Правила деловой электронной переписки: согласовать нельзя игнорировать — CMS Magazine

Содержание

Как соблюдать этику деловой переписки – Новости – Вышка для своих – Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики»

Какие рекомендации следует соблюдать в части отправки писем?

1. По возможности отправляйте письма в рабочее время, при необходимости используйте настройку отложенной отправки.

2. Если к письму добавлены вложения, прокомментируйте это в письме, укажите их содержание и цель приложения к письму, убедитесь, что файлы соответствуют теме письма. Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится.

3. Перед отправкой письма удостоверьтесь, что ответили на все вопросы адресата, проверьте орфографические, пунктуационные, речевые ошибки. В письме должны использоваться корректные формулировки.

4. Убедитесь, что оправляете письмо правильному адресату.

5. При переписке, в которой участвует двое и более людей, в поле «Кому» указывайте только того человека, в чей адрес направляется письмо. Сохраняйте адресата в переписке, о добавлении дополнительного адресата спрашивайте у всех участников переписки.

6. При ответе в переписку с участием нескольких лиц в адресатах оставьте тех, кому именно направляется ответ, а остальных – сохраните и/или перенесите в копию, не удаляйте.

7. В поле «Копия» указывайте всех заинтересованных в переписке лиц.

8. Не используйте раздел «скрытая копия».

9. Не пересылайте переписку без согласия всех ее участников на внешние адреса электронной почты.

10. Если в переписке содержатся персональные данные других работников или обучающихся университета, либо имеется оповещение о том, что сообщения и любые документы, приложенные к ним, содержат конфиденциальную информацию и предназначены исключительно для использования работниками НИУ ВШЭ, не пересылайте данные письма лицам, не участвующим в переписке, а также на внешние адреса электронной почты, в том числе на личные почтовые адреса участвующих в переписке работников за пределами корпоративной почты НИУ ВШЭ.

Правила деловой переписки: как написать письмо клиенту, партнёру или коллеге

Знаете, как бесит неграмотно составленное деловое письмо? Если не знаете, вам обязательно надо прочитать эти правила: возможно, вы что-то делаете не так и не замечаете этого у других. Ну, а если вас тоже раздражают ошибки, фамильярности и другие шероховатости в деловой переписке, все равно прочитайте эту статью, чтобы случайно не насмешить и не раздосадовать своих партнеров и клиентов.

Существуют нормы деловой переписки, несоблюдение которых чревато падением имиджа компании в глазах заказчика, а в иных случаях — и срывом сделки, особенно если ваш визави — убежденный «граммар-наци» и поборник делового этикета. Поэтому давайте начнем с матчасти.

Итак, существуют правила деловой переписки, актуальные, к слову, не только в России:

  • Адрес вашей электронной почты, которую вы используете в работе, должен носить деловое имя. Лучше, чтобы у вас был корпоративный адрес, а логин содержал ваше фамилию, имя либо должность. Например, если ваша компания называется «Рога и копыта», то в идеале электронный адрес должен выглядеть так:  Ivan.Sidorov @rogakopyta.ru. Либо же office @rogakopyta.ru, если это общий корпоративный адрес.
    Логины типа Ladyinred, Malyshka1992 или Superman оставьте для личных переписок.
  • Никогда не обращайтесь к своему адресату на «ты», если у вас не было четких договоренностей по этому поводу. Даже если вам кажется, что вы уже вполне можете перейти на «ты» и вам так комфортнее, вы должны предложить это человеку и получить от него согласие. Поверьте, комфортно далеко не всем, и необходимо по умолчанию обращаться на «вы» ко всем без исключения, даже если адресат вас вдвое младше.
  • Не пользуйтесь уменьшительной формой имени адресата. Саша, Маша, Катя — это все уместно только в том случае, если человек сам так представился или если вы, опять же, перешли на «ты». Но даже в этом случае дистанция не помешает. Так что по умолчанию — Александр, Мария, Екатерина.
  • Вопрос, обращаться на «вы» или «Вы» с прописной — дискуссионный. Артемий Лебедев, например, считает подобострастной манеру обращаться к каждому на «Вы». В целом в деловой среде допускаются оба варианта, за исключением моментов, когда вы пишете очень статусному человеку. За всю жизнь у каждого таких адресатов найдется человека три. Поверьте, никто вас не упрекнет за корректное письмо с ровным обращением на «вы».
  • Пожалуйста, старайтесь быть грамотными! Если сомневаетесь, дайте почитать перед отправкой письмо человеку, в чей грамотности у вас нет сомнений, либо воспользуйтесь одним из многочисленных ресурсов, где вам автоматически исправят все ошибки и проставят запятые. Вы даже не представляете, для скольких людей неграмотность делового партнера является важным «звоночком».
  • Не пишите «доброго времени суток», поверьте, это всех раздражает. Привет — это такое же сокращение дистанции, как «ты» или уменьшительная форма имени. Если вы не уверены, что дистанция сократилась до степени неформального общения, напишите «Здравствуйте» и не ошибетесь.
  • Всегда указывайте тему письма, чтобы оно не потерялось и не улетело в спам. Прочитав тему письма, человек уже должен знать о его содержании. Например, «Заключение договора с ООО «Рога и Копыта» 10. 12».
  • Разделяйте поля «кому» и «копия». В поле «кому» указывайте адресата, в копию ставьте тех, кому следует ознакомиться с этим письмом — например, вашего коллегу. Есть еще поле «скрытая копия», и в этом случае получатель не узнает, кто еще прочитает это письмо. Но этот инструмент считается нетактичным и не одобряется в деловой среде.
  • Краткость — сестра не только таланта, но и делового этикета. Письмо не должно быть длинным, по правилам деловой переписки его объем не должен превышать 3000 знаков. Чем короче — тем лучше. Не увлекайтесь сложными предложениями, деепричастными оборотами и тонкими метафорами.
  • Завершаться письмо должно вашими ФИО, должностью и контактными данными. Например, «С уважением, Иван Сидоров, генеральный директор ООО «Рога и Копыта». Можно также дать ссылку на сайт компании.

Давайте представим, что вам нужно написать клиенту письмо, в котором вы пригласите его на деловую встречу. Например, для заключения контракта или для того, чтобы обсудить детали сделки.

Сначала приветствие, после чего вы должны либо представиться, либо напомнить, кто вы: «Здравствуйте, Иван Иванович! Меня зовут Елена, я заместитель генерального директора компании «Рога и Копыта».

Далее необходимо обозначить причину, по которой вы пишете клиенту. Например, «Предлагаю вам встретиться для заключения контракта в нашем офисе 10 декабря 2019 года в 14:00». 

А дальше — все пояснения. Например, «Если вас не устраивает время или дата, мы готовы перенести нашу встречу на удобное для вас время. Мы также можем встретиться в вашем офисе. Для подтверждения встречи вы можете позвонить по номеру «номер» или написать на мою электронную почту «адрес» (адрес электронной почты должен быть тот же).

С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта», плюс все ваши контактные данные».

Если всё прошло удачно — состоялась встреча и заключение контракта, то деловая переписка по этому вопросу не завершена. Многие игнорируют этот момент, однако завершающее письмо — важный момент делового этикета. Он формален и не обязателен, но при этом является залогом формирования долгосрочных отношений с клиентом. Напишите письмо, в котором благодарите клиента за уделенное время и успешное продолжение сотрудничества.

Такое письмо тоже имеет стандартную структуру:

«Уважаемый, Иван Иванович! Хочу выразить благодарность за выделенное время. Надеюсь, наше сотрудничество будет долгим и продуктивным для всех нас. С уважением, Елена Сидорова, заместитель генерального директора ООО «Рога и копыта».

Вот и все. Эти простые, но очень важные правила помогут вам подать сигнал вашим деловым партнерам о том, что с вами можно иметь дело.


Деловая переписка: о чем не забыть, когда пишешь e-mail? | КонсультантПлюс

Электронная почта — основной способ деловой коммуникации. Мы пишем сотни писем, когда учимся, работаем, взаимодействуем с организациями.

Писать электронные письма непросто, ведь мы лишены главной составляющей общения – непосредственного отклика, реакции собеседника. Поэтому придерживайтесь формального и уважительного тона, пишите грамотно и вежливо. О чем еще не забыть, когда пишешь e-mail?

Напишите тему письма

Сформулируйте максимально конкретно суть письма в нескольких словах: «Домашнее задание №5. Петрова М.» или «Заявление на материальную помощь. Васечкин, 4 курс».

Так письмо не потеряется в сотнях аналогичных писем, которые получают ваши адресаты. Кроме того, открывать письма без темы или с непонятной темой – небезопасно! Получатель может удалить его, не прочитав! И будет прав.

Обращайтесь по имени

Это вежливо. Это выглядит как важное письмо, а не спам. Форму приветствия выбирайте в зависимости от контекста.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Варвара, добрый день!
Вася, привет!

Приветствие – единственное место в деловом письме, где уместен восклицательный знак. Если это не первое письмо в течение дня, можно обратиться по имени, поставить запятую и продолжить письмо со следующей строки и с маленькой буквы:

Иван Николаевич,
статью получил, спасибо.

Приветствие «Доброго времени суток!» — слишком сложная и, увы, неграмотная конструкция. В русском языке родительный падеж используется для фраз, означающих прощание: «Удачи! Доброй ночи! Счастливого пути!»

Так что в любой ситуации и в любое время вас выручит простое «Здравствуйте!»

Пишите коротко, сразу о деле

В деловой переписке неуместны долгие вступления, сложные речевые конструкции, рассуждения на темы, не относящиеся к рабочему процессу. В первых строчках сформулируйте главную мысль письма. В следующих абзацах приводите аргументы и объяснения. Четко формулируйте вопросы и просьбы, обозначайте желательный срок ответа.

Здравствуйте, Иван Николаевич!
Организационное собрание по практике предлагаю провести в пятницу, 26 марта, в 15-00.

  1. У студентов нет учебных занятий.
  2. Студия в это время свободна, у нас будет хорошее качество связи, звук и картинка.
  3. Представители работодателей смогут подключиться, мы предварительно согласовали.

Прошу ответить до вторника, чтобы я успел всех оповестить.
С уважением,
Иван Павлов

Избегайте нагромождения шрифтов и смайликов, разнообразного форматирования и цвета. Если вам нужно сообщить много деталей, оформите текст прикрепленным файлом, а в письме лишь кратко перечислите основные тезисы. Если хотите обсудить несколько разных вопросов, для каждого напишите отдельное письмо со своей темой, чтобы его можно было легко найти в переписке по прошествии времени.

Прикрепленные файлы называйте понятно

Называть прикрепленные файлы нужно так, чтобы было понятно, о чем они и кто автор. Так будет удобнее всем участникам переписки. Можно продублировать название файла и тему письма: «Домашнее задание 5 – Петрова». Кстати, и свой почтовый ящик для деловой переписки тоже лучше назвать понятно и нейтрально, используя в названии фамилию и полное имя: [email protected]… выглядит гораздо солиднее, чем [email protected]

Подпишите письмо

Самое простое и правильное — написать свои имя и фамилию. В зависимости от ситуации и степени знакомства можно добавить статус или должность. Если вы уже работаете, спросите у коллег, принято ли в вашей компании указывать еще какие-то сведения, например, номер телефона.

Иван Павлов,
староста 203 группы

Варвара Кузнецова,
стажер отдела мониторинга законодательства, тел. 2-32

Нужно ли писать «С уважением, Иван Павлов»? Некоторые эксперты считают, что уважение к адресату мы проявляем грамотной речью, вежливыми просьбами и точными формулировками, а не речевым штампом. Тем не менее, в письмах к преподавателям и старшим коллегам это не будет лишним.

Перечитайте и отправляйте

Перечитайте текст, исправьте ошибки. Проверьте, прикреплены ли нужные файлы. Отправлять письма лучше в рабочее время и точно не поздно вечером: оповещение может разбудить адресата.

Соблюдение этих правил поможет вам приобрести репутацию человека, с которым приятно иметь дело.

Документ КонсультантПлюс по теме: ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.

Этикет в электронной переписке

Представьте, что два человека подходят к незнакомцу, чтобы попросить воспользоваться телефоном: первый говорит “Простите, пожалуйста, мой телефон разрядился, не могли бы вы одолжить свой, это очень важный для меня звонок. Огромное спасибо!!”, а второй “Эй, ты, дай позвонить, это срочно!”. Кто из них, по-вашему, добьется результата?

Такая же ситуация складывается в деловой электронной переписке – вся беседа может сорваться из за несоблюдения правил этикета. Однако, эти правила иногда менее очевидны, чем в повседневной жизни.

Зачем соблюдать этикет?

Культурно составленное электронное письмо поможет вам:

Повысить количество ответов в холодной переписке

Например, представьте, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, ведь информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. Однако такое поведение считается некорректным и ответ, наверняка, не придет. С другой стороны, если бы он отправил индивидуальные письма каждому получателю, обратившись к каждому инвестору по имени и отчеству, его шансы на начало диалога возросли бы.

Что такое этикет в email переписке?

В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, их несоблюдение – неприлично.

Например, согласно правилам этикета, нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.

“Быть вежливым и заботливым по отношению к другим — все равно, что инвестировать центы и получать доллары.” Томас Соуэлл, известный экономист

Кто придумал этикет?

В современном виде и значении слово было впервые употреблено при дворе короля Франции Людовика XIV — гостям были розданы карточки (этикетки) с изложением того, как они должны держаться в обществе..

Когда использовать правила этикета?

Бывает ли вежливость излишней? Нет!  Проявляя вежливость в самом начале общения с потенциальными клиентами и партнерами,  вы сможете выстроить с ними хорошие и долгосрочные отношения..

Где использовать формальные правила этикета?

Правила, о которых мы сегодня поговорим, уместны в любой деловой переписке, неважно, знакомы вы с человеком или нет.

Как соблюсти правила этикета в email переписке?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому важно придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.

Такие темы как “Привет” или “Знакомство” ничего не говорят получателю о назначении вашего имейла. Используйте такие темы как  “Запрос о поставке велосипедов”, “Партнерство с магазином велосипедов” и не оставляйте тему пустой.

Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты [email protected] могут полететь прямиком в корзину.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на “вы” и приветствуйте его тактично. Например, напишите “Здравствуйте” или “Добрый день.” Избегайте фамильярности и не пишите  “Привет!” или “Здорово!”.

В продолжение темы приветствия, хорошим тоном считается адресовать письма лично собеседнику. Иными словами, вместо того чтобы написать “Здравствуйте”, постарайтесь узнать кому вы пишете письмо и обратитесь к человеку по имени или даже по имени отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать письма с юморком. Такое фривольное  общение воспринимается каждым человеком по- разному, и вы можете непреднамеренно оскорбить собеседника. Более того, в некоторых культурах то, что кажется  смешным нам, может считаться оскорблением у других.

В теле письма  старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно.

Основная мысль  должна находится в начале, а менее важные детали ближе к концу письма. Адаптируйте ваши послания  так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. Как правило, это означает, что письмо должно быть не длиннее 3-х абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому старайтесь сообщить о чем-то в “двух словах”. Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать целое полотно. Деловое письмо – это не книга, вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Закончив написание письма, не забудьте проверить грамматику и орфографию. Не отправляйте  письма с грубыми ошибками — это характеризует вас, как личность. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте лишних 5 минут, чтобы ими воспользоваться.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите “Благодарю, до встречи завтра в 14 : 00” или “Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению”. По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В заключение, в конце письма, обязательно оставить подпись, которая должна включать в себя ваше имя и должность в компании, контакты — телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и веб сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически, либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас, как серьезного человека.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Тем не менее, задерживать ответ дольше чем на 24 часа некомильфо.

Отвечая на письма, всегда используйте функцию “ответить”, чтобы сохранить историю переписки и помочь собеседнику напомнить, о чем шел разговор.

Используйте функции ответить всем с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован лишь части получателей, участвующих в переписке. В таком случае, лучше использовать функцию “ответить” и добавить нужных получателей руками, вместо того, чтобы засорять почтовые ящики коллег ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действий от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например “Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!”

4. Вложения

Ну и наконец, если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Таким образом, получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Сколько стоит вежливость?

Написание вежливого и корректного письма ничего не стоит, хоть и занимает больше времени. Особенно в начале, чтобы написать письмо, соблюдающее правила этикета, вам понадобится от 10 минут до получаса, однако, потраченное время однозначно стоит того!

Мы рекомендуем продолжить изучение делового этикета и прочитать книги “Новые правила деловой переписки” Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.

Сетевой этикет: как вести деловую переписку

После перехода на дистанционную работу и учебу самым популярным способом общения между преподавателями и студентами стала деловая переписка. Как правильно писать электронные письма, можно ли использовать смайлики и каких фраз лучше избегать — рассказала преподаватель Института медиа и социально-гуманитарных наук Южно-Уральского государственного университета Алена Тезина.

— Алена Владимировна, что такое деловая переписка и где она ведется?

— Деловая переписка — способ осуществления деловой коммуникации с использованием носителей информации. Самый популярный способ ее осуществления сегодня — интернет. Причем использовать для деловой переписки можно как почтовые сервисы, так и мессенджеры. Важно отметить, что деловая переписка требует обязательного соблюдения делового этикета.

— Как правильно написать деловое электронное письмо?

— Деловое электронное письмо по структуре не отличается от обычного бумажного письма. Оно состоит из приветствия, основной части и подписи отправителя. Но есть некоторые тонкости. Электронное деловое письмо обязательно сопровождается темой. Формулируйте её кратко и ясно. Это облегчит работу вашему партнёру по переписке. Если в тексте письма вы ссылаетесь на документ, то обязательно проверьте перед отправкой, прикреплен ли он к письму. Кроме того, обращайте внимание на электронный адрес, с которого вы пишете. Смешной или непонятный e-mail укажет адресату на несерьезность вашего отношения к процессу делового общения.

— Как вежливо поприветствовать адресата?

— По правилам этикета мы должны правильно приветствовать собеседника. Нейтральными формами считаются „здравствуйте“ и „добрый день“. Тенденция последних лет — форма „доброго времени суток“ — некорректная. Все участники делового общения понимают, что письмо может быть прочитано в любое время дня, потому лучше воздержаться от подобной попытки „угодить“.

— Какие обращения корректны в письме

— Наиболее распространенная форма обращения в деловом письме — „уважаемый“. С нее можно начинать письмо, а уже затем использовать приветствие. Важно помнить, что обращение к деловому партнёру только по имени находится вне рамок национального русского этикета. Поэтому нужно либо узнать отчество адресата, либо не использовать имя вообще, а заменить его на нейтральное «коллеги». Продолжаются споры об использовании местоимения «Вы», написанного с большой буквы, при обращении к одному собеседнику. Это допустимо исключительно при обращении к одному лицу в официальных или личных письмах, если вы хотите подчеркнуть важность адресата, уважение к нему. Во всех остальных случаях, как при общении с одним человеком, так и при обращении к группе лиц, требуется написание «вы» со строчной буквы.

Фото: А. В. Тезина, преподаватель кафедры «Русский язык и литература» ИМСГН

— Назовите требования к основной части письма?

— Главное требование — соблюдать структуру. Она двухчастная. В первой части мы описываем ситуацию, во второй вносим предложение или озвучиваем просьбу. Эти части целесообразно выделить в разные абзацы. Нужно использовать традиционные кегль и шрифт. Но допустимо выделение отдельных слов полужирным написанием, чтобы привлечь внимание к важным моментам. А ещё важно отметить, что электронное письмо не должно занимать больше половины страницы А4, а строки не должны быть длинными. Иначе на планшете или телефоне (а ваш деловой партнёр может просматривать письма с любого носителя) письмо может отображаться некорректно или будет выглядеть неудобным для чтения.

— Как правильно завершать письмо?

— В конце письма мы обязательно вновь выражаем уважение к собеседнику, тем самым настраивая партнёра на продолжение общения в конструктивном ключе. Лучшие формулировки: «с уважением», «с наилучшими пожеланиями» и подобные. Важно избегать фамильярности. Далее следует контактная информация, где указывается фамилия, имя и отчество, должность, организация, контактный телефон и e-mail, словом, в  финальной части письма должно быть указано достаточное количество каналов связи. Однако подпись не должна быть перегружена информацией, лучше ограничиться примерно пятью строками.

— Можно ли использовать в деловой переписке смайлики?

— Можно, если ваши отношения с собеседником позволяют это. Например, вы давние деловые партнеры, между вами есть личные отношения, то есть вы встречались в неформальной обстановке, если вы говорите с ним на одном языке и знаете, что ваш эмоциональный посыл будет правильно понят. Даже студент может дополнить письмо преподавателю смайликом, но только одним и только там, где это уместно. Чрезмерное использование смайлов в тексте делового письма говорит о вас как о легкомысленном собеседнике, несерьезно относящемся к процессу.

Есть ли антиправила деловой переписки?

— К антиправилам относится все те, что не соответствуют требованиям официально-делового стиля. Он максимально нормированный, требует конкретности, логичности, минимума эмоций, а также отсутствия личных историй. Лучше не приводить в пример антиправила, чтобы они случайно не запомнились. А вот о правилах можно прочесть в учебных пособиях по культуре речи: „Русский язык. Культура речи. Деловое общение“ (Л. А. Введенская) или «Культура речи и деловое общение» (В. В. Химик). А всем студентам ЮУрГУ о том, как вести деловую переписку, рассказывают на занятиях по курсу «Русский язык и культура речи».

речевые и языковые нормы письма, этика личного и письменного общения, культура деловой переписки по электронной почте

Служебная переписка – совершенно особый жанр, которым вы должны овладеть, если собираетесь подниматься по служебной лестнице. Хорошие навыки делового письма будут служить вам верой и правдой: помогут в общении с подчинёнными, начальством и партнёрами, подчеркнут вашу образованность и кругозор. Стиль общения должен быть сдержанным, целенаправленным, без отклонения от заданной темы.

Особенности делового общения

Любое общение: и личное, и письменное – это взаимодействие с людьми с целью обменяться информацией, произвести впечатление, договориться. Ничто человеческое нам не чуждо, мы порой даём волю эмоциям, но в бизнес-сфере не должно быть места бурному проявлению своих чувств, особенностей характера и темперамента.

Невозможно представить себе, чтобы на международной встрече президенты разных стран распевали песни, громко хохотали или высказывали личную неприязнь. На то и существует этикет, чтобы сделать нашу жизнь максимально комфортной и упорядоченной.

Важная черта бизнес-общения – то, что его нельзя оборвать на полуслове. На каждое полученное письмо нужно написать ответ, даже если вам этого не хочется. Если вам позвонили, а вы не успели снять трубку, нужно обязательно перезвонить. Конечно, общение с некоторыми людьми бывает неприятным. Именно поэтому в списке обязательных качеств менеджера значится стрессоустойчивость.

Бизнес-встреча, разговор по телефону или деловая переписка по электронной почте непременно имеют какую-то цель. В результате стороны должны прийти к выводам, обсудить проект, договориться о стратегическом партнёрстве и так далее.

Правила электронной переписки

В письменной речи ограничений и условностей, пожалуй, ещё больше, чем в устной. Общаясь с собеседником напрямую, при личной встрече, мы можем сделать интонационный акцент на том или ином факте, уточнить что-то, если собеседник нас не понял. Если допущена речевая ошибка, можем её тут же исправить. Но в служебном письме мы должны выражаться предельно ясно и чётко, чтобы слова не подразумевали двойного толкования.

Раньше говорили: «Бумага всё стерпит», подразумевая, что написать можно даже недостоверные факты. Мы же придерживаемся мнения, что вести деловую переписку нужно максимально честно. Кстати, сейчас бумажных писем отправляется всё меньше. В основном, в них переправляются договоры и прочие документы. В этом случае используются фирменные бланки как свидетельство высокого статуса организации.

В наши дни в большинстве случаев деловая переписка происходит в виртуальном пространстве, и у неё есть свои особенности. Когда диалог только завязывается, по этикету принято писать приветствие, к примеру: «Здравствуйте, уважаемый Олег Сергеевич! ». А при последующем обращении в течение рабочего дня приветствие можно опустить.

Грамотность

Письменное общение, в том числе по электронной почте, требует соблюдения языковых норм и безукоризненной грамотности. Ведь переписка раскроет перед образованным собеседником ваши пробелы. Поэтому советуем проверять написанное с помощью специальных сервисов, если в собственных знаниях вы не вполне уверены.

Перечислим общие правила, которых требует этика электронного общения. Они достаточно простые, но многие, увы, ими пренебрегают:

  • начало каждого предложения пишется с заглавной буквы;
  • в конце фразы ставится точка, чтобы смысл прочитанного был понятен;
  • чтобы разложить по полочкам проблему и предложить пути решения, полезно применять маркированный или нумерованный список;
  • для наглядности хорошо использовать таблицы, графики, диаграммы;
  • не пытайтесь специально показаться умным, образованным собеседником, не усложняйте простые мысли избыточными причастными и деепричастными оборотами;
  • чем проще вы излагаете свои мысли, тем лучше;
  • хотя в бытовой речи культура требует избегать жаргонизмов, в деловой среде профессиональный жаргон и заимствования из английского сейчас считаются хорошим тоном (но не переусердствуйте! ).

Виды деловых писем

Различают следующие типы посланий:

  • рекламные предложения;
  • благодарственные;
  • сопроводительные;
  • гарантийные;
  • напоминания;
  • предупреждения;
  • предложения о сотрудничестве.

Их структура практически одинакова. Что же касается объёма, то длинный текст плохо смотрится в теле письма. Лучше оформить его в виде отдельного файла и прикрепить как вложение. В этом случае в самом письме, после приветствия, нужно кратко указать, о чём идёт речь во вложенном файле.

Структура письма (начало)

Кроме общих правил, важно знать некоторые подробности деловой письменной речи. Мы приведём правила, которые будут уместны в подавляющем большинстве случаев.

Начало электронного письма называется шапкой. В нём стоит логотип организации. Полезно всегда иметь под рукой (то есть на рабочем столе вашего компьютера) шаблон, в который внесен этот логотип.

В отличие от офлайн-общения, современные правила не обязывают приветствовать адресата, и можно сразу, назвав его по имени и отчеству, изложить суть дела. Однако многие продолжают писать в начале сообщения: «Доброе утро! », «Здравствуйте! », «Добрый вечер! » или «Приветствую». И в этом тоже нет отступления от нормы.

Требования к основной части письма предполагают, что именно в ней заключается смысл переписки. Разделение текста на абзацы считается хорошим тоном, признаком внимательного отношения к собеседнику. В каждом абзаце называют тот или иной аспект темы и раскрывают его. Кроме обозначения проблемы, принято предлагать пути её решения. Так сказать, раскрывать бизнес-идею в миниатюре.

Структура письма (заключение)

В заключительной части послания можно выразить как формальные, так и более личностные чувства. Общепринятыми считаются формулировки «С уважением… », «С наилучшими пожеланиями… » («best regards» по-английски) или более эмоциональное пожелание «Хорошего дня! ».

В личной подписи обязательно указывать фамилию и имя (а в некоторых кругах, ещё и отчество). Также должны стоять номера телефонов, по которым можно дозвониться: мобильный и служебный городской. В последнее время в моду вошла электронная подпись с логотипом компании.

Дополнительная ссылка на электронный портал организации служит дополнительной рекламой и в перспективе может увеличить трафик этого сайта.

Как отправлять бизнес-послание?

У большинства сотрудников офиса хранится весьма обширный архив писем в электронном почтовом ящике. Чтобы собеседник не запутался в длительной переписке, рекомендуется отправлять письмо в виде ответа. При нажатии соответствующей плашки в начале темы письма появляется английское сокращение «Re… ». Это очень удобно, потому что адресат сразу вспомнит ход переписки.

Можно сохранять всю историю виртуального общения с данным собеседником, а можно оставлять только последние или наиболее значимые цитаты. Современный бизнес-этикет требует достаточно быстро отвечать на письма. Ведь за рабочим компьютером мы проводим значительную часть нашего дня. К тому же почту можно проверить и с мобильных устройств.

Если вы переживаете, дошло ли письмо до адресата, используйте удобную функцию «Уведомление о получении», которая есть практически на всех почтовых серверах. Таким образом, вам будет понятно, что письмо было просмотрено.

Если послание обладает особой важностью и срочностью, то допускается написать sms или сделать телефонный звонок, чтобы напомнить о письме.

Не стоит упоминать о том, что быстрый ответ на электронные письма свидетельствует о вашей серьёзности и мобильности в решении рабочих вопросов.

Нужны ли нам штампы

В среде творческих деятелей использование штампов не принято и, более того, высмеивается и порицается. Но в деловой переписке штампы помогают отражать стандартные ситуации.

Полезно завести себе виртуальную копилку устойчивых выражений и фраз. Ведь на этих клише и строится структурированное общение, делопроизводство, решение формальных вопросов. К примеру, сочувствие выражается оборотом «К сожалению, мы вынуждены сообщить вам… ». Чувство признательности отражено в этой дежурной формуле: «Благодарим вас за неоценимый вклад… ». И, наконец, радость: «С гордостью сообщаем вам, что… ». А вот завершающая фраза: «Рассчитываем на дальнейшее плодотворное сотрудничество» выражает надежду на дальнейшие деловые контакты.

Итак, мы рассказали об этикете деловой переписки. Эти правила нужны для того, чтобы сделать общение максимально комфортным и плодотворным. Используйте их, и вы увидите, что ваши дела на службе пошли на лад!

Подробнее об правилах деловой переписки, в том числе электронной, смотрите в следующем видеоролике.

Правила оформления электронных писем

Эти правила регламентируют служебную переписку по электронной почте.

Правила не применимы для списков рассылки, форумов, групп обсуждений, так как в такого рода сообществах (взаимодействиях) целесообразно использовать другие принципы работы с электронными письмами.

Время реакции на входящие письма

Доставка электронного письма от отправителя до получателя занимает от нескольких секунд до нескольких минут. Поэтому электронные письма, в силу своей оперативной природы, требуют оперативной реакции.

Недопустимо не отвечать на письма дольше 1 рабочего дня.

На каждое поступившее письмо необходимо давать оперативный ответ (на ответы о получении вашего письма давать ответ о получении ответа не нужно).

Если для обработки письма требуется более 2-х часов, то обязательно ответьте автору, что его письмо получено и укажите примерный срок, в течение которого вы дадите ответ.

Оформление темы письма

Каждое письмо должно содержать тему (Subject), сформулированную в нескольких словах. По содержимому темы получатель должен определить содержание письма или найти письмо в длинном списке других сообщений.

Если это письмо-ответ, то обычно перед темой указывается «RE:«.

Если письмо нужно переслать, то перед темой указывается «FWD:«.

Вставку «RE:» и «FWD:» почтовые клиенты обычно делают автоматически.

Изменять тему письма в процессе переписки (ответы на последующие письма данной темы) не рекомендуется, так как многие почтовые системы ведут группировку писем по темам. Да и незачем обескураживать получателя новой темой к старой переписке.

Письма с пустой темой неудобны при просмотре списков писем и некоторыми системами спам-защиты помечаются как «возможный спам».

Использование бэкграундов и оформительских скинов

Никакие бэкграунды и скины оформления в служебных письмах не допускаются.

Желательно, чтобы письмо было простым текстом. В этом случае оно быстрее обрабатывается, быстрее передается, меньше занимает места при хранении и лучше понимается различными почтовыми клиентами.

Употребление имен собственных в поле «От кого» («From»)

Имена должны быть написаны латиницей, в транслите.

Например:

Sergius Sizykh [[email protected]ляляля.ru]

Русские имена не допускаются, так как у сотрудников зарубежных компаний и их представительств в России почтовые серверы могут блокировать или искажать почту с заголовками в национальных кодировках.

Приветствие

В начале письма обязательно должно быть приветствие. Например:

Добрый день, Иван Иванович!

Письмо без приветствия иногда оценивается получателем как неуважительное.

Подпись

Подпись отделяется от основного текста письма пустой строкой и строкой с двумя дефисами.

Подпись должна быть:

  • компактной;

  • содержать ФИО или псевдоним автора;

  • содержать какое-нибудь пожелание для получателя (пусть ему будет приятно)

В письмах, направляемых за пределы компании, в подписи должны присутствовать контактная информация и название компании.

Пример правильной подписи:

[ пустая строка ]

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Сизых, Sizykh. [email protected]ляляля.ru

664025, Россия, Иркутск, бульвар Гагарина 38 А, оф. 309

Телефон: (3952) 21-11-01, 20-20-86

Цитирование исходного письма

При переписке желательно сохранять предыдущие тексты.

Новый текст располагается в начале письма. Предыдущие исходные тексты пусть остаются в конце. Это противоречит правилам многих форумов. Однако, почта это не форумы. В форумах вся переписка сохраняется изначально. А в письмах почему-то исходные тексты часто удаляют. И сами письма зачастую не архивируются – почта всё-таки не безразмерная. Со временем становится непонятно кто и о чём говорил в процессе переписки.

Если письмо становится слишком длинным или тема обсуждения становится слишком «развесистой» или «уходит в сторону», то можно письмо, в крайнем случае, обрезать. Не забыв при этом переписку сохранить в корпоративной CRM-системе.

Если нужно в ответном письме дать ответ (ответы) на какую-то фразу (несколько фраз), то эти фразы обычно снабжают инициалами автора и угловой скобкой. Ответ пишется через пустую строку.

Например:

ИИ> Сколько стоит разработка сайта?

Разработка сайта стоит 3 рубля.

ИИ> Срок?

2 часа

Ошибки в тексте

Некоторые почтовые клиенты (в частности Microsoft Outlook) умеют проверять наличие грамматических ошибок в текстах в момент ввода. Некоторые не умеют.

Если почтовый клиент не проверяет орфографию, а вы чувствуете, что с грамматикой не всё в порядке, то не поленитесь перед отправкой письма проверить текст в Word. Все ошибки не исправятся, но наиболее грубые ошибки и опечатки будут устранены.

Сергей Сизых,
ООО «Виртуальные технологии»

8 Лучшие практики делового этикета электронной почты

Электронная почта в значительной степени вытеснила бумажную связь на рабочем месте, поэтому этикет электронной почты стал таким же важным, как и этикет деловой почты. Правильный этикет деловой электронной почты поможет вам произвести благоприятное впечатление на клиентов, коллег и руководителей. С соответствующим форматированием и языком вы можете завоевать профессиональную репутацию и четко донести свое сообщение. В этой статье мы обсудим, что такое этикет деловой электронной почты, и дадим советы по улучшению вашего этикета.

Описание изображения

Профессиональный формат электронной почты

  1. Строка темы
  2. Приветствие
  3. Тело
  4. Закрытие
  5. Подпись

Рекомендации:
Определите свою цель, рассмотрите свою аудиторию, сделайте ее краткой, вычитайте свое письмо, используйте соблюдайте этикет и не забывайте следить за ним.

Что такое этикет деловой электронной почты?

Этикет деловой электронной почты — это обычный набор правил, используемых в профессиональном общении по электронной почте.Соответствующий этикет электронной почты включает в себя включение необходимых элементов сообщения, таких как четкая тема, приветствие, закрытие, хорошо организованные абзацы основного текста и правильный язык. Сотрудники должны тщательно продумывать формат и формулировку своих профессиональных сообщений, чтобы убедиться, что они отправляют сообщения надлежащим образом.

Как соблюдать правила делового этикета электронной почты

Эти правила этикета электронной почты помогут вам составить вежливое и профессиональное электронное письмо для работы.

  1. Составьте четкую и простую тему письма.
  2. Используйте стандартный шрифт.
  3. Официально обратитесь к получателю.
  4. Правильно используйте копию и слепую копию.
  5. Четко структурируйте свое сообщение.
  6. В конце укажите призыв к действию.
  7. Включите профессиональное закрытие.
  8. Внимательно вычитайте свою электронную почту.

1. Составьте ясную и простую строку темы.

Тема — одна из наиболее важных частей электронного письма, поскольку это то, что получатели видят первым в своем почтовом ящике.Вы можете думать о строке темы как о заголовке вашего сообщения. Он должен рассказать читателю, почему вы пишете или о чем пишете.

Создайте прямую строку темы, чтобы получатель сразу понял, о чем идет речь. Эта строка темы должна кратко излагать цель вашего электронного письма в нескольких словах или лаконичном предложении. Краткость и включение только основной части электронного письма может улучшить способность получателя видеть ваше сообщение в своем почтовом ящике.

Ваша тема должна состоять из трех-пяти слов. Для заявлений о приеме на работу используйте простые идентификаторы, такие как «Заявление о вакансии графического дизайнера», или «Запрос-команда графического дизайна». Эти строки темы лаконичны и точно сообщают читателю, чего он может ожидать от вашего электронного письма.

Всегда пишите в теме письма. В электронных письмах без такового будет написано «Без темы» в почтовом ящике получателя, и они могут остаться непрочитанными. Вы можете произвести хорошее первое впечатление, написав четкую, лаконичную и привлекающую внимание тему.

2. Используйте стандартный шрифт.

Сохраните шрифт и цвет текста электронной почты по умолчанию для аккуратного профессионального внешнего вида. Настройки по умолчанию часто представляют собой черный или темно-серый текст простым, легко читаемым шрифтом. Используя стандартные шрифты и цвета, вы можете лучше убедиться, что получатель понимает ваше сообщение и верит, что оно действительно от вас. Вот несколько примеров хорошо читаемых шрифтов:

  • Avenir
  • Arial
  • Calibri
  • Cambria
  • Constantia
  • Corbel
  • Garamond
  • Georgia
  • Gill Sans
  • Helvetica

.Официально обратитесь к получателю

Обращайтесь к получателю как «г-н», «г-жа». или «Миссис» , если вы не знаете их очень хорошо. Вы можете обращаться к людям по имени, если вы часто находитесь в сердечном контакте. Используйте профессиональное приветствие, например «Здравствуйте, мистер Чо» или «Дорогая мисс Эли» , чтобы начать свое электронное письмо вежливо и профессионально.

Особенно важно проявлять профессионализм при обращении к вашему контактному лицу, если вы спрашиваете о работе.Если ваше заявление о приеме на работу отправлено в общий почтовый ящик и в списке вакансий не указано имя человека, который будет рассматривать ваше заявление, отправьте электронное письмо на адрес «Кого это может касаться» или «Уважаемый менеджер по найму» . верный.

4. Правильно используйте копию и слепую копию

Используйте копию или копию для группы деловых контактов, которые знают друг друга, чтобы открыто связать каждого человека с цепочкой электронной почты. Это уместно, когда вы отправляете электронное письмо команде коллег и хотите, чтобы получатели видели, кто еще находится в команде.Параметр «Копия» открыто предоставляет общий доступ к именам и адресам электронной почты всех, поэтому вы должны использовать его только в том случае, если обмен такой информацией подходит для группы.

Используйте скрытую копию, или скрытую копию, если вы отправляете свое сообщение группе людей, которые не знают друг друга. Эта функция скрывает имена и адреса электронной почты других получателей, чтобы защитить их конфиденциальность, когда вы не хотите, чтобы все участники сообщения получали контактную информацию других получателей. Он также запрещает получателям случайно ответить большой группе людей.

5. Четко структурируйте свое сообщение

Вы можете использовать различные структурные методы, чтобы организовать основные абзацы и разбить большие блоки текста для улучшения читаемости. По возможности постарайтесь сделать свое электронное письмо кратким, включив до трех коротких разделов. Если вы отправляете более длинное сообщение, используйте короткие абзацы и маркированные или нумерованные списки, чтобы выделить или выделить важную информацию.

Убедитесь, что каждый абзац связан со следующим, и используйте первое предложение каждого в качестве тематического предложения, в котором излагаются идеи вашего сообщения.Используйте простое форматирование. Большие вложения, такие как изображения, иногда перехватываются спам-фильтром вашего работодателя, и преобразование HTML в обычный текст или наоборот часто выглядит беспорядочным. Используйте обычный шрифт с засечками или без засечек и черный текст на белом поле.

Подробнее: Как написать профессиональный адрес электронной почты

6. В конце укажите призыв к действию

Завершите свое электронное письмо четким призывом к действию, который сообщает получателю, что вы хотите, чтобы он сделал следующий.Вы можете попросить о личной встрече, RSVP, доставке файла или общем ответе. Укажите временные рамки для этого сообщения, например, конец дня или конец недели. Этот призыв к действию позволяет вашему получателю узнать, что ему нужно сделать и сколько времени ему нужно выполнять.

7. Включите профессиональное закрытие.

Завершите свое электронное письмо коротким завершением, например «Спасибо», «С уважением», или «С уважением». Включите свое полное имя внизу вместе с должностью и основной контактной информацией, например номером телефона.Это закрытие дает вашему получателю все подробности, необходимые для ответа.

Подписание электронного письма с псевдонимом допустимо, если это имя является именем, по которому все вам звонят (заменив «Билл» на «Уильям» ) или если вы пишете коллеге, с которым вы дружите. Как и в случае с текстом электронного письма, избегайте использования цветов, выделения, необычных шрифтов или изображений в подписи электронного письма.

Подробнее: Как завершить электронное письмо

8.Внимательно вычитайте свою электронную почту

Перечитайте сообщение перед его отправкой. Проверка орфографии может выявить множество ошибок, но убедитесь, что вы проверили опечатки самостоятельно. Ищите правильную пунктуацию, орфографию и грамматику. Если вы обращаетесь к важному клиенту, подумайте о том, чтобы коллега также просмотрел сообщение, прежде чем отправлять его.

Описание изображения

Советы по приветствию по электронной почте:
1. Избегайте гендерного языка
2. Избегайте восклицательных знаков
3.Избегайте случайных слов, таких как «Привет»,
4. Избегайте чрезмерно формальных выражений, таких как «Сэр» или «Мадам»
5. Избегайте использования «Для кого это может беспокоить»
6. Избегайте использования времени дня, например «Доброе утро» или «Добрый вечер»
7. По возможности избегайте использования «Уважаемый [Должность]»

Советы по профессиональному этикету электронной почты

Следующие правила электронной почты для деловых сообщений помогут вам составить профессиональные электронные письма, подходящие для любой отрасли.

  • Будьте вежливы и позитивны. Для поддержания профессиональных отношений с работодателями, клиентами, клиентами и коллегами, с которыми вы общаетесь по электронной почте, требуется профессиональный тон. Вы можете добиться этого, используя формальный язык вместо сленга, полные предложения, правильную пунктуацию, записывая все слова и избегая восклицательных знаков. Если вам нужно разрешить разногласия по электронной почте, оставьте положительный отзыв и убедитесь, что любая критика, которую вы даете, носит конструктивный характер. Держите эти электронные письма краткими и, если возможно, используйте личную встречу или телефонный звонок.
  • Используйте личный адрес электронной почты для обычных сообщений. Если вы отправляете неофициальные сообщения на темы, не связанные с бизнесом, вам следует использовать свой личный адрес электронной почты. Использование разных адресов электронной почты для разделения личного и профессионального общения также помогает правильно организовать ваши сообщения и контакты.
  • «Ответить всем» только при необходимости. Тщательно подумайте, должен ли ваш ответ дойти до всех, кто был включен в исходное сообщение.Используйте параметр «Ответить всем» только в том случае, если вы предоставляете информацию, имеющую отношение ко всей группе. В противном случае вариант «Ответить» обычно лучше.
  • Начать новые цепочки писем для новых тем. Если вы хотите обсудить новую тему с группой или отдельным человеком, начните новое сообщение, а не добавляйте вопрос в существующую и не имеющую отношения к беседе. Этот метод может гарантировать, что вы и другие получатели будете вести общение как можно более организованно.
  • Оперативно отвечайте на сообщения. Своевременный ответ помогает клиентам и коллегам не отставать от графика. Краткий ответ часто подходит для таких вещей, как подтверждение получения файла или подтверждение времени встречи.
  • Учитывайте культуру. Если вы общаетесь с деловыми партнерами за границей, учитывайте их культуру. Некоторые культуры предпочитают общаться только с уже установленными деловыми контактами, в то время как другие открыты для сообщений от новых знакомых. В некоторых культурах также есть определенные стандарты, когда дело касается приветствий и вступительных слов.Попытки учесть эти и другие культурные предпочтения помогут вам построить более благоприятные отношения с глобальными контактами.
  • Сохраните смайлы для личных сообщений. Хотя смайлики — обычная часть популярной культуры, они больше подходят для обычных сообщений, чем для делового общения.
  • Запросите перед включением вложения. Спросите получателя, можете ли вы отправить вложение, прежде чем включать его в электронное письмо. Поинтересуйтесь, какой формат лучше всего подходит для этих файлов, чтобы получатель мог легко их открыть.Включение ссылки на файл, размещенный в облаке, часто бывает проще, чем прикрепление файлов, особенно если файлы большие. Внутреннее общение часто является исключением из этого правила, то есть вы можете отправлять документы коллегам, используя свой внутренний почтовый сервер.

16 Правила этикета электронной почты на рабочем месте для общения с коллегами и клиентами

Ник Дарлингтон, писатель

3 апреля 2021 г. • 12 минут чтения

Соблюдайте эти правила, чтобы избежать неудобных электронных писем и профессионально общаться по электронной почте .

«Я отправляю это поздно в пятницу, поэтому надеюсь, что вы получите его в понедельник — я не хотел отправлять его на выходных».

Это записка от клиента, который запланировал получение электронного письма в мой почтовый ящик в понедельник утром, а не в выходные.

Это всего лишь один из примеров правильного этикета деловой электронной почты: правила (часто невысказанные) для взаимодействия с коллегами и клиентами по электронной почте. Мы создаем эти правила, потому что они заставляют нас выглядеть профессионально и помогают нам лучше и эффективнее общаться, уважая время людей.

Но этикет электронной почты сегодня сильно отличается от того, что было двадцать лет назад.

Правила этикета деловой электронной почты в современном мире

На рабочем месте стало еще более расслабленно, чем когда-либо. Смайлы — это часть того, как мы общаемся, и, если говорить о сокращении, распространенном благодаря социальным сетям, кажется неизбежным, что нетрадиционные способы общения в конечном итоге будут попадать в электронные письма, как и они.

Кто-то скажет, что это кощунство. Правда?

Сегодня электронная почта стала реальностью.Как язык постоянно развивается, а правила меняются, так и этикет электронной почты.

Чтобы помочь вам ориентироваться в этих мутных водах, вот 16 правил этикета электронной почты для общения на рабочем месте.

16 правил этикета электронной почты для общения на рабочем месте

Этикет электронной почты 101

1. Не отвечайте на электронные письма, если они эмоциональны.

Я хорошо это помню. Клиент опоздал с оплатой — и это было не в первый раз. К тому же это были не несколько дней, а недели.Я был зол и готов поделиться с ним своим мнением …

Скорее всего, вы были в подобной ситуации или знаете кого-то, кто был в подобной ситуации. Легко отправить электронное письмо в гневе, но редко все получается хорошо. После того, как вы написали слова и отправили электронное письмо, его нельзя будет отменить.

Итак, сделайте шаг назад, успокойтесь, получите совет извне или поспите на нем. Вы вернетесь обновленными и с ясным умом, готовыми составить сбалансированное и профессиональное письмо без каких-либо эмоций.

2. Корректируйте свои электронные письма

Случайные орфографические или грамматические ошибки неизбежны. Но если ваши электронные письма всегда завалены ими, это проблема: вы выглядите непрофессионально и как будто не заботитесь о своей работе — плохой имидж среди коллег и клиентов.

Итак, проверяйте каждое электронное письмо перед отправкой, особенно более длинное. Также не повредит, если коллега еще раз вернет вам электронную почту.

И не стесняйтесь использовать такие инструменты, как Grammarly, для обнаружения ошибок.

3. Следуйте правильному формату электронной почты

Когда пишет официальное деловое письмо , разумно придерживаться правильного формата электронной почты:

  • Тема : опишите, о чем идет речь в нескольких словах

  • Приветствие по электронной почте : упомяните имя получателя и добавьте соответствующее приветствие

  • Тело : напишите основное сообщение и один вопрос

  • Подпись : укажите свое имя, фамилию, название компании и подпись -off

В следующем разделе мы обсудим каждый из этих элементов более подробно.

4. Проверьте правильность имени получателя.

Если вы неправильно написали имя, это выглядит непрофессионально. В холодном письме также может быть разница между закрытием продажи или нет. Вам не обязательно ошибаться в этих основах, если вы:

  • Вычитайте свою электронную почту

  • Проверьте правильность написания в профиле LinkedIn

  • Проверьте его подпись электронной почты, если это кто-то, кому вы уже пишете.

Письмо по электронной почте

5.Используйте смайлики экономно

Гораздо проще сказать: «Никогда не используйте смайлики!» Это избавит вас от каких-либо проблем, даже если в определенных обстоятельствах можно использовать смайлики. Но на самом деле этого не произойдет — и, скорее всего, вы уже использовали их.

Итак, вот наш вывод: вы можете использовать смайлики в официальных деловых письмах, но используйте правильные, используйте их экономно и используйте их с людьми, которых вы хорошо знаете. Например, если вы взаимодействуете с новым клиентом, вам, вероятно, лучше не использовать его, если он не использует его в первую очередь.

Хотите научиться профессионально общаться с помощью смайлов? Прочтите наше краткое руководство по использованию смайлов .

6. Используйте стенографию в определенных обстоятельствах только

У стенографической записи есть свои преимущества: это быстро; это эффективно — и, вероятно, единственный способ оставаться в здравом уме, когда ваш почтовый ящик полон. Например, генеральные директора известны тем, что присылают короткие стандартные ответы, чтобы донести свою точку зрения.

Тем не менее, стенография обычно подходит в определенных обстоятельствах: при непосредственном общении с коллегой (напр.g., о важном проекте) или о вашем близком клиенте.

Если вы не уверены, проявите осторожность: напишите письмо полностью.

7. Делайте электронные письма краткими

Делайте деловые электронные письма краткими, передавая важную информацию.

Насколько кратко?

Согласно исследованию , магическое число составляет от 50 до 200 слов. Некоторые электронные письма могут быть короче, а некоторые длиннее, но, как правило, чем короче, тем лучше. Сегодня люди получают много писем, поэтому уважайте их время, избавляясь от ненужной многословности.Вы можете прочитать наше руководство по словам и фразам, которые следует исключить из электронного письма в качестве примеров.

Профессиональный совет по написанию электронной почты: Избегайте таких тонкостей, как «Надеюсь, у вас были отличные выходные» (да, я виноват в использовании этого письма). Вместо этого переходите к сути и сосредоточьтесь на одном ключевом моменте. Например:

Привет Джейн,

Встреча, которую мы запланировали на 01.04.2021 в 11:00, перенесена на 01.05.2021 в 09:00.

Best,

8.Убедитесь, что строки темы короткие и конкретные.

Строки темы должны состоять предпочтительно из десяти слов или меньше — и, если можете, стремитесь к семи.

Согласно Marketo Data , строки темы, содержащие семь или меньше слов, открываются чаще.

Они также должны быть конкретными. Например, если вы отправляете электронное письмо коллеге с просьбой об обновлении проекта, не называйте его «Прибытие». Скорее скажите: «Проверяю по поводу [вставьте название проекта]».

Чтобы убедиться, что ваша тема попадает в цель, подумайте о своем:

  • Получатель : Зная, кому вы пишете (например,g., генеральный директор или торговый представитель) помогут с обменом сообщениями.

  • Подключение : подумайте, как привлечь внимание получателя. Например, если вы пишете холодное письмо, упомяните проблему, которую решает ваш продукт.

  • Доверие : Спам в почтовом ящике вашего потенциального клиента вводящими в заблуждение строками темы, которые поощряют открытие, вызывает только недоверие. Будьте честны — если это не повторное письмо, не ведите себя так, как есть.

9. Используйте правильные приветствия

Приветствие — это красивое слово для вашего электронного приветствия.Ваше приветствие может быть формальным или неформальным, в зависимости от контекста электронного письма. Например, электронное письмо новому клиенту, как правило, должно быть более формальным, чем электронное письмо близкому коллеге с вопросом об их выходных.

Как бы то ни было, ваше приветствие задает тон вашей электронной почты, поэтому выбирайте его с умом. Барбара Патчер, автор книги Основы делового этикета , рекомендует избегать любых неформальных выражений вроде «Привет» или «Привет, народ». Вместо этого используйте «Привет» или «Привет».

Напротив, избегайте излишне формальных приветствий, таких как «Уважаемый господин» или «Уважаемая мадам».”

Почему?

Во-первых, эти выражения могут не отражать пол человека. Во-вторых, они не упоминают имя получателя, что делает их безличными. Это особый запрет на рассылку холодных писем. Это говорит о том, что вы не провели надлежащего исследования потенциальных клиентов, так зачем им рассматривать вашу электронную почту?

Как правило, вы можете начать официальную деловую электронную почту с любого из следующих приветствий:

  • Уважаемый (укажите имя)

  • Привет (укажите имя)

  • Привет (укажите имя)

  • Приветствие (укажите имя)

  • Доброе утро (укажите имя)

  • Добрый вечер (укажите имя)

10.Проверить тон электронной почты

Трудно понять тональный сигнал электронной почты. Интерпретировать это еще сложнее. Согласно Американской психологической ассоциации , люди переоценивали способность получателя определить, был ли тон письма серьезным или саркастичным.

Они ошибочно полагали, что 80% сделают это правильно, в то время как примерно 56% сделают это.

Последствия? Тщательно подумайте об использовании слов и о том, как вы оформляете свое электронное письмо. Например:

  • Избегайте сарказма : Получатель может не понять и принять неправильный ответ.

  • Оформите письмо позитивно: Используйте положительные слова (например, выгода и улучшение) вместо отрицательных (например, неудачи и ошибки). Например, после того, как клиент, который всегда работал в сжатые сроки, отправил мне короткое сообщение вечером в пятницу, ожидая доставки статьи в понедельник, я отправил им это электронное письмо:

Пример правильного почтового этикета

Я положительно сформулировал письмо и сделал это о них. Я назвал это «Улучшение рабочего процесса», вежливо предложил прислать краткие сводки раньше, чтобы у меня было больше времени, чтобы предоставить лучшее качество, и в конце сказал, что мне понравилось работать с ними.

Положительное электронное письмо привело к положительному ответу: клиент сказал, что «улучшение рабочего процесса» — это то, над чем они работают.

Время

11. Оперативно отвечайте на электронные письма

В идеальном мире мы отвечаем на электронные письма немедленно. Но плотный график и загроможденные почтовые ящики означают, что это не всегда возможно.

Вам нужно будет принять решение на основании того, кто отправляет электронное письмо, и его важности. Например:

  • Письма от вашей непосредственной команды будут иметь приоритет над сообщениями от других отделов.Ответьте в течение 12 часов.

  • На электронные письма от всех других коллег следует ответить в течение 24 часов.

  • Электронные письма от вашего генерального директора должны иметь приоритет перед другими электронными письмами. Отвечайте быстрее 12 часов.

  • Электронные письма, касающиеся срочных проектов, должны иметь приоритет.

  • На электронные письма по менее срочным вопросам можно ответить в течение четырех дней.

Если у вас возникли проблемы с получением более длинных писем, отправьте быстрый ответ, подтверждающий получение письма, и проинформируйте получателя, что вы ответите в течение следующих нескольких дней.

Совет по электронной почте : используйте общий ящик входящих сообщений , чтобы быстрее отвечать на электронные письма. Общий почтовый ящик — это почтовый ящик, к которому многие товарищи по команде могут получить доступ, чтобы отправлять, получать, отвечать, пересылать и архивировать электронные письма с одного и того же адреса электронной почты.

Все взаимодействия видны тем, у кого есть доступ к почтовому ящику. Общие почтовые ящики имеют и другие преимущества. Прочтите о них в нашем руководстве: 6 причин, по которым ваша команда должна попробовать общий почтовый ящик .

12. Не отправляйте электронные письма в выходные дни

Людям нужно время, чтобы отключиться от работы, поэтому важно уважать их время.Не отправляйте электронные письма поздно вечером в пятницу или в выходные.

Плюс, вы хотите показать пример того, как вы хотите, чтобы к вам относились. Если вы не хотите получать электронные письма о работе во время субботнего дневного барбекю, не отправляйте их другим в нерабочее время.

Возьмите реплику моего клиента из примера в начале — и убедитесь, что ваше электронное письмо приходит в почтовый ящик вашего коллеги первым делом в понедельник.

Получатели электронной почты

13. Правильно используйте поля электронной почты

Кому : это поле используется всеми.Включите адрес электронной почты человека, которому вы пишете.

CC : не злоупотребляйте этим полем, так как вы излишне загромождаете почтовые ящики людей (или еще лучше, используйте комментарии электронной почты вместо CC , если вы можете зацикливаться на внутренних группах). Используйте его в следующих случаях. экземпляров:

  • Когда информация в электронном письме имеет отношение к предполагаемому получателю, и вы хотите, чтобы они постоянно обновлялись.

  • Когда вы хотите сделать электронную почту более приоритетной.В этом случае CC кого-то более высокого в компании.

  • Когда вы помогаете коллеге по работе, пока он в отпуске, и хотите держать его в курсе.

BCC : вы также можете использовать это поле для копирования получателя, но его электронная почта остается скрытой для всех, кроме вас. Например, если вы отправите электронное письмо Эми и скрытой копии, Джейку и Джону, каждый получатель не узнает, что другие тоже его получили. Получатели с скрытой копией получат только исходное электронное письмо, но не ответы.

Используйте скрытую копию, если вы хотите защитить электронные письма людей от раскрытия без их разрешения, например, если вы отправляете информационный бюллетень компании.

Совет по электронной почте : если вы считаете, что получатель, имеющий скрытую копию, может ответить на электронное письмо «Ответить всем», используйте вместо этого CC. «Ответить всем» откроет доступ к их электронной почте всем.

14. Правильно используйте «Ответить всем»

При выборе «Ответить» вы отвечаете только одному человеку — либо исходному отправителю при ответе на первое сообщение, либо другому получателю при ответе на любое сообщение в цепочке электронной почты.

Но когда вы нажимаете «Ответить всем», вы отправляете электронное письмо всем, указанным в полях «Кому» и «Копия». Используйте команду «Ответить всем» только в том случае, если вы считаете, что ваш ответ важен и все должны знать, например, вы устранили важную проблему, поднятую в электронном письме. Если вы благодарите конкретного человека, лучше просто ответьте ему.

Если есть сомнения, используйте «Ответить».

15. Правильно используйте пересылку

Пересылка позволяет повторно отправить электронное письмо на другой адрес за несколько кликов. Пересылка обычно используется, когда получатель считает, что информация в электронном письме важна для кого-то еще, кто ее не получил.Обычно они включают в сообщение примечание типа FYI (для вашей информации) или «См. Ниже».

Но не все электронные письма следует пересылать, и необходимо соблюдать базовый этикет пересылки:

  • Не пересылайте электронные письма, содержащие конфиденциальную информацию. Если необходимо переслать часть содержимого электронного письма, сначала удалите конфиденциальную информацию.

  • Для электронных писем, содержащих огромное количество информации (например, длинные цепочки писем), суммируйте ключевые моменты перед отправкой, чтобы получателю не пришлось просеивать кучу старых писем, чтобы выяснить элементы действий.

16. Не забудьте установить сообщения об отсутствии на работе

Ответы об отсутствии на работе — это автоматические сообщения, отправляемые в ответ на входящие электронные письма, информирующие отправителей о том, что вы находитесь вне офиса до определенной даты, и ответят, когда вы возвращение.

Эти сообщения обычно используются, когда люди уезжают в отпуск. Они также включают примечание, информирующее людей, с которыми они могут связаться по любым срочным запросам. Когда пишете один, делайте его кратким. Например:

Добрый день,

Спасибо за ваше письмо.Я нахожусь в отпуске до [указать дату].

В это время у меня не будет доступа к своей электронной почте.

По любым срочным вопросам обращайтесь к Дэйву по адресу [email protected]essage.com

Желаем вам счастливого Рождества и счастливого Нового года!

Best,

Ник Дарлингтон

Если вам нужна небольшая помощь в написании ответа об отсутствии на работе в праздничные дни, мы создали генератор электронной почты , чтобы помочь в этом.

В нижней строке? Правила этикета электронной почты остаются в силе

Правильный этикет электронной почты всегда будет иметь решающее значение, потому что он упорядочивает наше общение, повышает эффективность и заставляет нас выглядеть профессионально. Вот почему у нас есть такие правила, как правильное приветствие, быстрый ответ и установка ответов об отсутствии на работе.

Хотя мы должны и дальше следовать этим правилам при общении по электронной почте, мы не должны забывать, что способы общения постоянно меняются.

Итак, нам нужно научиться нарушать правила в процессе.

Написано Ником Дарлингтоном

Первоначально опубликовано: 2 апреля 2021 г.

Рекомендации по соблюдению этикета профессиональной электронной почты в любой ситуации

Электронная почта — мощный инструмент — используйте его с умом.

Если вы уже получаете больше деловых писем, чем хотите открыть, прочитать и ответить, вы определенно не одиноки. По данным Statista, в 2018 году ежедневно отправлялось и принималось примерно 281 миллиард электронных писем — и ожидается, что к 2023 году эта цифра увеличится до более 347 миллиардов ежедневных писем.

Электронная почта

— это часть бизнеса, как для работающих профессионалов, так и для соискателей. Поскольку большинство людей ежедневно завалены электронными письмами, вы хотите сделать все возможное, чтобы письма, которые вы отправляете, были прочитаны. Хорошее письмо может иметь большое значение — от уважительного электронного приветствия до профессионального электронного письма. Так что читайте советы по профессиональному этикету электронной почты, которые повысят вероятность того, что ваши электронные письма будут прочитаны, а не выброшены.

Укажите тему сообщения

Назовите свое электронное письмо таким образом, чтобы получатель сразу знал, о чем оно на самом деле.

Например, если вы отправляете электронное письмо, чтобы проинформировать коллегу о конкретной встрече, вы можете озаглавить свое письмо примерно так: «Информация о совещании по бюджету». Если вы отправляете электронное письмо, чтобы проинформировать коллегу об импровизированной встрече, вы можете озаглавить письмо примерно так: «Встреча в конференц-зале в 14:00. Cегодня.» В общем, вы хотите, чтобы ваш заголовок сразу переходил к сути.

Используйте профессиональный адрес электронной почты

Правильный электронный этикет предполагает отправку писем с вашего рабочего адреса электронной почты, а не с личного адреса электронной почты.Некоторые считают использование личного адреса электронной почты в деловых целях непрофессиональным, особенно если вы обсуждаете конфиденциальные вопросы. Кроме того, разделяя свою деловую и личную электронную почту, вы гарантируете, что ничего важного не будет потеряно среди спама, маркетинговых сообщений и других личных сообщений.

Используйте профессиональные электронные поздравления

Хотя может возникнуть соблазн использовать неформальные приветствия при переписке с коллегами и друзьями по работе, вам следует использовать те же профессиональные приветствия, которые вы обычно делаете при написании деловой переписки ручкой и бумагой.Так что думайте «Привет», а не «Привет».

Другие примеры приветствий, которые вы можете использовать:

(в основном) избегать «ответить всем»

Обычно рекомендуется не поддаваться искушению выбрать вариант «ответить всем» при отправке профессиональных писем.

Если оставить в стороне надлежащий этикет электронной почты, включение людей в групповое электронное письмо может сильно раздражать, если содержание сообщения не имеет к ним никакого отношения. Так что будьте внимательны и нажимайте «ответить всем» только в том случае, если сообщение будет интересно всем получателям.

Еще один способ избежать рассылки нежелательных писем людям? Воспользуйтесь вежливой альтернативой переходу на BCC. Это означает, что если кто-то должен «ответить всем» на сообщение как с CC, так и с BCC, ответ получат только CC-стороны. Перемещая кого-то в BCC, вы поддерживаете разговор без этого человека, избавляя его от писем, которые им не нужно читать. Просто убедитесь, что вы заранее сообщили им, что будете отправлять их BCC; вы не хотите исключать кого-то из цепочки писем, не будучи прозрачным.

Корректура

Иногда люди уделяют меньше внимания орфографии и грамматике при составлении электронных писем, чем при написании настоящих писем, как это традиционно ведется в деловой переписке. Но правда в том, что правильное правописание и грамматика по-прежнему имеют значение даже в виртуальном мире. Написав электронное письмо, прочтите его вслух, чтобы убедиться в отсутствии ошибок, поскольку они могут затмить ваше сообщение. Причина для чтения вслух в том, что иногда ваши уши улавливают что-то, на что ваши глаза скользят.

Будьте краткими и милыми

Что касается деловой электронной почты, то чем короче, тем лучше. Если электронная почта будет лаконичной и по существу, это означает не только меньше времени, затрачиваемое на ее создание, но и своевременный ответ от человека, которому вы отправили электронное письмо. Поверьте, никто не хочет читать роман в своем почтовом ящике.

Письма с подтверждением

При соблюдении этикета деловой электронной почты всегда полезно отправить ответ, независимо от того, просит ли его отправитель.Вы должны не только подтверждать получение всех писем, но и делать это своевременно.

Такая вежливость не всегда проявляется, и вы удивитесь, насколько ваш профессионализм может вас выделить.

Не используйте заглавные буквы

Использование всех заглавных букв в письменном общении похоже на крик в разговоре лицом к лицу — и никто не любит, когда на него кричат. Поэтому, как правило, использование заглавных букв для передачи сообщения является неуместным и неуместным в электронной переписке.

Если вы знаете, что хотите сказать, позвольте своим словам показать, что вы чувствуете, и не трогайте кнопку Caps Lock. Одно очевидное исключение — если вы используете аббревиатуры или инициалы.

Примеры общеупотребительных деловых сокращений и инициализмов в профессиональных электронных письмах:

  • Как можно скорее (как можно скорее)

  • FYI (для информации)

  • Кстати (кстати)

  • EOD (конец дня)

  • COB (закрытие бизнеса)

  • АТТН (внимание)

  • Н / Д (недоступно)

  • COD (наложенный платеж)

  • TBD (подлежит определению)

  • KPI (ключевой показатель эффективности)

  • EOM (конец сообщения)

  • WFH (работа на дому)

  • ООО (вне офиса)

  • YTD (с начала года до настоящего времени)

Прикрепите аккуратно

В случае, если вам нужно отправить большие вложения, вы должны сначала спросить предполагаемого получателя, нормально ли это делать.Предполагая, что вы получили добро, вам следует использовать программу для сжатия или заархивирования вложения, чтобы оно занимало меньше места в почтовом ящике получателя. Также неплохо сообщить получателю, когда вы планируете отправить вложение.

Еще одна отличная альтернатива вложениям электронной почты — это отправка ссылок на файлы, размещенные в облачном хранилище, таком как Google Диск или Dropbox. Это не только займет намного меньше места, но также позволит вам размещать несколько файлов и оставаться организованным.Вместо того, чтобы листать электронные письма и находить нужные вложения, вы и ваши коллеги можете получить все в одном месте. Кроме того, большинство поставщиков облачных хранилищ бесплатны до определенного ГБ, так что вы не сломаете банк.

Перепроверьте адрес электронной почты

Когда дело доходит до деловых вопросов, последнее, что вам нужно, — это отправлять электронное письмо не тому человеку. Вот почему вам следует дважды проверить информацию о получателе, прежде чем нажимать кнопку «отправить». Если вы возьмете за привычку проверять информацию о получателе, вы избежите этих ошибок.

Некоторые поставщики услуг электронной почты, например Gmail, также предлагают функцию «Отменить отправку». После первого нажатия кнопки «Отправить» в нижней части окна браузера появится опция с вопросом, хотите ли вы отменить это действие, прежде чем оно будет отправлено навсегда. Если вы случайно добавили не того человека, это изменит вашу жизнь. Вместо того, чтобы отправлять им электронное письмо, не предназначенное для их глаз, у вас есть еще один шанс отправить его нужному человеку, не причинив ему никакого вреда.

Подпись в стиле

Хорошей идеей будет иметь подпись электронной почты как компонент вашего фирменного стиля.Это сделает ваши электронные письма более законными и профессиональными. Фактически, вы можете рассматривать свою подпись в электронной почте как цифровой эквивалент своей визитной карточки. Тем не менее, вы хотите, чтобы ваша подпись в электронной почте была так же правильно отформатирована, как и ваша распечатанная визитная карточка. Так что откажитесь от множества типов шрифтов и перейдите на стандартизацию, чтобы получить красивое профессиональное изображение. Даже с подписью электронной почты вы все равно должны закрыть свое сообщение профессиональной подписью.

Примеры профессиональных подписей по электронной почте:

Дополнительная помощь

Если вы не уверены, что сказать в следующем письме, у нас есть примеры и шаблоны писем для этих типичных профессиональных ситуаций:

Заключение

Как видите, когда дело касается почтового этикета на работе, есть над чем подумать.Электронная почта на рабочем месте — это факт жизни, и есть исследования, которые показывают, что так будет и в ближайшие годы, поскольку компании продолжают полагаться на электронную почту для общения как внутри, так и за пределами компании. Это означает, что вам нужно научиться эффективно использовать электронную почту, особенно если вы хотите, чтобы ваши сообщения читались, а не удалялись.

Поддержание профессионального имиджа включает в себя правильное общение и, конечно же, электронную почту. Электронная почта — это мощный профессиональный инструмент как на рабочем месте, так и для общения, и эти советы по этикету электронной почты послужат вам хорошим началом.

Прежде чем вы отправите свое резюме потенциальному работодателю по электронной почте, лучше всего ли оно быть? Проверьте сегодня с бесплатным обзором резюме.

Рекомендуемая литература:

Статьи по теме:

Электронный этикет: как HR может помочь сотрудникам в эффективном удаленном общении?

Эмодзи или без эмодзи? Чтобы подписаться с «Дорогой» или «Привет», или вообще ничего? Как насчет того, использовать ли «С уважением» или «С уважением»?

Электронная почта

может быть сложной для сотрудников, особенно когда многие работают на 100% удаленно.

Хорошо составленное электронное письмо может иметь значение между успешными рабочими отношениями или потенциальной неразберихой, оскорблением или конфликтом — все это может усилиться, если ваши сотрудники работают не в одном месте.

Собственная роль HR в эффективном общении

Нет сомнений в том, что те, кто работает в HR, отлично умеют общаться; это часть работы.

Будь то электронная почта, личное общение, обмен мгновенными сообщениями, звонки, через интранет или систему управления персоналом и персоналом — команды управления персоналом и персоналом общаются с помощью множества различных средств, чтобы эффективно поддерживать своих сотрудников.

Подавая пример, команды HR и People могут направлять сотрудников в различных стилях внутреннего общения и задавать тон для организации.

Еще лучше, если у вас есть интранет или портал HR и People, вы можете поделиться советами по общению, чтобы они были легко доступны для ваших людей — независимо от того, где они работают в мире.

Как HR может помочь сотрудникам эффективно общаться удаленно?

Помимо ответственности за эффективное общение с сотрудниками, какую роль могут сыграть руководители отдела кадров и персонала, направляя сотрудников к передовой практике в том, как они сами общаются?

Вот несколько идей.

Поощрять кофе-брейки

Некоторые из лучших идей приходят из чатов о кулерах.

Пока вы работаете удаленно, сделать это так же, как в офисе, невозможно. Поощряйте перерывы на кофе между командами и их руководителями, а также между проектными командами, чтобы лучше узнать друг друга, зажечь идеи и провести время вдали от рабочего чата.

Вы можете даже подумать о проведении рабочих викторин или пятничных командных встреч, чтобы сотрудники могли собраться вместе.

Телефон, а не электронная почта

Электронная почта всего на 7% эффективнее личного разговора.

При удаленной работе видеозвонки или телефонные звонки — лучшая альтернатива для сотрудников.

Для сотрудников особенно важно учитывать это, если им нужно уложиться в срок или объяснить что-то более подробно, чтобы выполнить работу, поэтому работайте с менеджерами, чтобы побудить сотрудников по возможности брать трубку.

Наградить и признать

Всем нравится, когда их признают за хорошо выполненную работу.

Когда дело доходит до удаленной работы, вы не можете сделать это лично, поэтому вместо этого подумайте о том, как сотрудники могут посылать друг другу похвалу; будь то через платформу распознавания, интранет или назначение сотрудников для вызова во время конференц-связи с командой.

Таким образом, и сотрудники, и менеджеры могут записывать эти признания, так что, когда дело доходит до их непрерывных разговоров и обзоров, это может быть то, что можно отслеживать и официально признавать через этот процесс.

Обучайте типам и стилям обратной связи

Каждый сотрудник уникален, и то, как они хотят получать обратную связь, естественно, будет отличаться.

Обучайте менеджеров типам и стилям обратной связи посредством живого или виртуального тренинга или руководства.

Вы также можете провести некоторые оценки личности, такие как индикатор Майерса-Бриггса, чтобы менеджеры могли больше узнать о своих сотрудниках, о том, как они работают и как им нравится получать обратную связь.

Выделите преимущества и недостатки видеозвонка

Видеоконференцсвязь — отличный способ оставаться на связи, но у него есть свои недостатки.

Хотя это может быть здорово для общения в чате, совместные видеозвонки могут быть утомительными. На самом деле видеозвонки вызывают широко распространенное явление, известное как «усталость от зума».

Если бы встреча могла работать как телефонный звонок или групповой чат, сотрудники не должны чувствовать себя обязанными использовать свои камеры.

Дайте понять сотрудникам и руководителям, что видеозвонки не являются обязательными, но если они хотят использовать видео, это может быть хорошим способом оставаться на связи.

Наладить эффективный процесс встреч

Это факт: плохо организованные встречи могут отрицательно сказаться на производительности сотрудников.

Исследование показало, что 44% респондентов заявили, что плохо организованные собрания означают, что у них не хватает времени для остальной работы, а 33% заявили, что нечеткие действия приводят к путанице.

Дайте несколько советов по эффективному управлению собраниями, которые работают для вашей команды, например, предложите им заранее распространить повестку дня и некоторые предложения о том, как всех можно услышать.

Поделиться передовым этикетом по электронной почте

При прогнозируемом уровне 306,4 миллиарда электронных писем, отправляемых и получаемых каждый день в 2020 году, для сотрудников жизненно важно правильно общаться по электронной почте.

Делитесь главными советами и передовым опытом, чтобы у них было некоторое представление о том, как выглядит эффективное электронное письмо.

10 главных советов по этикету электронной почты

Вот десять советов по этикету электронной почты для сотрудников отдела кадров и персонала, которыми они могут поделиться с сотрудниками:

1. Включите ясную тему

Краткое и яркое резюме, вероятно, будет более эффективным, чем полное предложение. Если это для обзора, поместите это в начале строки темы, чтобы сделать его более привлекательным.

2.Всегда используйте подходящее приветствие

Если вы пишете близкому коллеге, скорее всего, будет достаточно неформального приветствия, но если вы пишете кому-то, кого не так хорошо знаете, всегда добавляйте формальное приветствие и вступление.

3. Используйте стенографию, только если знаете своих получателей.

Если вы пишете своей команде о проекте, который вы обсуждали, вы можете написать короткие электронные письма со списком пунктов.

4. Остерегайтесь использования юмора или разговорной речи в разных культурах

Помните о забавных высказываниях или разговорных выражениях.Вместо этого старайтесь, чтобы ваши электронные письма были по существу и как можно более ясными.

5. Обдумайте цель вашего электронного письма

Всегда указывайте, требуется ли действие по электронной почте и когда. Вы можете даже выделить это жирным шрифтом или выделить курсивом дату выполнения или необходимое действие, чтобы было ясно.

6. Подумайте, прежде чем использовать смайлы

Если вы отправляете их людям, которых хорошо знаете, и знаете, что они их поймут, тогда ничего страшного. Если нет, подумайте, действительно ли они нужны.

7. Не нажимайте «Ответить всем» или «Копировать всем»

Отвечая людям, которые не нуждаются в копировании, они забивают только их почтовый ящик — и, возможно, ваш, если они ответят на то, что вам не нужно.

8. Своевременный ответ

Всегда отвечайте в течение 24 часов, даже если это подтверждение получения электронного письма и объяснение, что вы вернетесь с соответствующим ответом в течение определенного периода времени.

9. Подумайте, где может оказаться ваша электронная почта

Никогда не используйте ненормативную лексику в рабочем письме. На самом деле ваша электронная почта останется на сервере еще долго после того, как вы ее удалите.

10. Всегда проверять орфографию

Найдите время, чтобы перечитать свои электронные письма, убедитесь, что они имеют смысл и имеют правильный тон, прежде чем отправлять их.

Живая демонстрация Sage People

Хотите привлечь лучших людей, сохранить свой ключевой талант и повысить производительность? Запросите бесплатную живую демонстрацию Sage People и узнайте, как она может помочь вам в достижении ваших целей.

Запросить бесплатную демонстрацию

13 важных правил этикета электронной почты для бизнеса

Бизнес-профессионалы знают, что всегда нужно быть на виду у своих клиентов. Один из лучших способов добиться этого — использовать грамотную маркетинговую стратегию по электронной почте.Фактически, 86% профессионалов предпочитают использовать электронную почту при деловом общении, а 75% компаний согласны с тем, что электронная почта обеспечивает высокую рентабельность инвестиций. Будь то беседа один на один или маркетинговая кампания, рассылаемая по всему вашему списку контактов, следуйте этим правилам этикета электронной почты, чтобы получить максимальную отдачу от каждой отправки.

Бонусный контент: Возьмите копию нашей Дорожной карты электронного маркетинга.

1. Оптимизация стилей форматирования.

Электронное письмо, заполненное жирным шрифтом, курсивом и подчеркнутым текстом, может показаться агрессивным, грубым или просто сбивающим с толку.Сделайте это простым и сведите к минимуму форматирование.

2. СКАЗАТЬ НЕТ ВСЕМ ЗАГЛАВНЫМ БУКВАМ.

В редких случаях использование заглавных букв может помочь, если вам нужно что-то подчеркнуть (желательно положительное). В остальное время аудитория чувствует, что вы на них КРИЧИТЕ. Не лучший опыт.

3. Не злоупотребляйте восклицательными знаками !!!

Использование слишком большого количества восклицательных знаков не только снижает их эффективность, но и часто делает ваши слова детскими и неискренними. Используйте умеренно и только по одному.Это относится и к смайликам.

4. Используйте то имя, которое они предпочитают.

Использование имени получателя в электронном письме добавляет приятной индивидуальности, но обязательно используйте то имя, которое они предпочитают. Это означает, что если вы пишете [защищенные адреса электронной почты], не пишите «Доброе утро, Кэти», особенно если вы никогда раньше не встречались. Это может измениться, если или когда вы установите более дружеские, непринужденные отношения.

5. Убедитесь, что ваше сообщение ясно.

Исследования показали, что люди неверно истолковывают тон и смысл электронных писем до 50 процентов времени.Попробуйте прочитать свое электронное письмо вслух или попросите коллегу просмотреть его, чтобы увидеть, можно ли что-то истолковать неправильно.

6. Не пробуйте новый материал.

Недавние опросы показали, что более 50 процентов респондентов считают, что юмор в электронных письмах приемлем. Выстрел 50/50 — не совсем надежный план. То, что вам кажется смешным, кому-то может показаться оскорбительным. Итог: если вы плохо знаете получателя или не уверены, что шутка очевидна, опустите ее.

7.Избегайте сленга.

Это нормально, если у вас будет непринужденный и дружелюбный стиль общения по электронной почте, но вы все равно должны говорить профессионально. Несмотря на то, что вы можете увидеть в социальных сетях, 40 процентов респондентов в возрасте от 18 до 24 лет считают сленг «совершенно неприемлемым» в электронных письмах. Сохраните BRB и LOL для текстовых сообщений.

Кажется очевидным, но никто не хочет, чтобы каждый разговор был коммерческой подачей. Если вы можете предоставить информацию или начать интересный разговор, ваша аудитория ответит.Узнайте больше о важности этой концепции, известной как контент-маркетинг.

9. Вычитайте все.

Неряшливое электронное письмо с очевидными орфографическими ошибками никак не повлияет на вашу репутацию. Перепроверьте все. Просмотрите свою электронную почту сверху вниз на предмет грамматики, заглавных букв, пунктуации и орфографии. Не повредит, чтобы на это посмотрела другая пара глаз, чтобы убедиться.

10. Сделайте свое подписание.

Всегда указывайте свою соответствующую контактную информацию внизу своих писем, чтобы получатель знал, как с вами связаться.Создайте профессиональную подпись электронной почты, включающую ваше имя, должность, компанию, номер телефона и ссылки на социальные сети. Это дает вашим получателям несколько способов связаться с вами.

11. Не переполняйте почтовый ящик.

Чтобы определить наиболее частую отправку электронной почты для вашего бизнеса, нужно поэкспериментировать, методом проб и ошибок. Мы отправляем информационные бюллетени по электронной почте два раза в месяц. Найдите ритм, который позволит вам оставаться в центре внимания, не раздражая получателей.

12. Постарайтесь ответить в течение дня.

Если возможно, отвечайте на электронные письма в течение 24 часов. Если для правильного ответа потребуется больше времени, сообщите отправителю, что вы хотите уделить его запросу необходимое внимание, и вы скоро ответите на него.

13. Знайте, когда отвечать всем, CC или BCC.

Мы оставили лучшее (худшее?) Напоследок. Это одно из наиболее игнорируемых правил этикета электронной почты, которое сводит людей с ума. Вот краткое руководство по использованию:

  • Ответить всем: используйте, когда беседа важна для всех в ветке.
  • CC: используется для включения людей по мере необходимости.
  • BCC: используйте, когда вы отправляете большой список электронной почты, чтобы сохранить конфиденциальность адресов электронной почты.

Соблюдайте эти правила этикета электронной почты.

Мы надеемся, что этот список правил этикета электронной почты поможет вам почувствовать себя увереннее при следующем нажатии кнопки отправки. Мы знаем, насколько сложен электронный маркетинг, но также и насколько он важен для вашего бизнеса. Если вы ошеломлены и вам нужна небольшая помощь, мы готовы автоматизировать этот процесс.

Правила этикета электронной почты для отправки деловых писем | Small Business

Правильное использование электронной почты настолько важно, что теперь обсуждается «сетевой этикет». Согласно Dictionary.com, этот термин означает «правила этикета, которые применяются при общении в компьютерных сетях, особенно в Интернете». Поскольку деловая электронная почта является продолжением рабочего продукта сотрудника, отправитель неприемлемого электронного письма считается непрофессиональным. С другой стороны, эффективное электронное письмо с результатами может улучшить имидж отправителя.В целом, понимание правил этикета электронной почты имеет решающее значение для успеха.

Подготовка электронной почты

Деловая электронная почта должна соответствовать многим рекомендациям, используемым для письменного общения. Всегда используйте правильную грамматику и орфографию. Избегайте сокращений, таких как «плз», и смайликов, например смайликов. Заглавные буквы зарезервированы для акцента, поскольку их использование подразумевает крик в Интернет-культуре. Сделайте электронные письма краткими и удобными для чтения, написав описательную тему, используя маркированные списки и резюмируя ключевые моменты.

Отправка электронного письма

Дважды подумайте, прежде чем нажимать кнопку «отправить». Электронная почта — это форма общения, которую может увидеть любой в будущем. Копируйте людей только по служебной необходимости, чтобы не перегружать пользователя ненужной информацией. Также помните, что деликатные темы лучше решать по телефону или лично.

Ответ на электронную почту

Электронные корреспонденты часто ожидают немедленных ответов. Чтобы справиться с этим ожиданием, создайте сообщение об отсутствии на работе с альтернативной контактной информацией, когда вы будете недоступны.В противном случае отвечайте на электронные письма в разумные сроки. Полезно указать номер телефона как часть приветствия, чтобы получатели могли легко связаться с вами таким образом.

Совместное использование электронной почты

Отправитель электронной почты ожидает, что его адрес не будет передан в неутвержденных целях, даже если он не зафиксирован в политике конфиденциальности. Отправитель также несет ответственность за то, чтобы не включать конфиденциальную информацию, такую ​​как данные кредитной карты, которая может быть ненадлежащим образом использована непреднамеренной стороной.

Использование ресурсов компании

Электронная почта, передаваемая на работе, регулируется политикой компании. Отправлять шутки и рассылать электронные письма по цепочке обычно недопустимо. Ограничьте личную переписку по электронной почте и используйте профессиональный адрес электронной почты, если сможете.

Ссылки

Автор биографии

Марджори Пилли начала писать статьи о бизнесе и образе жизни в 2009 году. Ее статьи появляются на таких сайтах, как Think + Up и Chron. Она имеет степень бакалавра бухгалтерского учета Университета Флориды и степень магистра делового администрирования Университета Центральной Флориды.

Этикет деловой электронной почты

Электронная почта — это мощный инструмент делового общения. При правильном использовании он может помочь вам продвигать проекты, собирать ценную информацию и делегировать действия. Однако при неправильном использовании он может стать источником разочарования и неэффективности. Вот несколько проверенных рекомендаций по повышению эффективности вашей электронной переписки.

Используйте описательную строку темы . Я все время вижу строки темы, состоящие из «Привет» или «Вопрос».Это абсолютно бесполезно и делает невозможным получение информации о сообщении при сканировании или поиске строк темы. Вместо этого используйте описательную строку темы, которая дает очень короткое резюме или метку, относящуюся к фактической теме сообщения. Это повысит вероятность того, что получатель прочитает ваше сообщение и отреагирует на него, а также упростит сканирование длинного списка других сообщений.

Будьте короче . Большинство людей сегодня очень заняты, и у них будет очень мало терпения, если электронное письмо будет бессвязным и требует огромных усилий, чтобы его переварить.Говорите четко и кратко и как можно короче. Как правило, чем длиннее электронное письмо, тем медленнее будет отвечать ваш получатель — если он вообще отвечает.

Отдельные темы пунктом . Никто не хочет смотреть в длинное электронное письмо, в котором нет визуального разделения тем. Делайте темы краткими и лаконичными и разделяйте их двойным пробелом. Абзацы в электронном письме также не должны иметь отступов.

Поддерживайте активность . Это правило часто игнорируется.Ваш получатель, вероятно, очень занят и у него много других писем, которые борются за внимание. Чем проще вы заставите получателя действовать, тем выше вероятность того, что вы добьетесь результатов. Люди, естественно, хотят обрабатывать самые простые вещи, поэтому, делая ваше сообщение ясным и действенным, вы увеличиваете шансы на ответ. Если вам что-то нужно, скажите об этом лаконично. Если у вас есть вопрос, задавайте его четко. Какое бы действие вы ни предприняли, переходите к делу и сделайте так, чтобы получатель с легкостью смог вам помочь.

Включите подпись . Эту любезность также часто игнорируют. Каждый рабочий адрес электронной почты должен иметь подпись. Это небольшой блок текста, который отображается внизу вашего сообщения, который включает ваш номер телефона и другую контактную информацию (название компании, заголовок, веб-сайт и т.

Leave a comment