8 инструментов на замену Google Docs

1. Word Online

Полезная особенность: удобная интеграция со всеми сервисами Microsoft, в том числе с веб-версией Skype, а также возможность «на лету» синхронизироваться с десктопной версией Word.

Это самый известный аналог Google Docs от компании Microsoft. Сервис в режиме онлайн предлагает все базовые возможности традиционного редактора Word. Панель инструментов в нём примерно такая же, как и в десктопной версии программы — долго осваивать не придётся.

Предоставить доступ к документу другим пользователям можно в несколько нажатий. Для работы потребуется лишь сохранение файла на OneDrive и учётная запись Microsoft для всех участников.

Word Online →

2. Zoho Writer

Полезная особенность: бесплатно предоставляется 5 ГБ памяти в фирменном облаке под все документы и любые другие файлы.

Это один из сервисов облачной платформы Zoho с очень удобным и неперегруженным интерфейсом. Все кнопки и панели инструментов прячутся в боковом меню, доступ к нему осуществляется только при нажатии специальной кнопки. Такое решение позволяет не занимать полезное пространство в верхней части экрана и полностью сосредоточиться на тексте, исключив отвлекающие факторы.

Доступ к документу с правами на чтение и редактирование можно отправить на электронную почту. Сервис поддерживает импорт и экспорт всех основных типов файлов, а также быструю публикацию текста в Сети.

Zoho Writer →

3. Документы Quip

Полезная особенность: единое пространство для командной работы, включая общие папки, файлы и списки задач.

Это часть многофункционального онлайн-сервиса Quip, где прямо в окне редактирования текста есть живой чат для общения. С его помощью обсуждение можно вести без отрыва от контекста, не перегружая документ массой комментариев. Все правки пользователей сохраняются в общем журнале изменений.

Для каждого участника можно настроить разрешения, ограничив или расширив его полномочия. Quip также позволяет работать без интернета, в том числе и с мобильного устройства. Синхронизация документов происходит при первом же подключении к Сети.

Документы Quip →

4. Only Office

Полезная особенность: поддержка функций, обычно доступных только в десктопных редакторах: обтекание картинки текстом, колонтитулы, автофигуры.

Набор офисных решений для работы через веб-версию или десктопные приложения. Текстовый редактор при совместном использовании документа позволяет отображать все изменения мгновенно или только после пересохранения файла. Для отдельных частей текста можно включить защиту от редактирования.

Пользователям доступны также функции комментариев и обсуждения в выделенном чате. Документы полностью совместимы со всеми традиционными форматами и могут быть экспортированы. В течение месяца в ознакомительном режиме использовать сервис можно бесплатно, однако после потребуется подписка.

Only Office →

5. Slite

Полезная особенность: простые в использовании шаблоны с готовой структурой.

Этот относительно новый сервис по большей части предназначен для совместной работы с заметками, однако он также подойдёт и для текстов, не требующих чёткого форматирования. Всё самое необходимое из инструментов редактирования присутствует: можно использовать списки, изображения, видео с YouTube и даже файлы с компьютера.

Для всех записей есть история изменений, позволяющая создавать копии на определённом этапе обсуждения. Для удобства работы с ПК предусмотрены десктопные приложения под Windows и macOS. Ближе познакомиться с сервисом можно в нашем обзоре.

Slite →

6. Draft

Полезные особенности: быстрая регистрация и удобная интеграция с WordPress, Tumblr, Blogger и другими платформами.

Аскетичный сервис для совместной работы над текстом, где каждый приглашённый пользователь работает со своей копией документа. Кнопки форматирования и поля в нём отсутствуют. Вносимые правки автор может утверждать или же отклонять. При необходимости можно откатиться к ранее сохранённому тексту. Также доступен импорт документов из облачных сервисов, например Dropbox, Evernote, Box, Google Drive.

Использовать Draft можно совершенно бесплатно, без каких-либо подписок. Русскоязычный интерфейс, к сожалению, не предусмотрен.

Draft →

7. Notejoy

Полезная особенность: десктопные приложения под macOS и Windows, а также мобильное под iOS.

Удобная платформа с акцентом на совместную работу со множеством текстов. Все рабочие документы распределяются по библиотекам, к каждому можно прикрепить определённого пользователя. При внесении изменения все они будут получать соответствующие уведомления на почту или же подключённое мобильное приложение. Вести обсуждение можно в выделенном чате.

Notejoy также предоставляет систему поиска по заданному слову, что особенно удобно при работе с несколькими копиями документов. Использовать сервис группой до 10 пользователей можно бесплатно. Больше подробностей — в нашем обзоре.

Notejoy →

8.

SMASHDOCs

Полезная особенность: сохранение списка изменений для каждого объекта в отдельности: для текстового поля, изображения, таблицы.

Малоизвестный сервис с возможностью приглашения пользователей для чтения или же редактирования материала. Права в любой момент можно отозвать, лишив доступа. Интерфейс в стиле Material Design визуально прост и интуитивно понятен, однако минимальные знания английского языка всё же понадобятся.

Удобное боковое меню позволяет быстро переходить по изображениям, таблицам, спискам или заголовкам, что удобно при работе с большими документами. Для редактирования текста предусмотрено собственное контекстное меню, появляющееся при выделении любого элемента.

SMASHDOCs →

Сравнительный обзор 5 веб-сервисов для совместного редактирования с поддержкой Markdown-синтаксиса

Язык разметки Markdown, созданный Джоном Грубером (John Gruber) и Аароном Шварцем (Aaron Swartz), имеет очень простую структуру и удобен в использовании, поэтому он широко применяется в интернете и в настольных приложениях. Многие разработчики знакомы с Markdown благодаря сервису GitHub, другие используют его для создания заметок и последующей публикации в блогах.

Существуют сервисы для совместной работы с документами, которые позволяют редактировать и хранить заметки в Markdown на сервере, импортировать и экспортировать их в различных форматах. Безусловно, здесь могут возникнуть ассоциации с Google Docs и подобными популярными облачными сервисами. Поэтому в обзоре будут отмечены различия в подходах, которые используются при хранении, сравнении файлов, совместной работе и т. д.

Аспекты обзора следующие:

• Markdown-редактор: интерфейс, настройки, дополнительные возможности (подсветка синтаксиса, нумерация и т. п.)
• Источники импорта, экспорт (включая публикацию записей в блогах)
• Хранение документов: метод хранения и возможность офлайн-доступа
• Управление версиями
• Совместная работа: особенности редактирования, предоставление общего доступа

Участники обзора:

1. Draft — один из наиболее известных сервисов для совместного редактирования. Использует более строгую систему учета и хранения версий, нежели Google Docs, задействует расширенные возможности языка Markdown и содержит множество дополнительных функций.
2. Typewrite представляет собой среду для совместного редактирования документов. Предполагалось, что сервис совместит удобство текстового процессора (прообразом стал редактор Byword для iOS) и особенности совместного редактирования Google Docs. Также в приоритетах разработчика была реализация нескольких функций: редактирование в реальном времени и подсветка синтаксиса Markdown. Стоит отметить, что Typewrite появился совсем недавно, поэтому многие функции не реализованы, тем не менее, значатся в ближайших планах.
3. Редактор StackEdit основан на библиотеке PageDown, используемой популярными сервисами Overflow и Stack Exchange. Далее будет рассматриваться beta-версия редактора, 4-й версии. В ней был обновлен интерфейс, добавлены функции обсуждения и комментирования, усовершенствованы синхронизация и офлайн-режим доступа.
4. Penflip — своего рода «GitHub для редакторов»: сервис предназначен не для разработки, а скорее для написания руководств, исследований. Рабочая среда Penflip включает в себя контроль версий и позволяет вести совместную работу над проектами.
5. Authorea — сервис, прежде всего, полезен при обращении с научными текстами, технической документацией. Поддерживается множество форматов (LaTeX, Markdown, HTML, Javascript), для контроля версий используется Git. Помимо текста, документ может содержать в себе код IPython, d3.js, изображения с Plot.ly и другие данные для визуализации.

Особенности Markdown-редактора

В Draft кнопки форматирования и текстовые поля, по сути, отсутствуют. Это непривычно для редактора, однако в случае с Markdown минимализм вполне обоснован. Ключевые возможности синтаксиса доступны в правом меню Draft. Можно заметить, что используется расширенный синтаксис, что позволяет создать списки to-do и управлять ими. Также для быстрого копирования/вставки текста могут использоваться сниппеты.

Примечателен режим Хемингуэя (Hemingway mode) для черновой работы с текстом. Возможность правки в данном режиме отсутствует, редактирование осуществляется после создания черновика. Теоретически, могут быть полезны две функции — обратиться к эксперту (Ask a Pro) и упрощение текста (Simplyfy), но они недоступны для русского языка.

В настройках Draft можно настроить размер и гарнитуру шрифтов. Изначальный шрифт не оптимален для одновременного отображения кириллицы и латиницы, но несложно включить системные шрифты. В результате, они будут корректно отображаться в браузере.

У редактора имеется один недостаток — нет подсветки синтаксиса и нумерации. Таким образом, редактор скорее нацелен на работу сугубо с текстом, без использования кода, формул и т. п.

Typewrite очевидно имеет сходство с Draft, с той разницей, что здесь присутствует подсветка синтаксиса. В остальном усматривается тот же стиль оформления. В левой части экрана — навигация, справа — доступ к основным функциям Markdown и управлению документами. Ничего лишнего, вдобавок интерфейс очень отзывчив.

StackEdit — единственный редактор с двухпанельным интерфейсом, где предварительный просмотр доступен в реальном времени. Базовое расположение панелей легко поменять (с горизонтального на вертикальное), одну из панелей можно свернуть. Редактирование осуществляется в полноэкранном режиме.

Есть у StackEdit некоторые удобства WYSIWYG-редактора: на верхней панели расположены кнопки форматирования и разметки документа.

Для подсветки синтаксиса используются библиотеки Prettify и Highlight.js. Благодаря этому, подсвечивается как исходный документ Markdown, так и код, отображаемый в превью. Поскольку StackEdit полноценно поддерживает CSS3, в редакторе можно использовать визуальные эффекты, SVG и прочие «бонусы» спецификации.

Как видно в документе приветствия, без проблем отображаются таблицы (в том числе таблица содержания), списки, сноски, «умная» пунктуация, блоки с кодом, комментарии. Помимо собственно Markdown, в StackEdit доступны расширенная разметка Markdown Extra/GitHub Flavored Markdown, а также математические выражения LaTeX.

В настройках редактора представлены опции, позволяющие изменять размер и начертание шрифта, шаблон начального документа. В наличии несколько тем оформления. Панели инструментов настраиваются с помощью расширений (селекторы, кнопки), причем js-дополнения можно создавать самостоятельно.

В Penflip кнопки форматирования вынесены на верхнюю панель. Редактор поддерживает подсветку синтаксиса, есть опции быстрого сохранения и предварительного просмотра документа. Нет полноэкранного режима, и в случае с однопанельным редактором это неудобно. Настроек отображения, кроме смены темы оформления, нет.

Сервис Authorea в меньшей степени предназначен для быстрого редактирования одного документа, скорее здесь речь об удобстве работы с несколькими форматами одновременно, упор на проектную структуру. Поэтому, в сравнении с другими участниками, редактор Authorea выглядит весьма академично.

Документ может состоять из нескольких блоков, для каждого блока предназначен отдельный файл. Файлы можно упорядочить по каталогам. Если проект состоит из нескольких документов, то, по аналогии с Википедией, каждый блок редактируется отдельно, для перехода используется навигация.

Подсветка синтаксиса для всех поддерживаемых файловых форматов и нумерация присутствуют.

Приложение	Подсветка синтаксиса	Нумерация строк	Статистика по документу	Настройка шрифтов	Смена темы оформления	Горячие клавиши
Draft	−	−	+	+	+	+
Typewrite	+	−	+	−	−	+
StackEdit	+	−	+	+	+	+
Penflip	+	−	+	−	+	+
Authorea	+	+	−	+	−	−

Импорт

Draft позволяет импортировать файлы из Dropbox, Google Drive, Evernote, Box, загружать по ссылке, с FTP или локального диска.

В Stackedit можно открыть документ по ссылке или с локального источника. При этом, можно сконвертировать HTML в Markdown для дальнейшего редактирования на сервере.

В Authorea доступна загрузка документов с локального диска. В качестве исходных могут выступать LaTeX- и BibTeX- файлы.

В Typewrite и Penflip, на момент написания, опция импорта не поддерживается.

Экспорт и публикация

Draft предлагает наибольший список форматов для вывода — TXT, Markdown, HTML, документы Word, Google Docs, PDF, MOBI, ePub. Также Draft отлично справляется с публикацией, позволяя подключить социальные, блог-платформы, вроде WordPress, Tumblr, Blogger и другие. Кроме того, доступен экспорт на другие сервисы посредством протокола JSON и WebHook.

StackEdit поддерживает экспорт в Markdown, HTML, PDF, для вывода можно использовать формат, указанный в шаблоне. Также, как и в Draft, представлены широкие экспортные возможности. Заметку можно опубликовать в Blogger, Tumblr, WordPress и на других сервисах, указав формат, теги и другие параметры.

На данный момент Penflip экспортирует следующие форматы: HTML, TXT, Word, PDF, Markdown, ePub. Публикация на данный момент не поддерживается, но, по словам разработчика, планируется реализация этой возможности.

Authorea позволяет сохранять файлы в LaTeX, PDF, скачивать их в ZIP-архиве. В дополнению к этому, можно указать стиль журнала — шаблон для оформления документа. Публикация в Authorea, очевидно, не предусмотрена.

В Typewrite экспорт на данный момент не реализован.

Приложение	Импорт (источники)	Экспорт (форматы)	Публикация (платформы)
Draft	локальный файл, Dropbox, Google Drive, Evernote, Box, URL, FTP	TXT, Markdown, HTML, Word, Google Docs, PDF, MOBI, ePub	WordPress, Tumblr, Twitter, Blogger, LinkedIn, Mailchimp, Buffer, iDoneThis, WebHook URL, Svbtle, Ghost, Basecamp
Typewrite	−	−	−
StackEdit	URL, локальный файл	Markdown, HTML, PDF	Blogger, Dropbox, Gist, GitHub, Google Drive, SSH-сервер, Tumblr, WordPress
Penflip	−	HTML, TXT, Word, PDF, Markdown, ePub	−
Authorea	локальный файл (LaTeX, BibTeX)	LaTeX, PDF, ZIP	−

Управление версиями и совместное редактирование

Для предоставления доступа в Draft достаточно отправить ссылку соавтору по email. Редактор документа вносит правки и, по итогу, отправляет уведомление об изменениях владельцу. Последний просматривает изменения, принимает или отклоняет их. Любой фрагмент текста можно выделить, прокомментировать и отправить уведомление одному или нескольким авторам на email.

При совместной работе зачастую очень сложно отследить правки каждого редактора. Отличие Draft, например, от Google Docs состоит в том, что в данном случае не перезаписывается мастер-копия — то есть, документ, созданный автором. Еще одно важное отличие — более удобное управление версиями. В Draft можно создавать промежуточные чекпоинты — мастер-копии с важными изменениями.

Аналогично, в Penflip создается копия мастер-документа, закрепленная за каждым редактором. При этом, редакторы не могут изменить основную версию, а администратор имеет возможность принимать или отклонять изменения редакторской версии документа. Кроме того, при управлении версиями редактор может создавать временные отметки, используя теги.

В Penflip предусмотрено добавление новых пользователей, тех же участников проекта. Кроме рассылки приглашений и совместной работы, редактор позволяет просматривать активность, добавлять комментарии.

Typewrite использует несколько иной подход, скорее это система редактирования в реальном времени наподобие Google Docs. Для добавления пользователя отправляется уведомление на почту, после чего приглашенный участник заходит под своей учетной записью и вносит правки.

Доступно в Typewrite и управление версиями. Это предполагает также сравнение документов и восстановление любой из версий. В то же время, эта система не имеет ничего общего с Github, что, скорее, является недостатком: автор документа не имеет возможности принять или отклонить изменения или хотя бы узнать, кто внес те или иные правки.

В StackEdit для совместной работы с документом предусмотрена функция Share. Синхронизация осуществляется посредством сервисов Google Drive или Dropbox. Хранение версий не предусмотрено. Единственный сторонний способ управления версиями — интеграция с облачным сервисом. Хотя и в данном случае, разумеется, сравнение документов и контроль изменений будут недоступны.

Для управления версиями в Authorea используется Git. Добавить автора можно, пригласив его по email. Каждое изменение, вносимое создателем и редакторами документа, фиксируется и может быть принято или отменено. При этом, в Authorea есть возможность просмотра истории изменений в виде отчета. Инструментарий Authorea также предусматривает обсуждения, комментирование, просмотр активности.

Приложение	Совместное редактирование в реальном времени	Сравнение документов	Контроль правок	Управление версиями	Комментарии / чат
Draft	−	+	+	+	+
Typewrite	+	+	−	+	−
StackEdit	−	−	−	−	+
Penflip	−	+	+	+	+
Authorea	−	+	+	+	+

Хранение документов

Одно из главных преимуществ Draft — поддержка двухсторонней синхронизации документов. Как было сказано выше, импорт актуален для таких облачных сервисов, как Dropbox, Google Drive, Evernote и Box. Измененный документ передается обратно на сервер, что позволяет использовать те же файлы, скажем, в локальных приложениях. Для этого можно задействовать синхронизацию облачного сервиса с десктопом.

В наличии также офлайн-режим (доступен по адресу https://draftin.com/offline), он позволяет хранить до 50 последних измененных документов в кэше браузера. Включить данный режим можно через раздела настроек Labs. Синхронизация осуществляется вручную, все файлы хранятся в незашифрованном виде.

StackEdit не требует создания учетной записи и не хранит документы на сервере. Вместо этого документы хранятся в кэше и доступны офлайн. Помимо того, можно синхронизировать документы с Dropbox или одним или несколькими аккаунтами Google Drive.

Несмотря на заявленную на главной странице сервиса https://typewrite.io/ синхронизацию с Dropbox, по факту Typewrite не обладает данной функцией, офлайн-режим также недоступен.

Authorea позволяет хранить документы на сервере. Благодаря git-интеграции, редактирование документов возможно и в офлайн-режиме. При этом, в качестве файлового хранилища используется репозиторий.

Как следует из таблицы, в Penflip отсутствует облачная интеграция. Однако таким же образом, как и в Authorea, несложно интегрировать проект с git-репозиторием и тем самым получить доступ к офлайн-функциям.

Приложение	Офлайн-доступ	Облачная синхронизация	git-синхронизация	Предосмотр
Draft	+	+	−	+
Typewrite	−	+	−	+
StackEdit	+	+	−	+
Penflip	+ (git)	−	+	+
Authorea	+ (git)	−	+	+

Резюме

Draft — гибко настраиваемый редактор для совместной работы, с поддержкой горячих клавиш и множеством дополнительных функций. По своей функциональности, поддержке файловых форматов, сервис дает фору всем участникам обзора.

В целом, Draft отлично себя показывает при редактировании заметок и публикации на различных платформах. Однако есть и нарекания. Во-первых, применимо к Markdown-редактору: не все функции доступны русскоязычному пользователю, плюс, хотелось бы видеть подсветку синтаксиса. Во-вторых, поддержка других языков разметки, вроде LaTeX и Textile, была бы полезным дополнением при работе с технической документацией.

На данный момент сложно говорить о Typewrite определенно: здесь нет ни импорта, ни экспорта, ни синхронизации. Работать в подобной замкнутой среде не слишком удобно. Тем не менее, приоритетные функции рано или поздно будут реализованы, а редактировать Markdown-заметки в Typewrite можно уже сейчас.

StackEdit — онлайн-блокнот с хорошей поддержкой форматов. Наравне с Draft, он может предложить импорт, экспорт и публикацию. С другой стороны, StackEdit не позволяет полноценно работать нескольким пользователям: приходится либо использовать снимок («замороженную» версию) документа, либо прибегать к синхронизации, что тоже не равнозначная замена совместному редактированию с контролем вносимых изменений.

Penflip — один из немногих Markdown-сервисов для совместной работы с проектами. Сильные стороны — локальное хранение данных и офлайн-доступ к ним, управление версиями, удобный редактор с подсветкой и предварительным просмотром, интеграция с Git. Из недостатков — отсутствие импортных и экспортных функций, возможности публикации. Впрочем, ожидается, что скоро эти функции будут реализованы.

Authorea располагается в стороне от других решений. Этот веб-редактор будет полезен при совместной работе с научными проектами, редактировании сложных структурированных документов, где применяется несколько языков. В Authorea представлены широкие экспортные возможности, редактор отвечает повышенным требованиям. В то же время, сервис не слишком удобен при редактировании простых заметок.

Совместное редактирование. Часть 1 / Блог компании МойОфис / Хабр

Добрый день. Последний год я занимаюсь в проекте

«МойОфис»

вопросами совместного редактирования (collaboration). Оглядываясь назад, могу констатировать, что это непростая и очень интересная задача. Поэтому я хотел бы подробно рассказать о ней и дать ответы на следующие вопросы:

1. Какие существуют подходы к обеспечению совместного редактирования?
2. Насколько они сложны в реализации?
3. Можно ли взять готовую библиотеку и использовать ее в своем проекте?
4. Можно ли вести разработку без оглядки на совместное редактирование?

Для того чтобы подробно и аргументированно ответить на них, необходимо написать довольно много материала, поэтому статей будет несколько, присаживайтесь поудобнее, мы начинаем.

Как только мы начинаем хранить файлы на сервере (в облаке), возникает естественное желание обеспечить их редактирование несколькими людьми. Особенно это актуально для офисных документов, над которыми работают сразу несколько человек и каждый из них вносит правки.

Но «нельзя просто так взять и…» предоставить всем доступ для правки одного документа. Необходим механизм, который обеспечит удобное и корректное изменение одного файла несколькими пользователями. Давайте рассмотрим варианты, как это можно сделать.

Блокировка всего документа при редактировании

Это самый тривиальный метод. Преимуществами такого решения являются простота реализации и возможность работы со всеми типами данных. На этом преимущества заканчиваются и начинаются сплошные неудобства для пользователя:

• В один момент времени только один пользователь может вносить правки. Чем больше будет такой документ и чем чаще его будут редактировать, тем более явным становится это неудобство. Представьте себе ТЗ на сотню с лишним страниц, при этом один пользователь вынужден ждать, пока его коллега закончит править раздел в другой части документа.
• Каждое изменение в документе приводит к необходимости полностью передать его на сервер, а затем скачать всем участникам, что сильно ухудшает скорость работы и увеличивает объем пересылаемых данных.
• Данное решение не может обеспечить офлайн-работу, ведь чтобы приступить к редактированию документа, требуется заблокировать его на сервере от изменения другими пользователями. А без соединения с сервером сделать это нельзя.
• Неснятая блокировка. Представим, что один пользователь забыл снять блокировку, да еще и ушел домой или вовсе уехал в отпуск. Всем остальным приходится ждать или искать нерадивого пользователя. Частично от этого можно уйти, контролируя время активности или предоставив администратору возможность принудительно снять блокировку. Впрочем, ни то ни другое не является идеальным решением, так как в первом случае нельзя понять, на основе чего можно отличить пропавший интернет от недисциплинированности пользователя, а во втором нельзя обойтись без вмешательства человека и чьи-то изменения могут быть потеряны.

Такой вариант можно часто встретить в решениях для корпоративных порталов, ERP, СЭД.

Блокировка части документа

Для текстового документа такой единицей деления может стать абзац или таблица. Это улучшает весь процесс работы, а именно:

• Теперь можно одновременно редактировать один документ, при условии, что правки вносятся в разные его части.
• Заблокировать документ полностью нельзя. Несмотря на неснятую блокировку, с остальным документом можно продолжать работать.

Но и этот подход нельзя назвать идеальным:

• По-прежнему нельзя обеспечить офлайн-работу. Для блокировки любой из частей документа необходимо связаться с сервером.
• Часть документа, заблокированная при редактировании, может быть значительной. Действительно, абзац может быть довольно большим и содержать несколько сотен или тысяч знаков текста. Еще больше сложностей возникает при работе с таблицами. Без дополнительных ухищрений нельзя одновременно разрешить менять содержимое ячеек и структуру таблицы — вставлять и удалять строки или столбцы. Это означает, что при любом изменении одной из ячеек требуется блокировать всю таблицу. В офисных документах таблицы могут быть разного уровня вложенности или же очень большого размера. Особенно неприятным этот момент становится при работе с табличными документами, где рабочий лист и вовсе состоит из одной таблицы, а значит при любых изменениях надо его блокировать полностью.
• С точки зрения структуры, документ можно упрощенно представить как последовательность абзацев и таблиц. И когда мы вставляем или удаляем таблицы и абзацы, то мы редактируем эту последовательность. А это значит, что корректность совместного редактирования такой последовательности также необходимо обеспечить (кстати, принципиальной разницы между редактированием списка абзацев или списка букв нет, разве что первое происходит реже). Без введения принципиально другого метода синхронизации это должна быть опять же блокировка, только на этот раз объект блокировки будет один на весь документ.

Некоторые читатели могут заметить, что задача совместного редактирования успешно решается в системах контроля версий, с последовательной историей (SVN или CVS) или с возможностью ветвлений (GIT, Mercurial). Да, вы правы, но и здесь есть свои нюансы, которые делают невозможным применить в нашем случае тот же принцип:

• Merge. Во-первых, для пользователей офисных пакетов это понятие как правило незнакомо. Во-вторых, объединение разных версий документа становится принципиально более трудным при переходе от простого текста к документу со сложной (как правило иерархической) структурой, где есть текст, вложенные таблицы, изображения и различные настройки форматирования. Просто представьте себе подобный 3-way merge.
• Даже при использовании kdiff3 или winmerge случаются ошибки, а ведь они работают с простым текстом.
• Обычному пользователю офисных приложений будет непросто вникнуть в мир ветвлений и слияний. А вникнув, использовать будет не очень быстро и удобно.

Будем исходить из того, что с точки зрения пользователя вся работа с документом должна сводиться лишь к тому, чтобы исправить текст, вставить график, обещанный коллегам, и на этом закончить. Так же, как он это делал раньше с локальными документами. Все сложные процессы по поддержке корректного состояния документа должны быть скрыты от пользователя. При этом важно сохранить отзывчивость и функциональность, сравнимую с редактированием локальных файлов.

Для нас это диктует дополнительные требования:

1. Использование оптимистичной стратегии внесения изменений. К локальной копии документа правки должны применяться сразу. И независимо от этого они отправляются на сервер, а от него к другим клиентам, при этом то, как быстро они будут получены и применены, никак не влияет на скорость работы с локальной версией.

Отсюда следует, что состояния документа у клиентов и на сервере могут отличаться. Это формирует следующее требование:

2. Сходимость (convergence). Когда все пользователи закончат свою работу и все уведомления о правках будут доставлены, как на сервере, так и у клиентов должно быть одно и то же состояние документа.

Но это еще не все. Первые два требования можно выполнить с помощью простого, но явно не устраивающего пользователей алгоритма.

Если на сервер приходят два конкурирующих изменения, то можно просто игнорировать то, что пришло позже, уведомив соответствующим образом клиентов. Этого будет достаточно, чтобы удовлетворить первые два требования, но явно недостаточно, чтобы сделать счастливым того, чьи изменения были выкинуты. А это значит, что нужно задекларировать еще одно требование:

3. Принцип сохранения намерений (intention preservation). Мы должны обеспечить максимальное сохранение намерений всех пользователей, даже если правки вносятся одновременно и они конкурируют друг с другом.

Мы декларируем, что каждая правка от каждого из пользователей важна для нас и мы не будем отменять ее без необходимости. Необходимость отменить все же может возникнуть. Например, в таких ситуациях, когда один пользователь отредактировал абзац, который параллельно был удален кем-то другим. В этом случае изменения уже просто нельзя применить, так как абзац более не существует.

Второй момент, который стоит упомянуть в контексте этого принципа, — формализация. Понятие «намерение» достаточно абстрактно. Представим, что в тексте есть слово «оптека», которое параллельно исправляют два пользователя, причем по-разному: «аптека» и «оптика». Большинство известных алгоритмов (и наш тоже) работают на уровне букв, и в результате получится «аптика», что не соответствует «высокоуровневым» намерениям обоих авторов. Существуют формализации намерений пользователей на уровне слабых порядков букв («хочу вставить букву “и” после буквы “т”, но перед “к”»). Для некоторых алгоритмов сохранение выраженных таким образом намерений является неотъемлемой их частью (об этом можно почитать здесь).

В нашем случае мы не формализуем намерения пользователей и тем более не даем строгих гарантий их соблюдения, но декларируем, что будем максимально придерживаться этого принципа.

Существуют два алгоритма, которые удовлетворяют всем нашим требованиям: оптимистичное внесение изменений, сходимость и сохранение намерений.

Первый. Differential synchronization. Который в итоге нам не подошел

Алгоритм предполагает постоянный 3-way merge на стороне клиента и сервера, который сопровождается пересылкой патчей в обе стороны. На схеме представлена общая идея.

Более подробное описание можно увидеть на сайте автора.

Вероятно, вы уже догадались, по какой причине этот алгоритм нам не подходит. Правильно, как уже упоминалось, 3-way merge для документа со сложной структурой нетривиален. При этом необходимо иметь формальную гарантию того, что он даст одинаковые результаты при слияниях в разных порядках и направлениях… Это ставит крест на перспективе применения у нас данного подхода.

Второй. Operation Transformation (OT)

Это скорее общий подход, на основе которого разработаны различные алгоритмы.

В основе OT лежит довольно простая идея. Все изменения данных мы описываем как операции, которые пересылаем и преобразуем относительно других без самого документа. Когда операция приходит от одного пользователя к другому, мы ее трансформируем таким образом, чтобы она стала валидной относительно разницы между документами этих двух пользователей, выраженной в операциях. Звучит заумно, но на самом деле принцип довольно простой.

Давайте посмотрим на еще одну схему, которая популярна в статьях об OT.

Операция О2:

• Пользователю 1 приходит операция О2 del[2, “c”] от пользователя 2.
• Операция О2 трансформируется относительно операции О1, которой не было у пользователя 2 на момент создания О2.
• В результате получается del[3, “c”], так как перед позицией 2 уже успели вставить один символ и у “с” позиция стала 3.

Операция О1:

• Пользователю 2 от пользователя 1 приходит операция О1 ins[0, “x”].
• O1 трансформируется относительно О2, но на этот раз при трансформации операция не меняется и применяется в таком же виде, как и у автора операции — пользователя 1.

Здесь используется трансформация включения (в некоторых алгоритмах используется и трансформация исключения). В дальнейшем я буду использовать обозначение Inc(O1, O2) для операции О1 с учетом эффектов операции О2, то есть, если кратко, мы включили О2 в О1.

Основное требование, которому должны удовлетворять трансформации включения (известное как Transition Property 1), — это:

Inc(O2, O1) * O1 = Inc(O1, O2) * O2,

где * — последовательное применение, справа налево. Для простоты понимания посмотрите на изображение:

Приведенное выше равенство в применении к этой картинке означает, что, начав с одного состояния документа и двигаясь по правой или левой ветке, мы получим одно и то же итоговое состояние. Принципиальным моментом является то, что начинать «движение» мы должны из одного и того же состояния. Если это условие не соблюдать, то результатом будет рассогласованное состояние документов либо трансформированная операция может просто не иметь смысла. Например, вставка символа в неверную или несуществующую позицию документа.

Как я указал выше, существует несколько различных алгоритмов на основе ОТ. Их главным отличием является решение ключевого вопроса: как производить трансформации таким образом, чтобы любые операции, участвующие в трансформации, были над одним и тем же состоянием документа, и, если такой возможности нет, то с помощью каких еще преобразований можно изменить порядок применения операций.

Дело в том, что первые алгоритмы на основе ОТ не предусматривали использования центрального сервера. Все клиенты связывались между собой peer-to-peer. Соответственно, текущее состояние документа у пользователей выражалось последовательностью операций (О1, О2… ОN), при этом в каждый момент времени количество, состав и порядок этих операций у каждого клиента может быть свой. В этом случае нельзя определить единый строгий порядок среди всех генерируемых операций, можно ввести только слабый порядок по happens before критерию. Операции, между которыми нет такого отношения, считаются конкурирующими или параллельными (concurrent).

Подобный подход также несет с собой определенные сложности:

• Производительность. Количество трансформаций может быть очень большим, клиентам приходится хранить всю историю, так как в любой момент может прийти сколь угодно «древняя» операция от другого пользователя.
• Для корректной реализации требования TP-1 уже недостаточно. Приходится требовать еще и как минимум TP-2: Inc(O3, Inc(O1, O2) * O2) = Inc(O3, Inc(O2, O1) * O1). В зависимости от конкретного алгоритма может понадобиться выполнение других требований к трансформациям и обратным операциям (полный список здесь). Если у вас есть набор операций, то эти требования должны быть выполнены для любой пары или тройки, а это далеко не всегда так. При этом, чтобы иметь уверенность в сходимости алгоритма, эти требования необходимо формально верифицировать, то есть доказать, как теорему.
• Сложность. Подобные алгоритмы действительно непростые, и порой в них находят ошибки. Например, один из случаев, потенциально приводящий к ошибке, выглядит вот так:

Интересующиеся классическими peer-to-peer алгоритмами могут найти подробный их обзор и сравнение тут.

Перечисленные выше трудности можно разрешить, если отказаться от равноправности всех клиентов и peer-to-peer соединений. При добавлении центрального сервера состояние документов можно описывать простой ревизией и требовать выполнения не более чем TP-1… Но этой теме будет посвящена уже следующая статья. Обещаю, что для любителей алгоритмов там будет больше интересного.

Первая статья из цикла тем временем подошла к финалу. Буду рад увидеть в комментариях ваши вопросы и пожелания по поводу содержания следующих статей.

Вторую часть можно найти тут.

Пока!

Сервисы для работы с документами

В разделе собраны популярные сервисы для автоматизации работы с документами. Подборка включает в себя инструменты проверки правописания, передачи файлов, рецензирования, мониторинга истории изменений, сканирования текстов и изображений и перевода их в текст. Приложения позволяют отслеживать историю изменений документов при совместной и индивидуальной работе, а также рецензировать их. Могут быть запущены из облака с сервера или локального персонального компьютера.

Как выбрать сервис для работы с документами и на что обратить внимание

Подбор по параметрам

Приложение из офисного пакета «МойОфис» для редактирования текстов, совместной работы над ними с историей версий.

Notion Есть бесплатный тариф

Документы, база знаний и задачи в едином рабочем пространстве для совместной работы.

Онлайн-сервис подготовки и оформления документов.

Комплексное решение для обеспечения рабочих мест необходимыми офисными приложениями.

Интеллектуальная система управления цифровыми процессами и документами с готовым набором бизнес-решений

Юридически значимый электронный документооборот с контрагентами

Редактор для продуктивной работы над текстовыми документами. Поможет организовать и ускорить повседневные задачи создания документов.

Облачный сервис для подготовки исполнительной документации в строительстве.

Онлайн-конструктор документов для бизнеса, образования, творчества.

Программа для заполнения и согласования исполнительной документации в строительстве

Formz Есть бесплатный тариф

Онлайн-сервис для заполнения и печати документов и бланков.

Сервис по распознаванию рукописных анкет и иных документов. Решение для программ лояльности.

Веб-инструменты для подготовки, сверки и отправки алкогольной отчетности в ФСРАР.

Сервис для сверки алкогольной декларации с контрагентами. Помогает перед отправкой документов в ФСРАР.

Сервис для автозаполнения шаблонов документов, созданных в MS Word и MS Excel.

Электронный документооборот со Сбербанком и другими контрагентами

Составление смет онлайн.

Сервис для обмена электронными юридически значимыми документами. Доступен с любого компьютера, 100 % замена бумажного документооборота, возможна интеграция с любой ERP.

7docs Есть бесплатный тариф

Сервис автоматической подготовки документов позволяет пользователям готовить документы для бизнеса, не прибегая к помощи юристов и иных специалистов.

Защищенное корпоративное мобильное рабочее место

Сервис для подписи документов и их сканов онлайн

Такском-Файлер — онлайн-сервис электронного документооборота для моментального получения и отправки документов.

Онлайн-Спринтер — сервис онлайн-отчетности с любого компьютера через защищенные каналы связи. Сдача отчетности через интернет во все контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и многие другие.

Google Документы Есть бесплатный тариф Мы используем этот сервис в Startpack и рекомендуем его

Текстовый онлайн-редактор, который позволяет создавать, форматировать текст документов и редактировать их совместно с коллегами и друзьями в режиме реального времени.

Tolteck Есть бесплатный тариф

Облачный сервис, позволяющий составлять сметы и счета на строительство и ремонт онлайн, вести базу клиетов и внутренних расценок компании

LegalCalc Есть бесплатный тариф

Калькулятор для расчета задолженности и пеней за ЖКУ

iLovePDF Есть бесплатный тариф

Онлайн-сервис для работы с PDF-файлами

Главред Есть бесплатный тариф Мы используем этот сервис в Startpack и рекомендуем его

Веб-сервис, позволяющий отшлифовать информационный стиль в текстах.

Сервис онлайн-распознавания текста и конвертации.

Проверка правописания онлайн.

Веб-сервис проверки правописания.

Офисный онлайн-пакет, который помогает команде эффективнее справляться с работой и обсуждать результаты.

Pages Есть бесплатный тариф

Текстовый редактор со всеми инструментами для создания документов, позволяющий быстро обмениваться ими и работать с файлами Microsoft Word.

CamScanner Есть бесплатный тариф

Решение для управления базой документов для частных лиц, СМБ, госучреждений и школ. Сервис подойдёт для оцифровки, синхронизации, «расшаривания» и управления множеством файлов.

Система для проверки грамматики, орфографии, пунктуации и стиля.

My Scans Есть бесплатный тариф

Это сканер и органайзер документов для мобильных устройств на базе Android и iOS. Призван распознавать документы, счета-фактуры, визитные карточки, счета, договора или записки.

Сервис для бизнеса, позволяющий в считанные минуты составить смету по актуальным данным.

Проверяет правописание на русском и английском, отдельные тексты или целые веб-страницы.

Текстовый онлайн-редактор, позволяющий создавать, редактировать, делиться и совместно работать над документами.

Draft Есть бесплатный тариф

Веб-сервис для совместной работы над текстами и контроля версий документов.

Nuclino Есть бесплатный тариф

Инструмент для совместной командной работы.

Редактор контента и постов для редакций и медиа-компаний.

Корпоративная платформа управления контентом с функциями совместной работы.

Онлайн-сервис для автоматизации документооборота и создания документов.

Редактор документов с шаблонами и комментариями.

Сервис автоматизирует создание документов, чтобы не нужно было копировать и вставлять их. Он автоматически объединяет облачные данные в формат PDF, документы Word, таблицы Excel или презентации PowerPoint.

Защищенная рабочая среда для коммуникаций и совместной работы с документами. Включает офисный пакет, почтовую службу с календарями и адресными книгами, частное облако, приложения для работы с документами и почтой с мобильных устройств.

Российская RPA платформа, в основе которой лежат технологии 1С.

EnDocs Cloud Есть бесплатный тариф Актуальная информация

Облачная система электронного документооборота

Uchi.Pro Есть бесплатный тариф

Платформа организации процессов дистанционного обучения в учебных центрах ДПО, в колледжах и вузах, на предприятиях.

Показать ещё

Подбор по параметрам

Совместное редактирование документов. Совместная работа с документами Google

2017. Google Docs порадовал любителей совместных правок

Вообще-то онлайн редактор Google Docs изначально делал упор на совместное редактирование документов в режиме реального времени. Но иногда бывает, что нужно совместно поработать над документом в асинхронном режиме. И вот тогда в игру вступают исправления, принятие/отклонение, версии документа. Теперь этот режим редактирования (обычный для Word) доступен и в Google Docs. Причем, правки можно вносить/принимать и в мобильном приложении. И в отличии от Word, в Google Docs лучше видно, кто вносил изменения. Также появилась возможность именовать версии документов, что очень удобно. Например, после утверждения первой части документа, можно назвать версию «1 часть утверждена» вместо «Версия от 3 августа».

2017. Приложение Dropbox Paper доступно на русском языке

Dropbox объявил о глобальном запуске своего приложения Paper на 21 языках, в т.ч. на русском. Это инструмент для совместной работы — нечто среднее между Evernote, Google Docs и Slack. Вы создаете страничку, приглашаете коллег (зарегистрированных в Dropbox) и можете совместно создавать и редактировать контент. При этом, видно кто что редактирует в данный момент. На страничку можно добавлять картинки, файлы, видео, списки задач и комментарии. Работать со страничкой можно в браузере или мобильном приложении. По окончании работы страничка сохраняется в вашем аккаунте Dropbox. На данный момент приложение Paper — бесплатно.

2015. Dropbox запустил сервис для онлайн заметок и совместной работы

Dropbox тихо запустил новый сервис Dropbox Notes . Он представляет собой простой текстовый редактор, с помощью которого вы можете создать заметку (или простой документ) и сохранить ее в своем онлайн хранилище. Текст можно немного форматировать, добавлять картинки и таблицы. К заметкам можно прикреплять файлы и задачи (to-do листы). Кроме того, странички можно расшаривать для коллег и совместно редактировать их в реальном времени. При этом вы видите, кто сейчас еще редактирует страничку и где находится его курсор. Конечно, этот редактор не будет конкурировать с Word, он предназначен для простой организации совместной работы. Тем более, что недавно Dropbox получил полноценную интеграцию с Microsoft Office.

2015. Dropbox позволяет совместно редактировать документы MS Office

Несколько лет назад, когда все уже думали, что будущее документов — в том, что они будут храниться только в онлайне, появился Dropbox и придумал синхронизировать копию документа между многими устройствами. Теперь, когда все уже смирились с тем, что для совместного редактирования документа нужен онлайн редактор типа Google Docs, Dropbox предлагает не паниковать и пользоваться привычными Word, Excel и PowerPoint, просто установив небольшой плагин для совместной работы. Этот плагин Dropbox badge позволяет в реальном времени синхронизировать копии одного и того-же документа на компьютерах сотрудников. При этом, вы можете видеть, кто в данный момент работает над данным документом, определить, последняя ли у вас версия, обновиться до самой свежей версии и быстро отправить коллеге ссылку на документ. Новая фича будет доступна сначала в бизнес-версии Dropbox for Business.

2012. Salesforce Stypi — онлайн блокнот для совместной работы в реальном времени

Допустим, вам с коллегами или партнерами нужно поработать над какой-то задачей, требующей писанины. Например, составить план проекта или написать коммерческое предложение клиенту. Если все участники совещания присутствуют в офисе, вы их просто собираете за одним столом, берете бумажку или флипчарт и записываете умные мысли. Но если участники совещания находятся в разных уголках планеты? Конечно есть Google Docs, Online Word или Zoho, но в них нужно всем регистрироваться, и они очень громоздкие для написания простых списков. (Иногда какие-то мелочи отталкивают людей от использования сервиса). Так вот, для таких онлайн совещаний отлично подойдет сервис Stypi . Это простой онлайн блокнот с чатом, в котором могут работать несколько человек одновременно.

2011. Google+ Hangouts превратился в полноценный сервис web-конференций

Хак ливанского программиста, который позволял совместно редактировать текст в Google+ Hangouts недолго оставался хаком. Сегодняшнее обновление Google+ добавило в сервис Hangouts гораздо больше новых возможностей. Во-первых, это возможность расшаривать свой экран (Screen-sharing). Во-вторых, это возможность совместно рисовать на экране (Whiteboard). В-третьих, это возможность совместно редактировать документы Google Docs. В-четвертых, это возможность устраивать видеотрансляции (вебинары) на неограниченное количество зрителей (число активных участников может быть до 10). В-пятых, видеочат Google Hangouts работает теперь и на Android-смартфонах. И наконец, в-шестых, Google открыл официальный API для Hangouts, так что теперь не нужно извращаться, как ливанский программист, чтобы создать собственное приложение для Hangouts. Кстати, социальная сеть Google+ теперь открыта для всех. Ваша компания уже подготовилась к этому?

2011. Совместное редактирование текста/кода в Google+ Hangouts

Некий разработчик Мохамед Мансур создал расширение к Google+ Hangouts — Hangout Pad for Google+ , которое позволяет совместно работать над текстом (или программным кодом), общаясь по видеосвязи. Хотя это расширение пока содержит кучу багов, оно интересно сразу по нескольким причинам. Во-первых, оно не использует официальный Google+ API (по той простой причине, что его еще не существует). Hangout Pad представляет собой плагин к браузеру Google Chrome и встраивается в видеочат Hangouts посредством хака (сервиса и протокола Google Wave). Тем не менее, этот инструмент уже сейчас показывает возможности расширения Google Hangouts (берегись Skype!). Окно для совместной работы (в данном случае редактор кода) расположено над видеопотоками пользователей и в нем может быть все что угодно. Кроме того, это наглядная демонстрация будущей интеграции Google Hangouts с Google Docs.

2011. В TeamLab появился текстовый редактор и электронные таблицы

Сервис для совместной работы Teamlab продолжает удивлять. Хотя недавно в нем наконец-то платная версия, основной функционал остается абсолютно бесплатным и не ограниченным по количеству пользователей. И при этом у разработчиков есть время, деньги и желание на создание таких новых фич, как онлайн редакторы документов. Да, они решили не интегрировать уже готовые редакторы Google Docs или Zoho Docs, а создать свои собственные (конкурирующие) приложения. Текстовый редактор и редактор электронных таблиц уже доступны, в т.ч. в бесплатной версии. Скоро появится и редактор презентаций. Конечно, функционал этих приложений пока далек от Word, Excel и даже от Google Docs, в них есть только базовые функции. Но для большинства ежедневных операций по совместной работе с документами — они вполне подойдут. Созданные в Teamlab документы можно скачать в форматах DOC, XLS и отправить контрагентам. Можно также загружать документы в этих форматах и редактировать их в онлайне.

Сервис для совместной работы и управления проектами Teamlab получил новый модуль — Documents, который предназначен для хранения и совместного доступа к файлам и документам. Документы можно легко импортировать из Google Docs, Zoho Docs и Box.net, а для их редактирования можно использовать OpenOffice + специальный плагин Teamlab, которые позволяют открыть любой документ прямо из браузера. У каждого пользователя есть персональное хранилище документов и расшаренная папка, в которой происходит совместная работа. Кроме модуля документов в Teamlab появились шаблоны проектов (для быстрого создания типовых проектов), история переписки, мультичат и групповая рассылка в мессенджере TeamLab Talk, страница Мои задачи, сроки задач и кнопка-напоминание.

OffiSync — это плагин для редакторов MS Office, который позволяет сохранять офисные документы в аккаунте Google Docs, а затем их оттуда открывать. Т.е. идея сервиса — объединение функциональных редакторов MS Office с возможностями совместной работы Google Docs. C момента нашего последнего обзора, создатели прикрутили интеграцию с Google Sites (т.е. документ из MS Office можно сохранять как аттачмент к выбранной страничке в Google Sites и открывать документы оттуда). А вчера появилась еще более интересная фича — возможность одновременно редактировать один документ, работая в любой версии MS Office (2003, 2007, 2010) или в онлайн редакторе Google Docs. Конечно, это выглядит не так, круто, как в новой (вчерашней) версии Google Docs , зато объединяет пользователей обоих решений. ***

2010. Zoho Business позволяет ограничить доступ к приложениям по IP

Конечно, возможность доступа к бизнес-приложениям из любого места в мире — это стратегическое преимущество Zoho и других SaaS сервисов. Но с точки зрения безопасности, это может привести к большим проблемам. В Zoho решили устранить этот недостаток и для пользователей Zoho Business вводят возможность ограничить доступ к аккаунту по IP адресу. В контрольной панели появилась закладка, в которой можно ввести список разрешенных IP адресов — обычно это адреса офисов или домашние адреса сотрудников/фрилансеров. Т.к. приложения из Zoho Business часто предполагают доступ внешних контрагентов (клиентов, партнеров), то можно для них не запрещать доступ полностью, а лишь ограничить их права доступа. Напомним, Zoho Business — это пакет офисных приложений для работы с электронной почтой, документами и создания внутреннего портала для совместной работы.

2010. Box.net обновил мобильную версию для iPhone

Box.net был одним из первых сервисов, который создал клиент для iPhone. И теперь он продолжает совершенствовать свой мобильный клиент. Мобильный Box.net 2.0 добавил просмотрщик файлов (который недавно появился в web-версии), возможность комментировать файлы и папки, расшаривать файлы и папки и просматривать общую ленту событий. Кроме того, новый мобильный клиент интегрировали с редакторами документов Quickoffice для iPhone, так что документы а формате Word и Excel можно будет открывать и редактировать на iPhone. В свете недавнего появления эта возможность выглядит особенно привлекательно.

2010. Box.net достойно ответил Google Docs

Наверное, создатели Box.net были не очень рады узнать, что сервис Google Docs превратился в онлайн файлохранилище, а значит, стал их прямым конкурентом. Но их ответный ход не заставил себя долго ждать. На днях Box.net представил универсальный Flash-просмотрщик файлов, напоминающий Scribd , который позволяет просмотреть практически любой файл, хранящийся в Box.net аккаунте — прямо в онлайне, не загружая его на компьютер. Это может быть офисный документ, картинка, флэш, аудио или видео (всего 20 форматов). Кроме того, вы можете опубликовать любой файл (в flash-просмотрщике) на своем сайте или предоставить к нему доступ определенным сотрудникам и контрагентам, чтобы они могли с ним ознакомиться и оставить свои комментарии. Пожалуй, это идеальное решение, когда вы хотите отправить клиенту презентацию, схему, техническую документацию или макет дизайна. Вам не нужно заботиться о том, чтоб у клиента было установлено определенное ПО для того, чтоб открыть файл.

2009. Google купил EtherPad и вспомнил об имидже SaaS

Итак, онлайн сервис совместного редактирования документов в режиме реального времени EtherPad , созданный бывшими сотрудниками Гугла, возвращается туда, где он был рожден — в Google. Цель этой покупки — использовать некоторые технологии EtherPad для Google Wave и привлечь талантливых сотрудников обратно в компанию для работы над проектом, который должен изменить мир. Вчера, как только сделка была оформлена, создатели EtherPad (очевидно, по просьбе новых владельцев) отписали в своем блоге, что с этого момента создавать новые документы на сервисе нельзя, а 31 марта EtherPad будет закрыт. Разумеется, пользователи сервиса были несколько разочарованы таким положением вещей и высказали все что об этом думают в коментах. И тут в Гугле вспомнили об одной штуке, которая для них намного важнее, чем новое приобретение — доверие к SaaS.

2009. EtherPad имитирует функцию PlayBack из Google Wave

30 сентября Google начнет раздачу 100000 приглашений в Google Wave . С момента презентации этого суперсервиса прошло всего 3 месяца, но за это время сторонние разработчики уже успели воплотить в жизнь некоторые его оригинальные идеи. Недавно мы говорили о Zenbe, который реализовал идею «волны «, а сегодня сервис для совместного редактирования документов, EtherPad представил фичу «PlayBack», которая является одним из самых замечательных изобретений в Google Wave. Смысл ее в том, что в любой момент можно проиграть всю историю изменения документа, подобно как вы смотрите фильм.

2009. OffiSync: Google Docs и MS Office — не конкуренты

У большинства пользователей, наверно, сложился стереотип, что Google Docs и MS Office — принципиальные конкуренты. Продвинутые пользователи онлайн сервисов постоянно спорят со сторонниками Microsoft о том, что ценнее, многофункциональный и мощный редактор, или возможность глобального доступа и совместной работы в онлайне. Свежим взглядом на этот вопрос посмотрели ребята из OffiSync . Они подумали, ведь все равно почти у всех есть MS Office, и любой юзер может без проблем создать себе аккаунт в Google Docs. Почему бы не использовать эти офисные пакеты вместе, объединяя их преимущества? ***

2009. DocVerse — оперативная совместная работа в MS Office

Два бывших сотрудника Microsoft создали вспомогательный вэб-сервис (+ плагин) DocVerse , предназначенный для совместной работы над документами MS Office через интернет. Зачем они это сделали? Быть может им нечем занять себя? Ведь у Microsoft уже есть (бесплатный) сервис, предлагающий подобную функциональность — Office Live Workspace . А кроме того, Microsoft уже показала онлайн версии своих редакторов и объявила, что следующий Office 14 будет web-ориентированным. И вряд-ли эти ребята надеятся, что Microsoft купит их проект, иначе бы не строили его на вражеской платформе Adobe AIR. ***

2008. EtherPad — текстовый редактор для совместной работы в Real Time

Преимущества онлайн редакторов типа Google Docs или Zoho Writer над десктопным Вордом до сих пор сомнительна. В первую очередь из-за их неспособности (пока) обеспечить полную совместимость с форматом.doc (что очень важно для обмена файлами с контрагентами). На этом фоне очень умным кажется стартап EtherPad , создатели которого решили забить на совместимость и форматирование и сосредоточиться на том факторе, который делает онлайн-редактор намного более ценным, чем Word — совместная работа в режиме реального времени. ***

2008. Gobby — сделаем вместе

Что такое Gobby? Gobby — свободный совместный (коллаборативный) редактор, поддерживающий множество открытых документов для одной сессии и многопользовательский чат. Он может работать в Windows, Mac OSX, Linux. Редактор позволяет нескольким пользователям одновременно редактировать один и тот же документ. ***

2007. Новые возможности служб Google доступны уже сегодня

IMAP для Gmail, документы Google для мобильных устройств, новые функции для электронных таблиц, новые возможности в Профессиональном пакете и в Пакете для учебных заведений и многое другое в официальном релизе.

2007. Google запустит wiki-приложение: Google Wiki

В Сети появилась информация о том, что Google готовится перезапустить сервис Jotspot, который был куплен компанией в 2006 г. Jotspot является приложением, которое предназначено для работы с онлайновыми wiki-сервисами — базами данных наподобие Wikipedia.После сделки с Google сервис Jotspot не позволял регистрироваться новым пользователям, однако старые клиенты сохранили доступ к своим аккаунтам. Как сообщает Google Blogoscoped, сервис Jotspot войдет в набор онлайновых приложений для офиса Google Apps под названием Google Wiki.О новом названии говорит также и логотип Google Wiki, который появляется при попытке войти на сайт.Представители Google не давали официальных комментариев по поводу этой информации.

2007. Central Desktop интегрировал электронные таблицы

Только недавно мы написали о сильном конкуренте Google Spreadsheets — EditGrid . А сегодня (видимо прочитав этот пост) Central Desktop объявил об интеграции этого сервиса в свою офисную платформу. Так что теперь пользователи Central Desktop получили возможности:

2006. Коллективный редактор зарабатывает на вики-технологиях

Американская компания Numanila разработала сервис Approver , призванный облегчить работу над одним документом нескольких пользователей. Для начала работы нужно загрузить документ на сайт и выбрать из списка своих контактов тех людей, которые будут над ним работать. Таким образом, вместо организации почтовой рассылки с прикрепленным к нему документом и дальнейшей переписки по электронной почте, можно просмотреть на одной странице всю нужную информацию. Сервис покажет, кто и когда вносил в документ правки, кто уже утвердил его, а также напомнит всем участникам работы о сроках «дедлайна».В тестовом режиме пользователь может создать только один документ и принимать участие в работе над неограниченным количеством чужих документов. Для того, чтобы получить возможность создания большего количества документов (до 50-ти), необходимо купить платный аккаунт за $6 в месяц или 40$ в год. При этом сервис работает только на ОС Mac и Windows, и только с браузерами Internet Explorer и Firefox.

2006. Writeboard — работаем вместе

Коллективное создание текстовых документов не является чем-то из ряда вон выходящим: многим из нас это приходилось делать не раз в условиях офисной работы. Но что делать, если соавторы находятся вне интранет сети и даже более того — живут в другой стране или вообще на другом континенте? Обмен рабочими материалами посредством электронной почты рано или поздно приведёт к такой путанице, что можно легко потерять несколько важных дополнений, сделанных коллегами. Конечно, можно найти массу способов избежать проблем и организовать коллективную работу через интернет, но все они будут связаны с определёнными затратами времени и сил. Поэтому предлагаем познакомиться с проектом под названием Writeboard , позволяющим легко и непринуждённо готовить несложные текстовые документы с участием неограниченного числа соавторов.Для начала работы достаточно пройти несложную регистрацию, после чего можно сразу переходить к собственно работе над документом. Средства форматирования предоставляются довольно аскетичные: пара типов заголовков, два вида списков, жирный и наклонный шрифт, вставка текстового блока. Доступно также добавление в документ гиперссылок и изображений. Правда, не без неудобств: картинки предварительно нужно выложить в интернет, т.к. в текст помещается только ссылка на изображение. Редактировать местоположение и размер графических объектов невозможно, поэтому лучше заранее подготовить рабочие материалы, чтобы в дальнейшем готовый вариант статьи выглядел более эстетично. Правка документа не составляет труда, кириллические тексты выглядят вполне прилично как во время редактирования, так и в готовом документе (впрочем, это заслуга, скорее, браузера, чем собственно Writeboard, т.к. выбор шрифтов в программе отсутствует):Готовый документ сохраняется на сервере разработчиков и становится доступным для редактирования другим пользователям. Для отслеживания внесённых изменений предусмотрена система, аналогичная той, что используется в системах Wiki, поэтому находить правки, сделанные другими участниками проекта, можно очень легко. Также остаются доступными и промежуточные версии рабочего документа, благодаря чему всегда можно вернуться к любой из предыдущих версий. Особо следует отметить способ выделения изменённого текста: это позволяет сразу обнаруживать свежие правки, а не искать их по тексту всего документа.Для обсуждения текущих рабочих моментов вы можете обмениваться с коллегами текстовыми сообщениями, организованными в виде комментариев. Выделение промежуточных версий документа, которые являются своего рода отправными точками для начала следующего этапа редактирования, или просто оказались удачными, но не совсем готовыми к финальному релизу версиями, можно осуществлять с помощью установки соответствующих флагов. Если кто-то соавторов ещё не в курсе о том, что над документом уже вовсю кипит работа, в которой его помощь очень даже приветствуется, можно переслать ему приглашение по электронной почте. В сообщении будет содержаться ссылка на текущую версию документа, а также необходимый для доступа к функции редактирования пароль.Помимо вышеперечисленных действий над документом, можно переслать рабочие материалы любому адресату по электронной почте. Для того, чтобы не заниматься рассылками постянно, можно использовать RSS. Если же понадобится копия документа на локальном компьютере, её можно скачать с сервера разработчиков Writeboard, при этом документ автоматически конвертируется в один из двух форматов: простой текст или HTML. Невозможность помещения графических объектов непосредственно в текст создаваемого документа на данном этапе окажет своё негативное влияние: если в тексте присутствовали изображения, то экспортированный вариант будет содержать лишь ссылки на них.Каких-либо особых средств шифрования документов разработчиками Writeboard не предусмотрено, поэтому осуществлять с помощью подобного инструмента внутренний документооборот компании, конечно, не стоит. Но найдётся немало проектов, которым данный сервис окажется как нельзя кстати. Авторы ресурса предлагают воспользоваться своим детищем таким категориям пользователей, как студенты и поэты, свободные журналисты и PR-менеджеры. В любом случае, раз подобный проект предлагает свои услуги — почему бы не попробовать им воспользоваться?

2002. Протокол WebDAV для управления файлами в Web

Компания Software AG выпустила WebDAV — набор расширений протокола HTTP, обеспечивающего функции совместного редактирования и управления файлами на удаленных Web-серверах. Протокол WebDAV дает офисным работникам возможность мгновенно размещать в Web информацию при помощи обычных офисных программ. Сервер Tamino WebDAV Server интегрирует XML-базу данных Tamino в Windows-приложения

При разработке крупных проектов зачастую не хватает сил одного сотрудника. К такой работе привлекается целая группа специалистов. Естественно, что у каждого из них должен быть доступ к документу, который является объектом совместного труда. В связи с этим очень актуальным становится вопрос обеспечения одновременного коллективного доступа. Программа Excel имеет в своем распоряжении инструменты, которые могут его предоставить. Давайте разберемся в нюансах работы приложения Эксель в условиях одновременной работы нескольких пользователей с одной книгой.

Эксель может не только предоставить общий доступ к файлу, но решить некоторые другие задачи, которые появляются по ходу совместной работы с одной книгой. Например, инструменты приложения позволяют отслеживать изменения, производимые различными участниками, а также утверждать либо отклонять их. Выясним, что может предложить программа пользователям, столкнувшимся с подобной задачей.

Предоставление совместного доступа

Но начнем мы все же с выяснения вопроса, как предоставить общий доступ к файлу. Прежде всего, нужно сказать, что процедура включения режима совместной работы с книгой не может быть проведена на сервере, а только на локальном компьютере. Поэтому, если документ хранится на сервере, то, прежде всего, его нужно перенести на свой локальный ПК и там уже производить все нижеописанные действия.

После указанных выше действий совместный доступ к файлу с разных устройств и под различными учетными записями пользователей будет открыт. На это указывает то, что в верхней части окна после названия книги отображается наименование режима доступа – «Общий» . Теперь файл снова можно переносить на сервер.

Настройка параметров

Кроме того, все в том же окне доступа к файлу можно настроить параметры одновременной работы. Это можно сделать сразу же во время включения режима совместной работы, а можно отредактировать параметры чуть позже. Но, естественно ими управлять может только главный пользователь, который координирует общую работу с файлом.

Открытие общего файла

Открытие файла, в котором включен совместный доступ, имеет некоторые особенности.

Теперь можно приступать к работе с документом.

Просмотр действий участников

Совместная работа предусматривает постоянный контроль и координацию действий всех участников группы.

Рецензирование действий пользователей

Главный пользователь имеет возможность применять или отклонять правки других участников. Для этого требуется совершить следующие действия.

Удаление пользователя

Существуют случаи, когда отдельного пользователя нужно удалить. Это может быть связано с тем, что он выбыл из проекта, так и чисто по техническим причинам, например, если учетная запись была внесена неправильно или участник начал работать с другого устройства. В Экселе существует такая возможность.

Пользователь будет удален.

Ограничения по использованию общей книги

К сожалению, одновременная работа с файлом в Экселе предусматривает целый ряд ограничений. В общем файле ни один из пользователей, включая главного участника, не может выполнять следующие операции:

• Создавать или изменять сценарии;
• Создавать таблицы;
• Разделять или объединять ячейки;
• Манипулировать с XML-данными;
• Создавать новые таблицы;
• Удалять листы;
• Производить условное форматирование и ряд других действий.

Как видим, ограничения довольно существенны. Если, например, без работы с XML-данными зачастую можно обойтись, то без создания таблиц работа в Экселе вообще не мыслится. Что же делать в том случае, если нужно создать новую таблицу, объединить ячейки или выполнить любое другое действие из вышеуказанного перечня? Выход есть, и он довольно простой: нужно временно отключить общий доступ к документу, выполнить нужные изменения, а затем подключить возможность совместной работы снова.

Отключение общего доступа

Когда работа над проектом закончена, или, в случае необходимости внесения изменений в файл, о списке которых мы говорили в предыдущем разделе, следует отключить режим совместной работы.

После вышеуказанных действий общий доступ к файлу будет закрыт, а журнал исправлений будет очищен. Информацию о ранее произведенных операциях теперь можно будет увидеть в виде таблицы только на листе «Журнал» , если соответствующие действия по сохранению данной информации были проведены ранее.

Как видим, программа Эксель предоставляет возможность включения общего доступа к файлу и одновременной работы с ним. Кроме этого, с помощью специальных инструментов можно отслеживать действия отдельных участников рабочей группы. Данный режим имеет все-таки некоторые функциональные ограничения, которые, впрочем, можно обойти, временно отключив общий доступ и проведя необходимые операции в обычных условиях работы.

Открытие доступа к файлам и документам

Работать с офисными документами можно как самостоятельно, так и совместно с другими пользователями. Для этого, после создания нового документа, будь то текст, таблица или презентация, необходимо добавить доступ другим пользователям, кликнув по кнопке «Настройка доступа», и указать какие именно действия они смогут выполнять с вашими файлами. Так есть возможность открыть доступ конкретным людям только для просмотра содержимого, то есть для чтения, для просмотра с возможностью оставлять комментарии или же для последующего редактирования.

Просто введите список электронных адресов для пользователей, которым будет предоставлен доступ и из выпадающего списка выберете уровень доступа.

Чуть выше есть кнопка «Включить доступ по ссылке», после чего можно настроить опцию, выбрав действия, которые будут доступны всем обладателям ссылки на ваш документ. Плюсом данного способа является отсутствие необходимости вручную добавлять каждого конкретного участника, однако минус очевиден – любой случайно попавший на страницу, также получит к ней доступ.

Впрочем, иногда бывает удобно сделать документ публичным, открыв доступ по ссылке только для чтения, а затем дополнительно указать список email адресов для тех, кто будет работать над редактированием файла.

Нажав по ссылке «Расширенные», можно увидеть список пользователей, которым в настоящий момент уже открыт доступ к документу, а также какими именно правами эти пользователи обладают. Здесь же владелец документа может поменять права любому участнику, добавить или удалить пользователя.

Предоставив доступ новым участникам, каждый из них получит соответствующее уведомление на электронную почту и сможет перейти по ссылке к новому файлу. Кроме того, каждый будет иметь доступ ко всем файлам, которыми с ним поделились, на вкладке Google Диска – «Доступные мне». При необходимости можно добавить общий файл в любой раздел своего Хранилища, чтобы не выискивать желаемый документ в «Доступных мне», когда их там уже достаточно много.

Совместное редактирование документов

При совместной работе с документом в режиме онлайн всегда можно видеть иконки пользователей, одновременно работающих с файлом, а также есть возможность устроить обсуждение документа, нажав на кнопку чата. Кроме того, можно оставлять комментарии, причем после добавления комментария любым участником, иконка с пометкой будет отображаться на полях до тех пор, пока не будет отмечена как решенная. При этом список всех комментариев к документу всегда можно посмотреть, нажав на соответствующую кнопку «Комментарии».

Помимо иконок в верху экрана действия каждого участника над документом также отображаются в реальном времени. Можно увидеть где именно находится курсор того или иного пользователя, а также те действия, что он производит – ввод или удаление текста, редактирование и многое другое. Рядом с курсором каждого коллеги отображается его имя.

Те пользователи, которые не имеют прав на редактирование, но могут комментировать документ, могут оставить пожелания по изменениям в документе – они будут оформлены в виде комментариев. Обладатели прав на редактирование могут принять правку или отклонить ее.

Список активных действий над файлом можно посмотреть в его свойствах, выделив документ в Гугл Диске и кликнув на соответствующую пиктограмму. Во вкладке статистика будет информация по действиям участников.

При использовании Office и OneDrive или SharePoint можно работать над документами Word, таблицами Excel и презентациями PowerPoint вместе с другими людьми. Совместное редактирование означает, что над документом одновременно работают несколько авторов.

Что нужно для совместного редактирования?

Совместное редактирование поддерживается для документов, сохраненных в OneDrive или SharePoint.

Для совместной работы с другими пользователями требуется следующее:

Общее хранилище . Для совместного редактирования можно хранить документы в OneDrive, OneDrive для бизнеса, на SharePoint Online или SharePoint Server.

Приложения, поддерживающие совместное редактирование Word и PowerPoint на всех устройствах и версиях, более поздних, чем Office 2010, поддерживающих совместное редактирование. Мобильные приложения Excel и Excel 2016 с Office 365 также поддерживают совместное редактирование.

Подходящий документ. Совместное редактирование поддерживается только в файлах современных форматов, включая DOCX (Word), PPTX (PowerPoint) и XLSX (Excel).

Разрешения на редактирование. у всех авторов должно быть разрешение на чтение и изменение документов.

Создание и открытие документов для совместного редактирования

Вы можете создавать документы в классических версиях Office Online или Office. Дополнительные сведения о том, как совместно редактировать документы, см. в следующих статьях:

Предоставление общего доступа к документам для совместной работы

Прежде чем начинать совместную работу над документами, необходимо предоставить к ним общий доступ. В приложениях SharePoint, OneDrive и Office можно делиться файлами с другими пользователями.

Дополнительные сведения об общем доступе к документам в OneDrive и SharePoint см. в следующих статьях:

Можно ли работать совместно в автономном режиме?

Если вы открываете общий документ в классическом или мобильном приложении, вы можете работать над ним, даже если нет подключения к сети. Другие авторы не будут видеть изменения, которые вы вносите в автономном режиме. Когда вы подключитесь к Интернету, вы получите уведомления о любых новых правках, а ваши изменения станут доступны другим.

При работе в Word абзац, над которым вы работаете, блокируется, чтобы другие пользователи не могли перезаписать ваши изменения. Если вы находитесь в автономном режиме, может случиться так, что кто-то еще изменит тот же абзац. При сохранении изменений появится всплывающее сообщение о том, что возник конфликт. Вы можете просмотреть конфликтующие изменения и решить, какие из них следует оставить.

Устранение конфликта в Word 2016

Если вы работаете над файлом, который находится в папке синхронизации (такой как OneDrive или OneDrive для бизнеса), он синхронизируется при восстановлении подключения к Интернету независимо от того, запущено ли приложение (Word, PowerPoint). При повторном подключении файл автоматически синхронизируется. При наличии конфликтов вы получите оповещение. Дополнительные сведения см. в статье Синхронизация файлов с помощью клиента синхронизации OneDrive в Windows .

Кто может участвовать в совместном редактировании

По умолчанию в SharePoint группы и разрешения, назначенные для библиотеки, в которой хранится или создается документ, наследуются всеми документами в ней. Например, на сайте группы, где у всех пользователей есть разрешения на чтение и запись, любой из них может участвовать в совместном редактировании. Несмотря на то, что библиотека документов SharePoint Online с разрешениями только для чтения позволяет пользователей для добавления только просматривать документы, но ни один автор может вносить изменения, если только они не будут явно приглашены.

Разрешения SharePoint наследуются, но вы можете задать другие разрешения для определенных пользователей. Если к библиотеке SharePoint открыт общий доступ только на чтение, вы можете предоставить разрешение на изменение некоторым пользователям. Однако если в библиотеке разрешено редактирование для всех пользователей, вы не сможете ограничить разрешения некоторых из них только просмотром. Унаследованные разрешения можно переопределить с помощью разрешения более высокого, но не более низкого уровня. Дополнительные сведения о разрешениях см. в статье Уровни разрешений в SharePoint .

При использовании личного сайта SharePoint, личной библиотеки OneDrive для бизнеса или личного хранилища OneDrive к файлам необходимо предоставлять доступ явным образом. По умолчанию их может изменять и просматривать только владелец библиотеки. Вы можете решить, кто сможет редактировать отдельные файлы, предоставив общий доступ на изменение пользователям или группам. Дополнительные сведения об общем доступе см. в статье Общий доступ к файлам и папкам в Office 365 .

Можно ли редактировать документы совместно с пользователями Office 2007 и более ранних версий?

Несмотря на то что вы можете отправлять файлы с помощью Word и PowerPoint 2007 или более ранней версии в SharePoint Online или OneDrive, и вы можете открыть их для редактирования, вы не сможете совместно создавать эти документы с помощью этих устаревших приложений. Когда пользователь открывает документ с помощью Word или PowerPoint 2007,SharePoint Online или OneDrive создает блокировку для документа и запрещает другим пользователям в Office редактировать этот документ. Для совместного редактирования в Word или PowerPoint всем участникам рекомендуется использовать хотя бы классическую версию Office 2010, Office Online, последние версии для Mac OS или мобильное приложение.

Можно ли использовать другое хранилище вместо SharePoint или OneDrive?

Да, десятки партнеров Майкрософт по всему миру поддерживают совместное редактирование через Office Online. Проверьте, не поддерживается ли совместное редактирование с помощью Office Online на вашем поставщике хранилища.

Однако при использовании сторонних хранилищ документы нельзя совместно редактировать с помощью классических приложений Office и на других платформах. Кроме того, не поддерживается совместное редактирование документов, которые хранятся на Google Диске.

Работать с документами приходится практически всем, и зачастую это отнимает очень много времени. Однако существует немало программ и онлайновых сервисов, которые могут упростить и ускорить решение ряда офисных задач. Так, если воспользоваться OCR-системой — отсканировать документ и распознать через нее текст, — это потребует гораздо меньше усилий и времени, нежели ввод соответствующего текста с клавиатуры. Если предварительно конвертировать PDF-документы в форматы Word/Excel, то после копирования фрагментов таких документов в собственные материалы (например, для подтверждения тезисов статистическими и аналитическими данными) уже не придется приводить их к нормальному виду, что потребовалось бы при копировании напрямую из PDF-файлов. Если процесс сравнения разных версий документов на предмет различий поручить компьютеру (а не просматривать тексты вручную), то опять же удастся выиграть немало времени, да и избежать досадных ошибок. И это далеко не всё — подобных примеров оптимизации можно привести множество.

Вопрос лишь в том, чему отдать предпочтение — офлайновым решениям или онлайновым сервисам. Спору нет, функциональность специализированных приложений для работы с документами, как правило, оказывается на порядок выше, чем у онлайновых сервисов, но и освоить их сложнее, да и цена таких приложений обычно впечатляет. В свою очередь, преимущество онлайновых сервисов заключается в простоте применения и, нередко, бесплатности. Кроме того, воспользоваться подобным сервисом можно с любого подключенного к Интернету компьютера, что актуально, ведь многим приходится работать на разных компьютерах (и не на всех нужное ПО установлено). Есть и еще один важный нюанс — сервисы существенно упрощают обмен документами, что важно при совместной работе над ними.

Обмен документами и совместная работа над ними

В современном мире связанные в разных проектах сотрудники (или просто объединенные некой целью друзья) нередко находятся далеко друг от друга (в разных городах и даже странах), что вызывает определенные сложности при необходимости обсуждения и согласования документов. В принципе, существует немало способов быстрого обмена документами в Сети — можно отправлять файлы по электронной почте, хранить их на FTP-серверах, размещать в файлообменниках либо онлайновых хранилищах и пр. Однако все эти варианты, по сути, предполагают одну и ту же технологию работы: одним пользователем создается исходный документ, тем или иным способом он предоставляется второму пользователю, который загружает соответствующее приложение (например, MS Word), вносит правки в режиме рецензирования и тем же способом переправляет документ своему коллеге. Затем всё повторяется по кругу. Разумеется, при серьезных правках со сложным форматированием данный подход оправдан. Однако чаще согласовывать, причем многократно, приходится не элементы форматирования, а какие­то конкретные формулировки текста и цифры. Подобное согласование правок может быть организовано более оперативно: через онлайновые сервисы, предназначенные для совместной работы над документами, например Google Docs (https://docs.google.com/) или Zoho Docs (http://docs.zoho.com/).

Такие сервисы обладают всем необходимым функционалом для организации совместной работы над документами в рамках конкретных проектов. Принцип работы, как правило, следующий — документы хранятся не на локальных компьютерах, а на специальных серверах и доступны только тем пользователям, для которых авторами документов были установлены соответствующие права (на чтение либо редактирование). Для чтения и правки документа нет необходимости загружать соответствующее программное обеспечение — это можно осуществить, используя функционал сервиса. Более того, допускается не только редактирование, но и комментирование различных расчетов, данных, фрагментов таблиц и пр., что часто требуется в ходе совместной работы. При этом работать с документами можно на любом компьютере с доступом к Интернету, что актуально для мобильных пользователей. Кроме того, полностью исключена какая-либо путаница с разными версиями одного и того же документа, ведь всем пользователям доступна одна и та же (всегда последняя) копия документа. В итоге время на совместную работу с документами заметно сокращается.

Сервис Google Docs изначально предназначался исключительно для работы с офисными документами и обеспечивал возможность создания и редактирования текстовых документов, таблиц и презентаций с рисунками (загруженными либо созданными в среде простейшего графического редактора прямо на сервисе). Теперь, помимо офисных документов, разрешается хранить фотографии и видеоматериалы. Документы размещаются в коллекциях (рис. 1) и могут создаваться с нуля либо загружаться уже в готовом виде в популярных файловых форматах, включая DOC, XLS, ODT, ODS, RTF, CSV, PPT и пр. Возможности форматирования создаваемых документов минимальны, но вполне достаточны для согласования материалов.

Рис. 1. Организация документов на Google Docs

Доступ к файлам может быть приватным, по ссылке и публичным в случае их публикации. Для безопасной совместной работы с документами оптимальным является приватный доступ, при котором для избранных пользователей настраиваются права доступа (редактирование или чтение) к конкретным документам либо коллекциям. Наряду с обычным редактированием предусмотрена возможность вставки комментариев (рис. 2). Устанавливать доступ по ссылке имеет смысл при необходимости открытия доступа к информации большой группе пользователей — например преподаватель может таким способом предоставить учебные материалы студентам курса. Публикация открывает доступ к документам всем пользователям без исключения.

Рис. 2. Добавление комментария к документу через Google Docs

Общий объем предоставляемого на сервисе Google Docs пространства ограничен одним гигабайтом — дополнительное пространство оплачивается (20 Гбайт — 5 долл. ежегодно, 80 Гбайт — 20 долл. ежегодно и т.д.).

Сервис Zoho Docs позволяет не только создавать текстовые документы, электронные таблицы и презентации и обмениваться ими, но также может использоваться в качестве онлайнового хранилища, куда можно загрузить фотографии, музыкальные композиции и видео. Спектр разрешенных для закачивания форматов очень широк — можно загружать даже ZIP-архивы с последующей их распаковкой средствами Zoho Docs и импортировать документы, хранимые на сервисе Google Docs. Размещаются документы и прочие материалы по папкам и рабочим областям (workspace). Папки необходимы для эффективной организации персональных документов (рис. 3), а рабочие области предназначены для совместной работы над документами (для удобства ориентации внутри рабочих областей также могут создаваться папки). В плане организации предусмотрена возможность назначения файлам тэгов, что может оказаться полезным для их быстрого поиска в дальнейшем. Что касается форматирования, то возможности здесь куда внушительнее, чем на сервисе Google Docs, хотя, на наш взгляд, это не очень принципиально, поскольку создавать эффектно оформленные документы гораздо удобнее в традиционных программных решениях (в частности, в продуктах MS Office), а онлайновые сервисы разумнее использовать для обмена документами и быстрого их согласования.

Рис. 3. Управление документами в среде Zoho Docs

Любые файлы и папки, хранимые на сервисе Zoho Docs, можно расшаривать для обеспечения совместной работы с документами, причем открывать доступ к ним разрешается не только для конкретных пользователей, но и для целых групп. Последнее очень удобно, когда требуется обеспечить доступ к серии документов сразу нескольким пользователям, совместно работающим в рамках конкретного проекта. Еще удобнее при работе над определенными проектами использовать рабочие области (для каждого проекта свою), открывая доступ к ним группам коллег. В таком случае все пользователи группы будут получать доступ к вновь добавляемым в рабочую область документам автоматически, упрощается и организация доступа к документам для новых участников групп, ведь достаточно будет просто внести нового сотрудника в состав группы. В зависимости от уровня доступа пользователи получают возможность чтения открытых ими документов либо их редактирования, в ходе редактирования возможно внесение комментариев (рис. 4).

Рис. 4. Комментирование документа в среде Zoho

Размер предоставляемого на сервисе Zoho Docs пространства и количество рабочих областей зависят от выбранного тарифа. В случае бесплатного тарифа Free отводится 1 Гбайт пространства и разрешается создать лишь одну рабочую область. В коммерческих тарифах Standard (3 долл. в месяц) и Premium (5 долл. в месяц) бесплатно выделяется всё тот же 1 Гбайт, но количество рабочих областей уже может достигать 10 и 20 соответственно, а кроме того, допускается увеличение предоставляемого пространства под файлы за дополнительную плату.

Распознавание текста

Бывают случаи, когда при подготовке документов в электронном виде приходится вставлять в них фрагменты из бумажных документов — например добавлять обширные цитаты в рефераты, курсовые работы или диссертации, вносить изменения в бумажные документы, не набирая их заново на клавиатуре, и пр. Если под рукой имеется сканер или фотоаппарат, то быстрее (хотя тут всё зависит от объема текста) может оказаться отсканировать (сфотографировать) документ и распознать текст через OCR-систему, воспользовавшись соответствующим онлайновым сервисом. С помощью подобных сервисов можно быстро конвертировать изображения документов (отсканированных или сфотографированных) в редактируемые текстовые форматы.

Онлайновых сервисов, предлагающих соответствующие возможности, в Сети довольно много, включая ресурсы, поддерживающие распознавание русскоязычных текстов. Одни ресурсы полностью бесплатны, но чаще всего имеют определенные ограничения на объем изображений и количество распознанных за фиксированный промежуток времени материалов. В других требуется постраничная оплата — чисто символическая в сравнении со стоимостью офлайновых OCR-систем, в большинстве своем рассчитанных на корпоративных пользователей.

К сожалению, большинство протестированных нами ресурсов с распознаванием русскоязычного текста справлялось плохо, причем даже идеальных с точки зрения исходного качества материалов. В качестве «идеального» документа мы взяли обычный скриншот с текстом, а на роль сложного для распознавания материала выбрали посредственно отсканированное изображение (документ был отсканирован под наклоном и содержал немало «мусора») — рис. 5.

Рис. 5. Исходные документы

Перебрав больше десятка онлайновых сервисов, мы остановились всего на трех ресурсах: Ocr Terminal (https://ocrterminal.com/), Online OCR (http://www.onlineocr.net/) и FineReader Online (http://finereader.abbyyonline.com/ru). Первый из названных сервисов поддерживает 20 языков и позволяет бесплатно распознавать до 20 страниц в месяц — если нужно больше, то придется платить от 4 до 9 центов за страницу (в зависимости от общего количества страниц). Сервис Online OCR понимает 32 языка, полностью бесплатен и позволяет распознавать до 15 документов в час. В FineReader Online поддерживается 37 языков распознавания, но разрешается бесплатно распознать всего три страницы. Все последующие страницы покупаются; расценки определяются общим количеством страниц (20 страниц — 3 долл., 50 страниц — 5 долл. и т.д.).

Технология распознавания текста через онлайновые OCR-сервисы теоретически никаких сложностей не вызывает: требуется загрузить исходный файл, выбрать язык и формат сохранения документа и запустить процесс распознавания (рис. 6).

Рис. 6. Распознавание документа с помощью FineReader Online

Все три названных сервиса хорошо (и в целом на равных) справились с распознаванием скриншота с текстом (рис. 7), а вот более­менее корректно распознать сложный документ удалось только первым двум из них (рис. 8), в то время как результаты FineReader Online оказались неудовлетворительными (рис. 9).

Рис. 7. Результат распознавания простого текста в FineReader Online

Рис. 8. Результат распознавания сложного текста через Ocr Terminal

Рис. 9. Результат распознавания сложного текста с помощью FineReader Online

Справедливости ради нужно отметить, что пользователям уже упоминавшегося онлайнового сервиса Google Docs теперь также предоставляется возможность оптического распознавания файлов, загружаемых на сервис. Распознаваться могут графические файлы (JPG, PNG и GIF) и PDF-документы. Поддержка русскоязычных документов сегодня уже реализована, однако качество распознавания пока оставляет желать лучшего (рис. 10).

Рис. 10. Результат распознавания простого документа через сервис Google Docs

Конвертирование PDF-документов в форматы Word и Excel

Нередко при подготовке материалов приходится использовать данные из PDF-документов. Увы, при копировании через буфер обмена фрагментов из таких документов пользователям гарантирована дополнительная работа по приведению скопированных фрагментов в божеский вид, поскольку оформление исходного PDF-документа теряется.

Поэтому гораздо разумнее вначале обработать файл в PDF-формате специальным конвертором, в частности онлайновым, и получить на выходе вполне читабельный документ в формате MS Word или MS Excel. В качестве примера подобных онлайновых инструментов можно привести сервисы PDFConverter (http://www.freepdfconvert.com/), Pdftoword.com (http://www.pdftoword.com/) и Zamzar.com (http:// www.zamzar.com/). С их помощью осуществить подобное конвертирование проще простого (рис. 11) — достаточно загрузить на сервис интересующий вас PDF-файл, выбрать желаемый формат, указать свой адрес электронной почты и запустить процесс конвертирования. После этого буквально через пару минут пользователю придет почтовое сообщение с конвертированным документом либо ссылкой на него (вариант зависит от сервиса).

Рис. 11. Конвертирование PDF-документа через сервис PDFConverter

PDFConverter умеет преобразовывать PDF-документы в форматы DOC, RTF и XLS, причем результаты конвертирования просто идеальны (рис. 12) — никаких прямоугольных блоков с отдельными фрагментами текста (что нередко получается после работы ряда программ-конверторов) и даже таблицы оказываются редактируемыми.

Рис. 12. Документ в формате DOC, полученный с помощью сервиса PDFConverter

Pdftoword.com умеет преобразовывать PDF-документы в форматы DOC или RTF, очень корректно распознавая текстовые блоки, однако таблицы он преобразует в изображения, что делает невозможным в дальнейшем редактирование табличной информации.

Сервис Zamzar.com может использоваться не только для конвертирования PDF-файлов в форматы DOC или RTF, но и для других направлений конвертирования (скажем, изображений и музыки из одного формата в другой) и поддерживает пакетный режим обработки данных. Однако полученные из PDF-файлов с его помощью Word-документы имеют не столь высокое качество (как в PDFConverter), поскольку могут (хотя далеко не всегда) включать прямоугольные блоки данных. Кроме того, таблицы при обработке документов на сервисе Zamzar.com воспринимаются как текст, дополненный графикой, — в итоге они получаются нередактируемыми, хотя внешний вид таблиц полностью корректен и столбцы со значениями отображаются без каких­либо смещений (рис. 13).

Рис. 13. Вид документа MS Word, созданного сервисом Zamzar.com

Быстрое сравнение документов

Зачастую в процессе работы приходится сравнивать между собой на предмет изменений различные версии документов — например исходную и измененную редакции материалов, подготовленных в Word, рабочую и обновленные версии прайс­листов с изменившимися ценами в Excel, разные версии текстовых документов (в частности, программного кода) и т.п. Сравнивать документы вручную — процесс долгий и утомительный, при этом всегда существует вероятность при просмотре не заметить различия в каких­то важных данных.

Для быстрого решения проблемы можно обратиться к специализированным сервисам быстрого сравнения, которые позволяют сравнивать два блока текста прямо в интернет-браузере. Если речь идет о выявлении различий в текстах англоязычных документов, то подойдет любой сервис — с русскоязычными текстами (из-за проблем с кодировкой) и таблицами (вследствие неудачного отображения итоговых данных) сложнее. Перебрав множество соответствующих ресурсов, мы остановились на трех: Text-Compare (http://text-compare.com/), TextDiff (http:// www.textdiff.com/) и Quick Diff (http://www.quickdiff.com/), с помощью которых можно сравнивать фрагменты текста, таблицы и программный код.

Для сравнения двух фрагментов с помощью упомянутых сервисов достаточно скопировать их в соответствующие окна, а затем запустить процесс сравнения, по окончании которого различающиеся (в том числе отсутствующие в одном из документов) фрагменты текста в сравниваемых документах окажутся выделенными. В случае Text-Compare оба исходных фрагмента после завершения операции вновь выводятся на экран и отличающиеся элементы в них выделяются цветом (рис. 14), при этом в таблицах (рис. 15) и программном коде дополнительно отмечаются строки с отличиями.

Рис. 14. Сравнение текста через сервис Text-Compare

Рис. 15. Сравнение таблиц с помощью сервиса Text-Compare

Результаты отображения процесса сравнения через сервис TextDiff выглядят иначе: на экран выводится только один результирующий фрагмент, в котором зеленым цветом выделяется текст, появившийся во втором фрагменте (то есть отсутствующий в первом), а красным — удаленный текст. При сравнении текстовых блоков это окажется удобным (рис. 16), в случае небольших фрагментов таблиц — приемлемым (рис. 17), однако использовать данный ресурс для сравнения больших таблиц вряд ли оправданно, поскольку найденные различия отображаются построчно в текстовом формате (без номеров строк и сохранения видимости столбцов).

Рис. 16. Сравнение текстов через сервис TextDiff

Рис. 17. Сравнение таблиц с помощью сервиса TextDiff

Принцип представления результатов в Quick Diff точно такой же, как и в TextDiff, за исключением того, что удаленные из второго фрагмента данные не только отображаются другим цветом, но еще и зачеркиваются (рис. 18). При этом к сложностям сравнения больших таблиц (вызванным построчным отображением данных) добавляется еще одна проблема — некорректное распознавание кириллицы.

Рис. 18. Сравнение программного кода через сервис Quick Diff

Таким образом, сервис Text-Compare может использоваться для сравнения текстов, таблиц и программного кода безо всяких ограничений. Сервисы TextDiff и Quick Diff прекрасно сравнивают тексты (в случае Quick Diff не на русском языке) и программный код и могут быть использованы для сравнения небольших табличных фрагментов.

Справедливости ради нужно отметить, что сервис Google Docs теоретически также позволяет выявлять различия в текстах — путем сравнения версий документа (меню File -> See Revision History ). Однако для сравнения документов это неудобно, поскольку соответствующая возможность предназначена не для сравнения, а для возврата к предыдущей версии документа.

Перевод фрагментов текста

В настоящее время нередко приходится иметь дело с документами на иностранных языках. Если речь идет о небольших фрагментах текста, то устанавливать солидную систему машинного перевода необязательно — проще воспользоваться услугами онлайнового переводчика, тем более что на просторах Сети таких переводчиков сегодня довольно много.

В их числе можно назвать сервис перевода Google Translate (http://translate.google.com/), систему машинного перевода Babel Fish (http://babelfish.altavista.com/), онлайн-переводчик PROMT Translate.Ru (http://www.translate.ru/) и др. Для перевода текста в этих системах нужно скопировать в соответствующее окно исходный текст, задать направление перевода и запустить процесс. После этого (обычно в расположенном рядом окне) будет отображен переведенный текст (рис. 19).

Рис. 19. Перевод текста с помощью Google Translate

Заметим, что на онлайновых сервисах могут быть ограничения в отношении объемов переводимых фрагментов — к примеру в онлайн-переводчике ПРОМТ за один раз разрешается переводить тексты объемом не более 3 тыс. символов, включая пробелы и знаки конца параграфа (либо 10 тыс. для зарегистрированных пользователей — регистрация бесплатна).

Кроме того, есть еще один нюанс — результаты машинного перевода, как правило, сразу использовать нельзя (все­таки перевод далек от идеального). В итоге приходится довольно внимательно сопоставлять исходный и переведенный тексты, а это возможно только для сравнительно небольших фрагментов, ведь размеры окон с текстами в интернет-браузере ограниченны.

Создание диаграмм и схем

Gliffy — это сервис для создания разного рода диаграмм и схем: организационных и бизнес-диаграмм, планов-графиков, схем компьютерных сетей и телекоммуникаций, блок-схем, расписания проектов и т.п. Строятся такие диаграммы с чистого листа либо на базе встроенных (рис. 20) или самостоятельно созданных шаблонов из объектов-заготовок путем визуального конструирования (рис. 21). Готовые документы сохраняются на сервере либо экспортируются в графические форматы изображений (JPG, PNG и SVG) с последующим сохранением их на компьютере пользователя. Возможен экспорт в формат MS Visio и вывод на печать с подгонкой диаграммы на один лист либо разбиением на несколько листов. Диаграммы могут быть публичными и приватными, возможна организация совместной работы над диаграммами нескольких пользователей.

Рис. 20. Выбор шаблона организационной диаграммы на сервисе Gliffy

Рис. 21. Визуальное конструирование диаграммы в среде Gliffy

Размер предоставляемого на сервисе Gliffy пространства и количество создаваемых диаграмм зависят от выбранного тарифа. В бесплатном тарифе Basic отводится 2 Мбайт пространства и разрешается создать всего пять публичных диаграмм. В коммерческом тарифе Premium (5 долл. в месяц) объем предоставляемого пространства и количество диаграмм (публичных и приватных) неограниченно.

Сервис DiagramAnywhere также предназначен для создания блок-схем, организационных диаграмм, схем компьютерных сетей и иных типов диаграмм, планов и схем с чистого листа или на базе шаблонов (рис. 22). Принцип построения их такой же, как и на сервисе Gliffy, за исключением одного нюанса: нужный шаблон диаграммы придется предварительно скопировать в свой аккаунт. Готовые документы сохраняются на сервере, выводятся на печать и/или экспортируются в графические форматы изображений (JPG, PNG, TIFF и GIF) либо в формат PDF с сохранением на компьютере пользователя. Созданные на сервисе DiagramAnywhere диаграммы могут быть приватными (тогда они доступны только автору) или публичными (окажутся видимыми другим пользователям по ссылкам). Предусмотрена возможность копирования HTML-кода на диаграмму для вставки его в блог, форум или веб­страницу.

Рис. 22. Создание диаграммы по шаблону с помощью сервиса DiagramAnywhere

На сервисе DiagramAnywhere предусмотрены два тарифа: бесплатный демонстрационный Free (на 30 дней) и коммерческий Premium (30 долл. в год). В случае бесплатного тарифа объем предоставляемого пространства ограничивается 10 Мбайт и разрешается создать всего три диаграммы (публичные или приватные). Тариф Premium позволяет занимать под свои документы до 1 Гбайт пространства и создавать неограниченное количество диаграмм (как публичных, так и приватных).

Интеграция с онлайн-редакторами ONLYOFFICE и P7-Офис

Знакомая ситуация: нужно поработать с документом, а он занят другим сотрудником. Хорошо, если достаточно посмотреть текст: сколько угодно человек могут открыть документ на чтение. Гораздо хуже, если нужно отредактировать или прорецензировать содержимое. Приходится откладывать работу или просить коллегу закрыть документ, который ему тоже нужен. В результате:

• увеличивается время подготовки;
• страдает качество работы, так как из-за откладывания сотрудники забывают, что хотели написать, или решают не ждать, когда освободится документ, и не проверяют его.

Новое решение Directum RX помогает преодолеть перечисленные проблемы. Оно предоставляет интеграцию с облачными редакторами ONLYOFFICE и Р7-Офис в которых документы можно редактировать и рецензировать совместно. Изменения в презентациях и текстовых документах отображаются мгновенно. Рядом с редактируемыми фрагментами отображаются имена сотрудников, которые их изменяют:

Изменения в таблицах отображаются после сохранения.

В онлайн-редакторах сотрудники могут комментировать документ и обсуждать его в чате. К примеру, с помощью чата удобно модерировать процесс совместного редактирования: договариваться, кто и что будет делать, какой абзац изменять. Либо без отрыва от контекста, обсуждать замечания с рецензентами, не перегружая текст массой комментариев.

Для удобства работы с решением продуманы следующие механизмы:

• если по каким-либо причинам привычнее и удобнее работать в локальном редакторе, можно добавить документ в список исключений. Документы из списка будут открываться в локальных редакторах;
• можно наоборот запретить открывать документ в локальном редакторе, если он часто нужен нескольким сотрудникам. Такой документ будет всегда открываться в онлайн-редакторе, даже если сотрудник в меню пользователя выберет вариант открытия документа данного формата локально;
• если в меню пользователя вы выбрали вариант открытия документа локально, но другой сотрудник сейчас редактирует его в онлайн-редакторе, можно присоединиться к совместному редактированию, не изменяя настройки:

• для рецензентов можно включить защиту от редактирования, если этого требуют регламенты компании. Рецензенты смогут просматривать и комментировать содержимое, но изменять текст будут только сотрудники с полными правами на документ;
• можно скопировать ссылку на редактируемый документ в буфер обмена, чтобы вставить в текст или отправить другому сотруднику по почте. Кроме этого из редактора можно быстро открыть карточку документа. Например, чтобы после доработки договора изменить сумму и валюту;
• если перед открытием документа казалось, что изменений будет мало, но в процессе вышло иначе, можно сохранить доработанный документ в новую версию. Версии помогут отслеживать историю изменений документа;
• при работе ночью интерфейс редакторов можно сделать темным. Это позволит снизить нагрузку на зрение.

С помощью настроек в меню пользователя каждый сотрудник сам решает, использовать онлайн-редакторы для всех форматов, только для некоторых или не использовать вообще:

Бизнес-эффект

Таким образом, с помощью решения можно сократить время на подготовку документов, если сотрудники будут оформлять их совместно. Например, в онлайн-редакторах удобно заполнять большие и сводные документы, оформлять заявки на закупку, вносить изменения в проектные документы, отвечать на опросы, готовить презентации, делать расчеты в таблицах.

Кроме этого решение ускоряет рецензирование и проверку документов, если:

• процесс согласования идет параллельно и в нем участвует несколько сотрудников;
• документы для согласования содержат десятки страниц;
• на согласование отведены сжатые сроки.

Решение позволяет частично или полностью отказаться от локальных редакторов, таких как Microsoft Office, поддержать стратегию импортозамещения и сэкономить на покупке ПО.

Совместная работа с документами Google

Бесплатный сервис облачного хранилища Гугл.Диск позволяет хранить в Интернете до 15 гигабайтов ваших файлов. При этом, при желании вы можете поделиться каждым из них с кем угодно. Более того, Гугл.Диск позволяет работать с документами, имея свой собственный набор приложений для работы с текстом, электронными таблицами и презентациями.

Открытие доступа к файлам и документам

Работать с офисными документами можно как самостоятельно, так и совместно с другими пользователями. Для этого, после создания нового документа, будь то текст, таблица или презентация, необходимо добавить доступ другим пользователям, кликнув по кнопке «Настройка доступа», и указать какие именно действия они смогут выполнять с вашими файлами. Так есть возможность открыть доступ конкретным людям только для просмотра содержимого, то есть для чтения, для просмотра с возможностью оставлять комментарии или же для последующего редактирования.

Просто введите список электронных адресов для пользователей, которым будет предоставлен доступ и из выпадающего списка выберете уровень доступа.

Чуть выше есть кнопка «Включить доступ по ссылке», после чего можно настроить опцию, выбрав действия, которые будут доступны всем обладателям ссылки на ваш документ. Плюсом данного способа является отсутствие необходимости вручную добавлять каждого конкретного участника, однако минус очевиден – любой случайно попавший на страницу, также получит к ней доступ.

Впрочем, иногда бывает удобно сделать документ публичным, открыв доступ по ссылке только для чтения, а затем дополнительно указать список email адресов для тех, кто будет работать над редактированием файла.

Нажав по ссылке «Расширенные», можно увидеть список пользователей, которым в настоящий момент уже открыт доступ к документу, а также какими именно правами эти пользователи обладают. Здесь же владелец документа может поменять права любому участнику, добавить или удалить пользователя.

Предоставив доступ новым участникам, каждый из них получит соответствующее уведомление на электронную почту и сможет перейти по ссылке к новому файлу. Кроме того, каждый будет иметь доступ ко всем файлам, которыми с ним поделились, на вкладке Google Диска – «Доступные мне». При необходимости можно добавить общий файл в любой раздел своего Хранилища, чтобы не выискивать желаемый документ в «Доступных мне», когда их там уже достаточно много.

Совместное редактирование документов

При совместной работе с документом в режиме онлайн всегда можно видеть иконки пользователей, одновременно работающих с файлом, а также есть возможность устроить обсуждение документа, нажав на кнопку чата. Кроме того, можно оставлять комментарии, причем после добавления комментария любым участником, иконка с пометкой будет отображаться на полях до тех пор, пока не будет отмечена как решенная. При этом список всех комментариев к документу всегда можно посмотреть, нажав на соответствующую кнопку «Комментарии».

Помимо иконок в верху экрана действия каждого участника над документом также отображаются в реальном времени. Можно увидеть где именно находится курсор того или иного пользователя, а также те действия, что он производит – ввод или удаление текста, редактирование и многое другое. Рядом с курсором каждого коллеги отображается его имя.

Те пользователи, которые не имеют прав на редактирование, но могут комментировать документ, могут оставить пожелания по изменениям в документе – они будут оформлены в виде комментариев. Обладатели прав на редактирование могут принять правку или отклонить ее.

Список активных действий над файлом можно посмотреть в его свойствах, выделив документ в Гугл Диске и кликнув на соответствующую пиктограмму. Во вкладке статистика будет информация по действиям участников.

Таким образом можно совместно работать с текстами, таблицами и презентациями. Всё в реальном времени, быстро и удобно. А главное, работать с документами можно с самых разных устройств.

Совместное редактирование документов в SharePoint — SharePoint Maven

Одной из замечательных возможностей SharePoint является возможность одновременной работы нескольких пользователей над одним и тем же документом (также известное как совместное редактирование). Эта функция расширяет возможности совместной работы, улучшает взаимодействие с пользователем и принятие SharePoint.

Что такое совместное редактирование?

Совместное редактирование в SharePoint — это официальное название для нескольких (2 или более) пользователей, которые одновременно работают над одним и тем же файлом / документом.

Файлы какого типа вы можете соавтором?

На момент написания этого сообщения в блоге вы можете соавтором следующих файлов MS Office:

• Слово
• Excel
• PowerPoint
• OneNote

Как включить совместное редактирование?

Вам не нужно его включать. В SharePoint Online совместное редактирование включено по умолчанию.

Как работает совместное редактирование

Слово

Совместное редактирование лучше всего работает с документами Word.В Word Online он ведет себя немного иначе, чем в родном приложении Word , но он работает! Когда 2 или более пользователей редактируют документ одновременно, они видят «присутствие друг друга» и изменения в реальном времени.

Текущие изменения, как они происходят в Word Online

Уведомление в правом верхнем углу Word Online, когда другой пользователь редактирует одновременно

Уведомление в правом верхнем углу собственного приложения Word, когда другой пользователь редактирует одновременно

Excel

Совместное редактирование в Excel работает как с собственным приложением Excel (настольное приложение), так и с Excel Online.Как и в случае с Word, вы получаете уведомления о присутствии в правом верхнем углу. Когда в ячейки вносятся изменения, они происходят в реальном времени, а измененные ячейки выделяются пользовательским индикатором.

Пользовательский опыт при совместном редактировании в Excel Online

Пользовательское взаимодействие при совместном редактировании в приложении Excel для настольных ПК

ПРИМЕЧАНИЕ. Раньше, когда вы пытались совместно редактировать и редактировать документ с помощью собственного приложения Excel, второй пользователь, пытающийся отредактировать документ, получал уведомление ниже.Другими словами, совместное редактирование в собственном настольном приложении Excel раньше не работало. Microsoft решила эту проблему с августа 2017 года. Если вы все еще сталкиваетесь с проблемами совместного редактирования с помощью Excel, убедитесь, что вы используете самую последнюю и лучшую версию пакета Office.

PowerPoint

Совместное редактирование хорошо работает с PowerPoint. Как и в случае с Word, вы видите присутствие другого пользователя в правом верхнем углу. Он работает как с PowerPoint Online (редактирование в браузере), так и с собственным приложением PowerPoint.

Уведомление в правом верхнем углу PowerPoint Online, когда другой пользователь редактирует одновременно

Текущие изменения, как они происходят в собственном приложении PowerPoint

Уведомление в правом верхнем углу собственного приложения PowerPoint, когда другой пользователь редактирует одновременно

OneNote

OneNote также хорошо работает с совместным редактированием. Он также предоставляет очень похожий механизм уведомлений, когда несколько пользователей изменяют одну и ту же страницу OneNote.Изменения происходят и вживую. Совместное редактирование с OneNote хорошо работает как с редактированием в браузере, так и с собственным приложением.

Уведомление в правом верхнем углу OneNote Online, когда другой пользователь редактирует одновременно

Текущие изменения, как они происходят в OneNote Desktop (собственное приложение)

Как управление версиями работает с совместным редактированием?

Отличный вопрос. Когда 2 или более человека редактируют файл одновременно, он сохраняет файл время от времени (каждую минуту или около того — никто точно не знает точную формулу), и тот, кто последним внес изменения во время «Сохранить» — это имя прописано в истории версий .В приведенном ниже примере вы можете увидеть изменения в файле, внесенные двумя пользователями, совместно редактирующими в течение 1 минуты.

Как совместно редактировать документы Office, защищенные метками конфиденциальности

Сложное взаимодействие между Office, SharePoint и OneDrive

Одно из многих объявлений на недавнем мероприятии Ignite касается совместного редактирования файлов Office, защищенных меткой конфиденциальности с шифрованием. До сих пор совместное редактирование было возможно только тогда, когда все использовали приложения Office Online (Word, Excel и PowerPoint).Когда они редактируют файлы, защищенные меткой конфиденциальности с шифрованием, настольные приложения принимают исключительную блокировку, позволяющую приложениям снять защиту, а затем повторно применять ее после завершения сеанса редактирования. По этой причине встроенная в Office функция автосохранения, позволяющая фиксировать изменения на постоянной основе, также не работала.

Теперь доступны как предварительная версия, как совместное редактирование, так и автосохранение, но только если это поддерживается конфигурацией клиента и если у пользователей есть подходящее программное обеспечение. Пока еще рано, но возможность одновременного редактирования защищенных файлов с помощью настольных приложений — важный шаг вперед для тех из нас, кто предпочитает настольный Office его онлайн-аналогу.

Вы не можете совместно работать с приложениями Office для мобильных устройств, но, опять же, вы бы хотели?

Правильная версия Office

Microsoft подробно описывает в этой статье предварительные условия для совместного редактирования защищенных документов, которые я не собираюсь повторять здесь, кроме как привлечь внимание к некоторым критическим моментам.

Самым большим препятствием для некоторых организаций является то, что каждый клиент должен использовать последние версии Office, которые поддерживают новое расположение метаданных для хранения информации метки конфиденциальности.Изменение местоположения произошло в версии 1.7 пакета Microsoft Information Protection SDK, в частности, для поддержки совместного редактирования. Приложения Office Online поддерживают новое расположение для маркировки данных, как и сборки приложений Microsoft для предприятий (также называемых настольным Office Click-to-Run) из 16.0.13801.20182 (Windows) и 16.47.218.0 (Mac).

Конфигурация клиента

Убедившись, что соответствующее клиентское программное обеспечение доступно, вы можете обновить конфигурацию клиента для совместного редактирования, перейдя в определенное место в центре соответствия требованиям Microsoft 365, чтобы включить эту функцию.На экране 1 показано, что я вижу в своем клиенте после обновления конфигурации. Обратите внимание на предупреждение, что только служба поддержки Microsoft может отменить изменение конфигурации.

Рисунок 1. Настройка клиента Office 365 для защищенного совместного редактирования

Я ожидаю, что Microsoft сделает это изменение ненужным (или по умолчанию) в будущем. Сейчас они проявляют осторожность, потому что многие клиенты Office, несовместимые с обновленным расположением метаданных, активно используются. Со временем, когда люди будут устанавливать обновленные версии приложений Microsoft 365 для предприятий, потребность уменьшится, и совместное редактирование станет частью обычной поддержки меток конфиденциальности, встроенных в SharePoint Online и OneDrive для бизнеса.Другими словами, обновление конфигурации — это пока неизбежное зло.

Я использовал командлет PowerShell Set-PolicyConfig для настройки совместного редактирования. Не по собственному желанию, а потому, что мне сказал сделать это инженер Microsoft. Командлет является частью набора соответствия, поэтому после подключения к модулю управления Exchange Online вы можете запустить командлет Connect-IPPSession , чтобы подключиться к конечной точке соответствия, а затем обновить конфигурацию. Например:

Connect-IPPSession Set-PolicyConfig -EnableLabelCoauth $ True

Connect-IPPSession Set-PolicyConfig -EnableLabelCoauth $ True

На данный момент совместное редактирование поддерживается для документов, защищенных метками с предопределенными разрешениями.Microsoft сказала мне, что скоро они будут поддерживать ярлыки с пользовательскими разрешениями.

Unified Labeling Client

Среди предварительных требований, перечисленных Microsoft, есть версия Unified Labeling Client для поддержки совместного редактирования защищенных документов. Подразумевается, что на рабочих станциях, используемых для совместного редактирования, должен быть установлен AzInfoProtection_2.10.46_CoAuthoring_PublicPreview.exe. Это неверно. Несмотря на название и включение в список обязательных условий, совместное редактирование не зависит от клиента UL.Версия для совместного редактирования клиента UL, упомянутая в предварительных условиях, предназначена для организаций, которые уже используют клиент UL для его функций, таких как автоматическая маркировка на основе клиента и возможность применять защиту к файлам, не относящимся к Office. Для использования клиента UL

необходимы лицензии Azure Information Protection P1. Важно подчеркнуть, что приложения Office имеют встроенную поддержку меток конфиденциальности, что означает, что они могут применять и удалять шифрование и понимать, как работают права, указанные в метках.Многие планы Microsoft 365 и Office 365 включают лицензии на применение меток конфиденциальности к документам или электронной почте Office и хранение элементов в SharePoint Online или Exchange Online. Потребность в лицензиях более высокого уровня (соответствие требованиям Office 365 E5 или Microsoft 365 E5) возникает только для таких функций, как автоматическое приложение на основе политик.

Клиент синхронизации OneDrive

Для совместного редактирования защищенных файлов требуется последняя версия клиента синхронизации OneDrive (версия 19.002.0121.0008 или более поздняя).Клиент синхронизации обеспечивает автосохранение, гарантируя, что инкрементная или дифференциальная синхронизация проходит между клиентами, где изменения вносятся обратно в исходный документ, хранящийся в SharePoint Online или OneDrive для бизнеса. Изменения, внесенные в исходный документ, затем переносятся в другие редактируемые копии, в результате чего приложениям предлагается обновить то, что показано пользователю.

Раньше в настольных приложениях отключалось автосохранение защищенных документов. Теперь они могут справиться с поступлением дополнительных обновлений для защищенных документов, поскольку настольные приложения понимают, что SharePoint Online хранит защищенные документы в незашифрованном состоянии (чтобы такие функции, как индексирование, DLP и обнаружение электронных данных, работали).SharePoint шифрует документы при загрузке.

Отсутствие снимков экрана для подтверждения работоспособности совместного редактирования

Поскольку применение метки конфиденциальности с шифрованием к файлу приводит к блокировке снимков экрана, трудно показать влияние изменений на настольную версию Word. Snagit от Techsmith (моя любимая программа для создания снимков экрана) и инструмент Windows Snipping создают черное пространство там, где должно быть Word. Вы даже не можете использовать функцию захвата видео, встроенную в Stream, для создания изображения.Так и должно быть, и я не особо жалуюсь. В конце концов, вы же не хотите, чтобы людям было слишком легко фиксировать конфиденциальную информацию с экрана.

Защита не может блокировать все попытки, и я мог бы сделать снимок с помощью смартфона или камеры, но решил не делать этого из-за качества изображения. Вместо этого я привожу рисунок 2, показывающий одну сторону процесса редактирования, когда совместное редактирование происходит для защищенного документа. Конечно, это Word Online (Chrome ничего не знает о Microsoft Information Protection и поэтому не блокирует снимок экрана), и вам просто нужно признать, что я редактировал тот же документ с помощью рабочего стола Word.

Рисунок 2: Совместное редактирование защищенного документа в Word Online

Обратите внимание на права доступа

Совместное редактирование работает только в том случае, если у обоих авторов есть разрешения на обновление защищенного файла. Автор всегда имеет полный контроль над файлом, но права, назначенные в метке конфиденциальности, защищающей файл, могут блокировать другие люди от внесения изменений. Например, часто обнаруживается, что права, назначенные в метке, включают доступ Viewer для всех в организации и ограничивают роль соредактора ограниченным набором пользователей, возможно, определенным в списке рассылки.Если пользователь пытается стать соавтором документа и обнаруживает, что приложение отображает версию файла только для чтения, скорее всего, у него нет разрешения на редактирование файла.

Импортировать в некоторые, но не во все

Возможно, вы никогда не будете соавтором документа и не будете использовать Office, и в этом случае вас не будет волновать, что Microsoft внесла это изменение. Но те, кто использует эту функцию с защищенными документами, будут счастливы, что теперь они могут использовать настольные приложения. Какими бы хорошими ни были онлайн-приложения, настольные приложения по-прежнему являются предметом серьезной работы, поэтому важно иметь возможность иметь дело со всеми аспектами защищенных документов.

Совместное редактирование документов: Office 365 и SharePoint

Начиная с SharePoint 2010, совместное редактирование стало доступно для различных продуктов Office, когда документы хранятся либо в вашем собственном SharePoint, либо в Office365. Что такое совместное редактирование? Это возможность нескольким людям работать над одним и тем же документом одновременно. Как я уже упоминал в статье «Что люди хотят от SharePoint 2013», многие не понимают, как это работает и что именно вы можете делать. В этой статье будут рассмотрены различные варианты взаимодействия с Office 365 как локально, так и в Интернете.Поэтому, если вы планируете перейти на SharePoint 2013 или Office 365, это поможет вам понять, как это работает.

Другие статьи для изучения Office 365

Что такое Office 365 — Большой обзор [Запись веб-семинара]

Совместное редактирование документов Microsoft, что мы знаем

У всех есть представление о том, как это работает; документ хранится где-то в библиотеке документов SharePoint и доступен для своей аудитории. Затем пользователи присоединяются к одному и тому же документу и начинают совместную работу.Нормально, но, как? А как это работает например с Word и Excel? Сначала давайте посмотрим на основы того, что доступно:
(информация взята из TechNet в июле 2013 г.)

• Версии, обозначенные « * », поддерживают функцию совместного редактирования, даже если Office Web Apps не настроен или не включен в SharePoint.
• Функция совместного редактирования доступна пользователям Office 2013, у которых есть учетные записи SkyDrive, независимо от того, установлены ли SharePoint 2013, SharePoint Online или SharePoint 2010.В этой статье рассматривается только использование совместного редактирования в SharePoint.

Интересно, что клиент Microsoft Office , установленный на вашем компьютере, делает доступным совместное редактирование . Хотя Office Web Apps также может сыграть в этом свою роль, особенно с Excel. Требуется Office 2013, хотя некоторые из них также будут работать с Office 2010.

Я думаю, мы можем безопасно разделить совместное редактирование на 4:

1. Word и PowerPoint
2. Excel
3. OneNote
4. Visio 2013

Я разделил их на эти четыре, потому что каждый из них имеет разные функции, доступные или недоступные для некоторых.

Новый формат Office (docx, xslx и т. Д.) И другие вещи, которые необходимо знать перед совместным редактированием

Несколько лет назад Microsoft представила новый формат файлов Office, добавив «x» в конце расширения файла. Конечно, это не просто изменение расширения файла, но и полностью переработанный формат: требуется для совместного редактирования документов. К сожалению, хотя Office 2007 поддерживает этот формат файла, его нельзя использовать для совместного редактирования документов.

Клиент Excel не разрешает совместное редактирование документов; Для его работы требуется Office Web Apps.Однако в Excel есть встроенная функция, которая уже очень похожа на совместное редактирование.

OneNote Co-Authoring не поддерживает включение дополнительных версий в библиотеке документов, где хранится записная книжка. Хорошо, возможно, он поддерживается, но Microsoft настоятельно рекомендует не использовать его, поскольку OneNote имеет свою собственную функцию, которая конфликтует с дополнительными версиями, доступными в SharePoint.

Совместное редактирование Word и PowerPoint в SharePoint 2013

Я начну с Word и PowerPoint, возможно, это самый простой способ сначала проверить.Сначала я загружу почти пустой текстовый документ на созданный мной сайт группы SharePoint 2013.

Давайте откроем этот документ в Word 2013 и оставим его открытым.

Как видите, контента почти нет, и документ сохраняется в SharePoint.
Теперь позвольте мне открыть тот же документ с другого компьютера, на котором работает Office 2013.

Теперь, если вы щелкните значок, показывающий, сколько редакторов работает с этим документом, вы получите информационную карточку, позволяющую вам видеть и взаимодействовать с этими другими редакторами.Это отлично подходит для тех, кто работает в Office 365 или локально с установленным Lync.

Ради интереса я решил открыть тот же документ на своем Mac с установленным Office для Mac 2011 .

Теперь я впечатлен, он работает и с людьми на Mac!

Отлично, но как вообще работает редактирование? Приступим к внесению некоторых изменений.

Я вошел в систему как Брэд Питт (если бы это было так просто, хе-хе) и добавил новую строку текста.

Тем временем на моем первом компьютере я увидел, что кто-то заблокировал этот абзац, и я не мог его редактировать. Однако я мог начать работу над другим абзацем. Кажется, что на словах каждый может работать над одним абзацем за раз. Вот как это выглядело с другой стороны.

Как видите, пока я не сохраню свои изменения, остальные ничего не увидят.
После нажатия кнопки «Сохранить» мы можем очень легко увидеть изменения, внесенные и сохраненные другими, поскольку они выделены зеленым цветом.

Что касается PowerPoint, я проделал очень похожие шаги. Загрузил простую презентацию PowerPoint и открыл ее с первого компьютера.

Если я открываю тот же документ с другого компьютера, я получаю то же самое, что и с Word.

В отличие от документов Word для совместного редактирования, в PowerPoint никто ничего не «блокирует». Вы можете внести столько изменений, сколько захотите, и когда вы нажмете «Сохранить», они станут доступны для просмотра другим пользователям.

И да, он по-прежнему работает с Office для Mac 2011.

РЕЗЮМЕ для Word и PowerPoint:

Хорошие новости, он отлично работает как с Mac, так и с ПК. При работе с документами Word каждый редактор «блокирует» абзац в документе во время работы. Другие не видят никаких изменений, пока они не сохранены из источника изменений. Чтобы увидеть новые доступные изменения, мы должны нажать «Сохранить». Как мы заметили, кнопка «Сохранить» превратилась в кнопку «Синхронизация», а не в традиционное, к которому мы привыкли.Помните, что при включенном управлении версиями это хороший способ создать множество версий и, таким образом, расходовать много дискового пространства SharePoint.

Совместное редактирование веб-приложений Excel

Как мы видели ранее в диаграмме, предоставленной Microsoft, клиентское приложение Excel не поддерживает совместное редактирование, мы можем это сделать только через веб-приложение.

Существует разница между Excel Web App и службами Excel. И это очень важно понимать. У Microsoft есть очень подробный пост, в котором сравниваются Excel Web App и Excel Services, который я рекомендую вам просмотреть перед тем, как начать соавторство.

Если вы используете Excel Web App, вы можете использовать функции совместного редактирования книги.

(Изображение из TechNet)

В отличие от других приложений, которые мы рассмотрели выше, Excel Web App предоставляет конечному пользователю гораздо более удобный подход к совместной работе в режиме реального времени. Каждый редактор «блокирует» ячейку, когда он в ней работает. Я не должен даже говорить «блокировка», потому что это обновляет его почти мгновенно для остальных.

Совместное редактирование OneNote и новый сайт группы 2013

Если вы уже используете OneNote какое-то время, вы не увидите каких-либо серьезных изменений в отношении совместного редактирования.Он всегда позволял нескольким людям работать над одним и тем же документом, и SharePoint даже не является обязательным требованием для этого. Одно изменение в SharePoint 2013 заключается в том, что если вы создаете сайт группы после добавления сервера Office Web Apps в свою ферму, вы увидите новую ссылку.

Короче говоря, записная книжка создается в библиотеке документов, которая автоматически использует те же разрешения, что и ваш сайт группы. OneNote предлагает совместное редактирование записных книжек в реальном времени и обратно совместим с OneNote 2007, хотя я еще не тестировал его.

Новое появление Visio 2013 для совместного редактирования с SharePoint 2013

Это большое изменение, опять же, не путать со службами Visio, которые были доступны даже в SharePoint 2010. Если вы перейдете с на SharePoint 2013 , то теперь у вас будет возможность одновременной работы нескольких пользователей с одним и тем же документом Visio. время. Каждый редактор будет иметь один объект, заблокированный для себя, в то время как другие могут видеть и обновлять отдельные объекты.

(изображение из блога Visio)

Мне не нужно напоминать вам, что объединение этого с Visio Viewer или Visio Services может дать вам некоторые серьезные преимущества.Подумайте об этом так: интерактивная блок-схема, в которой каждый член команды активно обновляет свою часть посредством совместного редактирования, и этот же файл отображается в качестве средства просмотра на сайте группы. Люди, у которых не установлен Visio, могут использовать эту программу просмотра, чтобы просматривать комментарии и отвечать на них.

Хорошая причина для обновления до SharePoint 2013 или Office 365

Совместное редактирование — это потрясающая функция, и с Office 365 вы получаете весь пакет, который включает Lync — продукт для мгновенного общения. Это означает, что вы можете заставить команды работать над одним и тем же документом и общаться, даже не отправляя ни единого электронного письма.Если вы планируете перейти на SharePoint Online или Office 365, это определенно большой плюс. Вы ознакомились с кратким обзором взаимодействия с пользователем, не все они предлагают мгновенное или прямое совместное редактирование, но для бизнес-решения, связанного со всеми другими функциями, которые может предложить SharePoint, это довольно удобно.

Получение документа для совместного редактирования

Вам необходимо иметь учетную запись Office 365 и редактировать разрешения для документа, который вы хотите редактировать через совместное редактирование.

Чтобы получить документ для совместного редактирования:

1. Найдите объект, который вы хотите сделать доступным для совместного редактирования, в M-Files Desktop или в классической M-Files Web.
2. Щелкните документ правой кнопкой мыши и выберите «Извлечь за». Совместное редактирование в контекстном меню.

   Примечание. Совместное редактирование доступно только для однофайловых файлов DOCX, XLSX, XLSM и PPTX. документы.

   Результат: в M-Files Desktop открывается предупреждение системы безопасности о кто может просматривать и изменять файл во время совместного редактирования. Если вы используете классический M-Files Web, перейдите к шагу 4.
3. В диалоговом окне «Предупреждение системы безопасности» в M-Files Desktop нажмите «Начать». Совместное редактирование. Результат: документ открыт в Microsoft Office в Интернете.
   
   

   Совет. Если вы используете Google Chrome и браузер не может завершить загрузку редактора, проверьте адресную строку содержит значок, информирующий пользователя о заблокированном перенаправлении.Если это так, продолжайте и щелкните по нему и разрешите выполнение перенаправления. Наконец, закройте окно или вкладку браузера и дважды щелкните документ в M-Files, чтобы снова открыть редактор.

4. Отредактируйте документ в браузере.

   Microsoft Office автоматически сохраняет ваш документ когда вы вносите в него изменения.

5. Когда вы закончите, нажмите «Завершить совместное редактирование», чтобы закрыть редактор.

   В M-Files Web эта команда называется Сохранить и вернуться в M-Files.

6. Чтобы завершить совместное редактирование, щелкните объект правой кнопкой мыши в M-Files Desktop. или классический M-Files Web и выберите Проверить В контекстном меню.

   Пользователь, который проверяет документ для совместного редактирования, должен быть тем, кто также проверяет его. Изменения, внесенные во время совместного редактирования, приписываются пользователю кто проверил документ на совместное редактирование и проверил в новом версия.

   Вы можете отклонить изменения, внесенные при совместном редактировании, щелкнув объект правой кнопкой мыши. и выбрав «Отменить оформление заказа» в контекстном меню.

Изменения, сделанные вами и кем-либо еще во время совместного редактирования, сохраняются в M-Files, если вы не выбрали Отменить Касса вместо регистрации в документе.

Как стать соавтором документа в Word 2013?

Введение

Довольно часто вам нужно работать над документом вместе с другими.В Word 2013 вы можете повысить эффективность совместной работы за счет совместного редактирования документов в режиме реального времени. Вы также можете получить доступ к своим документам из любого места и редактировать их с любого устройства с помощью Word Web App. Позволь мне показать тебе.

Вот документ, над которым я работаю с двумя своими коллегами. В идеале мы бы все сели в одной комнате и работали бы над этим вместе, но, поскольку мы не все физически находимся в одном месте, мы собираемся совместно редактировать этот документ удаленно в Интернете.

Как сохранить документ в Интернете и поделиться им?

Для совместного редактирования документа с другими необходимо сохранить документ в OneDrive или в папке SharePoint.Нажмите «ФАЙЛ», «Сохранить», а затем выберите местоположение.

Здесь я выберу свою бизнес-папку OneDrive, таким образом документ будет сохранен в облаке, но у меня также есть локальная копия документа, синхронизированная на моем ноутбуке, чтобы я мог работать с ней, даже если я не в сети. Затем вам нужно поделиться документом с людьми, с которыми вы хотите стать соавтором документа. Нажмите «Поделиться», а затем «Пригласить людей». Здесь я добавлю Нуру и Джейкоба, с которыми я работаю над документом. Вы можете решить, должны ли они иметь доступ только для чтения или редактирования.Чтобы стать соавтором документа, они должны иметь права на редактирование, поэтому оставьте значение по умолчанию «Может редактировать». Здесь я напишу персональное сообщение, которое будет включено в электронное письмо.

Чтобы начать совместное использование, нажмите «Поделиться». Будет отправлено электронное письмо со ссылкой на документ. Здесь вы можете видеть, что документ был успешно передан Джейкобу и Нуре.

Я нажму кнопку «Назад», чтобы вернуться к своему документу.

Как обновить изменения в вашем документе

Когда вы сохранили документ в общей папке, вы можете увидеть, что значок сохранения выглядит немного иначе.Нажимая кнопку «Сохранить», вы не только сохраняете свои собственные изменения, но также обновляете документ и синхронизируете любые изменения, которые другие авторы могли внести в документ.

Как управлять версиями в SharePoint?

Когда несколько человек работают над одним и тем же документом, очень полезно использовать контроль версий, чтобы при желании можно было вернуться к более ранней версии документа. В этой библиотеке документов SharePoint по умолчанию включен контроль версий.Чтобы проверить настройки версии в SharePoint, перейдите на вкладку «ФАЙЛ», в правом нижнем углу раздела «Информация» нажмите «Открыть расположение файла». Теперь в моем браузере открывается библиотека документов SharePoint. Чтобы проверить настройки управления версиями, нажмите «БИБЛИОТЕКА», «Настройки библиотеки», а затем «Настройки управления версиями».

Здесь вы можете видеть, что контроль версий включен и основные версии автоматически сохраняются для этой библиотеки документов. Вы также можете видеть, что извлечение не требуется, поскольку мы хотим, чтобы несколько человек могли редактировать документ одновременно.Я нажму «Отмена» здесь, закрою настройки библиотеки и вернусь к документу.

Как редактировать документ Word в Интернете?

Давайте переключимся на Нуру, чтобы посмотреть, как это для нее будет выглядеть. Нура в путешествии, она вошла в Office 365 через браузер на временном компьютере. Здесь она видит электронное письмо со ссылкой на документ, она нажимает на ссылку, чтобы открыть документ.

Документ открывается в браузере с помощью веб-приложения Word Online.Чтобы отредактировать документ, она нажимает «ИЗМЕНИТЬ ДОКУМЕНТ» и выбирает «Редактировать в Word Online». Документ открывается с активированными в браузере инструментами редактирования. Она получает уведомление о том, что я редактирую документ.

Редактирование документа Word в iPad

В то же время Джейкоб открывает ссылку на документ в браузере на своем iPad. Он выбирает Редактировать документ с помощью Word. Документ открывается, и теперь он может редактировать его на своем iPad с помощью приложения Word для iPad.

Совместное редактирование документов в Word

Когда я обновляю документ в Word, я получаю уведомление о том, что два других автора редактируют документ. Если я щелкну значок человечков в строке состояния, я увижу, что и Нура, и Джейкоб редактируют документ. По их статусу зеленого цвета я вижу, что они подключены к сети и доступны через коммуникационную платформу в реальном времени Lync.

Как общаться друг с другом с помощью Skype или Lync 2013?

Используя коммуникационную платформу в реальном времени, такую ​​как Lync или Skype, вы можете легко общаться со своими соавторами.При наведении курсора на имя Нуры открывается панель быстрого доступа Lync, и здесь я могу легко выбирать различные способы связи с ней.

Здесь я нажимаю на значок мгновенного сообщения и отправляю Нуре сообщение с просьбой написать вступление из 100 слов. Из ответа Нуры сразу видно, что она с этим согласна. Теперь я хочу отправить сообщение и Джейкобу, поэтому, чтобы включить его в беседу, я нажимаю значок участника, а затем «Пригласить еще людей». Я напишу имя Джейкоба и добавлю его в беседу.Теперь я могу отправить им обоим сообщение с вопросом, смогут ли они уложиться в срок до 12 часов. Я рад видеть из их ответов, что они оба согласны с дедлайном. Я поблагодарю их, а затем сверну окно связи Lync.

Совместное редактирование документа Word

Давайте посмотрим, что произойдет, когда Нура начнет писать текст в документе. Вы можете увидеть экран Нуры в правом верхнем углу. Как только Нура начинает редактировать текст, я вижу в своем документе, что абзац отмечен серой линией и ее именем.

Раздел заблокирован для редактирования, поэтому, когда я пытаюсь что-то изменить, я получаю сообщение о том, что изменения не разрешены, так как раздел заблокирован.

Справа в строке состояния я вижу, что доступны обновления. Я также получаю уведомление о доступности обновлений, если наведу курсор на заблокированный раздел.

Если я прокручу немного вниз, то вижу, что Джейкоб редактирует другой раздел абзаца, но доступных обновлений пока нет.

Чтобы обновить документ, нажмите кнопку «Сохранить». Я получаю сообщение о том, что изменения отмечены зеленым наложением. Зеленый цвет отображается только на мгновение, чтобы выделить изменения, внесенные другими авторами. Он не появляется при печати документа и исчезает при следующем сохранении документа.

Здесь я ясно вижу изменения, которые Нура внесла в документ. Через некоторое время я вижу в строке состояния, что доступны другие обновления, поэтому я снова нажимаю кнопку сохранения, чтобы обновить документ.Здесь я отмечу вариант, чтобы больше не отображать информационное окно, и нажмите «ОК». Зеленый цвет из раздела Нуры исчезнет, ​​а раздел, который редактировал Джейкоб, будет выделен.

Как разрешить конфликты редактирования в документе Word?

Даже если это маловероятно, несколько человек могут начать редактирование одного и того же раздела в одно и то же время, или кто-то может работать над разделом, пока они не в сети. Давайте посмотрим, как Word справляется с этими ситуациями. Я перейду к самому концу документа, нажав «CTRL + End» на клавиатуре.Теперь я начну добавлять текст в заключительный абзац. В правом верхнем углу вы можете увидеть экран Nourah. В то же время, когда я редактирую заключительный текст, Нура вносит изменения в тот же раздел. Поскольку Нура использует Word Online, ее изменения вносятся в документ сервера немедленно.

Когда я сохраняю документ, я получаю уведомление о том, что мои изменения противоречат обновлениям, сделанным кем-то другим. Как видите, мой документ был обновлен с учетом изменений, которые Нура внесла в документ, но ее текст смешался с моим.Я нажму «Разрешить», чтобы разрешить этот конфликт.

Когда вы нажимаете «Разрешить», открывается вкладка «КОНФЛИКТЫ», здесь Word отслеживает изменения, и я могу принять или отклонить внесенные мной изменения. В некоторых случаях я предпочитаю формулировку, которую использовала Нура, поэтому я отклоняю то, что написала, и сохраняю ее текст. В других местах я хочу сохранить свой текст, чтобы пройти по абзацу, разрешая конфликтующий текст. Когда меня устраивают изменения, я нажимаю «Сохранить и закрыть просмотр», а затем закрываю вкладку «КОНФЛИКТЫ».Я снова нажму «Сохранить», и на этот раз мои изменения сохранятся в копии на сервере без каких-либо предупреждений.

Как проверить версии документа в SharePoint?

Теперь я просмотрел весь документ и рад изменениям, которые мы внесли вместе как одна команда. Однако, если мне нужно вернуться к предыдущей версии этого документа, я всегда могу это сделать благодаря контролю версий. Чтобы просмотреть более ранние версии документа, нажмите «ФАЙЛ», «Управление версиями», а затем «Обновить список версий сервера», чтобы убедиться, что у вас установлены все последние версии.

Отметьте версию, которую хотите открыть, здесь я открою самый первый документ, который я впервые загрузил на сервер. Чтобы восстановить эту версию, нажмите «Восстановить». Но в данном случае мне очень нравится текущая версия, поэтому я просто закрою эту более раннюю версию и вернусь к текущей версии документа.

Работая над этим документом вместе как одна команда и создавая его совместно из разных мест и устройств, мы смогли успешно уложиться в установленные сроки.

Один комментарий

7 лучших инструментов для совместной работы с документами в реальном времени в 2020

Программное обеспечение

для управления проектами, такое как Basecamp и Asana, позволяет членам команды создавать списки дел, получать задания по проектам и комментировать загруженные файлы.

Несмотря на использование вышеперечисленных инструментов, недавнее исследование Nintex показало, что 39% сотрудников все еще испытывают трудности с совместной работой и редактированием файлов в реальном времени.

Лучшие инструменты для совместной работы над документами в 2020 году позволяют нескольким членам команды как писать, так и редактировать черновики в режиме реального времени. Эти инструменты помогают предотвратить недопонимание, позволяя ускорить и упростить процесс создания документов.

Основные функции, которые нужно искать

Помимо встроенного редактирования в реальном времени, обратите внимание на такие функции инструмента совместной работы с файлами, как:

• Автосохранение
• История версий
• Контроль версий
• Отслеживать изменения
• Уведомления о новых изменениях
• Несколько форматов файлов
• Комментарий
• Пользовательские теги
• Чат для обмена мгновенными сообщениями
• Готовые шаблоны файлов
• Интеграция приложений
• Доступность мобильных устройств
• Контроль доступа к файлам
• Доступ онлайн и офлайн
• Масштабируемое пространство для хранения файлов

Лучшие инструменты для совместной работы с документами

Приведенные ниже инструменты управления документами включают перечисленные выше функции и имеют лучшие отзывы пользователей в 2020 году.

Google Документы

С более чем 800 миллионами активных пользователей по всему миру, Google Docs является самым известным из всех программ для совместной работы с документами в этом списке.

Однако многие не осознают, что помимо добавления комментариев и правок в готовый черновик, с Документами возможно онлайн-сотрудничество в режиме реального времени.

До 200 человек могут одновременно просматривать документ, а 10 пользователей могут одновременно редактировать в режиме реального времени.

Все правки автоматически обновляются в одном и том же главном документе и сохраняются в облаке, поэтому нет необходимости создавать новый документ для каждого черновика.Эта функция контроля версий не позволяет командам вносить изменения в устаревшие черновики.

Документы передаются по электронной почте или по URL-адресу, и руководители групп могут выбирать, какие сотрудники могут напрямую редактировать, предлагать изменения или иметь доступ только для просмотра.

Функция «Live Edits» показывает в реальном времени обновления с цветовой кодировкой, которые несколько человек внесли в файл. Пользователи могут отслеживать изменения, чтобы видеть предыдущие версии файлов без новых изменений, одобрять или отклонять правки. Они также могут оставлять комментарии на боковой панели, отмечать друг друга в этих комментариях или общаться в чате.

Docs также позволяет пользователям сохранять файлы в нескольких форматах, включая PDF, обычный текст, веб-страницу и форматированный текст. Это разумный выбор для команд, специализирующихся на удобном программном обеспечении, или для небольших компаний, которым нужен бесплатный инструмент для редактирования.

Цены и планы

Google Docs можно приобрести как часть пакета продукта G Suite или отдельно. В приведенной ниже таблице сравниваются цены и планы бесплатного личного плана Документов Google и платного бизнес-плана Документов Google.

Характеристики	Персональный план	Бизнес план
Стоимость	Бесплатно	10 долларов США за пользователя в месяц
Мобильное приложение для iOS и Android	✓	✓
Автосохранение	✓	✓
Совместная работа в реальном времени	✓	✓
Автономная работа	✓	✓
Голосовой набор	✓	✓
История изменений	✓	✓
Комментарии и встроенные правки	✓	✓
Включает Google Meet	Х	✓
Облачное хранилище	15 ГБ на пользователя	100 ГБ на пользователя

Microsoft 365

Microsoft 365 (ранее Microsoft Office 365) позволяет пользователям одновременно создавать и редактировать документы через SharePoint Online и OneDrive для бизнеса.

После того, как документ был создан и сохранен в облаке, пользователи могут пригласить других членов команды для совместной работы с ними, отправив им ссылку на файл или по электронной почте.

Как и в Google Docs, каждый пользователь имеет определенные права доступа к файлу для доступа к базе знаний, устанавливаемые создателем файла. Доступ также можно контролировать с помощью 365 групп, которые делят всех пользователей на команды. Каждой команде может быть предоставлен или запрещен доступ к определенным документам, что ускоряет процесс совместной работы.

Новые изменения документа синхронизируются автоматически и могут отображаться в строке или на боковой панели. Рецензенты могут отслеживать изменения, внесенные только конкретными сотрудниками, или просматривать сводку всех новых изменений, внесенных командой. Разметки можно предварительно просмотреть, прежде чем предложенные изменения будут приняты, а рецензенты могут принять изменения массово или индивидуально.

Помимо прямого редактирования в режиме реального времени, авторы могут общаться друг с другом с помощью комментариев, тегов пользователей и сообщений чата в приложении Microsoft Teams.Лучше всего то, что он поставляется с Microsoft Teams, это один из немногих инструментов, который позволяет проводить видеоконференции во время редактирования файлов.

Microsoft 365 позволяет использовать до 99 редакторов одновременно для одного документа.

Это хорошо подходит для команд, которые хотят перейти на обновление Microsoft Teams из Skype и других инструментов делового общения, а также для тех, кому нужно разделить большие команды на меньшие группы редактирования.

Цены и планы

Microsoft 365 предлагает три платных бизнес-плана, по которым можно выставлять счет на годовой или ежемесячной основе.Как показано ниже, единственные реальные различия между этими тремя планами связаны с безопасностью и хранением, поэтому большинство компаний могут обойтись с версией Business Basic.

Характеристики	Business Basic	Бизнес-стандарт	Бизнес Премиум
Стоимость	5,00 $ за пользователя в месяц	12,50 $ за пользователя в месяц	20,00 $ за пользователя в месяц
OneDrive	✓	✓	✓
SharePoint	✓	✓	✓
Microsoft Teams	✓	✓	✓
Мобильное приложение для iOS и Android	✓	✓	✓
Общий доступ к внешним файлам	✓	✓	✓
Совместное редактирование в реальном времени	✓	✓	✓
Автосохранение	✓	✓	✓
Отслеживание изменений	✓	✓	✓
Неограниченный облачный архив	Х	Х	Х
Расширенная защита от угроз	Х	Х	✓

Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive’s Writer — это онлайн-платформа для создания и редактирования документов в режиме реального времени, идеально подходящая для предприятий, у которых есть множество файлов, требующих частой совместной работы на разных устройствах.

Интерфейс «пустая страница» разработан, чтобы не отвлекаться при написании или редактировании. Для рецензентов, которым необходимо выполнять особенно подробные правки, в «Режиме фокусировки» инструмента выделяется только одна строка текста за раз.

Zoho также поставляется с виртуальным помощником по письму, Zia, который сканирует документы на наличие грамматических ошибок и удобочитаемости.

Он интегрируется с Microsoft Word и WordPress и поставляется с библиотекой шаблонов для разработки документов, таких как кадровая политика и приглашения на мероприятия.Zoho WorkDrive включает функцию «Маска содержимого», которая позволяет администраторам скрывать конфиденциальную информацию или определенные части документа от выбранных рецензентов. Его «Блокировка содержимого» позволяет создателю документа выбирать, какие части текста они не хотят изменять.

Дополнительные функции Zoho WorkDrive:

• Инструмент для быстрого обмена сообщениями
• Живые курсоры
• Автономное редактирование
• Доступ к квитанциям о сотрудниках
• Комментарии и теги пользователей
• Отслеживать изменения
• Слияние документов
• Цифровые подписи

Цены и планы

Zoho WorkDrive предлагает три платных плана с ежемесячной или ежегодной оплатой.Дополнительное хранилище доступно для покупки.

Характеристики	Стартер	Команда	Бизнес
Стоимость	2,00 $ за пользователя в месяц	4,00 $ за пользователя в месяц	8,00 $ за пользователя в месяц
Лимит загрузки файлов	1 ​​ГБ	5 ГБ	50 ГБ
Хранилище	1 ​​ТБ / команда	3 ТБ / команда	5 ТБ / команда
Папки / подпапки группы	✓	✓	✓
Общий доступ к внешним файлам	✓	✓	✓
Мобильное приложение для iOS и Android	✓	✓	✓
Панель поиска содержимого	✓	✓	✓
Совместная работа и комментирование в реальном времени	✓	✓	✓
Временная шкала активности файла	✓	✓	✓
Статистика доступа к файлам	Х	Х	✓
График активности группы	Х	Х	✓
Блокировка файлов	Х	Х	✓

Ящик

Box — это безопасный инструмент для совместного использования документов и совместной работы, используемый ведущими компаниями, такими как Coca-Cola, General Electric и Olympus.

В прошлом Box была исключительно системой обмена и хранения файлов, но теперь она позволяет одновременно создавать и редактировать документы в Microsoft 365 и Google Docs.

Он обеспечивает как внутреннее, так и внешнее редактирование документов, не имеет максимального количества пользователей и предлагает неограниченное хранение документов на Box Drive. Изменения сохраняются автоматически, и у каждого редактора есть обозначения и комментарии с цветовой кодировкой.

По сравнению с другими инструментами в этом списке, Box имеет наибольшее количество интеграций сторонних приложений.

Он работает с Salesforce, Zoom, популярными альтернативами Zoom, Slack, Microsoft 365 и более чем 1400 другими платформами для совместной работы. Это делает его отличным вариантом для команд, которым необходимо общаться по видео или совместно использовать свои экраны при совместном редактировании в реальном времени.

Это также один из немногих инструментов в этом списке, способных совершать видеозвонки при интеграции с Zoom.

Дополнительные функции включают:

• Панель поиска файлов и дисков
• Блокировка и разблокировка файла
• Контроль версий документа
• Автономное редактирование документов и доступ
• Двухфакторная аутентификация
• Соответствие HITECH и HIPAA

Цены и планы

Box имеет четыре платных бизнес-плана, каждый из которых оплачивается ежегодно или ежемесячно.Для большинства компаний лучше всего подходит план Business Plus.

Характеристики	Стартовый план	Бизнес-план	План Business Plus	План предприятия
Стоимость	5,00 $ за пользователя в месяц	15,00 $ за пользователя в месяц	25,00 $ за пользователя в месяц	35,00 $ за пользователя в месяц
Хранилище	100 ГБ	Безлимитный	Безлимитный	Безлимитный
Лимит загрузки файлов	2 ГБ	5 ГБ	5 ГБ	5 ГБ
Внешние сотрудники	Х	Х	Безлимитный	Безлимитный
Редактирование в реальном времени	✓	✓	✓	✓
История версий	До 25	50	50	100
Мобильное приложение для iOS и Android	✓	✓	✓	✓
Интеграция корпоративных приложений	Х	1 ​​	3	Безлимитный
Библиотека шаблонов	Х	Х	✓	✓

Dropbox Paper

Dropbox Paper похож на систему совместной работы Box в том, что в прошлом Dropbox был единственным инструментом для хранения файлов и обмена ими.

Dropbox Paper — это совершенно бесплатный инструмент для редактирования документов, который позволяет пользователям одновременно вносить правки и предложения в реальном времени. Как и в случае с Zoho WorkDrive, интерфейс Dropbox Paper не перегружен и не отвлекает, например, меню и панели инструментов, которые доступны только при выделении определенного текста.

Помимо редактирования строк в реальном времени, пользователи могут использовать функции комментариев и тегов, чтобы вносить предложения на боковой панели. Они также могут отмечать комментарии как непрочитанные, а также редактировать и удалять прошлые комментарии.Также доступна история комментариев.

Dropbox Paper — это прежде всего инструмент для редактирования файлов, но он также предлагает временные шкалы проектов. Это позволяет администраторам управлять крайними сроками, использовать функции управления задачами и устанавливать вехи проекта, чтобы гарантировать четкость ответственности.

Это хороший выбор для предприятий, которым требуются определенные структуры документа, у которых много людей совместно работают над файлами, а также для компаний, которые в значительной степени полагаются на изображения и URL-адреса при создании контента.

Дополнительные функции Dropbox:

• Уведомления о комментариях в режиме реального времени
• Панель поиска
• Готовая библиотека шаблонов
• Сочетания клавиш для форматирования документа
• Emoji комментарий реакции
• Вставка изображения методом перетаскивания
• Автоматическое создание галереи изображений
• Вложение ссылки
• Возможность подключения нескольких документов

Бумага на 100% бесплатна.

Bit.ai

Bit.ai — это платформа для сквозного взаимодействия с файлами с пользователями из более чем 100 стран, включая такие известные компании, как Canon, MIT и Accenture.

В дополнение к редактированию в реальном времени, интегрированные смарт-документы Bit.ai позволяют пользователям добавлять контент с Google Диска, облачные файлы, веб-ссылки, SharePoint, Box и многое другое. Битовые документы совместимы с многочисленными типами файлов, включая PowerPoints, Excel, Word и другие.

Пользователи также могут связывать документы для лучшей организации файлов и получать доступ к интеллектуальному отслеживанию документов во время процесса проверки.Это предоставляет информацию об уровнях взаимодействия со стороны внешних сотрудников. Для повышения безопасности пользователи могут установить срок годности для внутренних и внешних файлов.

Файлы сгруппированы по рабочим областям и расположены в папках и подпапках. Вики-страницы упрощают поиск прошлого контента и ответы на общие вопросы. Также доступна неограниченная история версий документа и отслеживаемые изменения.

Обратите внимание, однако, что он не предлагает инструмент обмена сообщениями в чате, такой как альтернативы Slack, такие как Chanty и Twist.

Bit.ai хорошо работает для команд, которые часто повторно используют и перенаправляют прошлый контент, а также для предприятий, которые часто сотрудничают с редакторами за пределами своей организации.

Дополнительные функции включают:

• Совместное редактирование
• Редактирование строки в реальном времени
• Интеграция с Github, Miro и платформами социальных сетей
• Готовая библиотека шаблонов
• Загрузить прошлое содержимое в новые документы
• Цветные уведомления о редактировании
• Упоминания
• Возможности комментирования

Цены и планы

Характеристики	Бесплатный план	Pro Plan	Бизнес-план	План предприятия
Стоимость	Бесплатно	12 долларов за пользователя в месяц	20 долларов.00 / пользователя в месяц	Не в списке
Максимальное количество сотрудников	5	Безлимитный	Безлимитный	Безлимитный
Лимит файла	5 МБ	200 МБ	Безлимитный	Безлимитный
Хранилище
Совместная работа в реальном времени	Х	✓	✓	✓
Статистика документа	Х	✓	✓	✓
Встроенное комментирование	Х	✓	✓	✓
История версий	Х	✓	✓	✓
Срок хранения файла	Х	Х	✓	✓
Уведомления в реальном времени	Х	Х	✓	✓
Интеграция приложений	Х	✓	✓	✓

Понятие

Notion — это приложение для совместной работы в реальном времени, призванное заменить множество популярных инструментов управления рабочим процессом, таких как Trello, Confluence и Asana.

Он имеет наиболее настраиваемый интерфейс из всех инструментов в этом списке, позволяя пользователям создавать свою собственную систему организации файлов боковой панели, добавлять элементы действий и создавать теги и метки для файлов.

В дополнение к стандартным функциям, таким как совместное редактирование и редактирование в реальном времени, Notion предоставляет историю версий, неограниченный доступ членов команды к документам и несколько вариантов просмотра.

Идеально подходит для компаний, которым необходимо консолидировать количество программ для совместной работы, которые они используют в настоящее время, но которым по-прежнему необходимы функции совместной работы над проектами.

Дополнительные функции Notion включают:

• Интерфейс, не отвлекающий внимание
• Мобильная и настольная версии
• Сочетания клавиш
• Пользовательские теги
• Функция комментирования
• Срок исполнения
• Уведомления
• Организация содержимого с помощью перетаскивания
• Канбан-доска и форматы списков дел
• Библиотека шаблонов

Цены и планы

Notion предлагает один бесплатный план и три платных плана с ежемесячной или ежегодной оплатой.Наиболее важные инструменты для совместной работы с файлами поставляются с планами Team или Enterprise.

Характеристики	Персональный план	Personal Pro	План команды	План предприятия
Стоимость	Бесплатно	4,00 $ за пользователя в месяц	8,00 $ за пользователя в месяц	Не в списке
Мобильное приложение для Android и iOS	✓	✓	✓	✓
Гостевой доступ	5 максимум	Безлимитный	Безлимитный	Безлимитный
История версий	Х	✓	✓	✓
Комментирование и редактирование в реальном времени	Х	Х	✓	✓
Расширенные разрешения	Х	Х	✓	✓
Вики	Х	Х	✓	✓
Несколько просмотров	Х	Х	✓	✓
Интеграция приложений	Х	Х	✓	✓

Использование программного обеспечения для редактирования видео в реальном времени

В дополнение к вышеупомянутым инструментам совместной работы над документами, программное обеспечение для веб-конференций также можно использовать для редактирования файлов в реальном времени.

Такие функции, как совместное использование экрана, инструментальная доска и удаленное управление рабочим столом, позволяют десяткам сотрудников одновременно получать доступ и редактировать файлы с дополнительным преимуществом личного общения.

Наши параллельные сравнения популярных инструментов, таких как Zoom и WebEx, упрощают оценку того, какой инструмент видеозвонков подходит для вашей команды.

правил эффективной совместной работы с документами в реальном времени

Инструменты для совместной работы в режиме реального времени помогают сотрудникам избежать недопонимания, ускорить принятие решений, повысить творческий потенциал и продуктивность.Среди самых популярных программ для совместной работы в Интернете — автономные инструменты, такие как Google Docs, Zoho Docs, Box, Dropbox, и полноценные платформы, такие как Office 365 от Microsoft. Office 365 предлагает разнообразные варианты совместной работы с документами с онлайн-версиями Word, Excel, PowerPoint, OneNote и другими инструментами. Кроме того, он включает SharePoint, который обеспечивает надежную совместную работу над документами в Интернете. Однако, наряду с преимуществами, совместная работа с документами в Интернете сопряжена с некоторыми серьезными проблемами. Например, возможность редактировать каждый документ несколькими пользователями может сделать процесс редактирования бесконечным.

В этой статье мы собрали лучшие практики совместной работы над документами, которые могут поддерживаться инструментами управления документами.

Эффективная командная совместная работа над документами — это управляемая совместная работа. Контроль может осуществляться с помощью следующих мер:

Четкое разделение ролей

Каждый член совместной команды должен иметь возможность свободно редактировать документ только в том случае, если у команды одинаковые роли, например, когда группа торговых представителей составляет черновик контракта.Но если команда состоит из членов с разными ролями, это должно быть отражено в соответствующих разрешениях, так как, например, торговый представитель, юрист и бухгалтер смотрят на проект контракта с разных точек зрения. В таком случае разрешения на основе ролей могут быть следующими:

• Владелец (просмотр и редактирование документов, предоставление и отзыв прав, блокировка редактирования).
• Сотрудник (просмотр и редактирование документов).
• Читатель (только просмотр документов).
• Комментатор (просмотр и оставление комментариев к документам).

Разделение редактирования и редактирования

Коллективная группа должна иметь общий контекст до редактирования документа. Таким образом, редактирование следует начинать только после того, как будет готов окончательный вариант. А ранний черновик документа должен быть доступен только для просмотра.

Определение таймфреймов

Необходимо установить четкие временные рамки для каждого этапа подготовки или редактирования документа.Например, ранний черновик документа должен быть готов к концу дня, а окончательный — к концу недели.

Назначение только одного владельца документа

Чтобы совместная работа над документами была эффективной, ее управление должно быть централизованным и возлагаться только на одного владельца. Владелец документа должен нести ответственность за окончательную проверку и разрешение конфликтов в отношении спорных изменений в документе, установление сроков для этапов совместного редактирования и блокировку документа или его частей для редактирования.

Ограничение количества соавторов

Чтобы избежать хаоса и длительного совместного редактирования, важно приглашать только соответствующих людей к совместной работе над документами в Интернете. А если документ объемный или имеет отдельные разделы, относящиеся к разным отделам или командам, лучше разделить владение между ними. Таким образом, они могут сосредоточиться на своем разделе и не будут мешать работе других команд.

Передовой опыт, связанный с организацией эффективного взаимодействия во время совместной работы над документами в Интернете, включает:

Обмен мгновенными сообщениями

Использование мессенджеров помогает членам команды быстро получать ответы на свои вопросы, возникающие при работе над документом, и решать спорные вопросы.Таким образом, они экономят время и избегают многократных доработок впоследствии. Кроме того, многие инструменты для совместной работы в Интернете позволяют сохранять сообщения в чате вместе с документом и включать поиск по разговорам, что помогает членам команды не задавать одни и те же вопросы снова и снова.

Комментарий

Во время редактирования документа соавторы должны использовать комментарии вместо перезаписи текста или изменений, внесенных другими членами группы, или удаления некоторых частей документа. Они могут оставлять комментарии к определенным разделам и отмечать других членов команды, чтобы уведомить их об их отзывах.Члены группы также могут использовать уведомления об утверждении во время совместной работы над документами в режиме реального времени: если они согласны с разделом документа, их инициалы автоматически появятся на странице после того, как они утвердят раздел.

Для обеспечения безопасности и согласованности документов мы рекомендуем следующие передовые методы:

Отслеживание версий

Использование возможности управления версиями инструментов совместной работы в реальном времени помогает определить, какие изменения были внесены в документ, когда и кем.Эта функция позволяет немедленно обнаруживать несанкционированный доступ и изменение конфиденциальных документов.

Предотвращение утечки документов

Многие инструменты для совместной работы в реальном времени позволяют сохранять документы только на настольных компьютерах, мобильных и портативных устройствах. Это особенно актуально для удаленных сотрудников, которые работают с конфиденциальными документами со своих личных или взятых напрокат компьютеров. Эти инструменты также могут предотвратить копирование и распечатку документов, что гарантирует, что конфиденциальные документы останутся исключительно в зоне совместной работы и не будут случайно оставлены на виду.

Контроль доступа к документам

Соавторы документов должны контролировать доступ к документам в работе и своевременно реагировать на изменения. Например, внешний доступ к документу должен быть отменен, как только он больше не нужен пользователю. Во избежание ошибок это следует делать автоматически, задав определенный период, по истечении которого доступ истечет.

Как эффективно сотрудничать

Следуя лучшим практикам и поддерживая их с помощью соответствующих инструментов, вы сделаете эффективное онлайн-сотрудничество.Обратитесь к консультантам ScienceSoft, которые помогут вам наладить технологическое сотрудничество в вашей компании или направить его на правильный путь.

Сделайте сотрудничество возможным

Управление документами SharePoint Online от ScienceSoft

Выполнив более 100 проектов SharePoint, мы предлагаем эффективное облачное управление документами для обеспечения непрерывности бизнеса вашей компании.

.