Как отправить письмо по электронной почте

В этом уроке я покажу, как правильно отправлять письма по электронной почте. Это базовый урок, в котором не будут рассмотрены все функции и возможности почтовых сайтов. Мы просто напишем и отправим сообщение, на которое сразу же получим ответ.

 

Как написать письмо

Рассмотрим классическую ситуацию. У нас есть адрес электронной почты, на который нужно написать письмо. Он состоит исключительно из английских букв и/или цифр, знака @ посередине и названия почтового сайта (mail.ru, например).

Подробнее об адресах ящиков в интернете я рассказывал в уроке «Адрес электронной почты».

Первое, что нужно сделать, чтобы отправить письмо, это открыть свой электронный ящик. То есть зайти на почтовый сайт, на котором находится Ваш адрес, ввести от него логин и пароль. Откроется личный кабинет.

Вот как он выглядит в почте Яндекса:

Так в Mail.ru:

Так в Gmail:

На других сайтах личный кабинет выглядит примерно также: посередине список сообщений, слева разделы, сверху кнопки для работы.

 

Нам нужна кнопка под названием «Написать». Еще она может называться «Написать письмо». Как правило, находится такая кнопка на самом видном месте: либо сверху, либо слева.

Вот как она выглядит в Яндексе:

Так в Mail.ru:

Вот так в Gmail:

Откроется форма для отправки. На всех почтовых сайтах она выглядит примерно одинаково. Здесь нас интересуют только три поля: Кому, Тема и большая часть для ввода текста.

Вот эти поля в почте Яндекса:

А вот они в Mail.ru:

Так нужные нам части выглядят в Gmail:

Куда печатать адрес

Часть, в которую нужно печатать адрес электронной почты, называется «Кому».

Допустим, у нас есть адрес, на который нужно отправить сообщение. Вот он:

Щелкаем левой кнопкой мышки внутри поля «Кому» и печатаем его туда. Чтобы набрать значок @ на клавиатуре, нужно нажать на кнопку Shift и, не отпуская ее, нажать один раз на клавишу клавиатуры с цифрой 2 (вверху, над буквами).

Важно: адрес нужно печатать только английскими буквами, без пробелов и без точки в конце.

Что печатать в тему письма

После того, как адрес напечатан, щелкаем левой кнопкой внутри поля «Тема». Здесь нужно напечатать от кого сообщение или о чем оно.

Многие недооценивают значимость этого поля и ничего в него не печатают. Другие же наоборот печатают туда то, о чем хотят написать в письме, то есть используют его для печати текста. Ошибаются и первые и вторые. Попробуем разобраться, в чем тут дело.

Допустим, мы в поле «Тема» ничего не напечатали и отправили письмо. Человек его получит примерно в таком виде:

Первое, что он увидит: от кого пришло сообщение. В моем случае, это адрес электронной почты. Сразу после него идет тема и небольшая часть текста из самого письма.

Как видите, по этим данным совершенно не понятно ни от кого оно, ни что в нем находится.

Проблема в том, что многие люди автоматически сочтут такое сообщение рекламой и даже не откроют. А другие пользователи испугаются, что это вирус и сразу удалят его.

Получается, мы рискуем столкнуться с тем, что отправленное письмо не будет прочитано. Причем, мы об этом даже не узнаем. Для нас это будет выглядеть так, как будто сообщение было проигнорировано. А получатель будет уверен, что ему ничего не приходило.

Другая чуть менее распространенная ситуация, когда в поле «Тема» печатают сам текст сообщения. Вот пример того, как его увидит получатель:

Мало того, что это выглядит нелепо, так еще и не весь текст поместился – часть обрезалась. Если сравнить данную ситуацию с обычной бумажной почтой, то, получается, мы отправили пустой конверт, на котором написали текст письма.

Так что же должно быть в поле «Тема»? В идеале в нем нужно написать что-то такое, что подтолкнет человека открыть письмо. Прочитав тему, он должен понять, что это нужное сообщение, которого он ждет.

Пример:

• Запись на консультацию
• Отчет о работе
• Результаты теста

И лучше, конечно, уточнить, что это за консультация, отчет о какой именно работе и что за тест. То есть нужно сделать так, чтобы по теме человек понял, о чем или от кого сообщение.

Пример правильной «Темы»:

• Запись на консультацию к терапевту
• Отчет о работе по проекту №325
• Результат теста по физике Иванова А.А.

Пример неправильной «Темы»:

• От меня
• Срочно
• Открой

Куда печатать текст

Текст письма, то есть его содержание, нужно печатать в самое большое поле из всех. В любой почтовой системе оно предназначено именно для этого.

Щелкаем по нему левой кнопкой мышки и печатаем, то, что хотим написать. Если это поле Вам кажется недостаточно большим, не переживайте, оно автоматически расширится, когда текста будет много.

Как отправить письмо

Для отправки письма нужно нажать на специальную кнопку. Обычно она так и называется — «Отправить» — и находится либо вверху, над полями, либо внизу, под ними. А во многих почтовых сайтах она есть и там и там.

На кнопку «Отправить» нужно нажимать только один раз! Чем больше раз Вы нажмете на нее, тем больше одинаковых сообщений придет получателю.

Принцип следующий: написали письмо, навели мышку на «Отправить», щелкнули один раз левой кнопкой и ждете. Как правило, через несколько секунд почтовый сайт напишет, что сообщение отправлено.

Задание

Напишите письмо на адрес электронной почты

Представьте, что Вы пишете знакомому, которого не видели несколько месяцев. Кратко расскажите, как у Вас дела и что нового (можно одно-два предложения). Не забудьте про тему!

В течение минуты после отправки на Вашу почту придет автоматический ответ, так сказать, подтверждение того, что письмо получено.

Внимание: это тренировочный адрес, на котором настроены автоматические ответы. Не ожидайте писем от реального человека.

Автор: Илья Кривошеев
Обновлено: 25.03.2020

Изучайте английский через игры и интересные задания на онлайн платформе Puzzle English.

Как отправить электронную почту | Kadrof.ru

Электронной почтой пользуются миллионы людей – это удобно, быстро и доступно.

Чтобы отправить электронную почту Вам необходим компьютер, интернет, электронный почтовый ящик. Для регистрации почтового ящика нужно зайти на любой почтовый сервис (Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com или др.) и заполнить предложенную форму.

Подробнее о регистрации почтового ящика читайте в статье Как зарегистрировать электронную почту быстро и бесплатно.

Итак, Вы завели почту, и теперь Вам нужно кому-то написать. Как отправить письмо электронной почтой?

Рассмотрим процесс отправки письма электронной почты на примере сервиса Mail.ru. После регистрации почтового ящика Вы попадете на страницу, где будут предложены папки «Входящие», «Исходящие» и др.

1. Находим кнопку «Написать» и щелкаем по ней.
2. Перед Вами появится бланк письма и поля «Кому» и «Тема».
3. В поле «Кому» вводим адрес электронной почты получателя, например [email protected]. Если Вам нужно отправить письмо нескольким получателям, введите через запятую адреса получателей. Чтобы не заполнять адреса вручную, можно использовать функцию «Адресная книга», которая находится в строке «Кому». Нажимаем на подчеркнутое слово «Кому», и Вам открывается список адресатов (если Вы предварительно сохраняли их в записной книжке вашего почтового ящика). Ставим галочку с нужным именем или именами и нажимаем «Добавить выбранные».
4. В самом большом поле пишем текст письма. Можно изменить цвет текста, размер шрифта, вставить ссылки или «смайлики». Для этого выделяем текст и нажимаем на одну из кнопок расположенных над полем ввода сообщения.
5. Заполнив все поля, щелкаем на кнопку «Отправить».

По электронной почте можно отправлять не только письма, но текстовые документы, звуковые и видео файлы, картинки и фотографии.

Как отправить фото электронной почтой?

1. Входим в почту, щелкаем по вкладке «написать», заполняем строки «Кому» и «Тема».
2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
3. В открывшемся окне выбираем папку с фотографией, которую хотите отправить. Например, ваши фото лежат в папке «Фото» на диске D. Нажимаем на вкладку «Мой компьютер», щелкаем 2 раза по вкладке «(D:) Локальный диск», затем 2 раза по папке «Фото».
4. Выбираем нужную фотографию и щелкаем по ней 1 раз.
5. Внизу окошка в строке «Имя файла» отобразится название выбранного файла.
6. Щелкаем 1 раз по кнопке «Сохранить» и фотография начинает загружаться на страницу электронного письма.
7. После загрузки файла (зеленая галочка под файлом покажет, что загрузка завершена) нажимаем на кнопку «Отправить».

Чтобы отправить фото электронной почтой, нужно знать объем почтового ящика адресата. Если объем ограничен, адаптируйте, т.е. уменьшите размер фото. Внизу окошка с фото Вы увидите надпись «Фото не будет адаптированы для интернета Изменить». Щелкаем по кнопке «Изменить». В открывшемся окне выбираем функцию «Сжимать большие фото» и щелкаем «Применить».

Как отправить документ электронной почтой

Электронная почта позволяет отправлять документы различных форматов: Open document, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, таблицы Open Office, Microsoft Excel, презентации PowerPoint. Чтобы отправить документ электронной почтой, следуйте схожим правилам отправки фотографий.

1. Заполняем строки «Кому» и «Тема».
2. Щелкаем по кнопке «Прикрепить файл».
3. В открывшемся окне выбираем нужный документ и нажимаем «Сохранить».
4. Щелкаем по кнопке «Отправить».

Если Вам нужно удалить прикрепленный документ, нажмите на красный крестик, расположенный в правом верхнем углу файла.

Этика электронного письма – как отправить правильно электронную почту

Правила этикета электронной переписки или «этикета» так же важны, как и правила телефонного разговора или личной встречи. Отправить правильно электронную почту легко, если знать несколько простых правил.

• Всегда отправляйте письмо с заполненной строкой «Тема». Наличие этой графы поможет адресату определить значимость сообщения и облегчит работу с электронной корреспонденцией.
• Будьте вежливы. Помните о словах приветствия и благодарности.
• Соблюдайте правила грамматики и пунктуации. Обилие ошибок могут принять за вашу некомпетентность и неуважение к адресату.
• Используйте заглавные буквы только при необходимости. В электронном этикете текст, напечатанный заглавными буквами, воспринимается как крик.
• Пишите небольшие сообщения, логичные по структуре. Разбивайте текст на абзацы, используйте короткие предложения. Если информацию нельзя сократить, оформляйте ее в виде вложений.
• При ответе на письмо цитируйте отрывки оригинального сообщения. Так адресат легче вспомнит, о чем шла речь.
• Не отправляйте по электронной почте конфиденциальную информацию, номера кредитных карточек. Безопасность информации превыше всего.
• В деловых письмах не используйте смайлики, яркий фон и цветные шрифты.
• В конце письма ставьте подпись (4-7 строк). Она поможет получателю определить отправителя письма и даст дополнительную информацию (телефон, факс).
• Написав письмо, прочтите его, поставив себя на место получателя.

Полезные статьи:

Рекомендуем

Таск-трекеры, они же таск-менеджеры или сервисы для совместной работы – главные цифровые помощники современных менеджеров различного уровня. А …

Онлайн-чаты позволяют общаться с посетителями сайта в режиме реального времени. Это очень удобно. Например, у вас есть блог, на который приходят …

Как отправлять и получать письма в Gmail

Последнее обновление 28.08.2019, 19:24 от пользователя Макс Вега .

Gmail (Google Mail или электронная почта Google) – это бесплатная интернет-служба Google, представляющая собой, собственно, безопасную веб-почту, выделяющую более 15 ГБ рабочего пространства для каждой учетной записи. К электронному письму Вы можете прикреплять файлы размером до 25 МБ. Все отправленные сообщения сохраняются в папке «Отправленные», а полученные письма – в папке Входящие.

Это был краткий обзор, а теперь рассмотрим подробно все этапы работы с почтой Gmail.

Преимущества использования Gmail

Любой, кто подписывается на поставщика услуг Интернета, может создать один или несколько адресов электронной почты. На первый взгляд нет необходимости использовать внешнюю службу для отправки и получения электронной почты, поскольку Ваш интернет-провайдер уже несет ответственность за пересылку Ваших сообщений. Однако мы настоятельно рекомендуем использовать другого поставщика по следующим причинам:

Если Вы поменяете своего интернет-провайдера, Вы не сможете сохранить адреса электронной почты, которые были выделены предыдущим поставщиком. Поэтому, если Вы хотите оставаться доступными для связи во время активации Вашей новой линии ADSL (а это может занять несколько недель), лучше использовать адрес электронной почты, независимый от любого интернет-провайдера;

Когда Вы находитесь в деловой поездке или в отпуске, Вы, конечно, можете просматривать свои электронные письма через веб-сайт. Но в случае временной недоступности почтовых серверов Вашего интернет-провайдера по тем или иным причинам Вы сможете отправлять и получать письма со своим вторым адресом электронной почты;

Наконец, функциональность, предлагаемая интернет-провайдерами, зачастую обладает намного меньшей мощностью, чем функции почтовых служб.

Представление Gmail

Как и его конкуренты, Google предлагает услугу получения и отправки электронных писем под названием Gmail (Google Mail). Это веб-почта, то есть учетная запись электронной почты, которую можно легко найти с помощью веб-браузера. Gmail обладает своими преимуществами, в том числе объемом хранилища информации более 15 ГБ, возможностью управления электронным ящиком, системой маркировки полученных электронных писем для их быстрой классификации, интегрированной поисковой системой, антивирусной защитой отправленных и полученных сообщений и т. д.

Совместимость с веб-браузерами

Gmail совместима со всеми существующими веб-браузерами, предоставляя им файлы куки и JavaScript. Чтобы воспользоваться расширенными функциями (быстрее загружать страницы, использовать определенные сочетания клавиш, автоматическое резервное копирование почты и т. д.), Вам понадобятся последние версии браузеров.

Отправление писем с помощью Gmail

Процесс отправки и получения писем в Gmail мало чем отличается от аналогичных процессов в других почтовых клиентах. Чтобы отправить электронное письмо, нажмите кнопку Новое сообщение, расположенную над списком папок, (в некоторых системах – Написать письмо или значок +):
В интерфейсе Gmail появится форма нового сообщения:

Но можно открыть и отдельное окно, щелкнув значок Открыть в новом окне (папка со стрелкой или двусторонняя стрелка в некоторых системах). Эта опция предоставляет доступ ко всем функциям почтового ящика Gmail без прерывания написания нового письма:

Получатели

В поле Кому введите адрес лица, которому Вы хотите написать. Для нескольких получателей разделяйте адреса запятыми. Как только Вы начнете вводить первые буквы адреса, Gmail предложит Вам список адресов, которые Вы часто используете. В случае нескольких предложений нажмите Ввод, чтобы выбрать первое предложение, или перейдите по списку, чтобы выбрать другой адрес. Если Gmail не предлагает адрес, который Вам нужен, продолжайте вводить его самостоятельно.

Если Вы хотите отправить это же письмо и другим адресатам, которые не являются основными получателями сообщения, нажмите на вкладку Копия и скрытая копия и введите их адреса в поле Копия:

Составление электронного письма в Gmail

В поле Тема введите тему письма. Затем напишите сам текст сообщения. По умолчанию Gmail отправит его в формате HTML. У Вас есть различные варианты форматирования текста: выделение жирным шрифтом, курсивом, подчеркивание, выбор шрифта и размера, вставка гиперссылок, маркированные списки, пронумерованные списки и т. д.

Если Вы не уверены, смогут ли ваши получатели читать текст, нажмите кнопку Удалить форматирование внизу окна. (Если Вы не в полноэкранном режиме, Вам нужно будет расширить меню, щелкнув стрелку вниз справа от меню).

Также возможно добавить к письму вложения (изображения, видео и т. д.). Для этого нажмите Вставка (Прикрепить файл или значок скрепки), затем нажмите Файлы (или Обзор в некоторых системах), чтобы выбрать файл на жестком диске Вашего компьютера:

Когда вы закончите писать письмо, нажмите кнопку Отправить, чтобы отправить его немедленно (или кнопку Сохранить, чтобы сохранить его как черновик).

Все электронные письма, которые Вы пишете, Gmail сохраняет с регулярными интервалами. Поэтому не паникуйте, если по какой-либо причине текст письма был потерян до его отправки. Вы найдете копию в папке Дополнительно > Черновики:

Проверка электронной почты

Все полученные сообщения хранятся в папке Входящие. Количество непрочитанных сообщений указано справа от папки Входящие. Gmail автоматически проверяет поступление новых сообщений каждые две минуты. Также Вы в любое время можете принудительно выполнить проверку, нажав кнопку Обновить:

В отличие от других почтовых клиентов, Gmail не отображает электронное письмо в виде изолированных сообщений. Все ответы на сообщения сгруппированы в форме обсуждения. Таким образом, Вы не потеряете нить разговора.

В папке Входящие Вы можете увидеть такие обсуждения; они довольно характерны и выделяются среди обычных писем. Несколько сообщений собираются в одной строке, включая имя отправителя, тему электронной почты, первые слова в теле письма и дату (или время) отправки.

В случае разговора вместо отправителя Вы увидите имена участников и их номера (в скобках).

При чтении электронной почты нажатие трех горизонтальных точек в верхнем правом углу экрана (или трех вертикальных точек справа от кнопки Ответить) открывает дополнительное меню. Из него Вы можете распечатать это письмо, добавить отправителя в адресную книгу, сообщить о сообщении как о спаме и т. д .:

Прочтение и ответ на электронную почту

Чтобы прочитать сообщение, нажмите на его заголовок. Письмо откроется полностью, и Вы сможете ответить своему корреспонденту, нажав кнопку Ответить:

Пересылка электронной почты

Чтобы переслать это письмо кому-то другому, нажмите кнопку Переслать.

Просмотр истории обсуждения

Когда Вы просматриваете историю какого-нибудь обсуждения, отображаются сообщения и сразу ответы на них. По умолчанию только последний полученный ответ отображается целиком. Чтобы прочитать их все, нажмите Развернуть все. Чтобы просмотреть какое-то одно сообщение, просто нажмите на него (остальные останутся свернутыми). Второй щелчок мыши снова свернет его. Чтобы закрыть все сообщения, сохраняя список отправителей, нажмите Свернуть все. Обратите внимание, что имя каждого отправителя окрашено в разные цвета, что позволяет легко отслеживать поток обсуждения.

Изображение: © Alexey Boldin – Shutterstock.com

Как написать письмо, чтобы вам ответили. Правила email-этикета для старшеклассников и студентов

Зачем соблюдать этикет?

Культурно составленное электронное письмо поможет вам произвести хорошее впечатление на собеседника.

• Вы повысите количество ответов
• Вам будет легче договориться с собеседником
• Вы сможете представить себя как компетентного человека

Например, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, потому что информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. На самом деле такое поведение считается очень некорректным, и ответ наверняка не придет. Шансы на начало диалога возрастают, если вы отправляйте индивидуальные письма каждому получателю и лично обращайтесь к инвесторам.

Что такое этикет в email-переписке?

В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, а несоблюдение – неприличным.

Например, по правилам нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается очень грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.

Как соблюсти все правила этикета?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому очень важно уделить внимание и придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.

Темы «Привет» или «Знакомство» ничего не говорят получателю о цели вашего имейла. Используйте темы вроде «Запрос о поставке велосипедов», «Партнерство с магазином велосипедов» и ни в коем случае не оставляйте тему пустой.

Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит, с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта, вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты [email protected], могут полететь прямиком в корзину.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на «вы» и приветствуйте его в формальной манере: «Здравствуйте» или «Добрый день». Формулировок вроде «Приветик!» или «Хаю-хай!» лучше избегать.

Постарайтесь узнать имя человека, которому вы пишете письмо, и обратитесь к человеку по имени или даже по имени-отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать с сарказмом. Юмор воспринимается каждым человеком по-разному, и вы можете случайно оскорбить собеседника. Кстати, в некоторых культурах то, что кажется нам смешным, может считаться грубым.

В теле письма старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно. Основная мысль письма должна находится в начале, а менее важные детали – ближе к концу письма. Адаптируйте ваши письма так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. То есть письмо должно быть не длиннее трех абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому если вы можете сказать что-то в двух словах – скажите это в двух словах, а не в 10 предложениях.

Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать их в одну кучу. Деловое письмо – это не художественный роман, поэтому вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите «Благодарю, до встречи завтра в 14.00» или «Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению». По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В конце письма обязательно подпишитесь. Подпись должна включать ваше имя и должность в компании, контакты, такие как телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас как серьезного человека.

Поздравляю – вы написали письмо. Не забудьте проверить грамматику и орфографию. Отправлять письма с грубыми ошибками – плохая идея, собеседнику вы можете показаться как минимум невнимательным человеком. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте пять минут, чтобы ими воспользоваться.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес-переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Но лучше не задерживайте ответ дольше, чем на 24 часа. Используйте функцию «ответить», чтобы сохранить историю переписки и напомнить собеседнику, о чем шел разговор.

Функцией «ответить всем» пользуйтесь с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован части получателей в переписке. Тогда лучше нажать «ответить» и добавить нужных получателей вручную и не засорять почтовые ящики остальных ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действия от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например «Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!»

4. Вложения

Если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Чтобы точно узнать все тонкости делового этикета, рекомендую прочитать «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.

Отправляем e-mail (пошагово с картинками)

Для того, чтобы приступить к этому уроку нам необходимо иметь уже зарегистрированный электронный почтовый ящик (E-Mail). Если же у Вас его нет, то либо просто прочтите эту статью, множество картинок Вам поможет с легкостью разобраться в этой инструкции, либо зарегистрируйте свой электронный почтовый ящик. Как? читайте здесь «Как зарегистрировать электронный почтовый ящик» — также подробная инструкция с множеством поясняющих картинок.

www.mail.ru — один из крупнейший сервис позволяющий зарегистрировать и пользоваться электронной почтой. На нем как раз будет показан пример отправки письма.

Первым делом заходим в свой почтовый ящик вводя свой логин и пароль (а не тот который указан на картинке:) на сайте и жмем кнопку с надписью «Войти»

После этого мы попадаем на страницу, где отображены все входящие электронные письма и откуда, собственно говоря мы начинаем любую работу с электронной почтой.

Если посмотрим в левую часть (выделенная область с цифрой 1) страницы мы обнаружим навигационное меню состоящее из нескольких пунктов

По смыслу думаю понятно, что пункт входящие — это письма, которые прислали Вам (цифра 12 на против обозначает количество непрочитанных писем), а пункт отправленные — это письма, которые отсылали Вы.

Нам чтобы написать письмо необходимо нажать на кнопку написать (в выделенной области с цифрой 2) После этого откроется новая страница с формой заполнения письма где мы укажем тему и адрес получателя письма. (см. картинку ниже)

По этой части инструкции, думаю, вопросов возникнуть не должно. Имеется 3 поля Кому — адрес получателя письма (к примеру мой такой [email protected]), Тема  — буквально 3-7 слов о содержимом письма и Основное поле, в котором мы пишем сам текст письма. 

После того как вы напишете письмо, напишете адрес получателя (его мы узнаем от того, кому высылаем письмо) и сам текст письма — в самом низу жмем кнопку Отправить.

Если мы нажмем кнопку Сохранить — письмо попадет в Черновики — это третий пункт в выделенной области с цифрой 1. Открыв в любое время можно продолжить написание письма.

Кнопка Отмена — под текстом письма просто удалит все.

Жми Привет! Если статья полезна, поддержи меня и сайт, поделись ей

Электронное письмо – как правильно написать

Каждый день я получаю и отвечаю на десятки писем по электронной почте. Поэтому могу сделать вывод – несколько нехитрых правил будут весьма полезны для многих и помогут понять, как правильно написать электронное письмо.

Сделайте разные почтовые ящики для личной и деловой переписки. Иначе рано или поздно вы отправите контрагенту или коллеге по работе свою личную информацию, которой вовсе не намеревались делиться.

Проверяйте деловую почту не реже 2-х раз в день. Иногда напишешь электронное письмо, требующее оперативного ответа, а в ответ «тишина». Если есть время, отвечайте сразу. Может от вас ждут важную информацию и вам будет хорошо – не соберется огромная «куча» непрочитанных писем.

Отвечает на письмо адресат, проставленный в поле «Кому». Если адресат указан в поле «Копия», то обычно не отвечают, письмо отправлено для информации.

Всегда заполняйте поле «Тема». Это ну очень важно. Люди делают первоначальную оценку по теме– стоит читать или сразу удалить электронное письмо. Если адрес неизвестен получателю, то тема должна вызвать интерес ознакомиться с письмом. Отсюда правило – тема должна состоять приблизительно из 3-4 слов, быть привлекательной и отражать содержание письма. Плохие примеры тем: «вопрос», «письмо», «срочно».

Как написать текст электронного письма

Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте, уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена Игоревна» то, что нужно. Заканчивать послание возможно традиционным «С уважением, …».

Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу предложить …»).

Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.

Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего восприятия информации.

Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip, предупредите об этом в тексте послания (чтобы не подумали, что это вирус).

Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами.

Образец подписи в электронном письме:

С уважением,
Евгения Полоса
kontakt @delo-ved.ru
http://delo-ved.ru

Окончательная проверка электронного письма

Чем важнее послание, тем больше времени уделяем проверке – отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок, точность и понятность фраз, логичность построения текста.

Контролируем – начало предложений и имена собственные идут с прописной буквы, между словами обязательны пробелы. Дурное впечатление накладывается от злоупотребления заглавными буквами и знаками препинания для придания выразительности (например, СРОЧНО!!!!). Многие недооценивают степень негативного отпечатка наличием указанных недостатков.

И, наконец, оцените, что выгоднее и сэкономит вам время: лишний раз позвонить по телефону и какие-то вопросы решатся быстрее, или долго набирать текст электронного письма для необходимости  документального подтверждения взаимодействия.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 8 комментариев

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается «RE:«.

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается «FWD:«.

Вставку «RE:» и «FWD:» почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Например:

Sergius Sizykh [sizykh.s@ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

• компактной;

• содержать ФИО или псевдоним автора;

• содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

[ пустая строка ] — С наилучшими пожеланиями, Сергей Сизых, Sizykh.S@ляляля.ru 664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309 Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Например:

ИИ> Сколько стоит разработка сайта? Разработка сайта стоит 3 рубля. ИИ> Срок? 2 часа

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»

Как создавать эффективные электронные письма для международных команд

Вы не являетесь носителем английского языка и должны регулярно писать электронные письма своим международным коллегам?

Может быть непросто писать эффективные разговорные электронные письма, когда английский не является вашим родным языком, но эта статья предоставит несколько полезных советов, которые помогут вам улучшить общее качество ваших писем и больше походить на носителя английского языка.

Если вы не являетесь носителем английского языка, это не означает, что вы должны испытывать страх и неуверенность каждый раз, когда нажимаете кнопку «Отправить».После того, как вы примените эти простые стратегии к своему письму, вы сможете уверенно отправлять электронные письма кому угодно (даже из родных англоязычных стран, таких как США).

Советы по написанию электронной почты для международных команд

Большинство людей не скажет вам этого, но создание хорошего электронного письма начинается еще до того, как вы произнесете хоть одно слово. Написание хорошего электронного письма начинается с вашего мышления.

Когда вы в правильном настроении, вы сможете писать эффективные электронные письма, которые будут общаться и убеждать.

Звучит логично … но как войти в «правильный настрой»?

Вы усвоили несколько важных правил написания электронных писем, которые следует применять к каждому отдельному электронному письму, которое вы пишете. Самое приятное то, что эти правила также могут применяться к любой форме общения, а не только к электронной почте.

Правило написания электронного письма № 1: представьте, что вы получаете электронное письмо, которое пишете

Вы когда-нибудь получали электронное письмо, которое было настолько бессвязным, что вы даже не могли дочитать его, не говоря уже о том, чтобы даже подумать об ответе? Или включил совершенно неуместное предложение?

Ahrefs — это инструмент SEO, но они получили письмо от рыболовной компании

Одна из самых больших проблем при написании электронных писем — это отсутствие сочувствия к получателю.Еще до того, как написать электронное письмо, большинство людей даже не задумываются о том, будет ли их электронное письмо хорошо принято другой стороной.

Если вы хотите, чтобы к вашему электронному письму относились серьезно, вам нужно научиться сопереживать получателю еще до того, как вы начнете писать. Подумайте о человеке, которому вы отправляете электронное письмо:

.

• Почему вы пишете этому человеку электронное письмо?
• Что хочет человек, которому вы пишете по электронной почте?
• Правильный ли человек, с которым можно связаться, учитывая то, чего я пытаюсь достичь?

Конечно, если вы уже близки с этим человеком, то в этих вопросах нет необходимости.Вы, вероятно, сможете быстро отправить электронное письмо и все равно получить ответ.

Но если вы отправляете электронное письмо кому-то новому или незнакомому, подумайте над этими вопросами. Ваши ответы помогут вам написать более продуманное и связное письмо.

Правило написания электронного письма № 2: Пишите так, как говорите

Если вы не являетесь носителем английского языка, вполне нормально думать, что вам следует вести себя более формально, когда дело касается письма.

Однако это приводит к тому, что электронные письма слишком формальны и выглядят неудобно или жестко.Например:

Носители английского языка пишут более неформально — их письмо звучит так, будто один человек разговаривает с другим.

Вот небольшой совет по грамматике, который всегда поможет вам звучать более естественно: пишите активным голосом и избегайте пассивного голоса .

«Активный голос» показывает, что субъект выполняет действие глагола, например: «Мэрилин отправила письмо по почте».

Напротив, «пассивный залог» показывает, что на глагол действует подлежащее, e.г .: «Письмо было отправлено Мэрилин».

Вместо того, чтобы писать «ваш отзыв будет очень признателен», попробуйте сказать «я был бы признателен за ваш отзыв». Вместо того, чтобы писать «ваш запрос был получен», попробуйте сказать «Я получил ваш запрос».

Обратите внимание, что письмо активным голосом звучит более человечно.

Как написать эффективное электронное письмо

1. Тема сообщения

Тема письма — это обычно первое, что кто-то читает, прежде чем решит открыть ваше письмо.Это также означает, что в строке темы содержится ключ к тому, будет ли ваше электронное письмо открыто, проигнорировано или удалено.

К сожалению, люди, для которых английский не является родным, не всегда знают, что писать в теме письма.

Взгляните на этот пример:

Эта конкретная тема (кстати, реальный пример) расплывчата, косвенная и совсем не намекает мне на то, о чем будет содержаться электронное письмо.

Результат? *Удалить*.

Тема сообщения особенно важна, если вы впервые обращаетесь к кому-то.Получатель не знает, кто вы, и может судить о вас только по теме письма.

Даже если вы отправляете электронные письма внутри своей компании, все равно стоит написать отличную тему письма, чтобы получатель знал, чего ожидать. Как и любой занятой человек, ваши товарищи по команде получают тонны писем каждый день и, безусловно, оценят дополнительные усилия, связанные с описательной строкой темы.

Итак, как написать хорошую тему письма?

Будьте ясны, прямолинейны и опишите содержание своего электронного письма.Не бойтесь затронуть всю тему письма. Скажите им, чего ожидать.

Как видите, нет необходимости прибегать к хитрым уловкам или названиям кликбейтов только для того, чтобы вызвать открытое. Помните — вы не хотите, чтобы людей обманом заставляли читать вашу электронную почту, вы на самом деле хотите, чтобы они прочитали ее и предприняли какие-то действия.

Вы хотите, чтобы письмо ассоциировалось с позитивными эмоциями, а не с гневом и разочарованием.

Вот несколько хороших примеров тем:

• Я буду в городе в следующий вторник. Вы свободны?
• Знакомство с Кевином Бэконом
• FAQ — займет у вас 2 минуты — нужен ответ сегодня
• Сьюзен предложила мне связаться с вами

2.Начните с подходящего приветствия.

Чтобы начать письмо, вы должны начать с соответствующего приветствия. Приветствие состоит из двух компонентов: приветствия и вступительного предложения.

Большинство носителей английского языка, не являющихся носителями английского языка, вероятно, из страха обидеть кого-то, склонны придерживаться только одного приветствия — Уважаемый [X]. Независимо от контекста, люди, для которых английский язык не является родным, будут использовать Dear [X] снова и снова.

Правильное приветствие зависит от ситуации.Если вы пишете официальное электронное письмо в банк или государственное учреждение, лучше начать с Уважаемый [X].

Если вы отправляете электронное письмо кому-то из своих знакомых или работаете в непринужденной обстановке, то вполне нормально использовать привет, [имя].

Чтобы помочь вам, вот список приветствий, которые вы можете начать в своих электронных письмах:

• Уважаемый [Имя]
• Уважаемый господин / госпожа. [Фамилия]
• [Имя]
• Доброе утро / день
• Привет
• Привет
• Привет / Привет

Как только вы закончите приветствие, самое время для подходящего вступительного предложения.В то время как строка темы определяет, будет ли ваше электронное письмо открыто, ваше вступительное предложение определяет, будет ли ваше письмо прочитано до конца.

Лучший способ сделать это правильно — изучить человека, которому вы пишете. Узнайте, что интересует вашего получателя. Посмотрите его профили в социальных сетях (например, Facebook, LinkedIn и т. Д.), И, если они публикуют, прочтите некоторые из их сообщений в блогах.

Выполните поиск в Google по их имени и посмотрите, не появится ли что-нибудь интересное. Посетите веб-сайт их компании, прочтите их страницу «О нас» и узнайте, над чем они работают или над чем они заинтересованы.

Обладая этой информацией, вы можете написать вступительное предложение, которое установит взаимопонимание. Покажите, что вы их понимаете, что им нужно, и как вы можете им помочь.

Этим вы также можете показать, что вы отличаетесь от других — что они вам интересны, вы готовы приложить все усилия, чтобы узнать больше. Если вы продемонстрируете понимание их проблем, это поможет укрепить доверие.

Конечно, в этом нет необходимости, если вы пишете электронное письмо коллеге или кому-то из своих знакомых, но все же важно установить какой-то контекст, чтобы они знали, что происходит.

Совет: Если вы рассылаете электронные письма с продажами и нуждаетесь в том, что именно сказать, взгляните на бесплатные шаблоны электронной почты HubSpot . С помощью этого инструмента вы можете получить доступ к библиотеке встроенных шаблонов, разработанных для каждого этапа пути к покупке.

3. Сделайте сообщение кратким и лаконичным.

По данным Statista, мы отправляем и получаем примерно 269 миллиардов писем в день.

Если мы усредним всех жителей развитого мира (~ 4 миллиарда человек), то каждый человек будет получать около 68 писем в день!

Эта тревожная статистика ясно показывает одну вещь: мы проводим много времени за чтением электронной почты.

Написать письмо, которое будет открыто, прочитано и обработано, непросто. Вы должны заранее поработать, чтобы письмо было профессиональным, чутким и легко читаемым.

Вы должны уважать время своих читателей. Хотя вам может казаться, что вам нужно рассказать им все в одном письме, не делайте этого. Никто не ждет с нетерпением трехстраничного эссе на свой почтовый ящик. Вот один, который я получил недавно:

Ух.

Вместо этого сделайте электронное письмо коротким, лаконичным и по существу.Придерживайтесь важной и конкретной информации.

Подумайте об этом так: чего вы хотите достичь после того, как человек увидит ваше письмо?

Убедитесь, что электронное письмо написано таким образом, чтобы достичь желаемого конечного результата.

Если вам нужно включить в электронное письмо много информации, возможно, лучше вместо этого предложить телефонный звонок или встречу.

Pro-Tip: Используйте этот бесплатный инструмент для встреч, чтобы быстрее планировать встречи и избегать пересылки писем.

4. Используйте стандартные шрифты.

Если вы используете неанглийскую клавиатуру, ваши шрифты могут некорректно отображаться на устройстве другого человека.

Если вы пытаетесь выглядеть как носитель языка, используйте стандартные шрифты. Некоторые языковые шрифты имеют свой собственный «английский шрифт», что является явным признаком того, что пишущий человек не является носителем языка:

Чтобы предотвратить возникновение всевозможных технических проблем, придерживайтесь того, что безопасно. Используйте безопасные веб-шрифты электронной почты, например:

• Arial
• Курьер
• Грузия
• Helvetica
• Люцида Санс
• Тахома
• Times New Roman
• Требушет MS
• Вердана

Фактически, это точный список, который дает Gmail:

Это гарантирует, что получатель получит ваше сообщение с обычным шрифтом, независимо от того, какие устройства или операционную систему они используют.

5. Написание заключения.

Когда вы закончите работу с электронным письмом, пора закрыть его.

Не нужно придумывать ничего необычного — просто сделайте завершение простым и понятным.

Итак, ничего подобного:

Вместо этого придерживайтесь безопасных, проверенных линий закрытия — и у вас все будет хорошо.

Вы можете выбрать одну из наиболее распространенных закрывающих линий ниже:

• С уважением,
• С уважением
• Ваш
• С уважением
• С уважением
• Лучшее
• С уважением
• Теплые пожелания
• С уважением
• Добрые пожелания
• Спасибо
• Спасибо

Если вы действительно ищете что-то необычное и необычное, взгляните на этот список подписей электронной почты, который вы можете попробовать.

6. Запланируйте электронную почту.

Поскольку вы пишете международное электронное письмо, часовые пояса имеют значение .

Из-за большого количества получаемых электронных писем электронное письмо, которое вы отправили рано утром, могло быть похоронено в нижней части его почтового ящика к тому моменту, когда ваш получатель его проверит. Это также может означать, что вся ваша тяжелая работа, потраченная на создание электронного письма, будет потрачена впустую.

Вместо этого настройтесь на успех.

Помните Правило №1? Поставь себя на их место.

Когда они будут наиболее восприимчивы? Когда их почтовый ящик станет «пустее»?

Это может быть во время обеда. Это может быть вечер воскресенья, когда они готовятся к предстоящей неделе. Может быть, даже пятница — вероятно, у них хорошее настроение, потому что приближаются выходные.

Затем воспользуйтесь нашим бесплатным инструментом планирования электронной почты, чтобы убедиться, что ваши электронные письма будут отправлены в нужное время в почтовый ящик получателя.

7. Проведите последнюю проверку орфографии и грамматики.

Не терпите неудач на последней миле.

Не тратьте все свое время на создание идеального сообщения, только для того, чтобы его проигнорировал получатель, потому что оно пронизано орфографическими и грамматическими ошибками.

Закончив составление электронного письма, скопируйте его и вставьте в Microsoft Word или Google Docs, чтобы выполнить быструю проверку грамматики, фразировки и орфографии. Кроме того, вы также можете использовать средства проверки, такие как Grammarly, для автоматизации процесса во время черчения.

Прочтите быстро вслух, чтобы убедиться, что вы не пишете неуклюже и не говорите как робот.Вам нужна ваша электронная копия, чтобы озвучить человек .

Помните — помогите читателю сосредоточиться на сообщении, а не на ваших орфографических ошибках.

Хотите больше? Узнайте, как отправить правильное электронное письмо нужному человеку и обеспечить максимальную отдачу от этого бесплатного урока электронного маркетинга.

Как написать правильное электронное письмо: произвести правильное впечатление

Независимо от того, являетесь ли вы перспективным молодым специалистом или опытным менеджером, написание электронной почты является жизненно важным аспектом делового общения.А благодаря тому, что часто называют загадками английской грамматики и тонкостями письменного слова, это может стать ежедневной проблемой. Это особенно верно, если вам нужно мотивировать занятых людей ответить или обратиться к потенциально щекотливой теме. Чтобы написать отличное электронное письмо, вам нужно знать две вещи: типичных ошибок, которых следует избегать, и стратегии следующего уровня, чтобы продвигаться вперед.

Но обо всем по порядку — вы должны знать, как выглядит хорошее электронное письмо, если вы собираетесь его написать.

Вот совет: Если вы пишете электронное письмо, создаете презентацию или просто отправляете быстрый твит, Grammarly может вам помочь! Попробуйте приложение Grammarly, чтобы писать чище и впечатляюще.

Анатомия хорошей электронной почты

Каждое электронное письмо, которое вы пишете, имеет одинаковую базовую структуру: тема, приветствие, тело письма и закрытие. Но, как и в любой письменной форме профессионального общения, есть правильный способ и стандарты, которым следует следовать. Вот как написать правильное электронное письмо:

1 Тема

Тема может быть самой важной частью электронного письма, хотя ее часто упускают из виду в пользу тела письма.Но если вы пишете кому-то холодное электронное письмо или просто устанавливаете профессиональные отношения, ваша тема может побудить людей открыть сообщение, а также сформировать ожидания относительно того, что в нем заключено. С другой стороны, плохо составленная или общая тема (например, «Привет» или «Вы не хотите пропустить это») может отпугнуть читателя и привести к тому, что ваше электронное письмо попадет в папку для спама.

«Потратьте вдвое больше времени на создание правильной строки темы, чем на [тело], потому что, если они не откроют письмо, это не имеет значения», — говорит Коул Шафер, основатель и руководитель отдела копирования Honey Copy.

2 Открывалки

В большинстве случаев написания электронных писем вы захотите включить быстрое приветствие, чтобы поблагодарить читателя, прежде чем погрузиться в основное сообщение или запрос.

Исключение: когда вы находитесь в цепочке электронных писем с близкими коллегами, часто становится более естественным отбросить открывающую (а также закрытие). Хотя поначалу это может показаться ошибкой, это свидетельствует о лучшем профессиональном взаимопонимании.

3 Кузов

Тело электронного письма — это суть вашего сообщения, и оно должно иметь четкую и конкретную цель, например, получение отзыва о презентации или организация встречи с новым клиентом.Он также должен быть лаконичным. Таким образом, люди будут более склонны читать его, а не бегло просматривать и рисковать пропустить важную информацию. Если можете, сведите все к нескольким предложениям на выбор.

А для электронных писем, требующих большей длины и детализации, постарайтесь сделать их максимально сфокусированными. «Никто не хочет получать роман. Вы хотите, чтобы это было между тремя, четырьмя или пятью строками текста », — говорит Шафер.

4 Закрытия

Так же, как вы хотите начать дело с правильной ноги с вашего приветствия, вы также хотите хорошо расстаться.Это означает написание дружеского одобрения. И есть из чего выбирать.

Например, вот 12 распространенных и профессиональных закрытий, которые пользователи Grammarly выбрали в определенный день:

Вам нужно выбрать подход, который соответствует вашей личности, и адаптировать его к вашим отношениям, чтобы обеспечить соответствующий уровень профессионализма. С другой стороны, в профессиональных электронных письмах лучше не использовать распространенные закрывающие строки, такие как «любовь», «отправлено с iphone» или «спасибо».

Вы можете добавить любое слово в свой личный словарь.

Какие слова вы добавите? # чистка https://t.co/itTRLCarol

— Grammarly (@Grammarly) 18 сентября 2018 г.

Распространенные ошибки при написании электронных писем (и что делать вместо этого)

Подобно тому, как каждое электронное письмо — это возможность для профессионального роста, существует вероятность того, что вы попадете в обычные вредные привычки написания электронных писем. Вот восемь ошибок, которых следует избегать:

1 Пропуск необходимых оксфордских запятых

Оксфордская запятая может быть несколько поляризующей, когда вы думаете о том, как написать правильное электронное письмо, в зависимости от того, какое руководство по стилю используется для профессионального общения в вашей отрасли — обычно его либо избегают, либо приветствуют как инструмент для разъяснения.В любом случае, многие люди имеют твердое мнение об этом. Но их отсутствие может привести к путанице, в зависимости от предложения.

Как и здоровый брак, стиль AP требует четкого общения. Мы также верим в ценность компромисса. Напоминаем, что Книга стилей не запрещает использование всех оксфордских запятых. Если пропуск запятой может привести к путанице или неправильному толкованию, используйте запятую. https://t.co/vGsuRrwpQW

— AP Stylebook (@APStylebook) 15 августа 2018 г.

Что делать вместо этого: Хотя оксфордская запятая может не подходить в определенных контекстах, обычно рекомендуется использовать ее в электронных письмах.Это потому, что это поможет вам сэкономить время и избежать недопонимания, путаницы и даже юридических проблем.

2 Хеджирование

Пользователи Grammarly знают, что когда дело доходит до хеджирования, лучше его опустить, чем оставить, особенно в электронных письмах. И если вы беспокоитесь о том, чтобы показаться невежливым, не беспокойтесь: вопреки распространенному мнению, хеджирование заставляет вас казаться менее уверенным, что в конечном итоге может подорвать ваше письмо.

Что делать вместо этого: Выскажите свою идею или мнение, а затем объясните «почему», лежащее в основе ваших рассуждений.Так вас лучше поймут, и вы проявите свой талант.

3 Чрезвычайно длинная и / или непонятная копия

Вы бы прочитали письмо длиной в 1000 слов? Вероятно, нет — большинство людей просматривают длинные электронные письма. А если вы добавите в черновик сложные для понимания предложения или смешанные сообщения, у вас еще меньше шансов получить удовлетворительный ответ. (Или любой ответ.)

«Я получаю тонну [писем], которые представляют собой просто огромные блоки текста. И я понимаю, почему они это делают — так что у вас достаточно подробностей.Но это действительно трудно читать, и я не собираюсь читать всю книгу », — говорит Кэт Бугард, писатель-фрилансер из Висконсина.

Что делать вместо этого: Будьте лаконичны и сосредоточьтесь на текущем вопросе. Затем закончите призывом к действию, запрошенной датой ответа и дайте понять, что вы открыты для вопросов и последующих действий (если это так).

4 Быть слишком небрежным (или формальным)

В зависимости от ваших обстоятельств, чрезмерное отклонение от повседневной или формальной стороны письма может быть ошибкой.Чрезмерная небрежность часто рассматривается как ошибка новичка, но жесткие формальные выражения также могут повредить вашему сообщению.

Что делать вместо этого: Ключ к достижению идеального баланса между формальным и повседневным — это думать об отношениях между вами и получателем и принимать социальные сигналы по мере развития вашего общения.

«Вы как бы хотите видеть, что кто-то делает и участвовать, подыгрывать, как бы осознавать, как развивается общение и как складываются ожидания в отношениях», — говорит Дэн Пост Сеннинг, эксперт по этикету в Институте Эмили Пост.

5 Трафареты

Не все штампы в электронной почте являются смертным грехом. Некоторые аспекты ваших писем обязательно будут немного шаблонными. В конце концов, большинство электронных писем имеют одинаковую базовую структуру, и есть фразы, которые вы можете использовать, чтобы обеспечить ясность или охватить свои основы. Но если вы собираетесь повторять фразы, убедитесь, что они имеют четкую цель.

Как сказала Кира Райт-Руис, менеджер по социальным сетям в Google Local Guides: «Хотя я всегда повторяю:« Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас есть какие-либо вопросы », я действительно хочу знать, есть ли у них вопросы.”

Однако в большинстве случаев вы захотите по возможности убрать клише, так как они могут заставить людей отключиться. Вот семь лучших, которых следует избегать:

Метод

. Мы провели поиск терминов, используемых пользователями Grammarly, на основе наших самых популярных статей в блогах.

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик на предмет клише, тона и голоса, чтобы более эффективно передать свое сообщение, не отвлекая читателя. Спросите себя: если бы ваш босс (или мама) прочитал это письмо, вы были бы довольны им? Если да, то вы на правильном пути.

6 Повторение

Люди часто повторяют слова в одном абзаце, дважды в двух предложениях или просто слишком близко друг к другу, чтобы остаться незамеченными. Хотя это не самое страшное нарушение, это еще одна вещь, от которой читатель может отключиться.

Вот наиболее часто повторяющиеся слова, которых следует избегать:

Что делать вместо этого: Попробуйте прочитать черновик вслух, используя функцию преобразования текста в речь на телефоне или запустите его коллегой перед отправкой.Грамматика также может помочь вам уловить эти повторяющиеся или чрезмерно используемые слова.

7 Роботизированный язык

Электронная почта

может быть потомком обычной почты, но это не значит, что ваши сообщения должны звучать как старая версия вас самих. Фактически, электронные письма должны звучать как человек, который их пишет. Поэтому использование фраз, которые звучат как что-то из викторианского романа, — не лучший прием, если вы хотите установить связь с читателем.

«Посмотрим правде в глаза: никто не хочет читать учебники для вузов.Вы хотите прочитать блог, статью или настоящий разговор. Они люди, а не роботы. Так что используйте язык, который звучит так, как если бы вы просто сидели в кафе, — говорит шеф по копированию Шафер.

Что делать вместо этого: Вы можете добиться более естественного эффекта, притворившись, что пишете другу или разговариваете с дружелюбным знакомым. Например, вы, вероятно, не сказали бы что-то вроде «Приветствую» или «Надеюсь, у вас хорошая погода», если бы вы встречались с кем-то за чашкой кофе.Вы бы сказали что-то вроде «Привет» или «Еще раз спасибо за уделенное время».

8 Чрезмерное использование восклицательных знаков!

Энтузиазм большой. Но в определенных контекстах чрезмерное использование восклицательных знаков может принести больше вреда, чем пользы. Это особенно верно, если вы налаживаете новые отношения или связываетесь с кем-то за пределами вашей компании. В конце концов, вы являетесь представителем своей работы, когда используете корпоративный адрес электронной почты. Но людям нравятся восклицательные знаки, и многие люди по-прежнему полагаются на них, чтобы передать позитивный тон.

Например, вот самые распространенные предложения и слова, которые люди используют с восклицательными знаками в электронных письмах:

Что делать вместо этого: После того, как вы написали черновик, выполните быстрый поиск по восклицательным знакам и решите, какие (если они есть) оставить, исходя из ваших отношений с получателем. Как правило, старайтесь ограничиваться одним или двумя сообщениями в электронном письме с коллегами.

Сегодня мы чувствуем благодарность.

Благодарен за то, что такая суперзвезда контента, как @MarketingProfs, использует Grammarly.#fridayfeeling #ourherohttps: //t.co/rrLpgheikv

— Grammarly (@Grammarly) 28 сентября 2018 г.

Написание электронного письма следующего уровня

Когда у вас есть правильный формат электронной почты и вы знаете, каких ошибок следует избегать, самое время сосредоточиться на выделении ваших черновиков среди бесчисленных писем, которые большинство людей получает каждый день. Вот четыре стратегии, которые помогут вам перейти на следующий уровень:

Думай позитивно

Отправка отрицательного или даже нейтрального электронного письма может поставить вас в затруднительное положение.И, как и в случае с любым письменным сообщением, может быть место для неправильного толкования.

«В отсутствие другой информации наша интерпретация часто по умолчанию отрицательная», — объясняет эксперт по коммуникационному этикету Пост Сеннинг. «Когда вы говорите о негативном общении, вы [упускаете] информацию, которая является тоном голоса, мерцанием в глазах, хорошим юмором, с которым вы что-то намереваетесь, или даже искренней заботой или беспокойством, с которыми вы предлагая критику. Так что будьте очень осторожны.Когда что-то кажется вам негативным, это, вероятно, покажется кому-то еще более негативным ».

Выбери правильный тон

Вы бы не хотели получать электронное письмо с надписью «Уважаемый [клиент]» или со ссылкой на вашу работу в сфере связей с общественностью, когда вы на самом деле занимаетесь продажами, потому что это сразу покажет, что отправитель либо массово рассылает вам электронные письма, либо или они не провели надлежащего исследования и не нашли нужный контакт. Точно так же вы должны убедиться, что каждое электронное письмо, которое вы отправляете, имеет тон, созданный специально для получателя, и что вы отправляете его нужному человеку.

Таким образом, даже несмотря на то, что использование шаблонов может показаться заманчивым, важно персонализировать их и учитывать стиль общения получателя, прежде чем отправлять. Для этого быстрый поиск в Google или просмотр ленты LinkedIn или Twitter получателя могут творить чудеса.

Перед отправкой попробуйте поставить себя на место получателя, чтобы проверить тон и содержание. А если вам трудно прочитать свой собственный тон в электронном письме, детектор тона Grammarly поможет вам определить, как вы звучите для получателя.

Последующие действия — своевременно

Если вы отправляете электронное письмо, скорее всего, вы ждете своевременного ответа. Но из-за большого количества писем, которые большинство людей обрабатывают каждый день, все может потеряться. Как правило, последующее сообщение никогда не должно приходить раньше, чем через двадцать четыре часа после отправки первоначального электронного письма.

Другими словами: не отправляйте повторный запрос через два часа после отправки. В крайних случаях такое поведение может даже заблокировать вас.«Когда вы уделяете больше времени и действительно заботитесь о человеке по другую сторону письма, вы сразу же увидите гораздо более высокий процент откликов. Мне пришлось усвоить это на собственном горьком опыте », — говорит руководитель отдела копирования Шафер.

Легко для глаз

Большинство отправляемых вами сообщений, скорее всего, будут более короткими, что отлично подходит для быстрого ответа и выполнения задач. Но для более длинных писем сканирование — это главное. Вот тогда и пригодятся такие вещи, как полужирный шрифт, маркеры, подчеркнутые предложения и раздел TL; DR (слишком длинный, не читал).

При составлении электронного письма следует учитывать множество факторов, и возможна большая погрешность. Но в конце концов, дело не в совершенстве. Речь идет об эффективном общении.

«Я думаю, что люди чувствуют давление, которое заставляет вас быть идеальным коммуникатором с таким огромным словарным запасом и идеально структурированными предложениями. И я не знаю, что это всегда так, потому что вы всего два человека, которые общаются, — говорит писатель-фрилансер Бугард.

Еще из Grammarly:

Как написать профессиональную электронную почту

Электронная почта — одна из наиболее широко используемых форм общения как на рабочем месте, так и за его пределами. Из-за ее скорости и эффективности вы, вероятно, будете использовать электронную почту в той или иной мере, независимо от вашей должности или отрасли. Вы можете писать профессиональные электронные письма по разным причинам. Например, вам может потребоваться подвести итоги важной встречи, обменяться информацией, передать важную информацию или отправить рекомендательное письмо.

Хорошо составленное электронное письмо предоставляет получателю дружеское, ясное, краткое и действенное сообщение. Чтобы научиться писать электронное письмо, отвечающее всем этим критериям, нужно потренироваться.

Примите во внимание следующие советы и передовые методы, которые помогут вам писать эффективные профессиональные электронные письма: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, исправьте свою электронную почту, соблюдайте правила этикета и не забывайте следить за ней.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

1. Строка темы
2. Приветствие
3. Тело
4. Закрытие
5. Подпись

Рекомендации: определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свое письмо, используйте правильное этикет и не забывайте следить за ним.

Связано: Как завершить электронное письмо

Шесть шагов для написания профессиональных писем

Если вы не знаете, как начать электронное письмо, эти пять шагов могут помочь вам составить профессиональное сообщение:

1 Определите свою цель

Прежде чем писать электронное письмо, спросите себя, что вы хотите, чтобы получатель сделал после того, как он его прочитает. Определив цель письма, убедитесь, что все, что вы включаете в сообщение, поддерживает это действие.Например, если вы хотите, чтобы получатель просмотрел прикрепленный вами отчет, сообщите им, что это за отчет, зачем им его просматривать, какого рода отзывы вам нужны и когда вам нужно выполнить задачу.

2. Учитывайте свою аудиторию

Когда вы составляете сообщение электронной почты, убедитесь, что ваш тон соответствует вашей аудитории. Например, если вы пишете электронное письмо руководителю компании, с которым никогда не встречались, старайтесь, чтобы его письмо было безупречным и не содержало шуток или неформальных разговоров. С другой стороны, если вы пишете электронное письмо коллеге, с которым у вас хорошие отношения, вы можете использовать менее формальный и более дружелюбный подход.

3. Будьте краткими

У вашей аудитории может быть мало времени, чтобы прочитать ваше электронное письмо, поэтому сделайте его как можно более кратким, не упуская ключевой информации. Старайтесь не затрагивать слишком много тем одновременно, так как это может сделать ваше сообщение длинным, сложным для чтения и сложным для принятия мер. При редактировании электронной почты удалите всю информацию, не имеющую отношения к теме, которую вы рассматриваете. Используйте короткие простые предложения, удаляя слова-вставки и лишнюю информацию.Это сделает вашу заметку короче и удобнее для чтения.

4. Корректируйте электронную почту

Безошибочное электронное письмо демонстрирует усердие и профессионализм. Прежде чем отправить электронное письмо, найдите время, чтобы проверить орфографические, грамматические или синтаксические ошибки. Кроме того, еще раз проверьте, вложили ли вы все вложения, на которые вы могли ссылаться в своем сообщении. Если это важное электронное письмо для критически важных заинтересованных сторон, вы можете попросить своего непосредственного руководителя или доверенного коллегу прочитать его перед отправкой.

Связано: 27 советов по корректуре, которые улучшат ваше резюме

5. Соблюдайте этикет

Включите вежливое приветствие и завершение, чтобы оно звучало дружелюбно и вежливо. Кроме того, будьте внимательны к получателю и его времени. Например, если это не чрезвычайная ситуация, не пишите контактному лицу с просьбой о чем-то в нерабочее время или во время отпуска.

6. Не забывайте следить

Большинство людей получают несколько писем в день, поэтому они могут пропустить или забыть ответить на ваше сообщение.Если получатель не ответил в течение двух рабочих дней, подумайте о том, чтобы написать ответное письмо по электронной почте.

Связано: 20 способов создания электронного письма

Формат и структура официального электронного письма

При форматировании электронного письма следует учитывать пять элементов. Вот разбивка каждого из них:

1. Строка темы

Это короткая фраза, которая резюмирует причину вашего сообщения или цель вашего общения.При отправке профессионального электронного письма важно включать тему письма, чтобы ваша аудитория точно знала, чего ожидать, и могла легко найти сообщение, если это необходимо. Например:

«Продолжение: презентация продукта»

2. Приветствие

Это первая строка вашего электронного письма, которая обычно служит приветствием. Например:

«Привет, мистер Самсон»

3. Тело

Здесь, как и в теле письма, вы будете делиться своим сообщением полностью.Например:

«Спасибо, что посетили презентацию нового продукта сегодня днем. Я прикрепил видеофайл с полной записью, чтобы вы могли поделиться им со своей командой. Пожалуйста, дай мне знать, если возникнут какие-либо вопросы.»

4. Закрытие

Это последняя строка вашего электронного письма перед вашей подписью, она должна завершать ваше сообщение. Здесь вы также можете повторить любые запросы, сделанные вами в теле сообщения. Например:

«Я с нетерпением жду встречи с вами в среду.Еще раз спасибо!»

5. Подпись

Подпись — это место, где вы идентифицируете себя по имени, должности и любой другой информации, имеющей отношение к вашему общению. Большинство почтовых программ позволяют установить фиксированную подпись, которая автоматически добавляется в конец каждого отправляемого вами электронного письма.

«С уважением,
Джиллиан Джонс
Старший инженер-программист
ABC Company, Inc.»

Связано: Руководство по написанию делового электронного письма

Примеры профессиональных писем

Вот три примера профессиональных писем:

1.Электронное письмо новому контактному лицу

Тема: UX Research Contract Opportunity

Здравствуйте, Амаль,

Надеюсь, это сообщение вас хорошо заинтересует. Я обращаюсь к вам сегодня, потому что я управляю проектом по редизайну приложения здесь, в компании ABC, и ищу квалифицированного подрядчика по исследованию UX, который поможет проанализировать несколько наборов данных тестирования удобства использования.

Это трехмесячный проект, начинающийся 1 февраля, и, по нашим оценкам, он займет примерно 15 часов в неделю.Все работы могут быть выполнены удаленно, но вы можете воспользоваться нашим рабочим пространством.

Пожалуйста, дайте мне знать, если вы заинтересованы в этом проекте, и мы можем выделить время для дальнейшего обсуждения деталей. С нетерпением жду Вашего ответа.

С уважением,
Алан Гото
Директор по пользовательскому опыту
ABC Company, Inc.

По теме: 11 основных правил этикета электронной почты, которым необходимо следовать для профессионального общения

2.Электронное письмо группе

Тема: Маркетинговая встреча отменена

Hi team,

Встреча по маркетинговой стратегии, запланированная на сегодня днем, была отменена.

Прошу прощения за позднее уведомление, но я знаю, что каждый будет рад вернуться в свое время. Мы снова соберемся в запланированное время в следующую среду.

Спасибо,

Гретхен Ван Бюрен
Старший менеджер по маркетингу

Связано: Руководство: Электронные сообщения об отсутствии на работе (с примерами)

3.Дополнительное электронное письмо

Тема: Re: Доступность для вводной встречи

Привет, Элизабет,

Я просто хотел проверить дату вашей встречи с г-ном Аль-Джамилем. Просто дайте мне знать, что лучше для вашего графика — 5 или 6 июня.

Спасибо!

Адам Мур
Исполнительный помощник
123 Компания

Независимо от того, впервые ли вы приходите на работу или просто хотите улучшить свои навыки электронного общения, научиться писать профессиональное электронное письмо — это очень важно. критический навык.Используя приведенные выше советы и примеры, которые помогут вам в работе с электронной почтой, вы сможете быстро составлять эффективные сообщения.

По теме: Как писать профессиональные электронные письма (с шаблонами)

Как написать электронное письмо своему учителю | Джим ЛаБейт

Фото Дэна Диммока на Unsplash

Электронная почта — чрезвычайно эффективный способ общения с учителем, особенно если вам нужно отправить быстрое и простое сообщение или задать вопрос. В идеальных обстоятельствах вы должны иметь возможность связаться со своим учителем почти сразу и, при необходимости, получить своевременный ответ.На первый взгляд электронное письмо учителю может показаться похожим на текстовое сообщение, которое вы могли бы отправить другу, но это не совсем то же самое. Итак, вот список идей, которые следует иметь в виду перед тем, как начать.

Убедитесь, что электронная почта действительно нужна . Как вы понимаете, ваш учитель имеет дело с множеством учеников и, вероятно, получает сотни электронных писем в течение недели. Таким образом, вам не следует обременять учителя ненужными сообщениями электронной почты о сроках сдачи работы или вопросами об общей процедуре.Самая общая информация о курсе будет включена в программу курса, или у вашего учителя может быть настроена онлайн-доска обсуждений под названием «Спросите профессора», чтобы вы могли видеть ответы на часто задаваемые вопросы. Обязательно проверьте обе эти возможности, прежде чем отправлять электронное письмо. В конце концов, вы хотите, чтобы ваш учитель знал, что вы в некоторой степени независимы и находчивы.

Используйте соответствующий адрес электронной почты . Отправляя электронное письмо учителю, убедитесь, что вы используете адрес электронной почты учебного заведения, а не свой личный адрес электронной почты.Да, вы можете предпочесть использовать свой личный адрес электронной почты, и вам может быть неудобно использовать второй адрес, но, используя адрес своего учебного заведения, вы показываете учителю, что можете следовать указаниям. В конце концов, ваш учитель может не захотеть даже открывать электронное письмо с адреса [email protected]. Однако ваш школьный адрес электронной почты, вероятно, включает в себя некоторые вариации вашего имени, а также название школы и образовательный суффикс (edu), поэтому ваш учитель, скорее всего, откроет вашу электронную почту быстро и уверенно.Также обратите внимание: если вы не знаете адрес электронной почты учителя, вы сможете найти его в программе курса или на веб-сайте колледжа.

Фото Теварака Фандуанга на Unsplash

Убедитесь, что ваша тема проста и понятна . У вас может возникнуть соблазн поместить свой вопрос или комментарий в строке темы, но постарайтесь устоять перед этим искушением. Вместо этого используйте строку темы, чтобы указать, во-первых, название вашего класса и раздела, а затем — вашу общую проблемную область, прежде чем использовать область сообщения для передачи деталей.Например, если вам нужно пропустить занятие в течение длительного периода времени, вы можете написать «Состав I, Раздел 205, Продолжительное отсутствие» в строке темы, а затем объяснить причину в самом сообщении. («Наша школьная футбольная команда участвует в национальном турнире в эти выходные, поэтому я пропущу занятия как в пятницу на этой неделе, так и в понедельник на следующей неделе».)

С уважением обращайтесь к читателю . Вы не поверите, но «Йо, учите» — не лучшее приветствие для электронного письма вашему профессору.Это приветствие может хорошо сработать с одним из ваших друзей, но оно автоматически покажет вам неуважение с вашей стороны. Вообще говоря, вам следует использовать обычную форму, такую ​​как «Мистер, Миссис, Мисс или Профессор». Если ваш учитель указал, что вы можете использовать имя или другое приветствие, не стесняйтесь делать это, но не думайте, что заранее уместно случайное или неформальное приветствие. Кроме того, после этого приветствия следует поставить двоеточие («Профессор Твен:»).

Максимально упростите сообщение .Как упоминалось выше, электронная переписка должна быть быстрой и эффективной. Поэтому по возможности следует ограничиться одной или, самое большее, двумя темами. Используя приведенный выше пример «Длительное отсутствие», вы можете сначала объяснить свое отсутствие, а затем задать соответствующий вопрос. («Следует ли мне отправить вам свое задание по электронной почте сегодня или взять его с собой, когда я вернусь в класс на следующей неделе?») Если вы четко общаетесь или задаете прямой вопрос, у вас больше шансов получить быстрый ответ. Также обратите внимание, что если вам нужно подробное обсуждение с вашим инструктором, вам действительно следует назначить встречу, чтобы встретиться лично, а не обсуждать проблему по электронной почте.

Фото Тима Гоу на Unsplash

При необходимости поясните приложения . Если учитель хочет, чтобы вы отправили задание как можно скорее, не прикрепляйте файл без объяснения причин. Обязательно укажите подробные сведения о том, какое задание вы отправляете и почему вы его отправляете. («Как вы просили, я приложил свое автобиографическое эссе, потому что в понедельник меня не будет в классе».) Объяснение может показаться вам ненужным, но оно послужит напоминанием вашему учителю, который, как упоминалось ранее, занимается с многочисленными студентами и электронными письмами каждую неделю.

Вежливо закрыть . Некоторые люди могут возразить, что вам не нужно закрывать электронную почту, потому что ваше имя уже указано в вашем адресе электронной почты. Тем не менее, вежливое завершение вашего сообщения добавляет индивидуальности наряду с атмосферой уважения и формальности, которые ценят большинство учителей. Например, вы можете закончить, написав: «Спасибо за уделенное время» или «Я с нетерпением жду вашего ответа», прежде чем добавить «С уважением» и свое полное имя. Помните также, что если вам действительно нужен ответ, вам, возможно, придется подождать до 24 часов или более, поскольку большинство учителей просматривают свои электронные письма только в определенное время (или время) в течение дня.

Вычитайте внимательно . Наконец, прежде чем вы нажмете кнопку «Отправить», вы должны внимательно вычитать свое электронное письмо и исправить любые орфографические, грамматические, пунктуационные и заглавные буквы. Поскольку сообщение учителю носит гораздо более формальный характер, чем сообщение другу, вам также следует избегать сокращений, сокращений, сленговых выражений и смайликов.

Как написать деловую электронную почту (обновлено для 2020)

Деловая электронная почта — это основа современного общения.В любой день средний офисный работник получает более 80 писем.

Это много общения.

Хотя мы отправляем много электронных писем, многие из них неэффективны. В почтовом ящике каждого хранятся трудные для чтения или обработки электронные письма, потому что получатель не понимает, как ему ответить или как действовать. Не позволяйте этому случиться с вашей деловой электронной почтой. Этикет, стиль и формат важны для написания электронных писем, которые приносят результат.

В этой статье представлены передовые методы и пошаговые инструкции по созданию эффективного делового электронного письма.Интегрируя эти методы в подготовку электронной почты, вы сможете писать более качественные электронные письма и улучшать общение в целом.

Четыре ключевых вопроса:

Есть четыре вопроса, которые вы должны рассмотреть, когда приступаете к составлению делового электронного письма:

1. Кто моя аудитория?

Во всех деловых письмах главное внимание уделяется аудитории. Кто , для которого вы пишете, определит , как вы напишете электронную почту. Читатель определит тон, формальность и содержание сообщения.

Читателем вашего электронного письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель. Каждый читатель будет иметь разный опыт, знания о проектах и ​​приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта вместе с коллегой, у которого такие же глубокие знания проекта, как и у вас. Эти же аббревиатуры сбивают с толку руководителя, которому требуется обновление для прогнозирования бюджета.

Если ваша аудитория находится на переднем плане, вы всегда напишете более эффективное электронное письмо.

Аудитория включает всех людей, указанных в полях отправителя.Это включает в себя To :, CC :. и BCC: поля, но основное внимание следует уделять тем, которые находятся в поле «Кому». Написание для аудитории также означает правильное использование этих полей.

Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или предпринять действия в соответствии с содержанием электронного письма. Поле «CC:» предназначено для читателей, которым необходимо получать сообщения электронной почты для справки или ясности, но которым не нужно предпринимать действия или отвечать. Поле «Скрытая копия:» предназначено для аудитории, которой нужно видеть только исходное электронное письмо, а не последующую цепочку ответов.

Неправильное использование полей отправителя — распространенная ошибка деловой электронной почты. Это происходит, когда аудитория и их роли не рассматриваются вдумчиво.

Используйте поле «Скрытая копия» очень разумно. Часто лучше пересылать электронное письмо отдельно с кратким изложением причины, по которой вы отправляете эту информацию.

2. Какова цель?

У электронного письма должна быть цель. И у него должна быть только одна цель.

Такая практика электронной почты называется «правилом одного».’

Каждое электронное письмо должно охватывать только один конкретный элемент, задачу или запрос.

Описание нескольких действий в одном письме может вызвать путаницу и неэффективность. Одно электронное письмо не должно включать одновременно заметки о пересмотре отчета клиента и вопрос о расписании ежеквартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.

Ограничивая электронные письма одним предметом, получателю становится легче понимать, обрабатывать и действовать в соответствии с ними. Эта ясность увеличивает понимание и продуктивность.

На практике нам иногда приходится запрашивать несколько единиц информации, относящихся к одной и той же теме. В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет вашему читателю легко ответить и гарантирует, что вы получите всю необходимую информацию.

Мне нужно, чтобы вы рассмотрели эти три пункта, прежде чем мы передадим эскиз производственной группе:

1. 1. Содержание
   2. Конструкция
   3. Выбор цвета

3.Этот адрес электронной почты необходим?

Существует тенденция к чрезмерному общению по электронной почте. Хотя электронная почта эффективна и обеспечивает электронный документооборот, не все общение должно происходить по электронной почте.

Спросите себя: «Это письмо действительно необходимо?» Возможно, более уместен быстрый телефонный звонок или пинг в корпоративном мессенджере. Если вы ожидаете много споров по этой теме, короткий разговор поможет избавиться от длинной цепочки писем.

Выберите правильный канал для отправки информации.Электронная почта — это здорово, но это один канал.

4. Подходит ли электронная почта?

Электронная почта может использоваться во многих сценариях, но не всегда уместна.

Если вы доставляете плохие новости, сделайте это лично или тщательно сохраните электронную почту. Электронное письмо безлично, и в нем трудно передать сочувствие или сострадание. Если вам необходимо написать письмо с извинениями по делу, следуйте этим правилам.

Конфиденциальная информация, отправляемая по электронной почте, может быть случайно раскрыта. Случаев неудач с электронной почтой очень много, от забавных до серьезных.Независимо от того, является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, подходит ли она для электронного письма. Если вы не хотите, чтобы его случайно отправили, подумайте прежде всего о том, как его отправить.

Если вы не уверены, подходит ли электронное письмо, спросите себя, комфортно ли вам, если это письмо будет проецироваться на собрании. На встрече присутствуют ваш начальник, все ваши будущие начальники и ваша мама. Если он проходит этот тест, отправьте его. Если нет, вероятно, что-то не подходящее.

5. Стиль электронной почты

Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они профессиональные, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было бегло просмотреть, но с достаточным количеством информации, чтобы дать полный ответ.

Если вам понравилась эта статья, возможно, вас заинтересует в нашем онлайн-курсе по написанию электронной почты.

Тон

Поиск правильного тона может быть самой большой головной болью при составлении электронного письма. Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружеского, но всегда профессионален и всегда должен соответствовать вашей аудитории.

Говорящая вежливость часто может быть упущена из виду, если в электронных письмах нужно быть кратким. Тем не менее, «, пожалуйста, » и «, спасибо, » должны быть включены в любое время, когда это уместно.

Избегайте ВСЕХ ЗАГЛАВНЫХ букв, потому что это ЗВУЧИТ КАК ВЫ КРИЧИТЕ.

Кроме того, написание заглавными буквами может направить вашу электронную почту в папку для спама). Если вы не хотите выкрикивать заявление лично, не пишите его по электронной почте. Вместо этого используйте курсив, подчеркивание, или полужирный , чтобы выделить важные моменты.

Пример: Запросы на отпуск необходимо подавать не позднее, чем за две недели до .

Обратите внимание на резкий тон, если жирный текст заменен заглавными буквами: запросы на отпуск должны подаваться НЕ МЕНЕЕ НА ДВЕ НЕДЕЛИ ЗАРАНЕЕ.

Одно исключение: используйте заглавные буквы в заголовках электронной почты при письме в любую организацию, которая удаляет HTML-форматирование из электронной почты. Военные, военные академии и некоторые финансовые учреждения со строгими протоколами безопасности часто удаляют форматирование HTML.

Заголовки очень полезны для читателей. Они позволяют читателю бегло просматривать и легко находить информацию. Они — лучшее оружие делового писателя против информационной перегрузки.

Избегайте чрезмерного использования знаков препинания и смайликов. Восклицательные знаки следует использовать с осторожностью! Эмодзи продолжают играть более важную роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловой переписке. Я следую правилу использования их только после того, как другая сторона отправила их.Их никогда не следует использовать в официальных деловых письмах.

Формат

Электронные письма

предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры, чтобы упростить информацию. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.

Кроме того, неудобное форматирование, скопированное из других документов или электронных писем, может отвлекать. Чтобы обеспечить бесшовное форматирование электронной почты, удалите форматирование текста из нового содержимого с помощью функций удаления или форматирования вашего почтового клиента.

Вот наиболее распространенные функции форматирования и способы их использования.

Шрифт: Шрифт — это шрифт, который вы должны выбрать для своего электронного письма. Лучше всего выбирать без засечек (шрифт без декоративных штрихов в конце), поскольку он более современный, простой и легко читаемый на экране. Их также легче читать при небольшом размере. Gmail по умолчанию использует шрифт Sans Serif. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS или Verdana.

Размер текста: Старайтесь, чтобы размер вашего электронного письма оставался нормальным. Это от 10 до 12 пунктов.

Полужирный: Вы можете использовать полужирный шрифт для заголовков и выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, просматривающих письмо.

Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста. Они используются для выделения части предложения.Они не выделяют слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для названий полных произведений.

Подчеркнутый: Подчеркнутый текст легко спутать со ссылкой. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к определенной области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.

Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в электронном письме, поскольку это привлекает внимание к нескольким точкам и выглядит непрофессионально.Вполне вероятно, что ваша почтовая программа делает ваши гиперссылки синими.

Выравнивание: В деловых письмах используется текст, полностью выровненный по левому краю. Академическое письмо делает отступ в первом предложении абзаца через пять пробелов. В деловой электронной почте вам никогда не нужно делать отступ в начале абзаца.

Пользователи сканируют страницы по F-образному шаблону. Из-за изменения выравнивания читателю становится труднее бегло просматривать.

Номера: Использование нумерованного списка может помочь организовать контент, где важна последовательность.Например, если вы описываете шаги, вы можете использовать нумерованный список.

маркеров: маркеров — отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркеры лучше всего подходят для неупорядоченных списков.

Увеличить отступ: В деловых письмах не следует делать отступ в первом предложении нового абзаца. Разрыв строки представляет собой начало нового абзаца. Кнопка увеличения отступа позволяет добавить отступ к тексту.Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что информация с отступом менее важна.

Меньше отступа: Это позволяет перемещать содержимое влево.

Цитата: Если вы имеете в виду цитируемый текст, вам следует использовать функцию цитаты. Он обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева.Это показывает читателям, что вы цитируете текст.

Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в сообщение электронной почты, очень важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и вашему читателю будет очевидно, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, форматирование которого нужно удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.

Части большого электронного письма

Давайте проанализируем каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовые методы, которые вы можете применить в своем письме.

Строка темы

Строка темы — это краткое изложение вашего электронного письма. Это лучшая возможность обеспечить прочтение вашей электронной почты. Цель строки темы — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.

Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов.

Слишком короткие или слишком длинные строки темы вызывают путаницу. Если из-за этого письмо кажется трудным или запутанным для ответа, получатель может не открыть его сразу или вообще.

Плохие примеры:

«Важно!»

«Для вашего обзора»

«Вопросы о продлении крайнего срока отчета о целевой эффективности расширения» для встречи с клиентами »

Хорошие примеры:

«Доставка вашего заказа в книжном магазине 2 декабря»

«Изменения в отчете клиента: просмотрите до 16:00»

«Запрошено расширение отчета о расширении до пятницы»

Почтовые клиенты также проверят строку темы на наличие признаков спама.Это особенно важно для отделов продаж, которые могут отправлять холодные электронные письма. Некоторые термины являются флагами для алгоритмов спама и могут быть отфильтрованы в папку нежелательной почты. Избегайте использования таких слов, как «Продажи», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», а также не используйте темы, состоящие из одного слова.

Также убедитесь, что вы отвечаете в правильную цепочку. Не используйте старую цепочку писем для новой темы.

Приветствие

Ваше приветствие должно быть профессиональным и лаконичным. Всегда предпочтительно обращаться к получателю, используя его имя, но это не всегда возможно.

• Добрый день,
• Привет,
• Уважаемая мисс Джонс:
• Привет, Джефф, (формат приветствия)
• Привет, Джефф. (формат предложения)

Краткое удовольствие

Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, ваша первая строка может быть короткой любезностью, соединяющей вас и получателя. Одного предложения должно хватить. Укажите, как вы подключились. Это напоминание даст читателю контекст для следующей информации.

«Было здорово встретиться с вами вчера вечером на мероприятии по нетворкингу.”

Если вы получили что-то от получателя, поблагодарите его. Это может быть благодарность за предложение помощи, за интересный контент, которым они поделились, или даже за простое чтение электронного письма.

«Спасибо, что поделились своей статьей о стратегиях управления. Полученные данные ценны ».

«Спасибо, что нашли время помочь мне в этом проекте».

Если вы хотите сохранить общий язык, подойдут теплые добрые пожелания.

«Надеюсь, у тебя все хорошо!»

Опустите приятное приветствие, если вы недавно или часто общаетесь друг с другом.

Будьте очень осторожны, чтобы в начале письма не было слишком много любезностей. Целью вашего электронного письма должно быть открытое начало. Помните аббревиатуру B.L.O.T. — нижняя строка сверху. Что вы хотите, чтобы ваш читатель знал или делал? Это самый важный дебют.

Назначение

Как отмечалось ранее, каждое электронное письмо должно адресовать только одну вещь, одну цель. Эта задача, просьба или информация должны быть представлены четко и сразу после любезности. Это B.L.O.T.- нижняя строка сверху.

Будьте краткими и прямыми. Не скрывайте свой запрос, иначе его можно упустить из виду или проигнорировать.

«Пожалуйста, поделитесь своим мнением о бюджете».

«Можете ли вы принять участие в стартовом совещании по проекту в следующий четверг?

«Были ли у вас изменения к окончательному отчету?»

Помните аббревиатуру B.L.O.T. — Нижняя строка сверху.

Дополнительная информация

Некоторые деловые электронные письма могут потребовать от читателя дополнительной информации.Это может быть пояснение по задаче, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать вдумчиво. Следует добавлять только непосредственно релевантный контент.

Призыв к действию

В конце электронного письма включите конкретный призыв к действию. Электронное письмо отправлено для выполнения одной задачи. Призыв к действию не должен вызывать путаницы в отношении вашего запроса. Не думайте, что читатель понимает желаемый результат на основе предшествующей информации.Электронные письма можно легко неверно истолковать, если есть серая зона.

Это заявление должно включать в себя конкретное действие и график. Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, уточните ответственность за задачу, прямо указав имя предполагаемого человека.

Разъяснение задач и ожиданий позволяет получателю реагировать более эффективно.

Плохие примеры: «Сможете ли вы об этом позаботиться?»

«Дайте мне знать, что вы думаете».

Хорошие примеры: «Сара, не могли бы вы разослать опрос всему персоналу до пятницы в полдень, пожалуйста?»

«Буду признателен за отзыв о проекте повестки дня.Если у вас есть правки, пришлите их завтра, во вторник, в 10 часов утра ».

Если вам нужно подтверждение, вы можете сформулировать призыв к действию в виде вопроса. Если призыв к действию является уведомлением, которое не обязательно требует ответа, вы можете структурировать призыв к действию как утверждение.

Заключительное сообщение

Заключительное сообщение просто указывает на то, что электронное письмо готово. Хотя это не является обязательным требованием в современном письме электронной почты, короткая вежливая фраза прекрасно завершит ваше письмо.

«Спасибо за ваше время»

«Жду вашего ответа»,

«С уважением»

Подписание и подпись

В конце электронного письма указано ваше имя. Формулировка должна соответствовать формальности электронного письма.

Самый официальный: Доктор Джон Смит

Доктор Смит

Джон Смит

Наименее формальный и наиболее распространенный: Иоанн

Ваша электронная подпись — это электронная визитная карточка, которая добавляется к вашему электронному письму.Он должен включать наиболее важный контекст и контактную информацию для вашего читателя. Это место, где вы можете помочь вашему читателю с помощью соответствующей контактной или контекстной информации, а не хвастаться или вставлять философские цитаты. Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут отображаться на мобильных устройствах.

Вложения и ссылки

Все упомянутые вложения или ссылки должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите заголовок документа в скобки сразу после того, как вы упомянули его в электронном письме.

Не заставляйте читателя искать нужную информацию.

Если вложение было отправлено получателю ранее, все равно вложите его снова. Таким образом, они могут легко получить доступ к информации, а не искать в своем почтовом ящике. Конечно, еще раз проверьте, что файл прикреплен и исправен. Если вы забыли добавить вложение, вам потребуется ненужный (и неудобный!) Ответ с его запросом, что может задержать работу.

Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо в каталоги интрасети.Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекать внимание в тексте электронного письма. Вместо этого включите гиперссылку в существующее предложение.

Плохой пример: этот ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета: http://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-writing-engineers

Хороший пример: этот технический письменный ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета.

Вы также должны проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает правильный сайт.

Обзор

Когда ваше электронное письмо будет составлено, не нажимайте кнопку «Отправить».Еще.

Найдите минутку, чтобы просмотреть свою электронную почту. Проверьте грамматические или орфографические ошибки (у Grammarly есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки говорят о невнимательности и даже могут передать неверную информацию.

Перепроверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные данные.

Трижды проверьте правильность адреса получателя в полях отправителя.

Наши любимые способы взлома электронной почты

Отменить отправку

Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить», а затем ахнули от ужаса? Возможно, это ситуация типа «Я не хотел отправлять на номер тот Брэд!».Или это может быть менее смущающий, но все же раздражающий сценарий «Я имел в виду, чтобы включил Брэда в это электронное письмо!».

К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив «Отменить отправку».

В Gmail вы можете включить эту функцию в настройках. Вы можете выбрать период отмены от 5 до 30 секунд.

В Outlook вы можете вспомнить непрочитанное электронное письмо, отправленное получателю с учетной записью Exchange в той же организации.Эта функция не работает на практике, потому что, если она была прочитана кем-либо, ее нельзя отозвать. В этом случае просто пересылайте электронное письмо с ошибкой и извинитесь и поясните.

Шаблоны ответов в Gmail

Вы отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.

Эта функция позволяет сохранять стандартные электронные письма. Если вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите предпочтительный подготовленный шаблон в окне «Написать».Вы также можете настроить автоматическую отправку шаблонных ответов на входящую почту с определенными деталями.

Фильтры и папки

Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить нагрузку на электронную почту.

Вы можете маркировать электронные письма от конкретных людей или даже целых доменов и даже помечать их цветом. Эти ярлыки позволят легко архивировать электронные письма после прочтения.

Вы можете настроить фильтры для автоматической пометки электронных писем с низким приоритетом как прочитанные или архивные, например, обновления отслеживания доставки.

Короткие вложения во время настройки обеспечат долгосрочную экономию времени.

Планирование электронных писем в Gmail

Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы электронная почта пришла в почтовый ящик вашего клиента завтра утром?

Раньше мы предлагали использовать Boomerang для планирования электронной почты, но теперь вы можете делать это прямо в Gmail. Если вы нажмете маленькую стрелку справа от кнопки отправки, вы можете указать, когда будет отправлено электронное письмо.

Запланированные электронные письма появятся в новой папке с названием «запланированные» прямо под папкой «отправленные».Оттуда вы можете отменить отправку в любое время до отправки электронного письма.

Внимание! Если вы отправляете информацию получателям, которые сообщают вам, не отправляйте электронные письма поздно вечером, потому что это может создать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте рассылку писем в начале обычного рабочего дня.

Сочетания клавиш

Составление эффективного делового электронного письма требует времени. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Сохраняйте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылки и т. Д.Ознакомьтесь с ярлыками для Gmail и Outlook.

Отслеживание открытия электронной почты

Если вы когда-либо отправляли электронное письмо: «Я просто проверяю, получили ли вы это», то вам следует использовать отслеживание электронной почты.

Существует широкий спектр надстроек и приложений электронной почты, которые будут отслеживать, открывает ли ваше электронное письмо получатель.

Заключение

Объем получаемой и отправляемой электронной почты иногда может снизить нашу мотивацию к написанию эффективного делового электронного письма. При подготовке электронного письма рассмотрите четыре ключевых вопроса.Напишите его кратко, но ясно передавая информацию и просьбу читателю.

Ваш читатель (и его почтовый ящик) оценят это.

Как написать профессиональный (и эффективный) адрес электронной почты

Люди получают десятки, сотни или даже тысячи электронных писем (давайте даже не будем говорить о том, сколько непрочитанных писем находится в моем почтовом ящике прямо сейчас), и их легко пропустить или просто обычное игнорирование — их на свитке. Итак, когда вы пишете электронное письмо , вы хотите сделать все, что в ваших силах, чтобы получатель видел, открывал, читал и действовал в соответствии с вашими ожиданиями.

Дело в том, что некоторые электронные письма более эффективны и, вероятно, получат отклик, чем другие. «Ваше письмо заметят и привлекут к себе внимание, которого оно заслуживает, если оно написано надлежащим образом и профессионально ориентировано именно на вашу аудиторию», — говорит карьерный тренер Muse Линн Бергер.

Независимо от того, в какой области или отрасли вы работаете или хотели бы работать, знание того, как писать электронные письма для достижения ваших целей, имеет жизненно важное значение. Вот основные сведения, которые помогут вам начать работу — если вы новичок в работе — или убедиться, что это электронное письмо правильно.

Элементы профессиональной электронной почты

Независимо от того, о чем ваша электронная почта, ее можно разбить на одни и те же основные части. В зависимости от ситуации вам может не понадобиться использовать все эти элементы, но вы всегда должны учитывать каждый из них.

Строка темы

Ваша тема находится в отдельном поле над самим сообщением, но по-прежнему является важной частью вашего электронного письма. И вам не следует никогда, оставлять его отключенным — иначе ваше сообщение, скорее всего, останется неоткрытым, независимо от того, пропустит ли читатель его или оно попадет в папку нежелательной почты.

Эта короткая фраза (вместе с вашим именем или адресом электронной почты) будет тем, что получатель увидит, прежде чем он решит, нажимать ли на ваше письмо или нет, поэтому вы хотите убедиться, что вы четко указываете, о чем ваше сообщение, и устанавливаете правильные ожидания. Держитесь подальше от строк темы, которые просто говорят «Привет» или «Пожалуйста, прочтите», если вы не знаете человека хорошо. Вместо этого попробуйте что-нибудь вроде этих примеров:

• «Можем ли мы назначить встречу?»
• «Запрошено резюме для Мэтью Ли»
• «Вопрос от коллеги из UT-Austin alum»
• «Отзыв на черновик отчета, необходимый EOD в понедельник»
• «Вопрос о списке квартир — 123 Maple Street»

Примечание: Если вы подаете заявление о приеме на работу по электронной почте, иногда в объявлении о вакансии вам будет предложено указать что-то вроде вашего имени, должности или номера в строке темы, и вам следует всегда следовать этим указаниям.

Единственный раз, когда вам не нужно писать тему, — это если вы отвечаете или пересылаете чье-то сообщение: в этом случае вы можете просто оставить существующую строку темы — если вы не хотите выделить конкретный срок или Пункт действия.

Подробнее: 5 слов, которые следует включить в строки темы электронного письма (и 4 слова, которых следует избегать любой ценой)

Приветствие

Подойдете ли вы к кому-то на работе, кого вы не знаете ну и просто начать говорить об отчете, который должен быть готов, не говоря «привет» или даже их имени? Возможно нет.Таким образом, вам не следует делать это по электронной почте, и вам определенно не следует этого делать, если вы никогда раньше не общались с этим человеком. Начните свое сообщение с соответствующего приветствия (чаще всего «Привет», «Здравствуйте» или «Уважаемый») и имени получателя, если вы его знаете.

В большинстве случаев общения на рабочем месте только имя вполне нормально, если только человек не работает в более официальной компании, где использование его полного имени может быть более уместным (или, скажем, вы отправляете электронное письмо главе подразделения или компании) .Включение имени или полного имени — это , всегда лучше, чем случайно неверно ввести кого-то в гендерную принадлежность с помощью «г-жи». или «мистер» Однако для профессоров и врачей лучше всего использовать название, за которым следует фамилия.

Если вы не знаете, кому будет отправлено ваше электронное письмо, иногда можно полностью пропустить имя и просто написать «Привет» или «Привет», чтобы начать свое сообщение. «Кого это может касаться» может быть вполне подходящим вариантом, если вы пишете электронное письмо в отдел обслуживания клиентов или что-то подобное, но никогда не используйте это в сопроводительном письме.

Body

Здесь вы фактически записываете информацию, которую хотите отправить человеку, которому вы пишете по электронной почте. У каждого электронного письма есть тело, будь то отдельное слово («Спасибо!») Или абзацы и абзацы, но, пожалуйста, не делайте его слишком длинным! Для профессиональных писем убедитесь, что язык соответствует ситуации, и четко укажите, почему вы отправляете сообщение, и какие действия (если таковые имеются), как вы надеетесь, предпримет получатель после прочтения.

Подробнее: Руководство редактора по написанию смехотворно хороших писем

Закрытие (или выход)

Закрытие вашего электронного письма представляет собой (обычно одинарную) строку перед вашим именем и / или подписью.Пропуск этого может показаться грубым или резким, поэтому обязательно укажите его, если вы не пишете кому-то, кого хорошо знаете, или у вас несколько писем в цепочке. Наиболее частыми закрытием профессиональных писем являются «С наилучшими пожеланиями» и «Спасибо». Но вы определенно можете изменить его в зависимости от ваших предпочтений и обстоятельств.

Подробнее: Как завершить любое профессиональное электронное письмо (плюс список подписей, когда вы устали говорить «лучшее»)

Подпись

Обычно вы заканчиваете электронное письмо, подписав в конце только свое имя.Обычно здесь достаточно вашего имени, но для более официальных электронных писем (например, сопроводительного письма) ваше полное имя может быть обосновано. Вы также можете включить дополнительную информацию после своего имени (часто в строках ниже), например вашу контактную информацию, должность, компанию, местоимения или ссылки с дополнительной информацией о вас или вашей компании. Вы также можете создать подпись электронной почты по умолчанию, которая содержит некоторые или все эти компоненты.

Подробнее: 5 быстрых, простых (и бесплатных!) Способов создать отличную подпись электронной почты сегодня

Советы по написанию профессионального электронного письма

Вот несколько вещей, которые помогут вам гарантировать чтобы ваши электронные письма были эффективными и профессиональными.

Сохраняйте краткость

Электронная почта — один из основных способов общения на работе, поэтому люди получают много сообщений . Если кто-то просматривает почтовый ящик с 50 (или 500) непрочитанными сообщениями, он с большей вероятностью ответит в данный момент на что-то, состоящее максимум из нескольких коротких абзацев, а не на что-то гораздо более длинное. Так что относитесь с уважением к чужому времени и пишите короткие и по существу.

Добавьте индивидуальности

Поскольку вы хотите быть краткими, а письменным сообщениям не хватает тональности речи, электронная почта «может показаться краткой», — говорит Барб Гирсон, карьерный тренер Muse, но это легко исправить.

Быть профессионалом не значит быть роботом. Поэтому, прежде чем перейти к сути сообщения, «Сделайте паузу и добавьте небольшое любезность», — говорит Гирсон, чтобы поблагодарить человека на другом конце вашего электронного письма. Это может быть очень просто: «Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует» или «Надеюсь, у вас отличная неделя». Если вы дружите с человеком, которому пишете по электронной почте, вы можете сослаться на то, что знаете о нем, например: «Как вы собирали яблоки с детьми в прошлые выходные?» или: «Ты видел игру Packers вчера вечером?» Примечание. Что касается сопроводительных писем, вы можете сразу погрузиться в них.

Подробнее: 40 начальных строк электронного письма, которые намного лучше, чем «Счастливого понедельника!»

Четко изложите свое намерение

Во всех профессиональных сообщениях вы должны четко указывать, почему вы пишете электронное письмо, и что вы ищете или просите. Не заставляйте читателя догадываться о вашей точке зрения.

Вы можете открыть сопроводительное письмо примерно таким: «Я очень рад подать заявку на вашу должность по развитию открытых продаж.»Или после вступительного слова коллеге вы можете сказать:« Я просто хотел узнать о завтрашней презентации »или« В продолжение вчерашней встречи… »

В конце электронного письма вы также можете указать призыв к действию, например: «Можете ли вы дать мне отзыв об этой колоде к полудню четверга?» или даже четкое заявление о том, что никаких действий не требуется, например: «Нам ничего от вас не нужно прямо сейчас, но мы просто хотели держать вас в курсе!» просто для того, чтобы быть уверенным, что получатель предоставит нужную информацию.

Подробнее: 5 Скопируйте и вставьте призывы к действию, которые вы можете (и должны) использовать в своих электронных письмах

Вычитайте корректуру!

Если вы отправляете несколько писем в день, этот шаг может быть легко пропустить, но вам следует перечитывать все письма на предмет орфографии и грамматики, говорит Бергер. Если у вас есть время, Бергер даже рекомендует сохранить ваше письмо как черновик и вернуться к нему позже, чтобы убедиться, что оно хорошо выглядит свежим взглядом. Это, вероятно, не обязательно для записки коллеге, которую вы отправляете по электронной почте несколько раз в день, но для особо важных или деликатных писем это может помочь вам обнаружить эту досадную опечатку или ошибку до того, как вы нажмете «Отправить».

Бонусный совет: убедитесь, что электронная почта является правильным инструментом в первую очередь

В зависимости от того, что вы пытаетесь сообщить, электронная почта может быть неподходящим инструментом, говорит карьерный тренер Muse Хизер Юровски: «Хотя хорошо — Письменное и краткое электронное письмо, безусловно, эффективно и позволяет читателю ответить в удобное для него время. Телефонный звонок иногда может заменить несколько электронных писем, в то же время он дает гораздо больше результатов и укрепляет отношения ». Поэтому, если это уместно с учетом ваших отношений с этим человеком, подумайте о том, чтобы позвонить или отправить более короткое электронное письмо, чтобы назначить встречу.Если в вашем офисе работает ваш коллега, вы также можете подойти к его столу или использовать такой инструмент, как Slack, который позволяет быстрее общаться между собой.

Примеры профессиональных писем

Как это выглядит в действии? Вот несколько примеров электронных писем:

Обратитесь за информационным интервью:

Тема: Стремящийся к развитию маркетолог — хотел бы задать вам несколько вопросов

Привет, Хуан,

Я надеюсь у тебя отличная неделя.В настоящее время я работаю специалистом по маркетингу в XYZ Co, и я видел вашу недавнюю публикацию на LinkedIn о вашей философии проведения маркетинговых исследований. Я хотел протянуть руку, чтобы вы знали, насколько мне понравилось то, что вы сказали о том, как данные рассказывают историю, если вы позволите.

Как человек, начинающий свою карьеру, мне интересно узнать больше о маркетинге роста как о возможном пути для меня. Если вы открыты для этого, мне бы хотелось пообщаться и поговорить о том, как вы попали в эту сферу и какой совет вы можете дать тем, кто надеется перейти от роли универсального специалиста начального уровня к роли специалиста в области маркетинга роста.Есть ли у вас возможность для Zoom или телефонного звонка в ближайшие недели?

С нетерпением жду встречи и благодарим вас за то, что вы нашли время прочитать это сообщение.

С уважением,

Риши Ананд
Координатор по маркетингу, XYZ Co
https://www.linkedin.com/in/anand-rishi

Выражение признательности и построение отношений:

Тема: Спасибо за разговор и время!

Уважаемый профессор Вашингтон,

Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует.Я обращаюсь к вам, чтобы поблагодарить вас за то, что вы поговорили с нашим биологическим клубом о вашем исследовании. Мы все нашли это увлекательным, и мне очень понравилось, как вы остались дольше, чем планировали, чтобы ответить на все наши вопросы. Меня особенно заинтересовало то, что вы сказали об этом исследовании, которое может распространиться на другие части тела! Я планирую записаться на ваш курс BIO409 в следующем семестре и с нетерпением жду возможности узнать об этих концепциях более подробно!

Еще раз спасибо,

Хиллари Томпсон

Отправка электронной почты члену команды на работе:

Тема: Майские счета-фактуры поставщика (отправлены службой EOD в среду?)

Привет, Карла,

Как прошли длинные выходные? Вы добрались до пляжа, как говорили? Я знаю, что вы, вероятно, все еще устраиваетесь, но когда у вас будет возможность, не могли бы вы прислать счета-фактуры поставщика за май? Бухгалтерии нужны они к EOD в среду.

Спасибо!

Tish

Как писать разные типы писем:

Ищете совет о том, как писать определенные типы писем? Ознакомьтесь с этими статьями (с шаблонами и / или примерами), когда вы отправляете электронное письмо в определенных ситуациях:

Регина Борселлино, редактор The Muse из Нью-Йорка, занимается поиском работы и советами по карьере, в частности, передовым опытом резюме, собеседованием, удаленным работа, а также личностное и профессиональное развитие.До того, как присоединиться к Muse, Регина была редактором в InvestorPlace, где она также писала на такие темы, как инвестирование и биотехнологические компании. Она имеет степень бакалавра английского языка и литературы Университета Мэриленда и степень магистра искусств в области творческого письма Американского университета. Найдите ее в LinkedIn и Twitter.

Больше от Регины Борселлино

5 советов по написанию электронных писем, на которые вы всегда получите ответ |

Ангус Грейг

Этот пост является частью серии TED «Как стать лучше человеком», каждая из которых содержит полезные советы от людей из сообщества TED; просмотрите все сообщения здесь.

Электронная почта в наши дни так же важна, как еда и вода в нашей жизни, и они составляют значительную часть нашего повседневного общения.

По данным Statista, ежедневно по всему миру отправляется около 300 миллиардов. В среднем каждый из нас, кто работает в офисе, получает в среднем 121 письмо за рабочий день! Тем не менее, мы отправляем их и читаем, не задумываясь о них ни на секунду.

Но важна электронная почта . В некоторых ситуациях их нельзя заменить короткой встречей или телефонным звонком.Мы отправляем их из-за прослеживаемости или разницы во времени, или нам нужно, чтобы много людей читало одно и то же.

Исследование около 1 миллиона электронных писем, проведенное с помощью Microsoft, показывает, что средний сотрудник тратит 28% своего дня на работу с электронной почтой.

Но учитывая, насколько важны электронные письма, кто-нибудь когда-нибудь учил вас их писать?

Последние 25 лет я посвятил обучению и преподаванию. Я обучался у скаутов и израильской армии, и сегодня я преподаю бизнес в немецком университете.Как и все остальные, я отправляю и получаю электронные письма и текстовые сообщения. Их куча. Я использую их, чтобы оставаться на связи с клиентами, сотрудниками и студентами по всему миру.

Мы с учениками решили оптимизировать нашу электронную почту и проверить, что работает, а что нет. Мы обнаружили, что, изменив всего пять мелочей, вы повысите вероятность того, что ваше электронное письмо будет прочитано, вы потратите меньше времени на его работу, а написание электронного письма может даже стать забавным. Вот они:

1. Произведите отличное первое впечатление

Тема письма — это ваш шанс произвести на получателя положительное первое впечатление.Согласно существующим исследованиям, эффективную тему письма составляют три вещи: она должна быть короткой, призывать к действию и указывать на знакомство с получателем.

Я показал 300 людям следующие темы электронного письма и спросил их, что они открывают в первую очередь. Сможете угадать, что они выбрали?

A. Заявление 31.10.2020
B. Приветственное сообщение
C. Встреча завтра, ответьте!
D. Эй! 🙂
E. Скучала по тебе, как пятница?

Если вы выбрали C, вы правы! Это был подавляющий фаворит, его выбрали 47%.Второе место заняла D с 20 процентами голосов.

2. Добавьте красок и яркости своему электронному письму

Наши электронные письма написаны черно-белыми, поэтому они автоматически выглядят скучно. Отправка мыслей по электронной почте немного похожа на разговор без возможности использовать свое тело, голос или лицо. Итак, как мы можем добавить в них немного цвета и, что более важно, ощущения?

Используя разные знаки препинания и, да, смайлики.

Например, вот то же предложение, но написанное тремя разными способами.Что вам нравится больше всего?

Дорогой парень, спасибо, что зашли.
Парень, спасибо что зашли!
Привет, парень, здорово, что ты скинул на

Мне нравится называть знаки препинания и смайлики «цифровым языком тела», который нам отчаянно нужен, чтобы показать, кто мы есть, даже если мы просто пишем электронное письмо.

И если вы хотите пойти ва-банк, попробуйте добавить GIF.

Вот один из меня!

Следует всегда добавлять смайлики или GIF в свои рабочие электронные письма? Конечно нет.Думайте о цифровом языке тела как о специях и приправах в рецепте электронного письма — в зависимости от культуры, обстановки и происхождения вы можете захотеть больше или меньше этого карри или острого соуса. Или вообще нет.

3. Сделайте их краткими, как твит

Исследование, проведенное Нью-Йоркским университетом, Массачусетским технологическим институтом и Бостонским университетом, показывает, что многие электронные письма не читаются, а просто просматриваются или просто удаляются. И кажется, что с каждым дополнительным словом, которое вы напишете после первых 40, вы напрямую уменьшаете шансы получить ответ.

Так что будьте как можно короче. Сохраните длину твита или 280 символов.

Теперь вы, возможно, говорите себе: «Ни в коем случае — мои заметки о встрече [или что-то еще, о чем вы пишете] не могут быть такими короткими».

И вы правы.

Но ту часть электронного письма, в которой вы просите что-то или выполняете, можно сделать краткой. Вы можете включить эти заметки о встрече в качестве вложения.

4. Используйте имена в критические моменты

Представьте, если бы вы знали волшебное слово, которое можно было бы включить в электронную почту, слово, которое могло бы мгновенно привлечь внимание каждого человека в мире.

Что ж, оказывается, вы это уже знаете: это имя человека, которому вы пишете.

Дейл Карнеги однажды написал: «Имя человека для него или нее — самый сладкий и самый важный звук на любом языке». Он написал это почти 100 лет назад, но я считаю, что его слова актуальны и сегодня.

В каждом из нас есть нарцисс, и если вы будете использовать имя человека в критические моменты, у вас повысится вероятность получить ответ. Например, когда вы отправляете в электронном письме важный запрос, начните с имени получателя.Более того, исследования показывают, что упоминание имени другого человека, которого знает получатель, также значительно повысит шансы, что на ваше электронное письмо ответят.

Просто помните: есть один способ, которым имя человека может полностью испортить вашу электронную почту — если вы неправильно написали его имя, все мысли, которые вы вложили в свое сообщение, исчезнут.

Теперь я уверен, что некоторые люди, читающие это, скажут, что не существует «идеального» электронного письма, и они правы. Все письма разные, но у большинства писем есть две общие черты: во-первых, вы чего-то хотите от кого-то, а во-вторых, что кто-то — человек.Из-за этих двух вещей предложенные мной ингредиенты, безусловно, могут помочь.

Важна пропорция. Теперь, когда у вас есть список рекомендуемых ингредиентов для электронного письма, убедитесь, что вы используете их в нужных количествах. С этого момента постарайтесь перестать писать важные электронные письма на автопилоте. Вместо этого представьте себе человека, которому вы пишете, и приправьте письмо по своему вкусу, используя ваши ингредиенты.

5. Воспользуйтесь силой последнего впечатления

И последнее замечание.Помните, как Стив Джобс всегда ждал конца своих презентаций, чтобы продемонстрировать самые крутые продукты, которые он представлял? Он говорил «еще кое-что», и бум, из его кармана вышел новый iPhone.

Почему бы не использовать и эту тактику? Если вам нужно сказать что-то важное, или что-то важное, что вам нужно от получателя, или что-то неудобное, попробуйте написать это в P.S. линия. Это последнее впечатление, которое не так хорошо известно, как первое впечатление. Но он может быть столь же мощным, поскольку это единственное, что останется с вашим читателем даже после того, как все остальное будет забыто.

Этот пост был адаптирован из выступления Гая Каца на TEDxZurich Talk. Смотрите здесь:

.

Leave a comment Cancel reply