Создание раскрывающегося списка — Служба поддержки Office

Ввод данных станет быстрее и точнее, если ограничить значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Сначала создайте на листе список допустимых элементов, а затем выполните сортировку или расположите их в нужном порядке. В дальнейшем эти элементы могут служить источником для раскрывающегося списка данных. Если список небольшой, на него можно легко ссылаться и вводить элементы прямо в средстве проверки данных.

1. Создайте список допустимых элементов для раскрывающегося списка. Для этого введите элементы на листе в одном столбце или строке без пустых ячеек.

2. Выделите ячейки, для которых нужно ограничить ввод данных.

3. На вкладке Данные в группе Инструменты нажмите кнопку Проверка данных или Проверить.

   

   Примечание: Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга является общей. Если книга является общей или лист защищен, изменить параметры проверки данных невозможно. Дополнительные сведения о защите книги см. в статье Защита книги.

4. Откройте вкладку Параметры и во всплывающем меню Разрешить выберите пункт Список.

5. Щелкните поле Источник и выделите на листе список допустимых элементов.

   Диалоговое окно свернется, чтобы было видно весь лист.

6. Нажмите клавишу ВВОД или кнопку Развернуть

   , чтобы развернуть диалоговое окно, а затем нажмите кнопку ОК.

   Советы: 

   • Значения также можно ввести непосредственно в поле Источник через запятую.

   • Чтобы изменить список допустимых элементов, просто измените значения в списке-источнике или диапазон в поле Источник.

   • Можно указать собственное сообщение об ошибке, которое будет отображаться при вводе недопустимых данных. На вкладке

     Данные нажмите кнопку Проверка данных или Проверить, а затем откройте вкладку Сообщение об ошибке.

См. также

Применение проверки данных к ячейкам

1. На новом листе введите данные, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Желательно, чтобы элементы списка содержались в таблице Excel.

2. Выделите на листе ячейку, в которую требуется поместить раскрывающийся список.

3. На ленте откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Проверка данных.

4. На вкладке Параметры в поле Разрешить выберите пункт Список.

5. Если вы уже создали таблицу с элементами раскрывающегося списка, щелкните поле Источник и выделите ячейки, содержащие эти элементы. Однако не включайте в него ячейку заголовка. Добавьте только ячейки, которые должны отображаться в раскрывающемся списке. Список элементов также можно ввести непосредственно в поле

   Источник через запятую. Например:

   Фрукты;Овощи;Зерновые культуры;Молочные продукты;Перекусы

6. Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки.

7. Установите флажок Список допустимых значений

8. Откройте вкладку Сообщение для ввода.

   • Если вы хотите, чтобы при выборе ячейки появлялось всплывающее сообщение, установите флажок

     Показывать сообщения и введите заголовок и сообщение в соответствующие поля (до 225 символов). Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

9. Откройте вкладку Сообщение об ошибке.

   • Если вы хотите, чтобы при вводе значения, которого нет в списке, появлялось всплывающее сообщение, установите флажок Показывать оповещения, выберите параметр в поле Тип и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение отображалось, снимите этот флажок.

10. Нажмите кнопку ОК.

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает правильно. Например, рекомендуется проверить, изменяется ли ширина столбцов и высота строк при отображении всех ваших записей. Если вы решили изменить элементы раскрывающегося списка, см. статью Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка. Чтобы удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.

Выпадающий список в Excel с помощью инструментов или макросов

Под выпадающим списком понимается содержание в одной ячейке нескольких значений. Когда пользователь щелкает по стрелочке справа, появляется определенный перечень. Можно выбрать конкретное.

Очень удобный инструмент Excel для проверки введенных данных. Повысить комфорт работы с данными позволяют возможности выпадающих списков: подстановка данных, отображение данных другого листа или файла, наличие функции поиска и зависимости.

Создание раскрывающегося списка

Путь: меню «Данные» — инструмент «Проверка данных» — вкладка «Параметры». Тип данных – «Список».

Ввести значения, из которых будет складываться выпадающий список, можно разными способами:

1. Вручную через «точку-с-запятой» в поле «Источник».
2. Ввести значения заранее. А в качестве источника указать диапазон ячеек со списком.
3. Назначить имя для диапазона значений и в поле источник вписать это имя.

Любой из вариантов даст такой результат.



Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

1. Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
2. Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения. Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья». То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
3. Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
 
Dim lReply As Long
 
    If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub
    If Target.Address = "$C$2" Then
     If IsEmpty(Target) Then Exit Sub
       If WorksheetFunction.CountIf(Range("Деревья"), Target) = 0 Then
          lReply = MsgBox("Добавить введенное имя " & _
                         Target & " в выпадающий список?", vbYesNo + vbQuestion)
          If lReply = vbYes Then
              Range("Деревья").Cells(Range("Деревья").Rows.Count + 1, 1) = Target
          End If
       End If
     End If
End Sub
 

5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Выпадающий список в Excel с данными с другого листа/файла

Когда значения для выпадающего списка расположены на другом листе или в другой книге, стандартный способ не работает. Решить задачу можно с помощью функции ДВССЫЛ: она сформирует правильную ссылку на внешний источник информации.

1. Делаем активной ячейку, куда хотим поместить раскрывающийся список.
2. Открываем параметры проверки данных. В поле «Источник» вводим формулу: =ДВССЫЛ(“[Список1.xlsx]Лист1!$A$1:$A$9”).

Имя файла, из которого берется информация для списка, заключено в квадратные скобки. Этот файл должен быть открыт. Если книга с нужными значениями находится в другой папке, нужно указывать путь полностью.

Как сделать зависимые выпадающие списки

Возьмем три именованных диапазона:

Это обязательное условие. Выше описано, как сделать обычный список именованным диапазоном (с помощью «Диспетчера имен»). Помним, что имя не может содержать пробелов и знаков препинания.

1. Создадим первый выпадающий список, куда войдут названия диапазонов.
2. Когда поставили курсор в поле «Источник», переходим на лист и выделяем попеременно нужные ячейки.
3. Теперь создадим второй раскрывающийся список. В нем должны отражаться те слова, которые соответствуют выбранному в первом списке названию. Если «Деревья», то «граб», «дуб» и т.д. Вводим в поле «Источник» функцию вида =ДВССЫЛ(E3). E3 – ячейка с именем первого диапазона.

Выбор нескольких значений из выпадающего списка Excel

Бывает, когда из раскрывающегося списка необходимо выбрать сразу несколько элементов. Рассмотрим пути реализации задачи.

1. Создаем стандартный список с помощью инструмента «Проверка данных». Добавляем в исходный код листа готовый макрос. Как это делать, описано выше. С его помощью справа от выпадающего списка будут добавляться выбранные значения.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Е2:Е9")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(0, 1)) = 0 Then
            Target.Offset(0, 1) = Target
        Else
            Target.End(xlToRight).Offset(0, 1) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

2. Чтобы выбранные значения показывались снизу, вставляем другой код обработчика.

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("Н2:К2")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        If Len(Target.Offset(1, 0)) = 0 Then
            Target.Offset(1, 0) = Target
        Else
            Target.End(xlDown).Offset(1, 0) = Target
        End If
        Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub
 

3. Чтобы выбираемые значения отображались в одной ячейке, разделенные любым знаком препинания, применим такой модуль.


Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    On Error Resume Next
    If Not Intersect(Target, Range("C2:C5")) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
        Application.EnableEvents = False
        newVal = Target
        Application.Undo
        oldval = Target
        If Len(oldval) <> 0 And oldval <> newVal Then
            Target = Target & "," & newVal
        Else
            Target = newVal
        End If
        If Len(newVal) = 0 Then Target.ClearContents
        Application.EnableEvents = True
    End If
End Sub


Не забываем менять диапазоны на «свои». Списки создаем классическим способом. А всю остальную работу будут делать макросы.

Выпадающий список с поиском

1. На вкладке «Разработчик» находим инструмент «Вставить» – «ActiveX». Здесь нам нужна кнопка «Поле со списком» (ориентируемся на всплывающие подсказки).
2. Щелкаем по значку – становится активным «Режим конструктора». Рисуем курсором (он становится «крестиком») небольшой прямоугольник – место будущего списка.
3. Жмем «Свойства» – открывается перечень настроек.
4. Вписываем диапазон в строку ListFillRange (руками). Ячейку, куда будет выводиться выбранное значение – в строку LinkedCell. Для изменения шрифта и размера – Font.

Скачать пример выпадающего списка

При вводе первых букв с клавиатуры высвечиваются подходящие элементы. И это далеко не все приятные моменты данного инструмента. Здесь можно настраивать визуальное представление информации, указывать в качестве источника сразу два столбца.

Как сделать выпадающий список в Excel

Если Вы заполняете таблицу в Excel, и данные в столбце могут иногда повторяться, например, название товара, или имя сотрудника, то, чтобы не вводить нужный параметр каждый раз, проще и легче один раз создать выпадающий список и выбирать из него значение.

В статье мы рассмотрим, как сделать выпадающие списки различного вида в таблице Эксель.

Создаем простой выпадающий список

Для этого, в ячейки А1:А7 вписываем данные, которые будут отображаться в списке. Теперь выделим ячейку, в которой создадим выпадающий список – В2.

Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопочке «Проверка данных».

На вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем «Список». В поле «Источник» можно ввести значения различными способами:

1 – вводим значения для списка вручную, через точку с запятой;

2 – указываем диапазон ячеек, в которые введены данные для выпадающего списка;

3 – выделяем ячейки с именами, кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из меню «Присвоить имя».

Дальше впишите «Имя» для выделенных данных.

Выделяем ячейку В2 и в поле «Источник» ставим «=», затем пишем созданное имя.

Таким образом, мы создали простой выпадающий список в Excel.

Если у Вас есть заголовок для столбца, и значениями нужно заполнять каждую строку, то выделите не одну ячейку, а диапазон ячеек – В2:В9. Тогда можно будет выбирать из выпадающего списка нужное значение в каждой ячейке.

Добавляем значения в выпадающий список – динамический список

При этом мы будем дописывать значения в нужный диапазон, а они будут автоматически добавляться в выпадающий список.

Выделяем диапазон ячеек – D1:D8, затем на вкладке «Главная» нажимаем «Форматировать как таблицу» и выбираем любой стиль.

Подтверждаем расположение данных и ставим галочку в поле «Таблица с заголовками».

Вверху пишем заголовок таблицы – «Сотрудники», и заполняем ее данными.

Выделяем ячейку, в которой будет выпадающий список и кликаем по кнопочке «Проверка данных». В следующем окне, в поле «Источник», пишем следующее: =ДВССЫЛ(«Таблица1[Сотрудники]»). У меня одна таблица на листе, поэтому пишу «Таблица1», если будет вторая – «Таблица2», и так далее.

Теперь добавим новое имя сотрудника в наш список: Ира. В выпадающем списке оно появилось. Если мы удалим любое имя из таблицы, из списка оно тоже удалится.

Выпадающий список со значениями с другого листа

Если таблица с выпадающими списками находится на одном листе, а данные для этих списков – на другом, то данная функция нам очень поможет.

На Листе 2, выделяем одну ячейку или диапазон ячеек, затем кликаем по кнопочке «Проверка данных».

Переходим на Лист 1, ставим курсор в поле «Источник» и выделяем нужный диапазон ячеек.

Теперь можно дописывать имена на Листе 1, они будут добавляться в выпадающие списки на Листе 2.

Создаем зависимые выпадающие списки

Предположим, у нас есть три диапазона: имена, фамилии и отчества сотрудников. Для каждого, нужно присвоить имя. Выделяем ячейки оного диапазона, можно и пустые – в них со временем можно будет добавлять данные, которые будут появляться в выпадающем списке. Кликаем по ним правой кнопкой мыши и выбираем из списка «Присвоить имя».

Первый называем «Имя», второй – «Фамилия», третий – «Отч».

Сделаем еще один диапазон, в котором будут прописаны присвоенные имена. Назовем его «Сотрудники».

Делаем первый выпадающий список, который будет состоять из названия диапазонов. Выделяем ячейку Е1 и на вкладке «Данные» выбираем «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выберите «Список», в поле источник – или введите «=Сотрудники», или выделите диапазон ячеек, которому присвоено имя.

Первый выпадающий список создан. Теперь в ячейке F2 создадим второй список, который должен зависеть от первого. Если в первом выберем «Имя», во втором отобразится список имен, если выберем «Фамилия» – список фамилий.

Выделяем ячейку и кликаем по кнопочке «Проверка данных». В поле «Тип данных» выбираем «Список», в поле источник прописываем следующее: =ДВССЫЛ($Е$1). Здесь Е1 – это ячейка с первым выпадающим списком.

По такому принципу можно делать зависимые выпадающие списки.

Если в дальнейшем, нужно будет вписать значения в диапазон, которому задано имя, например, «Фамилия». Перейдите на вкладку «Формулы» и кликните «Диспетчер имен». Теперь в имени диапазона выбираем «Фамилия», и внизу, вместо последней ячейки С3, напишите С10. Нажмите галочку. После этого диапазон увеличится, и в него можно будет дописывать данные, которые автоматически будут появляться в выпадающем списке.

Теперь Вы знаете, как сделать раскрывающийся список в Excel.

---

Оценить статью: Загрузка… Поделиться новостью в соцсетях

 

Об авторе: Олег Каминский

Вебмастер. Высшее образование по специальности «Защита информации». Создатель портала comp-profi.com. Автор большинства статей и уроков компьютерной грамотности

5 способов создания выпадающего списка в ячейке Excel

Одной из наиболее полезных функций при вводе данных является возможность использовать выпадающий список. Он позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня и разрешает вводить только те данные, которые соответствуют вашим требованиям. Мы предложим вам несколько простых способов, как создавать выпадающие списки в Excel. Более сложные способы, основанные на динамических диапазонах и использовании данных из других таблиц, мы также рассмотрим.

Как нам это может пригодиться?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. К примеру, фамилии сотрудников, названия товаров. Что может случиться? Конечно, в первую очередь будут ошибки при вводе. Человеческий фактор ведь никто не отменял. Чем нам сие грозит? К примеру, когда мы решим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из менеджеров, то окажется, что фамилий больше, чем сотрудников. Далее придётся искать ошибки, исправлять их и вновь повторять расчет.

Ну и конечно же, все время руками вводить одни и те же слова – просто бессмысленная работа и потеря времени. Вот здесь-то выпадающие списки нам и пригодятся. При нажатии выпадает перечень заранее определённых значений, из которых необходимо указать только одно.

Важно то, что вы теперь будете не вводить, а выбирать их с помощью мыши или клавиатуры. Это значительно ускоряет работу, а также гарантирует защиту от случайных ошибок. Проверка того, что мы вписали в таблицу, теперь уже не нужна.

1 — Самый быстрый способ.

Как проще всего добавить выпадающий список? Всего один щелчок правой кнопкой мыши по пустой клетке под столбцом с данными, затем команда контекстного меню «Выберите из раскрывающегося списка» (Choose from drop-down list). А можно просто стать в нужное место и нажать сочетание клавиш Alt+стрелка вниз. Появится отсортированный перечень уникальных ранее введенных значений.
Способ не работает, если нашу ячейку и столбец с записями отделяет хотя бы одна пустая строка или вы хотите ввести то, что еще не вводилось выше. На нашем примере это хорошо видно.

2 — Используем меню.

Давайте рассмотрим небольшой пример, в котором нам нужно постоянно вводить в таблицу одни и те же наименования товаров. Выпишите в столбик данные, которые мы будем использовать (например, названия товаров). В нашем примере — в диапазон G2:G7.

Выделите ячейку таблицы (можно сразу несколько), в которых хотите использовать ввод из заранее определенного перечня. Далее в главном меню выберите на вкладке Данные – Проверка… (Data – Validation). Далее нажмите пункт Тип данных (Allow) и выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source) и впишите в него адреса с эталонными значениями элементов — в нашем случае G2:G7. Рекомендуется также использовать здесь абсолютные ссылки (для их установки нажмите клавишу F4).

Бонусом здесь идет возможность задать подсказку и сообщение об ошибке, если автоматически вставленное значение вы захотите изменить вручную. Для этого существуют вкладки Подсказка по вводу (Input Message) и Сообщение об ошибке (Error Alert).

В качестве источника можно использовать также и именованный диапазон.

К примеру, диапазону I2:I13, содержащему названия месяцев, можно присвоить наименование «месяцы». Затем имя можно ввести в поле «Источник».

Кроме того, и источник и в виде обычного диапазона ячеек, и именованный диапазон могут находиться на других листах вашей рабочей книги.

Но вы можете и не использовать диапазоны или ссылки, а просто определить возможные варианты прямо в поле «Источник». К примеру, написать там —

Да;Нет

Используйте для разделения значений точку с запятой, запятую, либо другой символ, установленный у вас в качестве разделителя элементов. (Смотрите Панель управления — Часы и регион — Форматы — Дополнительно — Числа.)

3 — Создаем элемент управления.

Вставим на лист новый объект – элемент управления «Поле со списком» с последующей привязкой его к данным на листе Excel. Делаем:

1. Откройте вкладку Разработчик (Developer). Если её не видно, то в Excel 2007 нужно нажать кнопку Офис – Параметры – флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button – Options – Show Developer Tab in the Ribbon) или в версии 2010–2013 щелкните правой кнопкой мыши по ленте, выберите команду Настройка ленты (Customize Ribbon) и включите отображение вкладки Разработчик (Developer) с помощью флажка.
2. Найдите нужный значок среди элементов управления (см.рисунок ниже).

Вставив элемент управления на рабочий лист, щелкните по нему правой кнопкой мышки и выберите в появившемся меню пункт «Формат объекта». Далее указываем диапазон ячеек, в котором записаны допустимые значения для ввода. В поле «Связь с ячейкой» укажем, куда именно поместить результат. Важно учитывать, что этим результатом будет не само значение из указанного нами диапазона, а только его порядковый номер.

Но нам ведь нужен не этот номер, а соответствующее ему слово. Используем функцию ИНДЕКС (INDEX в английском варианте). Она позволяет найти в списке значений одно из них соответственно его порядковому номеру. В качестве аргументов ИНДЕКС укажите диапазон ячеек (F5:F11) и адрес с полученным порядковым номером (F2).

Формулу в F3 запишем, как показано на рисунке:

=ИНДЕКС(F5:F11;F2)

Как и в предыдущем способе, здесь возможны ссылки на другие листы, на именованные диапазоны.

Обратите также внимание, что здесь мы не привязаны ни к какой конкретному месту таблицы. Таким списком удобно пользоваться, поскольку его можно свободно «перетаскивать» мышкой в любое удобное место. Для этого на вкладке «Разработчик» нужно активизировать режим конструктора.

4 — Элемент ActiveX

Действуем аналогично предыдущему способу, но выбираем иконку чуть ниже — из раздела «Элементы ActiveX».

Определяем перечень допустимых значений (1). Обратите внимание, что здесь для показа можно выбирать сразу несколько колонок. Затем выбираем адрес, по которому будет вставлена нужная позиция из перечня (2).Указываем количество столбцов, которые будут использованы как исходные данные (3), и номер столбца, из которого будет происходить выбор для вставки на лист (4). Если укажете номер столбца 2, то в А5 будет вставлена не фамилия, а должность. Можно также указать количество строк, которое будет выведено в перечне. По умолчанию — 8. Остальные можно прокручивать мышкой (5).

Этот способ сложнее предыдущего, но зато возвращает сразу значение, а не его номер. Поэтому необходимость в промежуточной ячейке и обработке ее при помощи ИНДЕКС — отпадает. Думаю, таким списком пользоваться гораздо удобнее.

5 — Список с автозаполнением

Задача: Создать перечень, в который будут автоматически добавляться значения из заданного динамического диапазона. Если в диапазон будут внесены изменения, то сразу же изменится и набор предлагаемых значений. Никакие формулы и настройки здесь корректировать не нужно.

Вот как автозаполнение может выглядеть на простом примере:

Способ 1. Укажите заведомо большой источник.

Самая простая и несложная хитрость. В начале действуем по обычному алгоритму действий: в меню выбираем на вкладке Данные – Проверка … (Data – Validation). Из перечня Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List). Поставьте курсор в поле Источник (Source).  Зарезервируем в списке набор с большим запасом: например, до 55-й строки, хотя занято у нас только 7. Обязательно не забудьте поставить галочку в чекбоксе «Игнорировать пустые …». Тогда ваш «резерв» из пустых значений не будет вам мешать.

Действительно самый простой способ, но не слишком удобный. Ведь зарезервированное место может и закончиться…

Конечно, в качестве источника можно указать и весь столбец:

=$A:$A

Но обработка такого большого количества ячеек может несколько замедлить вычисления.

Способ 2. Применяем именованный диапазон.

Именованный диапазон отличается от обычного тем, что ему присвоено определенное наименование. С ним гораздо проще работать, так как не нужно вводить ссылку, а достаточно просто указать его имя. Давайте рассмотрим небольшой пример.

В столбце А находятся имена сотрудников, которые мы будем вводить. Перечень может быть сколь угодно длинным. Нам необходимо, чтобы каждая новая запись включалась в раскрывающийся список без всяких дополнительных действий с нашей стороны.

Выделим имеющийся в нашем распоряжении перечень имен A2:A10. Затем присвоим ему название, заполнив поле «Имя», находящееся левее строки формул. Создадим в С2 перечень значений. В качестве источника для него укажем выражение

=имя

Недостатком работы с таким списком является то, что новые значения нельзя просто дописывать в конец используемого перечня — они останутся за пределами именованного диапазона. Их придется вставлять внутрь его, использовав вставку пустой строки.

Перечень ещё можно отсортировать, чтобы удобно было пользоваться.

Главное неудобство пользования таким списком заключается в том, что используемый нами диапазон — статический. Автоматически его размеры измениться не могут. Согласитесь, не слишком удобный и технологичный способ. Слишком много ручных операций.

А теперь давайте пойдем дальше и посмотрим, как можно работать с динамическим диапазоном, который автоматически подстраивается под вводимые значения.

Способ 3. «Умная» таблица нам в помощь.

Начиная с 2007 года таблица для Excel — уже не просто набор строк и столбцов. Если вы просто расположите показатели с привычном для нас табличном виде, то он не будет считать их таблицей. Существует специальное форматирование, после чего диапазон начинает вести себя как единое целое, приобретая целый ряд интересных свойств. В частности, он начинает сам отслеживать свои размеры, динамически изменяясь при корректировке данных.

Любой набор значений в таблице может быть таким образом преобразован. Например, A1:A8. Выделите их мышкой. Затем преобразуйте в таблицу, используя меню Главная — Форматировать как таблицу (Home — Format as Table). Укажите, что в первой строке у вас находится название столбца. Это будет «шапка» вашей таблицы. Внешний вид может быть любым: это не более чем внешнее оформление и ни на что больше оно не влияет.

Как уже было сказано выше, «умная» таблица хороша для нас тем, что динамически меняет свои размеры при добавлении в нее информации. Если в строку ниже нее вписать что-либо, то она тут же присоединит к себе её. Таким образом, новые значения можно просто дописывать. К примеру, впишите в A9 слово «кокос», и таблица тут же расширится до 9 строк.

Следовательно, автоматическое обновление набора используемой информации в списке можно организовать, если использовать содержимое какого-либо столбца «умной» таблицы.

Осталось только обозначить ее как источник. Проблема заключается в том, что программа в качестве источника в списке не понимает выражение вида

=Таблица1[Столбец1]

и не считает его формулой. Хотя в обычных выражениях на листе вашей рабочей книги это вполне будет работать. Эта конструкция обозначает ссылку на первый столбец. Но в поле «Источник» она почему-то игнорируется.

Чтобы использовать «умную таблицу» как источник, нам придется пойти на небольшую хитрость и воспользоваться функцией ДВССЫЛ (INDIRECT в английском варианте). Эта функция преобразует текстовую переменную в обычную ссылку.

Формула теперь будет выглядеть следующим образом:

=ДВССЫЛ(«Таблица5[Продукт]»)

Таблица5 — имя, автоматически присвоенное «умной таблице». У вас оно может быть другим. На вкладке меню Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя на свое (но без пробелов!). По нему мы сможем потом адресоваться к нашей таблице на любом листе книги.

«Продукт» — название нашего первого и единственного столбца, присвоено по его заголовку.

Не забудьте также заключить все выражение в кавычки, чтобы обозначить его как текстовую переменную.

Теперь если в A9 вы допишете еще один фрукт (например, кокос), то он тут же автоматически появится и в нашем перечне. Аналогично будет, если мы что-то удалим. Задача автоматического увеличения выпадающего списка значений решена.

Надеемся, вы сможете теперь с помощью списков без ошибок вводить часто повторяющиеся данные в таблицу.

А вот еще полезная для вас информация:

Как сделать зависимый выпадающий список в Excel? — Одной из наиболее полезных функций проверки данных является возможность создания выпадающего списка, который позволяет выбирать значение из предварительно определенного перечня. Но как только вы начнете применять это в своих таблицах,… Создаем выпадающий список в Excel при помощи формул — Задача: Создать выпадающий список в Excel таким образом, чтобы в него автоматически попадали все новые значения. Сделаем это при помощи формул, чтобы этот способ можно было использовать не только в…

Выпадающий список в ячейке листа

Видео

 У кого мало времени и нужно быстро ухватить суть — смотрим обучающее видео:

Кому интересны подробности и нюансы всех описанных способов — дальше по тексту.

Способ 1. Примитивный

Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка (Choose from drop-down list) или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:

Способ 2. Стандартный

1. Выделите ячейки с данными, которые должны попасть в выпадающий список (например, наименованиями товаров).
2. Если у вас Excel 2003 или старше — выберите в меню Вставка — Имя — Присвоить (Insert — Name — Define), если Excel 2007 или новее — откройте вкладку Формулы (Formulas) и воспользуйтесь кнопкой Диспетчер имен (Name Manager), затем Создать. Введите имя (можно любое, но обязательно без пробелов и начать с буквы!) для выделенного диапазона (например Товары). Нажмите ОК.
3. Выделите ячейки (можно сразу несколько), в которых хотите получить выпадающий список и выберите в меню (на вкладке) Данные — Проверка (Data — Validation). Из выпадающего списка Тип данных (Allow) выберите вариант Список (List) и введите в строчку Источник (Source) знак равенства и имя диапазона (т.е. =Товары).

Нажмите ОК.

Все! Наслаждайтесь!

Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).

Способ 3. Элемент управления

Этот способ представляет собой вставку на лист нового объекта — элемента управления «поле со списком» с последующей привязкой его к диапазонам на листе. Для этого:

1. В Excel 2007/2010 откройте вкладку Разработчик (Developer). В более ранних версиях — панель инструментов Формы (Forms) через меню Вид — Панели инструментов — Формы (View — Toolbars — Forms). Если этой вкладки не видно, то нажмите кнопку Офис — Параметры Excel — флажок Отображать вкладку Разработчик на ленте (Office Button — Excel Options — Show Developer Tab in the Ribbon)
2. Найдите значок выпадающего списка среди элементов управления форм (не ActiveX!). Ориентируйтесь по всплывающим подсказкам — Поле со списком:
   
   Щелкните по значку и нарисуйте небольшой горизонтальный прямоугольник — будущий список.
3. Щелкните по нарисованному списку правой кнопкой мыши и выберите команду Формат объекта (Format control). В появившемся диалоговом окне задайте

• Формировать список по диапазону — выделите ячейки с наименованиями товаров, которые должны попасть в список
• Связь с ячейкой — укажите ячейку куда нужно выводить порядковый номер выбранного пользователем элемента.
• Количество строк списка — сколько строк показывать в выпадающем списке. По умолчанию — 8, но можно больше, чего не позволяет предыдущий способ.

После нажатия на ОК списком можно пользоваться.

Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:

Способ 4. Элемент ActiveX

Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):

Механизм добавления тот же — выбираем объект из списка и рисуем его на листе. А вот дальше начинаются серьезные отличия от предыдущего способа.

Во-первых, созданный выпадающий ActiveX список может находится в двух принципиально разных состояниях — режиме отладки, когда можно настраивать его параметры и свойства, двигать его по листу и менять размеры и — режиме ввода, когда единственное, что можно — выбирать из него данные. Переключение между этими режимами происходит с помощью кнопки Режим Конструктора (Design Mode) на вкладке Разработчик (Developer):

Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:

Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:

• ListFillRange — диапазон ячеек, откуда берутся данные для списка. Выделить мышью диапазон он не даст, надо просто вписать его руками с клавиатуры (например, Лист2!A1:A5)
• LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент
• ListRows — количество отображаемых строк
• Font — шрифт, размер, начертание (курсив, подчеркивание и т.д. кроме цвета)
• ForeColor и BackColor — цвет текста и фона, соответственно

Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)

При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:

 

Итоговая сравнительная таблица всех способов

	Способ 1. Примитивный	Способ 2. Стандартный	Способ 3. Элемент управления	Способ 4. Элемент ActiveX
Сложность	низкая	средняя	высокая	высокая
Возможность настройки шрифта, цвета и т.д.	нет	нет	нет	да
Количество отображаемых строк	всегда 8	всегда 8	любое	любое
Быстрый поиск элемента по первым буквам	нет	нет	нет	да
Необходимость использования дополнительной функции ИНДЕКС	нет	нет	да	нет
Возможность создания связанных выпадающих списков	нет	да	нет	нет

Ссылки по теме:

Как сделать выпадающий список в Excel

При работе в программе Microsoft Excel в таблицах с повторяющимися данными, очень удобно использовать выпадающий список. С его помощью можно просто выбирать нужные параметры из сформированного меню. Давайте выясним, как сделать раскрывающийся список различными способами.

Создание дополнительного списка

Самым удобным, и одновременно наиболее функциональным способом создания выпадающего списка, является метод, основанный на построении отдельного списка данных.

Прежде всего, делаем таблицу-заготовку, где собираемся использовать выпадающее меню, а также делаем отдельным списком данные, которые в будущем включим в это меню. Эти данные можно размещать как на этом же листе документа, так и на другом, если вы не хотите, чтобы обе таблице располагались визуально вместе.

Выделяем данные, которые планируем занести в раскрывающийся список. Кликаем правой кнопкой мыши, и в контекстном меню выбираем пункт «Присвоить имя…».

Открывается форма создания имени. В поле «Имя» вписываем любое удобное наименование, по которому будем узнавать данный список. Но, это наименование должно начинаться обязательно с буквы. Можно также вписать примечание, но это не обязательно. Жмем на кнопку «OK».

Переходим во вкладку «Данные» программы Microsoft Excel. Выделяем область таблицы, где собираемся применять выпадающий список. Жмем на кнопку «Проверка данных», расположенную на Ленте.

Открывается окно проверки вводимых значений. Во вкладке «Параметры» в поле «Тип данных» выбираем параметр «Список». В поле «Источник» ставим знак равно, и сразу без пробелов пишем имя списка, которое присвоили ему выше. Жмем на кнопку «OK».

Выпадающий список готов. Теперь, при нажатии на кнопку у каждой ячейки указанного диапазона будет появляться список параметров, среди которых можно выбрать любой для добавления в ячейку.

Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика

Второй способ предполагает создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика, а именно с использованием ActiveX. По умолчанию, функции инструментов разработчика отсутствуют, поэтому нам, прежде всего, нужно будет их включить. Для этого, переходим во вкладку «Файл» программы Excel, а затем кликаем по надписи «Параметры».

В открывшемся окне переходим в подраздел «Настройка ленты», и ставим флажок напротив значения «Разработчик». Жмем на кнопку «OK».

После этого, на ленте появляется вкладка с названием «Разработчик», куда мы и перемещаемся. Чертим в Microsoft Excel список, который должен стать выпадающим меню. Затем, кликаем на Ленте на значок «Вставить», и среди появившихся элементов в группе «Элемент ActiveX» выбираем «Поле со списком».

Кликаем по месту, где должна быть ячейка со списком. Как видите, форма списка появилась.

Затем мы перемещаемся в «Режим конструктора». Жмем на кнопку «Свойства элемента управления».

Открывается окно свойств элемента управления. В графе «ListFillRange» вручную через двоеточие прописываем диапазон ячеек таблицы, данные которой будут формировать пункты выпадающего списка.

Далее, кликаем по ячейке, и в контекстном меню последовательно переходим по пунктам «Объект ComboBox» и «Edit».

Выпадающий список в Microsoft Excel готов.

Чтобы сделать и другие ячейки с выпадающим списком, просто становимся на нижний правый край готовой ячейки, нажимаем кнопку мыши, и протягиваем вниз.

Связанные списки

Также, в программе Excel можно создавать связанные выпадающие списки. Это такие списки, когда при выборе одного значения из списка, в другой графе предлагается выбрать соответствующие ему параметры. Например, при выборе в списке продуктов картофеля, предлагается выбрать как меры измерения килограммы и граммы, а при выборе масла растительного – литры и миллилитры.

Прежде всего, подготовим таблицу, где будут располагаться выпадающие списки, и отдельно сделаем списки с наименованием продуктов и мер измерения.

Присваиваем каждому из списков именованный диапазон, как это мы уже делали ранее с обычными выпадающими списками.

В первой ячейке создаём список точно таким же образом, как делали это ранее, через проверку данных.

Во второй ячейке тоже запускаем окно проверки данных, но в графе «Источник» вводим функцию «=ДВССЫЛ» и адрес первой ячейки. Например, =ДВССЫЛ($B3).

Как видим, список создан.

Теперь, чтобы и нижние ячейки приобрели те же свойства, как и в предыдущий раз, выделяем верхние ячейки, и при нажатой клавише мышки «протаскиваем» вниз.

Всё, таблица создана.

Мы разобрались, как сделать выпадающий список в Экселе. В программе можно создавать, как простые выпадающие списки, так и зависимые. При этом, можно использовать различные методы создания. Выбор зависит от конкретного предназначения списка, целей его создания, области применения, и т.д.

Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Опишите, что у вас не получилось. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.

Помогла ли вам эта статья?

ДА НЕТ

Как в экселе сделать выпадающий список с выбором нескольких значений? Простые и зависимые списки

Доброго времени на fast-wolker.ru! В процессе рутинной работы с таблицами всегда возникает желание ускорить ввод значений. Особенно это касается наименований позиций. Зачастую мы имеем один и тот же список,  с которыми постоянно приходится работать, а новые добавляются постепенно.

Каждый раз заносить в таблицу одно и то  же название утомительно; к тому же всегда есть возможность ошибки — поставить лишнюю точку, пробел  и так далее. Сегодня расскажу о способах, который позволяет в ряде случаев ускорить работу. В самых простых примерах, может что-то  подойдет и Вам. Итак…

Как в экселе создать выпадающий список с  выбором нескольких значений

Начну  с самого  простого способа. Его используют, если  в таблице одно и тоже наименование позиции нужно  быстро ввести несколько раз. Обязательным условием является наличие заранее составленного списка наименований и непрерывность, отсутствие в нем пустых строк:

Ставим курсор на  следующую пустую ячейку под списком кликаем правой кнопкой мыши;  из контекстного меню выбираем команду. Или используем сочетание клавиш «Alt+ Стрелка вниз». Такой способ выбора из списка использовать приходиться не слишком часто. Наименования ведь редко повторяются.

Лучше использовать следующий способ — хранение готового списка на другом листе нашей книги. А в нужной  ячейке делать ссылку на данные этого листа.

 Как в эксель сделать выпадающий список с другого листа?

Я таблицу уже создал . Теперь создадим новый  лист в документе и назовем его «база».  Лист потом этот можно скрыть, чтобы случайно не сломать документ. В произвольном месте этого  нового листа сохраним наш  будущий список,  в этом примере его можно дополнить пустыми строками и время от времени добавлять в них новые позиции.

Выделяем нужную область и в верхней левом верхнем углу присваиваем  ей имя «Список_Кондит». У нас есть теперь первый ИМЕНОВАННЫЙ диапазон в нашей книге эксель. Чтобы  потом диапазонами управлять,  нужно открыть вкладку «Формулы» и найти там  «Диспетчер имен»:

Следующий шаг — идем обратно в наш лист где создана  основная таблица. Выделяем в графе нужные строки.  Идем во вкладку «Данные»- «Проверка данных». В строке «тип данных» выбираем «Список»….

А в строке «Источник»  копируем адрес нашего диапазона из «диспетчера имен»…

Теперь из списка можно выбирать готовые значения. Если список длинный, то прокручиваем вниз. Но нельзя  будет менять шрифты, цвета  — то есть форматировать содержимое, искать по букве наименование.

Как в экселе сделать выпадающий список в ячейке с выбором нескольких данных

Следующий  несложный пример демонстрирует  создание связанных списков. Например,  вы заполняете  товары в разрезе категорий.  В документе  мы сделаем список категории и список товаров, который формируется после выбора  категории .

Сначала сделаем в листе «база» наши  будущие списки. У нас  будет три категории товара — полуфабрикаты, рыба и хлебобулочные. И мы заполним ими   три графы.

Сейчас в них немного позиций; ниже будет описано, как сделать, чтобы при добавлении в «базу» новых позиций они автоматом появлялись в списке при выборе. Первым сделаем выпадающий список  категорий в точности так, как это было описано в предыдущем примере.  Идем в «Данные -«Проверка данных». Укажем в качестве диапазона только строку с названиями категорий.

Нажимаем клавишу Enter. Убеждаемся, что в нашей таблице на другом листе в нужных выделенных графах появилась возможность  выбора наших категорий из списка.

Кстати, получившийся результат можно копировать в нижние ячейки -как обычные формулы. Работаем далее. Сначала займемся доработкой наших трех списков на листе «База». Доработаем сначала графу «Полуфабрикаты». Сделаем это, чтобы позже можно было добавлять в «базу» новые позиции, а они автоматом отображались бы в списках.

Ставим курсор в строку из  «Полуфабрикаты,  затем открываем вкладку «Главная» и жмем на  кнопку «Форматировать как таблицу». Дизайн выбираем любой.  Задаем по столбцу нужный вертикальный диапазон, включая  только строки с наименованиями;  ничего кроме диапазона не меняем.

В процессе этих действий нам стал доступен «конструктор таблиц». Обязательно присваиваем нашей( как бы созданной) таблице имя  (в левом верхнем углу) «Полуфабрикаты».

Повторяем действо для граф «Рыба» и «Хлебобулочные».

Завешающий этап.  Встаем в  нужную строку таблицы, как обычно идем в «Данные»-«Проверка данных», выбираем тип «Список» и в качестве диапазона указываем на  соседнюю ячейку , т.е на ранее созданный список, но…

… с использованием в «Источнике» функции ДВССЫЛ. «=ДВССЫЛ($Е$6)». Эта функция возвращает ссылку на наши диапазоны т.е. предыдущие списки, а не содержимое ячейки.  Мы работаем с данными, в функцию просто их подставили. Наименование вводится вручную.

Обратите внимание на «источник». Указана абсолютная адресация столбца и ячейки (через знаки «$»). Чтобы распространить в таком виде на остальные строки, нужно будет указывать для каждой строки свой источник данных. Это долго. Можно аккуратно убрать абсолютную адресацию руками из «источника» и после скопировать ячейку на остальные строки ниже. Тогда «формула»  распространится корректно.

Попробуйте добавить в базу новые позиции; проверьте — появляются ли они теперь автоматически в списке после указании категорий? Должно получиться.

 

Делаем выпадающий список в ячейке  эксель с выбором по первой букве

Быстро понимаешь, что хорошо бы иметь возможность выбора из списка по первой букве, тогда процесс идет гораздо быстрее. Следующий способ познакомит вас с разработкой в эксель.  Сначала Включим в настройках Excel режим конструктора через «Параметры».

В режиме конструктора вставим в наш документ элемент управления Active X «Поле со списком«:

Курсор мыши  приобретет  форму крестика. Побудем немного программистами — нарисуем этот элемент в нужной ячейке — так и делаются формы и и окошки которые привычны нам уже давно. В свойствах этого элемента делаем настройки — указываем наш именованный диапазон,  цвет фона, шрифта, есть и другие настройки.

• ListFillRange —  сюда вставляем наш именованный диапазон из «диспетчера имен»;
• LinkedCell — связанная ячейка, куда будет выводиться выбранный из списка элемент — нужно, если данные ее будут использоваться в других таблицах, формулах и т.д;
• ListRows — количество отображаемых строк в списке;
• Font —  выбираем шрифт, размер, стиль;
• ForeColor и BackColor — цвет текста и фона;
• ListRow —  количество возвращаемых  строк в списке;
• PrintObject —  определяет — выводить элемент управления на печать или нет (истина или ложь)

Пока  активен режим конструктора — вы не сможете работать со списком как пользователь. Но вы можете изменять его размеры , свойства , положение на листе. После окончания настроек нужно выключить режим конструктора.

Попробуйте найти имя по букве, посмотрите  что получается. Можно скопировать и разместить на нужных местах созданный нами элемент управления. Такой способ создания списков хорош для серьезных проектов в Excek, может не всем подойти, но у него есть свои плюсы, которых нет в других способах.

Автор публикации

не в сети 13 часов

admin

0 Комментарии: 59Публикации: 326Регистрация: 04-09-2015

Leave a comment Cancel reply