Как создать e mail — пошаговая инструкция

Всем привет! В наши дни интернет захлестнул все пространство вокруг себя, с помощью интернета совершаются любые покупки, от самых простых и дешевых до очень дорогих, совершаются заказы услуг, от доставки цветов до проведения свадеб, с помощью интернета можно даже найти новых друзей, но на всех сайтах требуется регистрация и как правило требуется e mail адрес. Пошаговая инструкция, о том как создать e-mail поможет найти свою гавань в океане интернета. После прочтения инструкции вы сможете создать e-mail на Яндексе и Гугле бесплатно.

Как правильно создать e-mail на Яндексе

Где найти регистрацию

Переходим на сайт Яндекса по ссылке. В правом верхнем углу открывшейся страницы выберите команду «Завести почту«.

Ввод данных и пароля будущего ящика

На следующей странице введите свои личные данные, логин своей будущей почты — это может быть ваше имя и дата рождения, фамилия и номер телефона или набор символов.

Если такой логин уже существует, то с правой стороны от строки появляется надпись красного цвета — «недопустимый логин», в этом случае добавьте еще любые цифры или буквы, которые вам будет легко запомнить, а лучше запишите.

В строке «Придумайте пароль» впишите пароль для будущего электронного ящика — это ключ, которым вы будете открывать свой ящик. Пароль следует держать в секрете от посторонних, так как воспользовавшись вашим электронным ящиком, недоброжелатель может лишить вас зарегистрированного аккаунта.

Закрепление e-mail за телефоном

Введите в окно «Мобильный телефон» номер своего мобильного телефона в таком формате- +(код страны) (номер телефона с кодом оператора). Содание

e-mail на яндексе бесплатно, поэтому не переживайте по поводу того, что с вашего телефона снимут какие-то средства, телефон нужен для восстановления пароля в случае, если вы его забудете.

После ввода своего телефона, нажмите надпись в желтом окошке «Получить код». Через несколько секунд на телефон придет СМС с кодом активации. После подтверждения номера телефона нажмите на большую желтую кнопочку «Зарегистрироваться».

Пошаговая инструкция – как создать e-mail на гугле

Переходим на сайт Гугл по ссылке. В правом верхнем углу открывшегося окна находим кнопочку с названием «Почта

».

Далее нужно будет нажать на кнопку «Создать аккаунт».

Появятся поля для запроса ваших данных. Заполняйте эту анкету своими данными. Рекомендую придумать хороший пароль, для того чтобы ящик было сложнее взломать. Поле «Запасной адрес эл. почты» заполнять необязательно. После того, как вы ведете все необходимые данные, не забудьте поставить галочку, о том что вы согласны условиями использования Гугл. Потом жмите «Далее» и если вы все сделали правильно то высветится сообщение об удачном создании аккаунта гугл.

Если вы точно следовали инструкциям, то вопрос как правильно создать e-mail для вас уже не актуален.

Регистрируйте свой электронный ящик бесплатно на яндексе и гугле и пользуйтесь всеми их удобствами! Всем удачи и до встречи!

С уважением, Евгений Кузьменко.

Как создать корпоративную почту со своим доменом

В этой статье мы расскажем, в чем преимущества почты на своем домене и поделимся пошаговым руководством, как создать корпоративную почту со своим доменом в сервисах Яндекс, Mail.ru, Google Suite и Zoho.

Что такое корпоративная почта

Корпоративная почта — это адрес электронной почты, который содержит имя домена вашей компании, например, в таком формате: [email protected].

Как назвать корпоративную почту

Используйте понятные имена для корпоративной почты, чтобы подписчик понимал от кого он получил письмо. Например:

• [email protected] — для связей с общественностью, прессы и СМИ.
• [email protected] — для поддержки клиентов.
• [email protected] — для отдела продаж.
• name@yourdomain. com — для индивидуальных адресов сотрудников.

А также не используйте цифры в имени email адреса. Это непрофессионально и такой адрес будет трудно запомнить.

Преимущества корпоративной почты для домена

Вот главные причины, почему лучше делать рассылки с почты на своем домене.

Повышение узнаваемости бренда

Корпоративная почта содержит доменное имя, которое почти всегда включает название компании. Поэтому каждый раз, когда подписчики получают письмо, они видят имя бренда — это повышает узнаваемость.

Обеспечение лояльности клиентов

Получив письмо от человека, email которого содержит название компании, клиент ассоциирует его с брендом. Пользователь понимает, что отправитель действительно работает в компании и больше доверяет ему.

Высокая доставляемость писем

Корпоративные домены используют DKIM и SPF, поэтому доставляемость во входящие будет выше, чем у писем, которые отправляются с общедоступных доменов.

Безопасность и контроль

Учетные записи корпоративной почты предоставляются с дополнительными параметрами безопасности, а в консоли администратора сервиса можно сменить пароль, создать или заблокировать аккаунт.

Рассмотрим пошаговые алгоритмы создания почты на корпоративном домене в сервисах Яндекс, Mail.ru, Google Suite и Zoho.

Бесплатные email рассылки

Создайте аккаунт в SendPulse и отправляйте до 15 000 писем бесплатно каждый месяц!

Зарегистрироваться

Как сделать корпоративную почту на Яндекс

Популярный в СНГ сервис предоставляет бесплатное использование тысячи корпоративных аккаунтов и 10 Гб хранилища. Вы можете работать с несколькими аккаунтами одновременно, распределять пользователей корпоративной почты по отделам и настроить SMS уведомления о новых письмах.

Шаг 1. Подключение домена

Войдите со своей учетной записью в Яндекс.Почта и перейдите в Яндекс.Почта для домена. Введите имя вашего домена и нажмите «Подключить бесплатно».

Подключение домена на Яндекс.Почта для домена

Шаг 2. Подтверждение домена

Вы можете выбрать один из трех вариантов подтверждения домена: через META-тег, HTML-файл или DNS-запись. Рассмотрим вариант подтверждения домена через DNS-запись.

Скопируйте значение, которое предложит Яндекс.

Выбор вариантов подтверждения домена Яндекс.Почта для домена

Создайте в панели управления DNS вашего домена новую TXT-запись и вставьте скопированное значение. Подождите пока применятся изменения для домена и запустите проверку.

Шаг 3. Добавление MX-записи

В разделе «Профиль организации» на Яндекс перейдите в подраздел «Управление DNS» и скопируйте MX-запись.

MX-запись Яндекс.Почта для домена

Перейдите в панель управления DNS вашего домена, создайте новую MX-запись и вставьте скопированное значение.

Добавление MX-записи в панель управления DNS домена

Шаг 4. Добавление SPF-записи

В панели управления доменом создайте TXT-запись с такими значением: v=spf1 include:_spf.yandex.net ~all.

Если планируете отправлять рассылки через сервис SendPulse, заодно добавьте в запись параметр: mxsspf.sendpulse.com. Таким образом, полная запись будет иметь такой вид: v=spf1 include:_spf.

yandex.net include:mxsspf.sendpulse.com ~all.

Шаг 5. Добавление DKIM-подписи

Чтобы добавить DKIM-подпись для вашего домена, в интерфейсе Яндекс зайдите в раздел «Почта» и откройте вкладку «DKIM-подписи». Скопируйте указанное значение подписи.

DKIM-подпись Яндекс.Почта для домена

Перейдите в панель управления DNS вашего домена, создайте новую TXT-запись и вставьте скопированное значение подписи.

Добавление DKIM-подписи в панель управления DNS домена

В течение 72 часов записи обновятся и письма будут отправляться с указанной DKIM-подписью.

Как настроить корпоративную почту на Mail.ru

Mail.ru для корпоративной почты предлагает пользователям удобное меню, быстрый поиск по письмам и настройку автоответов. Дополнительным плюсом будет защита от «Лаборатории Касперского».

У Mail.ru для корпоративной почты есть платная версия — от 30$ за 100 пользователей и выше. В платной версии вы также получаете доступ к сервису по API.

Войдите в свою учетную запись Mail. ru и подключите свой домен на Mail.ru для бизнеса.

Шаг 1. Подтверждение домена

Самый простой способ — это DNS-проверка. Скопируйте значение, которое вам выдаст сервис. Затем создайте новую TXT-запись в панели управления DNS вашего домена и вставьте скопированное вами значение.

Выбор вариантов подтверждения домена в Mail.ru для бизнеса

После добавления нажмите «Подтвердить».

Шаг 2. Добавление MX-записи

В DNS-панели создайте новую MX-запись и скопируйте значения, предложенные сервисом. После добавления нажмите «Проверить все записи».

MX-запись Mail.ru для бизнеса

Для обновления записей может понадобиться несколько часов. Если MX-записи добавлены правильно, вы увидите такой текст:

Подтверждение того, что MX-записи добавлены правильно

Шаг 3. Настройка SPF-записи

В панели управления DNS создайте TXT-запись со значением: v=spf1 include:_spf.mail.ru ~all.

Если вы планируете использовать этот домен для отправки рассылок с помощью SendPulse, добавьте в запись параметр сервиса.

Полная запись будет в таком виде: v=spf1 include:_spf.mail.ru include:spf.sendpulse.com ~all.

Шаг 4. Добавление DKIM-записи

Скопируйте значения DKIM-записи, которые предлагает сервис. Затем создайте в панели управления DNS вашего домена новую TXT-запись и вставьте значения.

DKIM-подпись Mail.ru для бизнеса

Как создать корпоративную почту на Google Suite

Еще один популярный сервис для корпоративной почты — G Suite от Google. Сервис платный, цена за использование стартует от 5$ в месяц за одного пользователя. Но есть и пробный период — 14 дней.

Создав корпоративную почту на G Suite, вы сможете управлять мобильными устройствами пользователей: отслеживать местонахождения и запрашивать пароль для удаления данных. Это пригодится, если будет утерян гаджет с важной корпоративной информацией.

Вы можете читать письма и сохранять черновики без подключения к интернету, удалять и добавлять пользователей, создавать группы и применять настройки безопасности, например, двухэтапную аутентификацию.

Шаг 1. Добавление домена

На главной странице Google Suite нажмите «Нажать здесь».

Главная страница Google Suite

Затем введите имя компании, укажите количество сотрудников и страну.

Заполнение информации о компании в Google Suite

Заполните контактную информацию. Укажите имя и действующий адрес почты в Gmail.

Форма для контактной информации в Google Suite

Рассмотрим настройку корпоративной почты для существующего домена.

Варианты подключение домена к Google Suite

Укажите домен, имя пользователя, пароль и выберите тарифный план.

Шаг 2. Подтверждение домена

В Google Suite есть четыре варианта подтверждения домена: через TXT-запись, через добавление мета-тега, через MX-запись или путем загрузки HTML-файла. Рассмотрим вариант подтверждения домена через добавление MX-записи.

Удалите все старые МХ-записи в DNS-панели управления доменом. Затем создайте новые MX-записи в панели управления DNS, скопируйте значение предложенные G Suite и вставьте их в созданные MX-записи.

MX-запись Google Suite

Сохраните добавленные МХ-записи в DNS-панели вашего домена и нажмите «Подтвердить право собственности на домен и настроить почту» в панели подтверждения домена в Google Suite.

Последний шаг в подтверждении домена в Google Suite

Шаг 3. Добавление SPF-записи

В DNS-панели вашего домена создайте TXT-запись с такими значениями: v=spf1 include:_spf.google.com ~all. А чтобы использовать этот домен для отправки рассылок в SendPulse, SPF-запись должна быть в таком виде: v=spf1 include:_spf.google.com include:spf.sendpulse.com ~all.

Добавление SPF-записи в панель управления DNS-домена

Шаг 4. Добавление DKIM-подписи

В консоли администратора G Suite перейдите по разделам «Приложения» → G Suite → Gmail → «Аутентификация электронной почты». Выберите домен и нажмите «Создание новой записи».

Создание новой DKIM-записи в Google Suite

В появившемся окне длину ключа и префикс выберите по умолчанию и нажмите «Создать».

Выбор префикса и длины ключа DKIM Google Suite

Скопируйте сгенерированное значение TXT от Google и перейдите в DNS-панель вашего домена.

Созданное значение DKIM-записи Google Suite

В DNS-панели создайте TXT-запись и вставьте скопированную запись.

Добавление DKIM-записи Google Suite в DNS-панель домена

Вернитесь к настройкам Gmail и нажмите «Начать аутентификацию».

Запуск проверки DKIM-записи

Проверка записи может занимать до 48 часов.

Настройка корпоративной почты на Zoho

Для Украины, где Mail.ru и Яндекс недоступны, есть вариант создать корпоративную почту бесплатно с помощью Zoho. Сервис позволяет создать 5 бесплатных учетных записей для бизнеса, каждая с 5 ГБ памяти. Если у вас нет корпоративного домена для бизнес-почты, можете его купить в Zoho. Также этот сервис предоставляет почтовый хостинг для одного домена.

Шаг 1. Добавление домена в Zoho Mail

Создайте свою учетную запись на Zoho Mail и перейдите в Zoho Workplace, чтобы создать почту для домена. Выберите бесплатный тариф, а затем отметьте «Sign up with a domain I already own» и укажите свой домен.

Добавление домена в Zoho Mail

Шаг 2.

Подтверждение домена

Выберите поставщика услуг размещения DNS для вашего домена. Если вашего поставщика не будет в предложенном списке Zoho, выберите «Другие».

Выбор поставщика услуг размещения DNS домена

Из методов подтверждения домена выберите Метод TXT. Скопируйте предложенное значение, перейдите в панель управления DNS, создайте TXT-запись и вставьте значение, которое вы скопировали. Нажмите перейти к проверке TXT.

TXT-значение Zoho Mail для подтверждения домена

Укажите желаемое имя пользователя и создайте аккаунт.

Добавление имени пользователя в Zoho Mail

Шаг 3. Настройка MX-записи для Zoho

Скопируйте значения, предложенные Zoho, в панели управления DNS создайте три MX-записи и вставьте скопированные значения. После этого нажмите «Подстановка MX», а затем «Далее».

MX-записи Zoho Mail

Шаг 4. Настройка SPF-записи для Zoho

В панели управления DNS создайте TXT-запись со значениями, которые предлагает сервис Zoho.

SPF-запись Zoho Mail

Чтобы использовать этот домен для отправки рассылок через SendPulse, добавьте в запись необходимый параметр: v=spf1 include:_spf. zoho.eu include:spf.sendpulse.com ~all.

Шаг 5. Настройка DKIM-записи для Zoho

В панели настройки SPF/DKIM перейдите к настройке DKIM.

Настройка DKIM-подписи Zoho Mail

Выберите нужный домен, а затем «+Добавить селектор». Укажите имя селектора и нажмите «Сохранить». Сервис Zoho сгенерирует TXT-значение DKIM-записи. Скопируйте это значение, а затем в панели управления DNS создайте новую TXT-запись и вставьте скопированное значение. После этого нажмите «Проверить».

TXT-значение DKIM-подписи Zoho Mail

Подтверждение DKIM-записи может занять до 40 минут.

Подведем итоги

Чтобы создать почту на своем домене вам нужно:

1. Выбрать сервис для создания корпоративной почты. Обращайте внимание на удобство интерфейса, набор инструментов и, конечно же, цены. Наиболее популярные сервисы: Яндекс, Mail.ru, Google Suite и Zoho.
2. Добавить и подтвердить домен. Этим вы докажете, что домен действительно принадлежит вам.
3. Добавить MX-запись. Эти записи указывают серверы, которые обрабатывают почту.
4. Добавить SPF-запись. Она определяет список серверов для отправки писем от имени домена.
5. Прописать DKIM-подпись. Она повышает вероятность доставки писем в инбокс подписчика.

Создав корпоративную почту для домена, вы получаете уникальные адреса для всех отделов компании, сможете расширить узнаваемость бренда и повысить доставляемость рассылок. А также корпоративная почта для домена позволит вам использовать сервис SendPulse для отправки разных типов рассылок.

[Всего: 13   Средний:  4.8/5]

Полное руководство по email-маркетингу

Публикуем для Вас перевод статьи Кристины Перриконе (Hubspot) «Полное руководство по Email-маркетингу».

Первое маркетинговое электронное письмо было отправлено в 1978 году и принесло продаж на 13 миллионов долларов США. С этого началось использование канала маркетинга, который и по сей день остается одним из самых популярных. Несмотря на наличие новых и более интерактивных каналов, таких как социальные сети и чаты, электронная почта продолжает оставаться эффективным способом формирования собственной аудитории.

Электронная почта все еще жива и остается одним из немногих каналов маркетинга, которые можно использовать для установления надежных связей с теми, от кого зависит выживание нашего бизнеса.

Email-маркетинг – не спам и не личное письмо от давнего коллеги. Это нечто среднее. Клиенты неохотно предоставляют свои данные, и email-маркетинг, при правильном использовании, может служить инструментом как для налаживания отношений, так и для стимулирования продаж.

Электронную почту следует использовать для развития уже имеющихся отношений с подписчиками и потенциальными клиентами, предоставляя им ценную, актуальную информацию, которая поможет им в решении задач, стоящих перед ними, достижении целей.

Да, email-маркетинг — это не только про вас и ваши продукты. Это в первую очередь про ваших клиентов.

Если вы будете помнить это золотое правило, подписчик не только прочтет ваше письмо, но и с нетерпением будет ждать следующего.

Давайте подробнее рассмотрим, почему email-маркетинг продолжает оставаться одним из наиболее важных элементов маркетинговых стратегий, и как его можно использовать ответственно и эффективно.

Эффективность email-маркетинга

В мире насчитывается 3.8 миллиардов пользователей электронной почты. Поэтому, если вы хотите установить контакт со своими клиентами, электронная почта – идеальный способ связи. В среднем, email-маркетинг приносит $38 на каждый вложенный доллар, то есть окупаемость такой инвестиции составляет 3800%.

Вот некоторые статистические данные, которые демонстрируют, насколько эффективным может быть email-маркетинг:

• Две трети клиентов совершают покупки после получения маркетинговых рассылок
• Менее 20% лидов, попадающих в обработку сейлз-менеджерам являются квалифицированными. Это значит, что оставшиеся 80% необходимо «разогревать» с помощью емейлов и качественного контента
• Привлечение клиентов с помощью электронных рассылок в 40 раз эффективнее, чем посредством Facebook и Twitter вместе взятых (McKinsey — ссылка).
• Возможно, самым главным доводом в пользу использования email-маркетинга является то, что этим каналом владеете вы сами. При условии соблюдения законодательства, никто не может указывать вам, как, когда и по какому поводу вы будете отправлять им письма.

Если только у вас есть ресурсы, свободное время и деньги для личного контакта с каждым из потенциальных клиентов, нет лучшего маркетингового инструмента, чем электронная почта.

Варианты использования email-маркетинга

Электронные рассылки можно (и нужно) использовать для разных целей:

• Налаживание отношений. Вовлекайте людей с помощью персонифицированных сообщений.
• Узнаваемость бренда. Сделайте так, чтобы ваша компания и ваши услуги первыми приходили на ум потенциальным клиентам, когда те готовы сделать свой выбор.
• Продвижение контента. Используйте электронную почту, чтобы привлечь внимание потенциальных клиентов к интересному сообщению в блоге или полезному материалу.
• Получение новых потенциальных клиентов. Убедите ваших подписчиков предоставить свои персональные данные в обмен на материалы (видео, брошюра, электронная книга, онлайн-курс), который они сочтут ценным для себя.
• Товарный маркетинг. Продвигайте свои товары и услуги.
• Обучение потенциальных клиентов. Порадуйте своих клиентов полезным контентом, который поможет им в решении их задач.

С чего начать email-маркетинг

Прежде чем рассмотреть широкие возможности email-маркетинга, давайте разберем несколько важных моментов, которые помогут начать выстраивать правильную маркетинговую кампанию.

Создание стратегии email-маркетинга

Каждый из ваших клиентов получает в среднем 121 письмо в день. Поэтому, если вы не уделите должного внимания разработке стратегии, ваши письма просто затеряются в переполненных папках «Входящие» или, что еще хуже, будут отправлены в папку «Спам».

Но можно научиться выстраивать эффективную стратегию рассылки и отправлять письма только тем людям, которые действительно хотят их читать. Для этого всего лишь нужно иметь план (с разбивкой на несколько ключевых этапов).

Читайте также: Что такое инбаунд-маркетинг? Обзор Hubspot CRM

При создании собственной стратегии email-маркетинга можно ориентироваться на приведенные ниже пять этапов, некоторые из которых мы впоследствии разберем подробнее.

1. Определите свою аудиторию

Эффективная рассылка – это релевантная рассылка. Как в любых других маркетинговых активностях, следует начать с определения профиля потребителя, понять, чего он хочет, и создать email-кампанию с учетом потребностей вашей аудитории.

2. Установите цели

Прежде чем определить цели своей кампании, соберите информацию. Изучите усредненную статистику почтовых рассылок для вашей сферы деятельности и используйте ее в качестве ориентира при постановке целей.

 

 

 

 

3. Предоставьте людям возможность подписаться или зарегистрироваться

Для рассылки нужны люди, верно? Список рассылки – это группа пользователей, которые дали вам разрешение присылать актуальный для них контент. Чтобы создать такой список, нужно предоставить потенциальным клиентам несколько способов регистрации на получение от вас писем.

Не отчаивайтесь, если сначала в вашем списке будет всего несколько человек. На его создание потребуется время. Цените каждого подписчика и потенциального клиента в отдельности, и вы увидите, как список начнет органично расти.

4. Выберите тип email-кампании

Email-кампании бывают разные, выбрать конкретный подход непросто. Сделать еженедельную рассылку? Нужно ли отправлять уведомления об обновлениях в продукте? Какими статьями из блога стоит поделиться?

Это мучительные вопросы для любого маркетолога. Ответ на них всегда субъективен. Можно начать с тестирования разных типов email-кампаний, а затем определиться, что лучше всего подходит для вашей аудитории. Следует также организовать отдельные списки для разных типов рассылки, чтобы ваши существующие и потенциальные клиенты могли регистрироваться только на те письма, которые для них актуальны.

5. Составьте расписание

Определитесь, как часто вы планируете выходить на связь с клиентами из своего списка. Проинформируйте об этом аудиторию заранее, чтобы они знали, чего ожидать. Соблюдайте расписание, это вызовет доверие и позволит клиентам не забывать о вас.

6. Измеряйте результаты

Это не должно быть сюрпризом. Как маркетологи, мы измеряем все. Щепетильно относясь к каждому важному параметру, вы сможете вносить в свои рассылки небольшие изменения для улучшения результатов. Чуть ниже мы коснемся конкретных KPI, которые используются для мониторинга (можете сразу перейти к ним).

Создайте список рассылки

Теперь самое интересное – как набрать список рассылки потенциальных клиентов, которые готовы получать от вас емейлы.

Существует множество креативных способов это сделать (покупка списка не относится к их числу). Тактически, задача формирования списка сводится к двум ключевым элементам, которые, работая в тесной связи, позволяют увеличить число подписчиков. Это лид-магниты и формы подписки.

Лид-магниты

Лид-магнит – это то, что притягивает в ваш список потенциальных клиентов. Как правило, он создается в виде бесплатного предложения, которое может иметь разные форматы, должно быть ценным для клиентов и раздается бесплатно в обмен на предоставление адреса электронной почты.

Но есть одна проблема. Сегодня люди всеми силами стараются защитить свои персональные данные. Не стоит ожидать, что вы сможете получить адрес электронной почты, не предоставив взамен чего-то ценного.

Нужен лид-магнит, который актуален, полезен и облегчает клиентам жизнь.

Наиболее распространенные типы лид-магнитов:

• Электронная книга
• Брошюра
• Инфографика
• Отчет или исследование
• Чеклист
• Шаблон
• Вебинар или онлайн-курс
• Видео

Если у вас недостаточно ресурсов, можно создать лид-магнит, на основании уже имеющегося контента (например сделайте pdf-брошюру или электронную книгу из ваших готовых статей в блоге).

Как создать отличный лид-магнит

Помните, что лид-магнит должен быт актуальным для потенциальных клиентов. Вот несколько рекомендаций, которые позволят создать ценный актив для вашего будущего списка:

1. Сделайте так, чтобы ваше предложение можно было использовать на практике для решения какой-либо проблемы.

Предоставьте практическую информацию, которая помогает решить проблему, и предложите реальный способ решения задачи.

2. Сделайте использование актива максимально простым.

Лид-магнит должен иметь цифровой формат – PDF-документ, веб-страница, видео и т. п. Сделайте так, чтобы потенциальный клиент мог легко получить и использовать его.

3. Создавайте предложение с учетом будущего контента.

Нет ничего хуже, чем оставить свой емейл на интересное предложение и разочароваться в последующем контенте. Убедитесь, что ваше предложение соответствует тому уровню, на котором вы дальше будете взаимодействовать с клиентом, иначе вы рискуете потерять доверие.

4. Относитесь к лид-магниту, как к промежуточному этапу для перехода к платному решению.

Идея списка рассылки состоит в том, чтобы подвести подписчиков к платному предложению. Бесплатный контент предлагается, чтобы продемонстрировать ценность, которую предоставляет ваша компания. В конечном итоге, такие бесплатные предложения должны приводить к покупке товаров и услуг.

5. Создавайте предложения, соответствующие каждому этапу пути покупателя.

Каждый новый потенциальный клиент находится на определенном этапе пути, и вы должны знать, на каком именно. С самого начала применяйте сегментацию списка, предлагая для каждого этапа пути покупателя свой вариант контента.

Как создать привлекательную форму регистрации

Форма регистрации нужна для сбора данных потенциального клиента и добавления их в список. Это шлюз между вашими будущими контактами и тем невероятным активом, который вы для них создали.

Создайте привлекательный дизайн и захватывающий заголовок

Форма должна быть снабжена фирменной символикой, выделяться на странице и побуждать людей регистрироваться. Предложение должно возбуждать в читателях интерес.

Материал должен иметь прямое отношение к предложению.

Ваша задача – побудить людей указать свои данные, но это не означает обмануть их. Вся информация, содержащаяся в форме, должна быть правдивым представлением предложения.

Форма должна быть простой.

Это ваш первый контакт с потенциальным клиентом. Не стоит отпугивать его длинной формой со множеством полей. Запрашивайте только наиболее важную информацию. Имени и адреса электронной почты для начала будет достаточно.

Сделайте форму регистрации с подтверждением.

На первый взгляд, просить пользователей дважды подписываться на рассылку – контрпродуктивно. Но исследование уровня открываемости писем свидетельствует, что в 2.7 раза больше клиентов предпочитают получить письмо для регистрации с подтверждением, чем письмо приветствия.

Убедитесь, что процесс работает.

Прежде чем запустить процесс, взгляните на него глазами клиента. Убедитесь, что форма работает правильно, страница благодарности на месте, а ваше предложение доставляется так, как вы обещаете. Сделайте так, чтобы первое впечатление было профессиональным и позитивным.

Передовые методы email-маркетинга

Если все прошло хорошо, то у вас уже есть жизнеспособный список подписчиков и потенциальных клиентов, которые ждут от вас сообщений. Но начинать рассылку пока нельзя, если вы не хотите, чтобы она оказалась в папке спама или, того хуже, заблокированной.

Вот несколько важных моментов, которые следует учесть, прежде чем приступить к рассылке по списку, который вы с таким трудом создавали.

Советы по улучшению email-маркетинга

Хотя вы вряд ли станете долго раздумывать над форматом или темой письма к другу, электронная рассылка требует более тщательного подхода. Здесь важно все — от времени отправки письма до устройств, на которых его можно будет открыть.

Цель каждого вашего письма – привлечение дополнительных клиентов. Поэтому над созданием маркетингового письма придется поработать больше, чем над любым другим.

Рассмотрим основные элементы успешного маркетингового письма.

Тема. Пишите четким, практичным, увлекательным языком, ориентированным на конкретного читателя и соответствующим основному тексту письма.

Материал. Основной текст письма должен соответствовать вашему голосу и касаться только одной темы.

Изображения. Выбирайте изображения, которые оптимизированы под все устройства, притягивают взгляд и имеют отношение к теме.

Призыв к действию. Ваш призыв к действию должен подводить к соответствующему предложению и выделяться на фоне остального текста.

Время. Исследование уровней реагирования на выборке из 20 миллионов писем показывают, что самое лучшее время для рассылки – вторник, 11 утра по восточному времени США.

Отзывчивость. 55% писем открывается на мобильных устройствах. Поэтому рассылка должна быть оптимизирована как под такие, так под и другие устройства.

Персонификация. Каждое письмо пишите так, будто вы собираетесь отправить его другу. Будьте приветливы и обращайтесь к своему читателю, как к знакомому.

Сегментация рассылки

Под сегментацией понимается разбивка общего списка адресов на подкатегории в соответствии с уникальными характеристиками, интересами и предпочтениями подписчиков.

Следует помнить, что подписчики – это люди. Старайтесь относиться к ним соответственно, то есть не делайте стандартных массовых рассылок.

Выше мы уже кратко говорили о сегментации. Это достаточно важный аспект, которого стоит коснуться еще раз. Не учитывая его, вы рискуете рассылать не тот контент и не тем людям и потерять подписчиков.

Зачем нужна сегментация списка?

Люди, которые подписываются на вашу рассылку, находятся на разных уровнях готовности к переходу в разряд клиентов (что является конечной целью всего этого мероприятия).

Отправив купон со скидкой на ваш продукт подписчикам, которые даже не могут сформулировать свою проблему, вы, скорее всего, потеряете их, потому что пропустили этап создания доверия и развития отношений.

Каждое письмо, отправленное подписчикам, должно быть адресовано человеку, с которым вы хотите наладить связь, а не стаду потенциальных клиентов, которых вы пытаетесь загнать в общее стойло.

Чем подробнее сегментация списка, тем крепче будет доверие между вами и вашими потенциальными клиентами, и тем проще будет впоследствии обратить их в покупателей.

К тому же сегментированные рассылки приносят 58% всего дохода.

Как провести сегментацию списка

Первым этапом сегментации является создание отдельных лид-магнитов и форм регистрации для каждого этапа пути покупателя. Таким образом, ваши контакты окажутся автоматически разделенными на несколько отдельных списков.

Кроме того, платформы email-маркетинга позволяют проводить сегментацию списка по контактным данным и поведению. Это дает возможность отсылать правильные письма правильным людям.

Разбивать список можно по следующим критериям:

• Географическое местоположение
• Этап жизненного цикла
• Осведомленность, соображения, стадия принятия решения
• Сфера деятельности
• Взаимодействие с вашим брендом в прошлом
• Язык
• Профессия

На самом деле, можно сегментировать список по любому критерию. Главное, чтобы рассылка для каждой подгруппы была уникальной.

Персонификация

Когда вы знаете, кому направляете письма и что является важным для этих людей, сделать рассылку персонифицированной намного легче.

Вы, конечно же, будете обращаться к сотням людей одновременно, но вашим потенциальным клиентам знать об этом не обязательно.

В качестве дополнительного аргумента можно привести следующий факт: персонифицированные письма открывают на 26% чаще, чем другие, и коэффициент откликов по ним выше – 14%.

Вы собрали все эти уникальные данные. Платформа email-маркетинга позволяет использовать токены персонификации. Не может быть никаких отговорок, чтобы рассылать типовые письма, которые не дают возможности потенциальному клиенту почувствовать себя особенным.

Вот несколько способов персонифицировать рассылку:

• Добавьте поле имени в строку темы и/или приветствие
• По возможности включайте информацию, относящуюся к конкретному региону
• Отправляйте контент, который важен для текущего жизненного цикла человека
• Письма должны касаться только последнего взаимодействия человека с вашим брендом
• Пишите о существенных и/или личных событиях, например о государственных праздниках или днях рождения
• Завершайте письма личной подписью человека (а не компании)
• Призыв к действию должен вести к предложению, которое читатель сочтет полезным

Автоматизация

Автоматизация запускает сегментацию списка в работу. После создания конкретных подгрупп можно автоматически отправлять письма, отличающиеся высокой степенью направленности. Для этого существует несколько методов.

1. Автореспондеры

Автореспондеры — это серия электронных писем, отправка которых автоматически запускается определенным действием, например скачиванием электронной книги

Составляйте письма с учетом рассмотренных выше рекомендаций, чтобы они были полезны и интересны для читателей. Определитесь, через какие промежутки времени будут отправляться письма; это могут быть несколько дней, недель или месяцев.

Преимуществом использования автоответчиков является то, что, один раз настроив, про них можно забыть. Все пользователи, включенные в список автореспондера, будут получать каждое новое письмо, которое вы добавите к серии.

2. Workflow

Workflow – это дальнейшее развитие идеи автореспондера. Его можно представить в виде дерева с ветвями типа «да/нет», которые выполняют определенные действия на основании заданных критериев.

Потоки операций содержат два ключевых компонента:

1. Критерий отбора – действие, определяющее допуск пользователя к потоку операций;

2. Цель, достигнув которую пользователь завершает процесс (например у вас может быть Workflow — для рассылки писем клиентам, которые записались на free trial, целью в этом случае может быть подписка на платную версию, если пользователь достигает этой цели, он выбывает из данного Workflow).

Workflow используют продвинутые инструменты, которые позволяют узнать, когда пользователь открыл письмо или скачал предложение, и на основании такого поведения запускают последовательность действий. То есть, в зависимости от того, что сделает пользователь, может быть отправлена серия писем или даже изменена стадия жизненного цикла потенциального клиента (например, с просто Lead на Marketing Qualified Lead).

 

 

Главным отличием от автореспондеров является то, что Workflow содержат элементы логики. Они могут изменять заданную автоматическую последовательность исходя из того, что потенциальный клиент сочтет полезным. Например, если новый подписчик получит письмо приветствия, а в качестве следующего шага задана отправка письма с предложением, которое он уже нашел и скачал с вашего сайта, программа узнает об этом и подстроится под ситуацию. В случае автореспонедров, пользователь получает определенный набор писем через заданные промежутки времени, независимо от своих действий.

Почему это важно? Рассылка правильных писем в неподходящее время катастрофически скажется на ваших доходах. Компании, которые рассылают письма на основании этапов жизненного цикла, получают на 20% больший доход.

Как обойти спам-фильтры

На создание и доведение до совершенства электронной рассылки, а также приведение ее в соответствие с требованиями законодательства, тратится время. И меньше всего вам хотелось бы, чтобы письмо попало в папку «Спам».

Не попасть в спам важно, потому что:

• Это негативно сказывается на общем уровне доставки.
• Ваши контакты могут пропустить все ваши письма.
• Вы не сможете точно определить эффективность своего email-маркетинга.
• Ваш анализ будет необъективным.

Избежать попадания в спам можно следующими способами:

Включение в белый список.

Белый список – прямая противоположность черному. Он содержит перечень разрешенных отправителей, которым открыт доступ к папке «Входящие» подписчика. Самый простой способ сделать это – попросить нового подписчика добавить ваш адрес электронной почты в адресную книгу. Снабдите письмо приветствия соответствующей инструкцией.

Правильное написание текста.

Не пишите текст заглавными буквами и не ставьте несколько восклицательных знаков подряд. Избегайте употребления слов, по которым письмо может быть отправлено в спам, например «подписаться», «нажмите внизу» или «заказать». Все эти элементы легко отлавливаются интернет-провайдерами.

Использование надежной службы электронной почты.

От репутации вашей службы электронной почты зависит уровень доставляемости, поэтому старайтесь пользоваться услугами известных, устоявшихся компаний.

Использование подтверждения подписки.

После того, как человек зарегистрируется для вхождения в ваш список рассылки, отправьте ему письмо с просьбой подтвердить регистрацию. Это позволит вам быть уверенным, что новый подписчик действительно заинтересован в получении от вас писем и будет проявлять более активное участие.

Анализ результатов email-маркетинга

Мы, маркетологи, любим все анализировать. Это помогает улучшить качество принимаемых решений и показать другим сотрудникам компании важность нашей работы.

Рассмотрим наилучшие способы анализа эффективности кампаний email-маркетинга.

A/B-тестирование

Не все списки рассылки создаются одинаковыми. Некоторым людям нравится персонализация, другие сочтут ее навязчивой. Некоторым нравятся яркие, броские кнопки побуждения к действию, другим — более спокойные.

Невозможно узнать, кто попал в ваш список, не опробовав разные варианты. Помочь в этом может А/В-тестирование.

А/В-тестирование, или сплит-тестирование, позволяет увидеть, какое письмо лучше всего работает в случае вашей аудитории. Для этого результаты письма А сравниваются с результатами письма В.

Вот пошаговая инструкция для А/В-тестирования писем:

1. Выберите для тестирования одну переменную, например строку темы, призыв к действию или изображения.
2. Создайте два варианта письма – один с переменной, другой без нее.
3. Задайте на некоторое время одновременную рассылку писем.
4. Проанализируйте результаты и оставьте только версию с лучшими показателями.
5. Повторите процесс тестирования для другой переменной.

Большинство поставщиков служб электронной почты встраивают функцию А/В-тестирования в свое ПО, что позволяет легко сравнивать результаты.

КПЭ email-маркетинга

Существует четыре ключевых показателя, на которые следует обращать внимание при оценке эффективности кампании email-маркетинга.

1. Доставляемость – отражает процент писем, которые попадают в почтовый ящик целевого получателя.
2. Открываемость – процент людей, открывших письмо после того, как оно попало в их почтовый ящик.
3. Коэффициент откликов (CTR) – процент людей, которые кликнули на призыве к действию (CTA).
4. Отписавшиеся – отражает количество людей, отписавшихся от рассылки после получения от вас письма.

Как улучшить результаты почтовой рассылки

На КПЭ влияют разные факторы. Чтобы понять, какие изменения в письмах дают наибольший эффект, необходимо экспериментировать и анализировать.

Если вы не получаете желаемого результата, попробуйте поиграть со следующими переменными, чтобы улучшить эффективность рассылки:

Доставляемость

• Применяйте передовые методы обхода спам-фильтров.
• Удалите неактивных подписчиков из списка рассылки, оставив только тех, кто вовлечен в процесс.
• Посмотрите, с каких адресов происходит жесткий возврат писем, и удалите их из своего списка.

Открываемость

• Попробуйте разные стили речи в поле темы, чтобы побудить людей кликнуть на вашем письме.
• Измените день и время рассылки, чтобы найти наилучший вариант.

Коэффициент переходов по ссылке (CTR)

• Пересмотрите еще раз свое предложение, чтобы убедиться, что оно несет ценность для людей из вашего сегментированного списка.
• Перепишите основной текст так, чтобы читателю было четко понятно, что нужно сделать.
• Сравните разные варианты призыва к действию, например графический и текстовый формат, жирный и обычный шрифт.

Отписавшиеся

• В том, что незаинтересованные лица сами удаляются из вашего списка, есть и положительный момент.
• Оцените, согласуется ли отправленное письмо с вашим брендом.
• Не используйте «исчезающую приманку», когда обещают одно, а предоставляют другое.
• Прежде чем предлагать дополнительные продажи, убедитесь, что ваши письма несут ценность для целевой аудитории.

Шаблон отчета по email-маркетингу

Полученные данные окажутся бесполезными, если вы не сумеете придать им упорядоченный вид.

Отчет по email-маркетингу представляет собой электронную таблицу, в которую записываются все результаты. Полученные КПЭ можно анализировать и принимать меры для улучшения показателей.

Вот как следует организовать отчет:

Показатели

• Общее количество разосланных писем
• Количество доставленных писем
• Процент доставляемости
• Процент отказов
• Процент открываемости
• Коэффициент откликов
• Процент отписавшихся

Данные

• Поле темы
• Длина основного текста письма
• Предложение
• Призыв к действию (текст или графика)
• Сегмент списка

Вопросы, которые нужно задать себе

• Повысился ли процент доставляемости по сравнению с предыдущими периодами?
• Каково соотношение CTR и процента открываемости?
• Процент отписавшихся соответствует тому же показателю для других рассылок?
• Заметили ли вы, что определенное поле темы дает лучшие результаты, чем другие?
• Влияет ли длина письма на коэффициент откликов?
• Может ли другой стиль призыва улучшить результаты?
• Было ли предложение подходящим для данного сегмента списка?

Email-маркетинг для разных индустрий

Правила email-маркетинга зависят от сферы деятельности и целевой аудитории. Ниже приведены некоторые тенденции email-маркетинга для компаний, работающих в сфере B2B, B2C, электронной коммерции и недвижимости. Они помогут задать правильное направление вашей маркетинговой стратегии.

Статистика email-маркетинга для В2В

• Письма, активируемые по действию, работают в 3 раза лучше, чем «подпитывающие» письма или «капельная» кампания
• 86% профессионалов считают электронную почту предпочтительным каналом связи
• 60% маркетологов считают, что email-маркетинг приносит положительную окупаемость вложенных средств
• Коэффициент откликов для рассылок В2В на 47% выше, чем для В2С
• Использование эмодзи в поле темы для 56% брендов приводило к увеличению открываемости

Статистика email-маркетинга для В2С

• 78% потребителей отписывались от рассылок из-за того, что бренды присылали слишком много писем
• Более 90% потребителей проверяют почту ежедневно
• Наличие видео увеличивает коэффициент откликов на 64.8%
• Те, кто подписан на рассылки, делятся социальным контентом в 3 раза чаще, чем другие

Статистика email-маркетинга для электронной коммерции

• 66% потребителей делали покупки в результате маркетинговых рассылок
• Письма приветствия приносят на 320% больше дохода, чем рекламные письма
• 86% потребителей хотели бы получать рекламные письма от брендов, на которые подписаны, хотя бы раз в месяц
• На сегментированные рассылки приходится 56% дохода компаний

Статистика email-маркетинга для сферы недвижимости

• 63% компаний, работающих в сфере недвижимости, используют email-маркетинг
• Большинство (53%) компаний, работающих в сфере недвижимости, привлекают подписчиков через свои сайты
• Компании, которые ведут блог, получают от рассылок вдвое больше трафика, чем те, которые не ведут
• 40% компаний, работающих в сфере недвижимости, применяют сегментацию списков

Лучшие сервисы email-маркетинга

Компании email-маркетинга

Теперь, когда вы полностью понимаете, что такое email-маркетинг, необходимо выбрать компанию, которая предлагает все, что вам потребуется для создания собственной качественной кампании email-маркетинга. Следует выбирать поставщика службы электронной почты (ESP), который обладает следующим:

• Платформа для управления информацией о клиентах (CRM-платформа) с возможностью сегментирования
• Хорошая репутация среди интернет-провайдеров
• Положительная репутация в качестве поставщика службы электронной почты
• Простота создания форм, целевых страниц и призывов к действию
• Автоматизация
• Простые возможности для соблюдения правил, применяемых к электронным рассылкам
• Возможность проводить сплит-тесты рассылок
• Встроенные инструменты анализа
• Скачиваемые отчеты

 

Шаблоны email-ов

Шаблоны позволяют не заниматься самостоятельно дизайном, кодированием и настройкой внешнего вида своих рассылок. Если вы, будучи искусным маркетологом, не обладаете навыками дизайна и разработки, шаблоны сэкономят вам уйму времени.

Выбирайте шаблоны с подтвержденной эффективностью. Качественные шаблоны можно найти у ESP-провайдеров, которые тестируют тысячи разных вариантов. Поэтому работайте только с профессионалами.

Существует множество правил рассылки маркетинговых писем, но самое важное звучит так: не забывайте, что ваши подписчики – люди.

Если это правило всегда будет у вас на первом месте при создании автоответчика, лид-магнита или темы письма, вы сможете достичь всех целей, которые преследуете, проводя кампанию email-марккетинга.

Подписчики хотят слышать вас и общаться с вами. Станьте для них настоящим источником информации, и они будут с нетерпением ждать от вас писем, как от лучшего друга.

Ссылка на оригинал статьи — https://blog.hubspot.com/marketing/email-marketing-guide

Как написать email на английском языке + 4 сайта для поиска друзей по переписке

Электронная почта, пожалуй, самое популярное средство общения после телефона. Мы пишем письма и отвечаем на них почти каждый день, и иногда приходится составлять их не только на русском. В этой статье мы объясним вам, как правильно писать электронное письмо на английском языке, приведем примеры формального и неформального email, а также расскажем, где бесплатно найти друга по переписке.

Мы рассмотрим как формальные email, так и неформальные. Конечно, в них нужно использовать совершенно разную лексику, поэтому для начала мы разберемся, какие письма относятся к формальным, а какие — к неформальным.

Формальные:

• письмо клиенту, коллеге или деловому партнеру;
• письмо-отклик на вакансию;
• письмо с запросом информации или письмо-жалоба в техподдержку, онлайн-магазин и т. д.

Неформальные:

• письмо другу, знакомому, коллеге;
• письмо родственникам.

А теперь давайте узнаем, из каких частей должен состоять email на английском языке и какие фразы можно использовать при его написании. Обратите внимание: в нашей статье мы рассказываем, как писать обычные email. Если вас интересует письмо другу для экзамена, вы найдете подробную инструкцию по этой теме в статье о ЕГЭ по английскому языку.

Структура электронного письма на английском языке и полезные фразы для каждой части

1. Тема письма (subject)

Театр начинается с вешалки, а email — с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху. Наличие заполненной темы письма — элементарное правило хорошего тона, особенно важно не забывать о нем в формальной переписке. Многие игнорируют тему и переходят сразу к тексту письма, а зря, ведь четко обозначенная тема сразу даст понять адресату, о чем пойдет речь в письме, важное оно или нет и т. д. Более того, если вы пишете деловое предложение партнерам, у письма с темой больше шансов быть прочтенным, а не заброшенным в корзину.

Что писать: Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма. Например, в формальном письме с информацией о совещании в следующем месяце можно написать: Meeting on the 26^th March at 11 a.m. (совещание 26 марта в 11 утра). В неформальном письме знакомому можно написать: Thanks for your present (спасибо за твой подарок). А, например, если вы пишете письмо в интернет-магазин, обязательно укажите в теме письма номер заказа, по которому хотите задать вопрос.

2. Обращение (начальная фраза)

Начинать письмо надо с обращения к адресату. Оно пишется на первой строке и отделяется запятой, а текст после него пишется уже с новой строки.

Что писать: Если вы пишете конкретному человеку в формальном стиле, используйте такие обращения:

Обращение	Комментарий
Dear Mr. Jenkins,	Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Jenkins,	Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam,	Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern,	Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.

Неформальное письмо можно начинать следующими способами:

Обращение	Комментарий
Hello / Hi / Hi there / Hello again Tom,	Неформальное дружеское приветствие.
Greetings / Good morning / Good afternoon Tom,	Приветствия, которые звучат чуть формальнее Hello или Hi.
Dear Tom,	В этом приветствии присутствует оттенок формальности, поэтому оно используется при написании письма на ЕГЭ.

3. Текст письма

В первом абзаце вам нужно сообщить адресату, для чего вы пишете ему письмо. Если вы хотите выразить несколько мыслей в своем email, то каждую из них начинайте писать с нового абзаца.

Правильное оформление письма — залог того, что его прочтут внимательно и ваши мысли будут правильно поняты. Используйте форматирование, чтобы сделать письмо более читабельным и легким для восприятия. Особенно важно учитывать этот момент, когда вы пишете длинные формальные письма. Сплошное полотно текста рискует быть отправленным в корзину сразу же после открытия.

Что писать: Начальное предложение в формальном письме может звучать так:

Фраза	Перевод
I am writing to inform you / to ask you / to thank you…	Я пишу, чтобы сообщить Вам / спросить Вас / поблагодарить Вас…
I regret to inform you…	Мне жаль сообщать Вам…
I would like to thank you…	Я бы хотел поблагодарить Вас…

Если же вы пишете письмо другу, можно начать его так:

Фраза	Перевод
Many thanks for your recent letter.	Большое спасибо за твое недавнее письмо.
It was nice to hear from you recently.	Было приятно услышать о тебе недавно.
How are things?	Как жизнь?

4. Вложения

Довольно часто мы не просто отправляем письмо, а пересылаем документ или фотографию по электронной почте. В таком случае обязательно сообщите адресату, что вы прикладываете к письму дополнительный файл.

Что писать: И в формальном, и в неформальном письме можно использовать следующие фразы:

Фраза	Перевод
Please find attached… (my CV and cover letter).	Пожалуйста, посмотри(-те)… (мое CV и сопроводительное письмо).
I am attaching… (the document you requested).	Я прилагаю… (документ, который ты/Вы просил(-и)).
I am sending you… (the photo from our vacation).	Я высылаю тебе/Вам… (фото из нашего отпуска).
Please see… (the file attached).	Пожалуйста, посмотри(-те)… (приложенный файл).

5. Заключительная фраза

Если в письме есть начальная фраза, то будет и заключительная. Она пишется с новой строчки в конце письма, и после нее всегда стоит запятая.

Как писать: В конце формального письма можно использовать такие фразы:

Фраза	Перевод
Yours sincerely/faithfully/truly,	С уважением,
Regards,	С уважением,
Sincerely yours,	Искренне Ваш,
With best wishes,	С наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное)
With many thanks and best wishes,	С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть менее формальное)
Kind/Best regards,	С наилучшими пожеланиями, / Сердечный привет,

После заключительной фразы в формальном электронном письме на английском надо написать свои имя и фамилию. Если вы пишете от лица компании своему контрагенту, укажите свою должность и название предприятия. Если же вы пишете письмо коллеге, можно не указывать эти данные и оставить в подписи только имя и фамилию.

Неформальное письмо можно завершить следующими фразами.

Фраза	Перевод
Kind/Best regards,	С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With best wishes,	С наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
With many thanks and best wishes,	С благодарностью и наилучшими пожеланиями, (чуть более формальное)
Best wishes,	С наилучшими пожеланиями,
All the best,	Всего доброго, / С наилучшими пожеланиями,
Cheers,	Будь здоров,
Bye for now,	Ладно, пока,
See you soon,	До скорой встречи, / Скоро увидимся,
Rgds,	Неформальная манера написания Regards
Love / Lots of love,	С любовью,

После заключительной фразы в неформальном письме нужно просто поставить свое имя.

После указания своего имени вы можете написать постскриптум: на новой строке напишите P.S. и предложение, которое забыли поставить в основной текст письма. Казалось бы, в электронном письме на английском языке можно просто вставить забытое предложение в текст, зачем же нам постскриптум? Наша психика устроена так, что лучше всего мы запоминаем первый и последний кусок информации, так что вы можете намеренно «забыть» указать что-то важное в теле письма и вынести это в постскриптум.

А теперь давайте рассмотрим примеры формального и неформального электронных писем.

Пример формального письма на английском языке:

Пример электронного письма другу на английском языке:

Примеры написания формального электронного письма на английском вы найдете на сайтах blairenglish.com и learnenglishteens.britishcouncil.org. Также советуем вам зайти на сайт pbskids.org. На открывшейся страничке вы найдете пример неформального email на английском языке. Наведите курсор мыши на любую строку письма и увидите поясняющий текст, который расскажет, как писать каждую часть письма.

7 ценных советов по написанию email на английском языке

1. Обращайте внимание на цитирование

   Если вы ведете формальную переписку, обязательно сохраняйте цитирование (текст письма, на которое вы отвечаете). При этом свой собственный текст размещайте над блоком с цитированием в письме, а не под ним, иначе адресат не найдет ваш ответ.

2. Пишите тему кратко

   Не нужно вмещать в тему все письмо, даже если оно совсем короткое. Напишите всего несколько важных слов, которые сразу дадут понять адресату, о чем пойдет речь.

3. Используйте форматирование

   Обязательно применяйте форматирование в своем письме (выделение жирным, курсивом, цветом и т. д.), это улучшит читабельность текста. В то же время не переусердствуйте: в формальной переписке лучше ограничиться выделением жирным и создание списков, чем разукрашивать шрифт во все цвета радуги.

4. Очищайте форматирование

   Если вы вставляете в письмо отрывок из другого документа, очищайте форматирование, иначе вставленный текст может неуместно выделяться на фоне остального. Во всех почтовых клиентах есть кнопка «Очистить форматирование», пользуйтесь ей при необходимости.

5. Не пользуйтесь верхним регистром

   Хотите подчеркнуть важность какой-то информации? НЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВЕРХНИЙ РЕГИСТР (Caps Lock), иначе у получателя письма может возникнуть ощущение, что на него кричат. Выделите жирным важные моменты, и они уж точно не останутся незамеченными.

6. Используйте нумерованные и маркированные списки

   Списки значительно облегчают восприятие информации и упорядочивают ее. Но при их составлении важно соблюдать 2 правила:

   • В деловом письме, если у вас имеется большое количество вопросов к адресату (например, уточнения по техзаданию и т. д.), то их лучше оформлять нумерованным (а не маркированным) списком, чтобы потом проще было ссылаться на отдельные вопросы в дальнейшей переписке.
   • В списке никогда не следует объединять два или более вопросов в один пункт, даже если они тесно связаны друг с другом или один следует из другого. Опыт показывает, что в большинстве случаев вам ответят только на первый вопрос, а следующие проигнорируют. Так что задавайте все вопросы отдельными пунктами.
7. Составьте белый список

   Чтобы ответное письмо вашего адресата не попало в спам, добавьте адрес его электронной почты в «белый список контактов», «избранные» или тому подобный список, письма из которого не отправляются в папку спама.

Где найти друга по переписке: 4 лучших сайта

Итак, вы уже поняли, как легко написать email на английском языке, и с нетерпением ждете момента, когда можно будет применить знания на практике. Предлагаем вам найти друга по переписке, ведь это отличный способ улучшить английскую письменную речь да и просто расширить свой круг общения, познакомиться с зарубежной культурой. Для поиска друга советуем посетить такие сайты:

1. interpals.net — на сайте можно бесплатно зарегистрироваться и найти друга по переписке, предварительно просмотрев его профиль и решив, найдете ли вы интересные темы для общения. Ресурс довольно активный, постоянно находятся онлайн как минимум 3000-4000 человек.
2. mylanguageexchange.com — бесплатный сайт для поиска друзей за границей. На сегодняшний день общее количество членов сайта — более 550 000.
3. studentsoftheworld.info — тоже полностью бесплатный сервис для поиска друга по переписке. Ориентирован как раз на студентов, изучающих английский язык.
4. penpalworld.com — на сайте зарегистрировано более 2 000 000 пользователей. Бесплатно можно писать только 3 пользователям в день (в принципе, этого может быть вполне достаточно для общения). Чтобы писать бо́льшему числу участников, нужен платный аккаунт.

Думаем, теперь у вас не возникнет вопросов о том, как написать электронное письмо на английском языке и где найти друга по переписке. Если же у вас есть сложности с письменной английской речью, наши преподаватели английского языка помогут вам улучшить знания.

© 2021 englex.ru, копирование материалов возможно только при указании прямой активной ссылки на первоисточник.

Как свести количество входящих сообщений к нулю / Хабр

В нашем блоге мы много пишем о создании email-рассылок и работе с электронной почтой. Мы уже обсудили сложности борьбы со спамом, будущее email, вопросы защиты почтовой переписки, а также техники работы с email, применяемые руководителями крупных ИТ-компаний.

Некоторые из них используют подход Inbox Zero — Тиаго Форте, руководитель компании Forte Labs, занимающейся вопросами повышения эффективности, написал в своем блоге статью о том, как начать применение этой методики и свести число входящих писем к нулю. Мы представляем вашему вниманию основные моменты этого материала.

Форте пишет, что тратит на электронную почту 17 минут в день, что составляет 7,43% его рабочего времени за последние 12 месяцев. Для сравнения среднестатистический работник проводит 28% своего времени, разбирая электронную почту, создавая сообщения и отвечая на них.

Всем известно, что главная идея технологии Inbox Zero заключается в том, чтобы «обрабатывать каждый email за один подход» (подход One-Touch). Но большинство пользователей не понимают, что этот простой прием требует немалых усилий — в его основе должна лежать тщательно разработанная система.

Представьте на секунду человека, который проверяет свой электронный ящик. Он просматривает письма, полученные в течение дня, отбирая журналы и письма, которые необходимо изучить.

«Мне не нужна система – пусть всё хранится в моем почтовом ящике!»

Затем он оставляет все в папке «Входящие» – просроченную квитанцию за электричество, спам, личную открытку и налоговые бланки. Этот ритуал повторяется изо дня в день, его почтовый ящик наполняется все новыми письмами и буквально трещит по швам.

Именно так большинство людей работает в электронной почте. Их ящики раздуваются до невероятных размеров, письма отправляются практически непрерывно, а разнообразие категорий писем растет. Но правда заключается в том, что вам потребуется намного меньше времени и сил на поддержание пустого почтового ящика, чем переполненного, убежден Форте.

Вот 5 простых шагов на пути к пустому электронному ящику.

Несколько простых советов:

1.Отпишитесь от всех информационных рассылок, уведомлений и групповых чатов, если только они не имеют особой важности (для этого вам может пригодиться сервис Unroll.me)
2. Перенаправьте все ваши email-аккаунты на Gmail или любой другой почтовый сервис, который вы используете для работы.
3. Используйте Mailstrom, чтобы за раз удалять сотни (или тысячи) ненужных электронных писем, а затем перемещать оставшиеся из папки Входящие в специально помеченную папку.

И не беспокойтесь о том, что можете упустить какую-то важную информацию. Первым делом изучите письма, которые находятся в пределах досягаемости, а к остальным вы сможете вернуться позже.

Почту нужно использовать по прямому назначению

Главная проблема заключается в том, что люди используют электронную почту для всего. Ведь вы бы не стали покупать многофункциональный очиститель для тостера- перфоратора-унитаза, не так ли? И сочетание машины для уборки листьев с погружным блендером не показалось бы вам хорошей идеей?

Но при этом мы каким-то образом умудряемся внедрить в важнейший рабочий инструмент абсолютно не сочетаемые функции, превратив его в подобие Франкенштейна. Почтовый ящик служит для нас средством коммуникации, списком задач, администратором проектов, системой уведомлений, списком книг, архивом для хранения файлов, архивом переговоров, инструментом для планирования, приложением для заметок и не только.

Мы «нанимали» электронную почту для выполнения одной простой работы, а теперь она словно разнорабочий, который живет в нашем подвале и выполняет кучу дополнительных заданий до поздней ночи. Так давайте вернем электронной почте ее изначальную функцию, которую она выполняет лучше любого другого инструмента: получение новых сообщений.

С любой другой функцией гораздо лучше справится одно из специализированных приложений. Самое парадоксальное то, что свести работу Gmail лишь к одной ключевой функции не так-то просто. Команда разработчиков Gmail предусмотрела все, что может понадобиться нам для работы в электронной почте, а теперь нам приходится просто отказаться от этих причудливых приспособлений, чтобы получить нечто полезное.

Чтобы упростить процесс управления электронной почтой:

4. Отключите функцию «Дополнительные папки»

Когда вы научитесь обрабатывать каждое письмо всего за несколько секунд, дополнительные папки лишь усложнят процесс работы. Как ни странно, благодаря эффекту экономии на масштабе, большой объём писем лишь сыграет вам на руку.

5. Отключите все «умные» функции

Все эти навороченные функции плохо адаптированы к устаревшей системе. Они – всего лишь краткосрочное решение долгосрочной проблемы.

Звездочки, показатели уровня приватности, системные метки, категории, круги, маркеры, фильтры – избавьтесь от всего это и вдохните с облегчением.

6. Отключите все чаты и приложения в социальных сетях

Взаимодействие в режиме реального времени и чаты никуда не исчезнут, но отключив все ненужные функции, вы станете проводить в электронной почте так мало времени и будете настолько сосредоточены на быстрой обработке электронных сообщений, что чаты будут вас только отвлекать.

7. Отключите все уведомления

Ваш почтовый ящик – это чей-то список задач. Вспоминайте об этом каждый раз, когда даёте разрешение кому угодно прерывать вашу работу в любой момент по любой причине.

Попробуйте отключить уведомления хотя бы на неделю. А также отключите все уведомления в операционной системе на вашем компьютере, телефоне и других устройствах.

Нужно установить четыре системы распределения/обработки информации

Почтовый ящик переполняется по той же причине, по которой блокируется любая система на входе: отсутствие эффективных систем распределения/обработки информации.

Письма накапливаются, потому что их некуда распределить. Однако будьте осторожны, иначе можно ненароком избавиться от нужной и полезной информации. Идея технологии Inbox Zero заключается не в том, чтобы игнорировать входящие сообщения или театрально объявлять о «email-банкротстве». У меня прямо противоположное отношение: важен каждый email без исключения.

Если вы не установили системы обработки информации, охватывающие 100% поступающих сообщений, считайте, что вы просто-напросто осушили озеро насосом – чем ниже уровень воды сейчас, тем быстрее озеро наполнится вновь. Абсолютно любое входящее письмо может быть обработано одной из 4 систем распределения/обработки информации: цифровой календарь, менеджер задач, приложение для хранения и доступа к информации и приложение для отложенного чтения.

Календарь, как инструмент работы с информацией, довольно прост и понятен – давайте рассмотрим другие инструменты, после чего перейдем к правилам, которые помогут эффективно пользоваться всеми этими инструментами враз.

Менеджер задач

Менеджер задач – это цифровая версия списка задач. Цифровой менеджер задач обладает множеством преимуществ, но для нас наиболее важна одна-единственная функция: способность этой программы в один клик сохранять ваши письма как задачи, и назначать им напоминания.

Форте пишет, что сам пользуется и другим советует работать с менеджером задач Things (подходит только для Mac и iOS), поскольку он справляется с этой функцией на отлично: при нажатии определенного сочетания клавиш (ctrl-alt-пробел) на экране появляется маленькое полупрозрачное окно с автоматически отображаемой ссылкой на первоначальный email и курсором для указания задачи:

Еще один хороший менеджер задач для тех, кто не пользуется техникой от Apple – Todoist. Это специальное расширение Gmail, которое предназначено для интеграции почтового клиента в менеджер задач Todoist. На панели инструментов Gmail справа появится клавиша «Добавить задачу». Кликнув по ней, вы можете написать задачу в специальном окне, которая станет ссылкой к изначальному электронному письму:

Немаловажно, что эти ссылки работают независимо от того, куда перемещен email, поэтому пользователю не придется распределять письма по категориям, ставить метки, флажки и т.п. Достаточно пройти по ссылке в менеджере задач, и на экране появится нужный email.

Это небольшая функция лежит не только в основе работы менеджера задач, но и всего подхода One-Touch. Поскольку целая система зависит от способности пользователя перенести задачи из захламленного электронного ящика в специально предназначенный для этого инструмент, то он будет доверять такому инструменту, который сможет мгновенно и безошибочно перенаправлять его к нужному электронному письму в нужное время, независимо от того, получено ли оно 2 часа или 2 года назад.

Приложения для хранения и доступа к информации

Это, вероятно, самый полезный инструмент, о котором знают немногие. Его цель предельно проста: сохранить информацию, которая может пригодиться в будущем – документы, заметки или любые файлы, которые вам по какой-то причине не хочется удалять.

Чаще всего люди сохраняют эту информацию на компьютер, в Dropbox или другой облачный сервис, или просто оставляют их в архиве электронной почты или в приложении по управлению проектами. Такой подход не рационален по ряду причин, но достаточно и того, что это довольно ценная информация, для хранения которой нужен специально предназначенный инструмент.
Независимо от того, каким приложением вы пользуетесь (Форте рекомендует Evernote), главное, чтобы вы могли быстро и просто переносить в него любую необходимую информацию из почтового ящика.

Приложение для отложенного чтения

Приложение для отложенного чтения позволяет вам сохранять видеоролики, содержание веб-страниц, статей, постов из блогов для того, что ознакомиться с ними позднее. В такое приложение можно поместить электронные письма, которые не требуют от вас совершения действий (как те, что вы заносите в менеджер задач), а также информацию, которую вы бы хотели прочитать/посмотреть/послушать в свободное время, но не уверены, что стоит ее хранить.

Это всего лишь одна из 4 дополнительных систем обработки/распределения информации, но вы удивитесь, сколько пользы может принести такой одноцелевой инструмент. Неважно, каким приложением для отложенного чтения вы пользуетесь (выбор Форте — Instapaper), главное, чтобы иметь возможность пересылать в него письма напрямую из электронной почты.

Нужно оптимизировать рабочий процесс

Работа в электронной почте не подчиняется законам  классической ньютоновской физики. По мере того, как количество входящих сообщений увеличивается со 100 до 200, 300 и 400, время и энергия, затрачиваемые на их обработку, не растут прямо пропорционально в 2, 3 и 4 раза.

В данном случае действует скорее теория хаоса: в определенный момент количество необходимого времени/энергии пересекает критическую черту, непредсказуемую, невидимую границу. Одна фаза сменяется другой, так же, как лед превращается в воду, а вода – в пар. Изменение параметров негативно влияет на весь ваш рабочий процесс.

Вышеупомянутых систем распределения/обработки информации недостаточно. Необходимо также разработать метод. Тщательно продуманный метод обработки входящих сообщений позволит нам определить период времени, затрачиваемый на каждый email в зависимости от временных ограничений и прочих условий.

Здесь можно прибегнуть к правилу 2 минут, согласно которому не стоит откладывать на потом те задачи, выполнение которых занимает не более 2 минут. Проблема заключается в том, что этот временной критерий не является универсальным. Если, вернувшись из отпуска, вы обнаружили в почтовом ящике 1 200 новых писем и решили следовать правилу двух минут, то вы потратите несколько дней на выполнение двухминутных дел и, вероятно, пропустите действительно важные задачи. Аналогичная ситуация может случиться после выходных.

Нам следует создать альтернативу, скажем, к примеру, правило 10 секунд, которое позволит (но не обяжет) при необходимости обрабатывать сотни входящих писем за 15-20 минут, чтобы быстрее приступить к своей настоящей работе и не беспокоиться о тикающей бомбе в почтовом ящике.

Ключевая идея подхода One-Touch состоит в том, что, получая письмо, требующее от вас выполнения определенной задачи, вы не должны сразу приступать к ее выполнению – вы должны решить, какие действия необходимо предпринять и в какое время, а затем переместить письмо в соответствующее приложение. Таким образом, вы вырабатываете способность к быстрому принятию решений (выполнить, сохранить, прочитать или удалить), тем самым откладывая выполнение задачи до более подходящего момента в будущем.

Благодаря этому методу, проверка электронной почты требует не больше усилий, чем проверка обычной почты – вы только решаете, что нужно сделать, но не делаете это. И в этом вам помогут 3 точки приложения Gmail:

8. Включите функцию «Автопереход» в лаборатории Gmail

При методичной проверке электронной почты сложнее всего не отвлекаться на новые письма. Очень трудно принимать решение по каждому письму в порядке очередности, не откладывая на потом и не пропуская ни одного по списку. Включите функцию автоматического перехода, и вместо того, чтобы снова и снова попадать в папку «Входящие», вы будете сразу переходить к следующему письму в хронологическом порядке.

9. Активируйте горячие клавиши

Большую часть времени при работе в электронной почте мы выполняем одни и те же простые действия. Активируйте «горячие» клавиши, и вы сможете обрабатывать десятки электронных писем за раз, даже не прикасаясь к мыши:

• Написать письмо в новом окне: с
• Ответить: r
• Ответить всем: а
• Переслать: f
• Добавить в архив: e
• Отправить: cmd-enter

10. Активируйте «ветви обсуждений»

Форте предлагает обрабатывать электронные сообщения в хронологическом порядке от старых к новым, поскольку ваше желание добраться к свежим письмам заставит вас разобраться со старыми. Активировав «ветви обсуждений», вы будете видеть предыдущие ответы на групповые сообщения и, таким образом, не станете по ошибке отвечать на старые сообщения.

Важно уметь принимать мгновенные решения при сортировке писем

Всё, что обсуждалось выше – системы распределения/обработки информации и оптимизация рабочего процесса – усиливают способность к принятию мгновенных решений по распределению/сортировке входящих писем.

В архив, вероятно, отправятся 60-70% всех писем, поскольку они в основном содержат уведомления, которые нужно просто просмотреть. Можете также создать напоминание, как в пункте 4, на случай, если ваше письмо останется без ответа, и вам нужно будет повторно направить его.

Любая система с бесконтрольной цепью положительной обратной связи, в конечном счете, разрушится

Система обработки электронных писем создается не для того, чтобы еще чаще отправлять и получать их. По сути, в этом и заключается проблема. Для электронной почты свойственна очень мощная положительная обратная связь: чем больше писем отправляете и получаете вы, тем больше писем отправляют и получают ваши коллеги, партнеры и клиенты. Мы ведем гонку вооружений, в которой нет победителей, а повышение нашей эффективности лишь усугубляет ситуацию.

Как пишет Донелла Мидоуз (Donella Meadows), цепи положительной обратной связи являются источниками развития и роста, но также и источниками разрушения и упадка. Система с бесконтрольной цепью положительной обратной связи, в конечном счете, разрушится – поэтому сегодня мы испытываем потребность быть на связи 24 часа в сутки, которая превосходит наши биологические и нейрохимические пределы.

Нашей главной целью является снижение реакционной способности, поскольку всё, что заставляет нас действовать, имеет над нами контроль. Знаком того, что вы изменились, что система работает, станет тот день, когда вы, получив электронное письмо с устрашающим заголовком «Очень важно», не броситесь к исполнению неотложной задачи, а поступите с ним так же, как и с любым другим письмом. Вы выполните задачу тогда, когда сами решите ее выполнить.

Вам понадобится ваша новая суперспособность реагировать на все «не мгновенно», ведь когда вы научитесь фокусировать свою энергию, а не рассеивать ее, и начнете поручать рутинную работу инструментам, системам, ассистентам, подчиненным, а возможно когда-нибудь и машинам с искусственным интеллектом, результат не заставит себя ждать. Оставшаяся на вас часть работы потребует от вас намного больше интеллектуальных и творческих усилий.

Как не попасть в спам при отправке email-рассылок

Настройте цифровые подписи

Чтобы уменьшить вероятность попадания в спам, настройте цифровые подписи.

• Пропишите SPF-запись. Добавление записи SPF для домена позволяет указать, какие почтовые серверы могут отправлять почту от вашего домена.
• Включите подпись DKIM. По сути, DKIM — это зашифрованная подпись. Используется для предотвращения «спуфинга» при отправке писем из вашего домена. «Спуфингом» называется изменение письма злоумышленником, которое позволяет ему выдать себя за другое лицо.
• Опубликуйте запись DMARC для своего домена. Технология DMARC позволяет получателям и отправителям проверять подлинность сообщений, аутентифицируя домен отправителя, а также определяет, что делать с подозрительными входящими письмами. Если входящее сообщение не пройдет проверку DMARC, будет выполнено действие, указанное в правиле DMARC. Вы можете задать одно из трех действий: поместить письмо в спам, отклонить его или бездействовать.

Подробнее о настройках SPF, DKIM и DMARC вы можете узнать в нашей статье «Как настроить SPF, DKIM и DMARC».

Используйте Double Opt-In

Double Opt-In — это двухступенчатое подтверждение адреса электронной почты. Когда клиент подписывается на рассылку, ему на почту уходит письмо со специальной ссылкой. Переходя по ней, клиент подтверждает, что почтовый ящик работает и клиент хочет получать рассылки. В Mindbox подтверждение почты можно настроить через интерфейс без привлечения IT.

Отправляйте рассылки только тем, кто оставил контакт и явно подтвердил желание получать рассылки. Это уменьшает количество контактов для рассылки, но улучшает качество базы:

1. Читатели реже отписываются и меньше жалуются на спам
2. Исключается отправка писем на несуществующие адреса

Отправляйте письма тем, кто этого хочет

Те, кто не подписывался на рассылки, могут жаловаться на письма и ухудшать репутацию домена. Чтобы этого не происходило, отправляйте рассылки только тем, кому они действительно могут быть интересны:

1. Отписывайте от рассылок тех клиентов, которые длительное время не читают письма.
2. В момент регистрации или оформления заказа отдельным чекбоксом уточняйте желание клиента получать рассылки. Старайтесь избегать чекбоксов, выбранных по умолчанию. Не совмещайте согласие на получение рассылки с другими условиями, например, согласием с условиями доставки или обработки персональных данных.
3. Наконец, ни при каких условиях не покупайте базу подписчиков!

Пример сбора согласия на получение рассылок

Настройте постмастеры

Чтобы получать обратную связь от почтовых сервисов (Gmail, «Яндекс», Mail.ru) по доставляемости писем, используйте постмастеры. Постмастеры позволяют получать информацию о почте, которую вы отправляете пользователям. Например, вы можете узнать:

1. Как часто пользователи отмечают ваши письма как спам.
2. Почему ваши письма не доставляются.
3. Корректность аутентификации письма.
4. Какая репутация вашего домена или IP-адреса, и как она влияет на процент доставки писем.

Ознакомиться с подробной информацией о настройке постмастеров вы можете в нашей статье «Постмастер — настройка и анализ статистики».

Проверьте содержимое письма перед рассылкой

Спам-фильтры всегда проверяют контент письма. У них нет способности человека анализировать слова в контексте, поэтому они в основном помечают любые слова или фразы, связанные со спамом.

Вот несколько полезных советов, чтобы проверить свою рассылку на спамность:

• Проверьте, что в письме проставлены ссылки, которые введут на существующие страницы.
• Не используйте сокращенные ссылки.
• Не делайте рассылку слишком «тяжелой» по весу. Gmail обрезает письма тяжелее 102 Кб.
• Не делайте письма слишком длинными. Ссылку отписки помещают в подвал письма. Если «домотать» до подвала слишком сложно — клиент предпочтет нажать “Это спам” вместо отписки от рассылок.
• Не отправляйте рассылку, состоящую только из одного изображения. Если вы отправите рассылку с одним большим изображением, без текста, спам-фильтры будут рассматривать его как пустое письмо. Например, Outlook не выводит по умолчанию изображения в теле письма. Это связано с безопасностью при работе с почтовым сервисом.
• Избегайте применения CAPS LOCK и подозрительных фраз типа «Розыгрыш миллиона», «Не пропустите это!», «Это не спам!».

Настройте ссылку отписки

В письме должна быть рабочая ссылка отписки от рассылок. Ссылка должна отписывать от конкретной тематики рассылок или всех рассылок разом. Отписка не должна требовать авторизации. Чем сложнее отписаться, тем выше вероятность, что отправителя добавят в спам. Отписывайте клиентов, у которых случилось несколько недоставок подряд.

В Mindbox это настраивать не нужно — всё работает автоматически: после нескольких недоставок подряд электронный адрес почты система помечает его, как невалидный.

Постепенно наращивайте объем отправляемых сообщений

Если вы только начали отправлять рассылки, Gmail рекомендует постепенно наращивать объем отправляемых сообщений, одновременно наблюдая за реакцией читателей в постмастере. Резкий скачок в количестве отправляемых сообщений может привести к увеличению количества жалоб. Читайте нашу статью про прогрев домена отправителя, чтобы сделать все правильно.

Проверьте письмо в Mail Tester

Для проверки качества отправляемой рассылки можете воспользоваться сервисом Mail Tester. Сервис сообщит, если в рассылке содержатся ошибки — некорректные подписи, слишком много изображений и т.д.

Чтобы воспользоваться сервисом, отправьте рассылку на сгенерированный адрес электронной почты.

На скриншоте результат отправителя All We Need, клиента Mindbox

Что такое резервный адрес электронной почты

Во время использования электронного ящика вы могли неоднократно убедиться в высокой степени безопасности всех популярных почтовых сервисов. Для обеспечения еще больших показателей защиты на подобных сайтах предлагается ввести резервный E-Mail. Сегодня мы расскажем об особенностях данного адреса и причинах, почему его привязке следует уделить особое внимание.

Предназначение резервного адреса почты

Как было сказано ранее, резервный адрес электронной почты в первую очередь нужен для повышения степени безопасности вашей учетной записи на том или ином ресурсе. Из-за этого по возможности указывайте дополнительный E-Mail, чтобы обезопасить ящик от возможности взлома и утраты писем.

За счет привязки резервного адреса почты вы сможете в любое время восстановить доступ к аккаунту за счет отправки специального письма на добавленный ящик. Это полезно в тех случаях, когда к учетной записи не был привязан номер мобильного телефона, или вы утратили к нему доступ.

Дополнительный почтовый ящик может использоваться не только в качестве дополнительного средства восстановления доступа, но и для сбора всех в той или иной степени важных писем. То есть, даже если ваш аккаунт был взломан, а все содержимое удалено, копии в будущем можно будет вернуть путем пересылки с привязанной почты.

Чтобы добиться максимальной эффективности от резервного адреса, следует использовать функцию фильтрации писем по их определенным особенностям. По большей части это актуально в тех случаях, когда привязанный E-Mail так же активно используется, и вы не хотите постоянно очищать папку «Входящие».

Если вы решили зарегистрировать дополнительный ящик специально для использования в качестве резервного, лучше это делать на другом почтовом сервисе. Из-за тонкостей системы безопасности возможным злоумышленникам будет сложно получить доступ к учетным записям на разных сайтах.

Сервис Gmail в отличие от прочих позволяет добавить один дополнительный E-Mail, который будет не только резервным, но и позволит управлять всеми письмами в основном ящике. Таким образом, можно будет использовать один сайт или приложение вместо двух.

Мы рассмотрели все наиболее актуальные параметры и предназначение резервного адреса электронной почты, и потому завершаем настоящую инструкцию.

Заключение

Не стоит игнорировать вопрос привязки почты, так как случаются различные ситуации и, если вы дорожите данными учетной записи, дополнительный адрес поможет вам сохранить доступ. При этом в случае каких-либо проблем можете обратиться к нам в комментариях за советами или написать в техподдержку используемого почтового сервиса.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

Как начать электронное письмо: 6 безошибочных представлений и 6, которых следует избегать

Мы поговорили о лучших способах завершения электронного письма; А теперь поговорим о начале.

Вы можете задаться вопросом, действительно ли нужно много думать о том, как начинать электронные письма и другую переписку. Если вы когда-либо игнорировали письмо, потому что оно начиналось с «Кого это может касаться», стонали, потому что ваше имя было написано с ошибкой, или задавались вопросом, был ли отправитель человеком или собакой, потому что их приветствие было слишком восторженным, то вы знаете, что Правильное обращение по электронной почте — это большое дело.Например, в электронных письмах о поиске работы неправильное приветствие может сделать вас менее компетентным и даже стоить собеседования.

Вот шесть лучших способов начать электронное письмо, за которыми следуют шесть, которых следует избегать любой ценой.

Шесть лучших способов написать электронную почту

1 Привет [Name],

Во всех случаях, кроме самых формальных, это электронное приветствие является явным победителем. Это просто, дружелюбно и прямо. Если вам нужен более формальный тон, подумайте о замене hi на hello .

Вот совет: Стоит ли ставить запятую после «Привет»? Ну, технически да. . . но никто этого не делает. Когда приветствие начинается с прямого адреса, например «Привет» или «Привет», некоторые сторонники советуют ставить после него запятую, а также ставить запятую после имени человека, которому вы обращаетесь. Но поскольку опускание запятой стало стандартной практикой, это нормально.

2 Уважаемый [Имя],

Хотя дорогой может показаться скучным, он подходит для официальных электронных писем.Используйте его, когда обращаетесь к человеку с уважением (например, уважаемый лейтенант Смит) и в официальных деловых посланиях, таких как сопроводительное письмо к резюме.

3 Привет,

Есть несколько полезных альтернатив, если вы не знаете имя получателя или пишете на общий почтовый ящик, например, на feedback @ [company] .com. Привет — один из них. Но нам тоже нравится. . .

4 Привет,

Преимущество Hi there заключается в том, что он хорошо работает, если вы отправляете массовую электронную почту или используете функцию слияния с настраиваемыми полями имени.Вы можете настроить свои поля следующим образом:

Привет [Имя],

Таким образом, когда вы укажете «там» в поле [Имя], получатель увидит не конкретное приветствие: «Привет».

Вот совет: Будьте осторожны с объединением писем и массовыми рассылками. Лучше всего использовать только имена. Люди, скорее всего, сочтут электронные письма с приветствием вроде «Привет, Алекса Дж. Рот» как спам.

5 Здравствуйте, или Здравствуйте, [имя],

Этот преодолевает разрыв между легким hi и более формальным dear .Однако его используют реже, поэтому имейте в виду, что он может выделяться, и не используйте его, если хотите, чтобы ваше приветствие было ненавязчивым.

6 Всем привет,

Если вы обращаетесь к группе людей, это лучший вариант. Мы предпочитаем его более резким приветствиям, таким как «Все» или слишком специфичным для пола «Джентльмены» или «Дамы».

Шесть худших способов написать электронную почту

1 [Имя с ошибкой],

Не вводите орфографических ошибок в имени получателя. Всегда.

Дважды проверьте правильность написания имени человека и либо поймите его правильно, либо опустите его и используйте обычное приветствие, например Привет. Хотя неспецифическое приветствие может показаться безличным, неправильное написание имени — это красный флаг, который говорит о вашей небрежности.

2 Уважаемый господин или госпожа,

Вы когда-нибудь читали и отвечали на письмо, в котором вас приветствовали Уважаемый господин или госпожа ? Мы собираемся пойти дальше и предположить, что вы этого не сделали. Это приветствие не только жесткое и формальное, но и показывает, что вам не нужно беспокоиться о том, чтобы найти контактное имя и обратиться к кому-то конкретному.

3 Кого это может касаться,

Здесь применимы те же чувства, что и к Уважаемые сэр или госпожа .Если ваше письмо начинается с To Whom It May Concern, , мы, вероятно, предположим, что это не касается us .

Вот совет: Не используйте это приветствие в сопроводительных письмах к заявлению о приеме на работу. Найдите имя менеджера по найму, даже если для этого нужно позвонить в компанию и спросить. Если вы не можете найти имя, подойдет вариант «Уважаемый менеджер по найму:» или «Уважаемая команда [компании]:».

4 Привет! или Привет, [Имя]!

Забронируйте этот для своих друзей и близких коллег.В остальном hey выглядит явно неформально и даже может показаться неуважительным. Вы когда-нибудь чувствовали, что вас тепло приветствуют, когда кто-то говорит: «Эй, ты!»?

5 С пятницей !!! Или добро пожаловать в понедельник!

Если вы золотистый ретривер, возможно, вам удастся отделаться таким ярким приветствием. В противном случае вы сочтете, что слишком стараетесь. Забудьте о милых приветствиях или, по крайней мере, сохраните их для самой неформальной переписки между вами и вашими близкими друзьями.

6 Привет, [Ник],

Если вы провели исследование и обнаружили, что вашего получателя зовут Майкл Мактавиш, не предполагайте, что он вам знаком, и сократите его имя до Майк.Однако, если он подпишет свой ответ Майку, можно будет обращаться к нему таким же образом в будущем. На самом деле, ему может показаться немного странным, если вы решите придерживаться более формального прозвища.

20 строк темы электронной почты, которые будут открываться каждый раз

Знаете ли вы, что 33 процента получателей электронной почты решают, открывать или нет электронное письмо, основываясь только на строке темы? Если вы хотите, чтобы ваше электронное письмо было прочитано, вам нужно сначала открыть его. Вот двадцать мощных заголовков, которые можно попробовать для четырех различных типов рассылки по электронной почте, а также несколько полезных советов по созданию эффективных строк темы.

Вот совет: Хотите, чтобы ваш текст всегда выглядел великолепно? Grammarly может уберечь вас от орфографических ошибок, грамматических и пунктуационных ошибок и других проблем с написанием на всех ваших любимых веб-сайтах.

Сеть

Встретил вас на [мероприятии]. Давайте подключимся!

Если вы уже встречались со своим контактом раньше и уверены, что он хорошо запомнил эту встречу, всегда полезно поднять этот вопрос.

Начинающий [профессия] ищет совета у лучших

Есть ли кто-то в желаемой вами отрасли, которым вы восхищаетесь? От лести часто открывается электронное письмо.

[Имя реферера] рекомендуется Я свяжусь с вами

Направление часто приведет вас к двери, поэтому не бойтесь писать имя прямо из темы.

[Тема] тоже моя страсть!

Вы просмотрели блог своего собеседника и социальные сети и обнаружили, что вы оба интересуетесь хоккеем. Это судьба! Разбейте лед (ха-ха), сославшись на общие интересы.

Товарищ [университет] квасцы ищут связи

Если вы ходили в один и тот же колледж, даже если ваши пути никогда не пересекались, используйте немного школьного духа, чтобы ступить в дверь.

Участки продаж и маркетинга

X идей, которые помогут вам с [проблемой]

Мы, люди, любим числа. Строки темы писем с цифрами открываются чаще. Наберите номер, а затем предложите своему контактному лицу помочь с какой-нибудь проблемой, и вы, вероятно, привлечете его внимание.

Как [выполнить задание]

Допустим, вы предлагаете индивидуальный план питания. Тема вроде «Как стать отличным поваром за одну неделю» обязательно привлечет внимание.

В мастерской [тема] осталось всего три места

Сообщите людям, что приближается крайний срок, и большинство из них просто пожимают плечами. Ну ладно. Если я не уложусь в срок, ничего страшного. Скажите им, что осталось только три места (или двадцать четыре часа, чтобы сэкономить 100 долларов, или всего четыре волшебные катапульты белки в запасе), и FOMO вступает в дело. Мы — существа соревновательные, и никто не хочет упускать.

3 из 4 человек испытывают дефицит этого минерала.Ты?

Тематические строки, вызывающие любопытство, можно бесконечно нажимать. Разве вы не хотите знать, в каком минерале у вас может быть дефицит? (Мы тоже не знаем. Мы придумали. Дело не в этом.) Если вы можете заинтересовать получателя ответа на вопрос, у вас больше шансов заставить его принять участие.

Представляем , лучший способ [выполнить задачу]

Людям интересно новое. Campaign Monitor обнаружил, что электронные письма со словами «введение» или «новое» в строке темы увеличивают вероятность открытия электронного письма на 9.45% и 3,26% соответственно.

Продвижение контента

Не совершайте эти эпические провалы Твиттера

Эта тема изображает недостаток любопытства, но также предполагает, что получатель может делать некоторые критические ошибки, что делает его обязательным для открытия.

Моя самая большая [тема] ошибка

Мы хотим читать конфессиональный контент. Если мы совершали аналогичные ошибки, нас убеждали, что мы не одиноки. Если мы избежали ошибки, мы чувствуем благодарность.Это беспроигрышный вариант.

28 способов организоваться прямо сейчас

Опять же, мы используем числа. Если в рекламируемом вами содержании используется нумерованный формат, укажите его в теме письма. Люди реагируют на числа, и им тоже нравятся советы!

Что нужно знать, чтобы защитить себя от кражи личных данных

Каждый раз, когда вы говорите своему получателю, что в его знаниях может быть пробел, вы поощряете его открыть ваше электронное письмо, чтобы узнать больше.

Я написал это для вас

Ладно, это немного бесполезно, но такие строки темы электронной почты работают.Они чувствуют себя персонализированными. Просто убедитесь, что вы публикуете интимный, интересный контент, иначе вы потеряете доверие читателя.

О чем-то просить

Выделите пять минут, чтобы высказать свое мнение эксперта?

Нам нравится, когда нас считают экспертами. Нам нравится знать, что наше мнение имеет значение. Запросить обратную связь часто довольно просто. Если напомнить вашему собеседнику, что ваш запрос займет всего пять минут, это сделает его выполнимым.

Буду очень признателен за вашу помощь с [subject]

Не все хотят быть полезными, но большинству нравится, когда их ценят.Попросите о помощи вежливо и откровенно, выражая благодарность.

Срочный вызов волонтеров. Вы в деле?

Сказать, что у вас есть срочная необходимость, может помочь, но добавление призыва к действию прямо в заголовке темы может вызвать более быстрый отклик. На вопрос «Вы в деле?» тонко подразумевает, что другие, и призывает получателя не упустить.

Что ты делаешь в пятницу вечером?

Хорошо, может быть, вы собираетесь попросить получателя сделать что-то, чего он не хочет, например ответить на телефонный звонок на телемарафоне или задержаться допоздна, чтобы помочь со специальным проектом.Но сначала вы должны заставить их подать заявление по электронной почте. Эта тема просто расплывчата и достаточно интригующая, чтобы добиться цели.

Не могли бы вы поделиться этой историей в своих социальных сетях?

Люди часто делают ошибку, закапывая вопрос так глубоко в электронном письме, что получатель даже не понимает, о чем они просят. Этот тип заголовка темы сразу переходит к делу и сообщает получателю именно то, что вы хотите.

Подсказки к заголовку темы

• Не обещайте ничего, что не сможете выполнить. Если заголовок вашей темы обещает предложить двадцать отличных советов по созданию фермы для хорьков, ваше электронное письмо должно указывать на веб-сайт с этими советами. В противном случае вы потеряете доверие.
• Будьте короче. Хотя 65-символьные заголовки электронной почты действительно приводят к открытию, полезно знать о проблемах, которые могут вызвать более длинные заголовки. Люди читают электронные письма на своих мобильных телефонах, где строка темы длиной от 25 до 30 символов может быть обрезана.
• Избегайте слов-заполнителей и фраз. Ваше пространство ограничено. Использовать его мудро!
• Не используйте заглавные буквы и чрезмерное количество знаков препинания. Когда вы используете заглавные буквы в Интернете, вы выглядите так, будто кричите! Никто не любит, когда на него кричат. Излишняя пунктуация (например, несколько восклицательных или вопросительных знаков) выглядит дилетантски и отчаянно. Как все заглавные буквы, так и чрезмерная пунктуация также могут активировать спам-фильтры.
• Кстати о спам-фильтрах. . . вот несколько лучших способов их избежать.

Как правильно написать официальное электронное письмо и получить выгоду для вашего бизнеса

В этой статье мы покажем вам, как написать официальное электронное письмо, которое принесет пользу вашей репутации и вашему бизнесу.

Хотя 86 процентов профессионалов и 73 процента потребителей говорят, что предпочитают общение по электронной почте, около 20 процентов всех электронных писем никогда не доходят до почтового ящика. Из тех, кто это делает, средняя открываемость составляет от 15 до 20 процентов.

Вы можете повысить открываемость электронной почты и рейтинг кликов и убедиться, что ваше сообщение положительно повлияет на ваш бизнес, используя официальный адрес электронной почты и правильную структуру электронной почты.

Продолжайте читать, чтобы узнать больше!

Статистика использования электронной почты

• Всего 5.5 миллиардов учетных записей электронной почты по всему миру.
• 3,9 миллиарда пользователей электронной почты.
• Ежедневно отправляется и получается более 306,4 миллиарда электронных писем.
• В среднем человек отправляет и получает 71 электронное письмо в день в рамках обычного делового общения.
• 54% электронных писем B2B содержат маркетинговые сообщения.
• 99 процентов пользователей проверяют свою электронную почту ежедневно, а 66 процентов из них совершают покупки по электронной почте.
• Средний CTR маркетинговых электронных писем B2B составляет 4 процента.
• Список можно продолжать, но вы поняли!

И снова 73 процента потребителей предпочитают общение по электронной почте, что более чем понятно в эпоху обмена мгновенными сообщениями. А теперь представьте, что у вас есть возможность охватить лишь небольшой процент этих потенциальных клиентов и потребителей, и насколько это может способствовать росту вашего бизнеса и признанию на рынке. Представьте, что вы связываетесь с обычным непрофессиональным адресом электронной почты. Кто-нибудь даже откроет это письмо?

Как официальный адрес электронной почты принесет пользу вашему бизнесу

Если вы рассылаете рекламные предложения и информационные бюллетени или запускаете маркетинговую рассылку по электронной почте, ваш адрес электронной почты будет первым, что произведет впечатление на получателей, поэтому вы должны убедиться, что он хороший.Официальный адрес электронной почты повышает доверие к вам.

Вот некоторые из преимуществ использования профессионального адреса электронной почты:

• Клиенты и клиенты будут воспринимать ваш бизнес как серьезную компанию.
• Клиенты с большей вероятностью запомнят ваш адрес электронной почты и бренд, если вы используете профессиональный адрес электронной почты.
• Единственный бизнес, который вы продвигаете, — это ваш.

Сегодня стартап практически не может быть конкурентоспособным на рынке без сильного присутствия в Интернете.Важно иметь корпоративный презентабельный адрес электронной почты, который вы будете использовать для разработки качественной маркетинговой и управленческой стратегии и достижения своих долгосрочных целей.

Адрес электронной почты сам по себе является неотъемлемой частью имиджа вашей компании, потому что он показывает вашим будущим клиентам уровень профессионализма, на который они могут рассчитывать. Например, профессиональный адрес электронной почты — ключевой ингредиент для запуска успешной маркетинговой кампании по электронной почте или попытки создать бренд и сделать компанию легко узнаваемой на рынке.

Чтобы правильно управлять своим новым адресом, используйте поддерживаемый почтовый клиент, который может сэкономить вам и вашей команде время и деньги. Mailbird постоянно обновляется, а его функции интеграции предоставляют все, что вам нужно, прямо у вас под рукой на одной элегантной панели инструментов.

Как создать официальный адрес электронной почты

Создание официального адреса электронной почты относительно несложно. Вам нужно краткое доменное имя, соответствующее названию вашей компании, а затем найдите подходящего провайдера.Самые популярные провайдеры на рынке:

• Google G Suite
• Microsoft Outlook
• iCloud
• Yahoo Mail
• , почта AOL
• Zoho Mail
• GMX Mail
• Яндекс.Почта
• Mail.com
• Lycos Mail

Все они предлагают бесплатную версию; однако, если вам нужны дополнительные функции, обычно требуется ежемесячная подписка. Например, базовые бизнес-пакеты для Google Workplace и Microsoft Outlook стоят от 6 долларов в месяц.

Как написать официальное электронное письмо: элементы и советы по составлению официальных электронных писем

В этом разделе давайте сосредоточимся на изучении того, как писать профессиональные электронные письма, и на элементарных принципах электронного этикета.

В чем разница между формальным и случайным?

Если вам нужно отправить деловое письмо или связаться с кем-то, кого вы плохо знаете, вам нужно будет написать официальное электронное письмо. Повседневный стиль, к которому вы, возможно, привыкли писать друзьям и родственникам, не подойдет для деловой переписки.

Мы упоминали, что около 20 процентов всех электронных писем никогда не доходят до почтового ящика получателя. Из них открываются только 22 процента. Основные причины, по которым электронные письма не доставляются или не читаются, — это спам в строках темы и подозрительные адреса электронной почты. Использование официального адреса электронной почты и тщательная обработка писем помогут обойти спам-фильтры.

Отправитель

Получение сообщения с неофициального адреса электронной почты — это красный флаг для большинства пользователей электронной почты.

Когда вы отправляете важное электронное письмо с таких адресов, как D0gL0ver64 $ @ example.com или [email protected], скорее всего, сообщение будет удалено, а дальнейшее общение будет заблокировано. Если, конечно, вы не отправите его другу или члену семьи.

При отправке официального электронного письма вы должны использовать официальный адрес электронной почты, который включает ваше полное имя, например:

• [email protected]
• [email protected]
• [email protected]

Если вы пишете от имени учреждения или компании, лучше всего использовать адрес электронной почты, предоставленный организацией, например e.г., [email protected].

Структура и тон

Наиболее существенное различие между формальным и обычным электронным письмом — это структура. Когда вы пишете неформальное электронное письмо, вам не нужно слишком беспокоиться о структуре и тоне.

Например, обычное электронное письмо вашему другу может выглядеть примерно так:

В официальных электронных письмах структура четко определена и всегда должна соблюдаться. Официальные электронные письма начинаются с приветствия, имеют вступительное предложение, текст письма и раздел подписи.Вы также должны помнить о тоне.

Официальные электронные письма не должны содержать неформальной лексики, сокращений, сокращений, сленга и смайликов. Обратите внимание, что несколько шрифтов, особенно шрифты сценария, новые шрифты и рукописные шрифты, не подходят для формального электронного письма.

Лучшие варианты для официальных электронных писем включают распространенные, легко читаемые шрифты:

• Times New Roman
• Arial
• Калибри
• Вердана
• Грузия
• Helvetica

Использование правильной грамматики в официальных электронных письмах жизненно важно.Цель состоит в том, чтобы читатель понял ваше сообщение и предпринял действия. Для этого исправьте орфографические ошибки, проверьте грамматику и имена собственные, а также убедитесь, что нет опечаток.

Вот пример официального электронного письма:

Привет, Майкл, Пишу о выпускных фото для класса 2020 года. Пожалуйста, пришлите их до 4 октября 17:30. так что мы можем включить их в альбом класса, который мы создаем на следующей неделе. Если нам следует ожидать задержки доставки, сообщите нам как можно скорее. С уважением, Джоан Смит Профессор социологии Гарвардского университета [[email protected]] [+ 1 234 5678]

В этом и предыдущем примере передается одно и то же сообщение, но очень разными способами.

Давайте подробнее рассмотрим все элементы.

Каковы элементы формального электронного письма?

• Тема сообщения — первое, что читатель видит в своем почтовом ящике.
• Приветствие — персональное приветствие для вашего читателя.
• Intro — сообщает цель электронного письма.
• Body — текст письма.
• Закрытие — фраза типа «наилучшие пожелания» и ваша подпись.

Тема

Официальное электронное письмо требует более подробной темы, которая не вводит в заблуждение или не содержит недостающей информации, например:

Отправить фотографии выпускных выпусков 2020 года: 4 октября, 17:30 с.м.

Идеальная длина строки темы — от шести до десяти слов.

Из-за спам-фильтров следует избегать некоторых триггерных слов:

• Купить
• Купить напрямую
• Нажмите здесь
• Срок действия предложения истекает
• Только новые клиенты
• Специальное предложение
• Эксклюзивное предложение
• Подать заявку
• Один раз в жизни
• Срочно
• Прочтите
• Не удалять
• и др.

Приветствие

При неформальном общении иногда пропускают приветствие или приветствие. Он всегда присутствует в официальных электронных письмах, независимо от того, обращаетесь ли вы к отдельному человеку или к группе.

При отправке официального электронного письма постарайтесь узнать имя или титул получателя электронного письма. Включите почетные знаки (господин, госпожа, профессор, доктор / доктор), когда это необходимо. Если вы не знаете их имени или титула, часто лучше использовать простое «Привет», чем печально известное «Для кого это может касаться».

Формальное приветствие выглядит так:

Уважаемый профессор Уайт, / Уважаемый директор по маркетингу, / Уважаемые студенты, / Уважаемый г-н Смит

Не так:

Эй! / Джон, / Привет дружище!

Введение

Введение используется для передачи цели электронного письма. Однако, если вы пишете кому-то впервые, вам также следует кратко представиться.Обычное электронное письмо другу часто вообще не требует представления.

Официальное введение по электронной почте может выглядеть так:

Меня зовут Ребекка Грин, я маркетолог по электронной почте и основатель White Marketing Services, LLC. Я хотел бы пригласить вас принять участие в нашем двухнедельном бесплатном тренинге по электронному маркетингу.

Кузов

В неофициальном электронном письме вам может не понадобиться уточнять цель электронного письма. В формальном деловом общении вы должны использовать текст, чтобы указать дополнительные сведения о теме электронного письма.Читатель может не так много знать о вас или вашем бизнесе, поэтому здесь можно дать важную информацию. Будьте ясны и кратки, чтобы не запутать читателей.

Пример основного текста:

White Marketing Services помогает компаниям упростить и оптимизировать электронную переписку. Чтобы помочь вам в этом, мы организуем двухнедельный тренинг «Освоение искусства электронного маркетинга» с 7 по 21 ноября. Он включает в себя пять живых сессий, посвященных основным стратегиям электронного маркетинга, а также специальную сессию вопросов и ответов и коллекцию бесплатных шаблонов электронной почты.Обучение бесплатное, но количество мест ограничено, поэтому не забудьте зарегистрироваться сейчас.

Закрытие

В обычных письмах закрытие часто пропускается или очень неформально, например:

Ура, дружище! / Ответь мне / LMK, что ты думаешь / TTYL / Love

Напротив, официальные электронные письма требуют более формального закрытия. Вот некоторые примеры приемлемого официального закрытия электронной почты:

С уважением, / С уважением / С уважением, / С уважением,

После закрытия вашего электронного письма должна быть поставлена ​​профессиональная подпись, которая напоминает читателю, кто вы есть, и предоставляет информацию о том, как с вами связаться.

Как подписать электронное письмо

Профессиональная подпись электронной почты является неотъемлемой частью официального электронного письма, так как она:

• Помощь в общении
• Помогает установить идентичность вашего бренда
• Оставляет неизгладимое впечатление

Индивидуальные электронные подписи стали настолько популярными, что профессионалы придумали термин «маркетинг с использованием электронных подписей». Фирменные подписи и баннеры привлекут внимание читателя гораздо больше, чем небрендовые подписи.Кроме того, добавление ссылки в подпись электронной почты может экспоненциально увеличить количество подписчиков в социальных сетях.

Однако добавление ссылок на социальные сети работает только в том случае, если вы уверены в качестве своего профиля в социальных сетях. Если вы не публикуете качественный контент и не общаетесь со своими подписчиками постоянно, привлечение большего количества людей к вашему некачественному профилю может нанести ущерб вашей репутации.

Большинство пользователей предпочитают использовать шаблоны подписей для создания профессиональной подписи электронной почты, которая приносит результаты.Простое указание вашего имени в конце письма не приведет к действию. Добавление графических элементов и контактной информации вызывает интерес и заинтересованность.

Чтобы максимально использовать вашу электронную подпись, вы можете добавить:

• Ваша должность или должность
• Дочерняя организация
• Контактная информация (номер телефона, сайт, адрес офиса, ссылки в социальных сетях)
• Ваша фотография или логотип компании
• Призыв к действию или социальное доказательство

После того, как вы создали свою персонализированную подпись электронной почты (или если вы нацелены на настоящий «вау-фактор», графический дизайнер), вы можете добавить ее в функцию автоматической подписи для всех своих писем.

Дополнительные советы по созданию электронных подписей:

• Будьте просты и лаконичны
• Используйте один или два фирменных цвета, чтобы привлечь внимание
• Разделите разные элементы пробелами и разделителями
• Включите награды или значки сертификатов
• Дизайн для мобильных устройств (размер текста, разнесенные значки)

Перед отправкой: 5 советов по улучшению формального письма электронной почты

Хотя структура важна, существуют также определенные правила и рекомендации для написания официальных электронных писем:

Будьте осторожны в том, что пишете

Никогда не пишите по электронной почте то, о чем не хотите говорить публично.Чаще всего неправильный человек в разделе CC может превратить ваше деловое общение в полномасштабный скандал. Итак, перепроверьте содержание и людей, которым вы его отправляете.

Всегда представляйтесь, когда разговариваете с незнакомцами

Любой официальный формат электронной почты включает введение. Не думайте, что люди знают, кто вы и чем занимается ваш новый бизнес, когда вы обращаетесь к ним впервые. Вместо этого найдите время, чтобы написать краткое введение о себе, своей фамилии и своей компании.Сделайте его простым и элегантным и предоставьте только важную информацию.

Будьте своевременны

Нет ничего хуже, чем ждать ответа. Если вы хотите расширить список клиентов и иметь довольных клиентов, то своевременное реагирование имеет решающее значение. На самом деле приемлемо от 24 до 48 часов, а все, что превышает два дня, можно считать небрежным.

Не отправлять однострочные сообщения

Использование сверхкоротких предложений и однострочников не продвигает общение.Кроме того, использование неформальных слов, таких как «хорошо» и «хорошо», не произведет хорошего впечатления на ваших сверстников.

Не используйте текст, смайлики, жаргон или сленг

Написание электронного письма — это не обмен мгновенными сообщениями, и его нельзя рассматривать как таковое. В конце концов, это два разных канала связи не зря. Для профессионалов недопустимо использовать такие выражения, как 4u или Gr8, в деловой электронной почте. Вы рискуете выглядеть непрофессионально в глазах коллег и клиентов.

Вот официальный пример электронного письма:

Повысьте узнаваемость бренда с помощью официального адреса электронной почты

Теперь, когда вы знаете, как написать официальное электронное письмо, важно указать еще на одно преимущество электронной почты в бизнесе.

Идентификатор электронной почты — это электронный идентификатор, присвоенный вам сервером. Например, в адресе электронной почты [email protected] elon.musk — это идентификатор электронной почты. Когда вы используете официальный адрес электронной почты для продвижения своего бизнеса, вы берете на себя профессиональную ответственность, которая создает впечатление надежности и компетентности. Если клиенты считают, что ваша компания профессиональна и может предложить отличный продукт / услугу, они ответят.

Однако их первое впечатление также может быть их последним, если вы не используете надлежащий брендинг своей компании с помощью официального адреса электронной почты и правильного содержания электронной почты.Если вы ведете бизнес с одним человеком, рекомендуется профессиональная электронная почта для фрилансеров. Представление ваших услуг в деловом сообществе должно выглядеть уважаемым, а адрес электронной почты должен отражать ваш профессионализм. Помните, ваша электронная почта — это отражение вас и вашей компании!

Заключение

Наличие профессионального адреса электронной почты для общения с клиентами дает множество преимуществ. Люди отнесутся к вам серьезно, и ваш бренд станет узнаваемым.Персонализированное электронное письмо также может помочь вам в продвижении вашего бизнеса.

Умение написать электронное письмо неразрывно связано с профессиональным адресом электронной почты. Написать официальное электронное письмо очень просто; просто следуйте простым шагам, описанным выше.

Правильное официальное общение с вашими клиентами не только заставит вас выглядеть профессионально, но также может внести свой вклад в маркетинговую стратегию, которая выполнит ваши долгосрочные цели! Так чего же ты ждешь? Следуйте инструкциям по написанию профессионального электронного письма и начните общаться со своими клиентами и покупателями!

Как начать официальное электронное письмо?

Это может показаться неважным, но то, как вы начинаете профессиональную переписку, может принести пользу и даже иметь последствия.Например, использование неправильной темы или приветствия, такого как «Уважаемый господин», может сделать вашу компанию некомпетентной и стоить вам клиента. Вот шесть хороших способов начать профессиональную переписку:
— Привет, [имя],
— Уважаемый [Имя],
— Привет,
— Привет,
— Привет, или привет [Имя],
— Всем привет.

Как написать вежливое электронное письмо?

Умение написать профессиональное электронное письмо важно для любого владельца бизнеса. Mailbird разработал семь шагов для обеспечения безупречного написания электронной почты.
— Будьте осторожны;
— Всегда представляйтесь, когда разговариваете с незнакомцами;
— Будь своевременным;
— Не отправлять однострочные сообщения;
— Не используйте текст, смайлики, жаргон или сленг;
— Простота и ясность — ваши лучшие друзья в деловом общении;
— Всегда указывайте тему, подпись и свою фамилию (также просто и элегантно).

Как написать письмо незнакомому человеку?

Отправляя электронное письмо незнакомому человеку, люди часто используют слишком формальную фразу, например, «Кого это может касаться» или «Уважаемый господин / госпожа.Следует избегать таких фраз, а также слишком случайных приветствий, таких как «Привет». Вместо «Уважаемый господин» начните свое электронное письмо с простого «Привет».

Как закрыть официальное электронное письмо?

Знать, как закрыть официальное электронное письмо, так же важно, как и знать, как его начать. В заключение фраза типа «Дай мне знать» — не лучшая идея. Вот несколько распространенных способов завершить электронное письмо. Ваша подпись должна следовать:
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— Спасибо,
— Теплые пожелания,
— С благодарностью,
— Большое спасибо.

Что я могу написать вместо «наилучших пожеланий»?

Если вы хотите установить тесную личную связь со своими клиентами и клиентами, письма, которые вы пишете, не обязательно должны быть формальными. Вы можете заключить их в теплые поздравления и концовки. «С наилучшими пожеланиями» злоупотребляют, поэтому вот несколько альтернатив:
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С уважением,
— С благодарностью.

12 советов по написанию эффективных электронных писем

3 способа улучшить навыки зрительного контакта> опубликовано 17 октября 2018 г.

Мы в значительной степени полагаемся на электронную почту при общении с коллегами, клиентами, поставщиками и т. Д.Некоторые электронные письма слишком длинные, выстраивая абзац за абзацем, в то время как другие слишком резкие, в то время как некоторые из них слишком формальны или совершенно неформальны, а третьи могут даже поставить компанию под угрозу.

Поскольку мы так сильно полагаемся на электронную почту, каждое электронное письмо, которое мы отправляем, должно быть хорошо написано и служить намеченной цели по распространению информации, а также должно быть коллегиальным. Эффективные электронные письма не только содержат информацию в ясной и краткой форме, но и экономят время и усилия как для читателя, так и для получателя, что в конечном итоге влияет на чистую прибыль.

Воспользуйтесь следующими 12 советами, чтобы создать эффективное электронное письмо.

Тема сообщения важна

Меня сводит с ума, когда я получаю электронное письмо от кого-то, а тема письма — шутка или не имеет отношения к содержанию письма. Опять же, это добавит времени в мой день, когда я пытаюсь найти в своих электронных письмах конкретное содержание, но тема не соответствует этому содержанию.

Используйте маркеры и выделите призыв к действию

Маркированный список позволяет получателю быстро и эффективно читать электронную почту.Это также помогает читателю определить основные моменты письма. Если от получателя ожидается, что он что-то сделает после получения электронного письма, выделите призыв к действию.

Держать его коротким

Ни у кого нет времени читать электронное письмо из 10 абзацев, поэтому не присылайте его. Если у вас есть 10 или даже четыре абзаца, то вы, скорее всего, добавляете несвязанный контент.

Не путайте контент

Придерживайтесь одной области содержимого в электронном письме. Если вы отправляете повторное электронное письмо коллеге после встречи, то нет необходимости добавлять что-то о другом клиенте или информацию о корпоративном пикнике и т. Д.Когда вы запутываете контент, получателю становится намного сложнее найти письмо в поиске, потому что контент, который они ищут, не соответствует строке темы.

Будьте коллегиальными

Всегда открывайте электронную почту с любезности. Я часто составляю свое электронное письмо, а затем возвращаюсь и добавляю «Надеюсь, у вас был отличный отпуск» или «Хороших выходных — наслаждайтесь осенней погодой».

Следи за своим тоном

Тон электронного письма сложно оценить, но чаще всего читатель назначает тон, даже если он не был предназначен, поэтому будьте осторожны, не создавайте тон электронного письма, наблюдая за использованием восклицательных знаков, используя подстрекательские слова и т. д.

Избегайте слишком большого количества восклицательных знаков и никаких эмодзи

Я обнаружил, что использую слишком много восклицательных знаков в своих электронных письмах, обычно для того, чтобы казаться взволнованным, но можно также прочитать восклицательные знаки как сердитые, разочарованные и т. Д. И НИКОГДА не используйте смайлики в рабочих письмах никому, кроме близких друзей. .

Избегайте цитат, которые могут быть оскорбительными для окружающих

Вы все чаще видите цитаты внизу писем. Некоторые из них являются мягкими и вдохновляющими цитатами, например: «Будь как можно лучше каждый день», это нормально; однако избегайте цитат с религиозным смыслом, цитат, которые могут рассматриваться как исключающие другие, и т. д.может обидеть коллегу, клиента или поставщика, что может привести к потере производительности и снижению деловой активности.

Всегда проверяйте свои электронные письма

Отправка электронного письма с опечатками, неправильным написанием слов и т. Д. Заставляет вас плохо выглядеть. Уделите лишнюю минуту, чтобы вычитать электронное письмо.

Никогда не отправляйте электронные письма, если злитесь на разочарование

Если вам нужно написать электронное письмо, сделайте это в текстовом документе, где невозможно случайно нажать кнопку отправки.

Электронные цепочки

Цепочки электронной почты

могут быть эффективными, но иногда более эффективно снять трубку и поговорить за пять минут, чем за четыре часа пересылки по электронной почте.Кроме того, будьте осторожны, чтобы не изменить области содержимого без изменения строки темы.

Юридические разветвления

Помните, что на вашу электронную почту, электронную почту вашего коллеги, даже на электронную почту продавца, распространяется судебный приказ в случае совершения незаконных действий или возбуждения судебного иска. Кроме того, электронные письма, отправленные на ваш рабочий адрес электронной почты и с него, являются собственностью вашего работодателя. Таким образом, НИКОГДА не помещайте в электронное письмо ничего, что может скомпрометировать вас или компанию с юридической точки зрения (или с профессиональной точки зрения).Это включает в себя, помимо прочего, клеветнические комментарии, оскорбления, признание правонарушений, обвинение кого-либо в преступлении или проступке, обещание вознаграждения за услугу и обещание чего-то, что невозможно выполнить (особенно, когда дело доходит до к продуктам).

Было написано бесчисленное количество статей о том, как создавать эффективные электронные письма, но я ежедневно получаю плохо составленные. Отчасти причина в том, что способность писать была отвергнута. Мы живем в мире, состоящем из 240-символьных твитов и текстовых сообщений, где все цитаты внизу электронного письма, отправленного со своего телефона, говорят что-то насчет извинения за мои опечатки.Несмотря на то, что мы живем в этом мире, письмо по-прежнему важно. Эти 12 советов предлагают формулу для создания эффективного электронного письма, которое в конечном итоге упрощает его.

надеется, что вы найдете время, чтобы следовать этим правилам, потому что ваши электронные письма будут лучше написаны, более понятны и с меньшей вероятностью потребуют дополнительных действий. В конечном итоге это экономит время и позволяет работать над другими важными задачами.

Бест,

Энн Конверс Willkomm
Ассистент клинического профессора
Заведующий отделением аспирантуры
Гудвин Колледж Дрексельский университет

Полное руководство по формальным электронным письмам

Официальный адрес электронной почты

Официальный адрес электронной почты используется при ведении дел с новым сотрудником или руководителем, отправке профессионального запроса или переписке о вакансии.Лучшие практики включают использование формального приветствия, например « Уважаемый [Имя], », завершающееся словами « С уважением, », а также использование короткой и описательной строки темы.

Вы знаете, что пишете официальное электронное письмо, если … вам нужно сделать паузу и задуматься, «Это слишком случайно?» или « Какое приветствие мне использовать? » или « Правильный ли это тон? »

Продавцы будут использовать официальную электронную почту для большей части своей корреспонденции. Вы представляете себя, надеясь произвести наилучшее первое впечатление, и хотите относиться к каждому потенциальному клиенту как к VIP.

Использование этих официальных правил электронной почты — верный способ убедиться, что деловая электронная почта всегда попадает в нужную ноту, независимо от того, обращаетесь ли вы впервые или только после этого.

Как написать официальное электронное письмо

1. Приветствую как следует
2. Проверьте свой адрес электронной почты
3. Выберите профессиональный шрифт
4. Создайте тему сообщения
5. Представьтесь
6. Будьте краткими и лаконичными
7. Используйте формальное закрытие
8. Включите профессиональную подпись
9. Корректура

Итак, как написать официальное электронное письмо? Вот девять простых шагов, чтобы начать работу.

1. Приветствуйте как следует

Сначала выберите подходящее приветствие. Повседневные вступления, такие как « Привет, », « Привет, » или просто имя человека, следует использовать для повседневной переписки с друзьями, семьей и знакомыми коллегами.

Если вы обращаетесь к руководителю, деловому партнеру или потенциальному клиенту, используйте более официальный тон. Вот несколько официальных приветствий по электронной почте:

Как начать официальное электронное письмо: официальное электронное приветствие

1. Уважаемый [Имя]
2. Здравствуйте, [имя]
3. Для кого это может касаться
4. Приветствую, [имя]
5. Уважаемый [Название отдела]
6. Уважаемый [Должность]
7. Уважаемый Комитет по поиску
8. Доброе утро, [Имя]
9. Надеюсь, это письмо вас хорошо заинтересует

Если сомневаетесь, всегда выбирайте приветствие более формальное, чем обычное.Одно приветствие, чтобы навсегда ударить по бордюру? « Dear Sir or Madam. » Вот почему.

2. Проверьте свой адрес электронной почты

Если вы отправляете электронное письмо не со своего рабочего псевдонима, повторно посетите свой личный адрес электронной почты, чтобы убедиться, что он профессиональный и отражает ваш текущий жизненный этап.

Если вы все еще сохраняете адрес [email protected] , подумайте о том, чтобы изменить его на адрес, который включает некоторую комбинацию вашего имени и фамилии. Это гарантирует, что ваше первое впечатление будет авторитетным и взрослым — а не шляпой дальнобойщика начала 2000-х годов.

3. Выбрать профессиональный шрифт

Прочтите: Откажитесь от фиолетового комикса без комиксов. Хотя вы можете предпочесть использовать шрифт Papyrus в личной переписке с друзьями и семьей, не отвлекайте свои профессиональные письма, выбрав Arial, Times New Roman или Calibri.

В конце концов, вы хотите, чтобы первое, что заметил ваш читатель, было ваше сообщение, а не шрифт.

4. Создайте тему сообщения

Для оптимального коэффициента открытий используйте в теме письма не более семи слов, и не пытайтесь поразить читателя остроумием в строке темы в первом письме.Прежде чем писать тему письма, задайте себе три вопроса:

1. « Кто моя аудитория? » — это руководитель, менеджер по маркетингу или, может быть, владелец малого бизнеса? Знание того, кто ваша аудитория, поможет на втором этапе…
2. « Что их волнует? » — Тема письма — первое впечатление читателя о вас (за вычетом адреса электронной почты). Сделайте это, сосредоточив внимание на том, что им небезразлично. Это может быть взаимная связь, проблема в бизнесе или встреча, которую вы уже запланировали.Сделайте тему своей темы релевантной для них и получите письмо открытым.
3. « Отражает ли моя тема, что внутри? » — Никогда не пытайтесь обманом заставить получателя открыть письмо. Если вы отправляете сообщение с темой « По поводу звонка на следующей неделе, » и у вас нет расписания такого звонка, вы просите пометить вас как спам и потерять всякое доверие и доверие.

Кратко, ясно и лаконично — лучший способ начать официальную переписку. Вот несколько примеров:

• « RE 6/8 демонстрационный вызов с HubSpot »
• « [Взаимное соединение] рекомендуется поболтать»
• « Meeting RE: демонстрационный звонок с HubSpot »
• « Follow Up RE: Телефонный звонок с HubSpot »
• « Вопрос по [голу] »
• « Привет [имя], [вопрос]? »
• « A [выгода] для [компании потенциального клиента] »
• « У нас [вставить факт] общего »

Хотите еще больше вдохновения для отличной темы? Ознакомьтесь с этим списком, и вы гарантированно получите потенциальных клиентов, которые откроют, прочитают и откликнутся.

5. Представьтесь

Ваше первое предложение должно рассказать им, кто вы, но не рассказывать им историю своей жизни. Многие из нас начинают электронное письмо со своего имени, должности, компании и того, чем занимается наша компания.

Многие из нас также получают подобные электронные письма и просматривают первый абзац, потому что нам пока все равно. Мы хотим знать, что отправитель может сделать для нас, а не для кого и почему.

Вот чего нельзя делать:

Уважаемый апрель,

Меня зовут Лесли, я директор парка в Департаменте парков и отдыха Индианы.Мы стремимся сделать парки Индианы более красивыми и удобными для посетителей.

Я обращаюсь к вам сегодня, чтобы узнать, не хотите ли вы узнать больше о нашей летней инициативе по привлечению большего количества детей на улицу и в парки. Я знаю, что у вас есть летний лагерь, и я хотел бы поговорить с вами о сотрудничестве, чтобы использовать наши парки для определенных мероприятий на свежем воздухе.

Дайте мне знать, если вы хотите узнать больше.

С уважением,
Лесли Ноуп

Это письмо длинное, в нем слишком много времени рассказывается Эйприл, кто такая Лесли, и в нем никогда не говорится о том, как использование местных парков принесет пользу Эйприл и ее летнему лагерю.Вместо этого попробуйте это приветствие:

Уважаемый апрель,

Нужна ли когда-нибудь детям вашего летнего лагеря (и вожатым) смена обстановки после недели или двух в одном и том же месте? Меня зовут Лесли Ноуп из отдела парков и отдыха, и я хотел бы помочь вашим отдыхающим сжечь немного энергии в наших местных парках этим летом.

Если вы хотите узнать больше о нашей программе летних парков, зарезервируйте время в моем календаре здесь: [Вставить ссылку на календарь]

Надеюсь скоро поговорить с вами.

С уважением,
Лесли Ноуп

Это письмо короче, приносит пользу и сопровождается только именем Лесли и названием компании. Он также завершается четким призывом к действию. Более впечатляюще? Я бы так сказал.

6. Будьте краткими и лаконичными

Как уже говорилось выше, важно не перегружать профессиональные электронные письма большим количеством «ерунды» или информации, не имеющей значения для получателя. Отредактируйте свои электронные письма, чтобы они были длиннее и понятнее, и добавляйте маркеры, новые абзацы и списки везде, где можете.Эти инструменты форматирования могут сделать вашу электронную почту более удобной для чтения и более эффективной.

Вот пример того, чего нельзя делать:

Привет Рон,

Меня зовут Донна, и мы встретились на конференции плотников Индианы на прошлой неделе. Я хотел поговорить с вами по поводу некоторых контрактных работ для нескольких моих клиентов. В частности, мне нужен кто-то, чтобы сделать 50 парковых скамеек, три перголы и восемь беседок. Я собираю заявки от нескольких местных плотников и надеялся, что вы предоставите мне расценки на эти проекты к концу недели.

Спасибо,
Донна Мигл

Это неуклюже, трудно различить самые важные части сообщения Донны, а язык слишком небрежный. Вместо этого попробуйте это:

Привет Рон,

Меня зовут Донна, на прошлой неделе мы выступали на мероприятии Carpenters of Indiana. В настоящее время я собираю заявки на следующие проекты:

• 50 парковых скамеек
• 3 беседки
• 8 беседок

Мне нужно, чтобы эти проекты были выполнены не позднее 6 июня 2019 г. , и я прошу вернуть все заявки до 15 марта 2019 г. .

Ваша работа впечатляет, и я надеюсь, что мы получим от вас предложение.

С уважением,
Донна Мигл

Это электронное письмо гораздо более прямое, профессиональное и хорошо организованное. Читателю легко бегло просмотреть, в нем четко представлена ​​самая важная информация и повышена вероятность того, что Донна получит ответ от Рона.

7. Используйте формальное закрытие

Готовы привезти домой? Убедитесь, что вы правильно закрыли электронную почту. Оставьте случайные фазы закрытия, такие как « Cheers, », « Thanks, » и « Best, », для близких коллег.Выберите один из следующих, более формальных, закрывается ниже:

Как завершить официальное электронное письмо: официальное закрытие электронного письма

1. Спасибо за уделенное время
2. С уважением
3. С уважением
4. Спасибо
5. Жду вашего ответа
6. Удачного дня
7. С уважением
8. С благодарностью
9. Скоро ответит

Эти подписи несут правильный тон до последней капли вашего официального электронного письма.По мере того, как вы устанавливаете взаимопонимание со своими деловыми партнерами, вы обычно выбираете более случайные и творческие решения. А пока эти прощания — ваш лучший выбор.

8. Добавьте профессиональную подпись

Если первое впечатление производит ваш адрес электронной почты, подпись будет последней. Убедитесь, что он включает в себя следующее:

• Ваше имя
• Ваша контактная информация (номер телефона, сайт, ссылка на календарь (если есть), адрес)
• Ваш титул
• Профессиональный выстрел в голову
• Ссылка или значок для любых недавно полученных профессиональных наград
• Ссылки на соответствующие каналы социальных сетей (т.е., LinkedIn или Twitter)

Хотите увидеть примеры звездных подписей электронных писем от реальных людей? Ознакомьтесь с этим обзором профессиональных примеров подписи электронной почты.

9. Корректура

Это может показаться легкой задачей, но вы удивитесь, что упустите из виду, прочитав один и тот же черновик электронного письма три раза подряд.

Вместо того, чтобы доверять своему глазу, перетащите текст электронного письма в Microsoft Word и воспользуйтесь их инструментом «Обзор> Орфография и грамматика».

Или скопируйте и вставьте свое сообщение в редактор Хемингуэя, чтобы проверить, можно ли использовать предложения, сращивания запятых и другие надоедливые грамматические ошибки.

Всегда проверяйте, правильно ли написали имя получателя и название компании. Если есть что-то, что смущает мой почтовый ящик, это то, что приходит электронное письмо на имя «Меган», когда мое имя повсюду в Интернете указано как «Мэг», или когда кто-то говорит мне, как сильно они любят «Hubspot», когда правильное использование заглавных букв — «HubSpot».

Официальный шаблон электронного письма

Теперь, когда мы обсудили девять наиболее важных аспектов формального электронного письма, давайте объединим их, чтобы создать шаблон, который можно использовать практически в любой ситуации.

[Соответствующая тема]

Уважаемый [Имя],

Меня зовут [Ваше имя], и я обращаюсь к нам, чтобы [вставить предлагаемое вами преимущество или ваш запрос].

[Два-три предложения, подтверждающие основную мысль, и маркированный список или термины, выделенные жирным шрифтом, если необходимо].

[Включите призыв к действию, когда это необходимо].

С уважением,
[Подпись]

Пример официального электронного письма

Трудно представить шаблон в действии, поэтому давайте создадим пример, используя все наши лучшие практики, чтобы воплотить в жизнь указанный выше шаблон.

RE: Предложение Parks & Rec + Sweetums

Привет Ник,

Меня зовут Том Хаверфорд, и на прошлой неделе мы говорили о предложении Sweetums стать эксклюзивным поставщиком лимонада для всех парков Индианы в 2019 году.

Я хотел бы назначить встречу в наших календарях, чтобы обсудить следующее:

• Когда лимонад будет доставлен в парки развлечений
• Калибровка и цены лимонада
• Усилия по переработке использованных стаканчиков для лимонада

Пожалуйста, бронируйте время в моем календаре здесь: [Ссылка на календарь]

С уважением,
Том Хэверфорд
Администратор, Pawnee Parks & Recreation
123-456-7890

См. Мою последнюю статью о нашей инициативе «Здоровые парки, здоровы вы» здесь.

Написание официального электронного письма не должно быть пугающим — и не должно быть скучным. Воспользуйтесь этими девятью советами для повышения качества профессиональной электронной почты и убедитесь, что ваша переписка приносит вам заслуженное уважение.

Хотите получить доступ к дополнительным шаблонам электронной почты? Ознакомьтесь с этими шаблонами, и они гарантированно начнут отношения с вашим потенциальным клиентом. И нажмите здесь, чтобы узнать, как найти почти любой адрес электронной почты, не вызывая при этом неприятностей.

Как начать профессиональную переписку по электронной почте

Эффективное электронное письмо содержит множество элементов, которые должны быть идеальными, если вы хотите донести сообщение.Намерение и интерпретация электронного письма должны быть одинаковыми, иначе это может создать путаницу и хаос, а вы этого не хотите, особенно если это профессиональное письмо.

При написании профессионального электронного письма вы должны быть осторожны со словами, которые вы выбираете, приветствием, концом и особенно началом электронного письма. Совершенствовать их сложно, но возможно. Вам просто нужна небольшая помощь здесь и там, и вы прекрасно знаете, как профессионально начать электронное письмо.

И вот о чем этот блог. Чтобы помочь вам в таких мелочах, связанных с электронным письмом, как создание электронного письма, его завершение, правильные слова и все остальное.

Без лишних слов, давайте сначала начнем со структуры электронного письма, которая может повлиять на получателя.

Пять распространенных способов начать письмо с приветствия:

• Привет (Имя),
• Уважаемый (Имя),
• Приветствую или Привет, (Используется, когда вы не знаете имя получателя или когда вы отправляете электронное письмо на адреса электронной почты компании, например ‘[электронная почта protected] ‘)
• Привет (имя), [Менее формально, чем «дорогой», и более формально, чем «привет»]
• Привет всем, (при наличии нескольких получателей)

Убедитесь, что вы добавляете запятые в соответствующих местах, так как это может произвести или испортить первое впечатление о вашей компании / бренде.

Вы можете добавить вступительную строку в начало тела письма, намекнув на общий, относящийся к делу факт или указав на цель вашего письма, или просто поделившись теплыми чувствами, чтобы иметь идеальное начало для этого.

Мы рассмотрели несколько примеров и шаблонов позже в блоге для вашей справки.

4 приветственных строки, которых следует избегать ни при каких обстоятельствах

• Привет (имя с ошибкой), [нет ничего хуже, чем имя с ошибкой в ​​электронном письме. От этого никуда не деться.]
• Привет (псевдоним), [Это может сработать, если вы уже обменивались электронными письмами раньше и у вас хорошие отношения, но если вы впервые связываетесь со своим получателем, то у вас будет плохой старт, если вы добавите его псевдоним.]
• Привет (имя)! [Добавление восклицательного знака в приветствие просто неправильно. Ваш получатель будет думать: «Что это за парень так взволнован?»]
• Кого это может касаться / Уважаемые сэр или мадам! [Это просто показывает, что вы не думали, что стоит потратить время на поиск имени получатель.]

Максимально эффективно используйте электронную почту

Хотите бесплатно протестировать безлимитный инструмент отслеживания электронной почты?

Используйте SalesHandy — пожизненно бесплатно

Лучшие примеры / шаблоны того, как создать электронную почту

1. С менеджерами / лидерами

  Уважаемый господин,

Надеюсь, у тебя отличный день.

Это электронное письмо о…  

  Привет, Марк,

Встреча с вами прошла очень хорошо. Спасибо, что участвуете в этом.Я хотел…  

  Привет, сэр,

Прочитал ваш блог по (теме). Спасибо, что поделились этим. Я люблю это.

Я также хотел сообщить вам…  

Коммуникация является ключевым моментом, когда вы работаете в команде, но ставки высоки, когда вам нужно отправить обобщенный протокол отчета, план проекта или краткое описание проекта своей команде, оставив вашего босса в CC.

Давайте посмотрим, как написать боссу электронное письмо, чтобы произвести убийственное впечатление:

• Ваш босс, вероятно, получает сотни писем ежедневно.Поэтому убедитесь, что вы отправляете им по электронной почте только самую важную информацию.
• Добавьте обобщенную строку темы, чтобы дать им краткое представление о содержании электронного письма.
• Держите текст письма по существу и не упоминайте очевидные вещи.

2. С клиентами

  Привет, Марк,

Надеюсь, мы хорошо обслуживаем вас.

Это электронное письмо касается…  

  Привет, Кэндис,

Надеюсь, вам нравятся наши услуги. В случае каких-либо сомнений или вопросов, вы всегда можете связаться со мной.Также я хотел вам сказать…  

Если вы пишете электронное письмо своему клиенту, это означает, что вы пытаетесь заключить с ним сделку и получить его бизнес, что делает эти электронные письма дорогими, и нет права на ошибку.

Итак, вот несколько лучших советов, с которыми мы столкнулись, о том, как начать электронное письмо с клиентами:
Придумайте интересную тему. И если есть возможность, персонализируйте его.
Отправьте материалы, например портфолио, PPT, прейскурант и т. Д. Это даст вашему потенциальному клиенту представление, которое вы хотите использовать с максимальной пользой.

Если вы продаете по электронной почте, не продавайте товар. Продать решение. Расскажите им историю успеха о том, как какая-то Y-компания наняла вас, и их прибыль увеличилась на X%.

Все эти указатели сделают вашу электронную почту обязательной к прочтению и определенно помогут вам заключать больше сделок.

А если вы работаете в отделе продаж и всегда ищете несколько хороших шаблонов электронных писем, то у нас есть список из 10+ шаблонов электронных писем, которые обязательно добавят к вашему количеству продаж.

3. С рекрутером

  Привет, Росс,

Я прочитал ваш пост в LinkedIn о (должности).

Я…  

  Привет, Майк,

Надеюсь, у вас продолжается отличный сезон набора персонала.

Имею опыт…  

Отправка электронного письма рекрутеру не требует высоких ставок, в отличие от электронного письма начальнику или клиенту. Но это письмо может внести свой вклад в ваше будущее.

Это снова первое впечатление, которое вы создаете перед компанией, с которой вы, возможно, будете работать в ближайшем будущем.Итак, вы хотите, чтобы он был активным и умным человеком.

Давайте посмотрим, как начать электронное письмо рекрутеру:

• Убедитесь, что грамматика и орфография указаны правильно. Будь то посвежее или опытнее. Ваша электронная почта должна быть правильной с грамматической точки зрения, а все написания — безупречными. Четко определите действие, которое вы хотите, чтобы рекрутер предпринял. Чтобы взглянуть на свое резюме? Запланировать интервью? Телефонный звонок? Избегайте конечной цели и напишите письмо вокруг нее.
• Опять же, будьте очень прямолинейны при написании электронной почты. Рекрутеры также получают сотни писем в день. Вы же не хотите, чтобы они искали цель вашей электронной почты.

Рекомендации, которым следует следовать при написании официального электронного письма

1. Начните с правильного приветствия:

Правильное написание электронного письма — это не что иное, как искусство.

Всегда обращайтесь к читателю «Привет» или «Привет». Если у вас хорошие профессиональные отношения с получателем, вы никогда не ошибетесь, сказав «Привет, мистер».Грей »или« Здравствуйте, миссис Грей ». Убедитесь, что первая буква имени всегда пишется заглавными буквами. Если у вас более случайные профессиональные отношения, используйте их имя при обращении к ним.

2. Добавьте строку «Спасибо»

Эта строка является необязательной и в основном зависит от ситуации. Если вы впервые обращаетесь к потенциальному клиенту / потенциальному клиенту, то добавлять такую ​​строку нет необходимости. Но если ваш потенциальный клиент обратился к вам с запросом, эта линия имеет решающее значение.После приветствия добавьте «Спасибо, что связались с компанией XYZ». И снова эта строка будет изменена в зависимости от ситуации.

3. Цель

Эта часть профессионального электронного письма — самая важная. В теле письма содержится сообщение, которое вы пытаетесь отправить. Излагайте ясное и краткое сообщение. Не теряйте время, потому что это сделает ваше сообщение расплывчатым среди множества слов и не подчеркнет ваши намерения.

Следуйте методу «KISS (делайте это коротко и просто)», чтобы написать эффективное профессиональное письмо.

4. Закрытие

Заключительный раздел можно разделить на две части: заключительное слово и заключительное слово. Заключительное слово должно быть примерно таким: «Спасибо за ваше время» или «Спасибо за ваше сотрудничество и время». Опять же, это должно быть в соответствии с только что написанным электронным письмом и ситуацией.

Последняя часть должна содержать надлежащее закрытие с вашей подписью (ФИО) и обозначением. Это может быть что угодно, от «С уважением» до «Ура». Все, что подходит к тону вашего электронного письма.

Это должна быть структура вашей профессиональной электронной почты, и упущение какой-либо части может стоить вам времени, усилий и возможных перспектив для вашего бизнеса.

Теперь, когда мы закончили со структурой электронного письма, давайте перейдем к деталям и разделим «как начать электронное письмо» дальше на три категории в соответствии с ролью получателя.

Хотите знать, что происходит после отправки электронного письма?

Вывод:

электронных писем — часть нашей повседневной жизни.Будь то личная или профессиональная жизнь. С электронными письмами проделывается много работы. Овладеть искусством электронной почты не так уж и сложно.
Вам просто нужно обратить внимание на мелкие детали и снять письмо. Кто знает? Вы можете найти крупного клиента, модную работу или продвижение по службе. Просто потому, что ваше письмо было идеально написано.
Потенциал правильно написанного безграничен.

При этом, как только вы начнете писать электронное письмо профессионально, вам придется и закончить его профессионально.

Не волнуйтесь, мы позаботимся об этом — как профессионально завершить электронное письмо.

Итак, воспользуйтесь советами, упомянутыми выше, и напишите это замечательное письмо.

Как написать профессиональное письмо за 7 простых шагов

Всякий раз, когда вы отправляете профессиональное электронное письмо, это отражение того, кем вы являетесь как в профессиональном, так и в личном плане. Неважно, будет ли это электронное письмо потенциальному работодателю, коллегам-коллегам или стороннему сотруднику, вам нужно, чтобы каждое электронное письмо было идеально составлено.

Профессиональная электронная почта имеет множество различных аспектов, которые следует учитывать перед отправкой.Следуйте нашим 7 простым шагам, и вы сможете каждый раз писать идеальное профессиональное письмо.

1. Сохраняйте простую тему письма

Каждое хорошо написанное профессиональное электронное письмо должно иметь соответствующую тему. В большинстве случаев вы не используете электронную почту для презентации, поэтому вам не нужно создавать пустую или бросающуюся в глаза строку темы.

Стремитесь, чтобы ваша тема говорила прямо о том, что вы просите или ищете. Ваша тема должна точно сообщать получателю, о чем идет речь.

Это особенно полезно на рабочем месте, чтобы помочь определить приоритет электронной почты, а также при сканировании через почтовый ящик. Если электронное письмо носит срочный характер или требует рассмотрения к определенному времени, это также следует указать в строке темы.

Если в электронном письме содержится благодарность за потраченное время, достаточно будет простой темы «Спасибо». Или, если вы пишете работодателю, чтобы узнать о вакансии, в строке темы может быть что-то очень простое, например «Недавнее размещение действительно: должность координатора по маркетингу».»

Тема письма четко отражает цель вашего письма.

2. Начните с правильного приветствия

Профессиональная электронная почта всегда начинается с правильного приветствия. Приветствие — это простой шаг, который можно случайно пропустить, особенно в наш век, когда тексты и электронные письма так легко обмениваться, но он необходим для любой профессиональной электронной почты.

Приветствие не должно быть чем-то слишком сложным. Это может быть так просто:

• Уважаемый [Имя],
• Привет [Имя],
• Привет, [имя],
• Здравствуйте, [имя],
• Всем привет,
• Всем привет,

Есть также несколько распространенных приветствий, которые не следует использовать в профессиональной электронной почте.Всегда следует избегать сленга, излишне «дружелюбного» или излишне «резкого» языка. Вот несколько примеров приветствий, которых следует избегать:

• [Имя с ошибкой]
• Эй!
• Для кого это может касаться
• Уважаемый господин или госпожа

Ваши отношения с человеком, которому вы отправляете электронное письмо, определят, какое приветствие будет наиболее подходящим. Он также предложит, какой должна быть первая строка вашего профессионального электронного письма:

• Надеюсь, с тобой все в порядке.
• Надеюсь, у вас пока хорошая неделя.
• Приятно познакомиться.

3. Укажите цель своего электронного письма

Люди не хотят читать длинные электронные письма или разбирать огромное количество текста, пытаясь понять цель вашего письма. Укажите свою цель в начале письма.

Расскажите больше, чем указано в теме письма, и дайте читателю четкое представление о том, о чем идет речь. Несколько способов указать тему вашего электронного письма:

• Пишу по теме [тема]
• Я пишу, чтобы узнать о [теме]
• Обращаюсь к вам, чтобы сообщить, что [тема]

Вы хотите, чтобы ваш объект был четким, но не казался резким.Заявление о своей цели — это первый шаг к началу успешного разговора и диалога с другим человеком.

4. Написание основного текста

Не перегружайте читателя текстом. Поймите, что у вашего читателя, вероятно, нет времени читать длинное электронное письмо. Уважайте их время, если тело вашего письма слишком длинное, они могут просмотреть его или не прочитать полностью.

Делайте электронные письма краткими и по существу и не используйте сленг. Упростите чтение электронных писем, разбив текст на абзацы, состоящие из двух-трех предложений, или при необходимости используйте маркеры.

Если вы обнаружите, что тема, о которой вы пишете, требует более длинного письма, возможно, лучше обсудить это на встрече. В этом случае используйте свою электронную почту, чтобы назначить встречу, вместо того, чтобы пытаться объяснить все в одном длинном письме.

5. Завершение письма

В конце письма вы не хотите заканчивать средним предложением. Вы хотите закончить предложением, определяющим, что должно произойти дальше.

Попробуйте указать читателю в определенном направлении или доведите разговор до естественного конца.Вот несколько хороших способов завершить электронное письмо:

• Я с нетерпением жду возможности поговорить с вами еще раз.
• Пожалуйста, посмотрите приложенные документы и поделитесь своими мыслями.

В конце вашего письма укажите, где должна идти беседа. В большинстве случаев электронное письмо не является концом разговора, но фактически становится его началом.

6. Выход из системы

Подпишитесь в конце профессионального электронного письма, сделайте его простым и добрым.Как и в других частях электронного письма, текст для подписи должен быть коротким и прямым.

Вот некоторые из лучших способов подписать электронное письмо:

• Спасибо,
• Еще раз спасибо,
• Бест,
• С наилучшими пожеланиями,
• С уважением,
• С уважением,
• Всего наилучшего,

Обратите внимание: то, как профессионалы подписывают электронные письма, может варьироваться в зависимости от страны, в которой они проживают. Например; В США в основном используется «Best», а в Австралии — «С наилучшими пожеланиями»).Еще раз проверьте, что ваши коллеги или коллеги в этом месте используют и копируют.

Теперь, когда у вас есть электронная почта, вам нужно сделать еще один важный шаг, прежде чем нажать кнопку «Отправить».

7. Проверьте все еще раз

Нет ничего более непрофессионального, чем письмо, полное грамматических и орфографических ошибок. Вот почему так важно внимательно прочитать электронную почту, прежде чем нажимать кнопку «Отправить».

Корректируйте свое электронное письмо, чтобы убедиться, что все написано правильно и написано профессионально.Бесплатные инструменты для письма, такие как Grammarly, отлично подходят для выявления тех орфографических ошибок и опечаток, которые портят идеальное электронное письмо.

При корректуре не ограничивайтесь грамматикой и подумайте о том, как выглядит ваше электронное письмо.

• Придерживайтесь традиционных шрифтов, которые легко читаются и приятны для глаз, например Times New Roman.
• Не меняйте цвет текста, это часто выглядит непрофессионально.
• Избегайте ненужных знаков препинания, так как это часто может изменить тон вашего электронного письма на сердитый или перевозбужденный.

  Leave a comment Cancel reply