Отправить скан: Как отправлять сканированные документы – Как сделать качественный скан документа телефоном

Содержание

Обзор функции “Сканировать и отправить по электронной почте”

Выбрав функцию “Сканировать в электронную почту” (сервер электронной почты), можно сканировать черно-белые или цветные документы и отправлять их с устройства непосредственно по адресу электронной почты. Можно выбрать формат PDF или TIFF для черно-белых документов либо формат PDF или JPEG для цветных документов.

Примечание

Порядок работы с функцией “Сканировать в электронную почту” (сервер электронной почты)

1

Поместите документ лицевой стороной вверх в устройство АПД или лицевой стороной вниз на стекло сканера.

2Нажмите (Сканирование).
3С помощью или выберите Скан. в e-mail.

Нажмите клавишу OK.

4С помощью или выберите 2стор. (Д) край, 2стор. (К) край или Односторонний.

Нажмите клавишу OK.

5С помощью или выберите Поменять устан..

Нажмите клавишу OK.

Если не требуется менять качество, с помощью или выберите Ввести адрес.Нажмите клавишу OK, а затем перейдите к шагу 9.
6С помощью или выберите Цвет 100 т/д, Цвет 200 т/д, Цвет 300 т/д, Цвет 600 т/д, Серый 100 т/д, Серый 200 т/д, Серый 300 т/д, Ч/Б 200 т/д или Ч/Б 200×100 т/д.

Нажмите клавишу OK.

При выборе Цвет 100 т/д, Цвет 200 т/д, Цвет 300 т/д, Цвет 600 т/д, Серый 100 т/д, Серый 200 т/д или Серый 300 т/д переходите к шагу 7.При выборе Ч/Б 200 т/д или Ч/Б 200×100 т/д переходите к шагу 8.
7С помощью или выберите PDF, Secure PDF, JPEG или XPS. Нажмите клавишу OK и перейдите к шагу 9.
8С помощью или выберите PDF, Secure PDF или TIFF. Нажмите клавишу OK и перейдите к шагу 9.
9

На ЖКД выводится запрос на ввод адреса. Введите адрес электронной почты получателя с помощью цифровой панели или используйте номер набора одним нажатием либо номер быстрого набора. Нажмите клавишу Старт. Устройство начнет процесс сканирования.

Примечание

Можно выбрать только клавишу набора одним нажатием или номер быстрого набора, для которого в профиле сканирования зарегистрирован адрес электронной почты.

Как отсканировать и отправить документ по электронной почте — Вокруг-Дом

Сканирование и отправка личных или деловых документов в виде вложений электронной почты позволяет сэкономить время и деньги, поскольку вам не нужно беспокоиться о печатных или почтовых расходах. Хотя выбор правильного формата файла важен, процесс не сложен, и процедуры сканирования обычно одинаковы, независимо от того, используете ли вы автономный сканер или многофункциональный принтер. То же самое верно для прикрепления отсканированного документа к электронному письму, так как процедуры вложения, как правило, одинаковы в большинстве почтовых программ.

Выберите тип файла

Большинство сканеров позволяют выбирать между файлами PDF и JPEG. Файл PDF — лучший выбор для сканирования документов, которые содержат текстовую или векторную графику, которая содержит точки, линии, формы и кривые. Использование этого формата также позволяет объединять документы с более чем одной страницей в один файл. Формат файла JPEG является хорошим выбором для фотографий, поскольку он позволяет сжимать данные изображения и уменьшать размер большого файла.

Сканирование документа

Протрите стекло сканера чистой мягкой тканью. Поместите документ лицевой стороной вниз на стекло сканера. Выровняйте его с помощью направляющих маркеров по периметру стекла, а затем опустите крышку. Выберите «Сканирование» в меню принтера, выберите компьютер, на который вы хотите сканировать документ, выберите тип файла и запустите сканирование. В качестве альтернативного способа откройте программное обеспечение, которое вы установили во время установки, и отсканируйте документ со своего компьютера.

Сохраните и переименуйте отсканированный файл

Когда сканирование завершится, Windows Explorer или Мои документы откроются автоматически. Сканирование, которое вы только что завершили, будет последним в списке. Откройте и просмотрите документ, чтобы убедиться, что он отсканирован правильно, а затем нажмите кнопку «Сохранить». Переименуйте файл из его текущего имени, такого как Scan0001.jpg, во что-то более наглядное, например, «Список телефонов компании», и сохраните файл в удобном месте.

Прикрепить документ к электронной почте

Есть два способа прикрепить документ к электронному письму. В первом методе щелкните правой кнопкой мыши имя файла из его текущего местоположения. В появившемся всплывающем меню выберите «Отправить», а затем «Получатель почты». Откроется новое сообщение с уже прикрепленным документом. Второй способ — открыть вашу почтовую программу и написать новое сообщение. Когда вы закончите, нажмите кнопку «прикрепить файл» в верхней части окна сообщения. Перейдите к месту, где вы сохраняете файл документа, выберите его и нажмите «вставить». Файл будет прикреплен без каких-либо дополнительных действий с вашей стороны, и вы сможете отправить электронное письмо.

Как отправить скан с эл почты в анкете — узнай на PravitZakon.ру

Автор Мария Викторовна На чтение 10 мин. Просмотров 11 Опубликовано

14/10/2019

Как отправить файл по электронной почте

  1. Открываем свой электронный ящик.
  2. Пишем письмо: указываем адрес почты получателя, тему и, если необходимо, печатаем сообщение.
  3. Нажимаем специальную кнопку для добавления файла.
  4. В открывшемся окошке выбираем файл с компьютера.
  5. Отправляем письмо, нажав на соответствующую кнопку.

Допустим, я хочу, чтобы документ, который есть на моем компьютере, оказался на компьютере моего коллеги. Я знаю адрес его электронной почты, значит, могу со своего ящика написать письмо и прикрепить к нему файл.

Компьютер Интернет блог Статьи, приносящие деньги

Для этого откройте документ, нажмите на настройки доступа и скопируйте ссылку, которую можно отправить в электронном послании. Если это документы хранящиеся на Диске, то можно будет скачать их на свой компьютер, если это документ в Гугл Документах, то можно совместно редактировать его, вносить поправки, комментарии и так далее.

  • Сначала нужно войти на свой аккаунт на сервисе и нажать на «Написать» или иную кнопку, предусмотренную почтовым сервисом для написания письма в электронном виде.
  • Затем указываете в строке «Кому» электронный адрес почты адресата.
  • При необходимости в поле «Тема» можно указать тематику вашего письма.
  • Далее, кроме обычного текста, если требуется отправка документа или иного файла с компьютера, нужно найти инструмент, который за это отвечает на используемом вами сервисе и нажать на него. Например, если использовать для этих целей Яндекс.Почту, Gmail или Yahoo, тогда нужно кликнуть по значку в виде канцелярской скрепки, а на Mail.ru и Rambler имеется кнопка «Прикрепить файл».
  • После того, как найдете документ, который требуется отправить, кликаете по нему мышкой, чтобы его выделить и нажимаете на кнопку «Открыть».
  • После загрузки файлов на почтовый сервис, проверяете правильность оформления письма (кому отправляете и что именно). Если документов больше чем нужно или выбрали не то, что нужно, то рядом с ним, как правило, с правой стороны появляется значок корзины, нажав на который происходит удаление ненужного файла. Чтобы добавить документ, вновь нажимаете либо на скрепку, либо на «Прикрепить файл».
  • Для отправки электронного письма адресату, кликаете по кнопке «Отправить».

Как отправить документ по электронной почте

Часто по работе или по личным делам мы сталкиваемся с тем, что нас просят отправить документ электронной почтой. К сожалению, не все умеют и могут это сделать. Как раз для таких людей мы опишем весь процесс отправки в деталях.

Прежде всего, нужно отметить, что не все файлы удобно отправлять через электронную почту. Как правило, это зависит от веса файла в мегабайтах. Отправляйте только небольшие файлы не более 20 мб. Большие файлы можно отправить тоже, но это займет намного больше времени, а адресат получит не сам файл, а ссылку на его скачивание с серверов почтового агента. Количество отправляемых файлов не ограничено, однако чем их больше, тем дольше они будут загружаться. Именно поэтому целесообразно сделать архив файлов с помощью WinRar (архиватора). В таком случае для отправки будет создан всего один файл-архив со всеми необходимыми данными.

Как отправить электронную почту

Также вы можете отредактировать текст послания, придать ему красивый вид (Важный момент! Особенно, если вы рассылаете коммерческое предложение со ссылкой или архивом!). Для выполнения этой процедуры нажмите кнопку «A» (самая первая в панели, слева). А затем в дополнительном блоке выберите необходимую функцию — «выделение жирным, курсивом», «настройка шрифта», «создание списка» и т.д.

Если вы хотите прикрепить к тексту заявление или какой-либо документ, хранящийся на Google.Диске, клацните его иконку в нижней панели, перейдите в хранилище и выберите необходимый файл. А вот если, к примеру, требуется загрузить отсканированный текст в формате PDF c компьютера, тогда клацните «скрепку».

Как отправить файл по электронной почте

Как отправить файл по электронной почте Mail.ru?

  1. Откройте главную страницу http://mail.ru .
  2. Введите логин вашей почты, то есть часть ее адреса, расположенную до символа собачки (@) и пароль от почты. Нажмите кнопку «Войти».
  • В форме в поле «Кому:» укажите электронный адрес адресата, впишите тему письма в поле «Тема:» и нажмите кнопку «Прикрепить файл».
  • В открывшемся окне выберите нужный файл на жестком диске компьютера. После выбора он должен загрузиться на сервис Mail.ru и отобразиться в окне прикрепленных файлов.

    Скан документов отправленные по электронной почте юридическая сила

    · Отсутствие электронной переписки. · Отсутствие ясности относительно полномочий лица, ведущего переговоры. · Использование электронной почты на mail.ru, gmail.com, yandex.ru и т.п. · Сомнения относительно четкости и ясности скана с признаками фальсификации.

    • наличия согласия другой стороны или
    • наличия заранее установленной (т.е. до судебного разбирательства на стадии заключения договора) процедуры согласования разногласий о юридической силе подобных документов.

    Как отправить скан с эл почты в анкете

    (03-02-2017, 21:34) Alt Написал: панель управления — установка и удаление программ — слева кнопка выбор программ по умолчанию — конфигурация другая — поставить точку и раскрыть, нажав на стрелочку справа — использовать текущую почтовую программу поставить точку и «оптичить» сделать доступной эту, если используется еще какая-то почтовая программа.
    И второй вариант, в самом ОЕ
    http://sbmtwiki.wdfiles.com/local—files. tlook2.png

    (05-02-2017, 11:50) Prog Написал: Ну нет у меня желания устанавливать XP и проверять в чем у Вас дело. Проверьте настройки программ по умолчанию. Что говорит система при попытке открыть файл с расширением «.eml»?

    PS. Более убогого по возможностям мейлера, чем был ОE придумать нельзя.

    Как отправить скан с эл почты в анкете

    • После вышеприведенного действия файл будет прикреплен к письму и при нажатии на кнопку “Send” будет отправлен в сообщении. Поле для текста вообще не обязательно заполнять. Вы просто можете указать заголовок сообщения и приложить нужный файл без лишнего текста. Важно помнить, что почта Google не позволяет прилагать к сообщению файлы, которые больше 25 мб. Если ваш файл не соответствует этому требованию, нужно будет его сжать с помощью специальных программ.

    Тогда Вы увидите в выпадающем окне список прикрепленных файлов (цифра 2 на рис. 6). Заодно можно подумать, стоит ли открывать эти файлы. Если отправитель подозрительный, то прикрепленные файлы НЕ стоит открывать.

    Как отправить скан документа по электронной почте

    Для этого вовсе необязательно посылать несколько писем – можно написать одно и добавить к нему всё, что хотим отправить. Происходит это так: пишем письмо, добавляем к нему один файл, затем, точно также, другой, третий и так далее.

    1. Откройте программу Ворд;
    2. Зайдите во вкладку файл-параметры;
    3. Нажмите — настроить ленту;
    4. Активировать рассылки и нажать кнопку — создать группу;
    5. Дайте понятное имя группе, и выбирайте значок по смыслу, например — конверт со скрепкой;
    6. Определите функцию, за которую будет отвечать созданная группа, в нашем случае — отправка по электронной почте, нажмите на добавление;
    7. Завершите настройку, сохранив изменения.

    Краткая инструкция, как отправлять почту по электронной почте

    Щелкаем на кнопку “Написать письмо”, и перед нами откроется специальная форма для написания послания. В поле «Кому» вводим e-mail получателя. Если эти данные уже имеются в нашей адресной книге, то они появятся по мере написания букв и будут нам предложены для автоматического заполнения формы. Просто щелкните на появившемся нужном адресе.

    С развитием технологий жизнь человека, с одной стороны, усложняется, а с другой — становится намного проще. Еще совсем недавно, лет 20-30 тому назад, отправка письма была целой процедурой: ручка, листок бумаги, конверт. Пишешь письмо, бросаешь в почтовый ящик, ждешь ответа. А что сейчас? Набрал текст, один щелчок, через несколько минут уже можешь читать то, что прислал тебе собеседник. Давайте разберемся, как отправлять почту по электронной почте.

    Как сделать скан паспорта

    Главное удостоверение личности гражданина – паспорт – может быть востребован во многих ситуациях. При этом мы не всегда имеем возможность предоставить этот документ лично и в оригинале. Но благодаря современным технологиям качественное «фото» паспорта мы всегда можем быстро отправить, например, по электронной почте. Всё, что для этого нужно – сделать скан паспорта, т.е. отсканировать его на специальном устройстве (сканере), чтобы получить цифровую фотографию требуемой страницы удостоверения личности.

    Скан – это отсканированный или, другими словами, «сфотографированный» паспорт, а точнее – его разворот на определенных страницах. В данном случае цифровым «фотоаппаратом» выступает сканер, который и позволяет получать изображения страниц в наиболее распространенных графических форматах: jpg, jpeg, pdf, png и т.д. Впоследствии такой файл можно легко передать как по электронной почте, так и по другим популярным каналам связи.

    Как отправить документ по электронной почте непосредственно из Microsoft Word

    Прежде чем начнем, предлагаю обсудить сценарий. Итак, после завершения работы над документом, который вы хотите отправить в виде вложения по электронной почте, скорее всего, вы воспользуетесь одним из традиционных вариантов:

    В одной из наших предыдущих статей мы говорили о том, как можно персонализировать ленточный интерфейс в приложениях MS Office путем добавления в него новых вкладок и групп. Сегодня я собираюсь рассказать вам о том, как добавить в ленту команду для отправки документа по электронной почте.

    Как отправить файл или папку по электронной почте

    Сервис Рамблер на русскоязычном рынке аналогичных ресурсов является мало востребованным и предоставляет минимальное количество возможностей для среднестатистического пользователя. Безусловно, это напрямую касается отправки различного рода документов по E-Mail.

    Затрагивая тему передачи различного рода данных посредством эксплуатации сервисов для обмена почты, нельзя не упомянуть тот факт, что подобная возможность есть буквально на каждом ресурсе соответствующего типа. При этом в плане использования функционал может разительно отличаться, ставя в тупик даже опытных пользователей.

    Как отправлять сканированные документы

    Найти нужные документы можно и по заданным именам – откройте окно поиска файлов в меню «Пуск» или в окне «Мой компьютер» (раздел «Поиск: этот компьютер»). Далее введите название документа и перейдите в найденную папку (клик на документ правой кнопкой и клик на пункт выпавшего меню «Показать в папке»).

    Обратите внимание: нет необходимости прикреплять все файлы по одному – вы можете поместить их в папку и добавить в архив. Также имеет смысл сохранять документы в формате PDF (наиболее распространенный и удобный для чтения, редактирования и обработки формат) и задавать им корректные названия.

    Согласие на обработку персональных данных и направить скан по координатору Абсолют Банка по работе с партнерами

    ВНИМАНИЕ! Для открытия счета в КФЕ необходимо предоставить НОТАРИАЛЬНО ЗАВЕРЕННЫЕ копии заграничного и российского паспортов. В исключительных случаях по договоренности с сотрудниками КФЕ могут быть предоставлены не нотариальные копии.

    Шифрует файлы с помощью электронной подписи и программы File-PRO. Затем находит анкету клиента 51278 «АБСОЛЮТ КФЕ» в системе СБИН+ Выкладывает зашифрованные файлы в раздел «Обработка документов» в СБИН+ по клиенту 51278 АБСОЛЮТ КФЕ Нажимает кнопку «Отправить уведомление Брокеру о готовности документов»

  • Что такое скан-копии документов

    Бумажные документы теряются, их можно испортить и крайне сложно быстро отправить куда-либо. Сегодня при архивировании и в документообороте используются скан-копии. Скан-копии документов — это электронные образцы, которые получают путем сканирования. При помощи сканирования удается сделать качественную электронную копию в графическом формате.

    Преимущества скан копий от компании Архивный Эксперт

    Для электронных документов не требуются стеллажи и хранилища. Они хранятся на специальных носителях. На диске или flash-карте можно держать тысячи электронных скан-копий. Да, такие носители тоже могут портиться. Но сегодня существуют «облачные» хранилища, на которых можно без проблем разместить огромное количество документации. Это открывает новые возможности для архивирования.

    Где используются копии?

    Скан-копии документов используются повсеместно. Сканируют личные документы, бухгалтерские, юридические и медицинские бумаги. При этом бумажные оригиналы сохраняются — пока что они необходимы. Копия передает оригинал в деталях. Электронный вариант документа можно увеличивать, чтобы рассмотреть детали: штампы, подписи, фото.

    На качественной копии остаются водяные знаки от документов, подделать такой образец крайне сложно. Скан-копия в некоторых случаях заменяет оригинал. Например, для подтверждения персональных данных может требоваться скан паспорта. По сути, это фотография главных страниц паспорта, где отражены сведения о человеке.
    С электронными документами нужно поступать так же, как с оригиналами. Не рекомендуется отправлять отсканированные бумаги посторонним лицам. Скан паспорта или другого персонального документа может использоваться злоумышленниками в своих целях. Для архивирования таких данных используют защищенные носители.

    Архивирование электронных копий

    Как и бумажные документы, скан-копии можно архивировать и сохранять. Для этого нужны надежные защищенные хранилища, чтобы документы не попали злоумышленникам. Сканы личных документов стоит хранить на защищенной flash-карте с паролем. Бухгалтерскую документацию сохраняют на дисках и хранят, как бумажные оригиналы.
    Компания «Архивный Эксперт» может обработать любой объем бумаг и перевести в цифровой формат документацию организации. Мы гарантируем конфиденциальность данных и быструю обработку архивов.

    Опасность отправки отсканированных документов

    Сегодня данное явление считается обычным, в результат чего легко забыть об опасности. Как сделать скан паспорта будет описано ниже.

    Можно ли отправлять отсканированный паспорт?

    Существует множество ситуаций, когда мошенники, завладевшие отсканированными документами, оформляют кредиты и переоформляют недвижимость. Таким образом, отправлять скан или фотографию паспорта опасно. Однако не стоит забывать, даже если в сети Интернет никогда не отправлять свой паспорт, то это не гарантирует полную безопасность.

    Многим злоумышленникам не обязательно иметь отсканированный паспорта, они могут создать дубликат только по известным данным. Кроме этого, существуют специальные программы, которые осуществляют поиск цветного скана паспорта по заданным данным.

    Советы по защите скана паспорта

    Оптимальный вариант – отказаться от сканирования паспорта. Если без этого не обойтись, то стоит придерживаться следующих советов:

    • выбрать другой способ прохождения идентификации. Чтобы подтвердить свою личность не обязательно отправлять документы. В некоторых случаях допускается предоставление фотографии водительских прав, банковской выписки;
    • не рекомендуется отправлять документы всем подряд. Личные документы можно предоставлять только крупным организациям. Если в процессе регистрации в интернет магазине запрашивают скан документов, то лучше всего отказаться;
    • не стоит отправлять фото всех страниц. Зачастую многие компании просят предоставлять фото всех страниц паспорта, где имеются записи. Вначале стоит отправить скан первой странице, где указаны – номер, серия, ФИО, дата и место рождения;
    • не использовать сканы хорошего качества. Многие предполагают, что копия паспорта должна быть такого качества, чтобы можно было разглядеть структуру бумаги – делать так не стоит, необходимо уменьшить разрешение и размер файла;
    • водяные знаки. Отличное решение – размещение на документах водяного знака, добавить который можно в любом графическом редакторе. Рекомендуется поверх документов писать компанию, в которую предоставлялись документу. Если произойдет утечка, то можно без особого труда узнать, какая именно компания «слила» личные данные;
    • скрывать личную подпись, код подразделения, номер печати. Личная подпись – основной элемент, который должен быть скрыт.

    До того, как сделать скан или сфотографировать документа, стоит закрыть листом белой бумаги эти данные либо использовать графический редактор.

    Советы по нанесению водяного знака

    В сети Интернет можно найти видео, как с помощью графического редактора нанести водяной знак на отсканированный документ. Водяные знаки можно размещать не только на отсканированных документах, но и на фотографиях, изображениях.

    Как отсканировать паспорт?

    Понятие «скан паспорта» имеет условный характер. Так как технологии постоянно развиваются, зачастую сканер заменяют цифровой фотокамерой либо камерой современного мобильного телефона.

    Как показывает практика, для прохождения идентификации на многих сайтах достаточно сфотографировать паспорт или другие документы, удостоверяющих личность. Перед тем, как отправить скан или фотографию документов, рекомендуется воспользоваться советами, которые описаны выше.

    Когда речь идет о персональных данных, стоит проявлять максимальную бдительность. Одно неверное решение и документы окажутся в руках мошенников.

    Как сканировать документ, если под рукой нет сканера?

    У каждого из нас есть свой стандартный набор программ для наших собственных задач. Уже давно в этот набор я включил Evernote — мощную платформу для хранения информации разного типа. В этой заметке хотел бы рассказать об удобной функции Evernote, которой пользуются далеко не все у кого есть аккаунт в этой системе.

    Еще до того, как в Evernote появилась функция сканирования, я делал фотографии важных документов, когда мне нужно было их надежно сохранить. И поэтому, когда узнал о новой возможности именно сканировать документы, был очень рад. Вот как выглядит результат обычного фотографирования и сканирования документа.

    Как сканировать без сканера

    Обычная фотография и сканирование документа в Evernote

    В последних версиях Evernote сканирование документа начинается автоматически после запуска камеры, когда в фокус попадает документ.

    Evernote советует сканировать документы на контрастном фоне. Тогда приложению легче различить края и правильно их подстроить.

    Вот так выглядит рабочий процесс 🙂

    Cканировать без компьютера

    Процесс сканирования в Evernote

    Еще одна фишка, встроенный сканер Evernote сканирует только в png формат. Но, есть отдельное приложение Scannable от Evernote, в настройках которого можно указать вариант сохранения документов PDF.

    Как сканировать документ и сохранить его в PDF

    Сохранение сканов в PDF с помощью Scannable

    Для тех, кто еще не пользуется Evernote, версии этой платформы есть для Android, IOS, Windows и Linux. Как говорится, «полный фарш» :).

    Сканирование и отправка по e-mail – не лучший способ автоматизации вашего бизнеса

    От переводчика: представляем вашему вниманию перевод статьи Ваутера Кулевейна (Wouter Koelewijn), сооснователя широко известной по всему миру компании Xerox, а также генерального директора Y Soft Scanning Division. Автор, будучи прямым сторонником упрощения сканирования на многофункциональных устройствах, объясняет, как устаревшие процессы работы с документами вредят бизнесу. Оригинал статьи читайте на сайте AIIM.

     

    Чтобы повысить производительность, снизить издержки и сократить риск человеческой ошибки, все больше компаний переводят свои бизнес-процессы в электронный вид. Обычно все начинается с автоматизации сканирования документов: после сканирования они отправляются по электронной почте на личный почтовый ящик сотрудника, а затем вручную доставляются в конечный пункт назначения. Это очень плохо сказывается на бизнесе. Ключевой момент «оцифровки» бизнес-процессов в любой компании – это уход от обычного сканера и электронной почты.

    Как сканирование и электронная почта уничтожают ваш бизнес

    При обычном сканировании и отправке документа по электронной почте все приходится делать вручную. Такой способ работы имеет много ограничений, он устарел и противоречит модернизации, к которой вы стремитесь. Более того, данный подход может навредить вашему бизнесу.

    ●   Несоответствие нормам безопасности. Конфиденциальный отсканированный документ, отправленный по электронной почте, можно легко переслать кому-либо вне компании или не тем людям внутри нее. В организациях, где должна строго соблюдаться политика конфиденциальности, обычная человеческая ошибка или злой умысел могут привести к серьезным последствиям.

    ●   Разные форматы, качество и имена файлов. Сканеры или многофункциональные устройства нового поколения очень сложно организованы и имеют запутанные системы меню. Обычному пользователю каждый раз приходится решать: какой тип файла выбрать, какие настройки задать и как назвать документ. Это приводит к беспорядку и затрудняет управление цифровым контентом.

    ●   Ограничения форматов. Традиционные сканеры создают файл в формате PDF, доступном только для чтения. Следовательно, вы не сможете выполнить поиск по тексту документа и извлечь из него необходимую информацию. В результате, поиск занимает большое количество времени, которое вы могли бы потратить на более важные дела.

    ●   Неправильное использование электронной почты. Любой системный администратор скажет вам, что почтовое хранилище стоит недешево. Сканирование и отправка по электронной почте, пересылка писем – все это засоряет почтовую инфраструктуру. Редко кто-то удаляет отсканированные документы, отправленные с многофункционального устройства.

    Есть ли альтернатива?

    Так есть ли альтернатива? Все очень просто – компаниям нужно искать решения, которые предлагают электронный документооборот со встроенными инструментами для устранения вышеперечисленных недостатков. Сокращение ручного труда увеличивает скорость и улучшает точность процесса, а также дает возможность создавать цифровой контент, который легко искать и извлекать. Кроме того, необходимы инструменты, которые позволяют автоматически отправлять зашифрованные электронные документы в заранее заданный, проверенный пункт назначения. Этим пунктом может быть облачное хранилище, локально установленная ECM-система или бизнес-приложение. Благодаря проверенному пункту доставки и автоматической маршрутизации отсканированного документа исключается возможность потери цифровых файлов и их попадания не в те руки.

     

    Правильный документооборот без бумаги с помощью DirectumRX.

    Что такое автоматизация процессов обработки документов?

    Автоматизированные процессы обработки документов – это шаблоны, которые настраиваются администратором и определяют параметры сканирования, например, качество, имя, формат, а также место хранения документа. Автоматизация упрощает процесс сканирования для пользователя и делает более безопасным для компании, сводя его к одному щелчку на сканере или МФУ (многофункциональном устройстве). Документы преобразовывается в удобный формат. Благодаря этому их легко редактировать, искать и извлекать из них нужную информацию. Что касается безопасности, сотрудники компании имеют доступ только к тем бизнес-процессам, в которые они вовлечены, что приводит к упрощению и ускорению работы.

    Кроме того, рабочие процессы могут быть созданы для определенного пользователя или групп пользователей, например, для всех сотрудников, ответственных за сканирование счетов-фактур. Таким образом, все пользователи создают и отправляют отсканированные документы в едином формате. Давайте рассмотрим конкретный пример использования автоматического сканирования.

    Отсканируй и забудь

    В отличие от обычного процесса сканирования, электронный документооборот позволяет пользователю отсканировать документ и больше ни о чем не беспокоиться. Благодаря заранее предопределенному процессу, по нажатию одной кнопки, документ сканируется, сохраняется и, при необходимости, по электронной почте автоматически отправляется сообщение о том, что документ занесен в систему. В таком случае, пользователь просто сканирует документ и не думает о деталях, о которых уже позаботилась система.

    Сравните это с простым сканированием и отправкой по электронной почте. На устройстве вам нужно выбрать формат и задать другие настройки в запутанной системе меню. И это приходиться делать каждый раз, когда вы сканируете. Затем надо вернуться на рабочее место, чтобы проверить, пришел ли документ на почту. После этого сохранить его под именем, которое для вас что-то значит (возможно, только для вас и ни для кого другого), на рабочем столе или в сетевой папке. И это повторяется каждый раз, когда вы сканируете. Во многих случаях нужно кому-то отправить электронное письмо, с сообщением о том, что отсканированный документ находится в сетевой папке или в самом письме (и снова – засорение электронной почты). И на каждом этапе нельзя исключать человеческий фактор.

    Мало, кто сомневается в том, что обычное сканирование с отправкой по электронной почте является устаревшим, неэффективным процессом с высоким риском человеческой ошибки. Электронный документооборот устраняет эти проблемы. Для любой компании, стремящейся повысить эффективность за счет автоматизации бизнес-процессов, важно избавиться от устаревшего сканирования в электронную почту.

    Leave a comment