более спокойный тон в своем деловом письме.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Хорошее практическое правило — всегда общаться, как если бы ваша электронная почта была на фирменном бланке вашей компании. Это означает черный текст и стандартные шрифты. Никаких сокращений, а также набор всего слов и предложений. (Например, ты против тебя.)

В конце концов, это ваш бизнес-имидж, который вы рекламируете.

Адрес

Вначале обращайтесь к новым контактам с высочайшей вежливостью: Здравствуйте, господин.Андерсон, Уважаемая мисс Джонс, доктор Осборн и т. Д. В какой-то момент они вполне могут прокомментировать: «Зовите меня Энди» или «Можете называть меня Дайан».

Вы также сможете подобрать подсказки о том, когда можно говорить более расслабленным тоном. Опять же, это легко сделать, отметив, как к вам подходят контакты и как они подписываются.

Большинство деловых людей не против, чтобы их называли по имени. Однако в глобальной экономике это может восприниматься как преждевременное проявление свободы в отношениях, если используется слишком рано.

Кому :, Откуда :, BCc, Cc Поля

В поле Кому: введите официальное имя вашего контакта. Джон Б. Доу — не Джон Би Доу или Джон Б. Доу. Используйте правильный регистр и знаки препинания.

В поле From : введите , укажите свое полное имя, официально введенное. Пример: Джейн А. Джонс. Не: Джейн Джонс или ДЖЕЙН Джонс. Последние два дают представление об отсутствии образования или ограниченном опыте работы с технологиями.

BCc: используйте это поле при отправке электронной почты группе контактов, которые не знают друг друга лично.Считается нарушением конфиденциальности указание в полях «Копия» или «Кому» адресов электронной почты, которые не знают друг друга или никогда не встречались. Когда вы это делаете, это способствует тому, что их адрес электронной почты публикуется незнакомцам.

При налаживании партнерских отношений явное указание адреса электронной почты группе незнакомцев является тонким предупреждением. Какие еще вопросы конфиденциальности вы не уважаете или не понимаете?

Копия: используйте это поле , когда в обсуждение вовлечено несколько контактов.Все они должны быть на одной странице.

Эти контакты знают друг друга или были представлены. Таким образом, у них не будет проблем с тем, чтобы их адрес электронной почты был открыт для заинтересованных сторон.

Предположим, вы не уверены, что ваш деловой партнер будет возражать против того, чтобы их адрес был обнародован. Контактная информация — важный товар. Тот, о котором вы хотите четко заявить, вы будете ценить и уважать.

Ответить всем

Используйте эту кнопку осмотрительно.Тщательно подумайте, действительно ли «всем» нужно знать ваш ответ, чтобы вести дела.

Никогда не используйте эту кнопку для CYA или электронного письма коллеге или коллеге. Такой подход служит лишь для того, чтобы вы показались мелочными. Не очень хороший вид.

Форматирование

Воздержитесь от использования форматирования в повседневной деловой электронной почте. Например, не делайте этого при отправке электронных писем с целью получения коммерческой выгоды, если только вы не наберете что-то жирным малиновым шрифтом на фирменном бланке.

В этом случае меньше значит больше. Вы хотите, чтобы ваше сообщение передавалось, не отвлекаясь на форматирование или ненужные встроенные изображения. Все это может увеличить ваш потенциальный рейтинг спама.

Даже такая простая вещь, как использование другого шрифта, может затруднить чтение ваших писем. Знаете ли вы, что если у другой стороны нет того конкретного шрифта, который вы указали для электронной почты в их системе, по умолчанию используется шрифт их системы?

Вот почему рекомендуется использовать шрифт по умолчанию, предоставляемый вашим почтовым программным обеспечением.Этот выбор шрифтов основан на том, что является универсальным и удобным для пользователя.

Вложения

Показать, что вы разбираетесь в технологиях, является частью делового партнерства в Интернете. Например, такая ошибка, как отправка 10-мегабайтной презентации PowerPoint, которую ваш контакт не запрашивал. Что, если вы заполните их почтовый ящик? А как насчет их информационных ресурсов?

Если у них нет PowerPoint, они, вероятно, не смогут открыть файл. Не следует предполагать, что у ваших потенциальных клиентов есть программное обеспечение или объем данных, которые есть у вас.Спросите сначала, чтобы подтвердить.

При отправке по электронной почте файла (или комбинации файлов) размером более 500 000 КБ используйте программу архивирования или сжатия, чтобы минимизировать размер загружаемого файла. Это просто сделать.

Хотите произвести впечатление? Отражайте необычную деловую вежливость, задав вопрос перед отправкой больших файлов. Тогда вы также можете подтвердить, что у них такое же программное обеспечение и версия, что и у вас.

Затем спросите, в какое время дня лучше всего отправлять файл (ы). А затем продолжайте.

Последнее, что вы хотите сделать, — это отправлять большие вложения без предупреждения, в выходные или в нерабочее время. Если, конечно, вы не договорились об этом заранее.

Использование предыдущего адреса электронной почты для новой корреспонденции

Чтобы создать впечатление лени, найдите предыдущее письмо от своего контакта и нажмите «Ответить». Затем продолжайте обсуждать что-то совершенно не имеющее отношения к теме старого письма.

Вы всегда хотите начать новое электронное письмо с новой темой.Возьмите за привычку добавлять свои контакты в адресную книгу, чтобы вы могли создать новое электронное письмо одним щелчком мыши.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Когда текущие разговоры меняют направление, измените поле «Тема», чтобы отразить новую направленность темы.

Вниз Редактировать ответы

Избегайте ответа, а затем начните вводить текст. Это называется топ-постингом. Мы хотим отредактировать.

Редактирование вниз — это навык, который оценят те, с кем вы общаетесь.Это придает ясность вашему общению, демонстрируя уважение к их времени.

Вы устраняете беспорядок, удаляя части предыдущего сообщения электронной почты, которые больше не относятся к вашему ответу (включая заголовки сообщений электронной почты и файлы подписей). Кроме того, редактирование вниз позволяет вам отвечать по пунктам, что позволяет поддерживать разговор в нужном русле с меньшим количеством недоразумений.

Common Courtesy

Привет, Привет, Добрый день, Спасибо, Искренне, С наилучшими пожеланиями. Вступления и подписи, которые являются основным продуктом профессионального делового общения, также должны быть интегрированы в вашу деловую электронную переписку.В противном случае ваши сообщения могут быть неверно истолкованы как требовательные или краткие.

Всегда включайте приветствие и подпись с вашим именем в каждом электронном письме. И снова подумайте о фирменных бланках.

Вежливость также требует, чтобы вы старались общаться как образованный взрослый. Печатайте полные предложения с правильной структурой. Не все заглавные буквы, не все мелкие футляры.

Правильное использование заглавных букв и знаков препинания является обязательным условием, чтобы вы производили впечатление образованного профессионала.Все заглавные буквы или маленькие корпуса попахивают либо отсутствием образования, технической / деловой смекалкой, либо ленью.

Ничего из этого не вызывает доверия. Или побуждать других к сотрудничеству с вами.

Файлы подписей

Делайте ваши файлы подписей короткими и приятными. Не более 5-6 строк. Мы не хотим, чтобы нас считали эгоцентриками. Поэтому ограничьте подпись своим именем, ссылкой на веб-сайт, названием компании, слоганом / предложением или номером телефона.

Вот почему вы включаете ссылку на свой веб-сайт. Получатель может получить всю вашу контактную информацию от А до Я там. Вот для чего нужен ваш сайт.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Включите «HTTPS: //» при вводе адреса веб-сайта в сообщениях электронной почты и файле подписи. Это гарантирует, что URL-адрес распознается как интерактивный, независимо от программного обеспечения или платформы пользователя.

Оперативно ответить

Вы должны делать все возможное, чтобы отвечать на ваши деловые сообщения как можно быстрее.Однако не стоит недооценивать эту жизненно важную точку взаимодействия с клиентами.

Не отвечая вовремя, вы кажетесь неорганизованным или безразличным. Хуже того, вы рискуете проиграть своим конкурентам, которые понимают, как важно действовать эффективно и уверенно.

Поднимитесь над большинством

Эти фундаментальные проблемы, несомненно, позволят вашей деловой коммуникации подняться над большинством, у которого нет времени, чтобы понять и освоить эти темы.

Хотя текстовые сообщения — это не электронная почта, у меня есть статья для вас, чтобы вы ознакомились, поскольку все больше и больше деловых людей используют текстовые сообщения в своем деловом общении.
ЧИТАЙТЕ: Этикет делового текстового сообщения: 10 советов для профессионалов

При налаживании новых деловых отношений и укреплении устоявшихся партнерских отношений уровень профессионализма и вежливости, которые вы проявляете при общении по деловой электронной почте, всегда будет привлекать клиентов. Особенно по сравнению с вашими конкурентами, которые могут быть анемичными, неосведомленными или просто ленивыми в этой области.

И это только верхушка айсберга. Ознакомьтесь с моей электронной книгой по этикету деловой электронной почты и правильному использованию технологий, чтобы получить полную информацию.

Независимо от используемого способа общения профессионализм и вежливость никогда не выходят из моды, когда дело касается бизнеса. Вместо этого он идет к вашей прибыли.

Деловая электронная почта — Информационная служба WAC

Электронная почта — это электронное средство связи в Интернете с помощью компьютера. В деловом мире он используется для передачи практически любой корреспонденции, необходимой для повседневного ведения бизнеса.Простые сообщения, записки и письма, сложные отчеты, таблицы данных, графики и диаграммы, чертежи, изображения и т. Д. Если он может быть сгенерирован, отсканирован или загружен на компьютер, он может быть отправлен в электронном виде через киберпространство на другой компьютер.

Независимо от того, доставляется ли электронная почта в почтовый ящик компьютера, расположенного на другой стороне здания или на другом конце света, она прибывает в пункт назначения быстрее, чем мчащаяся пуля. Что ж, это может быть небольшим преувеличением, но дело в том, что электронная почта — это общение одним нажатием кнопки и система быстрой доставки — все в одном.

В этом руководстве вы прочитаете о написании деловой электронной почты, полезные советы по форматированию деловой электронной почты, закон и бизнес-адрес электронной почты, а также бизнес-этикет (да, ребята, Интернет-этикет). В каждом разделе представлена ​​полезная информация и образцы, которые помогут вам стать более опытным в использовании электронной почты для общения в деловом мире.

Форматирование деловой почты

Формат деловой электронной почты очень похож на формат деловой заметки. Фактически, настолько похожи, что основные элементы заголовка, встречающиеся в деловой заметке, запрограммированы в генерируемом компьютером шаблоне каждой почтовой программы.Однако коммуникативная роль деловой электронной почты выходит за рамки служебной записки. Чтобы не упустить из виду его универсальность, элементы форматирования делового письма можно вставлять вручную в тело электронного письма.

Деловая электронная почта функционирует как внутренний и внешний способ связи; его три основных элемента форматирования — это заголовок, тело и блок подписи. В зависимости от характера переписки и, по усмотрению автора, деловая электронная почта может также включать приветствие и приветственное закрытие.

Деловая электронная почта Заголовок

Заголовок делового электронного письма может содержать до шести отдельных информационных полей. Они расположены в углу шаблона электронного письма, чуть ниже панели инструментов.

Сам шаблон появляется автоматически всякий раз, когда вы нажимаете кнопку «Новое письмо», «Ответить», «Ответить всем» или «Переслать» на панели инструментов любой почтовой программы.

Каждое поле в шаблоне предназначено для хранения определенной информации, определения которой напечатаны на левом поле следующим образом:

К:
  • Адрес электронной почты получателя находится здесь и будет выглядеть примерно так:
  • Адреса электронной почты
  • можно вставить в поле «Кому» одним из следующих способов:
    • Установите курсор в пустое поле и введите адрес вручную.
    • Нажмите кнопку «Кому» или значок «Адресная книга» на панели инструментов почтовой программы и выберите имя получателя в раскрывающемся меню.После выделения адрес можно переместить в поле «Получатель сообщения», нажав кнопку «Кому». Если щелкнуть кнопку «Закрыть» или «ОК» в нижней части окна, автор вернется к шаблону электронной почты, сгенерированному компьютером.
  • В поле Кому должен быть помещен только один адрес электронной почты. Если одно и то же электронное письмо получат несколько человек, вставьте адрес основного получателя в поле «Кому», а всех остальных — в поле «Копия» или «Скрытая копия».
ИЗ:
  • Ваш электронный адрес находится здесь.Это поле автоматически создается и заполняется почтовой программой, а не отправителем.
  • Поскольку это поле создается автоматически, оно не всегда отображается в заголовке электронной почты отправителя. Просто разные почтовые программы относятся к этому по-разному; некоторые показывают это, некоторые нет.
  • В шаблоне электронной почты получателя всегда будет отображаться адрес отправителя в поле ОТ в заголовке электронной почты.
CC:
  • CC означает копирование, и, хотя копировальная бумага больше не используется для копирования, термин CC все еще используется, и его значение остается прежним.Он информирует читателя о том, что копии были розданы лицам, указанным в поле после обозначения CC.
  • В отличие от заметок и писем, поле «Копия» в шаблоне электронной почты предназначено для адресов электронной почты, а не для имен собственных. Их можно вставить одним из следующих способов:
    • Установите курсор в пустое поле и введите адрес вручную.
    • Нажмите кнопку «Копия» или значок адресной книги на панели инструментов почтовой программы и выберите имена получателей в раскрывающемся меню.После выделения адреса можно переместить в поле получателя сообщения CC, нажав кнопку CC. Если щелкнуть кнопку «Закрыть» или «ОК» в нижней части окна, автор вернется к шаблону электронной почты, сгенерированному компьютером.
  • Поле CC в деловом письме может содержать один или несколько адресов. Пустое поле будет расширяться по мере вставки адресов.
BCC:
  • BCC — слепая копия. Как и CC, этот термин несколько устарел, поскольку копировальная бумага больше не используется.Тем не менее, его цель остается прежней. Это указывает на то, что копии были розданы лицам, указанным в пространстве после нотации BCC, однако их личности не разглашаются от читателя.
  • По сути, основной получатель остается в неведении. В отличие от адресов, помещенных в поле CC, адреса, помещенные в поле BCC, просто не пересылаются.
  • Иногда просто разумно скрыть личности тех, кто получает копии документа.Например: электронное письмо о подозрительных нарушениях бухгалтерского учета, о которых вы недавно узнали. Вы можете отправить свои выводы по электронной почте подозреваемому преступнику (это может быть ваш руководитель), а копию BCC — финансовому директору компании.
  • Использование поля BCC также полезно для защиты конфиденциальности получателей скопированных писем. Он скрывает их адреса от потенциальных операций по рассылке спама.
  • Если поле BCC не отображается в вашем шаблоне электронной почты, вы можете активировать его из раскрывающегося меню кнопки «Просмотр» на панели инструментов вашей почтовой программы.Затем адреса можно вставить в поле BCC одним из следующих способов:
    • Установите курсор в пустое поле и введите адрес вручную.
    • Нажмите кнопку «Скрытая копия» или значок «Адресная книга» на панели инструментов почтовой программы и выберите имена получателей в раскрывающемся меню. После выделения адреса можно переместить в поле «Получатель сообщения скрытой копии», нажав кнопку «Скрытая копия». Если щелкнуть кнопку «Закрыть» или «ОК» в нижней части окна, автор вернется к шаблону электронной почты, сгенерированному компьютером.
  • Поле BCC в деловом электронном письме может содержать один или несколько адресов. Пустое поле будет расширяться по мере вставки адресов.
ДАТА:
  • ДАТА и ВРЕМЯ дня не всегда совпадают с другими информационными полями в левой части заголовка электронного письма. Это зависит от вашей почтовой программы. Например, в Microsoft Outlook это поле стоит отдельно на правом краю.
  • Как и адрес электронной почты отправителя, это поле создается автоматически и не всегда отображается в заголовке электронной почты отправителя.Некоторые программы показывают это, а некоторые нет. Однако он всегда отображается в заголовке электронного письма получателя.
  • Отправитель всегда может щелкнуть значок «Отправленные» в программе электронной почты, чтобы просмотреть и просмотреть предыдущие электронные письма. Двойной щелчок по отправленному электронному письму откроет его, а в заголовке покажет дату и время его отправки.
ТЕМА:
  • Предметная область очень важна и должна быть точной и краткой. В нем должно быть сказано что-то убедительное о том, что содержится в вашем деловом письме, и ваш читатель должен сразу понять его важность.
  • Все ключевые слова пишите с заглавной буквы. Артикли, союзы и предлоги должны начинаться с заглавной буквы только тогда, когда они встречаются в начале или конце вашей темы.
  • Невозможно оставить это поле пустым. Содержание вашей темы не только дает читателю подсказку о последующем электронном письме, но также предоставляет подсказки для обнаружения спама серверу (провайдеру электронной почты), который обрабатывает его передачу от одной киберточки к другой.
  • Большая часть сообщений электронной почты перед тем, как попасть в почтовый ящик получателя, проверяется антиспамовым и антивирусным ПО.Пустая строка темы чаще всего воспринимается как спам. Если это так, он может быть помечен как «возможный спам» и доставлен, или он может быть просто удален с сервера и не доставлен вообще.
ПРИКРЕПЛЕНО:
  • Параметр вложения — это удобный инструмент, показывающий, что компьютерные файлы, слишком большие для загрузки в самом электронном письме, включаются в передачу.
  • В зависимости от вашей почтовой программы это поле может быть или не отображаться в заголовке шаблона.Если это не так, отправитель должен активировать функцию.
  • Вы можете прикрепить файл к корпоративному письму, щелкнув значок скрепки на панели инструментов в верхней части почтовой программы. Откроется окно «Мои документы». Двойным щелчком вы можете выбрать имя файла из любой папки, и оно будет автоматически вставлено в поле вложения.
  • Маленькая канцелярская скрепка появится слева от темы письма в почтовом ящике получателя. Он сообщает, что пришло ваше письмо с вложением.Значок выполняет ту же функцию, что и обозначение в приложении к деловому письму или служебной записке. После открытия письма получатель сможет открыть вложение.
  • Если щелкнуть имя файла в поле вложения заголовка или значок файла, отображаемый в нижней части электронного письма, автоматически откроется вложение. Опять же, доступные параметры зависят от используемой почтовой программы.
  • И последнее. Это очень важно. Открытие вложения электронной почты может быть опасным.Если в строке «Тема» есть симпатичное, застенчивое, убедительное или срочное инструктивное сообщение с указанием открыть вложение, а вы не ожидаете его, и вы не узнаете отправителя, НЕ ОТКРЫВАЙТЕ Вложение.
  • Компьютерные вирусы часто распространяются, когда ничего не подозревающие пользователи компьютеров открывают вложения, содержащие отключенные вирусы. Лучше перестраховаться, выделите уведомление по электронной почте в окне входящих и нажмите кнопку УДАЛИТЬ. Это один из простых способов защитить свой компьютер от заражения вирусом.

Некоторые из этих полей не всегда видны. Например, поля BCC и ATTACHED видны только тогда, когда они активированы отправителем, и, в зависимости от почтовой программы, поля FROM и DATE могут не отображаться в шаблоне отправителя.

Тело деловой электронной почты

Текст делового электронного письма ничем не отличается от тела делового письма или служебной записки. Единственное отличие форматирования: программы электронной почты автоматически форматируют тело сообщения в виде одинарных интервалов и целых блоков.Это дизайнерская функция программы, предназначенная для того, чтобы текст электронного письма отображался на экране получателя точно так же, как и на экране отправителя.

Короткие абзацы — это правило, особенно потому, что онлайн-читатели часто просто просматривают текст. Многие мониторы отображают от двадцати до двадцати пяти строк одновременно, что делает более подходящими более короткие абзацы. Кроме того, длинные абзацы неприятны для глаз и их труднее читать.

Всегда уделяйте внимание читательскому времени; электронное письмо, которое занимает более двух страниц, может быть лучше в качестве письма или памятки.Длинное письмо или памятка, доставленные в виде вложения, можно распечатать и прочитать, когда позволит время.

Как правило, деловая электронная почта отправляется в виде обычного текста, а не в формате HTML. Использование различных шрифтов, цветов, размеров и стилей, таких как полужирный или курсив, чрезвычайно полезно при создании документов в текстовом процессоре, но они проблематичны при пересылке между почтовыми программами.

Помимо возможности увеличения времени загрузки на компьютер получателя, HTML-документы могут не отображаться на одном экране, как на другом.Если вы не знакомы с различиями и вам предлагается выбор, просто выберите обычный текст и двигайтесь дальше.

Блок подписи служебной электронной почты

Блок подписи в деловой электронной почте выполняет работу с заголовком или фирменным бланком в формате делового письма. Другими словами, он предоставляет контактную информацию, принадлежащую отправителю.

Это последний элемент в электронном письме. Он всегда расположен на левом поле под линией подписи и часто отделяется от основного текста короткой строкой символов клавиатуры.Например:

  • Знак равенства ==================
  • Звездочки ********************
  • Знак минуса ——————————
  • Подчеркивание ____________________

Блок подписи должен содержать всю контактную информацию, которая может потребоваться получателю для ответа на электронное письмо. Он должен начинаться с имени отправителя, титула и организации. Физическое местоположение, номера телефонов, адрес электронной почты и веб-сайт должны следовать.Вот пример:

********************
Питер Коннор
Владелец / управляющий редактор
Компания Write
Bellvue, CO 80512
Голосовой: 970.493.84XX
Факс: 970.493.84XX
Эл. Почта: [email protected]
Собственный сайт: http://write-company.com

Деловая электронная почта Приветствия и бесплатные приглашения

Включение приветствия и комплимента в деловую электронную почту регулируется теми же правилами, что и деловые письма и записки.

Формальные выражения, такие как «Уважаемая г-жа Ортис» и «С уважением», подходят для деловых писем, адресованных лицам, с которыми вы не знакомы. С другой стороны, когда деловая электронная почта функционирует как памятка, приветствие и приветственное завершение следует полностью опустить

Чаще всего приветствие и приветственное завершение будут написаны неформально, особенно после того, как будут соблюдены протоколы первоначального контакта. . Например, простое и понятное выражение в следующем примере:

Обращение: Привет Луанн,
Кузов: Я ценю вашу работу над… и я с нетерпением жду… и так далее, и так далее…
Бесплатное закрытие: Еще раз спасибо,
Линия подписи: Петр

Деловая электронная почта и закон

Киберпространство не является границей беззакония, как его часто ошибочно понимают, а на самом деле становится новым полем битвы в правовом поле.Фактически, Интернет-закон и прецедент создаются с каждым корпоративным иском, который имеет какое-либо отношение к ведению бизнеса в Интернете. В результате корпорации вводят все более строгие правила, регулирующие использование электронной почты на рабочем месте.

Однако для всех практических целей свод законов, регулирующих мир бизнеса в целом, также регулирует мир бизнеса в киберпространстве. В частности, это касается всех правил, регулирующих деловое общение; электронные письма регулируются теми же правилами и положениями, что и традиционные деловые письма и служебные записки, на том основании, что их содержание не является эфемерным или недолговечным.

Электронная почта редко пропадает и редко бывает безвозвратной. Тот факт, что большинство деловых писем хранится и архивируется на жестких дисках компьютеров, серверах и дисках резервных копий, свидетельствует об их стойкости и надежности с точки зрения доказательной способности. Итак, следующие несколько юридических советов. Относитесь к ним с умом.

Юридические советы

  • Киберпространство — это общественное место, и спрятаться в нем очень сложно, а то и невозможно. С таким же успехом содержимое вашего электронного письма можно было бы разложить на рекламном щите размером с галактику, залитом неоновыми огнями, отбивающими чернильную тьму; объявление в стиле Лас-Вегаса, и вы — хедлайнер, главное событие.Клевета, клевета и клевета подлежат судебному преследованию, так что не ведите себя грубо.
  • Будьте внимательны к тому, что говорите. Комментарии, которые неуместны в офисе / на рабочем месте, также неуместны в киберпространстве. Сексуальным домогательствам, расовому запугиванию, дискриминации по возрасту, унизительным шуткам и т. Д. Не место в деловой электронной почте. Придерживайтесь поставленной задачи и уважайте своих коллег, клиентов и конкурентов. Ох … и твой босс тоже. То, что вы говорите, может оставаться в памяти надолго и может снова и снова преследовать вас.
  • Включите в свое электронное письмо заявление об отказе от ответственности, если это необходимо. Вот несколько указателей:
    • Тщательно и четко укажите ответственность за любое нарушение конфиденциальности, умышленное или случайное.
    • Напомните получателям об их обязанности проверять и защищать от импорта возможных вирусов.
    • Определите лиц, уполномоченных подписывать юридически обязательные контракты от вашего имени, обезопасьте себя от небрежных искажений и ложных советов между сотрудником и третьей стороной.
    • И, наконец, четко заявите, что ваши сотрудники были обучены и предупреждены о недопустимости неправильного использования электронной почты и злоупотреблений.
  • Включение заявления об отказе от ответственности в деловую электронную почту не освобождает никого от совершения преступления, связанного с электронной почтой. Это также не изолирует вас полностью от длинной руки закона. Он просто указывает на лучшее намерение; он может защитить вас, а может и нет.

Деловой этикет

Этикет, французское слово, буквальное значение которого на английском языке — «билет», сегодня обозначает общепринятые правила или общепринятые нормы, регулирующие надлежащее социальное и профессиональное поведение.Другими словами, это значит иметь хорошие манеры. Таким образом, соблюдение надлежащего этикета — это пропуск человека к тому, чтобы его приняли в желаемый социальный или профессиональный круг.

Киберпространство — это всемирная паутина компьютеров, подключенных к Интернету, в которой размещается множество социальных и профессиональных кругов, члены которых используют его для передачи и обмена информацией. В его рамках появляется новый кодекс поведения, которого должны придерживаться онлайн-пользователи. В поп-культуре компьютерного мира это называется сетевой этикет.

Признанные правила надлежащего сетевого этикета возникли больше из здравого смысла, чем из чего-либо еще, и, конечно же, не являются жесткими и строгими правилами с формальными санкциями за их игнорирование. Однако постоянные нарушения нередко приводят к тому, что правонарушитель подвергается негативному давлению со стороны сверстников, неодобрению и, в конечном итоге, пренебрежению со стороны более скрупулезных практиков сетевого этикета в рамках определенного круга пользователей Интернета.

При написании деловой электронной почты разумно помнить старую поговорку «перо сильнее меча. Это поговорка, которая идет в обоих направлениях. Слова могут быть чрезвычайно деструктивными, а также чрезвычайно конструктивными, поэтому мастер слова выбирает, каким образом они рубят. Естественно, слова следует выбирать с осторожностью. Вот общее правило: будь вежливым , будьте внимательны, помните о своих словах и, прежде всего, говорите другим так, как вы хотели бы, чтобы они говорили вам. Это Кодекс Сети.

Код Сети

С добавлением электронной почты в арсенал деловой коммуникации возникли некоторые существенно новые проблемы коммуникации, в частности стирание границ между устным и письменным словом.Следовательно, начал появляться Кодекс Сети.

Электронная почта сократила время между отправкой обычного письменного сообщения и его ответом настолько, что фактическое письменное сообщение, которое оно содержит, часто приобретает черты, аналогичные разговорной речи. Однако существует проблема, заключающаяся в том, что участникам разговорного разговора доступны речевые устройства, которые недоступны при онлайн-обмене письменными сообщениями.

Голосовые интонации, тон, словесные паузы и выражения лица, например, способствуют более точному контекстному прочтению разговора, помогая участникам быстро воспринимать значения и значения друг друга.Неспособность использовать эти инструменты или полагаться на них при написании или чтении сообщения электронной почты, будучи проблематичной, привела к появлению набора методов, призванных обойти этот недостаток. Однако эти ярлыки часто не работают или не соответствуют требованиям в деловой электронной почте. Следовательно, их использование обычно считается грубым или плохим бизнес-этикетом.

В таком случае все деловые формы общения, включая электронную почту, должны осуществляться на профессиональном уровне. Вот краткий список основных правил, которых придерживаются многие пользователи Интернета.Если хотите, начало Кодекса Сети.

Правила сетевого этикета

Это ни в коем случае не исчерпывающий список.

Первый — Избегайте небрежности: это непрофессионально. Плохая грамматика, орфография и структура предложений не более приемлемы в деловой электронной почте, чем в письме или служебной записке. Дважды проверьте наличие ошибок. Ваш читатель оценит усилия.

Второй — Делайте первую букву в начале предложения и во всех именах собственным заглавными.По этому поводу правила не изменились. Использование строчных букв — это попытка быстрого обозначения непринужденной беседы. Дело в том, что это не работает, выглядит неправильно и может оставить плохое впечатление. Хорошо написанное электронное письмо может иметь разговорный тон, не нарушая правил.

Третий — Избегайте крика; вас могут услышать, не повышая голоса. Использование всех заглавных букв в деловом письме может показаться довольно резким, как будто кто-то кричит, даже если это часто делается просто для того, чтобы подчеркнуть какую-то мысль.Правильного акцента можно добиться, просто хорошо написав.

Четвертый — Экономно используйте сокращения и акронимы. В Интернете появилось много их словаря, но будьте осторожны. Всегда есть риск запутать читателя. В частности, сокращения относятся к категории жаргона, и это нормально, если они являются терминами, понятными вашему читателю. Сокращения, предназначенные для ускорения процесса чтения, часто замедляют его, затрудняя понимание, что является быстрым способом оттолкнуть читателя.

Пятый — Избегайте использования смайлов; они слишком милые для серьезной деловой почты. Кроме того, их слишком много, и ваш читатель может не понять значения более чем одного или двух. В качестве иллюстрации щелкните этот список смайлов. Если эмоцию нужно выразить в электронном письме, это можно сделать подробно. Если вы разочарованы или довольны доходами за последний квартал, достаточно легко сказать: «Я разочарован» или «Я счастлив».

Шестой — Ответьте на электронную почту.Даже если у вас есть время для быстрого ответа в одну строчку, ваш читатель оценит усилия и, по сути, ожидает их; это профессиональная вежливость, которая говорит отправителю, что его не игнорируют.

Информация о цитировании

Питер Коннор. (1994-2021). Деловая электронная почта. Информационный центр WAC. Государственный университет Колорадо. Доступно на https://wac.colostate.edu/resources/writing/guides/.

Информация об авторских правах

Авторские права © 1994-2021 Государственный университет Колорадо и / или авторы, разработчики и участники этого сайта.Некоторые материалы, представленные на этом сайте, используются с разрешения.

Электронный этикет | Д-р Лиза Дж. Буллард

Электронный этикет

Зачем вам этикет электронной почты? [1]

Компании необходимо соблюдать правила этикета по следующим трем причинам:

Профессионализм: используя правильный язык электронной почты, ваша компания создаст профессиональный имидж.
Эффективность: электронные письма, которые доходят до сути, намного эффективнее, чем электронные письма с плохой формулировкой.
Защита от ответственности: осведомленность сотрудников о рисках, связанных с электронной почтой, защитит вашу компанию от дорогостоящих судебных исков.

Каковы правила этикета?

Существует множество руководств по этикету и множество различных правил этикета. Некоторые правила будут отличаться в зависимости от характера вашего бизнеса и корпоративной культуры. Ниже мы перечисляем то, что мы считаем 32 наиболее важными правилами этикета электронной почты, которые применимы почти ко всем компаниям. (Примечание: все позиции 1-32 взяты из источника [1]).

  1. Будьте лаконичны и по делу.

Не делайте электронное письмо длиннее, чем нужно. Помните, что читать электронную почту труднее, чем читать печатные сообщения, а длинное электронное письмо может быть очень неприятным для чтения.

  1. Ответьте на все вопросы и предупредите дальнейшие вопросы.

Ответ по электронной почте должен отвечать на все вопросы и упреждать дальнейшие вопросы. Если вы не ответите на все вопросы в исходном электронном письме, вы получите дополнительные электронные письма с оставшимися без ответа вопросами, которые не только потратят ваше время и время вашего клиента, но и вызывает значительное разочарование.Более того, если вы сможете предвидеть важные вопросы, ваш клиент будет благодарен и впечатлен вашим эффективным и продуманным обслуживанием. Представьте, например, что клиент отправляет вам электронное письмо с вопросом, какие кредитные карты вы принимаете. Вместо того, чтобы просто перечислять типы кредитных карт, вы можете догадаться, что их следующий вопрос будет о том, как они могут заказывать, поэтому вы также включаете некоторую информацию о заказе и URL-адрес своей страницы заказа. Покупатели это обязательно оценят.

  1. Используйте правильную орфографию, грамматику и пунктуацию.

Это важно не только потому, что неправильная орфография, грамматика и пунктуация создают плохое впечатление о вашей компании, это также важно для правильной передачи сообщения. Электронные письма без точек и запятых трудно читать, и иногда они могут даже изменить смысл текста. И, если в вашей программе есть опция проверки орфографии, почему бы не использовать ее? [Примечание: избегайте использования общих сокращений в IM, если вы не пишете близкому другу — многие представители старшего поколения не будут знать, что вы пытаетесь сказать].

  1. Сделайте это личным.

Электронная почта должна быть адресована не только лично, но и содержать персональное, то есть индивидуальное содержание. По этой причине автоответчики обычно не очень эффективны. Однако таким образом можно эффективно использовать шаблоны, см. Следующий совет.

  1. Используйте шаблоны для часто используемых ответов.

Некоторые вопросы, которые вы задаете снова и снова, например, как добраться до вашего офиса или как подписаться на рассылку новостей.Сохраните эти тексты как шаблоны ответов и вставьте их в свое сообщение, когда они вам понадобятся. Вы можете сохранить свои шаблоны в документе Word или использовать предварительно отформатированные электронные письма.

  1. Ответьте быстро.

Клиенты отправляют электронное письмо, потому что хотят получить быстрый ответ. Если они не хотели быстрого ответа, они отправляли письмо или факс. Следовательно, на каждое электронное письмо следует отвечать в течение как минимум 24 часов, а желательно в течение одного рабочего дня.Если электронное письмо сложное, просто отправьте электронное письмо обратно, сказав, что вы его получили и что вы ответите им. Это успокоит клиента, и, как правило, клиенты будут очень терпеливы!

  1. Не прикрепляйте ненужные файлы.

Отправляя большие вложения, вы можете раздражать клиентов и даже вывести из строя их систему электронной почты. По возможности старайтесь сжимать вложения и отправлять вложения только тогда, когда они продуктивны. Более того, у вас должен быть хороший антивирусный сканер, так как ваши клиенты не будут очень довольны, если вы отправите им документы, полные вирусов!

  1. Используйте правильную структуру и макет.

Поскольку читать с экрана труднее, чем читать с бумаги, структура и расположение очень важны для сообщений электронной почты. Используйте короткие абзацы и пустые строки между каждым абзацем. При создании точек пронумеруйте их или отметьте каждую точку как отдельную, чтобы обеспечить обзор.

  1. Не злоупотребляйте опцией высокого приоритета.

Все мы знаем историю о мальчике, который плакал волком. Если вы будете злоупотреблять опцией с высоким приоритетом, она потеряет свою функцию, когда вам это действительно нужно.Более того, даже если письмо имеет высокий приоритет, ваше сообщение будет выглядеть несколько агрессивным, если вы отметите его как «высокий приоритет».

  1. Не пишите ЗАГЛАВНЫМИ буквами.

ЕСЛИ ВЫ ПИШЕТЕ ЗАГЛАВНЫМИ ЯЗЫКАМИ, ЭТО КАЖЕТСЯ, ЕСЛИ ВЫ КРИЧИТЕ. Это может сильно раздражать и вызывать нежелательный ответ в виде огненной почты. Поэтому старайтесь не отправлять тексты писем заглавными буквами. [Точно так же не удаляйте все заглавные буквы, если вы e.e. Каммингс].

  1. Не закрывайте цепочку сообщений.

Когда вы отвечаете на электронное письмо, вы должны включить исходное письмо в свой ответ, другими словами, нажмите «Ответить» вместо «Новое письмо». Некоторые люди говорят, что вы должны удалить предыдущее сообщение, поскольку оно уже было отправлено и поэтому в нем нет необходимости. Однако на меньшее я не мог согласиться. Если вы получаете много писем, вы, очевидно, не можете запомнить каждое отдельное письмо. Это означает, что «электронное письмо без веток» не предоставит достаточно информации, и вам придется потратить очень много времени, чтобы выяснить контекст письма, чтобы разобраться с ним.Выход из цепочки может занять немного больше времени на загрузку, но это сэкономит получателю гораздо больше времени и избавит от нервозности при поиске связанных писем в своем почтовом ящике!

  1. Добавьте заявления об отказе от ответственности в свои электронные письма.

Важно добавлять заявления об отказе от ответственности в вашу внутреннюю и внешнюю почту, поскольку это может помочь защитить вашу компанию от ответственности. Рассмотрим следующий сценарий: сотрудник случайно отправил вирус клиенту по электронной почте. Клиент решает подать на вашу компанию в суд о возмещении ущерба.Если вы добавите заявление об отказе от ответственности в конце каждого внешнего письма, в котором говорится, что получатель должен проверять каждое электронное письмо на наличие вирусов и что он не может нести ответственности за какие-либо передаваемые вирусы, это, несомненно, поможет вам в суде. Другой пример: сотрудник подает в суд на компанию за то, что она разрешила рассылать расистское электронное письмо по офису. Если в вашей компании действует политика в отношении электронной почты и к каждому письму добавляется отказ от ответственности, в котором говорится, что сотрудники прямо обязаны не делать клеветнических заявлений, у вас есть хороший случай доказать, что компания сделала все возможное, чтобы предотвратить оскорбительные электронные письма.

  1. Прочтите письмо перед отправкой.

Многие люди не удосуживаются прочитать электронное письмо перед его отправкой, о чем свидетельствует множество орфографических и грамматических ошибок, содержащихся в электронных письмах. Кроме того, чтение вашей электронной почты глазами получателя поможет вам отправить более эффективное сообщение и избежать недопонимания и неуместных комментариев.

  1. Не злоупотребляйте «Ответить всем».

Используйте команду «Ответить всем», только если вам действительно нужно, чтобы ваше сообщение увидели все, кто получил исходное сообщение.

  1. Рассылки> используйте поле СК: или выполните слияние.

При отправке электронного письма некоторые люди помещают все адреса электронной почты в поле Кому :. У этой практики есть два недостатка: (1) получатель знает, что вы отправили одно и то же сообщение большому количеству получателей, и (2) вы публикуете чужой адрес электронной почты без их разрешения. Один из способов обойти это — поместить все адреса в поле Bcc :. Однако получатель будет видеть только адрес из поля Кому: в своем электронном письме, поэтому, если оно было пустым, поле Кому: будет пустым, и это может выглядеть как спам.Вы можете включить адрес электронной почты списка рассылки в поле Кому: или, что еще лучше, если у вас есть Microsoft Outlook и Word, вы можете выполнить слияние почты и создать одно сообщение для каждого получателя. Слияние почты также позволяет вам использовать поля в сообщении, чтобы вы могли, например, адресовать каждому получателю лично. Для получения дополнительных сведений о том, как выполнить слияние писем Word, обратитесь к справке в Word.

  1. Будьте осторожны с сокращениями и смайликами.

В деловых письмах старайтесь не использовать такие сокращения, как BTW (между прочим) и LOL (смеяться вслух).Получатель может не знать значения сокращений, и в деловых письмах они обычно неуместны. То же самое и со смайликами, например смайликами :-). Если вы не уверены, знает ли ваш получатель, что это означает, лучше не использовать его.

  1. Будьте осторожны с форматированием.

Помните, что когда вы используете форматирование в своих сообщениях электронной почты, отправитель может не видеть форматирование или видеть шрифты, отличные от того, что вы планировали.При использовании цветов используйте цвет, который легко читается на фоне.

  1. Будьте осторожны с сообщениями в формате RTF и HTML.

Имейте в виду, что когда вы отправляете электронное письмо в формате RTF или HTML, отправитель может получать сообщения только в виде обычного текста. В этом случае получатель получит ваше сообщение в виде вложения .txt. Однако большинство почтовых клиентов, включая Microsoft Outlook, могут получать сообщения в формате HTML и форматированный текст.

  1. Не пересылать письма счастья.

Не пересылать письма счастья. Можно с уверенностью сказать, что все это розыгрыши. Просто удаляйте письма, как только вы их получите.

  1. Не запрашивать квитанции о доставке и прочтении.

Это почти всегда раздражает вашего получателя еще до того, как он или она прочитает ваше сообщение. Кроме того, обычно это не работает, так как получатель мог заблокировать эту функцию, или его / ее программное обеспечение могло не поддерживать ее, так что в чем польза от ее использования? Если вы хотите знать, было ли получено электронное письмо, лучше попросить получателя сообщить вам, было ли оно получено.

  1. Не просить отозвать сообщение.

Наибольшие шансы, что ваше сообщение уже доставлено и прочитано. В таком случае запрос об отзыве выглядел бы очень глупо, не так ли? Лучше просто отправить электронное письмо, чтобы сообщить, что вы сделали ошибку. Это будет выглядеть намного честнее, чем попытки вспомнить сообщение.

  1. Не копируйте сообщение или вложение без разрешения.

Не копируйте сообщение или вложение, принадлежащее другому пользователю, без разрешения отправителя.Если вы сначала не спросите разрешения, возможно, вы нарушаете законы об авторских правах.

  1. Не используйте электронную почту для обсуждения конфиденциальной информации.

Отправка электронного письма похожа на отправку открытки. Если вы не хотите, чтобы ваш адрес электронной почты отображался на доске объявлений, не отправляйте его. Более того, никогда не допускайте клеветнических, сексистских или дискриминационных по расовому признаку комментариев в электронных письмах, даже если они предназначены для шутки.

  1. Используйте содержательную строку темы.

Попробуйте использовать тему, которая будет значима как для получателя, так и для вас самих. Например, когда вы отправляете электронное письмо компании с запросом информации о продукте, лучше указать фактическое название продукта, например «Информация о продукте», чем просто «информация о продукте» или название компании в теме.

  1. Использовать активный вместо пассивного.

По возможности старайтесь использовать активный залог глагола.Например, «Мы обработаем ваш заказ сегодня» звучит лучше, чем «Ваш заказ будет обработан сегодня». Первое звучит более индивидуально, тогда как второе, особенно при частом использовании, звучит излишне формально.

  1. Избегайте использования СРОЧНО и ВАЖНО.

Даже больше, чем вариант с высоким приоритетом, вы должны всегда стараться избегать таких слов в электронном письме или строке темы. Используйте это только в том случае, если это действительно очень срочное или важное сообщение.

  1. Избегайте длинных предложений.

Постарайтесь, чтобы в предложениях было не более 15-20 слов. Электронная почта предназначена для быстрого использования и требует другого вида письма, чем письма. Также будьте осторожны, чтобы не отправлять слишком длинные электронные письма. Если человек получит электронное письмо, похожее на диссертацию, скорее всего, он даже не попытается его прочитать!

  1. Не отправляйте и не пересылайте электронные письма, содержащие клеветнические, дискредитирующие, оскорбительные, расистские или непристойные замечания.

Отправив или даже просто переправив одно клеветническое или оскорбительное замечание в электронном письме, вы и ваша компания можете столкнуться с судебными исками, влекущими за собой многомиллионные штрафы.

  1. Не пересылайте вирусные мистификации и письма счастья.

Если вы получили сообщение электронной почты с предупреждением о новом непреодолимом вирусе, который немедленно удалит все с вашего компьютера, это, скорее всего, обман. Пересылая мистификации, вы используете ценную полосу пропускания, а иногда вирусные мистификации содержат сами вирусы, путем прикрепления так называемого файла, который остановит опасный вирус.То же самое и с письмами счастья, которые обещают невероятное богатство или просят вашей помощи в благотворительных целях. Даже если содержание кажется добросовестным, отправители обычно таковыми не являются. Поскольку невозможно узнать, настоящее письмо счастья или нет, лучшее место для него — мусорная корзина.

  1. Держите свой язык нейтральным и гендерным .

В наши дни избегайте использования сексистских выражений, таких как: «Пользователь должен добавить подпись, настроив свою почтовую программу».Помимо использования он / она, вы также можете использовать нейтральный пол: «Пользователь должен добавить подпись, настроив почтовую программу».

  1. Не отвечайте на спам.

Отвечая на спам или отказываясь от подписки, вы подтверждаете, что ваш адрес электронной почты «действующий». Подтверждение этого приведет к еще большему увеличению количества спама. Поэтому просто нажмите кнопку удаления или используйте программу электронной почты для автоматического удаления спама.

  1. Экономно используйте поле cc :.

Старайтесь не использовать поле cc :, если получатель в поле cc: не знает, почему он получает копию сообщения.Использование поля cc: может сбивать с толку, поскольку получатели могут не знать, кто должен действовать с сообщением. Кроме того, при ответе на сообщение cc: должны ли вы также включать другого получателя в поле cc:? Это будет зависеть от ситуации. Как правило, не включайте этого человека в поле «Копия:», если у вас нет особых причин, по которым он должен видеть ваш ответ. Опять же, убедитесь, что этот человек знает, почему он получает копию.

  1. Помните, что электронная почта не всегда является лучшим способом общения.[2]

Есть много вопросов, которые слишком деликатны для обсуждения по электронной почте, главным образом потому, что неправильное толкование может иметь серьезные последствия. Некоторые темы, которые обычно следует решать вне электронной почты:

  • Дисциплинарные меры
  • Конфликты по поводу оценок или личной информации
  • Обеспокоенность одноклассниками / однокурсниками
  • Жалобы

Когда выясняется, что диалог превратился в конфликт, лучше всего предложить прекратить обмен электронной почтой и поговорить или встретиться лично.Если вы получили пламенное электронное письмо, постарайтесь ответить кратко и просто. Если это не успокаивает огнемета, вступайте в контакт с ним или с ней за пределами виртуального мира.

  1. Для ваших личных учетных записей используйте идентификатор пользователя, который воспринимается как профессиональный.

Потенциальный работодатель, который пытается связаться с вами по поводу вакансии, не будет впечатлен, если он отправит свое электронное письмо на [email protected] или [email protected] Выберите имя пользователя, которое не будет оскорбительным или ребяческим для потенциального работодателя.

И, наконец, два очень важных момента, о которых следует помнить:

  1. Никогда не отправляйте электронное письмо, когда вы злитесь.

Не отправляйте гневное или саркастическое сообщение, не уделив себе несколько часов или ночи, чтобы убедиться, что вы действительно хотите его отправить. Помните, что электронное письмо может быть отправлено вашему начальнику или другим лицам или использовано в качестве доказательства в суде!

Далее следует:

  1. Помните, что электронная почта — это общедоступный документ.[3]

Остановитесь прямо там, где вы находитесь, и выделите пару мозговых ячеек для следующего утверждения: не существует такой вещи, как личная электронная почта. Причина? Продолжай читать.

В некоторых системах электронной почты администратор электронной почты имеет возможность читать все сообщения электронной почты. Если это тот случай, когда вы находитесь, вам лучше надеяться, что на этом посту окажется честный и респектабельный человек.

Некоторые компании отслеживают электронную почту сотрудников (а также использование Интернета).Причины такого навязчивого поведения варьируются от стремления руководства компании убедиться, что пользователи не тратят время на фривольные сообщения, до предотвращения утечки секретов компании в неавторизованные источники.

Программа электронной почты, как и все программы, иногда что-то идет не так. В этом случае вы можете получить электронное письмо, предназначенное для другого человека, или ваше электронное письмо может быть отправлено не тому человеку. В любом случае то, что вы считали личным, больше не является личным.

Так что же нам остается?Во-первых: частной электронной почты не существует. Понятно? Во-вторых, не отправляйте по электронной почте ничего, что вы не хотели бы размещать на доске объявлений компании. Если он достаточно безопасен для доски объявлений, он достаточно безопасен для электронной почты. Наконец, если вы обсуждаете, следует ли отправлять что-то личное по электронной почте, доставьте это вручную или отправьте обычной почтой.

Этикет голосовой почты
[4]

Голосовая почта — это автоответчик этого десятилетия. Это эффективный способ передачи ценной информации.Статистика показывает, что только 70% телефонных звонков завершаются с первой попытки, поэтому голосовая почта является важным средством связи. Вот восемь советов, которые помогут сделать ваши сообщения голосовой почты эффективными и не создадут для вас профессиональных проблем.

  • Да, это базовая информация, но … не забудьте указать свое имя и номер телефона.
  • Сообщения должны быть краткими и по существу.
  • Никогда не оставляйте резкие или негативные сообщения в голосовой почте. Это может привести к серьезным проблемам.В отличие от разговора получатель может перенаправить его другим людям.
  • Не записывайте ничего, что может быть неверно истолковано или является конфиденциальным.
  • Если вы заметили, что читаете подготовленную памятку или объявление по телефону, остановитесь. Лучше просто разослать записку.
  • Всегда будьте готовы оставить сообщение. Статистика показывает, что в 70% случаев человек, с которым вы хотите поговорить, будет недоступен.
  • Избегайте легкомысленных сообщений, даже в шутку.
  • Не забывайте проверять голосовую почту не реже двух раз в день, особенно если вы получаете чувствительные ко времени сообщения.
  • Не оставляйте сообщения из шумных ресторанов, вечеринок проходят в барах, фоновый шум слышен отчетливо.

[1] http://www.emailreplies.com/#why

[2] http://owl.english.purdue.edu/handouts/pw/p_emailett.html#flame

[3] http://www.iwillfollow.com/email.htm

[4] http://www.minoritycareernet.com/newsltrs/95q3voice.html

Электронный этикет | Правила иерархии электронной почты

Этикет электронной почты также включает правила поведения при ответе на сообщения.Большинство программ и веб-служб имеют две кнопки: «Ответить» и «Ответить всем». Что здесь происходит? Итак, в строке темы автоматически будет вставлено Re:, чтобы указать, что это ответ (или ответ). Наконец, программы вставляют в текст исходное содержание электронного письма в форме цитаты. Адрес электронной почты получателя появится в поле адреса, и вы сможете выбрать, отвечать ли только на один адрес или также на другие адреса, получившие исходное электронное письмо). Что именно нужно учитывать при ответе на электронное письмо?

  • Ответить всем : Всегда спрашивайте себя, прежде чем нажимать кнопку «Ответить всем»: все ли получатели найдут мой ответ интересным? Вы можете избавить многих людей от ненужной работы, если отправите свой ответ только тем, кто действительно получит от этого пользу.
  • Re : Это показывает получателю, что это электронное письмо как-то связано с его исходным сообщением. Если получатель ответит снова, он изменится на «Re: Re» и так далее. Вы можете удалить это из темы, если его станет слишком много.
  • Цитата : То же самое относится к тексту, цитируемому из исходных электронных писем. В длинных разговорах легко запутаться, когда цитируется так много текста. Это может быть полезно очистить, но будьте осторожны, когда будете это делать.Ссылаясь на него, вы всегда должны цитировать важную информацию, поэтому не удаляйте ее.

На самом деле не идеальное время, чтобы ждать ответа на электронное письмо, особенно потому, что вы не знаете, когда отправитель проверяет свою почту. Электронные письма иногда пересылаются так быстро, что кажется, что обе стороны испытывают нехватку времени. Если отправителю нужен ответ сразу, лучше позвонить ему.

Если вы уже знаете, что не можете ответить в течение следующих 24 часов, и это кажется важным, вы можете отправить быстрое письмо по электронной почте, чтобы подтвердить, что вы заинтересованы, но ответите более подробно, когда у вас будет время.

Обычная функция служб электронной почты — Автоответ , который является автоматическим ответом на все входящие сообщения. Вам следует заранее написать текст, который будет автоматически отправлен всем, кто вам напишет. Эта функция особенно полезна, если вы долгое время не можете отвечать на электронные письма, поэтому она называется уведомлением об отсутствии на работе . Это позволяет вам информировать других о продолжительности вашего отсутствия, например, если вы в отпуске.Не забудьте отключить автоматическое сообщение по возвращении.

Leave a comment