Как составить емейл: Оформление email писем: Правила и лучшие практики

Содержание

Оформление email писем: Правила и лучшие практики

Email является одной из популярнейших форм общения между представителями организаций, фирм, компаний, частными лицами по самым разным вопросам. Каждый день отправляется множество писем, но не все задумываются, как составить письмо для рассылки по правилам, соответствует ли содержание и оформление email-рассылки ожиданиям получателя? А ведь это влияет на восприятие сообщения и его эффективность. Чтобы у вас не возникало трудностей с тем, как правильно составить емейл, читайте наши рекомендации.

12 правил эффективного составления писем

Перед тем как написать емейл, определитесь с целевой аудиторией, которой хотите что-то сообщить или предложить. Если есть сомнения хотя бы по одному из кандидатов, не включайте его в рассылку. Задумайтесь о своей репутации, напрасно потраченном бюджете и времени.

Что нужно сделать перед составлением письма для рассылки:

  • Четко сформулируйте цель отправки.
  • Определитесь с вашей целевой аудиторией: рассылка будет по всей базе или определенному сегменту?
  • Каким будет письмо для рассылки: рекламным или информационным?
  • Выделите основную мысль, которую хотите донести в тексте.
  • Не бойтесь показаться смешным. Лучше быть творческим и интересным, чем стандартным и скучным.

Чем больше деталей вы продумаете вначале, тем проще для вас будет оформление письма.

Теперь предлагаем подробнее ознакомиться с 12 правилами того, как правильно делать email-рассылку.

1. Отправитель должен быть узнаваем

Определитесь с полем «От кого», не обезличивайте его. Намного приятнее получать письмо от человека, нежели от какой-то организации, а еще хуже – просто от неизвестного адреса. Выбрав адрес отправителя однажды, не меняйте его часто. Ваш адрес и имя – визитка компании! Они должны соответствовать бренду, легко узнаваться и запоминаться.

2. В поле «Тема» четко отображайте основную идею письма

Читатель не должен быть обманут. Именно поле «Тема» влияет на решение получателя: читать письмо полностью или удалить, даже не просматривая. Постарайтесь заинтересовать читателя, но не раскрывать всю идею сообщения сразу. Одного короткого предложения вполне достаточно: откажитесь от длинных фраз, рекламных текстов и штампов. Также не стоит указывать в теме письма имя отправителя.

Оформление email-рассылок не должно быть однообразным, тем более постоянно повторяющимся. Если вы ранее делали рассылки, проследите, какие из тем получали больше всего откликов. Придерживайтесь подобного стиля, но избегайте повторений. Тема должна быть такой, чтобы из десятка полученных писем, подписчика заинтересовало именно ваше. Для этого вынесите в тему сообщения его пользу для получателя. Если уместно, то используйте эмодзи, с которыми оформление рассылки выглядит более неформально.

Например, тема письма о конференции выделяется на фоне остальных:

Хотите бесплатный шаблон письма?

Получить!

3. Не игнорируйте прехедер

Добавьте прехедер, который поможет подробнее раскрыть суть сообщения.

Особенно важно использовать его, если тема письма короткая. Тогда в предзаголовок можно добавить уточняющую информацию. Если не прописать этот элемент, то почтовик может отобразить за темой текст из письма, в т. ч. и служебный.

4. Начните письмо с приветствия

Пишите адресату, как другу: тепло, искренне и уважительно, избегая при этом фамильярности. Обращаться нужно персонально к каждому подписчику, предоставляя нужную ему информацию, и только так, как он сам того пожелал: по имени, по имени-отчеству, по прозвищу☺. Внимательно просмотрите базу контактов перед тем, как написать письмо для рассылки и использовать ее в подстановке имен. Наверняка вы встретите досадные опечатки, которые лучше исправить ДО отправки. В системе eSputnik есть функция автоматической проверки имен адресатов, которая сэкономит вам время.

Имена, прошедшие проверку, будут добавлены в емейлы при рассылке, а с ошибками – нет.

Избегайте обращений вроде: «Доброго времени суток, Дорогой (-ая), Уважаемый (-ая)».

Лучше использовать подстановку персонализации, которая доступна в редакторе любого сервиса рассылок.

5. Убедите читателя, что письмо адресовано ему

Составьте письмо так, чтобы получалось доверительное общение с клиентом. Используйте в нем знания, полученные о человеке ранее. Подавая информацию, постарайтесь учитывать все, что вы знаете о клиенте, опыт предыдущих рассылок и его поведение на сайте или в приложении. В приветственной рассылке предложите подписчику самостоятельно выбрать, какие темы/товары его интересуют, чтобы присылать ему соответствующие подборки. Для этого можно, например, создать опрос в Гугл форме.  

Например, с помощью товарных рекомендаций в письме можно выводить товары, услуги, статьи, которые могут понравиться конкретному человеку. Они автоматически подбираются, исходя из предыдущих действий клиента на сайте или в мобильном приложении: просмотров, покупок, добавления в избранное и т. д.

6. Минимум воды

Не загружайте текст ненужными деталями, описаниями. В то же время сделайте его емким и интересным. Лучше создать красивый призыв к действию, чтобы заинтересовать подписчика перейти на сайт и прочитать там полную информацию.

Если вы отправляете сообщение с подборкой товаров, то уместно использование нескольких видов кнопок: для карточек и остальных задач. Кроме того, несколько призывов будут хорошо смотреться в длинном письме, разбитом на тематические блоки. Это визуально облегчит восприятие текста, и пользователю не придется искать СТА по всей простыне сообщения. Разным типам кнопок нужен свой дизайн, чтобы их можно было отличить.

7. Следите за целостностью письма

Это одна из важнейших рекомендаций о том, как правильно составить письмо для рассылки. Придерживайтесь одной темы, не теряйте основную мысль. Если вы и хотите что-то добавить, пусть этот текст существенно не отличается от основного, а еще лучше будет отправить отдельное сообщение. Излагайте мысли последовательно:

8. Избавьтесь от терминов

Не используйте понятные только вам слова и сокращения.

Текст должен легко читаться и восприниматься.

Например, сравните два текста:

  • Обувь с металлическими подносками защитит пальцы от ударов с энергией до 200 Дж. Проколозащитная прокладка должна уберечь от проколов и порезов, согласно ГОСТ 28507. Подошва из полиуретана обладает износостойкими свойствами — ГОСТ 12.4.137.
  • Полиуретановая подошва прослужит долго, а также защитит обувь от проколов и порезов.

Согласитесь, хоть информация и важная для читателя, но второй текст будет читаться куда проще.

9. Не текстом единым

Картинки были и остаются must have для привлекательной структуры письма. Они разнообразят макет, делают его более наглядным и помогают вашим письмам запоминаться. Но и баланс нужно соблюдать: не делать сообщение сплошной картинкой и придерживаться соотношения 60%/40% в пользу текста, чтобы не иметь проблем с почтовиками. Читайте подробнее, как грамотно работать с изображениями для емейлов, в этой статье.


Кроме того, в трендах держатся анимация и видео, AMP-элементы. С ними рассылки не будут приедаться подписчикам и получат больший отклик, чем стандартные. Все это есть редакторе eSputnik:

10. Обязательно «прощайтесь» в футере

Можно не использовать стандартные фразы, а просто указать:

  • от кого адресовано письмо,
  • контактные данные,
  • ссылки на социальные сети,
  • адреса магазинов и т.д.

Клиент должен знать, что у него есть возможность в любой момент связаться с вами или заглянуть к вам в гости, даже если сейчас нет такой необходимости.

Оформление email-рассылок требует добавления в футер ссылки на отписку – это обязательное условие почтовых служб. Ссылка должна быть хорошо видна пользователям. Некоторые компании дополнительно объясняют клиенту, почему его адрес оказался в рассылке. Другие – просто ограничиваются лаконичным словом “Отписаться” в конце емейла. А можно проявить фантазию и оформить это предложение в короткую фразу с ноткой юмора.

11. Проверяйте письмо перед отправкой

Оформление email-писем не терпит халатности. Просматривайте дизайн и общую композицию рассылки, вносите правки, делайте его таким, чтобы вы сами хотели его получить. Проверьте все ссылки, просмотрите изображения, есть ли альтернативный текст. Alt-текст появляется на месте картинки, если в почте не отображается фото. Это напомнит пользователю включить в почтовике отображение картинок, если они отключены, и даст общее понимание, что на них.

Отправьте себе тест и откройте письмо в разных браузерах, на десктопе и на мобильных устройствах, отследите, сохранилась ли структура письма. С ростом популярности темного режима в почтовых сервисах в чек-листе каждого емейл-маркетолога должен появиться дополнительный пункт – проверить, корректно ли отображается письмо при активированном Dark Mode. Перед запуском, обратите внимание на то, хорошо ли читается текст и видны картинки в темном режиме.

Текст не должен содержать технических и грамматических ошибок. На привлекательное, грамотное, интересное сообщение читатели откликнутся более охотно.

12. Экспериментируйте

Не забывайте, что даже незначительная мелочь сможет повлиять на результат. Изменяйте содержимое писем, проследите, какие факторы склоняют подписчиков читать их и реагировать.

Проверьте эффективность вашего емейла на мелочах. Например, сменив цвет кнопки «Купить» с синего на красный (или наоборот), вы можете повлиять на продажи. Также можете попробовать изменить ее расположение в письме, шрифт, размер. Но чтобы тест был точным, меняйте только один параметр за раз. Разделите базу клиентов на равные сегменты и разошлите им сообщения с разным вариантами использования кнопки. После этого сравните результаты и выберите оптимальный вариант.

Удобный редактор писем

Попробовать

Смело пишите письма, дополняйте емейл-кампанию Viber-рассылкой, пуш-уведомлениями или СМС в омниканальных сценариях. Так ваши электронные кампании будут ещё эффективнее.

Анализ 100 заявок в службы поддержки ИТ-компаний / Хабр

В нашем блоге мы много пишем о создании email-рассылок и работе с электронной почтой. Мы уже обсудили сложности борьбы со спамом, будущее email, вопросы защиты почтовой переписки, а также техники работы с email, применяемые руководителями крупных ИТ-компаний.

Сегодня речь пойдет о другой важной теме — создании автоответов из служб поддержек технологических компаний. Сотрудник проекта StatusPage Блейк Торн опубликовал в блоге рассказ об интересном эксперименте — команда проекта отправила 100 заявок в службы поддержки разных компаний, чтобы узнать, какие автоответы они используют. Цель эксперимента — увидеть слабые места в таких коммуникациях с клиентами. Мы представляем вашему вниманию главные мысли этого материала.

К сожалению, очень часто ответы службы поддержки оставляют желать лучшего. Если компания не прилагает достаточных усилий для создания эффективной системы поддержки клиентов по электронной почте, то ее развитие значительно замедляется.

По словам Торна, это заставило команду StatusPage задуматься о том, как осуществляется email-коммуникация с ее клиентами. Сотрудники заметили, что многие крупные компании рассылают автоматические ответы при получении любых заявок. Таким образом, они сообщают клиентам, что их сообщение получено службой поддержки, которая свяжется с ними позже.

В StatusPage.io работники службы поддержки старались отвечать клиентам лично и своевременно, чтобы обойтись без автоответчика. Но когда количество клиентов компании превысило 2 000, команда задумалась о необходимости установки такого инструмента.

В интернете можно найти материалы об установке автоответчиков – Helpscout, например, добавил эту полезную функцию к своему продукту. Было решено провести эксперимент, чтобы выяснить, как другие компании отвечают на вопросы своих клиентов. Для этого команда StatusPage разослала 100 заявок в службы поддержки разных компаний. И вот, что в итоге получилось.

Процесс

Не нужно быть ученым, чтобы понимать, что для проведения такого эксперимента нужен определенный уровень контроля. Нельзя просто разослать 100 заявок в службы поддержки, не обдумав технологическую сторону процесса.

Отбор компаний

Прежде всего нужно было решить, каким компаниям будут отправляться заявки. Вероятно, это наиболее значимая часть эксперимента. На первый взгляд кажется, что сто компаний – это много, но отобрать это количество из тысяч потенциальных участников не так-то просто.

Нужно было включить в список множество SaaS-компаний, а также ряд технологических стартапов. Торн пишет, что хотел, чтобы в эксперименте участвовали как небольшие и средние, так и крупные организации. Для чистоты эксперимента стоило рассмотреть также нетехнологические компании и некоторые устаревшие, но все ещё популярные бренды. Многие из них работали над совершенствованием своих служб поддержки на протяжении десятилетий. Кроме того, он включил в список ряд компаний по разработке аппаратного обеспечения и несколько авиалиний.

Все эти компании специалист занес в электронную таблицу, чтобы отслеживать, каким из них были отправлены заявки, и от которых уже получены ответы.

Составление заявки

В этом проекте была одна загвоздка. Дело в том, что Торн не хотел попусту тратить время специалистов служб поддержки, которые и без того завалены работой, и ставить их в неловкое положение. Более того, ему не хотелось отправлять надуманные запросы или просто пустые заявки.

Поэтому нужно было написать такой запрос, который подошел бы для всех этих компаний и давал ясное представление о его проекте. При этом специалисты службы поддержки легко могли отказаться от участия в эксперименте, если у них не было на это времени.

Вот, что получилось:

Тема: Это тест

Здравствуйте!

Сразу перейду к делу и предупрежу, что это сообщение не является настоящим запросом поддержки. За это я прошу прощения. Меня зовут Блейк, я работаю в компании StatusPage.io.

Я заметил, что многие компании устанавливают удобные автоответчики в почтовые ящики службы поддержки, чтобы подтверждать получение заявок клиентов. Мне хотелось бы написать об этом в своем блоге. Поэтому я решил разослать несколько запросов в разные службы поддержки, чтобы сравнить полученные от них автоматические ответы.

Если в вашей компании не установлен автоответчик – не беспокойтесь, я не стану упрекать Вас в этом.

Если я получу автоматический ответ от вашей службы поддержки, мне бы хотелось использовать его в качестве примера в своей статье. Безусловно, я буду ссылаться на вашу компанию.

Если Вы захотите связаться со мной напрямую, чтобы подробнее рассказать о своем автоответчике, буду Вам очень признателен. Ответы присылайте на адрес [email protected] (этот email я отправил с аккаунта, созданного специально для этого проекта).

Спасибо и удачи в вашей работе!
Блейк Торн, StatusPage.io


Отправка заявок в службы поддержки

Торн пишет, что ему пришлось потрудиться, чтобы разослать все эти заявки, зато удалось многое узнать о процессе поддержки с точки зрения клиента.

Для исследователя оказалось неожиданностью, что подать заявку в службу поддержки многих компаний достаточно сложно. В большинстве случаев за пару кликов вы сможете найти форму для электронного письма или электронный адрес поддержки. Но на сайтах некоторых компаний не удалось найти ни того, ни другого. Тогда Торн наугад отправил email на адреса [email protected] и [email protected], надеясь, что их кто-нибудь прочитает.

В большинстве случаев оказывается, что чем крупнее компания, тем сложнее найти способ связаться с ее службой поддержки. Может быть, просто по мере того, как компания растет, поддержка клиентов отходит на второй план. Но неужели нет способа сделать её доступнее?

Прочие наблюдения

  • Для тех, кто до сих пор не догадался, электронные адреса служб поддержки, как правило, начинаются с [email protected] или [email protected] Компания Medium использует адрес [email protected], что кстати довольно круто.
  • Одна компания, не будем называть, какая, указала только адрес обычной, а не электронной, почты. Досадно.
  • На сайте другой компании не удалось подать заявку, не указав свой рабочий электронный адрес в формате [email protected] Серьезно?

Ответы

Как и ожидалось, Торн начал получать ответы. Ниже приводится точный анализ в цифрах. На 100 отправленных заявок, он получил:

63 автоматических ответа
Ух ты. А автоответчики популярнее, чем кажется на первый взгляд.

11 условных автоматических ответов
Компании, которые сообщили, что используют автоответчик только в определенное время, например, по вечерам или по выходным.

4 ответа от реальных людей
Эти ответы повеселили исследователя. Вот один из них: «А парень из службы поддержки, который отвечает очень быстро, считается?» Похвально.

13 уведомлений о недоставленных сообщениях
Жаль. Хотелось бы, чтобы клиенты этих компаний не сталкивались с подобной проблемой.

9 компаний никак не отреагировали
Трудно сказать наверняка, в чем тут причина. Возможно, заявка была подана неверно. А может, они прочитали странное сообщение и просто проигнорировали его. Может быть, всех сотрудников этой компании похитили. Кто знает…


Аргумент против использования автоматических сообщений службой поддержки (или аргумент в пользу условных автоматических сообщений)

Команда StatusPage решила выяснить, какие типы компаний устанавливают автоответчик, а какие – нет. Результат удивил. Углубившись в изучение этого вопроса, исследователи обнаружили закономерность: чем крупнее компания, тем большая вероятность, что ответы рассылаются автоматически. Но из каждого правила есть исключения. Это касается как крошечных стартапов, использующих автоответчики, так и известных компаний, службы поддержки которых самостоятельно рассылают ответы.

От Airbnb, например, было получено такое сообщение.

Здравствуйте,
Спасибо, что обратились к нам.

Меня зовут Эдриан, я являюсь экспертом сообщества airbnb и хозяином жилья в статусе Superhost, г. Ванкувер, Канада. Я могу проконсультировать вас по этому вопросу.

К сожалению, у нас нет автоответчика – здесь работают только люди!

Если у вас есть дополнительные вопросы по этой теме, я с радостью отвечу на них.

Всего наилучшего,
Эдриан


Признаки хорошего автоматического ответа от службы поддержки

Из хорошего автоматического ответа можно получить много полезной информации. Прочитав достаточное количество писем от служб поддержки, вы начнете замечать некоторые общие признаки. Вот, что объединяет все правильно написанные автоматические ответы – они:

1. Подтверждают, что заявка получена

Вы бы удивились, узнав, насколько непонятными были некоторые подтверждения о получении заявки. Такое сообщение, как «ваша заявка была отправлена» о многом не говорит. Означает ли оно, что кто-то рассмотрит проблему? Своевременно ли доставляются заявки? Нужно ли сохранить номер этой заявки и предпринять дополнительные меры? Торн советует не заставлять своих клиентов теряться в догадках. Нужно дать им знать, что заявка получена.

Конкретный пример: платёжный сервис Stripe.

В уведомлении о подтверждении получения заявки не нужно давать лишнюю информацию. Сразу приступайте к сути. Отличным примером является уведомление от сервиса Stripe. Как вы видите, всё просто, понятно и по делу.

Спасибо, что обратились к нам.
Это краткое сообщение направлено, только чтобы подтвердить, что мы получили вашу заявку и ответим вам в ближайшее время.
Ваш Stripe

2. Сообщают, от кого и когда клиент может ожидать ответа

Обязательно дайте клиенту знать, когда он может ожидать ответ. Подача заявки может изрядно потрепать нервы. Людям хочется знать, когда они получат ответ на свой вопрос, стоит ли им попробовать воспользоваться другими способами для решения проблемы. Не забывайте указывать в сообщении об особых обстоятельствах, таких, как праздничные дни.

Конкретный пример: компании Zenefits и Postmates.

Некоторые компании предусмотрительно включают в свои автоматические ответы информацию о сроке рассмотрения заявок клиентов. Отличными примерами служат сообщения компаний Postmates и Zenefits.

Здравствуйте, вы обратились в службу поддержки компании Postmates.

Решение ваших проблем и поиск ответов на ваши вопросы являются нашими главными задачами. Для решения срочных проблем специалисты службы поддержки свяжутся с вами в течение 20-30 минут, в остальных случаях – в течение 24 часов.

Всего вам доброго


Мы получили ваш запрос и сообщаем, что держим ситуацию под контролем. Специалист службы поддержки Zenefits рассмотрит вашу заявку и свяжется с вами сегодня, чтобы предложить возможные решения проблемы (обратите внимание на режим работы по выходным дням).

3. Предлагают воспользоваться альтернативными каналами поддержки для решения неотложных проблем

Хотелось бы объединить все запросы поддержки в одну большую категорию: заявки (тикеты). Ведь заявка есть заявка, не так ли? К сожалению, это не так. Одни заявки требуют немедленного рассмотрения, а другие могут подождать пару дней. Вы можете оказаться в затруднительном положении, если станете рассматривать все заявки в порядке их поступления – некоторые проблемы нужно решать вне очереди.

Для этой цели вы можете открыть дополнительные каналы поддержки. Допустим, добавить на сайт живой чат или номер горячей линии, чтобы в люди могли обратиться за помощью в экстренных случаях. Например, если у компании, которая ведет бизнес онлайн, в разгаре рабочего дня обвалился сервер. Если проблема не из разряда срочных, клиент не станет звонить, а просто оставит сообщение.

Конкретный пример: компания JustFab.

По мнению Торна, принципиально важно указывать в автоматическом ответе альтернативные каналы поддержки. Если у службы поддержки есть живой чат, горячая линия или любой другой способ получения заявок, стоит предельно ясно сообщить о них клиентам, как это делает компания JustFab.

Спасибо за ваше письмо! Один из наших стилистов ответит вам в ближайшее время. Для решения неотложных проблем звоните нам по телефону […] 24 часа в сутки 7 дней в неделю или пишите в чате на www.justfab.com.

Ваша команда Justfab


4. Содержат ссылки на полезные статьи или предлагают способы, с помощью которых клиент может решить проблему самостоятельно

Многие проблемы можно решить без прямого участия службы поддержки. Зачастую достаточно просто предоставить клиенту необходимую информацию, и он урегулирует вопрос самостоятельно. С помощью рассылки автоматических ответов вы можете поделиться с вашими клиентами полезными материалами по теме и информацией по устранению проблемы.

Конкретный пример: Flipagram.

В автоматическом ответе от службы поддержки Flipagram можно найти много полезной информации, даже не выходя из электронной почты.
Одна строчка Торну особенно понравилась: «Вашу заявку рассматривают обычные жители Лос-Анджелеса, которые любят пользоваться Flipagram. Мы рады пообщаться с Вами».

Текст этого письма слишком велик, чтобы уместить его в одно изображение. Перейдите по ссылке, чтобы прочитать его полностью (на английском).

Бонус: добавьте юмора

Автоматическое сообщение от службы поддержки должно быть доброжелательным и тактичным (а также соответствовать роду деятельности вашей компании), но при этом оно может быть забавным. Даже автоматический ответ от робота может быть стильным и оригинальным.

Отличным примером является сообщение компании Tilt.

Спасибо за ваше обращение!

Нам не терпится оказать Вам помощь, и мы свяжемся с Вами быстрее, чем Канье Уэст добегает до сцены за наградой Грэмми.

Обычно мы работаем с 9 до 16 ТСВ с понедельника по пятницу, но вы можете прочитать ответы на часто задаваемые вопросы в разделе Центр Поддержки.

Удачи,
Команда счастья Tilter
Благодаря мобильному приложению Tilt, на осуществление финансовых транзакций вы будете тратить меньше времени, чем на чтение этого предложения.

А в письме от службы поддержки компании

Imgur

вы увидите ссылку на фотографию милого щенка.

Спасибо, что обратились в Imgur, ваша заявка под номером […] была получена. Служба поддержки Imgur работает с 10.00-19.00 ТСВ с понедельника по пятницу. Мы ответим на ваш вопрос в кратчайшие сроки.

А пока посмотрите на этого милого щеночка: imgur.com/topic/staff_picks/YWVmuXw

Если вы хотите оставить дополнительные комментарии или ответить на это письмо, перейдите по ссылке, указанной ниже http://. ....

Важно понимать, что не каждая компания может позволить себе такую непосредственность. Намереваясь сделать ответ более веселым и остроумным, убедитесь, что он не будет противоречить политике компании. Автоматический ответ от компании Tilt полностью соответствует ее имиджу, в основе которого заложены веселье и молодость.

Если бы такой email был получен, к примеру от компании Berkshire Hathaway, скорее всего пользователь счел бы его неуместным.

Напоследок

Никто лучше вас не знает, стоит ли службе поддержки вашей компании использовать автоответчик, убежден Торн. Существует множество различных вариантов автоматических сообщений.

И если вы решите, что автоответчик – это как раз то, что вам нужно, исследователь советует помнить одну вещь: чтобы составить правильный автоматический ответ требуется время. Некоторые учредители компаний и специалисты службы поддержки просто ленятся при написании автоматических ответов, и не сложно догадаться, почему. Ведь это просто короткое подтверждение о получении заявки, так зачем тратить время и силы на его написание?

Но если поразмыслить получше, то станет ясно, что в один прекрасный день эти автоматические сообщения могут привести за собой большое количество новых клиентов. Тысячи людей, которые пользуются продуктом, могут получить эти сообщения на свои электронные ящики. Это первая точка соприкосновения с клиентами, которые столкнулись с проблемами, и это шанс компании удержать их или потерять навсегда. Не стоит быть легкомысленными, не нужно жалеть времени на составление хорошего ответа.

Дополнительное чтение

Если вы хотите копнуть глубже, Торн также советует ознакомиться с другими полезными материалами на эту тему:

  • Desk.com: Как применить бизнес-правила, чтобы отправить автоматическое сообщение в Desk.com
  • MarketingSherpa: Как улучшить ответы вашей службы поддержки: 5 простых решений распространенных проблем
  • Entrepreneur: Раскройте всю силу автоответчика в электронной почте
  • Groove: Первая вещь, которую должна сделать служба поддержки, получив заявку от клиента

Как составить бриф для Email-рассылки | eSputnik

Поймайте первого же прохожего рядом с собой и задайте вопрос “С чего начинается строительство?“

Большинство наверняка ответит с фундамента. Но хороший строитель ответит, что оно начинается с технического задания и согласования проекта.

Любой человек, который соберется что-то строить “из головы”, не имея точно определенной цели и плана, скорее всего обречен на бессистемный бедлам.

У нас, емейл-маркетологов, все абсолютно также. Чтобы промокампания была успешной, необходимо очень точно поставить цель, осознать задачи и продумать систему инструментов для ее выполнения, иначе это будет сплошной беспорядок который приведет к одним богам известным результатам.

Как составить бриф для Email-рассылки?

Чтобы хорошенько подготовиться, надо ответить на несколько вопросов:

  • Каких действий вы ждете от своих подписчиков?
  • Почему подписчикам может быть важно ваше письмо?
  • Кому вообще вы планируете отправку?
  • Как вы будете измерять успешность email-рассылки?

Ответ на эти вопросы станет “скелетом” вашей кампании и именно к нему вы будете возвращаться раз за разом, погружаясь в работу.

Давайте немного пройдемся по этим вопросам и на их основе составим бриф, который поможет вам лучше структурировать работу над кампаниями.

1. Каких действий вы ждете от своих подписчиков?

Зачем вы отправляете это письмо? Вы хотите повысить продажи? Увеличить регистрации на ваше мероприятие или запустить новый продукт?

Однозначный ответ на этот вопрос поможет вам лучше понять проблему и сделать то, что нужно, чтобы вашим покупателям было просто и удобно совершить конверсионное действие. От ответа на этот вопрос достаточно сильно будет зависеть контент письма, используемые СТА.

Сделайте так, чтобы вашим клиентам было просто и понятно. Тогда и целевой результат будет куда выше.

Это, не значит, что в письме не должно быть посторонних ссылок, это значит, что контент сам по себе должен выполнять одну конкретную цель:

  • переход на сайт
  • покупка товара
  • скачивание материалов и т. д.

2. Кому вы отправляете письма?

Как только вы решили какое действие должно быть совершено, надо хорошо подумать над тем, кто получает письма. Кому из ваших подписчиков это понадобится? В этом вам поможет:

  • Сегментированная база. Кстати, она поможет не разбрасываться предложениями во все стороны, а работать только с целевыми группами.
  • Мультиязычность. Еще очень важно понимать, где ваши подписчики будут читать ваши письма и сообщения, и как можно улучшить результаты. У нас есть есть целая статья про мультиканальность и кросс-девайс маркетинг, оттуда можно многое почерпнуть.
  • Омниканальность. От этого напрямую зависит метод доставки. Благо у нашей системы есть все доступные инструменты, от от почты до Viber-рассылок, так что все зависит от вас и от выбранной группы получателей.

3. В чем выгода для клиента?

В чем выгода для вас, если продукт будет куплен или мероприятие будет оплачено, мы, предположим, понимаем. Но в чем выгода для клиента? Почему он должен не раздумывая согласиться с вами?

В одном из западных блогов был найден отличный термин — WIIFM factor. Дословно переводиться как Фактор Зачем Это Мне. Для работы с ним, надо “надеть мокасины” своего клиента. Станет его жизнь легче, если он купит ваш продукт? Улучшится ли его опыт если он оплатит подписку? Что ценного для него в вашей конференции? 

Чем проще и очевиднее ответ на вопрос, который каждый человек себе задает перед тем, как потратить деньги, тем очевиднее будет для вас, на что давить и как показать это в наиболее выгодном ключе. Чем понятнее будет выгода, тем проще будет подобрать дополнительные стимулы и создать “обертку” для вашего привлекательного предложения.

4. Как измерить результат?

Если вы понимаете свою цель и знаете какое целевое действие должен совершить покупатель, то в общем-то и с осознанием результативности не должно быть сложностей. Есть люди, которые успешность рассылки оценивают исключительно по ключевым показателям открываемости и кликам на кнопки. Это важно, но не совсем корректно, особенно если целью было, например, регистрация на пробный период, или продажа товара.

Более того, вы же понимаете, что дюжина человек, которые совершили целевое действие при сотне открытых писем, это куда лучше, чем полтысячи открытий и переходов, которые не привели к конверсии.

Вопросы для брифа

Теперь давайте подумаем над десятком самых важных вопросов для вашего брифа:

Какие цели кампании?

Об это мы много сказали выше, но теперь давайте пройдемся по пунктам:

  • Кому вы отправляете? Определение социальной группы (или группы ваших подписчиков) поможет ответить на все остальные вопросы. Это один из самых важных вопросов, с решением которого вам поможет “портрет покупателя”.
  • Какого действия вы ждете от клиента? Определение целевого действия, будь то “перейти на сайт” или “купить этот шкаф” — невероятно важный этап.
  • Когда лучше отправлять сообщение? Когда ваш подписчик будет рад увидеть ваше письмо? В четверг? За 3 дня до праздника? В 19.00? У нас про это есть целая статья — Когда и во сколько лучше всего отправлять письма?
  • Где получатели его прочтут? Это касается как устройства так и географии. Телефон, планшет или компьютер? От этого сильно зависит наполняемость письма. И, опять же, это будет дома, в тишине и спокойствии, или в обеденное время на работе? Ответ на этот во многом зависит от ответа на первый вопрос.
  • На каких языках им будет удобнее всего? Наша платформа, например, позволяет делать одно и то же письмо мультиязычным. Это крутой инструмент для стран вроде Украины (украинский и русский) или Канады (французский и английский).
  • Как вы измеряете успех? Опять же, об этом было выше. Цель должна быть понятная, конкретная и достижимая. Если она будет правильно сформулирована, то и метрики, позволяющие измерить ее эффективность, будут достаточно очевидные и прозрачные.

Что будет в обязательных полях?

Если спланировать это заранее, потом не придется чесать затылок, выдавливая из себя контент. Казалось бы, такие очевидные штуки, а проблем иногда от них просто огромное количество.

  • От кого? Вежливо представиться — всегда хорошая идея. То, что вы напишите в этом поле, будет отображаться вот тут. Это можно настроить один раз, потом будет подтягиваться. Про то, почему важно это заполнять у нас тоже есть статья.
  • Адрес отправителя. Заполните подтвержденный адрес, с которого будут уходить письма. Также заполняется один раз и потом подтягивается.
  • Адрес для ответа. Заполните тот адрес, который вам будет удобно проверять и с которого вы будете отвечать пользователям на письма. Может отличаться от адреса отправителя и также может быть настроен один раз.
  • Тема письма. Понятная короткая и интригующая тема письма — залог хорошей открываемости писем. Проявите креативность.
  • Предзаголовок. Обязательно заполните это поле, иначе у себя в почте клиент увидит после темы текст первой строки, который, обычно, смотрится достаточно неприглядно.

Ключевые моменты для контента

На этапе брифа не надо прописывать все слово в слово. Хотя, если чувствуете силы, то можно и так.

  • Заголовки и подзаголовки? Заголовок — один из важнейших элементов текста. Именно от него зависит будет кто-то читать что вы пишете или нет. Подумайте о хороших и креативных заголовках и подзаголовках, которые бы максимально передавали дух вашего письма и сразу концентрировали внимание читателя.
  • О чем тексты? Составьте план. Работа с письмом — творческий процесс, который задевает все струны. Приходится быть и менеджером по продажам, и копирайтером и дизайнером и немного верстальщиком, чтобы все получилось максимально классно, так что набросок плана ваших текстов спасет вас в трудный момент.
  • Призыв к действию (СТА). СТА является основным маркетинговым инструментом последние 5000 лет и это тот случай, когда не стоит идти против течения. Качественный призыв к действию побудит пользователя сделать именно то, что вы от него хотите.
  • Графическая составляющая. Если вы заранее придумаете, какие картинки, баннера и анимации вам нужны, у вас не будет потом мыслей вроде “что бы еще прикрепить” и “какая фотка тут лучше”, а это сильно экономит время. Более того, если у вас есть в доступе дизайнер, вы сможете делегировать часть задачи на него и получить классный визуальный контент.

Сделайте мокап

Немного странный совет, но вооружившись карандашом или любым простым графическим редактором, вы сможете сделать набросок письма, который потом очень выручит вас в процессе мучительного воспоминания, какой же блок должен идти следующим.

Попробуйте, мы серьезно 🙂

Как написать письмо, на которое ответят — Секрет фирмы

Геннадий пишет так, будто Ольга заведомо согласна на его предложение. Вместо того, чтобы снабдить Ольгу важной для неё информацией, он напирает на выдающиеся результаты и на уникальную возможность работать в его команде. Его письмо наполнено самолюбованием и дутым величием. Он производит впечатление взбалмошного самодура, и Ольга вряд ли захочет сотрудничать с ним. «Не последний кусок доедаю».

Что сделать Геннадию сначала, чтобы предложение стало интереснее для Ольги:

1. Получить принципиальное согласие.

2. Снабдить нужной информацией.

А уже в следующих письмах:

3. Рассказать о задачах и ожиданиях.

4. Обсудить вопросы оплаты.

И всё это — с бесконечным уважением к адресату, вне зависимости от того, кого мы нанимаем.

В каких мы сейчас отношениях? Геннадий хочет чего-то от Ольги (раз он ей написал). Судя по письму, Ольга нигде не заявляла, что ищет работу, — иначе Геннадий бы об этом сказал. Похоже, что это холодное письмо.

В холодном письме не стоит давить. Наоборот: на первом этапе, нужно дать Ольге повод продолжить с нами разговор. Не грузить её подробностями, не заставлять соглашаться, просто ненавязчиво открыть дверь:

Здравствуйте, Ольга!

Меня зовут Геннадий, я занимаюсь сайтом прямой аренды недвижимости «Жилище». Я нашёл ваше портфолио и контакт на сайте Behance.net: очень понравилась серия иллюстраций с птицами.

Хочу предложить вам рисовать для нашего сайта. Мы хотим сделать первый в России сайт о жилье, который можно будет читать как СМИ. Не шаблонные риелторские фразы, а живой человеческий язык и красота на каждой странице. Для этого нам нужны талантливые художники, и мне кажется, ваш стиль очень подойдёт.

Если вам в целом интересна эта область, дайте знать. Буду рад рассказать подробнее.

Геннадий.

Не важно, что сама Ольга думает о своих работах. Геннадий проявляет к ней максимум доброты: рассказывает, как ему нравятся её работы и почему она подойдёт. Ещё он немного делится миссией своего сайта: чтобы это был живой человеческий сайт о жилище. Если это откликнется в её душе — отлично.

Приятная концовка: «Если это в целом интересно, дайте знать». Не нужно пока ничего решать, просто получаем принципиальное согласие. В ответ на такую доброту не грех и откликнуться.

Если Ольга ответит принципиальным согласием, можно будет рассказать подробнее о её задачах. Вопрос оплаты лучше пока оставить открытым:

Ольга, рад, что вы ответили!

Мы ищем художников, которые будут создавать иллюстрации для наших статей. По плану мы выпускаем четыре статьи в неделю, у нас будет двое художников. Соответственно, мы ожидаем, что художник будет создавать две иллюстрации в неделю.

Примеры иллюстраций, которые нам нужны: https://portfolio.net…

Темы статей мы знаем за неделю. Черновик появляется за пять дней до публикации, чистовик — за день. Согласовывать иллюстрации нужно только с арт-директором.

Самое нудное (на мой взгляд): из каждой иллюстрации нужно делать пять вариантов картинок под разные платформы. Не знаю, насколько это будет проблемой, но наш нынешний художник от этого очень страдает.

Ольга, я плохо представляю, что нужно рассказать в этом случае. Направьте меня? Что бы вам было интересно узнать? Как вам удобно оценить эту работу и обсудить оплату?

Геннадий.

Что хорошего тут происходит: есть фактическая информация, без оценок. Но то место, которое, как мы уже сейчас знаем, вызывает у художников боль, мы проговариваем заранее и с заботой. Мы же не хотим, чтобы Ольга страдала.

В конце мы предлагаем Ольге самой позадавать вопросы, и если ей всё понятно — направить её в сторону оплаты. И заметьте, нигде нет самолюбования.

Наконец, оплата. Всё прекрасно, если Ольга назвала сумму, которая нам подойдёт:

Ольга, это нам подходит!

Я попрошу нашего ответственного секретаря Анну Лесных организовать для вас процесс оплаты. Она свяжется с вами, чтобы уточнить подробности.

Предлагаю встретиться с командой лично или в «Скайпе», чтобы познакомиться, прежде чем вы приступите к работе. Мы работаем на «Арме», это ст. м. «Курская». Как вам будет удобно?

Другое дело, если Ольга заломила цену в несколько раз выше, чем мы ожидали. Как не скатиться в торговлю и не обидеть её как профессионала?

1. Честно изложить свои ожидания, не давая никаких оценок. Не говорить «Ничего себе у вас цены» или «Это выше рынка». Просто мы к этой цене не готовы. Так и говорим: «Мы готовы платить столько-то». Можно сказать «Для нас это дорого» — ключевое слово «для нас». Тут нечего стесняться: в вопросах денег нет ничего стыдного.

2. Показываем право Ольги нам отказать. Это право действительно есть, Ольга могла вообще не читать наше письмо, и тем более она сейчас не обязана соглашаться на наши условия оплаты.

3. Делаем шаг навстречу: думаем, как сделать эту работу для Ольги выгоднее. Причём мы не спрашиваем у Ольги, как ей было бы выгоднее, — она ведь назвала свою цену. Мы сами делаем ей шаг навстречу: вот, мы подумали, как бы сделать это для вас выгодно.

4. Оставляем дверь открытой. Нет такого, что либо Ольга соглашается на наши условия, либо нет. Вот она назвала цену. Мы говорим что-то в ответ. Теперь слово за ней. Мы хотим сделать ей хорошо, но не можем дать ей столько денег. Мы делаем шаг навстречу. Может быть, она сделает шаг навстречу нам.

Обычно, когда делаешь шаг навстречу, собеседник тоже его делает.

Неформальное письмо на английском

Несмотря на то, что мессенджеры вошли в нашу жизнь, как нечто само собой разумеющееся и отправить сообщение близким можно в любой момент, остаются случаи, когда мы пишем письма не по работе, а друзьям и знакомым. В таком случае тон письма будет легким и непринужденным, мы сможем использовать аббревиатуры, смайлы и сокращения. 

То есть стиль таких имейлов будет неформальным и мы будем писать informal letter на английском языке.

Если все же вам нужно написать формальное или деловое письмо, прочитайте мою предыдущую статью «Как написать деловое письмо на английском». 

А теперь давайте разберемся, что  же отличает неформальное письмо от формального?

    1.    Not always full sentences — не всегда полные предложения
Been there 2!  Вместо I have been there too.
    2.    Contractions — сокращения
Ive seen ppl like these before — вместо — I have seen people like these before
    3.    Abbreviations — аббревиатуры
OMG! U can’t b 4 real! — что означает: Oh my god! You can not be talking for real!

Пожалуй, это список самых популярных аббревиатур, которые можно увидеть в сообщениях и в письмах:

  • ASAP — as soon as possible
  • AFAIK — as far as i know
  • AKA — also known as
  •  B4 — before
  • Btw — by the way
  •  BK — because
  • IDK — I don“t know
  • IMO — In my opinion
  • EOD — end of day
  • LOL — laughting out loud
  • OMG — oh my god
  • TTYL — talk to you later
  • HAND — have a nice day
  • TNX — thanks
  •  FYI  — for your information
  • PS — posstscript
  • Y/N — yes or no

По этой ссылке abbreviations. com — вы найдете еще множество аббревиатур для разных сфер жизни и сможете расшифровать любую непонятную, вбив ее в строку поиска на сайте.

  1. Lack of transition words — использование транзитивных слов типа however, moreover, nevetheless мы оставляем для формальных имейлов, в неформальных их использование не обязательное.
  2. More like a text — имейл больше напоминает текстовое сообщение.
  3. Lack of punctuation — меньше пунктуации.

В отличии от формального письма, где каждая запятая важна, в неформальном можно не перечитывать правила правописания перед отправкой письма.

  1. Informal greetings and sign-offs — неформальное приветствие и прощание.
    Hey you, whats up! Cya, Greetings! Заменяют Dear, …..best regards, Sincerely…

Чтобы больше разобраться в разнице между формальными и неформальными имейлами посмотрите это видео:  


Если у вас есть учетная запись Google и вы вошли в свой почтовый ящик Gmail, вы готовы отправлять или получать электронные письма. Если вы хотите отправить кому-то электронное письмо, вам следует использовать ссылку «Написать письмо», доступную в вашем Gmail. Помимо использования других функций, вы также можете отформатировать свое сообщение несколькими способами, чтобы оно выглядело хорошо для глаз получателя.

Вот как можно составить сообщение электронной почты —

  1. Войдите в свой Gmail.
  2. Чтобы написать новое сообщение электронной почты, щелкните ссылку «Написать письмо».
  3. Напишите адрес электронной почты получателя в поле Кому.
  4. Копия или скрытая копия сообщения электронной почты с помощью функций «Добавить копию» и «Скрытая копия».
  5. Введите тему сообщения, которое вы хотите создать.
  6. Щелкните ссылку «Прикрепить файл», чтобы прикрепить документ.
  7. Теперь напишите тело сообщения.
  8. Отформатируйте текст в соответствии с требованиями, используя строку меню выше.
  9. Нажмите кнопку «Отменить», если вы не хотите отправлять сообщение.
  10. Или нажмите кнопку «Отправить», чтобы отправить электронное письмо.

Вот как вы можете создать новое сообщение электронной почты в Gmail. Как только вы нажмете кнопку «Отправить», при условии, что все остальное в порядке, ваше электронное сообщение будет отправлено мгновенно. Вы также получите это подтверждающее сообщение — Ваше сообщение отправлено.

Автор:

Команда Pickaweb В

Pickaweb есть все необходимое, чтобы вывести свой бизнес в онлайн.(Веб-хостинг, домены, конструктор сайтов, WordPress и многое другое). Мы доступны 24×7 через чат. Узнайте больше о нас на https://www.pickaweb.co.uk

Как написать письмо в Gmail? (с изображениями) Что такое электронная почта?

Написать письмо в Gmail очень просто. Многие из нас могут делать это регулярно. Но те, кто только что создал учетную запись в Gmail и являются новыми пользователями Gmail, могут столкнуться с некоторыми трудностями при этом. В этой статье мы обсудим шаги по созданию электронного письма в Gmail.Но, прежде чем составлять электронное письмо, давайте сделаем обзор термина «электронная почта».

Что такое электронная почта?

Электронная почта — это короткая форма электронной почты . Сообщение, которое подготовлено на компьютере и передано двум клиентам через Интернет, — это электронное письмо . Электронная почта может быть текстовым сообщением, фотографиями, файлами, видео или любым другим вложением.

Для отправки и получения электронной почты необходимо иметь адрес электронной почты. Чтобы иметь адрес электронной почты, необходимо иметь учетную запись на определенном веб-сайте.Сегодня многие веб-сайты предоставляют услуги обмена электронными письмами, но одним из лучших является Gmail.

шагов по составлению электронного письма в Gmail:

Шаг 1: Чтобы создать электронное письмо в Gmail, сначала вам нужно войти в в свою учетную запись Gmail.

Шаг 2 : При входе в свою учетную запись в левой части портала вы найдете кнопку Написать . Нажмите эту кнопку «Написать».

Шаг 3 : Появится окно Новое сообщение , как вы можете видеть на изображении ниже.Здесь первое поле — «Кому», где мы должны заполнить адреса электронной почты людей, которым мы хотим отправить почту. Мы можем отправлять почту нескольким получателям одновременно, добавляя несколько идентификаторов электронной почты в поля To, Cc и Bcc , разделенные запятой, в настоящее время добавление пробела также работает.

Что ж, у нас есть еще два поля рядом с «Кому»: «Копия» и «Скрытая копия». Чтобы открыть это поле, щелкните по ним один за другим и введите адреса электронной почты людей.

Давайте проясним нашу концепцию относительно «Кому, Копия и Скрытая копия».

Кому : В этом поле мы помещаем те адреса электронной почты, которым мы фактически отправляем почту. Все получатели, включая «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», могут видеть записи в поле «Кому» своего полученного письма.

Cc : Полная форма — Копия . В это поле мы помещаем те адреса электронной почты, которым мы просто хотим сообщить о письме и его получателях. Все получатели, включая «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», могут видеть записи в поле «Копия».

Bcc : Его полная форма — Слепая копия .В это поле мы помещаем те адреса электронной почты, которым мы просто хотим сообщить о письме и его получателях. Но вы не хотите, чтобы другие получатели письма знали об этом. Это означает, что ни один получатель не может видеть записи полей скрытой копии, даже другие получатели скрытой копии.

Шаг 4 : На этом шаге вам нужно указать Тема , которая дает точное описание вашей почты. Текст в поле «Тема» отображается в папке «Входящие» получателя.

Не оставляйте поле «Тема» пустым, так как это непрофессиональный способ отправки почты, и даже есть вероятность, что ваша почта будет отфильтрована в ящике для спама получателя.

Шаг 5 : Введите свой адрес электронной почты под полем «Тема», он также называется телом сообщения . Фактическая информация, которую вы хотите отправить получателям, написана здесь.

Вы также можете отформатировать свой почтовый текст, используя опцию Форматировать кнопку ( A ) рядом с кнопкой Отправить внизу. Он позволяет вам отменять, повторять, изменять стиль шрифта, увеличивать или уменьшать размер шрифта, делать текст жирным, курсивом, подчеркивать текст, изменять цвет текста.

Вы можете добавлять маркеры в текст, изменять отступ текста, а также настраивать выравнивание текста.

Шаг 6 : Вместе с текстовым сообщением вы можете прикрепить документы, фотографии, видео, файлы или папки с помощью кнопки Прикрепить файлы , как вы можете видеть на изображении ниже. Вы также можете вставить ссылку или смайлик в текст письма.

Вы можете сделать вашу почту конфиденциальной, нажав кнопку конфиденциального режима .

Появится диалоговое окно конфиденциального режима. Здесь вы можете регулировать дату истечения срока действия вашей почты, а во-вторых, вы должны выбрать, использовать ли SMS-код доступа или нет.

При выборе Без кода доступа для SMS получатели Gmail могут открыть его напрямую, в то время как другие получатели получат электронное письмо с кодом доступа.

При выборе Код доступа SMS все получатели получат текстовое сообщение с кодом доступа на свой номер телефона.

Шаг 7 : После составления письма просто отправьте сообщение с помощью кнопки Отправить . Вы также можете запланировать время для отправки письма. Для планирования времени отправки почты щелкните стрелку вниз на кнопке «Отправить», затем щелкните Расписание отправки .

A Откроется диалоговое окно «Расписание отправки ». Вы можете просто выбрать дату и время, указанные в поле, или выбрать дату и время самостоятельно.

A Выберите дату и время. Появится окно , укажите дату и время и нажмите Расписание отправки .Электронное письмо будет отправлено в назначенное время автоматически.

После того, как вы отправите письмо, в крайнем левом углу внизу экрана отобразится сообщение « Сообщение отправлено », подтверждающее, что ваше сообщение было отправлено.

Итак, это все о том, как вы можете написать письмо в Gmail. Надеюсь, содержание будет полезным. Продолжай читать.

Создавайте электронные письма и отвечайте на них в папке входящих разговоров

После того, как вы настроите свой почтовый ящик для разговоров и подключите адрес электронной почты группы к почтовому ящику, узнайте, как отправлять электронные письма своим контактам прямо из почтового ящика.

Если вы используете мобильное приложение HubSpot, узнайте, как отвечать на электронные письма с помощью разговоров на мобильном устройстве.

Обратите внимание: , если вы не можете ответить в ветке, убедитесь, что вы являетесь членом команды в настройках папки «Входящие». Когда почтовый ящик виден только определенным пользователям и командам, только выбранные пользователи и группы могут просматривать входящие разговоры и отвечать на них. Пользователи с разрешениями Account Access или Super admin могут просматривать любые разговоры в папке входящих сообщений на портале, но не могут выполнять действия в папке входящих сообщений, например отвечать в цепочке, если они не добавлены в качестве члена группы.

Написать письмо

Напишите электронное письмо в папке «Входящие», чтобы начать разговор со своими контактами.

  • В своей учетной записи HubSpot перейдите к Беседы > Входящие .
  • В левом верхнем углу нажмите Написать .

  • Во всплывающем окне справа внизу:
    • Щелкните раскрывающееся меню с по и найдите имя контакта .
    • Щелкните раскрывающееся меню « Из », чтобы отправить сообщение с адреса электронной почты другой подключенной группы.
    • В поле Тема введите тему строку.
  • Щелкните Отправить . Исходящее электронное письмо будет записано в контактную запись получателя.

Исходящую электронную почту можно просмотреть в представлении Отправлено в папке «Входящие» разговоров. Если вы включили какие-либо вложения в исходящее электронное письмо, вложения также будут записаны на шкалу времени записи.

Ответить на переписку по электронной почте

Отвечайте на любые сообщения, отправленные на адрес электронной почты вашей группы в папке «Входящие». Новая контактная запись будет создана для любых входящих сообщений, если контактная запись, использующая этот адрес электронной почты, еще не существует.

Обратите внимание: , если входящее сообщение электронной почты не отображается в папке входящих разговоров, проверьте папку СПАМ или НЕДОСТАТК своей учетной записи электронной почты Office 365. Электронные письма, отправленные в папку «СПАМ» или «НЕДОСТАТОЧНО» в папке «Входящие» Office 365, не будут отображаться в папке «Входящие» разговоров.

  • В своей учетной записи HubSpot перейдите к Беседы > Входящие .
  • На левой панели щелкните цепочку сообщений электронной почты , чтобы открыть ее.
  • Если вам назначено платное место Service Hub и есть другие пользователи, уже отвечающие посетителю или просматривающие ветку, их аватар появится в редакторе ответов, а индикатор ввода укажет, что они активно отвечают. Вам следует открыть еще один неназначенный разговор.

  • Просмотрите ответ по электронной почте. Если размер сообщения электронной почты превышает 100 КБ, прокрутите ветку вниз и щелкните Просмотреть все сообщение , чтобы открыть полное сообщение электронной почты на другой вкладке браузера.
  • В редакторе ответов напишите свой ответ.
    • Используйте значки в нижней части редактора электронной почты, чтобы изменить стиль текста, вставить ссылку, добавить изображение или загрузить файл. Вы также можете перетащить и файлы со своего компьютера в редактор ответов.
    • Чтобы добавить в ответ документ, фрагмент, ссылку на собрание, статью базы знаний, цитату или видео, нажмите Вставить .
  • Когда вы закончите с сообщением, нажмите Отправить .
  • Если вам нужны дополнительные получатели CC или BCC, добавьте больше получателей в поле To , или измените адрес электронной почты From или управляйте связанными записями, щелкните стрелку влево , чтобы развернуть параметры редактирования.

  • По окончании разговора нажмите «Успешно» Отметить как закрытое в правом верхнем углу.

Вы также можете переназначить беседу, прокомментировать беседу, переместить беседу в другой почтовый ящик, переслать электронное письмо другой команде или позвонить из редактора ответов.Узнайте больше о сотрудничестве с вашей командой во входящих.

Обратите внимание: если вы пересылаете электронные письма в почтовый ящик разговоров, имейте в виду, что электронное письмо со строкой темы, содержащей «FW» или «FWD», будет занесено в запись исходного отправителя. Когда эти префиксы включены в тему письма, HubSpot ищет контактную информацию в исходном письме. HubSpot проверит эту информацию в текстовой версии электронного письма. Подробнее об управлении настройками пересылки.

Входящие

10 советов по написанию профессиональных писем | За кирпичом

Когда ярмарка вакансий закончится, вы, вероятно, выйдете с большим количеством визиток, чем можете сосчитать. Независимо от того, попросят ли вас дать интервью на следующий день или нет, всегда полезно связаться с интересующими вас компаниями.Это позволит вам наладить связи для будущих возможностей! Вот несколько советов и приемов, как написать успешное и содержательное профессиональное письмо:

1. Начните с содержательной строки темы

Независимо от того, разговаривали ли вы с кем-то или просто отправляете электронное письмо человеку, с которым вы надеетесь установить связь, обязательно укажите содержательную строку темы. Не забывайте, чтобы оно было коротким и приятным, но прежде чем писать тему, подумайте о своих намерениях.В теме письма должно быть указано, почему вы обращаетесь к ним. В переполненном почтовом ящике тема может решить, отправит ли человек его прямо в корзину или прочитает.

2. Обращайтесь к ним надлежащим образом

Обычный язык, такой как «Привет», можно отправить коллеге или другу, но для профессиональных запросов это не лучший выбор. С другой стороны, «Уважаемый» слишком формально. Более уместно простое «Привет» или «Привет».

3.Составьте письмо кратко и по делу

Хотя многие профессионалы рады пригласить в свою компанию новых талантливых студентов, они также очень заняты. Их почтовые ящики будут переполнены сообщениями, особенно после ярмарки вакансий. Лучше всего, чтобы они ответили, сделайте заметку короткой.

4. Упростите чтение

Добавляйте отступы или пробелы между абзацами для облегчения чтения и беглого бега. Кроме того, храните самую важную информацию в начале каждого абзаца, чтобы они могли распознать ваши самые важные моменты.

5. Не используйте сленг

Профессиональные электронные письма требуют определенного уровня формального языка. Не используйте сленг или смайлики. Кроме того, выберите простой шрифт и не добавляйте слишком много цветов, если они вообще есть.

6. Будьте добры и благодарны

Всегда будьте добры и дружелюбны. Помните, они делают вам большую услугу. Как правило, они очень заняты, и приятно с их стороны находить время, чтобы поговорить со студентами на ярмарке вакансий или даже прочитать и ответить на электронное письмо.

7. Будьте харизматичны

Постарайтесь выделиться. Когда вы пишете электронное письмо, не переусердствуйте и не переусердствуйте. Однако немного остроумия никому не повредит. Не бойтесь проявить свою индивидуальность!

8. Поднимите баллы в предыдущем разговоре

Если у вас была возможность поговорить с ними на ярмарке вакансий, попробуйте упомянуть то, о чем вы говорили, что могло быть уникальным. Скорее всего, у этого человека было много подобных разговоров со многими другими детьми.Все, что вы можете сказать, что поможет им вспомнить о вас, ценно.

9. Перечитайте письмо

.

Даже когда вы пишете быстрые и короткие электронные письма, в них легко могут быть ошибки. Небольшие грамматические ошибки могут повлиять на мнение профессионала о вас или сломать его. Перечитайте свое электронное письмо перед отправкой, чтобы избежать ошибок.

10. Используйте соответствующую подпись

Два подходящих доводчика — «С уважением» и «Спасибо». Не забудьте добавить свое имя после выбора доводчика.А еще лучше установите автоматическую подпись, чтобы она всегда отображалась внизу ваших писем, несмотря ни на что.

Следуйте этим простым советам, и вы будете готовы отправлять сообщения и благодарственные письма как профессионал. Удачи всем на ярмарке вакансий!


Помечено: признакам

Как составлять и отправлять электронные письма в Outlook 2019

Тело: Outlook не маркирует тело сообщения, но большое текстовое поле под темой является телом электронного письма.

В верхней части нового окна электронной почты вы увидите несколько кнопок, которые добавляют в письмо файлы, подписи и свойства.

Вы можете ввести адрес электронной почты в текстовое поле «Кому», но нажатие кнопки «Кому» откроет ваш список контактов.

(адресная книга Outlook)

На изображении выше вы можете видеть текстовое поле для поиска контактов. Вы можете использовать расширенный поиск, чтобы использовать другие свойства контакта.Если у вас есть несколько адресных книг, хранящихся в Outlook, вы можете выбрать ту, в которой хотите выполнить поиск, из раскрывающегося списка «Адресная книга». Поскольку Outlook позволяет подключаться к нескольким учетным записям электронной почты, у вас может быть адресная книга для каждой учетной записи.

Каждый адрес получателя должен быть разделен точкой с запятой (;). Если вы используете функцию адресной книги и добавляете нескольких получателей электронной почты, эта функция автоматически добавит точку с запятой.

В окне контактов обратите внимание на то, что есть опция BCC.BCC расшифровывается как «слепая копия». Любой адрес электронной почты в текстовом поле CC будет показан всем получателям. Когда вы добавляете адрес в текстовое поле BCC, все остальные получатели не могут видеть адреса BCC. Этот вариант удобен, если вы хотите отправить сообщение нескольким получателям, но не хотите, чтобы они видели все адреса электронной почты в вашей адресной книге.

К сообщениям электронной почты обычно добавляют файлы. Вы можете добавить вложение, используя функцию «Включить».

(включить вложение в сообщение электронной почты)

Вы можете прикрепить к сообщению электронной почты любой файл, нажав кнопку «Прикрепить файл».Параметры прикрепления файлов находятся в разделе «Включить» на вкладке «Главная». К сообщению можно прикрепить файл любого типа, но многие корпоративные и индивидуальные почтовые службы имеют фильтры для блокировки вредоносного содержимого. Например, файл .exe — это исполняемый файл, который запускает код на локальном компьютере. Никогда не следует запускать exe-файл от ненадежного отправителя, и даже отправитель, который прикрепляет exe-файл, должен вызывать подозрение. Многие поставщики услуг электронной почты, включая Gmail, блокируют отправку этих файлов получателю. Вместо того, чтобы прикреплять исполняемый файл, лучше загрузить файл в место хранения, такое как Google Диск или DropBox, и отправить ссылку на это место в теле письма. Это гораздо более безопасный способ передачи исполняемых файлов в сообщениях электронной почты.

Подписи важны в электронной почте, особенно если вы отправляете сообщения как сотрудник. Вы также можете использовать подпись, если у вас есть собственный бизнес или вам нужно оставить информацию внизу сообщения, чтобы указать, что это профессиональная, личная информация.Если вы когда-либо открывали электронное письмо, отправленное из корпоративной учетной записи в Outlook, вы, вероятно, видели подпись с логотипом, именем отправителя и несколькими ссылками в социальных сетях, которые указывают на учетные записи отправителя. Это подпись, настроенная в Outlook.

Чтобы настроить подпись, нажмите кнопку «Подпись». Откроется окно, в котором вы можете настроить собственную подпись.

(окно Outlook для настройки подписи электронной почты)

Одним из преимуществ Outlook по сравнению с другими почтовыми клиентами конкурентов является его способность позволять пользователям создавать креативные шрифты, цвета, изображения и другой богатый контент в электронных письмах. Обратите внимание, что то же самое можно сделать с подписью электронной почты. В разделе «Редактировать подпись» вы можете создать подпись электронной почты, которая содержит визитную карточку, логотип и любой форматированный текст по вашему выбору.

Если у вас несколько учетных записей электронной почты, вам может потребоваться несколько подписей электронной почты. Вы можете хранить любое количество этих подписей в Outlook. Когда вы сохраняете подпись, вы назначаете ее учетной записи. Вы устанавливаете этот параметр в разделе «Подпись по умолчанию» для каждой учетной записи электронной почты. Для каждой созданной подписи она будет отображаться в разделе «Выберите подпись для редактирования».Если вам когда-нибудь понадобится изменить подпись, выберите ее в этом разделе, и она отобразится в разделе «Изменить подпись». Затем вы можете внести необходимые изменения.

Добавление тегов к электронному письму и его отправка

Перед отправкой электронного письма вы можете пометить его настройкой важности. Эта важность может быть просто продолжением или высокой важностью, чтобы получатель знал, что ее нужно прочитать немедленно.

(теги электронной почты)

Теги отображаются в клиентском приложении получателя, чтобы сообщить им, является ли сообщение важным.Некоторые отправители злоупотребляют этими настройками, поэтому вам следует использовать их только в том случае, если сообщение действительно критическое.

После того, как вы настроите свое сообщение и будете готовы его отправить, просто нажмите кнопку «Отправить» в окне Outlook. Отправив сообщение, вы не сможете его забрать, поэтому убедитесь, что вы действительно готовы его отправить. Вычитайте его, проверьте на наличие орфографических ошибок и убедитесь, что каждый получатель в списке должен получить сообщение. После нажатия кнопки «Отправить» Outlook отправляет ваше сообщение с использованием параметров сервера исходящей почты, заданных в настройках вашей почты.

Что означает «Написать в Gmail»?

Последнее обновление 28 июля 2017 г.

Если вам интересно, как составить электронное письмо в Gmail довольно просто. Для этого вы можете использовать большую кнопку создания сообщения в верхнем левом углу экрана.

Gmail, вероятно, является одним из наиболее часто используемых в настоящее время почтовых сервисов. С более чем 1 миллиардом пользователей это самый простой и популярный сервис для электронной почты. Если у вас возникли проблемы с составлением сообщения в Gmail, вы можете воспользоваться этой статьей, чтобы узнать порядок действий.

Как составлять электронные письма в Gmail

ШАГ № 1 : Войдите в свою учетную запись Gmail с правильными учетными данными. Если у вас еще нет учетной записи Gmail, вы можете использовать форму регистрации на ее веб-сайте, чтобы создать учетную запись.

ШАГ №2 : Найдите в верхнем левом углу экрана большую кнопку НАПИСАТЬ.

ШАГ № 3 : После нажатия кнопки «СОЗДАТЬ» в правом нижнем углу экрана появится небольшое окно «Новое сообщение».

В этом окне вы можете ввести адрес электронной почты, указать получателей вместе с вложениями для получателей. В Gmail есть четыре основных поля, в которые вы можете поместить информацию о своей электронной почте.

Кому : введите здесь адрес электронной почты получателя. Вы также можете указать несколько адресов электронной почты, разделенных пробелами. Gmail автоматически распознает их как разные адреса электронной почты.

Cc : Cc означает Carbon Copy. Если вы хотите отправить копию отправленного письма другим людям, а не получателям, вы можете ввести их адреса электронной почты в это поле.

Bcc : Bcc — это слепая копия. Он похож на Cc с той разницей, что получатель, получающий электронные письма через него, не увидит список других людей, которые получат это письмо.

Тема : В этом поле вы можете написать однострочное предложение, объясняющее, о чем ваш адрес электронной почты. Это сделано для того, чтобы получатели вашего электронного письма могли быстро сообщить о его содержании, чтобы они не копались в каждом полученном электронном письме.

Содержимое : это последнее нижнее поле в окне «Новое сообщение».Вы можете написать все, что хотите сказать получателю этого письма. По сути, это тело сообщения.

ШАГ №4 (Необязательно) : При желании вы также можете прикрепить к электронной почте такие файлы, как документы, PDF-файлы и изображения. Gmail по умолчанию поддерживает вложения размером до 50 МБ. Если вы хотите отправлять файлы еще большего размера, вы можете использовать Google Диск для хранения файлов и отправки их ссылок для скачивания получателям.

Зайдите на Gmail.com и напишите свое первое письмо прямо сейчас.

Страница не найдена

Моя библиотека

раз
    • Моя библиотека
    «» Настройки файлов cookie .

    Leave a comment