Электронные документы: ответы на любимые вопросы

Связать традиционное делопроизводство с электронным документооборотом не всегда легко. В статье вы найдете ответы на пять самых популярных вопросов об электронных документах. Расскажем, что такое электронный документ, когда его можно и нужно переносить на бумагу, как сделать электронный обмен документами юридически значимым, как оформить электронный документ в виде приложения к бумажному письму и как хранить электронные документы.

ВОПРОС 1: ЧТО СЧИТАЕТСЯ ЭЛЕКТРОННЫМ ДОКУМЕНТОМ?

 

Электронный документ проводит весь свой жизненный цикл – от создания до уничтожения – в электронном виде. Распечатанный электронный документ – как и отсканированный бумажный – всего лишь копия оригинала.

В последние годы теория и практика делопроизводства стремятся «подружить» электронные и бумажные документы, чтобы успеть за стремительно уходящим в онлайн-пространство документооборотом и при этом сохранить его юридическую значимость. Например, существуют несколько вариантов электронного письма, из которых настоящим электронным документом является только одно:

• письмо, подписанное электронной подписью, – настоящий электронный документ;
• сообщение, отправленное по электронной почте, – это не документ, но может им являться при условии, что участники коммуникации договорились об этом;
• скан-копия письма на бумажном носителе – не электронный документ, но если отправитель и получатель договорились о том, что обмен такими копиями имеет юридическую силу, то такую копию, отправленную по электронной почте, можно приравнять к электронному письму. Подробнее об этом поговорим в ответе на третий вопрос.

ВОПРОС 2: НА КАКОМ НОСИТЕЛЕ ВЕСТИ РАБОТУ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ?

Работа с электронными документами можно вести как онлайн, так и на бумажном носителе. Конечно, обмениваться электронными документами с помощью электронной почты или системы электронного документооборота (далее – СЭД) проще и быстрее, но это не всегда возможно. В результате возникают бумажные копии электронных документов.

Распечатать электронное письмо для работы над ним можно, но не стоит забывать: если вы ведете обмен письмами с адресатом на электронной платформе, то и ответ на это письмо должен быть электронным. Более того: гражданин может потребовать прислать ему ответ на свое обращение именно по электронной почте.

Внутренними правилами организации может быть установлено, что определенный документ существует только в электронном виде. Как правило, первыми выводят в онлайн-пространство служебные записки. Работники обмениваются ими в СЭД, облачных сервисах или по электронной почте.

Однако встречаются нормы, предписывающие распечатывать электронные документы, чтобы помещать их в дело на бумажном носителе.

ВОПРОС 3: КАК ВЕСТИ ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ПРИ ПОМОЩИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ?

Электронные документы подписывают электронно-цифровыми подписями (далее – ЭЦП). При этом только усиленная квалифицированная ЭЦП, то есть зарегистрированная в удостоверяющем центре, аккредитованном Минкомсвязи России, – абсолютный аналог собственноручной. Ее можно использовать при коммуникациях с государственными органами. Организации могут общаться между собой при помощи документов, подписанными любым видом ЭЦП: усиленной квалифицированной, усиленной неквалифицированной или простой. Какую именно ЭЦП использовать, нужно закрепить в соглашении.

Фрагмент договора об использовании его сторонами электронных подписей приведен в Примере 1.

 

При желании стороны могут оговорить в соглашении, что юридическую силу имеют сообщения в почтовых клиентах и мессенджерах, sms-сообщения.

ВОПРОС 4: КАК ПРИЛОЖИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ К БУМАЖНОМУ ПИСЬМУ?

Пакеты документов отправляют из организации с сопроводительными письмами. Электронные документы – не исключение. Но иногда нужно отправить сопроводительное письмо с несколькими бумажными и несколькими электронными приложениями. В таком случае сначала нужно подготовить электронное приложение: записать его на компакт-диск или флеш-карту. Затем составить сопроводительное письмо. В последнюю очередь оформить вкладыш в конверт с диском или флешкой.

Главный реквизит сопроводительного письма – реквизит 19 «Отметка о приложении».

 

Приведем примеры оформления сопроводительного письма (Пример 2) и обложки диска (Пример 3).

ВОПРОС 5: КАК ХРАНИТЬ ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ?

Главный принцип хранения электронных документов – никакой дискриминации по носителю! Архивные правила одинаковы как для бумажных, так и электронных дел. Однако для хранения электронных документов есть некоторые особенности. Они указаны в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015).

Электронный документ перед отправкой на хранение выгружают из программы, в которой он создан, и сохраняют в неизменяемом формате: Правила 2015 рекомендуют PDF/A, но организации придется приобрести программное обеспечение для работы с ним. Оптимальный формат сохранения электронных документов, который подойдет многим организациям, – PDF.

Электронное дело записывают на обособленный электронный носитель. Оптимальный вариант – компакт-диск с возможностью однократной записи. Правила 2015 требуют записывать электронное дело на два диска: один экземпляр – рабочий, второй – основной. Это касается только дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения. Если дело имеет пятилетний срок хранения, то его можно не передавать в архив, просто сохранив его в неизменяемом формате. Если такое дело все-таки необходимо передать на хранение, то будет достаточно записать его на один диск.

Для каждого дела оформляют обложку (Пример 4).

 

Электронные дела на дисках передают в архив в соответствии с принятым в организации порядком.

РЕЗЮМЕ

1. Электронные документы от создания до уничтожения существуют в электронном виде.
2. Работать с электронными документами можно на любом носителе.
3. Правила обмена электронными документами организации устанавливают в соглашении между собой.
4. Электронный документ может быть приложен к бумажному письму. Приложение оформляют в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
5. Электронные документы передают в архив организации на компакт-дисках, оформленных в соответствии с Правилами 2015.

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Защищенная отправка конфиденциальных документов по электронной почте

 

Практически ежедневно мы с вами используем электронную почту, как средство для передачи важных документов другим людям. Как правило, такая передача осуществляется за периметр безопасности организации. Т.е. документы отправляются внешним получателям. Сейчас не будем говорить о том, как организована система защиты внутренней информации на предприятии. Но как быть с документами, покидающими организацию, с документами, использование которых мы с вами никак контролировать не можем?

Традиционные системы DLP(DataLossPreventionили DataLeakPrevention) контролируют отправку информации за пределы компании, и теоретически не позволяют конфиденциальной информации покинуть ее пределы. Однако, когда речь идет о необходимости отправить конфиденциальную информацию внешнему получателю, как можем мы быть уверены в ее сохранности?

Обозначим несколько ключевых требований к отправке конфиденциальной информации:

• документ не должен попасть в чужие руки
• получателем был именно тот, кому мы отправляем документ
• необходимо чтобы защищенный документ невозможно было просмотреть на компьютере или устройстве, не принадлежащем получателю
• защищенный документ не должен быть распечатан (если на то отсутствует разрешение)
• невозможно сделать PrintScreencэкрана, отображающего документ

Другими словами, мы хотим, чтобы защищенный документ оставался конфиденциальным.

Электронная почта – это удобно и быстро. Пара кликов и приложенный к сообщению документ ушел к получателю. Поэтому люди повсеместно используют именно этот способ передачи электронных материалов на расстоянии. При этом способы обеспечения конфиденциальности вложения могут быть различными.

Рассмотрим несколько способов защит e-mailвложений.

1. Установить пароль на документ. Пароль сообщить получателю.

+ Достаточно быстро и удобно

— Крайне ненадежная защита информации

— Защищенное вложение хранится у получателя в незашифрованном виде

— Вложение может быть открыто на другом компьютере с тем же паролем

 

1. Шифровать вложение и прикладывать к электронному сообщению. Передать получателю ключ, расшифровывающий информацию

+ Надежная защита информации

— Сертификаты открытых ключей – платные. Получить их простому человеку или организации не так-то просто

— Расшифрованное вложение хранится у получателя в незащищенном виде

— Вложение может быть открыто на другом компьютере, если известен ключ расшифровки

 

1. Настроить между отправителем и получателем защищенный канал связи.

+ Относительно надежно

— Как правило, вы не всегда знаете кому вы будете отправлять важную информацию

— Информация хранится у получателя в незащищенном виде

— Вложение может быть открыто на другом компьютере

 

1. Отправка курьером опечатанной (а возможно и нотариально заверенной) копии документа

+ Относительно надежно

—  Бумажныйдокумент хранится в незащищенном виде

— Хранить физический объект менее удобно, чем электронный

— Процесс долгий и связан с дополнительными хлопотами

— Документы могут быть похищены и просмотрены третьими лицами

 

1. Автоматическая защита вложения перед отправкой средствами почтового сервера

+ Надежная защита информации

+ Быстро, удобно: не требует дополнительных действий от отправителя

+ Информация хранится у получателя в защищенном виде

— Дополнительные затраты на установку модуля защиты вложений на почтовый серве 

А теперь сведем эти данные в единую таблицу:

	Надежность защиты	Удобство, быстрота	Стоимость	Защищенное хранение	Статистика использования вложения	Запрет просмотра на неавторизованном компьютере
1. Защита паролем	—	+	+	—	—	—
2. Шифрование	+	+	—	—	—	—
3. VPN	+	—	+	—	—	—
4. Отправка курьером	+	—	—	—	—	—
5. Автоматическая защита сервером	+	+	—	+	+	+

Очевидно, что в некоторых случаях способы 1-4 могут представлять интерес. Однако, в повседневной практике они значительно усложняют процесс передачи конфиденциального документа.

Если стоит задача надежно и быстро защитить вложение электронной посты, то естественным выбором становится установка специального модуля защиты вложений на почтовый сервер организации. Этот способ имеет ряд неоспоримых преимуществ перед остальными и решает все насущные задачи, включая просмотр статистика использования вложения.

Прокомментировать обзор мы попросили экспертов рынка информационной безопасности

Михаил Калиниченко, генеральный директор компании SafenSoft:

«Для отправителя чрезвычайно важно не быть глубоко технически вовлеченным в механизм отправки письма с защищенным вложением. Другими словами, процесс отправки конфиденциального письма не должен ничем отличаться от отправки обычного, незащищенного письма. Мне часто приходится направлять важную информацию, представляющую коммерческую ценность для обеих сторон переписки. Удобным было бы просто приложить конфиденциальный документ к письму и отправить его. А получатель на своей стороне получает уже письмо с защищенным вложением.»

Денис Гасилин, директор по маркетингу компании StarForceTechnologies:

«Лично меня могла бы еще интересовать возможность контролировать кто, когда и где получил доступ к защищенному документу. Необходимо быть уверенным, что адресаты используют информацию так, как того требует ее характер и не допускают ее утечки третьим лицам.»

В любом случае способ передачи защищенных вложений e-mailкаждый выбирает для себя сам. Тем не менее, не стоит пренебрегать возможностями современных систем, которые позволяют быстро и надежно защитить вложение электронной почты и отправить их тому, кому это необходимо. Если же говорить о возможности мониторинга использования, то в этом случае контроль конфиденциальной информации выходит на абсолютно новый уровень.

Данный материал является частной записью члена сообщества Club.CNews.
Редакция CNews не несет ответственности за его содержание.

Можно ли отправлять копию паспорта по электронной почте? | Право | Общество

Возникают случаи, когда по работе или по личному делу нужно передать кому-либо копию паспорта. Самый быстрый и лёгкий способ — отправить отсканированное фото документа через интернет, например, по электронной почте. Однако бдительные пользователи считают, что мошенники способны без труда взломать сайт, и тогда попавшая к ним в руки ксерокопия паспорта может стать реальной угрозой. Так ли это, АиФ.ru выяснил у экспертов.

Отправлять документы по электронной почте безопасно, если она снабжена соответствующими средствами защиты, говорит эксперт по информационной безопасности Тарас Татаринов. «Если настроить ключи шифрования, никто не сможет взломать и украсть эти данные. Ключи можно установить в параметрах любого почтового сервиса. Универсальной инструкции нет — в зависимости от того, какая используется почта, по-разному происходит их настройка», — говорит эксперт. Например зашифровать содержимое писем, которые пересылаются через службу Outlook, можно в меню «Параметры безопасности сообщений». Далее для отправки сообщений нужно будет получить цифровое удостоверение — программа подскажет, что для этого следует сделать.

Юрист Сергей Кормилицин говорит, что старые «страшилки» вроде оформления кредита по копии чужого паспорта сегодня уже не актуальны. «Сейчас банки проводят тщательные проверки перед выдачей кредита, и оформить его по поддельному паспорту, а тем более копии паспорта, не получится. Возможны варианты, когда в мошеннических схемах участвует сотрудник банка, но рано или поздно такие преступления раскрываются. Кроме того, в суде можно доказать, что подпись на кредитном договоре не принадлежит заемщику, — поясняет юрист. — Главное не отправлять паспортные данные и данные других документов незнакомым людям или сервисам во избежание дальнейших проблем».

Как отправить Электронную подпись по электронной почте

Для участия в современных торгах, будь то Госзакупки (44 фз, 223 фз) или Торги по банкротству (127 фз) не обойтись без электронной подписи. Если раньше ЭЦП ассоциировалась с бухгалтерией и отправкой отчётов в налоговую, то сегодня с тендерами.

Не смотря на приставку: “электронная”, подпись остаётся физическим носителем и не совсем понятно как её отправить по электронке. Как Вы уже догадались, ниже я подробно расписал как это сделать.

Перед инструкцией хочу сказать спасибо ребятам из проекта Госконтракт за совет дополнить цикл статей посвящённых ЭЦП.

Инструкция:

Копируем электронную подпись на флешку
Архивируем содержимое флеш-накопителя
Отправляем ЭЦП по эл. почте

Копируем электронную подпись на флешку

Заходим в Крипто Про, выбираем вкладку: “Сервис” и жмём кнопку: “Скопировать”

Откроется окно: “Копирование контейнера закрытого ключа”. Нажимаем кнопку: “Обзор” и выбираем ключевой контейнер (который хотим отправить по электронке) и кликаем по кнопке: “ОК”, “Далаее” и “Готово”.

В открывшемся окне: “КриптоПро CSP” в столбике: “Устройства” выберите носитель, то есть флешку, куда копируем ЭЦП, далее: “ОК” и ещё раз: “ОК”.

Подпись скопирована на флэш-накопитель.

Архивируем содержимое флеш-накопителя

Заходим в “Мой компьютер”, выбираем наш накопитель и добавляем в архив ЭП.

Отправляем ЭЦП по эл. почте

Думаю, обойдёмся без скриншота. Полученный архив отправляем по электронной почте. На том конце, полученный файл скачиваем на флешку, разархивируем и устанавливаем.

Подытожим, для отправки электронной подписи через электронную почту необходимо скопировать ЭП на флешку, заархивировать содержимое и отправить. Далее распаковать на флеш-накопитель и установить.

Остались вопросы? Смело жмите

Заказать звонок

как отправить документ по эмейл? есть только бумажный документ на руках

отсканируй и отправь

Купить болванку, отсканировать документы дома или интернет-кафе или в библиотеке, записать на диск отсканированое, втавить в комп копировать файлы и отправить по почте.

сделай фото документа фото апаратом или телефоном и отправь фото

сфоткать и скинуть файл через кардридер в комп

Есле качество не играет роли с телефона с камеры и к письму приложить фото. Если нужен качественный отчерк то тут только сканер иле Ворк Центр который сканирует на флешку. Ну а с документа на флешке через почту отправить. Если нужно отредактировать его в электронном виде то сначало нужно фотографию превратить в текст. . распознать программой ФайнРидер …и тогда документ станет цифровым. Если не умеете то идите к соседу со сканером, пункт печати, в интернет кафе, но там не всегда есть сканер )