Как вести деловую переписку по электронной почте – POPEL Agency

На самом деле, статей о том, как вести деловую переписку, — пруд пруди. Я не расскажу вам чего-то очень уж оригинального. Но сколько бы ни было статей на эту тему, а всё равно она остаётся злободневной, и всё равно нам приходится с прискорбной регулярностью получать письма, которые описанным рекомендациям никак не соответствуют.

Многие к электронной переписке относятся небрежно и строчат письма спустя рукава, не задумываясь и не пытаясь соблюсти даже отдаленное подобие этикета. А зря! По электронному письму можно сделать немало выводов о его авторе — насколько этот человек вежливый, грамотный, вдумчивый и, в конце концов, насколько он адекватный.

Ниже я напишу несколько простых советов, как вести деловую переписку.

1. Пишите осмысленные заголовки к письму

Осмысленные — это не в духе «Привет!» или «Как дела?». В теме письма должна отражаться главная мысль письма.

Например, если речь пойдет о том, когда необходимо сдать визитки в печать, заголовком уместно указать «Сроки сдачи визиток в печать». Не ленитесь!

2. Не отправляйте письма без заголовка

Такие письма — это признак жуткой лени. Кроме того, любая почтовая программа и большая часть адекватных почтовых сервисов и сами будут пытаться подтолкнуть вас к тому, чтоб вы указали тему.

3. Не пишите в заголовке письма само письмо

Жутко раздражает, когда люди пишут письмо в самом заголовке. Не отправляйте писем в духе «Привет! Помнишь, мы вчера общались на тему шин? Так вот…».

4. Если тема общения изменилась — не продолжайте ветку Re:

«Re:» — сокращение от слова Reply, т.е., «ответ». Часто почтовые сервисы и почтовые программы вставляют этот префикс автоматически, когда вы отвечаете на письмо. Многие люди продолжают одну тему переписки бесконечно. В итоге, заголовки к их письмам выглядят как

«Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Re: Как дела?». Хотя в последнем письмо такой переписки очень может быть уже давно ведётся на совсем другую тему.

5. Начинайте письмо с приветствия!

Начинайте письма с приветствия! Можете писать «Привет!», можете писать «Здравствуйте!». Лучше не писать

«Добрый день!» или «Доброе утро!» потому что вы не знаете, когда человек получит письмо. И конечно, не нужно писать «Доброе время суток!».

Ещё лучше, в это приветствие включать имя.

«Здравствуйте, Роман!».

Таким образом, вы продемонстрируете, что относитесь к вашему адресату с уважением. А уважение — это вообще очень полезная в деловой переписке штука.

6. НИКОГДА НЕ ПИШИТЕ ПИСЬМА ЗАГЛАВНЫМИ БУКВАМИ

На письме заглавные буквы воспринимаются как крик. Не верите? Вот вам пример письма:

«Привет! Когда вернешь удочки?» — это письмо написал нормальный здоровый человек.

Оно же:

«ПРИВЕТ! КОГДА ВЕРНЕШЬ УДОЧКИ?» — от такого письма бросает в дрожь. Вы понимаете, что если вы не вернете удочки, быть беде.

Есть и ещё один вариант, как не нужно писать письма.

«привет! когда вернешь удочки?» — от такого письма веет меланхолией…

Заглавные буквы в предложениях используют не просто так. Они улучшают читабельность. И, кроме того, это же правила русского языка!

7. Не пользуйтесь многоточиями

В деловой переписке лучше вообще никогда не пользоваться многоточиями. Многоточия — это недосказанность. И на мой вкус — меланхоличность.

«Привет… Я сегодня не приду…»

Когда читаешь такое письмо, невольно проскакивает ощущение, что его автор, возможно, уже никогда не придет.

8. Не пишите на подонковском языке

Не используйте в деловой переписке оборотов в духе «Прет!» (вместо «Привет!») или «Дароф!» (вместо «Здорово!»). Ну и всякие там «Збс» и «Пипец» тоже не стоит использовать.

9. Не пишите цветные буквы

Не нужно присылать письмо с раскрашенными буквами в тексте письма. Деловое письмо — это не тетрадка отличницы.

10. Когда же можно писать «Вы» с большой буквы?

Когда вы обращаетесь к человеку в письме на «Вы» — писать это слово с большой буквы можно! И знаете, даже нужно.

11. Подписывайте письма

В конце письма не ленитесь ставить подпись. В подписи обязательно указывайте имя и фамилию, а перед этим уместно сделать приписку «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями». Один мой коллега подписывает письма так: «Улыбаясь».

Но если не хотите оставлять пожеланий — не нужно. Это не догма. А вот имя и фамилию оставлять стоит.

12. Оставляйте дополнительные контактные данные

В конце письма, под подписью, оставляйте контактные данные! Как минимум телефон. А лучше — весь набор (скайп, сайт, телефон, ICQ).

Вот и всё! Казалось бы — ничего сложного. Никаких тут откровений нет. Но если вы будете вести деловую переписку с оглядкой на эти советы, уверен, в вашей жизни случатся скорые и разительные перемены к лучшему!

Как вести деловую переписку грамотно и корректно

«Доброго времени суток, коллеги! Прошу принять во внимание следующую информацию. Заранее спасибо!» — такое письмо испортит настроение получателя. Оно слишком формальное и пропитанное корпоративными штампами. Согласитесь, можно написать в более располагающем тоне: «Андрей, Марина, Руслан, у меня для вас новости…» 

Авторы бестселлера «Пиши, сокращай», Максим Ильяхов и Людмила Сарычева, выпустили еще одну книгу — «Новые правила деловой переписки».

Они предлагают менять культуру делового письма и в центр каждого текста ставить человека и его интересы.

Мы выбрали 26 полезных советов из книги. 

 

 

1. Укажите тему

Без темы письмо затеряется и может быть непрочитанным. В хорошем письме из названия понятно, чего вы хотите от получателя. Дать задание: «до вторника проанализировать базу данных», прислать документы — «отчет по зарплатам за ноябрь», задать вопрос — «когда организуем общее собрание?», проинформировать — «встреча с клиентом завтра в 14:00».

 

 

2. В одном письме — одна тема

Не задавайте вопросы сразу по нескольким проектам: вам это удобно, а читателю придется переключаться между разными темами.

Если накопилось много вопросов, пишите отдельными письмами.

 

 

3. Делите текст на абзацы

Так текст будет легче восприниматься. В первом абзаце изложите суть вопроса, а в остальных — детали, предысторию и тонкости. Напишите письмо так, чтобы получатель просмотрел его по диагонали и понял, о чем речь.

 

 

4. Долой небрежность

Людей раздражают тексты без заглавных букв, знаков препинания, с опечатками и сокращениями «спс» и «пжлст». От таких писем несет неуважением. Поэтому не пишите в спешке и обязательно перечитывайте текст перед отправкой. Это этикет деловой переписки.

 

 

5. Сразу давайте вспомогательные материалы

Прикрепляйте к письму дополнительные документы, а самое важное из них выносите в текст. Не заставляйте адресата искать информацию в корпоративных папках, рыться в архивах или скачивать с других сайтов. Чем больше работы вы проделаете за человека, тем легче и приятнее ему будет с вами сотрудничать.

 

 

6. В длинном письме акцентируйте внимание на главном

Поделите текст на разделы с подзаголовками, проиллюстрируйте сказанное ссылками и примерами, пронумеруйте темы и вопросы. Сделайте письмо упорядоченным, чтобы адресат не потерялся в бесконечном полотне текста.

 

 

7. Правильно ставьте ссылки

К каждому линку давайте подводку — объясняйте получателю, что там и в какой ситуации это нужно открывать. Длинные ссылки ставьте в отдельный абзац или сокращайте через специальные сервисы. Если ставите линк на текст, то обязательно на словосочетания, а не на отдельные слова «здесь», «тут», «по ссылке». 

 

 

8. Соблюдайте структуру

Когда человек получает письмо, он ожидает увидеть в нем имя отправителя, тему, приветствие, суть разговора, вопрос или призыв, подпись и контакты. Все это — структура письма. Если их ставить в произвольном порядке, получателю будет сложно найти нужную информацию.

Таковы правила деловой переписки по электронной почте.

 

 

9. Представляйтесь коротко и по сути

В письме незнакомому человеку напишите о себе в начале текста — как вас зовут, чем вы занимаетесь и как ваш запрос связан с работой получателя. Так с первых строк будут понятны точки пересечения.

 

 

10. Внимательно с именем

Ошибки в имени — самые неприятные для читателя. Не путайте Ксению с Оксаной, а Марину с Марией. Называйте человека так, как он представился: Маргарет — это не Рита и не Марго, а именно Маргарет, Александра Александровича не стоит звать Сан Санычем.

 

 

11. Не называйте коллег уменьшительно-ласкательными именами

Особенно, если хотите сгладить впечатление от плохой новости. «Лешенька, текст хороший, но вот тебе список того, что нужно переделать», — такие обращения жутко раздражают собеседника.

 

 

12. Знакомьте новых людей в переписке

Если вам пишет клиент с просьбой решить его задачу, а это не в вашей компетенции, не стоит отвечать ему так: «Здравствуйте, это вопрос к руководителю отдела продаж. Она в копии». Это создает неудобную ситуацию для обеих сторон: клиент не знает, как обращаться к РОПу, руководитель не понимает, в чем дело. Представьте людей друг другу и коротко изложите проблему клиента в письме.

 

 

13. Не используйте слово «коллеги»

В корпоративной среде оно стало штампом, который означает пренебрежение и снятие ответственности. Если пишете письмо нескольким людям, лучше обратиться к ним по именам: «Миша, Света, Алина, отправляю вам отчет». Если адресатов больше трех, достаточно написать «Здравствуйте» или «Привет».

 

 

14. Не проводите планерки по почте

Особенно если собрание без конкретной темы, а с посылом «надо подумать». В переписке начнется хаос: люди будут отвечать, когда им удобно, затеряется важная информация. Если хотите что-то обсудить, лучше создать гугл-форму, где каждый напишет свое мнение.

 

 

15. Не пишите раздражающих штампов

В деловой переписке есть фразы, которые одним кажутся нормальными, а других бесят. «Доброго времени суток», «нижайше прошу», «я вас услышал», «просьба принять к сведению», «спасибо за внимание», «будьте так добры», «прошу рассмотреть возможность»  — эти слова используют, чтобы замаскировать раздражение. Избегайте их в своих письмах.    

 

 

 

16. Не выходите за рамки делового общения

Обычное пожелание хороших выходных и вопросы об отпуске в переписке — это вторжение на личную территорию собеседника. Не пишите коллегам о еде и алкоголе, если вы не планируете корпоратив.

 

 

17. Не делайте выводы за получателя

Не стоит угадывать, о чем человек думает, что чувствует, чего хочет и чего боится. Когда ставите задание подчиненному, вместо «Это не составит труда» напишите: «Если это трудно, дайте знать». Забудьте фразы в стиле «у вас это займет не больше часа».

 

 

18. Оценивайте работу, а не человека

 

Следите, чтобы оценка касалась только поведения или работы человека, а не его личности.

 

Не пишите: «Ваш журналист — дилетант». Объясните, что именно в его работе вам не понравилось.

 

 

19. Не манипулируйте

Хотите, чтобы подчиненный вышел на работу в свой выходной день, — прямо попросите его об этом, объяснив ситуацию. Не используйте в письме избитых фраз в стиле «мы же как семья, а семью не бросают».

 

 

20. Не пишите «заранее спасибо»

Эта фраза раздражает получателя. Кажется, что это слова вежливости, но на самом деле они говорят: «Я тебя уже поблагодарил, значит, ты обязан все сделать».

 

 

21. Критикуйте прямо

Высказывайте свои претензии коллегам без фраз типа «сразу видно, что вы писали это ночью».   

 

Говорите прямо, чем вы недовольны, без перехода на личности и подколки. Это честно и открыто.

 

 

 

 

22. Не «пинайте» собеседника

Если человек должен выполнить какое-то задание, не стоит ему постоянно об этом напоминать. Волнуетесь, что он не успеет к дедлайну? Так и напишите: «Привет, волнуюсь по поводу презентации на среду. Дай знать, если могу чем-то помочь». 

 

 

23. Признавайте проблемы

В случае нелепой ситуации с коллегами или клиентами не делайте вид, что все нормально. Напишите как есть: «Ребята, дурацкая ситуация произошла. Прошу прощения». И предложите план выхода из нее.

 

 

24. Не пишите на эмоциях

Под влиянием сильным чувств вы думаете, что сможете доходчиво объяснить причину своего гнева собеседнику. На самом деле, вы только усугубите ситуацию.

Когда эмоций слишком много, нужно взять паузу, собраться с мыслями и написать письмо позже.

 

 

25. Холодные письма — в спокойном тоне

Пишите, как незнакомому человеку. Не переходите на «ты» и не заигрывайте с адресатом, отбрасывайте любой креатив. Просто представьтесь и изложите свое предложение максимально коротко.

 

 

26. На вакансию откликайтесь по пунктам

В тексте вакансии обычно указывают требования к кандидату. Отвечайте в той же очередности. Не обманывайте, если чего-то не умеете, а делайте акцент на том, что быстро учитесь новому.

 

 

Приобрести книгу можно по ссылке.

Как вести деловую переписку: почта, чаты, мессенджеры

Есть у делового общения свои особенности? Как правильно общаться со сторонниками, партнерами, потенциальными жертвователями и грамотно вести беседу в социальных сетях и по электронной почте? Своим опытом с Теплицей поделились руководитель социальных проектов и программ, координатор кампаний Агентства социальной информации Ольга Дроздова и фандрайзер благотворительной организации «Ночлежка» Виктория Рыжкова.

Чаты и мессенджеры: советы Виктории Рыжковой

Виктория Рыжкова, фандрайзер «Ночлежки».

По мнению Виктории Рыжковой, мессенджеры – наиболее удобный для коммуникации канал. «Сообщения не уйдут в спам, как бывает в электронной почте, да и не всем удобно разговаривать по телефону. Именно в мессенджерах можно оперативно решить вопрос или договориться о звонке, если это действительно необходимо», – отметила специалист.

Когда пишут вам

1. Начинайте с благодарности. Если в группе вашего проекта пользователи оставляют комментарий, указывают на какую-то неточность или задают вопрос, поблагодарите их за бдительность. Напишите «Спасибо, что заметили, обратили внимание, спасибо за теплые слова».

2. Не переходите на личности. Если вы видите негативный комментарий, старайтесь вежливо объяснить, почему вы приняли то или иное решение. Но ни в коем случае не переходите на агрессию. Если чувствуете, что не справляетесь с ответом, позовите ваших сторонников или коллег, которые смогут поддержать вас в беседе. Если собеседник продолжает оскорблять, стоит предупредить, что его сообщения могут быть удалены.

«Все правила деловой переписки укладываются в элементарные правила вежливости». Виктория Рыжкова

3. Не игнорируйте сообщения, даже если вопрос не к вам. Всегда показывайте значимость сообщений тех, кто к вам обращается. Соедините человека с нужным специалистом или коллегой, порекомендуйте, к кому, по вашему мнению, лучше всего обратиться с этим вопросом или проблемой.

4. Если комментарии по работе начинают оставлять на вашей личной странице, вежливо объясните, что это ваша личная страница. Вы имеете право не отвечать здесь на служебные вопросы, указав при этом наиболее удобный способ, а также время общения.

Когда пишете вы

1. Пишите в рабочее время. Не стоит писать в выходные, ранним утром или ночью. Нужно понимать, что для деловых вопросов есть рабочие часы, а в остальное время люди отдыхают.

«Если я хочу, чтобы в выходные, поздним вечером и по ночам мне не писали и не звонили по рабочим вопросам, то я поступаю так же и с теми, к кому обращаюсь». Виктория Рыжкова

2. Не используйте отчество. В мессенджерах стоит обращаться просто по имени, но если человек вам незнаком, то все же стоит сохранить уважительную дистанцию, обращаясь к собеседнику на «вы».

3. Будьте лаконичными. Если вы пишете человеку в первый раз, представьтесь и коротко расскажите, кто вы и по какому вопросу пишете. Например, так: «Добрый день, Иван! Я Виктория, фандрайзер «Ночлежки». Хочу предложить вам стать партнером нашей благотворительной акции». И далее вы либо решаете вопрос в переписке, либо договариваетесь, когда вам будет удобно созвониться.

Еще по теме: Как презентовать социальный проект

4. Если не отвечают, не делайте поспешных выводов. Если на ваше сообщение вы не получили ответ, это не значит, что человек вас игнорирует. Наличие многих мессенджеров существенно увеличило объем информации. Напомните, о чем вы договаривались, будьте активными, но не назойливыми: уточняйте, когда человек сможет ответить, тогда он про вас не забудет. Если человек даже не прочитал сообщение, “постучитесь” в другую социальную сеть. Вполне возможно, что собеседник просто не пользуется этим каналом для коммуникации.

5. Перед отправкой сообщения просмотрите профиль собеседника. Мессенджеры хороши тем, что можно отслеживать, чем занимается человек. Посмотрите ленту, оцените увлечения, поведение и посты человека. Все это поможет подобрать наиболее эффективный способ коммуникации и соответствующий стиль письма.

Как общаться по электронной почте

По мнению Ольги Дроздовой, поскольку письмо выглядит более солидным и официальным, то оно, в первую очередь, подходит для делового общения или, во всяком случае, для его начала. «Конечно, при развитии сетей и доступности людей через сети мы пишем не очень знакомым людям сообщения в мессенджеры, я сама так делаю, но в этом сообщении я спрашиваю, как лучше общаться дальше. Все-таки письма от имени организации – это часть ее бренда, коммуникативной стратегии, и это мы должны учитывать в переписке», – говорит специалист.

Один из плюсов электронного письма в том, что оно не требует немедленного ответа. Более того, такое письмо не может рассматриваться как вторжение в личное пространство, как сообщение в мессенджере или тем более телефонный звонок. «Но по этикету письмо ответа требует, поэтому вы вправе на него рассчитывать и напоминать. Тут уже можно подключать другие способы связи, если не получили его в течение трех дней» – объяснила Ольга Дроздова.

Боле того, в почте переписка более упорядочена, сообщения можно потом отсортировать, чтобы найти нужную информацию.

Советы Ольги Дроздовой

Ольга Дроздова, руководитель проектов Агентства социальной информации.

1. Важно имя отправителя. Главное – быть понятными и вежливыми, соблюдать элементарные правила и помнить об адресате. Например, ваш адрес: адресату должно быть понятно, от кого письмо, часто бывает, что имя отправителя – набор букв (по всей видимости, аббревиатура организации, но иногда со стороны выглядит абсурдно), или одно имя человека (Лена, Сергей и пр.), иногда уменьшительное или даже что-то забавно-веселое (абракадабра, Милка76 в сочетании с mail.ru или yandex).

На такое письмо можно не обратить внимание, оно очень похоже на спам и легко может оказаться в этой папке. Лучше, конечно, чтобы поле «имя отправителя» было заполнено полным именем или содержало краткое название организации.

Электронное письмо – это уже не тот эпистолярный жанр прошлых веков, сейчас не стоит перегружать его длинным обращением с перечислением всех должностей и регалий, уведомлений в совершенном к вам почтении. Но и не стоит относиться к ним небрежно, если это не переписка с теми, кто понимает вас с полуслова.

2. Не забывайте указать тему письма. Поле «тема письма» тоже должно быть заполнено так, чтобы получатель понял, что это точно имеет к нему отношение, что это не спам. Иногда непросто коротко сформулировать это, в таком случае можно написать в теме название своей организации и повод к обращению (вопрос, просьба о чем-либо, запрос на информацию/экспертное мнение/контакт).

3. Отправляете документы – дайте описание к ним. Если вы пересылаете документы (даже те, которые ожидаются на той стороне), не сочтите за труд написать краткое сопроводительное письмо или хотя бы подписаться.

4. Шрифт в письме должен быть однообразным и хорошо читаться. Не стоит экспериментировать с необычными шрифтами, разными цветами, размерами и другими украшательствами, злоупотреблять смайликами, капслоком и восклицательными знаками. Это выглядит по-дилетантски.

5. Представьтесь. В письме надо обязательно представиться, а это почему-то делают не все. Хороший и вполне достаточный способ представления – подпись в конце письма. Здесь вы можете написать ваше имя, должность/позицию в организации, которую представляете. Здесь нужно соблюдать золотую середину – просто фамилии и инициалов недостаточно, нужно, чтобы было понятно, как к вам обращаться – по имени или по имени-отчеству, но длинного перечисления всех ваших регалий, научных званий, лауреатств тоже не надо.

6. Обратите внимание на подпись. В подписи должны быть указаны альтернативные способы связаться с вами – те, которые вам удобны, и ссылки на ресурсы организации – сайт, страницы в сетях, способы поддержать организацию, слоган организации. Еще важный элемент подписи – пожелание адресату: «с уважением» и пр. – это вежливая формальность, но ею не стоит пренебрегать. Когда «с уважением» сокращается до «с/у» или «с ув.», это выглядит совершенно неуместным канцеляризмом.

7. Перечитайте письмо перед отправкой. Ошибки и автозамены, особенно когда мы быстро пишем с телефонов, вполне возможны, а оправдываться потом бывает сложно.

8. Отвечайте на письма. Не сразу, но в течение двух-трех дней, иначе это выглядит как отказ от общения. Если вы в отпуске или не можете отвечать по другим причинам, сделайте автоматический ответ с уведомлением о том, когда вы будете доступны и к кому можно обратиться прямо сейчас.

Редакция Теплицы рекомендует вам подписаться на telegram-канал «Деловая переписка», в котором вы узнаете, как писать по работе, найдете примеры, шаблоны и разборы от авторов книги «Пиши, сокращай» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой.

Как правильно вести деловую переписку?

В электронной переписке — и деловой, и личной — не стоит забывать о некоторых простых правилах сетевого этикета, которые сделают общение по почте более эффективным.

Тема письма

Тема письма — существенный атрибут электронной переписки. Это краткая презентация основной мысли вашего письма, которая впоследствии поможет адресату быстро найти нужную информацию в своей почте. Указывая в письме заголовок, мы демонстрируем свое уважение к адресату.

Если вы пишете незнакомому человеку, то тема — это первое впечатление о вас. Ее формулировка должна отражать основной смысл вашего письма, но при этом не быть слишком общей. Например, не стоит начинать важное деловое письмо темой «Добрый день». За этим бессмысленным, с точки зрения функций, которые выполняет тема письма, обращением, может стоять все что угодно. А чаще всего — спам. Поэтому вряд ли ваш адресат оценит всю важность той информации, которую вы хотите ему сообщить.

Указание темы впоследствии облегчит вашему адресату поиск письма в своем почтовом ящике. Мы не всегда помним фамилии и имена тех, с кем переписываемся: у каждого из нас обязательно найдется несколько писем от тех, с кем пришлось взаимодействовать лишь однажды. И тогда тема может стать ключом к возобновлению контакта.

Да и в случае с хорошо знакомыми вам людьми тема письма не будет лишней. Как найти нужное письмо от секретаря Натальи или коллеги Марины, если у вас в ящике их сотни? И в этом случае тема может стать единственным ключом к нужной информации.

Если вы отвечаете на послание, но меняете тему переписки, поменяйте тему, а еще лучше — создайте новое письмо. Указание темы — самый простой способ сохранять нить беседы, поэтому смена предмета общения без соответствующего изменения в соответствующем поле может затруднить ваше общение.

Формат письма

Длина письма должна отражать стиль вашей беседы: если вы рассчитываете на быструю реакцию, сообщение должно быть сформулировано коротко и по существу. С одной стороны, современные средства связи позволяют получить письмо чуть ли не до того, как вы закончили его писать. С другой — ваш адресат не обязан все время находиться возле компьютера и немедленно читать всю входящую почту. Поэтому, если письмо действительно важное, и вы ждете на него ответ, напишите об этом в конце письма. А если вы ждете ответ немедленно, то лучше всего сказать об этом адресату по телефону или лично.

В интернете считается неприличным писать сплошь прописными буквами. ВОТ ТАКОЙ ТЕКСТ равноценен грубому крику. И, поскольку это известно любому мало-мальски опытному пользователю, сообщения, написанные прописными буквами, говорят о том, что их автор в интернете новичок и с элементарными правилами поведения в информационной среде не знаком.

Не стоит перебарщивать и с элементами оформления — жирным текстом, курсивом, цветными шрифтами. В конце концов, вы пишите не иллюстрированную брошюру, а важное деловое письмо, и нужно избегать всего, что мешает восприятию текста.

Мы давно уже привыкли выражать свои эмоции смайликами — веселыми, игривыми, печальными, — но в деловой переписке они могут быть уместны только в том случае, если вы хорошо знаете адресата (адресатов) и уверены, что эмоции в вашем общении будут уместны.

Обращение

По имени? Или по имени и отчеству? Традиции русского делового письма, однозначно говорят в пользу имени-отчества. Но и здесь все не так просто. Понимание того, как должна выглядеть деловая переписка у менеджеров и у языковедов совершенно разное: языковеды считают, что современный деловой русский язык теряет всю свою красоту и уникальность, поддаваясь влиянию западной культуры письма. Менеджеры же уверены, что это естественный процесс, в котором неудобный и громоздкий официальный стиль сменяется легким и понятным. Использование только имени в деловом общении связано еще и с тем, что бизнес стремительно молодеет: странно слышать, когда 27-летний владелец компании обращается к своему 25-летнему топ-менеджеру «Николай Степанович».

При выборе обращения общее правило таково: если вы пишите в западную компанию, или организацию, ориентированную на западные бизнес-ценности, то обращение просто по имени будет вполне уместным. А в госучреждения и предприятия, которые сохранили свой стиль с советских времен, лучше писать, обращаясь по имени и отчеству.

«Вы» или «вы»?

«Странные вопрос — конечно же «Вы» с прописной буквы!» — подумают многие. «Вы» с прописной буквы используется при обращении к одному адресату, когда автор письма хочет подчеркнуть свое уважительное отношение к нему. Казалось бы, правило отлично подходит к деловой переписке. Однако загвоздка в том, что переписка эта — электронная, и происходит она в интернете. Именно поэтому Институт русского языка не считает сообщения электронной почты личными письмами в традиционном смысле слова. В рекомендациях по использованию обращений в интернете четко написано: «Поскольку большинство текстов интернета не соответствуют условиям написания Вы с прописной буквы (сообщения электронной почты не являются личными письмами в традиционном смысле слова), можно рекомендовать написание вы, ваш при обращении к читателям / посетителям страницы в интернете со строчной буквы».

Другое дело, что далеко не каждый об этом знает. И, вполне вероятно, примет вашу грамотность за неуважение к себе. Так что выбор между взаимопониманием и строгим соблюдением правил русского языка — за вами.

Как писать ответ

Большинство почтовых программ поддерживают автоматическое цитирование всей предыдущей переписки при ответе. И это неслучайно: адресат может и не помнить содержания всех предыдущих писем. Отрывки из предыдущих писем помогут ему быстрее сориентироваться. А значит — позволят вам сэкономить время, и его и свое.

Но цитировать стоит только необходимый минимум. Согласитесь, очень раздражает, когда к вам возвращается ваше же трехстраничное послание, в конце которого стоит приписка «согласен». Или еще хуже — «+1». Цитируйте только ту часть первоначального письма, которая поможет сделать ваш ответ более ясным. Лучшему восприятию помогает визуальное отделение текста ответа от цитируемого отрывка. Традиционный способ — знак «>», но можно использовать любые другие понятные способы визуального отделения.

Подпись

Подпись позволяет идентифицировать вас и дает адресату альтернативные способы связаться с вами (обычно указываются факс и телефон), а иногда ваша подпись может оказаться единственным средством для адресата понять, кто вы.

Считается, что оптимальная длина подписи — от четырех до семи строчек. Традиционно она включает в себя ваше имя, фамилию, должность, название организации и контактную информацию (телефон, мобильный, факс).

Использование афоризмов, цитат, смешных выражений в подписи к деловому письму не исключается, но далеко не всегда уместно. С одной стороны, это подчеркивает вашу индивидуальность, а с другой — такой текст может оказаться неуместным и в лучшем случае вызвать недоумение адресата, а в худшем — оскорбить его. Поэтому, придумывая фразу для подписи в деловом письме, избегайте любых тем, связанных с религией, национальностью, политикой, сексом — всех тех, которые могут показаться оскорбительными. Вряд ли вам сообщат, что вы кого-то обидели своей подписью, но на отношении к вам, как к деловому партнеру, это определенно скажется.

Екатерина Орел

Если вы заметили опечатку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Деловая переписка

Мы все отправляем десятки писем каждый день, привычно разбавляя текст смайлами, или придумывая оригинальную подпись в конце, чтобы скрасить рутину деловой переписки. И если негласные правила рунета понятны каждому, то в англоязычной среде не все так очевидно. Пусть эти советы помогут вам оперативно и грамотно составить business mail.

Адресность

Заранее выясните к кому конкретно адресовано ваше сообщение (Mr/Mrs/Ms) и должность адресата (CEO, CFO, CCO) или отдел (IT, production, R&D department). Если пишите впервые, лучше начинать Dear Sir/Madam, dear All — для гпуппы адресатов.

Не люблю, когда мне пишут Mrs или Madame. Если в подписи я ставлю Elena/Helen, значит, предпочитаю именно такое обращение. Думаю, это актуально для всех участников переписки.

Структурность

Разделяйте основные месседжи как абзацами, так и вводными фразами (firstly, secondly, further on, finally, as a result, moreover, in addition). Если вопросов много, нумеруйте их. Это упростит дальнейшую коммуникацию.

Аббревиатуры, сокращения и смайлики

Если это не первичный контакт, можете разбавить мейл смайлом. CAPS не рекомендую, ровно как и LOL.

Сокращения и аббревиатуры экономят наше время. Главное — правильно их использовать. Самые распространенные формы — AOB(Any Other Business), ASAP (As Soon As Possible), FYI (For Your Information).

Оперативность

Когда возникают ситуации, требующие оперативного ответа, пишу в мессенджеры или соц.сети. На Западе это воспринимается friendly. В смс допускаются такие формы — U (You), 2 (too/to), 8 (ate), R (are), 4 (for), Y (why). Также носители языка часто заменяют звуковое сочетание символами. На заметку: l%k (look), глаголы KNO (know), CHK (check) и союзы (BCZ-because). Но это касается только чатов в мессенджерах.

Менталитет

За годы накопленного опыта у меня отработаны лайфхаки по общению с иностранцами. Немцы очень обязательны. Здесь, как правило, нет проблем ни с ответами, ни с соблюдением DL. Испанцы, итальянцы никогда не отвечают вовремя. Советую перечислять задачи по пунктам, если хотите получить четкие ответы на вопросы. Французы предпочитают мейлы на родном языке. Если пишите на английском, выбирайте международные термины и общепринятые аббревиатуры.

Финал

Мейл можно закончить официально (best regards, wishes), или менее формально (sincerely, with gratitude) – решать вам. Не забудьте указывать skype/мобильный, если цените таймменеджмент. Good Luck!

10 правил написания деловых электронных сообщений

Общение с партнерами по электронной почте требует гораздо меньших формальностей, чем официальная переписка по обычной почте. Кроме того, электронные сообщения гораздо легче подготовить к отправке. С их помощью вы сможете обратиться к большой группе людей одновременно, также сэкономив немало времени.

Однако если вы пишете деловое электронное сообщение, следует уделить больше внимания языку письма. Например, если вы пишете работодателю, то будет очень важно произвести хорошее первое впечатление.

Следующие рекомендации помогут вам освоить этикет электронной переписки, что не раз поможет вам в жизни.

Электронное сообщение – это официальный документ

Помните, что в сфере политики и бизнеса официальные электронные сообщения являются частью деловой переписки. Они могут быть исследованы и проинспектированы уполномоченными органами.

Приветствия

Вы можете начать электронное сообщение приветствиями Hi и Greetings, затем перечислив имена адресатов.

Если вы знакомы с адресатом недостаточно близко, то лучше указать его научное звание: Dr. Walles (доктор Уоллес), Prof. Higgins (профессор Хиггинс). Этим вы также подчеркнете свое профессиональное уважение к адресату.

Если вы обращаетесь к главе организации и прилагаете копии для других ее сотрудников, постарайтесь перечислять имена и адреса сотрудников согласно служебной иерархии, от старшего к младшему.

Проверьте правописание

Обязательно проверьте ваше сообщение на наличие грамматических и орфографических ошибок перед отправкой.

Можете воспользоваться программой MS Word для написания текста сообщения, скопировав его потом в почтовый интерфейс.

Ориентируйтесь на более широкую аудиторию

Очень часто электронные сообщения, отправленные определенной группе адресатов, пересылаются далее. Имейте это в виду, если вы позволили себе написать что-то непочтительное в отношении кого-либо.

Ваше сообщение может прочитать совершенно случайный человек. Старайтесь упоминать только ту информацию, в которой вы уверены и можете делиться с другими.

Будьте профессиональны, избегайте неточностей и многословия

Когда вы пишете деловое электронное сообщение, запомните главное – это деловое сообщение. Проявите ваши лучшие навыки и убедитесь, что оно однозначно, лаконично и профессионально.

Используйте подходящий ситуации стиль английского языка, не забывая при этом о пунктуации. В вашем деловом сообщении должны быть только полные предложения и слова, избегайте сленга и сокращений.

Будьте предельно точны в формулировке темы сообщения: она должна быть краткой, но ёмкой.

Будьте максимально корректны

Не допускайте в тексте электронных сообщений никаких высказываний, дискриминирующих кого-либо по расовому, этническому или половому признаку. Деловое сообщение должно фокусировать внимание только на сути дела.

Досчитайте до 10, прежде чем отправить сообщение

Будьте очень осторожны, когда отправляете электронное сообщение в плохом настроении. В таких случаях люди нередко пишут вещи, о которых потом сожалеют.

Если вы не в духе, то возьмите небольшую паузу и сделайте глубокий вдох. Прогуляйтесь немного на свежем воздухе или поговорите с хорошим другом. Затем спокойно сядьте и допишите свое сообщение, как и подобает настоящему профессионалу.

Вежливая подпись – залог успеха

В конце вашего электронного сообщения следует добавлять фразу вежливости, например: Best wishes, Yours sincerely, Best regards, Yours truly, Regards.

Контактная информация

Обязательно укажите в подписи следующие контактные данные:

• Ваше полное имя
• Название компании
• Номера телефонов и факсов
• Адрес электронной почты
• Адрес веб-сайта

Не увлекайтесь украшательством

Не загружайте в деловое электронное сообщение необязательную графику: красочные, но ненужные фоны, изображения; не используйте нестандартные шрифты (если на компьютере адресата они не установлены, ваши старания пропадут впустую). Все эти элементы делают сообщение громоздким и многие получатели просто не станут его читать.

Итак, следуя этим полезным правилам в написании электронных деловых сообщений, вы покажете себя профессионалом и улучшите имидж компании. Ваш профессионализм и учтивость в ведении дел быстро оценят коллеги и клиенты. А вы знали об этих правилах? Помогали ли они вам в профессиональной деятельности?

Читайте также:

Деловой этикет в США

Деловой этикет в Британии

Презентация на английском

Деловой английский для совещаний и конференций

Деловой английский в США

образец. Узнаем как отправить письмо по электронной почте

За последние десятки лет деловая переписка посредством электронной почты приобрела огромную популярность и стала одним из основных способов делового общения. Сегодня трудно найти такого человека, который бы в практике межличностных коммуникаций не использовал бы электронную почту. Несмотря на это, многие сегодня задаются вопросом: как отправить письмо по электронной почте так, чтобы были соблюдены все правила? Как с помощью грамотного письма сформировать у адресата хорошее впечатление об отправителе?

Данная статья описывает регламент деловой переписки по электронной почте, а практические советы, представленные в статье, помогут научиться правильному деловому общению при составлении электронных писем.

Многие начинают свой рабочий день именно с проверки почтового ящика на наличие новых сообщений. Но, к огромному сожалению, несмотря на распространенность этого метода обмена информацией, многие не умеют правильно использовать язык деловой переписки, принимая электронные письма за неформальный способ общения.

Благодаря скорости доставки писем электронная почта упрощает обмен важными официальными документами, бланками, заявлениями, но и здесь люди делают ошибки при отправлении писем. Очень часто случается, что при составлении электронного письма при обмене какими-либо файлами адресанты по каким-либо причинам не составляют сопроводительных очерков и не вписывают темы, что может усложнять работу получателей. Цель данной статьи дать ответ на вопрос: как отправить письмо по электронной почте и соблюсти все правила делового письменного общения по средствам электронной почты?

При составлении электронных писем должны быть заполнены все представленные поля

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя письма заполнять все поля, предусмотренные в электронной почте, такие как адрес и имя получателя и отправителя письма. Обязательно должна быть описана тема, которая кратко описывает суть отправляемого письма. Очень часто от правильно описанной темы зависит судьба отправленного письма и скорость разрешения проблемы изложенной в нем. Деловое электронное письмо должно начинаться с приветствия — это несложное проявление уважения к получателю очень важно при переписке. После приветствия должно следовать текст, который называют «телом письма», а в конце оставляется подпись, к примеру, «С уважением, Брисов Петр Иванович».

Приветствие в деловой переписке

На этом моменте стоит дополнительно заострить свое внимание, так как жест уважения очень важен при любом аспекте деловых коммуникаций. Оптимальным приветственным словосочетанием является «Добрый день» или же «Здравствуйте». Ведение деловой переписки по электронной почте ограничивает отправителя в использовании словосочетаний «Добрый вечер» или «Доброе утро», так как получатель может прочесть письмо намного позже его получения. Также не корректно использовать в приветствии просторечные выражения, употребляемые в неформальном общении.

После слова или словосочетания приветствия следует обратиться к получателю по имени и отчеству, а в случае, если имя неизвестно отправителю, этот момент можно пропустить. После приветственного слова можно переходить к изложению цели письма.

Прикрепленные файлы в деловой переписке по электронной почте

Если главной целью письма выступает не только письменное повествование и изложение сути вопроса , но и отправление файла, то лучше прикрепить пересылаемый объект в первую очередь. Часто случается, что многие отправители, из-за невнимательности, изложив суть вопроса в тексте письма, забывают прикрепить необходимое вложение. Такая халатность может негативно сказаться на деловой репутации отправителя делового письма.

Электронный адрес должен быть узнаваемым и лаконичным

Правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя иметь узнаваемое электронное имя, которое должно нести в себе правдивые сведения об имени отправителя. Очень не лаконично и глупо выглядят официальные письма и обращения, когда в электронном адресе указаны неформальные выражения или слова, к примеру, электронный адрес «limon_petya». Это выглядит очень несолидно для взрослого человека. Для ведения деловой переписки лучше создать отдельный email и соблюдать этикет деловой переписки по электронной почте.

Использование быстрой функции Reply (Response) на ответ полученных ранее писем

Функция Reply или Response (в сокращенном варианте она выглядит как Re:) помогает пользователю быстрым способом отвечать на ранее присланные сообщения отправителя. Эта функция обладает также и универсальной возможностью прочесть предыдущую переписку с собеседником по заданной теме. Но правила деловой переписки по электронной почте обязывают отправителя переименовывать тему делового письма, если во время переписки суть обсуждения изменена.

Перед отправкой делового письма следует производить вычитку на предмет орфографических ошибок и пунктуации

Электронная почта упрощает обмен информацией, но при деловой переписке не стоит пренебрегать правилами русского языка, так как небрежно допущенная ошибка может повлиять на авторитет отправителя. Перед тем как отправить письмо, следует несколько раз просмотреть текст и тщательно проверить его на наличие офографических и пунктуационных ошибок. Многие электронные почтовые клиенты имеют функцию проверки орфографии, поэтому следует обращать внимание на слова, подчёркнутые красной линией. Если возникают сомнения в правильности написания, то следует обратиться за помощью в интернет или проверить написание с помощью орфографического словаря.

Поле адресата должно заполняться в последнюю очередь

Во избежание отправки неоконченных или неотредактированных писем адрес получателя делового письма следует вписывать в самый последний момент перед отправкой. Это правило также входит в основы деловой переписки по электронной почте. Случается, что при заполнении поля адресата электронная почта может предложить список ранее использованных получателей, здесь также следует заострить свое внимание, для того чтобы по ошибке не отправить составленное деловое письмо стороннему адресату.

Структурирование делового письма

Правила структурирования текста распространяется не только для бумажные носители, но также и на правила деловой переписки по электронной почте. Не всегда получателю удобно вычитывать большие объемы текста писем на экране монитора. Для упрощения этого момента следует разбивать текст на логично сформированные небольшие абзацы и не допускать в написании текста деловых писем усложненных предложений. Оптимальная длина одного предложения в деловом письме должна составлять не более пятнадцати слов.

Суть делового письма должна излагаться по существу

Помимо указанной темы делового письма, получателя должно заинтересовать и четко сформулированное первое и второе предложение основного текста. Задачей отправителя является изложить в начале письма суть проблемы или вопроса, по которому он обращается к получателю. В первом предложении должна быть обозначена цель, по которой направляется деловое письмо. Образец: «Сообщаем Вам, что сроки обязательства по договору №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» подходят к концу. Для продления договора Вам следует подать повторный пакет документов». Благодаря обозначенной цели получатель имеет возможность вникнуть в главную мысль делового письма. Если текст письма слишком большой, то лучше воспользоваться функцией прикрепления объекта вложением в виде текстового документа, но при этом с поле для текста следует оставить сопроводительный очерк, который освещает деловое письмо. Образец: «Направляем Вам для ознакомления электронную копию письма компании ООО «Мак-строй». Просим Вас сообщить Ваше решение по вопросу продления договора №45 от 02.01.2017 года «О поставе сыпучих материалов» до указанного в письме срока».

На каждое деловое электронное письмо должен быть дан ответ

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда получатель игнорирует деловое письмо по каким-либо соображениям. Иногда действительно могут быть случаи, когда ответ нельзя дать из-за определенных ситуаций, к примеру, срок решения проблемы может занять несколько дней или получатель находится в размышлении и не может сразу ответить на поставленный вопрос. В таком случае должен быть дан краткий комментарий по этому поводу, к примеру, «Здравствуйте, Петр Иванович. Я получил Ваше письмо, но на сегодняшний день затрудняюсь с ответом, так как должен проконсультироваться с вышестоящим руководством. Я доложу о Вашей проблеме генеральному директору нашей компании и дам официальный ответ к концу недели. С уважением, менеджер отдела продаж Белов Иван Геннадьевич».

Стоит помнить, что в случае, если ответ не был дан в течение трех рабочих дней, то факт молчания получателя делового письма можно оценить как игнорирование и отказ от общения с отправителем.

При составлении ответных писем следует отвечать на все поставленные вопросы

Если направленное получателю письмо несет вопросительный характер, то при составлении письма следует давать ответы на вопросы в той очерёдности, которая присутствует в полученном тексте делового письма. Если вопросы были заданы, отправитель надеется получить на них конкретные ответы. При составлении письма ответы не стоит нумеровать, нужно просто излагать мысль по порядку. Для того чтобы ответить на все поставленные вопросы, для начала нужно несколько раз перечитать полученное деловое письмо и в том случае, если вопросов слишком много, лучше выписать их отдельно, чтобы не допустить пропуска. Если невозможно дать ответ на некоторые из поставленных вопросов, стоит указать, что на данный момент по каким-либо причинам ответ не может быть дан.

Не стоит злоупотреблять аббревиатурами, эмоциональным оформлением и прописными буквами

Существуют отрицательные примеры деловой переписки, когда отправители разбавляют её, используя неформальные знаки в виде смайлов. Их применение популярно при общении в социальных сетях, однако правила деловой переписки не приветствуют такие проявления эмоций, так как получатель может не знать их истинного значения и принять их за непонятный ему набор пунктуационных ошибок.

Также стоит отказаться от написания текста прописными буквами. В интернете набор слов написанных прописными буквами называют «кричащими фразами» и чаще такие фразы несут в себе негативный окрас. Получатель при прочтении электронного делового письма может расценивать такой шрифт отрицательно, что пагубно скажется на восприятии смысла. В случае если в деловом письме нужно подчеркнуть важность какого-либо момента, лучше использовать вводные словосочетания, к примеру, «Обращаем Ваше внимание, что Вам необходимо предоставить пакет документов для продления договора не позднее 10.02.2017 года» или «Обратите внимание, что документы на продление договора следует подать до 10.02.2017 года».

Не стоит передавать секретную информацию посредством электронной почты

Для передачи личной или конфиденциальной информации лучше отказаться от электронных почтовых ящиков, так как существует угроза перехвата сведений злоумышленниками для использования в своих корыстных целях. К такой информации могут быть отнесены: номера телефонов, пароли от банковских карт, лицевые банковские счета и т. п. Важно помнить, что информация сохраняется на сервере почтового агента и в случае взлома может быть похищена.

В конце письма обязательно должна стоять подпись отправителя

Как уже говорилось ранее, каждое отправленное письмо должно содержать конкретизированную подпись. Часто разработчики почтовых ящиков вводят функцию блока подписи, в который можно внести свои данные о должности, имени и контактный номер телефона. Впоследствии данный блок будет автоматически отображаться в конце каждого письма, что позволит упростить набор текста. Важно правильно составить подпись, чтобы получатель имел возможность при ответе на письмо корректно обратиться к отправителю. Пример подписи может выглядеть так: «С уважением, начальник отдела продаж Петров Николай Александрович, +79810000000».

Делая выводы, можно отметить, что для того, чтобы понять, как вести деловую переписку по электронной почте, не нужно осваивать дополнительные и сложные азы. Стоит всего лишь придерживаться элементарных правил этикета и соблюдать нормы русского языка.

Написание деловой переписки? Вот 5 простых советов, которые сделают ваш английский сияющим

Вы хотите быть уверенными в своем деловом письме?

Хотите отправлять профессиональные служебные записки, электронные письма и письма без ошибок?

Сделайте глубокий вдох и расслабьтесь, потому что у нас есть пять полезных советов, которые помогут вам лучше писать деловую переписку уже сегодня.

Почему так важно, чтобы ваша переписка была правильной?

Что ж, письмо остается на бумаге.И у вас, и у людей, которым вы писали, будет письменное доказательство того, что обсуждалось. Четкое написание также позволяет избежать недопонимания. И люди будут относиться к вам более серьезно, если вы пишете без ошибок и профессионально.

Писать о бизнесе — нелегкое дело, особенно если английский — не ваш родной язык. Вот почему мы собрали для вас эти полезные советы!

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно.Щелкните здесь, чтобы получить копию. (Загрузить)

Прежде чем начать писать, вы должны сначала выучить словарный запас, который вам нужно использовать. Для этого используйте FluentU .

Используйте FluentU, чтобы заложить необходимую основу для того, чтобы начать писать и говорить на профессиональном уровне по деловому английскому. Попробуйте бесплатно и убедитесь в этом сами!

А теперь давайте взглянем на наши советы по профессиональной деловой переписке.

1. Подумайте о типе корреспонденции, которую вы должны написать

Проанализируйте ситуацию и подумайте, нужно ли вам написать записку, электронное письмо, служебную записку или письмо.

Заметки

Вы можете написать записку, если вы спешите, и другому человеку (адресату) необходимо как можно скорее записать информацию. Телефонный звонок может не подойти, если вам нужно передать (отправить) очень подробную информацию, например адрес.

Вот пример записки, написанной в офисе коллеге:

Дайан,

Извините, нет времени говорить — встреча руководства начинается через 2 минуты. Не получается заставить работать проектор — не могли бы вы как можно скорее распечатать 10 раздаточных материалов моей презентации?

Спасибо, Анна.

В заметках вы можете использовать сокращения, неформальную пунктуацию (тире заменяет слова), поскольку заметки написаны в неформальном стиле. Обычно люди пишут заметки коллегам, которых они хорошо знают, поэтому заметки могут быть довольно дружелюбными и неформальными.

Электронная почта

В наши дни люди пишут много писем. Это удобный способ общения, потому что они быстрые, их можно отправлять или пересылать более чем одному человеку одновременно, а тон можно адаптировать (отрегулировать) к ситуации.

Электронная почта — лучший выбор, чем заметки, если вы знаете, что читатель увидит их вовремя. Они также работают лучше, чем телефонные звонки, когда вам нужно отправить подробную информацию, которую другой человек может не вспомнить после телефонного разговора.

Записки

Записки написаны внутри компаний для инструктирования сотрудников, объявления политик и делегирования (распределения) обязанностей. Их можно отправлять на бумаге, в виде вложений в электронные письма или даже в виде электронных писем.

Разница между электронными письмами и записками заключается в том, что записки обычно отправляются целой группе людей — всей команде или отделу.По этой причине записки обычно носят более формальный характер, чем электронные письма, но это во многом зависит от того, насколько близки люди в этой компании.

Письма

Деловые письма обычно отправляются от одной коммерческой организации к другой или как переписка между людьми, представляющими организации. Они, как правило, носят более формальный характер, чем другие формы общения, поскольку являются постоянным письменным документом.

Письма могут быть написаны с жалобами, извинениями, приглашением или по любой причине, связанной с бизнесом.Электронные письма также могут быть написаны в очень формальном стиле, но буквы все еще используются, потому что они могут восприниматься читателем более серьезно, чем любая другая форма общения.

При ответе на записку, электронное письмо или письмо обычно следует использовать ту же форму связи, что и адресату.

У вас проблемы с английским во время деловых встреч?

Что, если бы вы могли свободно говорить по-английски во время звонков и комфортно общаться со своими клиентами, коллегами и руководителями?

Представьте себе… вы можете с нетерпением ждать этих звонков, а не беспокоиться о них.

Что эта вновь обретенная уверенность может сделать для вашей карьеры?

Знаете ли вы, что есть курс, который может вам в этом помочь?

Это называется Creativa.

Creativa предлагает увлекательные высококачественные видеокурсы, которые помогут вам показать себя на английском языке.

Creativa имеет профессиональных актеров и глубоко разбирается в языке тела и интонации.

Creativa показывает вам, как именно это сделать, с реалистичными реконструкциями.

Изучив курс Business Video Calls от Creativa, вы научитесь превосходно управлять встречами.

Не упустите возможность улучшить свой английский и карьеру — начните с Creativa сегодня.

2. Будьте вежливы

Вежливость означает выбор правильного тона или правильного регистра. Необязательно быть чрезмерно (слишком) формальным, чтобы быть вежливым. Когда пишешь, всегда помни о читателе.

Ваши отношения с получателем обычно определяют тон, который вы используете при письме.Если вы не уверены, лучше использовать нейтральный тон. Обычно лучше быть более формальным, чем неформальным, если вы не можете решить, какой тон использовать.

Вот несколько примеров неформального, нейтрального и формального тона:

Неформальный: Мне жаль, что я не могу вам помочь.
Нейтрально: Боюсь, что ничем не могу вам помочь.
Официально: Я очень / глубоко сожалею, что не могу вам помочь.

Неофициальный: Надеюсь, моя идея вам понравится.
Нейтрально: Надеюсь, вы согласны с моим предложением.
Официально: Я надеюсь, что это предложение для вас приемлемо.

Неофициальный: Сделайте это как можно скорее.
Нейтраль: Пожалуйста, позаботьтесь об этом как можно скорее.
Официальный: Я надеюсь, что вы уделите этому вопросу свое срочное внимание.

То, как вы начинаете, задает тон для остальной части вашего письма.(Дополнительные примеры формального и неформального языка можно найти на этой странице Технологического университета Сиднея.)

Начальные примечания

Заметки обычно адресованы только одному человеку. Поскольку они очень короткие, можно просто начать с имени человека. Даже если заметки короткие, вы должны стараться всегда кратко указывать причину, по которой вы пишете (например, в примечании выше «Извините — нет времени говорить — встреча руководства начинается через 2 минуты».

В противном случае вы можете показаться властным, и вы, вероятно, в конечном итоге расстроите читателя и мало что сделаете.Кроме того, старайтесь писать аккуратным почерком, чтобы читатель понял ваше сообщение.

Начало электронных писем, писем и заметок

Стандартное начало для электронных писем и заметок:

Кому:
От:
Дата:
Тема:

Убедитесь, что вы включили тему, которая кратко и полезно. Не написать письмо — признак неуважения, поскольку адресату, вероятно, нужно прочитать много писем. У вас также больше шансов получить ответ раньше, если вы привлечете внимание читателя с помощью хорошей темы.

Если вы пишете электронное письмо или письмо только одному человеку, вам нужно подумать о ваших отношениях с этим человеком, прежде чем вы начнете писать. Если вы называете друг друга по имени, вы можете начать с «Дорогой Джон».

Если вы хотите быть более формальным, вы можете использовать фамилию человека: «Уважаемый мистер Смит». Если вы не знаете имя человека, у вас есть несколько вариантов:

• Уважаемый сэр — если вы знаете, что пишете мужчине,
• Уважаемая мадам — если вы знаете, что пишете женщине , и
• Уважаемый господин или госпожа — если вы не знаете, пишете ли вы мужчине или женщине.

Если вы пишете записку для всей команды или отдела, вы можете использовать «Уважаемые все» или «Уважаемая команда».

3. Составьте хороший план и придерживайтесь его

Когда вы пишете, у вас есть время подумать. Когда вы говорите, у вас нет этой роскоши (комфорта). Убедитесь, что вы используете свое время с умом.

Подумайте об идеях, которые вам нужно включить, и решите, как их сгруппировать. Вы должны использовать четко разделенные абзацы для каждой основной идеи.

После того, как вы определились с основными идеями, убедитесь, что вы используете четкие предложения.Лучше иметь более короткие и четкие предложения, чем действительно длинные, которые адресат может не понять. Если вы не уверены в том, какой язык вам следует использовать, представьте, что читатель находится перед вами.

Особенно, если вы отвечаете на электронное письмо или письмо, убедитесь, что вы включили всю информацию, которую вас просили.

При переходе от одной идеи к другой используйте некоторые связывающие выражения, чтобы помочь читателю следовать логике ваших аргументов. Вот несколько примеров таких выражений:

• Чтобы перечислить идеи: во-первых, во-вторых, последнее, но не в последнюю очередь
• Чтобы противопоставить идеи: однако, с другой стороны, все же
• Чтобы выразить причина и следствие: следовательно, следовательно, как результат

4.Конец на позитивной ноте

Даже жалуясь, думайте стратегически и всегда будьте вежливы. Если читатель обидится, вы, вероятно, не получите желаемого результата.

Вы должны завершить электронное письмо, памятку или письмо в зависимости от того, как вы его начали.

Если вы начали с неформального «Дорогой Джон», вы можете закончить словами:

• Best,
• BW (что означает «наилучшие пожелания»; сокращения допустимы в неофициальном письме),

за которым следует ваше имя.

Если вы сохранили свой тон нейтральный , вы должны закончить нейтрально:

• С уважением,
• С уважением,

, за которым следует ваше имя и должность.

Если ваш тон был достаточно формальным , окончание также должно быть формальным. Если вы начали со слов «Уважаемый сэр», «Уважаемая мадам» или «Уважаемый сэр или мадам», лучше всего закончить с:

, за которым следует ваше имя и должность. Если вы начали с «Уважаемый мистер Смит», вы можете ввести:

, за которым следует ваше имя и должность.

5. Проверьте наличие ошибок, а затем еще раз.

Когда вы закончите писать, выровняйте свою работу несколько раз. Трудно одновременно обращать внимание на орфографические, лексические, грамматические и пунктуационные ошибки.

Орфографические ошибки могут произвести плохое впечатление, поэтому попробуйте использовать инструмент проверки орфографии, подобный этому, чтобы помочь вам отредактировать текст.

Грамматические ошибки также могут произвести на читателя плохое впечатление. Вот несколько распространенных грамматических ошибок, на которые следует обратить внимание.

«Ваш», перепутанный с «вы»

• Ваш — Притяжательный определитель (указывает существительное), используется для описания чего-то, что принадлежит человеку, с которым вы ведете переписку.

Ваш клиент ждет.

• You’re — Сокращение слова «вы есть».

Вы ценный клиент.

«Они» путают с «Их» и «Там»

• Их — Притяжательный определитель, используемый для описания чего-то, что принадлежит людям, с которыми вы ведете переписку.

Их менеджер на встрече.

• Там — Наречие, используется для обозначения «этого места».

Вот — портативный компьютер, которым вы можете пользоваться.

• Они — сокращение от «они есть».

Они отвечают за маркетинг.

«Его» путают с «Это»

• Его — Притяжательный определитель, используемый для описания чего-то, что принадлежит объекту.

Компьютер не работает; требует замены жесткого диска .

• Это — сокращение от «это».

Пора нам сказать им правду.

«Тогда» перепутали с «Чем»

• Чем — Конъюнкция, используемая при проведении сравнений.

Мой обед был лучше , чем ваш.

• Затем — Наречие, используется для определения местоположения действий во времени.

Ср потом заказали обед.

Написать на иностранном языке — нелегкая работа, особенно когда от этого зависит ваш бизнес. Но чем лучше вы напишете, тем лучше ваш читатель будет относиться к вам и вашим идеям. Так что воспользуйтесь этими пятью советами в своей следующей деловой переписке!

Загрузить: Эта запись в блоге доступна в виде удобного портативного PDF-файла. можно взять куда угодно. Щелкните здесь, чтобы получить копию.(Загрузить)

И еще кое-что …

Если вам нравится изучать английский язык с помощью фильмов и онлайн-СМИ, вам также стоит зайти на FluentU. FluentU позволяет учить английский по популярным ток-шоу, запоминающимся музыкальным видеоклипам и забавным рекламным роликам, как вы можете видеть здесь:

Если вы хотите его посмотреть, возможно, в приложении FluentU он есть.

Приложение и веб-сайт FluentU позволяют очень легко смотреть видео на английском языке. Есть интерактивные подписи. Это означает, что вы можете нажать на любое слово, чтобы увидеть изображение, определение и полезные примеры.

FluentU позволяет изучать увлекательный контент со всемирно известными знаменитостями.

Например, если вы нажмете на слово «поиск», вы увидите следующее:

FluentU позволяет вам нажать, чтобы найти любое слово.

Выучите словарный запас из любого видео с помощью викторин. Проведите пальцем влево или вправо, чтобы увидеть больше примеров для слова, которое вы изучаете.

FluentU поможет вам быстро учиться с помощью полезных вопросов и множества примеров. Учить больше.

Лучшая часть? FluentU запоминает словарный запас, который вы изучаете.Он рекомендует вам примеры и видео на основе уже выученных вами слов. У вас будет действительно индивидуальный опыт.

Начните использовать FluentU на веб-сайте со своего компьютера или планшета или, что еще лучше, загрузите приложение FluentU из iTunes или из магазина Google Play.

Если вам понравился этот пост, что-то подсказывает мне, что вам понравится FluentU, лучший способ выучить английский с помощью реальных видео.

Испытайте погружение в английский онлайн!

Как написать деловую электронную почту (обновлено в 2021 году)

Деловая электронная почта — это основа современного общения.В любой день средний офисный работник получает более 80 писем.

Это много общения.

Хотя мы отправляем много электронных писем, многие из них неэффективны. В почтовом ящике каждого хранятся трудные для чтения или обработки электронные письма, потому что получатель не понимает, как ему ответить или как действовать. Не позволяйте этому случиться с вашей деловой электронной почтой. Этикет, стиль и формат важны для написания электронных писем, которые приносят результат.

В этой статье представлены передовые методы и пошаговые инструкции по созданию эффективного делового электронного письма.Интегрируя эти методы в подготовку электронной почты, вы сможете писать более качественные электронные письма и улучшать общение в целом.

Четыре ключевых вопроса:

Есть четыре вопроса, которые вы должны рассмотреть, когда приступаете к составлению делового электронного письма:

1. Кто моя аудитория?

Во всех деловых письмах главное внимание уделяется аудитории. Кто , для которого вы пишете, определит , как вы напишете электронную почту. Читатель определит тон, формальность и содержание сообщения.

Читателем вашего электронного письма может быть ваш коллега, клиент или руководитель. Каждый читатель будет иметь разный опыт, знания о проектах и ​​приоритеты. Вы можете использовать аббревиатуры проекта вместе с коллегой, у которого такие же глубокие знания проекта, как и у вас. Эти же аббревиатуры сбивают с толку руководителя, которому требуется обновление для прогнозирования бюджета.

Если ваша аудитория находится на переднем плане, вы всегда напишете более эффективное электронное письмо.

Аудитория включает всех людей, указанных в полях отправителя.Это включает в себя To :, CC :. и BCC: поля, но основное внимание следует уделять тем, которые находятся в поле «Кому». Написание для аудитории также означает правильное использование этих полей.

Поле «Кому:» предназначено для прямой аудитории, которой необходимо ответить или предпринять действия в соответствии с содержанием электронной почты. Поле «CC:» предназначено для читателей, которым необходимо получать сообщения электронной почты для справки или ясности, но которым не нужно предпринимать действия или отвечать. Поле «BCC:» предназначено для аудитории, которой нужно видеть только исходное электронное письмо, а не последующую цепочку ответов.

Неправильное использование полей отправителя — распространенная ошибка деловой электронной почты. Это происходит, когда аудитория и их роли не рассматриваются вдумчиво.

Используйте поле «Скрытая копия» очень разумно. Часто лучше пересылать электронное письмо отдельно с кратким изложением причины, по которой вы отправляете эту информацию.

2. Какова цель?

У электронного письма должна быть цель. И у него должна быть только одна цель.

Такая практика электронной почты называется «правилом одного».’

Каждое электронное письмо должно охватывать только один конкретный элемент, задачу или запрос.

Описание нескольких действий в одном письме может вызвать путаницу и неэффективность. Одно электронное письмо не должно включать одновременно заметки о пересмотре отчета клиента и вопрос о расписании ежеквартального собрания. Этот сценарий требует двух отдельных писем.

Ограничивая электронные письма одним предметом, получателю легче понять, обработать и действовать в соответствии с ними. Эта ясность увеличивает понимание и продуктивность.

На практике нам иногда приходится запрашивать несколько единиц информации, относящихся к одной и той же теме. В этом случае используйте нумерованный список, чтобы прояснить для читателя, что запрос имеет компоненты. Это поможет вашему читателю легко ответить и гарантирует, что вы получите всю необходимую информацию.

Мне нужно, чтобы вы рассмотрели эти три пункта, прежде чем мы передадим эскиз производственной группе:

1. 1. Содержимое
   2. Дизайн
   3. Выбор цвета

3.Это электронное письмо необходимо?

Существует тенденция к чрезмерному общению по электронной почте. Хотя электронная почта эффективна и обеспечивает электронный документооборот, не все общение должно происходить по электронной почте.

Задайте себе вопрос: «Это письмо действительно необходимо?» Возможно, более уместен быстрый телефонный звонок или пинг в корпоративном мессенджере. Если вы ожидаете много споров по этой теме, короткий разговор поможет избавиться от длинной цепочки писем.

Выберите правильный канал для отправки информации.Электронная почта — это здорово, но это один канал.

4. Подходит ли электронная почта?

Электронная почта может использоваться во многих сценариях, но не всегда уместна.

Если вы доставляете плохие новости, сделайте это лично или тщательно сохраните электронную почту. Электронное письмо безлично, и в нем трудно передать сочувствие или сострадание. Если вам необходимо написать письмо с извинениями по делу, следуйте этим правилам.

Конфиденциальная информация, отправляемая по электронной почте, может быть случайно раскрыта. Случаев неудач с электронной почтой очень много, от забавных до серьезных.Независимо от того, является ли информация личным контактом или личным мнением, подумайте, подходит ли она для электронного письма. Если вы не хотите, чтобы его случайно отправили, подумайте прежде всего о том, как его отправить.

Если вы не уверены, подходит ли электронное письмо, спросите себя, комфортно ли вам, если это письмо будет проецироваться на собрании. На встрече присутствуют ваш начальник, все ваши будущие начальники и ваша мама. Если он проходит этот тест, отправьте его. Если нет, вероятно, что-то не подходящее.

5. Стиль электронной почты

Деловые письма имеют очень специфический стиль. Они профессиональные, но краткие. Они должны быть написаны так, чтобы их можно было бегло просмотреть, но с достаточным объемом информации, чтобы дать полный ответ.

Если вам понравилась эта статья, возможно, вас заинтересует наш курс написания электронной почты — один из онлайн-курсов делового письма, которые мы предлагаем для отдельных лиц и групп.

Тон

Поиск правильного тона может быть самой большой головной болью при составлении электронного письма.Тон меняется в зависимости от вашей аудитории. Он может варьироваться от формального до дружеского, но всегда профессионален и всегда должен соответствовать вашей аудитории.

Многословная вежливость часто может быть упущена из-за того, что в электронных письмах нужно быть кратким. Тем не менее, «, пожалуйста, » и «, спасибо, » должны быть включены в любое время, когда это уместно.

Избегайте ВСЕХ ЗАГЛАВНЫХ букв, потому что это ЗВУЧИТ, КАК ВЫ КРИЧИТЕ.

Кроме того, написание заглавными буквами может направить вашу электронную почту в папку для спама).Если вы не хотите выкрикивать заявление лично, не пишите его по электронной почте. Вместо этого используйте курсив , подчеркивание , или жирный шрифт , чтобы выделить важные моменты.

Пример:
Заявки на отпуск необходимо подавать не позднее, чем за две недели до .

Обратите внимание на резкий тон, если жирный текст заменен заглавными буквами:
Заявки на отпуск должны подаваться НЕ МЕНЬШЕ ДВЕ НЕДЕЛИ ЗАРАНЕЕ.

Одно исключение: используйте заглавные буквы в заголовках электронной почты при письме в любую организацию, которая удаляет HTML-форматирование из электронной почты. Военные, военные академии и некоторые финансовые учреждения со строгими протоколами безопасности часто удаляют форматирование html.

Заголовки очень полезны для читателей. Они позволяют читателю бегло просматривать и легко находить информацию. Они — лучшее оружие делового писателя против информационной перегрузки.

Избегайте чрезмерного использования знаков препинания и смайликов. Восклицательные знаки следует использовать с осторожностью! Эмодзи продолжают играть более важную роль в цифровой коммуникации, и несколько руководств по стилю одобрили их разумное использование в деловой переписке.Я следую правилу использования их только после того, как другая сторона отправила их. Их никогда не следует использовать в официальных деловых письмах.

Формат

Электронные письма

предназначены для беглого просмотра, поэтому в них должно быть достаточно свободного места, чтобы помочь читателю. Используйте более короткие абзацы, списки и маркеры, чтобы упростить информацию. И используйте заголовки, чтобы разбить концепции и позволить читателю бегло просмотреть.

Кроме того, неудобное форматирование, скопированное из других документов или электронных писем, может отвлекать.Чтобы обеспечить бесшовное форматирование электронной почты, удалите форматирование текста из нового содержимого с помощью функций удаления или форматирования вашего почтового клиента.

Вот наиболее распространенные функции форматирования и способы их использования:

Шрифт: Шрифт — это шрифт, который вы должны выбрать для своего электронного письма. Лучше всего выбирать без засечек (шрифт без декоративных штрихов в конце), поскольку он более современный, простой и легко читаемый на экране.Их также легче читать при небольшом размере. Gmail по умолчанию использует шрифт Sans Serif. Вы также можете использовать Arial, Helvetica, Tahoma, Trebuchet MS или Verdana.

Размер текста: Старайтесь, чтобы ваша электронная почта оставалась в нормальном размере. Это от 10 до 12 пунктов.

Полужирный: Вы можете использовать полужирный шрифт для заголовков и выделения важного текста. Жирный текст привлекает внимание читателей, просматривающих письмо.

Курсив: Курсив — это более мягкий способ привлечь внимание к области текста.Они используются для выделения части предложения. Они не выделяют слова, когда пользователь просматривает страницу, как это делает жирный текст. Курсив также следует использовать для названий полных произведений.

Подчеркнутый: Подчеркнутый текст легко спутать со ссылкой. При написании электронного письма лучше не использовать подчеркнутый текст, чтобы привлечь внимание к определенной области электронного письма. Лучше использовать жирный шрифт или курсив.

Цвет текста: Вам следует избегать использования нескольких цветов текста в электронном письме, так как это привлекает внимание к разным адресам и выглядит непрофессионально.Вполне вероятно, что ваша почтовая программа делает ваши гиперссылки синими.

Выравнивание: В деловых письмах используется текст, полностью выровненный по левому краю. Академическое письмо делает отступ в первом предложении абзаца через пять пробелов. В деловой электронной почте вам никогда не потребуется делать отступ в начале абзаца.

Пользователи сканируют страницы по F-образному шаблону. Из-за изменения выравнивания читателю становится труднее бегло просматривать.

Номера: Использование нумерованного списка может помочь организовать контент, где важна последовательность.Например, если вы описываете шаги, вы можете использовать нумерованный список.

Маркированный список: Маркированный список — отличный способ создать пустое пространство на странице и привлечь внимание к связанным элементам. Маркированные списки лучше всего подходят для неупорядоченных списков.

Увеличенный отступ: В деловых письмах не следует делать отступ в первом предложении нового абзаца. Разрыв строки представляет собой начало нового абзаца. Кнопка увеличения отступа позволяет добавить отступ к тексту.

Это полезно в редких случаях, когда вы хотите указать, что некоторая информация является подмножеством того, что ей предшествовало. Это создает визуальное указание на то, что информация с отступом менее важна.

Меньший отступ: Это позволяет перемещать содержимое влево.

Текст цитаты: Если вы имеете в виду цитируемый текст, вы должны использовать функцию текста цитаты. Он обеспечивает небольшой отступ для вашего контента и серую вертикальную линию слева.Это показывает читателям, что вы цитируете текст.

Удалить форматирование: Если вы вставляете текст в сообщение электронной почты, очень важно использовать функцию удаления форматирования. В противном случае вы вставите стили текста, и вашему читателю будет очевидно, что вы скопировали и вставили этот текст. Чтобы использовать эту функцию, выделите текст, форматирование которого нужно удалить. Затем нажмите кнопку удаления форматирования.

Части отличного электронного письма

Давайте проанализируем каждый раздел делового электронного письма, чтобы выделить передовые методы, которые вы можете применить в своем письме.

Тема сообщения

Строка темы — это краткое изложение вашего электронного письма. Это лучшая возможность обеспечить прочтение вашей электронной почты. Цель строки темы — заставить читателя открыть письмо, не обманывая его. Это также место, где чаще всего совершаются ошибки.

Думайте об этом как о заголовке вашего электронного письма. Это должен быть обзор содержания из 3-8 слов. Он должен быть прямым и естественным, но актуальным и точным.

Слишком короткие или слишком длинные строки темы вызывают путаницу.Если из-за этого письмо кажется трудным или запутанным для ответа, получатель может не открыть его сразу или вообще.

Плохие примеры:
Важно!

Для вашего обзора

Вопросы о продлении срока отчета о целевом показателе эффективности расширения Запрос на продление встречи с клиентом

Хорошие примеры:
Доставка заказа в ваш книжный магазин 2 дек

Изменения в отчете клиента

: просмотрите до 16:00

Расширение отчета о расширении запрошено до пятницы

Почтовые клиенты также проверят строку темы на наличие признаков спама.Это особенно важно для отделов продаж, которые могут отправлять холодные электронные письма. Некоторые термины являются флагами для алгоритмов спама и могут быть отфильтрованы в папку нежелательной почты. Избегайте использования таких слов, как «Продажа», «Пожалуйста, прочтите» или «Прибыль», и не используйте темы, состоящие из одного слова.

Оптимизация темы письма очень важна.

Также убедитесь, что вы отвечаете в правильную цепочку. Не используйте старую цепочку писем для новой темы.

Приветствие

Ваше приветствие должно быть профессиональным и кратким.Всегда предпочтительно обращаться к получателю, используя его имя, но это не всегда возможно.

• Добрый день,
• Привет,
• Уважаемая мисс Джонс:
• Привет, Джефф, (формат приветствия)
• Привет, Джефф. (формат предложения)

Краткая шутка

Если вы впервые пишете кому-то электронное письмо, ваша первая строка может быть короткой любезностью, соединяющей вас и получателя. Одного предложения должно хватить. Укажите, как вы подключились.Это напоминание даст читателю контекст для следующей информации.

Было здорово встретиться с вами вчера вечером на мероприятии по нетворкингу.

Если вы получили что-то от получателя, поблагодарите. Это может быть благодарность за предложение помощи, за интересный контент, которым они поделились, или даже за то, что вы просто прочитали письмо.

Спасибо, что поделились своей статьей о стратегиях управления. Выводы ценные.

Спасибо, что нашли время помочь мне с этим проектом.

Если вы хотите сохранить общий язык, подойдут теплые добрые пожелания.

Надеюсь, у вас все хорошо!

Опустите приятное приветствие, если вы недавно или часто общаетесь друг с другом.

Будьте очень осторожны, чтобы в начале письма не было слишком много любезностей. Целью вашего электронного письма должно быть открытое начало. Помните аббревиатуру B.МНОГО. — нижняя строка сверху. Что вы хотите, чтобы ваш читатель знал или делал? Это самый важный дебют.

Назначение

Как отмечалось ранее, каждое электронное письмо должно адресовать только одну вещь, одну цель. Эта задача, просьба или информация должны быть представлены четко и сразу после любезности. Это B.L.O.T. — нижняя строка сверху.

Будьте краткими и прямыми. Не скрывайте свой запрос, иначе его можно упустить из виду или проигнорировать.

Пожалуйста, поделитесь своим мнением по бюджету.

Можете ли вы принять участие в стартовом совещании по проекту в следующий четверг?

Вносили ли вы какие-либо изменения в окончательный отчет?

Дополнительная информация

Некоторые деловые электронные письма могут потребовать от читателя дополнительной информации. Это может быть пояснение по задаче, ссылка на ресурсы или примеры или другая полезная информация. Эту информацию следует включать вдумчиво. Следует добавлять только непосредственно релевантный контент.

Призыв к действию (CTA)

В конце электронного письма включите конкретный призыв к действию. Электронное письмо отправлено для выполнения одной задачи. Призыв к действию не должен вызывать путаницы в отношении вашего запроса. Не думайте, что читатель понимает желаемый результат на основе предшествующей информации. Электронные письма можно легко неверно истолковать, если есть серая зона.

Это заявление должно включать в себя конкретное действие и график. Если вы отправляете электронное письмо нескольким людям, уточните ответственность за задачу, прямо указав имя предполагаемого человека.

Разъяснение задач и ожиданий позволяет получателю реагировать более эффективно.

Плохие примеры:
Сможете ли вы об этом позаботиться?

Сообщите мне, что вы думаете.

Хорошие примеры:
Сара: не могли бы вы разослать опрос всем сотрудникам к полудню пятницы, пожалуйста?

Буду признателен за отзыв о проекте повестки дня. Если у вас есть правки, пришлите их завтра, во вторник, в 10 часов утра.

Если вы хотите получить подтверждение, вы можете сформулировать призыв к действию в виде вопроса. Если призыв к действию является уведомлением, которое не обязательно требует ответа, вы можете структурировать призыв к действию как утверждение.

Сообщение о закрытии

Заключительное сообщение просто указывает на то, что электронное письмо готово. Хотя это не является обязательным требованием в современном письме, короткая вежливая фраза прекрасно завершит ваше письмо.

Спасибо за ваше время,

Жду вашего ответа,

С уважением,

Подписание и подпись

В конце электронного письма указано ваше имя.Формулировка должна соответствовать формальности электронного письма.

Самый официальный:
Доктор Джон Смит

Доктор Смит

Джон Смит

Наименее формальный и наиболее распространенный:
Джон

Ваша электронная подпись — это электронная визитная карточка, которая добавляется к вашему электронному письму. Он должен включать наиболее важный контекст и контактную информацию для вашего читателя. Это место, где вы можете помочь вашему читателю с помощью соответствующей контактной или контекстной информации, а не хвастаться или вставлять философские цитаты.Изображения и логотипы могут быть полезны, но помните о размерах и о том, как они будут отображаться на мобильных устройствах.

Вложения и ссылки

Все упомянутые вложения или ссылки должны быть включены в электронное письмо. Либо назовите файл так, чтобы он был четко идентифицирован, либо включите заголовок документа в скобки сразу после того, как вы упомянули его в электронном письме.

Не заставляйте читателя искать нужную информацию.

Если вложение было отправлено получателю ранее, все равно вложите его снова.Таким образом, они могут легко получить доступ к информации, а не искать в своем почтовом ящике. Конечно, еще раз проверьте, что файл прикреплен и исправен. Если вы забыли добавить вложение, вам потребуется ненужный (и неприятный!) Ответ с его запросом, что может задержать работу.

Ссылки могут направлять читателя либо на веб-сайты, либо в каталоги интрасети. Эти гиперссылки могут быть длинными и отвлекать внимание в тексте электронного письма. Вместо этого включите гиперссылку в существующее предложение.

Плохой пример:
Этот ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета: http://www.instructionalsolutions.com/blog/technical-writing-engineers

Хороший пример:
Этот технический письменный ресурс может оказаться полезным при подготовке отчета.

Вы также должны проверить ссылку, чтобы убедиться, что она открывает правильный сайт.

Обзор

Когда ваше электронное письмо будет составлено, не нажимайте кнопку «Отправить». Пока что.

Найдите минутку, чтобы просмотреть свою электронную почту.Проверьте грамматические или орфографические ошибки (у Grammarly есть полезный бесплатный инструмент). Опечатки говорят о невнимательности и даже могут передать неверную информацию.

Перепроверьте даты, время, имена, ссылки, вложения и другие конкретные сведения.

Трижды проверьте правильность адреса получателя в полях отправителя.

Наши любимые электронные письма

Отменить отправку

Вы когда-нибудь нажимали кнопку «Отправить», а затем ахнули от ужаса? Возможно, это ситуация типа «Я не хотел отправлять на номер тот Брэд!».Или это может быть менее смущающий, но все же раздражающий сценарий «Я имел в виду, чтобы включил Брэда в это электронное письмо!».

К счастью, некоторые почтовые клиенты нашли решение этой потенциальной проблемы, добавив «Отменить отправку».

В Gmail вы можете включить эту функцию в настройках. Вы можете выбрать период отмены от 5 до 30 секунд.

В Outlook вы можете вспомнить непрочитанное электронное письмо, отправленное получателю с учетной записью Exchange в той же организации.Эта функция не работает на практике, потому что, если она была прочитана кем-либо, ее нельзя отозвать. В этом случае просто перешлите письмо с ошибкой и извинитесь и объясните.

Шаблоны ответов в Gmail

Вы отправляете одно и то же электронное письмо снова и снова? Экономьте время, используя шаблоны ответов в Gmail.

Эта функция позволяет сохранять стандартные электронные письма. Если вы хотите отправить стандартный ответ, просто выберите предпочтительный подготовленный шаблон в окне «Написать».Вы также можете настроить автоматическую отправку шаблонных ответов на входящую почту с определенными деталями.

Фильтры и папки

Ваш почтовый ящик переполнен? Продуманное использование фильтров и папок может помочь снизить нагрузку на электронную почту.

Вы можете маркировать электронные письма от конкретных людей или даже целых доменов и даже помечать их цветом. Эти ярлыки позволят легко архивировать электронные письма после прочтения.

Вы можете настроить фильтры для автоматической пометки электронных писем с низким приоритетом как прочитанные или архивные, например, обновления отслеживания доставки.

Короткие вложения во время настройки обеспечат долгосрочную экономию времени.

Как запланировать электронную почту в Gmail?

Щелкните синюю стрелку раскрывающегося списка справа от обычного электронного письма. Затем нажмите «Расписание отправки», после чего у вас будет возможность выбрать предлагаемое время в следующие несколько дней или выбрать собственное время и дату.

Вы работаете допоздна, но хотите, чтобы электронная почта пришла в почтовый ящик вашего клиента завтра утром?

Раньше мы предлагали использовать Boomerang для планирования электронной почты, но теперь вы можете делать это прямо в Gmail.Если вы нажмете маленькую стрелку справа от кнопки отправки, вы можете указать, когда будет отправлено электронное письмо.

Запланированные электронные письма появятся в новой папке с названием «запланированные» прямо под папкой «отправленные». Оттуда вы можете отменить отправку в любое время до отправки электронного письма.

Внимание! Если вы отправляете информацию получателям, которые отчитываются перед вами, не отправляйте электронные письма поздно вечером, потому что это может вызвать ожидание круглосуточной работы в вашей команде. Запланируйте рассылку писем в начале обычного рабочего дня.

Составление эффективного делового электронного письма требует времени. Однако вы можете сэкономить время, используя сочетания клавиш. Сохраняйте клики при выборе писем, отметке непрочитанных, добавлении гиперссылки и т. Д. Ознакомьтесь с ярлыками для Gmail и Outlook.

Объем получаемых и отправляемых электронных писем может иногда снизить нашу мотивацию к написанию эффективного делового электронного письма. При подготовке электронного письма рассмотрите четыре ключевых вопроса. Напишите его кратко, но ясно передавая информацию и просьбу читателю.

Как написать деловое письмо с извинениями [Примеры и советы]

Вот классический пример P.G. Цитата Вудхауза, которая так иллюстрирует этот неуместный фокус позерства для налаживания отношений:

В деловой литературе это неправда! Извинения важны.

Нам часто кажется, что извинение означает, что мы берем на себя ответственность за ситуации, возникшие не по нашей вине. Нет! Хорошие извинения означают, что нам не все равно. Это показывает, что мы несем ответственность. Это доказывает, что мы ценим людей и нам можно доверять.

Вы не ошиблись

Я только что узнал от Тома, что перенос нашего ежегодного собрания повлиял на ваши планы на отпуск. В следующем году у нас будет выпущено четыре новых продукта, и они будут представлены на встрече. Я уверен, что расписание вас разочаровало, но я знаю, что эта информация будет для вас очень полезна, и в следующем году нам понадобится ваш опыт в этой области.

Альтернатива, которую вы можете написать:

Мне очень жаль, что в связи с реконструкцией ваш отдел должен совместно использовать ресурсы печати и копирования в течение следующих двух месяцев.Это приведет к задержкам во время строительства, поэтому, пожалуйста, учтите это при планировании. После завершения строительства у нас будет 40% -ное увеличение мощности, так что неудобства того стоят.

Необходимо признать ответственность

Уважаемый Suki:

Мне очень жаль, что я пропустил вашу встречу сегодня утром. Я знаю, что должен был оплатить расходы на персонал по вашему предложению, и мне очень жаль, что я вас подвел.

Как я уже упоминала, когда звонила, моя няня заболела и не могла работать, а моего мужа нет в городе.Мне пришлось подождать, пока моя сестра приедет присматривать за детьми, прежде чем я смогу уйти на работу.

Я отправил всем участникам встречи свой анализ затрат на персонал и объяснил свое отсутствие и то, как эти данные подтверждают ваше предложение. Если я могу еще чем-то восполнить свое отсутствие по вашему предложению, пожалуйста, дайте мне знать.

Примите мои извинения.

Тамара

Мы все хотим избежать неприятных ситуаций, но отправка записки или электронного письма означает, что вы серьезно относитесь к ответственности и искренне сожалеете.Он передает искренность, которой нет в простом телефонном звонке.

Когда сожалеешь о своих действиях

Уважаемый Ашок:

Мне очень жаль, что я вчера слишком остро отреагировал на новости о реструктуризации моей проектной группы. Прошу прощения за неправильные предположения относительно вашего решения.

После того, как мы поговорили, я понял, что полагаюсь на участие Кэролайн и не хочу терять ее энтузиазм и опыт ради своей команды. Вы правы, она готова к более крупным проектам компании.

Я сожалею о своих комментариях, и я обещаю полностью поддержать реструктуризацию команды. Пожалуйста, прими мои извинения.

С уважением,

Кара

Я слышал, как руководители говорят, что никогда не хотят документировать какие-либо ошибки в письменной форме, но я не согласен. Вместо этого, это документирует осознание и извинения Кары, а также улучшение ее деловых отношений с Ашоком.

Совет: обратите внимание, что формат письма отличается от формата памятки.

Бонусных советов:

• Откровенно заявите, что вам жаль. «Я прошу прощения.» «Мне жаль.» «Я сожалею об этом.»
• Попросите читателя принять ваши извинения.
• Кратко опишите, что произошло, чтобы отразить ваше понимание.
• Предложите средства правовой защиты, если это необходимо.
• Укажите в записке только извинения. Придерживайтесь одной темы.
• Не думайте, что ваш читатель тоже виноват. Не: «Я только хотел бы, чтобы вы были более ясны, мое присутствие необходимо». Обращайтесь только к своим собственным действиям.
• Не вините никого другого. Не: «Мой руководитель группы не понял своих инструкций, поэтому я подумал, что буду выступать на следующей неделе, а не на этой неделе».
• Не глобализируйте проблему. Приносим извинения за эту ситуацию прямо сейчас. Не: «Мне жаль, что я опоздал, но вы редко начинаете встречи вовремя. Я думал, что приеду до начала встречи ».
• Самое главное, не используйте общую формулу «извините, но». Это неискренне и заставляет вас выглядеть сердитым. Не: «Мне очень жаль, что я слишком остро отреагировал, но вы не совсем ясно изложили свои инструкции.”

Наука извинений

Извинения — важная и сложная часть человеческих взаимоотношений, поэтому они стали предметом как психологических, так и бизнес-исследований. Вас может утешить тот факт, что за эффективным извинением стоит наука. Недавнее исследование Университета штата Огайо выявило шесть ключевых элементов сильного извинения:

1. Выражение сожаления

2. Пояснение

3. Признание ответственности

4. Заявление о покаянии

5. Предложение ремонта

6. Просьба о прощении

Эти шесть компонентов были протестированы индивидуально и в комбинации в двух исследованиях для определения наиболее важных из них.Если ваше извинение включает только один элемент, выберите признание ответственности. Это признание оказалось наиболее важным для восстановления доверия. Исследование показало, что наиболее действенная комбинация трех факторов включает объяснение нарушения, признание ответственности и предложение ремонта. Интересно, что просьба о прощении — наименее критичная.

Однако в случае извинений: больше значит больше. Исследователи обнаружили, что извинения, которые включали больше этих шести компонентов, были более эффективными, чем извинения с меньшим количеством.Например, выражение сожаления становится более сильным с выражением сожаления, объяснением, предложением ремонта, и просьбой о прощении, а не простым «извините».

Правильные слова лечат и помогают бизнесу

На многих курсах делового письма я слышу от клиентов, которые беспокоятся, что извинения показывают их слабость или склонность к ошибкам. Не поддавайтесь этой неискренней формуле письма, подрывающей власть. Хорошее деловое общение способствует установлению связей и отношений, а не фальшивому танцу силы.

Слова сильны, и вдумчивое, честное, непристойное извинение уважает и вас, и получателя. Это всегда улучшит вашу карьеру.

Как написать эффективное деловое письмо

Урок 9: Как написать эффективное деловое письмо

/ ru / бизнес-коммуникация / как написать мощный бизнес-отчет / контент /

Как написать эффективное деловое письмо

С тех пор, как мир профессионалов охватил Интернет, электронная почта стала краеугольным камнем делового общения.За прошедшие годы деловых писем разработали стиль и структуру, которые можно использовать для создания более эффективных сообщений.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать основы написания деловой электронной почты.

Основы деловой электронной почты

Все деловые электронные письма должны быть прямыми, четкими и легко читаемыми. Однако тон делового письма может варьироваться от неформального до формального. Формальность может зависеть от вашей компании, целевой аудитории, тематики и ряда других факторов.Если вы не уверены, насколько формальным должно быть ваше электронное письмо, просмотрите наш урок о том, насколько формальным должно быть электронное письмо.

Независимо от формальности, не забудьте оставаться профессиональным , потому что вы потеряете контроль над электронной почтой, как только нажмете «Отправить». Электронные письма можно копировать и пересылать другим людям на неопределенный срок, и если вы ведете себя неуместно или непрофессионально, то ваш неверный выбор слов может следовать за вами.

Написание рабочего электронного письма

Как и любое другое электронное письмо, деловое электронное письмо должно включать краткую, но информативную строку темы , одного или нескольких получателей и при необходимости вложение .Если вы включаете нескольких получателей, рассмотрите возможность использования поля CC (копия), чтобы удерживать дополнительных получателей в цикле, не требуя от них ответа. Чтобы узнать больше об основных частях электронного письма, ознакомьтесь с нашим уроком об общих функциях электронной почты.

Когда вы начинаете писать основное содержание электронного письма, есть простая и эффективная структура, которой вы можете следовать:

• Приветствие: Сделайте кратким и дружелюбным и обращайтесь к получателю по имени, если вы его знаете.Например, «Привет, Джонатан» или «Привет, мисс Чилдресс» — оба надежных вступления. Имя предпочтительнее, если вы лучше знакомы с получателем, в то время как вы должны использовать его фамилию, если хотите быть более формальным.
• Body: Начните с основной идеи , чтобы никому не пришлось за ней охотиться, и пишите кратко и сосредотачивайте внимание на проблемах вашей аудитории. Если вам нужен ответ от получателя, обязательно включите призыв к действию , чтобы они знали, как и почему отвечать.Кроме того, если у вас прикрепил файл , не забудьте упомянуть его здесь.
• Окончание : Предложите быстрое прощание , например «Спасибо» или «С уважением», затем назовите свое имя и контактную информацию, если у них возникнут вопросы.

Редакция

Несмотря на то, что электронная почта должна быть быстрой, всегда требуется время, чтобы проверить свое письмо, прежде чем вы нажмете «Отправить». Проверьте свою орфографию и грамматику и подтвердите точность всех приведенных вами фактов. Если вы прочитаете письмо вслух, вы можете обнаружить дополнительные ошибки или понять, что в ваших словах отсутствует профессиональный тон.

Убедитесь, что все упомянутые вами вложения действительно прикреплены, и убедитесь, что все включенные веб-ссылки верны. Неработающие ссылки, отсутствующие вложения и неверная информация только замедляют работу и вынуждают вас отправлять электронные письма с исправлениями.

Примеры деловой почты

Чтобы продемонстрировать принципы этого урока, давайте рассмотрим два примера деловых писем. Во-первых, давайте начнем с плохого примера.

Пример выше выглядит грубым. Строка темы расплывчата, текст полон орфографических ошибок и бессвязных мыслей, и трудно найти суть.К тому же общий тон непрофессионален.

А теперь давайте взглянем на более совершенный пример.

Этот пример выглядит неплохо! Тема сообщения привлекает ваше внимание, текст краткий и безошибочный, и есть четкий призыв к действию. Подобные электронные письма помогают компаниям работать более эффективно и без сбоев.

Написание кратких электронных писем — ключевой навык в профессиональном мире, который вы можете развить путем последовательной практики. Продолжайте писать и учиться, и вы станете более эффективным коммуникатором с каждым созданным электронным письмом.

/ ru / business-communication / how-to-a-clear-business-memo / content /

Использование электронной почты в деловом общении | Малый бизнес

Келси Кассельбери Обновлено 12 марта 2019 г.

Когда дело доходит до ведения бизнеса, электронная почта — это король коммуникации, но это не значит, что она уместна в любой форме и в любой ситуации. Утонченное, хорошо написанное электронное письмо многое говорит о вашем стиле работы, в то время как плохо написанное, нечеткое электронное письмо может вызвать путаницу и проблемы, которые приведут к потере времени и производительности.Хуже того, это может навредить вашей репутации.

Подходит ли электронная почта?

Эффективное использование электронной почты в деловой среде включает в себя знание того, когда уместно отправлять электронную почту, а когда нет. Прежде чем приступить к письму, подумайте, будет ли в долгосрочной перспективе легче провести личную беседу или телефонный звонок. Вы можете выбрать один из этих вариантов, если ваше сообщение длинное и сложное, если передаваемая информация является конфиденциальной или если тон вашего электронного письма может быть легко неправильно понят.

Эффективные строки темы

Тема электронного письма кажется ненужным, но это совсем не так. Тема должна быть конкретной, особенно если речь идет о дате встречи или крайнем сроке. Строка темы из одного слова, например «К вашему сведению» или «Вопрос», не передает, что вам нужно или когда вам это нужно. Будьте как можно более конкретными — просто подумайте, сколько писем получает человек за день.

Вы хотите убедиться, что получатель видит вашу тему и понимает, что это электронное письмо, требующее немедленного внимания.

Будьте кратки и по делу

Если вам нужно передать получателю электронной почты очень длинное сообщение, подумайте о телефонном звонке. В противном случае, придерживайтесь сути. Это включает в себя то, что ваши предложения должны быть короткими и легкими для понимания.

Примечание. Тот факт, что вы хотите быть кратким, не означает, что вам следует использовать общепринятые сокращения, такие как «bc» для «потому что» или «U» для «вы». Будьте профессиональны и правильно произносите все слова.

Выберите правильный тон

Очень легко неверно истолковать тон электронного письма — просто вспомните все случаи, когда вы думали, что кто-то намекнул на что-то немного грубое, но на самом деле они ничего не имели в виду.В деловом общении оставайтесь формальными, даже если у вас личные отношения с этим человеком. Измените вежливость, используйте правильную пунктуацию и, во многих случаях, пропускайте смайлы.

Если вы расстроены или сердиты после получения электронного письма, подождите немного, прежде чем ответить. Когда вы реагируете негативно, этот тон может возникнуть — и это может вызвать проблемы в будущем. Не используйте заглавные буквы в деловом общении, так как это выглядит так, как будто вы кричите непрофессионально.

В качестве получателя

Правильное использование электронной почты для делового общения не относится только к отправителю. Проверяя корпоративную электронную почту, делайте все возможное, чтобы общаться эффективно. Не оставляйте отправителя в подвешенном состоянии; даже если вы не можете написать длинный ответ на электронное письмо, по крайней мере сделайте заметку, которая позволит отправителю узнать, что вы его получили, и что вы планируете ответить в ближайшее время.

10 советов по написанию эффективных деловых писем

Вы когда-нибудь писали рекрутеру о вакансии и никогда не получали ответа? Возможно, вы объяснили радиомолчание отсутствием опыта или неудачным выбором времени, но проблема могла быть связана с вашим электронным письмом.Хотя большинство из нас считает написание электронной почты простой задачей без каких-либо конкретных рекомендаций, протокол электронной почты существует. Ваша способность следовать ему может произвести или разрушить впечатление, которое вы производите на рекрутера. Конечно, электронный этикет не ограничивается перепиской с рекрутерами; он также существует, когда вы общаетесь по электронной почте с клиентами и коллегами. Ниже приведены 10 простых советов, которые помогут вам создать успешный бизнес-адрес электронной почты, независимо от того, кому вы пишете.

1. Включите строку темы с ключевыми словами

При написании электронного письма всегда включайте строку темы.Это особенно важно, если вы обращаетесь к новому контакту, который может решить, что письмо с пометкой «без темы» является спамом, и удалить его, не открывая. Убедитесь, что в теме письма содержится краткая ссылка на основную тему вашего электронного письма, например «Запрос о вакансиях» или «Последующие мероприятия по маркетингу». Используйте ключевые слова в строке темы на случай, если получателю потребуется найти письмо позже, чтобы ответить.

2. Создайте подходящее приветствие

В начале электронного письма используйте официальное приветствие, например «Уважаемая госпожа».ИКС.» Будьте абсолютно уверены, что вы правильно указали пол человека и правильно написали его или ее имя. Невыполнение этого требования свидетельствует о вашей небрежности и может даже обидеть получателя, что является серьезной проблемой, если вы отправляете электронное письмо клиенту или рекрутеру. Если вы не можете найти имя рекрутера в Интернете и должны использовать обычное приветствие, использование «Уважаемый менеджер по найму» — беспроигрышный вариант.

3. Пишите кратко

Никто не хочет читать электронное письмо длиной в страницу, поэтому постарайтесь сделать текст сообщения как можно более кратким.Часто используйте абзацы, чтобы разбить текст и облегчить его усвоение. То, что это не официальная публикация или исследовательская работа, не дает вам права забыть о правильном стиле письма.

4. Держите его профессиональным

В этом ключе, держите электронную почту профессионально в стиле и убедитесь, что вы не используете чрезмерно восклицательные знаки или заглавные буквы. Это не текстовые сообщения. Воздержитесь от использования смайликов и других смайлов, если вы не установили такого рода взаимопонимание с человеком на другом конце провода.

5. Будьте индивидуальны

Начните письмо с короткого, внимательного заявления, не имеющего отношения к основной цели вашего электронного письма. Сказав «Я надеюсь, что у вас были отличные выходные» или «Я надеюсь, что это письмо вас хорошо», вы начинаете свое сообщение на позитивной и приятной ноте. Установление дружеских отношений с этим человеком важно на тот случай, если вам когда-нибудь понадобится попросить об услуге в будущем.

6. Разъясните цель

Четко укажите причину своего электронного письма и предлагайте прямые, конкретные вопросы, на которые вы бы хотели, чтобы человек ответил.Если у вас есть несколько проблем, которые вы хотите решить, вы всегда можете использовать маркированные списки или разрывы абзацев, чтобы ничего не пропустить.

7. Скажите спасибо

В конце письма обязательно поблагодарите человека. Отвечаете ли вы коллеге, который только что предоставил вам запрошенные данные, или благодарите рекрутера за его время и внимание, это важный шаг и ожидание в электронной переписке.

8. Закончите призывом к действию

Наконец, напомните человеку о главной проблеме вашего электронного письма, завершив призыв к действию.Простое «с нетерпением жду ответа от вас в ближайшее время» вызывает ожидание, что человек должен ответить вам, и должен помочь получить быстрый ответ. Если у вас есть вопрос, требующий немедленного внимания, вы можете быть еще более конкретным в своем призыве к действию: «Я с нетерпением жду вашего ответа о времени, когда мы сможем встретиться на следующей неделе».

9. Подпишите свою контактную информацию

После того, как ваше электронное письмо будет закончено, подпишите его соответствующим закрывающим письмом, таким как «С уважением» или «С уважением.«Не забудьте указать свою контактную информацию — свое имя и фамилию, адрес электронной почты и номер телефона, — чтобы человек мог легко связаться с вами.

10. Корректируйте свою работу

Последний и, возможно, самый важный шаг — вычитайте всю электронную почту. Если вы пропустите редактирование, вы можете мгновенно отменить всю свою тяжелую работу. Орфографические ошибки могут подорвать ваш интеллект и заставить вас казаться небрежным, что может привести к тому, что рекрутеры не будут учитывать ваш адрес электронной почты.Все делают орфографические и грамматические ошибки, поэтому потратьте дополнительные 30 секунд, чтобы дважды проверить свою работу и исправить любые ошибки, потому что это может иметь большое значение. Если это важное письмо, скопируйте и отредактируйте его.

Правила этикета профессиональной электронной почты

Ответы на электронные письма — необходимость в деловом мире, но если вы потратите время на написание вдумчивого и вежливого ответа на каждое из них, это может съесть значительную часть вашего дня. Google добавил функцию интеллектуального ответа в Inbox от Gmail и Google Allo, которая позволяет почтовым отправителям выбирать быстрые, автоматически сгенерированные ответы, предлагаемые для них на основе текста электронной почты.

Хотя для этого есть время и место, быстрые, случайные ответы на профессиональные электронные письма могут принести больше вреда, чем пользы, считает Шарон Швейцер, основательница Protocol & Etiquette Worldwide. Автоматические ответы могут уменьшить количество подключений между отправителями и получателями, а создание более общих, а не настраиваемых электронных писем может привести к недопониманию.

Джоди Р.Р. Смит, владелец компании Mannersmith, занимающейся консультированием по вопросам этикета, и Швейцер поделились своими советами по правильному и профессиональному ведению электронной почты, включая некоторые основные правила, которые можно и чего нельзя делать, а также когда использовать опции CC и BCC.

The Dos

Do: Используйте правильное приветствие

Открытие электронного письма со словами «привет» или «привет» может быть приемлемым для коллег, с которыми вы дружите, но для новых контактов Швейцер посоветовал начинать свое электронное письмо с правильного, уважительного приветствие, например «доброе утро», «добрый день», «добрый вечер» или «привет».

«Добрый день» или «привет» — это другие фразы, часто используемые на международной арене », — добавила она.

Сделайте: Корректура

Перед отправкой обязательно внимательно вычитайте и отредактируйте свое электронное письмо.По словам Смита, вы должны искать орфографические ошибки, омонимы, грамматические и пунктуационные ошибки. Неосторожные ошибки электронной почты только заставят вас плохо выглядеть для получателей.

«Эти ошибки выглядят непрофессионально и снижают вероятность того, что к электронному письму отнесутся серьезно», — добавил Швейцер. «Программное обеспечение электронной почты поставляется с множеством профессиональных инструментов, таких как проверка орфографии. Используйте их».

Что нужно: оставайтесь краткими

Всегда лучше, чтобы ваши электронные письма были короткими и приятными. По словам Смита, электронные письма не должны быть такими короткими, как текстовые, но они предназначены для быстрого общения.Если ваше электронное письмо слишком многословно, попробуйте отредактировать его, чтобы сделать его более лаконичным.

«Получатели прочитают только первую или две строки, прежде чем решат, сохранить или удалить [электронное письмо]», — сказал Смит. «Убедитесь, что вы достаточно говорите то, что вам нужно».

Сделайте: сохраняйте спокойствие

Никогда не отправляйте электронные письма, если вы злитесь или испытываете другие эмоции, посоветовал Смит. Вместо этого попытайтесь успокоиться, а затем поговорите с человеком, к которому вам нужно обратиться, лицом к лицу или по телефону, если личная встреча невозможна.По словам Смита, это поможет вам избежать ненужных ссор.

Что нельзя делать

Нельзя: использовать модные словечки

Сокращения и модные словечки могут сбить с толку получателей и заставить вас выглядеть непрофессионально, — сказал Смит. Придерживайтесь написания полных слов и используйте термины непрофессионала, чтобы донести свою точку зрения, хотя могут быть сделаны исключения в зависимости от того, кому вы пишете. Например, аббревиатуры могут быть приемлемы в случайных внутренних сообщениях электронной почты, но любое электронное письмо, которое вы отправляете, особенно клиентам, должно быть написано на языке, который легко понять, сказал Смит.

Нельзя: никого опускать

Электронной почтой можно делиться быстро и легко, и пренебрежительное отношение к другим в долгосрочной цифровой коммуникации чревато последствиями. Избегайте смущения себя — или, что еще хуже, потери работы — убедитесь, что вы не ругаете коллег или деловых партнеров.

«Никогда не стоит говорить что-то плохое о ком-то в электронном письме», — сказал Смит. «Его просто слишком легко переслать, и в конечном итоге его прочитает кто-то, для кого он не предназначен.«

Нельзя: неправильно ставить пунктуацию

Когда вы пишете профессиональное электронное письмо, сведите количество восклицательных знаков к минимуму. Один восклицательный знак — это слишком много, — сказал Смит. Смит сказал, что вы также должны избегать использования смайлов в электронных письмах.

«Эти маленькие мигающие значки предназначены для текстовых сообщений, — сказал Швейцер. — Они неуместны и непрофессиональны в деловой электронной почте. Смайлики могут перенаправлять электронную почту в фильтр спама или в ящик нежелательной почты.»

Нельзя: забудьте о разговоре ближе

Завершите свое электронное письмо такими словами, как» всего наилучшего «,» с наилучшими пожеланиями «,» искренне «,» спасибо «или другой подходящей фразой.

» Позволяя получатель знает, что в ответе нет необходимости, цикл электронной почты не может продолжаться бесконечно «, — сказал Швейцер.

Другие более близкие варианты включают» не требуется ответа «,» еще раз спасибо «,» увидимся на встрече » и «пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я оказать дополнительную помощь».

Как правильно создавать копии (CC) и BCC (скрытые копии).Иногда они полезны, но при неправильном использовании могут вызвать проблемы.

Когда вы используете функцию CC, Смит сказал, что нужно помнить, что лучше меньше, да лучше. Вам также необходимо подумать о том, что вы отправляете и насколько это важно для других.

«Действительно подумайте, кто должен быть в курсе этого общения», — сказал Смит. «Нужна ли им эта информация, или они могут что-то добавить в беседу?»

Швейцер добавил, что иногда люди настолько гордятся своим рабочим продуктом, что добавляют дюжину получателей в строку CC, а затем греются в центре внимания послесвечения, когда все комментируют, насколько или как хорошо они справляются.Это может быть истолковано как хитрое хвастовство, призыв к вниманию или эгоизм, поэтому оставляйте CC только для тех, кому это необходимо.

Функция скрытой копии позволяет вам добавить кого-то в беседу по электронной почте без ведома других, поэтому может быть немного сложнее определить, когда и правильно ли ее использовать. Смит сказал, что бывают случаи, когда BCC-подключение других — хорошая идея.

• Если вы что-то планируете, но не все участники разговора еще знают друг друга, использование скрытой копии позволяет сохранить конфиденциальность электронной почты всех, пока они не будут готовы поделиться ими с группой.
• Если вас попросили выполнить задачу, когда вы включаете инициатора запроса через скрытую копию, это позволяет этому человеку узнать, что задача выполняется.
• Если вы ведете переписку с клиентом, который не удовлетворен, BCC-сообщение вашего начальника гарантирует, что он или она не будут застигнуты врасплох, если клиент позвонит.

Смит сказал, что лучше оставить тех, кто не попадает в категорию «необходимо знать», из электронной почты и уменьшить беспорядок в своем почтовом ящике.

Leave a comment Cancel reply