Как сделать качественный скан документа телефоном
Часто бывает нужно отправить скан паспорта или другого документа, а настольного сканера под рукой не оказалось, или времени мало. Выручит мобильный телефон и бесплатное приложение.
Почему именно Clear Scanner
Сделать фото разворота паспорта или договора можно камерой смартфона. Но в этом случае неизбежно возникают проблемы с искажением страницы. Сфокусировать камеру на тексте тоже бывает непросто. Но самая большая проблема — неровный свет. Со вспышкой или без вспышки не избежать теней. Например от самого телефона, расположенного над листом.
А если документ ламинирован, то отсвет вспышки полностью испортит скан.
Что умеет приложение Clear Scanner
Это легкое бесплатное приложение, скачать которое можно по ссылке из официального магазина Goole Play, удобно для сканирования документов. Особенно что называется в полевых условиях, когда некогда или нельзя сделать хороший свет, подобрать настройки камеры для лучшего результата.
Сканирует документ в один клик
Приятная особенность приложения — быстро корректируется геометрия. В большинстве случаев программа сама определяет границы листа и устраняет искажения. Наиболее удачный ракурс скана документа — вид сбоку под небольшим углом. В этом случае тень от телефона не закрывает свет, освещение получается ровным.
А появившееся искажение перспективы легко поправляется Clear Scanner автоматически. Есть несколько режимов улучшения картинки.
Объединять несколько сканов в один
Представьте, что вам нужно отсканировать несколько страниц паспорта. Clear Scanner позволяет объединить несколько сканов в один документ. Выберите документы и нажмите Объединить.
Теперь отправить можно сразу весь набор.
Отправлять сканы по электронной почте и в виде сообщений
Поделиться pdf-сканом можно в два клика. Выбираем Отправить и видим большой список возможностей: ВКонтакте, WhatsApp и так далее.
Скан можно переместить в Галерею, чтобы потом прицепить к письму.
Если вы объединили сканы, то весь многостраничный документ можно обработать за раз.
А каким приложением для сканирования документов пользуетесь вы?
Читайте также
Сканировать документы | СБИС Помощь
Сканировать документыВ СБИС предусмотрено сканирование файлов прямо из системы — вам не придется открывать другие программы и сохранять файл на ПК. При этом:
- сканированный файл можно подписать и отправить, как и любой другой электронный документ;
- скан утвержденного бумажного документа можно поместить в электронный архив. Таким образом, полный комплект утвержденных документов сохранится как в электронном, так и в бумажном виде.
Для операционной системы Windows можно настроить сканирование с автоматической загрузкой файлов в личный кабинет. Как это работает: вы нажимаете кнопку на устройстве, документ сканируется и отображается в разделе «Документы/Разобрать».
При первом сканировании может потребоваться настройка параметров, СБИС оповестит вас об этом.
Также убедитесь, что на компьютере установлен и запущен СБИС3 Плагин.
Создайте или откройте документ в СБИС, нажмите « Прикрепить» и выберите « Скан». В открывшемся окне установите параметры и нажмите «Сканировать».
Окно сканирования может отличаться в зависимости от модели сканера.
Когда процесс завершится, закройте окно — скан загрузится в документ.
Сканировать документы по кнопке на сканере
Этот способ удобен, если требуется сканировать сразу несколько документов. Сканируйте их поочередно, а СБИС3 Плагин автоматически загрузит файлы в личный кабинет.
Для этого пользователь с правами администратора на компьютере должен предварительно настроить сканер. Пока что это поддерживают только некоторые производители, например Brother или Canon.
- Откройте свойства сканера, порядок действий зависит от версии ОС:
- Windows 7 — нажмите «Пуск», в строке поиска введите «Просмотр сканеров» и выберите «Просмотр сканеров и камер». В открывшемся окне выберите устройство и нажмите «Свойства».
- Windows 10 — откройте «Панель управления», в строке поиска введите «сканер» и выберите «Просмотр сканеров и камер». В открывшемся окне выберите сканер и нажмите «Свойства».
- Windows 7 — нажмите «Пуск», в строке поиска введите «Просмотр сканеров» и выберите «Просмотр сканеров и камер». В открывшемся окне выберите устройство и нажмите «Свойства».
- Перейдите в раздел «События». В блоке «Действия» установите флаг «Запустить» и выберите параметр «SbisStreamingScan».
- Сохраните настройки.
Нажмите кнопку сканирования на устройстве. Если в СБИС3 Плагине у вас добавлено несколько подключений, выберите, в какой личный кабинет загрузить сканы. Файлы появятся в разделе «Документы/Разобрать».
Для того чтобы сканировать документ, нажмите « Прикрепить» и выберите « Скан». В открывшемся окне установите параметры и нажмите Сканировать.
Когда процесс завершится, закройте окно — скан загрузится в документ.
Для того чтобы сканировать документ, нажмите « Прикрепить» и выберите « Скан». В открывшемся окне установите параметры и нажмите Сканировать.
Когда процесс завершится, закройте окно — скан загрузится в документ.
Если вы с контрагентом обмениваетесь документами по ЭДО, но он подписал бумажный экземпляр, добавьте скан подписанного документа в систему.
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter или свяжитесь с нами.
12 способов отсканировать документы при помощи телефона
Если раньше, чтобы отсканировать документы, нужно было приобрести сканер или того хуже — пойти на работу и отсканировать там, то теперь это можно сделать при помощи смартфона. Качество сканирования и распознавания текста мобильными устройствами значительно выросли за последние несколько лет. И сегодня я хочу предложить на выбор несколько программ для сканирования документов.
Для решения задачи вы можете попробовать DocScanner OCR — Сканер фото от ToolRocket или выбрать одно из приложений ниже.
Evernote (Android, iOS)
Начну с программы, которой я лично пользуюсь каждый день. Evernote — это огромная база данных, в которой можно хранить практически любую информацию.
Это очень удобно и можно быстро найти нужный документ, фото, заметки или файл. Поэтому логично сканировать документы именно этой программой.
В последней версии Evernote есть две опции для сканирования. Первая — сканирование «в фоне». Для этого достаточно просто сделать фотографию документа, так же, как вы обычно фотографируете еду, котиков или себя. Наутро Evernote предложит сохранить распознанную версию документа.
Второй вариант — сделать фотографию камерой Evernote. Для этого нужно навести камеру на документ, и программа автоматически сфотографирует нужную область.
Установить Evernote
Google Drive (Android, iOS)Google Drive — облачное хранилище от Google. Как и в Evernote, здесь вы можете легко находить документы, а следовательно их так же удобно хранить и в этом сервисе.
Для того чтобы сделать скан, откройте приложение, нажмите на «плюсик» и выберите пункт «Скан»:
Сканируем в Google DriveGoogle Play | App Store
CamScanner (Android, iOS)
В отличие от описанных выше программ, CamScanner специально разработан для сканирования документов при помощи смартфона.
Приложение позволяет не просто сфотографировать документ, но и настроить более тонко весь процесс сканирования, а следовательно, получить более качественный результат.
Google Play | App Store
Office Lens (Android, iOS)
Office Lens — мощное приложение для сканирования документов от знаменитой Microsoft. Кроме сканирования документов, программа позволяет создавать «сканы» презентаций с досок. Все документы можно хранить в облачном хранилище One Drive.
«Скан» презентацииGoole Play | App Store
Adobe Fill and Sign DC (Android, iOS)
Как можно догадаться из названия, эта программа разработана Adobe. Фирмой, которая прочно ассоциируется с качественным распознаванием даже самого сложного текста. Программа позволяет не просто отсканировать документ, но и сразу же заполнить его, подписать и отправить нужному адресату.
Googe Play | App Store
SkanApp (Android)
SkanApp — программа для автоматического сканирования длинных или многостраничных документов. Для этого вам понадобится специальный штатив или прямые руки, палка и стакан.
Google Play
Photomyne (Android, iOS)
Photomyne — самый быстрый и простой способ оцифровать ваши фотографии и поделиться ими с вашими друзьями и близкими.
Android и iOS
TextGrabber (Android, iOS)
TextGrabber — мощный сканер с OCR от известной всем компании ABBYY. Распознаёт тексты более, чем на 60 языках в реальном времени. Отсканированные документы можно хранить в самой программе с разбивкой по папкам.
Android и iOS
ABBYY FineScanner (Android, iOS)
Ещё одна программа для сканирования документов от ABBY. Если TextGrabber больше подходит для «сбора» текста, то это уже полноценный карманный сканер. Поддерживается редактирование и аннотация сканов.
Android и iOS
Mobile Doc Scanner (Android)
Mobile Doc Scanner — одно из самых популярных приложений для сканирования документов.
Его главное преимущество в скорости и обширном наборе функций, которые помогут отсканировать практически любое изображение.
Android
ScanBee (iOS)
ScanBee отличный сканер для iPhone. Файлы сохраняются в PDF с возможностью быстро поделиться ими. Для улучшения изображений используются различные фильтры.
iOS
Smart PDF Scanner (iOS)
Smart PDF кроме сканирования умеет объединять сканы в документы, печатать по AirPrint и делиться с друзьями.
iOS
А каким приложением для сканирования документов пользуетесь вы?
Прикрепить файл или скан | СБИС Помощь
Прикрепить файл или сканК каждому документу или сообщению в СБИС можно добавить вложение — например, переслать коллеге презентацию или добавить к поступлению скан бумажного экземпляра.
В дальшейшем вложение можно будет изменить, заверить электронной подписью, напечатать или сохранить на компьютер.
Чтобы добавить файл к документу или сообщению, нажмите «Прикрепить» и выберите:
Прикрепить и отправить можно любой файл, а открыть с помощью СБИС — только некоторые.
Форматы вложений, которые можно открыть прямо в СБИС:
- документы — *.doc, *.docx, *.odt, *.docm, *.dot, *.dotm, *.dotx, *.rtf, *.pdf, *.xls, *.xlsx, *.ods, *.xlsm, *.xlsb, *.ppt, *.pptx, *.odp, *.pptm, *.pot, *.potm, *.potx, *.pps, *.ppsm, *.ppsm, *.ppsx, *.vsd, *.vsdx;
- изображения — *.jpg, *.jpeg, *.bmp, *.png, *.ico, *.gif, *.rgb, *.rgba, *.tiff, *.tif;
- медиа-файлы — *.mp4, *.webm, *.mkv, *.avi, *.mov, *.mpg, *.wmv, *.flv;
- веб-страницы — *.html, *.htm;
- архивы — *.zip, *.7z, *.rar.
Файлы прочих форматов сначала скачайте на компьютер, а затем откройте в программе, которая работает с этим форматом.
Создать файл
Чтобы прямо в документе создать файл или папку, в которую можно переместить вложения, нажмите «Создать» и выберите:
- папку;
- документ Word;
- таблицу Excel;
- презентацию PowerPoint.
Отредактировать вложение
Документы MS Office можно отредактировать в браузере или в приложении на компьютере. Прочие форматы сначала сохраните на компьютер.
Офисные документы
- Откройте документ или сообщение с прикрепленным файлом.
- В строке вложения нажмите и выберите, где его открыть: в браузере или в приложении. Чтобы установить редактор по умолчанию для этого формата файлов, в строке с ним нажмите .
- Отредактируйте документ.
Изображения
Изменить графический файл формата *.jpg, *.jpeg, *.bmp или *.png можно с помощью редактора изображений. Чтобы его открыть, в строке вложения нажмите « Редактировать».
Другие форматы
- Сохраните файл на компьютер.
- Отредактируйте его в приложении, которое поддерживает работу с этим форматом.
- Прикрепите измененный файл снова. Он будет загружен как редакция, если его имя совпадает с именем исходного файла.
Если в документе присутствуют элементы ActiveX, макросы и прочее, для их корректной работы сначала
нажмите «Включить содержимое».
При изменении любого файла СБИС сохранит все редакции вложения — их можно
в истории изменений.Удалить вложение
Файл, который больше не нужен или был прикреплен по ошибке, можно удалить. Для этого наведите на него курсор и нажмите .
Скопировать печатную форму в задачу
Файл печатной формы можно продублировать в задаче в виде вложения. Так исполнитель сразу увидит его, не переходя в печатные формы документа.
Например, сотрудник отдела кадров получил задачу «Оформить прием на работу». Чтобы он не искал форму приказа, скопируйте ее в задачу. Для этого нажмите . В открывшемся окне выберите печатную форму, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Сохранить во вложения». Закройте окно печатных форм.
Файл появится в задаче.
Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter или свяжитесь с нами.
Сканирование — Копирка — копировальный центр
Быстрый заказ Найти ближайший офисСканирование с автоподатчика*
Сканирование со стекла, с прошитых оригиналов**
- Услуга осуществляется в офисах сети.
- *Стоимость указана за 1 страницу
- **Cтоимость указана за 1 разворот прошитого оригинала
- Сканирование по умолчанию цветное.
| Черно–белое | Цветное | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| А2 | А1 | А0 | А2 | А1 | А0 |
| 175р | 205р | 250р | 205р | 225р | 295р |
Услуга предоставляется в офисах:
Оптовым клиентамПримеры наших работ
Сканирование документов на бумажных носителях – лучший и самый надежный способ сохранения информации в случае отсутствия электронных вариантов, а если Вам необходимо срочно отправить по электронной почте копии документов.
Сканирование фотодокументов, старых черно-белых, цветных фотографий при отсутствии негативов или электронных файлов необходимо для их распечатки, качественной обработки и последующей печати, а так же хранения в семейном архиве или архиве организации.
Наша компания предлагает цветное и черно-белое сканирование документов и сканирование фотографий от формата А1 до формата А0.
Давно известно, что в будущем почти весь документооборот будет производится в электронном виде. И тот объем информации, который уже существует, в электронный вид поможет перевести именно сканирование.
Сканирование большого объема документов процесс не из легких, ведь всю информацию необходимо еще и систематизировать, зато в последствии вы получаете маленький носитель с удобной системой поиска.
Копировальный центр Копирка оснащен профессиональным оборудованием, позволяющим нам производить большие объемы работ. Фирма насчитывает большое количество офисов в любой из которых можно обратится по профильным вопросам.
Отзывы и технические характеристики
|
Мы доставим готовую продукцию по всей России удобным для вас способом.
Доставка по Москве и МО курьером — от одного часа. Подробнее о способах доставки вы можете узнать в разделе доставка. |
Как сделать скан документов с помощью смартфона на Android
В наше коронавирусное время многие партнеры работают на удаленке, поэтому просят не оригиналы накладных, счетов и актов, а их сканы. А печатями всё оформляем, когда количество этих документов становится критичным.
Почему скан, а не фотография?
Я тоже сначала не понимал разницу. Но она есть. Например, если вы фотографируете документ на листе А4, пустое пространство бумаги на самом деле будет серого цвета или даже разноцветным.
Когда ваш партнер захочет распечатать этот документ, принтер постарается честно воспроизвести этот бесполезный цвет. В итоге краски уйдет гораздо больше, а текст будет читаться хуже из-за обилия лишних элементов на листе.
Отдельный разговор — государственные конторы. Если вы дистанционно оформляете какую-то льготу, справку или просто документ и в описании указано, что нужен скан паспорта, значит, нужен именно скан, а не фото.
Сканер в режимах «Ч/б», «Документ» и аналогичных оставляет только хорошо различимые символы, а фон «выбивает», то есть делает белым. Если распечатать файл со сканера, он будет максимально напоминать оригинал. В этом и заключается его преимущество.
Почему я перестал сканировать на сканере
У меня дома мини-офис с МФУ. Конечно, я могу положить любой документ на стекло этого устройства и получить скан.
Мое МФУ не поддерживает работу со смартфонами, поэтому приходится включать компьютер. С некоторыми партнерами у меня всё общение в мессенджерах Telegram и WhatsApp. Чтобы отправить им отсканированную накладную, нужно открыть браузер и войти в десктопную версию мессенджера.
Как-то просьба прислать скан застала меня в дороге: пришлось скачать приложение и сканировать с его помощью. Оказалось очень удобно. Дома я скачал еще несколько аналогичных и выбрал то, что мне показалось практичнее: Tiny Scanner. Другие тоже работают неплохо, но с каждым что-то не так: то интерфейс был сложным, то не было русификации. В SwiftScan большинство функций доступны только в платной версии, а Simple Scan у меня дважды вылетало, к тому же, в нем много рекламы.
Как работает ClearScanner
Принцип у всех приложений-сканеров один: либо ты покупаешь платную версию и наслаждаешься процессом, либо ничего не платишь и периодически смотришь рекламу.
Она меня не напрягает, так что пока я на бесплатном тарифе.
Сканировать можно как из файла, если документ уже отснят, так и через фотосъемку. То есть в самом приложении нажимаешь кнопку с фотоаппаратом, оно делает снимок, автоматически предлагает обрезку ненужных полей (ее параметры можно корректировать), затем сохраняет результат в PDF или JPG. Причем в PDF сохранить сразу несколько страниц: удобно, когда ты пересылаешь пакет документов.
Особых требований к размещению документа нет. По собственному опыту скажу, что лучше всего положить его на более-менее ровную поверхность и проследить, чтобы не было резких перепадов света. У меня был случай, когда из-за попавшего на бумагу луча солнца пропали несколько символов. Лист необязательно снимать крупным планом, стараясь уложить его четко в границы кадра. Просто фотографируете как угодно: потом всё равно обрежете. Разрешения моей 12-мегапиксельной основной камеры Xiaomi Mi 8 вполне достаточно, чтобы текст четко читался.
Конечно, сам термин «сканирование» здесь применять неправильно. Скорее, на выходе получается просто оформленная «под скан» фотография. Файлы можно отправить прямо из приложения, нажав кнопку «Поделиться».
Скан договора – законный документ?
Содержание статьи:
Что говорит закон
Согласно Гражданскому кодексу РФ все договоры должны заключаться в письменном виде – через подписанные всеми сторонами документы.
Не ломайте голову, онлайн-бухгалтерия посчитает все за вас
Закон предписывает некоторым видам сделок обязательное бумажное оформление. Это касается тех случаев, когда необходимо нотариально заверить сделку, и когда договор нуждается в госрегистрации. Как правило, в сделках с недвижимым имуществом. То есть в этих случаях электронные копии документов не подойдут – они должны быть подписаны обеими сторонами лично, даже если речь идет о разных городах или странах.- необходимо иметь доказательства принадлежности данной электронной почты одной из сторон, заключающей договор. То есть в случае суда компании придется доказать, что это — корпоративная почта фирмы, либо почта сотрудника фирмы;
- документ должен продолжать храниться в электронном виде, допустим, в облаке, в ящике электронной почты, на жестком диске.
То есть в случае суда компании придется доказать, что это — корпоративная почта фирмы, либо почта сотрудника фирмы;Многие фирмы годами работают, отправляя друг другу сканированные копии договоров, расплачиваются по ним и не задаются вопросами законности электронного документообмена, пока у кого-то из партнеров не возникают какие-либо претензии. Но если дело дойдет до суда, одной из сторон придётся доказывать, что и сканированный договор обладает такой же юридической силой, как его бумажный собрат.
Как доказать законность документа
Запомните два важных момента: подписывать электронный документ нужно электронной подписью либо в самом договоре надо добавить пункт о том, что электронные документы равны бумажным. Электронную подпись необходимо будет купить. Со вторым пунктом все несколько сложнее.
Во-первых, в документе должна присутствовать примерно следующая формулировка: «Стороны допускают обмен экземплярами договора, дополнений и приложений к нему, актами, уведомлениями, претензиями и другими документами по электронной почте.
Переписка по электронной почте имеет силу простой электронной подписи и равнозначна бумажным документам с личными подписями сторон».
Во-вторых, договор необходимо дополнить пунктом о сохранении конфиденциальности доступа к электронному ящику: «Стороны обязуются сохранять конфиденциальность доступов к электронной почте и не передавать их третьим лицам».
После включения этих пунктов в договор, электронной подписью становится сам адрес электронной почты. Именно поэтому передавать логин и пароль от почты никому категорически нельзя. Почему это важно? Потому что партнер, который уже дошел до суда, вполне может заявить, что данный электронный ящик мог кто-то взломать, или, к примеру, сказать, что этой почтой пользовались все кому не лень. К слову, электронные адреса для документооборота необходимо обозначить в реквизитах обеих сторон и пересылать все документы необходимо будет именно на эти электронные адреса.
Увеличьте выручку в несколько раз с помощью эквайринга
Зачем компании свой домен?Судебная практика показывает, что большее доверие вызывают те электронные ящики, которые зарегистрированы на домен компании.
Такие как [email protected] или [email protected]. К общедоступным адресам типа [email protected], [email protected] или [email protected] доверия меньше.
Покупка домена – стандартная процедура, когда фирма подписывает договор с продавцом таких платформ, и после домен принадлежит только этой компании официально. Работать в такой почте смогут исключительно сотрудники данной фирмы. Есть примеры судебных разбирательств, когда суд подтвердил правомерность переписки, которая велась с доменов компании, причем не обязательно через те электронные адреса, которые были указаны в договоре. Тот факт, что переписка велась с электронных ящиков одного доменного имени и подтвердил, что документы отправляли сотрудники одной компании, а значит, договор считается заключенным. В этой ситуации советуем проверять только один момент – сотрудник, отправляющий и подписывающий договор, все же должен иметь соответствующие полномочия – быть руководителем или работать по доверенности.
Конечно, покупка собственного домена — решение для крупных и средних компаний.
А что делать небольшим фирмам? Судебная практика богата разбирательствами, решенными в пользу тех фирм, которые обменивались документами по общедоступной почте. Но в таких случаях компании очень сложно доказать, что с общей почты переписку вел тот, кто уполномочен работать с документами. Поэтому мы рекомендуем приобрести собственный домен.
Что делать, если в договоре, допустим, условий об электронном обмене документами нет, а проблема возникла именно сейчас? И когда договор точно признают заключенным?
Согласно ГК РФ компания не имеет права признавать договор незаключенным, если до этого эта фирма принимала исполнение договора. И такие разбирательства уже были в суде: одна компания оплатила другой половину суммы по договору, а вторую переводить отказалась. Суд постановил – раз предоплата была, значит и договор был заключен. К слову, Верховный суд разъяснил, что договор признается заключенным в следующих случаях:
- когда компании переписывались в отношении какой-то сделки, обсуждали детали, высылали примеры товаров, выписки из ЕГРЮЛ и т. д.;
- когда фирмы частично или полностью оплачивали суммы по сделке;
- когда сотрудники компаний подписывали акты, протоколы, согласования, и так далее;
- когда партнеры заключали сопутствующие сделки;
- когда компании просили об отсрочке платежа.
Таким образом, работать по сканам документов вполне законно. Определенные риски есть в случаях, когда в договор не внесен пункт о приравнивании электронных документов к бумажным, когда у компании нет своего домена, или когда документооборот ведет сотрудник, у которого нет доверенности на подписание данных документов.
Как отсканировать документ и отправить его по электронной почте с помощью Windows Mail | Малый бизнес
Автор: Кристина Шаффер Обновлено 1 августа 2018 г.
Сканирование деловых документов, таких как контракты и предложения, и их отправка клиентам по электронной почте может сократить расходы на бумагу и факсимильную связь на дальние расстояния. Независимо от того, есть ли у вас автономный сканер или многофункциональный принтер, процесс преобразования документа в электронный формат одинаков для многих сканирующих устройств. В то время как принтер для сканирования в электронную почту и большинство многофункциональных принтеров позволяют сканировать документ прямо с устройства без дополнительного программного обеспечения, специализированное программное обеспечение для сканирования предоставляет вам больше возможностей, включая возможность выбора формата документа и выбора разрешение.После создания отсканированного изображения вы можете прикрепить его непосредственно к сообщению в Почте Windows Live.
Отсканируйте документ
Очистите поверхность платформы сканирования мягкой тканью и очистителем для стекол, не оставляющим разводов.
Сканер улавливает грязь и отпечатки пальцев в процессе сканирования, что может повлиять на качество выходного изображения.Откройте крышку и поместите документ лицевой стороной вниз на планшет сканирования. Выровняйте документ, используя маркеры по периметру стекла, а затем осторожно закройте крышку.
Запустите программу сканирования, поставляемую вместе со сканером. Например, если вы используете сканер HP или принтер All-in-One, программное обеспечение будет находиться в папке HP.
Выберите «Документ» в качестве типа сканирования, а затем выберите, хотите ли вы сканировать документ в цвете или черно-белом.
Выберите выходной формат для отсканированного документа, обычно это тип изображения, например TIFF или GIF, или PDF.
Выберите разрешение, если будет предложено, для получения файла высокого качества, например, 300 точек на дюйм.При выборе более высокого разрешения на дюйм создается файл большего размера, но изображение будет более резким.
Однако имейте в виду, что для загрузки и отправки файлов с более высоким разрешением требуется больше времени.Нажмите кнопку «Сканировать». Когда процесс сканирования завершится, нажмите «Сохранить». Введите имя файла для документа и выберите папку назначения, например «Мои документы». Нажмите кнопку «Сохранить».
Сканер улавливает грязь и отпечатки пальцев в процессе сканирования, что может повлиять на качество выходного изображения.
Однако имейте в виду, что для загрузки и отправки файлов с более высоким разрешением требуется больше времени.Совет
В качестве альтернативы встроенному в вашу систему программному обеспечению для сканирования вы можете найти в Интернете приложение для сканирования и отправки по электронной почте, которое может предложить дополнительные возможности.
Отправьте документ по электронной почте
Откройте Почту Windows Live и войдите в свою учетную запись.
Создайте новое сообщение, нажав кнопку «Электронное сообщение» на панели инструментов «Домой».
Введите адрес электронной почты получателя, укажите тему, а затем введите сообщение, которое вы хотите включить в прикрепленный документ.
Нажмите кнопку «Прикрепить файл» на панели инструментов сообщений. Перейдите по папкам в диалоговом окне проводника Windows и выберите отсканированный документ.Нажмите «Открыть», чтобы прикрепить файл к электронному письму.
Щелкните кнопку «Отправить».
Совет
Рассмотрите возможность использования формата PDF при сканировании документа. PDF-файл сохраняет все визуальные элементы исходного документа и может быть открыт на любом ПК, на котором установлен Adobe Reader.
Отправьте отсканированный документ по электронной почте
Genius Scan позволяет быстро отправлять отсканированные документы по электронной почте.
iOS
- 1
- Откройте документ в Genius Scan и коснитесь Экспорт кнопка.
- 2
- Проверьте желаемые параметры электронной почты (
например Формат PDF или JPEG).
- 3
- Кран Электронная почта (обратите внимание, что вам может потребоваться прокрутить вниз).
- 4
- Документ прикреплен к новому письму. Введите получателя и коснитесь Отправить кнопка.
- 1
Убедитесь, что на вашем смартфоне установлено приложение электронной почты (например, приложение Yahoo Mail), выполните описанную выше процедуру и на шаге «3» выберите Другие приложения , чтобы выбрать свое приложение электронной почты.
- 2
Прокрутите список приложений, возможно, вам потребуется нажать Еще … , если ваше приложение отсутствует в списке на ленте. Коснитесь приложения, чтобы экспортировать документ.
Как отправить электронное письмо с помощью другого почтового приложения
Приложение Apple Mail — это способ по умолчанию для отправки электронной почты на iOS.Мы рекомендуем использовать Mail , это безопасно, надежно и вы можете использовать его с любой учетной записью электронной почты.
Если вы не хотите его использовать, вы можете отправлять документы по электронной почте с помощью другого почтового приложения (включая Outlook, Gmail, Yahoo Mail и т. Д.).
Android
- 1
- Откройте документ в Genius Scan и коснитесь Экспорт кнопка.
- 2
Выберите ваше любимое почтовое приложение (Gmail, Outlook, Yahoo…), в который вы хотите экспортировать свой документ.
- 4
Документ прикреплен к новому электронному письму. Введите получателя и нажмите кнопку Отправить .
Прикрепите отсканированное изображение к существующему электронному письму
- 1
Откройте черновик электронного письма в приложении электронной почты и нажмите кнопку прикрепленного файла .
- 2
В средстве выбора Android коснитесь Genius Scan .
- 3
Коснитесь документа, который хотите вложить в сообщение электронной почты, и коснитесь галочки.
- 4
Введите получателя и нажмите кнопку Отправить .
Если вы написали электронное письмо и хотите прикрепить документы Genius Scan:
Как отсканировать и отправить документ по электронной почте
Думаете об отказе от бумаги? Что ж, если у вас есть доступ к базовым технологиям, вы легко сможете это сделать.
В бизнесе оформление документов — часть повседневных задач. Вы должны подписывать контракты, заполнять кадровые документы для новых сотрудников и отправлять документы по электронной почте коллегам и клиентам.
Количество бумаги, выпускаемой американскими офисами в год, составляет 10 000 страниц. И во всем мире не лучше.
В Великобритании предприятия используют в среднем 45 листов бумаги в день, две трети из которых выбрасываются в отходы.
Где бы вы ни находились и по каким бы причинам вы не пытались отказаться от бумажных документов, вы можете сделать это с помощью настольного компьютера, смартфона или планшета.
Отличный первый шаг — начать сканировать документы и отправлять их по электронной почте, а не делать копии и отправлять их по почте. Вы даже можете использовать такую платформу, как eversign, для сканирования, загрузки и подписания важных деловых документов.
Но об этом позже. Давайте подробнее рассмотрим, как можно сканировать и отправлять документы по электронной почте.
Сканирование документа с помощью мобильного устройства
И смартфоны, и планшеты могут сканировать документы. Но это больше, чем просто сфотографировать контракт, чтобы сделать его официальным сканированием.
Вам понадобится специальное приложение, например Tiny Scanner, Cam-сканер или Microsoft Office Lens. Они сделают ваши снимки и превратят их в отсканированные копии PDF.
Другой вариант — использовать Google Диск. Это предпочтительный вариант, если вы используете устройство Android. Большинство современных смартфонов поставляются с уже установленным приложением Google Drive.
Вот как вы можете использовать его для сканирования и отправки документа.
Шаг первый: откройте Google Диск
Щелкните приложение Google Диск на своем смартфоне.Когда он откроется, вы увидите все свои документы.
Выберите символ + в правом нижнем углу.
Шаг 2. Щелкните параметр сканирования
В нижней части экрана появится небольшое окно. В верхнем ряду выберите символ камеры, чтобы начать сканирование.
Шаг третий: сделайте снимок документа
Теперь поместите камеру над документом, который хотите отсканировать. Если у вас несколько страниц, не волнуйтесь.
Вы будете делать по одной странице за раз.
Шаг четвертый: сканирование документа в PDF
Google Диск теперь преобразует ваш файл изображения в PDF.
На этом этапе вы можете либо сделать снимок другой страницы (знак +), либо повторно сделать снимок текущей страницы (знак возврата).
Когда вы будете готовы двигаться дальше, щелкните значок галочки.
Шаг пятый: отправьте документ получателям
Теперь вы найдете отсканированный документ на вашем Google Диске. После того, как вы нажмете на нее, вы можете выбрать три точки в правом верхнем углу.
Откроется меню, в котором вы можете добавить людей. Выберите это, если хотите, чтобы другие пользователи имели доступ через Google Диск.
В противном случае выберите «отправить копию».
Отсюда вы можете выбрать отправку документа с помощью Yahoo, Gmail или другого подключенного инструмента электронной почты.
Вставьте адрес электронной почты и нажмите «Отправить». Все готово!
Как сканировать и отправлять документы по электронной почте на настольных компьютерах
Если вы хотите сканировать и отправлять документы по электронной почте с помощью настольного компьютера, вам сначала необходимо настроить оборудование.
Для работы вам понадобится принтер со сканером или автономный сканер.
Большинство из них работают одинаково — вы помещаете страницу в сканер, а затем нажимаете кнопку сканирования (либо на устройстве, либо на вашем компьютере с помощью программного обеспечения).
- После завершения сканирования вы можете добавить дополнительные страницы или нажать кнопку «Обзор», чтобы выбрать папку, в которой вы хотите сохранить документы.
- Отсюда вы открываете свой адрес электронной почты по выбору — Gmail, Yahoo или Hotmail.
- Выберите «написать сообщение» и введите тему и адрес электронной почты получателя.
- Нажмите кнопку прикрепления (обычно выглядит как канцелярская скрепка) и найдите местоположение документа (где бы вы его ни сохранили).
- После загрузки вы можете нажать кнопку «Отправить».
Альтернативный способ загрузки и отправки документов по электронной почте
В бизнесе вам нужны эффективные и безопасные процессы и системы.
Электронные письма не всегда предлагают это.
Вот почему некоторые компании сейчас используют облачные инструменты, такие как eversign. На нашей платформе вы можете загружать документы и отправлять их получателям по электронной почте.
Доступ к документам и их подписание осуществляется через платформу в целях безопасности.
Чтобы загрузить документ в Eversign, сначала необходимо отсканировать документ, выполнив действия, описанные выше. Затем, вместо того, чтобы отправлять его по электронной почте, вы входите в систему Eversign, находите местоположение документа и загружаете его прямо на платформу.
Для этого наведите указатель мыши на раздел «Документы» и щелкните значок «+».
Затем нажмите «Я и другие». Это сделает вас и других получателей подписавшими документ.Или вы можете выбрать «Только для других», если его должны подписывать только другие люди.
Затем нажмите «Выбрать файлы» и найдите документ, отсканированный с помощью смартфона или настольного компьютера.
После загрузки вы можете добавить получателей и создать заголовок и сообщение. Вы также можете выбрать срок действия документа — в данном примере это 3 месяца.
Другие функции включают автоматические напоминания и требование, чтобы все подписавшие подписали документ, прежде чем документ будет отмечен как завершенный.
Когда все будет готово, нажмите кнопку «Быстрая отправка» в правом верхнем углу, чтобы сразу же отправить документ.
Зачем нужно сканировать и отправлять по электронной почте документы?
Процесс сканирования документов и отправки их по электронной почте стал быстрее, безопаснее и экономичнее. Компании принимают цифровые документы как новую норму, чтобы уменьшить углеродный след, сэкономить деньги и ускорить бизнес-процессы.
Отправка документов по почте не гарантирует их получение получателями. А ожидание в течение нескольких недель, чтобы получить обратно подписанные документы, только замедляет процессы, выполнение которых при использовании электронной почты в противном случае заняло бы часы.
Если вас это интересует, узнайте больше о сканировании документов с помощью мобильного или настольного устройства.Или, что еще лучше, начните создавать документы и конвертировать их в PDF. Таким образом, вы можете полностью отказаться от использования бумаги!
Создавали ли вы когда-нибудь или подписывали цифровой документ? Сообщите нам в комментариях, улучшили ли это ваш рабочий процесс и как это сделать!
Сканирование напрямую со сканера на адрес электронной почты
Почему это не оптимальная конфигурация
Введение
Многим офисным работникам нравится подходить к сканеру рабочей группы компании, загружать документ, вводить или выбирать адрес электронной почты на консоли и отправлять отсканированное изображение на этот адрес.Часто они сканируют свой адрес, чтобы сохранить его в своем почтовом ящике, чтобы потом при необходимости найти его в виде вложения. В других случаях они отправляют отсканированное изображение прямо с устройства другому человеку внутри или за пределами компании.
В этой статье мы обсудим альтернативы этому методу сканирования и объясним, почему они повышают производительность и безопасность.
Почему люди предпочитают сканирование в папку «Входящие»
Вкратце, вот четыре наиболее распространенных метода передачи сканирования:
- Сканер отправляет файл по электронной почте на указанный адрес, как описано выше.
- Сканер загружает файл в общую папку на сервере в офисе вашей компании.
- Сканер обменивается данными напрямую по сети с прикладным программным обеспечением на настольном или портативном компьютере пользователя, которое открывает отсканированный файл при получении или сохраняет его на жестком диске компьютера.
- Сканер загружает файл в облачную службу хранения файлов, такую как Google Drive или Dropbox.
Многие люди предпочитают отправлять электронную почту прямо со сканера по следующим причинам:
- В наши дни почтовый ящик является информационным центром ИТ-системы и направляет ежедневный рабочий процесс. Мощные возможности поиска современного программного обеспечения электронной почты позволяют сохранять беседы, контактную информацию, приглашения на собрания и файлы во входящем ящике и легко находить их пользователем. Даже при наличии хорошо разработанного веб-портала компании или общих папок файлы и другие ресурсы в этих системах обычно используются совместно, отслеживаются и извлекаются по ссылкам в сообщениях электронной почты. В результате пользователи склонны помещать отсканированные документы в свой почтовый ящик, где находится все остальное.
- Пользователи считают, что это более закрытая папка по сравнению с общей папкой.Даже если ИТ-отдел создает личную папку на сервере для каждого пользователя или группы для сканирования, не всегда очевидно, у кого есть доступ к данной папке.
- Процесс кажется более простым. Если сканер показывает адрес электронной почты пользователя в качестве пункта назначения, нет никаких сомнений в том, куда он пойдет. Но при сканировании в общую папку или непосредственно на компьютер пользователя сканер показывает сетевой адрес папки или компьютера на своей консоли, который пользователь может не полностью распознать.
Мощные возможности поиска современного программного обеспечения электронной почты позволяют сохранять беседы, контактную информацию, приглашения на собрания и файлы во входящем ящике и легко находить их пользователем. Даже при наличии хорошо разработанного веб-портала компании или общих папок файлы и другие ресурсы в этих системах обычно используются совместно, отслеживаются и извлекаются по ссылкам в сообщениях электронной почты. В результате пользователи склонны помещать отсканированные документы в свой почтовый ящик, где находится все остальное.
Недостатки
Вот несколько причин не настраивать сканеры, чтобы пользователи могли отправлять отсканированные документы себе по электронной почте:
- Это наименее надежная конфигурация. Для сканирования в ваш почтовый ящик требуется, чтобы сканер обменивался данными с почтовыми серверами в Интернете. Существует множество аспектов электронной почты в Интернете, которые могут повлиять на способность вашего сканера успешно отправлять сообщения, например, аутентификация, ретрансляция почты, TLS, DNSBL, SPF и DKIM.Если ваш провайдер электронной почты решит внести какие-либо изменения в любой из этих параметров, сканер часто перестанет работать либо потому, что электронная почта отправляется в карантин как спам, либо потому, что почтовый сервер полностью отклоняет соединение, и сканер отображает сообщение ошибка. Хороший поставщик ИТ-услуг, такой как J.D. Fox Micro, с соответствующими ресурсами может успешно справиться с этим и контролировать его. Однако, если ваше интернет-соединение прерывается, вы ни в коем случае не сможете сканировать, в отличие от использования локальных общих папок или сканирования прямо на ваш компьютер.Даже если в конфигурации ничего не изменится и Интернет работает, если в вашей системе электронной почты возникнут перегрузки или другие проблемы, получение ваших сканированных изображений будет отложено. Наконец, если отсканированный документ слишком велик для того, чтобы его можно было принять в качестве вложения системой электронной почты, отправка не удастся, и сканер, как правило, не предоставит пользователю никаких полезных причин на своей консоли.
- Это усложняет администрирование вашей системы электронной почты. Те, кто управляет другими аспектами вашей электронной почты, например, маркетологи, создающие систему массовой рассылки, или менеджеры безопасности, работающие над улучшением целостности исходящей электронной почты для вашего домена, должны будут знать обо всех сканерах в вашей компании, которые отправляют сканирует по электронной почте и учитывает их требования, которые могут вызвать конфликт. И если они не знают о сканерах из-за отсутствия надежных процедур управления изменениями в вашей компании, сканирование может перестать работать, когда они внесут свои изменения.
- Это наименее безопасный метод. Общие папки не защищены от утечки данных. Однако, в отличие от общих папок, электронная почта по своей сути является небезопасным средством связи (ссылка открывает статью в новой вкладке с дополнительной информацией по этому поводу).
- Это способствует беспорядку в почтовом ящике и снижает видимость и контроль ваших данных. Если ваша компания пытается создать место для хранения электронных документов, где каждый сможет их найти, то сканирование на адрес электронной почты должно быть запрещено. Щелкните здесь, чтобы прочитать статью на веб-сайте J.D. Fox Exec об управлении вашими данными в современную эпоху (открывается в новой вкладке).
- Это увеличивает потенциальный успех вредоносных программ, распространяемых по электронной почте. Один из методов, с помощью которых злоумышленники пытаются обманом заставить ваших сотрудников открыть вредоносное программное обеспечение, — это отправить электронное письмо, которое выглядит так, как будто оно пришло со сканера.Вложение — это не отсканированный документ, а программный файл, предназначенный для проникновения на компьютер пользователя. Если ваши пользователи никогда не получают отсканированные изображения по электронной почте, они с гораздо меньшей вероятностью откроют поддельный.
Однако, если ваше интернет-соединение прерывается, вы ни в коем случае не сможете сканировать, в отличие от использования локальных общих папок или сканирования прямо на ваш компьютер.Даже если в конфигурации ничего не изменится и Интернет работает, если в вашей системе электронной почты возникнут перегрузки или другие проблемы, получение ваших сканированных изображений будет отложено. Наконец, если отсканированный документ слишком велик для того, чтобы его можно было принять в качестве вложения системой электронной почты, отправка не удастся, и сканер, как правило, не предоставит пользователю никаких полезных причин на своей консоли.
И если они не знают о сканерах из-за отсутствия надежных процедур управления изменениями в вашей компании, сканирование может перестать работать, когда они внесут свои изменения.
Один из методов, с помощью которых злоумышленники пытаются обманом заставить ваших сотрудников открыть вредоносное программное обеспечение, — это отправить электронное письмо, которое выглядит так, как будто оно пришло со сканера.Вложение — это не отсканированный документ, а программный файл, предназначенный для проникновения на компьютер пользователя. Если ваши пользователи никогда не получают отсканированные изображения по электронной почте, они с гораздо меньшей вероятностью откроют поддельный.Помимо сканирования в свои почтовые ящики, пользователи могут также пожелать сканировать прямо со сканера кому-либо по электронной почте, введя адрес на консоли сканера или выбрав его, если в адресной книге партнеров или клиентов есть был запрограммирован в сканер. Помимо многих недостатков, перечисленных выше, это создает дополнительные проблемы:
- В зависимости от конфигурации передача отсканированных изображений получателям за пределами компании по электронной почте может быть даже более ненадежной на техническом уровне, чем отправка внутри, из-за различных и неизвестных требований протокола и фильтрации нежелательной почты почтовыми серверами получателей.
- В заголовке «От» электронного сообщения, отправленного сканером, может не отображаться имя или адрес пользователя. Он может отображать адрес сканера или фиктивный адрес. Если получатель ответит на сообщение, оно либо не будет доставлено, либо отправится в ИТ-отдел.
- Отправитель может не иметь возможности ввести тему или что-либо в теле сообщения, объясняя, что такое сканирование, запрашивая конкретное действие и т. Д.
- Отправитель может не получить копию отсканированного изображения для справки, то есть сообщение не будет в папке «Отправленные» почтового ящика отправителя.
Преимущества сканирования в папки
Благодаря сканированию в общую папку или в папку непосредственно на компьютере пользователя можно избежать всех перечисленных выше проблем , а также повысить доступность и конфиденциальность ваших документов. Отсканированные изображения будут сохраняться вне почтовых ящиков пользователей, организованы вместе с другими документами в папки, к которым они принадлежат.
Пользователи могут легко отправить любое сканированное изображение по электронной почте другим пользователям в виде вложения сразу после сканирования или в будущем без необходимости повторного посещения сканера.А отправляя по электронной почте из сохраненного обычного файла, а не напрямую со сканера, отправитель может сделать следующее:
- Найдите получателя в его собственном списке контактов вместо того, чтобы вручную вводить его на консоли сканера, если он не поддерживается в адресной книге сканера, что снижает количество ошибок при вводе и неправильной доставки.
- Отправлять отсканированное изображение, как она отправляет любое другое вложение в обычном электронном письме в своем обычном почтовом приложении, даже в качестве ответа одному или нескольким людям в существующем разговоре, и включать комментарии к документу.
- Показывать ее полное имя и адрес электронной почты в заголовке «От», чтобы ей приходили ответы.
- Получать своевременные уведомления, если отправленное сообщение задерживается из-за проблем с почтовым сервером получателя, вложение слишком велико или отправка не выполняется по иным причинам после задержки.
- Обратитесь к отправленному сообщению в ее папке «Отправленные» с указанием даты и времени, когда оно было отправлено, для последующих действий.
Конечно, пользователь может получить вышеуказанные преимущества, вытащив вложение из электронного письма, отправленного себе со сканера, или просто переправив это сообщение.Но сканирование документов в файлы и использование вашей программы электронной почты только тогда, когда пришло время отправить электронное письмо, — это более элегантная, интуитивно понятная и в конечном итоге продуктивная модель работы.
Переход к папкам может быть затруднен из-за недоверия к конфиденциальности общих папок, попыток избавиться от старых привычек или потенциальных проблем с правильным выполнением пользователем действий. Но ничто из этого не является особенно сложным для преодоления, и это еще проще, если у вас есть опытный поставщик ИТ-услуг, который может настроить его наиболее интуитивно понятным, безопасным и функциональным способом для вашей команды, чтобы стимулировать внедрение и тем самым повысить производительность.
Эпилог
Должны ли пользователи сканировать в папку локального сервера или напрямую на свои рабочие станции, зависит от вашей существующей сетевой инфраструктуры, типов компьютеров или устройств, имеющихся у ваших пользователей, и многих других аспектов ваших операций. Чтобы узнать, что лучше всего работает, свяжитесь с J.D. Fox Micro.
Как отправлять отсканированные документы
Документы в электронном формате все чаще используются предприятиями и компаниями, поскольку они имеют ряд преимуществ перед бумажной документацией.Многие также конвертируют существующие архивы бумажных документов в электронный формат. Это облегчает поиск, хранение и аудит информации, а также обеспечивает сохранность документации. Оцифровка документов осуществляется путем сканирования, и иногда возникает необходимость отправить такие форматы другим людям.
Как отправить отсканированные документы
Предварительно отсканированные документы можно отправить несколькими способами:
- использовать онлайн-сервисы для отправки документов в зашифрованном виде;
- прикрепить к письму в виде изображений или файлов;
- отправьте электронное письмо в виде документа PDF.
Различные методы отправки подразумевают разный уровень безопасности ваших данных. Если это внутренняя информация компании или ваши конфиденциальные данные, постарайтесь выбрать самый безопасный способ.
Как отправлять отсканированные документы с помощью DigiSigner
DigiSigner — это онлайн-сервис для отправки и подписания электронных документов. Вы можете доставлять отсканированные документы, не беспокоясь о том, что посторонние могут завладеть вашими данными. Сервис обеспечивает расширенное шифрование и защиту данных.
Чтобы скачать подготовленный файл, авторизуйтесь в сервисе со своей электронной почты и придумайте пароль. После этого откроется главная страница — ваш аккаунт. Загрузите документ с помощью кнопки «Загрузить», если он находится на вашем устройстве, или «Получить из облака», если документ находится в облачном хранилище Google Drive или Dropbox.
Выбранный файл появится в списке в вашем аккаунте. Нажмите напротив «Отправить на подпись» и введите адрес электронной почты получателя в появившемся окне.
Вы также можете добавить комментарий к своему письму.
Документы будут храниться после отправки на главной странице. Вы можете удалить или скачать их в любое время. Если вам нужно отправить заверенную электронную копию, вы можете подписать ее прямо в сервисе.
Для этого перед отправкой нажмите напротив кнопки «Подписать». На открывшейся странице перейдите в то место, где нужно поставить реквизиты. Щелкните левой кнопкой мыши и выберите формат подписи. После нажатия кнопки «Готово» удалить подпись будет невозможно, и вы сможете отправить подписанный и защищенный документ.
Как отправить отсканированный документ по электронной почте
Менее безопасный, но еще один доступный способ отправки отсканированных документов — прикрепить их к письму. Для этого:
- отсканируйте отправляемый документ;
- откройте свою электронную почту;
- создать новое письмо;
- введите адрес получателя;
- нажмите Прикрепить файлы и выберите на устройстве подготовленные сканы;
- нажмите Отправить.
Получатель увидит документы в формате изображений или прикрепленных файлов для загрузки и сможет загрузить их на свое устройство.
Как защитить отсканированные файлы
Другой вариант — использовать формат PDF при сканировании напрямую. Это позволит вам немного повысить безопасность отправки по обычной электронной почте. Бланк обычно можно выбрать в программе, предоставляемой вашим производителем оборудования для сканирования документов.
После формирования PDF-документа в соответствии с инструкциями производителя сканера откройте сам файл. Перейдите в Инструменты — Шифрование — Шифрование пароля. Здесь выберите поле Установить пароль.Подумайте о комбинации, которая потребуется для открытия и редактирования документа.
Теперь вы можете отправить PDF-файл со отсканированными документами по электронной почте, как описано выше. Сообщите получателю пароль, чтобы открыть документ любым безопасным способом.
»Функция сканирования в электронную почту.
Экономьте деньги за счет сокращения использования бумаги.Насколько полезна функция сканирования в электронную почту?
Многие новые многофункциональные принтеры предлагают эту возможность. Однако подавляющее большинство организаций предпочитают распечатывать документы, складывать их в конверты и отправлять их по назначению по почте.
Хотя есть определенные документы, которые необходимо отправлять по почте — обычно из-за особых правил, требующих подтверждения доставки или подписи получателя, — большинство документов можно легко отсканировать и отправить по электронной почте без каких-либо последствий.
Это экономит деньги за счет сокращения использования бумаги и снижения расходов на почтовые марки. Кроме того, он может создавать ценность за счет сокращения времени, необходимого клиентам, заказчикам и партнерам для обработки документов на своей стороне.
Преимущества сканирования в электронную почту
В большинстве случаев для печати и отправки физических документов необходимо иметь физический архив копий документов на месте.
В противном случае у вас нет доказательств того, что вы когда-либо создавали или отправляли документ.
Для этого требуется локальное хранилище документов, для чего требуются офисные помещения. Типичный металлический картотечный шкаф занимает шесть квадратных футов пространства. Учитывая, что средняя арендная плата за офисные помещения в крупнейших городах Америки часто составляет от 20 до 60 долларов за квадратный фут, установка единого картотеки сопряжена с альтернативными издержками от 120 до 360 долларов в месяц.
Функция сканирования в электронную почту позволяет избавиться от большей части потребностей в хранении документов.Вы можете использовать эту функцию не только для отправки документов клиентам и покупателям, но и для отправки копий в безопасное облачное хранилище входящих сообщений, к которому вы можете получить доступ в любое время, когда вам понадобится ссылка на документ.
Умножьте эту стоимость на стоимость бумаги и почтовых марок. Затем добавьте стоимость ожидания ответа клиентов и поставщиков на отправленные по почте документы.
В конце концов, у вас есть очевидный аргумент в пользу сканирования документов для отправки по электронной почте, когда это возможно.
Как сканировать документы для отправки по электронной почте
Современные многофункциональные принтеры поддерживают широкий спектр форматов файлов и имеют встроенные возможности подключения, включая функцию сканирования в электронную почту.Процедура сканирования документа и отправки его прямо в почтовый ящик другого пользователя обычно одинакова, независимо от того, используете ли вы автономный сканер или многофункциональное устройство большего размера.
Во-первых, вы должны выбрать правильный формат файла. В большинстве случаев вашим основным выбором будет PDF или JPEG, наиболее распространенные форматы файлов для бизнес-документов.
- PDF-файлы лучше всего подходят для документов, содержащих текст и векторную графику. Они также полезны для отправки больших документов в виде одного файла, так как ваш сканер может сжимать несколько страниц в один PDF-файл.
- JPEG идеально подходят для фотографий и брошюр с большим количеством изображений. Он отправляет каждую страницу как отдельный файл, но сжимает изображение так, чтобы размер отдельного файла каждой страницы был меньше, чем он мог бы быть в противном случае.
После того, как вы выбрали соответствующий формат файла, вы можете подавать документ на поверхность сканера. Протрите стекло сканера мягкой тканью, чтобы полученное изображение было как можно более четким и точным.
Перейдите в пользовательский интерфейс устройства, найдите функцию сканирования и отсканируйте документ.Теперь у вас есть два варианта отправки отсканированного документа по электронной почте:
Отправить с вашего компьютера После сканирования документа ваш компьютер автоматически откроет окно, в котором будет показан файл, содержащий документ. Ваше последнее сканирование будет последним в списке. Сохраните файл с описательным именем, щелкните правой кнопкой мыши значок файла и выберите «Отправить», затем «Получатель почты».
Теперь вы можете выбрать адрес электронной почты, на который хотите отправить файл.
Вы также можете открыть приложение электронной почты, создать новое сообщение и прикрепить документ к сообщению.Для этого вам нужно будет выполнить поиск в файловой системе вашего компьютера, чтобы найти только что отсканированное изображение — полезно дать ему отличительное имя и поместить в удобную папку.
Отправить со сканераСовременные сканеры и многофункциональные устройства с подключением к Интернету позволяют пользователям отправлять документы сразу после сканирования без использования компьютера. Конкретный процесс зависит от устройства, но если ваш сканер поддерживает встроенную функцию сканирования в электронную почту, вы увидите соответствующий параметр в интерфейсе устройства.
Просто введите и подтвердите свой адрес электронной почты, а затем выберите получателя, которому вы хотите отправить документ. Если Интернет-возможности вашего сканера установлены правильно, он немедленно отправит документ по назначению.
Попробуйте сначала протестировать документ, отправив его себе или коллеге.
Преобразование в безбумажный офис
Функция сканирования в электронную почту — это один маленький шаг на пути к превращению вашего рабочего места в безбумажный офис.Это должно быть целью любого офиса, поскольку канцелярские товары постоянно растут в цене, и сотрудники, которые полагаются на них, могут быть не в состоянии выполнять свою работу, когда расходные материалы заканчиваются. Рассматривайте сканирование документов для отправки по электронной почте всякий раз, когда у вас есть возможность сократить накладные расходы компании.
Ford Business Machines может помочь со всеми вашими потребностями в сканировании и предоставить дополнительные решения для преобразования вашего бизнеса в безбумажный офис. Позвоните по телефону 800.633.3673 для получения бесплатной консультации.
Как сканировать в электронную почту из Windows 10 с помощью Gmail или любой учетной записи электронной почты — IT Solver Support
Вот метод сканирования в электронную почту в Windows 10, который будет работать с любым сканером или учетной записью электронной почты, даже с Gmail.
Обычно мне нравится обучать людей использованию веб-интерфейса gmail.com, поскольку он обеспечивает лучшую защиту электронной почты и такие улучшения производительности, как умный ввод.
Но некоторые люди предпочитают более простой способ прикрепления отсканированных документов к электронному письму.Поиск отсканированного документа (навигация по файловой системе) часто является той областью, в которой люди не могут застрять.
Следующая настройка и инструкции предназначены для тех сценариев, в которых вы не можете обучить пользователя использованию Gmail для отправки вложений.
Эти шаги настройки необходимо выполнить один раз, прежде чем этот метод заработает.
Получить сканирование Windows — Microsoft Store
Загрузите бесплатное приложение Windows Scan из Microsoft Store.
Установить тип файла сканирования окна на pdf
Откройте Сканирование Windows и в левом столбце измените Тип файла с png на pdf .
Добавьте свою учетную запись электронной почты в Почту в Windows 10
Для этого метода требуется Почта Windows 10. Я не являюсь поклонником Почты Windows 10, за исключением того, что она полезна в данном случае. Для повседневного использования Gmail продолжайте использовать веб-интерфейс gmail.com
.Перейдите по этой ссылке: Добавить учетную запись электронной почты в Windows 10 Mail
Установить Microsoft Edge в качестве обработчика PDF по умолчанию
По умолчанию Windows 10 устанавливает Microsoft Edge в качестве программы чтения PDF-файлов по умолчанию. Если вы использовали другое программное обеспечение для работы с этим типом документов, вы можете быстро установить Edge в качестве предпочтительного для чтения PDF-файлов.
Перейдите к настройкам > Приложения > Приложения по умолчанию , щелкните ссылку Выбрать приложения по умолчанию по типу файла . Затем прокрутите вниз и щелкните приложение, которое в настоящее время установлено по умолчанию для .
pdf , и выберите Microsoft Edge из списка.
Установить Почту в качестве почтового клиента по умолчанию в Windows 10
Это необходимо, чтобы мы могли отправить отсканированный PDF-файл как вложение электронной почты прямо из Edge.
- Щелкните по кнопке Start Menu внизу слева.
- Теперь щелкните пункт меню Настройки .
- Затем щелкните значок Система .
- Щелкните Приложения по умолчанию .
- Под заголовком «Электронная почта» щелкните текущий почтовый клиент по умолчанию.
- В меню «Выбрать приложение» щелкните Mail , чтобы сделать его приложением по умолчанию.
Теперь, когда установка завершена, мы выполняем сканирование в электронную почту с компьютера, используя этот метод.
- Откройте Сканирование Windows , также известное как сканирование.
- Щелкните Сканировать , чтобы начать сканирование.
- Щелкните Просмотр , чтобы открыть. Мы ожидаем, что PDF-файл откроется в Edge.
- Щелкните Поделиться.
- Щелкните Электронная почта.
- Выберите учетную запись для отправки, если у вас несколько учетных записей электронной почты.
- Введите получателя в поле Кому.
Вы можете изменить тему и написать сообщение , чтобы человек знал, о чем это вложение. - Щелкните Отправить .
Дополнительные ресурсы
- Отправляйте вложения в сообщение Gmail. Это использует веб-интерфейс Gmail для отправки вложений, или вы можете поделиться с Google Диска.
- Microsoft Outlook и бесплатный почтовый клиент Mozilla Thunderbird являются альтернативными почтовыми клиентами для отправки файлов в виде вложения.
