Не удивляйтесь, если о вас будут судить по тому, как вы составляете электронное письмо. Например, если в вашем электронном письме много слов с орфографическими ошибками и грамматических ошибок, вас могут посчитать неряшливым, небрежным или даже необразованным.Прежде чем нажать «отправить», проверьте правописание, грамматику и сообщение.

Создайте свое сообщение как отдельную заметку, даже если оно является ответом на цепочку электронных писем. Это означает отсутствие «однострочников». Включите тему и любые ссылки на предыдущие электронные письма, исследования или разговоры. Оглянуться на цепочку, чтобы освежить в памяти контекст, может быть неприятно и отнимать много времени. Ваш получатель может получать сотни писем каждый день и, скорее всего, не запомнит цепочку событий, приведших к вашему письму.

По теме: функция Google «Умный ответ» появилась на настольных компьютерах сегодня

Своевременно и вежливо отвечайте на каждое законное письмо, адресованное вам. Даже если у вас нет ответа в данный момент, найдите секунду, чтобы написать ответ, чтобы отправитель знал, что вы получили его электронное письмо. Сообщите отправителю, если его электронное письмо было отправлено не тому получателю.

Связано: когда-либо получал «Пожалуйста, сделайте это, как можно скорее!» Заповедь по электронной почте на 4:50 стр.м.? Не круто.

Никогда не отправляйте гневное письмо и не давайте быстрых ответов. Перед отправкой внимательно обдумайте свое сообщение. Если вы злитесь, поместите свое сообщение в папку «черновики» и просмотрите его позже, когда вы успокоитесь и у вас будет время сформулировать соответствующий ответ.

Слишком просто поделиться электронной почтой, даже непреднамеренно.Если вам нужно поделиться сугубо личной или конфиденциальной информацией, сделайте это лично или по телефону. Спросите разрешения, прежде чем публиковать конфиденциальные материалы либо в теле письма, либо во вложениях.

Связано: электронная почта требует бесконечного управления. Следуйте этим 4 простым правилам, чтобы повысить свою производительность.

Восклицательные знаки и другие признаки возбуждения, такие как смайлики, сокращения, такие как LOL, и заглавные буквы, плохо переводятся в деловом общении.Оставьте их, если вы не очень хорошо знаете получателя. Также непрофессионально использовать строку восклицательных знаков !!!!!

Может потребоваться некоторая практика, чтобы ваши электронные письма были профессиональными и точными, но в конечном итоге вы будете выглядеть более безупречно и организованно.

10 советов по электронной переписке

Помните эти глупые письма из девяностых? Отправьте это 10 людям, или случится что-то * ужасное *! С тех пор мы, безусловно, прошли долгий путь.Электронная почта стала играть огромную роль в нашей жизни, поэтому соблюдение базового этикета электронной почты делает общение в Интернете лучше для всех нас!

Хороший этикет в электронной почте начинается с содержания. Правописание, грамматика и выбор слов имеют значение. Относитесь к электронной почте как к деловому письму и ошибайтесь в сторону формальности. Если вы хорошо не знаете получателя, желательно оставлять смайлы и сокращенную запись для более привычных и знакомых текстовых сообщений.

Всегда, всегда, всегда проверяйте более длинное сообщение.Такие приложения, как Grammarly, могут быть очень полезны для поиска ошибок. Кроме того, некоторые поставщики услуг электронной почты, такие как Gmail, позволяют выбрать функцию отложенной отправки, что означает, что вы можете отозвать электронное письмо в течение определенного периода времени (до 30 секунд). Это может быть здорово, если вы совершите ошибку, например, если поймете, что забыли привязанность.

Кратко сообщите получателю, о чем идет речь. Это вежливо и намного аккуратнее, чем получение электронного письма «без темы», которое значительно усложняет поиск и обращение к нему в будущем.Если вам требуется немедленный ответ или вопрос срочный, укажите это в строке темы.

Чем больше вы знакомитесь с кем-то, тем более непринужденной становится ваша переписка. Однако в начале отношений важно писать официально. Следуйте за другим человеком по мере развития отношений.

Написание заглавными буквами в цифровой речи считается «криком», поэтому по возможности избегайте этого.Повышать голос на кого-то неэлегантно лично, и то же самое касается онлайн-общения. Если вам нужно что-то подчеркнуть, используйте курсив или подчеркивание. Убедитесь, что вы подчеркиваете внимательно, чтобы не показаться снисходительным.

Мы всегда должны стремиться к тому, чтобы отвечал , а не реагировал. Поэтому, если вы расстроены или сердиты, лучше подождать, прежде чем писать или отвечать. Позже вы будете благодарны за период «остывания».

Хороший этикет показывает, что вы уважаете чужое время, и этикет электронной почты ничем не отличается. Это вежливо, чтобы ваше сообщение было легче читателю. Если возможно, пишите краткое, но не резкое письмо. Придерживайтесь одной основной темы и разбивайте длинные предложения или абзацы. Маркеры также могут облегчить чтение и понимание вашего сообщения.

Если тема сложная или требуется длительное обсуждение, желательно запланировать телефонный звонок.

Если нужно, чтобы скопировали несколько человек, всегда обязательно «отвечать всем». Точно так же не копируйте и не держите людей в длинных цепочках электронной почты, если в этом нет необходимости. Нет необходимости наполнять чей-то почтовый ящик без надобности.

Несмотря на текущие разговоры о балансе работы и личной жизни, общее практическое правило — отвечать в течение 24 часов в будние дни.Даже если вы просто подтвердите, что получили сообщение и скоро ответите, держать получателя в курсе — это очень вежливо. Если вы не проверяете свою электронную почту ежедневно, подумайте о создании автоматического ответа, который объясняет ваши системы, чтобы люди не остались в неведении.

Точно так же не забудьте использовать автоответчик, если вы отсутствуете на несколько дней. Включите информацию о том, с кем связаться во время вашего отсутствия, если им нужно с кем-то поговорить.

Любое электронное письмо можно скопировать или переслать без вашего согласия. Это верно для любой письменной корреспонденции, постарайтесь писать соответственно.

Помните, когда Кэрри рассталась с почтой? Электронная почта попадает в эту категорию, когда дело касается сложных тем. Сложные разговоры заслуживают человеческого общения. По возможности устраивайте их лицом к лицу, даже если это необходимо виртуально с помощью Zoom или подобного.

Основы этикета деловой электронной почты — Этикет деловой почты

Профессионалы общаются профессионально независимо от способа общения. Если вы непревзойденный профессионал, вы знаете, что делать все возможное для каждого прикосновения — это именно то, что вы делаете.

Когда дело доходит до вашей деловой переписки по электронной почте, вам необходимо произвести впечатление, которое может доказать, что вы являетесь надежным профессиональным предприятием. Кроме того, вы хотите, чтобы вас считали партнером, который сделает общение простым и приятным для ведения бизнеса.

У вас есть только один шанс произвести первое впечатление, бесценное для укрепления доверия и уверенности. Так как ты это делаешь? Читать дальше.

Основы этикета деловой электронной почты, которые необходимо знать

Вот важные вопросы этикета деловой электронной почты, которые должны относиться к каждому отправляемому коммерческому электронному письму. Это проблемы, о которых владельцы бизнеса, их сотрудники и сетевые предприниматели должны знать в своей повседневной онлайн-коммуникации, чтобы обеспечить наилучшие возможные результаты.

Использование вашей электронной почты, адреса электронной почты компании или технологий работодателя — серьезная проблема, которую многие недооценивают. Однако часть ваших служебных обязанностей — не тратить драгоценное рабочее время на отвлекающие факторы.

Например, отправка электронных писем, не связанных с бизнесом, шуток, пересылки или комментариев о времени компании. Это свидетельствует о непрофессионализме.

Или посещение веб-сайтов, которые не являются необходимыми для выполнения ваших должностных обязанностей, будет отражать неуважение к вашему работодателю.Находясь в рабочее время, не предполагайте, что у вас есть конфиденциальность при использовании ресурсов и оборудования компании.

Поле «Тема» — это окно в вашем электронном письме. То, что вы вводите в это поле, может определить, откроет ли получатель ваше письмо. Например, на основании запроса через ваш сайт или иным образом вы хотите, чтобы новые контакты распознали вас как отвечающие на их запросы.

Визуальные суждения принимаются при сканировании наших почтовых ящиков.Бьюсь об заклад, ты тоже это делаешь. Чтобы избежать ошибочной идентификации как спам, создайте соответствующее поле Тема :. Короткая тема, в которой четко указано, что ваше электронное письмо является ответом на их запрос.

Опечатки, заглавные буквы или маленькие буквы могут произвести непрофессиональное впечатление. Или что вы можете быть спамером.

Избегайте преобладающего предположения, что электронная почта по самой своей природе позволяет вам вести деловую переписку по электронной почте в неформальной обстановке.Только время и усилия по налаживанию отношений определят, когда вы сможете предложить более спокойный тон в своем деловом письме.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Хорошее практическое правило — всегда общаться, как если бы ваша электронная почта была на фирменном бланке вашей компании. Это означает черный текст и стандартные шрифты. Никаких сокращений, а также набор всего слов и предложений. (Например, ты против тебя.)

В конце концов, это ваш бизнес-имидж, который вы рекламируете.

Вначале обращайтесь к новым контактам с высочайшей вежливостью: Здравствуйте, господин.Андерсон, Уважаемая мисс Джонс, доктор Осборн и т. Д. В какой-то момент они вполне могут прокомментировать: «Зовите меня Энди» или «Можете называть меня Дайан».

Вы также сможете подобрать подсказки о том, когда можно говорить более расслабленным тоном. Опять же, это легко сделать, отметив, как к вам подходят контакты и как они подписываются.

Большинство деловых людей не против, чтобы их называли по имени. Однако в глобальной экономике это может восприниматься как преждевременное проявление свободы в отношениях, если используется слишком рано.

В поле Кому: введите официальное имя вашего контакта. Джон Б. Доу — не Джон Би Доу или Джон Б. Доу. Используйте правильный регистр и знаки препинания.

В поле From : введите , укажите свое полное имя, официально введенное. Пример: Джейн А. Джонс. Не: Джейн Джонс или ДЖЕЙН Джонс. Последние два дают представление об отсутствии образования или ограниченном опыте работы с технологиями.

BCc: используйте это поле при отправке электронной почты группе контактов, которые не знают друг друга лично.Считается нарушением конфиденциальности указание в полях «Копия» или «Кому» адресов электронной почты, которые не знают друг друга или никогда не встречались. Когда вы это делаете, это способствует тому, что их адрес электронной почты публикуется незнакомцам.

При налаживании партнерских отношений явное указание адреса электронной почты группе незнакомцев является тонким предупреждением. Какие еще вопросы конфиденциальности вы не уважаете или не понимаете?

Копия: используйте это поле , когда в обсуждение вовлечено несколько контактов.Все они должны быть на одной странице.

Эти контакты знают друг друга или были представлены. Таким образом, у них не будет проблем с тем, чтобы их адрес электронной почты был открыт для заинтересованных сторон.

Предположим, вы не уверены, что ваш деловой партнер будет возражать против того, чтобы их адрес был обнародован. Контактная информация — важный товар. Тот, о котором вы хотите четко заявить, вы будете ценить и уважать.

Используйте эту кнопку осмотрительно.Тщательно подумайте, действительно ли «всем» нужно знать ваш ответ, чтобы вести дела.

Никогда не используйте эту кнопку для CYA или электронного письма коллеге или коллеге. Такой подход служит лишь для того, чтобы вы показались мелочными. Не очень хороший вид.

Воздержитесь от использования форматирования в повседневной деловой электронной почте. Например, не делайте этого при отправке электронных писем с целью получения коммерческой выгоды, если только вы не наберете что-то жирным малиновым шрифтом на фирменном бланке.

В этом случае меньше значит больше. Вы хотите, чтобы ваше сообщение передавалось, не отвлекаясь на форматирование или ненужные встроенные изображения. Все это может увеличить ваш потенциальный рейтинг спама.

Даже такая простая вещь, как использование другого шрифта, может затруднить чтение ваших писем. Знаете ли вы, что если у другой стороны нет того конкретного шрифта, который вы указали для электронной почты в их системе, по умолчанию используется шрифт их системы?

Вот почему рекомендуется использовать шрифт по умолчанию, предоставляемый вашим почтовым программным обеспечением.Этот выбор шрифтов основан на том, что является универсальным и удобным для пользователя.

Показать, что вы разбираетесь в технологиях, является частью делового партнерства в Интернете. Например, такая ошибка, как отправка 10-мегабайтной презентации PowerPoint, которую ваш контакт не запрашивал. Что, если вы заполните их почтовый ящик? А как насчет их информационных ресурсов?

Если у них нет PowerPoint, они, вероятно, не смогут открыть файл. Не следует предполагать, что у ваших потенциальных клиентов есть программное обеспечение или объем данных, которые есть у вас.Спросите сначала, чтобы подтвердить.

При отправке по электронной почте файла (или комбинации файлов) размером более 500 000 КБ используйте программу архивирования или сжатия, чтобы минимизировать размер загружаемого файла. Это просто сделать.

Хотите произвести впечатление? Отражайте необычную деловую вежливость, задав вопрос перед отправкой больших файлов. Тогда вы также можете подтвердить, что у них такое же программное обеспечение и версия, что и у вас.

Затем спросите, в какое время дня лучше всего отправлять файл (ы). А затем продолжайте.

Последнее, что вы хотите сделать, — это отправлять большие вложения без предупреждения, в выходные или в нерабочее время. Если, конечно, вы не договорились об этом заранее.

Чтобы создать впечатление лени, найдите предыдущее письмо от своего контакта и нажмите «Ответить». Затем продолжайте обсуждать что-то совершенно не имеющее отношения к теме старого письма.

Вы всегда хотите начать новое электронное письмо с новой темой.Возьмите за привычку добавлять свои контакты в адресную книгу, чтобы вы могли создать новое электронное письмо одним щелчком мыши.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Когда текущие разговоры меняют направление, измените поле «Тема», чтобы отразить новую направленность темы.

Избегайте ответа, а затем начните вводить текст. Это называется топ-постингом. Мы хотим отредактировать.

Редактирование вниз — это навык, который оценят те, с кем вы общаетесь.Это придает ясность вашему общению, демонстрируя уважение к их времени.

Вы устраняете беспорядок, удаляя части предыдущего сообщения электронной почты, которые больше не относятся к вашему ответу (включая заголовки сообщений электронной почты и файлы подписей). Кроме того, редактирование вниз позволяет вам отвечать по пунктам, что позволяет поддерживать разговор в нужном русле с меньшим количеством недоразумений.

Привет, Привет, Добрый день, Спасибо, Искренне, С наилучшими пожеланиями. Вступления и подписи, которые являются основным продуктом профессионального делового общения, также должны быть интегрированы в вашу деловую электронную переписку.В противном случае ваши сообщения могут быть неверно истолкованы как требовательные или краткие.

Всегда включайте приветствие и подпись с вашим именем в каждом электронном письме. И снова подумайте о фирменных бланках.

Вежливость также требует, чтобы вы старались общаться как образованный взрослый. Печатайте полные предложения с правильной структурой. Не все заглавные буквы, не все мелкие футляры.

Правильное использование заглавных букв и знаков препинания является обязательным условием, чтобы вы производили впечатление образованного профессионала.Все заглавные буквы или маленькие корпуса попахивают либо отсутствием образования, технической / деловой смекалкой, либо ленью.

Ничего из этого не вызывает доверия. Или побуждать других к сотрудничеству с вами.

Делайте ваши файлы подписей короткими и приятными. Не более 5-6 строк. Мы не хотим, чтобы нас считали эгоцентриками. Поэтому ограничьте подпись своим именем, ссылкой на веб-сайт, названием компании, слоганом / предложением или номером телефона.

Вот почему вы включаете ссылку на свой веб-сайт. Получатель может получить всю вашу контактную информацию от А до Я там. Вот для чего нужен ваш сайт.

СОВЕТ ПРОФЕССИОНАЛА: Включите «HTTPS: //» при вводе адреса веб-сайта в сообщениях электронной почты и файле подписи. Это гарантирует, что URL-адрес распознается как интерактивный, независимо от программного обеспечения или платформы пользователя.

Вы должны делать все возможное, чтобы отвечать на ваши деловые сообщения как можно быстрее.Однако не стоит недооценивать эту жизненно важную точку взаимодействия с клиентами.

Не отвечая вовремя, вы кажетесь неорганизованным или безразличным. Хуже того, вы рискуете проиграть своим конкурентам, которые понимают, как важно действовать эффективно и уверенно.

Поднимитесь над большинством

Эти фундаментальные проблемы, несомненно, позволят вашей деловой коммуникации подняться над большинством, у которого нет времени, чтобы понять и освоить эти темы.

Хотя текстовые сообщения — это не электронная почта, у меня есть статья для вас, чтобы вы ознакомились, поскольку все больше и больше деловых людей используют текстовые сообщения в своем деловом общении.
ЧИТАЙТЕ: Этикет делового текстового сообщения: 10 советов для профессионалов

При налаживании новых деловых отношений и укреплении устоявшихся партнерских отношений уровень профессионализма и вежливости, которые вы проявляете при общении по деловой электронной почте, всегда будет привлекать клиентов. Особенно по сравнению с вашими конкурентами, которые могут быть анемичными, неосведомленными или просто ленивыми в этой области.

И это только верхушка айсберга. Ознакомьтесь с моей электронной книгой по этикету деловой электронной почты и правильному использованию технологий, чтобы получить полную информацию.

Независимо от используемого способа общения профессионализм и вежливость никогда не выходят из моды, когда дело касается бизнеса. Вместо этого он идет к вашей прибыли.

Деловая электронная почта — Информационная служба WAC

Электронная почта — это электронное средство связи в Интернете с помощью компьютера. В деловом мире он используется для передачи практически любой корреспонденции, необходимой для повседневного ведения бизнеса.Простые сообщения, записки и письма, сложные отчеты, таблицы данных, графики и диаграммы, чертежи, изображения и т. Д. Если он может быть сгенерирован, отсканирован или загружен на компьютер, он может быть отправлен в электронном виде через киберпространство на другой компьютер.

Независимо от того, доставляется ли электронная почта в почтовый ящик компьютера, расположенного на другой стороне здания или на другом конце света, она прибывает в пункт назначения быстрее, чем мчащаяся пуля. Что ж, это может быть небольшим преувеличением, но дело в том, что электронная почта — это общение одним нажатием кнопки и система быстрой доставки — все в одном.

В этом руководстве вы прочитаете о написании деловой электронной почты, полезные советы по форматированию деловой электронной почты, закон и бизнес-адрес электронной почты, а также бизнес-этикет (да, ребята, Интернет-этикет). В каждом разделе представлена ​​полезная информация и образцы, которые помогут вам стать более опытным в использовании электронной почты для общения в деловом мире.

Форматирование деловой почты

Формат деловой электронной почты очень похож на формат деловой заметки. Фактически, настолько похожи, что основные элементы заголовка, встречающиеся в деловой заметке, запрограммированы в генерируемом компьютером шаблоне каждой почтовой программы.Однако коммуникативная роль деловой электронной почты выходит за рамки служебной записки. Чтобы не упустить из виду его универсальность, элементы форматирования делового письма можно вставлять вручную в тело электронного письма.

Деловая электронная почта функционирует как внутренний и внешний способ связи; его три основных элемента форматирования — это заголовок, тело и блок подписи. В зависимости от характера переписки и, по усмотрению автора, деловая электронная почта может также включать приветствие и приветственное закрытие.

Деловая электронная почта Заголовок

Заголовок делового электронного письма может содержать до шести отдельных информационных полей. Они расположены в углу шаблона электронного письма, чуть ниже панели инструментов.

Сам шаблон появляется автоматически всякий раз, когда вы нажимаете кнопку «Новое письмо», «Ответить», «Ответить всем» или «Переслать» на панели инструментов любой почтовой программы.

Каждое поле в шаблоне предназначено для хранения определенной информации, определения которой напечатаны на левом поле следующим образом:

К:

• Адрес электронной почты получателя находится здесь и будет выглядеть примерно так:
  • имя @ бизнес.com
  • [email protected]
  • человекимя@blahblah.net
  • имя[email protected]
Адреса электронной почты
• можно вставить в поле «Кому» одним из следующих способов:
  • Установите курсор в пустое поле и введите адрес вручную.
  • Нажмите кнопку «Кому» или значок «Адресная книга» на панели инструментов почтовой программы и выберите имя получателя в раскрывающемся меню.После выделения адрес можно переместить в поле «Получатель сообщения», нажав кнопку «Кому». Если щелкнуть кнопку «Закрыть» или «ОК» в нижней части окна, автор вернется к шаблону электронной почты, сгенерированному компьютером.
• В поле Кому должен быть помещен только один адрес электронной почты. Если одно и то же электронное письмо получат несколько человек, вставьте адрес основного получателя в поле «Кому», а всех остальных — в поле «Копия» или «Скрытая копия».

ИЗ:

• Ваш электронный адрес находится здесь.Это поле автоматически создается и заполняется почтовой программой, а не отправителем.
• Поскольку это поле создается автоматически, оно не всегда отображается в заголовке электронной почты отправителя. Просто разные почтовые программы относятся к этому по-разному; некоторые показывают это, некоторые нет.
• В шаблоне электронной почты получателя всегда будет отображаться адрес отправителя в поле ОТ в заголовке электронной почты.

CC:

• CC означает копирование, и, хотя копировальная бумага больше не используется для копирования, термин CC все еще используется, и его значение остается прежним.Он информирует читателя о том, что копии были розданы лицам, указанным в поле после обозначения CC.
• В отличие от заметок и писем, поле «Копия» в шаблоне электронной почты предназначено для адресов электронной почты, а не для имен собственных. Их можно вставить одним из следующих способов:
  • Установите курсор в пустое поле и введите адрес вручную.
  • Нажмите кнопку «Копия» или значок адресной книги на панели инструментов почтовой программы и выберите имена получателей в раскрывающемся меню.После выделения адреса можно переместить в поле получателя сообщения CC, нажав кнопку CC. Если щелкнуть кнопку «Закрыть» или «ОК» в нижней части окна, автор вернется к шаблону электронной почты, сгенерированному компьютером.
• Поле CC в деловом письме может содержать один или несколько адресов. Пустое поле будет расширяться по мере вставки адресов.

BCC:

• BCC — слепая копия. Как и CC, этот термин несколько устарел, поскольку копировальная бумага больше не используется.Тем не менее, его цель остается прежней. Это указывает на то, что копии были розданы лицам, указанным в пространстве после нотации BCC, однако их личности не разглашаются от читателя.
• По сути, основной получатель остается в неведении. В отличие от адресов, помещенных в поле CC, адреса, помещенные в поле BCC, просто не пересылаются.
• Иногда просто разумно скрыть личности тех, кто получает копии документа.Например: электронное письмо о подозрительных нарушениях бухгалтерского учета, о которых вы недавно узнали. Вы можете отправить свои выводы по электронной почте подозреваемому преступнику (это может быть ваш руководитель), а копию BCC — финансовому директору компании.
• Использование поля BCC также полезно для защиты конфиденциальности получателей скопированных писем. Он скрывает их адреса от потенциальных операций по рассылке спама.
• Если поле BCC не отображается в вашем шаблоне электронной почты, вы можете активировать его из раскрывающегося меню кнопки «Просмотр» на панели инструментов вашей почтовой программы.Затем адреса можно вставить в поле BCC одним из следующих способов:
  • Установите курсор в пустое поле и введите адрес вручную.
  • Нажмите кнопку «Скрытая копия» или значок «Адресная книга» на панели инструментов почтовой программы и выберите имена получателей в раскрывающемся меню. После выделения адреса можно переместить в поле «Получатель сообщения скрытой копии», нажав кнопку «Скрытая копия». Если щелкнуть кнопку «Закрыть» или «ОК» в нижней части окна, автор вернется к шаблону электронной почты, сгенерированному компьютером.
• Поле BCC в деловом электронном письме может содержать один или несколько адресов. Пустое поле будет расширяться по мере вставки адресов.

ДАТА:

• ДАТА и ВРЕМЯ дня не всегда совпадают с другими информационными полями в левой части заголовка электронного письма. Это зависит от вашей почтовой программы. Например, в Microsoft Outlook это поле стоит отдельно на правом краю.
• Как и адрес электронной почты отправителя, это поле создается автоматически и не всегда отображается в заголовке электронной почты отправителя.Некоторые программы показывают это, а некоторые нет. Однако он всегда отображается в заголовке электронного письма получателя.
• Отправитель всегда может щелкнуть значок «Отправленные» в программе электронной почты, чтобы просмотреть и просмотреть предыдущие электронные письма. Двойной щелчок по отправленному электронному письму откроет его, а в заголовке покажет дату и время его отправки.

ТЕМА:

• Предметная область очень важна и должна быть точной и краткой. В нем должно быть сказано что-то убедительное о том, что содержится в вашем деловом письме, и ваш читатель должен сразу понять его важность.
• Все ключевые слова пишите с заглавной буквы. Артикли, союзы и предлоги должны начинаться с заглавной буквы только тогда, когда они встречаются в начале или конце вашей темы.
• Невозможно оставить это поле пустым. Содержание вашей темы не только дает читателю подсказку о последующем электронном письме, но также предоставляет подсказки для обнаружения спама серверу (провайдеру электронной почты), который обрабатывает его передачу от одной киберточки к другой.
• Большая часть сообщений электронной почты перед тем, как попасть в почтовый ящик получателя, проверяется антиспамовым и антивирусным ПО.Пустая строка темы чаще всего воспринимается как спам. Если это так, он может быть помечен как «возможный спам» и доставлен, или он может быть просто удален с сервера и не доставлен вообще.

ПРИКРЕПЛЕНО:

• Параметр вложения — это удобный инструмент, показывающий, что компьютерные файлы, слишком большие для загрузки в самом электронном письме, включаются в передачу.
• В зависимости от вашей почтовой программы это поле может быть или не отображаться в заголовке шаблона.Если это не так, отправитель должен активировать функцию.
• Вы можете прикрепить файл к корпоративному письму, щелкнув значок скрепки на панели инструментов в верхней части почтовой программы. Откроется окно «Мои документы». Двойным щелчком вы можете выбрать имя файла из любой папки, и оно будет автоматически вставлено в поле вложения.
• Маленькая канцелярская скрепка появится слева от темы письма в почтовом ящике получателя. Он сообщает, что пришло ваше письмо с вложением.Значок выполняет ту же функцию, что и обозначение в приложении к деловому письму или служебной записке. После открытия письма получатель сможет открыть вложение.
• Если щелкнуть имя файла в поле вложения заголовка или значок файла, отображаемый в нижней части электронного письма, автоматически откроется вложение. Опять же, доступные параметры зависят от используемой почтовой программы.
• И последнее. Это очень важно. Открытие вложения электронной почты может быть опасным.Если в строке «Тема» есть симпатичное, застенчивое, убедительное или срочное инструктивное сообщение с указанием открыть вложение, а вы не ожидаете его, и вы не узнаете отправителя, НЕ ОТКРЫВАЙТЕ Вложение.
• Компьютерные вирусы часто распространяются, когда ничего не подозревающие пользователи компьютеров открывают вложения, содержащие отключенные вирусы. Лучше перестраховаться, выделите уведомление по электронной почте в окне входящих и нажмите кнопку УДАЛИТЬ. Это один из простых способов защитить свой компьютер от заражения вирусом.

Некоторые из этих полей не всегда видны. Например, поля BCC и ATTACHED видны только тогда, когда они активированы отправителем, и, в зависимости от почтовой программы, поля FROM и DATE могут не отображаться в шаблоне отправителя.

Тело деловой электронной почты

Текст делового электронного письма ничем не отличается от тела делового письма или служебной записки. Единственное отличие форматирования: программы электронной почты автоматически форматируют тело сообщения в виде одинарных интервалов и целых блоков.Это дизайнерская функция программы, предназначенная для того, чтобы текст электронного письма отображался на экране получателя точно так же, как и на экране отправителя.

Короткие абзацы — это правило, особенно потому, что онлайн-читатели часто просто просматривают текст. Многие мониторы отображают от двадцати до двадцати пяти строк одновременно, что делает более подходящими более короткие абзацы. Кроме того, длинные абзацы неприятны для глаз и их труднее читать.

Всегда уделяйте внимание читательскому времени; электронное письмо, которое занимает более двух страниц, может быть лучше в качестве письма или памятки.Длинное письмо или памятка, доставленные в виде вложения, можно распечатать и прочитать, когда позволит время.

Как правило, деловая электронная почта отправляется в виде обычного текста, а не в формате HTML. Использование различных шрифтов, цветов, размеров и стилей, таких как полужирный или курсив, чрезвычайно полезно при создании документов в текстовом процессоре, но они проблематичны при пересылке между почтовыми программами.

Помимо возможности увеличения времени загрузки на компьютер получателя, HTML-документы могут не отображаться на одном экране, как на другом.Если вы не знакомы с различиями и вам предлагается выбор, просто выберите обычный текст и двигайтесь дальше.

Блок подписи служебной электронной почты

Блок подписи в деловой электронной почте выполняет работу с заголовком или фирменным бланком в формате делового письма. Другими словами, он предоставляет контактную информацию, принадлежащую отправителю.

Это последний элемент в электронном письме. Он всегда расположен на левом поле под линией подписи и часто отделяется от основного текста короткой строкой символов клавиатуры.Например:

• Знак равенства ==================
• Звездочки ********************
• Знак минуса ——————————
• Подчеркивание ____________________

Блок подписи должен содержать всю контактную информацию, которая может потребоваться получателю для ответа на электронное письмо. Он должен начинаться с имени отправителя, титула и организации. Физическое местоположение, номера телефонов, адрес электронной почты и веб-сайт должны следовать.Вот пример:

********************
Питер Коннор
Владелец / управляющий редактор
Компания Write
Bellvue, CO 80512
Голосовой: 970.493.84XX
Факс: 970.493.84XX
Эл. Почта: [email protected]
Собственный сайт: http://write-company.com

Деловая электронная почта Приветствия и бесплатные приглашения

Включение приветствия и комплимента в деловую электронную почту регулируется теми же правилами, что и деловые письма и записки.

Формальные выражения, такие как «Уважаемая г-жа Ортис» и «С уважением», подходят для деловых писем, адресованных лицам, с которыми вы не знакомы. С другой стороны, когда деловая электронная почта функционирует как памятка, приветствие и приветственное завершение следует полностью опустить

Чаще всего приветствие и приветственное завершение будут написаны неформально, особенно после того, как будут соблюдены протоколы первоначального контакта. . Например, простое и понятное выражение в следующем примере:

Деловая электронная почта и закон

Киберпространство не является границей беззакония, как его часто ошибочно понимают, а на самом деле становится новым полем битвы в правовом поле.Фактически, Интернет-закон и прецедент создаются с каждым корпоративным иском, который имеет какое-либо отношение к ведению бизнеса в Интернете. В результате корпорации вводят все более строгие правила, регулирующие использование электронной почты на рабочем месте.

Однако для всех практических целей свод законов, регулирующих мир бизнеса в целом, также регулирует мир бизнеса в киберпространстве. В частности, это касается всех правил, регулирующих деловое общение; электронные письма регулируются теми же правилами и положениями, что и традиционные деловые письма и служебные записки, на том основании, что их содержание не является эфемерным или недолговечным.

Электронная почта редко пропадает и редко бывает безвозвратной. Тот факт, что большинство деловых писем хранится и архивируется на жестких дисках компьютеров, серверах и дисках резервных копий, свидетельствует об их стойкости и надежности с точки зрения доказательной способности. Итак, следующие несколько юридических советов. Относитесь к ним с умом.

Юридические советы

• Киберпространство — это общественное место, и спрятаться в нем очень сложно, а то и невозможно. С таким же успехом содержимое вашего электронного письма можно было бы разложить на рекламном щите размером с галактику, залитом неоновыми огнями, отбивающими чернильную тьму; объявление в стиле Лас-Вегаса, и вы — хедлайнер, главное событие.Клевета, клевета и клевета подлежат судебному преследованию, так что не ведите себя грубо.
• Будьте внимательны к тому, что говорите. Комментарии, которые неуместны в офисе / на рабочем месте, также неуместны в киберпространстве. Сексуальным домогательствам, расовому запугиванию, дискриминации по возрасту, унизительным шуткам и т. Д. Не место в деловой электронной почте. Придерживайтесь поставленной задачи и уважайте своих коллег, клиентов и конкурентов. Ох … и твой босс тоже. То, что вы говорите, может оставаться в памяти надолго и может снова и снова преследовать вас.
• Включите в свое электронное письмо заявление об отказе от ответственности, если это необходимо. Вот несколько указателей:
  • Тщательно и четко укажите ответственность за любое нарушение конфиденциальности, умышленное или случайное.
  • Напомните получателям об их обязанности проверять и защищать от импорта возможных вирусов.
  • Определите лиц, уполномоченных подписывать юридически обязательные контракты от вашего имени, обезопасьте себя от небрежных искажений и ложных советов между сотрудником и третьей стороной.
  • И, наконец, четко заявите, что ваши сотрудники были обучены и предупреждены о недопустимости неправильного использования электронной почты и злоупотреблений.
• Включение заявления об отказе от ответственности в деловую электронную почту не освобождает никого от совершения преступления, связанного с электронной почтой. Это также не изолирует вас полностью от длинной руки закона. Он просто указывает на лучшее намерение; он может защитить вас, а может и нет.

Деловой этикет

Этикет, французское слово, буквальное значение которого на английском языке — «билет», сегодня обозначает общепринятые правила или общепринятые нормы, регулирующие надлежащее социальное и профессиональное поведение.Другими словами, это значит иметь хорошие манеры. Таким образом, соблюдение надлежащего этикета — это пропуск человека к тому, чтобы его приняли в желаемый социальный или профессиональный круг.

Киберпространство — это всемирная паутина компьютеров, подключенных к Интернету, в которой размещается множество социальных и профессиональных кругов, члены которых используют его для передачи и обмена информацией. В его рамках появляется новый кодекс поведения, которого должны придерживаться онлайн-пользователи. В поп-культуре компьютерного мира это называется сетевой этикет.

Признанные правила надлежащего сетевого этикета возникли больше из здравого смысла, чем из чего-либо еще, и, конечно же, не являются жесткими и строгими правилами с формальными санкциями за их игнорирование. Однако постоянные нарушения нередко приводят к тому, что правонарушитель подвергается негативному давлению со стороны сверстников, неодобрению и, в конечном итоге, пренебрежению со стороны более скрупулезных практиков сетевого этикета в рамках определенного круга пользователей Интернета.

При написании деловой электронной почты разумно помнить старую поговорку «перо сильнее меча. Это поговорка, которая идет в обоих направлениях. Слова могут быть чрезвычайно деструктивными, а также чрезвычайно конструктивными, поэтому мастер слова выбирает, каким образом они рубят. Естественно, слова следует выбирать с осторожностью. Вот общее правило: будь вежливым , будьте внимательны, помните о своих словах и, прежде всего, говорите другим так, как вы хотели бы, чтобы они говорили вам. Это Кодекс Сети.

Код Сети

С добавлением электронной почты в арсенал деловой коммуникации возникли некоторые существенно новые проблемы коммуникации, в частности стирание границ между устным и письменным словом.Следовательно, начал появляться Кодекс Сети.

Электронная почта сократила время между отправкой обычного письменного сообщения и его ответом настолько, что фактическое письменное сообщение, которое оно содержит, часто приобретает черты, аналогичные разговорной речи. Однако существует проблема, заключающаяся в том, что участникам разговорного разговора доступны речевые устройства, которые недоступны при онлайн-обмене письменными сообщениями.

Голосовые интонации, тон, словесные паузы и выражения лица, например, способствуют более точному контекстному прочтению разговора, помогая участникам быстро воспринимать значения и значения друг друга.Неспособность использовать эти инструменты или полагаться на них при написании или чтении сообщения электронной почты, будучи проблематичной, привела к появлению набора методов, призванных обойти этот недостаток. Однако эти ярлыки часто не работают или не соответствуют требованиям в деловой электронной почте. Следовательно, их использование обычно считается грубым или плохим бизнес-этикетом.

В таком случае все деловые формы общения, включая электронную почту, должны осуществляться на профессиональном уровне. Вот краткий список основных правил, которых придерживаются многие пользователи Интернета.Если хотите, начало Кодекса Сети.

Правила сетевого этикета

Это ни в коем случае не исчерпывающий список.

Первый — Избегайте небрежности: это непрофессионально. Плохая грамматика, орфография и структура предложений не более приемлемы в деловой электронной почте, чем в письме или служебной записке. Дважды проверьте наличие ошибок. Ваш читатель оценит усилия.

Второй — Делайте первую букву в начале предложения и во всех именах собственным заглавными.По этому поводу правила не изменились. Использование строчных букв — это попытка быстрого обозначения непринужденной беседы. Дело в том, что это не работает, выглядит неправильно и может оставить плохое впечатление. Хорошо написанное электронное письмо может иметь разговорный тон, не нарушая правил.

Третий — Избегайте крика; вас могут услышать, не повышая голоса. Использование всех заглавных букв в деловом письме может показаться довольно резким, как будто кто-то кричит, даже если это часто делается просто для того, чтобы подчеркнуть какую-то мысль.Правильного акцента можно добиться, просто хорошо написав.

Четвертый — Экономно используйте сокращения и акронимы. В Интернете появилось много их словаря, но будьте осторожны. Всегда есть риск запутать читателя. В частности, сокращения относятся к категории жаргона, и это нормально, если они являются терминами, понятными вашему читателю. Сокращения, предназначенные для ускорения процесса чтения, часто замедляют его, затрудняя понимание, что является быстрым способом оттолкнуть читателя.

Пятый — Избегайте использования смайлов; они слишком милые для серьезной деловой почты. Кроме того, их слишком много, и ваш читатель может не понять значения более чем одного или двух. В качестве иллюстрации щелкните этот список смайлов. Если эмоцию нужно выразить в электронном письме, это можно сделать подробно. Если вы разочарованы или довольны доходами за последний квартал, достаточно легко сказать: «Я разочарован» или «Я счастлив».

Шестой — Ответьте на электронную почту.Даже если у вас есть время для быстрого ответа в одну строчку, ваш читатель оценит усилия и, по сути, ожидает их; это профессиональная вежливость, которая говорит отправителю, что его не игнорируют.

Информация о цитировании

Питер Коннор. (1994-2021). Деловая электронная почта. Информационный центр WAC. Государственный университет Колорадо. Доступно на https://wac.colostate.edu/resources/writing/guides/.

Информация об авторских правах

Авторские права © 1994-2021 Государственный университет Колорадо и / или авторы, разработчики и участники этого сайта.Некоторые материалы, представленные на этом сайте, используются с разрешения.

Электронный этикет | Д-р Лиза Дж. Буллард

Электронный этикет

Зачем вам этикет электронной почты? [1]

Компании необходимо соблюдать правила этикета по следующим трем причинам:

Профессионализм: используя правильный язык электронной почты, ваша компания создаст профессиональный имидж.
Эффективность: электронные письма, которые доходят до сути, намного эффективнее, чем электронные письма с плохой формулировкой.
Защита от ответственности: осведомленность сотрудников о рисках, связанных с электронной почтой, защитит вашу компанию от дорогостоящих судебных исков.

Каковы правила этикета?

Существует множество руководств по этикету и множество различных правил этикета. Некоторые правила будут отличаться в зависимости от характера вашего бизнеса и корпоративной культуры. Ниже мы перечисляем то, что мы считаем 32 наиболее важными правилами этикета электронной почты, которые применимы почти ко всем компаниям. (Примечание: все позиции 1-32 взяты из источника [1]).

1. Будьте лаконичны и по делу.

Не делайте электронное письмо длиннее, чем нужно. Помните, что читать электронную почту труднее, чем читать печатные сообщения, а длинное электронное письмо может быть очень неприятным для чтения.

2. Ответьте на все вопросы и предупредите дальнейшие вопросы.

Ответ по электронной почте должен отвечать на все вопросы и упреждать дальнейшие вопросы. Если вы не ответите на все вопросы в исходном электронном письме, вы получите дополнительные электронные письма с оставшимися без ответа вопросами, которые не только потратят ваше время и время вашего клиента, но и вызывает значительное разочарование.Более того, если вы сможете предвидеть важные вопросы, ваш клиент будет благодарен и впечатлен вашим эффективным и продуманным обслуживанием. Представьте, например, что клиент отправляет вам электронное письмо с вопросом, какие кредитные карты вы принимаете. Вместо того, чтобы просто перечислять типы кредитных карт, вы можете догадаться, что их следующий вопрос будет о том, как они могут заказывать, поэтому вы также включаете некоторую информацию о заказе и URL-адрес своей страницы заказа. Покупатели это обязательно оценят.

3. Используйте правильную орфографию, грамматику и пунктуацию.

Это важно не только потому, что неправильная орфография, грамматика и пунктуация создают плохое впечатление о вашей компании, это также важно для правильной передачи сообщения. Электронные письма без точек и запятых трудно читать, и иногда они могут даже изменить смысл текста. И, если в вашей программе есть опция проверки орфографии, почему бы не использовать ее? [Примечание: избегайте использования общих сокращений в IM, если вы не пишете близкому другу — многие представители старшего поколения не будут знать, что вы пытаетесь сказать].

4. Сделайте это личным.

Электронная почта должна быть адресована не только лично, но и содержать персональное, то есть индивидуальное содержание. По этой причине автоответчики обычно не очень эффективны. Однако таким образом можно эффективно использовать шаблоны, см. Следующий совет.

5. Используйте шаблоны для часто используемых ответов.

Некоторые вопросы, которые вы задаете снова и снова, например, как добраться до вашего офиса или как подписаться на рассылку новостей.Сохраните эти тексты как шаблоны ответов и вставьте их в свое сообщение, когда они вам понадобятся. Вы можете сохранить свои шаблоны в документе Word или использовать предварительно отформатированные электронные письма.

6. Ответьте быстро.

Клиенты отправляют электронное письмо, потому что хотят получить быстрый ответ. Если они не хотели быстрого ответа, они отправляли письмо или факс. Следовательно, на каждое электронное письмо следует отвечать в течение как минимум 24 часов, а желательно в течение одного рабочего дня.Если электронное письмо сложное, просто отправьте электронное письмо обратно, сказав, что вы его получили и что вы ответите им. Это успокоит клиента, и, как правило, клиенты будут очень терпеливы!

7. Не прикрепляйте ненужные файлы.

Отправляя большие вложения, вы можете раздражать клиентов и даже вывести из строя их систему электронной почты. По возможности старайтесь сжимать вложения и отправлять вложения только тогда, когда они продуктивны. Более того, у вас должен быть хороший антивирусный сканер, так как ваши клиенты не будут очень довольны, если вы отправите им документы, полные вирусов!

8. Используйте правильную структуру и макет.

Поскольку читать с экрана труднее, чем читать с бумаги, структура и расположение очень важны для сообщений электронной почты. Используйте короткие абзацы и пустые строки между каждым абзацем. При создании точек пронумеруйте их или отметьте каждую точку как отдельную, чтобы обеспечить обзор.

9. Не злоупотребляйте опцией высокого приоритета.

Все мы знаем историю о мальчике, который плакал волком. Если вы будете злоупотреблять опцией с высоким приоритетом, она потеряет свою функцию, когда вам это действительно нужно.Более того, даже если письмо имеет высокий приоритет, ваше сообщение будет выглядеть несколько агрессивным, если вы отметите его как «высокий приоритет».

10. Не пишите ЗАГЛАВНЫМИ буквами.

ЕСЛИ ВЫ ПИШЕТЕ ЗАГЛАВНЫМИ ЯЗЫКАМИ, ЭТО КАЖЕТСЯ, ЕСЛИ ВЫ КРИЧИТЕ. Это может сильно раздражать и вызывать нежелательный ответ в виде огненной почты. Поэтому старайтесь не отправлять тексты писем заглавными буквами. [Точно так же не удаляйте все заглавные буквы, если вы e.e. Каммингс].

11. Не закрывайте цепочку сообщений.

Когда вы отвечаете на электронное письмо, вы должны включить исходное письмо в свой ответ, другими словами, нажмите «Ответить» вместо «Новое письмо». Некоторые люди говорят, что вы должны удалить предыдущее сообщение, поскольку оно уже было отправлено и поэтому в нем нет необходимости. Однако на меньшее я не мог согласиться. Если вы получаете много писем, вы, очевидно, не можете запомнить каждое отдельное письмо. Это означает, что «электронное письмо без веток» не предоставит достаточно информации, и вам придется потратить очень много времени, чтобы выяснить контекст письма, чтобы разобраться с ним.Выход из цепочки может занять немного больше времени на загрузку, но это сэкономит получателю гораздо больше времени и избавит от нервозности при поиске связанных писем в своем почтовом ящике!

12. Добавьте заявления об отказе от ответственности в свои электронные письма.

Важно добавлять заявления об отказе от ответственности в вашу внутреннюю и внешнюю почту, поскольку это может помочь защитить вашу компанию от ответственности. Рассмотрим следующий сценарий: сотрудник случайно отправил вирус клиенту по электронной почте. Клиент решает подать на вашу компанию в суд о возмещении ущерба.Если вы добавите заявление об отказе от ответственности в конце каждого внешнего письма, в котором говорится, что получатель должен проверять каждое электронное письмо на наличие вирусов и что он не может нести ответственности за какие-либо передаваемые вирусы, это, несомненно, поможет вам в суде. Другой пример: сотрудник подает в суд на компанию за то, что она разрешила рассылать расистское электронное письмо по офису. Если в вашей компании действует политика в отношении электронной почты и к каждому письму добавляется отказ от ответственности, в котором говорится, что сотрудники прямо обязаны не делать клеветнических заявлений, у вас есть хороший случай доказать, что компания сделала все возможное, чтобы предотвратить оскорбительные электронные письма.

13. Прочтите письмо перед отправкой.

Многие люди не удосуживаются прочитать электронное письмо перед его отправкой, о чем свидетельствует множество орфографических и грамматических ошибок, содержащихся в электронных письмах. Кроме того, чтение вашей электронной почты глазами получателя поможет вам отправить более эффективное сообщение и избежать недопонимания и неуместных комментариев.

14. Не злоупотребляйте «Ответить всем».

Используйте команду «Ответить всем», только если вам действительно нужно, чтобы ваше сообщение увидели все, кто получил исходное сообщение.

15. Рассылки> используйте поле СК: или выполните слияние.

При отправке электронного письма некоторые люди помещают все адреса электронной почты в поле Кому :. У этой практики есть два недостатка: (1) получатель знает, что вы отправили одно и то же сообщение большому количеству получателей, и (2) вы публикуете чужой адрес электронной почты без их разрешения. Один из способов обойти это — поместить все адреса в поле Bcc :. Однако получатель будет видеть только адрес из поля Кому: в своем электронном письме, поэтому, если оно было пустым, поле Кому: будет пустым, и это может выглядеть как спам.Вы можете включить адрес электронной почты списка рассылки в поле Кому: или, что еще лучше, если у вас есть Microsoft Outlook и Word, вы можете выполнить слияние почты и создать одно сообщение для каждого получателя. Слияние почты также позволяет вам использовать поля в сообщении, чтобы вы могли, например, адресовать каждому получателю лично. Для получения дополнительных сведений о том, как выполнить слияние писем Word, обратитесь к справке в Word.

16. Будьте осторожны с сокращениями и смайликами.

В деловых письмах старайтесь не использовать такие сокращения, как BTW (между прочим) и LOL (смеяться вслух).Получатель может не знать значения сокращений, и в деловых письмах они обычно неуместны. То же самое и со смайликами, например смайликами :-). Если вы не уверены, знает ли ваш получатель, что это означает, лучше не использовать его.

17. Будьте осторожны с форматированием.

Помните, что когда вы используете форматирование в своих сообщениях электронной почты, отправитель может не видеть форматирование или видеть шрифты, отличные от того, что вы планировали.При использовании цветов используйте цвет, который легко читается на фоне.

18. Будьте осторожны с сообщениями в формате RTF и HTML.

Имейте в виду, что когда вы отправляете электронное письмо в формате RTF или HTML, отправитель может получать сообщения только в виде обычного текста. В этом случае получатель получит ваше сообщение в виде вложения .txt. Однако большинство почтовых клиентов, включая Microsoft Outlook, могут получать сообщения в формате HTML и форматированный текст.

19. Не пересылать письма счастья.

Не пересылать письма счастья. Можно с уверенностью сказать, что все это розыгрыши. Просто удаляйте письма, как только вы их получите.

20. Не запрашивать квитанции о доставке и прочтении.

Это почти всегда раздражает вашего получателя еще до того, как он или она прочитает ваше сообщение. Кроме того, обычно это не работает, так как получатель мог заблокировать эту функцию, или его / ее программное обеспечение могло не поддерживать ее, так что в чем польза от ее использования? Если вы хотите знать, было ли получено электронное письмо, лучше попросить получателя сообщить вам, было ли оно получено.

21. Не просить отозвать сообщение.

Наибольшие шансы, что ваше сообщение уже доставлено и прочитано. В таком случае запрос об отзыве выглядел бы очень глупо, не так ли? Лучше просто отправить электронное письмо, чтобы сообщить, что вы сделали ошибку. Это будет выглядеть намного честнее, чем попытки вспомнить сообщение.

22. Не копируйте сообщение или вложение без разрешения.

Не копируйте сообщение или вложение, принадлежащее другому пользователю, без разрешения отправителя.Если вы сначала не спросите разрешения, возможно, вы нарушаете законы об авторских правах.

23. Не используйте электронную почту для обсуждения конфиденциальной информации.

Отправка электронного письма похожа на отправку открытки. Если вы не хотите, чтобы ваш адрес электронной почты отображался на доске объявлений, не отправляйте его. Более того, никогда не допускайте клеветнических, сексистских или дискриминационных по расовому признаку комментариев в электронных письмах, даже если они предназначены для шутки.

24. Используйте содержательную строку темы.

Попробуйте использовать тему, которая будет значима как для получателя, так и для вас самих. Например, когда вы отправляете электронное письмо компании с запросом информации о продукте, лучше указать фактическое название продукта, например «Информация о продукте», чем просто «информация о продукте» или название компании в теме.

25. Использовать активный вместо пассивного.

По возможности старайтесь использовать активный залог глагола.Например, «Мы обработаем ваш заказ сегодня» звучит лучше, чем «Ваш заказ будет обработан сегодня». Первое звучит более индивидуально, тогда как второе, особенно при частом использовании, звучит излишне формально.

26. Избегайте использования СРОЧНО и ВАЖНО.

Даже больше, чем вариант с высоким приоритетом, вы должны всегда стараться избегать таких слов в электронном письме или строке темы. Используйте это только в том случае, если это действительно очень срочное или важное сообщение.

27. Избегайте длинных предложений.

Постарайтесь, чтобы в предложениях было не более 15-20 слов. Электронная почта предназначена для быстрого использования и требует другого вида письма, чем письма. Также будьте осторожны, чтобы не отправлять слишком длинные электронные письма. Если человек получит электронное письмо, похожее на диссертацию, скорее всего, он даже не попытается его прочитать!

28. Не отправляйте и не пересылайте электронные письма, содержащие клеветнические, дискредитирующие, оскорбительные, расистские или непристойные замечания.

Отправив или даже просто переправив одно клеветническое или оскорбительное замечание в электронном письме, вы и ваша компания можете столкнуться с судебными исками, влекущими за собой многомиллионные штрафы.

29. Не пересылайте вирусные мистификации и письма счастья.

Если вы получили сообщение электронной почты с предупреждением о новом непреодолимом вирусе, который немедленно удалит все с вашего компьютера, это, скорее всего, обман. Пересылая мистификации, вы используете ценную полосу пропускания, а иногда вирусные мистификации содержат сами вирусы, путем прикрепления так называемого файла, который остановит опасный вирус.То же самое и с письмами счастья, которые обещают невероятное богатство или просят вашей помощи в благотворительных целях. Даже если содержание кажется добросовестным, отправители обычно таковыми не являются. Поскольку невозможно узнать, настоящее письмо счастья или нет, лучшее место для него — мусорная корзина.

30. Держите свой язык нейтральным и гендерным .

В наши дни избегайте использования сексистских выражений, таких как: «Пользователь должен добавить подпись, настроив свою почтовую программу».Помимо использования он / она, вы также можете использовать нейтральный пол: «Пользователь должен добавить подпись, настроив почтовую программу».

31. Не отвечайте на спам.

Отвечая на спам или отказываясь от подписки, вы подтверждаете, что ваш адрес электронной почты «действующий». Подтверждение этого приведет к еще большему увеличению количества спама. Поэтому просто нажмите кнопку удаления или используйте программу электронной почты для автоматического удаления спама.

32. Экономно используйте поле cc :.

Старайтесь не использовать поле cc :, если получатель в поле cc: не знает, почему он получает копию сообщения.Использование поля cc: может сбивать с толку, поскольку получатели могут не знать, кто должен действовать с сообщением. Кроме того, при ответе на сообщение cc: должны ли вы также включать другого получателя в поле cc:? Это будет зависеть от ситуации. Как правило, не включайте этого человека в поле «Копия:», если у вас нет особых причин, по которым он должен видеть ваш ответ. Опять же, убедитесь, что этот человек знает, почему он получает копию.

33. Помните, что электронная почта не всегда является лучшим способом общения.[2]

Есть много вопросов, которые слишком деликатны для обсуждения по электронной почте, главным образом потому, что неправильное толкование может иметь серьезные последствия. Некоторые темы, которые обычно следует решать вне электронной почты:

• Дисциплинарные меры
• Конфликты по поводу оценок или личной информации
• Обеспокоенность одноклассниками / однокурсниками
• Жалобы

Когда выясняется, что диалог превратился в конфликт, лучше всего предложить прекратить обмен электронной почтой и поговорить или встретиться лично.Если вы получили пламенное электронное письмо, постарайтесь ответить кратко и просто. Если это не успокаивает огнемета, вступайте в контакт с ним или с ней за пределами виртуального мира.

33. Для ваших личных учетных записей используйте идентификатор пользователя, который воспринимается как профессиональный.

Потенциальный работодатель, который пытается связаться с вами по поводу вакансии, не будет впечатлен, если он отправит свое электронное письмо на [email protected] или [email protected]. Выберите имя пользователя, которое не будет оскорбительным или ребяческим для потенциального работодателя.

И, наконец, два очень важных момента, о которых следует помнить:

34. Никогда не отправляйте электронное письмо, когда вы злитесь.

Не отправляйте гневное или саркастическое сообщение, не уделив себе несколько часов или ночи, чтобы убедиться, что вы действительно хотите его отправить. Помните, что электронное письмо может быть отправлено вашему начальнику или другим лицам или использовано в качестве доказательства в суде!

Далее следует:

35. Помните, что электронная почта — это общедоступный документ.[3]

Остановитесь прямо там, где вы находитесь, и выделите пару мозговых ячеек для следующего утверждения: не существует такой вещи, как личная электронная почта. Причина? Продолжай читать.

В некоторых системах электронной почты администратор электронной почты имеет возможность читать все сообщения электронной почты. Если это тот случай, когда вы находитесь, вам лучше надеяться, что на этом посту окажется честный и респектабельный человек.

Некоторые компании отслеживают электронную почту сотрудников (а также использование Интернета).Причины такого навязчивого поведения варьируются от стремления руководства компании убедиться, что пользователи не тратят время на фривольные сообщения, до предотвращения утечки секретов компании в неавторизованные источники.

Программа электронной почты, как и все программы, иногда что-то идет не так. В этом случае вы можете получить электронное письмо, предназначенное для другого человека, или ваше электронное письмо может быть отправлено не тому человеку. В любом случае то, что вы считали личным, больше не является личным.

Так что же нам остается?Во-первых: частной электронной почты не существует. Понятно? Во-вторых, не отправляйте по электронной почте ничего, что вы не хотели бы размещать на доске объявлений компании. Если он достаточно безопасен для доски объявлений, он достаточно безопасен для электронной почты. Наконец, если вы обсуждаете, следует ли отправлять что-то личное по электронной почте, доставьте это вручную или отправьте обычной почтой.

Этикет голосовой почты

Голосовая почта — это автоответчик этого десятилетия. Это эффективный способ передачи ценной информации.Статистика показывает, что только 70% телефонных звонков завершаются с первой попытки, поэтому голосовая почта является важным средством связи. Вот восемь советов, которые помогут сделать ваши сообщения голосовой почты эффективными и не создадут для вас профессиональных проблем.

• Да, это базовая информация, но … не забудьте указать свое имя и номер телефона.
• Сообщения должны быть краткими и по существу.
• Никогда не оставляйте резкие или негативные сообщения в голосовой почте. Это может привести к серьезным проблемам.В отличие от разговора получатель может перенаправить его другим людям.
• Не записывайте ничего, что может быть неверно истолковано или является конфиденциальным.
• Если вы заметили, что читаете подготовленную памятку или объявление по телефону, остановитесь. Лучше просто разослать записку.
• Всегда будьте готовы оставить сообщение. Статистика показывает, что в 70% случаев человек, с которым вы хотите поговорить, будет недоступен.
• Избегайте легкомысленных сообщений, даже в шутку.
• Не забывайте проверять голосовую почту не реже двух раз в день, особенно если вы получаете чувствительные ко времени сообщения.
• Не оставляйте сообщения из шумных ресторанов, вечеринок проходят в барах, фоновый шум слышен отчетливо.

[1] http://www.emailreplies.com/#why

[2] http://owl.english.purdue.edu/handouts/pw/p_emailett.html#flame

[3] http://www.iwillfollow.com/email.htm

[4] http://www.minoritycareernet.com/newsltrs/95q3voice.html

Электронный этикет | Правила иерархии электронной почты

Этикет электронной почты также включает правила поведения при ответе на сообщения.Большинство программ и веб-служб имеют две кнопки: «Ответить» и «Ответить всем». Что здесь происходит? Итак, в строке темы автоматически будет вставлено Re:, чтобы указать, что это ответ (или ответ). Наконец, программы вставляют в текст исходное содержание электронного письма в форме цитаты. Адрес электронной почты получателя появится в поле адреса, и вы сможете выбрать, отвечать ли только на один адрес или также на другие адреса, получившие исходное электронное письмо). Что именно нужно учитывать при ответе на электронное письмо?

• Ответить всем : Всегда спрашивайте себя, прежде чем нажимать кнопку «Ответить всем»: все ли получатели найдут мой ответ интересным? Вы можете избавить многих людей от ненужной работы, если отправите свой ответ только тем, кто действительно получит от этого пользу.

• Re : Это показывает получателю, что это электронное письмо как-то связано с его исходным сообщением. Если получатель ответит снова, он изменится на «Re: Re» и так далее. Вы можете удалить это из темы, если его станет слишком много.

• Цитата : То же самое относится к тексту, цитируемому из исходных электронных писем. В длинных разговорах легко запутаться, когда цитируется так много текста. Это может быть полезно очистить, но будьте осторожны, когда будете это делать.Ссылаясь на него, вы всегда должны цитировать важную информацию, поэтому не удаляйте ее.

На самом деле не идеальное время, чтобы ждать ответа на электронное письмо, особенно потому, что вы не знаете, когда отправитель проверяет свою почту. Электронные письма иногда пересылаются так быстро, что кажется, что обе стороны испытывают нехватку времени. Если отправителю нужен ответ сразу, лучше позвонить ему.

Если вы уже знаете, что не можете ответить в течение следующих 24 часов, и это кажется важным, вы можете отправить быстрое письмо по электронной почте, чтобы подтвердить, что вы заинтересованы, но ответите более подробно, когда у вас будет время.

Обычная функция служб электронной почты — Автоответ , который является автоматическим ответом на все входящие сообщения. Вам следует заранее написать текст, который будет автоматически отправлен всем, кто вам напишет. Эта функция особенно полезна, если вы долгое время не можете отвечать на электронные письма, поэтому она называется уведомлением об отсутствии на работе . Это позволяет вам информировать других о продолжительности вашего отсутствия, например, если вы в отпуске.Не забудьте отключить автоматическое сообщение по возвращении.