Сканирование с автоподатчика*

Сканирование со стекла, с прошитых оригиналов**

• Услуга осуществляется в офисах сети.
• *Стоимость указана за 1 страницу
• **Cтоимость указана за 1 разворот прошитого оригинала
• Сканирование по умолчанию цветное.

Услуга предоставляется в офисах:

Примеры наших работ

Сканирование документов на бумажных носителях – лучший и самый надежный способ сохранения информации в случае отсутствия электронных вариантов, а если Вам необходимо срочно отправить по электронной почте копии документов.

Сканирование фотодокументов, старых черно-белых, цветных фотографий при отсутствии негативов или электронных файлов необходимо для их распечатки, качественной обработки и последующей печати, а так же хранения в семейном архиве или архиве организации.

Наша компания предлагает цветное и черно-белое сканирование документов и сканирование фотографий от формата А1 до формата А0.

Давно известно, что в будущем почти весь документооборот будет производится в электронном виде. И тот объем информации, который уже существует, в электронный вид поможет перевести именно сканирование.

Сканирование большого объема документов процесс не из легких, ведь всю информацию необходимо еще и систематизировать, зато в последствии вы получаете маленький носитель с удобной системой поиска.

Копировальный центр Копирка оснащен профессиональным оборудованием, позволяющим нам производить большие объемы работ. Фирма насчитывает большое количество офисов в любой из которых можно обратится по профильным вопросам. Мы осуществляем копирование на высокопроизводительном оборудовании компании Xerox. Формат документов может быть разный (от А4 до А0). Сканирование документов небольших объемов производится на месте (до 1000 сканов) и не требует большого количества времени, более крупные объемы исполняются на основном производстве компании. Операции происходят в нужном Вам разрешении и качестве.

Отзывы и технические характеристики

Управление электронными документами: хранение и поиск

Directum RX обеспечивает полный цикл работы с документами в электронном виде, упрощает их создание, хранение и поиск.

Электронные документы

В Directum RX документ состоит из карточки и содержимого. Содержимое документа может представлять собой любую текстовую или графическую информацию, аудио или видео. В карточке представлена основная информация о документе: наименование и автор, номер и дата регистрации, исполнитель, и т. д.

Карточка входящего письма

Карточка договора

Карточка приказа

Сотрудники обращаются к документу с помощью ссылок, которые могут размещаться в разных папках. Сам документ при этом находится в хранилище. Это упрощает работу и обеспечивает единство и сохранность информации.

Создание документов

Электронные документы в системе можно создать несколькими способами.

Создание из файла используется, когда документ предварительно разработан локально на компьютере сотрудника или получен по электронной почте. Его можно легко занести в систему, нажав кнопку в карточке, или перетащив локальный файл, письмо или вложение Microsoft Outlook в проводник Directum RX с помощью механизма Drag-and-Drop. В этом случае система автоматически заполняет часть полей в карточке документа и формирует его содержимое.

Создание документа с помощью механизма Drag-and-Drop

Для создания однотипных документов, например, приказов, заявлений, служебных записок, в системе предусмотрены шаблоны, в которых предварительно заполняется часть текста и настраивается оформление. При этом если в шаблон добавлены автоматически заполняемые поля, то при создании документа система подставит в них данные из его карточки. Использование шаблонов позволяет придерживаться единого стиля оформления документации и экономить время при создании однотипных документов.

При создании документа сотруднику доступны шаблоны, которые подбираются исходя из данных в карточке документа. Например, при создании договора в окне для выбора отображаются шаблоны договоров. При выборе шаблона сотрудник может быстро ознакомиться с его содержимым в области предпросмотра.

Создание со сканера позволяет заносить в систему отсканированные копии бумажных документов. Это удобно, например, при обработке входящих писем, которые поступили почтой или с курьером. Отсканировать документ и занести его в систему можно, нажав кнопку в карточке документа или на панели «Версии». Образы страниц отображаются в области предпросмотра, где их можно повернуть и изменить порядок следования, удалить неудачные и сделать новые.

Содержимое документа хранится в его версиях. В системе можно создать неограниченное количество версий в разных форматах, что позволяет избежать появления дублей документов. Например, первая версия формируется при создании документа, а последующие — для внесения в текст изменений при согласовании. Подписанный документ, как правило, сканируется и хранится в формате PDF.

Чтобы посмотреть список всех версий документа, достаточно вызвать контекстное меню в списке:

Для каждой версии также доступно контекстное меню с действиями. Например, выбранную версию можно экспортировать, подписать, отправить вложением в письмо, распечатать и т.д.

Редактирование и просмотр документов

Для работы с документами в веб-клиенте Directum RX рекомендуется использовать веб-агент, который автоматически открывает документы во внешнем приложении. Таким образом, не требуется вручную выгружать документы на компьютер, а после завершения редактирования импортировать их обратно в систему. Благодаря этому повышается комфорт работы и обеспечивается защита от возможной потери данных, так как все изменения сохраняются в локальной копии документа. Нажав на значок в верхней части проводника веб-клиента, сотрудник может быстро просмотреть список документов, которые открыты на редактирование в текущий момент.

Предварительно ознакомиться с содержимым документа можно с помощью предпросмотра прямо в окне браузера. При этом документ не выгружается из системы, что позволяет снизить нагрузку и экономить ресурсы локального компьютера. Сотрудник может ознакомиться с документом, даже если на компьютере не установлена программа для чтения документов, например, в формате PDF.

Отправка документов в работу

Быстро отправить документ в работу можно прямо из его карточки. Список доступных действий для отправки зависит от документа.

Например, документы, для которых предусмотрен четкий порядок обработки, отправляются задачей на согласование по регламенту. Входящие документы, по которым необходимо вынести резолюцию, отправляются на рассмотрение руководителю. А утвержденные приказы или распоряжения отправляются сотрудникам на ознакомление.

Ознакомиться с документом можно прямо в карточке задачи, задания или уведомления на панели предпросмотра. Возможность позволяет одновременно читать документ и оставлять комментарии в тексте задания.

Этапы задачи на согласование документа

Задача на свободное согласование

Задача на рассмотрение документа

Задача на ознакомление с приказом

Предпросмотр в задании на рассмотрении

Также любой документ можно в пару кликов отправить по электронной почте, например, предварительный вариант договора контрагенту. При этом ему не нужно экспортировать документ на компьютер и вручную вкладывать его в письмо.

Кроме того, если с контрагентами настроен обмен юридически значимыми электронными документами, то их можно отправлять через специальный сервис. Это повышает комфорт работы с документами, поскольку не требуется переключаться между интерфейсами разных приложений.

После выбора действия остается лишь проверить правильность заполнения данных и отправить документ в работу.

Если сотруднику нужна бумажная версия документа, то он может отправить его на печать, не открывая документ в приложении-редакторе. Отправка на печать доступна как в карточке документа, так и в его контекстном меню в любом месте системы.

Подписание электронных документов

В Directum RX можно подписывать документы электронной подписью (ЭП) с одним из результатов:

• «Согласовано». Сотрудник ознакомился с документом и у него нет замечаний к его содержимому;
• «Не согласовано». Сотрудник ознакомился с документом и оставил замечания;
• «Утверждено». Сотрудник утвердил версию документа и теперь она защищена от изменений.

Электронные подписи документа

Подписывать документы утверждающей подписью может ограниченный круг лиц. Если необходимо, чтобы другие сотрудники также могли утверждать документы, то для них в системе настраивается право подписи. Это позволяет, например, на время отсутствия руководителя организации передать его заместителю полномочия по подписанию документов. Право подписи содержит доверенность или приказ, на основании которого оно предоставлено.

При подписании документа в диалоговом окне можно выбрать простую подпись. Для этого достаточно установить флажок Простая подпись (без сертификата). Это позволяет избежать лишних действий, когда не требуется усиленная подпись: не нужно подключать токен и вводить ПИН-код.

Подписание простой ЭП

Чтобы наглядно подтвердить факт подписания документа электронной подписью, его можно преобразовать в формат PDF и добавить отметку об ЭП в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

А если документ нужно выгрузить из системы вместе с ЭП, например, для отчетности или проверок, это можно сделать в один клик. Документ выгружается в электронном виде или в PDF для печати, вместе со связанными документами или без них:

В Directum RX также поддерживается работа с облачной электронной подписью, если система развернута локально или в частном облаке. Использование облачной электронной подписи упрощает настройку инфраструктуры — на клиентских компьютерах не нужно устанавливать закрытый ключ и средство криптографической защиты информации (СКЗИ). А также использование облачной ЭП сокращает финансовые затраты — не нужно приобретать лицензии СКЗИ и токены для каждого сотрудника. Подписание выполняется с помощью сервера КриптоПро DSS. Привязка сертификата к плагину облачной ЭП задается в поле Плагин справочника Цифровые сертификаты:

Конфиденциальность данных

Directum RX обеспечивает надежное и безопасное хранение информации за счет разграничения прав доступа и ведения подробной истории работы с документами.

Права доступа настраиваются для отдельных сотрудников или групп. Таким образом, ограничиваются действия, которые сотрудники могут совершать с документами, а также обеспечивается защита содержания от изменений. Например, права на просмотр документа позволяют сотруднику находить документ в системе и прочесть его содержимое. Для редактирования документа требуются права на изменение или полные права. Если сотруднику запрещен доступ к документу, то он не увидит его в системе.

Настройка прав доступа к документу

Все действия сотрудников с документом фиксируются в истории. Это позволяет посмотреть, кто обращался к документу или вносил изменения, информацию о выдаче, изменении и изъятии прав доступа и др. Для повышения контроля и безопасности работы на закладке «История» есть возможность фильтровать и сортировать список по столбцам, а также посмотреть IP-адрес компьютера, с которого работал пользователь.

История работы с договором

Фильтрация в истории

Если сотрудник по ошибке внес изменения в документ или создал лишнюю версию, то быстро связаться с ним помогут всплывающие подсказки. При наведении курсора на ФИО сотрудника отображается информация о его подразделении, должности, рабочем телефоне и руководителе.

Мониторинг работ по документам

Сотрудники могут отслеживать, какие работы ведутся по документу в данный момент. Если документ отправлен на согласование, то в его карточке отображается, кто из сотрудников уже согласовал документ, а кто задерживает процесс и на сколько дней. Также в карточке документа отображаются основные этапы работы. Например, руководитель может посмотреть, как выполнялись поручения после рассмотрения документа.

Быстрый поиск документов

В Directum RX легко найти документ по его параметрам или тексту содержимого. Для этого достаточно указать в критериях поиска наименование, автора, дату создания документа или другие данные. А в списке «Недавние документы» сотрудник может быстро найти документы, которые он создавал, просматривал или редактировал в течение дня, или за последние три/семь/тридцать дней.

Поиск документов

Список «Недавние документы»

Для удобной навигации по списку документы можно выделять цветными метками. Например, выделите красным цветом документы, которые нужно срочно согласовать, а синим — все документы по одному проекту. Проставленные метки видны только вам. При необходимости можно запустить поиск по метке или отфильтровать список документов по нужному цвету:

В системе также можно связывать документы между собой. Например, с договором можно связать весь необходимый комплект документов: приложения, дополнительные соглашения, акты и т.д. Это позволяет в один клик найти и получить доступ ко всем необходимым материалам.

Как правило, приложения создаются для входящих, договорных, внутренних и исходящих документов. Например, приложением к исходящему письму может быть коммерческое предложение, а к договору — спецификация и план-график работ. Можно создать одно приложение к документу или добавить несколько сразу.

Создание приложений к документу

Добавление нескольких приложений

После загрузки у документов автоматически заполняются карточки. Приложения связываются с ведущим документом и получают такие же права доступа.

Автоматизируйте документооборот с Directum RX

С помощью системы выстраивается эффективная работа организации с документами:

• снижается риск потери документов благодаря надежному хранению данных;
• гарантируется авторство и неизменность содержания документов за счет использования электронной подписи;
• обеспечивается высокий уровень безопасности и конфиденциальности данных;
• упрощается контроль за исполнением задач по документам;
• сокращается время поиска информации.

Как подписать документ электронной подписью? — Удостоверяющий центр СКБ Контур

Получить электронную подпись

Что потребуется для подписания электронного документа?

• Окончательная редакция документа, который необходимо подписать. После создания подписи в него нельзя будет внести изменения.
• Действующий квалифицированный сертификат электронной подписи. В рамках российского законодательства квалифицированная электронная подпись — единственный вид подписи, который придает документу юридическую силу без дополнительных соглашений между сторонами электронного документооборота.
• Средства электронной подписи. Технология электронной подписи подразумевает использование комплекса программных средств, которые владелец подписи устанавливает на свой компьютер. В Удостоверяющем центре СКБ Контур настройка компьютера для работы с электронной подписью проходит автоматически. Ознакомьтесь с информацией о технических требованиях к рабочему месту для работы с электронной подписью 
• Программа для создания электронной подписи  — они будут рассмотрены далее. Это могут быть плагины, отдельные программы или веб-сервисы. 

Получить электронную подпись

Вариант 1.

Для документов формата Word и Excel

Чаще всего требуется подписать документ в формате Word:

• трудовой или хозяйственный договор,
• иск в арбитраж,
• заявление в вуз и т.д.

Штатная функция пакета Microsoft Office «Подписать документ» не позволяет создать подпись, которая придает электронному документу юридическую силу. Чтобы создать такую подпись в Word или Excel, необходимо установить на свой компьютер специальный программный модуль, который добавит такую возможность, — например, КриптоПро Office Signature.

Это платная программа, использовать все возможности бесплатно можно только в тестовый период. После загрузки и установки плагина на компьютере можно подписывать документы по такому алгоритму:

1. В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры». В появившемся окне выберите вкладку «Безопасность» и нажмите кнопку «Цифровые подписи».

2. В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на компьютере.

3. С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.

Что учесть при использовании плагина:

• Алгоритм подписания отличается в разных версиях Word.
• Если создать подпись в одной версии программы, а проверять ее в другой, результат проверки может быть некорректным.
• Документ, подписанный с помощью КриптоПро Office Signature, можно открыть и проверить даже на компьютере, где эта программа не установлена.

Получить электронную подпись

Для документов формата PDF

Для создания и проверки электронной подписи в программах Adobe Acrobat, Adobe Reader и Adobe LiveCycle ES есть отдельный модуль КриптоПро PDF.

КриптоПро PDF прилагается бесплатно при совместном использовании с программой Adobe Reader. В остальных программах также есть тестовый период, по истечении которого нужно приобрести лицензию.

Прежде чем вставить электронную подпись в документе PDF, необходимо установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro для работы с программой КриптоПро PDF.

После настройки чтобы поставить подпись, выберете в меню документа пункт «Работа с сертификатами», затем нажмите «Подписание». Программа предложит выбрать нужную подпись, среди установленных и место в документе, где будет располагаться подпись. После этого можно завершить подписание документа.

Получить электронную подпись

Вариант 2. Установить отдельную программу для создания подписи

Чтобы подписывать документы любого формата (*rar, *.jpeg и *.png,*.ppt, видео, базы данных и т.д.), можно установить на компьютер специальную программу — например, КриптоАРМ.

У программы есть несколько версий, которые отличаются функциональностью. Базовой версией КриптоАРМ Старт с минимумом возможностей можно пользоваться бесплатно. У всех платных версий есть тестовый период, в течение которого будут доступны все возможности. Когда это время истечет, потребуется приобрести лицензию, чтобы продолжить пользоваться этой версией.

Подписать документ можно из главного окна программы или из контекстного меню файла. Алгоритм подписания отличается в зависимости от этих вариантов, но в любом случае выбирайте пункт «Подписать» и следуйте инструкциям. Программа предложит вам выбрать:

• Количество файлов, которые нужно подписать: можно подписать несколько файлов или папку с документами.
• Формат подписи: присоединенная или отсоединенная. В первом случае подпись будет встроена в файл, а во втором будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
• Сертификат, которым нужно подписать документ.

Что учесть при использовании программы:

• В бесплатной версии можно поставить только базовую КЭП (без проверки времени подписания документа и статуса сертификата). Но проверить можно и усовершенствованную подпись (со статусом сертификата и временем подписания документа).

Получить электронную подпись

Вариант 3. Воспользоваться веб-сервисами

Можно подписать документ любого формата, не устанавливая на компьютер специальных программ, — например, в веб-сервисе Контур.Крипто.

Это бесплатная программа, которая позволяет создать и проверить электронную подпись, зашифровать и расшифровать электронный файл. Можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов. Можно создать подпись документа двумя и более лицами.

Работать в программе можно после регистрации и автоматической установки на компьютер программного обеспечения для криптографических операций. У программы интуитивно понятный интерфейс. Чтобы подписать электронный документ, необходимо:

1. Загрузить в сервис документ, который необходимо подписать. Подписать можно файл любого формата до 100 Мб.

2. Выбрать установленный на компьютере сертификат, которым будет подписан документ. Подписать документ в Контур.Крипто можно сертификатом, выпущенным любым удостоверяющим центром.

3. Создать файл подписи. После того как вы нажмете кнопку «Подписать», сервис создаст папку с исходным документом и подпись с таким же именем и разрешением.sig. Папка сохранит файл и подпись для него на сервере. Эти документы можно скачать на компьютер пользователя.

4. Послать документ получателю. Можно отправить файл и подпись для него прямо из сервиса. Адресат получит ссылку на документ, сохраненный в Контур.Крипто. Также можно скачать пакет документов на компьютер (исходный документ, файл подписи, сертификат и инструкцию по проверке подписи) и отправить через любой почтовик.

Что учесть при использовании Контур.Крипто:

• В сервисе действует ограничение на вес документа: можно подписать документ до 100 Мб.
• В сервисе можно создать только отсоединенную подпись.
• Контур.Крипто работает только в операционной системе Microsoft Windows.
• Проверить подпись, созданную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными электронными подписями.

Подписать документ в Контур.Крипто

Сравнение программ для создания электронной подписи

Получить электронную подпись

Услуги сканирования, оперативно отсканировать документы

Полноцветное и черно-белое сканирование документов и изображений допускает получение электронных копий оригинала. Впоследствии удобно будет распечатать, редактировать, записать на желаемые носители и хранить для последующего тиражирования. В нашей сети копировальных центров «OQ» выполняется ручное и автоматическое сканирование всевозможных размеров и плана:

• отдельные страницы из книг и журналов;
• книги;
• конспекты лекций;
• чертежи и плакаты;
• фотографии и слайды.

Услуги оперативного сканирования документов

Предоставляем услуги сканирования документации, а также слайдов на профессиональных сканерах Xerox. Полученные файлы с разрешением от 300 до 2400 dpi допускают дальнейшую обработку. Широкоформатное сканирование в нашей сети также выполняется при физическом размере, превышающим 160 сантиметров.

Большая партия изображений небольшого формата (до а3) с одинаковым размером обрабатывается в автоматическом режиме, что сразу экономит время и деньги. При этом, по желанию заказчика, копии будут либо цветными, либо черно-белыми.

Проводится профессиональное сканирование фотографий, а также ветхих изображений и документов. В этом случае с ценными и сшитыми оригиналами, наши мастера будут бережно работать вручную.

Отсканировать документы и другие бумажные носители

В нашей сети копировальных центров предлагается также недорого произвести дальнейшую обработку с полученными копиями:

• Графические изображения подвергаются цветокоррекции и ретуши различной степени сложности. Затем допускается их печать на желаемых материалах, использование для создания всевозможных полиграфических продуктов, либо хранение в электронном альбоме.
• Текстовые документы предоставляется распознать, т.е. привести изображение в формат .doc. Кроме того, возможно форматирование текста, включающее в себя удаление ненужных деталей, подборку необходимого шрифта, коррекцию текста и проверку орфографии.

Отсканированная документация занимает намного меньше места в электронном архиве, чем бумажные свертки и пачки.

Готовые электронные скан-копии отправляются на электронный адрес или записываются на цифровые носители: на дискеты, CD и DVD- диски или флеш-карту.

При крупном заказе с обработкой в наших копицентров предоставляются приятные скидки!

Как прикреплять файлы (фото, видео) к электронному письму (E-mail) на iPhone и iPad

Даже не смотря на всю простоту операционной системы iOS, у новичков могут возникнуть проблемы с некоторыми аспектами. Одним из таких слабых мест стал файл-менеджмент, а если быть более точным — отправка файлов штатным почтовым клиентом. В этом материале мы расскажем как отправлять фотографии, видеоролики, документы и прочие файлы используя электронную почту на iPhone и iPad.

Где располагаются файлы?

Так как iOS является закрытой файловой системой, то даже расположение тех или иных типов файлов может вызывать вопросы. Всё дело в том, что документ, фото или видеоролик могут располагаться в совершенно разных местах. Например, фотографии и видео в приложении «Фото», а документы или прочие файлы в iCloud Drive или каком-нибудь стороннем облачном хранилище, вроде Dropbox или Яндекс.Диск. Поэтому при отправке разных типов файлов подход будет несколько отличаться.

ПО ТЕМЕ: iPhone как МЧС: Экстренный вызов — SOS, Медкарта и еще 4 функции, которые могут спасти вам жизнь.

Прикрепление фото или видео к письму E-mail на iPhone или iPad

Сделать это можно двумя способами.

Способ 1 (приложение «Фото»):

1. Откройте приложение «Фото».

2. Во вкладках «Альбомы» или «Фото» выберите одну или несколько (до 5 штук) фотографий или видео.

3. Нажмите кнопку «Поделиться».

4. Выберите почтовый клиент Почта.

В случае, если вы пользуетесь сторонним почтовым клиентом, например, Spark, повторите пункты 1-3 инструкции выше, а затем в меню Поделиться нажмите кнопку Еще…, установите переключатель напротив напротив почтовой программы в положение Включено, а затем выберите его в главном меню Поделиться.

Способ 2 (приложение «Почта» (Mail)):

1. Откройте приложение «Почта» (Mail).

2. Создайте новое письмо (иконка располагается в правом нижнем углу).

3. Сделайте долгий тап по телу письма в том месте, где должна быть фотография или видеоролик, в появившемся окошке нажмите стрелочку вправо и выберите пункт «Вставить фото/видео».

4. Выберите интересующий вас альбом, а затем фото или видео.

5. В правом нижнем углу нажмите кнопку «Выбрать».

ПО ТЕМЕ: Диктовка, или как перевести речь в текст на iPhone и iPad без ошибок и со знаками препинания.

Как отправить файлы из iCloud Drive через почту на iPhone или iPad

Каждый владелец iPhone, iPod touch или iPad после регистрации персонального Apple ID получает 5 ГБ бесплатного облачного пространства. Оно может использоваться не только для бэкапов данных или хранения фото/видео, но и различных документов и прочих файлов.

1. Откройте приложение «Почта».

2. Создайте новое письмо (иконка располагается в правом нижнем углу).

3. Сделайте долгий тап по телу письма и в появившемся окошке дважды нажмите на стрелочку вправо, а затем тапните по пункту «Добавить вложение».

4. Отыщите интересующий вас документ в iCloud Drive (или в другом облачном хранилище) и тапните по нему.

5. Отправьте письмо с прикреплённым файлом.

Смотрите также:

Image Capture Plus | Сканер документов | Бизнес-решения | Бизнес

Image Capture Plus (ICP) — это приложение, которое передает данные изображения, отсканированные высокоскоростным сканером документов Panasonic, на ПК в виде файла изображения и в стандартной комплектации.
В данном руководстве по эксплуатации сканера ICP показан порядок работы нескольких отличительных функций сканера документов Panasonic. В этом руководстве объясняются функции продукта, чтобы его можно было использовать более эффективно.Пожалуйста, используйте это руководство для работы с различными рабочими документами.

[Функции ICP, руководство по эксплуатации и видео по эксплуатации]

№

Функция ICP

Руководство по эксплуатации

Операционное видео

Вкладка «Основные»

1

Автоматическая обрезка / выравнивание

2

Автоматическая ориентация изображения

3

Автоматический — двоичное / цветное различие

4

Автоматически — Двоичное / Цветовое различие — Фильтр оттенка

5

Двоичный и цветной — многопоточность

6

Нестандартный размер — негабаритный документ

Общая вкладка

3

Режим длинной бумаги (негабаритный документ)

Вкладка «Макет»

Двоичное изображение (B) / Серое изображение (G) / Цветное изображение (C) вкладка

3

Автоматическое разделение (B)

4

Многоцветный выпадающий (1) (B / G)

5

Многоцветный выпадающий (2) (B / G)

6

Автоматическая регулировка яркости (B / G / C)

7

Автоматическое выделение изображения (B / G / C)

Подающий язычок

2

Настройки области обнаружения двойной подачи — Интеллектуальное обнаружение двойной подачи

4

Контроль вывода документов

5

Обнаружение скрепленных документов

Вкладка «Область»

2

Район / Подрайон (Sub Area)

Табличка впечатывающего устройства / цифрового впечатывающего устройства

1

впечатывающее устройство / цифровое впечатывающее устройство (предварительное впечатывающее устройство)

2

впечатывающее устройство / цифровое впечатывающее устройство (предварительное впечатывающее устройство + последующее впечатывающее устройство)

3

впечатывающее устройство / цифровое впечатывающее устройство (цифровое впечатывающее устройство)

4

впечатывающее устройство / цифровое впечатывающее устройство (цифровое впечатывающее устройство + предварительное впечатывающее устройство)

Вкладка кода исправления

Вкладка штрих-кода

Вкладка Контрольный лист

1

Контрольный лист (Control Sheet)

2

Контрольный лист (Пользовательский контрольный лист)

Автоматический просмотр / автоматическое повторное сканирование

Зона OCR

Редактирование документов

1

Меню страницы (Insert Prev)

3

Меню страницы (заменить сканирование)

4

Меню страницы (продолжить сканирование)

Вывод документа

3

Вывод почты — сканирование в электронную почту

Сканирование в одно касание

Функция штрих-кода — режим сканирования заданий

1

Функция штрих-кода — режим сканирования заданий (только PDF)

Отсюда начинается баннерная область.

Управляемое МФУ HP LaserJet — сканирование с отправкой по электронной почте

В дополнение к инструкциям, приведенным в этом документе, вы можете просмотреть следующее видео о том, как сканировать в электронную почту с помощью управляемого принтера HP LaserJet Managed:

1. Поместите документ лицевой стороной вниз на стекло сканера или поместите его лицевой стороной вверх в устройство подачи документов и отрегулируйте направляющие для бумаги по размеру документа.

2. На главном экране панели управления принтера выберите «Сканировать», а затем выберите «Сканировать в электронную почту».

   Рис.: Значок сканирования

   Заметка:

   При появлении запроса введите свое имя пользователя и пароль.

3. Коснитесь поля Кому, чтобы открыть клавиатуру.

   Заметка:

   Если вы вошли в систему на принтере, ваше имя пользователя или другая информация по умолчанию может отображаться в поле «От». Если это так, возможно, вы не сможете его изменить.

4. Укажите получателей одним из следующих способов:

   Ввести адреса вручную

   1. Введите адрес в поле Кому. Чтобы отправить на несколько адресов, разделите адреса точкой с запятой или нажмите кнопку «Ввод» на клавиатуре сенсорного экрана после ввода каждого адреса.

   Введите адреса из списка контактов

   1. Нажмите кнопку «Контакты» рядом с полем «Кому», чтобы открыть экран «Контакты».

   2. Выберите соответствующий список контактов.

   3. Выберите имя или имена из списка контактов, чтобы добавить имя в список получателей, а затем выберите «Добавить».

5. Заполните поля «Тема», «Имя файла» и «Сообщение», коснувшись поля и используя клавиатуру сенсорного экрана для ввода информации. Когда вам нужно закрыть клавиатуру, нажимайте кнопку «Закрыть».

6. Чтобы загрузить быстрый набор, выберите «Загрузить», выберите «Быстрый набор», а затем выберите «Загрузить» в списке готовых наборов.

   Заметка:

   Готовые наборы — это предварительно определенные настройки для различных типов вывода, таких как «Текст», «Фотография» и «Высокое качество». Вы можете выбрать «Быстрый набор», чтобы просмотреть описание.

7. Для настройки таких параметров, как тип файла и разрешение, стороны оригинала и ориентация содержимого, выберите «Параметры» в нижнем левом углу, а затем выберите параметры в меню «Параметры». При появлении запроса выберите Готово.

8. Дополнительный предварительный просмотр. Коснитесь правой панели экрана, чтобы просмотреть документ.Вы можете использовать кнопки «Развернуть» и «Свернуть» в левой части панели предварительного просмотра, чтобы развернуть и свернуть экран предварительного просмотра.

   Кнопка «Развернуть»

   Свернуть кнопку

   Используйте кнопки в правой части экрана для настройки параметров предварительного просмотра, а также для изменения порядка, поворота, вставки или удаления страниц.

   	Переключение между двухстраничным просмотром и просмотром эскизов.В режиме просмотра эскизов доступно больше параметров, чем в режиме просмотра на двух страницах.
   	Увеличить или уменьшить масштаб выбранной страницы. Заметка: Выбирайте только одну страницу за раз, чтобы использовать эти кнопки.
   	Поверните страницу на 180 градусов. Заметка: Эта кнопка доступна только в режиме просмотра эскизов.
   	Удалить выбранные страницы. Заметка: Эта кнопка доступна только в режиме просмотра эскизов.
   	Изменить порядок страниц в документе. Выберите одну или несколько страниц и переместите их влево или вправо. Заметка: Эти кнопки доступны только в режиме просмотра эскизов.
   	Добавьте страницу в документ. Принтер предложит вам отсканировать дополнительные страницы.
   	Удалите изменения, внесенные в предварительный просмотр, и начните заново.

9. Когда документ будет готов, нажмите Отправить, чтобы отправить его по электронной почте.

   Заметка:

   Принтер может предложить вам добавить адрес электронной почты в список контактов.

Советы по использованию мобильных устройств для сканирования документов для отправки по электронной почте

Вам когда-нибудь нужно было быстро передать кому-нибудь документ? Многие смартфоны и планшеты могут захватывать высококачественные отсканированные бумажные документы с помощью своих встроенных камер и отправлять их по тексту или электронной почте.Лучше всего то, что вы можете превратить практически любое изображение или документ в формат Adobe Portable Document Format или PDF с помощью простого приложения для смартфона. Это упрощает чтение и печать документа для получателя.

Различные приложения для сканирования доступны как для устройств Android (в Google Play), так и для устройств iOS (в Apple App Store). Есть недорогие и бесплатные варианты, которые стоит загрузить. Ниже мы привели несколько примеров для вас. У всех этих приложений есть бесплатные версии. Так что легко попробовать их, удалить те, которые вам не нужны, и оставить тот, который вы будете использовать.

Genius Scan [Google App, Apple App] [Посмотреть видеоурок]
Доступно бесплатно в магазинах приложений для Apple iOS и Android. Genius Scan — популярное приложение для сканирования, которое позволяет оцифровывать ваши фотографии на ходу. Этот сканер может автоматически определять документ, исправлять любые перспективные искажения и автоматически делать снимки без нажатия кнопки.

PDFelement [Google App, Apple App]
Доступно в магазинах приложений для Apple iOS и Android.PDFelement имеет высокую оценку и имеет бесплатную версию, позволяющую легко конвертировать ваши фотографии в PDF-файлы. Это приложение-сканер не только позволяет делать снимки документов для преобразования, но также позволяет снимать изображения из фотоальбома и преобразовывать их в PDF-файлы.

Scanbot [Google App, Apple App]
Доступно бесплатно в магазинах приложений для Apple iOS и Android. Scanbot считается самым продвинутым сканером PDF, и им легко пользоваться. Это приложение использует автоматическую оптимизацию, уменьшение размытости и различные цветовые режимы, чтобы помочь вам быстро сканировать и преобразовывать.Scanbot также позволяет отправлять документы по факсу или электронной почте прямо из самого приложения.

Только для устройств Apple —
Приложение Notes можно использовать для сканирования документов и добавления подписей на iPhone, iPad или iPod touch. [ Смотреть видеоурок ]

Как сканировать документы на iPhone, iPad или iPod touch.
1. Откройте заметки и выберите заметку или создайте новую.
2. Нажмите кнопку «Камера», затем нажмите «Сканировать документы».
3. Поместите документ в поле зрения камеры.
4. Если ваше устройство находится в автоматическом режиме, ваш документ будет автоматически отсканирован. Если нет, сделайте снимок вручную.
Нажмите кнопку спуска затвора или одну из кнопок громкости, перетащите углы, чтобы отрегулировать сканирование по размеру страницы, затем нажмите «Продолжить сканирование».
5. Нажмите «Сохранить или добавить дополнительные отсканированные изображения к документу».

Советы по сканированию на мобильных устройствах
Сканирование документов на мобильном устройстве выполняется быстро и легко, но результаты не всегда так хороши, как при использовании настольного сканера. Вот несколько советов по повышению качества сканирования вашего мобильного телефона:

• Используйте яркое прямое освещение для документа.Из-за теней и непрямого света некоторые части документа могут быть нечитаемыми после сканирования.
• Держите устройство прямо над документом, чтобы не искажать сканированное изображение.

Лучшие мобильные приложения для сканирования

В мире, который быстро движется к оцифровке каждого документа, который раньше существовал на бумаге, мобильные приложения для сканирования остаются необходимыми инструментами. Некоторые организации, такие как правительство и больницы, по-прежнему придерживаются печатных бумажных документов и форм, и мы не можем забывать, что визитные карточки могут по-прежнему использоваться после того, как мы выйдем из пандемии COVID-19 и возобновятся деловые поездки.Поскольку не все перенесено на цифровые носители, наиболее продуктивным решением является простое преобразование любой получаемой вами бумаги в цифровые копии и данные, которые затем можно хранить и редактировать на своем компьютере и мобильном устройстве.

Зачем вам приложение для мобильного сканера?

Мы создаем огромное количество информации в цифровом виде, включая электронные таблицы, документацию по программному обеспечению, квитанции, финансовые отчеты и даже первое изображение ребенка в Photoshop. Это только начало того, что для большинства людей является гигантской горой данных.Но огромное количество этой информации все еще находится на эфемерной бумаге — визитные карточки, коробки на полке в продуктовом магазине, рваные квитанции в ресторанах, фотографии, идеи, полученные в результате мозгового штурма, нацарапанные на белой доске — или иным образом застрявшие в прочных и иногда труднодоступных физическая вселенная. Если вам нужно запечатлеть эти данные или изображение для потомков или, по крайней мере, для вашей налоговой отчетности, вам, вероятно, понадобится сканер.

В этом году наши специалисты протестировали 135 продуктов в бизнес-категории

Первой мыслью может быть покупка автономного сканера или выбор многофункционального или моноблока с функциями сканирования и отправки факсов. Это имеет смысл, когда рабочая нагрузка тяжелая, частая и касается материала, который можно легко пропустить через механизмы подачи принтера (отдельные страницы размером с письмо). Высококачественный сканер дает вам точный контроль над разрешением изображения, коррекцией изображения и оптическим распознаванием символов (OCR), обычно вместе с механизмом быстрой подачи бумаги.Это уместно, если у вас есть стопка важных судебных разбирательств длиной 2 фута, которую нужно преобразовать в текст для анализа, или вам дали пять банковских ящиков с семейными слайдами для импорта в онлайн-фотоальбом.

Однако для случайного сканирования, а также для сканирования предметов, которые нелегко пройти через устройство типа принтера, вам больше не нужен полноценный настольный сканер. Это особенно важно для таких вещей, как запись сеанса мозгового штурма с белой доски. Хотите спасти бабушкин рецепт, пока он не потерялся? Поделитесь длинным отрывком из старого журнала Analog , не набирая его вручную? Захватить данные дорожной квитанции? Для этого действительно есть приложение.Камера, которая у вас есть под рукой, лучше всего подходит для использования, а это означает, что она невероятно функциональна, встроенная в ваш смартфон. Наличие мобильного приложения для сканирования, которое запускается на вашем смартфоне и использует камеру вашего телефона для привязки изображения, может побудить вас не только собирать больше информации, но и правильно анализировать и использовать ее позже.

Выбор нашей редакции для сканирования: Abbyy FineScanner и Evernote Scannable. Abbyy FineScanner в первую очередь из-за превосходного качества распознавания текста и точного контроля над фактическим процессом сканирования.Чтобы привыкнуть к пользовательскому интерфейсу, нужно время, но результаты оправдывают вложения. Evernote получил признание редакции благодаря удобному интерфейсу и глубокой интеграции не только с его родительским приложением Evernote, но и с конкурирующими службами хранения данных, такими как Dropbox и Microsoft OneDrive.

Тем не менее, трудно сделать плохой выбор в этой категории, потому что даже бесплатные версии сканируют изображения быстро и точно. Важно согласовать свои потребности с правильным приложением, потому что в каждом из них больше внимания уделяется той или иной функции.

На что обращать внимание в приложении сканера

Ключевыми проблемами являются тип документов, которые вы хотите захватить, место, где вы хотите сохранить или поделиться ими (например, в облаке), и какая пост-обработка вам нужна (например, распознавание текста на странице и преобразование его в документ Microsoft Word). В любом случае вы можете отсканировать изображение, например квитанцию ​​в ресторане, и сохранить его в обычном формате изображения, например PDF или JPG.

Если ваша основная потребность — превратить отсканированные изображения в редактируемый текст, поищите расширенные функции распознавания текста.Например, когда Abbyy FineScanner захватывает страницы открытой книги, она разделяет две страницы и выравнивает их перед анализом текста. Если вы собираетесь захватить текст в формате PDF, подумайте, нужно ли это зашифровывать (например, Intsig CamScanner поддерживает).

Также подумайте, где должны находиться документы. Приложения, которые вы уже используете, повлияют на ваш выбор приложения для сканирования. Большинство приложений могут сохранять изображения в облаке, но Shoeboxed интегрирован с большим количеством других веб-сервисов, таких как Intuit QuickBooks Online, Xero и Salesforce.

Некоторые мобильные приложения для сканирования предполагают, что вы хотите делать все на своем телефоне. Камера смартфона, безусловно, обеспечивает быстрый способ захвата изображения. Но отсканированное изображение (и текст) нужно где-то хранить, и здесь инструменты расходятся. Например, некоторые приложения (такие как Abbyy FineScanner) предполагают, что вы хотите сохранить результаты в приложении облачного хранилища, таком как Dropbox. У других есть собственные службы для организации и дальнейшей обработки, такие как Evernote, Intsig CamScanner и Shoeboxed.Нам было удобнее работать с последним, но вы можете подумать иначе.

Вы можете сканировать квитанцию ​​в любом из этих приложений, но они сосредоточены на сканировании, а не на том, что вы делаете с документом после этого. Если целью получения квитанций является возмещение расходов, ознакомьтесь с приложениями в нашем обзоре по отслеживанию расходов; все приложения там сильно зависят от мобильного сканирования как части процесса сбора данных. Для индивидуальных предпринимателей, которые просто хотят собирать информацию для своих собственных записей, эти приложения могут оказаться излишними.В этом случае рассмотрим Shoeboxed, который сканирует квитанции без процесса «получения возмещения», а также упрощает сканирование визитных карточек и отслеживание пробега.

Beyond Image Capture

В каждом приложении мы сканировали текст в различных формах, таких как рецепт, напечатанный в Courier, проза из открытой книги, визитные карточки, квитанции из ресторана и меню ресторана. Мы также оценили, как приложения обрабатывают рукописные страницы, фотографии, скомканную газетную статью с фотографией и подписями. Мы сканировали при слабом освещении.Мы рассмотрели качество OCR (когда оно было предложено), поддерживаемые форматы файлов и варианты сохранения документов.

Пользовательские интерфейсы сильно различаются, и мы рекомендуем вам поэкспериментировать с бесплатными версиями, которые предлагает большинство. Например, вы можете решить, что важно маркировать изображения при сканировании, например, по категории (дорожная квитанция, канцелярские товары) или проекту (клиент A). Простота использования этой функции повсюду, от «meh» (Abbyy FineScanner) до программы, готовой к бухгалтерскому учету (Shoeboxed).Но иногда они компенсируют это в других сферах.

Также не ждите немедленного распознавания текста. Файлы обычно загружаются поставщику для выполнения распознавания текста, после чего они сохраняют файл в выбранном вами месте назначения. Это главным образом потому, что точное распознавание текста — это задача, требующая интенсивного использования ЦП, а микросхема в большинстве смартфонов играет роль Sling Blade в Real Genius среднего сервера. Это обеспечивает гораздо более точные результаты OCR, но может представлять собой задержку до 24 часов между временем, когда вы выполнили сканирование, и временем, когда у вас есть полная версия документа с оптическим распознаванием текста.Microsoft Lens обеспечивает впечатляющее распознавание текста даже с несовершенными изображениями под неправильным углом, так что вы можете начать редактирование в Word Mobile за считанные секунды. В некоторых приложениях, которые выполняют операцию OCR локально, обычно наблюдается заметный компромисс в качестве и точности, как в случае с Intsig CamScanner.

Наконец, подумайте, нужно ли вам что-нибудь добавлять к вашим отсканированным изображениям. Возможно, вам нужно подписать документ, добавить водяной знак или дату или нарисовать большой жирный крестик на рисунке. Помните, что это категория продуктов, в которой ваши функциональные потребности определяют то, что лучше для вас, а не общее качество одного продукта.

Как определить, является ли вложение электронной почты вредоносным

По данным Агентства по кибербезопасности и безопасности инфраструктуры США (CISA), «большинство пользователей заражаются вирусами при открытии и запуске неизвестных вложений электронной почты». Агентство продолжает, что открытие вредоносного вложения электронной почты позволяет хакерам изменять ваши файлы, красть информацию о вашей кредитной карте или что-то еще хуже. Вот все, что вам нужно знать о том, какие вложения электронной почты безопасно открывать и как сканировать вложения на компьютере с Windows 10.

Никогда не открывать вложения электронной почты, помеченные как спам

По умолчанию большинство почтовых клиентов (например, Gmail, Outlook и Yahoo Mail) сканируют вложения электронной почты на наличие вирусов. Большинство подозрительных писем либо автоматически удаляются, либо отфильтровываются из вашего почтового ящика в папку с пометкой «Спам».

Хотя открывать любые сообщения электронной почты безопасно, не следует переходить по ссылкам или открывать вложения в сообщениях, помеченных как спам.

Если вы не используете очень старое программное обеспечение, вы больше не заразитесь вирусом, просто открыв письмо.Это связано с тем, что в наши дни большинство вирусов требуют, чтобы вы предприняли какие-либо действия (например, открыли вложение или щелкнули ссылку), чтобы заразить ваш компьютер.

Открывайте вложения электронной почты только из надежных источников

Чтобы защитить себя от вредоносных вложений в сообщениях электронной почты, Федеральное бюро расследований (ФБР) предупреждает вас «никогда не открывайте вложения электронной почты от незнакомых людей». Агентство также советует вам «внимательно изучить адрес электронной почты», прежде чем открывать вложение.

Хакеры имеют возможность «подделать» (или подделать) адрес электронной почты, чтобы он выглядел так, как будто он принадлежит вашему начальнику, члену семьи или даже крупной компании, такой как Apple или Microsoft. Поэтому, прежде чем открывать вложение электронной почты, вы всегда должны проверять полный адрес отправителя, прежде чем открывать вложение.

Например, если вы получили письмо от Amazon, адрес электронной почты для возврата должен заканчиваться на @ amazon.com. Если адрес электронной почты не совпадает с именем отправителя или выглядит подозрительно, не открывайте вложение.

Министерство внутренней безопасности (DHS) сообщает, что вы также можете идентифицировать вредоносные электронные письма, ища орфографические и грамматические ошибки, а также сообщения, которые обращаются к вам с неправильным именем, или электронные письма, которые не содержат никакого содержания, кроме вложения.

Хакеры даже имеют возможность завладеть учетной записью электронной почты и отправлять вредоносные вложения со своими адресами электронной почты. Итак, ФБР рекомендует вам связаться с отправителем, чтобы подтвердить, что он отправил вам вложение, прежде чем вы нажмете на него.Если письмо пришло от вашего банка или компании-эмитента кредитной карты, вам следует перейти на их официальный сайт и найти способ связаться с ними оттуда.

Открывать только вложения электронной почты с безопасными расширениями файлов

Как только вы узнаете, что письмо отправлено надежным отправителем, наведите указатель мыши на вложение, чтобы увидеть расширение файла. Это последние три или четыре буквы, которые появляются после точки в имени файла, которая позволяет вашему компьютеру узнать, какое приложение может открыть файл.

Изображения, видео и аудио файлы:

Вложения электронной почты, содержащие изображения, видео и аудио файлы, обычно считаются наиболее безопасными для открытия.К ним относятся файлы с распространенными расширениями, такими как JPG, PNG, GIF, MOV, MP4, MPEG, MP3 и WAV.

Однако важно отметить, что даже если изображение выглядит безопасным, это может быть замаскированный файл другого типа. Таким образом, вам следует открывать вложение только в том случае, если вы знаете, от кого оно пришло, и вы уже ожидали этого вложения.

Документы Office:

Документы Microsoft Office могут содержать «макровирусы», которые трудно обнаружить, поскольку они написаны на том же языке, что и такие программы, как Word, Excel и PowerPoint.К ним относятся файлы с такими расширениями, как DOC, DOCX, XLS и PPT.

Макрос не будет активирован автоматически, если он не из надежного расположения. Итак, чтобы иметь возможность редактировать документ, вам нужно будет активировать макрос вручную, нажав кнопку «Включить содержимое» в верхней части экрана. Однако Microsoft предупреждает вас не делать этого, «если вы не уверены, что точно знаете, что делает этот активный контент».

Исполняемые файлы:

Один из самых опасных типов файлов, которые хакеры прикрепляют к электронной почте, — это исполняемый файл.Если вы откроете файл этого типа на своем компьютере, он почти наверняка будет содержать вредоносное ПО (также известное как вредоносное ПО).

Если вы работаете на компьютере Mac, вам также необходимо следить за файлами DMG, которые также можно использовать для установки вредоносных программ на ваш компьютер.

Сжатые файлы:

Некоторые сжатые файлы также небезопасно открывать. Самые распространенные из них имеют расширения ZIP или RAR. Сжатый файл обычно содержит несколько уменьшенных файлов, и вы не сможете узнать, что они содержат, пока не откроете их.

Если вы открываете сжатый файл, внутри которого находится EXE-файл, вам следует запускать его только в том случае, если вы точно знаете, что это такое и от кого он пришел.

Никогда не открывать вложения электронной почты с двойным расширением

Иногда вложения электронной почты на первый взгляд выглядят безопасными, но если вы присмотритесь, вы заметите, что имя файла имеет два расширения. Например, имя файла может выглядеть как изображение, но имеет имя «file.jpg.exe». Это означает, что это не файл JPG, а файл EXE, потому что последнее расширение в конце имени файла имеет значение.

Любой файл с двойным расширением, скорее всего, является вирусом, и вы никогда не должны открывать его из соображений безопасности. Если вы хотите убедиться, вы можете сначала отсканировать его. Вот как:

Как сканировать вложение электронной почты в Windows 10

Чтобы сканировать вложение электронной почты на компьютере с Windows 10, загрузите файл, но не открывайте его. Затем щелкните файл правой кнопкой мыши и выберите Сканировать с помощью Microsoft Defender. Когда сканирование будет завершено, вы увидите результаты в верхней части окна настроек.

Что делать, если вы открыли опасное вложение

Если вы случайно открыли вложение с опасным расширением файла, вам следует немедленно изменить свой пароль электронной почты.Вам также следует связаться со своим банком или компанией-эмитентом кредитной карты и сообщить им, что произошло, чтобы они были начеку на предмет подозрительных списаний с ваших счетов.

Сразу после открытия опасного вложения следует запустить антивирусное программное обеспечение вашего компьютера. В противном случае вам следует загрузить и установить на свой компьютер антивирусное программное обеспечение. Чтобы узнать больше, ознакомьтесь с нашим списком лучших антивирусных программ для ПК с Windows. Если вы считаете, что ваш компьютер все еще заражен вирусом, ознакомьтесь с нашим руководством по удалению вредоносных программ с компьютера с Windows 10.

Как отсканировать документ для отправки по электронной почте с помощью iPhone iPad? — Еженедельное приложение для iOS

Есть разные способы отсканировать документ для отправки по электронной почте. Вы можете сканировать свой документ с помощью автономного сканера или многофункционального принтера. Но самый простой способ сделать это — использовать свой мобильный телефон или планшет для сканирования документов. Таким образом вы можете сканировать документ для отправки по электронной почте без использования компьютера, принтера или сканера. Вы можете сканировать документы на iPhone iPad, а затем отправлять электронную копию бумаги в формате PDF по электронной почте.Разве это не удобно? Представьте, что вы куда-то уезжаете из офиса или в отпуске, когда вам нужно отправить кому-то какие-то личные или деловые документы. И у вас нет доступа к компьютеру, сканеру или принтеру, у вас есть iPhone или iPad, которые вы всегда носите с собой. Затем вы можете достать свой iPhone из кармана, использовать iPhone в качестве портативного сканера, чтобы отсканировать документ в PDF с помощью iPhone . Вы сможете использовать iPhone, iPad или iPod touch для сканирования любого бумажного документа, квитанции, книги и т. Д., А затем отправить отсканированные документы по электронной почте с iPhone iPad.Если вы хотите попробовать, выполните следующие действия.

Как отсканировать документ для отправки по электронной почте с помощью iPhone iPad?

Предварительные требования для сканирования документов для отправки по электронной почте в пути:

В этой демонстрации мы будем использовать iPad с указанным выше приложением iPhone Scanner Pro. Вы также можете использовать это приложение для сканирования iPhone на всех совместимых устройствах iOS, таких как iPhone 5, iPhone 6, iPhone 7, iPhone 8, iPhone X, iPad, iPad mini, iPad Air, iPad Pro и т. Д. Если вы путешествуете с iPad без сети Wi-Fi или службы передачи данных, вы сможете только сканировать документы на iPad и прикреплять их к электронной почте на iPad, вы можете отправлять отсканированные документы по электронной почте, когда у вас есть подключение к Интернету.

Нажмите, чтобы запустить приложение iPhone Scanner Pro, его главный экран выглядит, как показано ниже. По умолчанию он отображает все отсканированные документы на своем главном экране.

Чтобы сделать новое сканирование или отсканировать документ для отправки по электронной почте, нажмите значок + Добавить в правом нижнем углу, чтобы начать работу. Теперь наведите камеру iPhone или iPad на документ, который хотите отсканировать. Нажмите синюю круглую кнопку сканирования , чтобы отсканировать документ с помощью iPhone или iPad. В этой демонстрации мы используем iPad 2 с относительно низким разрешением камеры.Если вы используете это приложение сканера на недавнем устройстве iOS, таком как iPhone 5, iPhone 6, iPad Mini, iPad Air, iPad Pro, результаты сканирования будут значительно улучшены.

Вы можете сканировать один и тот же документ в рулоне несколько раз, чтобы получить наилучший результат. Вам также будет предоставлен выбор отсканированных документов. Вы можете перетащить границу отсканированного документа, чтобы вырезать, выбрать или сохранить только ту часть, которую хотите сохранить, удаляя ненужную часть отсканированного документа на iPhone iPad.

После того, как вы закончите выбор, сохраните его, и тогда у вас будет возможность сохранить окончательный отсканированный документ на iPhone iPad или поделиться отсканированными документами с iPhone iPad.

Это приложение iPhone Scanner Pro настолько мощно, что поможет вам легко прикрепить отсканированные документы к электронной почте, распечатать отсканированные документы на принтере через iPhone AirPrint, отправить отсканированные документы по факсу с iPhone, загрузить отсканированные документы с устройства iOS в Dropbox, Google Drive, One Drive, Evernote, Box, OneNote и другие службы облачного хостинга.

Нажмите кнопку Поделиться , затем выберите Электронная почта на экране выше, отсканированные документы будут прикреплены к новому электронному письму с вашей учетной записью электронной почты по умолчанию, настроенной на iPhone или iPad.Это может быть Gmail, Yahoo Mail, AOL mail, Hotmail, Live mail или любые другие учетные записи электронной почты. Если у вас не настроены учетные записи электронной почты, ознакомьтесь с этим руководством, чтобы добавить учетную запись Hotmail на iPad iPhone в качестве краткого руководства. Вы можете отправить отсканированные документы с iPhone своим коллегам, клиентам и сотрудникам по электронной почте. Вы также можете отправлять электронные письма с прикрепленными отсканированными изображениями себе в качестве импровизированного решения для архивирования документов. Как только вам понадобится к нему доступ, просто откройте свою электронную почту с любого устройства, которое вам нравится, например мобильного телефона, планшета, ПК, Mac или другого.Это также самый простой способ отсканировать документ на компьютер без принтера или сканера.

Альтернатива сканированию документов — Adobe Scan

Adobe Scan — еще одно отличное приложение для сканирования PDF-файлов для iPhone iPad. Он мощный, простой в использовании и, что самое главное, его можно бесплатно загрузить и использовать без каких-либо ограничений или рекламы. Ознакомьтесь с этим руководством по бесплатному сканированию бумажных документов с помощью iPhone. Что вам нужно, чтобы использовать это бесплатное приложение для сканирования PDF-файлов для iOS, так это ваш собственный адрес электронной почты, чтобы зарегистрировать бесплатную учетную запись в Adobe.

Обновление, август 2019 г .: эта статья была первоначально опубликована в декабре 2015 г. и с тех пор обновлялась. в этом обновлении мы добавили бесплатное приложение для сканирования документов Adobe Scan.

Как использовать свой телефон для сканирования документов

Вы можете обнаружить, что время от времени, когда вы находитесь в поле, возможно, дома или в офисе клиента, вам нужно сделать копию документа, но вы этого не сделаете. есть сканер.

Может быть, вам нужно сохранить копию заявления на получение медицинской помощи, квитанции, аннулированного чека. Не забывайте, что если у вас есть смартфон, вы можете просто сфотографировать документ, и он будет сохранен на вашем телефоне в виде действительно четкой копии, и, кстати, качество будет намного лучше, чем у факса. .

Если вы в настоящее время вообще сохраняете электронные копии документов, вы знаете, что лучше всего сохранять их в формате PDF, чтобы любой, кому вы его отправляете, мог открыть его.Существует множество различных приложений, которые могут создавать PDF-файлы, но одно, которое, как мне кажется, хорошо работает на iPhone, называется Genius Scan (также доступно для Android).

Допустим, я заполняю бумажную заявку, и мне нужна копия для моих записей, и мне нужно отправить ее своему помощнику, чтобы добавить в нашу систему управления агентством.

Сделать фото

Все, что я делаю, это открываю Genius Scan и нажимаю на значок камеры. Я кладу телефон и делаю фото.Вокруг документа появится оранжевый контур. Я могу захватить каждый угол оранжевого контура и отрегулировать край приложения так, чтобы он получился идеальным прямоугольником, когда я закончу.

Сохраните PDF

Как только меня это устраивает, я могу нажать «Сохранить», щелкнуть заголовок и переименовать файл, чтобы потом знать, что это за файл. Например, я мог бы назвать его «Приложение CSI — Фергюсон». Другой параметр, который я хотел бы изменить, — это размеры страницы. Я знаю, что это документ формата Letter, поэтому выберу его на случай, если когда-нибудь захочу его распечатать.Таким образом, мы знаем, что он поместится на обычном листе бумаги.

Отправьте на свой компьютер

Следующий шаг — мне нужно загрузить его на свой компьютер. Я могу отправить его себе или своему помощнику по электронной почте, или есть несколько других вариантов, которые вы можете сделать, если купите платную версию Genius Scan , например, загрузив ее в облачную службу хранения, например Evernote или Dropbox .

Я собираюсь использовать электронную почту, но имейте в виду, что вы не должны отправлять по электронной почте документы, содержащие номера социального страхования вашего клиента — это нарушение HIPAA .Поэтому выберите метод, который поможет вам оставаться в курсе, в зависимости от типа создаваемого документа.

Безопасность электронной почты

Отправить что-либо по электронной почте — это все равно, что положить это на открытку. Это просто небезопасно, и любой, кто обладает базовыми навыками взлома, может его прочитать. Так что будьте осторожны с тем, что вы включаете в сообщения электронной почты.

Теперь, когда я проверяю свою электронную почту на своем компьютере, PDF-файл присутствует в виде вложения, который открывается в Adobe Reader или Acrobat (или в любой другой программе, которую ваш компьютер использует для PDF-файлов).Имея цифровую копию на моем компьютере, я могу сохранить ее, распечатать, добавить в свою систему управления агентством или сделать с ней все, что мне нужно.