Как правильно написать электронное письмо: Как правильно начать и закончить деловое сообщение в электронной почте

Содержание

Как правильно писать электронное письмо

Иногда, когда я открываю новое письмо по работе, у меня создаётся впечатление, что человек писал и плакал. И совсем не хотел отправлять это письмо, но его заставили. И уж точно он не ждёт на это своё письмо ответ.

Много раз видела в комментариях под постами с предложениями работы в инстаграме сообщения типа: «Почему вы не отвечаете на письма?» Видимо, потому что вы так написали своё письмо, что на него не хочется отвечать)) Я на подобные письма тоже не отвечаю. Потому что если человек пишет мне письмо «для галочки», то я уже явно не хочу с ним работать.

Вообще я из тех людей, которые считают, что все вокруг знают всё не хуже меня. И если я понимаю какие-то очевидные вещи, то и окружающие тоже это понимают. Поэтому иногда, когда мне приходят письма, я немножко не понимаю…
Иногда люди вроде просят у меня что-то, но пишут так, как будто я им должна.

А иногда пишут так, как будто с них берут плату за каждое слово, как в телеграмме.

И они экономят. Поэтому из их письма ничего непонятно. «Привет! Дизайнер Глафира Цветкова делает очень классные украшения! Их хвалит стилист Юлиана Потапьева». Ээээ… Круто, чо. Поздравляю! Но от меня-то вы чего конкретно хотите? Напрашивается вывод, что главное ваше желание – чтобы я вам ответила и поговорила с вами за жизнь. Или чтобы я всё бросила и пошла искать в интернете, кто такие Глафира и Юлиана. Или, может быть, вы просто хвастались?

Я, кстати, совсем не против получать письма. Я даже очень это люблю. И очень люблю и ценю, когда сами дизайнеры или их друзья, или поклонники пишут нам в журнал об украшениях и аксессуарах и представляются. Частенько бывает, что дизайнеры эти реально крутые, и я с удовольствием о них пишу.

И вот после сотого письма «ни о чем», я подумала: а, может, действительно люди просто не в курсе, как нужно писать электронное письмо, чтобы на него ответили?

Если кому надо, то я расскажу!
(конечно, не берусь гарантировать, что на письмо такого вида ответит, скажем, ВВП, но я отвечу точно!)

Итак, начнём.

1. Тема — это важно!
В теме письма не должно быть пусто. Там должна быть кратко указана собственно тема, то, зачем вы пишите вообще. «Резюме», «вопросы к интервью», «Публикация на…», «хочу в ваш журнал», «мои реквизиты».

Если это не еженедельная рассылка и не коммерческое предложение, то тут не стоит цель придумать какой-то цепляющий заголовок, который заинтересует человека и заставит его открыть письмо. Чаще всего тема нужна, чтобы потом в ворохе писем было проще найти нужное, не открывая все подряд. Ну, и чтобы письмо с пустой темой с незнакомого адреса не отправили в спам, не открывая.

2. Приветствие
Это удивительно, но почему-то мало кто здоровается в письмах. Конечно, если это уже переписка и диалог, то каждое письмо с «привет» начинать необязательно. Но если это ПЕРВОЕ письмо, да ещё незнакомому человеку, да ещё по работе… В общем, вежливость никто не отменял.

А вот «привет» это будет, «добрый вечер» или «здравствуйте», на мой взгляд, уже второстепенно.

Тут уж, смотря кому, кто и зачем пишет.

(Пожалуйста, не используйте «доброго времени суток»)

3. Представиться
Конечно, в конце письма у многих стоит автоматическая подпись. Однако, если это первое письмо, всё же лучше кратко представиться в самом начале, чтобы у человека сразу появилось к вам личное отношение. В противном случае он ещё долго будет думать, что читает какую-то авторассылку и вообще не понимает, что к чему.
Я, например, подобные письма начинаю с фразы «меня зовут Елена, я представляю журнал об украшениях и аксессуарах little-thing.ru».

4. Откуда у вас адрес
Если человек не публиковал свои контакты в открытом доступе, то лучше сразу ему сообщить, кто его сдал. Да и упоминание общего знакомого располагает к дружелюбному общению.
«Ваш адрес мне дал Вася Петров», «Нашла вас в инстаграме», «Увидела ваш пост в сообществе…» — и получаетель сразу понимает, что его координаты вы не купили на черном рынке, и его не продал его же банк или сотовый оператор. Получатель сразу понимает, что вы практически «свой».

5. Рассказать о себе подробно (но без фанатизма)

Тут уже можно представить себя более конкретно и приложить ссылки на все свои сайты, работы, портфолио и всё то, что может вас положительно охарактеризовать. Нужно ведь, чтобы на письмо ответили, а значит надо показать себя в самом выгодном свете.

6. Зачем вы пишите вообще?
Когда вы представились, и всё о себе рассказали, пора переходить к сути и четко написать, что вам нужно.
Хочу фотосессию, хочу у вас учиться, хочу в ваш журнал…
Формулировки, конечно, зависят от того, что и кому вы пишете. Если письмо сильно официальное, то вместо «хочу» уместнее будет написать: «Буду Вам очень благодарна, если вы расскажете, как можно записаться на ваши курсы».

Но если на том конце ваш ровесник и вы точно знаете, что вы на одной добродушно-простой волне, то и писать можно по-человечески. По-человечески, даже лучше.

7. Попрощаться
Часто с этим пунктом отлично справляется автоподпись. Мол, с уважением, Маша Иванова. Но если вам нужно какое-то конкретное действие (чтобы вам перезвонили или ответили до такого-то числа, или ещё что-то), то об этом обязательно стоит упомянуть.

В итоге, если пробежаться по пунктам, то хорошее письмо получается таким:

1. дизайнер Маргарита Сивакова. Хочу в ваш журнал!
2. Здравствуйте!

3. Меня зовут Маргарита Сивакова, я дизайнер украшений.
4. Я искала в интернете статьи про бижутерию и нашла ваш журнал. А в нём ваш адрес и сообщение о том, что вам можно написать!
5. Я делаю украшения в технике суньтуньдай уже 100500 лет. Мои работы можно посмотреть тут тут и тут.
6. Расскажите, пожалуйста, на каких условиях вы публикуете в журнале информацию о дизайнерах?
7. Очень жду ответа! С уважением……

Вроде всё так просто, но на деле почему-то не все так делают))

А по поводу дальнейшей переписки, кстати, есть ещё 2 бонуса.

I. НИКОГДА НЕ УДАЛЯЙТЕ ИСХОДНОЕ ПИСЬМО! Пусть там будет огромная лента тянуться, но гораздо удобнее, когда вся длинная переписка в одном письме. И ты можешь найти нужный телефон или реквизиты, просто открыв последнее входящее, а не перерывая всю переписку в поисках того самого грёбаного письма.

II. ВСЕГДА ПИШИТЕ СВОЙ ОТВЕТ НАВЕРХУ! Как раз из-за того, что ниже тянется огромная лента. И когда ты получаешь письмо, пролистываешь всю эту чертову ленту вниз, а там видишь просто «ок», хочется забанить отправителя навеки.

Вот.
Мне кажется, я идеальный письмописец. А как вы пишите электроные письма, друзья?

_______________________________________________________

Присоединяйтесь ко мне

в Instagram!

_______________________________________________________

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям, нажав на кнопки социальных сетей ниже!

Как правильно заканчивать электронные письма, чтобы получить больше шансов на положительный ответ

Электронные письма давно уже стали важной и неотъемлемой частью современной жизни. Независимо от того, отправляете ли вы электронные письма друзьям или по работе, факт остается фактом: вам приходится иметь дело с ними достаточно часто.

♥ ПО ТЕМЕ: Что читают миллиардеры? 10 любимых книг руководителей мировых корпораций.

Именно поэтому необходимо уделять внимание тому, что собой представляет ваше электронное письмо. На его оформление приходится тратить время. Также нужно подумать о том, как правильно закончить написание электронного письма.

Ниже мы рассмотрим наиболее удачные варианты подписей к е-мейлам, которые лучше всего подойдут для профессиональной поддержки коммуникаций. Также мы поговорим о том, почему так важно иметь подпись в е-мейле, отправленном в бизнес-целях.

♥ ПО ТЕМЕ: 50 примеров плохого дизайна.

Необходимость в хорошем окончании электронного письма

Есть несколько причин, по которым вам нужно правильно заканчивать свое электронное письмо:

Отсутствие надлежащей подписи может показаться грубым или панибратским.
Если вы отправляете электронное письмо в опубликовавшую вакансию компанию, есть большая вероятность, что сообщение попадет в руки соответствующему менеджеру по персоналу. Вам требуется показать неизвестным третьим лицам свой профессионализм.
Хорошая подпись в электронном письме также может увеличить ваши шансы на получение ответа. Призыв к действию, например, «Благодарю Вас, что нашли время на чтение моего резюме. С нетерпением буду ждать вашего ответа», может действовать как некая подсказка.

Когда вы оформляете подпись электронного письма, правильный формат должен быть примерно таким:

Закрывающая строка. Обычно в ней выражается какая-то благодарность или призыв к действию.
Заключительное приветствие, такое как «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» или «Искренне Ваш». Тип вашей подписи в электронном письме зависит от его контекста и длины цепочки писем.
Ваше полное имя под заключительным приветствием. Это позволит понять, кто отправляет электронное письмо.
В конце подписи вы должны оставить информацию о своих контактах. Это может быть е-мейл, ссылка на веб-сайт и социальные сети (если применимо), номер телефона и т.д. Это даст читающему письмо человеку информацию о дополнительных способах связи с вами.

♥ ПО ТЕМЕ: Как создать отдельную подпись для каждого E-mail ящика, на iPhone или iPad.

Примечание. Обратите внимание на то, какой тип подписи электронной почты соответствует вашему стилю общения. Заключительные фразы должны отражать ситуацию с точки зрения профессионализма и тона. Они также должны звучать аутентично для вас и вашего «голоса».

♥ ПО ТЕМЕ: Как посмотреть, какие запросы вы вводили в поиск Google и при желании удалить их или запретить отслеживание.

Различные типы подписей электронной почты и когда уместно их употреблять

Прежде чем выбрать более подходящую подпись, используйте следующие подсказки, чтобы выяснить, какой тон вы должны задать в своем письме.

Вы контактируете с новым бизнес-партнером?
Допускает ли ваш получатель неофициальный стиль общения?
Вы знаете человека, с которым напрямую связываетесь?
Общались ли вы по электронной почте с ним раньше?

Разные виды бизнеса требуют разных стилей общения по электронной почте. Всегда безопаснее действовать профессионально и официально, но, с другой стороны, вы рискуете звучать слишком сухо и жестко и не обрести личный контакт.

Вам также нужно определиться с длиной подписи вашего электронного письма. Например, вводный е-мейл потребует более глубокого призыва к действию. Письменное общение с вашими коллегами может быть неформальным.

♥ ПО ТЕМЕ: Почему вы должны планировать жизнь на годы вперед.

Универсальные способы закончить электронное письмо, которые работают

С наилучшими пожеланиями

Любое использование слова «наилучший» обычно является безопасной ставкой. Это обычная электронная подпись, подходящая как для обычных, так и для официальных случаев.
Тем не менее, исследование статистиков показало, что эта подпись имеет более низкое, чем в среднем, число ответов. Так что имейте это в виду, когда вы используете «С наилучшими пожеланиями».

В общем виде такого рода подпись электронной почты будет выглядеть примерно так:

С наилучшими пожеланиями, ФИО

С уважением

«С уважением», это еще один распространенный способ завершить электронное письмо. Такая подпись хорошо подходит к официальным деловым ситуациям.
«С уважением» будет хорошим способом завершить электронное письмо, если вы подаете заявление на новую работу в компании. Это делает акцент на вашем искреннем желании сотрудничать.
Вы также искренни в своей надежде услышать ответ от другого человека. Таким образом, это выглядит естественно.

В общем виде, письмо будет заканчиваться примерно так:

С уважением, ФИО

Всего хорошего

«Всего хорошего» рискует показаться слишком жестким. Если вы отправляете электронное письмо кому-то в официальной деловой ситуации, то «Всего хорошего» (Всего доброго) окажется уместным.

Такая подпись электронного письма будет выглядеть, как

Всего доброго

С уважением, ФИО

Другие распространенные способы завершить электронное письмо:

Удачного дня
С благодарностью
С самыми теплыми чувствами

Еще раз напомним о том, что надо соответствовать настроению и тону корреспонденции, когда дело доходит до выбора подписи в электронном письме, которая сработает лучше всего. Эти внешние факторы смогут повлиять на ваш успех.

♥ ПО ТЕМЕ: Правило 5 / 25 от Уоррена Баффета — выделяем самые важные дела в жизни.

Об использовании слова «Спасибо»

Несмотря на то, что просто «спасибо» в подписи кажется хорошим способом получить ответ, на самом деле есть противоречивые сообщения об общей эффективности такого варианта. Фактически, «Спасибо» может показаться случайным и неуместным, особенно, во вступительном письме. Лучше всего соответствовать требуемому стилю речи и манере общения, чтобы ваше «Спасибо» действительно выглядело уместным.

♥ ПО ТЕМЕ: У кого больше всех подписчиков в Инстаграм – 40 самых популярных аккаунтов.

Распространенные способы завершить письмо, которые не работают

Мы также должны рассказать о нескольких способах, которыми вы никогда не должны заканчивать свое электронное письмо.

Ваш друг или Искренне Ваш.

Если это не личное письмо или послание вовсе не вашему другу, то такая подпись выглядит неискренне. «Искренне Ваш» звучит очень уж неформально для большинства деловых переписок.

Отправлено iPhone.

«Отправлено с iPhone» может восприниматься или устаревшей шуткой, или желанием похвастаться обладанием статусным смартфоном, или признаками технической безграмотности (лени), которая не позволяет изменить личную подпись, установленную по умолчанию. Такая подпись в любом случае выглядит безвкусно и неуважительно.

Берегите себя.

Специалисты по коммуникациям считают, что фраза «берегите себя» может вызвать беспокойство у получателя электронного письма. Такие слова подсознательно внушают человеку, что с ним что-то не так, у него есть скрытые проблемы со здоровьем. Это приведет к снижению уровня отклика.

♥ ПО ТЕМЕ: 74 здоровые привычки для хорошего самочувствия, здоровой психики и отличных отношений.

Важность подписи электронной почты

Как мы уже упоминали, в конце профессионального составленного электронного письма должна быть поставлена подпись. Мы уже говорили о том, что вы должны включить в эту подпись, но мы хотим подчеркнуть, что этот элемент письма важен. По сути, подпись – ваше публичное лицо. Именно на ее основе другие люди сформируют свое первое впечатление о вас, особенно, если вы работаете удаленно.

Думайте о хорошей электронной подписи, как о выборе одежды для похода на собеседование. Вы должны сделать все возможное, чтобы пройти его. Худшее, что вы можете сделать в такой ситуации, это выглядеть неряшливо, как внешне, так и в поведении.

♥ ПО ТЕМЕ: Как правильно произносить Xiaomi на русском и что обозначает это слово.

Электронные письма являются важной частью нашей профессиональной жизни. К сожалению или к счастью, с ними нам всегда приходится иметь дело. Но с общим удачно подобранным шаблоном для электронных писем вы сможете составлять их быстрее.

Смотрите также:

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной. Если письмо частное, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала бы электронную почту. Следует отметить, что в обычной деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля. В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

Адрес и имя отправителя.
Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).
Важность письма (это при необходимости).
Тема письма.
Приложение.
Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра..

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».

Если отвечая на чье-либо электронное письмо, вы меняете основную мысль диалога, изменяйте соответственно и Тему, а лучше начинать обсуждение нового вопроса созданием нового письма.

Правило 5. Во избежание преждевременной отправки адрес получателя вставляйте только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательней с кнопкой «Отправить»: убедитесь, что посылаете письмо тому, кому хотели.

Правило 6. Обязательно пишите приветствие, состоящее из приветственного слова и имени получателя, перед основным текстом письма. Некоторые пользователи считают, что приветствие в электронном письме не нужно писать, поскольку это якобы бессмысленный пережиток бумажной почты, что оно не несёт в себе никакой значимой информации и содержит лишь дежурные слова.

Приветствие несёт в себе информацию о воспитанности того, кто составляет письмо. В качестве приветствия используйте следующую форму обращения: «Добрый день, уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата!» или «Уважаемый (уважаемая) + имя, отчество адресата, здравствуйте!» и только после этого переходите к цели Вашего сообщения.

В Европе принято всегда обращаться «Dear Sir/Madam» или менее формально, особенно, если Вы знакомы с адресатом, «Dear + имя». В США, где темп жизни и переписки более интенсивный, электронное письмо начинается с обращения, состоящего из имени и короткого «Hi + имя». В русском языке восклицательный знак ставится после обращения в письменной форме в любом жанре переписки: деловой, частной, официальной и т. д., в то время как в английском языке во всех этих жанрах ставится запятая.

Правило 7. Правильно структурируйте свое письмо. Поскольку чтение c экрана монитора гораздо сложнее, чем чтение бумажного носителя. Разбивайте текст письма на логические абзацы. Старайтесь, чтобы предложения содержали не более 15-20 слов. Отделяйте абзацы друг от друга отступом или пустой строкой.

Правило 8. Будьте краткими и выражайте мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помните об ограниченном времени потенциального читателя. Начните с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.

Правило 9. Прежде чем приступить к написанию письма, присоедините вложение. Сколько раз приходилось получать письмо, целью которого была пересылка вложения, без этого самого вложения?! Такая беспечность может не лучшим образом отразиться на Вашей деловой репутации.

Правило 10. Когда Вы пишите кому-либо в первый раз, не прикрепляйте никаких вложений. Если Вы всё же посылаете какое-то вложение без согласования с получателем, то обязательно напишите в тексте письма, что это за файл. Не присоединяйте вложения размером более 5Мбайт, так как возможна такая неприятная ситуация: Вы перешлёте свой файл на почтовый сервер за секунду, а Ваш адресат будет скачивать его целый час.

Правило 11. Составляя ответное письмо, отвечайте на ВСЕ заданные Вам вопросы. Если Вы затрудняетесь ответить, то так прямо и напишите.

Правило 12. Прежде чем отправить письмо, проверьте орфографию, грамматику и пунктуацию. Тот факт, что электронная почта — быстрый способ связи, вовсе не означает, что она должна быть небрежной. Стройте свои фразы возможно более грамотно с точки зрения орфографии и грамматики. Это важно не только потому, что неграмотно написанное письмо может испортить впечатление о Вас, и потому, что очень трудно читать текст без запятых и точек.

Правило 13. На электронные письма обязательно нужно отвечать. Электронная почта — это связь с другими людьми, и немного вежливости никогда не повредит. По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если Вам необходимо более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причины задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтвердите, что вложение дошло и нормально открылось. При получении писем от неизвестных людей можно на них не отвечать. Их можно удалять, не читая. При получении незатребованного письма с присоединенным файлом следует удалить файл, не распаковывая: скорее всего — это источник компьютерного вируса.

Правило 14. Не запрашивайте уведомление о прочтении. Можно после текста основного письма и перед Вашей подписью написать следующую фразу: «Прошу подтвердить получение письма ответным письмом или по указанным ниже телефонам».

Правило 15. В тексте сообщения никогда не надо использовать прописные буквы. ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ, рассматривается как крик. В лучшем случае его относят к неграмотности в вопросах сетевого этикета. Это может вызвать раздражение или другую нежелательную реакцию у Вашего читателя.

Правило 16. Никогда не сообщайте конфиденциальную информацию посредством электронной почты. Будьте очень осторожны при пересылке номеров своих банковских карт или другой конфиденциальной информации в тексте электронного письма. Электронная почта при пересылке может быть перехвачена и использована в корыстных целях. Кроме того, посланное Вами электронное письмо навсегда остается в памяти компьютера.

Правило 17. Не злоупотребляйте аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте старайтесь не использовать такие аббревиатуры как BTW (by the way) или LOL (laugh out loud), также так называемые смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны в деловой переписке, тем более что получатель письма может не знать их значение.

Правило 18. В конце письма обязательно ставьте свою подпись. Подпись — это небольшой блок текста, добавляемого в конец Ваших сообщений, который идентифицирует Вас и содержит Вашу контактную информацию. Делайте подпись краткой: не более четырех-семи строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Включайте в нее несколько возможных способов связи с Вами (обычно это номера телефонов и факса), а также ссылку на сайт Вашей компании.

По материалам статей:

1. 32 most important email etiquette tips.Emailetiquette. [Электронный ресурс] http://www.emailreplies.com/ Проверено 19.09.2015.

2. Top 26 Most Important Rules of Email Etiquette. [Электронный ресурс] http://email.about.com/od/emailnetiquette/tp/core_netiquette.htm Проверено 20.09.2015.

Материал подготовлен Шутилиной Л.А., методистом ГМЦ ДОгМ

Как написать формальный email на английском?

Каждый студент, собирающийся жить и учиться за рубежом, рано или поздно сталкивается с необходимостью написать формальное электронное письмо на английском языке. В частности, это может быть email, адресованный представителям иностранного университета или потенциальному работодателю за рубежом.

Как бы там ни было, навык написания официальных писем и обращений на английском языке обязателен в современном мире и вдвойне полезен тем, кто планирует учиться за границей!

Ниже вы найдете простую и понятную инструкцию, которая поможет вам составить отличный формальный email на английском языке.

Есть вопросы? Задайте их университетам!

Как написать рекомендательное письмо

Мотивационное письмо в университет

Несколько слов о внешнем виде письма…

Внешний вид делового письма часто не менее важен, чем его содержание, ведь, как известно, — встречают по одежке!

Во-первых, не стоит перегружать письмо большим количеством знаков препинания, включая точки и запятые. Будьте лаконичны и точны в высказываниях. Отдельно отметим, что при написании текста на английском языке не следует пользоваться правилами пунктуации русского языка.

Во-вторых, крайне важна структура email-сообщения. Для формального письма лучше всего подходит блочная структура, при которой весь текст делится на строго определенные смысловые фрагменты (абзацы). Такой текст легче воспринимать, а его чтение и осмысление занимает гораздо меньше времени.

Далее речь пойдет о том, как правильно разделить текст на блоки, выдержав его в стилистике формального общения.

Структура письма

Составляя формальный email, следует разделить его на следующие части: приветствие, причина обращения/отсылка к предыдущему контакту, основное послание, завершение письма, подпись. Учитывая деловую стилистику, каждый блок письма должен быть выдержан в соответствующей манере и содержать уместные формулировки…

Приветствие

Формальное приветствие в английском языке выглядит следующим образом:

В случае обращения к неизвестному получателю

— Dear Sir/Madam

— Dear Sir or Madam

В случае обращения к конкретному получателю

— Dear Mr/Ms Jones

— Dear Dr Smith

Полезные советы

В обращении не принято использовать имена, только фамилии
Обращение к женщине «Ms» более уместно, чем «Mrs», поскольку подходит и замужним и незамужним женщинам

Причина обращения/отсылка к предыдущему контакту

Продолжение письма зависит от того, в каких обстоятельствах вы его пишите.

В случае если вы впервые обращаетесь к данному лицу, в начале текста стоит кратко объяснить, кто вы, а также причину обращения.

Перейти к причине обращения можно следующим образом:

— I would like to clarify… — я бы хотел прояснить…

— I kindly ask you to… — я любезно прошу вас

— I am writing to enquire about/ to apologize for/ in connection with/ get more details about/ explain… — я пишу вам, чтобы узнать о/ извиниться за/ в связи с/ узнать детали о/ объяснить…

Если вы уже общались с данным лицом, имеет смысл сделать отсылку к предыдущему контакту. Сделать это можно следующим образом:

— Thank you for your message – спасибо за ваше сообщение

— Thank you for your e-mail of… – спасибо за ваше электронное письмо от (дата)…

— I am writing with regard to… — я пишу вам в связи с…

— In compliance with your request… — выполняя вашу просьбу…

— Further to our conversation/ telephone talk… — в продолжение нашей беседы/ телефонного разговора…

Полезные советы

Составляя данную часть письма, помните, что именно из нее получатель должен будет понять, кто вы и зачем пишите

Основное послание

Основной текст является центральной частью письма и несет главный смысл всего послания. Рассмотрим несколько фраз, которые будут уместны в данном блоке:

— Could you please let me know… — не могли бы вы сообщить мне…

— I would appreciate it if you could please send me… — я буду благодарен, если вы вышлите мне…

— Could you possibly… — не могли бы вы…

— I would also like to know… — я также хотел бы узнать…

— Please let me know… — пожалуйста, дайте мне знать…

Полезные советы

Постарайтесь по возможности кратко и лаконично запросить необходимую вам информацию или донести до получателя суть своего сообщения
Избегайте сленга и просторечных выражений

Если вы прикрепляете те или иные файлы к своему email’у, в этой же части будет уместно написать об этом. Например:

— I am attaching my CV – я прикрепляю свое резюме

— I am sending you… — я высылаю вам…

— Please see the statement attached – пожалуйста, ознакомьтесь с приложением

— Please find attached the file you requested – пожалуйста, ознакомьтесь с прикрепленным файлом, который вы запрашивали

Завершение письма

Завершение вашего письма должно быть кратким и емким, а также отражать ваши дальнейшие ожидания от собеседника. Вот несколько примеров:

— I look forward to hearing from you – ожидаю вашего ответа

— Thanking in advance – заранее благодарю

— If you have any questions feel free to contact me — если у вас есть какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться ко мне

Полезные советы

Завершение письма должно быть четким и ненавязчивым, избегайте прямого призыва собеседника к чему-либо, а также давления на него

Подпись

Подпись формального письма состоит из формулы вежливости и вашего имени. В данной стилистике приемлемы следующие формулы:

— Yours faithfully, (если имя получателя неизвестно)

— Yours sincerely, (если имя получателя известно)

— Sincerely Yours,

— Sincerely,

— Yours Truly,

Полезные советы

В ряде случаев, помимо указания своего имени, в подписи также уместно указание вашей должности и компании, в которой вы эту должность занимаете (чаще всего – если речь идет о деловой переписке между представителями двух компаний)

Важные рекомендации

Вот еще несколько важных советов, которым стоит следовать при написании формального письма:

Для деловой переписки лучше использовать простой и понятный email-адрес. В идеале, он должен совпадать с вашем именем и/или фамилией.
Обратите внимание на тему письма. Не оставляйте эту графу пустой, текст в ней должен быть кратким и отражать основную мысль послания.
Обратите внимание на то, что в деловой переписке не принято использовать сокращения. Например, стоит писать «I do not instead» вместо «I don’t» или «they cannot’» вместо «they can’t».
Составляя email для зарубежного университета или работодателя, уделите внимание тщательной проверке текста перед его отправкой. Текст, написанный грамотно, укажет не только на ваш языковой уровень, но и на серьезное отношение к делу.

Если вы хотите учиться в Австралии, Англии, США, Гонконге, Новой Зеландии, Малайзии, Канаде, тогда скачайте бесплатно брошюры университетов в этих странах.

Как написать резюме

Как написать отличное cover letter?

Как составить отличное портфолио

«Прощальные формулировки» в имейле — почему это важно?

Кристин Ро
BBC Capital

14 июля 2019

Автор фото, Getty Images

Слова, которые вы используете, подписывая электронное письмо, значат не меньше, чем его содержание. И могут стоить вам дорого.

Как американка, живущая в Британии, я уже привыкла к тому, что время от времени невольно оскорбляю местных жителей тем, как пользуюсь английским.

Хотя такие оплошности, как pants («трусы» в британском варианте английского, «брюки» в американском английском) вместо trousers, можно быстро исправить, требуется время, чтобы понять: у многих других слов есть свои скрытые значения и оттенки, которые не сразу доступны даже англоязычному, но родившемуся в другой стране.

Одно из таких слов — «Regards» (это слово ставится в конце имейла перед именем отправителя и представляет из себя усеченный вариант Best regards — «наилучшие пожелания». — Прим. переводчика). Это слово я никогда не употребляю в повседневной устной речи, но оно стабильно присутствует в рабочей переписке.

На протяжении многих лет я беспечно писала «regards» в конце всех имейлов — пока в одном из разговоров не выяснилось, что для британца это звучит холодно.

«Kind regards» («с добрыми пожеланиями») или «Best regards» («с наилучшими пожеланиями») — это приемлемо и гораздо теплее. А «Regards» само по себе звучит резковато.

«Когда я жила в Великобритании, я думала, что «Kind regards» — это довольно стандартно, и если бы я захотела сократить его до «Regards», мне было бы неспокойно — а не обижу ли своего адресата», — говорит Лиэнн Стоддарт, поэт и волонтер нескольких норвежских благотворительных организаций. Она родилась в Британии, но еще ребенком переехала в Норвегию.

Когда, уже будучи взрослой, она вернулась в Британию и начала работать в клиентской службе, она испытала культурный шок. Ей понадобилось время, чтобы приспособиться и найти правильный тон с верной степенью официальности в имейлах, которые она рассылала. «Такие слова, как «Regards», повергали меня в панику».

Автор фото, Getty Images

Подпись к фото,

В Нигерии принято заканчивать имейлы религиозным высказыванием — например, «Да благословит вас Господь»

Почему верный тон — это непросто

Порой бывает непросто соблюсти баланс, когда подписываешь имейл. Луиз Иган испытывала это много раз.

Как президент Soho Language Group, помогающей бизнесменам в Нью-Йорке подтянуть английский, она сталкивается с тем, что те, для кого английский неродной, дословно переводят «прощальные» формулировки из своего языка, не придавая значения контексту.

Например, «тысяча поцелуев» — прямой перевод Mille baisers, употребляемого в переписке между друзьями во Франции — звучит тревожаще интимно в рабочем имейле, отмечает она.

Прощание по-английски в электронном письме может выглядеть холодно для тех, у кого родной — арабский. На арабском языке имейлы часто заканчиваются цветистыми выражениями типа مع جزيل الشكر و التقدير (дословно — «Примите изобилие уважения и признательности»).

В сравнительном исследовании корейских и австралийских ученых делается вывод, что такие элементы электронного письма, как его завершение, в действительности влияют на восприятие его людьми из разных стран как вежливое или не очень.

Автор фото, Getty Images

Подпись к фото,

Манера завершать письма во многих странах Европы схожа — часто это один из вариантов «с наилучшими пожеланиями»

Около 40% корейцев в этом исследовании расценили имейлы австралийцев как невежливые, в то время как лишь 28% участников-австралийцев нашли невежливыми имейлы корейцев.

Во многих странах восприятие завершения имейла схоже. Во многих европейских государствах это — тот или иной вариант «наилучших (или дружеских) пожеланий»: Med vänliga hälsningar (Mvh) в Швеции, Med vennlig hilsen (Mvh) в Норвегии, Mit freundlichen Grüßen (MfG) или Liebe Grüsse (LG) в Германии и Üdvözlettel (Üdv) в Венгрии.

Хотя в некоторых культурах сокращения этих пожеланий считаются приемлемыми, в Британии это не так. «Rgds» (нечто вроде ПЖЛН. — Прим. переводчика) как укороченный вариант «Regards» пока не получил распространения, и я ни разу не видела имейла, заканчивающегося «KR» (Kind regards).

В Латинской Америке распространенная форма окончания электронного письма — Saludos/Saudações (примерно то же, что и «Regards») или, если вы хотите звучать менее официально — Un abrazo/Um abraço («обнимаю»).

Однако надо учитывать то, что завершение имейла «объятиями» может показаться неловким представителям тех культур, где ценится сдержанность (например, в Великобритании). Но, скажем, в Бразилии это приемлемо в полуофициальной переписке.

Впрочем, и британцы стали частенько употреблять в конце полуофициальных и неформальных имейлов «xx» («поцелуи»). Похоже, что и они не чураются проявлений физического влечения — главное, чтобы об этом было написано не слишком открыто.

Это «xx» в конце имейла распространено и в США, как и «Cheers» («пока»). Но последнее употребляется лишь иногда — из опасений быть обвиненным в претенциозности. Ну и кроме того, «cheers» — слишком многозначное слово (может означать «спасибо», «ура», «ваше здоровье» и т.д.), так что его присутствие в конце имейла может поставить адресата в тупик.

Почему это важно

«Завершая письмо, мы исходим из таких вещей, как степень нашего знакомства с адресатом и его общественный статус», — объясняет Кен Танн, преподаватель управления коммуникациями Квинслендского университета (Австралия).

Несколько слов в самом конце имейла могут содержать информацию не только о социальном статусе, гендере, динамике отношений и офисной культуре, но и о культуре в более широком смысле.

Автор фото, Getty Images

Например, в Нигерии общепринято заканчивать имейл на религиозной ноте — например, различными вариантами «Stay blessed» («Будьте благословенны»).

Инносент Чилува, возглавляющая факультет иностранных языков в Ковенантском университете в Нигерии, подчеркивает, что такие окончания имейлов — по сути молитвы. И в имейле из Нигерии окончание может быть более важным, чем начало.

Это относится ко многим нигерийским имейлам, независимо от того, на каком языке они написаны. «Формулировки, употребляемые в таких имейлах, есть ни что иное, как прямой перевод (например, на английский) с языков коренных народов Нигерии, в том числе и с пиджин», — объясняет Чилува.

Иногда то, как нигерийцы заканчивают свои письма, может произвести совсем не то впечатление, на которое они рассчитывают, и даже испортить карьеру.

Фарук Кпероги, ведущий блог о нигерийском английском и нигерийской культуре на сайте Notes from Atlanta, приводит в пример случай с одним нигерийским профессором, который завершил письмо коллеге из США, с которой до этого не встречался, фразой «Надеюсь вскоре прочитать ваш ответ».

Однако американскому профессору такое окончание имейлов встречалось только в печально известных «нигерийских письмах» (распространённый вид мошенничества, когда у получателя просят помощи в финансовых операциях, обещая потом вернуть гораздо более крупную сумму. — Прим. переводчика).

Американка решила, что имейл нигерийского профессора — фейк, и отозвала свое предложение представить его своим коллегам.

В нигерийском же варианте английского это выражение абсолютно приемлемое. И весьма прискорбно, что большинство англоговорящих впервые сталкивается с нигерийским английским (по оценке Кпероги, самым быстрорастущим неродным вариантом английского) именно в «нигерийских письмах».

Автор фото, Getty Images

Подпись к фото,

Если вы работаете на неродном для себя языке, вам обычно требуется некоторое время, чтобы понять все тонкости этикета деловой электронной переписки

Добавить индивидуальности

Важность культурных ориентиров вовсе не означает, что для проявления индивидуальности нет места. Один мой знакомый, работающий в Голивуде, подписывает свои имейлы «LTD» (‘Living the dream‘, «живу, как мечтал», «мечты сбылись»).

А то, как завершает письма кенийский шеф-повар Нжати Кабуи, — и профессионально, и политически оправдано — «Eat well» («Питайтесь хорошо»).

По словам Кабуи, «большинство кенийцев завершает деловые имейлы в типично колониальном стиле» — чисто британскими выражениями «Искренне ваш» и «Всего наилучшего», а он, Кабуи, решил произвести деколонизацию во всем, даже в стиле электронных писем.

Ну и конечно, популярность той или иной формулировки зависит от того, к какому поколению вы принадлежите.

Розена Кроссман, парижская журналистка, отмечает, что во Франции bonne journée — хороший выбор в переписке профессионалов. Это пожелание хорошего дня, только без привкуса службы поддержки пользователей.

«Оно постепенно переросло в belle journée [«прекрасного дня»], что вполне в духе миллениалов-инфлюенсеров».

Ну а если вас угнетает сама необходимость выбирать правильную формулировку из большого количества вариантов и вам хочется поскорее уж нажать на кнопку «послать», можете взять пример с некоторых китайцев, которые вообще не сопровождают собственную подпись никакими словами.

Однако что бы вы ни выбрали, следует позаботиться о том, чтобы не оставить вашего адресата в недоумении. Как это случилось со мной, когда я впервые получила имейл, заканчивающийся причудливо — «TTFN».

Те из вас, кто хорошо помнит книги о Винни-Пухе на английском языке или знакомы со стилем британской военной связи, расшифруют это сразу (сокращение «ta ta for now«, «пока-пока», «до встречи». — Прим. переводчика). Но мне пришлось поломать голову…

Прочитать оригинал этой статьи на английском языке можно на сайте BBC Capital.

6 советов, чтобы ваше электронное письмо прочитали и поняли — Work.ua

Знание того, как написать электронное письмо коллеге, деловому партнеру, клиенту или работодателю, — важный навык. Следуйте этим рекомендациям по написанию деловых писем, чтобы сохранить свой профессиональный имидж.

В современном мире большая часть делового общения ведется через электронную почту. Советы Work.ua о том, как написать профессиональное электронное письмо помогут вам правильно донести информацию даже через электронную почту, показать себя, отличным профессионалом и, возможно, продвинуться по карьерной лестнице.

Указывайте тему письма

Перед тем, как отправить электронное письмо работодателю, коллеге или деловому партнеру, стоит добавить в него информативную тему. Она сразу дает получателю представление, о чем пойдет речь в письме, в чем цель вашего послания и насколько это срочно.

Наиболее эффективные темы — это призывы к действию, которые сообщают получателям именно то, что вам нужно от них.

Письма с незаполненной строкой темы могут принять за спам и в конечном итоге удалят или проигнорируют, так и не прочитав само сообщение.

Используйте правильное приветствие

После темы получатель увидит ваше приветствие.

Неправильное приветствие может даже оскорбить получателя. Например, неправильное указание имени, его неправильное написание или неправильное название компании возведет между вами и получателем невидимую стену, через которую будет очень сложно достучаться.

Кроме того, используйте правильный уровень формальности, основанный на вашем знакомстве с получателем. Вы можете использовать «Привет», когда пишете коллеге. Но для потенциальных клиентов или других профессиональных контактов безопаснее начинать с «Здравствуйте».

Также стоит избегать «Доброго времени суток» — это приветствие уже давно получило плохую репутацию. И может расстроить получателя не хуже неверного имени.

Ближе к делу

Рабочие письма должны быть краткими и понятными. Люди ежедневно просматривают множество электронных писем. Если вы долго не переходите к сути дела, адресат может до нее просто не дочитать или потеряться в дебрях ваших разъяснений.

Будьте беспощадны во время редактирования писем: используйте короткие простые предложения и исключите из текста «слова-наполнители» и ненужные пояснения. Также лучше избегать сленга и смайликов в переписке по электронной почте (при этом в общении с близким коллегой в мессенджере они допустимы, а некоторыми исследователями даже приветствуются).

Отправлять рекомендуется электронные письма длиной в два абзаца.

Оформление

Что касается шрифта, то безопаснее использовать классические шрифты, такие как Arial и Times New Roman. Цвет текста также лучше взять спокойный — черный или синий. И избегать использования трудно читаемых или игривых шрифтов и цветов, таких как розовый и зеленый.

Не злоупотребляйте жирным шрифтом и восклицательными знаками, не пишите письма со включенным Caps Lock. Сплошные заглавные буквы заставят вас выглядеть раздраженными и перевозбужденными, читателю покажется, что вы кричите на него.

Не забудьте о подписи

Перед отправкой также обязательно убедитесь, что на вашем электронном письме есть подпись, в которой указано ваше полное имя, должность, контактные данные и логотип компании. Это позволяет получателю позвонить вам, если это необходимо.

Сохраняйте важные письма

Всегда сохраняйте отправленные копии ваших электронных писем, поскольку вы никогда не знаете, когда эта информация может потребоваться. Иногда вам может потребоваться предоставить юридическое подтверждение того, что вы отправили электронное письмо (например, при обработке жалоб от клиентов).

Бонус: как написать письмо будущему работодателю

Сопроводительное письмо или переписка с работодателем, которая следует за отправкой резюме, знакомством по телефону или собеседованием важна. Чтобы хорошо зарекомендовать себя благодаря письму, следуйте таким рекомендациям:

Сохраняйте структуру письма — приветствие, представление себя и цель письма, суть послания и подпись с вашими контактами.
Вспомогательные материалы направляйте сразу во вложении или прикрепляйте ссылку.
Используйте простой, но грамотный слог. Держитесь подальше от ненужного сложного словарного запаса, так как это может затруднять чтение.
Проверьте ваше письмо перед отправкой. Письма с орфографическими ошибками испортят ваш профессиональный имидж. Можно попросить друга или родственника прочитать текст, чтобы избежать ошибок.

§ 189. Культура электронного письма: 10 заповедей

Артемий Лебедев

10 мая 2018

В наши дни практически невозможно встретить человека, который умеет просто и грамотно оформлять электронные письма и пользоваться электронной почтой с уважением к получателям.

Во-первых, не нужно оставлять в письме строку «On 18 Jan 2018, at 18:14, Vasya Pupkin wrote:». Это стопроцентный мусор. Адресат же знает, с кем и о чем он переписывается. Если ему важно определить, в какую минуту ему отправили письмо, он просто его найдет и посмотрит.

Во-вторых, не нужно цитировать все письмо, нужно оставить только смысловую часть. Особенно бесит, когда оставляют подпись адресата в ответе. Зачем она там? Автор исходного письма не помнит, как его зовут и забыл свой адрес?

В-третьих, нужно отбивать свои ответы от цитаты пустой строкой, а между разными цитатами вставлять двойные пустые строки.

В-четвертых, нужно помнить про прекрасное правило: ответ должен быть длиннее цитаты.

В-пятых, никогда нельзя присылать архив с картинками. Надо вставлять картинки в само письмо. Иначе как? Получатель должен сохранить архив на стол, разархивировать, открыть папку и начать листать картинки. А завтра они ему снова понадобятся — снова скидывать на десктоп или хранить там эту папку? Короче, картинки должны быть в самом письме всегда.

В-шестых, слать письма размером больше пары мегабайт — неуважение к получателю. Особенно бесит, когда прикрепляют презентацию на двадцать мегабайт.

В-седьмых, никогда нельзя текст вставлять в вордовый файл. Зачем? Ведь письмо прекрасно отображает текст, какой смысл засовывать его еще куда-то? Если получателю зачем-то понадобится файл, он скопирует текст из письма и вставит его туда, но автор не помнит жизненной ситуации, когда это могло бы ему пригодиться.

В-восьмых, подпись в письме должна быть не больше трех-четырех строк и в ней не должно быть никаких картинок, логотипов или значков «спасем лес».

В-девятых, в поле «от кого» в почтовом клиенте нужно написать свое полное имя или нормальный ник. Потому что письмо от «Саши» неинформативно — автору пятьдесят Саш в день пишут. И в поиске не найти потом нужное письмо, если оно от Саши.

В-десятых, всегда обязательно нужно указывать тему письма. И если в процессе переписки тема изменилась, не лениться ее обновлять. Чтобы не обсуждать контракт на поставку турбинных лопаток в треде «Re: Re: Re: Re: Re: Телочки и дурь )))».

Заказать дизайн…

Как начать бизнес-письмо (шаги, примеры, советы)

Невероятно важно, как вы начинаете рассылать деловую электронную почту.

Ваша тема , приветствие и начальная строка должна быть просто правильно. В противном случае получатель может решить проигнорировать ваше сообщение или перестать читать после первого предложения.

Но не волнуйтесь.

В этой статье я объясню, как создать деловую электронную почту и как отформатировать ее начало.Затем я приведу шесть примеров и шаблонов, которые вы можете использовать. Я также расскажу о пяти вещах, которые вы должны проверить перед отправкой делового письма.

Наконец, я выделю лучший способ рассылки деловых писем нескольким получателям.

В этой статье содержится:

(Щелкните ссылки, чтобы перейти к определенным разделам)

Давайте начнем.

Как начать свой бизнес Электронная почта

Есть три основных элемента , которые вы должны включать в начало каждого делового электронного письма.

Это:

Вы должны обратить внимание на то, как вы создаете эти элементы, чтобы ваши электронные письма были успешными.

Чтобы помочь вам, я расскажу, как писать каждый элемент, включая примеры того, какие из них использовать, а каких избегать.

A. Тема сообщения

Около 47% получателей электронной почты открывают письмо только на основе темы. В конце концов, тема вашего делового электронного письма — это первое, что видит ваша аудитория.

Что это значит для вас?
Тема письма должна быть идеальной.

Давайте рассмотрим несколько строк темы, которые можно использовать, а также несколько, от которых следует избегать.

5 строк темы для использования в деловой электронной почте

Вот пять строк темы , которые могут увеличить вероятность открытия вашего электронного письма:

1. Заинтересованы в [Ваше предложение], [Имя получателя]?

Тема, в которой ваше предложение упоминается рядом с именем получателя, скорее всего, будет эффективной.

Почему?
Эта строка темы позволяет быстро ознакомиться с тем, что вы можете предложить, чтобы получателю было легче понять, насколько выгодна ваша электронная почта.Кроме того, персонализированные темы письма повышают открываемость электронной почты на 50%.

2. Пять минут для быстрого звонка, [имя получателя]?

Эта тема работает, потому что она напрямую обращается к получателю и сразу переходит к сути.

Ваш читатель оценит, что вы персонализировали электронное письмо, упомянув его имя, и что вы достаточно уважаете его время, чтобы не ходить вокруг да около.

3. [Взаимный контакт] Сказал, что мы должны соединить

Еще одна хорошая стратегия при написании темы письма — упоминание обо всех контактах.

Упоминание о взаимной связи может заинтересовать получателя и установить некоторый уровень доверия.

4. [Отрасль получателя] имеет реальную проблему — вот решение!

Тема письма, персонализированная в зависимости от отрасли, получателя, скорее всего, вызовет отклик.

Такая тема работает, потому что обещает решение, подходящее для отрасли получателя. В результате получатель заинтригован и у него появится больше стимулов открыть ваше письмо.

5. 5 дней до [нишевой] конференции

Эта тема напоминает получателю, что мероприятие, которое вы организуете, не за горами.

Более того, это создает ощущение срочности, подталкивая получателя открыть ваше электронное письмо — строки темы, указывающие на срочность, открываются на 22% с большей вероятностью.

Теперь, когда вы увидели, что несколько строк темы работают, я расскажу о некоторых, которые вам не следует использовать.

3 темы, которых следует избегать в деловых письмах

Вот три строки темы , которых следует избегать в деловых сообщениях электронной почты:

1.Одноразовое бесплатное предложение по электронной почте

Эта комбинация фраз — одна из худших, которые вы могли бы использовать в качестве темы делового электронного письма.

Почему?
Потому что это звучит как спам и слишком хорошо, чтобы быть правдой.

Более того, эта строка темы электронного письма может активировать спам-фильтр получателя, отправив ваше письмо в папку для спама. Как правило, избегайте любых строк темы или фраз, которые звучат как кликбейт, поскольку они могут активировать спам-фильтр.

Узнайте, , почему ваши электронные письма попадают в спам и как решить эту проблему .

2. Важно

Хотя рекомендуется использовать короткие строки темы, неразумно использовать строки темы из одного слова.

Тема, состоящая из одного слова, может быть воспринята как ленивая и непрофессиональная. Кроме того, такие строки темы могут не предоставлять никакого контекста для вашего электронного письма, поэтому у получателя нет стимула открывать его.

3. $$$

Как и строка темы из одного слова, строка темы, содержащая только символы, не побуждает получателей открывать электронное письмо, потому что такая строка темы не предлагает контекста.

Кроме того, спамеры слишком часто использовали эту тему. В результате получатели вряд ли поверит, что ваша электронная почта является законной. Вместо этого они, вероятно, одним взглядом отметят вашу корпоративную электронную почту как спам.

Короче говоря, держитесь подальше от строк темы, которые могут нанести ущерб вашей репутации отправителя и снизить доставляемость любой будущей маркетинговой кампании по электронной почте.

Нужна дополнительная помощь в создании эффективных сюжетных линий?
Ознакомьтесь с моей статьей о 43 холодных строках темы электронной почты, которые открывают ваши электронные письма для дополнительная информация .

Вернуться к содержанию

После того, как вы составили идеальную тему, вам нужно будет выбрать идеальное приветствие. А теперь я перейду к некоторым из лучших и худших вариантов приветствий по электронной почте.

Б. Приветствие

Приветствие — это первая строка, в которой вы обращаетесь к целевой аудитории, которой пишете. В результате вы должны выбрать приветствие по электронной почте, которое имеет отношение к ситуации.

Подобрать подходящее приветствие можно на основании:

Ваше знакомство с публикой.
Количество читателей.
Позиции читателей в организации.

Сначала я расскажу о пяти электронных приветствиях, которые вы могли бы использовать. Затем я рассмотрю три приветствия, которых следует избегать в деловых письмах.

5 приветствий для использования в бизнесе. Электронная почта

Вот пять отличных приветствий, которые вы могли бы использовать:

1. Уважаемый [Имя лица] или Уважаемый [Фамилия]

Обычное электронное приветствие, подобное этому, — беспроигрышный вариант, кому бы вы ни писали.

Почему?
Эта тема одновременно уважительна и вежлива.

В зависимости от цели электронного письма и ваших отношений с получателем вы можете использовать имя, фамилию, полное имя или титул получателя (например, Уважаемый г-н , Уважаемый профессор / Prof , Ms , Mx , Dr и др.).

2. Доброе утро, Добрый день, Добрый вечер [Имя]

Если вы знаете часовой пояс получателя и время суток, когда он, вероятно, прочитает ваше письмо, вы можете использовать чувствительное ко времени приветствие, например «Доброе утро».

Также рекомендуется добавить имя получателя для более персонализированного взаимодействия.

3. Привет, привет, всем привет, привет [имя]

Если вы отправляете деловое электронное письмо коллеге, клиенту, работодателю или команде, «Здравствуйте» — приемлемое приветствие.

Это электронное приветствие хорошо подходит получателям, которым вы писали ранее. Это немного дружелюбнее и личнее, чем вы хотели бы быть с кем-то, кому вы никогда раньше не писали по электронной почте.

4.Привет всем привет

Использование «Привет» отлично подходит, если вы пишете менее формальные электронные письма.

Это приветствие идеально, если ваша целевая аудитория принадлежит к таким отраслям, как технологии или маркетинг, где культура более неформальна.

5. Привет

Это приветствие подходит, когда вы обращаетесь к команде или группе людей. Приветствие также работает, если вы не знаете имен получателей.

А теперь я расскажу о нескольких приветствиях, которых вам следует избегать.

3 приветствия, которых следует избегать в деловых письмах

Вот три приветствий, от которых стоит держаться подальше:

1. Кому это может относиться

Это приветствие кажется безличным и архаичным.

Кроме того, создается впечатление, что вы не удосужились узнать имя получателя.

2. Уважаемый господин / госпожа

«Уважаемый сэр или мадам» — еще одно устаревшее приветствие, которое в прошлом обычно использовалось для деловых и официальных писем.

Плохая новость в том, что сегодня это считается слишком жестким для написания деловой электронной почты. Более того, это свидетельствует об отсутствии интереса к выяснению имени получателя.

Более подходящим приветствием будет Уважаемый профессор , Mr , Ms или Mx [имя получателя] .

3. Эй,

Хотя это приветствие допустимо в неформальной электронной почте, лучше избегать этого приветствия при написании делового электронного письма.

Такое приветствие может показаться слишком беспечным и непрофессиональным для бизнеса.

Теперь, когда вы знаете, какие приветствия лучше использовать, а какие избегать, я покажу вам несколько отличных вводных строк для официальных деловых писем.

C. Начальные строки

Ваша тема побудила получателя открыть ваше письмо, и приветствие было достаточно хорошим, чтобы они могли продолжить чтение. Теперь вам нужно произвести впечатление на получателя начальными строками.

Чтобы помочь вам, я закрою пять эффективных начальных линий и перейду на три начальные линии, чтобы избежать.

5 вводных строк для использования в вашем рабочем электронном письме

Вот пять эффективных проемов, которые вы могли бы использовать:

1. «Разрешите представиться».

Эта первая строка хорошо подходит, если вы впервые отправляете кому-то электронное письмо.

Почему?
Это дает вам возможность сначала вежливо представиться, прежде чем переходить к цели вашего электронного сообщения.

2. «Было здорово встретиться / услышать от вас».

Если вы только что посетили конференцию или завели новое деловое знакомство, эта вводная строка идеально подходит для того, когда вы впервые отправляете им электронное письмо.

3. «Спасибо, что связались».

Если вы отвечаете на деловое письмо или другую деловую переписку, эта первая строка будет вежливым и уместным выбором.

4. «Я обращаюсь к вам по поводу…»

Эта вводная фраза сразу переходит к сути дела, и это здорово, когда вы пишете электронное письмо клиенту, коллеге или любому занятому профессионалу.

Он позволяет получателю узнать, почему вы пишете электронное письмо, когда он прочитает первую строку.

5. «В продолжение нашей встречи / звонка…»

Это начальная строка, которая хорошо работает, когда вы отправляете дополнительное электронное письмо клиенту, потенциальному клиенту или даже коллеге.Он напоминает получателю о вашем последнем разговоре и позволяет продолжить с того места, где вы остановились.

А теперь давайте взглянем на некоторые вводные строки, от которых вам следует держаться подальше.

3 первых строчки, которых следует избегать в деловой переписке

Вот три худших начальных строк, которые вы могли бы использовать в профессиональных письмах:

1. «Я знаю, что ты очень занят…»

При отправке официальных деловых писем вы недостаточно хорошо знаете получателя, чтобы понять, насколько он занят.Будь то подписчики или потенциальные деловые партнеры, лучше избегать слишком самонадеянных вводных писем.

2. «Вы можете сделать мне одолжение?»

Это одна из тех фраз, которые никогда не следует использовать в профессиональных письмах.

Почему?
Эта вводная строка не только непрофессиональна, но также ориентирована на отправителя, а не на получателя. Кроме того, не многие люди будут продолжать читать электронные письма с просьбой о чем-то вместо того, чтобы представить ценностное предложение.

3. «Извините за беспокойство, но…»

Плохая новость об использовании этой первой линии в деловой переписке заключается в том, что она сразу же подрывает доверие к отправителю.

Более того, вместо того, чтобы показаться вежливым, он производит впечатление неискреннего.

Вернуться к содержанию

Далее я покажу вам, как правильно отформатировать начало профессионального электронного письма.

Как отформатировать начало вашего делового электронного письма

Написать эффективное профессиональное письмо — это не то же самое, что написать официальное письмо.

Вот как правильно отформатировать корпоративный адрес электронной почты:

Шаг 1
Напишите приветствие или приветствие по электронной почте в первой строке.

Шаг 2
Добавьте запятую после написания приветствия или приветствия.

Step 3
В новом абзаце укажите цель вашего делового общения (первая строка). Затем переходите к тексту письма.

Step 4
Напишите введение в следующем абзаце.

Step 5
Выбор шрифта также важен в формальном письме. Придерживайтесь стандартного читаемого шрифта, такого как Arial или Verdana, который поддерживается всеми платформами электронной почты.

Вот пример со всеми пятью элементами:

Вернуться к содержанию

Теперь, когда вы знаете, как отформатировать начало официальных деловых писем, я рассмотрю несколько примеров, которые вы могли бы использовать, чтобы правильно начать рассылку писем.

6 примеров и шаблонов для создания деловой электронной почты

Давайте взглянем на шесть примеров того, как начать электронное письмо в различных сценариях.

Хотя вы можете использовать любой из этих шаблонов электронной почты для своей деловой электронной почты, не забудьте настроить строку темы, приветствие и вводные строки в зависимости от ваших отношений с получателем.

1. Холодная электронная почта для привлечения потенциальных клиентов или продаж

Начало вашего коммерческого письма должно быть интересным и достаточно убедительным, чтобы:

Удерживайте их внимание достаточно долго, чтобы они прочитали все письмо.
Произведите впечатление, будто вы заботитесь об их интересах.

Пример

Тема: Мистер Дагган сказал, что нам следует подключиться.

Уважаемая госпожа . Миля,

Вчера во время обеда с г-ном Дугганом он упомянул, что ваша фирма стремится расширить свое присутствие в социальных сетях — и так случилось, что моя компания специализируется на веб-хостинге , в социальных сетях маркетинге и брендинг.

Встреча может быть для нас взаимовыгодной, поскольку я недавно помог ABC Inc достичь ее целей в социальных сетях , реализовав кампанию XYZ в Instagram, Facebook и Twitter .

2. Написание холодных писем для работы в сети

Эти электронные письма предназначены для установления взаимопонимания с общим подключением, потенциальным покупателем или кем-то с общими интересами.

Пример

Тема: Инициатива чистых технологий — время для быстрого разговора?

Привет Mr.Кира,

Я заметил, что мы с вами оба являемся членами ассоциации CleanTech Association на LinkedIn и что вы только что открыли новый офис в районе залива.

Поскольку вы житель Залива и разделяете схожие идеи относительно чистых технологий, я подумал, не хотите ли вы наверстать упущенное за чашкой кофе на следующей неделе. Мне было бы интересно узнать ваши мысли об инициативе в области устойчивого развития, которую я разрабатываю.

3. Холодное письмо для обратных ссылок

Вот простой шаблон делового письма, который вы можете использовать для написания эффективных писем для вашей стратегии построения ссылок:

Пример

Тема: Полезная статистика для вашего следующего сообщения в блоге

Привет Джеймс,

Я знаю, что вы внимательно следили за влиянием COVID-19 на стартапы, и я хотел показать вам эту интерактивную диаграмму с ответами стартапов, вызванными пандемией.Я создал это из своего опроса 200 стартапов владельцев бизнеса .

Я заметил, что в вашем блоге еженедельно публикуется сводка новостей, и мне было интересно, думаете ли вы, что эта инфографика может быть хорошим включением.

4. Электронное письмо потенциальному рекрутеру при поиске работы

Сопроводительное письмо к заявлению о приеме на работу потенциальному работодателю может начинаться так:

Пример

Тема: Запрос на должность менеджера по маркетингу

Hi Shane / Уважаемый менеджер по найму ,

Я прочитал недавнюю статью Entrepreneur о быстром росте ABC Inc с момента получения 4 миллионов долларов венчурного капитала в апреле прошлого года.Это очень захватывающе и заставляет меня задуматься, есть ли у вас планы по расширению продаж и маркетинговой команды ?

Я добился большого успеха в качестве бренд-менеджера компании XYZ в течение последних семи лет, работая над разнообразными стратегиями маркетинговой кампании . Я планирую перейти на более широкую должность маркетинг , и ABC была в моих глазах.

Примечание: Используйте приветствие с названием должности (например, « Уважаемый менеджер по найму ») в сопроводительном письме , только если вы отправив электронное письмо человеку на номер в первый раз , и вы не знаете имя получателя .Когда они ответят вам, даже если это будет форма , письмо , запишите их имя и используйте его в будущем.

5. Электронное письмо после завершения интервью

Если вам интересно, как начать деловую переписку с потенциальным работодателем после собеседования, вот отличный пример благодарственной записки.

В этом случае, поскольку вы теперь знакомы, обращайтесь к рекрутеру по имени, а не « Уважаемый менеджер по найму ».

Пример

Тема: Спасибо за ваше время

Здравствуйте Юля,

Спасибо, что нашли время поговорить со мной вчера. Мне понравился наш разговор о позиции менеджера по обслуживанию и продажам для клиентов и я был благодарен за то, чтобы узнать больше о работе с вашей командой.

Звучит как полезная роль, учитывая возможности для нетворкинга и продвижения.Я думаю, что моя степень магистра в области международного бизнес , а также мой опыт обслуживания клиентов делают меня отличным кандидатом.

Пожалуйста, звоните мне, если вам понадобятся какие-либо подробности или рекомендации.

6. Деловое письмо вашему менеджеру

Давайте посмотрим, как может выглядеть официальное письмо или электронное письмо вашему финансовому директору об увеличении бюджета.

Пример

Тема: Запрос на увеличение бюджета для расширенного тестирования продукта

Уважаемый Энди,

Я отправляю этот запрос на ваше одобрение увеличения бюджета, связанного с нашим проектом XYZ .Для успешного завершения проекта я прошу увеличить первоначальный бюджет в 50 000 долларов на 5000 долларов.

Причина этого увеличения — потребность в дополнительном сырье, необходимом для расширенного тестирования продукта перед окончательным выпуском. Благодаря такому увеличению мы можем гарантировать идеальную реализацию нашего инструмента как рабочего продукта.

Вернуться к содержанию

Затем я покажу вам пять вещей, которые нужно проверить, прежде чем нажимать кнопку «Отправить» в этом электронном письме для деловой корреспонденции.

5 вещей, которые нужно проверить перед отправкой делового письма

Вот пять вещей, которые нужно проверить перед отправкой рабочего электронного письма:

1. Орфографические и грамматические ошибки

Получатель может извинить за опечатки или орфографические ошибки в неофициальных электронных письмах. Но в деловом письме или электронном письме их категорически запрещают, так как это может снизить доверие к вам.

Проверьте свою грамматику и орфографию с помощью любого из соответствующих инструментов, доступных в Интернете.

Кроме того, дважды проверяйте написание имени получателя во всех официальных электронных письмах.Вы же не хотите оттолкнуть публику неправильным написанием имени в приветствии или приветствии.

2. Восклицательный знак

Использование восклицательных знаков в официальных электронных письмах может быть расценено как грубость.

Кроме того, ваш читатель может почувствовать, что вы пытаетесь создать ложное ощущение срочности. Лучше избегать использования этих знаков препинания, если это не очень неформальное приветствие или письмо.

3. Поддерживайте правильный тон

Ваш тон не должен быть слишком цветистым, резким или кратким.

Поддерживайте формальное письменное общение в разговорной, вежливой и позитивной форме.

Простой тест — прочитать вслух свои электронные письма, чтобы узнать, как они звучат. Если письмо хорошо звучит, вероятно, оно тоже хорошо читается.

4. Ввод прописными буквами

Избегайте писать что-либо заглавными буквами, так как это означает крик в текстовой форме. Хотя ваша цель может состоять в том, чтобы выделить определенное слово или фразу, ваш получатель, скорее всего, интерпретирует все заглавные буквы, когда вы на них кричите.

5.Избегайте разговорных выражений и шуток

Разговорным и сленговым терминам нет места в деловой переписке — будь то письма, электронные письма, служебные записки и т. Д., Потому что они заставят вас выглядеть в высшей степени непрофессиональным.

Кроме того, разговорный язык одного поколения может не иметь смысла для другого. Вы не можете просто предположить, что человек, читающий вашу электронную почту, поймет ваш сленг или сочтет вашу шутку смешной — он может счесть ее оскорбительной.

Вернуться к содержанию

Теперь, когда вы знаете, как создать деловую электронную почту, я представлю вам инструмент для работы с электронной почтой, который поможет упростить все ваши бизнес-процессы по электронной почте.

Лучший способ рассылки деловых писем нескольким получателям

Форматирование и корректура деловой почты с использованием всех упомянутых мною советов может помочь вам улучшить деловую электронную почту. Однако простое написание идеального делового электронного письма не повысит уровень вовлеченности в него.

Кроме того, при отправке электронных писем нескольким получателям может потребоваться сохранить их конфиденциальность.

Как это сделать?
Вы можете добавить каждый рабочий адрес электронной почты в поле СК.

Но отправка нескольких писем таким способом означает, что вы не сможете персонализировать каждое письмо.

Если бы вы только могли превратить свою обычную учетную запись Gmail или Google Workspace (ранее G Suite ) в суперэффективную платформу массовой электронной почты…

Вот где приходит GMass .

Что такое GMass?

GMass — это мощная платформа для работы с электронной почтой , которая позволяет отправлять кампании по электронной почте прямо из вашего почтового ящика Gmail .Благодаря впечатляющим возможностям слияния почты, это популярное расширение Chrome, используемое сотрудниками таких крупных компаний, как Google, LinkedIn и Twitter.

Но это не только для крупных компаний.

Любой — от частных лиц до владельцев малого бизнеса и церквей — может использовать GMass для улучшения формального общения по электронной почте и отправки электронных писем!

С помощью GMass вы можете:

Автоматически персонализируйте сообщения электронной почты , чтобы повысить уровень взаимодействия с электронной почтой, включая абзацы, изображения, ссылки, подписи электронной почты и вложения.
Отслеживайте открываемость электронной почты, рейтинг кликов и другие взаимодействия с получателями в режиме реального времени с помощью отчетов по кампаниям GMass.
Автоматизируйте отслеживание электронной почты , чтобы обеспечить высокую скорость отклика от вашего списка рассылки или новых подписчиков.
Отправьте кампании на основе поведения в зависимости от действий, которые ваши лиды предприняли в предыдущем или первоначальном письме.
Просмотрите оценку настроения , чтобы увидеть, кто из ваших потенциальных клиентов наиболее заинтересован в каждом полученном вами ответе.
Используйте функцию Gate , чтобы объединить автоматическую персонализацию, анализ тональности и возможности шаблонов для автоматической отправки персонализированных «ответов на ответы».
A / B протестируйте свои кампании по охвату электронной почты , чтобы убедиться, что вы отправляете сообщение, которое, вероятно, приведет к наилучшему отклику.
Преодолейте ограничения на отправку в учетной записи Gmail или Google Workspace (ранее G Suite ), чтобы отправлять 10 000 писем в день.

Как начать работу с GMass?
Это невероятно просто — вам нужно всего лишь загрузить расширение GMass Chrome в свой браузер, зарегистрироваться с помощью Gmail или Google Workspace (бывшая учетная запись G Suite), и все готово!

Вернуться к содержанию

Последние мысли

Чтобы установить желаемую связь со своим читателем, вам нужно идеально составить начало вашего делового письма.

Просто следуйте советам и методам, которые я здесь описал, чтобы создавать эффективные электронные письма.А с помощью такого инструмента электронного маркетинга, как GMass, вы можете поднять свой опыт работы с Gmail на новый уровень!

Просто установите GMass Chrome Extension , чтобы расширить охват. писем!

Аджай является основателем GMass и занимается разработкой программного обеспечения для отправки электронной почты в течение 20 лет.

Как лучше писать электронные письма на работе

& lt; span data-mce-type = «bookmark» & gt; & amp; # 65279; & lt; / span & gt;

& lt; span data-mce-type = «bookmark» & gt; & amp; # 65279; & lt; / span & gt; & lt; span data-mce-type = «bookmark» & gt; & amp; # 65279; & lt; / span & gt; & lt; span data-mce-type = «bookmark» & gt; & lt; span data-mce-type = «bookmark» & gt; & amp; # 65279; & lt; / span & gt; & amp; # 65279; & lt; / span & gt; & lt; span data-mce-type = «bookmark» & gt; & amp; # 65279; & lt; / span & gt;

Где ваша работа встречается с вашей жизнью.Смотрите больше от Ascend здесь.

Неужели написание плохого электронного письма разрушит вашу карьеру? Нет. Но изучение негласных правил написания профессиональных писем может улучшить вашу компетентность в глазах коллег. В этом сотрудничестве HBR с создателем YouTube Джеффом Су вы узнаете, как лучше организовать электронную переписку и избежать типичных ошибок новичков.

0:00 — Зачем нужен электронный этикет?
1:19 — Включите призыв к действию в строке темы
2:13 — Одна ветка электронной почты для каждой темы
2:48 — Управляйте получателями
3:27 — Начните с главного
4:30 — Обобщите в своем ответе
5:10 — Гиперссылка по возможности
5:38 — Измените настройку по умолчанию на «Ответить» (не «Ответить всем»)
6:06 — Измените отмену отправки варианты

Выписка

JEFF SU: Хорошо, настоящий разговор.Ошибки, связанные с этикетом электронной почты на рабочем месте, не повлияют на вашу карьеру. Но изучение негласных правил написания профессиональных писем повлияет на то, насколько вы компетентны в глазах ваших коллег.

И поскольку для этого нет стандартизированных учебных курсов, в этом видео я сначала расскажу об очень реальных преимуществах получения хороших навыков работы с электронной почтой на рабочем месте, а затем погрузюсь в свои восемь основных советов по профессиональному этикету электронной почты, многие из которых чему я научился на собственном горьком опыте во время моей первой работы на постоянной основе консультантом по вопросам управления.Итак, приступим.

Всем привет. Меня зовут Джефф, и для меня большая честь иметь возможность сотрудничать с Harvard Business Review для этого видео о моем занудном увлечении: этикет электронной почты на рабочем месте. Вспомните, когда вы в последний раз получали плохо написанное электронное письмо. Возможно, вам пришлось бы перечитать его несколько раз, чтобы понять суть, а элементы действий могли быть разбросаны повсюду.

В худшем случае это привело к излишне длинной цепочке писем, которую можно было бы избежать, если бы исходное электронное письмо было правильно спланировано.В этом заключается красота хорошо составленных писем. Это не только помогает вам, отправителю, показаться более способным, демонстрируя сильные коммуникативные навыки, но также экономит так много времени читателя, отображая только актуальную для него информацию.

Итак, без лишних слов, моим первым шагом будет призыв к действию, если это необходимо, в строке темы электронного письма. Большинство из нас знакомо с универсальным словом «требуется действие» в строке темы, верно? Я рекомендую просто сделать еще один шаг и указать, что именно вам нужно, чтобы получатель сделал, и примерное время, которое потребуется им для этого.

Например, вместо того, чтобы писать «Требуется действие, обратная связь для проекта X», напишите «Пять минут — обратная связь по проекту X». Этот очень маленький трюк дает вам гораздо больше контекста. Это опрос для проекта X. Я могу выполнить его очень быстро между двумя встречами, которые у меня есть. Или, если неуместно указывать примерное время, укажите конкретный призыв к действию. Например, вместо «оценки расходов за 4 квартал» напишите «Илон, чтобы утвердить оценки расходов за 4 квартал». Итак, Илон знает, чего от него ждут, еще до того, как откроет электронное письмо.

Шаг номер два: придерживайтесь одной цепочки писем по той же теме. Честно говоря, меня позвала по этому поводу моя коллега, но я рад, что она мне сказала. Обычно я отправлял отдельные электронные письма для одного и того же проекта всякий раз, когда у меня возникала новая идея или уточняющий вопрос. Но если вы думаете об этом с точки зрения получателя, им не хватает контекста исходной цепочки писем, а несколько новых писем на одну и ту же тему просто забивают их почтовые ящики без надобности.Таким образом, общее практическое правило здесь — придерживаться исходной цепочки писем для любой заданной темы, чтобы каждый мог ссылаться на одну и ту же информацию.

Совет по этикету электронной почты номер три: объясните, почему вы добавляли или удаляли получателей в цепочках электронной почты. Есть много ситуаций, когда вам нужно добавить кого-то в цепочку писем, чтобы получить их мнение, или пригласить кого-то, чтобы сэкономить его почтовый ящик. Профессиональный и простой способ сделать это — добавить предложение в самом верху электронного письма, четко показывающее, кого вы добавили или убрали.Мне нравится добавлять круглые скобки и выделять шрифт курсивом, чтобы отделить его от фактического тела письма. Таким образом, читатели сразу узнают, кто новые получатели.

Совет номер четыре на самом деле направлен на мою очень сильную досаду, когда отправители включают много информации заранее, но то, что они на самом деле пытаются получить или просить, находится в самом конце письма. Чтобы этого избежать, всегда сначала включайте основную мысль, а затем контекст. Просто сравните эти два письма:

«Привет, Джейн, меня зовут Джефф, я работаю в команде по маркетингу продуктов.Мы готовим колоду прогнозов для большого босса, и он ищет прогнозируемые цифры выручки от секретного электромобиля, который скоро будет запущен. Могу я попросить вас получить эти данные для меня? »

«Привет, Джейн, могу ли я побеспокоить вас по поводу прогнозов доходов от электромобилей? Контекст: группа продуктового маркетинга в настоящее время готовит колоду прогнозов для большого начальника, и мы надеемся использовать прогнозы для борьбы за дополнительный бюджет. Было бы здорово получить цифры за 2025–2030 годы в формате Google Таблиц.”

Отодвигая контекст назад, мы даем другому человеку возможность прочитать не столь важную часть письма. Часто, когда мы пишем электронное письмо кому-то более старшему, мы чувствуем себя обязанными объяснить, почему мы пишем электронное письмо, в самом начале, чтобы это не выглядело так, как будто мы им мешаем. На самом деле это контрпродуктивно, потому что, если человек очень старший, он, вероятно, просто хочет знать, о чем вы ему пишете, чтобы он мог с этим разобраться, а затем переходить к своему собственному расписанию.

Совет номер пять. Если вы получили электронное письмо с большим количеством неорганизованного содержания, кратко изложите в своем ответе основные мысли отправителя. Итак, если вы получили электронное письмо от человека, который явно не смотрел это видео, и он отправил вам длинное, многословное, запутанное сообщение, которое вы должны перечитать несколько раз, вам нужно сделать две вещи.

Номер один, отправьте им это видео. Во-вторых, уделите несколько минут тому, чтобы определить и выделить общие темы в их электронной почте, и резюмируйте их сообщение в нескольких предложениях, прежде чем отвечать на все, о чем они пишут вам.Это не только поможет вам подтвердить, что вы правильно поняли, но и оценит дополнительные усилия, которые вы приложили, чтобы помочь им организовать свои мысли.

Совет по этикету электронной почты номер шесть: используйте гиперссылки во всех возможных случаях. Это еще одна моя любимая мозоль. Если вы отправляете кому-то ссылку по электронной почте, вам действительно стоит потратить лишние несколько секунд, чтобы нажать Command K на Mac или Control K в Windows и сделать гиперссылку на внешний веб-сайт или видео. Это не только выглядит намного чище для получателя, чем простая вставка большой неуклюжей ссылки, но также снижает вероятность того, что вы допустите ошибку, добавив дополнительную букву или удалив ее в исходном URL-адресе.

Совет номер семь: измените настройку по умолчанию на «ответить» вместо «ответить всем». Честно говоря, я стараюсь не рисковать. Я думаю, что вы отвечаете на электронное письмо в спешке, и вы действительно делаете ошибку, ущерб наносится одному получателю, потому что по умолчанию вы отвечаете одному человеку, а не всем. Это стандартная настройка для большинства популярных почтовых клиентов, и обычно ее можно найти в разделе общих настроек.

Совет по этикету электронной почты номер восемь: установите для параметра «Отменить отправку» значение 30 секунд.Возможно, вы этого не знаете, но закон Мерфи, когда дело касается электронной почты на рабочем месте, гласит, что вы всегда будете обнаруживать свои ошибки через 10 секунд после того, как электронное письмо уже отправлено. Если не считать шуток, я уверен, что мы все были там. Мы отправляем электронное письмо, заходим в папку отправленных писем, чтобы прочитать его с точки зрения другого человека, и понимаем, что что-то не так.

Опять же, это стандартная настройка, с которой можно поиграть во всех почтовых приложениях. Вместо пяти секунд по умолчанию для отмены отправки, например, обновите до 30 секунд для хорошей меры.

Как написать официальное электронное письмо [ШАБЛОНЫ]

Отправка официального электронного письма — одна из тех вещей, которые мы откладываем.

Почему? Потому что это может быть немного неудобно.

Но когда вы обращаетесь к незнакомому человеку, лучше всего использовать официальную электронную почту. Это поможет вам произвести хорошее первое впечатление и выглядеть профессиональным, а не слишком повседневным.

В продажах первые впечатления значительны. Поэтому важно правильно составлять официальные электронные письма.

Мы расскажем обо всем, от приветствий по электронной почте до знаков препинания и фраз.

Ниже мы рассмотрим способы усовершенствования формального формата электронного письма с помощью советов, шаблонов электронных писем (плюс строки темы) и ошибок, которых следует избегать.

Ускорьте результатыСохраните и оцените свои формальные шаблоны электронной почтыПопробуйте Yesware Free

Советы по написанию официального электронного письма
Использовать формальный английский
Официальные электронные письма требуют формального письма на английском языке. Это означает включение полных предложений, союзов и переходных слов.Неформальное письмо состоит из фрагментов и сращивания запятых. Неформальные сообщения редко содержат союзы или переходные слова.
Это важно в продажах, потому что вы хотите, чтобы вас воспринимали профессиональным и проницательным.
Пунктуация, форма абзаца, приветствия и подписи также различаются от формального к неформальному общению.
Вот рисунок, показывающий полный список различий:
Используйте правильные заглавные буквы
Правильный стиль использования заглавных букв в приветствии — это регистр предложений.
Вот самые страшные нарушители официальных электронных поздравлений:
«Доброе утро» → должно быть «Доброе утро»
«Добрый день» → должно быть «Добрый день»
«Для кого это может касаться» → должно быть «Для кого это может касаться»
Исключение из правил: имена собственные (т. Е. Имена людей, г-жа / г-н + фамилия или должность).
Завершите свое приветствие двоеточием
Когда вы пишете официальное электронное письмо, приветствие должно заканчиваться двоеточием, а не запятой.
При отправке профессионального электронного письма двоеточие с самого начала изменяет тон сообщения. В продажах это может помочь вам сразу же оценить внимание получателя.
Используйте короткие предложения
В официальных электронных письмах не должно быть запятых.
Соединение запятой — это то, что происходит, когда вы соединяете два полных предложения с помощью запятой.
Вывод : сращивание запятых — это неправильная английская грамматика.Они подходят для текстовых сообщений и других неформальных разговоров.
Использование коротких предложений в электронной почте — лучшая стратегия продаж, потому что вы хотите, чтобы потенциальные клиенты как можно быстрее поняли ваше предложение. Будьте краткими и лаконичными.
Используйте правильную пунктуацию
Всякий раз, когда у вас есть фраза или предложение в кавычках, ваша конечная пунктуация должна стоять перед конечной цитатой.
Это относится к запятым, которые продолжают предложения, и точкам, которые их заканчивают.
Исключениями из этого правила являются следующие типы пунктуации: точка с запятой, двоеточие и тире. Эти должны выходить за рамки кавычек (вопросительные знаки немного сложнее).
Официальные электронные письма должны быть прямыми и убедительными
Как американцы, мы гордимся своей прямотой.
Но не всегда.
Сколько раз вам приходилось писать такие фразы, как «Я пишу для»?
Это обходной способ настройки вашего запроса.Это очень в прямом.
Вы не можете позволить себе стыдиться, когда у всего вашего электронного письма есть семь секунд, чтобы привлечь их внимание.
Пишу, чтобы сообщить вам, что пора перестать использовать эту фразу.
Другие примеры фраз, которых следует избегать:
«Я хотел тебя спросить»
«Я хотел сообщить вам об этом»
«Я обращаюсь к»
«Причина моего электронного письма в том, что»
«Это электронное письмо предназначено для»
Продолжайте — сразу переходите к тому, к чему вы приближаетесь.
Вот почему:
Каждая фраза становится очевидной с последующим текстом. Это делает вас дублирующим там, где ваш обмен сообщениями наиболее важен: ваша первая строка .
Непрямая позиция не меняет того факта, что вы просите или заявляете о чем-то неудобном. Во всяком случае, это свидетельствует о нерешительности, чтобы покинуть свою зону комфорта.
Это письмо не о вас. Речь идет о том, что важно для получателя. Начни с них.
Что делать вместо:
Начните черновик со слов «Я пишу для», чтобы начать писать.Когда вы закончите, вернитесь и удалите эту фразу. В большинстве случаев у вас будет целое предложение и без него. Если вы этого не сделаете, внесите небольшие изменения, чтобы превратить то, что у вас есть, в законченное предложение.
Избавьтесь от догадок: узнавайте, когда получатели читают ваши электронные письма, переходят по ссылкам и просматривают вложения.
6 формальных шаблонов электронной почты для копирования и вставки
А теперь давайте рассмотрим несколько шаблонов электронной почты, которые все включают в себя необходимые элементы формального формата электронной почты.
1. Официальный шаблон электронного письма для отправки запроса
Тема строки, вариант A: Важно — требуется действие: {! Topic}
Тема строки, вариант B: прочтите: требует вашего внимания
Доброе утро, {! All / team / person}:
{! Укажите здесь соответствующий контекст}.
{! Ссылка для дополнительной информации}
Моя просьба к вам: {! Официальный запрос одним предложением}.
{! Действие 1}
{! Действие 2}
Подробнее на {! Topic}…
Что это включает:
{! 1 предложение, суммирующее контекст}.
Это важно, потому что :
— {! WIIFY — point 1}.
— {! WIIFY — point 2}.
— {! WIIFY — пункт 3}.
Спасибо за вашу помощь!
Возьмите строку для подписания и подсказки, как завершить электронное письмо здесь. Потому что писать каждый раз «всего наилучшего» или «спасибо» — это упущенная возможность.
А вот пример аналогичного профессионального электронного письма, которое поможет вам заполнить шаблон:
2. Шаблон электронного письма для холодного обслуживания
Тема: Товары для вашего дома
Привет, {! FirstName}:
Последние несколько звонков, которые у меня были с такими компаниями, как ваша, которые {! Конкретная статистика о компании-получателе} привели меня к исследованию {! Темы, которая может быть для них болевой}.
Я думал, вы оцените эти статьи. Я подумал, что они отлично поработали над устранением {! Болевой точки}:
{! Ссылка на содержание 1} — {! Описание содержания 1}
{! Ссылка на содержание 2} — {! Описание содержания 2}
{! Ссылка на содержание 3} — {! Описание содержания 3}
Если они нашли отклик у вас, давайте потратим 15 минут, чтобы узнать, может ли {! Ваша компания} помочь с помощью {! Предлагаемого решения для решения болевой точки}.
Какой день или время лучше всего подходят для вас?
3. Шаблон электронного письма для официального обновления
Subject Line : {! Topic} | {! Who / What It Affects}
Привет {! All / team / person}:
Мне приятно сообщить, что {! Меняются и люди / фокус, на которые они влияют}.
{! Человек или тема 1}
[Кто / Почему / Что / Где / Когда.Расскажите здесь о том, как произошло это изменение.]
{! Человек или тема 2}
[Кто / Почему / Что / Где / Когда. Расскажите здесь о том, как произошло это изменение.]
[Последнее предложение повторяет изменение и его влияние на читателей.] Присоединяйтесь ко мне в {! Action}.
А вот пример приведенного выше шаблона в реальной жизни. В этом деловом письме сообщается об акциях в нашей команде по работе с клиентами:
Совет: Всегда указывайте свой номер телефона и контактную информацию в подписи к электронному письму.Для вдохновения вот 9 примеров профессиональных электронных писем.
Устали переписывать электронные письма? Сохраняйте самые эффективные электронные письма в виде шаблоновПопробуйте Yesware Free
4. Формальная электронная почта Шаблон для извинений
Тема : {! Проблемная область}
Здравствуйте, {! Customer Name},
{! Мы / название команды} обнаружили проблему с {! What} {! When}.
Что это означает:
{! Отрицательно для пользователей}.
{! Обратите внимание на то, что пользователям ничего не угрожает}
Что произошло:
Как только наша команда определила проблему, она была устранена {! Тот же день}.
Что вы можете сделать:
{! Примечание}.
Приносим извинения за доставленные вам неудобства от имени {! Команды или компании}. Могу заверить вас, что мы анализируем, как возникла эта проблема, и способы полностью предотвратить ее повторение в будущем.
Спасибо за терпение,
5. Шаблон электронного письма для увольнения
Кому это может относиться:
Доводим до вашего сведения, что мы немедленно заблокировали ваш аккаунт в {! Company} по {! Причине}.
Мы сожалеем о том, что нам пришлось предпринять это действие, но после наших обсуждений с вами {! Дата и время} относительно {! Wrongdoing} мы не заметили никаких изменений в {! Типе использования}.
То, как вы используете нашу службу, ставит под угрозу {! Thing 1}, а также {! Thing 2}.
С уважением,
Хотя обмен сообщениями очень прямой, вы должны находиться в такой ситуации для юридических целей, ясности для получателя и окончательности. Такие выражения, как «прекращение действия» и «вступает в силу немедленно», показывают, что это решение, в котором нет места для компромисса.
Совет : Если ранее были нарушения или случаи, когда вы сделали предупреждение, обязательно процитируйте их.
6. Шаблон отслеживания событий
Subject Line: Рад встретиться с вами на {! Event}
Привет, {! First Name}:
Было приятно познакомиться с вами на {! Повод, где вы познакомились}. Мне понравилось узнавать больше о {! Кое-что обсуждали}.
Мне действительно интересно узнать больше о вашей роли как {! Должность} в {! Company name}, как {! Причина вашего интереса}.
Если у вас будет время в ближайшие недели, давайте {! Последующие действия}.
Обычно я бесплатен в {! Дни недели}, если это сработает для вас?
Будем рады оставаться на связи!
Как Yesware может помочь вам лучше управлять электронной почтой
Yesware может помочь вашей команде лучше управлять электронной почтой с помощью шаблонов электронной почты, которые хранятся в вашем почтовом ящике.
С помощью шаблонов электронной почты вы можете сохранять самые эффективные электронные письма в библиотеке шаблонов, которая находится внутри вашего почтового ящика. Эти шаблоны можно персонализировать за секунды с помощью вариантов заполнения или раскрывающегося списка.
Посмотрите:
Вы можете отправлять персонализированные шаблоны разным пользователям одновременно с помощью кампаний.
И что еще лучше, Yesware отслеживает все отправленные электронные письма, так что вы всегда будете знать, что / не работает в ваших официальных электронных письмах.
Попробуйте Yesware бесплатно сегодня.
Как отформатировать деловую электронную почту
Деловое общение существует с тех пор, как люди продавали друг другу товары и услуги. За эти тысячелетия мы разработали официальные шаблоны для написания деловых писем, но нам еще предстоит разработать официальный шаблон для форматирования деловой электронной почты.(Конечно, электронная почта стала широко доступной для широкой публики только около двадцати лет назад.)
Однако у нас есть широко используемый формат электронной почты, который показан на изображении ниже.
Используйте этот формат в соответствии со следующими пятью рекомендациями, чтобы написать деловую электронную почту, которую можно легко изменить практически для любых деловых целей.
(Щелкните изображение, чтобы увеличить его.)
1. Используйте короткую, но подробную строку темы.
Вместо использования общей темы, такой как «Предложение», создайте короткую, но информативную тему, например «Предложение по продукту XYZ», чтобы получатель знал, чего ожидать.
(И знание того, чего ожидать, может в первую очередь побудить получателя открыть письмо. Тайна — не всегда хорошо!)
2. Начните с приветствия.
Начните с приветствия «Уважаемый [имя получателя]:», если ваше сообщение носит особенно формальный характер.
В большинстве случаев «Здравствуйте, [имя получателя]». — лучший вариант, потому что дорогой может показаться слишком зарезервированным для формата электронной почты, который явно более расслаблен, чем письмо.
Если ваше сообщение более повседневное, вы также можете настроить приветствие в соответствии с временем дня, например «Доброе утро, [имя получателя].”
Посетите мой пост «Как подчеркивать приветствия в электронных письмах и письмах», чтобы получить дополнительную информацию о — как вы уже догадались — о том, как подчеркивать приветствия.
3. Напишите короткое сообщение.
Пропустите одну строку после приветствия и начните свое сообщение.
Пропускайте одну строку между каждым абзацем вместо того, чтобы делать абзацы с отступами, потому что текстовые форматы на основе электронной почты, включая отступы, заведомо ненадежны.
Помните, что получатель может читать вашу электронную почту на устройстве с маленьким экраном, поэтому постарайтесь сделать ваше сообщение как можно более кратким — конечно, без ущерба для ясности.
4. Используйте закрытие.
Несмотря на то, что подписывание только своим именем является обычным явлением в обычных электронных письмах, завершайте официальные электронные письма традиционным приветственным завершением (например, «С уважением») или многоточием (например, «Спасибо»), помещая одну строку под сообщением. .
Менее формальное электронное письмо может заканчиваться предложением, подразумевающим закрытие (например, «Пожалуйста, позвоните мне, если у вас есть какие-либо вопросы»). Введите свое имя под закрывающим или закрывающим предложением.
Если вы хотите узнать больше о дополнительных закрытиях, закрытии эллиптических предложений и закрывающих предложениях, посетите мои сообщения «Как закрыть электронные письма и письма, часть 1» и «Как закрыть электронные письма и письма, часть 2.”
5. Убедитесь, что информация в блоке подписи верна.
Блок подписи — это, по сути, электронная визитка под ваше закрытие. Обычно он включает ваше имя, название компании, номер телефона, адрес электронной почты и веб-сайт. Он также может включать ваш служебный адрес, ссылки на социальные сети, а также изображение или логотип.
Как и настоящая визитная карточка, получатель будет предполагать, что он или она может использовать любую предоставленную информацию, поэтому убедитесь, что ваш блок подписи обновлен, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».
Дополнительная литература: Три вещи, которые следует включить, и три вещи, которые следует исключить в официальных деловых письмах
62 фразы для деловой электронной почты, которые стоит использовать прямо сейчас
Установление и поддержание хороших отношений в бизнесе имеет важное значение. А поскольку большинство людей в корпоративном мире устанавливают связи с помощью электронной почты, необходимо обладать некоторыми коммуникативными навыками. В основном, чтобы избежать недоразумений, которые могут навредить вашим контактам.
Вот список с 62 фразами электронной почты, которые вы можете начать использовать в своих деловых письмах, чтобы лучше общаться со своими коллегами, потенциальными клиентами, клиентами, партнерами и другими получателями.Мы разделили их на десять категорий, которые могут вам понадобиться для формирования основного письма, от правильного вступления до прощания.
Кроме того, вы найдете как формальные, так и неформальные фразы, потому что написание электронных писем во многом зависит от тона голоса, который вы даете своему бренду, и от того, с кем вы обмениваетесь электронными письмами.
Но сначала, как правильно начать электронное письмо?
Ваше электронное приветствие имеет гораздо большее значение, чем вы думаете. Люди ценят, когда вы называете их по имени, потому что это показывает, что вы разговариваете с ними напрямую.Когда вы просто используете приветствие + имя, у них может сложиться впечатление, что вы отправляете одно и то же электронное письмо еще 100 людям — что может быть точным, но в настоящее время у вас есть ресурсы, чтобы разобраться в этом. Вот несколько распространенных способов начать электронную почту:
Уважаемый [имя]! Это больше подходит для официальных писем. Используйте его, когда обращаетесь к человеку с уважением.
Привет [имя]: Это просто, дружелюбно и прямо, но также неформально. Используйте его осторожно.
Приветствия: Используйте его, если вы не знаете имя получателя.
Привет (всем / ребятам): Это когда вы отправляете электронное письмо группе людей неофициально.
Теперь, когда вы знаете, как правильно отдавать честь, перейдем к следующим частям электронного письма.
1. «Надеюсь, ты…»
Электронная почта, начинающаяся с добрых пожеланий, — всегда отличный способ быть социальным и дружелюбным. Помните, что общение жизненно важно в деловом мире, и вам не нужно все время быть таким формальным.Однако всегда проявляйте уважение и дважды подумайте, прежде чем подавать к столу вещи, которые могут показаться оскорбительными. Вот несколько распространенных примеров, которые вы можете использовать:
Надеюсь, у вас все хорошо / все хорошо: Это показывает, что вы заботитесь об этом человеке. Это уважительная и безопасная фраза для установления дружеского отношения.
Надеюсь, у вас были отличные выходные / неделя / день: Это зависит от того, в какое время или день недели вы обращаетесь. Эта фраза — одна из самых распространенных в деловых письмах.
Надеюсь, вам понравился отпуск: Это работает, когда у вас есть информация о том, что этот человек был в отпуске, и когда вы хотите продолжить разговор, который пришлось прекратить из-за этого.
Надеюсь, вам скоро станет лучше: Когда вы знаете, что человек выздоравливает после операции или болезни и поэтому его нет на работе. Обратите внимание на его вариации, чтобы не показалось, что вы торопитесь с ними что-то сделать. Это может оттолкнуть их, а не выглядеть приятным желанием.
Надеюсь, вам понравилось (название мероприятия): Когда вы обращаетесь к вам после корпоративного мероприятия, которое вы организовали, использование этой фразы производит отличное первое впечатление, особенно если вы попросите что-то по электронной почте.
2. «Пишу вам по поводу…»
Когда вы сначала отправляете электронное письмо, вам нужно представиться и рассказать о его назначении. Иногда вам нужно напомнить этому человеку о том, кто вы есть, если вы уже контактировали раньше.
Вы можете вести себя безлично или делать домашнее задание и исследовать получателя.Потому что, когда вы персонализируете свое сообщение, чтобы показать, что знакомы с их работой или делами, вы увеличиваете шансы получить ответ. Вот несколько примеров общих электронных фраз для знакомства и некоторые идеи для их персонализации.
Общие фразы для электронной почты
Это [ваше имя] из [вашей компании]: Начните с того, что представьтесь своим именем и компанией, в которой вы работаете. Если вы хотите опустить название компании в начале, это нормально, но убедитесь, что эта информация будет размещена где-нибудь в теле письма.
Я пишу вам о… Здесь вы можете вставить все, что связано с предыдущим разговором или встречей, которую вы имели с получателем. Кроме того, вы можете использовать это введение, чтобы поговорить о будущих событиях.
Я пишу, чтобы спросить / узнать / сообщить / подтвердить / пригласить вас / обновить вас / попросить… »: Используйте это, когда вы хотите запросить информацию, позиционировать себя, сделать приглашение без лишних слов. . Это способ быть прямым и кратким.
Могу я уделить немного вашего времени…: Если вы хотите и / или вам нужно быть очень формальным, это лучший выбор.
Я обращаюсь к вам, потому что … : Это неформальный способ сообщить причину вашего обращения.
Персонализированные фразы для электронной почты
3. «Спасибо за…»
Выражение благодарности — отличный способ удержать внимание получателя и преодолеть проблемы, которые возникают при обслуживании клиентов. В основном потому, что вам нужно сосредоточиться на решении этих проблем как можно более плавно. А иногда покупатель задавал простой вопрос, даже не подозревая, что это ошибка, и в итоге вы раскрываете и выделяете его.Давайте посмотрим на несколько фраз для электронной почты, которые помогут в обоих случаях:
Спасибо, что сообщили мне: Это показывает, что вы признаете то, что вам сообщил человек, и выражаете признательность за это.
Благодарим вас за понимание / терпение: Такое сообщение хвалит клиента, в то время как вы по-прежнему признаете проблему, с которой он столкнулся, без извинений за ненужные ошибки.
Спасибо за ваше письмо о…: Это помогает напомнить человеку о предмете, о котором вы говорите, и открывает более дружеский разговор, в зависимости от содержания предыдущих писем.
Спасибо за отправку / вопрос / участие: Это показывает людям, что вы признаете их действия и цените их.
Спасибо, что обратились (ко мне): Это более неформальный способ оценить чей-то контакт.
Спасибо за ваш отзыв о / ваше предложение: Он приветствует отзывы и предложения, чтобы человек чувствовал себя в безопасности, чтобы продолжать их вам.
Дополнительный совет: Если вам нужно извиниться за серьезный сбой, используйте что-нибудь простое, например «». Примите наши извинения за причиненные неудобства. Но не тратьте все свое письмо на извинения. Вместо этого предложите решения того, что произошло. Избегайте использования « Извините за неудобства» , потому что это звучит расплывчато, неформально и неискренне.
4. «
Просто быстрое / дружеское напоминание о том, что…»
Вы можете использовать этот вид электронных писем для предоставления информации или адресных напоминаний вашим получателям. Это также полезно, когда вы хотите привлечь их внимание к другому вопросу в своем электронном письме, в основном, если вы пишете, чтобы обсудить несколько вопросов.
Обратите внимание…: Если вы хотите привлечь внимание получателя к определенному вопросу, используйте это.
Быстрое напоминание…: Это неформальный способ представить что-то, что вы хотите выделить, например, близкие даты истечения срока или входящие встречи.
Я хотел бы сообщить вам: Используйте эту фразу, чтобы рассказать вашим клиентам об устранении неполадок, которые еще не решены. Вместо того, чтобы открыто называть это «проблемой, которая не решена», используйте «обновление» как форму заявления о том, что вы работаете над ее решением.
Я хочу сообщить вам, что…: Официальный способ сделать специальное объявление или дать критический ответ.
Просто краткий заголовок: Неформальная фраза по электронной почте часто используется, чтобы известить кого-то о чем-то, например о предупреждении или полезном совете.
Надеюсь, вы найдете это полезным: Когда вы дадите им какую-либо информацию, совет или даже решение проблемы, с которой они столкнулись.
5. «Я посылаю вам…»
Если необходимо отправить вложения или даже дополнительную информацию, требующую особого внимания получателя, вот несколько примеров того, как это сделать:
Я отправляю вам [имя файла] в формате pdf: Не забудьте указать имя файла и его формат, чтобы человек чувствовал себя более уверенно при его открытии.
Я прикрепил [имя файла] для вашего просмотра: Опять же, не забудьте указать имя файла и его цели. Может ли человек просматривать, проверять или редактировать?
Не могли бы вы подписать прикрепленный документ и отправить его обратно до [дата] ?: Используйте этот, когда вам нужно, чтобы получатель отправил вам обратно подписанную копию, и у вас есть срок для этого.
Пожалуйста, смотрите информацию ниже для получения более подробной информации о…: Если вы хотите выделить информацию, такую как адреса или существенные цитаты.
Вот документ, который вы просили / мы обсуждали: Это привлекает внимание получателя к тому, о чем он просил раньше.
Более подробная информация доступна на [веб-сайте]: Если вы хотите поделиться ссылками, расскажите, что человек найдет там.
6. «Почувствуйте себя желанным гостем…»
Иногда вам нужно попросить кого-нибудь о помощи или дополнительной информации. Используйте фразы, которые создают открытую дверь в вашем общении с получателем таким образом, чтобы он чувствовал, что к вам можно обратиться в любой момент.
Не забудьте сначала описать, что вам нужно, когда вы просите о помощи. И всякий раз, когда вы предоставляете информацию, вы должны дать им возможность связаться с вами, если у них возникнут вопросы.
Пожалуйста, почувствуйте себя желанным гостем…: Фраза «Пожалуйста, чувствуйте себя желанной…» побуждает клиентов обращаться к нам еще раз и заставляет их чувствовать себя комфортно.
Не могли бы вы… ?: Это формальный способ делать запросы и вежливо просить дальнейших объяснений.
Я был бы признателен, если бы вы могли…: Еще один способ вежливо попросить о чем-то.
Было бы очень полезно, если бы вы могли прислать нам / мне…: Вы показываете человеку, что его помощь очень ценится. Вы можете использовать его для отправки дополнительной информации или файлов.
Пожалуйста, держите меня в курсе / сообщайте / обновляйте: Это делает общение открытым, так что человек может в любое время связаться с новой информацией по вопросу.
Если возможно, я хотел бы узнать (больше) о…: Вы ничего не требуете, просто позволяете человеку чувствовать себя комфортно, делясь с вами чем-то конкретным.
7. «
… пожалуйста, дайте мне знать».
Если вы хотите предложить что-то сделать для кого-то в электронном письме, то продемонстрируйте, что вы счастливы это сделать. Покажите получателю, что вы готовы помочь во всем. Эти фразы показывают людям, что вы с радостью хотите им помочь:
Я был бы счастлив…: Это означает, что вы не против помочь, и намерение состоит в том, чтобы заставить другого человека чувствовать себя комфортно, прося вас обо всем, что ему нужно.
Если мы сможем оказать дополнительную помощь, дайте нам знать: это официальный способ предложить дополнительную помощь.
Сообщите мне, если вам понадобится помощь: это самая распространенная фраза в электронной почте в этой категории. Это неформальный способ показать людям, что вы готовы помочь им, когда они в ней нуждаются.
… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне: Это работает как дополнение к таким фразам, как «Если вам нужна дополнительная информация…». Он подчеркивает, что вы готовы помочь.
… пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне / для связи: Это дает человеку знать, что он может связаться с вами, когда ему нужно.
8. «К сожалению…»
Сообщать плохие новости по электронной почте всегда непросто, но есть способы сделать это правильно. Иногда случается, что вы каким-то образом не могли учесть ожидания человека, и вам нужно предоставить эту информацию.
К сожалению, мы не можем / не можем…: Это формальный и вежливый способ дать отрицательный ответ.
Боюсь, что невозможно…: Используйте эту неформальную фразу в отрицательном ответе, после чего следует краткое объяснение того, почему не удалось выполнить просьбу человека.
С сожалением сообщаем вам, что…: — вежливый и формальный способ сообщить плохие новости. Сразу после этого объясните причины, по которым этого не произойдет.
После тщательного рассмотрения мы решили (не)…: Это показывает, что вы учли то, что человек отправил вам ранее.Это также способ смягчить мрачный ответ.
Это противоречит политике компании…: это способ объяснить, почему вы не можете выполнить то, что просит человек, если это противоречит политике компании.
Несмотря на все мои усилия…: Вы показываете человеку, что вы приложили усилия, чтобы решить что-то, или даете ему положительный ответ.
9. «Жду ответа».
Заканчивая электронную почту, вместо того, чтобы использовать «Еще раз спасибо» или что-то подобное, создайте ожидание ответа.Позвольте диалогу открыться. Эти фразы побудят их предоставить любую дополнительную помощь или обратную связь, в которых вы нуждаетесь.
Пожалуйста, дайте мне знать, работает ли это / если вы доступны / если это звучит хорошо / если вы можете / если вы можете помочь / если вам нужно перенести расписание…: это фраза для завершения письма, показывающего, что вам нужен ответ о том, что вы отправили получателю.
Я с нетерпением жду встречи с вами: Используйте его, когда планируете личную встречу.
Мы будем очень признательны за любые отзывы, которые вы можете мне дать: На случай, когда вам нужно закончить письмо с просьбой высказать свои мысли / отзывы от человека.
Я был бы признателен за вашу помощь в этом вопросе: Обычно вы заканчиваете электронное письмо этой фразой, когда описываете какую-то ситуацию или проблему и вам нужно обратиться за помощью.
10. Дружественные фразы для завершения письма
Наконец, вам нужно вставить прощание в конец текста электронного письма. В деловых письмах нельзя просто послать «До свидания» или «Увидимся позже». Используйте одну из этих фраз для электронной почты:
С уважением: это — удобный способ попрощаться и один из самых распространенных в деловом контексте.Это может быть лучше для людей, с которыми вы разговаривали раньше.
Всего наилучшего: это разговорный, но дружелюбный и общительный способ попрощаться.
С уважением: это для официального закрытия бизнеса, и вы никого не обидите, используя его.
Приветствия: Вы можете использовать эту подписку со своими друзьями и близкими коллегами по бизнесу. В зависимости от тона голоса, используемого для вашего бренда, это также может быть полезно.
Удачной недели / выходных / дня / ночи !: Это зависит от того, в какое время вы отправляете электронное письмо.Помните о часовых поясах, если вы обмениваетесь электронными письмами с людьми из другой страны.
Оставайтесь в безопасности: Вы можете использовать его во время конфликтов или трудных времен, таких как пандемия COVID-19.
Завершение
Знание того, как правильно написать электронное письмо, имеет решающее значение в получении или отсутствии ответа. Использование правильных фраз гарантирует, что вы не обидите или не произведете неправильное впечатление на получателя.
При написании делового электронного письма вам необходимо заранее знать, в каком контексте находится ваш получатель.Вам нужно быть формальным или неформальным? В конце концов, вы должны уважать наши слова, чтобы избежать недопонимания. Пришло время применить эти фразы для электронной почты, открыть свой почтовый ящик и начать изо всех сил отвечать на электронные письма.
Как начать работу с электронной почтой и профессионалом по звуку
Мы пишем электронные письма довольно часто. Они заменили обычную почту, но все же, пытаясь ее запустить, мы тратим несколько минут на обдумывание первых слов. В этой статье мы рассмотрим, как создать электронную почту.Очень важно правильно обращаться к другим людям, потому что адресат будет судить о вашей грамотности по тому, как вы начнете письмо.
Мы дадим несколько советов относительно правильных путей и тех, которых следует избегать. Также мы рассмотрим формальные и неформальные способы обращения к другим, а также представим примеры лучших электронных поздравлений.
Если вы все еще не хотите делать это самостоятельно, просто попросите нашего писателя помочь вам!
Правильное и неправильное приветствие по электронной почте
Чтобы дать читателям представление о лучших и худших приветствиях, мы подготовили несколько примеров, которые можно использовать в электронной почте.Вот список лучших поздравлений для такого формата:
«Доброе утро», «Добрый день», или «Добрый вечер» — это классические варианты электронных поздравлений, которые характерны для официальных писем.
«Привет» или «Привет» — это самые традиционные слова для написания электронных писем друзьям или тем, к кому можно обращаться неформально
«Разрешите представиться» — обратиться к тому, кого вы еще не знаете
«Как дела?» — это наиболее нейтральный способ обращения к людям, позволяющий выразить вежливость.Это универсальная фраза для официальных и неформальных сообщений.
«Надеюсь, это письмо поможет вам» или «Надеюсь, у вас все хорошо» — это общие способы поблагодарить людей
«Приятно слышать от вас» — это хорошая фраза, если вы отвечаете на сообщение
«Спасибо за помощь» или «Спасибо, что связались» — это два приветствия, которые подходят, если вы напишете ответ.
Стремясь показать вам, какие слова или фразы не подходят, мы представляем список худших электронных приветствий :
Нет приветствий — не забудьте поприветствовать того, кому вы адресовали свой адрес электронной почты, потому что это худшее, что вы можете сделать, начав писать электронную почту
«Для кого это может касаться» — это не лучший способ признать кого-то «с другой стороны», потому что это означает, что человек недостаточно исследовал и обращается к человеку по его / ее имени.Не ожидайте получить положительный ответ, если отправите электронное письмо с таким приветствием!
«Уважаемый господин / госпожа» — это не лучший вариант начального сообщения, потому что он звучит безлично. Лучше спросить имя человека.
«Уважаемый господин / госпожа» — звучит слишком формально и старомодно. Не забывайте, что мы живем в 21 веке, и нам следует начинать буквы соответственно.
«Привет, дорогая (дорогая, любимая)» — это приветствие звучит абсолютно неформально, но знакомо, если начать с него электронное письмо.Также старайтесь избегать использования сленга.
Ошибочные имена — это прозвучит грубо или странно и испортит ваш разговор с самого начала. Это покажет, что вы слишком ленивы для исследования имени человека.
«Владельцу бизнеса / домовладельцу» — обращение к другим людям таким образом может означать, что инициатор этого общения стремится продать что-то тем, к кому он обращается. В результате сразу отпадает желание читать это письмо дальше.Отличный способ начать письмо — это выучить имя человека, который отправляет сообщение.
Приветствия для профессиональных писем
Предположим, что кто-то хочет написать электронное письмо, адресованное другому человеку, которого он / она не знает лично.
Например, кандидат на должность менеджера по персоналу отправляет сообщение начальнику отдела кадров компании, в которую он / она претендует. В этом случае кандидату на работу обязательно понадобятся профессиональные навыки письма.
Итак, как в таком случае начать профессиональную переписку?
В последнее время бизнес становится все более неформальным в плане общения. Таким образом, если кто-то начинает свое электронное письмо со слов «Привет» или «Привет», немногие люди будут сбиты с толку, особенно если они того же возраста, что и этот человек, или моложе. Если человек, к которому вы обращаетесь, склонен использовать так называемый деловой повседневный стиль, вы должны использовать тот же стиль в своем ответе.
Однако мы не рекомендуем использовать это приветствие, если вы хотите написать пожилому человеку.Такой формат письма предполагает использование следующих фраз: «доброе утро», «добрый день», «добрый день» или «добрый вечер». Поскольку вы не знаете, кому пишете, предпочтительнее выбрать нейтральную фразу, чтобы избежать ненужного раздражения. Идея проверки ошибок в тексте перед отправкой официального электронного письма — прекрасная идея.
Также попробуйте понять 4 типа предложений, потому что каждое предложение может дать определенный смысл.
Попробуйте наш универсальный пишущий инструмент
Проверить грамматику, читаемость и плагиат
Автоматическое цитирование источников и перефразирование текста
Написание неформальных приветствий с легкостью
Цели электронного письма могут быть разными, поэтому вам следует начинать его по-другому.Вы можете научиться отвечать на электронные письма профессионально, даже если обмениваетесь сообщениями с друзьями, потому что этикет важен в любом общении.
Начиная с этих приветствий, человек задает дружелюбный и расслабленный тон, чтобы в дальнейшем переключиться на проблему или просьбу. Эти приветствия типичны для начала письма , если кто-то хочет кого-то о чем-то спросить :
Приятно было видеть вас на вчерашнем корпоративе …
Поздравляю с занятием должности начальника отдела продаж…
Мне понравился ваш пост в СМИ о …
Джон посоветовал мне связаться с вами по поводу …
Надеюсь, вам понравился отдых в …
Это примеры приветствия в электронном письме для начала обмена сообщениями с близкими людьми :
Вчера я смеялся, когда вспомнил наши каникулы в Малайзии
Это видео заставило меня задуматься о тебе и …
Я думал о тебе и о нашем пребывании в Нью-Йорке
Мне понравились ваши недавние фото
Привет с другой стороны!
Люди могут использовать эти приветствия в начале разговора , если они хорошо знакомы или у этих двух людей общие воспоминания .Эти приветствия и подобные им будут использоваться, когда начинаешь обмениваться сообщениями с друзьями или однокурсниками:
Что случилось?
Как дела?
Как дела?
Рад вас видеть!
Общие ситуации приветствия разных людей
Официальные приветствия — используйте формальные приветствия с деловыми партнерами, неизвестными или пожилыми людьми, когда вы начинаете разговор. Эти конструкции также полезны, когда вы хотите отправить сопроводительное письмо или эссе для поступления в колледж.Формальный формат электронного письма позволяет использовать следующие структуры:
Доброе утро / день / день / вечер!
Привет / Здравствуйте! (если человек использует повседневный деловой стиль общения)
Приятно познакомиться!
Как дела?
Рад встрече!
Последующие приветствия — используйте их, когда он / она нацелены на получение последующей поддержки после встреч или деловых звонков.
Как мы обсуждали во время последнего звонка…
Я возвращаюсь к вам по поводу …
Не могли бы вы предоставить мне последние новости по …
В продолжение нашего последнего контакта
Я проверяю отзывы относительно …
Приветствие после прерывания связи — эти приветствия можно использовать при встрече с друзьями или членами семьи после долгого времени, когда они ничего не слышали.
Что нового?
Как дела?
Рада снова вас видеть!
Давно давно!
Случайные приветствия — используйте их с коллегами, коллегами, которых вы хорошо знаете, или друзьями, когда вы не знаете, как начать электронное письмо.
Как дела?
Как жизнь?
Как все?
Как дела?
Что случилось?
Сленговые приветствия — эти приветствия вы можете использовать в подростковой среде, со сверстниками или во время неформальных встреч.
Йоу!
Эй, мужик!
Привет!
Sup? Wazzup?
Доброго времени суток, дружище!
Форматирование приветствий: 3 простых правила
Форматирование приветствий несложно, и грамматика очень важна: имя следует разделять запятыми с одной или двух сторон в зависимости от его длины.Например: «Привет, Эмма!»
Размещение восклицательного знака в конце фразы является обычной практикой: «Добрый день, мистер Эбботт!» Потому что важно не только знать, как начать официальное электронное письмо, но и правильно его отформатировать, использовать правильные знаки препинания, а также грамматически правильные структуры.
Также следует использовать запятую, если он / она использует ее в обычном сообщении: «Добрый вечер, Алиса, в продолжение нашей встречи …» В тексте следующую фразу после приветствия следует начинать с новую строку.
Мы очень надеемся, что наши читатели найдут вдохновение в этой статье. Если у вас остались вопросы или вы не можете написать письмо самостоятельно, наша служба написания писем всегда готова помочь.
Пишите отличные электронные письма службы поддержки клиентов: правила и шаблоны | Блог
Ни для кого не секрет, что качество писем, отправляемых вам по электронной почте, влияет на восприятие покупателями вашего бренда. Но соблюдает ли каждый представитель службы поддержки клиентов надлежащего этикета при отправке электронных писем клиентам?
Хорошее обслуживание клиентов всегда важно.Независимо от того, начинаете ли вы бизнес или развиваете уже существующий, вы можете получить сильное конкурентное преимущество, если произведете впечатление на клиентов отличными электронными письмами.
Из-за большого количества писем, которые представители отправляют каждый день, нелегко поддерживать качество каждого ответа по электронной почте. Однако если вы пытаетесь создать культуру, ориентированную на клиента, это невероятно важно.
Вы и ваша команда должны помнить — одно электронное письмо может быть единственным взаимодействием клиента с вашей компанией.Вы не можете позволить себе упустить эту прекрасную возможность порадовать их.
В этом посте я познакомлю вас с несколькими полезными правилами написания электронных писем службы поддержки клиентов, а также с шаблонами, которые вы можете использовать.
Содержание
Оставьте робототехнику (будьте более человечными)
Несколько лет назад Genesys провела интересный опрос, чтобы выяснить, что наиболее важно для клиентов, когда они получают электронные письма со службой поддержки клиентов — поразительные 40% из них заявили, что обслуживание клиентов осуществляется людьми.
Первое, что вам нужно сделать — написать, как по-человечески. Я знаю, что это лишний совет, но мы каким-то образом запрограммированы на то, чтобы делать даже самые простые вещи сложными в электронных письмах.
Например, вы встречаете старого друга спустя годы, и он спрашивает, чем вы занимаетесь. Вы говорите им, что управляете компанией, производящей этот продукт, и в целом у вас все хорошо в жизни. Выкладываете им это как можно проще.
А что, если бы тот же друг задал вам этот вопрос по электронной почте.Вы сразу же начнете хвастаться сертификатами и наградами, полученными вашей компанией. Я уверен, что вы сразу же сделаете гиперссылку на пресс-релиз или сообщение в блоге.
В тот момент, когда мы приступаем к написанию электронных писем, наш язык становится формальным. Мы все усложняем. Мы начинаем использовать жаргоны.
То же самое применяется, когда мы пишем электронные письма службы поддержки клиентов. Каким-то образом мы отправляем электронные письма, которые выглядят так, как будто они пришли от роботов:
Привет,
Мы только что получили ваш запрос.Ваш ссылочный номер — XYZ632. Пожалуйста, цитируйте его для будущей переписки.
Мы свяжемся с вами и расскажем как можно скорее.
Спасибо,
Служба поддержки
В электронных письмах службы поддержки вы должны быть личными, дружелюбными и естественными — точно так же, как вы бы разговаривали с этим человеком, если бы он стоял прямо там.
Вам также нужно сначала посочувствовать, а не сразу решать проблемы.
Помните: проблема не должна была возникнуть изначально, и вы зря потратили время клиента — извинитесь и скажите, что чувствуете его боль.
Еще несколько вещей, о которых следует помнить:
Назовите этого человека по имени — вы ему понравитесь больше.
Назовите свое имя — они поверят вам больше.
Смайлы то и дело делают вас более выразительными 🙂
Вот лучшая версия того же электронного письма:
Общаясь с клиентами по электронной почте, попробуйте добавить элементы персонализации.
Рекомендуемая литература
Сначала решение проблем, потом ресурсы
Я согласен, что многие проблемы клиентов можно решить без помощи человека.Но что делать, когда к вам обращаются с вопросом? Стоит ли сразу направить их в раздел помощи? Что ж, это определенно непростая область.
Я уверен, что вы создали обучающее видео и написали библиотеку справочных сообщений. Я знаю, что вы хотите, чтобы ваши клиенты помогали себе сами. Но они пришли к вам с вопросом, верно? Спрашивают, где найти документацию по возникшей у них проблеме? Я уверен, что нет.
В службе поддержки клиентов вы должны дать им то, что они хотят, и они ищут ответы, а не страницы, содержащие ответ.
Итак, по сути, указывать покупателю на ресурс, когда он ищет ответ, — это грубо; например, сказать:
«Вы можете настроить автоматизацию, чтобы назначать электронные письма своей команде на основе установленных вами правил. Подробнее , чтобы узнать, что вы можете сделать с этой функцией ».
Я бы не хотел получать это сообщение от представителя службы поддержки клиентов. Я обидюсь. Я бы сказал, это грубо, на грани высокомерия.
Правильный способ сделать это — сначала подробно ответить на их вопрос, а затем аккуратно добавить ссылку на ресурс в конце ответа.Например:
Отвечайте на запросы клиентов в первую очередь с помощью решений, а не ресурсов самообслуживания
Не оставляйте места для недоразумений
Самая распространенная фраза, которую я вижу в электронных письмах службы поддержки клиентов, — это «Я свяжусь с вами, как только смогу». Это, мягко говоря, расплывчато. Заказчик обеспокоен, а вы ему совершенно не помогаете.
В отделе обслуживания клиентов каждое отправляемое вами сообщение должно вызывать доверие. Фактически, отслеживание настроений клиентов в центрах обслуживания клиентов становится все более важным.Вы хотите, чтобы покупатель знал, что он в надежных руках. Вы хотите сказать им, что у вас есть решение.
Когда вы говорите «как можно скорее», человек может начать сомневаться, есть ли у вас решение его проблемы.
Даже если вы решите их проблему позже, часы «гадать, что же произойдет» оставят у вашего клиента дурной вкус.
В электронных письмах службы поддержки клиентов вы хотите прояснить ситуацию. Сообщите клиенту, сколько именно времени вы потратите, чтобы вернуться к нему.Я хотел бы уточнить, что я не говорю об автоответчиках — где можно сказать «как можно скорее» — вы не хотите, чтобы люди сообщали расплывчатые сроки.
Скажите им, что именно вы собираетесь для них сделать. Расскажите им, как они могут снова связаться с вами.
Примерно так:
Дайте клиентам четкое и честное представление о том, как скоро вы к ним вернетесь.
Если у вас нет решения в течение этого периода времени, обратитесь к клиенту и сообщите ему, что вы работаете над этим, и когда они могут ожидать решения.
Избегайте императивов (говорите правильно)
Для тех, кто забыл уроки грамматики, повелительное предложение — это предложение, которое дает такие команды, как «сделай это, закончи это или иди туда». 🙂
Я встречал много писем службы поддержки клиентов, которые звучат как заказы типа «перейдите на эту страницу и сделайте это».
Проблема в том, что вы выглядите грубым человеком, унижающим клиента. Я уверен, что никто не делает этого намеренно, но это определенно производит впечатление наставлений и снисходительности для многих людей.
Когда вы работаете в отделе обслуживания клиентов, доброжелательное отношение к вам — это больше, чем просто хорошая гигиена — это скорее требование.
Лучшим способом отправки инструкций клиентам является использование условных выражений, таких как «Могли бы вы» или «Не могли бы вы».
BAD: «Перейдите на панель управления и нажмите значок шестеренки в правом верхнем углу».
ХОРОШО: «Не могли бы вы перейти на панель управления и нажать значок шестеренки в правом верхнем углу?»
Заметили разницу? Второе предложение, безусловно, является более вежливым и дружелюбным способом сказать то же самое.
Вы также можете начать вышеприведенное предложение со слов «Вы бы хотели» — это опять-таки очень дружелюбное звучание.
Даже самые тонкие изменения в формулировках могут иметь огромное влияние на то, как вы заставляете себя чувствовать клиента.
Да, и дело не только в императивах — вот еще несколько негативных фраз, которых следует избегать в электронных письмах службы поддержки клиентов:
Вы утверждаете, что ..
Вы так говорите ..
Мы не видим как ..
Вы должны ..
Вы должны..
Использование любого из них может вызвать у вас покровительство.
И наоборот, когда вы используете положительные фразы, они заставляют вас казаться дружелюбными и успокаивают клиента:
Если вы пришлете нам (скриншот), мы будем рады закончить его за вас
Можно предположить, что (идея)
Один из возможных вариантов: (что угодно)
Мы поможем вам выполнить (задачу), если вы пришлете нам (информацию)
Когда вы начинаете использовать позитивный язык, клиенты склонны не обращать внимания на ваши недостатки и не сердятся, даже когда вы говорите что-то неприятное.
Рекомендуемая литература
Сохраняйте простоту (структурируйте информацию)
Многие электронные письма службы поддержки клиентов выглядят как случайно размещенные инструкции, написанные неосторожным подростком. Я уверен, что вы тоже их видели. Такие электронные письма, вместо того, чтобы помогать клиентам, усложняют их жизнь.
Прежде чем вы напишете электронное письмо клиенту, сделайте паузу и подумайте, как они собираются использовать информацию.
Задайте себе несколько вопросов:
Существует ли определенная последовательность, которой должен следовать покупатель? Если да, всегда пишите советы в таком порядке.Используйте маркеры или последовательность шагов. Когда вы отправляете абзац с ответом на их вопрос, вы не рисуете очень четкую картину в их головах.
Есть ли что-то, что они должны проверить / сделать, прежде чем они смогут приступить к решению проблемы? Убедитесь, что вы сказали им это, прежде чем погрузиться в решение / шаги. Это может быть что-то столь же тривиальное, как проверка правильности используемого браузера — вы все равно захотите начать с этого.
Например,
Прежде чем перейти в режим решения, убедитесь, что вы прошли все необходимые предварительные проверки с клиентом.
Нужно ли клиенту выполнить несколько шагов (и их порядок не влияет на решение)? Сначала вам нужно упомянуть самый простой шаг.Если вы упростите задачу на раннем этапе, они с большей вероятностью сразу же последуют вашему совету. Напротив, если первое, что вы хотите, чтобы они сделали, является сложным, велика вероятность, что они отложат это на потом, а это никогда не приносит покупателю удовольствия.
Заказчик задал более одного вопроса? В отличие от абзаца, вы хотите разбить свой ответ на четкие разделы. Основываясь на заданных вопросах, прервите свой ответ жирными предложениями, а затем организуйте свой ответ по ним.Утверждения, выделенные жирным шрифтом, играют роль подзаголовков, облегчая чтение для покупателя.
Проверьте это действительно хорошо структурированное электронное письмо службы поддержки клиентов:
Хорошо структурированные электронные письма службы поддержки клиентов всегда легче усвоить
Электронное письмо легко понять, и вы выделили курсивом те части, которые хотите выделить. Чтение и усвоение информации становится легким.
Завершение
В сфере обслуживания клиентов большая часть взаимодействия с клиентами происходит по электронной почте.Искусство написания электронных писем, если оно будет усовершенствовано, может иметь большое значение для улучшения имиджа вашего бренда, повышения удовлетворенности клиентов и, таким образом, превращения этих клиентов в постоянных послов бренда. Помня приведенные выше правила и шаблоны, научите свою команду по работе с клиентами создавать запоминающиеся электронные письма и радовать клиентов каждый день!
Ресурсы, которые вам понравятся :
Руководство по стилю MailChimp для грамматики и механики
Сообщение Hubspot о фразах, которых следует избегать в электронных письмах службы поддержки
Руководство по стилю голоса и письма из Университета Северной Каролины
Предоставьте инфографику службы поддержки о положительных фразах поддержки
Как написать убедительные электронные письма службы поддержки : Руководство по стилю
Электронные фразы, которые всегда принесут вам желаемый ответ
Фразы, которые вы никогда не должны использовать в электронных письмах
Строки темы электронного письма, на которые нажимают
Ошибки электронного этикета, которые будут стоить вам денег
.
Leave a comment Cancel reply

Blog

Как правильно писать электронное письмо

Как правильно заканчивать электронные письма, чтобы получить больше шансов на положительный ответ

Необходимость в хорошем окончании электронного письма

Различные типы подписей электронной почты и когда уместно их употреблять

Универсальные способы закончить электронное письмо, которые работают

Об использовании слова «Спасибо»

Распространенные способы завершить письмо, которые не работают

Правила написания электронного письма или этикет электронной почты

Как написать формальный email на английском?

«Прощальные формулировки» в имейле — почему это важно?

Почему верный тон — это непросто

Почему это важно

Добавить индивидуальности

6 советов, чтобы ваше электронное письмо прочитали и поняли — Work.ua

Указывайте тему письма

Используйте правильное приветствие

Ближе к делу

Оформление

Не забудьте о подписи

Сохраняйте важные письма

Бонус: как написать письмо будущему работодателю

Читайте также

§ 189. Культура электронного письма: 10 заповедей

Как начать бизнес-письмо (шаги, примеры, советы)

В этой статье содержится:

Как начать свой бизнес Электронная почта

A. Тема сообщения

5 строк темы для использования в деловой электронной почте

1. Заинтересованы в [Ваше предложение], [Имя получателя]?

2. Пять минут для быстрого звонка, [имя получателя]?

3. [Взаимный контакт] Сказал, что мы должны соединить

4. [Отрасль получателя] имеет реальную проблему — вот решение!

5. 5 дней до [нишевой] конференции

3 темы, которых следует избегать в деловых письмах

1.Одноразовое бесплатное предложение по электронной почте

2. Важно

3. $$$

Б. Приветствие

5 приветствий для использования в бизнесе. Электронная почта

1. Уважаемый [Имя лица] или Уважаемый [Фамилия]

2. Доброе утро, Добрый день, Добрый вечер [Имя]

3. Привет, привет, всем привет, привет [имя]

4.Привет всем привет

5. Привет

3 приветствия, которых следует избегать в деловых письмах

1. Кому это может относиться

2. Уважаемый господин / госпожа

3. Эй,

C. Начальные строки

5 вводных строк для использования в вашем рабочем электронном письме

1. «Разрешите представиться».

2. «Было здорово встретиться / услышать от вас».

3. «Спасибо, что связались».

4. «Я обращаюсь к вам по поводу…»

5. «В продолжение нашей встречи / звонка…»

3 первых строчки, которых следует избегать в деловой переписке

1. «Я знаю, что ты очень занят…»

2. «Вы можете сделать мне одолжение?»

3. «Извините за беспокойство, но…»

Как отформатировать начало вашего делового электронного письма

6 примеров и шаблонов для создания деловой электронной почты

1. Холодная электронная почта для привлечения потенциальных клиентов или продаж

Пример

2. Написание холодных писем для работы в сети

Пример

3. Холодное письмо для обратных ссылок

Пример

4. Электронное письмо потенциальному рекрутеру при поиске работы

Пример

5. Электронное письмо после завершения интервью

Пример

6. Деловое письмо вашему менеджеру

Пример

5 вещей, которые нужно проверить перед отправкой делового письма

1. Орфографические и грамматические ошибки

2. Восклицательный знак

3. Поддерживайте правильный тон

4. Ввод прописными буквами