Как правильно написать электронное письмо: Секреты деловой email-переписки — Лайфхакер – Как правильно писать электронные письма. Этикет электронной почты

Содержание

Электронное письмо – как правильно написать

Каждый день я получаю и отвечаю на десятки писем по электронной почте. Поэтому могу сделать вывод – несколько нехитрых правил будут весьма полезны для многих и помогут понять, как правильно написать электронное письмо.

Сделайте разные почтовые ящики для личной и деловой переписки. Иначе рано или поздно вы отправите контрагенту или коллеге по работе свою личную информацию, которой вовсе не намеревались делиться.

Проверяйте деловую почту не реже 2-х раз в день. Иногда напишешь электронное письмо, требующее оперативного ответа, а в ответ «тишина». Если есть время, отвечайте сразу. Может от вас ждут важную информацию и вам будет хорошо – не соберется огромная «куча» непрочитанных писем.

Отвечает на письмо адресат, проставленный в поле «Кому». Если адресат указан в поле «Копия», то обычно не отвечают, письмо отправлено для информации.

Всегда заполняйте поле «Тема». Это ну очень важно. Люди делают первоначальную оценку по теме– стоит читать или сразу удалить электронное письмо. Если адрес неизвестен получателю, то тема должна вызвать интерес ознакомиться с письмом. Отсюда правило – тема должна состоять приблизительно из 3-4 слов, быть привлекательной и отражать содержание письма. Плохие примеры тем: «вопрос», «письмо», «срочно».

Как написать текст электронного письма

Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте, уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена Игоревна» то, что нужно. Заканчивать послание возможно традиционным «С уважением, …».

Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу предложить …»).

Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты. При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.

Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего восприятия информации.

Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip, предупредите об этом в тексте послания (чтобы не подумали, что это вирус).

Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами.

Образец подписи в электронном письме:

С уважением,
Евгения Полоса
kontakt @delo-ved.ru
http://delo-ved.ru

Окончательная проверка электронного письма

Чем важнее послание, тем больше времени уделяем проверке – отсутствие орфографических и пунктуационных ошибок, точность и понятность фраз, логичность построения текста.

Контролируем – начало предложений и имена собственные идут с прописной буквы, между словами обязательны пробелы. Дурное впечатление накладывается от злоупотребления заглавными буквами и знаками препинания для придания выразительности (например, СРОЧНО!!!!). Многие недооценивают степень негативного отпечатка наличием указанных недостатков.

И, наконец, оцените, что выгоднее и сэкономит вам время: лишний раз позвонить по телефону и какие-то вопросы решатся быстрее, или долго набирать текст электронного письма для необходимости  документального подтверждения взаимодействия.

Евгения Полоса

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 8 комментариев

Как правильно написать электронное письмо

Электронное деловое письмо

Как часто вы удаляете электронные письма, не открывая? Что заставляет вас открыть электронное письмо и ознакомиться с его содержимым? Часто ли вы получаете грамотные и хорошо оформленные деловые письма? Ответы на эти вопросы заставят вас задуматься в каком направлении мы должны с вами двигаться, чтобы правильно написать электронное письмо.

10 самых распространенных деловых писем>>

Современный мир уже приучил нас по несколько раз в день проверять свой почтовый ящик и решать большинство рабочих и личных проблем в электронном виде, но мы в этом беспрерывном потоке информации зачастую теряемся и не можем выделить главное.

Образец делового письма>>

Основные правила электронного делового письма:

  1. Пишите тему, которая передает суть вашего сообщения.

    Приглашение

    или

    Приглашение на международную конференцию 18.05

    Письмо с какой темой вы скорее откроете?

    Если вы хотите заинтересовать читателя, то заголовок должен привлекать внимание.

    Отдых

    или

    Как бюджетно отдохнуть в пик сезона в Европе?

    Если это письмо-ответ, то не меняйте тему.

    Перед отправкой проверяйте актуальность заголовка.

  2. Не делайте пометку «Срочно». Эту пометку допустимо сделать один раз в особо важном случае. Делая это чаще, пострадает ваша репутация, а на письма никто не будет обращать внимание.

  3. Отправляйте письмо только тем людям, которые действительно должны его получить и заинтересованы в этом. Проверяйте адресатов перед отправкой и не нажимайте кнопку «Ответить всем». По возможности обращайтесь к конкретным людям.

  4. Сокращайте объем письма. Меньше воды — больше нужной информации. В идеале письмо должно помещаться на открытом экране, и читатель не должен прокручивать экран вниз, чтобы добраться до сути.

Структура правильного электронного письма:

  • Обращение. Допустимо:

    Уважаемый Иван Иванович!

    Максим, добрый день!

    Привет, Александр!

    .

    Обращение зависит от отношений, в которых вы состоите с получателем.

  • Текст. Избегайте формализма, долгих объяснений что да как, переходите сразу к сути. Сравните:

    Здравствуйте, Александр!

    В продолжение нашего вчерашнего разговора, прошу вас выслать свои реквизиты для составление проекта договора. Данный шаг позволит оценить серьёзность ваших намерений на продолжение дальнейшего делового сотрудничества и конкретного обсуждения договора.

    Александр, добрый день!

    В продолжение нашего разговора вышлите, пожалуйста, свои реквизиты. Мы составим проект договора и обсудим его более предметно на нашей следующей встрече.

    Надеемся на дальнейшее сотрудничество!

  • Сделайте подпись в электронном письме.

    С уважением,

    Региональный менеджер ООО «Радость»
    И. А. Петров

Не направляйте по электронной почте слишком личные письма, письма, в которых непонятен контекст, тексты сообщений, которые лучше обсудить устно.

Станьте грамотным виртуальным собеседником и вам откроется много новых возможностей!

Как написать email на английском языке + 4 сайта для поиска друзей по переписке

Электронная почта, пожалуй, самое популярное средство общения после телефона. Мы пишем письма и отвечаем на них почти каждый день, и иногда приходится составлять их не только на русском. В этой статье мы объясним вам, как правильно писать электронное письмо на английском языке, приведем примеры формального и неформального email, а также расскажем, где бесплатно найти друга по переписке.

Как написать email на английском языке + 4 сайта для поиска друзей по переписке

Мы рассмотрим как формальные email, так и неформальные. Конечно, в них нужно использовать совершенно разную лексику, поэтому для начала мы разберемся, какие письма относятся к формальным, а какие — к неформальным.

Формальные:

  • письмо клиенту, коллеге или деловому партнеру;
  • письмо-отклик на вакансию;
  • письмо с запросом информации или письмо-жалоба в техподдержку, онлайн-магазин и т. д.

Неформальные:

  • письмо другу, знакомому, коллеге;
  • письмо родственникам.

А теперь давайте узнаем, из каких частей должен состоять email на английском языке и какие фразы можно использовать при его написании. Обратите внимание: в нашей статье мы рассказываем, как писать обычные email. Если вас интересует письмо другу для экзамена, вы найдете подробную инструкцию по этой теме в статье о ЕГЭ по английскому языку.

Структура электронного письма на английском языке и полезные фразы для каждой части

1. Тема письма (subject)

Театр начинается с вешалки, а email — с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху. Наличие заполненной темы письма — элементарное правило хорошего тона, особенно важно не забывать о нем в формальной переписке. Многие игнорируют тему и переходят сразу к тексту письма, а зря, ведь четко обозначенная тема сразу даст понять адресату, о чем пойдет речь в письме, важное оно или нет и т. д. Более того, если вы пишете деловое предложение партнерам, у письма с темой больше шансов быть прочтенным, а не заброшенным в корзину.

Что писать: Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма. Например, в формальном письме с информацией о совещании в следующем месяце можно написать: Meeting on the 26th March at 11 a.m. (совещание 26 марта в 11 утра). В неформальном письме знакомому можно написать: Thanks for your present (спасибо за твой подарок). А, например, если вы пишете письмо в интернет-магазин, обязательно укажите в теме письма номер заказа, по которому хотите задать вопрос.

2. Обращение (начальная фраза)

Начинать письмо надо с обращения к адресату. Оно пишется на первой строке и отделяется запятой, а текст после него пишется уже с новой строки.

Что писать: Если вы пишете конкретному человеку в формальном стиле, используйте такие обращения:

ОбращениеКомментарий
Dear Mr. Jenkins,Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Jenkins,Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam,Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern,Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Неформальное письмо можно начинать следующими способами:

ОбращениеКомментарий
Hello / Hi / Hi there / Hello again Tom,Неформальное дружеское приветствие.
Greetings / Good morning / Good afternoon Tom,Приветствия, которые звучат чуть формальнее Hello или Hi.
Dear Tom,В этом приветствии присутствует оттенок формальности, поэтому оно используется при написании письма на ЕГЭ.

3. Текст письма

В первом абзаце вам нужно сообщить адресату, для чего вы пишете ему письмо. Если вы хотите выразить несколько мыслей в своем email, то каждую из них начинайте писать с нового абзаца.

Правильное оформление письма — залог того, что его прочтут внимательно и ваши мысли будут правильно поняты. Используйте форматирование, чтобы сделать письмо более читабельным и легким для восприятия. Особенно важно учитывать этот момент, когда вы пишете длинные формальные письма. Сплошное полотно текста рискует быть отправленным в корзину сразу же после открытия.

Что писать: Начальное предложение в формальном письме может звучать так:

ФразаПеревод
I am writing to inform you / to ask you / to thank you…Я пишу, чтобы сообщить Вам / спросить Вас / поблагодарить Вас…
I regret to inform you…Мне жаль сообщать Вам…
I would like to thank you…Я бы хотел поблагодарить Вас…

Если же вы пишете письмо другу, можно начать его так:

ФразаПеревод
Many thanks for your recent letter.Большое спасибо за твое недавнее письмо.
It was nice to hear from you recently.Было приятно услышать о тебе недавно.
How are things?Как жизнь?

4. Вложения

Довольно часто мы не просто отправляем письмо, а пересылаем документ или фотографию по электронной почте. В таком случае обязательно сообщите адресату, что вы прикладываете к письму дополнительный файл.

Что писать: И в формальном, и в неформальном письме можно использовать следующие фразы:

ФразаПеревод
Please find attached… (my CV and cover letter).Пожалуйста, посмотри(-те)… (мое CV и сопроводительное письмо).
I am attaching… (the document you requested).Я прилагаю… (документ, который ты/Вы просил(-и)).
I am sending you… (the photo from our vacation).Я высылаю тебе/Вам… (фото из нашего отпуска).
Please see… (the file attached).Пожалуйста, посмотри(-те)… (приложенный файл).

5. Заключительная фраза

Если в письме есть начальная фраза, то будет и заключительная. Она пишется с новой строчки в конце письма, и после нее всегда стоит запятая.

Как писать: В конце формального письма можно использовать такие фразы:

ФразаПеревод
Yours sincerely/faithfully/truly,С уважением,
Regards,С уважением,
Sincerely yours,Искренне Ваш,
With best wishes,С наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное)
With many thanks and best wishes,С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное)
Kind/Best regards,С наилучшими пожеланиями, / Сердечный привет,

После заключительной фразы в формальном электронном письме на английском надо написать свои имя и фамилию. Если вы пишете от лица компании своему контрагенту, укажите свою должность и название предприятия. Если же вы пишете письмо коллеге, можно не указывать эти данные и оставить в подписи только имя и фамилию.

Неформальное письмо можно завершить следующими фразами.

ФразаПеревод
Kind/Best regards,С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With best wishes,С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With many thanks and best wishes,С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
Best wishes,С наилучшими пожеланиями,
All the best,Всего доброго, / С наилучшими пожеланиями,
Cheers,Будь здоров,
Bye for now,Ладно, пока,
See you soon,До скорой встречи, / Скоро увидимся,
Rgds,Неформальная манера написания Regards
Love / Lots of love,С любовью,

После заключительной фразы в неформальном письме нужно просто поставить свое имя.

После указания своего имени вы можете написать постскриптум: на новой строке напишите P.S. и предложение, которое забыли поставить в основной текст письма. Казалось бы, в электронном письме на английском языке можно просто вставить забытое предложение в текст, зачем же нам постскриптум? Наша психика устроена так, что лучше всего мы запоминаем первый и последний кусок информации, так что вы можете намеренно «забыть» указать что-то важное в теле письма и вынести это в постскриптум.

А теперь давайте рассмотрим примеры формального и неформального электронных писем.

Пример формального письма на английском языке:

Пример формального письма

Пример электронного письма другу на английском языке:

Пример электронного письма другу

Примеры написания формального электронного письма на английском вы найдете на сайтах blairenglish.com и learnenglishteens.britishcouncil.org. Также советуем вам зайти на сайт pbskids.org. На открывшейся страничке вы найдете пример неформального email на английском языке. Наведите курсор мыши на любую строку письма и увидите поясняющий текст, который расскажет, как писать каждую часть письма.

7 ценных советов по написанию email на английском языке

  1. Обращайте внимание на цитирование

    Если вы ведете формальную переписку, обязательно сохраняйте цитирование (текст письма, на которое вы отвечаете). При этом свой собственный текст размещайте над блоком с цитированием в письме, а не под ним, иначе адресат не найдет ваш ответ.

  2. Пишите тему кратко

    Не нужно вмещать в тему все письмо, даже если оно совсем короткое. Напишите всего несколько важных слов, которые сразу дадут понять адресату, о чем пойдет речь.

  3. Используйте форматирование

    Обязательно применяйте форматирование в своем письме (выделение жирным, курсивом, цветом и т. д.), это улучшит читабельность текста. В то же время не переусердствуйте: в формальной переписке лучше ограничиться выделением жирным и создание списков, чем разукрашивать шрифт во все цвета радуги.

  4. Очищайте форматирование

    Если вы вставляете в письмо отрывок из другого документа, очищайте форматирование, иначе вставленный текст может неуместно выделяться на фоне остального. Во всех почтовых клиентах есть кнопка «Очистить форматирование», пользуйтесь ей при необходимости.

  5. Не пользуйтесь верхним регистром

    Хотите подчеркнуть важность какой-то информации? НЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВЕРХНИЙ РЕГИСТР (Caps Lock), иначе у получателя письма может возникнуть ощущение, что на него кричат. Выделите жирным важные моменты, и они уж точно не останутся незамеченными.

  6. Используйте нумерованные и маркированные списки

    Списки значительно облегчают восприятие информации и упорядочивают ее. Но при их составлении важно соблюдать 2 правила:

    • В деловом письме, если у вас имеется большое количество вопросов к адресату (например, уточнения по техзаданию и т. д.), то их лучше оформлять нумерованным (а не маркированным) списком, чтобы потом проще было ссылаться на отдельные вопросы в дальнейшей переписке.
    • В списке никогда не следует объединять два или более вопросов в один пункт, даже если они тесно связаны друг с другом или один следует из другого. Опыт показывает, что в большинстве случаев вам ответят только на первый вопрос, а следующие проигнорируют. Так что задавайте все вопросы отдельными пунктами.
  7. Составьте белый список

    Чтобы ответное письмо вашего адресата не попало в спам, добавьте адрес его электронной почты в «белый список контактов», «избранные» или тому подобный список, письма из которого не отправляются в папку спама.

Где найти друга по переписке: 4 лучших сайта

Итак, вы уже поняли, как легко написать email на английском языке, и с нетерпением ждете момента, когда можно будет применить знания на практике. Предлагаем вам найти друга по переписке, ведь это отличный способ улучшить английскую письменную речь да и просто расширить свой круг общения, познакомиться с зарубежной культурой. Для поиска друга советуем посетить такие сайты:

  1. interpals.net — на сайте можно бесплатно зарегистрироваться и найти друга по переписке, предварительно просмотрев его профиль и решив, найдете ли вы интересные темы для общения. Ресурс довольно активный, постоянно находятся онлайн как минимум 3000-4000 человек.
  2. mylanguageexchange.com — бесплатный сайт для поиска друзей за границей. На сегодняшний день общее количество членов сайта — более 550 000.
  3. studentsoftheworld.info — тоже полностью бесплатный сервис для поиска друга по переписке. Ориентирован как раз на студентов, изучающих английский язык.
  4. penpalworld.com — на сайте зарегистрировано более 2 000 000 пользователей. Бесплатно можно писать только 3 пользователям в день (в принципе, этого может быть вполне достаточно для общения). Чтобы писать бо́льшему числу участников, нужен платный аккаунт.

Думаем, теперь у вас не возникнет вопросов о том, как написать электронное письмо на английском языке и где найти друга по переписке. Если же у вас есть сложности с письменной английской речью, наши преподаватели английского языка помогут вам улучшить знания.

© 2020 englex.ru, копирование материалов возможно только при указании прямой активной ссылки на первоисточник.

Как правильно писать электронное письмо

Иногда, когда я открываю новое письмо по работе, у меня создаётся впечатление, что человек писал и плакал. И совсем не хотел отправлять это письмо, но его заставили. И уж точно он не ждёт на это своё письмо ответ.

Много раз видела в комментариях под постами с предложениями работы в инстаграме сообщения типа: «Почему вы не отвечаете на письма?» Видимо, потому что вы так написали своё письмо, что на него не хочется отвечать))  Я на подобные письма тоже не отвечаю. Потому что если человек пишет мне письмо «для галочки», то я уже явно не хочу с ним работать.

как правильно писать электронное письмо

Вообще я из тех людей, которые считают, что все вокруг знают всё не хуже меня. И если я понимаю какие-то очевидные вещи, то и окружающие тоже это понимают. Поэтому иногда, когда мне приходят письма, я немножко не понимаю…
Иногда люди вроде просят у меня что-то, но пишут так, как будто я им должна.

А иногда пишут так, как будто с них берут плату за каждое слово, как в телеграмме. И они экономят. Поэтому из их письма ничего непонятно. «Привет! Дизайнер Глафира Цветкова делает очень классные украшения! Их хвалит стилист Юлиана Потапьева». Ээээ… Круто, чо. Поздравляю! Но от меня-то вы чего конкретно хотите? Напрашивается вывод, что главное ваше желание – чтобы я вам ответила и поговорила с вами за жизнь. Или чтобы я всё бросила и пошла искать в интернете, кто такие Глафира и Юлиана. Или, может быть, вы просто хвастались?

Я, кстати, совсем не против получать письма. Я даже очень это люблю. И очень люблю и ценю, когда сами дизайнеры или их друзья, или поклонники пишут нам в журнал об украшениях и аксессуарах и представляются. Частенько бывает, что дизайнеры эти реально крутые, и я с удовольствием о них пишу.

И вот после сотого письма «ни о чем», я подумала: а, может, действительно люди просто не в курсе, как нужно писать электронное письмо, чтобы на него ответили?

Если кому надо, то я расскажу!
(конечно, не берусь гарантировать, что на письмо такого вида ответит, скажем, ВВП, но я отвечу точно!)

Итак, начнём.

1. Тема — это важно!
В теме письма не должно быть пусто. Там должна быть кратко указана собственно тема, то, зачем вы пишите вообще. «Резюме», «вопросы к интервью», «Публикация на…», «хочу в ваш журнал», «мои реквизиты».
Если это не еженедельная рассылка и не коммерческое предложение, то тут не стоит цель придумать какой-то цепляющий заголовок, который заинтересует человека и заставит его открыть письмо. Чаще всего тема нужна, чтобы потом в ворохе писем было проще найти нужное, не открывая все подряд. Ну, и чтобы письмо с пустой темой с незнакомого адреса не отправили в спам, не открывая.

2. Приветствие
Это удивительно, но почему-то мало кто здоровается в письмах. Конечно, если это уже переписка и диалог, то каждое письмо с «привет» начинать необязательно. Но если это ПЕРВОЕ письмо, да ещё незнакомому человеку, да ещё по работе… В общем, вежливость никто не отменял.
А вот «привет» это будет, «добрый вечер» или «здравствуйте», на мой взгляд, уже второстепенно. Тут уж, смотря кому, кто и зачем пишет.

(Пожалуйста, не используйте «доброго времени суток»)

3. Представиться
Конечно, в конце письма у многих стоит автоматическая подпись. Однако, если это первое письмо, всё же лучше кратко представиться в самом начале, чтобы у человека сразу появилось к вам личное отношение. В противном случае он ещё долго будет думать, что читает какую-то авторассылку и вообще не понимает, что к чему.
Я, например, подобные письма начинаю с фразы «меня зовут Елена, я представляю журнал об украшениях и аксессуарах little-thing.ru».

4. Откуда у вас адрес
Если человек не публиковал свои контакты в открытом доступе, то лучше сразу ему сообщить, кто его сдал. Да и упоминание общего знакомого располагает к дружелюбному общению.
«Ваш адрес мне дал Вася Петров», «Нашла вас в инстаграме», «Увидела ваш пост в сообществе…» — и получаетель сразу понимает, что его координаты вы не купили на черном рынке, и его не продал его же банк или сотовый оператор. Получатель сразу понимает, что вы практически «свой».

5. Рассказать о себе подробно (но без фанатизма)
Тут уже можно представить себя более конкретно и приложить ссылки на все свои сайты, работы, портфолио и всё то, что может вас положительно охарактеризовать. Нужно ведь, чтобы на письмо ответили, а значит надо показать себя в самом выгодном свете.

6. Зачем вы пишите вообще?
Когда вы представились, и всё о себе рассказали, пора переходить к сути и четко написать, что вам нужно.
Хочу фотосессию, хочу у вас учиться, хочу в ваш журнал…
Формулировки, конечно, зависят от того, что и кому вы пишете. Если письмо сильно официальное, то вместо «хочу» уместнее будет написать: «Буду Вам очень благодарна, если вы расскажете, как можно записаться на ваши курсы».
Но если на том конце ваш ровесник и вы точно знаете, что вы на одной добродушно-простой волне, то и писать можно по-человечески. По-человечески, даже лучше.

7. Попрощаться
Часто с этим пунктом отлично справляется автоподпись. Мол, с уважением, Маша Иванова. Но если вам нужно какое-то конкретное действие (чтобы вам перезвонили или ответили до такого-то числа, или ещё что-то), то об этом обязательно стоит упомянуть.

В итоге, если пробежаться по пунктам, то хорошее письмо получается таким:

1. дизайнер Маргарита Сивакова. Хочу в ваш журнал!
2. Здравствуйте!
3. Меня зовут Маргарита Сивакова, я дизайнер украшений.
4. Я искала в интернете статьи про бижутерию и нашла ваш журнал. А в нём ваш адрес и сообщение о том, что вам можно написать!
5. Я делаю украшения в технике суньтуньдай уже 100500 лет. Мои работы можно посмотреть тут тут и тут.
6. Расскажите, пожалуйста, на каких условиях вы публикуете в журнале информацию о дизайнерах?
7. Очень жду ответа! С уважением……

Вроде всё так просто, но на деле почему-то не все так делают))

А по поводу дальнейшей переписки, кстати, есть ещё 2 бонуса.

I. НИКОГДА НЕ УДАЛЯЙТЕ ИСХОДНОЕ ПИСЬМО! Пусть там будет огромная лента тянуться, но гораздо удобнее, когда вся длинная переписка в одном письме. И ты можешь найти нужный телефон или реквизиты, просто открыв последнее входящее, а не перерывая всю переписку в поисках того самого грёбаного письма.

II. ВСЕГДА ПИШИТЕ СВОЙ ОТВЕТ НАВЕРХУ! Как раз из-за того, что ниже тянется огромная лента. И когда ты получаешь письмо, пролистываешь всю эту чертову ленту вниз, а там видишь просто «ок», хочется забанить отправителя навеки.

Вот.
Мне кажется, я идеальный письмописец. А как вы пишите электроные письма, друзья?

как правильно писать электронное письмо

_______________________________________________________

Присоединяйтесь ко мне в Instagram!

_______________________________________________________

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям, нажав на кнопки социальных сетей ниже!

Как правильно написать email на английском языке

Содержание:

  1. Структура электронного письма
    1. Subject (тема письма)
    2. Обращение
    3. Основная часть
    4. Вложение
    5. Заключительная фраза
  2. Образец формального письма
  3. Образец неформального письма
  4. Дополнительные рекомендации

Современный мир сложно представить без общения по интернету — все мы, так или иначе, сталкиваемся с деловой или дружеской электронной перепиской. В этой статье мы расскажем о том, как правильно написать электронное письмо на английском языке.

Написать идеальное электронное письмо не так просто, как кажется на первый взгляд. Нужно учитывать не только адресата, но и лексику, которая должна использоваться в разных случаях. Существуют два типа электронных писем — формальные и неформальные.

Формальное или официальное письмо мы пишем, когда хотим быть вежливыми, но плохо знаем адресата — такое часто случается в деловой переписке.

Неформальное — когда хорошо знакомы с читателем и хотим быть дружелюбными.

Вот несколько случаев использования формального и неформального обращения:

Формальное

Неформальное

Письмо клиенту или деловому партнеру

Заявление о приеме на работу

Отклик на вакансию

Отзыв или жалоба

Деловое письмо от одной компании к другой

Письмо с запросом официальной информации

Письмо для друга или знакомого

Письмо коллеге

Поздравление с днем ​​рождения коллеги

Письмо родственникам

Формальный email должен быть простым, лаконичным, коротким и содержательным. Не следует использовать узко специальную лексику, но употреблять просторечия и жаргонизмы тоже не стоит. Такое письмо всегда должно быть вежливым и грамматически правильным, иметь четкую структуру и необходимое оформление.

В неформальном письме, наоборот, можно использовать жаргон, сленг, уменьшительно-ласкательные обращения. Такое письмо не имеет четких правил и зачастую может быть свободным в форме подачи информации. Однако и у формальных и у неформальных писем должна быть определенная структура.

Структура электронного письма

Subject (тема письма)

Обычно тема письма расположена сразу под адресом электронной почты получателя. Игнорировать эту часть не стоит, потому что именно тема — это первая часть информации, которую увидит адресат письма.

Особенно тема важна для официальной переписки, ведь в ней раскрывается основная суть сообщения, показывается важное оно или нет. В любом случае, она влияет на то, прочитают письмо или нет.

Хорошо составленная тема письма — это основная мысль обращения, в ней должно быть ключевое слово или деталь сообщения.

Например, если вы хотите оповестить коллегу о предстоящем совещании, то можно написать: meeting on the 26th May at 11 a.m.

Или, например, об обучающей лекции:

lecture on the 26th March at 10 a.m.

Если вы посылаете резюме для устройства на работу, то можно написать:

CV for employment.

В любом случае, эта часть письма должна быть очень короткой, не более 7 предложений и передавать его самую суть.

В неформальном письме, например, в письме другу, следует также указать основную мысль текста, но можно сделать это менее официально.

Например, если друг прислал вам приглашение на день рождения, то можно написать:

Thank you for an invitation.

Обращение

После темы письма идет обращение к адресату, именно с него нужно начинать основной текст сообщения. Как и в обычном письме, обращение от остального текста обязательно отделяется запятой. Далее текст идет с новой строки.

Например,

Dear Ms. Jackson,

Thank you…

Вот несколько частоупотребляемых обращений с комментариями:

Обращение

Случаи использования

Dear Mr. Hopkins,

Dear Ms. Hopkins,

Dear Sir or Madam,

To Whom It May Concern,

Dear partners,

Dear Recruiter,

Обращение к конкретному мужчине.

Обращение к конкретной женщине. Универсально для замужней или не замужней, если вас не просили использовать Mrs. или Miss.

Используется, если вы не знаете, кто будет отвечать на сообщение — мужчина или женщина.

Вполне допустимая фраза, если вы вообще не знаете, кто может ответить на ваше письмо. Такое может случиться при написании email на корпоративную почту компании.

Употребляется, когда вы обращаете свое письмо не к одному человеку, а к группе людей.

Можно употребить вместо “To Whom It May Concern”, если вы знаете должность человека, к которому обращаетесь.

В неформальном письме, соответственно, нет таких жестких правил.

Обращение

Случаи использования

Hi Tom, / Hello Kate,

Good morning, / Good afternoon,

Неформальное обращение к другу.

Более формальное приветствие.

Основная часть

Начать основной текст письма следует с обозначения цели его написания. В деловом письме первый абзац следует сделать максимально коротким и содержательным.

Последующие абзацы должны пояснять информацию которую вы уже сообщили. Как правило, формальные письма пишутся коротко и по существу без лишних описаний и подробностей.

Не забывайте, что каждую смысловую часть письма следует выделять новым абзацем.

Вот несколько фраз, с которых можно начать первое предложение в деловом письме:

Thank you for your letter… / Спасибо за Ваше письмо…

We would like to thank you for your letter of… / Мы хотели бы поблагодарить Вас за ваше письмо…

I regret to inform you… / Мне жаль сообщить вам…

I’m writing to let you know that… / Я пишу, чтобы сообщить о…

We would like to point out that… / Мы хотели бы обратить ваше внимание на…

Please could you send me… / Не могли бы вы выслать мне…

Примеры для неформального письма:

How are you doing? / Как твои дела?

It was nice to hear from you recently / Было приятно услышать о тебе недавно

I’m sorry I haven’t written for such a long time / Прости, что так долго не писал тебе

Hope you’re well / Надеюсь, что у тебя все хорошо

Основная часть неформального письма может быть в свободной форме, не имеет четких правил. Главное — ориентироваться на степень близости с адресатом. Если у вас нет близких отношений, тогда лучше не вдаваться в подробности и детали.

Вложение

Вложение — важный элемент электронного письма, особенно официального. Если вы прикрепляете документ, то нужно обязательно сообщить об этом, иначе получатель может пропустить или не заметить его.

Вот несколько примеров:

We enclose… / Мы прилагаем…

I am sending you… / Я высылаю тебе/Вам

Please find attached… / Пожалуйста, посмотрите

Заключительная фраза

В электронном письме также должна быть и заключительная фраза. В официальном варианте могут использоваться такие выражения:

Sincerely yours, / Искренне Ваш,

Kind regards, / С уважением,

With many thanks, / С благодарностью,

Yours faithfully, / Искренне Ваш (используется, если имя вам не известно)

После заключительной фразы нужно указать ваше имя и фамилию. В случае, если письмо было направленно компании, то укажите свою должность.

Для неформального письма:

Best wishes, / С наилучшими пожеланиями,

Write back soon, / Ответь мне поскорее,

Bye for now, / Пока,

See you soon, / До скорого,

Hope to hear from you soon, / Надеюсь получить ответ в скором времени

Далее мы приведем два варианта электронных писем — формального и неформального.

Дополнительные рекомендации

  1. Не забывайте про форматирование текста. Делайте отступы, выделение жирным или курсивом. Это улучшит внешний вид и читабельность текста.
  2. Перечитайте письмо вслух после того, как написали его. Уберите лишние слова или повторения.
  3. Текст должен быть целостным. Также не забывайте учитывать основные правила пунктуации английского языка.

В этой статье мы разобрали основные правила написания email на английском языке. Надеемся, что эта информация будет вам полезна в простом общении и в деловой переписке.

Удачи!

Как правильно написать письмо по электронной почте потенциальному работодателю

  • Электронное письмо вашему потенциальному работодателю – это шанс показать, что вы умны, компетентны и амбициозны – в общем, идеальный кандидат на эту должность.
  • Мы спросили карьерного эксперта Аманду Августин о её лучших советах по поводу написания электронных писем в компанию вашей мечты.
  • Эти советы включают в себя демонстрацию вашего рвения, использование ваших связей и настройку писем под каждую отдельную компанию.

Всем известно, что изменить первое впечатление очень тяжело.

Когда вы отправляете письмо вашему потенциальному работодателю, у вас есть лишь один шанс убедить их в том, что вы умны, компетентны, амбициозны, и именно вас не хватает в их компании. (Но никакого давления.)

Это проще, чем кажется — до тех пор, пока вы соблюдаете определенный этикет и избегаете самых распространенных ошибок, которые делают современные соискатели.

Мы посоветовались с Амандой Августин, карьерным экспертом в TopResume, о том, как отправить четкое и убедительное сообщение в компанию, за работу в которой вы готовы умереть. Вот 10 советов, которые помогут вам приблизиться к вашей мечте.

Чётко укажите тему вашего письма

Августин посоветовала не использовать броские заголовки. Вместо этого сделайте очевидным, что вы подаете заявку на работу.

Если в описании вакансии нет конкретных указаний, то что-то простое в стиле: «Заявка на должность стратегического репортёра (ID #12345): Шана Лебовиц» должно сработать.

Тем не менее, если вы хотите отправить электронное письмо вашему потенциальному работодателю, следует быть более креативным в выборе темы для письма.

Расскажите о ценности, которую вы можете предоставить — например, «хотел бы поделиться своими идеями по повышению производительности торговой команды». Подумайте, о чем заботится человек, которому вы пишите, и почему он хотел бы прочитать ваше сообщение.

Адресуйте своё письмо соответствующему человеку

«Худшее, что вы можете сделать – это обратиться к человеку ‘уважаемый господин’ или ‘уважаемая госпожа’», — говорит Августин. «Это показывает, что вы не уделили внимание тому, чтобы узнать, кому конкретно вы пишете».

Вы можете найти необходимую информацию на LinkedIn и узнать имя рекрутера компании или менеджера по найму, который первоначально разместил вакансию. Если это не сработает, вы можете использовать свою сеть связей — знаете ли вы всех, кто там работает? — и узнайте, кем является соответствующий получатель.

В редком случае, когда работа размещена анонимно, вы можете сказать: «Уважаемый HR-специалист» или «Уважаемый менеджер по найму».

Говорите о том, что вы можете дать работодателю

Помните, говорит Августин, что работодатель – ваша целевая аудитория. Поэтому подумайте о ценностях, которые вы можете предложить им.

Непосредственно в теле письма укажите, что конкретно вы можете дать работодателю и что вы успели узнать о компании.

Покажите своё рвение

Пусть компания знает, что вы находитесь в восторге от возможности работать там.

В электронном письме Августин объяснила: «Вы вдохновлены отправкой заявки на эту работу после участия на встрече, которую организовала компания или после просмотра интервью с руководителем компании? Используйте эту информацию в первой части вашего сообщения, чтобы продемонстрировать своё рвение в участии в этом бизнесе».

Кроме того, вы получите фору на фоне кандидатов с аналогичной квалификацией, которые не продемонстрировали такого же рвения, как вы.

Подстраивайте письмо под конкретного работодателя

Августин сказала, что важно приспособить ваше сообщение к каждой отдельной вакансии и компании.

«Чем больше вы рассказываете о своих конкретных потребностях и как ваш набор навыков делает вас действительно хорошим решением для этих потребностей, тем более вероятно, что ваше сообщение будет прочитано».

И это может показаться очевидным, но убедитесь, что вы указали название правильной компании в своем письме, особенно если вы отправляете письмо для сразу несколько работодателей.

«Зачастую это может вывести вас из гонки за место», — сказала Августин. «Работодатели ищут причины, чтобы избавиться от этих писем».

Аккуратно ссылайтесь на имена

Августин рекомендует упомянуть, если вы ранее работали, например, с одним из конкурентов компании или с их текущими клиентами.

«Это говорит читателю, что вы понимаете, какую работу они выполняют, и могут добавить ценности вашей кандидатуре практически мгновенно, что всегда является отличным фактором для продажи», — сказала она по электронной почте.

Тем не менее, вам не нужно упоминать, что однажды вы встретили знаменитого человека в отрасли и нашли с ним общий язык. В статье, полученной в 2009 году от ученых из Цюрихского университета, было обнаружено, что ссылка на других людей делает людей менее привлекательными и менее компетентными.

Используйте свои связи, где это только возможно

«Если вы знаете кого-то, кто работает в компании и добился в этом успеха, упомяните этого человека в сопроводительном письме», — сказала Августин по электронной почте.

Вы можете либо объяснить, что человек рекомендовал вам подать заявку на должность, либо рассказал вам, каково это работать в данной компании.

Августин также предлагает попросить вашего контакта отправить копию вашего заявления непосредственно руководителю по найму. Согласно исследованию Glassdoor, ваши шансы получить работу на 6,6% выше, если вы были рекомендованы текущим сотрудником.

Не копируйте своё резюме

Августин рекомендует не копировать своё резюме в тело электронного письма, так как его форматирование будет выглядеть «отвратительно».

Вместо этого вы должны либо прикрепить документ, либо предоставить ссылку на документ Google. (Вы можете использовать гиперссылки из нескольких слов, чтобы не создавать в письме длинных наборов символов.) Если вы решите отправить документ Google, убедитесь, что вы выбрали вариант «только для просмотра» для работодателя.

Отправляйте своё письмо как можно скорее после появления вакансии

«Чем раньше вы отправите свою заявку на вакансию, тем лучше», — говорит Августин.

Если обобщить, то рекомендуется отправить заявку в течение 72 часов после публикации вакансии, потому что после этого срока работодателей начинают заваливать заявками от соискателей.

Немедленно связывайтесь

Августин рекомендует включать в ваше сообщение предложение, которое будет говорить нечто вроде: «Я свяжусь с вами в [любая дата] после прочтения вами моей заявки».

Она советует связываться по истечению недели после отправки заявки или, если имеется более близкая дата в описании вакансии, планируйте связываться через неделю после неё. Убедитесь, что вы отметили эту дату в своём календаре, чтобы вы не забыли о том, что пообещали связаться с вашим потенциальным работодателем.

businessinsider.com, перевод: Артемий Кайдаш

Как написать электронное письмо

Как написать текст электронного письма 6 класс урок развития речи

Как написать текст электронного письма

6 класс

урок развития речи

 Электронное письмо   Существенным преимуществом электронной почты является ее бесплатность : автор письма и его получатель платят только за пользование Интернетом. Для отправки электронного делового письма не нужен посредник в лице обычной почты или службы курьерской доставки — достаточно компьютера, подсоединенного к Интернету, и соответствующего программного обеспечения. При этом письмо — в случае временного отсутствия адресата — будет ожидать его в

Электронное письмо

Существенным преимуществом электронной почты является ее бесплатность : автор письма и его получатель платят только за пользование Интернетом. Для отправки электронного делового письма не нужен посредник в лице обычной почты или службы курьерской доставки — достаточно компьютера, подсоединенного к Интернету, и соответствующего программного обеспечения.

При этом письмо — в случае временного отсутствия адресата — будет ожидать его в «почтовом ящике» столько, сколько потребуется, и качество информации от этого нисколько не пострадает.

Упоминание в качестве главного преимущества электронной почты ее оперативности не случайно. Пересылка информации от одного e-mail-абонента к другому происходит в режиме реального времени.

Что нужно знать каждому участнику электронной переписки 1. Сохраняйте конфиденциальность. Никто, кроме вас, не должен иметь доступа к вашему

Что нужно знать каждому участнику электронной переписки

1. Сохраняйте конфиденциальность. Никто, кроме вас, не должен иметь доступа к вашему «почтовому ящику». Держите в тайне пароль

2. Ограждайте свой «почтовый ящик» от рекламного «мусора» — спама. Добиться этого можно, установив электронные фильтры. Кроме того, не спешите сообщать свой электронный адрес всем подряд. 

3. Содержите в порядке книгу электронных адресов. Это особенно важно в тех случаях, когда вам необходимо осуществить циркулярную рассылку какой-либо информации.

4. Избегайте пересылать по электронной почте конфиденциальную информацию. Не забывайте о возможных ошибках при указании адреса

5. Заранее готовьте текст электронного письма.Не забывайте, что это оперативный вид деловой коммуникации. Дополнительную информацию высылайте адресату вложенным файлом

Этикет пользования  электронной почтой   Электронная почта — это, пожалуй, самая распространенная на сегодня услуга Интернета. Многие правила этикета для пользователей электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами для почты классической. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены в основном применением новых технологий и способов передачи информации.   Пользователь электронной почты своим поведением сам во многом определяет конфиденциальность переписки.

Этикет пользования электронной почтой

Электронная почта — это, пожалуй, самая распространенная на сегодня услуга Интернета. Многие правила этикета для пользователей электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами для почты классической. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены в основном применением новых технологий и способов передачи информации.

Пользователь электронной почты своим поведением сам во многом определяет конфиденциальность переписки.

Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте, уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена Игоревна» то, что нужно. Заканчивать послание возможно традиционным «С уважением, …».

Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами.

Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу предложить …»).

Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего восприятия информации.

Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты . При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.

Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip

Образец подписи в электронном письме:

С уважением, Евгения Полоса kontakt @delo-ved.ru http://delo-ved.ru

Деловое предложен ие    Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]! Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия. Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании]. Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности]. Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации. ---  С уважением,  [Автор письма]  [дополнительные контактные данные]  [собственный e-mail адрес]  [адрес вашего сайта]

Деловое предложен ие

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

— С уважением, [Автор письма] [дополнительные контактные данные] [собственный e-mail адрес] [адрес вашего сайта]

Деловой запрос

Здравствуйте (Добрый день)!

Либо, если известно имя адресата, то  (Уважаемый, [Имя, Отчество])!

Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.

Более строгая форма, рекомендуемая при обращении в государственные органы. При этом весьма не лишним будет ознакомиться с необходимыми действующими законами, которые свободно можно скачать в сети Интернет.

На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].

Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.

В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].

— С уважением, [Автор письма] [дополнительные контактные данные]

Домашнее задание  Прислать Деловое письмо или Деловой запрос на адрес электронной почты

Домашнее задание

Прислать Деловое письмо или Деловой запрос на адрес электронной почты

Leave a comment