Правила переписки по электронной почте: 15 правил деловой электронной переписки | GeekBrains

Содержание

15 правил деловой электронной переписки | GeekBrains

Современный этикет.

https://gbcdn.mrgcdn.ru/uploads/post/1714/og_cover_image/5a9d63dc789b974445fb22510d3afaec

Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.

Пишите тему письма

Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».

Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме.

Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.

Называйте по имени

Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.

Говорите по делу

Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.

Указывайте точный срок

Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.

Форматируйте текст

Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.

Пишите нейтрально и деликатно

Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.

Сохраняйте историю переписки

Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.

Подписывайте письма

Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида [email protected] вместо svinkapeppa или superboy.

В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.

Добавляйте сразу все ссылки и файлы

Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.

Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.

Называйте понятно файлы и документы

Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.

Перечитайте перед отправкой

Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.

Отвечайте быстро

Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности  — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.

Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.

Отправляйте письма в рабочее время

Три причины, чтобы следовать этому правилу:

  1. Звуковое оповещение может разбудить адресата.
  2. Некоторые считают переписку в нерабочее время, включая выходные, неприемлемой.
  3. Ваше письмо может просто затеряться среди других.

Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.

Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»

Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы.

Так в одном письме будет и польза, и признательность.

Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть

Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:

Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.

Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?

Этика деловой переписки по электронной почте: основные правила

Чтобы собеседникам в рамах деловой электронной переписки было приятно и удобно общаться друг с другом, важно соблюдать общепринятые правила.

Вы узнаете:

  • Какие существуют правила этикета в деловой переписке.
  • Как соблюдать субординацию в деловой переписке при общении по e-mail.
  • Как сделать деловую переписку легкой и необременительной.
Этикет деловой переписки по электронной почте

Деловая переписка по электронной почте является стандартом взаимодействия в бизнесе. Электронный диалог соответствует правилам телефонного этикета: кто инициировал общение (начал переписку), тот его и заканчивает.

У каждого электронного письма существует несколько основных блоков, рассмотрим их.

Поле «От кого» и тема письма

По общему правилу, корпоративные адреса формируются как имя/фамилия@домен_компании. Для деловой переписки нежелательно использовать неперсонализированные адреса ([email protected], [email protected], [email protected]), а также адреса с неочевидным названием.

Существует следующее правило деловой переписки по электронной почте: если вы вступаете в деловую переписку как частное лицо (пример – при отправке резюме), заведите для этого специальный электронный адрес, который не будет содержать ненужных символов (цифр даты рождения и прочего).

Всегда заполняйте тему письма, которая должна соответствовать содержимому (обсуждаемому вопросу). Соблюдайте правило: одно письмо – один информационный повод, не объединяйте в одном письме несколько разноплановых вопросов. 

Приветствие

Необходимо всегда здороваться с получателем сообщения. Несмотря на то, что в современной переписке встречается конструкция «Доброго времени суток!», использовать ее не рекомендуется, лучше использовать приветствие «Здравствуйте» или «Добрый день».

Всегда обращайтесь к получателю по имени. Если вы пишете ответ на письмо, обратите внимание на то, как отправитель обозначил ФИО в подписи. Чаще всего в поле «От кого» используется только имя и фамилия (иногда на английском языке), поэтому ориентируйтесь на подпись – часто в ней используется отчество. Если в поле «От кого» стоит «Марина Иванова», а в подписи – «Марина Викторовна Иванова», используйте обращение «Марина Викторовна».

Текст письма

Классическая структура текста предполагает краткую вводную часть, основное содержание письма и завершение, в котором будет указано, какие выводы следуют из содержания или какой реакции вы ожидаете от получателя.

Если вы пишете первое письмо, инициируя общение, будет нелишним напомнить получателю, где и при каких обстоятельствах вы познакомились, или сообщить, кто передал вам контактную информацию. Сегодня деловая переписка отходит от обращения на «Вы» с большой буквы, при обращению к единственному получателю все чаще используется просто «вы».

Не используйте профессиональный сленг и аббревиатуры, если они могут смутить вашего собеседника. По правилам этикета все, что может оказаться непонятным, требует расшифровки и пояснений.

Не приветствуется разноцветный текст, использование курсива и подчеркиваний. Выберите стандартный шрифт и иногда выделяйте ключевые моменты более жирным, этого будет достаточно. Фразы, написанные целиком прописными буквами, воспринимаются как крик и недопустимы в деловой переписке. Для разделения письма на структурные блоки используйте деление на абзацы, оставляя пустое пространство между отдельными частями письма, а также нумерацию или маркеры списков.

В деловой переписке, как правило, не используются эмодзи (смайлики). Однако при условии установившихся хороших отношений и неформального общения некоторые базовые эмодзи могут использоваться, но крайне редко.

Отвечая на письмо, формируйте историю переписки, так собеседник сможет при необходимости освежить в памяти, о чем шла речь ранее. 

Подпись

Начинайте подпись с вежливых шаблонных фраз («С уважением», «С наилучшими пожеланиями» и т. д.). Встречаются рекомендации в тексте письма добавлять менее официальную подпись, например, предложение для работников сферы пищевой промышленности писать в подписи «Вкусного дня!», но по общему правилу в деловой переписке такие варианты не используются.

В подписи всегда указывайте ваше имя и фамилию (если в компании приветствуется более официальный стиль обращения, то и отчество), должность и название организации. Используйте в подписи не все возможные контакты, а только те каналы, по которым вы наиболее доступны.

Вложения

Все вложенные файлы называйте так, чтобы из их названия было понятно, что содержится внутри. Это позволит получателю среди нескольких приложенных к письму файлов легко найти нужный.

Никогда не отправляйте файлы с расширением .exe и другие программные файлы. Почтовый сервер, скорее всего, воспримет такое письмо как потенциально опасное и заблокирует это вложение или письмо целиком.

Если вы работаете на компьютере с операционной системой Mac, всегда помните, что стандартные офисные программы недоступны для получателей с операционной системой Windows. Экспортируйте такие файлы в формат, читаемый для собеседника (по умолчанию это файлы, читаемые в программах пакета Microsoft Office: Word, Excel и т. д.).

Оптимальный объем вложений – до 5 Мб. Кроме того, что большие вложения могут блокироваться корпоративным почтовым сервером, их получение и просмотр часто неудобно при переписке с мобильного телефона. Объемные файлы можно передать через стороннее файловое хранилище, отправив письмом ссылку на скачивание.

Коллективное взаимодействие в деловой переписке

Если вы пишете письмо нескольким получателям, принимающим одинаковое участие в обсуждении вопроса, их можно упомянуть списком в поле «Кому». Если вы собираетесь ответить на письмо, в котором кроме вас упомянуты и другие сотрудники, используйте вариант «Ответить всем» (если только вы не хотите сообщить информацию только отправителю сообщения).

Получатель, которого собираются ввести в курс дела, но его участие в переписке не требуется, ставят в поле «Копия». Обычно так поступают, когда необходимо проинформировать руководителя о ходе рабочего процесса, но его вмешательство не требуется.

В почтовых программах существует поле «Скрытая копия», также можно встретить письма, где в поле «Кому» перечислены получатели из разных компаний и даже сфер деятельности. Так делать не следует: во-первых, это все-таки контактная информация; во-вторых, в списке перечисленных могут быть упомянуты и конкуренты, которым не хотелось бы афишировать какие-то аспекты коммерческий деятельности. Для таких случаев существует правило: письмо отправляется себе, а все адресаты помещаются в поле «Скрытая копия» и не видят электронных адресов друг друга.

Если получателей письма несколько, используйте обезличенное обращение: «коллеги», «друзья», «господа» и т. д. Не оставляйте коллективное письмо без обращения.

Существует «время комфортного ожидания». Для электронной почты, отправленной в рабочие часы сотрудникам по проекту, оно составляет не более 3-х часов.

Если вопрос несрочный, а с отправителем вас не связывает совместный проект, допустимо отложить ответ на сутки-двое (особенно если письмо пришло вечером пятницы). Однако наилучшим вариантом будет отправить краткое сообщение, в котором указать, что вы получили его письмо и в скором времени дадите развернутый ответ. Аналогичным образом следует поступить в том случае, если для ответа на вопрос нужно собрать дополнительную информацию или привлечь к решению проблемы третье лицо.

В случае, когда ваше письмо требует особого внимания, присвойте ему высокую важность, отметив специальным значком. Так вы дадите понять, что вопрос не терпит отлагательства.

Если вы отправились в отпуск, не забудьте настроить уведомление о вашем отсутствии, а также укажите контактное лицо, которое может ответить на поступающие вопросы.

Несколько советов

Совет 1. Регулярно (хотя бы пару раз в неделю) просматривайте папку «Спам». Несмотря на то, что почтовые серверы становятся все более «умными», нередки случаи попадания деловых писем в спам.

Совет 2. Используйте папки для сортировки корреспонденции. Почтовые программы позволяют настроить автоматическое перемещение писем по заданным параметрам во вложенные папки.

Статья для журнала «Коммерческий директор»

Поделиться с друзьями

9 правил электронной переписки от председателя совета директоров Google Эрика Шмидта

У приверженцев гугловских продуктов есть особый термин — gmailing. Это значит не просто вести переписку по электронной почте, но делать это с помощью одного из самых современных сервисов — Gmail. Умелая работа с ним может превратить вас в невероятно эффективного человека. Так что обязательно воспользуйтесь советами Эрика Шмидта и Джонатана Розенберга — они, кстати, пригодятся и тем, кто пользуется более традиционными почтовыми сервисами.


В век интернет-технологий под коммуникацией, как правило, подразумевают электронную переписку. Несмотря на ее очевидные преимущества, эта технология зачастую вводит в ступор даже самых оптимистически настроенных пользователей. Вот несколько наших личных советов, как избежать этого неприятного ощущения:

1. Оперативно отвечайте на письмо. 

Есть люди, которые быстро реагируют на электронную почту, и те, которые медлят с этим. Старайтесь относиться к первой категории отвечающих. Наиболее успешные и занятые люди, из числа тех, кого мы знаем, быстро откликаются на ВСЕ входящие письма, а не делают это выборочно. Такая отзывчивость позволяет наладить общение с коллегами и дает хорошую возможность быть в центре обсуждения и принятия решений. Ответ вполне может быть коротким — вроде излюбленного нами «понятно». И, когда окружающие уже привыкнут к вашим оперативным ответам, вы с легкостью сможете им объяснить, что означает отсутствие такового. В нашем случае, например, это «Понял. В работе». У большинства же людей подобное молчание может означать: «Я очень занят. Не знаю, будет ли возможность рассмотреть это. Ждите ответа. И, вообще, вы мне не нравитесь».

2. В письме важно каждое слово, нет нужды в бессмысленной прозе. 

Отвечайте четко. Если вы описываете проблему, то определяйте ее ясно. Это, конечно, займет больше времени. Напишите черновик, внимательно просмотрите его и избавьтесь от лишнего. Запомните слова покойного Элмора Леонарда о своем писательском успехе: «Я выбрасываю отрывки, которые читатели обычно пролистывают». Большинство электронных писем переполнены информацией, которая людям вообще не нужна.

3. Регулярно наводите порядок в папке «Входящие». 

Сколько времени занимает у вас изучение папки «Входящие»? Как долго вы решаете, на какое письмо ответить сначала? А сколько времени вы тратите на открытие и чтение уже просмотренных писем? Скорее всего, все это время уходит впустую. Когда вы открываете новое письмо, у вас есть несколько опций: прочитать немного, чтобы понять, следует ли уделять этому время или нет; прочитать и отреагировать на письмо сразу же; прочитать и отреагировать позже. Самый верный способ- сразу определиться с вариантом действий и четко следовать этому. Помните правило OHIO (Only Hold It Once): обрабатывать информацию нужно сразу. Если вы читаете материал и уже знаете, что с ним следует делать дальше — не медлите! В противном случае вы обрекаете себя на перечитывание.
Если вы последуете этому совету, ваш ящик превратится в список задач, который требует изучения. Мы советуем делать пометки для разных электронных писем: например, указывать, что письмо в обработке или ставить «звездочку». Расставляйте такие маркировки каждый день (это, кстати, неплохое занятие для вечера), тогда все письма не будут автоматически переходить в раздел «к исполнению». Старайтесь свести этот своеобразный список задач к нулю, или, по крайней мере, не накапливайте там больше пяти пунктов. Иначе потом вы потеряете время, вычленяя первостепенную задачу.

4. В почтовом ящике придерживайтесь принципа «Последний пришел, первый вышел» — метод LIFO (Last in First Out). 

Порой решением вопросов в старых письмах уже кто- то занимается, соответственно, в вашем ответе вообще уже не нуждаются.

5. Представьте себя «маршрутизатором». 

Получая электронные письма, думайте, кому еще может быть полезна эта информация. Регулярно конце каждого рабочего дня задайтесь вопросом, кому из коллег стоит перенаправить полученную электронную почту.

6. Не используйте функцию скрытой копии. Как правило, ее применяют, чтобы скрыть кого-то из участников диалога. 

Подобное действие может оказаться контрпродуктивным — оно помешает выстраиванию доверительных отношений в коллективе. Стоит добавлять людей «в копию» открыто, либо не делать этого вовсе. Единственный случай, когда использование bcc оправдано — это удаление из ветки переписки какого-либо адресата. Когда вы используете функцию «ответить всем» (reply all), переместите адресатов, которым все это больше неинтересно, в раздел «скрытая копия». И обязательно напишите об этом в теле письма. Вам будут только благодарны — в почтовом ящике собеседника станет на одну нерелевантную позицию меньше.

7. Не кричите. Если у вас потребность высказаться эмоционально — делайте это лично. 

Это куда лучше, ЧЕМ ПИСАТЬ ГНЕВНЫЕ ПИСЬМА КАПСОМ!!!!1

8. Отслеживайте статус переписки. 

Если вы отправляете письмо, которое предполагает действие или реакцию, добавляйте себя в копию и пометьте письмо от самого себя. Это позволит легко отследить статус выполнения письма. Если вам не отвечают, просто перешлите первоначальное письмо адресату и добавьте ненавязчивый вопрос типа «Ну как?».

9. Помогите себе найти нужную информацию в будущем. 

Если вы считаете, что какая-либо информация из электронного письма пригодится вам в будущем, этот совет вам пригодится: перешлите себе письмо и добавьте в него несколько ключевых слов, которые помогут в будущем его опознать. Подумайте, какие именно слова помогут найти нужную информацию. Кстати, этот подход будет полезен не только в электронной переписке, но и при документообороте.
Например, Розенберг сканирует документы своей семьи и отправляет себе на электронную почту с ключевыми словами. Так, если какой-либо документ потеряется, поиски копии его не займут много времени.

Теги

Этикет деловой переписки по электронной почте: правила

Электронные письма давно вытеснили по значимости бумажные. Важно понимать, что даже в электронном варианте переписка должна носить деловой характер. Это проявление уважения к партнеру, которое может стать важным фактором формирования долгосрочных отношений. Подробнее о том, что собой представляет этикет деловой переписки по электронной почте, мы и поговорим в нашей статье.

Зачем нужна

Нередко сотрудники путают дружеское общение с деловой перепиской и, общаясь на рабочие темы, используют жаргон и разговорную лексику, которая в работе недопустима. Электронная переписка зря считается более неформальной, в сравнении с бумажной. Она точно так же может стать основанием для разрыва отношений с компанией и даже быть свидетельством в судебных делах.

Ошибки в электронной переписке могут стать основанием для разрыва отношений с компанией.

Электронная переписка должна строиться по определенным правилам. Их соблюдение призвано показать партнеру компетентность человека и его настрой на серьезную работу. Современный менеджер просто обязан усвоить особенности деловой переписки, чтобы поднять свой культурный уровень и улучшить имидж. А это, в свою очередь, положительным образом отразится и на репутации всей компании.

Правила

Существует определенный свод правил, который помогает соблюдать этику деловой переписки в цифровом пространстве. Это следующие правила:

  1. Не допускать грамматических ошибок и опечаток. Мессенджеры оснащены автоматическими редакторами, поэтому писать правильно стало проще. Помните, что каждая ошибка будет с отрицательной стороны характеризовать пишущего письмо, выдаст неграмотного человека, который аналогично относится и к работе.
  2. Текст должен быть легко читаемым, поэтому нужно его разбивать на абзацы и законченные смысловые блоки, а не отправлять сплошным полотном.
  3. Если у компании есть определенный шаблон стиля письма, сотрудники должны его придерживаться.
  4. Электронная почта компании используется только для работы. Если использовать ее и для личных переписок, это не только отвлекает от важных дел, но и может привести к недоразумениям. Можно случайно отправить деловому партнеру сообщение для частного лица, что принесет серьезные проблемы имиджу.
  5. Важно понимать, что требуется добиться от клиента или партнера, и исходя из этого писать текст. Формулировать послание нужно четко и в максимально сжатой форме. У адресата после прочтения не должно остаться ощущения двусмысленности (например, вы много рассказываете о товаре, но забываете упомянуть, что его можно приобрести по специальной цене, хотя целью письма было уведомление партнера о новой акции).
  6. Строку «тема» не нужно оставлять незаполненной. Ведь тот, кто просматривает свою рабочую почту, начинает знакомство с письмом именно с темы. Если она не указана, текст может быть сразу отправлен в корзину, усилия по написанию интересного коммерческого предложения пойдут прахом. В теме должна быть указана короткая фраза, точно отражающая суть вашего обращения. Обманывать в теме (например, указать в теме специальные цены на услугу, хотя в сообщении ни о каких специальных ценах речи нет) только ради того, чтобы письмо прочитали, не стоит. Результата все равно не будет.
  7. Показать уважительное отношение к человеку. Поэтому начинать писать следует всегда с приветствия, по возможности обращаясь к человеку по имени и отчеству. Окончание приветствия будет зависеть от назначения послания. Так, если оно будничное и незначимое, после имени и отчества можно поставить запятую и продолжить текст. Если же оно серьезное и значимое, в конце имени лучше поставить восклицательный знак.
  8. Минимальное количество слов и максимально возможная передача информации. Существует так называемое золотое правило деловой цифровой переписки, которое гласит: «В одном письме должна содержаться одна тема». Не перегружайте послание лишней информацией. Для другого предложения напишите другое письмо.
  9. Перед отправкой письма всегда внимательно перечитывайте его. Такое прочитывание позволит увидеть все неточности и ошибки, которые нужно убрать и исправить.
  10. Этикет переписки гласит, что на все электронные письма надо обязательно отвечать. Даже если письмо не имеет большой важности и не хочется на него реагировать. Нет необходимости отвечать только на откровенный спам.

На все электронные письма надо обязательно отвечать.

В заключение

Этика деловой переписки по электронной почте всегда характеризует профессионализм менеджера и компании в целом. Поэтому каждому сотруднику фирмы, который стремится к карьерному росту и уважению партнеров, стоит овладеть навыками переписки с использованием электронной почты. Эти правила выполнять не так сложно, тем более, со временем они дойдут до автоматизма.

Стоит напоследок отметить, что этика в переписке – это не только способ показать свое уважение к партнеру и компетентность, но и отличный рабочий инструмент, который сделает деловое общение эффективным и результативным.

100 золотых правил деловой email-переписки — Студия Дениса Каплунова

В прошлый раз мы с вами поделились правилами составления деловых официальных печатных писем, а также различными устоявшимися этическими нормами.

Можете освежить эту информацию в памяти, прочитав статью «50 золотых правил деловой переписки».

Когда мы начинаем говорить о деловой переписке, следует обращать внимание на факт, что в последнее время она все больше переходит в электронный формат. Ведь сегодня скорость общения — один из неотъемлемых атрибутов успешного сотрудничества.

Поэтому, я решил выделить в отдельной статье правила деловой переписки именно в электронном формате посредством e-mail. И тогда вопрос деловой переписки мы закроем полностью. Чем-то информация в обеих статьях может пересекаться, мне просто хочется, чтобы каждый отдельный чек-лист выглядел полноценным и оконченным.

 

 

Итак, встречайте 100 золотых правил деловой email-переписки:

 

  1. Разработайте корпоративный шаблон в своем фирменном стиле и определите для себя виды и формы писем деловой переписки — это придаст вашему обращению официальности.
  2. Ширина корпоративного шаблона должна находиться в пределах 500-650 пикселей.
  3. Всегда имейте ввиду, что ваше письмо может быть прочтено на мобильном устройстве — оптимизируйте свой корпоративный шаблон по соответствующим требованиям.
  4. Официальные электронные письма не должны быть «креативными.
  5. Поработайте над своим корпоративным email-адресом — никаких “kisonka”, “bomberman” и прочих прозвищ.
  6. Наиболее оптимальная форма адреса — [email protected]
  7. Почтовые адреса, начинающиеся с [email protected], [email protected], [email protected], [email protected], [email protected] и т.д. — не особо вызывают доверия при личной деловой переписке.
  8. Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод».
  9. Аналогично, официальное электронное письмо должно предусматривать только одно целевое действие.
  10. Перед отправлением убедитесь, что существующий e-mail принадлежит нужному вам человеку, а не другому сотруднику компании получателя.
  11. Всегда заполняйте «тему письма».
  12. Старайтесь, чтобы тема письма не превышала в объеме 50 символов — так она точно будет полностью отображаться и на мобильных устройствах.
  13. Цель и предмет вашего письма уже должны просматриваться при изучении «темы письма».
  14. Не используйте темы письма с одним словом («привет», «вопрос», «ответ», «информация» и т.д.).
  15. Всегда заполняйте предзаголовок (preheader).
  16. Официальное письмо (бланк, подпись, печать) можно отправить в сканированном виде с корпоративного почтового ящика.
  17. Если получатель ждет письмо от вас, не стоит возлагать эту миссию на подчиненного — соблюдайте «статусность» общения.
  18. Подбирайте хорошо читабельный шрифт (для электронных писем оптимальный вариант — 14 кегль), избегайте фрагментов текста в мелком шрифте — при этом используйте стандартные шрифты, не занимайтесь экспериментами.
  19. Всегда здоровайтесь в тексте с получателем письма.
  20. В современной практике официальной email-переписки допускается использование неполных имен, например «Здравствуйте, Юля!» вместо «Здравствуйте, Юлия!». Также можно отходить от использования отчества при обращении.
  21. Обращайтесь к получателю письма по имени не только во время приветствия.
  22. Если получателей несколько — обращайтесь не к конкретному человеку, а ко всем: «господа», «друзья», «партнеры», «коллеги» и т.д.
  23. Трижды проверяйте название компании, должность и ФИО получателя.
  24. При обращении к получателю точно определяйте его пол, не нужно баловаться с вариантом в стиле «Уважаемый(ая)…».
  25. Неформальное общение оставьте для личной переписки.
  26. Не лишним в начале письма будет упомянуть, где и при каких обстоятельствах вы познакомились с получателем.
  27. Легкий комплимент в начале email-письма — сильный ход.
  28. Если получатель просил вас написать ему письмо — так и сообщите в самом начале.
  29. Отвечая на письмо, используйте опцию «Ответить», чтобы в теме письма появилась приставка «Re:» и сохранилась история переписки.
  30. Написание слов прописными (заглавными) буквами в официальных документах — нетактичный поступок.
  31. Восклицательный знак — враг официальной деловой переписки.
  32. К конкретному человеку принято обращаться на «Вы», если у письма несколько получателей — используйте «вы».
  33. Даже если получатель — ваш хороший друг, в официальной переписке не принято показывать «панибратство».
  34. Если ваше письмо — ответ на другое письмо, упомяните об этом в самом начале.
  35. Когда отвечаете на письмо, всегда поблагодарите отправителя, например: «Сергей, спасибо за Ваше письмо».
  36. Никогда не отвечайте недовольством на «недовольное» письмо, не отвечайте агрессией на агрессию.
  37. Если информация в вашем письме представляет особую важность — пометьте его специальным «флажком».
  38. Длинные письма никто не любит читать; старайтесь вложиться в «один экран»; по правилам e-mail переписки в одном письме всю суть можно изложить в 6-7 предложениях.
  39. Электронное письмо должно быть по объему в два раза короче, чем такое же, написанное на бумаге.
  40. Не пишите в следующих тонах — излишне уверенный, приказной, умоляющий и угрожающий.
  41. Если вы пишете первое «холодное» письмо конкретному человеку, и вы еще не знакомы, обязательно сообщайте, откуда у вас адрес этого человека.
  42. Классическая структура официального e-mail письма предусматривает три элемента: краткая вводная часть (причины и цель письма), основная часть (суть и главная мысль обращения), заключительная часть (указания, выводы, просьбы, предложения, информация о желаемом действии и т.д.).
  43. Никто не запрещает в деловом письме использовать подзаголовки, четко выделяющие структуру письма.
  44. Пишите так, чтобы абзац не превышал 3-4 строк.
  45. Используйте широкие поля, не сильно большой разрыв между строками, между абзацами — пустую строку.
  46. Длина одной строки должна находиться в диапазоне 60-80 символов.
  47. Выравнивайте свой корпоративный шаблон по центру экрана.
  48. Перечисления помещайте в нумерованные и маркированные списки.
  49. В электронных письмах количество элементов в списках должно находиться в диапазоне 3-7 позиций.
  50. Не используйте интернет-сленг (типа «Доброго времени суток») и не украшайте письмо смайликами.
  51. В деловых email-письмах нет места жаргонизмам, народному сленгу, анекдотам (как и любому другому юмору), афоризмам, пословицам и даже метафорам.
  52. Старайтесь не использовать слова иностранного происхождения — заменяйте их русскими синонимами.
  53. Будьте осторожны с сокращениями и аббревиатурами — читатель должен их понимать.
  54. Email-письмо — показатель вашей краткости. Поэтому, если вы размышляете, что ставить — запятую или точку, отдайте предпочтение точке.
  55. Выделяйте важную мысль текста полужирным шрифтом — только не злоупотребляйте.
  56. Не выделяйте слова подчеркиванием — читатель их может перепутать со ссылкой.
  57. В ответном письме приветствуется использование лексики первого письма.
  58. Страдательный (пассивный) залог уместен только в очень официальной переписке, если письмо по своему стилю должно формировать лояльность и передавать заинтересованность — используйте действительный залог (активный).
  59. При ответе на конкретное письмо, можете цитировать отправителя — это позволит ему вспомнить нужные вам моменты.
  60. Никогда не указывайте в электронном письме деликатную и конфиденциальную информацию — потому что ваш текст может случайно оказаться в руках «не того человека».
  61. В email-письмах принято использовать три варианта изложения— от частного к общему, от общего к частному, и подача сведений в хронологическом порядке.
  62. Помните, что изображения лучше прилагать, а не использовать в теле письма, так как они могут быть отключены у получателя; если используется шаблон — письмо должно хорошо читаться даже при отключенном показе изображений.
  63. Откажитесь от фоновых изображений, они часто блокируются почтовыми программами.
  64. Не превращайте письмо в «Мурзилку», не нужно баловаться цветными шрифтами.
  65. Визуально в дизайне письма должно быть не больше трех основных цветов.
  66. Сократите до минимума использование различных графических спецэффектов (тени, свечения, градиенты и т.д.).
  67. Для отображения и показа ссылки используйте привычный синий цвет.
  68. Основные ссылки должны быть в левой части письма, чтобы правша, читая письмо с телефона (который держит в правой руке), мог по ним легко нажать.
  69. В финальной части электронного письма принято указывать информацию о дальнейших действиях.
  70. Не употребляйте в завершающей стадии слова и фразы, которые можно посчитать манипуляциями («надеемся на взаимовыгодное сотрудничество», «заранее спасибо за ответ», «будем ждать вашего ответного письма» и т.д.).
  71. Если вам нужно отправить громоздкое по количеству текста письмо — лучше разбейте его на две части, а в тексте первой части сделайте анонс, что ждет получателя в следующем письме.
  72. В деловой e-mail переписке нежелательно использовать постскриптум.
  73. В конце письма (а именно в «подписи») указывайте свою контактную информацию — и предоставляйте данные, по которым вы очень быстро отвечаете безо всяких секретарей.
  74. Нежелательно указывать несколько номеров телефонов и электронных адресов, оставляйте только те контакты, по которым именно вы сразу отвечаете.
  75. Подпись желательно начинать с шаблонных, но вежливых фраз «С уважением» или «С искренними пожеланиями»; варианты в стиле «Искренне Ваш» в деловой переписке недопустимы.
  76. Добавление в подпись своей фотографии говорит о вашей открытости, только подбирайте удачные фотографии, «паспортные шедевры» никого не интересуют.
  77. Тщательно проверьте текст письма на ошибки и опечатки.
  78. Нежелательно в тексте электронного письма указывать информацию, которую можно поместить в приложениях.
  79. Если к вашему электронному письму имеются приложения — обязательно в тексте основного письма о них скажите и сообщите, какая информация там находится.
  80. Не отправляйте файлы без сопроводительного письма.
  81. В тексте письма должна быть информация о каждом приложении — краткое и понятное пояснение.
  82. Название файла в приложении должно соответствовать его названию в основном письме.
  83. Если приложение к письму большое по объему — не стоит перегружать сервер получателя, отправьте в поле письма ссылку на скачивание файла.
  84. Приложения с расширением .exe (или другие «программные» форматы) по электронной почте отправлять не нужно.
  85. По правилам делового этикета не принято отправлять электронные письма в выходные и праздничные дни, в первой половине понедельника, а также после обеда в пятницу.
  86. Отвечайте на письма быстро — в деловой среде принято отвечать в течение 3-х часов, максимум — в течение дня.
  87. Отвечайте на письма развернуто — это очень хорошо показывает ваши отличные деловые качества.
  88. Даже если в письме отправитель Вам задает вопрос, предусматривающий ответ «да» или «нет» — в официальной переписке принято сообщать причину своего решения.
  89. По правилам этикета, если одно письмо переросло в переписку, то ее завершает человек, который был инициатором общения.
  90. Если у вас с получателем целая переписка и на разные темы — отвечайте на нужное письмо в соответствии с конкретным обсуждением.
  91. Если в письме вы отвечаете на несколько вопросов — дублируйте или цитируйте вопрос, а потом давайте на него ответ.
  92. Перед тем, как отправить ответное письмо, убедитесь, что вы ответили на все поставленные вопросы.
  93. Никогда не отказывайте в жесткой форме, смягчайте эффект.
  94. Если вы отправились в отпуск — на забудьте в своей почтовой программе настроить «автоответ при отсутствии»; при этом указывайте в таком письме контактные данные человека, который вас замещает (при условии, что он уполномочен решать необходимые вопросы).
  95. Старайтесь всю необходимую информацию по теме обсуждения отправить в одном письме; это не сильно хорошо, когда с интервалом в несколько минут получатель видит от вас еще одно письмо, начинающееся с фразы, например: «Простите, забыл сказать…».
  96. Информируйте отправителя, что вы получили его письмо, а также сообщайте, когда ему ожидать ваш ответ — это хорошая тактика, сразу располагающая к вам собеседника.
  97. Не используйте автоматически настроенное информирование о получении письма. Все-таки переписка — дело личное, а письмо «Ваше письмо получено, отвечу в самое ближайшее время» говорит о шаблонности и полностью лишено конкретики.
  98. В электронном письме не делитесь чужой информацией без ссылки на источник.
  99. Никогда не давайте электронный адрес другого человека без согласования и предупреждения.
  100. Если вы со временем поняли или выяснили, что отправили письмо с неточной, устаревшей или недостоверной информацией — отправьте вдогонку новое письмо, извинитесь и сообщите актуальные правильные сведения.

И последнее — поднимите письма, которые вы получали от других людей (компаний). Изучите их и обратите внимание на моменты, которые лично у вас вызвали негодование. Старайтесь в своих письмах не использовать такие шероховатости.

При перепосте этой статьи просим указывать ссылку на первоисточник. Это наш официальный документ в электронном виде. Если он «один в один» появится от вашего имени (имени компании, сообщества и т.д.) — подумайте, какое он тогда сформирует о вас впечатление…

 

Желаем, чтобы ваши новые email-письма помогали формировать серьезное впечатление и вызывать доверие.

И да, если вашей компании нужен пакет email-писем для официальной переписки (запросы, извещения, уведомления и т.д.) — мы готовы его для вас подготовить на самом высоком и серьезном уровне. Их можно будет смело отправить хоть Президенту.

P.S. Ваша Студия Дениса Каплунова — поделились «фишками» мы снова.

Понравилось? Поделитесь с друзьями!

15 правил этикета для электронной переписки, которые должен знать каждый профессионал

Работники тратят, в среднем, около четверти рабочей недели, прочесывая сотни электронных писем.

Несмотря на то, что мы уже успели прилипнуть к своим кнопкам «Ответить», карьерный коач Барбара Пэчтер говорит, что масса профессионалов до сих пор не знает, как уместно пользоваться электронной почтой.

Из-за явного и чрезмерного шума писем, которые мы читаем и пишем, мы можем быть склонны совершать неловкие ошибки, которые могут иметь серьезные последствия.

Пэчтер рассказывает об основных принципах современного этикета электронной переписки в своей книге «Основы делового этикета». Мы собрали самые основные правила, которые вам следует знать.

1. Пишите чёткую и понятную тему письма

Примерами хороших тем письма являются: «Дата совещания изменена», «Быстрый вопрос по поводу вашей презентации» или «Советы по поводу предложения».

«Люди зачастую принимают решение о том, открывать письмо или нет, основываясь на его теме», — говорит Пэчтер. «Выбирайте тему, которая даст читателям знать о том, о каких вопросах или деловых проблемах в нём будет идти речь».

2. Используйте профессиональный электронный адрес

Если вы работаете на компанию, то вы должны использовать корпоративный электронный адрес. Но, если вы используете личный аккаунт электронной почты – не важно, являетесь ли вы фрилансером или используете её для личной переписки – вы должны быть осторожны в выборе адреса, говорит Пэчтер.

Вы всегда должны иметь электронный адрес, который содержит ваше имя, чтобы получатель знал, кто конкретно присылает ему письмо. Никогда не используйте электронные адреса (возможно, оставшиеся со времен вашего выпускного класса), которые являются неуместными для рабочих вопросов, вроде «[email protected]…» или «[email protected]…» — вне зависимости от того, как сильно вы любите холодное пиво.

3. Подумайте дважды, прежде чем нажать на кнопку «ответить всем»

Никто не хочет читать электронные письма от 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения. Игнорировать электронные письма бывает сложно, учитывая, как много людей получают уведомления о новых сообщениях на своих смартфонах или при помощи всплывающих окон на их компьютерах. Воздержитесь от нажатия кнопки «ответить всем», если вы не уверенны до конца, что все люди в списке должны получить ваше электронное письмо, говорит Пэчтер.

4. Включайте блок подписи

Предоставляйте читателям немного информации о себе, рекомендует Пэчтер. «В основном, подпись должна включать в себя ваше полное имя, должность, название компании и вашу контактную информацию, включая ваш телефонный номер. Вы также можете добавить туда немного рекламы для себя, но не переусердствуйте с какими-либо высказываниями или иллюстрациями».

Используйте один и тот же шрифт, размер и цвет, как и у остального текста электронного письма, говорит она.

5. Используйте профессиональные приветствия

Не используйте просторечные, разговорные приветствия, вроде «Привет, ребята», «Здорово», «Привет, народ».

«Расслабленная природа наших писем не должна влиять на приветствие в электронном письме», — говорит она. «Привет – это очень неформальное приветствие и в большинстве случаев его не стоит использовать на рабочем месте. Слово ‘здорово’ тоже не совсем подходит. Используйте ‘здравствуйте’ или ‘добрый день’ вместо них».

Также она советует не пользоваться сокращенными вариантами имён. Лучше скажите: «Здравствуйте, Майкл», если вы не знаете, что он действительно предпочитает, чтобы его называли «Майк».

6. Не злоупотребляйте восклицательными знаками

Если вы решили воспользоваться восклицательным знаком, то используйте его лишь в тех случаях, когда хотите передать своё волнение, говорит Пэчтер.

«Иногда люди слишком увлекаются и ставят массу восклицательных знаков в конце предложения. В результате письмо может стать слишком эмоциональным или инфантильным», — пишет она. «Во время письма восклицательные знаки следует использовать с большой осторожностью».

7. Подходите к юмору с осторожностью

Юмор может запросто потерять свой изначальный смысл без правильного выражения лица. В профессиональной переписке лучше оставить юмор за границами, если вы точно не уверены, что получатель письма правильно воспримет вашу шутку. Кроме того, фраза, которая может казаться вам смешной, не обязательно покажется смешной другому человеку.

8. Помните, что люди из разных культур говорят и пишут по-разному

Недопонимание может запросто возникнуть на почве культурных различий, особенно в письменной форме, когда мы не можем наблюдать язык тела своего собеседника. Постарайтесь подгонять свои сообщения под культурную платформу получателя, насколько хорошо вы её знаете.

Хорошее правило, которое следует держать в голове, по мнению Пэчтер, заключается в том, что в культурах, где принято общаться лично (японская, арабская или китайская), люди хотят предварительно познакомиться с вами, прежде чем иметь с вами какие-то дела. Отсюда следует и тенденция деловых людей из этих стран быть более личными в своих письмах. С другой стороны, люди из культур, где более распространены электронные переписки (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают максимально быстро переходить к основной теме.

9. Отвечайте на ваши электронные письма – даже если оно было предназначено не для вас

Отвечать на абсолютно все полученные электронные письма может быть сложно, но вы точно должны попытаться, говорит Пэчтер. Этот совет включает в себя случайно присланные электронные письма, которые были предназначены не вам, особенно если отправитель ожидает ответа. Ответ на письмо не является обязательным, но такой шаг соответствует духу этикета электронных переписок, особенно если отправитель письма работает в той же компании или в той же сфере, что и вы.

Вот пример ответа на такое письмо: «Я знаю, что вы были очень заняты, но я не думаю, что это письмо предназначалось мне. И я хотел сообщить вам об этом, чтобы вы могли отправить это письмо нужному человеку».

10. Перечитывайте каждое сообщение

Ваши ошибки не останутся незамеченными получателями вашего электронного письма. «И, в зависимости от получателя, вы можете быть подвергнуты осуждению за эти ошибки», — говорит Пэчтер.

Не полагайтесь на орфографическую проверку. Читайте и перечитывайте ваши электронные письма по несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять их.

«Один из моих руководителей хотел написать мне ‘Простите за беспокойство’», — говорит Пэчтер. «Но он положился на проверку орфографии во встроенном редакторе, что в итоге привело к тому, что он написал мне ‘Простите за недержание’».

11. Добавляйте электронный адрес в последнюю очередь.

«Вы явно не хотите, чтобы ваше письмо случайно отправилось человеку, прежде чем вы закончите писать его и проверите его на ошибки», — говорит Пэчтер. «Даже когда вы отвечаете на чье-то письмо, хорошей мерой предосторожности будет удалить адрес получателя и вставить его только тогда, когда вы будете уверенны в том, что письмо готово к отправке».

12. Дважды проверьте, что вы выбрали правильного получателя.

Пэчтер советует уделять огромное внимание тому, как вы пишите имя получателя в вашей адресной книге в строке «Кому». «Очень легко вписать неправильное имя, что может смутить как вас, так и человека, который получит это письмо по ошибке».

13. Используйте классические шрифты

Фиолетовый Comic Sans имеет своё место и время (а имеет ли?), но для деловой переписки лучше выбирать классические шрифты, цвета и размеры шрифта.

Главное правило: ваши электронные письма должны легко читаться другими людьми.

«В основном, лучше всего отдать предпочтение размеру шрифта в 10-12 пунктов и хорошо читаемый шрифт, вроде Arial, Calibri или Times New Roman», — рекомендует Пэчтер. В качестве цвета чёрный будет самым безопасным выбором.

14. Следите за своим тоном.

Точно так же как в процессе написания могут теряться шутки, ваша внутренняя интонация может быть неправильно истолкована без контекста, начиная с вашего голоса и заканчивая выражением лица. Соответственно, становится гораздо проще показаться более резким, чем вы сами хотели. Вы имели в виду «напрямую», а они прочитали как «зло и кратко».

Чтобы избежать недопониманий, Пэчтер рекомендует читать ваши письма вслух, прежде чем нажимать на кнопку отправки. «Если вам кажется, что какая-то фраза звучит слишком резко, то она покажется резкой и читателю вашего письма», — говорит она.

Для ещё более достойного результата постарайтесь отказаться от использования однозначно негативных слов («провал», «неправильно» или «пренебрежительно») и всегда говорите «спасибо» и «пожалуйста».

15. Ничто не остается конфиденциальным – поэтому пишите соответственно

Всегда помните то, что, по всей видимости, забыл бывший директор ЦРУ Дэвид Петраэус, предупреждает Пэчтер: Каждое электронное письмо оставляет свои следы.

«В качестве базового правила следует помнить, что другие люди могут увидеть то, что вы пишете», — говорит она. «Поэтому не пишите о вещах, о которых вам бы не хотелось рассказывать другим людям». Если говорить более свободно: не пишите ничего, что может навредить вам или другим людям. В конце концов, электронные письма невероятно легко переслать, поэтому лучше следовать базовым мерам безопасности, а не извиняться в дальнейшем.

businessinsider.com, перевод: Артемий Кайдаш

Деловая переписка по электронной почте – примеры

Когда мы пишем письмо другу или родственнику, то можем не обращать внимания на ошибки и знаки препинания, как угодно сокращать слова, использовать сленг. Главное, чтобы было понятно, о чем речь. А вот если мы пишем незнакомому или малознакомому человеку и хотим получить от него ответ, то следует учитывать некоторые правила.

 

Правила общения

1. Всегда указывайте тему письма.

Поле «Тема» должно быть заполнено в любом случае и очень желательно, чтобы оно соответствовало содержанию сообщения.

Хотите вы, например, записаться на консультацию пятого марта, так и напишите: «Запись на консультацию (05.03)».

2. При ответе на письмо сохраняйте историю переписки.

Когда вы получаете от кого-то письмо, то на него можно ответить тремя способами:

  1. Скопировать адрес отправителя и написать ему новое письмо.
  2. Нажать на специальное поле для ответа внизу сообщения.
  3. Использовать кнопку «Ответить».

 

При деловой переписке отвечать следует третьим способом, то есть нажать на кнопку «Ответить». Откроется новое письмо, повторяющее то, которое вы получили. Тема такая же, только с приставкой «Re:», изначальный текст полностью процитирован.

Это общепринятая форма ответа и вы в ней ничего не должны менять. Свой ответ нужно печатать перед процитированным текстом. Это делается для того, чтобы каждый участник беседы в любой момент мог вспомнить, о чем шла речь.

3. Всегда здоровайтесь и обращайтесь к собеседнику на «вы».

Любое сообщение следует начинать с приветствия. И лучше, если оно будет индивидуальным. Если уместно, называйте собеседника по имени, в противном случае – по имени и отчеству.

Заканчивать письмо желательно конструкцией: С уважением, … (имя/фамилия или имя/отчество).

Например: Здравствуйте, Алексей Петрович. Отправьте, пожалуйста, договор Ивану Михайловичу. С уважением, Илья Кривошеев

4. Отвечайте как можно быстрее.

Чем раньше вы ответите на сообщение, тем лучше. Идеально – в течение нескольких часов. Но допустимо и в течение нескольких суток. Чем дольше тянете с ответом, тем хуже это сказывается на репутации.

Содержание письма

Что касается текста сообщения, то при его написании тоже следует руководствоваться некоторыми правилами.

Пишите конкретно, но подробно

Не заставляйте собеседника догадываться, что вы имели в виду. Если проблема неочевидна, опишите ее как можно подробнее: как получили тот результат, который имеете, чего именно хотите достичь и что требуется от собеседника.

Но это вовсе не означает, что нужно указывать все детали в мельчайших подробностях. Опустите лишнее – цените время другого человека.

Старайтесь писать кратко и по делу

Не нужно, например, рассказывать о том, как поживает ваша жена, теща и прочие родственники.

Что касается размера, то в идеале – один «экран» (без прокрутки). Максимум – размер текста, умещающийся на листе формата А4.

Руководствуйтесь здравым смыслом и правилами приличия

Будьте вежливы, внимательны, благодарите за письма и уделенное время.

Чего делать категорически НЕЛЬЗЯ

1. Злоупотреблять знаками препинания.

Вполне достаточно одного восклицательного или вопросительного знака. Не следует их дублировать. Также не следует злоупотреблять многоточием.

Пример «плохого» письма:

2. Использовать разные шрифты, размер и цвет букв.

Почтовые сайты и программы позволяют менять эти параметры. Можно выбрать необычный шрифт, увеличить или уменьшить буквы, раскрасить текст в разные цвета. Но в деловой переписке это неуместно!

Лучше вообще ничего не менять и оставить всё так, как оно указано по умолчанию. Единственное, что допустимо, это выделить некоторые слова полужирным или курсивным начертанием. Но только если это необходимо!

Пример «плохого» письма:

3. Вставлять смайлики-картинки.

Веселые и грустные рожицы, цветочки и сердечки оставьте для личной переписки. В деловых письмах лучше не использовать смайлики – ни текстовые, ни картинки.

Пример «плохого» письма:

4. Печатать текст заглавными буквами.

Печатать текст большими буквами в интернете считается дурным тоном. Это касается как деловой переписки, так и личной, а также общения в социальных сетях, в скайпе, на форумах и в других местах. Причем это касается как всего текста, так и отдельных слов.

За заглавные буквы отвечает клавиша клавиатуры Caps Lock. То есть, если у вас все буквы набираются большими, нужно просто нажать на нее один раз и отпустить.

Тем более не печатайте большими буквами «Тему» письма — это верх неуважения!

На заметку. Печать отдельных слов и всего текста заглавными буквами воспринимается как крик. А крик – это агрессия, что выходит за рамки культурной переписки.

Если вам очень надо что-то выделить в тексте, лучше сделайте это при помощи полужирного или курсивного начертания.

И еще очень желательно избегать в теме письма слов «Срочно», «Важно» и других, выражающих нетерпение.

Грамотность

Не следует относиться к этому слишком строго, но в своих письмах старайтесь писать грамотно. Несколько простых советов:

  • Каждое предложение должно начинаться с большой буквы. Чтобы ее набрать, удерживайте клавишу Shift.
  • В конце каждого предложения должна стоять точка. В русской раскладке клавиатуры она находится в нижнем ряду справа (перед Shift).
  • Для печати запятой удерживайте Shift и нажмите клавишу с точкой.
  • Не ставьте пробел перед запятой или точкой. Пробел должен быть после них.

 

И еще один совет для тех, кто хоть чуть-чуть умеет пользоваться текстовым редактором Word (Writer). Напечатайте сначала письмо в этой программе. Она подчеркнет красной линией ошибки и, нажав по такому слову правой кнопкой мышки, его можно исправить.

Готовый текст скопируйте и вставьте в поле для письма. Но перед вставкой следует отключить форматирование, чтобы он добавился без оформления из программы Word (Writer).

В почте mail.ru для этого нужно нажать на надпись «Убрать оформление» вверху.

В Яндекс.Почте – кнопку «Отключить оформление» справа.

После вставки оформление можно снова включить.

Автор: Илья Кривошеев

15 правил этикета электронной почты, которым должен следовать каждый профессионал

Средний сотрудник в США тратит около четверти рабочей недели, просматривая сотни электронных писем, которые мы все отправляем и получаем каждый день.

Но, несмотря на то, что мы приклеены к кнопкам ответа, карьерный тренер Барбара Пачтер говорит, что многие профессионалы все еще не знают, как правильно использовать электронную почту.

Фактически, из-за огромного количества сообщений, которые мы читаем и пишем каждый день, мы можем быть более склонными к досадным ошибкам, и эти ошибки могут иметь серьезные профессиональные последствия.

Пачтер излагает основы современного этикета электронной почты в своей книге The Essentials of Business Etiquette . Мы выделили самые важные правила, которые вам нужно знать.

Вивиан Джианг и Рэйчел Шугар внесли свой вклад в более ранние версии этой статьи.

1. Включите ясную и прямую строку темы.

Примеры хорошей темы: «Дата встречи изменена», «Быстрый вопрос о вашей презентации» или «Предложения по предложению».«

» Люди часто решают, открывать ли электронное письмо на основе темы, — говорит Пахтер. «Выберите тот, который позволит читателям узнать, что вы решаете их проблемы или деловые вопросы».

2. Используйте профессиональный адрес электронной почты.

Если вы работаете в компании, вы должны использовать адрес электронной почты вашей компании. Но если вы используете личную учетную запись электронной почты — независимо от того, работаете ли вы на себя или просто любите время от времени использовать ее для служебной переписки, — вам следует быть осторожными при выборе этого адреса, — говорит Пахтер.

У вас всегда должен быть адрес электронной почты, на котором указано ваше имя, чтобы получатель точно знал, кто отправляет письмо. Никогда не используйте адреса электронной почты (возможно, остатки школьных дней), которые не подходят для использования на рабочем месте, такие как «babygirl @ …» или «beerlover @ …» — независимо от того, насколько вы любите холодный напиток.

3. Подумайте дважды, прежде чем нажимать «Ответить всем».

Никто не хочет читать электронные письма от 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения. Игнорировать электронные письма может быть сложно, поскольку многие люди получают уведомления о новых сообщениях на свои смартфоны или отвлекают всплывающие сообщения на экранах своих компьютеров.«Не нажимайте« Ответить всем », если вы действительно не думаете, что все в списке должны получить электронное письмо», — говорит Пахтер.

4. Добавьте блок подписи.

Предоставьте вашему читателю некоторую информацию о вас, предлагает Пачтер. «Как правило, это будет содержать ваше полное имя, должность, название компании и вашу контактную информацию, включая номер телефона. Вы также можете добавить немного рекламы для себя, но не переусердствуйте с какими-либо высказываниями или произведениями искусства».

Используйте тот же шрифт, размер шрифта и цвет, что и в остальном письме, — говорит она.

5. Используйте профессиональные приветствия.

Не используйте непринужденные разговорные выражения вроде «Привет, ребята», «Йо» или «Привет, ребята».

«Расслабленный характер наших писем не должен влиять на приветствие в электронном письме», — говорит она. «Привет — это очень неформальное приветствие, и, как правило, его не следует использовать на рабочем месте. И Йо тоже не в порядке. Вместо этого используйте Привет или Привет ».

Она также не советует сокращать чье-либо имя. Скажите «Привет, Майкл», если вы не уверены, что он предпочитает, чтобы его называли «Майк».»

6. Умеренно используйте восклицательные знаки.

Если вы решите использовать восклицательный знак, используйте только один, чтобы передать волнение, — говорит Пахтер.

«Люди иногда увлекаются и ставят несколько восклицательных знаков в конце своих предложений. Результат может показаться слишком эмоциональным или незрелым», — пишет она. «Восклицательные знаки следует использовать умеренно в письменной форме».

7. Будьте осторожны с юмором.

Юмор легко потеряется при переводе без правильного тона или мимики.В профессиональном обмене лучше не использовать юмор в электронных письмах, если вы хорошо не знаете получателя. Кроме того, то, что вы считаете смешным, может не показаться смешным кому-то другому.

Пахтер говорит: «Что-то, что воспринимается как смешное, когда произносится, может выглядеть совсем иначе, когда написано. Если есть сомнения, оставьте это в стороне».

8. Знайте, что люди из разных культур говорят и пишут по-разному.

Непонимание может легко произойти из-за культурных различий, особенно в письменной форме, когда мы не можем видеть язык тела друг друга.Адаптируйте свое сообщение к культурному фону получателя или тому, насколько хорошо вы его знаете.

Хорошее правило, которое следует иметь в виду, говорит Пачтер, заключается в том, что культуры с высоким контекстом (японская, арабская или китайская) хотят узнать вас лучше, прежде чем вести с вами дела. Поэтому деловые партнеры из этих стран могут быть более личными в своих трудах. С другой стороны, люди из культур с низким уровнем контекста (немецкая, американская или скандинавская) предпочитают очень быстро переходить к делу.

9.Отвечайте на свои электронные письма, даже если они предназначены не для вас.

Трудно отвечать на каждое электронное сообщение, когда-либо отправленное вам, но вы должны попытаться это сделать, говорит Пактер. Это включает в себя случай, когда электронное письмо было отправлено вам случайно, особенно если отправитель ожидает ответа. В ответе нет необходимости, но он служит хорошим почтовым этикетом, особенно если этот человек работает в той же компании или отрасли, что и вы.

Вот пример ответа: «Я знаю, что вы очень заняты, но не думаю, что вы хотели отправить мне это письмо.И я хотел сообщить вам, чтобы вы могли отправить его нужному человеку ».

10. Корректируйте каждое сообщение.

Ваши ошибки не останутся незамеченными получателями вашего письма. «И, в зависимости от получателя, вас могут судить за их изготовление», — говорит Пахтер.

Не полагайтесь на средства проверки правописания. Прочтите и перечитайте свое письмо несколько раз, желательно вслух, прежде чем отправлять его.

«Один руководитель намеревался написать:« Извините за неудобства », — говорит Пачтер. «Но он полагался на свою проверку орфографии и в итоге написал:« Извините за недержание мочи ».'»

11. Добавьте последний адрес электронной почты.

«Вы не хотите, чтобы случайно отправить электронное письмо до того, как закончите написание и проверку сообщения», — говорит Пачтер. «Даже когда вы отвечаете на сообщение, хорошей мерой предосторожности является удаление адреса получателя и вставка его только тогда, когда вы уверены, что сообщение готово к отправке».

12. Еще раз проверьте правильность выбора получателя.

Пахтер советует уделять особое внимание при вводе имени из адресной книги в строке «Кому» электронного письма.«Легко выбрать неправильное имя, что может смутить вас и человека, получившего письмо по ошибке».

13. Используйте классические шрифты.

У

Purple Comic Sans есть время и место (может быть?). Но для деловой переписки используйте классические шрифты, цвета и размеры.

Главное правило: ваши электронные письма должны быть удобными для чтения.

«Как правило, лучше всего использовать шрифт с 10 или 12 пунктами и легко читаемый шрифт, такой как Arial, Calibri или Times New Roman», — советует Пахтер.Что касается цвета, то черный — самый безопасный выбор.

14. Следите за своим тоном.

Подобно тому, как шутки теряются при переводе, тон легко неверно истолковать без контекста, который можно получить из голосовых сигналов и выражений лица. Соответственно, легко показаться более резким, чем вы могли рассчитывать: вы имели в виду «прямолинейно», они читали «сердитый и резкий».

Во избежание недоразумений Пачтер рекомендует прочитать сообщение вслух, прежде чем нажимать кнопку «Отправить». «Если вам это покажется резким, это будет резким для читателя», — говорит она.

Для достижения наилучших результатов избегайте однозначно отрицательных слов («неудача», «неправильно», «пренебрегли») и всегда говорите «пожалуйста» и «спасибо».

15. Ничего секретного — пишите соответственно.

Всегда помните то, что, по-видимому, забыл бывший глава ЦРУ Дэвид Петреус, предупреждает Пачтер: Каждое электронное сообщение оставляет за собой след.

«Основное правило — предполагать, что другие увидят то, что вы пишете, — говорит она, — поэтому не пишите ничего, что вы бы не хотели, чтобы все видели.»Более либеральная интерпретация: не пишите ничего, что могло бы быть разрушительным для вас или обидным для других. В конце концов, электронную почту опасно легко пересылать, и лучше перестраховаться, чем сожалеть.

Эта история впервые появилась в Business Insider.

10 золотых правил для отправки рабочих писем

Смайлики или без смайлов? Чтобы войти в систему с помощью «Уважаемый» или «Привет», или вообще ничего? Как насчет того, использовать ли «С уважением» или «Ура»?

Электронная почта может быть трудной.Хорошо составленное электронное письмо может иметь значение между успешными рабочими отношениями или потенциальной неразберихой, оскорблением или конфликтом — все это может усугубиться, если ваши сотрудники постоянно работают удаленно.

Соответствующий способ общения по электронной почте может варьироваться в зависимости от множества факторов, в том числе от того, в какой отрасли вы работаете, если вы пишете вышестоящему руководителю или коллеге, пишете ли вы одному или нескольким получателям и пишете ли вы в разных культурах.

Однако есть несколько основных правил, которые можно и нельзя использовать, чтобы руководить сотрудниками.

1. Включите ясную тему и не кричите

Всегда включайте тему, которая лаконично отражает суть вашего письма. Если ваше электронное письмо срочно или требует немедленного ответа, укажите это в строке темы, но делайте это с осторожностью. Если ваше письмо не срочное, то вы будете только раздражать людей плачем волка.

Не пишите все буквы заглавными буквами, независимо от того, насколько срочно ваше электронное письмо, так как вы будете выглядеть агрессивно — это как КРИЧАТЬ НА ЭЛЕКТРОННУЮ ПОЧТУ.

2. Всегда используйте подходящее приветствие.

Приветствия горячо обсуждаются. Многие утверждают, что всегда следует использовать официальное приветствие. Это зависит от получателя. Если вы пишете близкому коллеге или своей команде, скорее всего, будет достаточно неформального приветствия.

Если вы пишете цепочку писем, контекст которой уже был установлен в предыдущем письме или даже по телефону, то можно писать без приветствия.

Если вы пишете кому-то, кого не так хорошо знаете, всегда добавляйте формальное приветствие и вступление.

3. Используйте стенографию только в том случае, если вы знаете своих получателей.

Если вы пишете своей команде о проекте, который вы обсуждали, вы можете написать короткие поучительные электронные письма со списком пунктов. Это означает, что они могут быстро понять задачу, и их гораздо легче читать на смартфоне.

Однако отправив такую ​​записку незнакомым людям, вы можете выглядеть грубым, грубым и даже хулиганом. Если у вас нет ранее существовавших отношений с получателем, вам нужно сначала построить их, прежде чем писать стенографические сообщения электронной почты.

Точно так же не пишите лишние электронные письма, так как это только утомит получателя.

4. Остерегайтесь использования юмора или разговорной речи в разных культурах

Имейте в виду, что ваши коллеги в зарубежных офисах могут совершенно неверно истолковать забавные высказывания или разговорные выражения. В худшем — в лучшем случае можно было их оскорбить; вы можете заставить их почувствовать себя сбитыми с толку или брошенными.

5. Обдумайте цель вашего электронного письма

Всегда указывайте, требуется ли действие по электронной почте и когда.Открытые электронные письма могут сбивать с толку. Полезно иметь действие или даже сообщить получателю, что никаких дальнейших действий не требуется.

Что бы вы ни делали, прежде чем нажать кнопку «Отправить», визуализируйте, чего вы хотите достичь, и измените свой язык как таковой.

6. Подумайте, прежде чем улыбнуться

Emojis вошли в повседневное использование. С увеличением объема электронной почты и текстовых сообщений невозможно увидеть выражения лиц, поэтому люди добавляют смайлики, чтобы смягчить свои письма.Однако исследование 2017 года показало, что это может сделать отправителя некомпетентным.

Это зависит от норм в вашей организации и секторе, но помните, когда и кому вы отправляете смайлы. Если вы отправляете их людям, которых хорошо знаете, и знаете, что они их поймут, тогда это нормально. Если нет, подумайте, действительно ли они нужны.

7. Не нажимайте «Ответить всем» или «Копировать всем»

Вы проверили, что общаетесь только с теми людьми, с которыми вам нужно общаться? Копирование в каждое электронное письмо или просмотр каждого ответа в цепочке может раздражать, если он не имеет отношения к вашему получателю.

8. Своевременный ответ

Всегда отвечайте в течение 24 часов, даже если это подтверждение получения электронного письма и объяснение, что вы вернетесь с соответствующим ответом в течение определенного периода времени. Люди не любят, когда их игнорируют!

9. Подумайте, где может оказаться ваша электронная почта

Никогда не используйте ненормативную лексику в рабочем письме. Реальность такова, что ваша электронная почта останется на сервере еще долго после того, как вы ее удалите.

Проблема может быть решена, но ваш адрес электронной почты по-прежнему будет существовать, и вы не захотите оскорбить или попасть в неприятности из-за того, что вы написали по глупости, не задумываясь.

10. Всегда проверять орфографию

Отправка писем с орфографическими и грамматическими ошибками может привести в ярость коллег. Они могут подразумевать, что вы слишком ленивы, чтобы использовать средство проверки правописания, прежде чем нажать кнопку «Отправить». Найдите время, чтобы перечитать свои электронные письма, убедитесь, что они имеют смысл и имеют правильный тон, прежде чем отправлять их.

Все дело в контексте

В конечном счете, существует множество способов написать электронное письмо, и у каждого сотрудника свой уникальный стиль.

Все сводится к контексту. Кому пишут ваши сотрудники? Насколько хорошо они знают получателя? Знают ли они их лично или виртуально? Как будет интерпретироваться электронное письмо? И чего они пытаются достичь посредством общения?

HR и команды по работе с персоналом могут направлять сотрудников в различных стилях внутреннего общения и задавать тон организации — как путем подачи примера, так и посредством вводных инструкций и обучения менеджеров.

Убедитесь, что ваши сотрудники знают, что можно и чего нельзя делать при использовании внутренней электронной почты, а если вы не уверены, знают ли они, спросите их. Лучше перестраховаться, чем сожалеть!

Знаете ли вы, чего на самом деле хотят ваши рабочие? Загрузите исследования 3500 сотрудников о том, что ими действительно движет.

23 Правила этикета электронной почты, чтобы произвести на кого-нибудь идеальное впечатление

Возможно, вы слышали: «Не переживайте по мелочам». Это может быть правдой в некоторых аспектах жизни — но по электронной почте, потеет мелочи — это именно то, чем вы должны заниматься.

Зачем нужен этикет электронной почты?

Исследования показывают, что совершение ошибок серьезно влияет на то, как люди вас видят. В одном исследовании участники, прочитавшие электронное письмо с грамматическими ошибками, считали, что автор был менее сознательным, умным и заслуживающим доверия, чем те, кто прочитал то же письмо без ошибок.

В отдельном эксперименте люди, подавшие заявку на финансирование, имели меньше шансов получить финансирование и получали менее благоприятные условия, если в их запросах на ссуду были орфографические ошибки.

Это не должно вызывать удивления. Если вы читаете электронное письмо с опечатками, вы, вероятно, думаете об одном из двух:

  • Отправитель не знает основ орфографии и грамматики
  • Отправитель не позаботился об этом сообщении настолько, чтобы просмотреть его перед отправкой

Ни то, ни другое не сулит ничего хорошего для ваших отношений. Итак, чтобы потенциальные клиенты не приходили к таким выводам о вас, вот несколько советов по этикету электронной почты, которые должен знать каждый профессионал (особенно при общении с клиентами).

Правила этикета электронной почты определяют, что уместно, а что нет, когда вы отправляете сообщение потенциальному клиенту, деловому партнеру, коллеге, менеджеру или знакомому. Они помогают избежать недопонимания и ошибок. Хотите, чтобы этикет вашей электронной почты соответствовал современным стандартам? Ознакомьтесь с шаблонами ниже.

Советы и примеры этикета электронной почты

  1. Сохраняйте свой тон профессиональным
  2. Избегайте расплывчатых строк темы
  3. Используйте правильную пунктуацию в электронной почте
  4. Практикуйте хорошую грамматику
  5. Не поддавайтесь смайликам в электронном письме
  6. Держите строки темы описательными и короткими
  7. Тщательно выбирайте приветствие по электронной почте
  8. Оставьте хорошее впечатление своим подписью по электронной почте
  9. Трижды проверьте имя получателя
  10. Используйте регистр предложений
  11. Учитывайте тон вашего электронного письма
  12. Всегда использовать стандартные шрифты и форматирование
  13. Сократите URL-адреса
  14. Вызов приложений
  15. Улучшите свою электронную подпись
  16. Правильно заполните поля электронной почты
  17. Правильно использовать скрытую копию
  18. Экономно используйте команду «Ответить всем»
  19. Подумайте, прежде чем пересылать
  20. Ответить своевременно
  21. Установка информативных ответов об отсутствии на работе
  22. Отслеживание открытий электронной почты и рейтинга кликов
  23. Не добавляйте предостережение «Отправлено с телефона»

1.Сохраняйте свой тон профессиональным

HubSpot + Подтверждение собрания компании ABC

Уважаемый [Название проспекта],

Было здорово поговорить с вами раньше по телефону. Надеюсь, эти весенние бури скоро дадут вам передышку!

Вы должны были получить от меня календарное приглашение на демонстрацию, которую мы согласовали на вторник, 7 апреля, в 14:00. СТАНДАРТНОЕ ВОСТОЧНОЕ ВРЕМЯ. Вы также найдете повестку дня и темы для обсуждения, прилагаемые ниже.

Пожалуйста, дайте мне знать, если у вас возникнут вопросы.

С уважением,

[Ваше имя]

Вы все еще плохо знаете своего потенциального клиента после звонка для открытия, поэтому лучше, чтобы ваша тема была описательной, а ваше приветствие формальным.В приведенном выше примере вы напомнили им о своем предыдущем разговоре и сохранили личные и дружеские отношения.

Вы подтвердили запланированную встречу и вызвали аккуратное приложение к повестке дня, чтобы оно не потерялось ниже.

Наконец, вы официально вышли из подписки, что соответствует данному этапу процесса продаж. И вы вычитали.

2. Избегайте расплывчатых строк темы

Здравствуйте!

Привет-

Отлично сегодня поговорить с вами по телефону; Не могу дождаться, чтобы рассказать вам больше о том, как HubSpot может помочь вашей компании.Я запланировал демонстрацию, которую мы обсуждали ранее, и вы можете найти повестку здесь: https // www.longesturlever.com / donteverdothistoyourprospects.

Поговори с сыном.

Ура — [Ваше имя]

Тема этого письма ничего не говорит потенциальному клиенту о содержании — так зачем им открывать его? Кроме того, приветствие слишком случайное, в самом электронном письме нет ничего персонализированного, и не было включено подтверждение встречи.

Отправка длинных URL-адресов — это тоже этикет электронной почты: нет-нет, подпись слишком случайна, а опечатки дают понять, что у человека, написавшего, либо очень плохая грамматика, либо он не нашел времени, чтобы прочитать его.

3. Используйте правильную пунктуацию в электронной почте

Пунктуация незаметна, когда вы ее используете правильно, и очевидна, когда нет. Не заставляйте ваших получателей съеживаться — запомните эти правила и неукоснительно следуйте им.

Терминальная пунктуация

Каждая строка должна заканчиваться конечным знаком препинания, т. Е. Точкой, вопросительным знаком или восклицательным знаком. Если вы пропустите конечные знаки препинания, это будет выглядеть так, как будто вы не додумались до своей мысли.

Вот пример:

Неправильно:

Я разговаривал с Финансами, и они одобрили договор

Правый:

Я поговорил с финансовым отделом, и они одобрили соглашение.

Умеренно используйте вопросительные знаки. Если вы используете слишком много вопросительных знаков в одном письме, это будет звучать так, как будто вы допрашиваете получателя.

«Каков ваш статус? Вы уже говорили со своей командой? Вы можете позвонить завтра в полдень, чтобы мы могли обсудить любые возможные изменения?»

Точка с запятой (;)

Точка с запятой также может соединять два уникальных, но связанных предложения. Он не может действовать как запятая.

Неправильно:

Она может позвонить мне завтра, тогда она ответит.

Правый:

Она может позвонить мне завтра; тогда она может дать мне ответ.

Запятая (,)

Один из самых распространенных ошибок — добавление запятых там, где им не место. Хотя я мог бы посвятить целый пост правильному использованию запятых (английский язык), вот самые важные правила:

Используется перед координирующим союзом (и, но, для, или, ни так, пока), который соединяет два независимых предложения.

«Я работал с похожим клиентом в прошлом году, и его открываемость выросла на 20% за один месяц.

Используется после зависимого предложения в начале предложения.

«После того, как их тема стала лучше, процент открытий резко повысился.

Используется для разделения элементов в списке.

«Я сосредоточился на длине, удобочитаемости и содержании писем.

Знаки препинания при приветствии

Есть несколько разных способов акцентировать свое приветствие (первая строка вашего электронного письма, где вы обращаетесь к получателю по имени).

Если это официальный адрес электронной почты, используйте двоеточие.

Уважаемая госпожа Фрост:

Если это относительно обычное электронное письмо, используйте запятую.

Уважаемый Аджа,

А если вы с кем-то в близких отношениях, можете использовать тире.

Hi Aja —

Восклицательный знак

Используйте восклицательные знаки так же экономно, как и вопросительные знаки. Если вы переборщите с восклицательными знаками, вы произведете впечатление гипер- и перевозбужденного человека.

«Еще раз спасибо за продуктивную беседу вчера! Хорошие новости, я поговорил с финансовым отделом, и мы в порядке! Не могу дождаться совместной работы!»

В общем, восклицательные знаки не считаются профессиональными. Так что оставьте их друзьям для текстовых сообщений счастливого часа.

4. Практикуйте хорошую грамматику

Если вы не посвятите все свое внимание изучению грамматики (что гораздо менее прибыльно, чем продажи), вы неизбежно совершите случайную ошибку.Но никого не будет волновать, даже если они никогда не слышали об этом эзотерическом правиле. Просто избегайте элементарной путаницы, которую ваш потенциальный клиент обязательно поймет, и вы станете золотым.

Знайте разницу между:

  • Вот / они / их
  • Это / это
  • Эффект / аффект
  • Ваш / вы
  • Слишком / два / на
  • проиграть / проиграть
  • Я / я / я

Совет от профессионала: Вы когда-нибудь хотели, чтобы редактор читал через плечо? Можно — вроде.Grammarly — это бесплатный инструмент, который проверяет все, что вы пишете, на наличие грамматических и орфографических ошибок. Он не только выявляет проблемы в режиме реального времени, но и отправляет вам еженедельный отчет с указанием общих тенденций.

5. Не используйте смайлы в электронном письме

Я понимаю желание добавить смайлик к потенциально суровому предложению или закончить шутку смеющимся смайликом.

Однако, если ваш получатель еще не использовал его, не поддавайтесь искушению. Исследования показывают, что использование смайлов в рабочих письмах плохо сказывается на вашей репутации: они делают вас менее компетентным (и никак не влияют на то, насколько вы дружелюбны).

6. Тема должна быть описательной и короткой.

Тема сообщения должна быть описательной и относительно короткой. В идеале это должно дать получателю хорошее представление о том, хотят ли они открыть ваше сообщение.

Неверная тема письма:

“Hi

О чем вы им пишете? Совершенно непонятно.

Хорошая тема:

«Сводка звонка 12/2

Эта строка не оставляет сомнений в содержании письма.

7. Тщательно выбирайте приветствие по электронной почте

Выше мы рассмотрели, какие знаки препинания использовать в приветствии. Вам также необходимо выбрать приветствие — которое может быть формальным или неформальным, в зависимости от того, кому вы пишете по электронной почте и каковы ваши отношения.

В большинстве случаев уместно случайное приветствие. Вы зададите дружелюбный, спокойный тон и выразите уверенность.

Обычные приветствия по электронной почте включают:

  • Привет
  • Эй
  • Привет / привет
  • Добрый день [утро, день]
  • [Имя]

Если вы впервые обращаетесь к кому-то, или он работает в консервативной отрасли, выберите более формальный подход.

Официальные электронные письма включают:

  • Уважаемый [имя]
  • Уважаемый господин / госпожа. [фамилия]

А какие никогда не стоит использовать (даже в шутку)?

  • Йо: Слишком неформально
  • Эй !: Слишком интимно и нетерпеливо
  • [Имя] !: Слишком неприятно
  • Кому это может относиться: Слишком безлично
  • Уважаемый сэр или мадам: Слишком жесткий
  • Привет друг: Слишком жутко
  • Господа: Слишком старомодно
  • Все: Слишком холодно

8.Оставьте правильное впечатление со своей подписью по электронной почте

Правильная подпись дополнит тон и содержание вашего электронного письма. Поскольку это последнее, что читает ваш получатель, эта строка влияет на их неизгладимое впечатление.

Если ваш тон беззаботный, закончите теплым одобрением.

Неофициальные подписи:

  • Спасибо
  • Еще раз спасибо
  • Лучшее
  • Ура
  • Happy [день недели]
  • Наслаждайтесь выходными
  • Скоро поговорим
  • Поговорим с вами [завтра, в среду, когда вы вернетесь]
  • Надеемся на совместную работу
  • С нетерпением жду нашего следующего разговора
  • Рад слышать ваши мысли

Если ваш тон более сдержанный, то и подписка должна быть такой же.

Официальные подписи:

  • Спасибо
  • Спасибо за уделенное время
  • Удачных [дня, выходных]

И вот заключительные строки, которые вам не следует использовать:

  • С уважением: Слишком устарело
  • С уважением: Слишком недружелюбно
  • С уважением: Слишком неестественно
  • Тепло: Слишком расслабленно
  • С уважением: Слишком случайно
  • Xoxo: Слишком интимно
  • Сердечно: Слишком ходульный
  • — [Ваше имя]: Слишком круто

9.Трижды проверьте имя получателя

Еще раз проверьте правильность написания имени получателя. Это займет две секунды: просто откройте их профиль в LinkedIn и сравните заголовок с именем, которое вы использовали. (Если у вас есть центр продаж, этот шаг будет еще быстрее. Их профили в социальных сетях будут отображаться в вашем почтовом ящике.)

И не сокращайте их имя, если они не подписали свой электронный адрес соответствующим образом. Вы можете предположить, что «Майкл становится» Майком, но он мог бы предпочесть последнее. Проверьте его подпись.Если там написано «Майк, ты можешь использовать псевдоним; если это «Майкл, вот как тебе следует обращаться к нему.

10. Используйте регистр предложений

Когда вы пишете текстовые сообщения или используете Slack, вы, вероятно, не слишком много зарабатываете — во всяком случае. Но когда вы пишете профессиональное электронное письмо, используйте регистр предложений. Другими словами, используйте заглавную букву первого слова в предложении и собственных существительных.

Пример:

Собаки приветствуются на HubSpot.

11.Учитывайте тон вашего электронного письма

Невероятно сложно передать правильный тон по электронной почте. Исследования показывают, что люди резко переоценивают, насколько часто их адресаты правильно определяют, был их тон саркастическим или серьезным.

Хотя они считали, что получатели все поймут правильно в 80% случаев, в действительности было ближе к 56%.

Означает ли это, что половина ваших писем будет неправильно истолкована? Нет. Но это означает, что вы должны тщательно обдумать слова, которые вы используете, и то, как их прочитал бы кто-то другой.

Во-первых, избегайте негативных фраз. Они могут заставить вас казаться более встревоженным, раздраженным или обеспокоенным, чем вы есть на самом деле.

Примеры: Ошибки, проблемы, сбой, задержка, проблема, кризис, неприятность, неудача, последствия

Во-вторых, не будьте саркастичны. Скорее всего, ваш собеседник не уловит шутку — и вы будете выглядеть придурком.

Пример: «Я бы попросил свою команду проверить его завтра, но, как вы, вероятно, знаете, в пятницу на самом деле никто не выполняет работу.

В-третьих, вырезать прилагательные. Они могут заставить вас казаться излишне эмоциональными — вы снимаете для спокойствия и профессионализма.

Примеры: Очень, очень, очень, очень, серьезно, серьезно, глубоко

В-четвертых, скопируйте получателя. Следование их примеру гарантирует, что вы случайно не обидите их. Если они пишут короткие и понятные сообщения, сделайте и ваше тоже кратким. Если они обычно включают линию для установления взаимопонимания (например, «Я видел, что вы были на Бермудских островах; надеюсь, вы отлично провели время» ), сделайте то же самое.

В-пятых, если сомневаетесь, возьмите трубку. Всякий раз, когда вы ведете потенциально опасный разговор, всегда полезно позвонить, скайп или встретиться с этим человеком лицом к лицу.

12. Всегда используйте стандартные шрифты и форматирование

Хотите, чтобы у получателя болели глаза? Используйте причудливые шрифты, веселые цвета и нестандартное форматирование.

Да, ваша электронная почта может быть более запоминающейся, но вы будете выглядеть так, будто совершенно оторваны от норм общения.

Всегда используйте стандартный шрифт.Никогда не используйте другой цвет, кроме черного. Придерживайтесь стандартного размера шрифта. Не выделяйте жирным шрифтом или курсивом более одного слова (или строки слов) в одном письме.

И если вы копируете и вставляете текст, не забудьте выделить его и очистить форматирование. (Command + \ на Mac, Cntrl + Shift + N на ПК.) Если вы этого не сделаете, фрагмент будет выглядеть иначе, чем остальная часть вашего электронного письма.

13. Сократите URL-адреса

Вставка целых URL-адресов в электронную почту занимает ценное место и выглядит беспорядочно.Вместо этого создайте гиперссылки или вставьте сокращенный URL-адрес.

Неправильно:

Проверьте это:

Ознакомьтесь с этой статьей о продажах по электронной почте.

Правый:

Проверьте это: https://bit.ly/2sl3DDH

14. Вызов приложений

Укажите где-нибудь в письме, где вы вложили вложение, чтобы получатель не пропустил его.

Простой «Я прикрепил [документ, электронная таблица] для X , подойдет.

И убедитесь, что вы повторно прикрепляете файлы, когда добавляете кого-то в цепочку электронной почты, иначе они не смогут их увидеть. (Альтернатива? Просто отправьте им ветку.)

15. Улучшите свою электронную подпись

Плохая подпись в электронном письме может серьезно повлиять на ваши отношения. Даже если вы напишете самое красноречивое и убедительное сообщение в мире, плохо оформленная подпись заставит вас казаться любителем.

Помните, что меньше значит больше, ваш должен быть относительно небольшим, простым и сдержанным.Сейчас не время включать вашу любимую вдохновляющую цитату, снимок в голову или все возможные способы связаться с вами. Придерживайтесь своего имени, должности, URL-адреса LinkedIn и / или веб-сайта компании и номера телефона.

16. Правильно заполните поля электронной почты

Кому: Это простое поле. Добавьте адрес электронной почты человека, с которым вы пытаетесь связаться.

Копия: Если вы хотите добавить кого-то еще в сообщение, Скопируйте их. По сути, вы говорите: «Эй, прочтите это, но не чувствуйте себя обязанным отвечать.

Отправка кому-либо обязательна, если в электронном письме есть соответствующая информация или вы связываете его с фактическим получателем.

Bcc: Bccing также копирует ваш контакт в электронное письмо, но никто, кроме них, не увидит, что они его получили. Другими словами, если вы отправите электронное письмо Майклу Скотту и Bcc Джиму Халперту, Майкл не узнает, что Джим тоже его получил.

17. Правильно используйте скрытую копию

Чтобы скрыть адреса электронной почты. Скрытая копия может использоваться для защиты чьей-либо электронной почты от раскрытия другим лицам.Например, если вы отправляете электронное письмо группе людей о предстоящем мероприятии, вы можете выбрать скрытую копию для всех писем, чтобы не показывать электронные письма без разрешения.

Общие сведения: Скрытая копия может позволить кому-то увидеть сообщение, фактически не включая его во все цепочки, на которые следует подписаться.

Common Courtesy: Скрытая копия позволяет вежливо удалять людей из цепочек входящих сообщений. Например, если ваш начальник знакомит вас с кем-то, это обычная любезность в ответ на скрытую копию вашего начальника (обычно он говорит: «Перемещение [имя] в скрытую папку, чтобы сохранить его почтовый ящик.) Это показывает, что вы ответили, не переполнив их почтовый ящик следующими сообщениями.

18. Экономно используйте команду «Ответить всем»

Ответ: Когда вы нажимаете «Ответить», вы отвечаете непосредственно тому, кто писал вам последнее письмо. Если вы ответите непосредственно на исходное сообщение, ваш ответ будет отправлен исходному отправителю электронного письма. Но если вы ответите на чье-то электронное письмо в следующей цепочке, вы в конечном итоге ответите только этому человеку.

Ответить всем: При выборе «Ответить всем» вы отправляете электронное письмо всем, кто указан в полях «Кому» или «Копия».Преимущество «Ответить всем» заключается в том, что участники обсуждения узнают, что определенная проблема решена. Также полезно, когда у вас есть информация, которая всем небезразлична.

Если есть сомнения, по умолчанию используется «Ответить». Вы же не хотите быть раздражающим человеком, на которого все втайне закатывают глаза.

19. Подумайте, прежде чем пересылать

Для соблюдения этикета пересылки электронной почты следует помнить о нескольких ключевых моментах:

Некоторые электронные письма не предназначены для пересылки. Если контакт отправляет вам личную или конфиденциальную информацию, будьте осторожны, прежде чем пересылать ее.

При пересылке длинной цепочки писем обычно вежливо резюмируют то, что обсуждается ниже, чтобы получатель точно знал, чего вы от него хотите. Нет ничего хуже, чем получить поток из 50 цепочек с примечанием, в котором просто написано: «см. Ниже.

Если вы хотите, чтобы ваше переадресованное электронное письмо начало новую цепочку писем (а не было частью вашей текущей беседы), просто включите свой собственный комментарий в строку темы.

Та же тема Тема: FW: заметки со вторника

Новая тема Тема: Проверьте это! FW: заметки со вторника

20.Своевременно ответить

У всех нас переполненные почтовые ящики и загруженные графики, поэтому не всегда можно сразу отвечать на электронные письма. Соответствующее окно ответа зависит от человека:

Ближайшие товарищи по команде:

Ответьте в течение 12 часов. Ваша команда рассчитывает на то, что вы будете работать быстро и эффективно; Кроме того, большинство писем посвящено своевременным вопросам.

Общие коллеги:

Для всех, с кем вы работаете, ответьте в течение 24 часов.Не можете ответить на их запрос в этот период времени? Ответьте, сообщив, что вы прочитали их электронное письмо, и свяжемся с вами до X раз.

Внешние контакты:

Если не отмечено как срочное электронное письмо или сообщение, требующее как можно скорее ответа, ответ на внешние контакты к концу недели, в которую оно было отправлено, является совершенно уместным — поэтому, если вы получили электронное письмо во вторник, ответьте до пятницы этой недели. Для ценных контактов, возможно, стоит ответить в течение 24 часов.

21. Установите информативные ответы об отсутствии на работе

Если вы собираетесь быть недоступным в течение длительного периода времени, автоматический ответ ООО — или ответ об отсутствии на работе — может сообщить всем, с кем вы контактируете, о том, что вы не сможете ответить на его сообщение до тех пор, пока дата, когда ты снова будешь в офисе.

Что можно и чего нельзя делать с ООО ответы:

  • DO: Укажите, как долго вы будете недоступны.
  • НЕЛЬЗЯ: Создайте ООО ответ на один день.
  • DO: Укажите другого человека, с которым можно связаться по более срочным вопросам.
  • ЗАПРЕЩАЕТСЯ: Включите коллегу для связи, не сообщая этому коллеге, что он присутствует в вашем ответе ООО.
  • DO: Включите «ООО» в строку темы, чтобы люди могли легко определить автоматический ответ.
  • НЕ НУЖНО: Укажите больше подробностей, чем необходимо, например точное место вашего отпуска.

Если вы уезжаете в отпуск на длительный период времени, может быть полезно найти способ привлечь ваше внимание для действительно срочных, требующих вашего внимания ситуаций.Вот письмо, которое HubSpotter Бет Данн отправила перед месячным творческим отпуском:

Emergency Hippo — в творческом отпуске в течение февраля

Привет всем,

Это просто дружеское напоминание о том, что я буду в творческом отпуске весь февраль. Если у вас возникнут какие-либо насущные потребности в микрокопиях, пока меня не будет, дизайнеры в каждой из ваших команд будут готовы и готовы служить вместо меня.

Если вы хотите, чтобы я что-то еще рассмотрел, когда я вернусь, отдохну и освежусь 2 марта, отправьте мне электронное письмо с подробностями и укажите слово «бегемот» (или, если это очень срочно, «аварийный бегемот») в строке темы и Я посмотрю на него, как только вернусь.Да серьезно.

И напомните мне рассказать вам историю о том, как я раз и навсегда узнал, почему у вас всегда должен быть под рукой бегемот на случай чрезвычайной ситуации.

Увидимся в марте

Бет

Бет дает понять, что не будет отвечать на электронную почту, но, поскольку она отсутствует в течение длительного периода времени, она поделилась умным и простым способом привлечь ее внимание, когда это необходимо.

22. Отслеживание открытий электронных писем и рейтинга кликов

Вместо пассивно-агрессивной отправки «Вы видели мою электронную почту? сообщений, используйте инструмент отслеживания электронной почты, такой как HubSpot Sales Hub.Вы будете знать точный момент, когда ваш получатель открыл его — и если он не ответит достаточно быстро, вы можете найти не раздражающую причину для ответа, например, «Я прочитал статью о X, которая напомнила мне о ты; вот ссылка, если вы хотите это проверить.

23. Не добавляйте предостережение «Отправлено с телефона»

Следует ли включать «Отправлено с моего iPhone или » Отправлено по телефону — прошу прощения за опечатки ? Я бы не стал. Многие люди принимают это как оправдание для лени и не бегают взглянуть, прежде чем нажать «Отправить.

Электронная почта — один из важнейших инструментов в арсенале продавца. Убедитесь, что вы правильно его используете. Нужна небольшая помощь? Ознакомьтесь с этими 30 шаблонами электронных писем для потенциальных покупателей, которые гарантированно положат начало вашим отношениям.

17 правил этикета электронной почты, которые необходимо знать

С первых дней существования AOL («У вас есть почта!») Я провел бесчисленное количество часов в почтовых ящиках, работая на разных должностях, от представителя службы поддержки клиентов до интернет-сообщества. от менеджера до главного редактора, до представителя по связям с общественностью.Я посчитал и даже прикинув ультраконсервативные десять писем в день за двадцать лет, я отправил не менее 73000 писем. Этот опыт, как хороший, так и плохой, научил меня, что делать, а что не делать. В настоящее время я являюсь экспертом по электронной почте, который рассылает массовые рассылки по электронной почте с коэффициентом отклика 55%. (Если вам интересно, это чертовски хорошо.)

По моему опыту, существует пять нарушений этикета электронной почты, настолько вопиющих, что они попадают в категорию Зала позора плохой электронной почты.Начнем с них.

Пять худших грубых ошибок электронного письма

Отправьте ошибку по электронной почте — мы все их сделали. Иногда мы замечаем, что через долю секунды после нажатия кнопки «Отправить» мы кричим «Нет!» желая, чтобы мы могли забрать его обратно.

через GIPHY

Вот самые вопиющие нарушения электронного этикета.

1 Использование CC для массовых рассылок

Когда я работал журналистом по видеоиграм, был один представитель по связям с общественностью, который прославился тем, что отправил электронное письмо с общественностью огромному списку журналистов с помощью CC, в котором были указаны тщательно охраняемые адреса электронной почты каждого из этих журналистов.Затем журналисты с радостью использовали «Ответить всем», чтобы вести цепочку бесед, безжалостно насмехаясь над ним.

Не используйте CC для массовых рассылок. Поверьте мне. Вам на самом деле не нужна такая известность.

2 Нажать «Ответить всем», когда нужно нажать «Ответить»

«Ответить все» — удобная функция, когда в разговоре должны участвовать более двух человек, но будьте осторожны. Я был вовлечен в групповое электронное письмо, на которое одна участница ответила, думая, что она писала только мне, чтобы признать, что она была влюблена в другого члена группы электронной почты.Она случайно использовала «Ответить всем». В данном случае объект давки был польщен. Но . . . ваш случайный ответ Все может , а не закончиться сказкой.

3 Предполагая, что электронная почта является частной и конфиденциальной

Все, что вы пишете в электронном письме, может быть передано преднамеренно или случайно. (См. Выше.) Не говорите в электронном письме, особенно в офисе, то, что вы не сказали бы публично. И особенно не пишите ничего, что могло бы снова преследовать вас.Электронные письма могут даже быть приемлемы в суде.

4 Электронная почта, когда злится

Иногда хочется просто отругать кого-то. Мы все были там. И может быть намного проще выразить эти чувства в письменной форме, чем вести трудный личный разговор. Но сопротивляйтесь желанию. Гневные электронные письма повышают защиту получателя, а это непродуктивно.

через GIPHY

Если вам нужно написать гневное электронное письмо, либо не добавляйте получателя в поле «Кому:», либо пишите его в текстовом редакторе, чтобы у вас не возникло соблазна нажать «Отправить».Затем дайте сквозняку постоять двадцать четыре часа. Скорее всего, вы успокоитесь, когда вернетесь, и вы сможете предложить ясную обратную связь, а не резкую оскорбления.

5 Не доходит до точки

Я не знаю, сколько раз я читал бессвязное электронное письмо только для того, чтобы в конце концов подумать: «Хорошо, но что этот человек хочет от меня?» Из любви ко всему электронному, не используйте электронную почту как средство для свалки мозгов. Вместо этого проведите мозговой штурм, прежде чем писать электронное письмо.Затем решите, какова ваша цель — что вы надеетесь, что произойдет в результате отправки этого электронного письма? Помня об этом, напишите краткое и ясное сообщение. Если цель вашего электронного письма — убедить, оформляйте его как презентацию в лифте.

Двенадцать обязательных советов по этикету электронной почты

Теперь, когда мы рассмотрели самые вопиющие нарушения электронной почты, давайте рассмотрим несколько правил этикета электронной почты, благодаря которым вы всегда будете выглядеть безупречно профессионально.

1 Используйте описательную строку темы

Сохраните свой окутанный дух таинственности для расплывчатого бронирования на Facebook.(Хорошо, вам тоже не стоит этого делать.) Предположите, что у всех, кому вы пишете, переполнен почтовый ящик, и используйте строку темы, чтобы описать содержимое вашего электронного письма, чтобы получатель сразу знал, почему ваше электронное письмо должно быть приоритет.

2 Не вводите заглавными буквами

В Интернете ввод заглавными буквами выглядит как крик. Нужен дополнительный стимул для отмены ограничения на использование заглавных букв? Вы можете активировать спам-фильтры.

3 Отложите восклицательные знаки

Я знаю, что вы в восторге! Шутки в сторону!!! Но можно передать азарт и без восклицательных знаков.(Господи боже! Приберегите их, когда вы действительно восклицаете.) Мания восклицательного знака — еще один триггер спам-фильтра, поэтому используйте их экономно и никогда, всегда два или более в конце предложения. Если только вы не подросток. Тогда займись этим.

4 Будьте проще

Идеальное электронное письмо должно быть кратким и сразу по существу. Пишите такие электронные письма, и все будут любить вас, и вы станете супер популярным. (Хорошо, может быть, и нет. Но, по крайней мере, никто не будет жаловаться на твои надоедливые почтовые привычки.) Если ваше сообщение сложное, с большим количеством движущихся частей, подумайте о том, чтобы написать подробный бриф и прикрепить его в виде Google Doc или pdf. Но . . .

5 Спрашивать перед отправкой вложений

В наши дни мы все опасаемся открывать вложения к электронным письмам, даже из известных источников. И у нас есть на то веские причины. Если вам необходимо отправить вложение, предупредите получателя, чтобы он знал, что оно пришло.

6 Экономно используйте автоответчик

Автоответчики на время отпуска в порядке.(Только не забудьте выключить их «автоматически» или выключить вручную, когда вернетесь в офис.) Но автоответчики говорят что-то вроде «Привет, я получил твое письмо. Я скоро к тебе вернусь! » бессмысленны. Они также могут сообщить спамерам, что достигли действительного адреса электронной почты — двойная проблема!

7 Используйте приветствия профессионального качества

Если вы не очень хорошо знаете получателя и к такому стилю вы оба не привыкли, не начинайте профессиональную переписку с приветствия типа «эй» или «йо.«Привет» или «привет» обычно нормально. Используйте слово «дорогой» в официальной деловой переписке.

8 Используйте профессиональные подписи

Сделайте это стильно. Вот несколько лучших практик.

9 Будьте осторожны с юмором

Своевременный юмор может сделать электронное письмо незабываемым. Он также может потопить его, как Титаник. Вы можете подумать, что подали остроумную шутку, но ваш ум может потеряться в переводе. Приберегите забавные вещи для людей, которых вы хорошо знаете — они вас поймут.

через GIPHY

10 Не надоедайте повторениями

Избегайте отправки потока последующих писем.Если контакт не отвечает, а вам действительно нужен ответ, подумайте о том, чтобы позвонить по телефону, если это возможно. Во всем остальном, если ваше тщательно продуманное последующее действие не дает ответа после одной или двух попыток, предположим, что получатель не заинтересован.

11 Будьте осторожны при пересылке

Бывают случаи, когда пересылка электронной почты разрешается — например, если отправитель достиг не того контакта или вам нужно добавить кого-то в беседу. Но не пересылайте конфиденциальные электронные письма.Если у вас есть какие-либо сомнения в том, что отправитель хотел бы, чтобы беседа была разделена, спросите разрешения, прежде чем вводить кого-то еще в цикл.

12 Корректура

В опросе Grammarly 67 процентов ответили, что опечатки в рабочих электронных письмах недопустимы. Чтобы не выглядеть так, как будто вам не хватает внимания к деталям, тщательно вычитайте, прежде чем нажать «Отправить». Никто никогда не сожалел о том, что потратил немного больше времени на полировку своих писем.

Были ли у вас какие-нибудь досадные оплошности в электронном письме? Есть ли у вас какие-либо претензии к почтовому этикету? Поделитесь комментарием ниже.

Правила этикета деловой электронной почты

Мало что может запятнать ваш профессиональный бренд, как плохо написанное, ошибочное электронное письмо. Одно нажатие кнопки «отправить» может стать решающим фактором между успешным деловым обменом и потенциальной проблемой с персоналом или конфликтом между коллегами. И хотя американцы отправляют сотни тысяч электронных писем в день, это не следует воспринимать как должное.

Независимо от того, являетесь ли вы старшим специалистом или новичком в офисе, вот 13 правил этикета деловой электронной почты, которые необходимо помнить.

Обращайте внимание на тему сообщения

Напишите четкую и лаконичную строку темы, отражающую текст сообщения электронной почты. Избегайте строк темы с общими словами, такими как «Привет», «Касаясь базы» или «К вашему сведению», и не оставляйте строку темы пустой.

Используйте правильное приветствие

«Привет» и «Привет» передают отсутствие профессионализма и зрелости. Начните свое электронное письмо с таких фраз, как «Доброе утро», «Добрый день», «Добрый вечер» или «Здравствуйте.«Добрый день» или «Приветствую» — другие фразы, часто используемые на международной арене.

Используйте введение

В таких странах, как США, отправителю лучше всего представляться по имени и фамилии с некоторой справочной информацией в первых нескольких строках. Например: «Уважаемая г-жа Манделл! Меня зовут Шэрон Швейцер, основатель Access to Culture. Вы меня порекомендовали. . . » или «Меня зовут Шэрон Швейцер, и я, эксперт по международному бизнесу, пишу вам об этом.. . » Это особенно важно, когда вы знакомитесь с новыми контактами, потенциальными клиентами, клиентами и работодателями, которые хотят знать, как вы получили их контактную информацию.

Знать культуру

При отправке электронных писем людям, принадлежащим к косвенным культурам, правильным протоколом и передовой практикой является изучение обычаев страны. Например, в Японии вежливо, уместно и принято спрашивать о погоде в первом предложении делового электронного письма.Напротив, было бы неуместно отправлять электронное письмо, представляющее себя потенциальному японскому контакту. В непрямых культурах знакомство осуществляется только уважаемыми сторонами по обычаю; холодные письма игнорируются, удаляются, блокируются и / или помечаются как нежелательные.

Не включайте юмор и сарказм

Электронные письма можно легко неверно истолковать из-за текста без контекста. Юмор зависит от культуры. Избегайте юмора и сарказма в электронных письмах, так как получатель может быть сбит с толку или, что еще хуже, оскорблен.

Дважды проверьте свои вложения

Когда вы прикрепляете файл, будьте любезны и потратьте несколько дополнительных секунд, чтобы вставить его в тело письма. Это показывает внимание к получателю, экономя время и риск при открытии вложений. Это отнимает у вас больше времени? да. Стоит ли оно того? да.

Не нажимайте «Ответить всем»

Избегайте использования «Ответить всем», если это не нужно всем. Когда C-Suite (CEO / COO) или административный помощник отправляет электронное письмо 10 сотрудникам с запросом волонтеров для проекта общественных работ, отвечайте администратору, а не всем 10 членам.Зачем заставлять десять других удалить вашу электронную почту? «Ответить всем» — это функция для постоянного обсуждения определенной темы.

Ответить оперативно

Ответ в течение 24 часов является обычным делом. Если оставить кого-то висящим дольше, вас не только посчитают грубым, но и в долгосрочной перспективе это может стоить вам бизнеса. Если вы непреднамеренно заставили кого-то ждать дольше 24 часов или возникли смягчающие обстоятельства, вежливо объясните ситуацию и принесите свои извинения.

Не используйте смайлы

Эти маленькие подмигивающие улыбающиеся значки предназначены для текстовых сообщений. Они неуместны и непрофессиональны в деловой переписке. Смайлики могут перенаправлять электронные письма в фильтр спама или в ящик нежелательной почты, и это может выглядеть незрелым и непрофессиональным.

Защитите конфиденциальность

Электронная почта общедоступна. Даже если электронное письмо удалено, онлайн-сервисы и программы могут получать доступ к сообщениям на жестком диске. Прежде чем щелкнуть «отправить», подумайте, что может произойти, если ваше электронное письмо прочитает ваш коллега по бизнесу, ваш конкурент, работодатель, ФБР или любой непредусмотренный получатель.Подумайте об этом так: Как бы выглядело мое электронное письмо, если бы оно было размещено на Facebook?

Не будь отрицательным

Неуместно отправлять отрицательные комментарии по электронной почте. Письмо, написанное заглавными буквами, означает гнев в электронном письме. Эти антагонистические сообщения вызывают неловкость еще долго после того, как письмо было отправлено и получено. Если вам необходимо передать плохие новости по электронной почте, используйте объективные слова и изложите факты. Личное общение лучше всего подходит для передачи плохих новостей.

Сделать корректуру

Проверить и перепроверить на наличие орфографических и грамматических ошибок.Эти ошибки заставят вас казаться непрофессиональным и уменьшат вероятность того, что письмо будут восприняты серьезно. Программное обеспечение электронной почты поставляется с множеством профессиональных инструментов, таких как проверка орфографии — используйте их.

Не забывай разговор поближе

Сообщая получателю, что в ответе нет необходимости, цикл электронной почты не может продолжаться бесконечно. Завершите словами «Ответить не нужно», «Еще раз спасибо», «Увидимся на заседании правления во вторник» или «Пожалуйста, дайте мне знать, могу ли я оказать дополнительную помощь.Завершите свое электронное письмо такими словами, как «С уважением», «С уважением», «С уважением», «Спасибо» или другой подходящей фразой.

Наконец-то! 23 неписаных правила электронной почты

Только когда я помог своему студенту-брату взломать (э-э, настроить) его почтовый ящик и объяснил некоторые нюансы этого вездесущего метода общения, я понял, сколько неписаных правил электронной почты развивались годами.

Некоторые из них довольно очевидны, но их стоит повторить (потому что я все еще вижу, что люди время от времени нарушают их).А другие не сразу интуитивно понятны, но, если им повсеместно следовать, помогут нам всем лучше отправлять и отвечать на электронные письма.

Итак, записываю. Просмотрите список и повторяйте за мной: «Я торжественно клянусь, что буду всегда следовать правилам электронной почты».

  1. Тема всегда должна быть описательной. «Вступление» недостаточно наглядно. «Вступление: Алекс (Муза) // Дженнифер (XYZ Co)» лучше.

  2. Делайте каждое электронное письмо как можно короче; это экономит ваше время и, что более важно, уважает время получателя.

  3. Чем быстрее вы ответите, тем короче может быть ваш ответ.

  4. Всегда включайте одну строку контекста, если получатель не ожидает это письмо. Это актуально как для первых писем («Здесь мы встретились»), так и для писем тому, с кем вы регулярно работаете («Это письмо касается следующего этапа этого проекта, над которым мы работаем вместе»).

  5. Поместите в электронном письме свои «вопросы» или «действия» первыми, а не последними, и сделайте их явными.Получателю должно быть сразу понятно, чего вы хотите.

  6. Если есть крайний срок, скажите об этом. Если запрос не срочен, скажите об этом.

  7. Если вам не нужен ответ, а электронное письмо предназначено только для информации, скажите об этом.

  8. Задайте любые вопросы как можно более конкретными. «Что вы думаете о предложении?» нехороший вопрос. «Можем ли мы продолжить предложение поставщика о 20 000 долларов к пятнице?» лучше.

  9. По возможности используйте маркированные или нумерованные списки.Их легче пролистывать, чем блоки текста.

  10. Если что-то действительно важно, выделите это жирным шрифтом.

  11. Не злоупотребляйте жирным шрифтом в письмах.

  12. Используйте разборчивые шрифты. Comic Sans не является разборчивым шрифтом.

  13. Если вы получили вопрос от кого-то еще, но не можете ответить сразу, ответьте, сообщив ему или ей, когда вы ответите на него. Это сэкономит вам электронные письма о регистрации и поможет другому человеку составить план.

  14. Всегда указывайте минимальное количество людей, необходимое для выполнения работы.Чем больше людей в цепочке писем, тем меньше ответственность отвечать.

  15. Используйте «Ответить всем» только тогда, когда это действительно необходимо. Никому не нравится тот человек, который забивает почтовый ящик всего отдела.

  16. Если кто-то участвует в цепочке писем, ему больше не нужно присутствовать, переместите этого человека в скрытую копию в своем следующем ответе и скажите об этом в первой строке электронного письма. («Сэм, спасибо, что представил Мэри и меня — я переведу тебя в BCC и заберу его отсюда».)

  17. Всегда делайте двойные вступительные сообщения.Если вы этого не сделаете, люди начнут бояться вашего ответа.

  18. Не захватывайте ветку одной темы, чтобы обсудить другую тему. Вместо этого начните новую цепочку писем с соответствующей темой и получателями.

  19. Не нагромождайте. Никому не нужен 20-й «Мне это тоже понравилось!» Эл. адрес.

  20. Если вы пишете электронную почту в деловых целях, укажите в нижнем колонтитуле свою контактную информацию и название. Чем проще, тем лучше.

  21. Если вы пишете электронное письмо очень занятому человеку, вполне приемлемо и отчасти ожидаемо, что вы перешлете ему или ей исходное электронное письмо с последующим сообщением через неделю или две.Большинству занятых людей требуется хотя бы один из них. Не делайте больше трех.

  22. Нельзя отвечать на электронное письмо в течение 48 часов, если оно не является действительно срочным. Многие люди рассматривают электронную почту как форму переписки и могут иметь более высокий приоритет, чем немедленный ответ.

  23. Если вы получили или хотите отправить гневное письмо, подождите. Если это срочно, лучше позвоните по телефону.

Сообщите нам! Какие правила электронной почты вы бы добавили в этот список?

Фотография женщины с компьютером любезно предоставлена ​​Shutterstock

11 главных правил делового этикета электронной почты

Большая часть мирового почтового трафика приходится на корпоративный сектор.Согласно недавнему исследованию Radicati Group, по состоянию на 2018 год «количество деловых писем, отправляемых и получаемых в день, составляет 124,5 миллиарда по сравнению с 111,1 миллиарда личных писем».

Насколько важны эти электронные письма? Согласно отдельному отчету Sanebox, 62% писем, полученных на профессиональные учетные записи электронной почты, не являются необходимыми.

Неудивительно, что профессионалы часто жалуются на размер своих почтовых ящиков — мы все отправляем и получаем много писем ежедневно, и только одно из трех полученных писем считается важным для работы.


📥 Вы переписывались по электронной почте? Если вы выполнили хотя бы один из пунктов нашего контрольного списка, пора подумать об альтернативе электронной почты.


Виновны ли вы в добавлении беспорядка в электронную почту своих коллег, рассылая спам и / или электронные письма, не связанные с работой? Вы используете неправильные приветствия или не включаете свою подпись в электронной почте при обращении к кому-то за пределами вашей организации? Как бы то ни было, электронная почта является основной формой делового общения, поэтому, если вы хотите, чтобы ваши профессиональные электронные письма читались и уважались, убедитесь, что вы соблюдаете базовый электронный этикет.

Ниже приведены наши 11 основных советов по этикету деловой электронной почты. Какой из них вам больше всего нравится? Какие указатели почтового этикета следует добавить в список?

🚀 Psst. Готовы к безлимитным бесплатных видеоконференций и обмена сообщениями в команде? Начать сейчас

1. Воздержитесь от эмоционально заряженных писем

Не отправляйте электронные письма, когда вы испытываете какие-либо негативные эмоции, такие как гнев, раздражение или разочарование.Эмоционально заряженные электронные письма почти всегда содержат восклицательный знак или слова, фразы, смайлики или смайлики, которые могут заставить вас позже пожалеть о чем-то.

Перед тем, как разослать это электронное письмо или ответить на письмо коллеги, которое вас злит, попробуйте охладиться, прогулявшись. Или (и это работает и для личного электронного письма) напишите черновик без цензуры, который вы никогда не отправляете. Помните, что все электронные письма можно пересылать, поэтому перед отправкой этого письма спросите себя, правильный ли тон у вашего письма? Вы хотите, чтобы вашу электронную почту видели все, включая вашего руководителя и руководителей?

2.У есть ли у электронная почта?

Прежде чем открыть это новое окно электронной почты, спросите себя: есть ли другая форма деловой переписки, которую я могу использовать, чтобы донести это сообщение (или найти этот ответ)?

Скорее всего, есть!

Вот несколько примеров возможных альтернатив электронной почты:

  • Нужно получить простой ответ от коллеги (например, на вопрос «да / нет»)? Почему бы просто не подойти к их столу для личного ответа, позвонить по телефону, отправить текстовое сообщение или воспользоваться мгновенным чатом? Часто это самый быстрый способ избежать недопонимания:

  • Хотите поболтать подольше? Телефонный звонок или видеозвонок, вероятно, будет более эффективным использованием времени для вас обоих, чем ожидание и выполнение танцевального письма по электронной почте.
  • Обновление команды или компании? Хитрый вопрос! Вероятно, это должно быть электронное письмо, потому что полезно записывать новости такого типа. Деловая учетная запись в социальных сетях, например LinkedIn, также является отличным способом узнавать новости компании.

Теперь, в идеале, у вас уже должны быть эти каналы связи в качестве вариантов для ваших коллег (и, возможно, клиентов), если они когда-нибудь захотят связаться. Если вы похожи на многие другие компании, у вас может быть одно приложение для видеоконференцсвязи, другое для обмена сообщениями и т. Д.

Наш совет: сделайте свою жизнь (и жизнь своей команды) проще, выбрав универсальные инструменты, которые могут предоставить вам все эти возможности в одном приложении. Например, настольное и мобильное приложение RingCentral делает именно это. Обмен сообщениями, видеоконференцсвязь и телефонная связь — все в одном удобном месте:

3. Отказаться от кнопки «Ответить всем»

Когда кто-то отправляет деловое электронное письмо нескольким получателям, предполагается, что все участники этой цепочки напрямую или периферийно вовлечены в конкретную тему.Если у вас есть дополнительные данные или вопросы, относящиеся к теме, то вариант «Ответить всем» подойдет.

Однако, если у вас есть комментарий или вопрос, относящийся только к отправителю или к нескольким людям в списке получателей, удалите всех, кроме соответствующих людей, из ответа по электронной почте. А если вам нужно добавить что-то совершенно бессмысленное, например «LOL», смайлик, смайлик или «я тоже!», Даже не отправляйте электронное письмо!

4. Сведения о полях Кому и Копия

Получатели, указанные в поле «Кому», являются прямыми адресатами вашего электронного сообщения.Это люди, которым вы пишете напрямую. «CC», что означает «точная копия» или даже «любезная копия», предназначено для всех, кого вы хотите держать в курсе, но не обращаетесь напрямую. Любой, кто находится в поле «Копия», получает копию вашего электронного письма в качестве справки.

Как правило, люди отправляют своим руководителям CC, чтобы сообщить им, что электронное письмо было отправлено или было предпринято какое-то действие, или чтобы предоставить запись сообщений. Общее эмпирическое правило заключается в том, что получатели в поле «Кому» должны ответить или следить за электронным письмом, в то время как получатели в поле «Копия» — нет.

5. Вызовите дополнения к полям Кому или Копия

Если вы отвечаете на электронное письмо и добавляете получателей в цепочку (в поле «Кому» или «Копия»), не забудьте указать это в начале своего электронного письма, например: «+1 Baochi »Или« добавление Баочи ». Это вежливое предупреждение для вашего получателя (ей) о том, что к беседе добавлены дополнительные люди.

6. Ограниченно используйте поле BCC.
«BCC» означает «скрытая копия».”Получатели в этом поле не могут видеть адреса электронной почты друг друга. Используйте его в первую очередь для отправки электронной почты нескольким получателям, которые не знают друг друга (примечание: если вы представляете получателей друг другу, используйте поле «Кому», чтобы все электронные письма были видны). Не используйте поле «Скрытая копия» для тайного зацикливания дополнительных, неизвестных получателей.

7. Ограничьте обмен данными между собой
Если вы обнаружите, что общаетесь по электронной почте, постарайтесь вместо этого поговорить лицом к лицу.Хотя электронная почта — мощный инструмент, его можно неправильно истолковать и сделать совершенно неэффективным, особенно если вы имеете в виду менее свежую переписку. Разрешите обратные сообщения электронной почты, подняв телефонную трубку или встретившись с получателем лично.

8. Застегните молнию и укажите ссылки на эти вложения.
Не забудьте о форматировании. Типичная корпоративная учетная запись электронной почты имеет максимальный размер сообщения, который не позволяет получателям загружать слишком большие файлы. Если вы отправляете тонну вложений (или действительно большую презентацию), используйте инструмент сжатия, чтобы уменьшить размер файлов.Да, и не забудьте сослаться на вложения в теле письма на тот случай, если люди не осознают, что им нужно скачать файл (ы).

9. Отправляете ссылку на статью по электронной почте? Подведите итог
Если вы используете электронную почту, чтобы рекомендовать своим коллегам прочитать статью — возможно, вместе с соответствующей корреспонденцией — обязательно укажите контекст. Перед тем, как подписать это электронное письмо, убедитесь, что в строке темы указано, что вы отправляете статью, и укажите название статьи или тему, например.g., Статья: Электронный этикет. В теле письма дайте краткое изложение — от краткого, состоящего из одного предложения, до более подробного с маркерами.

10. Будьте краткими

Мы все виноваты в отправке длинных писем. И действительно, время от времени уместны длинные электронные письма. Но по большей части мы все должны быть краткими. Для чтения длинных писем требуется больше времени, и у всех мало времени, поэтому сообщения в социальных сетях такие короткие.

Большинство людей откладывают чтение длинных писем. Легче потреблять меньшие объемы информации, особенно на мобильных устройствах. Так что сделайте ваши электронные письма важными и сделайте их краткими!

Однако краткость в деловой переписке не означает, что вам следует чрезмерно использовать сокращения или акронимы. Сокращение, например картинки, может показаться слишком неформальным, в то время как использование простого английского языка показывает, что вы рассматриваете человека, получившего письмо.

11. Сделайте счет в строке темы электронного письма
Строка темы, возможно, является наиболее важной частью электронного письма — это один из важнейших, если не самый большой, определяющий фактор в том, будет ли ваше электронное письмо открыто и прочитано:

Найдите время, чтобы написать содержательную строку темы; краткий и соответствующий содержанию вашего электронного письма.Учитывая, что ваше электронное письмо будет просматриваться другими людьми, убедитесь, что вы проверили правописание и вычитали его, прежде чем подписывать это электронное письмо.

Тогда вы сможете избежать орфографических ошибок и опечаток, из-за которых вы будете выглядеть небрежно и уязвимо для фильтров спама (как и смайлики, смайлики, восклицательные знаки! И полезные слова, такие как «БЕСПЛАТНО»).

Соблюдаете ли вы эти основные правила этикета электронной почты?

Хорошо это или плохо, но электронная почта по-прежнему остается одним из наиболее распространенных способов связаться с кем-то по работе.Наши почтовые ящики загромождены больше, чем когда-либо прежде, и недопонимание распространено. Лучший способ получить быстрый ответ — это, как вы уже догадались, уважать время собеседника и соблюдать общие правила вежливости.

Используйте эти правила этикета электронной почты в качестве ежедневного напоминания о том, как можно сохранить папку «Входящие» для важных дел… и убедитесь, что, когда кто-то увидит ваше письмо в своем почтовом ящике, он щелкнет его в первый раз, а не пролистает его.

Leave a comment