Совместное редактирование документов онлайн: Как совместно редактировать документ онлайн? – Совместное редактирование и совместная работа над документами

Как совместно редактировать документ онлайн?

Если вам или человеку, редактирующему документ совместно с вами, надо прокомментировать изменения, внесенные одним из вас, или просто указать на те части текста, которые требуется отредактировать, воспользуйтесь функцией Комментирования в реальном времени.

Выделите мышью тот фрагмент, к которому требуется добавить комментарий, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Добавить комментарий. Откроется всплывающее окно.

Введите текст своего комментария и нажмите на кнопку Добавить. Фрагмент текста, который вы прокомментировали, будет подсвечен в документе. Чтобы отредактировать или удалить комментарий, щелкните по прокомментированному фрагменту и используйте значок или соответственно. В Строгом режиме не забудьте сохранить документ, используя значок Значок Сохранить обновления, чтобы комментарий стал доступным для других людей, редактирующих документ совместно с вами.

Для ответа на комментарий, добавленный другим человеком, щелкните левой кнопкой мыши по прокомментированному фрагменту. Нажмите на ссылку

Добавить ответ в нижней части всплывающего окна, введите свое сообщение и нажмите кнопку Ответить.

Когда проблема будет решена, нажмите на значок в правом верхнем углу всплывающего окна.

Чтобы проследить всю историю комментариев, добавленных к текущему документу, откройте панель Комментарии, щелкнув по значку на левой боковой панели.

Совместное редактирование документов Word в режиме реального времени

Когда кто-то поделился с вами документом Word, полученное вами сообщение содержит ссылку, открывающую документ в веб-браузере: в Веб-приложение Word. Выберите Редактировать документ > Изменить в браузере.

Выберите команду "изменить в браузере" для редактирования в Word Web App

Если кто угодно работает над документом, вы увидите его состояние присутствия и изменения, внесенные ими. Мы вызываем этот совместный автор или совместной работы в режиме реального времени.

Совместная работа в реальном времени

Если вы предпочитаете работать с приложением Word, переключитесь из редактирования в классическое приложение, расположенное в верхней части окна.

Открыть в классическом приложении

Вы по-прежнему будете соавторами, если вы являетесь подписчиком Office 365, используя одну из следующих версий Word:

  • Word 2016 для Windows

  • Word 2016 для Mac

  • Word на мобильном устройстве (Android, iOS или Windows)

Если вы используете более старую версию Word или вы не являетесь подписчиком, вы можете редактировать документ одновременно с другими пользователями, но не в режиме совместной работы в реальном времени. Для просмотра изменений и предоставления общего доступа к вашим пользователям вам потребуется сохранить документ.

Документы с макросами (. docm)

Если документ состоит из макросов (DOCM), вы по-прежнему можете редактировать и совместно работать. Вы можете открывать и редактировать содержимое, как и любой другой документ, в том числе на выполнение макросов. Если вам нужно изменить код макроса, просто извлеките его, измените код и снова верните.

Дополнительные сведения о макросах

Сравнительный обзор 5 веб-сервисов для совместного редактирования с поддержкой Markdown-синтаксиса

Язык разметки Markdown, созданный Джоном Грубером (John Gruber) и Аароном Шварцем (Aaron Swartz), имеет очень простую структуру и удобен в использовании, поэтому он широко применяется в интернете и в настольных приложениях. Многие разработчики знакомы с Markdown благодаря сервису GitHub, другие используют его для создания заметок и последующей публикации в блогах.

Существуют сервисы для совместной работы с документами, которые позволяют редактировать и хранить заметки в Markdown на сервере, импортировать и экспортировать их в различных форматах. Безусловно, здесь могут возникнуть ассоциации с Google Docs и подобными популярными облачными сервисами. Поэтому в обзоре будут отмечены различия в подходах, которые используются при хранении, сравнении файлов, совместной работе и т. д.

Аспекты обзора следующие:

  • Markdown-редактор: интерфейс, настройки, дополнительные возможности (подсветка синтаксиса, нумерация и т. п.)
  • Источники импорта, экспорт (включая публикацию записей в блогах)
  • Хранение документов: метод хранения и возможность офлайн-доступа
  • Управление версиями
  • Совместная работа: особенности редактирования, предоставление общего доступа

Участники обзора:

  1. Draft — один из наиболее известных сервисов для совместного редактирования. Использует более строгую систему учета и хранения версий, нежели Google Docs, задействует расширенные возможности языка Markdown и содержит множество дополнительных функций.
  2. Typewrite представляет собой среду для совместного редактирования документов. Предполагалось, что сервис совместит удобство текстового процессора (прообразом стал редактор Byword для iOS) и особенности совместного редактирования Google Docs. Также в приоритетах разработчика была реализация нескольких функций: редактирование в реальном времени и подсветка синтаксиса Markdown. Стоит отметить, что Typewrite появился совсем недавно, поэтому многие функции не реализованы, тем не менее, значатся в ближайших планах.
  3. Редактор StackEdit основан на библиотеке PageDown, используемой популярными сервисами Overflow и Stack Exchange. Далее будет рассматриваться beta-версия редактора, 4-й версии. В ней был обновлен интерфейс, добавлены функции обсуждения и комментирования, усовершенствованы синхронизация и офлайн-режим доступа.
  4. Penflip — своего рода «GitHub для редакторов»: сервис предназначен не для разработки, а скорее для написания руководств, исследований. Рабочая среда Penflip включает в себя контроль версий и позволяет вести совместную работу над проектами.
  5. Authorea — сервис, прежде всего, полезен при обращении с научными текстами, технической документацией. Поддерживается множество форматов (LaTeX, Markdown, HTML, Javascript), для контроля версий используется Git. Помимо текста, документ может содержать в себе код IPython, d3.js, изображения с Plot.ly и другие данные для визуализации.

Особенности Markdown-редактора

В Draft кнопки форматирования и текстовые поля, по сути, отсутствуют. Это непривычно для редактора, однако в случае с Markdown минимализм вполне обоснован. Ключевые возможности синтаксиса доступны в правом меню Draft. Можно заметить, что используется расширенный синтаксис, что позволяет создать списки to-do и управлять ими. Также для быстрого копирования/вставки текста могут использоваться сниппеты.

Примечателен режим Хемингуэя (Hemingway mode) для черновой работы с текстом. Возможность правки в данном режиме отсутствует, редактирование осуществляется после создания черновика. Теоретически, могут быть полезны две функции — обратиться к эксперту (Ask a Pro) и упрощение текста (Simplyfy), но они недоступны для русского языка.

В настройках Draft можно настроить размер и гарнитуру шрифтов. Изначальный шрифт не оптимален для одновременного отображения кириллицы и латиницы, но несложно включить системные шрифты. В результате, они будут корректно отображаться в браузере.

У редактора имеется один недостаток — нет подсветки синтаксиса и нумерации. Таким образом, редактор скорее нацелен на работу сугубо с текстом, без использования кода, формул и т. п.

Typewrite очевидно имеет сходство с Draft, с той разницей, что здесь присутствует подсветка синтаксиса. В остальном усматривается тот же стиль оформления. В левой части экрана — навигация, справа — доступ к основным функциям Markdown и управлению документами. Ничего лишнего, вдобавок интерфейс очень отзывчив.

StackEdit — единственный редактор с двухпанельным интерфейсом, где предварительный просмотр доступен в реальном времени. Базовое расположение панелей легко поменять (с горизонтального на вертикальное), одну из панелей можно свернуть. Редактирование осуществляется в полноэкранном режиме.

Есть у StackEdit некоторые удобства WYSIWYG-редактора: на верхней панели расположены кнопки форматирования и разметки документа.

Для подсветки синтаксиса используются библиотеки Prettify и Highlight.js. Благодаря этому, подсвечивается как исходный документ Markdown, так и код, отображаемый в превью. Поскольку StackEdit полноценно поддерживает CSS3, в редакторе можно использовать визуальные эффекты, SVG и прочие «бонусы» спецификации.

Как видно в документе приветствия, без проблем отображаются таблицы (в том числе таблица содержания), списки, сноски, «умная» пунктуация, блоки с кодом, комментарии. Помимо собственно Markdown, в StackEdit доступны расширенная разметка Markdown Extra/GitHub Flavored Markdown, а также математические выражения LaTeX.

В настройках редактора представлены опции, позволяющие изменять размер и начертание шрифта, шаблон начального документа. В наличии несколько тем оформления. Панели инструментов настраиваются с помощью расширений (селекторы, кнопки), причем js-дополнения можно создавать самостоятельно.

В Penflip кнопки форматирования вынесены на верхнюю панель. Редактор поддерживает подсветку синтаксиса, есть опции быстрого сохранения и предварительного просмотра документа. Нет полноэкранного режима, и в случае с однопанельным редактором это неудобно. Настроек отображения, кроме смены темы оформления, нет.

Сервис Authorea в меньшей степени предназначен для быстрого редактирования одного документа, скорее здесь речь об удобстве работы с несколькими форматами одновременно, упор на проектную структуру. Поэтому, в сравнении с другими участниками, редактор Authorea выглядит весьма академично.

Документ может состоять из нескольких блоков, для каждого блока предназначен отдельный файл. Файлы можно упорядочить по каталогам. Если проект состоит из нескольких документов, то, по аналогии с Википедией, каждый блок редактируется отдельно, для перехода используется навигация.

Подсветка синтаксиса для всех поддерживаемых файловых форматов и нумерация присутствуют.

ПриложениеПодсветка синтаксисаНумерация строкСтатистика по документуНастройка шрифтовСмена темы оформленияГорячие клавиши
Draft++++
Typewrite+++
StackEdit+++++
Penflip++++
Authorea+++

Импорт

Draft позволяет импортировать файлы из Dropbox, Google Drive, Evernote, Box, загружать по ссылке, с FTP или локального диска.

В Stackedit можно открыть документ по ссылке или с локального источника. При этом, можно сконвертировать HTML в Markdown для дальнейшего редактирования на сервере.

В Authorea доступна загрузка документов с локального диска. В качестве исходных могут выступать LaTeX- и BibTeX- файлы.

В Typewrite и Penflip, на момент написания, опция импорта не поддерживается.

Экспорт и публикация

Draft предлагает наибольший список форматов для вывода — TXT, Markdown, HTML, документы Word, Google Docs, PDF, MOBI, ePub. Также Draft отлично справляется с публикацией, позволяя подключить социальные, блог-платформы, вроде WordPress, Tumblr, Blogger и другие. Кроме того, доступен экспорт на другие сервисы посредством протокола JSON и WebHook.

StackEdit поддерживает экспорт в Markdown, HTML, PDF, для вывода можно использовать формат, указанный в шаблоне. Также, как и в Draft, представлены широкие экспортные возможности. Заметку можно опубликовать в Blogger, Tumblr, WordPress и на других сервисах, указав формат, теги и другие параметры.

На данный момент Penflip экспортирует следующие форматы: HTML, TXT, Word, PDF, Markdown, ePub. Публикация на данный момент не поддерживается, но, по словам разработчика, планируется реализация этой возможности.

Authorea позволяет сохранять файлы в LaTeX, PDF, скачивать их в ZIP-архиве. В дополнению к этому, можно указать стиль журнала — шаблон для оформления документа. Публикация в Authorea, очевидно, не предусмотрена.

В Typewrite экспорт на данный момент не реализован.

ПриложениеИмпорт (источники)Экспорт (форматы)Публикация (платформы)
Draftлокальный файл, Dropbox, Google Drive, Evernote, Box, URL, FTPTXT, Markdown, HTML, Word, Google Docs, PDF, MOBI, ePubWordPress, Tumblr, Twitter, Blogger, LinkedIn, Mailchimp, Buffer, iDoneThis, WebHook URL, Svbtle, Ghost, Basecamp
Typewrite
StackEditURL, локальный файлMarkdown, HTML, PDFBlogger, Dropbox, Gist, GitHub, Google Drive, SSH-сервер, Tumblr, WordPress
PenflipHTML, TXT, Word, PDF, Markdown, ePub
Authoreaлокальный файл (LaTeX, BibTeX)LaTeX, PDF, ZIP

Управление версиями и совместное редактирование

Для предоставления доступа в Draft достаточно отправить ссылку соавтору по email. Редактор документа вносит правки и, по итогу, отправляет уведомление об изменениях владельцу. Последний просматривает изменения, принимает или отклоняет их. Любой фрагмент текста можно выделить, прокомментировать и отправить уведомление одному или нескольким авторам на email.

При совместной работе зачастую очень сложно отследить правки каждого редактора. Отличие Draft, например, от Google Docs состоит в том, что в данном случае не перезаписывается мастер-копия — то есть, документ, созданный автором. Еще одно важное отличие — более удобное управление версиями. В Draft можно создавать промежуточные чекпоинты — мастер-копии с важными изменениями.

Аналогично, в Penflip создается копия мастер-документа, закрепленная за каждым редактором. При этом, редакторы не могут изменить основную версию, а администратор имеет возможность принимать или отклонять изменения редакторской версии документа. Кроме того, при управлении версиями редактор может создавать временные отметки, используя теги.

В Penflip предусмотрено добавление новых пользователей, тех же участников проекта. Кроме рассылки приглашений и совместной работы, редактор позволяет просматривать активность, добавлять комментарии.

Typewrite использует несколько иной подход, скорее это система редактирования в реальном времени наподобие Google Docs. Для добавления пользователя отправляется уведомление на почту, после чего приглашенный участник заходит под своей учетной записью и вносит правки.

Доступно в Typewrite и управление версиями. Это предполагает также сравнение документов и восстановление любой из версий. В то же время, эта система не имеет ничего общего с Github, что, скорее, является недостатком: автор документа не имеет возможности принять или отклонить изменения или хотя бы узнать, кто внес те или иные правки.

В StackEdit для совместной работы с документом предусмотрена функция Share. Синхронизация осуществляется посредством сервисов Google Drive или Dropbox. Хранение версий не предусмотрено. Единственный сторонний способ управления версиями — интеграция с облачным сервисом. Хотя и в данном случае, разумеется, сравнение документов и контроль изменений будут недоступны.

Для управления версиями в Authorea используется Git. Добавить автора можно, пригласив его по email. Каждое изменение, вносимое создателем и редакторами документа, фиксируется и может быть принято или отменено. При этом, в Authorea есть возможность просмотра истории изменений в виде отчета. Инструментарий Authorea также предусматривает обсуждения, комментирование, просмотр активности.

ПриложениеСовместное редактирование в реальном времениСравнение документовКонтроль правокУправление версиямиКомментарии / чат
Draft++++
Typewrite+++
StackEdit+
Penflip++++
Authorea++++

Хранение документов

Одно из главных преимуществ Draft — поддержка двухсторонней синхронизации документов. Как было сказано выше, импорт актуален для таких облачных сервисов, как Dropbox, Google Drive, Evernote и Box. Измененный документ передается обратно на сервер, что позволяет использовать те же файлы, скажем, в локальных приложениях. Для этого можно задействовать синхронизацию облачного сервиса с десктопом.

В наличии также офлайн-режим (доступен по адресу https://draftin.com/offline), он позволяет хранить до 50 последних измененных документов в кэше браузера. Включить данный режим можно через раздела настроек Labs. Синхронизация осуществляется вручную, все файлы хранятся в незашифрованном виде.

StackEdit не требует создания учетной записи и не хранит документы на сервере. Вместо этого документы хранятся в кэше и доступны офлайн. Помимо того, можно синхронизировать документы с Dropbox или одним или несколькими аккаунтами Google Drive.

Несмотря на заявленную на главной странице сервиса https://typewrite.io/ синхронизацию с Dropbox, по факту Typewrite не обладает данной функцией, офлайн-режим также недоступен.

Authorea позволяет хранить документы на сервере. Благодаря git-интеграции, редактирование документов возможно и в офлайн-режиме. При этом, в качестве файлового хранилища используется репозиторий.

Как следует из таблицы, в Penflip отсутствует облачная интеграция. Однако таким же образом, как и в Authorea, несложно интегрировать проект с git-репозиторием и тем самым получить доступ к офлайн-функциям.

Приложение Офлайн-доступОблачная синхронизацияgit-синхронизацияПредосмотр
Draft+++
Typewrite++
StackEdit+++
Penflip+ (git)++
Authorea+ (git)++

Резюме

Draft — гибко настраиваемый редактор для совместной работы, с поддержкой горячих клавиш и множеством дополнительных функций. По своей функциональности, поддержке файловых форматов, сервис дает фору всем участникам обзора.

В целом, Draft отлично себя показывает при редактировании заметок и публикации на различных платформах. Однако есть и нарекания. Во-первых, применимо к Markdown-редактору: не все функции доступны русскоязычному пользователю, плюс, хотелось бы видеть подсветку синтаксиса. Во-вторых, поддержка других языков разметки, вроде LaTeX и Textile, была бы полезным дополнением при работе с технической документацией.

На данный момент сложно говорить о Typewrite определенно: здесь нет ни импорта, ни экспорта, ни синхронизации. Работать в подобной замкнутой среде не слишком удобно. Тем не менее, приоритетные функции рано или поздно будут реализованы, а редактировать Markdown-заметки в Typewrite можно уже сейчас.

StackEdit — онлайн-блокнот с хорошей поддержкой форматов. Наравне с Draft, он может предложить импорт, экспорт и публикацию. С другой стороны, StackEdit не позволяет полноценно работать нескольким пользователям: приходится либо использовать снимок («замороженную» версию) документа, либо прибегать к синхронизации, что тоже не равнозначная замена совместному редактированию с контролем вносимых изменений.

Penflip — один из немногих Markdown-сервисов для совместной работы с проектами. Сильные стороны — локальное хранение данных и офлайн-доступ к ним, управление версиями, удобный редактор с подсветкой и предварительным просмотром, интеграция с Git. Из недостатков — отсутствие импортных и экспортных функций, возможности публикации. Впрочем, ожидается, что скоро эти функции будут реализованы.

Authorea располагается в стороне от других решений. Этот веб-редактор будет полезен при совместной работе с научными проектами, редактировании сложных структурированных документов, где применяется несколько языков. В Authorea представлены широкие экспортные возможности, редактор отвечает повышенным требованиям. В то же время, сервис не слишком удобен при редактировании простых заметок.

10 инструментов на замену Google Docs

1. Word Online

Word Online

Полезная особенность: удобная интеграция со всеми сервисами Microsoft, в том числе с веб-версией Skype.

Это самый известный аналог Google Docs от компании Microsoft. Сервис в режиме онлайн предлагает все базовые возможности традиционного редактора Word. Панель инструментов в нём примерно такая же, как и в десктопной версии программы — долго осваивать не придётся.

Предоставить доступ к документу другим пользователям можно в несколько нажатий. Для работы потребуется лишь сохранение файла на OneDrive и учётная запись Microsoft для всех участников.

Word Online →

2. Zoho Writer

Zoho Writer

Полезная особенность: бесплатно предоставляется 5 ГБ памяти в фирменном облаке под все документы и любые другие файлы.

Это один из сервисов облачной платформы Zoho с очень удобным и неперегруженным интерфейсом. Все кнопки и панели инструментов прячутся в боковом меню, доступ к нему осуществляется только при нажатии специальной кнопки. Такое решение позволяет не занимать полезное пространство в верхней части экрана и полностью сосредоточиться на тексте, исключив отвлекающие факторы.

Доступ к документу с правами на чтение и редактирование можно отправить на электронную почту. Сервис поддерживает импорт и экспорт всех основных типов файлов, а также быструю публикацию текста в Сети.

Zoho Writer →

3. Документы Quip

Документы Quip

Полезная особенность: единое пространство для командной работы, включая общие папки, файлы и списки задач.

Это часть многофункционального онлайн-сервиса Quip, где прямо в окне редактирования текста есть живой чат для общения. С его помощью обсуждение можно вести без отрыва от контекста, не перегружая документ массой комментариев. Все правки пользователей сохраняются в общем журнале изменений.

Для каждого участника можно настроить разрешения, ограничив или расширив его полномочия. Quip также позволяет работать без интернета, в том числе и с мобильного устройства. Синхронизация документов происходит при первом же подключении к Сети.

Документы Quip →

4. Only Office

Only Office

Полезная особенность: поддержка функций, обычно доступных только в десктопных редакторах: обтекание картинки текстом, колонтитулы, автофигуры.

Набор офисных решений для работы через веб-версию или десктопные приложения. Текстовый редактор при совместном использовании документа позволяет отображать все изменения мгновенно или только после пересохранения файла. Для отдельных частей текста можно включить защиту от редактирования.

Пользователям доступны также функции комментариев и обсуждения в выделенном чате. Документы полностью совместимы со всеми традиционными форматами и могут быть экспортированы. В течение месяца в ознакомительном режиме использовать сервис можно бесплатно, однако после потребуется подписка.

Only Office →

5. Slite

Slite

Полезная особенность: простые в использовании шаблоны с готовой структурой.

Этот относительно новый сервис по большей части предназначен для совместной работы с заметками, однако он также подойдёт и для текстов, не требующих чёткого форматирования. Всё самое необходимое из инструментов редактирования присутствует: можно использовать списки, изображения, видео с YouTube и даже файлы с компьютера.

Для всех записей есть история изменений, позволяющая создавать копии на определённом этапе обсуждения. Для удобства работы с ПК предусмотрены десктопные приложения под Windows и macOS. Ближе познакомиться с сервисом можно в нашем обзоре.

Slite →

6. Authorea

Authorea

Полезная особенность: возможность работы с различными форматами вёрстки без дополнительного ПО.

Функциональный онлайн-редактор с подсветкой Markdown-синтаксиса и возможностью работы над целыми проектами, разбитыми на несколько документов и файлов. Авторы для совместного редактирования приглашаются через электронную почту. Все правки могут проходить утверждение. Изменения сохраняются в общем журнале с возможностью восстановления одной из предыдущих версий текста.

Сервис позволяет загружать документы с ПК и сохранять готовые материалы в PDF-формате. Также предусмотрено редактирование в офлайн-режиме.

Authorea →

7. Draft

Draft

Полезные особенности: быстрая регистрация и удобная интеграция с WordPress, Tumblr, Blogger и другими платформами.

Аскетичный сервис для совместной работы над текстом, где каждый приглашённый пользователь работает со своей копией документа. Кнопки форматирования и поля в нём отсутствуют. Вносимые правки автор может утверждать или же отклонять. При необходимости можно откатиться к ранее сохранённому тексту. Также доступен импорт документов из облачных сервисов, например Dropbox, Evernote, Box, Google Drive.

Использовать Draft можно совершенно бесплатно, без каких-либо подписок. Русскоязычный интерфейс, к сожалению, не предусмотрен.

Draft →

8. Notejoy

Notejoy

Полезная особенность: десктопные приложения под macOS и Windows, а также мобильное под iOS.

Удобная платформа с акцентом на совместную работу со множеством текстов. Все рабочие документы распределяются по библиотекам, к каждому можно прикрепить определённого пользователя. При внесении изменения все они будут получать соответствующие уведомления на почту или же подключённое мобильное приложение. Вести обсуждение можно в выделенном чате.

Notejoy также предоставляет систему поиска по заданному слову, что особенно удобно при работе с несколькими копиями документов. Использовать сервис группой до 10 пользователей можно бесплатно. Больше подробностей — в нашем обзоре.

Notejoy →

9. Penflip

Penflip

Полезные особенности: поддержка эмодзи в комментариях и ночная тема интерфейса для комфортной работы в вечернее время.

Минималистичный редактор c поддержкой подсветки синтаксиса Markdown и возможностью работы на чистом листе без каких-либо рамок и полей. Набор инструментов редактирования небольшой, но есть окно предпросмотра для материалов с разметкой. При работе ночью фон рабочей области можно сделать тёмным.

Подключать к редактированию текстов можно неограниченное количество людей, предоставляя права на комментарии или же прямое редактирование. Сохранять текст можно в самых различных форматах, начиная от стандартного DOC и заканчивая ePUB для электронных книг.

Penflip →

10. SMASHDOCs

SMASHDOCs

Полезная особенность: сохранение списка изменений для каждого объекта в отдельности: для текстового поля, изображения, таблицы.

Малоизвестный сервис с возможностью приглашения пользователей для чтения или же редактирования материала. Права в любой момент можно отозвать, лишив доступа. Интерфейс в стиле Material Design визуально прост и интуитивно понятен, однако минимальные знания английского языка всё же понадобятся.

Удобное боковое меню позволяет быстро переходить по изображениям, таблицам, спискам или заголовкам, что удобно при работе с большими документами. Для редактирования текста предусмотрено собственное контекстное меню, появляющееся при выделении любого элемента.

SMASHDOCs →

SharePoint 2016, Office Online и все-все-все. Часть 1. Что это? / Habr


«Корпорация Зла» (joke) осваивает нишу совместной работы с документами уже второе десятилетие. Начиналось всё с ранних версий SharePoint, при упоминании которых котики поопытнее сразу начинают плакать – уж больно специфичен с точки зрения и настроек, и возможностей был в те далекие годы MS SP. Ладно, не будем больше травмировать друг друга воспоминаниями о том неуклюжем монстре…

Но упорства у Microsoft не занимать – работа по улучшению ситуации велась все это время, причем сразу на нескольких фронтах. В результате сейчас можно говорить о сложившейся инфраструктуре совместной работы с документами, которую предлагает Microsoft. В ней выделяются два класса софта:

  1. Средства коллективного доступа к документам, включающие в себя каталогизацию, управление версиями, раздачу прав и тому подобные серверные фичи. Эти средства, в свою очередь, подразделяются на облачные (OneDrive, SharePoint Online) и on-premise, то есть разворачиваемые в инфраструктуре самого заказчика — сервер SharePoint 2016.
  2. Средства редактирования документов. К ним относятся: десктопное семейство Microsoft Office (тоже сильно переработанное за последнее время), свежесочиненные мобильные версии Office, изначально ориентированные на совместную работу с документами, и, вишенкой на торте – собственная реализация сервера онлайн-редактирования документов Office Online apps (несколько ранее известного под именем Office Web Apps).

Все это великолепие, наверное, не делает Microsoft «убийцей Google Docs» (убийцами нашего мозга в данном случае, скорее, выступают журналисты, придумывающие подобные заголовки для новостей), но дает неплохую альтернативу потребителю. Особенно это касается корпоративных клиентов, у которых, во-первых, уже есть инфраструктура от MS (AD, Exchange, Skype for Business), а во-вторых, есть потребность держать всю или часть информации под контролем, то есть на собственных серверах. Для таких клиентов новые возможности совместной работы с документами от Microsoft выглядят особенно привлекательно.

В итоге у нас появилась идея рассказать, как собственно об этих возможностях, так и о том, как все это хозяйство установить и настроить. Попробуем добраться и до сравнения с альтернативными сервисами. Поскольку понятно, что такой лонгрид и писать долго, и читать его осилит не каждый, мы решили разделить это на несколько статей. Эта – первая. И в ней дальше мы пройдемся по тем фичам и особенностям, которые есть у каждого из продуктов Microsoft, обеспечивающих совместное редактирование документов: Office Online, MS Office на десктопах и он же на мобильных устройствах. Сразу предупреждаю – дальше будет много внимания к деталям и разжевывания мелких особенностей, нетерпеливый читатель может сразу прочитать «выводы» в конце заметки, для остальных – поехали.

Office Online

Office Online Server – это довольно интересное приложение, про которое не все еще хорошо знают. Во-первых, это возможность сократить количество лицензий и установок MS Office. Во-вторых, расширение возможности доступа и редактирования документа, грубо говоря – нужен только браузер. В-третьих, это самые лучшие на сегодня у Microsoft возможности совместной работы. Давайте посмотрим, о чем я.
Word Online

Правка документа в Office Online может производиться несколькими пользователями одновременно, при этом изменения и имя пользователя вносящего правки отображаются моментально у остальных соавторов. Пользователи могут править одновременно один и тот же участок текста, блокировки по абзацам нет.

Excel Online

В Excel Online изменения в ячейке отобразятся у других соавторов только при переходе первого на следующую ячейку. При этом ячейки не блокируются и вносить изменения могут сразу несколько пользователей.

PowerPoint Online

PowerPoint Online позволяет работать одновременно над одним слайдом, но лучше работать над разными элементами, иначе пользователи не видят real time изменений друг друга.

Настольная версия Office

Опыт совместной работы с документами через Office Online оставляет приятные впечатления, когда речь идет о правках текста без необходимости значительных изменений форматирования. Если вам захочется вставить диаграммы, smart art, оглавление, макросы, форматировать таблицы, использовать формулы и т.д. тут придётся использовать настольную версию программ. О разнице функционала настольной версии и online можно писать отдельную статью. Здесь же рассмотрим отличия, связанные с совместной работой.
MS Word

При редактировании в настольной версии программы блокируется абзац, над которым работает другой пользователь.

Вносимые изменения станут видны другим соавторам только после их сохранения автором и обновления документа остальными пользователями.

Сохранение-обновление объединено в кнопке Save (Ctrl+S) Наличие обновлений индицируется иконкой напротив имени автора.

MS Excel

В случае с Excel возможности одновременной работы над документом нет. Нам предлагают либо всем перейти в онлайн версию –

либо встать в очередь —

MS PowerPoint

Напротив, в PowerPoint ни блокировки, ни обозначения элемента, над которым работает другой пользователь нет. Так что, о том, что кто-то ещё работает над той же презентацией, вы можете понять разве что через панель Share.

Наличие обновлений сигнализируется малоприметным статусом Updates Available. Статус появляется только после сохранения изменений автором, сами изменения появляются после обновления документа с помощью Save (Ctrl+S).

Мобильные устройства

Microsoft Word App и Microsoft PowerPoint App

При работе на Android абзац или элемент, над которым работает пользователь, не блокируется и возможна одновременная работа с ним, но и ничего не подсвечивается для других соавторов, Правки отображаются без дополнительных действий с небольшой задержкой. То, что кто-то другой работает над этим же элементом, можно видеть в меню “Share”.

В случае с IPhone при изменениях выдается сообщение об обновлениях с предложением Применить/Отменить.

Интересно было бы ещё протестировать на Windows Phone с Windows 10. Но в компании таких не нашлось.

Microsoft Excel App

Совместная работа real time в Excel App не поддерживается.
Выводы

В целом, функциональность совместного редактирования документов от Microsoft можно считать состоявшейся, хотя разные компоненты реализуют ее по-разному. Сам по себе процесс совместного редактирования лучше всего реализован в Office Online – это реальный co-working. В список вещей, на которые можно смотреть вечно, добавлю себе движущиеся по экрану флажки с именами коллег и постепенно заполняющийся сам по себе документ. Но, к сожалению, за полноценным функционалом редактирования как такового по-прежнему придётся обращаться к настольным версиям программ, в которых ещё осталась и нужна кнопка сохранения, а также не так удобно реализован процесс совместной работы (больше всего пока страдает Excel, где все так и осталось на уровне чекина-чекаута).

В следующей заметке мы расскажем, как осуществить процесс разворачивания on-premise компонент совместного доступа в корпоративной инфраструктуре. Ферма SharePoint 2016, Office Online Server, публикация – вот это все. Не отключайтесь.

C уважением коллектив компании Servilon.ru Servilon.com

Бесплатные офисные приложения: редактируй это! / Habr

Определенная доля текстовой части моего диплома была написана на Nokia E63 — было срочно и поздно, поэтому работать приходилось в пути, переездах, на конференциях, а ноутбука у бедного студента не было. Удобная QWERTY-клавиатура и доступный Интернет позволяли набирать и редактировать текст даже с определенным комфортом. В общем, некоторый опыт извращений в наборе текста у меня есть.

То ли дело современные студенты — ноутбуки, планшеты, редакторы онлайн и оффлайн, совместная работа над документами. Кажется, проблемы в далеком прошлом.

Однако даже бизнес умудряется сегодня столкнуться с трудностями выбора редактора для работы с документами, таблицами и презентациями. Сейчас снова нагнетается напряженность в экономике, и многие компании малого и среднего бизнеса стремятся максимально оптимизировать расходы. Безусловно, они не могут отказаться от автоматизации, но стараются сэкономить на ПО. Многие руководители переводят своих сотрудников на бесплатные аналоги известных систем. Прежде всего, это касается офисного пакета, особенно если компания не ведет какие-то сверхсложные расчеты и не работает с колоссальными массивами данных (впрочем, таким и экономить не приходится). И проблема здесь не в выборе набора редакторов (их великое множество), а именно в выборе доступного и одновременно отвечающего требованиям офисной работы пакета инструментов.

В помощь таким страдальцам я создал небольшую шпаргалку по бесплатному сыру бесплатным редакторам документов, онлайн и оффлайн. В основу легли функции, которые, как показывает опыт, чаще всего востребованы в офисной работе. Разумеется, речь идет о простых сотрудниках, а не разработчиках и проектных менеджерах разработки, хотя и им не помешало бы присмотреться к возможностям перечисленных решений. Подобные обзоры периодически встречаются на Хабре, однако довольно быстро теряют свою актуальность. Цель поста — сориентировать всех страждущих офисных работников в мире популярных бесплатных офисных пакетов. Тест-объектами на этот раз выступают наиболее актуальные и перманетно обновляющиеся инструменты: LibreOffice, OpenOffice, ONLYOFFICE и Google Docs. Количество десктопные: облачные — 2:2, то, что надо для справедливой борьбы.

Для тех, кому лень читать, сводная таблица основных возможностей редакторов:

Функционал OpenOffice LibreOffice ONLYOFFICE Google Docs
          Презентации
Работа с таблицами
+
+
+
+
Дополнительные объекты (WordArt, клипы)
+
+
Анимация автофигур
+
+
+
Быстрая замена автофигур
+
Работа с диаграммами
+
+
+
+
          Таблицы
Сортировка, фильтры
+
+
+
+
Сводные таблицы
+
+
+
Макросы
+
+
Формулы и функции
+
+
+
+
Работа с диаграммами
+
+
+
+
          Текстовый редактор
Форматирование
+
+
+
+
Работа с таблицами
+
+
+
Скорость открытия большого файла (2 855 Кб)
38 с
43 с
33 с
не открыл
          Дополнительные возможности
Работа в браузере
+
+
Совместное редактирование без конфликтов
+
+
Чат внутри работы с документом
+
+
Комментирование
+
+
+
+
— в документе
+
+


— в дополнительном поле


+
+

Презентации

Объект бесконечных шуток, презентации, остаются и будут оставаться важнейшим инструментом бизнеса. Это не только привычные слайды презентаций для учебы, тренингов или годовой отчетности перед руководством и акционерами, это еще и неплохой механизм создания демонстрационных и обучающих роликов, столь популярных на Youtube.

Безусловно, лидерство в данной категории принадлежит практически идентичным по функционалу LibreOffice и OpenOffice: в них есть все, что привычно было видеть в PowerPoint. Это и разнообразная тонко настраиваемая анимация, и макросы, и поля для заметок, и эффектные переходы слайдов. Плюс ко всему, в десктопных редакторах множество встроенных галерей медиафайлов: кнопок, клипарта, шаблонов, переключателей. Однако возникает вопрос к пользователям: а вы часто пользуетесь галерей клипарта или макросами при создании презентаций? И еще один вопрос: как часто вы гоняете презентацию по офисному файлообменнику или электронке, готовя важный проект к защите? Точно чаще.

Тогда внимание стоит обратить на облачные решения, главным преимуществом которых является возможность совместной работы над презентацией. В обоих редакторах нет богатого клипарта, уникальных шрифтов типа WordArt или FontWork (и хорошо, что нет, — их использование — дурной вкус в презентациях). В Google Docs анимация отдельных фигур достаточно сложно устанавливается и, на мой взгляд, выглядит очень слабо по сравнению с эффектами десктопных решений. В свою очередь, Google Docs проигрывает в интерфейсе — ONLYOFFICE выглядит привычнее, кнопки и панели развернуты и доступны. В ONLYOFFICE удобно создавать таблицы в презентации (крайне востребованы в отчетных слайдшоу) — здесь функционал максимально приближен к десктопу. Таблица изначально создается отформатированной, с выделением необходимых итогов — остается внести данные и, в случае необходимости, изменить стиль таблицы в пару кликов. Google Docs же создает безликую табличку, которую приходится долго форматировать, совершая лишние клики и затрачивая время, которого по закону офисной подлости обычно не хватает именно в ходе подготовки презентации.

Трудно поверить, но в офисной работе порой важны вроде мелочи, которых, как правило, и не хватает. Лично для меня было приятно обнаружить в ONLYOFFICE возможность замены типа автофигуры практически одним кликом мыши. Например, надписи находятся в прямоугольниках и внезапно понадобилось все переделать на кружки. Для этого есть функция замены типа автофигуры. Естественно, текст приходится немного форматировать, но задача значительно облегчается.

Вывод: если вы задумали подготовить корпоративный ролик на основе красиво передвигающихся фигур и изображений, то вам однозначно в оффлайн. Однако, если ваши задачи стандартны, а обсуждение каждой презентации выматывает нервы у вас и у коллег, то все-таки стоит обратиться к возможности создать презентацию онлайн — это здорово сэкономит силы и время за счет возможностей совместного редактирования. К тому же, не нужно сотни раз прогружать объемные презентации — достаточно разослать ссылку на документ заинтересованным лицам.

Таблицы

Таблицы — это важнейший инструмент в офисной работе. Бюджет, бизнес-план, отчеты, диаграммы, сравнения, списки — все делается в них. На мой взгляд, именно к табличному редактору должны предъявляться самые строгие требования — такова специфика работы с числами, списками и группами данных.

Много ли это — 41 000 строк в таблице? Для большинства — много. Однако сотни организаций имеют необходимость работать с массивами данных, значительно превышающими по объему 41 000 значений — это, например, звонковые массивы, списки клиентов, наименования товаров розничного магазина и проч… Если вам необходимо работать с такими данными в таблице или хотя бы просматривать их, то придется отказаться от Google Docs — в таблицах установлено ограничение количества строк в 41 000. В оффлайновых LibreOffice и OpenOffice, а также в онлайновом ONLYOFFICE ограничений на количество строк таблицы нет.

Раз речь зашла о массивах данных, то стоит обсудить сортировку, фильтры, функции (формулы), макросы и сводные таблицы.

1. Сортировка у всех участников обзора реализована хорошо, можно настраивать основной столбец сортировки, учитывать или не учитывать первую строку. Также нет проблем с настройкой фильтров и выбором данных посредством фильтрации.

2. На этапе построения сводных таблиц из обсуждения выпадает ONLYOFFICE — в нем нет такой возможности. Однако и Google Docs не может похвастаться удобными сводными таблицами — их построение требует обращения к справке даже от опытного пользователя. В десктопных решениях сводные таблицы строятся привычно для продвинутого пользователя, однако до MS Excel, конечно, им далеко — они не столь удобны и интуитивны.

3.Формулы и функции
Безусловно, пальма первенства по количеству функций принадлежит десктопным редакторам — пользователь получает максимальный набор правил всех типов. Облачные участники серьезно отстают по этому параметру, причем отставание у них разнонаправленное. Так, Google Docs в своих таблицах дает только пять самых примитивных функций, предлагает выбрать необходимые функции из расширенного списка и редиректит в новом окне в список функций таблиц Google, откуда уже руками пользователь может взять необходимые ему операторы. Плюс этих таблиц в том, что каждая функция и ее аргументы внятно описаны, каждая имеет еще и отдельную страницу объяснения; минус — в том, что пользователю в процессе выполнения работы вряд ли захочется погрузиться в это захватывающее приключение — изучение функций.

В ONLYOFFICE функции появились сравнительно недавно, во всяком случае, в TeamLab старых версий (прежнее имя Onlyoffice) я их точно не припоминаю. Их не меньше, чем в Google Docs, но, в отличие от Google, они сгруппированы в привычном для пользователей Excel списке. Это важно — и вот почему: во-первых, привычный интерфейс, а во-вторых, каждый пользователь работает с ограниченным списком формул, необходимых для решения его задач и привыкает выбирать операторы из списка в пару кликов мышки. Впрочем, продвинутый пользователь, знающий нужные ему функции наизусть, в обоих облачных редакторах может поставить знак равенства и начать вбивать имя оператора — оба редактора услужливо предложат выпадающий список функций, совпадающих по шаблону.

4. Макросы
Стоит ли говорить, что оба облачных конкурсанта терпят сокрушительное фиаско в части макросов — их нет. Google Docs предлагает Google Apps Script — язык программирования, основанный на JavaScript и позволяющий расширить функционал таблиц. Но речь в посте идет о потребностях основных пользователей документов — менеджеров, из которых подавляющее большинство не слышали не только про JavaScript, но и про макросы. На самом деле, мне известен класс пользователей, которыми макросы чрезвычайно востребованы, но эти люди не будут использовать open source редакторы и удовлетворятся родным и привычным Visual Basic.

Вывод: если вам необходимо просто и быстро создать диаграммы для презентаций, красивый отчет, просчитать базовые значения и построить статистику, то можно обратиться к облачным решениям. Если ваши данные непомерны, требуют макросов, сводных таблиц и тщательной обработки, то, пожалуй, стоит вообще отказаться от рассмотренных open source решений и воспользоваться MS Excel или MS Access.

Текстовые редакторы

Пожалуй, именно при обсуждении текстовых редакторов стоит говорить о настоящей жесткой конкуренции среди рассматриваемых бесплатных решений. И с моей субъективной точки зрения, десктопные решения в контексте тенденции работать быстро и удобно проигрывают — как минимум, в приятном для глаз отображении текста и в удобных панелях инструментов. Ну и, безусловно, проигрывают они в скорости открытия файла — иногда этот процесс занимает до нескольких минут.

И ONLYOFFICE, и Google Docs прекрасно справляются и с форматированием шрифта и абзаца и с проверкой орфографии, и с вставкой изображений и таблиц. Google Docs покоряет простотой вставки формул в текст (многие помнят, сколько мучений это приносит студентам технического вуза), ONLYOFFICE удивляет скоростью обработки больших документов. В качестве подопытного кролика редакторам был скормлен объемный документ — 120-страничный диплом с таблицами, картинками, формулами. Так, Google Docs бодро прогнал перед глазами прогресс-бар загрузки документа, задумался и выдал ошибку, так и не «съев» этот документ. Онлайн редактор текстов ONLYOFFICE прогнал прогресс-бар буквально на несколько секунд медленнее, но открыл документ в неизменном виде и позволил приступить к его редактированию. Учитывая, что в совместной работе над документами нуждаются именно курсовые, дипломы, бизнес-планы и массивные годовые отчеты, это очень значимый факт, о котором узнаешь только в момент использования редакторов

Безусловно, open source LibreOffice и OpenOffice за всю свою историю вобрали в себя множество функций, таких, как рамки, печать конвертов, расчет формул в тексте, макросы, автотекст. А теперь признайтесь — вы часто используете весь этот функционал? Зато работа в браузере, чат внутри документа, совместное редактирование и возможность поделиться документом одной ссылкой с любым количеством людей сегодня становятся прямой офисной потребностью.

Офисы для офисов

Бесплатный софт, каким бы дискуссионным он ни был, существует, развивается и позволяет небольшим компаниям экономить на программном обеспечении. Значимость такой экономии трудно переоценить — многие предприятий малого и микробизнеса, стартапы и индивидуальные предприниматели стремятся максимально сокращать издержки не только в начале своего пути, но и после старта.

Какой продукт выбрать — дело вкуса каждого. Десктопные приложения надежны, как автомат Калашникова, привычны, не зависят от скорости и стабильности Интернет-соединения. Облачные системы просты, функциональны, непрерывно развиваются, но зависимы от Интернета. Выбирая облачное решение, можно посмотреть на окружающую это решение инфраструктуру — например, работая с Google Docs, вы получаете простую интеграцию со всем миром Google, включая Gmail. Являясь крошечной фирмой и работая с редакторами ONLYOFFICE, вы получаете бесплатные облачные решения для управления проектами и фактически корпоративный портал. Это выгодно как для частных пользователей (фрилансеров, предпринимателей, студентов), так и для микрокомпаний и небольших рабочих групп.

Возможно, столь любимые пользователями современные облачные редакторы не столь совершенны, как десктопные, однако они полны преимуществ, главными из которых является совместная работа и привычная для большинства работа прямо в браузере. Более того, если наблюдать историю последних лет, видно, что именно онлайн редакторы документов интенсивно развиваются и стремятся максимально приблизиться к десктопу. А за это некоторые недостатки можно и простить.

Как совместно редактировать документ онлайн?

Если вам или человеку, редактирующему документ совместно с вами, надо прокомментировать изменения, внесенные одним из вас, или просто указать на те части текста, которые требуется отредактировать, воспользуйтесь функцией Комментирования в реальном времени.

Выделите мышью тот фрагмент, к которому требуется добавить комментарий, щелкните по нему правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Добавить комментарий. Откроется всплывающее окно.

Введите текст своего комментария и нажмите на кнопку Добавить. Фрагмент текста, который вы прокомментировали, будет подсвечен в документе. Чтобы отредактировать или удалить комментарий, щелкните по прокомментированному фрагменту и используйте значок или соответственно. В Строгом режиме не забудьте сохранить документ, используя значок Значок Сохранить обновления, чтобы комментарий стал доступным для других людей, редактирующих документ совместно с вами.

Для ответа на комментарий, добавленный другим человеком, щелкните левой кнопкой мыши по прокомментированному фрагменту. Нажмите на ссылку Добавить ответ в нижней части всплывающего окна, введите свое сообщение и нажмите кнопку Ответить.

Когда проблема будет решена, нажмите на ссылку Решить в правом верхнем углу всплывающего окна.

Чтобы проследить всю историю комментариев, добавленных к текущему документу, откройте панель Комментарии, щелкнув по значку на левой боковой панели.

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о