Сохранение и открытие документов в Word

4. 1. Сохранение документа

Для уменьшения вероятности потери большого количества информации, в случае сбоя программы или отключения электрического питания, необходимо после введения пер­вой фразы текста сохранить документ по необходимому адресу, включить и настроить ре­жим Автосохранения (по умолчанию 10 минут): вкладка Файл — команда Параметры в окне Параметры Word вкладка Сохранение установить флажок и нужное время.

Для сохранения документа необходимо:

• в открывшемся диалоговом окне Сохранение документа (рис. 9) создать свою файловую структуру или, если она уже создана, указать путь сохранения: Диск С: или D

  : или папку Мои документы\подпапку: Группа №\подпапку: Фамилия\подпапку: Тексты.

Для создания файловой структуры необходимо:

• используя кнопки « или в окне вы­брать в раскрывающемся спискеДиск С: или D:или папку Мои документы, щелкнув по ней мышью;

Рисунок 9. Окно сохранения документа

• создать подпапку под номером своей группы, нажав кнопку Новая папка;

• ввести в окно Имя файла, новое имя: Группа №…;

• открыть папку;

• далее аналогично создать подпапку под своей фамилией;

• ввести в окно Имя файла новое имя файла — Текст 1.doc, щелкнув предвари­тельно в этом окне мышью;

• выбрать в окне Тип файла;

• нажать кнопку Сохранить;

• закрыть окно Word, нажав на кнопку Закрыть, в строке заголовка окна.

2. Открытие документа

Запустить текстовый редактор Word и открыть файл Текст 1.doc, для чего:

• вызвать команду Открыть на вкладке Файл;

• в открывшемся диалоговом окне Открытие документа нажать на кнопку и выбрать в выпавшем на вкладке необходимый диск или папкуМои документы, щелкнув по ним мышью;

• открыть подпапку Группа №… двойным щелчком мыши, установив кур­сор на значке папки;

• открыть подпапку под своей Фамилией двойным щелчком мыши, устано­вив курсор на значке папки;

• открыть подпапку Тексты двойным щелчком мыши, установив курсор на значке папки;

• выделить в окне имя файла — Текст 1.doc, щелкнув в нем мышью;

• нажать кнопку Открыть.

Задание 4

Введите в открытый документ новый абзац:

Для сохранения файла на старом месте под старым именем используется команда Сохранить, под другим именем на новом месте — команда Сохранить как на вкладке Файл.

3. Сохранение документа под другим именем в другом месте

Для сохранения документа под другим именем используется команда Сохранить как на вкладке Файл, при этом необходимо указать новый путь сохранения или создать новую файловую структуру.

Для сохранения документа на диске D:\папка: Группа №…\подпапка: Фамилия\подпапка: Тексты необходимо:

• в открывшемся диалоговом окне Сохранение документа указать новый путь сохранения документа: нажать на кнопку и открыть в раскрывшемся списке дискD:, щелкнув по нему мышью;

• создать подпапку Группа №

  …, открыть ее двойным щелчком мыши, установив курсор на значке папки;

• создать подпапку Фамилия, например Иванов, открыть ее двойным щелчком мыши, установив курсор на значке папки;

• создать подпапку Тексты, открыть ее двойным щелчком мыши, устано­вив курсор на значке папки;

• щелкнуть в окне Имя файла мышью и ввести новое имя файла — Текст 2.doc;

• нажать кнопку Сохранить.

Примечание: возможно сохранение документа Word в других форматах, кото­рые указаны в списке Тип файла:

1. Веб-страница — сохранение документа в формате HTML для публикации во всемирной паутине – WWW;

2. Текст в формате RTF – сохранение документа в формате при­годном для чтения ранними версиями Word.

Сохранение, создание резервной копии и восстановление файла в Microsoft Office

По умолчанию, если вы вошли в приложение, файлы сохраняются в OneDrive. Если вы хотите сохранить текущий файл в другом месте, щелкните раскрывающийся список Расположение , чтобы просмотреть дополнительные места, в которых они используются. Если нужное расположение отсутствует, вы можете открыть окно «сохранение в полном формате», выбрав пункт Дополнительные параметры сохранения

.

Совет: Если сохранить файл в OneDrive или SharePoint, Автосохранениебудет включено по умолчанию, поэтому вам не нужно запоминать о том, что нужно сохранить при переходе.

Если вы хотите изменить расположение по умолчанию для этих сохраненных папок в одной из последних использовавшихся, выберите в раскрывающемся списке Расположение правой кнопкой мыши расположение папки, которую вы хотите использовать по умолчанию, а затем нажмите кнопку

использовать. 

Если вы хотите сохранить данные в месте, отличном от недавно использованных папок, выберите пункт другие расположения. Если вы еще не получили это обновление, приложения Office продолжат использовать меню «файл» для сохранения.

Советы: 

• Вы также можете нажать клавишу F12 или выбрать

  файл > Сохранить как , чтобы открыть меню файл.

• Если вы используете сочетания клавиш при закрытии документа, например ALT + F4, вы можете быстро выбрать «не сохранять» файл с помощью сочетания клавиш для этой кнопки (ALT + N).

Сохранение копии как нового файла («Сохранить как»)

Совет: Если вы собираетесь создать новый файл на основе существующего файла, но хотите, чтобы изменения сохранялись только в новом файле, рекомендуется сохранить копию , прежде чем вносить изменения. Таким образом, исходный файл останется без изменений, а все изменения будут сохранены в новой копии. Вы также можете щелкнуть исходный файл правой кнопкой мыши и выбрать команду

Открыть копию.

1. Нажмите клавишу F12 или на вкладке Файл выберите команду Сохранить как.

2. По умолчанию Office сохраняет копию в том же расположении, что и исходный файл. Если текущее расположение вам подходит, перейдите к шагу 3. Если вы хотите сохранить копию в другом расположении, выберите его на этом этапе.

   Расположение	Описание
   Сайты — [название вашей компании]	Библиотеки документов SharePoint или групп Office 365
   OneDrive — [название вашей компании]	OneDrive для бизнеса
   OneDrive — личное	OneDrive для пользователей с учетной записью Майкрософт
   Этот компьютер	Локальное устройство, включая все подключенные жесткие диски и устройства флэш-памяти
   Обзор	Откроется проводник, и вы сможете перейти к любому расположению на компьютере.

3. Укажите имя новой копии и нажмите Сохранить.

Исходный файл закроется, а вы продолжите работу над его новой копией.

Совет: если вы часто создаете новые файлы на основе существующих, возможно, вам будут полезны шаблоны, которые упрощают процесс и делают его более безопасным. Дополнительные сведения см. в статье Создание шаблона.

Сохранение файла в другом формате

Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, вы можете сохранить Word документ в формате RTF или в Excel книге в виде CSV-файла со значениями, разделенными запятыми.

Важно: Если вы сохраняете файл Office в формате, отличном от формата Open XML (например,. DOCX,. XLSX или. PPTX) некоторые связанные возможности и современные функции, такие как Автосохранениеили Специальные возможности, не работают с этим файлом.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Нажмите кнопку Сохранить как.

3. Выберите расположение файла, например OneDrive или «Этот компьютер», в котором нужно сохранить файл.

4. В поле Имя файла введите новое имя файла.

5. В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат RTF, Word 97-2003 (doc), «веб-страница» (HTM или HTML) или разделитель (CSV).

   

   Дополнительные сведения о том, как сохранять файлы в формате PDF или XPS (XPS), можно найти в разделе Сохранение или преобразование в формат PDF или XPS.

6. Нажмите кнопку Сохранить.

Резервное копирование и восстановление файлов

Создание резервной копии и восстановление файлов зависит от того, где и когда вы сохранили их. Чтобы узнать больше о возможностях, в том числе о том, какие версии Office поддерживают эту функцию, выберите ее название в таблице ниже.

Сохранено в OneDrive

Возможности

Автосохранение Функция автосохранения автоматически сохраняет файл, если файл хранится в OneDrive или SharePoint Online.

Журнал версий Журнал версий позволяет просматривать и восстанавливать предыдущие версии файлов, которые хранятся в OneDrive или SharePoint Online.

Создание резервной копии с помощью OneDrive На компьютере с Windows вы можете создавать резервные копии рабочего стола, документов и изображений с помощью OneDrive резервного копирования папок ПК. Вы также можете просмотреть файлы, сохраненные в OneDrive, по умолчанию в Windows 10.

Восстановление OneDrive (только для подписки) Если вы не хотите, чтобы файлы OneDrive удалялись, переписаны, повреждены или заражены вредоносными программами, вы можете в прошлый раз восстановить все OneDrive.

Восстановление удаленных файлов и папок в OneDrive Вы можете восстановить файлы и папки, которые вы удалили из OneDrive.

Сохранено на устройстве

Если функция автовосстановления включена и файл закрывается неожиданно, при следующем запуске приложения Office откроется восстановление документов. Кроме того, вы можете восстановить более раннюю версию файла Office.

Важно: Несмотря на то, что функция автовосстановления включена, вы должны постоянно сохранять файл во время работы над ним, чтобы избежать потери данных из-за непредвиденных сбоев электросети или другой проблемы.

В Office 2016 вы можете сохранить копию как новый файл, сохранить файл в другом формате или в другом расположении.

Сохранение копии как нового файла («Сохранить как»)

Совет: если вы собираетесь создать новый файл на основе существующего, но сохранить изменения только в новом, перед их внесением рекомендуем использовать команду «Сохранить как». Таким образом, исходный файл останется без изменений, а все изменения будут сохранены в новой копии.

1. Нажмите клавишу F12 или на вкладке Файл выберите команду Сохранить как.

2. По умолчанию Office сохраняет копию в том же расположении, что и исходный файл. Если вы хотите сохранить копию в другом расположении, выберите его на этом этапе. Если текущее расположение вам подходит, перейдите к шагу 3.

3. Укажите имя новой копии и нажмите Сохранить.

Исходный файл закроется, а вы продолжите работу над его новой копией.

Совет: если вы часто создаете новые файлы на основе существующих, возможно, вам будут полезны шаблоны, которые упрощают процесс и делают его более безопасным. Дополнительные сведения см. в статье Создание шаблона.

Выбор другого расположения для сохранения файла

Сохраняя файл или его копию, как описано выше, можно выбрать другое расположение.

1. Выберите облачное хранилище, веб-сайт или папку на устройстве, где вы хотите сохранить файл.

   Расположение	Описание
   Сайты — [название вашей компании]	Библиотеки документов SharePoint или групп Office 365
   OneDrive — [название вашей компании]	OneDrive для бизнеса
   OneDrive — личное	OneDrive для пользователей с учетной записью Майкрософт
   Этот компьютер	Локальное устройство, включая все подключенные жесткие диски и устройства флэш-памяти
   Обзор	Откроется проводник, и вы сможете перейти к любому расположению на компьютере.

2. Выберите папку в списке Последние папки, а если в нем отсутствует нужное расположение, нажмите кнопку Обзор.

3. Проверьте имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

Сохранение файла в другом или старом формате

Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, может потребоваться сохранить документ Word 2016 в формате RTF, а книгу Excel — в формате CSV.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Выберите команду Сохранить как.

3. Выберите расположение файла, например OneDrive или «Этот компьютер», в котором нужно сохранить файл.

4. В поле Имя файла введите новое имя файла.

5. В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат RTF, Word 97-2003 (doc), «веб-страница» (HTM или HTML) или разделитель (CSV).

   

6. Нажмите кнопку Сохранить.

Сохраните копию файла или выберите другое расположение в Office 2013.

1. Выберите облачное хранилище, веб-сайт или папку на устройстве, где вы хотите сохранить файл.

   Расположение	Описание
   Сайты — [название вашей компании]	Библиотеки документов SharePoint Server 2013 или предыдущих версий
   OneDrive — [название вашей компании]	OneDrive для бизнеса
   OneDrive — личное	OneDrive для пользователей через вашу учетную запись Microsoft
   Другие места в Интернете	Другие веб-сайты, на которых у вас есть доступ к хранилищу файлов.
   Компьютер	Локальное устройство

2. Выберите папку в списке Последние папки, а если в нем отсутствует нужное расположение, нажмите кнопку Обзор.

3. Проверьте имя файла и нажмите кнопку Сохранить.

При использовании диалогового окна Сохранение документа можно также сохранить файл в новом расположении с помощью области навигации.

1. В адресной строке выберите или укажите путь к папке.

2. Для быстрого просмотра часто используемых папок используйте область навигации.

3. Нажмите кнопку со стрелкой, чтобы отобразить остальные типы файлов.

Кроме того, с помощью диалогового окна Сохранение документа можно переименовать файл или изменить его расположение, выбрав другую папку.

Файл можно сохранить в другом формате, чтобы его можно было открыть в другом приложении или в более ранней версии используемого приложения. Например, вы можете сохранить Word документ в формате RTF или в Excel книге в виде CSV-файла со значениями, разделенными запятыми.

1. Откройте вкладку Файл.

2. Выберите команду Сохранить как.

3. Выберите расположение файла, например OneDrive или «Этот компьютер», в котором нужно сохранить файл.

4. В поле Имя файла введите новое имя файла.

5. В списке Тип файла выберите формат, в котором требуется сохранить файл. Например, выберите формат «Текст в формате RTF», «Веб-страница» или «CSV (разделители-запятые) (*.csv)».

   

6. Нажмите кнопку Сохранить.

Если вы работаете с Office 2010, вы можете сохранять файлы в форматах предыдущих версий Office, выбирая версию в списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа. Например, документ Word 2010 (DOCX) можно сохранить в формате 97–2003 (DOC).

Примечания: 

• Office 2010 по-прежнему использует форматы файлов, основанные на XML, например DOCX, XLSX и PPTX, которые впервые появились в 2007 Office (выпуск). Поэтому файлы, созданные в Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 и Microsoft PowerPoint 2010, можно открывать в программах 2007 Office (выпуск) без потери функциональности или установки специальных надстроек. Дополнительные сведения см. в статье Форматы Open XML и расширения имен файлов.

• Дополнительные сведения о совместимости файлов различных версий см. в статье Проверка совместимости.

Сведения о сохранении Microsoft Access 2010 файлов в формате ACCDB в более старом формате MDB см. в статье Преобразование базы данных .accdb в более ранний формат.

КАК СОХРАНИТЬ ФАЙЛ (школа начинающего пользователя)

Один из первых навыков, необходимых при освоении компьютера, — это умение сохранить, а затем вызвать информацию в своем ПК. О том, как это сделать, рассказывает преподаватель информатики, программист Елена Сутоцкая.

Рис. 1. Так выглядит главное меню редактора Word. Если вы один раз щелкнете левой кнопкой мыши по пункту «Файл» на экране появятся команды ввода-вывода информации (рис. 2).

Рис. 2. Главные из команд при сохранении документа -«Сохранить»(«Save») и «Сохранить как…» («Save as…». Когда сохранение документа происходит первый раз, между ними нет никакой разницы. Подведя курсор к той или другой команде и щелкнув один раз левой

Рис. 3. Здесь редактор Word предлагает вам сохранить документ в папке в «Мои документы» под именем Doc1 (или 2, 3…) с расширением doc. Одноременно вы можете увидеть, какие документы с тем же расширением уже есть в данной папке. Щелкнув левой кнопкой мыш

Наука и жизнь // Иллюстрации

Рис. 5. После сохранения файла в самой верхней строке главного меню редактора Word появляется имя файла.

Наука и жизнь // Иллюстрации

Рис. 7. Любое из расширений можно выбрать, один раз щелкнув мышью по нужной строке. Применительно к текстовому редактору наряду с расширением doc часто используется расширение rtf. Это позволяет использовать документ в других приложениях Windows, не наруш

Рис. 8. Так выглядит вкладка для настройки параметров процесса автосохранения.

Рис. 9. Чтобы документ сохранился со всеми изменениями и дополнениями, внесенными с момента его открытия, нужно щелкнуть мышкой на слове «Да». Щелчок по клавише «Нет»вернет документ к первозданному виду. А клавишей «Отмена»следует воспользоваться, если вы

‹

›

Основные правила сохранения документа удобно рассмотреть на примере текстового редактора Word в среде Windows (рис. 1). Для этой среды их можно считать универсальными, поскольку пункт главного меню «Файл» («File») присутствует в любом другом приложении Windows практически в том же виде. Так что, освоив сохранение документа в Word`е, можно без труда проделать то же самое в любом другом текстовом или графическом редакторе и при работе с электронными таблицами.

Предварительная информация

Прежде чем перейти непосредственно к порядку сохранения документа, необходимо усвоить некоторые основные понятия.

Все, «собранное» в компьютере, хранится в виде файлов. Файл — это поименованная область диска, в которой хранится информация.

Имя файла состоит из двух частей — собственно имени и расширения, разделенных точкой. Иногда расширение отсутствует, но обычно именно по нему можно узнать, какого типа информация содержится в файле, так как каждая прикладная программа по умолчанию присваивает файлу определенное расширение. Так, «DOC» указывает, что документ создан в текстовом редакторе Word, «BMP» — в графическом редакторе, например Paint, «PPT» говорит, что вы имеете дело с презентацией, созданной в PowerPoint, «XLS» — признак электронной таблицы, «jpg» — графического документа, с которым работали, например в Photoshop’е.

Примечание . Присваивая файлу имя собственное, старайтесь, чтобы оно соответствовало информации, которая в нем хранится, — так гораздо проще его потом найти. Например, «Adressbook» или «Контакты».

Имя может быть набрано по-русски или на любом другом языке, установленном на данном компьютере, содержать цифры, знаки препинания, исключая кавычки и специальные символы.

Помимо файлов существуют так называемые папки — в них хранится информация, по которой компьютер находит нужный файл.

Папка «Мои документы»

Она появляется в компьютере при установке программного обеспечения. Как правило, многие начинающие пользователи, и не только они, предпочитают хранить свои файлы именно в ней. Это удобно, поскольку происходит по умолчанию. Но при работе с большим количеством разнообразной информации удобнее создавать «тематические» папки и складывать файлы в них. Это существенно облегчает поиск информации.

Примечания. 1.Один и тот же документ может быть сохранен под разными именами в одной и той же папке, под одним и тем же именем в разных папках и под разными именами в разных папках (кому как удобно).

2. Если в процессе присвоения имени вы случайно стерли расширение, не расстраивайтесь, компьютер сам присвоит вашему файлу нужное расширение.

Примечание. Все то же можно выполнить, выбрав на панели инструментов пиктограмму с изображением дискеты и однократно щелкнув по ней левой кнопкой мыши.

Если же вы работаете с уже сохраненным документом, то команды «Сохранить» и «Сохранить как…» срабатывают по-разному. В первом варианте («Сохранить») документ сохраняется под тем же именем со всеми внесенными в него исправлениями и дополнениями. При этом диалоговое окно на экране не появляется. (К тому же результату приведет щелчок мышкой по пиктограмме с изображением дискеты). Во втором варианте («Сохранить как…») на экране откроется уже знакомое нам диалоговое окно (см. рис. 3), где в поле «Имя файла» будет написано имя, под которым вы сохраняли данный документ. Введя туда новое имя, вы сохраните свой документ со всеми внесенными исправлениями и дополнениями под другим именем.

Другие папки

Если вы хотите сохранить документ в другой папке, следует ее выбрать (а предварительно, естественно, создать). Для выбора другой папки на любом из дисков надо один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по черной стрелочке справа от поля «Папка». После этого появится окошко, где вы увидите пиктограммы и наименования дисков, доступных на вашем компьютере: например, пиктограмму «Рабочий стол», папку «Мои документы» и т. д. (рис. 6).

Примечание.

Действовать можно и в обратном порядке: сначала изменить имя, а потом выбрать папку для сохранения.

Изменяем расширение

Чтобы изменить расширение файла, нужно щелкнуть мышкой по черной стрелочке справа от поля «Тип файла». После этого на экране появится перечень всех допустимых для данного файла расширений (рис. 7).

Примечание. Для использования документа в среде DOS нужно выбрать из перечня строки «Текст DOS с разбиением на строки» либо «Текст DOS». Но при этом практически все форматирование текста будет утрачено.

Автоматическое сохранение информации

Для удобства сохранения документа в процессе работы компьютеру можно задать режим так называемого автосохранения. Особенно важно, чтобы информация сохранялась автоматически в том случае, если питающая ваш компьютер электрическая сеть не очень надежна.

Для активации функции автоматического сохранения информации следует выбрать в главном меню пункт «Сервис» («Tools»), а в нем подпункт «Параметры» («Options») (рис. 8). На вкладке «Сохранение» («Save») надо выбрать «Автосохранение» («Automatic Save Every:»)и в поле справа от него установить временной интервал между автоматически повторяющейся записью в память компьютера документа, над которым вы работаете. Тогда, если имя документу уже присвоено, отпадает необходимость периодически напоминать компьютеру о том, что нужно сохранять информацию. Он будет делать это самостоятельно.

Примечание. Если вы забудете сохранить свой документ перед выходом из редактора, компьютер напомнит вам сделать это, чтобы не пропали все внесенные в документ изменения: на экране появится специальное окошко с предупреждением (рис. 9).

Последнее примечание. Все, о чем рассказано выше, справедливо для любого приложения Windows, различия будут лишь в предлагаемом автоматически имени и расширении файла или в том, какая папка предлагается по умолчанию.

Сохранение документа Word в виде шаблона

Дополнительную гибкость шаблону можно придать, добавив и настроив элементы управления содержимым, такие как поля форматированного текста, рисунки, раскрывающиеся списки или выбор даты.

Например, вы можете добавить коллегу с шаблоном, который содержит раскрывающийся список, но вашим коллегам требуется использовать другой набор параметров в раскрывающемся списке документа, который он распространяет на основе вашего шаблона. Поскольку вы разрешили редактирование в раскрывающемся списке при добавлении элемента управления содержимым в шаблон, ваш коллега может легко и быстро изменить шаблон в соответствии с его потребностями.

Примечание: Если элементы управления содержимым недоступны, возможно, открыт документ или шаблон, созданный с помощью более ранней версии Word. Чтобы можно было использовать элементы управления содержимым, преобразуйте документ в файл формата Word 2010, для этого откройте вкладку Файл, щелкните пункт Сведения, выберите команду Преобразовать и нажмите кнопку OK. После преобразования документа или шаблона сохраните его.

Для добавления элементов управления содержимым необходимо отобразить вкладку «Разработчик».

Отображение вкладки «Разработчик»

1. Откройте вкладку Файл.

2. Нажмите кнопку Параметры.

3. Выберите пункт Настроить ленту.

4. В разделе Настройка ленты, щелкните Основные вкладки.

5. Установите в списке флажок Разработчик и нажмите кнопку ОК.

   

Добавление элементов управления содержимым

На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора и добавьте необходимые элементы управления.

Добавление элемента управления текстом, в который пользователи могут вводить текст

В элементе управления содержимым «форматированный текст» пользователи могут выделять текст полужирным шрифтом или курсивом, а также вводить несколько абзацев текста. Чтобы ограничить возможности пользователей, вставьте элемент управления содержимым «обычный текст».

1. Щелкните в том месте, где вы хотите вставить элемент управления.

2. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым «форматированный текст» или Элемент управления содержимым «обычный текст» .

Добавление элемента управления «рисунок»

1. Щелкните то место, куда нужно вставить элемент управления.

2. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым «рисунок».

   

Вставка поля со списком или раскрывающегося списка

В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.

1. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите Элемент управления содержимым «поле со списком»  или Элемент управления содержимым «раскрывающийся список»  .

2. Выделите элемент управления содержимым, а затем на вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

   

3. Чтобы создать список вариантов выбора, нажмите Добавить в разделе Свойства поля со списком или Свойства раскрывающегося списка.

4. Введите значение в поле Отображаемое имя, например Да, Нет или Возможно.

   Повторяйте этот шаг до тех пор, пока все нужные вам значения не окажутся в раскрывающемся списке.

5. При необходимости задайте остальные свойства.

   Примечание:  Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.

Вставка элемента управления «выбор даты»

1. Щелкните то место, куда нужно вставить элемент управления содержимым «выбор даты».

2. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым «выбор даты».

   

Вставка флажка

1. Щелкните то место, куда нужно вставить элемент управления содержимым «флажок».

2. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления выберите команду Элемент управления содержимым «флажок».

   

Добавление элемента управления коллекцией стандартных блоков

Элементы управления стандартными блоками используются, когда необходимо предоставить пользователям возможность выбрать определенный блок текста.

Например, элементы управления стандартными блоками полезны, когда необходимо настроить шаблон контракта и добавлять различный стандартный текст в зависимости от конкретных требований контракта. Для каждой версии стандартного текста можно создать элементы управления содержимым форматированного текста, а затем использовать элемент управления коллекцией стандартных блоков как контейнер элементов управления содержимым форматированного текста.

Элементы управления стандартными блоками также можно использовать в формах.

1. Щелкните место, куда нужно добавить элемент управления.

2. На вкладке «Разработчик» в группе Элементы управления нажмите кнопку Элемент управления содержимым «коллекция стандартных блоков».

   

3. Щелкните элемент управления содержимым, чтобы выделить его.

4. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Свойства.

5. Выберите значения в списках Коллекция и Категория для стандартных блоков, которые необходимо сделать доступными в элементе управления стандартным блоком.

Установка или изменение свойств элементов управления содержимым

1. Выберите элемент управления содержимым и нажмите кнопку Свойства в группе Элементы управления.

2. В диалоговом окне Свойства элемента управления содержимым укажите, может ли элемент управления содержимым быть удален или изменен другим пользователем, использующим шаблон.

3. Чтобы работать с несколькими элементами управления содержимым или несколькими абзацами текста как с одним объектом, выберите эти элементы управления или текст и затем выберите Группировать в группе Элементы управления.

   Например, пусть имеется отказ от ответственности, состоящий из трех абзацев. После группирования этих трёх абзацев командой Группировать отказ от ответственности не может быть изменен и может быть удален только как группа.

Добавление пояснительного текста в шаблон

Чтобы сделать шаблон более удобным в использовании, можно добавить пояснительный текст. Вы можете изменить пояснительный текст по умолчанию в элементе управления содержимым.

Вот как вы можете настроить пояснительный текст по умолчанию для пользователей шаблона.

1. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора.

   

2. Щелкните элемент управления содержимым, для которого нужно изменить замещающий пояснительный текст.

3. Отредактируйте и отформатируйте замещающий текст.

4. На вкладке Разработчик в группе Элементы управления нажмите кнопку Режим конструктора, чтобы отключить возможность конструирования и сохранить пояснительный текст.

Использование команды «Сохранить как» в меню «Файл»

Параметр Сохранить как позволяет сохранить копию текущего файла, над которым вы работаете, с другим именем или в другом расположении.

Примечание: Если файл хранится на OneDrive или SharePoint может быть вызвана команда сохранить копию, но функции совпадают.

Чтобы сохранить файл в облаке, выберите один из местоположений, с помощью которого вы можете войти в учетную запись, при необходимости войдите в нее, а затем сохраните файл.

Чтобы сохранить файл на компьютере, выберите этот компьютер, выберите папку, в которую вы хотите сохранить файл, или нажмите кнопку Обзор , чтобы найти расположение в диалоговом окне Открытие файла.

Советы

• Чтобы добавить новое расположение, например OneDrive или SharePoint, нажмите кнопку Добавить место.

• Чтобы изменить количество последних папок, отображающихся в представлении Backstage, откройте меню Файл и выберите Параметры > Дополнительно. В разделе Экран укажите количество папок (Число незакрепленных последних папок в списке). Если вы хотите всегда показывать определенную папку в списке Последние папки, наведите на нее указатель, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду Прикрепить к списку.

• Если вы хотите открыть или сохранить файл в корневой папке диска Windows (C:), необходимо запустить приложение Office с правами администратора.

• Если вы использовали диалоговое окно «Сохранить как» в более ранних версиях Office, вы можете вернуть его. Для этого откройте меню Файл, выберите Параметры > Сохранение и установите флажок Не показывать представление Backstage при открытии и сохранении файлов. Этот параметр действует для всех приложений Office. Если вы хотите использовать диалоговое окно «Сохранить как», не внося изменений во все программы Office, просто сохраняйте файлы с помощью клавиши F12, а не сочетания клавиш CTRL+S.

• Параметр в меню Файл > Параметры > Сохранение > Расположение локальных файлов по умолчанию применяется только к локальным файлам на компьютере. Для других расположений значение по умолчанию не задается. Вам потребуется выбирать его каждый раз, когда вы используете команду «Сохранить как».

См. также

Сохранение файла

Сохранение в формате PDF

Что такое автосохранение?

Сохранение книги в другом формате файла

Настройка списка последних использованных файлов

Видео. Создание, сохранение и открытие файлов

Совет. Видео не на вашем языке? Попробуйте выбрать Скрытые субтитры .

Проверьте, как это работает!

Создание, открытие и сохранение файлов организовано одинаково во всех приложениях Office.

Создание файла

1. Откройте приложение Office.

2. Выберите шаблон.

   Если приложение уже открыто, для просмотра шаблонов перейдите на вкладку Файл и выберите команду Создать.

Сохранение файла

1. Нажмите кнопку Сохранить .

   Также можно выбрать на вкладке Файл команду Сохранить как.

2. Выберите папку, в которой требуется сохранить файл.

   Файлы можно сохранять на компьютере, в хранилище OneDrive и в других местах. Сохраняйте файлы в OneDrive, если хотите работать с ними в любом месте и на разных устройствах (компьютере, планшете или телефоне).

3. Введите понятное описательное имя для файла.

4. Нажмите кнопку Сохранить.

Открытие файла

Выполните одно из указанных ниже действий.

• Откройте проводник и дважды щелкните файл или щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Открыть.

• Откройте приложение Office, в котором создан файл, и выберите его в списке Последние.

Вам нужны дополнительные возможности?

Скачивание бесплатных готовых шаблонов

Обучение работе с Word

Обучение работе с Excel

Обучение работе с PowerPoint

Обучение работе с Outlook

Как создать новую папку

Рассмотрим 4 варианта того, как можно создать новую папку. Все они простые и не выходят за рамки несложной компьютерной грамотности.

Содержание:
1. Создать новую папку на Рабочем столе

2. Имя папки лучше изменить
3. Другие три варианта, чтобы создать папку

I вариант. Чтобы создать папку Windows, надо сначала определить, где именно она будет находиться: на рабочем столе или внутри какой-либо другой папки. Соответственно заходим именно туда, где будет «дом построен», то есть, создана новая папка Windows.

Как на рабочем столе создать папку

1) Чтобы на рабочем столе создать папку, кликаем правой кнопкой мыши по свободному (пустому) месту на рабочем столе.

Контекстное меню “Создать папку”

2) Таким образом открывается контекстно-зависимое меню, в котором следует кликнуть по опции «Создать».

3) В появившемся окне будет предложен список того, что можно создать, из которого надо выбрать «Папку».

4) Вы увидите маленькое окно с надписью «Новая папка», в котором будет мигать курсор, приглашая Вас ввести название для папки.

Имя для новой папки

Если название не вводить, то папка по умолчанию будет называться «Новая папка». В принципе, в любой момент Вы ее можете переименовать, о чем речь пойдет ниже.

Отклоняясь от темы, замечу, что выражение «по умолчанию» означает, что создатели программного обеспечения думали-думали и приняли решение за пользователя (т.е. за нас с Вами), что в конкретном случае можно поступить так, как предлагается. В данном случае рекомендуется согласиться «по умолчанию» с названием «Новая папка».

Но такое название плохое, так как по прошествии некоторого времени сложно вспомнить, что хранится в папке с таким неказистым именем. Поэтому вместо выбора «по умолчанию» лучше ввести «собственное» имя папки.

Введя имя, надо нажать на клавишу Enter или щёлкнуть мышкой за пределами рамки для ввода имени. Если была допущена ошибка при вводе имени, ее легко исправить. Для этого надо щёлкнуть по ошибочному имени папки мышкой, т.е. выделить это имя, а затем нажать на клавишу F2 и можно редактировать имя папки.

Если надо создать папку внутри существующей папки («дерево папок»), кликаем по свободному месту в старой папке правой кнопкой мыши, затем по опции «Создать» и далее делаем все точно так, как описано выше.

Другие варианты, чтобы создать новую папку

II вариант:

Есть ещё один вариант для создания папки Windows. В строке меню окна папки в правом верхнем углу есть опция «Файл». Кликаем по ней, затем по «Создать» и, наконец, «Папку».

III вариант:

Открываем Проводник (Пуск – Программы – Стандартные – Проводник), заходим туда, где требуется создать папку. Затем в правом верхнем углу заходим в меню Файл – Создать – Папку.

Или можно щёлкнуть в свободном месте правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать Создать – Папку.

Проводник создаст новую папку в том месте, где Вы дали команду на её создание, и назовет её Новая папка. Вы можете ввести другое имя, о чем было рассказано выше в первом варианте.

Вариант с Проводником удобен, если Вы решились навести порядок в своих файлах и папках, так как здесь имеется каталог всего, что у Вас есть на компьютере. Можно сделать сортировку по новым или старым папкам, удалить ненужное.

IV вариант:

С помощью этого варианта предполагается создание новой папки в тот момент, когда Вы сохраняете какой-либо файл. Это удобно, чтобы сразу свои файлы хранить «по полочкам», чтобы впоследствии их можно легко было найти.

Допустим, Вы создаете файл или редактируете уже имеющийся. Файл, который в результате получится, можно сразу сохранить в новой папке (как говорится, «не отходя от кассы»). Для этого в меню «Файл» (в правом верхнем углу) выбираем опцию «Сохранить как».

В открывшемся окне кликаем по кнопке «Создать папку», в результате чего появляется папка с именем «Новая папка». Сразу можно ввести другое имя для папки, после чего вводится имя файла. Эта процедура пошагово (1-ый шаг, 2-ой, 3-ий, 4-ый) показана ниже на примере сохранения файла в Блокноте:

1-ый шаг – Кликаем по кнопке “Создать папку”

2-ой шаг – Вводим имя папки, нажимаем на Enter. Новая папка создана.

3-ий шаг – Нажимаем на кнопку “Открыть”, которая находится правее поля “Имя файла”. Таким образом попадаем в новую папку.

В меню Файл кликаем “Сохранить как”, указываем папку и имя файла

4-ый шаг – В новой папке вводим в поле “Имя файла” новое или старое имя файла и нажимаем на “Сохранить”. Все – файл сохранен в новой папке.

Упражнения по компьютерной грамотности:

1) Создайте папку с именем «Учебная» на Рабочем столе, а затем с тем же именем в папке «Мой компьютер». Операционная система Windows разрешает создавать папки с одним и тем же именем в разных местах?

2) В Блокноте или редакторе Word сохраните файл в совершенно новой папке, используя опцию «Сохранить как» в меню «Файл».

P.S. Рекомендую также прочитать:

1. Новая папка 7

2. Как открыть два окна в Ворд одновременно

3. Панель задач Windows XP

4. Главное меню Windows XP

5. Настройка вида папки

Получайте актуальные статьи по компьютерной грамотности прямо на ваш почтовый ящик.
Уже более 3.000 подписчиков

.

Важно: необходимо подтвердить свою подписку! В своей почте откройте письмо для активации и кликните по указанной там ссылке. Если письма нет, проверьте папку Спам.

Автор: Надежда Широбокова

8 сентября 2010